82 PETUNJUK TEKNIS VERIFIKASI DAN VALIDASI DATA APLIKASI MIS
NATIONAL MANAGEMENT CONSULTANT PROGRAM P2DTK 2011
Pengantar Data merupakan komponen yang sangat penting dalam pelaksanaan program. Berdasarkan komponen ini seluruh kegiatan yang dilaksanakan akan diukur kelengkapan, progress, hasil dan kualitas hasilnya. Berdasarkan data pula berbagai kebijakan akan diputuskan dan diterbitkan untuk menentukan kegiatan tersebut dapat dilanjutkan, dihentikan ataupun dikembangkan lebih lanjut Data akan diukur dari kualitas ketepatan jumlah dan waktu. Oleh karena itu untuk semakin meningkatkan kualitas data pada pelaksnaaan program P2DTK, telah disusun Petunjuk Teknis Verifikasi dan Validasi Data Aplikasi MIS oleh NMC Program P2DTK. Dengan adanya petunjuk teknis ini diharapkan data yang akan disajikan pada pelaporan baik pelaporan perusahaan kepada KPDT, laporan konsultan pendamping secara berjenjang dari FK sampai dengan Nasional, serta pelaku program kepada pemerintah lokasi program P2DTK benar-benar merupakan data yang benar dan tepat waktu, sehingga dapat menjadi acuan dalam pengambilan keputusan.
Jakarta, Januari 2010 Team Leader NMC Program P2DTK
Sumarna F. Abdurahman
2|M I S N MC
Daftar Isi Kata Pengantar .........................................................................................
2
Daftar Isi.................................................................................................
3
I.
PENDAHULUAN ...................................................................................
4
a. Latar Belakang .............................................................................
4
b. Tujuan .....................................................................................
4
c. Lingkup Kegiatan ..........................................................................
4
PELAKSANAAN VERIFIKASI DAN VALIDASI .....................................................
5
a. Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi di tingkat Kecamatan ..........................
5
b. Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi ditingkat Kabupaten ..........................
7
b.1. Verifikasi dan Validasi Data dari Fasilitator Kecamatan .......................
7
b.2. Verifikasi dan Validasi Data dari pelaksana di Tingkat Kabupaten ..........
8
c. Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi ditingkat Provinsi ..............................
10
d. Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi ditingkat Nasional ..............................
12
II.
III.
PENUTUP .......................................................................................... 14
3|M I S N MC
I. PENDAHULUAN a. Latar Belakang ata adalah unsur penting dalam pelaksanaan program P2DTK. Berdasarkan data ini, para pengambil keputusan akan melakukan penetapan-penetapan yang penting dalam kaitan pelaksanaan program, penyelesaian masalah hingga pengembangan yang diperlukan. Penggunaan data dalam pelaksanaan program akan terkait dengan proses pengendalian agar program dapat berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan, dalam kaitan penyelesaian masalah, maka data ini akan menjadi dasar untuk menentukan bentuk-bentuk penyelesaian yang diperlukan. Faktor yang lebih penting lagi adalah bahwa data-data ini akan digunakan untuk dasar perencanaan kegiatan selanjutnya.
D
Arti penting data pada pelaksanaan program P2DTK menjadi perhatian serius sehingga sejak bulan Agustus 2010 telah dicanangkan bahwa semua pelaporan baik ditingkat kecamatan, kabupaten, provinsi dan Nasional yang dilakukan oleh konsultan pendamping, pelaku ditingkat kabupaten, provinsi dan nasional hingga perusahaan harus menggunakan data yang dihasilkan oleh MIS. Harapan untuk mendapatkan data yg valid dan terkini, menjadi semakin besar pada awal tahun 2011, karena program P2DTK yang dilaksanakan sejak tahun 2005 ini akan memasuki tahap akhir program dan diharapkan dapat diselesaikan pada bulan April Tahun 2011. Sebagai tindaklanjut terhadap kebutuhan data seperti tersebut diatas, maka disusun panduan verifikasi data MIS guna memastikan dan mengendalikan data yang masuk ke tingkat nasional adalah data yang dapat dipercaya, valid dan terkini serta dapat terekam dan terdokumentasi dengan baik dan benar.
