Notulen Wissel Algemene Ledenvergadering 2
16 oktober 2012 i.d-Kafee
1. Opening Sander heet iedereen welkom en opent de vergadering om 17.22 2. Aanwezig Sander van Welsem, Anouk Vergunst, Zoé Martial, Simone de Jong, Steven Burger, Arne Hutter, Lucas van den Elshout, Mathijs Broekhuizen, Aimée van der Schoor, Maik de Rooij, Michiel Niesten, Joost van Leeuwen, Fleur van Uffelen, Steffen de Jonge, Kasper van der Knaap, Ad van der Veer, Joost Huijberts, Pim van Schöll, Wouter Potma, Ties Luiten. Tommie Varekamp, Jaap Gerritsen, Carlo den Dekker en Guido Jetten afwezig met afmelding. Mischa Meekes en Janne de Hoop hebben doorgegeven dat ze later zijn. 3. Agenda Sander bespreekt de agenda. Steffen gaat niet mee tot 22.00. Fleur ook niet. (Stiekem toch wel) Fleur vraagt wat we gaan bespreken bij het beleid. Sander antwoord dat we snel over de punten gaan die vorige ALV zijn besproken en daarna doorgaan waar we waren gebleven. 4. Notulen ALV 3 8 neutraal, 16 voor. Goedgekeurd 5. Notulen WisselALV Notulen altijd in de derde persoon. Stonden sommige stukken in de eerste persoon. 13 voor, 10 neutraal, 1 tegen. Goedgekeurd. 6. Mededelingen Er is een nieuwe Student Lid Onderwijs Directie aangesteld. Eergisteren is er met de ontwikkelaars van Leelo gesproken en i.d heeft Leelo gekregen. Er kunnen nu door de vereniging aanpassingen in gedaan worden. Pizza’s kunnen aan de bar worden besteld. Niek Marks, Luuk Langenhoff, Olmo Meijs en Ruben Verbaan voegen zich bij de vergadering om 17.30 7. Secretarieel jaarverslag Janne is nu nog niet aanwezig en dit punt zal worden aangevangen als zij er is. 8. Wissel SLOD Sander dechargeert Wim en installeert Pim als SLOD. Pim stelt zichzelf voor. Manon Kühne voegt zich bij de vergadering om 18.36 9. Onderwijsupdate Sander geeft het woord aan Simone. Er is geen langstudeerboete meer. Het sociaal leenstelsel wordt wel ingevoerd, maar dit gaat niet gelden voor huidige studenten. Er komt wel een gunstig terugbetaaltarief. Aanstaande donderdag is er overleg met College van Bestuur, waar het thema harde knip en koers op studiesucces wordt besproken, wat erg speelt binnen veel faculteiten. Blokonderwijs wordt op meerdere faculteiten ingevoerd. Bij ons zullen sommige vakken een herkansing hebben in de vijfde week als pilot. Er is een nieuwe Decaan, Ena Voûte en een nieuwe faculteitssecretaris, Simone de Jong.
Mitra voegt zich bij de vergadering om 17.37 Decentrale selectie zal ook dit jaar plaatsvinden. Steffen vraagt wat daar de argumenten voor zijn, i.v.m. de kosten. Simone antwoord dat de werkgroep het heeft afgeraden, maar het MT het toch heeft gedaan om te kijken of er toch een goede selectie plaats kan vinden. Er is binnenkort een thematische audit. Mathijs vraagt wat dit is. Het is een soort keuring van de opleiding. Huijb voegt toe dat deze audit intern van de TU is, omdat er volgend jaar ook een externe audit is. Nieuw hoogleraar wordt aangesteld. Simone zit in de benoemingscommissie. Wolf Song is voor de derde keer genomineerd voor Beste Docent van het Jaar. vidio is druk bezig met het filmpje, wat volgende week met de PM zal worden getoond. Simone is blij met Pim, want alles in je eentje is redelijk heftig. Morgen overdracht. Inputlunches zijn nu bezig. Opkomst wisselt. Genoeg input, dit gaat naar de vakcoördinatoren. Volgende week nog internationale studenten en communicatie en faciliteiten. Dit waren voorheen de SRG’s. Inputborrel met i.d-Onderwijs om alle mensen in de faculteit te leren kennen. Slogan en mesjes zijn uitgedeeld onder de eerstejaars. Peter Blesgraaf voegt zich bij de vergadering om 17.40 10. Beleid Sander presenteert het eerste speerpunt. Joeri Simonian voegt zich bij de vergadering om 17.44 Mark van Paassen en Marloes Koenraads lopen ook ergens. Marijn Goemans en Janne de Hoop voegen zich bij de vergadering om 17.47 Ad zegt dat het laatste heel sterk is. Dit is een meerwaarde voor de docenten, dat ze de studenten die echt enthousiast voor hun vak zijn, leren kennen. Peter: Hoe kun je i.d betrekken bij dingen die docenten organiseren? Dan ligt het initiatief niet alleen bij de vereniging. Sander: Het zou ideaal zijn als dit gebeurt. Wij staan daar als vereniging positief tegenover. Peter: Jullie hebben het al behoorlijk druk, hoe ga je dat inroosteren? Sander: Dit doen we hetzelfde als andere dingen. Kunnen we een commissie interesseren voor de activiteit, als die er niets in zien kunnen we ook gewoon nee zeggen. Sander presenteert het tweede speerpunt. Steffen heeft op IO geleerd dat verbeteren niet verkeerd