4. COMMUNICEREN MET DE ACHTERBAN 4.1. De achterban 4.2. Communicatieplan 4.3. Speciale aandacht voor vrouwen, jongeren, ouderen en allochtonen

1.

OPRICHTEN VAN EEN BEWONERSORGANISATIE 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

2.

BESTUURSLEDEN WERVEN 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.

3.

Brieven Faxen E-mail

ONDERHANDELEN 7.1. 7.2. 7.3.

8.

Bewonersvergadering Themabijeenkomsten Buurtbrainstorm Huurderspanel Internet Creatieve werkvormen Enquête Communiceren met bijzondere doelgroepen

CORRESPONDEREN VIA BRIEF, E-MAIL EN FAX 6.1. 6.2. 6.3.

7.

De achterban Communicatieplan Speciale aandacht voor vrouwen, jongeren, ouderen en allochtonen

COMMUNICATIEMETHODEN 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8.

6.

Methoden voor ledenwerving Woonbondbrochure 

COMMUNICEREN MET DE ACHTERBAN 4.1. 4.2. 4.3.

5.

Mannen en vrouwen Werkenden en niet-werkenden Autochtonen en allochtonen Talenten Woonbondbrochure 

LEDENWERVING 3.1. 3.2.

4.

De initiatiefgroep De eerste bewonersvergadering De uitnodiging De vergadering De eerste stappen Woonbondbrochure 

Efficiënt onderhandelen Voorbereiden van een onderhandeling Onderhandelingstactieken

PUBLICITEIT 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7.

Draaiboek Middelen Korte beknopte teksten Bewonerskrant of nieuwsbrief Een eigen website De media Nieuws is maakbaar >>>

HANDBOEK PARTICIPATIE

0.0 Handboek voor Participatie

Activiteiten - INHOUD

9.

SCHOUWEN

10.

LOBBY EN NETWERKEN 10.1. 10.2. 10.3.

11.

VERGADEREN 11.1. 11.2. 11.3. 11.4.

12.

Methode Stappenplan voor het interview Woonbondbrochure 

ENQUÊTE 14.1. 14.2. 14.3.

15.

De structuur van een presentatie Vragen uit het publiek Voorbereiding

INTERVIEWEN 13.1. 13.2. 13.3.

14.

Agenda Voorbereiding en actieve deelname Besluiten Notulen

PRESENTEREN 12.1. 12.2. 12.3.

13.

Wat is lobby? Methoden Netwerken

Soorten vragen Meningspeiling Woonbondbrochure 

SPREEKUUR 15.1. 15.2.

Randvoorwaarde Vaardigheden om een gesprek te voeren

16.

JAARVERSLAG SCHRIJVEN

17.

BEGROTING OPSTELLEN 17.1. 17.2. 17.3. 17.4. 17.5.

De kosten op een rij De inkomsten op een rij Begroting Verantwoording en controle Woonbondbrochure 

18.

FINANCIËLE MIDDELEN VERWERVEN

19.

DESKUNDIGHEID INHUREN 19.1. 19.2.

Soorten deskundigheid Stappen bij het inhuren van deskundigheid

<<< HANDBOEK PARTICIPATIE

0.0 Handboek voor Participatie

Activiteiten - INHOUD

1. OPRICHTEN VAN EEN BEWONERSORGANISATIE Concrete problemen vormen meestal de aanleiding voor het oprichten van een bewonerscommissie of bewonervereniging. Er is bijvoorbeeld sprake van gebrekkig onderhoud, hoge huren of er zijn problemen met de servicekosten. Ook de woonomgeving kan aanleiding geven tot het ondernemen van actie. Bijvoorbeeld onveilige verkeerssituaties, te weinig winkels, gebrekkig openbaar vervoer of een woonomgeving die als onveilig wordt ervaren. Soms komt van het één het ander. De renovatie van de woningen is achter de rug en men gaat zich nu bezighouden met het beheer, om de wijk leefbaarder te maken. Bewoners moeten zich goed organiseren om dingen te bereiken. Ze hebben een lange adem en doorzettingsvermogen nodig, omdat problemen vaak niet op korte termijn zijn op te lossen. Als dat wel kan, is het lang niet altijd nodig een officiële stichting of vereniging op te richten. Ook een informele groep bewoners kan heel goed voor elkaar krijgen dat ergens een speelpleintje wordt gemaakt of opgeknapt. Sinds de komst van de Wet op het Overleg huurders – verhuurder heeft een formele huurdersorganisatie een aantal wettelijke rechten in het overleg met de verhuurder . [Zie ook: Thema’s – Overlegwet]

1.1. De initiatiefgroep Het initiatief voor het oprichten van een bewonersorganisatie gaat meestal uit van een paar mensen die zich een probleem aantrekken. Zij steken de koppen bij elkaar en zo is de initiatiefgroep geboren, Het groepje komt bij elkaar en is het er over eens dat er wat moet gebeuren. Maar wat dan? Soms is een probleem met één telefoontje naar de gemeente of verhuurder verholpen. Maar meestal niet, en dan wordt het tijd een bewonersorganisatie op te richten. Er liggen twee belangrijke taken voor de initiatiefgroep: het organiseren van een bewonersvergadering en het treffen van voorbereidingen voor het oprichten van een bewonerscomité of een bewonersvereniging. De bewonersvergadering is nodig om een gezamenlijke start te kunnen maken, zodat het comité of de vereniging officieel namens de bewoners kan spreken. Ter voorbereiding op de bewonersvergadering maakt de initiatiefgroep een inventarisatie van de problemen waaraan iets gedaan moet worden. Ze verzamelt informatie en gaat na welke instanties ermee te maken hebben. Wat heeft bijvoorbeeld de gemeente voor beleid ten aanzien van speelgelegenheden en hoeveel geld is er beschikbaar? Wat voor onderhoudsplannen heeft Vieya? De initiatiefgroep kan haar licht opsteken bij andere bewonerscommissies of informatie inwinnen bij deskundige instanties. Waar de initiatiefgroep ook over moet nadenken en voorstellen voor moet doen is de organisatievorm. Ze zoekt uit wat de voor- en nadelen zijn van een vereniging, een commissie of een stichting. Daarmee hangt onder meer de vraag samen hoe de organisatie de activiteiten straks kan bekostigen. Oftewel, hoe kom je aan geld? Verder moeten er kandidaten worden gezocht voor het bestuur. In een bewoners- of huurdersorganisatie is het goed om het bestuur zo samen te stellen dat het een afspiegeling is van de bewoners of de huurders in de buurt of het complex. Er zouden jongeren en ouderen in moeten zitten, mannen en vrouwen, maar ook mensen uit andere culturen, als die in de buurt of het complex wonen. Op deze manier kan het bestuur beter namens zijn achterban spreken. Een ander voordeel is dat verschillende soorten kwaliteiten en deskundigheden worden ingebracht. Zonder in vooroordelen te willen vervallen is de vaak praktische invalshoek van vrouwen een welkome aanvulling op de theoretischer instelling van mannen. De initiatiefgroep kan sturend optreden bij de vorming van een bestuur of comité. In de praktijk blijkt, dat je er met een schriftelijke uitnodiging voor een bewonersvergadering niet bent. Allochtonen die niet bekend zijn met bewonersorganisaties voelen zich hierdoor niet aangesproken, maar vaak wel door een persoonlijke benadering. Voor vrouwen geldt dat ook. De initiatiefgroep zal dus extra activiteiten moeten ondernemen om de gewenste samenstelling van het bestuur of het comité voor elkaar te krijgen.

OPRICHTEN VAN EEN BEWONERSORGANISATIE 1.1. Handboek voor Participatie

De initiatiefgroep

1.2. De eerste bewonersvergadering Organiseer de eerste bewonersvergadering vrij snel, bijvoorbeeld een à twee maanden nadat u als initiatiefgroep de zaken op een rij hebt gezet. Dat betekent hard werken voor de initiatiefnemers, maar het loont de moeite. Het voordeel is dat nog niet alles vastligt, waardoor bezoekers van de vergadering meer gestimuleerd worden mee te denken en zelf met ideeën te komen. Als met het organiseren van een bewonersvergadering wordt gewacht tot er pasklare antwoorden op de vragen liggen, zult u merken dat bewoners minder gemotiveerd zijn om zelf actief te worden. Op de eerste bewonersavond moet duidelijk worden gemaakt dat bewoners een belangrijke rol spelen bij het oplossen van de problemen. Niets doen betekent namelijk dat anderen over je beslissen. Door zelf initiatief te nemen krijg je invloed op de besluitvorming. Om de vergadering in goede banen te leiden is het wel verstandig als initiatiefgroep voorstellen te doen aan de hand waarvan verder gepraat kan worden. Tijdens de eerste bewonersvergadering wordt ook een begin gemaakt met het opbouwen van de organisatie. Er wordt een bestuur gekozen als het om een vereniging gaat en anders wordt er een commissie of comité gevormd. Dit betekent dat er kandidaten moeten zijn. De initiatiefgroep maakt in haar uitnodiging voor de bewonersvergadering bekend welke organisatievorm men op het oog heeft en wie de kandidaten zijn voor het bestuur, de commissie of het comité. Ook de mensen die niet op de vergadering aanwezig (kunnen) zijn moeten de kans krijgen zich kandidaat te stellen. Door middel van een antwoordstrook onder aan de uitnodiging kan men daartoe de gelegenheid bieden. Onderschat deze mogelijkheid niet, er zijn altijd mensen die van zulke antwoordstrookjes gebruik maken. [Zie ook: Thema’s – Organisatievormen] Samenstelling bestuur Zoals gezegd is het van belang een evenwichtig samengesteld bestuur te vormen. Wanneer zich bijvoorbeeld alleen mannen opgeven voor een bestuursfunctie kunt u naar voren brengen dat er wel een erg eenzijdig gezelschap ontstaat. U kunt er tijdens de vergadering op aandringen dat ook vrouwen zich aanmelden. Vrouwen zijn soms terughoudender om zich op te geven, daarom is enige aansporing zinvol. Ook wanneer andere groepen ondervertegenwoordigd zijn, bijvoorbeeld jongeren, kunt u erop aandringen dat zij zich aanmelden. Is het bestuur eenmaal gevormd, dan is het veel moeilijker om de samenstelling te veranderen. De groep die er niet in zit zal tegen het bestuur aankijken als een club waar zij niet bij hoort. [Zie ook: Activiteiten – Werven van Bestuursleden] De eerste klap is een daalder waard Behalve voor de oprichting van een bestuur is de eerste bewonersvergadering ook hét moment om een netwerk te vormen van contactpersonen in de verschillende complexen, straten of portieken. De eerste klap is een daalder waard. Juist in de beginfase zijn mensen gemotiveerd om mee te werken. Er zal in de regel veel animo zijn om „iets te doen‟ en bij te dragen aan de acties. Veel mensen zijn echter huiverig om een bestuursfunctie op zich te nemen. Maak daarom van deze beginfase gebruik om, naast de bestuursleden die u zoekt, voor elk blok van 30 tot 50 woningen een contactpersoon te vinden. Bestaat er eenmaal een systeem van contactpersonen, dan is het later makkelijker om nieuwe mensen te vinden als er iemand uitvalt. Ook is het slim na te denken of u mogelijke „bondgenoten‟ kunt vinden om uw initiatief te steunen. Bijvoorbeeld de politie (de wijkagent), buurtconciërges, het maatschappelijk- en opbouwwerk, kerken, ouderenorganisaties, scholen of de winkeliersvereniging. Organisatie van de bewonersvergadering Er komt heel wat kijken bij het organiseren van een bewonersvergadering. Er moet gezorgd worden voor een duidelijke agenda en de uitnodiging moet mensen aanspreken. Het leiden van de vergadering vergt de nodige aandacht, net als de verslaglegging achteraf. Om van de eerste bewonersvergadering een succes te maken is het zaak bij deze punten stil te staan. Het kost extra tijd en energie, maar een goed begin in de vorm van een geslaagde eerste bijeenkomst is het halve werk.


De eerste bewonersvergadering

1.3. De uitnodiging Het idee bestaat soms dat de uitnodiging zo kort mogelijk moet zijn, omdat de mensen hem anders niet lezen. Het tegendeel is vaak het geval. U zult merken dat mensen pas naar een vergadering komen als ze voldoende informatie hebben en als de uitnodiging hen aanspreekt. Vermeld dus niet alleen de „kale‟ agendapunten, maar geef er ook een omschrijving bij. Geef bij elk punt in een paar zinnen aan waar het om gaat en wat er te bespreken valt. Zet daar ook bij of er alleen informatie gegeven wordt, of dat bewoners met suggesties kunnen komen, of dat er wellicht besluiten genomen moeten worden. Doe een dringend beroep op iedere bewoner om te komen: jong of oud, man of vrouw, autochtoon of allochtoon en laat deze mensen erover nadenken zich kandidaat te stellen voor het bestuur. Geef aan dat u de mening en de inzet van alle bewoners nodig hebt om namens de bewoners te kunnen optreden. Stuur de uitnodiging niet langer dan tien dagen van tevoren op of geef hem persoonlijk af. Als u ook allochtonen wilt bereiken is het goed de uitnodiging te laten vertalen in het Engels, Turks en Arabisch. U kunt de uitnodiging nogmaals onder de aandacht brengen door ook op andere manieren de bijeenkomst aan te kondigen, bijvoorbeeld met affiches, een aankondiging in een huis-aan-huisblad of door de kabelkrant in te schakelen. Hoe meer mensen erover horen of lezen, des te meer krijgen ze het idee dat ze aanwezig moeten zijn. Bewoners moeten het gevoel krijgen dat ze iets missen als ze niet komen. Persoonlijk contact en sleutelfiguren „Als de bewoners je kennen, komen ze wel‟, is de ervaring van veel bewonersgroepen. Ondanks de moderne communicatiemiddelen blijft een persoonlijke benadering het beste wervingsmiddel. Geef de uitnodiging huis aan huis af. Leg nog eens uit hoe belangrijk het is dat ze komen en dat ze het verder vertellen aan hun buren en kennissen. Maak gebruik van plekken waar mensen toch al bij elkaar komen, zoals winkels, scholen, speeltuin enzovoort. Omdat u niet overal kunt zijn en persoonlijke contacten tijdrovend zijn, kunt u sleutelfiguren benaderen. Dat zijn mensen in de buurt die bijvoorbeeld door hun beroep veel buurtbewoners ontmoeten, leerkrachten op school, mensen van het buurthuis of de speeltuinvereniging. U weet zelf het beste wie dat zijn in uw buurt. Informeer hen over de vergadering, vraag of ze de bijeenkomst ter sprake willen brengen en geef extra uitnodigingen om uit te delen. Nog meer dan voor wie ook geldt dat je mensen uit andere culturen persoonlijk moet benaderen en gebruik moet maken van sleutelfiguren. [Zie ook: Activiteiten - Communiceren met de achterban] Tijd en plaats Het ligt voor de hand om de eerste bijeenkomst op een avond te houden, omdat dan in de regel meer mensen kunnen dan overdag. Een avond heeft echter ook nadelen. Er zijn mensen, vooral ouderen, die (vooral in de winter) „s avonds liever niet de straat op gaan. Probeer eventueel te regelen dat deze mensen worden opgehaald en thuisgebracht. Schrijf in de uitnodiging niet alleen hoe laat de bijeenkomst begint, maar ook hoe laat u de vergadering wilt beëindigen. Houd daarbij een redelijk tijdstip aan. Maak zo mogelijk gebruik van een zaal die goed bekend staat in de buurt. Het is belangrijk dat het gebouw goed bereikbaar is, te voet, met de fiets en met het openbaar vervoer, en dat de toegang overzichtelijk en goed verlicht is. Denkt u daarnaast ook aan een accommodatie die geschikt is voor huurders met en fysieke beperking en let op de doorgankelijkheid en toegankelijkheid.


De uitnodiging

1.4. De vergadering Denk eraan om vóór de vergadering begint de aanwezigen een presentielijst te laten tekenen, liefst met adres, telefoonnummer en e-mailadres. Maak van tevoren een agenda voor het verloop van de vergadering en deel die aan iedereen uit of zet hem op een bord. Het is moeilijk een standaardagenda te geven, omdat elke situatie weer anders is. Toch kunnen we wel een voorbeeld geven van een mogelijke volgorde. Bij deze volgorde geven we bij elk agendapunt aan wat er tijdens de vergadering kan gebeuren: Voorbeeld van een agenda 1. Opening door de voorzitter:

De voorzitter opent de vergadering, heet de aanwezigen welkom en stelt ook de andere initiatiefnemers voor. Vervolgens legt de voorzitter uit wat de aanleiding is voor deze vergadering en wat het doel van de avond is.

2. Inventarisatie

Dan komen de concrete problemen aan de orde, zoals het speelterrein, de onderhoudsproblemen enzovoort. Degene die de vergadering voorzit, meestal één van de leden van de initiatiefgroep, legt daarbij in een paar zinnen uit wat er aan de hand is. Vervolgens wordt aan de aanwezigen gevraagd of zij dit probleem ook zo zien. In deze fase van de vergadering is het goed om de aanwezigen de kans te geven hun zegje te doen. Ook al zeggen mensen dezelfde dingen als u zelf al bedacht had, laat de bewoners dan toch vertellen wat ze op hun hart hebben. Zorg ervoor dat iedereen aan bod kan komen. Nodig mensen die nog niets gezegd hebben uit hun mening naar voren te brengen. Probeer te voorkomen dat er al meteen gepraat wordt over oplossingen.