b. Tujuan Tujuan Pengendalian Verifikasi dan Validasi data adalah untuk meningkatkan kualitas data MIS PNPM Mandiri P2DTK menjadi data terverifikasi, valid, terkini/up date dan terkirim tepat waktu.
c. Lingkup Kegiatan Adapun ruang lingkup Pengendalian Verifikasi dan Validasi data ini adalah terdiri dari; a. Pengumpulan data, b. Pelaksanaan input, c. Pelaksanaan verifikasi, d. Pelaksanaan validasi, e. Pengiriman ke Operator di Kabupaten. Keseluruhan proses ini dilaksanakan pada level FK, DMC, PMC dan NMC, terhadap data-data program P2DTK yang ada pada 8 Form Aplikasi MIS program P2DTK.
4|M I S N MC
II. PELAKSANAAN VERIFIKASI DAN VALIDASI a. Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi di tingkat Kecamatan 1) Fasilitator Kecamatan dibantu dengan FD dan PL mengumpulkan dokumen-dokumen yang berisi tentang data-data yang akan dibubuhkan pada manual MIS. 2) Pelaksanaan verifikasi terhadap dokumendokumen yang sudah dikumpulkan dengan memeriksa keabsahan dokumen (keaslian tandatangan, pemeriksaan oleh pelaku/pengakuan pelaku) 3) Pengisian formulir Aplikasi MIS yang terdiri dari i.
Form 1 Pelaku Catat seluruh pelaku di kecamatan, sesuai dengan terkini.
ii.
tingkat kondisi
Form 2 Realisasi Pelatihan DOK/BLM Catat semua dokumen kegiatan pelatihan DOK atau BLM di tingkat kecamatan, mulai dari Lokasi, Jenjang Pelatihan, Nama Pelatihan, Jenis Pelatihan, Tempat, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Rp DOK/BLM, Jumlah Laki-laki, Jumlah Perempuan, Unsur-unsur yang mengikuti pelatihan.
iii.
Form 3 Surat Penetapan Camat (Usulan Kegiatan yang didanai), SPC Implementasi (Kegiatan Implementasi), dan Realisasi Penggunaan Dana BLM. Kumpulkan semua dokumen SPC dan SPC Implementasi, semua data yang berhubungan dengan bidang kegiatan, kode kegiatan (mengacu pada data MIS table master kegiatan), satuan, pemanfaat Laki-laki, Pemanfaat Perempuan, Jumlah Kepala Keluarga Miskin, HOK, Lokasi, RpP2DTK, RpSwadaya, Dana AO, NoSPC wajib terisi lengkap dan valid.
5|M I S N MC
iv.
Form 4 Pencairan BLM dan DOK dari KPPN (SP2D) Kumpulkan semua berkas SP2D.
v.
Form 5 Forum Kecamatan Catat seluruh perkembangan kegiatan sesuai dengan tahapan kegiatan yang sedang berjalan.
vi.
Form 8 Penanganan Masalah (HCU) Catat seluruh data pengaduan dan masalah di tingkat kecamatan mengenai PNPM P2DTK, serta update semua hasil penanganannya secara terus menerus.
4) Pelaksanaan Validasi data, yaitu kegiatan pemeriksaan data-data yang sudah tercantum dalam masing-masing form dan di cocokkan dengan data-data yang ada di dokumen-dokumen yang dikumpulkan. Jika ada data yang salah dalam formulir aplikasi yang diisi oleh FK, maka FK akan memperbaiki data. 5) FK melakukan pengiriman data yang sudah divalidasi dan verifikasi ke DMC (Koordinator TA. Bidang)
6|M I S N MC
b. Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi ditingkat kabupaten b.1. Verifikasi dan Validasi data dari Fasilitator Kecamatan 1) Berkas dari FK diterima oleh Koordinator KM Kabupaten, kemudian membagikannya ke semua KM Kabupaten (KM Infrastruktur, KM Pendidikan, dan KM Kesehatan).