is, maar ook niet meetbaar. Hoe kun je nu aan het einde van het jaar vertellen dat het gelukt is? Sander antwoord dat je je kunt afvragen of activiteiten leuker zijn en of de commissies het leuker vonden. Je kunt bij grote evenementen kijken of de communicatie goed is gegaan. Je kunt vragen of ze de samenwerking goed vonden lopen. Je kunt de evaluaties van verschillende jaren vergelijken. Ad zegt dat je moet kunnen zeggen dat het beter is geworden. Dat je kunt zeggen dat het zoveel meter beter is geworden. Manon zegt dat er ook veel bestuursleden in commissies hebben gezeten, daar zit ook kennis. Arne voegt toe dat je bij de TOC dit wel goed zou kunnen vragen, omdat een groot deel daar al in zat. Joeri weet dat Foto en Grafisch een formulier hebben. Er is al een heleboel te verbeteren als alle commissies, dus de opdracht-gevende en opdracht-krijgende commissies daar wat zorgvuldiger mee omgaan er al een heleboel beter gaat. Arne zegt dat de formulieren wel goed werken, maar het roept ook veel vragen op, dus mensen bij elkaar zetten is meestal een beter idee. Luuk voegt toe dat het ligt aan de verwachtingen van verschillende commissies. Wie de verantwoordelijkheid op verschillende momenten heeft, moet vastliggen. Joeri: Dat is ook de taak van de contactpersoon van de commissies. Het formulier moet ook passen bij jouw commissie. Je moet het als ruggensteun kunnen gebruiken. Lucas: Tot nu toe is het eerst een formulier en de QQ’ers zetten dan mensen bij elkaar die ermee te maken hebben. Het is fijn dat er met een formulier een start gemaakt kan worden door beide personen.
Het is een combinatie van het formulier en het overleg. Als we het dit jaar goed aanpakken, kunnen we daar veel winst op maken. Niek: Zijn die formulieren al aangepast? Dat moet je dan vanaf moment 1 doen. Marijn: Goed idee om duidelijk te maken wanneer bijvoorbeeld Grafisch een vergader/klusmoment heeft. Peter: De commissaris Publiciteit en zijn rol hierin? Sander: We hebben gekeken naar de verdeling van de functies binnen commissies. De Publiciteit is dus de hoofdcontactpersoon is. Peter: Hij was altijd al de contactpersoon, maar wordt hij ook echt betrokken bij het maken van het grafische materiaal? Dit kan met veel commissies erg goed werken. Arne: Dit is dus mensen samen zetten. Steven: Dit gebeurt nu al. Lucas: Soms heeft de commissaris publiciteit geen tijd. Peter: In mijn jaar was de rol van de commissaris publiciteit een beetje vaag. Maik: Dit was in mijn jaar helemaal niet het geval. Je moet het niet verplichten dat ze samen gaan zitten. Sander: We willen het ook niet verplichten, maar wel aanbieden. Niek: Hoe gaan jullie dat zelf faciliteren? Sander: Ja, voor zover dat kan willen we dat doen. Er is vaak iemand van bestuur aanwezig i.v.m. klusavonden. Het is goed om er op te letten dat als er behoefte is van commissieleden voor ruimtes, de QQ’er daarvoor zorgt. Peter: Zorg dat er ook stiften en post-i.d’s zijn en de ruimtes daar goed voor zijn ingedeeld. Misschien moeten bijvoorbeeld de computers wel niet allemaal bij elkaar. Pauze om Pizza te bestellen 18.12 Verder om 18.21 Sander presenteert het eerste projectplan. Aimee: is het niet dubbelop als er dezelfde stages worden aangeboden? Het doel wat jullie hopelijk hebben dat studenten stageplekken kunnen aanbieden en dat kunnen jullie misschien niet beter dan de faculteit. Sander: We zullen niet zomaar iets doorvoeren. Ad: Misschien moeten jullie meer persoonlijk voor mensen contact zoeken, misschien iets meer speeddate achtig. Peter: Speeddates zijn krachtiger. Ad: Jullie kennen de doelgroep beter, dat is jullie kracht. Peter: De dingen die jullie gaan doen, willen we daar bedrijven voor laten betalen? Sander: We zijn aan het kijken naar de mogelijkheden, nu niet als groot inkomstenmiddel, misschien als toevoeging op pakketten voor bedrijven. Peter: Het is misschien geen slecht idee, dan is de SpoRa misschien minder tijd kwijt aan geld binnenhalen. Steffen: De passie van Jack en Marco, hoe nee is hun nee. Het blikje is misschien heel lelijk, maak daar iets vets van. Peter: Je kunt misschien stickers op de ramen plakken. Sander presenteert het tweede projectplan. Fleur: We hebben het met de RdW over gehad dat misschien online-communiceren misschien niet het ideaal is. Steven: We zijn nu bezig met het commissie-communicatie-traject in kaart te brengen. In het begin moedigen we nu de persoonlijke communicatie aan. Fleur: online-communicatie moet face-toface communicatie niet uit gaan sluiten. Ad: Probeer ook gewoon soms