3. Actieplan

Nu komen de voorstellen van de initiatiefgroep op tafel, of de suggesties van de aanwezigen in de zaal. Als er meerdere voorstellen zijn, zet ze dan op een rijtje, en zorg voor een ordelijke stemming over de verschillende mogelijkheden. Maak het zichtbaar voor iedereen op een flap of bord.

4. Vorming van een vereniging, comité of commissie

Bij dit agendapunt komt aan de orde wat voor soort organisatie er wordt gevormd, een vereniging, een comité of een commissie. De financiële en juridische verantwoordelijkheden kunnen verschillen. Een notaris kan hier meer over vertellen. Zet in de uitnodiging de voor- en nadelen van elk van de mogelijkheden uiteen. De mensen kunnen er thuis dan vast over nadenken. Bespreek ook hoe de organisatie moet gaan heten. Schrijf hiervoor eventueel later een prijsvraag uit.

5. Eventueel: verkiezing van bestuurs- of commissieleden

De initiatiefgroep heeft kandidaten voor het bestuur voorgesteld, maar ook de andere bewoners kunnen zich kandidaat stellen. Het bestuur kan tijdens de eerste vergadering worden gevormd, maar noodzakelijk is dat niet. Het kan ook op de tweede vergadering gebeuren. Er is dan meer gelegenheid om kandidaten te vinden. Bedenk vooraf hoe u de verkiezing wilt laten plaatsvinden als er meerdere kandidaten zijn. Benadruk dat u verschillende soorten bewoners in het comité wilt: jong en oud, man en vrouw, Nederlands en buitenlands. Geef aan waarom u dat wilt. Als mensen wel interesse tonen, maar niet al tijdens de vergadering ja willen zeggen omdat ze nog meer informatie en bedenktijd willen, geef hen dan de gelegenheid er later met u over te praten.

6.Contactpersonen

Probeer per 50 woningen een contactpersoon te vinden. Er zijn waarschijnlijk nog andere taken waarvoor mensen gevraagd kunnen worden. Bijvoorbeeld voor het ophalen van handtekeningen bij de bewoners die niet op de vergadering aanwezig waren. Misschien zijn er mensen die willen helpen bij het maken van een krantje of informatiebulletin.

7. Rondvraag

De rondvraag is heel belangrijk, omdat iedereen daarin nog punten naar voren kan brengen die eerder in de vergadering niet aan de orde zijn geweest. De rondvraag is ook nuttig voor de voorzitter, die tijdens de vergadering de mensen die ‘zijpaden’ inslaan, naar die rondvraag kan verwijzen.

8. Sluiting

Laat de voorzitter aan het slot samenvatten wat er nu verder gaat gebeuren. Het kan verstandig zijn een volgende vergadering af te spreken, bijvoorbeeld als er acties gevoerd worden waaraan de bewoners deelnemen. In het begin zijn de bewoners erg betrokken bij de zaak. Die betrokkenheid blijft groot als er snel (liefst binnen twee maanden) een nieuwe vergadering plaatsvindt, waarop de vorderingen worden gerapporteerd. De voorzitter dankt iedereen voor de aanwezigheid. >>> OPRICHTEN VAN EEN BEWONERSORGANISATIE 1.4. Handboek voor Participatie

De vergadering

Eerste kosten Voordat u enige actie hebt ondernomen in de richting Vieya of gemeente, zijn er al kosten gemaakt. Bijvoorbeeld voor de uitnodiging en de zaalhuur. Het kan geen kwaad deze eerste vergadering „met de pet rond te gaan‟ om deze kosten te dekken. Als mensen enthousiast zijn over het initiatief willen ze graag wat bijdragen. Inkomsten door contributie of subsidie komen pas later. Na afloop Als er gelegenheid voor is, kunt u de aanwezigen uitnodigen nog even te blijven om een drankje te drinken (niemand zal ervan opkijken als dit drankje voor eigen rekening is). Een bewonersvergadering als deze is een goede gelegenheid om nog even na te praten met verschillende mensen. In sommige wijken is zo‟n bewonersvergadering bovendien de eerste gelegenheid dat mensen met buren en andere bewoners van een straat of complex kennis maken. Zorg ervoor dat een kort verslag van de vergadering naar alle bewoners gaat en schrijf er eventueel een artikel over in het plaatselijke huis-aan-huisblad. De bewoners zijn in de eerste periode meestal heel betrokken en die betrokkenheid kun je op peil houden door regelmatig iets van je te laten horen. Als het maanden stil blijft, zakt ook de belangstelling van de bewoners weg. Neem contact op met de mensen die via de invulstrook of op de vergadering te kennen hebben gegeven handen spandiensten te willen verrichten. Met andere woorden, bouw een goede naam op in de buurt en handel zaken zorgvuldig af. Daarmee krijgt u goodwill voor de komende tijd. Enquête Sommige initiatiefgroepen geven er de voorkeur aan eerst een enquête te houden. Daarmee kom je te weten wat er onder de bewoners leeft. De uitslag van de enquête kun je gebruiken als aanleiding voor de bewonersavond. Er zitten voordelen aan zo‟n volgorde. Eén daarvan is dat de bewonersvergadering uitstekend wordt voorbereid. De problemen die in de wijkspelen komen goed uit de verf, en iedereen wordt van tevoren gehoord. Er kleven ook nadelen aan: je moet met een kleine initiatiefgroep veel werk verzetten. Als je de enquête ná de vergadering houdt kun je waarschijnlijk op meer medewerkers rekenen, je kunt het bezorgen en ophalen van de formulieren over meer mensen verdelen. [Zie ook: Activiteiten – Enquêteren] <<<

1.5. De eerste stappen Als het comité of het bestuur van de bewonersorganisatie is gevormd, is het tijd elkaar beter te leren kennen. Daarvoor is het belangrijk te weten wat je van elkaar kunt verwachten en wat een ieder wil bereiken. Wat is de motivatie om actief te worden? Welke kennis en vaardigheden zijn er al in huis en op welke punten is ondersteuning nodig? Bespreek ook hoeveel tijd mensen er in willen steken. Wordt het geaccepteerd dat de één er meer tijd in stopt dan de ander? Ga na wie welke taken op zich wil nemen en wat mensen er zelf van willen leren. Door daar aandacht aan te besteden heb je meer kans dat mensen met plezier aan het gemeenschappelijk belang werken. Als in de bewonersvergadering meerdere problemen en acties aan de orde zijn geweest, is het zaak te bepalen wat het bestuur of comité het eerst oppakt. Waarschijnlijk is op de bijeenkomst duidelijk geworden welk probleem de bewoners als eerste opgelost willen zien. Bij het bepalen van de volgorde van activiteiten is het belangrijk na te gaan hoe snel een probleem opgelost kan worden. Het is slim te beginnen met iets dat op vrij korte termijn verbeterd kan worden. Dat is stimulerend voor het comité en voor de betrokkenheid van de bewoners. Bepaal als bestuur waarmee je aan de slag gaat, stel prioriteiten en laat dat de bewoners weten. Dan begrijpen ze ook waarom bepaalde zaken pas later aangepakt worden. Werken met een stappenplan Het is aan te bevelen de doelen zo concreet mogelijk te omschrijven. Het verbeteren van het speelterrein of het aanpakken van het achterstallig onderhoud zegt op zich nog niet genoeg. >>> OPRICHTEN VAN EEN BEWONERSORGANISATIE 1.5. Handboek voor Participatie

De eerste stappen

Eerst moet duidelijk worden wat het probleem precies is. Daarvoor kan men een enquête onder de bewoners houden of, in het geval van het achterstallig onderhoud, aan de verhuurder vragen een inventarisatie te maken. De volgende vraag is wat je wilt bereiken. Moeten er speeltoestellen vervangen worden of gaat het om een hele andere inrichting van het speelterrein? Hoe erg is het achterstallig onderhoud en wat moet het eerst aangepakt worden? Laat je informeren over het beleid van de gemeente en de verhuurder en vraag zo nodig advies van deskundigen. [Zie ook: Activiteiten – Deskundigen inhuren] Als de doelen duidelijk zijn is de vraag op welke manier de wensen of eisen naar voren worden gebracht. Wordt er een brief geschreven of een gesprek aangevraagd? Bedenk binnen welke (redelijke) termijn u antwoord wilt hebben. Bedenk ook vooraf wat u doet als het antwoord uitblijft, zodat u direct daarna de volgende stap kunt zetten. Misschien is het tijd de bewoners nader te informeren en hen bij verdere stappen te betrekken. Of om een artikel in de krant te plaatsen. Het is belangrijk om als bewonersorganisatie het initiatief in eigen hand te houden. Taken verdelen De vele taken vragen een goede organisatie. Bij de taakverdeling moet rekening worden gehouden met ieders wensen, vaardigheden en mogelijkheden. Afspraken moeten op tijd worden nagekomen en op elkaar afgestemd, zodat men elkaar niet voor de voeten loopt. Er zijn zowel interne als externe taken. Wat de interne taken betreft gaat het om het voorbereiden, leiden en notuleren van vergaderingen, het secretariaat, het archief, het beheer van de financiën en eventueel het innen van de contributie en het bijhouden van de ledenadministratie. Wat de externe taken betreft moet geregeld worden wie gesprekken voert met de verhuurder of gemeente, wie contacten met de pers onderhoudt en voorlichting geeft aan derden. Het is belangrijk dat er duidelijkheid en overeenstemming is over wie wat doet. Voor je het weet is de voorzitter een man en de notulist een vrouw. Voor je het weet zitten mannen aan de onderhandelingstafel en brengen vrouwen het krantje rond. Vooringenomen opvattingen over elkaars rol en kwaliteiten spelen daarin mee. Probeer bij het verdelen van taken onbevooroordeeld te werk te gaan en sta stil bij ieders wensen en mogelijkheden. Drempelvrees voor een bepaalde functie kan worden overwonnen door de functies van voorzitter, secretaris of penningmeester door twee personen te laten uitvoeren. Onder een „functie‟ horen verschillende concrete taken. Bij de functie van secretaris horen bijvoorbeeld het maken van de agenda en het notuleren van de vergaderingen. Deze taken kunnen worden verdeeld over meerdere mensen. Dat heeft ook voordelen als iemand uit het bestuur stapt. Dan hoeft er maar één taak opnieuw ingevuld te worden. [Zie ook: Activiteiten – Werven van bestuursleden] De vraag waar de initiatiefnemers voor komen te staan is: Welke organisatievorm kiezen we? [Zie ook: Thema’s – Organisatievormen] Onkostenvergoeding Actief zijn in een bewonersorganisatie brengt kosten met zich mee, bijvoorbeeld voor telefoneren, kopiëren en vervoer. Duidelijke afspraken daarover zijn wenselijk. Het ontbreken van een onkostenregeling mag geen belemmering zijn voor deelname aan een bewonersorganisatie. Alleenstaanden met kinderen moeten misschien onkosten maken voor oppas als ze een vergadering willen bijwonen. Mogelijk dat daar een (financiële) oplossing voor gevonden kan worden. [zie ook: Activiteiten – Begroting opstellen ; Activiteiten - Financiële middelen verwerven] <<<

1.6. Woonbondbrochure  De Woonbond geeft een brochure uit over dit onderwerp met de titel: Een bewonersorganisatie oprichten, hoe doe je dat? [Zie ook: Handige adressen – Landelijk – Bewonersorganisaties – de Nederlandse Woonbond]


Woonbondbrochure



2. BESTUURSLEDEN WERVEN Het bestuur van een bewonersorganisatie moet zo zijn samengesteld dat het een afspiegeling is van de bewoners. De verschillende groepen zouden er in vertegenwoordigd moeten zijn: jongeren, allochtonen, ouderen, mannen, vrouwen, werkenden en niet-werkenden. Zo kan het bestuur beter namens de achterban spreken. Bovendien zijn zo verschillende ervaringen, deskundigheden en kwaliteiten binnen het bestuur aanwezig.

2.1. Mannen en vrouwen In bewonerscommissies op complexniveau zijn vaak zowel vrouwen als mannen actief. De besturen van wat grotere bewonersorganisaties bestaan echter vooral uit mannen van middelbare leeftijd. En als een vrouw bestuurslid is, heeft ze vaak de traditionele functie van secretaris of algemeen lid. Er zijn maar weinig bewonersorganisaties met een vrouwelijke voorzitter of penningmeester. Vraag vrouwen uit bewonerscommissies of werkgroepen persoonlijk of ze belangstelling hebben voor een bestuursfunctie in de bewonersorganisatie. Een persoonlijke benadering kan vrouwen over de drempel helpen om deel te nemen aan een bestuur, dat overwegend uit mannen bestaat. Spreek vrouwen aan op hun kwaliteiten en interesses. Werf vrouwen via organisaties en instellingen waar veel vrouwen komen. Leg bijvoorbeeld contact met een vrouwenvereniging, praat met het buurt - en clubhuiswerk, hang mededelingen op bij scholen en consultatiebureaus. Overleg met de sociale dienst over de inzet van mogelijke „herintreedsters‟ die ervaring willen opdoen in het vrijwilligerswerk; organiseer activiteiten die aantrekkelijk zijn voor vrouwen. Denk aan straatfeesten of kinderactiviteiten. Zorg dan wel voor publiciteit over de bewonersorganisatie. U kunt bijvoorbeeld ook interviews houden met vrouwen over wat ze belangrijk vinden in de buurt en waar ze zich voor willen inzetten. Een aantal punten zijn van belang om vrouwelijke bestuursleden te werven en te behouden: zorg voor een evenwichtige taakverdeling tussen mannen en vrouwen in het bestuur; pas de vergadertijden zonodig aan. Misschien kan er „s ochtends vergaderd worden in plaats van „s avonds of andersom. Maak het mogelijk voor vrouwen met kleine kinderen om actief te worden door een financiële vergoeding voor kinderopvang beschikbaar te stellen. Dit geldt ook voor deelname aan cursussen, symposia en dergelijke.

Beter wonen op de hoek van een dak dan met een twistzieke partner in een gemeenschappelijke woning

BESTUURSLEDEN WERVEN

2.1. Handboek voor Participatie

Mannen en vrouwen

2.2. Werkenden en niet-werkenden Bewonersorganisaties zouden moeten streven naar een vertegenwoordiging van verschillende groepen en zo gebruik maken van verschillende ervaringen, deskundigheden en kwaliteiten. Bewoners kunnen bijvoorbeeld hun professionaliteit inbrengen in het geval zij werkzaam zijn in een relevant werkveld. Ook niet-werkenden kunnen een belangrijke bijdrage leveren, omdat zij over het algemeen meer flexibel zijn in hun beschikbare tijd en uiteraard ook over ervaringen en deskundigheden beschikken. Het is mogelijk dat een functie in een bewonersorganisatie voor een niet-werkende betekent dat deze zo actief kan blijven functioneren in de samenleving. En bovendien op deze manier misschien relevante ervaring kan opdoen.

2.3. Autochtonen en allochtonen Een stap verder gaat het werven van bestuursleden onder allochtonen. Ook hier heeft de persoonlijke benadering de meeste kans op succes. U zult mensen moeten vragen om mee te werken. Net zoals de meeste bewoners zijn allochtonen eerder warm te krijgen voor concrete activiteiten dan voor bestuursfuncties. Vraag ze deel te nemen aan een bepaalde activiteit en wie weet krijgt iemand na verloop van tijd interesse in een bestuursfunctie. Als allochtone buurtbewoners in het bestuur willen meedraaien, neem dan rustig de tijd om iemand in te werken. Let daarbij ook op speciale interesses en kwaliteiten. Houd rekening met terughoudendheid. Vraag expliciet naar meningen of ideeën. Geef iemand de tijd om uit te praten als hij of zij moeite heeft met de Nederlandse taal. Let erop dat hij of zij niet alleen als tolk gebruikt wordt. Veel allochtonen vinden het helemaal niet prettig om alleen op hun nationaliteit aangesproken te worden. Ze willen gewoon als medebuurtbewoners gezien worden. Het bestuurswerk in een bewonersorganisatie brengt het lezen van verslagen, brieven van de verhuurder en allerlei rapporten met zich mee. Dit is taaie kost voor iemand die het Nederlands niet volledig beheerst. Overigens worden de taalproblemen langzamerhand minder. Voor de meeste allochtone jongeren is het Nederlands hun moedertaal. Binnen organisaties is er vaak een gebrek aan vertrouwen in de capaciteiten van allochtonen. Het komt veel voor dat allochtone buurtbewoners in een bewonersorganisatie alleen ingeschakeld worden als er problemen met buitenlanders zijn. Maar een allochtoon is natuurlijk net zo goed een gewone wijkbewoner.

