Contactadres: wildemanskruid 38 3824 NA Amersfoort. Agenda bestuursvergadering 12 AVRD 18 April 2007 te Scherpenzeel Tijdstip 19.30 -22.30 uur. 1. 2. 3. 4. 5.
Opening Vaststellen agenda Mededelingen/ingekomen stukken Notulen Actielijst
19.30uur
6. ALV/Themabijeenkomst 7. Stand van zaken tot nu toe: e a. Initiatief Wetswijziging 2 Kamer. b. Betaling voor het gezinsonderzoek. c. Belasting aftrek. d. Geen verstrekking meer van de subsidie Vib. e. Blauwdruk nazorg: Justitie wil zich e richten op het 1 jaar, Wat nu met de adviezen voor de volgende jaren Nazorg. e f. Vergoeding 1 onderzoek door verzekeraars. 8. Brief Stichting Rode draad.nl
• •
Evaluatie. Informeren, discussie en besluit
20.00 uur 20.10 uur
•
20.40 uur
9. AOO
•
10. Inventarisatie onderwerpen voor de gespreken met vergunninghouders. 11. Bestuursportefeuilles/commissie: De komende drie jaar ga ik ……. Invulling van de taak. a. Penningmeester: b. Secretaris: Ledenbinding, dienstverlening. c. Beleid en Infogaring: VAAN Knelpunt analyse d. Communicatie. e. Activiteiten. f. Nazorg.
•
Informeren, discussie, besluit. Informeren, discussie, besluit. Besluit
• •
Discussie. Besluit.
21.20 uur
• • •
Besluit Informeren Informeren
22.00 uur 22.10 uur 22.20 uur
12. Kaarten AVRD. 13 W.v.t.t.K 14. Rondvraag
20.50 uur 21.00 uur
Notulen bestuursvergadering 12 AVRD 18 April 2007 te Scherpenzeel Aanwezig: Jeanet Hekhuis (JHH), Marc Daverveldt (MD), Cees van Dijen (CD), Sylvia van der Velden (SV), Eduard van Oel (EO) en Jannet Horsting ( JH). Afwezig: Jule Miessen (JM) 1. Opening: CD wordt bedankt voor het beschikbaar stellen van zijn huis voor de vergadering. 2. Vaststellen agenda: De agenda wordt vastgesteld. 3. Mededelingen/ ingekomenstukken: Afstudeer projecten: De webmaster en secretaris worden regelmatig benaderd door scholieren van diverse scholen over informatie voor werkstukken over adoptie,. De vragen zijn vaak onvolledig en soms ook getuigend van weinig echte interesse. Het liefst moeten wij alle informatie aanleveren Besluit: De vragen worden zorgvuldig gescreend en er wordt zo min mogelijk werk in de antwoorden gestoken door de bestuursleden. Overleg met justitie: Er wordt een nieuwe datum gezocht i.v.m. het niet doorgaan van de eerder afspraak. Wetsvoorstel adoptie door personen van het gelijke geslacht: Volgende week wordt deze “goed gekeurd in de tweede kamer. Dit betekend dat ze de twee onderwerpen uit elkaar hebben getrokken. Initiatiefwetsvoorstel met betrekking tot leeftijdsgrenzen: De voortgang is op dit ogenblik niet duidelijk. Universiteit van Utrecht: Een mail en brief met het verzoek om hun “geuren”onderzoek onder de aandacht te brengen bij onze achterban. JH heeft dit al gedaan. Ellen Kenter: Een mail met daarin de vraag of de AVRD ook activiteiten voor opa’s en oma’s organiseert. JM heeft haar geantwoord. De Knoop: Organiseert een themabijeenkomst over bondingtherapie. Dhr Hildebrand Westra: Een mail met de titel: De vader liep weg, maar mij wijzen ze na. (Act 1, JH) Erika&Tree: Voorheen stuurden ze mails met aankondigingen van hun tentoonstellingen. Nu een verzoek om subsidie. Besluit: Dit verzoek wordt afgewezen.(Act 2, JH) Raad van kinderbescherming: Een overzicht van de door reorganisatie ontstane regio’s is binnen. SAV : Een brief met de mededeling dat VWS in overleg met de SAV, de financiering van de nazorgactiviteiten van de SAV met ingang van 1 januari 2008 gaat overnemen. AVRD-Kaart: Mails over de vorderingen t.a.v. de AVRD-Kaart, de voortgang en organisatie van de verkoop en distributie etc. Dit wordt verder behandeld bij punt 11. Oplopende wachttijden van het voorstel: Helaas wordt ook SV op dit ogenblik geconfronteerd met de oplopende wachttijd. Dit is emotioneel zwaar! 4. Notulen: De notulen worden goedgekeurd. 5. Actielijst: 11.4 Iedereen moet input leveren in deze.(Act 3, Allen) 11.5 Het origineel van het jaarverslag 2006 moet nog worden ondertekend en in het archief worden opgenomen.(Act 4, MD, JH) 11.6 Het AOO vindt volgende week plaats. 11.7 Coördinatie van ledenbinding wordt een doorlopend actiepunt. Besluit: Dit wordt iedere vergadering besproken, om continuïteit aan te brengen en de voortgang te bewaken.(Act 5, JH) 11.18 Dhr. Emmen is beschikbaar voor het aanvullen van de Kascommissie als derde persoon. 6.ALV/Themabijeenkomst: Door de afwezigheid van JM is het moeilijk om over te gaan tot een evaluatie. Dit wordt verplaatst naar de volgende vergadering.(Act 6, JH). Het bestuur wil hun de complimenten uitspreken naar de AC voor het gedane werk. De reacties waren erg positief.
