S B&W-nota
nr(s) geregistreerde stuk(ken): 40079 blad: 1/7
datum nota: 17-2- 2016
programma: 5. Innovatie, duurzame energie en milieu werkdoel: 1576 - Ontwikkelen grensoverschrijdend project Gaxel onderwerp: Grensoverschrijdend dienstencentrum Gaxel, offertes planuitwerking en projectplan advies: In te stemmen met: 1. de offertes en plan van aanpak van Grontmij, Heisterborg International en Strick; 2. het projectplan: vervolgaanpak dienstencentrum Gaxel d.d. 16 februari 2016. Secr. / Dir. Scheinck
Burg. Van Beem
Weth. Gommers
Weth. Saris
Weth. Te/öfonde
Weth. Aalderink
akkoord bespreken
Y
V
L
besluit: het besluit staat op pagina 3 behandeld door: R. Nijland team: projecten collegiaal overleg gepleegd met: B. Lieverdink, J. Roelofsen, mevr. E. Hogenkamp, M. Egging, mevr. Y. Wiggers team: Projecten, Inkoopcoördinatie, Planning en Control, Juridisch Control/Advies manager: R. Jansen financiële consequenties: • Nee S Ja, gedekt in begroting • Ja, niet gedekt in begroting, dekking via: • Ja, anders: ^
Is / wordt opgenomen op de termijnagenda Jaar: 2016 Kwartaal: Ie onbepaald: •
•
niet op termijnagenda
• 0 •
niet openbaar openbaar (met uitgestelde publicatie) openbaar (met directe publicatie)
kritische termijn voor besluitvorming KI Nee • Ja, nl. en vanwege:
portefeuillehouder: ing. H.J.G. Gommers
naar raadscommissie: • Nee S Ja, ter informatie / voor overleg met college • Ja, ter voorbereiding behandeling cq. besluitvorming raad
aanvrager is op grond van artikel 4:7 van de Algemene wet bestuursrecht geïnformeerd over het (gedeeltelijk) negatieve advies: • Ja • Nee E l n.v.t.
datum behandeling commissie:
de geadresseerde en evt. andere belanghebbenden die naar verwachting bedenkingen hebben tegen het advies, zijn op grond van artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht gehoord: • Ja • Nee S n.v.t.
naar gemeenteraad:
paraaf griffie:
S Nee •
Ja
datum behandeling raad: paraaf griffie:
B&W nota
communicatie via: El Persbericht • Anders, nl • n.v.t.
Sfcs bijlagen: 1. projectplan 2. planning 3. offerte Grontmij 4. offerte Strick 5. offerte Heisterborg Intemational 6. persbericht
besluit
behoort bij nota onder nummer: 40079 blad: 3/7
datum nota: 17-2-2016
onderwerp: Grensoverschrijdend dienstencentrum Gaxel, planuitwerking en projectplan
behandeld door: R. Nijland
datum besluit door college B&W: 23 febmari 2016
besluit: Ingestemd met: 1. de offertes en plan van aanpak van Grontmij, Heisterborg Intemational en Strick; 2. het projectplan: vervolgaanpak dienstencentrum Gaxel d.d. 16 februari 2016.
overwegingen college Indien besluit afwijkend is van het ambtelijk advies:
paraaf secretaris:
B&W-nota
ggeaaaeerMe
behoort bij nota onder nummer: 40079 b l a d : 4/7
datum nota: 17-2- 2016
inleiding: De gemeenten Winterswijk en Vreden hebben samen de ambitie om op de grens aan de Vredenseweg een Euregionaal grensoverschrijdend, duurzaam dienstencentrum te ontwikkelen. Het uitgangspunt is dat het grensoverschrijdende dienstencentrum wordt ontwikkeld en wordt uitgewerkt op basis van: grensoverschrijdende arbeidsmogelijkheden, Euregionale samenwerking, clustering van hoogwaardige grensoverschrijdende diensten, -adviezen, synergie en duurzaamheidsdoelstellingen. Eén en ander is vastgelegd in het Coalitieprogramma 2014-2018, zie Programma 3: Economie, deel industrie: Uitgangspunt is meer werk maken van grensoverschrijdende industriëie samenwerking. Activiteiten die we in deze periode hoe dan ook (laten) uitvoeren, zijn: Onderzoeken of bij Gaxel in combinatie met het WIC een grensoverschrijdend bedrijfscontactcentrum opgezet kan worden. Om te komen tot het dienstencentrum is voor de vervolg planaanpak een projectplan uitgewerkt met onder andere daarin een stappenplan. Dit plan beschrijft een (ruimtelijk) planvormingsproces. Het stappenplan wordt zoveel als mogelijk vertaald in actiepunten, verantwoordelijkheden, risico's en financiële belangen. In het projectplan wordt tevens uitleg gegeven over de bedoelingen, uitgangspunten, planaanpak, organisatie, planning enz. Samen met Vreden is in november 2015 in overleg met de inhoudelijk betrokken partijen de conclusie getrokken dat de gemeenten in de eerstvolgende cruciale planfase gebruik willen maken van exteme adviseurs die deze plantas, in een grensoverschrijdende samenwerking helpen uitwerken. Vreden heeft daarvoor Heisterborg International (Steuerberater) en Strick (Rechtsanwalt) benaderd. Winterswijk heeft daarvoor in goed onderling overleg de Grontmij benaderd. Beide gemeenten hebben bewust voor de komende fase partijen benaderd waar al goede ervaringen mee zijn en partijen zijn die samen een complementaire toegevoegde waarde zijn voor het vervolg planproces. Op 23 november 2015, bij de bijeenkomst met de afvaardiging van de Staatskanzlei van Nord-Rhein Westfalen bij het Consulaat van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Düsseldorf, is door Elisabeth Schwenzow, directeur van de Euregio, aangereikt dat zij via de Euregio voor de komende fase goede Interregbijdragemogelijkheden zag voor de gemeenten, voor een "klein Interregproject". Bedoeld hiermee is een bijdragemogelijkheid van 50% over een bedrag tot maximaal € 50.000.