Tussen zeggen en doen zit een wereld van verschil


2.2. 2.3. Handboek voor Participatie

Werkenden en niet-werkenden Autochtonen en allochtonen

2.4. Talenten

Veel mensen zijn huiverig om een bestuursfunctie op zich te nemen. Zeker wanneer zij het gevoel hebben dat zij er dan voor jaren aan vast zitten. Daarnaast is vergaderen niet ieders hobby. Naast bestuursfuncties zijn er veel andere taken die bewoners op zich kunnen nemen, zoals contactpersoon en lid van een werkgroep. Spreek mensen aan op hun interesse en benut hun kwaliteiten, daar is de organisatie alleen maar bij gebaat. Een talentenjacht kan verborgen talenten in de buurt of wijk zichtbaar maken. Bovendien hebben bewoners vaak zelf goede ideeën over hun inbreng ten behoeve van de organisatie en de bewoners. Daarbij is het goed mogelijk om mensen tijdelijk in te zetten voor kortdurende activiteiten of projecten. Zo hebben zij niet het gevoel zich voor lange tijd te binden. Voor beperkte tijd blijken mensen graag bereid zich in te zetten en te werken aan een bepaalde zaak.

Tip: Werk aan een goede spreiding van kennis binnen het bestuur door taken en verantwoordelijkheden te verdelen en te streven naar een gemêleerde club bestuursleden.

2.5. Woonbondbrochure  In de brochure Een bewonersorganisatie oprichten, hoe doe je dat? besteedt de woonbond aandacht aan het besturen van een bewonersorganisatie. [Zie ook: Handige adressen – Landelijk – Bewonersorganisaties – de Nederlandse Woonbond]



Talenten Woonbondbrochure



3. LEDENWERVING Ledenwerving is van groot belang. De bewonersorganisatie moet representatief zijn voor de bewoners. Dat geldt bij alle organisaties, of het nu om een vereniging of om een stichting gaat. Dit betekent dat de bewoners op de hoogte moeten zijn van de activiteiten van de organisatie en ze betrokken moeten worden bij de standpuntbepaling.

Uit de Woonbondbrochure brochure 'Naar een slagvaardige huurdersorganisatie': Ledenwerving is maatwerk. Een persoonlijke benadering van bewoners is een heel effectieve methode, maar eigenlijk vooral geschikt voor bewonerscommissies op complexniveau. Een bewonersorganisatie die duizenden woningen vertegenwoordigt zal vaak naar andere methoden zoeken. Een goede nieuwsbrief en financiële middelen om informatie per post te laten bezorgen zijn voor deze organisaties veel betere middelen. Een aantal wervingsactiviteiten zult u op vaste momenten ondernemen. Ze horen als het ware tot het vaste takenpakket, zoals het verwelkomen van nieuwe bewoners, het uitbrengen van een bewonersblad, en het draaien van spreekuren. Daarnaast kunt u ook een wervingscampagne voeren rondom een thema, bijvoorbeeld leefbaarheid, ouderenhuisvesting of voorzieningen voor jongeren. Bij een campagne is het belangrijk om een thema te kiezen waar bewoners en instellingen zich gezamenlijk in kunnen vinden. Zoek vanaf het begin de samenwerking met verschillende organisaties en sleutelfiguren. Breng bewoners met elkaar in contact in een positieve sfeer. Gebruik sociale activiteiten om de sfeer te verbeteren.

3.1. Methoden voor ledenwerving Een persoonlijke benadering met huisbezoeken en contacten op straat werkt over het algemeen het beste. Huisbezoeken Huisbezoeken zijn een goede, maar tijdrovende methode. Een goede introductie is hierbij het halve werk. Stel jezelf voor, benoem het doel van het bezoek en vraag of het gelegen komt. Is dat laatste niet het geval probeer dan een nieuwe afspraak te maken. Bewonersorganisaties kunnen een belangrijke rol spelen voor nieuwe bewoners. Nieuwe bewoners hebben vaak behoefte aan informatie over voorzieningen en activiteiten in de wijk, en hebben vragen over de verhuurder. Sommige organisaties gaan persoonlijk bij nieuwe bewoners op bezoek. Dat blijkt in het algemeen erg op prijs gesteld te worden. U kunt bijvoorbeeld een bloemetje en een folder over de activiteiten van uw organisatie meenemen. Het organiseren van bijeenkomsten of inloopavonden Soms zijn er problemen, die specifiek zijn voor een bepaalde wijk. Dan is het nuttig om de bewoners bij elkaar te roepen, of ze nu lid zijn of niet. Het kan juist een middel zijn om leden te werven. Het is belangrijk dat het bestuur laat zien dat er iets aan de problemen gedaan kan worden, in samenwerking met de bewoners. Ook in een nieuwe wijk kan een bewonersvergadering een belangrijke rol spelen in de ledenwerving. Er is vaak veel animo bij „pioniers‟ om bij elkaar te komen. Niet alleen om problemen te bespreken, maar ook om kennis te maken. Een inloopavond heeft over het algemeen een informeler karakter. Het biedt bij uitstek de gelegenheid om bewoners informeel met elkaar in contact te brengen. Spreekuur Advies geven over huisvestingszaken is een belangrijke service van een bewonersorganisatie. Als huurders via het spreekuur goed worden geholpen kan dat een reden zijn om lid te worden van de huurdersorganisatie. Mond-tot-mond reclame zorgt dan vaak voor meer bekendheid. [Zie ook: Activiteiten – Spreekuur] >>> LEDENWERVING


Methoden voor ledenwerving

Wijkwandeling Maak er een goede gewoonte van om met het bestuur van uw organisatie regelmatig een wandeling door (een deel van) uw werkgebied te maken. Kijkt u daarbij kritisch naar het onderhoud van de woningen, de straten en het groen, de speelplekken voor kinderen, de bankjes voor ouderen en of er veel hondenpoep ligt of vernielingen zijn. Bel bij mensen aan als u iets ziet waar u meer over wilt weten. De wijkwandeling of schouw kunt u op gezette tijden maken, bijvoorbeeld voor uw bestuursvergaderingen. Sommige organisaties publiceren het tijdstip van de wijkschouw in het wijkblad of de nieuwsbrief. Dit biedt bewoners de gelegenheid om u aan te spreken tijdens de wandeling. Overigens kunt u ook een verslag van uw wandeling in uw nieuwsbrief publiceren, dat geeft duidelijk blijk van uw betrokkenheid. Het is natuurlijk wel zaak om ook iets met de bevindingen van uw wijkwandeling te doen. [Zie ook: Activiteiten – Schouwen] Schriftelijke informatie Een persoonlijk benadering hoeft niet uit te sluiten dat er ook schriftelijke kanalen worden gebruikt om leden te werven. Een combinatie van beiden werkt meestal het beste. Brieven Nieuwe huurders kunnen uiteraard worden geïnformeerd via een welkomstbrief of folder. De verhuurder kan bijvoorbeeld worden gevraagd om nieuwe huurders een brief of folder over de huurdersvereniging aan te bieden. Huurders die al in de wijk of in de gemeente woonachtig zijn kunnen via een brief benaderd worden om lid te worden van de vereniging of om deel te nemen aan een commissie, werkgroep of activiteit. Schriftelijke informatie die aan huurders wordt verstrekt moet duidelijk, goed leesbaar zijn. De informatie in de brief moet de mensen overtuigen om ergens aan deel te nemen. Tip: Een tekst is goed leesbaar als het taalgebruik eenvoudig is en de zinnen niet te lang zijn.

Bewonersblad Een eigen bewonersblad of nieuwsbrief is een belangrijke bijdrage tot meer bekendheid en daarom een goed wervingsmiddel. Zorg dat het blad of de nieuwsbrief er goed uit ziet, liefst met illustraties of foto‟s tussen de geschreven tekst. Naast de vormgeving is natuurlijk ook de inhoud van belang. Er moet „nieuws‟ in staan, de leden en de toekomstige leden moeten er iets aan hebben. Maak het blad prettig leesbaar. Eenvoudig taalgebruik, sprekende voorbeelden en interviews vergroten de leesbaarheid. Het is ook belangrijk de artikelen kort en bondig te houden. Het is goed om ook positieve berichten in het blad op te nemen. Mensen willen niet alleen maar over problemen lezen. [Zie ook: Activiteiten – Communiceren met de achterban] Affiches Ook het ophangen van affiches op plaatsen waar veel mensen komen (bijvoorbeeld het prikbord in de hal van een flat) is een goede manier om bij toekomstige leden bekend te worden. Zorg ervoor dat het affiche opvalt. Dit kan door een opvallende tekening, foto, kleur, vormgeving of grote letters te gebruiken. Zet er niet te veel tekst op, zodat mensen het vanaf een afstand kunnen lezen. Pamfletten en flyers Het is ook mogelijk om in de straat of buurt pamfletten of flyers te verspreiden. Ze worden vaak gebruikt voor een belangrijke bijeenkomst, die snel bij veel mensen bekend moet worden. Flyers zijn goedkoop en wervend. Je kunt ze namelijk persoonlijk overhandigen. Bij het maken van flyers moet je erop letten dat er niet te veel informatie op staat. Net zoals bij het bewonersblad is de herkenbaarheid van belang. Dat kan bijvoorbeeld door de flyers te voorzien van een logo. <<<

>>> LEDENWERVING


Methoden voor ledenwerving

Agenda van de bestuursvergadering Veel organisaties sturen de agenda naar alle bewoners als zij een vergadering hebben. Hierdoor krijgen mensen een idee wat de organisatie doet. Hoe duidelijker de agenda en hoe concreter de onderwerpen op de agenda, des te sneller zullen mensen lid willen worden of een vergadering bijwonen. Adverteren Adverteren in bladen die je doelgroep leest zorgt ook voor meer naamsbekendheid en dus voor meer leden. Je bereikt er veel mensen in één keer mee. Adverteren kan echter veel geld kosten. In huisaan-huisbladen, wijkbladen en het blad van een (sociale) verhuurder zullen de kosten lager zijn dan in een regionale krant. Het voordeel van een advertentie is dat deze in tegenstelling tot een artikel in ieder geval wordt geplaatst. Een advertentie moet kort en krachtig zijn, maar in ieder geval moet erin staan wie en waarom er wordt geworven en waar men terecht kan voor informatie. Lokale media Ook regelmatige aankondigingen in een plaatselijke krant en berichten op de kabelkrant of de lokale televisie of radio kunnen bekendheid geven aan de bewonersorganisatie. Het plaatsen van een mededeling of activiteit is vaak kosteloos. Ook een interview is kosteloos en kan voor publiciteit zorgen. [Zie ook: Activiteiten – Publiciteit] Meningspeiling Een meningspeiling (enquête) kan een goede manier zijn om bewoners te vragen naar hun mening, naar klachten in de woning of naar wensen over de woonomgeving. U laat daarmee merken dat de bewonersorganisatie het werkelijk belangrijk vindt wat de bewoners te zeggen hebben. Een enquête kan voor nieuwe bewoners en voor (nog) niet-leden een aansporing zijn om lid te worden van de vereniging. Een enquête kan zowel schriftelijk als mondeling worden gehouden. [Zie ook: Activiteiten – Enquêteren en Activiteiten – Interviewen] Resultaten boeken en publiceren En natuurlijk moet je resultaten boeken, dat is één van de belangrijkste voorwaarden om veel leden te werven. Dat is echter vaak simpeler gezegd dan gedaan. Het kan namelijk lang duren voordat een omvangrijk probleem echt is opgelost. Een procedure rond de servicekosten duurt al gauw één of twee jaar. Problemen rond het achterstallig onderhoud zijn ook niet in een achternamiddag opgelost. Het is dan belangrijk ook kleine resultaten te boeken en die bekend te maken. Dat kunnen problemen in de woonomgeving zijn, maar ook problemen van individuele bewoners. Zonder mensen met naam en toenaam te noemen, kun je een bepaalde zaak omschrijven (bijvoorbeeld als het gaat om het terugbrengen van de woning in goede staat bij verhuizing) en het succes melden van de bemoeienis van de bewonersorganisatie. [Zie ook: Activiteiten – Publiciteit]

Spreken is zilver, maar wel erg leuk <<<

3.2. Woonbondbrochure  De Woonbondbrochure Naar een slagvaardige huurdersorganisatie is te verkrijgen bij de Nederlandse Woonbond of op www.woonbond.nl online te bestellen. [Zie ook: Handige adressen – Landelijk – Bewonersorganisaties – de Nederlandse Woonbond]

LEDENWERVING


Woonbondbrochure



4. COMMUNICEREN MET DE ACHTERBAN 4.1. De achterban Bewonersorganisaties hebben als doel om de belangen van bewoners te vertegenwoordigen ofwel de inbreng van bewoners in de beleidsvorming en beleidsuitvoering van gemeente of verhuurder te bevorderen. Het zou daarom ideaal zijn om de bewonersorganisatie een afspiegeling te laten zijn van alle verschillende groepen in de buurt of wijk. Dit is echter een illusie. Immers behalve op leeftijd verschillen bewoners in sekse, cultuur en godsdienst, opleiding, werk, hobby, interesse en ga zo maar door. Wanneer een bewonersorganisatie zich dit realiseert, groeit de behoefte om zo veel mogelijk meningen van bewoners te verzamelen en dus te communiceren met de achterban. Maar hoe doe je dat? De Overlegwet stelt eisen aan de representativiteit van een huurdersorganisatie. Een huurdersorganisatie wordt pas formeel erkend als overlegpartner van de verhuurder als zij voldoet aan een aantal voorwaarden. [Zie ook: Thema’s – Overlegwet] In de brochure Naar een slagvaardige huurdersorganisatie besteedt de Nederlandse Woonbond uitgebreid aandacht aan het communiceren met de achterban. Enkele passages uit deze brochure:

4.2. Communicatieplan

De manier waarop u communiceert met bewoners hangt af van de doelen die u nastreeft en van de doelgroepen die u wilt bereiken. Het opstellen van een communicatieplan helpt om uw activiteiten vorm te geven. Doelstellingen U kunt met uw communicatieplan verschillende doelstellingen hebben: • Bewoners informeren over het bestaan en de activiteiten van de huurdersorganisatie zodat ze weten waar ze terecht kunnen; • Bewoners naar hun wensen en meningen vragen om hun belangen goed te kunnen vertegenwoordigen; • Bewoners organiseren om actief mee te beslissen over zaken of problemen die hun woning en woonomgeving aangaan; • Bewoners mobiliseren om zelf te werken aan het verbeteren van hun woning en woonomgeving. • Een nevendoel is, dat mensen lid worden of actief deelnemen aan de activiteiten of het bestuur van de huurdersorganisatie. Wie is de achterban? De achterban van een huurdersorganisatie bestaat uit Stichting Richtinge groepen bewoners. Een huurdersorganisatie op complexniveau kent de meeste bewoners persoonlijk. Dit is uiteraard niet mogelijk voor een huurdersvereniging die alle woningen van de verhuurder vertegenwoordigt of voor een bewonersorganisatie op wijkniveau. De volgende groepen kunnen bijvoorbeeld worden onderscheiden: • alle bewoners in het werkgebied (complex, woningbezit verhuurder of wijk); • de leden van de huurdersvereniging; • bij de huurdersorganisatie aangesloten bewonerscommissies; • bijzondere groepen, zoals jongeren, allochtonen, vrouwen, kinderen; • bewoners die met herstructurering te maken hebben;

>>> COMMUNICEREN MET DE ACHTERBAN

4.1. 4.2.

Handboek voor Participatie

De achterban Communicatieplan

Communicatiekanalen Mensen halen hun informatie uit kranten, tijdschriften, folders, van internet, radio, televisie én door gesprekken met mensen uit de buurt. Sommigen reageren vooral op brieven en spellen de krant van a tot z. Ouders laten hun blik snel vallen op informatiebriefjes in de hal van de school. Jongeren halen informatie van internet. Een schriftelijke benadering is de meest gangbare, maar niet altijd de meest effectieve manier om mensen te bereiken. Een persoonlijke benadering en mond-tot-mondreclame werken vaak het beste. Het is dus belangrijk om per doelgroep na te denken over de meest effectieve manier van communiceren.

Opstellen van een communicatieplan De volgende tien vragen kunnen een handige leidraad zijn bij opstellen van een communicatieplan: 1.

Wat is het doel van de activiteiten?

2.

Welke groep bewoners willen we bereiken?

3.

Via welke communicatiekanalen kunnen we deze groepen bereiken?

4.

Met wie kunnen we samenwerken?

5.

Welke werkwijze is het meest effectief?

6.

Wat willen we met elke activiteit bereiken?

7.

Hoeveel tijd kost elke activiteit?

8.

Waaraan geven we publiciteit?

9.

Hoe bekostigen we de activiteiten?

