Contactadres: wildemanskruid 38 3824 NA Amersfoort.
Agenda bestuursvergadering 11 AVRD 15 februari 2007 te Alem Tijdstip 19.30 -22.30 uur.
1 2
7
Opening Vaststellen agenda Mededelingen/ingekomen stukken Notulen Actielijst Gestelde doelstellingen 2007 van het bestuur, de verwerking in de taakverdeling van bestuursleden. ALV.:
8
Themabijeenkomst 24 maart.
• •
10
Ingediend bezwaar tegen het gebruik van de naam “de Rode draad Jaarverslag.
•
Besluit
21.45 uur
11.
AOO:
• • • • •
Informeren Discussie. Besluit. Discussie. Besluit.
21.50 uur
• •
Informeren Informeren
22.15 uur 22.20 uur
3 4 5 6
9
12 Bestuursportefeuilles/commissie a. Penningmeester: b. Beleid en Infogaring: VAAN c. Communicatie. Moderator. d. Activiteiten. e. Nazorg. 13 14.
W.v.t.t.K Rondvraag
19.30uur
•
Discussie en besluit.
20.00 uur
•
Informeren, discussie en besluit Informeren, discussie, besluit. Informeren, discussie, besluit.
21.00 uur
1
21.05 uur 21.15 uur
22.00 uur
Notulen bestuursvergadering 11 AVRD 15 februari 2007 te Alem. Aanwezig: Jeanet Hekhuis (JHH), Marc Daverveldt (MD), Cees van Dijen (CD), Jule Miessen (JM), Sylvia van der Velden (SV), Eduard van Oel (EO) en Jannet Horsting ( JH).
Afwezig: Anja Oosterlaken (AO) 1. Opening: SV wordt bedankt voor het beschikbaar stellen van haar huis voor de vergadering. De dagvoorzitter i.v.m. afwezigheid van AO is JHH. 2. Vaststellen agenda: De agenda wordt vastgesteld. 3. Mededelingen/ ingekomenstukken: • VAAN: Het concept Blauwdruk Nazorg van de werkgroep met justitie is binnen. Afgesproken is dat met name Sylvia er naar kijkt of het geleverde commentaar is verwerkt, • De Rode draad Nederland: Via diverse mailadressen is er mail binnen gekomen en nu een aangetekend schrijven i.v.m de verwarringen die ontstaat door het gebruik van de merknaam rode draad en de eis dat de AVRD de naam zal wijzigen. Komt verder op in de vergadering nog aan de orde. • W. Leermakers: Een vraag of het mogelijk is de inning van de contributie te verplaatsen naar februari of maart: Helaas is dat niet mogelijk i.v.m de statuten en de gemaakte afspraken. Dit wordt terug geantwoord.( Act 1, JH) Ten aanzien van het innen van de contributie kan nog worden opgemerkt dat er vaak wordt gezegd dat er niet genoeg aandacht wordt besteed aan de oproep tot betaling. Er zijn diverse oproepen gedaan en er kan gebruik worden gemaakt van een automatisch incasso. Tot zoverre heeft het bestuur het idee er al het mogelijke aangedaan te hebben. • T. Egyedi: Een vraag of de agenda van de bestuursvergaderingen meer inhoud kan prijsgeven zodat hij beter kan reageren met vragen of aandachtspunten. Hij is uitgenodigd om mee te denken om te komen, tot het verbeteren van de agenda van de bestuursvergadering. Ook anderen met ideeën kunnen deelnemen. (Act 2, JH) • Paul Vertegaal: Heeft de mogelijkheid om een DVD te verzorgen tegen kostprijs van de opname van spoorloos. Voor de verdere distributie neemt MD contact op met Paul Vertegaal. (Act 3, MD) 4. Notulen van 12 December 2006: De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld. 5. Actielijst: 10.1 Er is een map aangemaakt door CD voor inventarisatie. De inventarisatie wordt verder meegenomen in het communicatieplan. (Act 4, MD) 10.2 De begroting van de Rootsreis en Bibliotheek wordt opgenomen in het jaarverslag. Het jaarverslag wordt volgende week opgeleverd.(Act 5, MD) e 10.9 Binnen het AOO is er gesproken over de vervolgacties t.a.v van de IND, VIB, voorstel 2 kamer verhoging leeftijdsgrenzen etc. Nu in de tweede kamer de herverdeling van de portefeuilles bekend kunnen we weer actie ondernemen. De posities van A Bayrak en Dhr Kouvoet zouden voor de adoptieverenigingen erg positief kunnen uitwerken.(Act 6, JHH) 10.14 In het AOO is het onder de aandacht brengen bij VGH van het creëren van nieuwe kanalen door de VGH besproken. De VGH blijven op de ontwikkelingen achter. Met sommigen is het besproken. Met Wk is er niet veel vooruitgang te boeken ( meer aandacht voor projecthulp) en bij K en T is er de opvatting dat Rusland niet corruptie vrij is . 6. Gestelde doelstellingen 2007 van het bestuur, de verwerking in de taakverdeling van bestuursleden: JM heeft aan de hand van de eerdere gestelde prioriteiten een Barometer ontwikkeld voor het uitwerken en volgen van de gestelde doelen . Meegenomen wordt wie de taak op zich gaat nemen. De Barometer wordt besproken, aangevuld en bijgesteld. • De beleidscommissie heeft aangeboden een inbreng te willen doen bij een ledenenquête, vooral ten aanzien van ledenbinding.