iets. Arne: Een tweede doel van de HSV is dat er in een keer alle kanten van een evenement worden belicht, dat alle commissies weten wat het overkoepelende doel van de activiteiten is en dat ze weten waarom ze dingen doen. Sander presenteert het derde projectplan. Marijn: Goed punt, erg belangrijk. Hoeveel niet-bestuurleden en niet oud-commissieleden kwamen daar (Op de koffieweek)? Zoé: Uiteindelijk best wel wat. Marijn: Deze hoek is best wel voor de oude garde, ga ook meer de faculteit in. Lucas: Er zijn verschillende punten die daar mee te maken hebben, zoals de i.day waar onderwijs centraal komt te staan. Ook workshops tijdens Design X. Het zijn dus verschillende dingen. Marijn: Misschien een goede aanvulling aan het projectplan een opsomming van deze dingen. Marijn: Brievenbus bij het blikje. Het is het fijnste als je persoonlijk klachten opneemt. Sander: We gaan ook kijken naar andere mogelijkheden om klachten op te nemen. Mischa Meekes voegt zich bij de vergadering om 18:40
Marijn: Goed dat jullie meer feedback willen geven, maak gebruik van alle middelen die je kunt vinden. Mitra: Er was vroeger Kafee Draeb, aan dat soort dingen kun je ook denken. Fleur: Wij hielpen bijvoorbeeld mee met tentamens uitdelen en potloden uitdelen bij tentamens. Daar leren ze je wel van kennen. Ad: Kladpapier is misschien leuk. Steffen: De meetbaarheid hiervan? Sander: Ten eerste is de hoeveelheid klachten en ten tweede tijdens input-lunches en PM’s, geven van feedback en het vragen aan studenten of ze er iets aan hebben. Aan mensen vragen of ze het door hebben dat er iets is verandert. Peter: Er zijn verschillende niveaus van klachten, zorg ook dat er voor die verschillende klachten verschillende middelen hebt. Ad: Bij de oude hoestnou?!’s was het inderdaad erg veel klachten rondom faciliteiten. Pim: Ga je niet in het vaarwater zitten van i.d-Onderwijs. Is het niet erg dubbel? Sander: Het geluid dat wij uit i.d-Onderwijs hebben gehoord is dat die het erg druk hebben en dat we als bestuur hen kunnen ondersteunen. Maik: Tijdens de PM van i.d-Onderwijs was het idee om als bestuur huiswerk-avonden te faciliteren. Simone: Dit gaan we als bestuur aanpakken. Het idee is geopperd door Tal in de wissel-ALV, dit is besproken in i.d-Onderwijs en die vonden dat dit een goed punt is voor het bestuur. Het is het faciliteren van ruimtes voor een tentamen en daar mensen die dingen weten bij zetten. Peter: Voorkom dat niet iedereen gaat roepen dat je naar i.d moet komen en niet over alle andere organen (FSR OKIO) overschaduwen. Sander: Het is erg positief dat wij een fysiek aanspreekpunt hebben. Pim: Wat is mijn rol hierin? Sander: Primaire taak is functie van SLOD en misschien kun je erin opgenomen worden als jij daar ook tijd voor hebt. Pim: Belangrijk dat ik me daarin meng. Sander presenteert het vierde projectplan Ad: De dingen die jullie nu noemen zijn voorbeelden, maar ik hoor nog geen dingen die ervoor gaan zorgen dat de balie weer populair wordt. Bij ons waren dat bijvoorbeeld kortingsbonnen. Zoé: Wat waren dat voor kortingsbonnen? Michiel: Bonnen die bij de balie lagen waarmee je korting kreeg bij de Waltman. Sander: Daar hebben we nog niet erg veel op kunnen focussen en nog geen radicale ideeën, maar daarom is het een projectplan, zodat we daar de tijd voor kunnen gaan nemen. Ook wordt er misschien gekeken naar pasjes waarmee je korting kunt krijgen bij de Waltman. Arne: De vraag waarom mensen naar de balie gaan komen, moeten we nog beantwoorden, het fysieke deel is makkelijk, maar er moet verder gekeken worden. Niek: Gewoon snijmachines neerzetten op de balie? Michele de Reus voegt zich bij de vergadering om 18:54 Sander presenteert het vijfde projectplan en beantwoord alvast Steffen z’n vraag over de meetbaarheid, dit houdt de hoeveelheid mensen in die er op af komen. Manon: Je wilt een andere vorm en niet zozeer het afschaffen? Je moet zorgen dat het functie van de i.day wel vervult wordt. De functie moet ook wel duidelijk zijn, die moet helder worden. Sander presenteert het zesde projectplan Peter: Er is een aantal jaar geleden een document opgesteld over functies van Kafee en plannen daarover, die kun je even opduikelen. Manon: Daar is vorig jaar een uitgebreide versie van gemaakt. Ad (eigenlijk Marijn): Twee jaar geleden is ook geverfd en hoe gaan wij dat beter doen? Sander: Door de kleuren te veranderen kunnen we het wat warmer maken, wij vinden nu dat de kleur weinig toevoegt. Ook het blauw, maar dat moet in overleg. Ad: In hoeverre heeft dat met smaak te maken?