10. Hoe verdelen we de taken?

<<<

4.3. Speciale aandacht voor vrouwen, jongeren, ouderen en allochtonen Veel huurdersorganisaties hebben hoog in hun vaandel staan dat ze opkomen voor de belangen van dé bewoners. Maar het is niet altijd eenvoudig om bewoners bij het huurderswerk te betrekken. Bewoners hebben verschillende wensen, problemen en interesses. Je hebt denkers die van vergaderen en besturen houden, en je hebt doeners die liever de handen uit de mouwen steken. Wervingsactiviteiten hebben de meeste kans van slagen als een huurdersorganisatie zich probeert te verplaatsen in de belangen, de interesses en de praktische mogelijkheden van de doelgroep die men wil benaderen. Dit vergt voor jongeren een andere benadering dan voor tweeverdieners en moeders met kleine kinderen en allochtone ouderen. Senioren zijn bijvoorbeeld geïnteresseerd in de bereikbaarheid van voorzieningen en veiligheid in de wijk, terwijl jongeren op zoek zijn naar een ontmoetingsplek. Tweeverdieners kunnen vaak alleen „s avonds iets doen, terwijl sommige moeders met schoolgaande kinderen liever onder schooltijd een bijdrage willen leveren. Maak gebruik van organisaties, verenigingen en andere samenwerkingsverbanden die in de wijk bestaan. Denk daarbij aan het buurten clubhuiswerk, scholen, sportclubs, jeugdverenigingen, politie, kerken en de vrouwenvereniging. Motiveer hen om samen te werken aan een bepaalde activiteit. >>> COMMUNICEREN MET DE ACHTERBAN

4.3.


Speciale aandacht voor vrouwen, jongeren, ouderen en allochtonen

Vrouwen Vrouwen hebben vaak een andere kijk op de woning en de woonomgeving dan mannen. Ze letten meer op details in het praktische gebruik van de woning, de bereikbaarheid van voorzieningen, veiligheid op straat, speelgelegenheid voor kleine kinderen en ontmoetingsplekken voor de jeugd. Vrouwen weten vaak als geen ander wat er moet veranderen in de buurt. Het is dus van essentieel belang dat vrouwen actief deelnemen aan de activiteiten van een bewonersorganisatie. Jongeren Bij jongeren denken we vaak aan thuiswonende scholieren, maar er zijn natuurlijk ook jongeren die al zelfstandig wonen, studenten, werkende en werkloze jongeren. En ook over de leeftijdsgrenzen valt te twisten. Jongeren zul je niet gauw op vergaderingen zien omdat ze er het belang niet van inzien of omdat het niet „cool‟ is. Ze zijn niet bezig met het effect van hun handelen op hun omgeving. Studerende jongeren wonen vaak maar tijdelijk in een buurt Toch is het belangrijk om jongeren te betrekken bij het bewonerswerk. Jongeren beleven de straat en de buurt op een andere manier dan volwassenen. Er zijn al heel wat ontmoetingsplekken voor jongeren ontworpen, die niet gebruikt worden op de manier waarvoor ze voor bedoeld waren. Het is dan ook zinvol om vanaf het begin van een wijkvernieuwingsproces jongeren te vragen ideeën te ontwikkelen over de inrichting van een plein of een straat. Betrokkenheid van jongeren bij de inrichting vergroot ook hun gevoel van verantwoordelijkheid voor het beheer. Een briefje in de brievenbus met een oproep om naar een vergadering te komen heeft meestal geen resultaat. Het werkt het beste om naar de plekken te gaan waar jongeren samenkomen: op straat, op school, op sport- of jeugdclubs. Vraag de hulp van jongerenwerkers, buurthuiswerkers of docenten om jongeren te mobiliseren. Ouders kunnen een rol spelen als het bijvoorbeeld gaat om een project in een bepaalde straat. Tip: Gebruik methoden die jongeren aanspreken: Ga met ze de straat op en maak (digitale) foto’s of gebruik een videocamera om plekken te filmen die voor jongeren betekenis hebben; Organiseer excursies om ideeën op te doen; Gebruik de computer om ideeën gezamenlijk uit te werken, bijvoorbeeld bij het ontwerpen van de inrichting van een plein; Laat jongeren andere jongeren interviewen.

Betrek jongeren in een vroeg stadium bij de plannen en geef ze invloed. Geef ook duidelijke kaders aan waarbinnen de mogelijkheden liggen. Vaak leidt meepraten tot het opstellen van een Sinterklaaslijstje met wensen en daarna krijgen jongeren te horen dat niet alles kan, of dat de plannen al te ver gevorderd zijn om hun wensen nog mee te nemen.

Een verre buur is beter dan een goede vriend Ouderen Ouderen kunnen hun eigen waardevolle inbreng hebben in de bewonersorganisatie. Zij beschikken niet alleen over meer tijd en ruimte om tijd te maken, zij hebben vaak ook een bredere ervaring. <<<

>>> COMMUNICEREN MET DE ACHTERBAN

4.3.



Allochtonen „We willen een activiteit organiseren voor de hele buurt. Maar de allochtonen komen toch niet. Er wordt bij ons gerenoveerd, maar migranten zien we nauwelijks op de bewoners vergaderingen. Onze huurdersvereniging bestaat alleen uit witte buurtbewoners. Hoe kunnen we allochtone bewoners erbij betrekken?‟ Vooral huurdersorganisaties die actief zijn in multiculturele wijken maken zich zorgen over het gebrek aan belangstelling van allochtonen. Toch verbetert het langzaam maar zeker, de samenwerking tussen mensen van allerlei herkomst die zich vrijwillig inzetten voor de buurt. Nog lang niet overal, maar her en der beginnen witte organisaties van bewoners te verkleuren. Een hardnekkig vooroordeel is dat allochtonen zich niet druk maken om de wijk of om de manier waarop ze wonen. In werkelijkheid willen allochtonen net als autochtonen een prettige, schone en veilige wijk. Het gebrek aan deelname heeft dus andere oorzaken dan gebrek aan belangstelling. Het heeft veel meer te maken met taal, cultuurverschillen en de manier van communiceren. 1. Taal Een gebrekkige beheersing van de Nederlandse taal maakt communicatie lastig. Mensen die slecht kunnen lezen zullen niet snel reageren op schriftelijke informatie in het Nederlands, zoals folders en enquêtes. Ook de mondelinge informatie tijdens een vergadering is al snel te veel, er wordt te snel gepraat, of er wordt onduidelijke vaktaal gebruikt. Ook veel autochtone Nederlanders hebben hier trouwens moeite mee. 2. Overleg- en vergadercultuur Nederland kent een overlegcultuur waarin het gewoon is om met de overheid te praten over beleid en plannen. In landen als Marokko en Turkije bestaat zo‟n overlegcultuur niet. Ook hechten Nederlanders erg aan formele vergaderingen, vaste afspraken, formele regels en procedures. Afspraak is afspraak. Onder allochtonen wordt er vaak meer informeel geregeld, thuis, in het koffiehuis of op de markt. Daarnaast hebben Nederlanders vaak een erg directe manier van reageren. Men geeft snel z‟n mening over een bepaald onderwerp. Dit is in veel andere landen niet gebruikelijk. Veel allochtonen zijn voorzichtig met commentaar. Er wordt gauw ja gezegd, omdat men het onbeleefd vindt om nee te zeggen. 3. Verschillen tussen allochtonen Veel projecten richten zich op „de allochtonen‟. De doelgroep wordt niet helder gedefinieerd. Maar een Turk is geen Marokkaan en een Ghanees is geen Surinamer. Ook zijn er grote verschillen tussen jongeren en ouderen, mannen en vrouwen, hoog- en laag opgeleide mensen, moslims en christenen. 4. Houding Nederlandse bewoners In een relatief korte tijd is de bevolking van veel wijken gemêleerder en gekleurder geworden. De oude en herkenbare sociale verbanden bestaan niet meer. We kennen allemaal het spreekwoord „onbekend maakt onbemind‟. Burenruzies krijgen gemakkelijk een racistische lading. Wijkbewoners, maar ook beroepskrachten vragen zich af hoe ze effectief met cultuurverschillen kunnen omgaan. 5. Effectieve communicatie Voordat u aan een project begint moet u de doelgroep duidelijk bepalen. Welke nationaliteit hebben ze, welke taal spreken ze? Hoe zit het met leeftijdsgroepen en generaties? Als er nog weinig contacten zijn met allochtonen, roep dan hulp van anderen in. Zoek de plaatsen op waar allochtonen vaak komen: het buurthuis, de taalles, de peuterspeelzaal, de school, de sportvereniging, het koffiehuis, de moskee, de markt. Ook migrantenorganisaties kunnen helpen contacten te leggen. De effectiviteit neemt toe als u meerdere organisaties tegelijk inschakelt. 6.Allochtone vrouwen Wanneer er veel allochtonen in een wijk wonen is deelname van allochtone vrouwen aan projecten of buurtactiviteiten van essentieel belang. Voor de buitenwacht lijkt het alsof allochtone vrouwen een besloten groep vormen met eigen normen en waarden. Maar net als autochtone vrouwen willen deze vrouwen een schone en veilige buurt. Om allochtone vrouwen te bereiken is de netwerkmethode heel geschikt. Een bestaand contact leidt al snel tot contact met andere vrouwen. [Bron: Naar een slagvaardige huurdersorganisatie, De Nederlandse Woonbond, eerste druk, oktober 2001, blz. 30 t/m 38]

<<< COMMUNICEREN MET DE ACHTERBAN

4.3.



5. COMMUNICATIEMETHODEN Er zijn allerlei manieren om te communiceren. In de Woonbondbrochure Naar een slagvaardige huurdersorganisatie komen de belangrijkste communicatiemethoden aan de orde. Niet alleen traditionele methoden als de bewonersvergadering, maar ook tamelijk nieuwe zoals het huurderspanel, de enquête, de buurtbrainstorm, internet en theater.

5.1. Bewonersvergadering Alle huurdersorganisaties houden bewonersvergaderingen. De meeste huurdersorganisaties, die op verhuurderniveau zijn georganiseerd, houden in elk geval eens per jaar een algemene ledenvergadering om de achterban te informeren en te raadplegen. Bewonerscommissies op complexniveau doen dat vaker. Daarnaast zijn er bewonersvergaderingen die over thema‟s gaan, zoals herstructurering, huurbeleid en leefbaarheid. Een veelgehoorde klacht is dat de opkomst op bewonersvergaderingen zo laag is. Wat kunnen bewonersorganisaties doen om dit soort bijeenkomsten aantrekkelijker te maken? Algemene bewonersvergadering Afhankelijk van het doel zijn er grofweg drie typen bewonersvergaderingen te onderscheiden: informatieve, inventariserende en meningsvormende bijeenkomsten. Op informatieve bijeenkomsten worden bewoners vooral geïnformeerd over de activiteiten van de huurdersorganisatie en de stand van zaken. De bedoeling van inventariserende bijeenkomsten is het luisteren naar problemen, klachten en wensen van bewoners. Het bestuur luistert vooral, noteert, vraagt, daagt uit. In een meningsvormende vergadering ten slotte staat de gedachtewisseling centraal en moet er worden gewerkt aan het maken van afspraken. Het hangt van het enthousiasme van het bestuur af of u de bewoners op de been krijgt. Beschouw een bewonersvergadering niet als een formaliteit. Als u niet in het nut gelooft, zal het moeilijk zijn om anderen daarvan te overtuigen. Denk na over uw motivatie. Wilt u mensen overtuigen van uw intenties of wilt u naar mensen luisteren voordat u plannen maakt? Denk ook na over wat u gaat doen met het resultaat van de bewonersvergadering. Wat gebeurt er met de besluiten? Hoe worden de resultaten besproken met de bewoners?

Tips voor de voorbereiding De uitnodiging

De uitnodiging moet duidelijk en aantrekkelijk zijn. Met een agenda voor een ledenvergadering met als onderwerpen: ‘opening, verslag activiteiten afgelopen jaar, begroting komend jaar’, weet u bijna zeker dat er weinig mensen zullen komen. Maak duidelijk dat er voor bewoners ‘wat te halen is’. Dat kan het inventariseren van problemen in een bepaalde buurt zijn, het gezamenlijk organiseren van een activiteit, het bespreken van een bepaald thema, maar ook gewoon een gezellige avond met een drankje en een hapje waar men andere buurtbewoners kan ontmoeten. Een dubbele uitnodiging is meestal het beste. De eerste uitnodiging wordt bijvoorbeeld drie weken voor de bijeenkomst verstuurd, de tweede (een herinnering) een paar dagen voor de bijeenkomst. Als het om een bewonersvergadering met een beperkt aantal mensen gaat kunnen de uitnodigingen door bestuursleden of contactpersonen en huis-aan-huis worden bezorgd en kunnen mensen ook nog eens mondeling op de vergadering worden gewezen. Gaat het om een vergadering voor de hele buurt of wijk, hang de uitnodiging dan ook op in de portieken van flats, in buurthuizen, scholen of winkels. >>>

>>> COMMUNICATIEMETHODEN


Bewonersvergadering

Locatie en middelen

Bekijk de zaal vooraf en denk na over de schikking van de tafels en de stoelen. Als het doel van de avond het geven van informatie is, waarbij bijvoorbeeld dia’s of sheets worden gebruikt, dan is het belangrijk dat de stoelen zo staan dat iedereen de spreker en de beelden goed kan zien. Is het de bedoeling dat er actief wordt gediscussieerd, zorg dan dat mensen elkaar goed kunnen zien. Zet de stoelen en de tafels bijvoorbeeld in een U -vorm of in een vierkant. Bij sommige formele vergaderingen kan het handig zijn om een voorzitterstafel te hebben. Dit is niet altijd nodig. Afhankelijk van het doel van de vergadering kunnen bestuursleden bij andere deelnemers in de zaal zitten. Het is handig om een gespreksleider te hebben die op een centrale plaats in de zaal zit, of die vrij kan rondlopen. De sfeer is dan wat informeler. Zorg dat er een presentielijst (naam, adres, functie, telefoon) is bij binnenkomst. Dan weet u niet alleen wie er aanwezig is maar heeft u meteen de contactadressen. Controleer of alle hulpmiddelen die u wilt gebruiken aanwezig zijn: bijvoorbeeld flip-over, schoolbord, overheadprojector en scherm, beamer, verlengsnoeren of microfoons. <<<

Tips voor het verloop van de vergadering Voorzitter

Meestal zit de voorzitter van de huurdersorganisatie een bewonersvergadering voor. Afhankelijk van het doel van de vergadering kunt u ook zorgen voor een neutrale gespreksleider, bij voorkeur iemand die vertrouwd is met de problematiek, maar die niet uit de buurt zelf komt. Vertel doel en werkwijze

Begin altijd met een uitleg over het doel en het verloop van de bijeenkomst. Dit kunt u eventueel tijdens de bijeenkomst herhalen. Het is verder de taak van de gespreksleider (voorzitter) om de meningen samen te vatten, het verloop te bewaken en ook nog wat aan de sfeer bij te dragen. Meningen inventariseren

Wilt u de mening van bewoners over een bepaald onderwerp inventariseren, dan kunt u dat op verschillende manieren doen, bijvoorbeeld op de ‘roept u maar’ manier. Vaak bepalen dan een paar mensen het verloop van de discussie. Het is goed om te controleren of de rest van de zaal deze mening deelt voordat u een conclusie trekt. U kunt dit bijvoorbeeld doen door naar een afwijkende mening te vragen, door bewoners persoonlijk aan te spreken of door te stemmen. Heeft u een bewonersvergadering met een beperkt aantal mensen, dan kunt u ook ‘een rondje doen’, waarin alle deelnemers om beurten hun mening geven. Een andere mogelijkheid is de zaal in kleine groepjes op te delen om over een onderwerp te discussiëren. In een kleine groep voelen mensen zich vrijer om te praten en hun mening te laten horen. Het werken met kleine groepen kan ook effectief zijn wanneer het onderwerp van de bijeenkomst veel emoties oproept. Het voorkomt dat een paar mensen de mening van de hele zaal bepalen. Bied ruimte voor individuele problemen

Voorkom dat de bijeenkomst alleen maar een klachtensessie wordt. Toch willen bewoners graag hun individuele klachten kwijt. Er zijn een aantal manieren om hier mee om te gaan: Inventariseer aan het begin van de bijeenkomst of mensen iets aan de agenda toe te voegen hebben. Op die manier maakt u van belangrijke problemen een agendapunt; geef mensen de mogelijkheid om in de pauze of na de vergadering hun individuele zaken te bespreken. Zorg eventueel dat een medewerker van de verhuurder aanwezig is om klachten op te nemen. Een hapje en een drankje

Een hapje en een drankje kunnen helpen om een ontspannen sfeer te scheppen. Er zijn organisaties die tijdens de jaarlijkse ledenvergadering anderhalf uur besteden aan het formele gedeelte en vervolgens informeel met bewoners praten onder het genot van hapje, drankje en eventueel tussendoor een dansje. Nazorg

Zorg dat de vergadering wordt afgesloten met enkele concrete afspraken over de verdere stappen en de manier waarop met de resultaten van de bijeenkomst gewerkt zal worden. Denk aan een verslag en stuur dat toe aan de deelnemers. Lees voor de volgende bijeenkomst zelf het verslag nog eens na.