2
• •
Ontwikkeling van een database met gegevens van vrijwilligers en wat zij willen doen. Een database met gegevens van contacten.
Ledenbinding: Het bestuur is van mening dat ledenbinding door alle bestuursleden in gezamenlijkheid kan worden ontwikkeld omdat op diverse gebieden invulling wordt gegeven. Besluit Er wordt wel gekozen om de coördinatie onderbrengen te bij 1 persoon. De secretaris.(Act 7, JH) Belangenbehartiging en Adoptiezorg: Dit heeft een aantal deelgebieden en worden uitgevoerd door een aantal bestuursleden. Communicatie: Er zijn een aantal doelen gesteld om te behalen in 2007. In overleg met MD en EO is er op competenties en interesses de mogelijkheid naar voren gekomen voor een wisseling van bestuursleden op portefeuilles. EO heeft bij een andere vereniging ook het penningmeesterschap gedaan en MD geeft aan ook interesse te hebben voor gebieden in de communicatie. Er wordt nog even doorgepraat over de ideeën over de uitwerking van de gestelde doelen en de invulling van de portefeuille “communicatie” van MD. MD denkt dan vooral aan een inhoudelijke ondersteuning op het gebied van de communicatie naar buiten toe van alle bestuursleden. Het opzetten van een éénduidige formaliteit voor documenten, inrichting van de website, etc. De verantwoordelijkheid voor de inhoud van de stukken blijft bij de desbetreffende bestuursleden. Een verdere uitwerking van het communicatieplan wenselijk. Data inleveren kopij, advertenties bladen VGH etc. Dit wordt nog verder uitgewerkt.( Act 8, communicatie) Als conclusie van de Barometer ontstaat er een overzicht van de invulling van de gestelde doelen en daaraan gekoppeld de desbetreffende bestuursportefeuilles. Besluit: Er ontstaat de volgende verdeling: Voorzitter: JHH. Secretaris: JH. Penningmeest: EO Bestuurslid beleid: CD. Bestuurslid Activiteiten: JM Bestuurslid Adoptiezorg: SV Bestuurslid Communicatie: MD. Besluit:Omdat MD een programma gebruikte voor de boekhouding waar hij zelf al mee werkte, wordt er een nieuwe licentie aangevraagd voor de nieuwe penningmeester.(Act 9, MD en EO) 7. ALV: Agenda wordt goedgekeurd. Het afscheid van AO is geregeld, (Act 10, MD) 8.Themabijéénkomst: De nieuwe locatie biedt de mogelijkheid van 200 tot 300 deelnemers. De ALV vindt in de serre plaats. Vanwege de relatieve grote deelname van leden aan de bijeenkomst levert de bijeenkomst weinig inkomsten op en is daardoor moeilijk kostendekkend te maken, In de toekomst is het mogelijk noodzakelijk dat er ook van leden een kleine entreeheffing wordt gevraagd,. (Act 11, JM) Tijdens de organisatie komen er ook mails binnen van een aantal mensen met vragen over de organisatorische kant van de bijeenkomst. Besluit: De beantwoording worden afhankelijk van de vragen en motivatie gedaan.( Act 12. JM) Mevr Vinke heeft namens het ADOC de vraag gesteld of er belangstelling is voor een onderzoek in het kader van “het verleden van het geadopteerde kind uit China”. Besluit: Er is wel belangstelling voor de mogelijkheden van een onderzoek door het ADOC. Het onderwerp en de vragen moeten nog verder worden uitgekristalliseerd. (Act 13, SV) Er zijn contacten met Brian Stuy. Hij zou wel ’t een en ’t ander willen vertellen over de mogelijkheden die hij biedt voor het verkrijgen van finding-ads en informatie over de tehuizen en vindplaatsen. Besluit: De AVRD zou dit kunnen faciliteren.