Arne: Ik ben rond gaan vragen, 9 van de 10 mensen zijn het met ons eens dat het wel een opknapbeurt mag gebruiken. Lucas: Muren moeten wit zijn en deuren grijs, dat is nu eenmaal zo op IO. Wat maakt Kafee dan leuk en kan je daar iets aan toevoegen. Ad: Het zou gewoon jammer zijn dat als jullie een kleur kiezen en een bestuur over twee jaar weer zegt dat ze iets anders willen. Fleur: Wij hebben toen voor blauw gekozen omdat dat erg neutraal is in verband met de verschillende activiteiten die er plaats vinden in Kafee. De sfeer wilden ze dan terugbrengen door het lichtplan. Arne: Alles zal sowieso worden besproken. Kasper: Voordat je iets gaat doen, het blijft een gebouw en FMVG kan gewoon dingen betalen. Arne: Die willen niet zoveel doen i.v.m. de espresso-lounge. Kasper: Schoonmaken achter de bar, Kafee zegt ook wel eens dat achter de bar van hen is en de rest van bestuur. Sander: Daar hebben we met Kafee afspraken over gemaakt en we gaan samen schoonmaken. Peter: Zorg dat je een draagvlak hebt en zorg dat iedereen er tevreden mee is. Luuk: Ik zie meer heil in een leuker lichtplan dan het veranderen van de kleur. Probeer sfeer te creëren door vervangbare elementen. Sander: Goed idee om verder te kijken dan onze neus lang is. Luuk: Maak geen onnodige schade aan bijvoorbeeld het meubilair. Mitra: Wat willen jullie bereiken met deze dingen aanpassen? Wat gaat er met het plan veranderen? Arne: Het overkoepelende doel is structuur creëren en als het over de kleur gaat is het enige doel het mooier te maken. Peter: Bepaal welke functies je wilt vervullen met je ruimtes en je inrichting daar op aanpassen. Zoé: Ook de uitstraling naar mensen die wel naar Kafee komen en niet actief zijn bij i.d Fleur: Kafee is een onderdeel van i.d, maar dit is niet altijd duidelijk. Dit is een goed doel. Maik: Bij ons was dit ook een punt, ga ook even naar deze plannen kijken. Wat is er aan dit projectplan, projectplan-waardig? Arne: Dit is voor onszelf dat het ook echt gebeurt. Peter: Kijk ook naar de handhaving ervan. Sander: Zijn verschillende kleine punten en als je dit goed uitvoert en wel het hele jaar deze dingen blijft bijhouden, het een meerwaarde heeft voor de vereniging. Manon: Het moet dan wel allemaal hetzelfde doel hebben. Arne: Bijvoorbeeld het workshop-hok is meer uitstraling naar commissieleden, maar desalniettemin uitstraling. Peter: Ik zie de link niet meer echt tussen de speerpunten en projectplannen. Bijvoorbeeld te laatste is voor mij heel moeilijk terug te koppelen aan de speerpunten. Sander: Dit zijn kleinere dingen die wij ook aan willen pakken. Dingen die we wel wilden veranderen, maar niet zozeer bij een speerpunt passen. Peter: Het is erg verleidelijk om je speerpunt te vergeten, omdat deze minder concreet zijn dan je projectplannen, pas daarvoor op. (Steven wilde dit graag dikgedrukt) Sander presenteert de wijzigingen binnen de commissies Joost: Research project, dit gaan jullie dit jaar niet opstarten? Sander: Uiteraard wel. Joost: SPD alleen voor master of ook bachelor? Sander: Dit is ongeveer hetzelfde als cases, dat je met een bepaald aantal punten ook als derdejaars bachelor kunt meenemen. Peter: Het kan misschien erg waardevol om wel een summercue commissie op te starten, die dan in een lustrum-week hun summercue kunnen laten plaatsvinden. Ad: Het voelt nu een beetje alsof al-time-favorite summercue wordt geschrapt voor twee nieuwe (lustrum en via milano) Mitra: Doe niet summercue niet omdat ze vorige lustra dit niet hebben gedaan. Kasper: Het moet dan wel in de lustrum-week passen. Sander: De summercue moet natuurlijk niet onder de lustrum komen te staan.