<<< COMMUNICATIEMETHODEN


Bewonersvergadering

5.2. Themabijeenkomsten Speciale agendapunten kunnen (jaar)vergaderingen aantrekkelijker maken. U kunt dat doen door sprekers over een bepaald thema uit te nodigen, bijvoorbeeld namens de politie, de brandweer en de politiek. Het doel van een themabijeenkomst kan ook zijn om te horen wat er leeft in de achterban en een mening te vormen binnen de huurdersorganisatie. Nodig voor themabijeenkomsten alle bewoners uit voor wie een bepaald onderwerp relevant is. Kies voor deze vergadering één actueel onderwerp, bijvoorbeeld het huurbeleid of het ZAV-beleid (zelf aangebrachte veranderingen). Het voordeel hiervan is dat huurders, die interesse hebben voor dat ene onderwerp, eerder naar de bijeenkomst komen. Formele agendapunten, zoals notulen en jaarverslag, kunnen mensen afschrikken. Vraag aan het eind of er bewoners zijn die een thema verder willen uitwerken, bijvoorbeeld in een werkgroep ZAV-beleid. [Zie ook: Activiteiten – Deskundigheid Inhuren]

5.3. Buurtbrainstorm

Een buurtbrainstorm is een moeilijk woord voor een bijeenkomst om gezamenlijk ideeën te verzamelen met buurtbewoners, bijvoorbeeld over het verbeteren van de leefbaarheid. De buurtbrainstorm is minder geschikt om besluiten te nemen of conflicten op te lossen. Vaak worden voor deze bijeenkomsten zowel bewoners als beroepskrachten van verschillende instellingen uitgenodigd. Als andere instellingen van meet af aan betrokken worden, zullen ze eerder geneigd zijn een bijdrage te leveren dan wanneer dat in een laat stadium gebeurt.

De uitnodiging Maak een enthousiaste en vrolijke uitnodiging en ga persoonlijk met de uitnodiging langs de deuren; nodig zowel bewoners als beroepskrachten van verschillende instellingen uit. Zaal en middelen • Kies een locatie waar iedereen zich thuis voelt, dus ook jongeren. • Kies een locatie in de wijk, waar mensen lopend naar toe kunnen. • Plaats de stoelen en tafels zo, dat er gemakkelijk in kleine groepen gewerkt kan worden. Als er een grote opkomst wordt verwacht, probeer dan een locatie te regelen waar meerdere ruimtes gebruikt kunnen worden voor groepsdiscussies. • Een voorzitterstafel is niet nodig. Bestuursleden en vertegenwoordigers van instellingen zitten in de zaal. Een gespreksleider doet staand (of lopend met een microfoon) zijn of haar werk. • Zorg voor een flap-over en papier, stiften, pennen, (gekleurde) stickers en zonodig microfoons. • Regel een drankje en een hapje voor de gezelligheid. Positieve sfeer Hou de bijeenkomst positief en informeel. Laat de aandacht niet alleen maar uitgaan naar wat er mis is en wat er allemaal ontbreekt, maar bedenk wat er wél mogelijk is. Als bewoners zich willen inspannen is er (met behulp van instellingen) veel mogelijk. >>>



Themabijeenkomsten Buurtbrainstorm

Onafhankelijke gesprekleider Zoek een onafhankelijke gespreksleider die vooral goed is in het begeleiden van een groepsproces. De gespreksleider vervult de volgende functies: • interviewen van deelnemers • werkgroepen begeleiden waar nodig • faciliteren van de presentatie van de werkgroepen • conclusies trekken Vertel doel en werkwijze Begin de bijeenkomst met een welkomstwoord en het uitleggen van het doel van de bijeenkomst en de werkwijze. Korte interviewronde Laat de gespreksleider een korte interviewronde houden. Hij of zij loopt rond en vraagt verschillende deelnemers hun mening te geven. Werkgroepen Zet daarna iedereen actief aan het werk in werkgroepen en meng bewoners en instellingen door elkaar. Geef de werkgroepen een duidelijk thema mee om over te discussiëren. Dit kunnen thema’s zijn die van tevoren zijn vastgesteld, maar er kan ook ruimte zijn voor eigen ideeën. De werkgroepen presenteren hun meningen of ideeën op een bord of een flip-over. De gespreksleider vat de meningen samen, zodat duidelijk is waar de voorkeur van de meeste mensen naar uitgaat. Prioriteiten in beeld brengen Laat de deelnemers prioriteiten aanbrengen in de geopperde ideeën. Een leuke manier hiervoor is het gebruik van gekleurde stickertjes. Iedere deelnemer krijgt een aantal stickertjes, bijvoorbeeld geel voor eerste voorkeur, roze voor tweede voorkeur en groen voor derde voorkeur. Laat de deelnemers vervolgens de stickertjes bij de ideeën plakken. Dan wordt snel zichtbaar wat de prioriteiten zijn. Het vervolg Bespreek vervolgens met de deelnemers hoe de ideeën uitgewerkt en uitgevoerd kunnen worden. Richt bijvoorbeeld een of meer werkgroepen op waaraan bewoners kunnen deelnemen. Spreek ook af binnen welke termijn er stappen worden ondernomen. Kies op z’n minst één idee dat iets zichtbaars oplevert in de wijk. En zorg ervoor dat dit ook in de publiciteit komt. <<<

Er is een groot verschil tussen gelijk hebben en gelijk krijgen



Buurtbrainstorm

5.4. Huurderspanel Een bewonerspanel, ook wel klankbordgroep of consumentenpanel genoemd, bestaat uit een groep belangstellende huurders die een aantal keren bij elkaar komt om hun mening over een bepaald thema of over bepaalde producten of diensten te geven. De panelleden nemen met veel enthousiasme en inzet deel. Een panel is niet zo geschikt om kennis over een bepaalde buurt te verzamelen. Ook kan van een panel niet worden verwacht dat het conflicten tussen verschillende deelnemende partijen oplost. De eerste ervaringen met huurderspanels zijn over het algemeen positief. Een huurderspanel kan worden opgezet door de huurdersorganisatie zelf, maar het kan ook een gezamenlijk initiatief zijn van verhuurder, huurdersorganisatie en eventuele andere partijen. Er wordt vaak een beloning verbonden aan het deelnemen aan een panel. Een gratis etentje of weekendje-uit maakt deelname extra aantrekkelijk.

Uitnodiging Stuur een wervende uitnodiging om deel te nemen aan een huurderspanel aan alle huurders. Geef duidelijk aan om welke thema’s het gaat en wat de werkwijze is. Selecteer belangstellenden aan de hand van criteria, zodat alle groepen van huurders vertegenwoordigd zijn. Een aantal van 10 tot 12 mensen is voldoende. Als u veel belangstellenden heeft van wie u toch de mening wilt horen, splits dan het panel op in subgroepen. Zaal en middelen Zorg voor een rustige vergaderruimte. De stoelen en tafels kunnen het beste in een cirkel of een U-vorm staan. Een flip-overbord en stiften zijn onontbeerlijk. Zorg dat er papier en pennen op tafel liggen. Een drankje en een hapje maken de sfeer informeler. Duidelijke afspraken Maak, indien het huurderspanel wordt georganiseerd in samenwerking met een verhuurder, duidelijke afspraken over de procedure en de werkwijze. Zorg ervoor dat het panel niet los staat van de huurdersorganisatie. Het panel geeft standpunten, meningen en ideeën, maar vervangt niet de huurdersorganisatie. Die formuleert zelf haar standpunt, mede op basis van de opvattingen van het panel. Onpartijdige en ervaren voorzitter Kies een onpartijdige en ervaren voorzitter, die geen belang bij de zaak heeft, maar wel inzicht in het onderwerp en die het groepsproces vlot kan laten verlopen. Het gaat erom de motieven, wensen en meningen van bewoners zo goed mogelijk naar voren te laten komen. Aan het eind van elke bijeenkomst vat de voorzitter de uitgebrachte adviezen samen. Maak duidelijke vergaderregels Beperk het aantal bijeenkomsten tot bijvoorbeeld vier of vijf. Bespreek bij de eerste bijeenkomst het doel van het panel en de procedureafspraken, waaronder duidelijke vergaderregels. Tijdens de eerste bijeenkomst wordt vaak een inleiding gehouden over het thema, dat in daaropvolgende bijeenkomsten wordt uitgediept. Bereid de onderwerpen goed voor . Maak van tevoren duidelijk wat ter discussie staat. Overdonder de panelleden niet met informatie, maar geef op enkele pagina’s feitelijke informatie. Benoem tot slot de vragen waarover u discussie wilt voeren. De vragen moeten duidelijk en hanteerbaar zijn. Goed verslag Zorg voor een goede notulist. Van elke bijeenkomst wordt een gespreksverslag gemaakt. In de laatste bijeenkomst worden de adviezen uitgebreid besproken. Pas daarna wordt de eindnotitie geschreven. Maak aan de panelleden duidelijk wat het vervolg van de procedure is. Bespreek ook of je het panel, al dan niet in dezelfde samenstelling, nog eens bijeen roept.

COMMUNICATIEMETHODEN


Huurderspanel

5.5. Internet De digitale revolutie maakt het mogelijk via de computer met uw achterban te communiceren. Bijvoorbeeld door zelf een website te (laten) maken. Een website biedt vele mogelijkheden. U kunt: • bewoners informeren over activiteiten van de huurdersorganisatie, actuele onderwerpen, nieuws uit de wijk of successen uit het laatste overleg met de verhuurder, • vrijwilligers en deelnemers voor bijvoorbeeld cursussen of activiteiten werven, • ideeën en knelpunten inventariseren, • discussiëren. Dit hoeft niet allemaal natuurlijk, bedenk van tevoren wat u wilt. Aan het ontwerpen en onderhouden van een website zit veel werk vast. Voor u besluit een website te (laten) ontwerpen is het goed te bedenken dat een website voortdurend geactualiseerd moet worden. Als je bijvoorbeeld een agenda met activiteiten en evenementen op de website plaatst, zul je deze regelmatig moeten vernieuwen. Een website die niet wordt onderhouden is slechte reclame. Dan kun je er beter niet aan beginnen. Een website maken vergt technische kennis en redactionele vaardigheden. Met enthousiaste vrijwilligers kun je een heel eind komen. Een andere mogelijkheid is een stagiaire aan te trekken. Met subsidie van het ministerie voor Grote Steden- en Integratiebeleid worden in veel gemeenten digitale wijkcentra opgezet: de zogenaamde digitale trapveldjes. De centra willen nieuwe media, zoals internet en video, inzetten voor de wijk. Dit gebeurt niet alleen om informatie te verspreiden, maar ook om bewoners ervaring te laten opdoen met deze nieuwe technieken. Er worden cursussen aangeboden die een opstapje kunnen zijn naar een nieuwe baan. De verwachting is dat via de computer ook de sociale cohesie in de wijk zal verbeteren. [Zie ook: Thema’s – Digitaal Trapveld, Thema’s – ICT in de Wijk, Handige adressen – Landelijk ICT]

5.6. Creatieve werkvormen Theater In verschillende steden wordt de laatste jaren met succes geëxperimenteerd met buurttheater. Het heeft tot doel ambtenarenjargon te vertalen in de alledaagse werkelijkheid van bewoners. De kracht van theater ligt in het zichtbaar maken van emoties van bewoners bij bijvoorbeeld herstructureringsprojecten. De betrokkenheid van bewoners ontstaat langs natuurlijke weg, onder het motto „spelen is leuker en gezelliger dan vergaderen‟. Het buurttheater wordt geschreven en geregisseerd op basis van gesprekken die de theatermakers voeren met bewoners en professionals in de betreffende buurt. Een theatervoorstelling wordt vaak gecombineerd met een discussie achteraf. Met name beleidsmakers en uitvoerders kunnen daar lering uit trekken. Theater is een uitstekend middel om bewonersbetrokkenheid te stimuleren. Wellicht zijn er in uw eigen omgeving mensen die ervaring hebben met het theatervak en die het nuttig en leuk vinden om in uw buurt aan de slag te gaan om met bewoners samen een voorstelling te maken. Fototentoonstelling of videovoorstelling Foto‟s kunnen heel goed gebruikt worden om problemen aanschouwelijk te maken. En een plaatje schieten kan bijna iedereen. Een aantal voorbeelden van het gebruik van foto‟s als communicatiemiddel: • Stuur bewoners de wijk in om foto‟s te maken van slecht onderhouden panden. • Stuur jongeren op pad met een camera om geschikte en minder geschikte „hangplekken‟ te fotograferen. • Laat ouderen foto‟s maken van voor hen onveilige situaties.



Internet Creatieve werkvormen

Voor het maken van de foto‟s kunt u mensen zelf vragen om hun camera mee te nemen, maar u kunt ook weggooicamera‟s aanschaffen. De foto‟s kunnen worden gebruikt om een tentoonstelling mee in te richten. In plaats van fotograferen kunt u opvallende situaties ook met een videocamera vastleggen. Dit biedt het voordeel dat u ook interviews met bewoners kunt opnemen. Uiteraard is het de bedoeling dat de fototentoonstelling of de videovoorstelling wordt gebruikt om met de deelnemers een discussie te voeren over knelpunten en mogelijke oplossingen. Nodig voor de discussie niet alleen bewoners uit, maar ook vertegenwoordigers van instellingen. U heeft dan meer kans dat er ook daadwerkelijk aan oplossingen wordt gewerkt. [Bron: Naar een slagvaardige huurdersorganisatie, De Woonbond, 1e druk 2001, blz. 43 t/m. 51] <<<

5.7. Enquête Veel huurdersorganisaties gebruiken (schriftelijke of mondelinge) enquêtes om de mening van bewoners te peilen. [Zie ook: Activiteiten – Enquêteren]

Een tevreden bewoner is geen onruststoker 5.8. Communiceren met bijzondere doelgroepen Er zijn verschillende mogelijkheden om bijzondere doelgroepen te werven voor activiteiten. Voorbeelden van bijzondere doelgroepen zijn jongeren, vrouwen, ouderen en allochtone bewoners. 1. Via sleutelfiguren Sleutelfiguren zijn de mensen met aanzien en vertrouwen binnen een doelgroep, bijvoorbeeld allochtonen. Doordat zij de taal spreken en cultuur, normen en waarden delen, kunnen ze achterdocht wegnemen. Let erop dat u niet altijd dezelfde mensen inschakelt. Zo voorkomt u dat u slechts een bepaald deel van de doelgroep bereikt. 2. Werving via andere organisaties Een beproefde methode is de aansluiting bij bestaande activiteiten, bijvoorbeeld taallessen, schoolactiviteiten, sportactiviteiten, buurthuiswerk. 3. Sneeuwbal- of netwerkmethode Kenmerk van deze methode is een informele benadering die gebruik maakt van persoonlijke contacten. U legt contact met actieve bewoners in de wijk en zet deze in voor de werving van andere personen uit de groep. 4. Portiekgesprekken Portiekgesprekken kunnen helpen contacten in een portiekflat tot stand te brengen of te verbeteren. Deze contacten zijn later te gebruiken om anderen ook meer bij de activiteiten in de wijk te betrekken. Bewoners die elkaar kennen zijn eerder bereid om naar elkaar te luisteren. Overigens kunnen portiekgesprekken ook betuttelend overkomen. Het is belangrijk om afspraken te maken waarin alle bewoners in een portiek zich kunnen vinden. >>> COMMUNICATIEMETHODEN

5.7. 5.8.

Enquête Communiceren met bijzondere doelgroepen


5. Huisbezoeken Een informeel huisbezoek is belangrijk om vertrouwen te winnen. Als u een gezin wilt bezoeken is het raadzaam om een tijdstip uit te zoeken waarop zowel de man als de vrouw thuis is. Het is handig als u samen gaat met iemand die de familie al kent en (indien nodig) de taal spreekt. 6.Individuele hulpverlening Een individueel spreekuur heeft belangrijke voordelen om bijzondere doelgroepen te bereiken. Mensen hebben rustig de tijd om vragen te stellen en zaken uitgelegd te krijgen (wat op een bewonersavond minder goed lukt) en dat is een manier om vertrouwen te winnen en collectieve problemen te signaleren. Als er bijvoorbeeld veel wijkbewoners van een bepaalde nationaliteit zijn of juist veel ouderen, kunt u overwegen om voor die groep een speciaal spreekuur te beginnen. 7. Buurtfeesten Buurtfeesten zijn niet alleen zeer geschikt om contact te leggen met allochtonen, maar zijn ook goed voor de informele contacten in de buurt. 8. Grote bijeenkomsten Grote bijeenkomsten zijn niet de beste manier om informatie te geven of te krijgen. Toch zijn deze avonden soms nodig als er gezamenlijke besluiten genomen moeten worden.

Tips: Een aantal tips om dit soort bijeenkomsten voor allochtonen toch aantrekkelijk en zinvol te maken: • Hou de bijeenkomst op een voor allochtonen bekende en vertrouwde plaats. • Beleg vóór de algemene bewonersbijeenkomst een (huiskamer)bijeenkomst voor allochtonen. Op de avond zelf kan hun mening naar voren worden gebracht. • Organiseer bij belangrijke zaken een aparte bijeenkomst voor allochtonen (naar nationaliteit). • Spreek de informatie eventueel eerst door met de migrantenorganisaties of sleutelfiguren. • Wek interesse via regionale tv of radio. • Bespreek een bijeenkomst na (op straat, tijdens het huurderspreekuur of bij een bezoek). Zo kunt u nagaan welke informatie wel of niet goed is overgekomen. • Schakel eventueel een tolk in.