1. Koordinator KM. Kab menerima data dari FK & Membagikan ke TA. Bidang
2) Seluruh KM Kabupaten melakukan verifikasi dan validasi data dari Fasilitator Kecamatan tersebut. Jika KM Kabupaten menemukan data-data yang irasional atau tidak valid, maka KM Kabupaten wajib mengkonfirmasi atau menghubungi langsung Fasilitator Kecamatan yang bersangkutan untuk segera melakukan perbaikan data segera. Dalam hal ini Fasilitator Kecamatan wajib melakukan perbaikan data yang dikonfirmasi oleh KM Kabupaten tersebut, dan segera di kirimkan/diinformasikan kembali ke KM Kabupaten setiap tanggal 3 dan 16. 3) KM Kabupaten menyerahkan semua berkas tersebut, dan mengintruksikan kepada operator kabupaten untuk segera melakukan entry/update data ke aplikasi MIS. Operator harus cermat dan teliti dalam melakukan entry data ke aplikasi MIS tersebut. 4) KM Kabupaten melakukan verifikasi dan validasi terhadap data hasil entry operator pada aplikasi MIS. 5) KM Kabupaten mengirimkan export aplikasi MIS ke TA MIS PMC.
7|M I S N MC
2. Verifikasi & validasi data
Tidak
Ya
3. KM. Kab menginstruksikan operator u/ entry data ke aplikasi MIS
Tidak 4. Verifikasi & validasi data
Ya
5. TA. Bidang mengirimkan export aplikasi MIS ke PMC
b.2. Verifikasi dan Validasi Data dari pelaksana di Tingkat Kabupaten 1) KM Kabupaten menggunakan formulir manual MIS, dalam rangka pengumpulan dan penggalian data dari lapangan di tingkat Kabupaten (Verifikasi data di tingkat kabupaten). 2) Seluruh KM Kabupaten melakukan verifikasi dan validasi data tersebut. 3) KM Kabupaten menyerahkan semua berkas tersebut, dan mengintruksikan kepada operator kabupaten untuk segera melakukan entry/update data ke aplikasi MIS. 4) KM Kabupaten melakukan verifikasi dan validasi terhadap data hasil entry operator pada aplikasi MIS.
1. Mencatat data ke 8 Formulir MIS
2. Verifikasi & validasi data
Tidak
Ya
3. KM. Kab menginstruksikan operator u/ entry data ke aplikasi MIS
5) KM Kabupaten mengirimkan export aplikasi MIS ke TA MIS PMC.
Formulir Manual MIS terdiri dari : i. Form 1 Pelaku Catat seluruh pelaku di tingkat kabupaten, sesuai dengan kondisi terkini. ii. Form 2 Realisasi Pelatihan DOK/BLM Catat semua dokumen kegiatan pelatihan DOK atau BLM, mulai dari Lokasi, Jenjang Pelatihan, Nama Pelatihan, Jenis Pelatihan, Tempat, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Rp DOK/BLM, Jumlah Laki-laki, Jumlah Perempuan, Unsur-unsur yang mengikuti pelatihan.
8|M I S N MC
Tidak 4. Verifikasi & validasi data
Ya
5. TA. Bidang mengirimkan export aplikasi MIS ke PMC
iii. Form 3 SPB (Usulan Kegiatan yang didanai), SPB Implementasi (Kegiatan Implementasi), dan Realisasi Penggunaan Dana BLM. Kumpulkan semua dokumen SPB dan SPB Implementasi, semua data yang berhubungan dengan bidang kegiatan, kode kegiatan (mengacu pada data MIS table master kegiatan), satuan, pemanfaat Laki-laki, Pemanfaat Perempuan, Jumlah Kepala Keluarga Miskin, Pelaksanaan (Swakelola atau Pihak Ke 3), HOK, Lokasi, RpP2DTK, RpSwadaya, Dana AO, NoSPC wajib terisi lengkap dan valid. iv. Form 4 Pencairan BLM dan DOK Kabupaten dari KPPN (SP2D) Kumpulkan semua berkas SP2D. v. Form 5 Forum Kabupaten Catat seluruh perkembangan kegiatan sesuai dengan tahapan kegiatan yang sedang berjalan vi. Form 8 Penanganan Masalah (HCU) Catat seluruh data pengaduan dan masalah di tingkat kabupaten mengenai PNPM P2DTK, serta update semua hasil penanganannya secara terus menerus.