3
9. Ingediend bezwaar tegen het gebruik van de naam “de Rode draad: In voorafgaande twee weken zijn er mails binnen gekomen van “de Rode draad” beter bekend als de vereniging voor prostituees. Zij maken bezwaar tegen het gebruik van de AVRD van “hun” naam. Vooral het feit dat er last wordt ondervonden van de verwisselingen van de beide verenigingen door derden. Er is nu een aangetekend schrijven gestuurd waarin de AVRD worden gesommeerd om per 1 maart tot een naamswijziging over te gaan. Uit het advies van Anne-marie Willemsen komt naar voren dat het misschien een oplossing zou kunnen zijn om de emaildomeinen te veranderen om misverstanden te voorkomen, de schriftelijke uitwisselingen vanaf nu beter via een jurist kunnen plaats vinden, en dat er iemand moet worden benaderd met meer achtergrond kennis van het merknaam voeren. Besluit: Er wordt contact opgenomen met Dhr. Zevenberg om te kijken wie er de juiste kennis heeft over deze problematiek.(Act 14, MD) Besluit: In afwachting van dit advies wordt het voorstel om de emaildomeinen rode draad.om te zetten naar AVRD.nl in werking gezet.(Act 15, CD) Besluit: Eventuele adviezen, besluiten, effecten, en kosten worden besproken op de ALV. (Act 16, JH) Verdere besluiten worden genomen op basis van het advies van de jurist en besproken op de bestuurslijst. 10.Jaarverslag: De begrotingen worden besproken en goedgekeurd, Deze worden opgenomen in het jaarverslag. (Act 17, MD) Besluit: De reiskosten vergoeding wordt vastgesteld op 10 eurocent per km. De bestuursvergaderingen worden 1 keer per jaar uitbetaald en andere ritten moeten worden gedeclareerd. Besluit: Jaarverslag komt morgen ter goedkeuring op de bestuurslijst. (Act 17, MD) 11. AOO: JHH heeft kennisgemaakt met de andere mensen in het AOO. De BZA groeit gestaag. Een gevolg van het teruglopen van de bemiddelingen in China. Meer mensen kiezen nu voor deelbemiddeling. Het concept Nazorg Blauwdruk is besproken. Besluit: De vertegenwoordiging van de AVRD in het AOO zal gedaan worden door: JHH en CD. 12. Bestuursportefeuilles/commissie: Penningmeester: Tijdens de ALV moet er een nieuw kascommissielid worden gezocht.(Act 18, MD) Beleid: Vaan: niets. Het stuk in voorbereiding ligt nog bij Sandra Brals. De mensen van de commissie zijn bereidt tot ondersteunende taken. Communicatie: Er wordt een moderator gezocht. Monique Engelaan en Marjoleine Verberg hebben aangegeven na een aantal jaren i.v.m andere zaken graag het stokje aan iemand anders te willen overdragen voor de redactie van de Nieuwsbrief. (Act 19, JH) AC: Een wervingsfolder is weer in de maak. 13. W.v.t.t.k en rondvraag: Een bezorgd lid melde dat de verstrekking van RD-armbandjes erg lang duurt. Het knopen van deze armbanden ligt stil. JHH neemt dit over ( Act 20, JHH) Het adres op de website wordt veranderd ( Act 21, CD) Vergader data: SV heeft voorkeur voor de woensdagavond i.v.m andere verplichtingen. Er wordt weer naar gekeken.(Act 22, JH)
Getekend door,
Jeanet Hekhuis
Jannet Horsting.
