1 - Datum vergadering: Nota openbaar: Ja

1-

Gemeente v Hellendoorn

Nota Voor burgemeester en wethouders Nummer: 15INT00867

III III II INI II III III II II

*-

n O derwerp:

Datum vergadering: Nota openbaar: Ja

Mil 2ŰÍ5

Voortga n gsrapportage dooron twikkelin g fin an ciën en con trol

Advies: 1. Kennisnemen van de stand van zaken ten aanzien van de uitvoering van de actiepunten in de voortgangsrapportage "doorontwikkeling financiën en control"; 2. Actiepunten (verder) uitvoeren. Besluit B en W:

ĈÙAJOÏĨW

äclüi'ëé

Korte samenvatting: T w e e maal per jaar ontvangt u een voortgangsrapportage doorontwikkeling financiën en control. Hierin wordt gerapporteerd over de voortgang van de uitvoering van actiepunten op het vak­ gebied financiën en control. Dit zijn organisatiebrede onderwerpen. Aanleiding: Hellendoorn is een ambitieuze gemeente die volop in beweging is, getuige ook de vele projecten die spelen en speelden. Maar ook op het gebied van de bedrijfsvoering leggen w e de lat hoog. W e hebben dan ook al veel gedaan op het vakgebied financiën en control. In de afgelopen jaren zijn verschillende zaken opgepakt om het vakgebied financiën en control op een hoger niveau te tillen. P w C is van mening dat Hellendoorn de afgelopen jaren al het nodige heeft bereikt in de interne bedrijfsvoering, maar legt op onderdelen natuurlijk wel zijn accenten. W e zijn er dan ook nog niet. De accountant geeft naar aanleiding van de interim­ en jaarrekeningcontrole adviezen ter verdere verbetering van de interne bedrijfsvoering. Dit onder andere ook als gevolg van actuele thema's en ontwikkelingen die landelijk spelen. Relevante eer der e besluiten: N.v.t. Doelstelling: Het vakgebied "financiën en control" organisatiebreed verder ontwikkelen en inhoud geven. Oplossing: De door de accountant gegeven adviezen ter verdere verbetering van de interne bedrijfsvoering vertalen wij in actiepunten, welke wij opnemen in de voortgangsrapportage doorontwikkeling financiën en control. W ij nemen echter niet alle adviezen die de accountant geeft, over als actiepunt. Vanuit de beschikbare tijd, capaciteit, risicoafweging en kosten moeten wij nadrukke­ lijk keuzes maken in wat w e wel en niet oppakken. Overigens kunnen er in deze voortgangsrapportage ook actiepunten voorkomen vanuit de eigen w e n s om de interne bedrijfsvoering verder te verbeteren, maar ook daarin zijn w e terughoudend. T w e e maal per jaar leggen wij door middel van de voortgangsrapportage doorontwikkeling finan­ ciën en control verantwoording af over de stand van zaken en voortgang met betrekking tot die adviezen/ actiepunten. De nota zoals deze er nu ligt, geeft de stand van zaken per januari 2 0 1 5 weer en er staan 15 actiepunten in.

- 2 Het komende jaar proberen w e weer een slag te maken bij de invulling van de verschillende actiepunten, maar de planning staat als gevolg van bijvoorbeeld de decentralisaties en de bezuinigingen in de afgelopen jaren wel onder voortdurende druk. Effecten: Door een vervolg te geven aan de opmerkingen van de accountant c a . wordt het vakgebied "financiën en control" verder verbeterd. Planning: Deze nota wordt ter kennisname aangeboden aan de commissie A B Z / M en staat daar voor de vergadering van 9 april 2 0 1 5 geagendeerd. Financiële consequenties: N.v.t. Personele consequenties: De tijd die het uitvoeren van de actiepunten vergt, zal binnen de bestaande formatie worden opgevangen, Juridische consequenties: N.v.t. Informatisering I Automatisering: N.v.t. Burger- en overheidsparticipatie: N.v.t. Communicatie: N.v.t. Overige consequenties: N.v.t.

Voortgangsrapportage "doorontwikkeling financiën 8t control" In de accountantsrapportages die verschijnen naar aanleiding van de interim- en jaarrekeningcontroles, staan adviezen ter verbetering van de interne bedrijfsvoering. In deze nota worden deze adviezen vertaald in actiepunten. Ook kunnen er actiepunten voorkomen die niet voortvloeien uit de door de accountant gegeven adviezen, maar die er worden ingegeven vanuit de wens om de interne bedrijfsvoering verder te verbeteren. De basis daarvoor zijn de verschillende verordeningen op financieel gebied, zoals de financiële verordening en het treasurystatuut. In deze nota wordt verantwoording afgelegd over de stand van zaken en de voortgang van de uitvoering van de actiepunten. Het doel van deze nota is om het terrein "financiën en control" organisatiebreed verder te ontwikkelen en inhoud te geven. Deze voortgangsrapportage is een dynamisch document: al naar gelang/ w e n s worden actiepunten toegevoegd of - in geval van afronding - afgevoerd. De laatst verschenen voortgangrapportage doorontwikkeling financiën en control gaf de stand van zaken rondom de uitvoering van de actiepunten per juni 2 0 1 4 weer. In voorliggende nota zijn de adviezen van de accountant naar aanleiding van de interimcontrole 2 0 1 4 verwerkt. Deze nota geeft de stand van zaken per januari 2 0 1 5 weer en er staan 15 actiepunten in. Ten opzichte van de laatst verschenen voortgangsrapportage zijn 4 actiepunten afgevoerd vanwege afronding. Er zijn geen nieuwe actiepunten toegevoegd.