7.Stand van zaken tot nu toe: a) Initiatiefwetsvoorstel: Is nog steeds niets over bekend. In het volgende AOO worden er afspraken gemaakt over de te voeren lobby. (Act 7, JHH) b) Betaling van het gezinsonderzoek: Er lijkt geen draagvlak te zijn in de politiek om dit te verplichten en dit wordt waarschijnlijk niet ingevoerd. De raad zou dan een product moeten leveren. De betalende kunnen dan eisenstellen. Dit willen ze niet. c) Belastingaftrek: Er is op dit ogenblik een sterke lobby richting de politiek. Ze weten dat de regelgeving moet worden aangepast maar dit is een proces van ongeveer 2 jaar. d) VIB: SAV en anderen hebben een brief gestuurd. Nu wordt het betaald door WVS. e) Blauwdruk Nazorg: Justitie heeft zich uit de werkgroep Nazorg teruggetrokken. Zij willen zich e niet op het terrein van de Nazorg, na het 1 jaar, begeven. WVS heeft aangegeven zelf en plan te hebben waarin de jeugdzorg goed is geregeld. Ze zien geen meerwaarde van plannen van de werkgroep en nemen ze dan ook niet mee. Een aantal mensen van de werkgroep rond Nazorg heeft nu besloten om toch de rapporten te gaan aanbieden aan de tweede kamer. Zo willen ze de tweede kamerleden vragen gaan laten stellen. Voor verder actie wordt eerst dit initiatief afgewacht.(Act 8, JHH) e f) Vergoeding 1 onderzoek door verzekeraars: De brief aan de verzekeraars moet nog geactualiseerd worden, met instemming van het AOO en ondersteuning van een groep e kinderartsen.Zij vinden het 1 onderzoek een goed preventieve maatregel en zou later veel kosten kunnen besparen. Deze brief gaat dan naar het ministerie van volksgezondheid en jeugd en gezin. Een afschrift zal ook gaan naar de verzekeraars. Zij worden gewezen op hun eigen verantwoordelijkheid. (Act, 9 MD) 8.Brief Stichting Rode draad.nl: De brief is aangetekend verstuurd. Er is nog geen reactie gekomen. 9. AOO: Op de volgende vergadering zullen de volgende punten worden ingebracht: e • D.B.C code voor het 1 medisch onderzoek. • Voortgang m.b.t. wetsvoorstellen. • Adoptiecapaciteit: K enT en de NAS hebben een nieuw contact. Verder niemand. Wat zijn de effecten? • Per 1 januari is het voor de vergunninghouders verplicht om inzicht te geven in de rekening. Welke kosten zijn, waarvoor gemaakt? Een goede boekhouder zou zich hier eens in kunnen verdiepen. 10.Inventarisatie onderwerpen voor de gespreken met vergunninghouders Het doel van de geplande gesprekken van JHH is kennismaking, vernieuwen van de contacten. Onderwerpen daarnaast zullen zijn: • Een formeel aanspreekpunt bij de vergunninghouders. • Zijn de vergunninghouders bezig met andere Aziatische landen? 11. Bestuursportefeuilles/commissie: Ter voorbereiding heeft ieder bestuurslid nagedacht over wat hij/zij in de komende 3 jaar wil gaan doen. Deze worden voor het bestuur samengevoegd in een document. • Penningmeester: Voorstel om bij de inschrijvingsformulieren op de websites een automatisch incasso in te voegen met machtiging. Besluit: Er wordt onderzocht of dit wettelijk mogelijk is.(Act 10, EO). EO heeft een vernieuwd inschrijfformulier gemaakt. Deze wordt nog verder aangepast. Besluit: Voor een betere werkbaarheid worden de “standaard” formulieren binnen de vereniging geplaatst in de files. (Act 11, Allen) • Secretaris: Ledenbinding: Er wordt binnenkort begonnen met het opstellen van een enquête. JH maakt een afspraak met de beleidscommissie over verdere uitkristallisering.(Act 12, JH CD) • De website wordt gezien al het belangrijkste middel van de AVRD. De gegevens van de tehuizen zijn niet altijd meer volledig. Besluit: We gaan een vraag uitzetten bij de moderators van de lijsten, om te kijken of er mensen de informatie over de tehuizen voor ons willen nakijken en bijwerken.(Act 13, JH)
•
• •
•
•