4
Actielijst. 11.1 11.2 11.3 11.4
11.5 11.6
11.7 11.8 11.9 11.10 11.11 11.12
11.13 11.14 11.15 11.16 11.17 11.18 11.19 11.20 11.21 11.22
Reactie geven W. Leermakers Agenda verbeteren Organiseren distributie van DVD spoorloos uitzending. Inventarisatie van de wensen m.b.t de Website
JH JH MD
Februari 2007 Februari 2007 Februari 2007
MD
April 2007
Jaarverslag op de bestuurslijst AOO voortgang bewaken van de actiepunten t.a.v. IND, Leeftijdsgrenzen, VIB etc. Coördinatie ledenbinding Uitwerken communicatieplan Nieuwe licentie boekhoudprogramma aanvragen Afscheid AO Budget neutraal organiseren van activiteiten onderzoeken Beantwoorden vragen m.b.t. de organisatie van de themabijeenkomst. Onderzoeksvraag definiëren voor het ADOC Benadert jurist voor advies inzake De rode draad.Nl. Emaildomein namen omzetten naar AVRD.nl Betwisting “ Rodedraad” agenderen ALV Jaarverslag ter goedkeuring plaatsen op de bestuurslijst. Benadert nieuw kascommissielid Benaderen Nieuwsbrief commissieleden Rode draad armbandjes knopen Bestel adres op de website voor armbandjes aanpassen Data op de woensdag nakijken
MD JHH
Februari 2007 April 2007
JH MD MD, EO
April 2007 April 2007
MD JM
Maart 2007 April 2007
JM
April 2007
SV
April 2007
MD
April 2007
CD
April 2007
JH
April 2007
MD
Februari 2007
MD JH
April 2007 April 2007
JHH CD
April 2007 April 2007
JH
April 2007
5
Besluitenlijst Er wordt wel gekozen om de coördinatie onderbrengen te bij 1 persoon. De secretaris.
Februari 2007
Er ontstaat de volgende verdeling: Voorzitter: JHH. Secretaris: JH. Penningmeest: EO Bestuurslid beleid: CD. Bestuurslid Activiteiten: JM Bestuurslid Adoptiezorg: SV Bestuurslid Communicatie: MD.
Februari 2007
Februari 2007 Omdat MD een programma gebruikte voor de boekhouding waar hij zelf al mee werkte, wordt er een nieuwe licentie aangevraagd voor de nieuwe penningmeester.
De beantwoording mail t.a.v de organisatie van de themabijeenkomst worden afhankelijk van de vragen en motivatie gedaan.
Februari 2007
Er is wel belangstelling voor de mogelijkheden van een onderzoek door het ADOC. Het onderwerp en de vragen moeten nog verder worden uitgekristalliseerd.
Februari 2007
Bij het eventueel organiseren van een avond met Brain Stuy zou de AVRD dit kunnen faciliteren.
Februari 2007
Er wordt contact opgenomen met Dhr. Zevenberg om te kijken wie er de juiste kennis heeft over de problematiek van het voeren van een “merknaam” t.a.v van het conflict met De rode draad.nl. In afwachting van dit advies wordt het voorstel om de emaildomeinen rode draad.om te zetten naar AVRD.nl in werking gezet. Eventuele adviezen, besluiten, effecten, en kosten worden besproken op de ALV.
Februari 2007
De reiskosten vergoeding wordt vastgesteld op 10 eurocent per km. De bestuursvergaderingen worden 1 keer per jaar uitbetaald en andere ritten moeten worden gedeclareerd.
Februari 2007
Jaarverslag komt morgen ter goedkeuring op de bestuurslijst. De vertegenwoordiging van de AVRD in het AOO zal gedaan worden door: JHH en CD.
Februari 2007 Februari 2007
6