Communiceren met bijzondere doelgroepen 5.8. Handboek voor Participatie

6. CORRESPONDEREN VIA BRIEF, E-MAIL EN FAX Bewonersorganisaties schrijven brieven, e-mails en faxen. De eerste twee vormen de hoofdmoot. Er valt niet aan te ontkomen en wil je als persoon en organisatie een goede indruk maken, dan is het heel belangrijk duidelijk, correct en gepast te schrijven. Een goede brief, e-mail of fax schrijven is in wezen niet moeilijk, omdat er vaak een concrete aanleiding is om te schrijven en het geen complexe onderwerpen betreft. Het is een persoonlijke manier van communiceren omdat u de ontvanger direct aanspreekt en bovendien bevatten brieven, e-mails en faxen vaste onderdelen. Veel organisaties werken zelfs met standaardbrieven en een brief schrijven is dan een soort invuloefening. Er is een verschil tussen intern en extern corresponderen. Interne lezers kennen vaak de zaak waar het om gaat en delen kennis over de organisatie enzovoort. Intern kunt u afkortingen gebruiken die voor een buitenstaander onbegrijpelijk zijn. De sfeer is vaak informeler en u kent de mensen die u aanschrijft. Veel organisaties streven naar een eigen huisstijl in indeling en vormgeving van teksten. Standaard briefpapier met het logo van de organisatie helpt daarbij.

6.1. Brieven De aantrekkelijkheid van een brief wordt vooral bepaald door de vormgeving. Zorgt u voor voldoende wit en een evenwichtige verdeling van de tekst over de pagina. De lezer zal de brief dan gemakkelijker kunnen lezen. Om zeker te zijn dat de brief bij de geadresseerde aankomt, kan de brief aangetekend worden verzonden. Wanneer u een brief persoonlijk afgeeft, is het mogelijk te vragen naar een ontvangstbewijs.

Indeling van een brief

Briefhoofd:

Boven aan de brief staat het briefhoofd waarin de afzender te herkennen is met naam, adres, telefoonnummer en emailadres. Hier staat vaak ook het logo van de organisatie. Hiervoor kunt u ook papier laten voordrukken. Adressering:

Bij particulieren noemt u naam en adres, bij een organisatie noemt u eerst de organisatie, dan de afdeling en dan de naam van de ontvanger. Plaats en datum:

Zet na de woonplaats een komma, en niet na de datum. Schrijf de datum altijd voluit. Kenmerken en onderwerp: Het nummeren van brieven is een manier om het archiveren te vergemakkelijken. Een kenmerk maakt het ook makkelijk om in latere correspondentie naar te verwijzen. Achter onderwerp staat het thema van de brief. Het onderwerp wordt ook wel aangeduid met ‘betreft’. Aanhef:

Geachte heer, mevrouw... is in de meeste gevallen gepast. Voorletters laat u dan weg. Gebruik alleen ‘beste’ als u iemand persoonlijk kent. >>> CORRESPONDEREN VIA BRIEF, E-MAIL EN FAX 6.1. Handboek voor Participatie

Brieven

>>>

Tekstblok:

De feitelijke tekst van een brief bestaat vaak uit een aantal alinea’s. Langer dan twee pagina’s mag een brief eigenlijk nooit zijn. Scheid de alinea’s met een witregel. De eerste alinea is vergelijkbaar met de inleiding en schetst de context van de brief met de concrete aanleiding. De afsluitende alinea geeft conclusies, afspraken en dergelijke weer. Daarnaast staat in de laatste alinea dikwijls informatie waarmee de sociale relatie wordt bevestigd als ‘ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’ of ‘wij rekenen op een vruchtbare samenwerking’. Ondertekening:

Er bestaan verschillende slotformules: ‘Met de meeste hoogachting’ of ‘hoogachtend’ zijn wat stijfjes, ‘met vriendelijke groet(en)’ is neutraal. Een brief moet worden ondertekend. Alleen een naam eronder is niet volledig. Handtekeningen zijn vaak onleesbaar, daarom is het raadzaam daaronder de naam en eventueel functieaanduiding te schrijven. Wanneer de verantwoordelijke persoon niet kan ondertekenen kan iemand anders dat doen onder vermelding van b/a (bij afwezigheid) of i/o (in opdracht). Schrijft u de brief namens het bestuur dan kunt u ondertekenen met ‘mede namens het bestuur’ of ‘namens het bestuur’. Bijlagen:

Zijn er bijlagen bij een brief dan geeft u dit onderaan aan. Onderaan een brief treft u ook wel eens c.c. (copie conforme) aan met daarachter een naam. Dit betekent dat die persoon dezelfde brief heeft ontvangen. <<<

6.2. Faxen De fax wordt gebruikt als correspondentiemedium voor korte briefjes met mededelingen enzovoort. Hiervoor gelden dezelfde eisen als voor gewone brieven. Voor langere teksten die snel ter plaatse moeten zijn, kunt u gebruik maken van een faxvoorblad dat dient als begeleidend schrijven.

Ook een bejaarde is maar een mens

6.3. E-mail E-mail wordt steeds meer gebruikt voor korte mededelingen,verzoeken, offertes en klachten. Bellen is vaak sneller maar opdringeriger. E-mail laat de ontvanger vrijer in zijn keuze voor het moment dat hij van de boodschap kennis wil nemen. Het is een medium dat aansluit bij de behoeften van de drukke zakelijke communiceerder. Het voordeel van e-mail is dat langere documenten als attachment kunnen worden meegezonden. E-mail is een medium in ontwikkeling. Er zijn nog geen echte regels voor het gebruik. De belangrijkste tips zijn:

>>> CORRESPONDEREN VIA BRIEF, E-MAIL EN FAX

6.2. 6.3.


Faxen E-mail

• Houdt u zoveel mogelijk aan de normen die voor brieven in het algemeen gelden. • Zorg er voor dat het onderwerp staat vermeld. • Is een mail echt belangrijk, geef deze dan een hoge prioriteit . • Schrijft u een bericht aan een groep mensen, zet de adressen dan in de Bcc, daarmee voorkomt u dat alle ontvangers kunnen zien aan wie de mail gestuurd is. • Kijk goed uit naar wie u de mail stuurt. • Houd de omvang van attachments in de gaten. • Stuur langere documenten en documenten die gearchiveerd moeten worden altijd als attachment (bijlage). • Stuur officiële stukken (ook) per post. • Houd de mail overzichtelijk. Bedenk dat een brief en e-mail werken als een visitekaartje: het kan afbreuk doen of juist bijdragen aan uw imago of het imago van de bewonersorganisatie.

Tips: Tips voor een goede schrijfstijl :

Kies een toon die past bij de relatie. Vermijd clichés in intro’s en afsluitingen. Stel de lezer centraal . Schrijf concreet. Hou het kort. Schrijf positief.

[Meer over zakelijke communicatie en corresponderen: Zakelijke communicatie, deel 1 en 2 D. Janssen (red.) Groningen/Houten, 2002]

<<< CORRESPONDEREN VIA BRIEF, E-MAIL EN FAX 6.3. Handboek voor Participatie

E-mail

7. ONDERHANDELEN Wij leven in een onderhandelcultuur: kinderen onderhandelen met hun ouders over bedtijd, leerlingen onderhandelen met de leraar over huiswerk, partners onderhandelen over huishoudelijke taken en in Brussel onderhandelen ministers over landbouwzaken. Kortom, onderhandelen is een normale dagelijkse bezigheid. En dat geldt ook voor bewonersorganisaties. Denk aan onderhandelingen met de verhuurder of corporatie over het onderhoud, met de gemeente over de woonomgeving en met collega-organisaties over bewonersbelangen. Onderhandelen is een overleg waarin mensen het proberen eens te worden over bepaalde zaken en daarover een akkoord te sluiten. Een bewonersorganisatie onderhandelt alleen wanneer zij denkt daar een beter resultaat uit te halen. Het effect is doorslaggevend en de vraag is dan ook terecht: wat is goed onderhandelen? Er zijn verschillende manieren van onderhandelen. Door het spel hard te spelen (de harde onderhandeling) is het mogelijk dat de relatie tussen beide partijen sterk verslechterd. Zachte onderhandelingen waarbij confrontaties worden vermeden, leveren vaak geen verstandige overeenkomst op.

7.1. Efficiënt onderhandelen De efficiënte manier van onderhandelen zit tussen hard en zacht in: op een vriendschappelijke manier met een verstandig resultaat. Deze manier van onderhandelen is samen te vatten in vier punten: 1. Houd mensen en problemen van elkaar gescheiden. Ga het probleem te lijf en niet elkaar.

Tips: Ga in de schoenen van de ander staan. Begrip hebben voor de ander betekent nog geen instemming. Bespreek elkaars zienswijze. Stel je flexibel op. Spreek misverstanden uit en help ze de wereld uit. Luister actief naar de standpunten van de ander. Gebruik duidelijke taal .

2. Concentreer op de belangen en niet op de posities Houd de belangen in de gaten. Deze zijn niet altijd tegenstrijdig maar kunnen ook gezamenlijk zijn. Zoals bijvoorbeeld het belang van een huurder en verhuurder. Goed onderhoud is in beider belang, voor de huurder vanwege woongenot, voor de verhuurder vanwege waardestijging. Vaak zijn er meerdere belangen in het spel. Daarom is het van belang tijdens de onderhandelingen daarover te praten.

>>> ONDERHANDELEN


Efficiënt onderhandelen

3. Zoek verschillende oplossingen vóór een besluit te nemen Het is niet raadzaam te snel een oplossing te vinden, omdat dit een voorbarig besluit kan zijn. Juist het zoeken naar creatieve nieuwe voorstellen kan in het belang van beide partijen zijn. Hoe vind je creatieve oplossingen? Eerst denken en pas later beslissen. Zoek naar wederzijdse voordelen door gezamenlijke belangen vast te stellen. Maak de oplossing aantrekkelijk voor de ander. 4. Zoek objectieve criteria om oplossingen te beoordelen Beoordeel oplossingen niet op persoonlijke voorkeur maar op bestaande normen en wetten. Denk hierbij aan de weten regelgeving rond wonen en huren: samenwerkingsovereenkomst huurdersvereniging en corporatie, de Overlegwet, BBSH, Burgerlijk Wetboek. <<<

7.2. Voorbereiden van een onderhandeling Hoe zwaarder de onderhandelingen, hoe belangrijker het wordt om de onderhandelingen goed voor te bereiden. Zeker wanneer het een nieuwe partij betreft. De vragen die u zich tijdens de voorbereiding kunt stellen, spreken voor zich. Checklist Vragen ter voorbereiding:

• Ken ik de partijen, de vertegenwoordigers, hun achterban, hun organisatie? • Ken ik hun positie, doelen, belangen, middelen? • Ken ik mijn eigen positie, doelen, belangen, middelen? • Kunnen partijen hun positie tijdens de rit versterken? • Kan ik dat? Wat zijn mijn zwakke en sterke kanten? • Wat zijn de zwakke en sterke kanten van de andere partij? • Wat wil ik minimaal uit de onderhandelingen halen? • Op welke punten wil de andere partij vermoedelijk concessies doen? • Ken ik voldoende precies mijn achterban? • Weet ik exact wat die wil, wat die zal accepteren? • Weet ik wat de consequenties zijn als er geen overeenkomst komt, op korte termijn, op lange termijn? • Weet ik wat de strijdpunten zijn? • Ken ik de prioriteiten van mijzelf en van de andere partij? • Weet ik hoe ik een voorstel moet wegen, meten? • Ken ik de waarde van pakketten (combinaties van voorstellen)? • Weet ik hoe onze machtsverhouding ligt? • Weet ik hoe ik onze relatie wil hebben? • Weet ik wat ik wil bereiken, wat betreft strijdpunten, wat betreft de relatie, wat betreft de inzet van middelen (heb ik een duidelijk strategie)? • Weet ik langs welke weg, met welke methoden (argumenten, drukmiddelen) ik mijn doel kan bereiken (ken ik de tactieken)? • Ken ik mijn rol in het overleg, in de delegatie? • Welke sfeer verwacht ik aan de onderhandelingstafel? • Beschik ik over voldoende communicatieve vaardigheden om het overleg goed te voeren? • Heb ik voldoende tijd, aandacht, energie voor dit overleg? • Heb ik de noodzakelijke informatie en documentatie bij de hand? • Kan ik voldoende terugvallen op deskundige adviseurs? • Ken ik de accommodatie? Is die geschikt?

ONDERHANDELEN


Voorbereiden van een onderhandeling

7.3. Onderhandelingstactieken Bedenk dat onderhandelen begint met het onderhandelen over wie er aan tafel zit. Immers, het is erg frustrerend met een medewerker van een gemeente te onderhandelen die geen enkele bevoegdheid heeft of onvoldoende op de hoogte is van de situatie.

Voorbeelden van onderhandelingstactieken • Het spel hard spelen. • Ogenschijnlijk soepel zijn. • Je toegevend opstellen. • Vele, maar kleine, concessies doen. • Met enkele grote passen naar de grens gaan die je acceptabel vindt. • Direct aan het begin je grens aangeven. • Defensief opstellen: niet zelf met voorstellen komen. • Offensief opstellen: voorstellen doen. • De ander nadoen. • Op de inhoud van de strijdpunten ingaan. • Procedures zoeken om tot oplossingen te komen in plaats van over de inhoud van strijdpunten te oordelen. • Steeds benadrukken wat je standpunt is. • Je belangen verwoorden. • Strijdpunten uitstellen tot een volgende fase. • Zoeken naar creatieve, nieuwe voorstellen die in het belang van beiden zijn • Elk strijdpunt apart behandelen. • Over combinaties van strijdpunten onderhandelen. • Drukmiddelen inzetten zoals opschorten van overleg.

ONDERHANDELEN


Onderhandelingstactieken

8. PUBLICITEIT Bij publiciteit gaat het om aandacht krijgen voor een activiteit of een idee van de bewoners of van de bewonersorganisatie. De bedoeling van die aandacht is om mensen bekend te maken met of voor bepaalde zaken. Op die manier kun je invloed uitoefenen op het beeld dat mensen zich vormen over bijvoorbeeld een woonwijk of bewonersorganisatie.

Aandacht vragen betekent mensen nieuwsgierig maken of hen prikkelen. Loesje heeft hier inmiddels jarenlange ervaring mee! www.loesje.nl

De volgende teksten komen uit de Woonbondbrochure 'Naar een slagvaardige huurdersorganisatie': Het is bij publiciteit met name belangrijk van tevoren na te denken over de vraag wie u wilt bereiken. U kunt dan effectiever opereren. De vraag op wie u zich richt is niet alleen belangrijk voor de keuze van de middelen en voor de toonzetting van de boodschap, het is ook belangrijk voor de vraag of er nog andere activiteiten nodig zijn.

>>> PUBLICITEIT


Publiciteit

In het geval een verhuurder het onderhoud erbij laat zitten, is een interview op de lokale radio zelden afdoende om dat te verhelpen. In zo‟n situatie moet er druk worden uitgeoefend, bijvoorbeeld door de huurders te mobiliseren. En om dat laatste te bereiken is het vaak effectiever om een artikel in de wijkkrant te plaatsen waarin de problemen worden beschreven en een oproep staat om iets te ondernemen. Suggesties zijn daarbij natuurlijk altijd handig. Nog effectiever is om zowel de lokale radio als de wijkkrant te gebruiken. Een boodschap via verschillende media is vaak effectiever dan een boodschap in één medium. <<<

8.1. Draaiboek Publiciteit krijgen is minder moeilijk dan u denkt. Het lukt bijna altijd, als u de voorbereiding ervan maar serieus neemt. Een draaiboekje is daarbij heel handig. Zet het volgende op papier: • Welke middelen staan ons ter beschikking en welke zetten wij wanneer in? • Als u iets wilt publiceren: wanneer moeten conceptteksten klaar zijn, wanneer definitieve teksten, wanneer moet materiaal naar de vormgever, wanneer moeten de ontwerpen klaar zijn. wanneer moeten de ontwerpen naar de drukker, wanneer moet de drukker klaar zijn? Wie schrijft/produceert/doet wat en in overleg met wie? • Moet er een persbericht komen en zo ja, wie schrijft het? Wanneer ligt er een concept en wanneer moet het definitieve persbericht de deur uit? • Moet er een persbijeenkomst worden georganiseerd? Wie doet dat, wie voeren daar het woord en wie nodigen we uit? • Moet er op de persbijeenkomst nog extra informatie beschikbaar zijn, wie zorgt daarvoor? (Denk ook aan koffie en thee) • Wie (van het bestuur) treedt op als woordvoerder naar de pers en legt de contacten? • Zijn er extra bijeenkomsten nodig, wanneer, en wie moeten daarbij zijn?