Beleid: CD neemt het moderatorschap tijdelijk waar en houdt zich veel bezig met de inhoud van de website. Statutaire kan dit eigenlijk niet. Hij zou hier graag een oplossing voor vinden.(Act 14, JH) AC: 16 juni is er weer een stand op de WK dag. Voor het herschrijven/drukken van de flyer is het belangrijk dat iedereen deze nog even nakijkt. (Act 15, Allen) Communicatie: Er is een overdracht geweest van AO naar MD. Voorlopig heeft MD nog genoeg materiaal liggen voor 2 RodedraadNieuwsbrieven. Helaas is Marjoleine Verberg als lid van de redactie er mee gestopt. We moeten weer op zoek naar redactieleden.( Act 16, JH en MD) Er komt een handleidingschrijven voor externe communicatie, m.b.t. lay-outs, brief opstellingen etc.( Act 17, MD) De advertentie van Meiling wordt aangepast.( Act 18, MD) Nazorg: Uitwerking mogelijkheden voor binden van volwassen geadopteerden. Uitwerken en vormgeven van aanbieding aan de leden van de volgende onderwerpen: Hoe maak je je school keuze? Spreekbeurten over adoptie. Blogs: Discussie over wat wel en wat niet aan gegevens over de adoptie op het Internet? Protocollen Consultatiebureau, en kinderarts.(Act 19, SV) Voorzitter: Algemene reilen en zeilen verenigingis het belangrijkste aandachtspunt, verder belangen onder ogen brengen bij ketenpartners, gezicht van de vereniging naar binnen en naar buiten, ook in Internationale contacten
12. AVRD Kaarten; Er is een voorstel gemaakt over de verkoop en distributie van de AVRD kaarten. De eerste proefdrukken zijn erg leuk. Besluit: Het bestuur ondersteunt de verkoop en distributieplannen met een lening van 250 Euro. Besluit: De werkgroep leden mogen zelf kiezen welke achtergrond ze willen gebruiken voor de kaarten. Besluit: De werkgroep leden moet zelf de inhoud voor de Website aanleveren. De kaarten kunnen misschien worden gebruikt voor representatieve doeleinden.Besluit: Dit wordt verder onderzocht. (Act 20, JH en EO) 13. W.v.t.t.k: Bij de verdeling van taken is Special Needs nog niet ondergebracht. Dit wordt geagendeerd ( Act 21, JH) Een lid van de rodedraad emaillijst benaderde veel leden met de vraag om geboorte kaartjes. Tijdens een mail wisseling bleek dat zij secretaris is van de adoptievereniging van de Filippijnen. Ze waren geïnteresseerd in het AOO. Zou deze vereniging mee kunnen doen in het AOO? Er kunnen gesprekken worden georganiseerd. (Act 22, JH) Voor de bankzaken is het belangrijk dat de gegevens van de oude worden veranderd in die van de huidige bestuursleden. Hiervoor is een uittreksel van de KVK nodig. Eerst worden de gegevens bij de KVK gewijzigd. (Act 23, JH) Besluit: Interviews worden eerst gemeld via de bestuurslijst. Wij zijn niet lid van alle adoptietijdschriften.Besluit: Er wordt gevraagd bij de vergunninghouders, etc of het mogelijk is dat wij als vereniging ook een tijdschrift krijgen.(Act 24, JHH)
Actielijst. 11.4
Inventarisatie van de wensen m.b.t de Website
Allen
11.6
AOO voortgang bewaken van de actiepunten t.a.v. IND, Leeftijdsgrenzen, VIB etc. Coördinatie ledenbinding Uitwerken communicatieplan Budget neutraal organiseren van activiteiten onderzoeken Beantwoorden vragen m.b.t. de organisatie van de themabijeenkomst. Onderzoeksvraag definiëren voor het ADOC Benaderen Nieuwsbrief commissieleden Mail Dhr Hildebrand Westra op de bestuurslijst Subisdie afwijzing afhandelen. Erika&Tree
JHH
Het origineel van het jaarverslag 2006 ondertekenen en archiveren Agenderen: Ledenbinding Agenderen: Evaluatie Activiteiten Afspraken maken lobby initiatiefwetsvoorstel Volgen vordering Blauwdruk Nazorg commissie Actualisering brief voor de verzekeraars. Onderzoeken van mogelijkheden t.a.v. incasso op de website. Standaard formulieren in de files plaatsen Afspraak maken met de beleidscommissie over enquête Benaderen moderators voor bijwerken info over tehuizen. Oproepplaatsen voor moderator Flyer controleren Nieuwe redactieleden benaderen. Handleiding schrijven t.a.v. externe communicatie. Advertentie meiling aanpassen. Uitwerken van een aantal onderwerpen t.a. v. Nazorg. Onderzoeken mogelijkheid voor representatieve doeleinden van AVRD-kaart SN agenderen. Gesprek organiseren Vereniging van de Filippijnen Gegevens KVK wijzigen en
JH,MD
11.7 11.8 11.11 11.12
11.13 11.19 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 12.10 12.11 12.12 12.13 12.14 12.15 12.16 12.17 12.18 12.19 12.20
12.21 12.22 12.23
JH MD JM JM
SV JH JH JH
JH JH JHH JHH MD EO Allen JH JH,MD JH Allen JH.MD MD MD SV JH, EO
JH JH JH
12.24
uittreksel aanvragen. Tijdschriften inventariseren.
JHH