Actiepunt 1:

Structureel en integraal risicomanagement Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het omgaan met en beheersen van risico's. Het risicomanagement dient structureel en integraal te worden opgepakt en geborgd in de organisatie en de processen. Hiertoe dient een procedure voor het signaleren, kwantificeren en beheersen van risico's te komen. Het gaat hierbij niet alleen om financiële risico's, maar bijvoorbeeld ook om het risico dat doelstellingen niet worden behaald. In de op te stellen/ actualiseren nota risicomanagement dient onder andere ingegaan te worden op de doelstelling van risicomanagement en risicohouding van de organisatie. Ook dient een relatie te worden gelegd met het benodigde weerstandsvermogen. Dat zijn de middelen die w e beschikbaar hebben om risico's op te vangen als die zich voordoen. Daarnaast kent het Besluit Begroting Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) een toegenomen aandacht voor risicobeheersing en de wijze waarop hier inzicht in wordt gegeven. De accountant geeft aan dat dit inzicht kan worden vergroot door in de paragraaf weerstandsvermogen inhoudelijker in te gaan op mogelijke ontwikkelingen (scenario's) en welke (beleidsmatige) opties er zijn om de financiële consequenties zo goed mogelijk te beheersen. Actiehouder: Josien Braamhaar Status per In 2013 is de paragraaf weerstandsvermogen verder ontwikkeld: voor het eerst bij 06-2014 de jaarrekening zijn de belangrijkste risico's gekwantificeerd en toegelicht. Ook bij de begroting en bestuursrapportages wordt vanaf nu een geactualiseerd risicobeeld weergegeven en gerelateerd aan de weerstandscapaciteit. Momenteel is een voorstel in voorbereiding om juridische risico's beter beheersbaar te maken. De komende maanden gaan we dit verder verbreden. Per risico gaan we in kaart brengen welke mogelijkheden we hebben om deze zo goed mogelijk te managen en te beheersen. Binnen de organisatie gaan we daar ook afspraken over maken. Via de bestuursen managementrapportages informeren we raad en college over de (effectiviteit van de) genomen maatregelen. Status per Ook in 2014 is de paragraaf weerstandsvermogen verder ontwikkeld: bij de jaar01-2015 rekening 2013 zijn de belangrijkste risico's gekwantificeerd en toegelicht. Ook bij de begroting 2015 en beide bestuursrapportages wordt een geactualiseerd risicobeeld weergegeven en gerelateerd aan de weerstandscapacitèit. Medio 2014 is er een analyse gemaakt over risico's op het juridische vakgebied. = 1 =

waaronder LJI]

IÍOI

de kwaliteit

i/jĹ/otuí/t;//

vuii

van contracten wo-

juut

i ^I\GIin

tý

en (externe) juridische i ~r

Ì . U I I ^ I I

vįjiiiGuvv

advisering. ua

cioiuovc?

/lo/oo*

o ui

beeld gebracht worden, waarbij deze worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. In 2015 zal een beleidsnota worden opgesteld waarin we in kaart brengen welke mogelijkheden we hebben om risico's zo goed moge/ijk te managen en te beheersen en tot op welke hoogte risico's vermeden en beheers­ baar gemaakt kunnen worden. Via de bestuurs­ en managementrapportages informeren we raad en college over de (effectiviteit van de) genomen maatregelen.

Actiepunt

2:

Beschrijven admin istratieve organ isatie met bijbehoren de eerstelijns en tv^/eedelsjn s interne con trole Onder administratieve organisatie (AO) verstaan we het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. De A O dient te worden beschreven om een effectieve en efficiënte beheersing van processen mogelijk te maken en verantwoordelijkheden vast te leggen. De kritische (significante) processen zullen daarbij als eerste beschreven moeten worden. In de procesbeschrijvingen dient voldoende aandacht te worden besteed aan de risico's en interne beheersingsmaatregelen binnen het proces. Deze interne beheersingsmaatregelen zijn de " c h e c k s and balances" in het proces die waarborgen dat de uitvoering plaatsvindt conform de instructie. Deze controls dekken de risico's af die kunnen ontstaan binnen het proces. De huidige controles zijn nog veelal gericht op de naleving van wet­ en regelgeving (rechtmatig­ heid), w e moeten ook controlewerkzaamheden verrichten op het gebied van getrouwheid (betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging: tijdig, volledig en juist). Daarnaast worden diverse eerstelijns interne controles niet altijd zichtbaar uitgevoerd. Van de eerstelijns interne controle dient nagegaan te worden of deze bestaat en effectief werkt, dit noemen we tweedelijns interne controle (of: verbijzonderde interne controle). Hiermee kan worden beoordeeld of voldoende controlehandelingen worden uitgevoerd In relatie tot het risicoprofiel van de organisatie. Deze tweedelijns interne controle dient gedurende en verspreid over het jaar te worden uitgevoerd, zodat de mogelijkheid bestaat om tijdig bij te sturen. Met deze werkwijze zal het zelfcontrolerende vermogen van de (beheers)organisatie worden versterkt en vergroot. Deze manier van werken dient te worden vastgelegd in een geactualiseerde versie van het intern controleplan. Daarnaast is het van belang om de interne controles verder in te richten om de volledigheid van opbrengsten uit huren en pachten te waarborgen. Actiehouder: Ymkje N ahuis/ Fernanda Hakkers Status per Het traject dat was opgestart in WT4 verband, heeft geen resultaat opgeleverd. 06­2014 Dit omdat de invalshoek verschillend bleek. We hebben dit actiepunt weer zelf opgepakt, met ondersteuning vanuit team MO (Ymkje N ahuis). Van de processen inkopen/ aanbesteden en inkomende en uitgaande subsidies is (per proces) een intern controleplan opgesteld. Binnenkort wordt het proces belastingen opgepakt. Eind 2014 zullen zo'n 8 significante processen in kaart zijn gebracht. Daarnaast gaf de accountant in de laatste rapportage aan dat het van belang is om de interne controles verder in te richten om de volledigheid van opbrengsten uit huren en pachten te waarborgen. Daarvoor zal dit jaar een opzet worden gemaakt door F&C. Het is vervolgens de bedoeling dat de betreffende teams zelf de eerstelijns interne controle uitvoeren, team F&C verzorgt de twee­ delijns interne controle. Status per Op dit moment zijn er 5 processen beschreven: inkoop, uitgaande subsidies, in­ 01­2015 komende subsidies, gemeentelijke belastingen en het leerlingenvervoer. In februari/ ľin a a fŕ -pal i~lG ìľĩhif-ki irì s-t-taŤ rĩa ann/ìîíníûnŕ \Rir\rriar\ af/íooí/imW /l/UU/ l /.Ui Kä\j ii It ËKSHJÊKJi tltl^L C I O UĽOl/UI f IU/ It VVKJIKAKrtt ŪíÿüòlCHIU,

Om een controle tussen gemeentelijke gronden/objecten en huur /pachtopbreng­ sten te kunnen uitvoeren, is een lijst van het gemeentelijk vastgoed benodigd. Van elk stuk grond/ object dient nagegaan te worden of er een (huur)contract op zit en

of daadwerkelijk ingericht.

Actiepunt

inning

van die huur/pacht

plaatsvindt.