8.2. Middelen De keuze van de middelen hangt vanzelfsprekend af van de vraag wat uw doel is. Wilt u leden werven. Wilt u uw belangen behartigen bij de plaatselijke politiek of het gemeentebestuur. Of wilt u de huurders in de wijk mobiliseren om uw verhuurder duidelijk te maken dat bepaalde problemen op korte termijn om een oplossing vragen? Als middel voor publiciteit zijn de media heel belangrijk. Maar toch kunt u soms net zo makkelijk en effectief gebruik maken van andere middelen, zoals folders, posters, een geluidswagen of een promotieteam. En denk bij dit laatste niet persé aan leuke jonge meiden. Het gaat om het inzetten van een (herkenbare) groep mensen die koffiebonnen of flyers uitdelen, die met sandwichborden lopen of achter een kraampje staan.

8.3. Korte beknopte teksten Heeft u nog nooit een poster gemaakt of een folder geschreven, probeer het dan gewoon. Eén keer moet de eerste keer zijn. Houd uw teksten beknopt en duidelijk. Een poster met één korte regel tekst heeft de voorkeur boven een poster met meerdere regels tekst. Gebruikt u de poster om bekendheid te geven aan een bijeenkomst, dan moet u natuurlijk het onderwerp melden, plaats en tijd van de bijeenkomst en wie het organiseert.

PUBLICITEIT

8.1. 8.2. 8.3. Handboek voor Participatie

Draaiboek Middelen Korte beknopte teksten

8.4. Bewonerskrant of nieuwsbrief Geeft u een bewonerskrant of nieuwsbrief uit, gebruik die dan ook bij andere publicitaire activiteiten. Weliswaar bereikt u daarmee alleen uw leden, maar door de nieuwsbrief consequent in te zetten weet uw achterban altijd waar ze de laatste informatie moet zoeken.

8.5. Een eigen website Een bewonerskrant of nieuwsbrief is in het algemeen de beste manier om de eigen achterban te bereiken, maar heeft ook zijn beperkingen. Daardoor kan naast een eigen blad een eigen website nuttig zijn. Voordelen hiervan zijn: • Toegankelijk voor geïnteresseerden buiten complex/wijk (bijvoorbeeld oud bewoners, toekomstige bewoners, gemeenteraadsleden). • Goedkoop als u veel informatie wilt publiceren: een wijkkrant heeft om financiële redenen meestal maar een beperkte ruimte. Op een website heeft u in het algemeen ruimte voor veel meer documenten. Dit is nuttig bij discussies of gecompliceerde onderwerpen. • Snel: een wijkkrant verschijnt vaak één keer per maand of minder. Hier kunt u vrijwel direct nieuwe informatie publiceren. U moet er natuurlijk wel voor zorgen dat uw website goed te vinden is. Dus zorg dat u in adressenlijsten van websites zoals www.dongen.nl bent opgenomen. Een website kan overigens een eigen blad niet vervangen: een website wordt in het algemeen maar door een zeer beperkt deel van de bewoners bezocht.

8.6. De media Als u de media wilt gebruiken, ga dan na of er iemand van uw bestuur al eerder contacten heeft gehad met journalisten. Zo ja, dan weet u wie u kunt bellen. Als een journalist een gesprek met u verwerkt in een artikel levert dat vaak een beter leesbaar verhaal op dan u zelf kunt schrijven. Huis-aanhuisbladen hebben echter niet altijd de beschikking over een eigen journalist. Een aantal van deze bladen ontvangt het liefst een kant en klaar stukje van uw hand. Heeft u geen contacten, dan zult u een persbericht moeten schrijven. Soms neemt de schrijvende pers dit onverkort over, soms alleen de eerste alinea‟s. De redacties van televisie en radioprogramma‟s gebruiken de informatie uit een persbericht meestal alleen om een interviewtje in te leiden. Kiest u ervoor om een persbericht uit te geven, schrijf dan eerst de vijf W‟s op: Wat gebeurt er Waar en Wanneer, door Wie georganiseerd en vooral Waarom. Wat is het probleem en wat volgens u de oplossing. Die eerste alinea moet alle noodzakelijke informatie bevatten. Er moet een goede kop boven staan en de informatie mag maximaal één kantje (A-4) beslaan. Vermeld tot slot wie van u de redactie kan benaderen voor aanvullende informatie. De kans dat een persbericht publiciteit oplevert wordt groter naarmate u meer nieuws heeft. Nieuws spreekt mensen aan. Heeft u geen echt nieuws, vraagt u zich dan af wat de mensen het meest interesseert. Dat u met de verhuurder overlegt over het huurbeleid of dat u een overlegovereenkomst heeft afgesloten is niet interessant als u niet duidelijk maakt wat dat oplevert voor de betrokken huurders. Noem als het even kan concrete cijfers of bedragen. Ga na wie er belang heeft bij uw activiteiten en wat dat belang is. Bij de wijkvernieuwing bijvoorbeeld maakt u de problematiek concreet door de hoogte van de verhuiskosten te noemen en het aantal te slopen woningen.

PUBLICITEIT

8.4. 8.5. 8.6. Handboek voor Participatie

Bewonerskrant of nieuwsbrief Een eigen website De media

8.7. Nieuws is maakbaar Misschien heeft u in het verleden geprobeerd publiciteit „te krijgen‟ en is dat niet gelukt. Het komt voor, dat er geen enkele journalist verschijnt op een persconferentie, of dat een persbericht niet wordt opgepikt. De oorzaken daarvan zijn Stichting Richting. Als u de pers uitnodigt voor een bijeenkomst, maar u geeft alle informatie al weg in de uitnodigingsbrief, dan is het logisch dat er geen journalist komt opdagen. In de meeste gevallen is de uitnodiging echter niet uitnodigend genoeg, of bevat het persbericht te weinig nieuws. Het kan zijn dat uw standpunt over een bepaald probleem vrij algemeen bekend is, maar u toch publiciteit wilt hebben, bijvoorbeeld om wat druk te zetten op het overleg met uw verhuurder. Op zo‟n moment is het goed om een actie te bedenken. Het liefst een actie die mooie plaatjes oplevert. De overhandiging van een zwartboek temidden van spandoeken en scanderende bewoners aan de directeur van de woningcorporatie is een mogelijkheid, maar u kunt ook een andere ludieke actie verzinnen. Zorg er altijd voor dat de feiten die u aandraagt kloppen en controleerbaar zijn. [Bron: Naar een slagvaardige huurdersorganisatie, De Woonbond, 1e druk 2001, blz. 57 t/m. 59] Bepaalde groepen zijn minder goed bereikbaar via de media. Mond-tot-mond publiciteit is dan een bruikbaar alternatief. Schakel bewoners in om andere bewoners, bijvoorbeeld hun buren, te attenderen op bepaalde zaken of maak gebruik van sleutelfiguren, zoals leerkrachten, imam, buurtwerkers, maatschappelijk werk en „buurtmoeders‟.

Denk bij publiciteit en voorlichting aan allochtonen aan het volgende: • Persoonlijk contact werkt het beste. Als u allochtonen uitnodigt voor een bijeenkomst, ga dan persoonlijk langs en leg de bedoeling uit. • Een groepsgesprek met een aantal bewoners van een bepaalde bevolkingsgroep in de straat of buurt werkt doorgaans ook goed. • Het vertalen van schriftelijk materiaal werkt soms. Voorwaarden zijn dat de kwaliteit van de vertaling goed is en de tekst aansluit bij de belevingswereld van de doelgroep. Schriftelijk materiaal kunt u het best gebruiken als ondersteuning van een persoonlijk gesprek. • Het is niet altijd nodig om brieven, folders en brochures te vertalen. De tweede generatie kunt u gemakkelijk in het Nederlands benaderen. Als in uw werkgebied veel mensen van een bepaalde nationaliteit wonen, dan is het zinvol om voor materiaal in meerdere talen te kiezen. • Maak gebruik van lokale radio en televisie. Deze bieden vaak de mogelijkheid om eigen programma’s te maken in de eigen talen van de doelgroepen. U kunt ze inschakelen voor mededelingen of een rapportage over de buurt. • Cassettebandjes (in de eigen taal ingesproken) kunnen goedkoop en effectief zijn. Denk aan informatie in de eigen taal over huursubsidie, vuilnisophaaldiensten, buurtactiviteiten en waar men terecht kan met vragen en dergelijke. Veel gemeenten hebben al cassettebandjes over een aantalonderwerpen. U kunt ze bijvoorbeeld langsbrengen bij nieuwe bewoners.

PUBLICITEIT


Nieuws is maakbaar

9. SCHOUWEN Schouwen betekent kijken: kijken naar de situatie in een wijk (wijkschouw of -wandeling) of buurt (buurtschouw). Schouwen is een georganiseerde vorm van kijken: degene die de schouw organiseert plant een route en nodigt de verschillende partijen uit om gezamenlijk deze route te lopen (of fietsen). Naast het schouwen van de openbare ruimte in een bepaald gebied, zijn er schouwen rond bepaalde thema‟s, bijvoorbeeld een bomenschouw, een tuinschouw of een flatschouw. Soorten schouwen De bedoeling van schouwen is om samen met alle betrokkenen een bepaalde situatie te bekijken en te beoordelen om zo nodig tot afspraken te komen. Er zijn twee soorten schouwen: 1.

Inventariserende schouw: Hierbij is het doel knelpunten en mogelijkheden in de openbare ruimte te inventariseren. Op grond van de waarnemingen kunnen dan afspraken worden gemaakt over verbeteringen.

2.

Evaluerende schouw: Hierbij is het doel te kijken of verbeteringen of verandering volgens de gemaakte afspraken zijn gedaan. Zo nodig worden vervolgafspraken gemaakt. Wanneer deze schouw regelmatig wordt uitgevoerd is het een methode van monitoring: aan het einde van een vastgestelde periode wordt de stand van zaken geschouwd, volgen er afspraken voor vervolgacties die aan het einde van de volgende periode worden geëvalueerd.

Initiatief Een schouw kan het initiatief zijn van bewoners, van de gemeente of van andere betrokkenen in een wijk of buurt. Wie het initiatief ook neemt, het is van belang dat alle betrokken partijen worden uitgenodigd mee te schouwen. In alle gevallen zijn bewoners en gebruikers van de openbare ruimte onmisbaar. Zij moeten dan ook betrokken worden bij het plannen van de route. Bewonersorganisaties kunnen deze bijdrage leveren en de schouw meelopen. Alle bewoners hebben tijdens een schouw de gelegenheid om in gesprek te gaan met de mensen die de schouw lopen. Daartoe is het van belang dat er bekendheid wordt gegeven aan de schouw, zodat bewoners de schouwers kunnen aanspreken. Werkwijze Tijdens een schouw wordt gekeken naar knelpunten of verbeteringen. De betrokkenen kunnen op de plek zelf met elkaar van gedachten wisselen over de nodige verbeteringen of acties. Dit geeft de partijen de gelegenheid hun standpunten toe te lichten maar ook de procedures rond de aanpak toe te lichten. Zo kan een corporatie haar beleid uitleggen en een wijkmeester de procedure rond groenvoorziening. Het is raadzaam voor de schouwers aantekeningen bijhouden van hun waarnemingen. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van een checklist of notitieblok. [Zie ook: Achtergrondinformatie - Voorbeeldmateriaal – Schouwlijst] Na afloop van de schouw kunnen de deelnemers hun ervaringen met elkaar delen en mogelijk eerste conclusies trekken. Het is in ieder geval van belang afspraken te maken over het vervolg op de schouw. Dit kan een overleg zijn om nadere afspraken te maken of een verdeling van taken en verantwoordelijkheden over de verschillende partijen.

SCHOUWEN


Schouwen

10. LOBBY EN NETWERKEN 10.1. Wat is lobby? Besluiten genomen door de gemeente of de verhuurder kunnen enorme invloed hebben op bewoners en hun woonomgeving. Bewonersorganisaties hebben baat bij bepaalde besluiten om hun doelstellingen te verwezenlijken. Om de besluitvorming in de door hen gewenste richting te sturen, proberen veel organisaties invloed op het proces uit te oefenen, zodat de uitkomst ervan voor hen gunstig is. Ook voor bewonersorganisaties betekent dit: lobbyen. Bij lobbyen moet niet meteen gedacht worden aan omkooppraktijken en aan bedenkelijke organisaties die door slinkse praktijken hun doel proberen te bereiken. Het woord lobby verwijst naar de wandelgangen waarlangs Britse Lagerhuisleden liepen naar de zaal waar de stemming plaatsvond. Op weg daarheen konden zij worden aangeklampt door pleitbezorgers en zaakwaarnemers van bepaalde belangen. In deze informele sfeer probeerden de belangenbehartigers het stemgedrag van de volksvertegenwoordigers te beïnvloeden. Lobby is een poging tot invloed uitoefenen op iemand met een formele gezagspositie, zoals een ambtenaar en wethouder. Ook kan een bewonersorganisatie lobbyen bij de directeur van de corporatie. Het gaat dan om invloed op weten regelgeving, subsidies of beleid.

10.2. Methoden Allerlei methoden van lobby komen in de praktijk voor. Bekend is de lobby van organisaties als Greenpeace en Dierenbescherming in Den Haag en Brussel. Ook de Nederlandse Woonbond is een actief lobbyist als het gaat om zaken als betaalbare huren, goede woningen in leefbare, veilige wijken en sterke huurdersorganisaties.

Enkele methoden van lobbyen voor bewonersorganisaties: • Een persoonlijk bezoek brengen of een brief schrijven aan bijvoorbeeld een wethouder. • Informeel contact leggen met de directeur van de corporatie tijdens een activiteit in het complex waar de directeur voor is uitgenodigd of bij aanwezig is. • Verzoekschriften indienen bij de commissie volkshuisvesting van de gemeente. • Een manifestatie organiseren over ouderenhuisvesting en daar de verschillende gezagsdragers uitnodigen. • Vertegenwoordigers van politieke partijen uitnodigen op buurtfeesten of bijeenkomsten. • Ambtenaren uitnodigen voor een wijkwandeling. • De directeur van Vieya de bijeenkomst van de bewonersorganisatie laten openen. • Resultaten van buurtonderzoek verspreiden onder gezagsdragers. • Ambtenaren regelmatig de nieuwsbrieven of bewonersbladen toesturen. • Samenwerken met andere organisaties die vergelijkbare doelen nastreven en samen lobbyen. • Aandacht besteden aan publiciteit (zie publiciteit)

LOBBY EN NETWERKEN


Wat is lobby? Methoden

10.3. Netwerken Ook met netwerken kan een bewonersorganisatie proberen invloed uit te oefenen op partijen waar zij zaken mee doet, zoals ambtenaren van de gemeente. Netwerken is het in kaart brengen en onderhouden van contacten. Welke contacten, personen of organisaties, voor u van belang zijn, hangt af van het doel dat u wilt bereiken. Het onderhouden van contacten met de politie is nuttig wanneer u als bewonersorganisatie de veiligheid in uw woonomgeving aan de orde wil stellen. Via uw netwerk kunt u als bewonersorganisatie aan informatie komen, meningen aftasten, zaken in de week zetten, via via invloed uitoefenen enzovoort. De doelen die u als organisatie nastreeft bepalen met wie u het beste contact kunt leggen. Omdat de meeste bewonersorganisaties een breed activiteiten en actieprogramma hebben, zijn contacten vaak Stichting Richting. Denk daarbij aan contacten met andere bewoners- en consumentenorganisaties, welzijns- en culturele organisaties die actief zijn in de wijk, overheidsinstellingen als scholen en bedrijven in de wijk. Het in kaart brengen van nuttige contacten is een taak van iedere bewonersorganisatie. Het onderhouden van contacten kan op verschillende manieren, zoals het verspreiden van nieuwsbrieven en berichten als het uitnodigen voor deelname aan schouwen en andere activiteiten. [Zie ook: Activiteiten – Publiciteit, Activiteiten – Communicatiemethoden; Activiteiten – Jaarverslag schrijven] Een goede netwerker investeert voortdurend tijd om zijn netwerk te onderhouden en uit te breiden door de kansen die zich voordoen te grijpen.

LOBBY EN NETWERKEN


Netwerken

11. VERGADEREN Vergaderingen: sommige mensen houden ervan, maar de meesten besteden hun tijd liever anders. Helaas zijn vergaderingen onvermijdelijk. In iedere organisatie moet van tijd tot tijd gezamenlijk overlegd worden. Er moeten afspraken worden gemaakt, besluiten worden genomen en onderhandelingen worden gevoerd. Maar vergaderingen kunnen ook leuk zijn. Ze bieden gelegenheid om in een groep informatie uit te wisselen, ideeën te vormen, visies te ontwikkelen en besluiten te nemen. En vooral dit laatste is erg belangrijk: Gezamenlijk beslissingen nemen vergroot de saamhorigheid in een organisatie. Op zichzelf is vergaderen niet moeilijk. Iedereen kan het. Maar helaas gaat in de praktijk vergaderen veelal gepaard met onnodig tijdverlies, irritaties, gevoelens van onmacht en weinig bruikbare resultaten. Hier een aantal adviezen waarmee de effectiviteit en de efficiëntie van vergaderingen kunnen worden vergroot.