advies: In te stemmen met: 1. de offertes en plan van aanpak van Grontmij, Heisterborg Intemational en Strick; 2. het projectplan: vervolgaanpak dienstencentrum Gaxel d.d. 16 februari 2016.
argumenten/onderbouwing: Vervolg Projectplan. Om de plannen projectmatig te kunnen uitwerken is een projectplan gewenst/nodig. Het projectplan geeft inhoud aan de aanleiding, doelen, stakeholders, stappenplan, risico's, projectorganisatie, planning, projectaanpak, fasering, de financiële ovenwegingen en benodigde middelen.
B&W-nota
behoort bij nota onder nummer: 40079 blad: 5/7
03
^me^nte
datum nota: 17-2- 2016
Grondaankoop voor dienstencentrum: De gemeenteraad heeft op 28 oktober 2015, omdat de gemeente samen met Vreden het grensoverschrijdende dienstencentrum Gaxel wil realiseren, besloten: voor de aankoop van een perceel grond voor het dienstencentrum een krediet beschikbaar te stellen van € 180.000, - .en de daaruit voortkomende renteverplichtingen ten laste te brengen van de begroting/jaarrekening, totdat een definitief besluit is genomen over het realiseren van het dienstencentrum. Het transport van de grond heeft bij de notaris plaatsgevonden op 29 oktober 2015. Keuze adviesbureaus Het gemeentelijk inkoopbeleid geeft aan dat er tot € 30.000 geen meervoudige aanbesteding nodig is. In goed onderling overleg met Vreden is gezocht naar partijen die elkaar inhoudelijk aanvullen in een grensoverschrijdende samenwerking en daarbij de gemeenten goed kunnen helpen bij de vervolg planuitwerking. Keuze Winterswijk voor Grontmij De Grontmij is een overall adviesbureau en is één van de 21 partijen die al sinds het najaar 2014 "kostenloos" positief bij het project betrokken is. De Grontmij kan vooral ook goed helpen met de overall planaanpak, de verschillende beslismomenten in het planuitwerkingstraject en de aanbesteding. De Grontmij heeft daamaast al vestigingen in Duitsland. De Grontmij maakt tot slot sinds een paar maanden deel uit van SWECO een van herkomst groot Zweeds adviesbureau wat Europees breed vestigingen heeft en advieswerk levert. Keuze Vreden voor Heisterborg international een Steuerberater, fiscaal adviesbureau en Strick Rechtsanwalt, een juridisch adviesbureau Omdat zowel de fiscale als juridische componenten belangrijke uit te werken vraagstukken en bouwstenen zijn. Tevens heeft het uitgebreide netwerk van deze bureaus een rol gespeeld in de keuzeoverwegingen. Euregio: Vooroverleg met de Euregio gaf aan dat: • De vooriiggende planuitwerking in aanmerking komt voor een 50% Interregbijdrage. Daarover is uiteraard nog wel besluitvorming nodig. • Bedragen daarbij boven € 15.000 moeten meervoudig worden aanbesteed. Ze gaan er in deze situatie vanuit dat er aparte offertes nodig zijn van ieder bedrijf, i.v.m. de € 15.000 grens, leder bureau heeft inmiddels apart een offerte ingediend. • Dat als de BTW terugvorderbaar is, deze niet bij de subsidiabele kosten mag worden betrokken. Als de BTW terug vorderbaar is, zijn de maximaal subsidiabele kosten 50% van € 50.000 excl. BTW. • Voor het overige werd verwezen naar www.euregio.eu/subsidies/subsidies tot € 25.000 en www.deutschland-nederland.eu/ downloads, voor alle formulieren, toelichtingen, richtlijnen enz. Daarbij is het duidelijk dat Vreden en Winterswijk zelfde bijdragevraag zullen afwikkelen. • Tot slot is door Elisabeth Schwenzow (Euregio) gevraagd of de gemeenten de plannen bij de Euregio willen presenteren op 17 februari in de Commissie Economie en Arbeidsmarkt (J. Hartmann en R. Nijland) en op 18 februari in de Commissie Duurzame Ruimtelijke Ontwikkeling (R. Nijland).