Mischa: Leuk dat jullie naar Milaan gaan, gaan jullie ook naar DDW? Arne: Dit is volgende week, dit is echt erg snel. Mischa: Vorig jaar is dat erg simpel geregeld, gewoon afgesproken hoe laat ze de trein namen. Fleur: Het is een erg leuke eerste activiteit. Peter: Je verliest er sowieso niets op. Mischa: Waarom gaan jullie wel naar Milaan, maar niet naar Wenen enz. waar ze ook een designweek hebben. Sander: Dit hebben we gedaan omdat dit in het verleden een commissie was. We hebben niet gekeken naar andere weken. Mischa: Het kan voor i.d heel leuk zijn om de verschillende designweken onder de aandacht te brengen bij IO’ers. Mitra: Misschien kan je kijken of er niet toevallig tijdens een exid ergens een beurs is. Fleur: Als de SPD-trip er komt, komt er dan ook bij Cases On Tour minder nadruk op SPD-bedrijven. Sander: Wat ik nog ben vergeten, dit is een pilot. Als het blijkt dat het te veel is en geen meerwaarde is, wordt het niet doorgevoerd. Als het wel aanslaat kan dit worden uitgebreid naar een DFI en IPD trip. Op dit moment laten we de commissies naast elkaar lopen. Manon: Het ligt ook erg aan de bedrijven bij Cases. Fleur: Het is belangrijk dat je niet alleen maar SPD’ers iets geeft. Joost: Zoals ik het vorige keer begreep is deze trip naar grotere consultancy bedrijven, dit is voor meerdere studenten interessant. Noem hem niet SPD-trip. Sander: Op dit moment is de werknaam Masters Of Strategy Trip. Mathijs: Goed dat dit initiatief er is en vorig jaar is ook i.d-P erbij gekomen. Kijk dat niet erg jaar er nieuwe dingen bij pakt anders neem je echt teveel hooi op je vork. Sander: Dit jaar voor deze pilot zijn het drie enthousiaste jongens en we zullen aan het einde van het jaar het vervolg bekijken. Maik: Er kan meer in de Via Milano zitten dan vorig jaar. Mischa: Ik weet dat er de afgelopen jaren vaak is geprobeerd iets voor SPD op te zetten wat nooit zo goed lukt en dat het leuk is dat ze naar ons toe zijn gekomen. Pizza-pauze 19.40 Beginnen weer 19.58 Sander presenteert de belangrijkste wijzigingen binnen commissies. Joost: Belangerijkste wijzigingen is leuk. i.d’ers-for-life is echt een goed idee en een commissie die daar ook heel veel baad bij kan hebben is bijvoorbeeld i.d-Onderwijs. Aimee: Waarom is het eigenlijk bij een beperkt aantal commissies? Sander: Nu ligt de focus op ondersteunende commissies. Kasper: Bij IOB is dat ook erg goed. Fleur: Dit is goed voor jullie horizontale, verticale shizzle. Peter: Dit staat los overal tussendoor, wordt dit toegevoegd? Mischa: Hier zijn ook al eerder dingen voor opgezet, bijvoorbeeld de wiki, wat doen jullie daarmee? Sander: We gaan kijken naar wat de waarde van de wiki nu is. Mischa: Als jullie dat wel willen, moet je Tommie even aanschieten. Michiel: Als je i.d’ers-for-life met terugwerkende kracht wilt moet je 39 een mailtje sturen. Mitra: Als zij een mailtje krijgen, willen wij dat ook. Zoé: Je zit niet meer in de KVC. Steffen (eigenlijk Tommie): i.d-Fix werkt niet, hoe ga je dat doen? Peter: Fix wil gewoon dingen klussen en het stuk bureaucratie moet eruit gejetst worden. Sander: Misschien dus projecten die met bestuur besproken moeten worden. Luuk: Mijn ervaring is dat je bij samenwerking met andere commissies van het budget van die commissie afhankelijk bent. Er moet duidelijk van tevoren een budgetsysteem in zitten. Het komt er vaak op neer, waar komt het geld vandaan? Het is erg demotiverend als je een leuk idee hebt, maar je er drie weken voor om de tafel moet gaan zitten. Je moet niet steeds tegen muren aanlopen. Arne: We moeten ook niet aan de commissieleden zeggen dat het tot nu toe een beetje faal is.