Yang harus diperhatikan :
Seluruh hasil pemberkasan tersebut di atas, wajib dilakukan check and recheck secara terus menerus (sebagai langkah validasi di tingkat Konsultan Kabupaten), KM Kabupaten menyerahkan semua berkas tersebut, dan mengintruksikan kepada operator kabupaten untuk segera melakukan entry/update data ke aplikasi MIS setiap tanggal 3 dan 15. Operator harus cermat dan teliti dalam melakukan entry data ke aplikasi MIS tersebut (Seluruh data yang bersumber dari KM Kabupaten sudah di entry/update ke aplikasi MIS) harus terisi lengkap dan valid/sesuai dengan data di lapangan. Setiap tanggal 4, operator wajib melakukan pencetakan (Print) seluruh data pada menu laporan dari aplikasi MIS, untuk diberikan kepada semua KM Kabupaten, agar dilakukan validasi ulang, untuk mengantisipasi jika terjadi kelolosan data yang masih belum rasional dan tidak valid. Dan jika benar-benar terjadi maka harus dilakukan kembali update data pada aplikasi MIS, sehingga data benar-benar dalam kondisi jaminan valid. Setiap tanggal 5 dan 18, operator kabupaten wajib melakukan export data aplikasi MIS, kemudian hasil export datanya dilakukan proses kompres file (zip atau rar), kemudian di email ke PMC (Konsultan Provinsi). Operator DMC melakukan kompilasi data dari aplikasi MIS, sebagai bahan untuk laporan bulanan DMC.
9|M I S N MC
c. Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi ditingkat Provinsi 1) TA MIS PMC menggunakan formulir manual MIS, dalam rangka pengumpulan dan penggalian data dari lapangan di tingkat provinsi (Verifikasi data di tingkat provinsi). Entry semua berkas data di atas ke dalam aplikasi MIS PMC oleh operator PMC. 2) TA MIS PMC melakukan download export data aplikasi MIS dari semua DMC. 3) TA MIS PMC menggabungkan data dari DMC dan mencetak output spesifik untuk diserahkan ke Koordinator Provinsi PMC. 4) Koordinator Provinsi menyerahkan seluruh lembar output SIM kepada masingmasing TA terkait (TA HCU dan TA MIS). 5) TA PMC melakukan analisis dan validasi data bersama sebagai langkah verifikasi dan validasi data di tingkat provinsi.
1. Mencatat data ke 8 Formulir MIS
2. Download export aplikasi MIS
3. Menggabungkan data & Mencetak print out u/Koordinator Provinsi
4. Koordinator Propinsi menyerahkan data ke TA PMC
Harap menghubungi KM Kab
5. Verifikasi & validasi data
Tidak
Ya
6) Data tersebut dikirimkan TA MIS NMC. 6. TA. MIS mengirimkan export aplikasi MIS ke NMC
Formulir Manual MIS terdiri dari : i. Form 1 Pelaku Catat seluruh pelaku di tingkat kabupaten, sesuai dengan kondisi terkini. ii. Form 2 Realisasi Pelatihan DOK/BLM Catat semua dokumen kegiatan pelatihan DOK atau BLM yang diadakan di tingkat provinsi, mulai dari Lokasi, Jenjang Pelatihan, Nama Pelatihan, Jenis Pelatihan, Tempat, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Rp DOK/BLM, Jumlah Laki-laki, Jumlah Perempuan, Unsur-unsur yang mengikuti pelatihan. 10 | M I S N M C
iii. Form 6 MPHM (Khusus hanya PMC Maluku) Catat semua data mengenai MPHM di PMC Maluku. iv. Form 7 PSS Catat seluruh perkembangan kegiatan PSS v. Form 8 Penanganan Masalah (HCU) Catat seluruh data pengaduan dan masalah di tingkat provinsi mengenai PNPM P2DTK, serta update semua hasil penanganannya secara terus menerus
Yang harus diperhatikan :
Jika ditemukan data-data DMC yang irasional atau invalid, maka Koordinator Provinsi PMC dibantu TA MIS PMC mengkritisi data-data tersebut, dan saat itu juga penting untuk diklarifikasi ke DMC yang bersangkutan untuk langsung memperbaiki dan mengirim ulang export data aplikasi MIS dari DMC yang bersangkutan kepada PMC.