Sb
B&W-nota
aemaante
Wiitiateiswp
behoort bij nota onder nummer: 40079 blad: 6/7
datum nota: 17-2-2016
betrokkenenparagraaf: Het projectplan is in goed overleg met wethouder Gommers (projectwethouder), R. Jansen, de gemeentelijke opdrachtgever en de overig binnen de gemeente betrokken personen tot stand gekomen. De offertes voldoen aan de criteria van de Euregio. Deze aanpak is tevens afgestemd met mevr. E. Hogenkamp, inkoopcoördinator; het college is gerechtigd om in deze de gunning op de voorgestelde wijze af te doen. De offertes zijn in goed onderling overleg met Vreden en de adviseurs tot stand gekomen.
advisering externe adviesorganen/belangenorganisaties: De Grontmij heeft een meer integrale planontwikkeling adviseursrol. Heisterborg Intemational is een Steuerberater, fiscale adviseur. Strick is vooral een Rechtsanwaltadviseur, juridische adviseur.
scenario's (indien gewenst/mogelijk): Lijken nu niet van toepassing. Gelet op alle afstemmingen intem en samen met de gemeente Vreden liggen de voorgestelde offertebevestigingen voor de hand.
financiële paragraaf incl. financiële risico's en fiscale consequenties: Vooraf is de bureaus meegegeven dat het maximale budget voor Vreden en Winterswijk voor deze uitwerking/verkenning € 50.000,- is, te weten het maximale subsidiabele bedrag van de Euregio. Waaraan toegevoegd kan worden dat voor de Euregio en Winterswijk de BTW verrekenbaar/terugorderbaar kan zijn. Vreden kan geen belasting (Steuer) terugvorderen. Dit is het beschikbare budget vanuit de mogelijke Interregsubsidie en de beschikbare budgetten vanuit Vreden en Winterswijk. De offertes passen binnen het beschikbare gemeentelijke budget en voldoen aan de criteria van de gemeente en de Euregio. Er is binnen het budget nog enige ruimte voor onvoorziene kosten.. In overleg met de Euregio, adviseurs en de gemeente Vreden is de volgende kostenverdeling afgesproken voor de Interreg verantwoording: Grontmij €15.000,- excl. 2 1 % BTW (conform offerte) Heisterborg € 10.000,- excl. 19% MWS (conform offerte) Strick: € 10.000,- excl. 19% MWS (conform offerte) BTW, MWS ca. € 7.000,-(is deels nader te bepalen terug vorderbaar) Uren Vreden: € 4.000,- onder Interregvoonwaarden Uren Winterswijk: € 4.000.- onder Interreqvoorwaarden Totaal:
€ 50.000,-
Deze kosten worden als volgt gedekt: • Bijdrage Interreg: € 25.000,- (onder voorbehoud goedkeuring Euregio) • Bijdrage Vreden: €12.500,• Bijdrage Winterswijk: €12.500,-
B&W-nota
behoort bij nota onder nummer: 40079 blad: 7/7
^eir^rtte
datum nota: 17-2- 2016
Beschikbaar budget gemeente: Voor werkdoel "1576 Grensoverschrijdend project Gaxel", het grensoverschrijdend dienstencentrum is vanaf 2016 nog aan goedgekeurd werkbudget beschikbaar €47.000. Kortom door deze aanpak kan er voorlopig worden gewerkt binnen de beschikbare middelen. Risico: In beginsel is er een risico dat de Euregio niet instemt met de bijdragevraag. De goedkeuringsprocedure in de EUREGIO-gremia vindt plaats in mei en juni 2016. Anderzijds is door de directie van de Euregio aangegeven dat dit project goed in aanmerking komt voor deze Interregbijdrage. Het risico dat de bijdrage niet wordt ontvangen lijkt klein te zijn. De afspraak met Vreden is dat kosten 50%-50% worden verdeeld. De gemeente Vreden is in de afgelopen jaren een zeer betrouwbare samenwerkingspartner gebleken.
overige risico's: Niet van toepassing.
aspecten duurzaamheid: Is voor deze fase niet van toepassing.
vervolgprocedure en planning: Zie offerte Grontmij, projectplan en bijgevoegde planning.
relatie met andere besluitvorming/andere projecten: In Vreden is eveneens een positieve besluitvorming nodig; daar wordt vanuit de positieve contacten en - ervaringen niet aan getwijfeld. De samenwerking met Vreden is uitermate positief.
integriteitstoets: Niet van toepassing.
overige opmerkingen: Niet van toepassing.