Sander geeft Simone het woord en die ligt de veranderingen binnen i.d-Onderwijs toe. Steffen: Dat de FSR hun functie overnemen in i.d-Onderwijs, betekend dat dan dat de OKIO de restfuncties hebben gehad? Simone: Nee, die krijgen ook de functies die ze in de OKIO vervullen. Voor de secretaris zijn er mensen opgesprongen die dat leuk vonden. Peter: Valt niet de rol van de FSR binnen i.d-Onderwijs weg? Simone: Nee, i.d-Onderwijs en FSR staan voor hetzelfde. Peter: Het is dus wel heel handig. Janne: Als i.d-Onderwijs iets binnenkrijgt wordt ernaar gekeken wie zich daarmee gaat bemoeien. Huijb: Ik vind het een goed idee. Sander presenteert verdere wijzigingen Ad: Wie zitten er in de IOF-werkgroep? Arne: Bestaat nog niet. Ad: Hoeveel mensen zitten er in? Arne: 5 Kasper: Zijn er al zekere namen? Arne: Peter en mezelf Sander: We proberen de samenstelling zo te maken dat er mensen uit verschillende jaarlagen en posities inzitten. Steffen: Klopt het dat de kaartprijs steeds zo fluctueert. Maik: Dat had te maken met de btw, uiteindelijk is er gekozen om de bierprijs omhoog te halen. Arne: Ik vind het raar om in je kader iets vast te stellen voordat er een begroting is. Arne: IOF-werkgroep willen we misschien een logo geven, omdat dat alle andere B5 commissies dit wel hebben. Steven: BK-beats heeft dit bijvoorbeeld wel. Maik: BK-beats heeft wel een ondergeschikt thema. Mitra: Goed dat het verplaatst is. Sta erbij stil dat het tussen summercue en IOF een druk moment is voor bestuur en dat wordt nu nog korter. Sander presenteert verdere wijzigingen (SpringTrip) Fleur: Waarom hou je de prijs voor de SpringTrip niet gelijk en zorg je dat je geld overhoud als de reis iets goedkoper is. Mischa: kijk ook naar de sponsoring en fondsen. Peter: Bus is er een grens binnen 9 uur, is dat voor andere vervoersmiddelen ook zo? Sander: Er is natuurlijk een cirkel aangegeven. Steffen: Maximaal 30 mensen bij exid, ga je ook weg bij 20? Sander: Je hebt een GO/NOGO en als het dan blijkt dat je het financiële plaatje niet rond kan krijgen, gaat het niet door. Sander presenteert verdere wijzigingen (vidio) Mischa: Hoeveel mensen zitten er nu in? Anouk: In het beleid staat dat er 5 commissieleden in zitten. Hierin is rekening gehouden met dat als er meer animo zou zijn een zesde lid toegevoegd zou kunnen worden. Dit animo was er dus is de commissie uitgebreid naar zes. Dit zesde lid is een algemeen commissielid. Peter: Waarom is het 200 euro bij vidio? Zoé: foutje, moet 100 euro zijn. Peter: Je kunt de commissies een potje geven voor onderhoud van materiaal. Sander presenteert verdere wijzigingen (NOW)
Joost: Tof dat jullie enthousiast zijn, wanneer is het een succes? Simone: We hebben een maximum van 150 deelnemers. Afgelopen jaren lag dat aantal rond de 30/40. Als wij een verdubbeling hebben noemen we het een succes, stiekem streven we naar het maximum. Joost: Zorg dat je van tevoren weet wanneer het een succes is, zeker als je er dingen aan gaat hangen als de afschaffing. Peter: Is het zo dat als je 100 mensen uit Eindhoven hebt en 10 vanuit delft, dat je dan mensen gaat weigeren? Joost: Zijn ook de hbo-opleidingen betrokken bij de organisatie? Simone: Niet bij het NOW organiseren, maar wel als deelnemers, krijgen we ook meer sponsoring voor. Steffen: Wat wil je toevoegen aan vidio met meer mensen? Steven: Er zijn vorig jaar 9 filmpjes gemaakt, meer dan dat jaar ervoor. Peter: Zorg dat het niet stopt nadat het filmpje af is. Mischa: Misschien is de promo iets voor het algemene commissielid.
Sander geeft het woord aan Janne voor het secretarieel jaarverslag. Marijn heeft gezegd dat jaarboek en TTP onder ondersteunende commissies staan, wat niet zo is. Peter: Wat is de succesfactor van IOF met betrekking tot de podia? Janne: Meer muziek, minder pauzes, het blijft een mening. 26 voor, 1 neutraal, 0 tegen. Aangenomen.
Sander geeft het woord aan Arne voor het Lustrum Mischa: Waarom vindt het gala plaats op donderdag? En oud-bestuurleden op de hoogte brengen van de datum. Aimee: Is voor studenten misschien donderdag niet handig. Arne: Er waren argumenten voor, die weten ik nu niet uit m’n hoofd. Aimee: We hebben een thema voor het gala bedacht: “escaleren in knappe kleren” Michiel: Ik hoor nu vooral feesten, nog meer? Arne: Tijdens de week zullen er verschillende activiteiten plaatsvinden om deze weken te vullen tijdens de pauzes bijvoorbeeld. Michiel: Het hoeft ook geeneens klein. Arne: Wegens opstartproblemen is dat lastig, zeker bij de eerste week. Peter: Heb je al M&C gecontact over het lustrum en hun rol daarin? Arne: Goed idee Joost: Als je een maand voor IOF in de faculteit een feestje gaat geven, kan dat negatieve gevolgen hebben op IOF. Aimee: Ik heb laatst een mailtje gehad over jaarboek en er komen veranderingen in het IOF-kader, dus het heeft geen zin daarvoor te stemmen. Steffen: Afmaken bij de IOB klinkt een beetje raar. Ad: Lange-termijnbeleid is niet meer relevant. Steffen: Leuk als er in staat bij wijzigingen wat het oude was. Steffen (eigenlijk Tommie): Jullie doen veel dingen met de IOB, maar hoe zorgen jullie dat er meer mensen op de IOB komen. Steven: Onder andere bussen uit Eindhoven en Twente. Peter: Wie gaan dat betalen. Steven: Een combinatie van wij en zij. Ook zullen we docenten actief benaderen om er ook vanuit de studie meer de focus op te leggen. Peter: Bussen zijn wel vaker gebeurt, het is raar om voor beZoékers te betalen. Fleur: Lucid en Deadalus moeten daar gewoon voor betalen en dat is ook al eerder gebeurt. Steven: Je wilt ook voorkomen dat er in Eindhoven of Twente een concurrerende beurs komt.