Dit moet

nog

worden ___

3:

Actualiseren intern controleplan Sociale Zaken Het intern controleplan inzake Sociale Zaken behoeft actualisatie, deze is nu te algemeen opgesteld. Bij de aanpassing/ concretisering dient de opzet, aanpak en uitvoering van dit plan afgestemd te worden op de controleaanpak voor de overige processen van de gemeente (zie actiepunt 2). In 2 0 1 3 is de collegiale toetsing in het proces aangepast. Hierdoor vindt in het proces minder controle plaats op de toekenning van uitkeringen. De accountant adviseert om hiervoor in 2 0 1 4 passende verbetermaatregelen te treffen. Actiehouder: Jolanda Bos Het laatste plan interne controle Sociale Zaken dateert van 2011. In eerste instanStatus per 06-2014 tie heeft het nieuwe plan vertraging opgelopen omdat deze in WT4 verband zou worden geschreven. Nadat duidelijk werd dat dit plan niet gezamenlijk zou worden geschreven, is er door een juridisch procedureel medewerker in 2013 gestart met het schrijven van een nieuw plan. Door aanhoudende personele krapte is het nieuwe plan interne controle nog niet afgerond en is er voorlopig ook nog geen zicht op wanneer dit plan wel kan worden afgerond. De te controleren aantallen met betrekking tot de single audit zijn echter wel afgestemd met de accountant. Er zal over 2014 geen intern controle plan Sociale Zaken zijn. Door langdurige Status per ziekte van medewerkers, de invoering van de transities is er een keuze gemaakt, 01-2015 om het interne controle plan pas in 2015 te schrijven. Dan moet het plan sowieso herschreven worden in verband met de controle op de uitvoering van de Jeugdwet, de Wmo-AWBZ, de Participatiewet (Wajong, WSW, WWB). Wel is er afstemming over de te controleren aantallen en dossiers geweest met de accountant.

Actiepunt 4:

Onderbouwen tarieven De gemeente hanteert op diverse beleidsvelden specifieke tarieven. Dit bijvoorbeeld in de vorm van afvalstoffenheffing, rioolheffing, leges en begrafenisrechten. Over het algemeen is kostendekkendheid het uitgangspunt. In de afgelopen jaren is consequent gewerkt aan het gefaseerd kostendekkend maken van de verschillende tarieven. Bij afvalstoffenheffing en rioolrecht is dat inmiddels ook volledig gerealiseerd; bij leges en andere rechten echter nog maar ten dele. De verschillende tarieven dienen met een frequentie van eens in de 4 à 5 jaar tegen het licht te worden gehouden, wat overigens niet hoeft te betekenen dat altijd een aanpassing het gevolg is. In het verleden is dat onder andere gebeurd voor de leges burgerzaken en de bouwvergunningen. Per 1 juli 2 0 1 4 moeten wij voldoen aan de Wet Markt en Overheid. De wet wil voorkomen dat overheden de markt verstoren. Eén van de gedragsregels die w e in acht moeten nemen heeft betrekking op integrale kostprijsberekening: overheidsorganisaties moeten de integrale kostprijs die op de markt gebruikelijk is, in hun tarief doorberekenen (marktconform tarief). Actiehouder: Frank Baars In de afgelopen maanden is prioriteit gegeven aan de eisen die de Wet Markt en Status per Overheid stelt. Van de betreffende producten (een tiental) berekenen we op dit 06-2014 moment de integrale kostprijs. Op die wijze kunnen we aantonen dat we voor deze diensten kostendekkende tarieven hanteren. De betreffende werkzaamheden worden intern opgepakt. Het is niet gelukt om daar een stagiair bij in te schakelen. Nadat de werkzaamheden voor de Wet Markt en Overheid zijn afgerond kijken we op basis van de opgedane ervaringen hoe we ook bij andere diensten de integrale kostprijs op eenduidige wijze kunnen vaststellen. De kostprijsberekeningen in het kader van de Wet Markt en Overheid zijn vrijwel Status per afgerond. Op uniforme wijze is in de meeste gevallen de integrale kostprijs 01-2015 bepaald. Op die wijze kunnen we aantonen dat we voor deze diensten kosten= 3 =

dekkende tarieven hanteren. In enkele situaties Bijvoorbeeld door het gratis aanbieden van compost wachtruimte bij de loketten van Burgerzaken. We mee omgaan. Na afronding van de kostprijsberekeningen voor de we ook de andere tarieven verder op. Als eerste afvalstoffenheffing en rioolrecht. De betreffende verwachting eind maart worden afgerond.

zitten we onder de kostprijs. en het gratis kopje koffie in de kijken nog hoe we daar verder Wet Markt en Overheid pakken is dat de kostenopbouw voor bedrijfsplannen kunnen naar

Actiepunt 5:

Opstellen subsidieregister Om een overzicht te krijgen van essentiële informatie over de inkomende subsidies dient een subsidieregister gemaakt te worden. Dit geeft een beeld van de subsidies waarvan w e actueel gebruik maken, de omvang en looptijd daarvan en of en hoe geregeld is dat aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan. Daarnaast kan in dit register ook informatie worden opgenomen over de voorkant van het subsidieverwervingsproces: welke mogelijkheden zijn geconstateerd en hoe is daarmee omgegaan? Actiehouder: Paul Goudberg Status per Momenteel wordt een evaluatie gemaakt van ons subsidiebeleid. Als dit is afgerond 06-2014 (najaar 2014), zal dit actiepunt worden opgepakt. Doelstelling is dat we altijd een actueel overzicht hebben van alle subsidies die we toegezegd hebben gekregen, de betreffende beschikkingen, ontvangen voorschotten, tussentijdse afrekeningen/ verantwoordingen e.d. Op dit moment is dit soort informatie nog te versnipperd binnen de organisatie. Ook proberen we op deze wijze te borgen dat eindafrekeningen (incl. de daarbij benodigde accountantsverklaringen) tijdig plaatsvinden. Ststus s r Qq Q^j3Ĵijatie van het subsidiebeleid is medio 2014 afgerond. De evaluatie biedt 01-2015 diverse aanknopingspunten om het subsidieproces verder te verbeteren. Ook in het kader van de verbetering van de AO/ IC zijn inmiddels wijzigingen doorgevoerd in het proces. Zo worden binnenkomende en uitgaande beschikkingen en brieven die verband houden met subsidies worden centraal via Corsa doorgestuurd naar de subsidiecoördinator. Op die wijze hebben we op één plek beter zicht op de lopende subsidiedossiers binnen te totale organisatie. Het daadwerkelijk opstellen van een subsidieregister loopt enige vertraging op, maar wordt in de eerste helft van 2015 afgerond. n

Actiepunt

6:

Registratie van bezittin gen /vermogen en de con trole hierop In de huidige situatie is het niet altijd duidelijk welke gemeentelijke eigendommen er zijn en waar deze ­ beheertechnisch gezien ­ in de organisatie zijn ondergebracht. Daarom dient zorg gedra­ gen te worden voor een actuele en volledige registratie. En daarnaast voor een adequate verzeke­ ring van bezittingen. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen moeten maatregelen geno­ men worden voor herstel van de tekortkomingen. In 2 0 0 9 bracht het team Financiën en Control via GIS alle gemeentelijke eigendommen in beeld. De bijbehorende printjes zijn gecategoriseerd in mappen gedaan, welke zijn overgedragen aan de betreffende teams. Actiehouder: Erik Companje (sníppergroen)/ Vincent Rodijk (R&G)/ Ewald Kosters (F&V)/ Colette Hofstede (Sport) Status per Sinds 2011 is extra formatie beschikbaar gesteld voor de Actie Snippergroen, 06­2014 waarbij illegaal grondgebruik van gemeentegrond wordt aangepakt. Hierdoor wordt duidelijk hoe de gemeentelijke grenzen lopen en wordt voor de toekomst verjaring voorkomen. Het project heeft er in geresulteerd dat inmiddels veel grond verkocht is (bruto opbrengst ruim 7 ton). De ruim 900 zaken die op basis van de eerste inventarisatie aan het licht zijn gekomen, zijn inmiddels nagenoeg allemaal afgehandeld. Door bureau Metafoor is een aanvullende inventarisatie gehouden van = 4 =

illegaal grondgebruik. Ditmaal is ook het buitengebied meegenomen. Hierbij zijn nog eens zo'n 800 situaties aan het licht gekomen. In 2014/2015 zullen deze gevallen ook worden afgehandeld, waarna de gemeentelijke grondposities weer helder in beeld zijn. Verder wordt sinds enkele jaren een Nota vastgoed opgesteld waarin keuzes worden gemaakt over eventuele afstoting van gemeentelijk vastgoed. Het team Sport heeft in 2014 geen capaciteit beschikbaar voor het doorlopen van de inventarisatie. Dit actiepunt wordt meegenomen bij het opstellen van het werkplan voor 2015. Het project VastgoedMaps is afgerond en geïmplementeerd in de organisatie. Jaarlijks vindt er een presentatie voor DTplaats zodat de "vastgoed koers" op strategisch niveau continu kan worden geoptimaliseerd. Om te komen tot een integratie van de verschillende administratieve systemen is er voor gekozen om op operationeel/ tactisch niveau niet verder te gaan met Planon maar enerzijds aansluiting te zoeken bij de (betere) al aanwezige systemen. Zo wordt Topdesk integraal toegepast als helpdesk en reserveringssysteem en wordt Corsa gebruikt als integraal contractmanagement systeem. Anderzijds is het gemeentelijk Vastgoed nu opgenomen in een Safety Register zodat de veiligheidsaspecten bij gebouwen ook goed in de greep kunnen worden gehouden. In het Safety Register is zowel de bouwkundige als instailatietechnische relevante informatie opgenomen. O.a. de MJOP's (conform NEN2767) en de relevante tekeningen die bij de gebouwen horen. Ook het Safety Register wordt integraal toegepast. Hiermee is dit onderdeel van het actiepunt afgerond. De 900 situaties bij snippergroen zijn nagenoeg afgehandeld. Er is nog een kleine nasleep. Inmiddels zijn we begonnen met de nieuwe 800 situaties Of de capaciteit dit jaar toereikend is om al deze situaties af te handelen wordt betwijfeld. Mogelijk is er dus nog een uitloop in 2016.

Status per 01-2015

Het beleid op gebied van vastgoed, onder andere een jaarlijkse actuele stand van zaken, wordt voortgezet.

rapportage

over de

Het werkplan van team Sport is in de vergadering van de BLOS besproken. Daarin is bepaald dat in 2015 geen capaciteit wordt vrijgemaakt voor de werkzaamheden uit dit actiepunt.

Actiepunt

7:

Kaderstelling financieel beleid en beheer Het gemeentelijk beleid op financieel gebied is verwoord in diverse verordeningen, met als belangrijkste de financiële verordening en het treasurystatuut, en is verder uitgewerkt in verschillende beleidsnota's. Periodiek worden deze nota's en verordeningen geactualiseerd en aangepast aan de laatste inzichten en landelijke wet- en regelgeving. Hieronder wordt aangegeven welke nota's in de planning staan. Actiehouder: Arnold Titsing/ Frank Baars Status per Financiële verordening: De modelverordening van de VNG is pas in april 2014 06-2014 verschenen. Wij verwachten de nieuwe verordening voor de raad van 2 december 2014 aan te kunnen bieden.

Status per 01-2015

Evaluatie reserves en voorzieningen: De laatste evaluatie van reserves en voorzieningen is van 2011. Wij willen één maal per 4 jaar een evaluatie van de reserves en voorzieningen, het liefst in het begin van een nieuwe raadsperiode. Vandaar dat we de evaluatie in 2014 willen uitvoeren. Wij verwachten de uitkomsten van de evaluatie voor de raad van 28 oktober 2014 aan te kunnen bieden. Financiële verordening: Door de vertraging die is ontstaan bij het opstel/en van de begroting 2015 zijn we niet toegekomen aan de financiële verordening. Wij ver= 5 =

wachten de nieuwe bieden.

verordening

Nota reserves en voorzieningen

voor de raad van 13 oktober

2014:

2015 aan te kunnen

Afgerond.

Als onderdeel van de voorstellen voor de nieuwe financiële verordening wordt een overzicht (met planning) opgenomen van alle beleidsstukken die teruggrijpen op de financiële verordening en dus eveneens aanpassing behoeve (waaronder het financieel statuut). De actualisatie van dit soort regelingen vindt de komende jaren gefaseerd plaats.