Setiap tanggal 10 dan tanggal 23, TA MIS PMC wajib melakukan export data aplikasi MIS, kemudian hasil export datanya dilakukan proses kompres file (zip atau rar), kemudian di email ke NMC (Konsultan Nasional).
TA MIS PMC melakukan kompilasi data dari aplikasi MIS, sebagai bahan untuk laporan bulanan PMC.
11 | M I S N M C
d. Pelaksanaan Verifikasi dan Validasi ditingkat Nasional 1) TA MIS / Yunior MIS NMC melakukan download export data aplikasi MIS dari semua PMC, serta melakukan pemetaan / mapping pengiriman export data aplikasi MIS dari PMC tersebut. 2) TA MIS / Yunior MIS NMC menggabungkan export data aplikasi MIS dari seluruh PMC. 3) TA MIS / Yunior MIS NMC melakukan proses validasi data dengan menggunakan query database. Dalam kondisi istimewa / khusus, MIS NMC akan melakukan klarifikasi data kepada PMC dan DMC jika terjadi datadata yang masih irasional atau tidak valid. 4) TA MIS melakukan kompilasi seluruh data Aplikasi MIS secara detail dan rekapitulasi, kemudian dikeluarkan dalam bentuk file/hardcopy, yang kemudian diserahkan kepada TA MONEV. 5) TA MONEV melakukan proses validasi data dengan seluruh TA Bidang (Infrastruktur, Pendidikan dan Kesehatan) serta seluruh TA NMC terkait. Dalam kondisi khusus seluruh TA Bidang dan TA NMC Terkait wajib melakukan konfirmasi langsung kepada PMC dan DMC mengenai 12 | M I S N M C
1. Download export data dari PMC & membuat mappingnya
2. Menggabungkan export data
3. Verifikasi & validasi data
Harap menghubungi PMC & DMC
Tidak
Ya
4. Kompilasi data MIS ke TA Monev
5. Verifikasi & validasi data
Ya
6. Rekapitulasi data u/ membuat Laporan Bulanan
7. Pengiriman export data aplikasi MIS ke PIU
Harap menghubungi PMC & DMC
Tidak
data-data yang masih belum valid atau irasional, yang kemudian mengintruksikan untuk melakukan update data kembali pada aplikasi MIS di tingkat kabupaten atau provinsi. 6) TA NMC / Yunior NMC melakukan Rekapitulasi Data untuk Laporan Bulanan NMC, yang diserahkan kepada TA MONEV dan Yunior MONEV. 7) TA NMC melakukan pengiriman export data Aplikasi MIS ke PIU setiap tanggal 15 dan 30.
13 | M I S N M C
III. PENUTUP Demikian Petunjuk Teknis ini ini dibuat sebagai acuan pelaksanaan dalam rangka mengendalian kualitas dan validasi data MIS, semoga MIS kita dapat berjalan lebih efektif dan membawa hasil yang maksimal serta berguna bagi semua kalangan. MIS akan memiliki tingkat kwalitas dan kegunaan yang baik dengan data-data yang terkandung di dalamnya, apabila system manualnya berjalan dengan rapih sehingga datadata yang masuk kedalam aplikasi MIS tersebut akan tersimpan secara baik dan benar.
14 | M I S N M C