Fleur: Er was bijvoorbeeld in ons jaar al heel veel extra dingen, raar dat wij daarvoor betalen. Ad: Het is ook een investering dat ze gewend raken aan naar de IOB komen. Stemming over het beleid, speerpunten, projectplannen, commissiekaders (- jaarboek en IOF), intern beleid, extern beleid. 27 voor, 0 neutraal, 0 tegen. Unaniem goedgekeurd. Sander geeft het woord aan Zoé voor het financieel beleid. Janne: Deel de geschenken ook uit in plaats van er alleen maar meer geld op te zetten. Peter: Abonnementen op andere tijdschriften, is dat een idee? Misschien kan je daar geld in stoppen voor leesvoer in Kafee en het vakgebied in de gaten te houden. Kasper: Transactiekosten omlaag, waarom niet helemaal naar nul als je binnen de eurozone blijft? Zoé: Geld storten en opnemen kost ook geld. Kasper: i.d-folder, 2000 euro, is dat niet iets voor reserveringen? Zoé: Daar stoppen we mee. Fleur: Daar moet een plan achter zitten. Zoé: We zijn nu bezig met een insteekhoes die makkelijker ge-udate kan worden. Peter: Is het geld wel uitgegeven? Mathijs: Bij ons is die insteekhoes bedacht, dat geld gaat nog naar het drukken van deze hoezen. Peter: Bestuurs-kledingbijdrage is omhoog, heel goed, maar waarom zoveel? Zoé: Prijzen zijn omhoog en er zijn veel meer dingen dan alleen een pak, commissiekleding en dergelijke daarbij. Janne: Misschien ligt het niet aan het geld dat de commissieshirts geen goede pasvorm hebben. Ook kan je verder kijken inderdaad naar besturenbijdrage in de bredere zin. Ad: Maandposters, waarom is het bedrag omhoog, want maanden blijven de meeste jaren hetzelfde aantal. Zoé: Eerst wilden we ze misschien in kleur en ook om op het blikje hangen. Peter: Waarom is de workshops geen 500 euro, dan kan je het mooier verdelen. Zoé: Dat is niet zo. Maik: Mag ik ook op jouw begroting een uitje plannen? Zoé: Ja Steffen: Is het niet raar om zo een begroting op te stellen. Zoé: Ik leid graag verlies als alles commissies een uitje houden. Kasper: Je zegt, niet iedereen gaat eten, maar het commissiebedankje gaat het geld omhoog, terwijl dat niet aan iedereen wordt uitgedeeld, dat is dus eigenlijk precies hetzelfde. Minder commissiecadeautjes die beter zijn. Zoé: We kunnen het commissiebedankje veel eerder doen. We kunnen ook halverwege het jaar doen, dat wel meer mensen het cadeau krijgen. Maik: Via Milano, hoe duur is die reis voor de deelnemers? Zoé: Nee Maik: Vorige keer was dat 160 euro ongeveer, hou je dat aan? Zoé: Waarschijnlijk wel, hetzelfde of minder. Aimee: Als er toch een summercue zou zijn, kan er dan geld naartoe? Zoé: Dan zal dat uit het lustrum komen? Ad: Zou jammer als het niet door zou gaan door een financiën. Kasper: Je hebt iets met fondsen, hoort dat bij de commissiebijdrage? Zoé: Dat hoort hier niet bij Kasper: Omdat je nu een reis extra hebt, ga je dan het fonds verdelen onder de reizen. Steven: Mischa heeft twee jaar geleden geprobeerd daar een fonds voor aan te vragen, dat is toen niet gelukt. Fondsen kun je ook niet verdelen, omdat je je uitgaven moet verantwoorden tegenover de fondsmensen.