Actiepunt 8:

Sturen op verbonden partijen en garanties De risico's inzake verbonden partijen nemen toe. Dit als gevolg van de economische situatie (en daarmee gepaard gaande bezuinigingen), maar ook door een toename van samenwerkingsverbanden en belang van maatschappelijke organisaties bij de uitvoering van taken. De accountant heeft de volgende aandachtspunten benoemd: » Risico's gemeenschappelijke regelingen, deelnemingen, samenwerkingsverbanden; » Inbaarheid verstrekte leningen; ® Garantstellingen (wordt de laatste jaren steeds meer aanspraak op gemaakt binnen de publieke sector, het risico is voor onze gemeente echter beperkt). Het advies van de accountant is om de sturing op verbonden partijen íe intensiveren. Hierbij Í S het belangrijk om niet alleen te focussen op de financiële risico's (bijvoorbeeld afgegeven garanties of aansprakelijkheidsstelling), maar juist ook te sturen op de gewenste maatschappelijke effecten. Ook wijst de accountant op de notitie verbonden partijen en aanbesteding van de commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). In deze notitie gaat men in op de definitie van een verbonden partij, de verschillende vormen verbonden partijen en de mate waarin rechtmatigheidsfouten bij de verbonden partij moeten worden meegewogen bij het rechtmaíigheidsoordeel van de gemeente. WIJ dienen een analyse uit te voeren naar aanleiding van deze notitie en een conclusie te verbinden over het aspect rechtmatigheid. Daarnaast geeft de accountant aan dat het belang van het geboden inzicht in de paragraaf verbonden partijen toeneemt vanwege het verwachte schrappen van de verplichte goedkeuring door gedeputeerde staten c . q . de minister van BZK voor het deelnemen in privaatrechtelijke rechtsvormen. Het is daarom noodzakelijk dat in de paragraaf verbonden partijen de meest actuele (financiële) informatie van deze partijen is opgenomen. Actiehouder: Status per 06-2014 Status per 01-2015

Ik f-SS^rta

snv

r~t w i i • L * I A i M L

Arnold Titsing De nota heeft door prioritering in werkzaamheden vertraging opgelopen. Wij verwachten nu de nota voor de raad van 2 december 2014 aan te kunnen bieden. Door de werkdruk heeft deze nota nog steeds het daglicht niet gezien. Wij verwachten nu de nota voor de raad van 29 juni 2015 aan te kunnen bieden.

O*

Vennootschapsbeiastingpiicht per 1 januari 2016 Vanaf 2 0 1 6 moeten gemeenten en andere overheden vennootschapsbelasting (vpb) gaan betalen over de winst die ze met hun ondernemingsactiviteiten maken. Zoals in het conceptwetsvoorstel van het kabinet staat, moet dit de mogelijke concurrentieverstoringen met het bedrijfsleven uit de weg ruimen. Er is een voorkeur uitgesproken voor de zogeheten 'ondernemingsvarianť. Hierbij worden de overheidsactiviteiten die een 'onderneming in fiscale zin vormen in de belastingheffing betrokken. In essentie betekent dit dat overheden die activiteiten die een 'onderneming in fiscale zin' vormen, verplicht zouden moeten afzonderen naar een aparte entiteit waardoor deze activi­ teiten in de heffing worden betrokken. Dít brengt echter allerlei consequenties, afbakenings­ problemen en uitvoeringsperikelen met zich mee. Op dit moment kan nog geen concrete inschatting worden gemaakt van de mogelijke impact van de wijziging van de V pb­plicht specifiek voor gemeente Hellendoorn. Desondanks beveelt de

accountant aan de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend in de gaten te houden en hiervoor een werkgroep te formeren. Actiehouder: Frank Baars Status per Per 1 januari 2016 moeten gemeenten zoals gezegd vennootschapsbelasting (vpb) 06-2014 afdragen over alle winstgevende activiteiten waarbij zij niet als overheid optreden. Vennootschapsbelasting: het klinkt als een puur fiscaal probleem. De praktijk blijkt echter een stuk weerbarstiger en dat heeft alles te maken met het Bes/uit Begroten en Verantwoorden (BBV) en de manier waarop gemeenten hun financiële administratie hebben ingericht. Dit blijkt bijzonder moeilijk te combineren met de manier waarop de administratie voor ondernemingen gevoerd moet worden. Daarom is de invoering van de vpb-plicht voor overheidsbedrijven een administratieve operatie die veel voorbereiding vergt. Het goed inregelen van de vpb-plicht begint met overzicht. We proberen zo snel mogelijk zicht te krijgen op welke onderdelen binnen de organisatie de vpb straks van toepassing is. De besluitvorming die nodig is om de vpb goed in te regelen, vergt een goede voorbereiding en tijd om in beleid omgezet te worden. Bovendien moeten we in de begroting voor 2016 al rekening houden met de vpb-gevolgen. Het is dus belangrijk nu in actie te komen. Na de zomervakantie gaat hier een interne projectgroep mee aan de slag. In Twents verband is een cursus opgestart waar 14 gemeenten, 2 waterschappen en het Twents Belastingkantoor gezamenlijk optrekken. De cursus wordt gegeven door PWC belastingadviseurs. Daarnaast gaan 3 medewerkers naar verdiepende cursussen over vennootschapsbelasting bij grondexploitaties. Onderdeel van de cursus is het opstellen van een plan van aanpak voor alle vervolgactiviteiten. In het eerste halfjaar van 2015 moeten alle activiteiten binnen de gemeentebegroting zijn gerubriceerd. Vervolgens gaan we bepalen hoe met deze informatie moet worden omgegaan. De Vpb-positie wordt zoveel mogelijk geoptimaliseerd, waarbij wij waarschijnlijk externe ondersteuning inhuren; daar is ook budget voor opgenomen. Een en ander wordt verwerkt in de gemeentebegroting 2016. De eerste aangifte (inclusief de fiscale openingsbalans) zal vóór 1 juli 2017 worden gedaan.

Status per 01-2015

Actiepunt

10:

Voorbereiden op decentralisaties Er worden steeds meer taken van de Rijksoverheid overgeheveld naar gemeenten, terwijl dit vaak gepaard gaat met een budgetkorting. Zo krijgen gemeenten er per 1 januari 2 0 1 5 tal van taken bij op het gebied van ondersteuning van ouderen en gehandicapten, jeugdzorg en participatie. De accountant heeft de volgende aanbevelingen voor ons inzake decentralisaties: » Breng concreet in beeld welke risico's gepaard gaan met de uitvoering van nieuwe of gewijzigde taken en kwantificeer deze. » Omdat sprake is van budgetkorting moeten w e kijken naar waar het efficiënter en innovatiever kan. Hierbij moet ook worden nagedacht over samenwerking en preventiemaatregelen zodat aanspraken kunnen worden beperkt. » De interne beheersing moet ook klaar zijn voor de komst van nieuwe en/of uitbreiding van bestaande taken. A l s de bedrijfsvoering op orde is, kan de gemeente nieuwe en reguliere taken gemakkelijker laten doorlopen en blijven beheersen. » Zorg voor voldoende materiekennis, niet alleen op het uitvoerende niveau, maar ook op het gebied van de financiële planning en control. » Sluit de in dit kader gemaakte beleidswijzigingen en strategische heroverwegingen aan op een meerjarig sluitende begroting. Bewaar hierbij het totaaloverzicht en versnipper niet te veel over beleidsvelden, sectoren en diensten. Pas gevoeligheidsanalyses toe, reken scenario's en ramingen door, gebruik externe (benchmark)informatie en w e e s alert op planoptimisme en actualisatie van oud beleid. Zo wordt de meerjarenraming een belangrijk stuur- en beheersingsinstrument. V o o r k o m verrassingen en hou de gemeenteraad tijdig op de hoogte van veranderingen, ook van tegenvallers.