Joost: Ereleden-uitje gaat omhoog, wat gaan jullie uit de ereleden halen? Ook dit kwartaal al bijeenkomst? Sander: Ligt aan Cees. Joost: Ook al is Cees er niet, doe het dan zonder hem voor de helft van het jaar. Mischa: Katinka weet dingen daarover. Peter: Bij het eten van KTV, hoe zit het met het eten van de RdW? Peter: KTV is een vergadering tussen oud en huidig bestuur, je moet toch eten. Ad: De vraag is waar de bijdrage voor het bestuur ophoudt. Michiel: Wij hebben vorig jaar de bijdrage voor bestuursleden tijdens de commissielunches afgeschaft en toen werd er gezegd dat je niet jezelf op je tenen moet trappen. Fleur: De vraag is dus waar het ophoudt Steffen: Je moet veel betalen dit jaar, maar dat is bestuur doen. Zoé: Ik heb het erover gehad met Mathijs, Joost en Mitra en die hebben het niet afgeraden. Steven: Besturen kost veel geld en dit is bij andere verenigingen heel anders. Peter: Zo’n postje is zo niet zinvol. Misschien een breder plan dat er bijvoorbeeld 10% van je i.d-kosten vergoed wordt. Manon: Misschien is dit een minder ingewikkelde constructie dan voorgaand voorbeeld. Mitra: er moet dus nu initiatief genomen worden om hier een plan voor op te stellen. Sander: Wie pakt dit nu op? Peter: Dit ligt bij jullie en de RdW. Steffen: Ik wil er best over nadenken. Peter: Is het nodig de wisselkosten te veranderen? Zoé: Ik kan dit niet zien. Mathijs: Dit wist ik niet. Zoé: Ik heb het wel met jouw besproken. Fleur: De kosten zitten vooral in bier en dat is juist goedkoper geworden. Kijk in de afgelopen jaar wat het gekost heeft. Dan snappen we ook hoeveel hoger en waarom? Peter: Het kan wel weer eens hoger is geen goed argument. Mitra: Dat is inflatie en dat is ook een goed argument. Peter: Waar komen de 5000 euro voor computers vandaan? Zoé: Dit zijn reserveringen. Ad: Voor computers in commissiehok heb je minder geld nodig. In ons jaar zijn er nieuwe computers in het bestuurshok geplaatst, die hoeven nog niet vervangen worden. Peter: Potje commissies materiaalonderhoud hieronder of bij commissiekosten. Manon: Advieskosten, dit is ieder jaar nog blijven liggen, is er al een offerte. Zoé: Nu een offerte van 2500 euro. Maik: Hoe zit het met het feit dat de langstudeerboete is afgeschaft, worden jullie dan weer student? Sander: ORAS is nu aan het kijken of we ons weer in kunnen schrijven. Maik: Wat zijn gadgets? Zoé: Merchandice van de TTP. Peter: Wat is het dan? Het is compleet onduidelijk wat wat is. Janne: Waarom wordt er een reservering gemaakt voor Spring Trip? Zoé: Dit zijn fondsen die verdeeld moeten worden onder Spring Trip en Research Project. Kasper: De pasjes zijn bijna op, moet er dan niet opgenomen worden in plaats van gereserveerd? Zoé: Er inderdaad worden uitgezocht hoeveel pasjes er nog zijn, dat weten wij nu niet, dat ligt bij Deltacard. Janne: Commissieafdrachten van Cases direct naar de SpoRa of naar de i.d-begroting.
Zoé: 1200 euro naar de SpoRa, rest naar i.d in verband met het verkopen van een case door SpoRa. Peter: Rente met boekverkoop Zoé: Vergeten te veranderen. Manon: Welk effect heeft de btw-verhoging? Zoé: We betalen btw, maar dragen ook af. Bier staat op de Kafee-begroting. Peter: Hoeveel geld staat er op het moment op de rekening van i.d? Zoé: Ongeveer 7000 Peter: Overstap Unit4 naar Reeleezee, hoop gezeik, dan is er veel geld kwijt. Steffen (eigenlijk Tommie): Hoe maken we het geld op dit jaar? Zoé: Met reeleezee een beter overzicht krijgen in waar we staan en ik ga erg m’n best doen om het uit te geven en de commissies puchen hun begrotingen goed te maken. Ad: Kijk even naar de computers, die zijn goedkoper. Maik: Biercontract, hoeveel meer geld komt er binnen. Sander: Hangt af van de korting. Maik: Op welke begroting staat het nu? Zoé: Komt nu op de Kafee-begroting. Maik: Waarom? Joost: Je wilt dingen in categorieën opdelen, bier bij bier. Maik: Hoe gaat dat met IOF? Joost: Zoals het nu ook al werkt. Maik: Hoeveel gaat de afdracht van Kafee omhoog? Zoé: 300 euro omhoog er moet goed gekeken worden naar wat ermee gedaan wordt. Mathijs: Kafee gaat lagere prijzen doorbereken aan commissies, dus daar hebben ze minder inkomsten van. Maik: Lijkt me een leuk systeem. Manon: Dan zie je dus eigenlijk niets terug van het biercontract in SpoRa-target. Kasper: Waarom doe je de afdracht niet dramatisch omhoog. Zoé: Ik weet niet het precieze bedrag. Maik: Grolsch sponsorde altijd 1500 euro, dat nu niet meer binnenkomt met het nieuwe contract. Zoé: er moet gekeken worden naar wat er zal worden gedaan met de winst van Kafee. Sander: Er zal over vergadert worden en de uitkomst zal worden gepresenteerd in de volgende vergadering. Stemming over financieel beleid (min verenigingslunches, computers, bestuurs-bijdragen, wisseldag) 21 voor, 6 neutraal, 0 tegen. Aangenomen. Steffen: Ik had het financieel jaarverslag verwacht. Joost: Gaan we het nog hebben over de RP contracten. Manon: Zij wilden een ander contract hebben en dat kwam bij ons en dat is opgestuurd. We wachten op een contract. Kasper: Het gaat om twee contracten. Steven: Gaat om twee bedrijven. De ene duurt lang, maar gaat goedkomen. Andere bedrijf is moeilijker, ze hebben wel het contract getekend. De communicatie met dat bedrijf is voor de reis ook een beetje rommelig geweest. Joost: Wat is de kans dat er nog geld binnenkomt? Steven: 4/7 sowieso. Jolanda wil daar ook namens de TUDelft achteraan. Peter heeft een vraag over het HR, dus daar gaan we nu niet over stemmen. Rest van de punten wordt doorgeschoven met oog op de tijd. 11. Afsluiting 21.51