= 7 =

«

Organiseer een periodiek afstemmingsoverleg met de rekenkamer, provincie en accountant om invulling te geven aan het toezicht op de begrote en gerealiseerde financiële positie van gemeenten. In deze nota gaat het met name om de planning&control aspecten die gepaard gaan met de decentralisaties. Voor het overige is een projectorganisatie ingericht. Actiehouder: Johan Dokter/ Herman Zwijnenberg Status per In de meicirculaire 2014 zijn de budgetten voor 2015 bekend gemaakt voor het 06-2014 deelionds sociaal domein jeugd en het deelfonds sociaal domein Wmo. Voor wat betreft het participatiebudget is er wel al overeenstemming tussen Rijk en VNG, maar men is dat nog aan het doorrekenen. Voor alle bedragen geldt dat er verdeeld is op basis van historische gegevens; in 2016 moet er een objectieve verdeling plaatsvinden, met mogelijk eerst nog een overgangstermijn. Wij hebben een projectgroep ingericht die zich richt op het vormgeven van de primaire werkprocessen voor de decentralisaties en de gemeentebrede inpassing van alle PIOFACH-vraagstukken (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratieve organisatie. Communicatie, Huisvesting}. Deze projectgroep is heel 2014 actief omdat de wet wordt ingevoerd per 1 januari 2015. Naast deze projectgroep is er binnen Twente ook een samenwerking onder de naam 'Samen 14' opgezet die zich vooral richt op de bovenlokale taken. Voor onze eigen bedrijfsvoeringsopdracht en de deelname in deze werkgroep hebben wij Herman Zwijnenberg vrijgemaakt van zijn managementtaken. Status per De decentralisaties zijn ingevoerd per 1 januari 2015. De werkgroep die twee01-2015 wekelijks bij elkaar kwam en zich bezighield met bedrijfsvoeringsaspecten van de invoering van de decentralisaties heeft vastgesteld dat bijna alle punten van het Actieplan 3D's zijn afgerond. De gemeentelijke werkgroep blijft voorlopig bestaan, maar richt zich nu op de uitvoering van de decentralisaties. Samen 14 is opgeheven, maar ter vervanging is een commissie van de Regio Twente opgericht (cf. systematiek UUUj, die zich bezighoudt met bovenlokale activiteiten.

Actiepunt

11:

(Voorbereiden op) Invoering werkkostenregeling Vanaf 2 0 1 5 is de werkkostenregeling verplicht. Er kan dan nog maximaal 1,596 van het totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte is loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 8090 verschuldigd. Daarnaast kunnen een aantal specifieke zaken onbelast worden vergoed of verstrekt door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. Wij moeten ons voorbereiden op deze grote wijziging. Actiehouder: Esther Maathuis/ Gea ten Hoeve Status per Na overleg in WT4 verband en een gezamenlijk overleg met de belastingdienst, 06-2014 concludeerden we dat de verschillen in plaatselijke arbeidsvoorwaarden en financieel pakket zover uit elkaar lopen dat "op elkaar afstemmen" niet praktisch is. Begin 2014 is met de OR en GO afgesproken dat we de werkkostenregeling gaan voeren als het verplicht wordt. Op dit moment is dat 1 januari 2015. Unit P&O (namens organisatie), OR en GO geven de voorkeur aan het vasthouden van de huidige arbeidsvoorwaarden. Naar aanleiding van een inventarisatie van de kosten die onder de werkkostenregeling gaan val/en, is de conclusie dat we met de huidige netto vergoedingen en verstrekkingen net binnen de vrije ruimte blijven. Op basis van die inventarisatie is de financiële administratie ingericht en zijn we aan het schaduw draaien. Status per De werkkostenregeling is per 1 januari 2015 ingevoerd. Hiermee is dit actiepunt afgerond. 01-2015

Actiepunt

12:

Adequate monitoring grondexploitaties Landelijk is er veel aandacht voor de waardering van grondposities. Programmering, fasering en prijsstelling zijn in de huidige markt risico's. De door de accountant benoemde actiepunten hangen daarmee samen: » Adequate onderbouwing van programmering en fasering (in relatie tot werkelijke verkopen); » Onderbouwing prijsstelling. Minimaal jaarlijks dienen de gekozen uitgangspunten qua verkoopprijs te worden getoetst op basis van werkelijke transacties. Daarnaast gaf de accountant de volgende adviezen: » Informatie over grondexploitaties in de jaarverslaggeving uitbreiden. Ditzelfde geldt voor de toelichting op de balans over dit onderwerp; » Vertaling maken tussen de uitkomsten van het onderzoek naar de prijzen en de verwachte resultaten op de grondexploitaties. Daarbij dient de parameter opbrengstenstijging te worden herzien/ onderbouwd; » Blijvende aandacht voor weerstandsvermogen grondexploitaties. Tijdens de jaarrekeningcontrole 2 0 1 3 constateerde de accountant nog de volgende twee punten: » Verwerking van de erfpachtgronden is mogelijk niet conform het B B V . Op basis van de nieuwe BBV-notitie erfpachtgronden bestaat het risico dat op erfpachtgronden afgewaardeerd moet worden indien een lagere marktwaarde bestaat. Hellendoorn heeft de berekening hiertoe niet gemaakt. Daarnaast bestaat onduidelijkheid over de classificatie van een aantal contracten (eeuwigdurend/ voortdurend). De beheersing van deze gronden moet worden verbeterd en er moet jaarlijks worden beoordeeld in hoeverre sprake is van een eventuele lagere marktwaarde. « Verwerking bijdrage Duurzaam Bouwen in grondexploitaties voldoet niet aan het B B V . Op basis van het B B V is het niet toegestaan om bijdragen aan reserves als kosten in de grondexploitaties in te rekenen. Dit moet bij de actualisering in 2 0 1 4 betrokken worden. Actiehouder: Josien Braamhaar/ Wim Middelesch Status per De grondexploitaties hebben voortdurend aandacht. De looptijden van de grondex06-2014 ploitaties zijn verlengd. Gezien het geringe aantal verkopen is moeilijk te bekijken wat de reële marktwaarde van de gronden is. Wel is duidelijk dat de grondprijzen nog steeds onder druk staan en dat de uitgifte van kavels nog steeds stagneert. In het voorjaar 2014 is een pilot in Hellendoorn Noord gestart met tijdelijke verlaging van de grondprijzen, waarvoor belangstelling is getoond. Momenteel worden alle grondexploitaties herzien, waarbij alle ontwikkelingen worden betrokken. Ook worden de aanpassingen voor de bijdrage Duurzaam Bouwen onder de loep genomen. In de nota Grondbeleid zijn de erfpachtgronden als actiepunt opgenomen. Dit wordt door het team Ruimte en Groen opgepakt. Status per De grondexploitaties hebben binnen de organisatie voortdurende aandacht. In 2014 01-2015 zijn de looptijden van de grondexploitaties verlengd. Er worden minder kosten van de Noordzuidverbinding toegerekend aan de grondexploitaties Hellendoorn Noord en Kruidenwijk Zuid omdat de fasen 2 en 3 van beide wijken on hold zijn gezet. De grondprijzen binnen een aantal woningbouwgebieden worden in 2015 verlaagd. Hiermee wordt getracht de verkopen te stimuleren. Ook is in 2014 gestart met de planontwikkeling van Noetsele en de Van den Steen van Ommerenstraat. Met ingang van 2014 worden er geen bijdragen voor Duurzaam Bouwen meer ten laste van de grondexploitaties gebracht. In de nota Grondbeleid is de mogelijkheid tot uitgifte in erfpacht opgenomen. De actualisatie van de verkoop- en erfpachtvoorwaarden wordt door het team Ruimte en Groen opgepakt.

= 9 =

Actiepunt

73:

Waardering gemeentelijk vastgoed beoor delen De waardering van vastgoed staat onder druk. De accountant geeft aan dat het van belang is om voor het opstellen van de jaarrekening de waardering van het gemeentelijk vastgoed te beoor­ delen en eventueel afwaarderingen door te voeren. Maatschappelijk vastgoed hoeft op basis van het BBV niet afgewaardeerd te worden (mits de bestemming niet wijzigt). A a n de raad dient een expliciet voorstel te worden voorgelegd met daarin een meerjarige classificatie van het gemeen­ telijke vastgoed. De accountant adviseert om tevens de stille reserves in beeld te brengen. Het adequaat onderbouwen van de interne analyse/ waardering is een belangrijk aandachtspunt. Dit dient jaarlijks te gebeuren. Een specifiek aandachtspunt voor de jaarrekening is de waardering van NIEGG's (niet in exploitatie genomen gronden). Actiehouder: Vincent Rodijk Status per In de rapportage naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2013 gaf de accoun­ 06­2014 tant aan dat de onzekerheid die in 2012 nog bestond ten aanzien van de waarde­ ring van de gemeentelijke commerciële panden is verdwenen. Dit omdat in 2013 een analyse is uitgevoerd op basis van de W OZ­waarden, als eerste indruk van mogelijke afwaarderingen. Daarnaast zijn gericht taxaties uitgevoerd. De accoun­ tant heeft op basis van voorgaande geen materiële risico's geconstateerd in de waardering. Jaarlijks wordt door het team Ruimte en Groen een voortgangs­ rapportage vastgoed opgesteld, waarbij het vastgoed dat geen publiek doel meer heeft, wordt geïnventariseerd en geanalyseerd. Aan de hand van de landelijke en regionale prijsontvvikkehngen inzake vastgoed worden de waarden van het gemeentelijk vastgoed tegen het ligt gehouden en, waar nodig, bijgesteld Hiermee is dit actiepunt voor dit onderdeel afgerond. Status per Dit voorjaar worden de NIEGG ontwikkeld (Stevo, Noetsele en Ireneschoolj. Het is 01­2015 de bedoeling dat we dit najaar een 'kavelcafé' houden. Hierbij presenteren we onze ìA/nnĩnnhnilyň/kaw&lŗ

nrnh o o r n

ÌA/O mo t

nnf o nfĩö/ o

íŕnn o rç

in

r/o enľo lr

ot

irnmo n

o n

afzet te genereren.

Actiepunt

14:

Doorontwikkelen par agr aaf Onder houd Kapitaalgoeder en In de hierboven genoemde paragraaf wordt inzicht gegeven in het onderhoud van de kapitaal­ goederen van de Gemeente Hellendoorn. De kapitaalgoederen kunnen als volgt gerubriceerd wor­ den: infrastructuur (wegen, riolering), voorzieningen (openbaar groen, speelplaatsen, openbare verlichting) en gebouwen. Het onderhoud van deze kapitaalgoederen is van groot belang voor het optimaal functioneren van de gemeente, onder meer op het gebied van veiligheid, vervoer en recreatie. De kwaliteit van de kapitaalgoederen en het onderhoud ervan is bepalend voor het voorzieningenniveau en uiteraard de (jaarlijkse) lasten. In het kader van financieel toezicht is het onderhoud van kapitaalgoederen aangemerkt als specifiek aandachtspunt. Het is noodzakelijk om deze paragraaf verder te ontwikkeien. Actiehouder: Johan Dokter Status per Wij willen de paragraaf 'onderhoud kapitaalgoederen' voor de begroting 2015 06­2014 meer kwantitatief maken en daar een verbeteringsslag in maken. Dat betekent dat we beter kunnen beoordelen of er voldoende middelen in onze begroting zijn opge­ nomen om onze kapitaalgoederen te onderhouden. Status per De paragraaf 'onderhoud kapitaalgoederen' is verbeterd. In 2015 wordt het VGRP 01­2015 2015­2020 opgesteld en dan is ook van het onderhoudsniveau van rioleringen een actueler beeld te geven. Ook het uitvoeringsprogramma behorende bij het Groenbeleidsplan van december 2014 wordt in 2015 uitgewerkt.

Actiepunt

15:

Diverse actiepunten ter verbetering van (de kwaliteit en informatiewaarde van) de jaarrekening/ het jaarrekeningproces De accountant heeft diverse verbeterpunten aangegeven ten behoeve van de verbetering (van de kwaliteit en informatiewaarde) van de jaarrekening en het jaarrekening proces. Hieronder volgt een opsomming van deze verbeterpunten: » Per programma zowel een analyse uitvoeren op het resultaat voor bestemming als een analyse van de verschillen tussen begrote en werkelijke reservemutaties en deze onderbouwen. Analyse op belangrijkste afwijkingen biedt hierbij voldoende inzicht. Met de raad dient overleg plaats te vinden over het gewenste detailniveau; » Analyse van de ontwikkeling van de salariskosten opnemen in de jaarrekening; » In jaarrekening ingaan op opzet, uitvoering en resultaten misbruik en oneigenlijk gebruik; » Budgetsturing verder aanscherpen zodat het voorspellend vermogen wordt vergroot. In de toelichting op de jaarverslaggeving dient ook ingegaan te worden op de tijdigheid van het signaleren van budgetoverschrijdingen en -onderschrijdingen; » Verbeteren interne onderbouwing uitgevoerde taxaties; » Meer actieve sturing op tussenrekeningen en overlopende activa en passiva. In het kader van de Wet Hof (Houdbare overheidsfinanciën) heeft de accountant ons de volgende adviezen gegeven: » Opnemen referentiewaarde voor Hellendoorn in begroting en jaarrekening (informatiewaarde); » Inrichten liquiditeitsbegroting/prognoses, inclusief doorkijk EMU-saldo; » Informatie in tussentijdse rapportages en jaarrekening, waarbij een vergelijking wordt gemaakt tussen realisatie en referentiewaarde. In de rapportage naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2 0 1 3 kwamen hier de volgende adviezen bij: » Hou bij de berekening van de voorziening voor pensioenen van (oud)wethouders (APPA) rekening met de aanpassing van de pensioenleeftijd. » Aandachtspunt is de toelichting op de grondexploitaties in detail. Nu blijkt onvoldoende uit de jaarrekening wat de boekwaarde is per project en welke voorzieningen zijn getroffen. » Naar aanleiding van de vastgestelde wijzigingen in het B B V dient in de begroting en gemeenterekening extra informatie te worden opgenomen. Zo dienen met ingang van de gemeenterekening 2 0 1 4 enkele verplichte balansposten opgenomen te worden als gevolg van het van kracht worden van de Wet Hof en de Wet verplicht schatkistbankieren. Actiehouder: Frank Baars (coördinator) Status per Ook de komende jaren blijven wij ons inzetten voor een geleidelijke verbetering van 06-2014 de opzet van begroting en jaarrekening. In het kader van de jaarrekening 2013 is er wederom het nodige verbeterd. Met name de toelichting op de balans is fors uitgebreid, waardoor verschillende bijlagen zijn komen te vervallen. Dit betreft onder andere de toelichting op reserves en voorzieningen. Ook zijn alle cijfers in de jaarstukken op een uniforme wijze gepresenteerd. Daarnaast is extra aandacht geschonken aan de verschillenanalyse. Verschillen vanaf 6 15.000,worden afzonderlijk toegelicht. In de komende jaarrekening gaan we daarbij overigens iets hoger zitten, omdat de toelichting nu wel erg gefragmenteerd is. Ook voor de paragraaf Weerstandsvemogen is een nieuwe opzet gekozen. Voor de begroting 2015 kiezen we een andere indeling in programma's en paragrafen. Op die wijze hopen we te komen tot een overzichtelijker presentatie van het voorgenomen beleid en de daarmee samenhangende kosten. Het moet ertoe bijdragen dat raadsleden snel een goed beeld krijgen van hetgeen er speelt. In het Audit Committee zijn inmiddels afspraken gemaakt over de nieuwe opzet. In de raadsvergadering van 1 juli a.s. volgt het definitieve besluit. Door een kleiner aantal programma's en paragrafen worden begroting en jaarrekening een stuk compacter. Dat biedt ruimte om ook de andere opmerkingen van de accountant daarin mee te nemen. De punten met betrekking tot de incidentele baten en lasten en de Wet Normering en Bezoldiging Topfunctionarissen (WNT) zijn bij het opstel/en van de = 11 =

jaarrekening

Status per 01-2015

2013

gerealiseerd.

Een bijzonder punt van aandacht het komende jaar vormt de opzet van de beide bestuursrapportages. Bij de commissiebehandeling van de eerste bestuursrapportage 2014 zijn daarbij vanuit de raad verschillende opmerkingen gemaakt. Ook intern leven daarbij de nodige ideeën. Dit bijvoorbeeld op het punt van de grondexploitaties. Bij het opstellen van de tweede bestuursrapportage 2014 komen we daar op terug. In de programmabegroting 2015 is gekozen voor een nieuwe opzet. Het aantal programma's is beperkt en ook op het punt van de paragrafen en de bijlagen zijn meerdere wijzigingen doorgevoerd. Het doel van de maatregelen is om het verhaal compacter te maken en daarmee beter toegankelijk. Bovendien richten we ons meer en meer op de bestuurlijke hoofdlijn. Oftewel: de zaken die er vanuit een bestuurlijke optiek toe doen. Dat laatste staat soms haaks op een aantal landelijke ontwikkelingen en trends. Ingegeven door incidenten bij één of enkele gemeenten worden de regels aangescherpt en worden extra eisen gesteld aan de aan te leveren informatie. Maar al te vaak gaat het daarbij om administratief-technische details. In opdracht van de VNG zijn door de commissie Dep/a medio 2014 aanbevelingen gedaan voor een nieuwe opzet van begroting en jaarrekening. Die aanbevelingen worden momenteel verder uitgewerkt in concrete voorstellen. Begin februari 2015 is de programmabegroting 2015 samen met raads- en commissie/eden geëvalueerd. Daaruit zijn verschillende suggesties naar voren gekomen die de opzet van begroting en jaarrekening verder kunnen verbeteren. Op dit moment bekijken we hoe we dit verder oppakken. Nog voor de zomervakantie komen we met een verbeterplan voor de verdere aanpak. Waar mogelijk pakken we de suggesties zo snel moge/ijk op. Bijvoorbeeld nu al bij het opstellen van de jaarrekening 2014. Andere zaken kosten meer tijd qua voorbereiding. Overigens dient de jaarrekening 2014 nog aan te siuiten bij de opzet van de programmabegroting 2014. We kunnen nu dus nog niet te veel wijzigen. Onderdeel van het verdere proces is ook de digitalisering van begroting en jaarrekening. Tijdens de bijeenkomst in februari hebben we daar enkele voorbeelden van laten zien. Ook dit werken we de komende periode verder uit.

= 12 =