11.1. Agenda De voorzitter en de secretaris bereiden de agenda voor en versturen die aan alle deelnemers. Zij maken ook een tijdsplanning voor het bespreken van de verschillende agendapunten.

Agenda van een doorsnee-vergadering Bestuursvergadering Datum: 28 februari 2011 Plaats: wijkcentrum Tijd: 19.30 - 21.30 uur Deelnemers: ............. Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

opening vaststellen van de agenda notulen vorige vergadering mededelingen en ingekomen stukken agendapunt 1 agendapunt 2 ..... w.v.t.t.k. *) rondvraag sluiting

*)

w.v.t.t.k. = wat verder ter tafel komt

VERGADEREN


Agenda

11.2. Voorbereiding en actieve deelname Veel mensen hebben het idee dat de vergadering pas begint als de voorzitter de vergadering formeel heeft geopend. Toch moeten naast de voorzitter ook de deelnemers een vergadering voorbereiden door de agenda en vergaderstukken te lezen, mededelingen te bedenken en hun reacties eventueel op papier te zetten. Tijdens de vergadering kunnen de deelnemers een grote bijdrage leveren aan de kwaliteit van het overleg. Wat de inhoud betreft geven zij informatie, hun mening of idee, of zij vragen om informatie en de mening van anderen. Daarnaast zijn zij mede verantwoordelijk voor de structuur van de vergadering door procedurevoorstellen te doen, samenvattingen te geven, ordevoorstellen te doen en op een stimulerende manier te reageren. Zij zorgen voor de goede sfeer en ondersteunen de voorzitter bij zijn taken. Een actieve deelname van allen die bij de vergadering zijn, helpt de voorzitter de vergadering in goede banen te leiden.

Voorzitters-taken vóór de vergadering: • datum, tijd en plaats vaststellen • agenda opstellen • uitnodigingen en vergaderstukken versturen (in samenwerking met de secretaris) • discussies voorbereiden Voorzitterstaken tijdens de vergadering: • gespreksleider zijn • agendapunten inleiden • besluiten nemen over de structuur van de discussie • procedure en tijd bewaken • het gesprek gaande houden • standpunten en afspraken verhelderen • samenvatten • conclusies trekken • orde bewaken • een open klimaat bevorderen

Ook het onbereikbare moet je nastreven

VERGADEREN


Voorbereiding en actieve deelname

11.3. Besluiten Tijdens een vergadering worden er heel wat besluiten genomen; naast besluiten die het doel van de vergadering vormen, vallen er bijvoorbeeld ook procedurebesluiten en ordebesluiten. Besluitvorming is te zien als het doorlopen van vier stappen: 1.

het vaststellen van het probleem, het doel en de tijdsplanning

2.

het voorstellen van oplossingen bijvoorbeeld via brainstormen (inventariseren)

3.

het toetsen van de oplossingen door de bruikbare alternatieven op een rij te zetten (discussiëren)

4.

de keuze van een oplossing oftewel de besluitvorming (beslissen)

Er zijn verschillende manieren om tot een keuze te komen: • meeste stemmen gelden • compromis: ieder kan zich hier in vinden (conformeren) • consensus: niemand heeft grote bezwaren (acceptatie) • unaniem • autoriteit [Zie ook: Achtergrondinformatie - Voorbeeldmateriaal – Checklist Effectief Vergaderen]

Tips: Formuleer het besluit kort en precies alvorens het in stemming te brengen. Als de vergadering besluiteloos is, is er misschien in de vorige stappen iets mis gegaan. Controleer dit. Leg besluiten schriftelijk vast. Neem in het besluit op hoe het wordt uitgevoerd, door wie en wanneer. Besteed aandacht aan de controle op de uitvoering en de terugkoppeling van eventuele resultaten.

VERGADEREN


Besluiten

11.4. Notulen Notuleren betekent het vastleggen van wat tijdens een vergadering of bijeenkomst aan de orde komt in een verslag (of: notulen). Het kan gaan om meningen, discussies, presentaties en dergelijke. Notulen hebben verschillende functies: • Ze dienen als geheugensteun voor de aanwezige vergaderleden. • Ze bieden afwezigen inzicht in wat er is besproken en besloten • Ze bieden aan- en afwezigen aanknopingspunten voor het voorbereiden van de volgende vergadering. • Ze vormen het bewijsmateriaal voor besluiten e.d. • Ze maken controle op de continuïteit van het werk mogelijk. Er zijn drie soorten notulen: 1. 2. 3.

uitvoerig verslag een beknopt verslag een besluiten- of actielijst

Tip: Bedenk voor de vergadering begint waar het verslag voor moet dienen en op basis daarvan wat voor verslag nodig is. Dit voorkomt problemen achteraf. Meestal kan worden volstaan met een beknopt verslag met daarbij een besluitenlijst.

Welk verslag is voor welk doel geschikt?

uitvoerig verslag

beknopt verslag

besluiten - en/of actielijst

informatieverstrekking

minder geschikt (te lang)

geschikt

ongeschikt (te kort)

vastleggen standpunten

geschikt

minder geschikt (te weinig details)

ongeschikt (geen details)

voortgangsbewaking

minder geschikt (te lang)

minder geschikt (te veel details)

geschikt

Notulen vermelden bovendien: • datum en plaats van de vergadering • aanwezigen (inclusief wie voorzitter is en wie notuleert) • afwezigen zonder kennisgeving • agendapunten [Zie ook: Achtergrondinformatie - Voorbeeldmateriaal – Notulen]

VERGADEREN


Notulen

12. PRESENTEREN Presenteren, spreken in het openbaar, een lezing houden, hoe je het ook noemt: degene die de eer te beurt valt om deze activiteit tot een goed einde te brengen, heeft het er vaak maar moeilijk mee. Spreekangst blijkt hoog te scoren op de lijst van angsten waar mensen mee te maken hebben. Uit een onderzoek in de V.S. is gebleken dat spreekangst hoger scoort dan hoogtevrees, angst voor insecten of angst voor financiële problemen. (bron: Sunday Times)

Spreekangst uit zich mentaal (vergeetachtig en prikkelbaar) en fysiek (darmproblemen, slapeloosheid). Hoewel een bepaalde mate van angst nodig is om goed te presenteren, is het belangrijk goed om te gaan met spreekangst. Algemene Tips en geruststellingen: • Een goede voorbereiding is het halve werk. • Een ander kan helpen door de tekst van tevoren nog eens kritisch door te lezen. • Oefening baart kunst: oefen de presentatie op een proefpersoon. • U bent vaak de deskundige. Als u weet wat u wilt vertellen, kan er weinig gebeuren. • Door mensen aan te kijken krijgt u contact met het publiek. • Probeer fysiek te ontspannen. Dat kan door goed te gaan staan en rustig en diep te ademen. • Probeer het publiek vooral te boeien met inhoud. • En…….Realiseer u dat spreken voor een publiek ook heel leuk kan zijn!!!!!

Er zijn veel handboeken en cursussen over presenteren en het gebruik van middelen als overheadprojectoren en beamers. [Zie ook: Handige adressen – Dongen – Stichting Richting]

12.1. De structuur van een presentatie Een mondelinge presentatie heeft net als een tekst een goede structuur nodig. Eigenlijk is dit bij een mondelinge presentatie nog belangrijker, omdat het publiek de tekst in één keer moet behappen. Een goede presentatie bestaat uit een inleiding, de kern en een afsluiting, eventueel gevolgd door vragen uit het publiek. Inleiding In de inleiding maakt de spreker zichzelf bekend en geeft een indicatie van de tijd van de presentatie. Het is belangrijk in de inleiding de structuur van de presentatie duidelijk te maken en om de toehoorders voor je te winnen door ze nieuwsgierig te maken. Afsluiting De afsluiting wordt doorgaans het beste onthouden. Die bepaalt dan ook voor een groot deel de indruk die het gehoor overhoudt aan de spreker en zijn presentatie. Een goede afsluiting vat de inhoud van de presentatie kort samen, trekt zo mogelijk conclusies en geeft antwoord op de vragen gesteld in de inleiding. Kern De kern van de presentatie is het belangrijkste onderdeel. Daarin moet het leeuwendeel van de informatie worden overgedragen. Daarbij is het de uitdaging voor de spreker om na een goede inleiding de aandacht vast te houden. >>> PRESENTEREN


De structuur van een presentatie

Een pakkende inleiding? Begin met een: • actuele gebeurtenis • aanleiding • persoonlijke introductie • persoonlijke ervaring • retorische vraag • historische schets • anekdote • citaat • populair misverstand • tegenstelling • alledaags voorbeeld • ontstaansgeschiedenis van de presentatie

Eindig als het even kan positief en: • geef een blik op de toekomst • doe een appél op het publiek • vertel een anekdote • geef uw persoonlijke ervaring • geef een citaat of misverstand

Hoe houdt u de aandacht vast? • Gebruik illustraties. • Wissel spreektempo en volume af, neem een actieve spreekhouding aan en maak ondersteunende gebaren. • Stel mensen concrete vragen en betrek het publiek bij uw verhaal. • Laat het publiek dingen doen of laat ze iets zien. • Tegenstellingen en anekdotes zijn ook in de kern van de presentatie waardevol. • Pauzeer regelmatig, geef uzelf en uw publiek de gelegenheid op adem te komen. <<<

12.2. Vragen uit het publiek Contact hebben met het publiek betekent omgaan met vragen. Meestal is er ook gelegenheid om vragen te stellen. Veel sprekers vinden dit een enge fase. Vragen blijven namelijk redelijk onvoorspelbaar. Om zonder kleerscheuren de vragenrondes door te komen volgen hier enkele tips: Tips: • Bepaal zelf het moment waarop het publiek vragen mag stellen. • Herhaal de vraag hardop, zodat iedereen de vraag hoort en controleer of u de vraag goed begrepen hebt. • Geef antwoord aan de hele zaal. • Vraag aan de vragensteller of hij tevreden is met het antwoord. • Weet u het antwoord niet, dan is dat geen probleem: u kunt de vraag op een later tijdstip beantwoorden. • Bedank het publiek.


Vragen uit het publiek

12.3. Voorbereiding Een presentatie vraagt om een goede voorbereiding. Niet alleen als het gaat om de inhoud van de presentatie, het is ook noodzakelijk de context en randvoorwaarden vooraf te weten.

Belangrijk om van tevoren te weten: • Hoe ziet de zaal er uit? • Wat is de opstelling? • Wie zijn de toehoorders? • Hoeveel spreektijd is er? • Op welk moment in het totale programma vindt de presentatie plaats?

Tenslotte nog 10 tips:

• Zorg ervoor dat u op tijd aanwezig bent. • Controleer voordat u weg gaat of u al uw materialen bij zich hebt. • Haal voor u met uw presentatie begint eerst een paar keer rustig adem. • Zorg dat u goed zichtbaar bent voor het publiek. • Breng zoveel mogelijk rust in uw presentatie door niet te veel heen en weer te lopen en rustige gebaren te maken. • Probeer tips te vermijden, zoals langs de neus wrijven of klikken met een balpen. • Lees de tekst liever niet letterlijk op, zeker niet als het publiek de tekst ook voor zich heeft. • Laat merken dat u zelf achter uw stellingen staat. Gebruik daarom zo min mogelijk woorden als misschien, ik hoop, ik meen. • Wees goede maatjes met de voorzitter. • Houdt u spreektijd in de gaten.

Van een schouderklopje is nog nooit iemand geblesseerd geraakt


Voorbereiding

13. INTERVIEWEN Bewonersorganisaties doen regelmatig onderzoek in de buurt of in de wijk. Een veelvoorkomende methode van onderzoek is het mondeling verzamelen van informatie door middel van een interview. Interviewen heeft enkele voordelen ten opzichte van het schriftelijk verzamelen van informatie. Het is een goed instrument om informatie te achterhalen, die mensen liever niet opschrijven, omdat het te persoonlijk is of afwijkend. Het is mogelijk om door te vragen en om verduidelijking te vragen. Bovendien nemen mensen vaak even de tijd voor een interview en dat kan de antwoorden ten goede komen. In een goed interview staat de geïnterviewde centraal. Daarbij bepaalt de interviewer de opbouw van het gesprek en is verantwoordelijk voor het eindresultaat. Een interview is een manier om contact te leggen met bewoners en hen te betrekken bij zaken die spelen in het wonen en de woonomgeving. Het is voor een bewonersorganisatie een belangrijke methode om erachter te komen wat er bij bewoners leeft.

13.1. Methode Een bewonersorganisatie kan bewoners op verschillende manieren interviewen: • Huisbezoekjes of langs de deuren gaan heeft als voordeel dat ieder persoonlijk zijn of haar mening kan geven. • Een huiskamergesprek laat bewoners samen nadenken, praten en ervaringen uitwisselen wat van belang kan zijn als het gaat om het formuleren van wensen met betrekking tot de woonomgeving en gemeenschappelijke voorzieningen.

13.2. Stappenplan voor het interview Voorbereiding: Ter voorbereiding kunt u zich de volgende vragen stellen: • Wat is het thema en doel van het interview? • Wie worden geïnterviewd? • Op welke manier kunnen die mensen worden bereikt en ondervraagd? • Is het nodig afspraken te maken voor het interview? • Welke vragen worden gesteld? • Op welke manier worden de gegevens genoteerd? Verschillende soorten vragen tegenover elkaar: Open vragen

• Wat denkt u van de jongerenoverlast? • Hoe kijkt u aan tegen de verkeersdrukte in uw straat? • Wat vindt u van het zwerfvuil rond uw woning? Gesloten vragen

• Hebt u last van uw buren? ja / nee • Waar heeft u last van? van buren, van jongeren, van verkeer, van zwerfvuil en afval >>> >>> INTERVIEWEN


Methode Stappenplan voor het interview

Directe vragen

• Bent u tevreden met uw woning? indirecte vragen

• Zou u een vriend aanraden hier te komen wonen? Hoofdvraag

Een hoofdvraag begint met een korte inleiding en snijdt een nieuw onderwerp aan. Het zijn de vragen die vooraf zijn vastgelegd. Doorvragen

Doorvragen komt voort uit wat de geïnterviewde vertelt. Doorvragen stimuleren het gesprek en kunnen zorgen voor verduidelijking. Het is niet van tevoren te plannen. Neutrale vragen

Laten de geïnterviewde vrij om zijn eigen mening en beleving te verwoorden. • Hoe kijkt u aan tegen discriminatie? • Wat vindt u van het samenwonen met meerdere gezinnen op deze galerij? Suggestieve vragen

Het zijn vragen die de geïnterviewde in de mond gelegd krijgt. • Dus u bent ook tegen discriminatie? • U woont hier met vier gezinnen op de galerij, vindt u dat moeilijk? <<< Tijdens het interview: • Geef kort aan wat het doel is van het interview en hoe de procedure is. • Stel de vragen en stimuleer het gesprek. • Controleer of de antwoorden correct zijn ontvangen. • Bedank de geïnterviewde voor het gesprek. • Vertel wat met de informatie wordt gedaan en hoe de geïnterviewde hiervan op de hoogte wordt gesteld. Wie gaat interviewen? • Een uitzendbureau inschakelen om bewoners te interviewen geeft bewoners het gevoel dat hun informatie anoniem kan worden verwerkt. • Als het bestuur van de bewonersorganisatie zelf bewoners interviewt, is dat een goede gelegenheid om bewoners te leren kennen en om zelf een beeld te krijgen van wat er onder hen leeft • En bedenk wat het effect kan zijn als bijvoorbeeld een wethouder of huismeester de interviews afneemt…… Na afloop: • Verwerk de gegevens in een verslag of rapport. • Presenteer de resultaten van het onderzoek aan belanghebbenden en aan de geïnterviewden. <<<

13.3. Woonbondbrochure  In de Woonbondbrochure Naar een slagvaardige huurdersorganisatie van de Woonbond wordt ook aandacht besteed aan interviews of mondelinge enquêtes. Een goede tip die daarin gegeven wordt, is de enquêteurs ter oefening elkaar laten interviewen. [Zie ook: Handige adressen – Landelijk – Bewonersorganisaties – de Nederlandse Woonbond, Achtergrondinformatie - Voorbeeldmateriaal – Enquête: Huiskamergesprek] OPRICHTEN VAN EEN BEWONERSORGANISATIE 13.3. Handboek voor Participatie

Woonbondbrochure



14. ENQUÊTE Bewonersorganisaties doen regelmatig onderzoek in de buurt of in de wijk. Een methode van onderzoek is het verzamelen van informatie door middel van een schriftelijke enquête. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een vragenlijst. Het voordeel van deze manier van onderzoek doen is dat alle bewoners dezelfde vragen krijgen voorgelegd en dat de antwoorden makkelijker met elkaar kunnen worden vergeleken of naast elkaar gezet. Een schriftelijke enquête is een goed instrument om veel mensen te bereiken. Zeker wanneer gekozen wordt voor een korte, gestructureerde vragenlijst, is het verzamelen en de verwerking van de informatie minder tijdrovend en kostbaar dan het houden van interviews. Het is vervelend om achteraf, bij de verwerking van de antwoorden, te ontdekken dat er fouten zijn gemaakt. Test de vragenlijst daarom bij enkele proefpersonen en ga na of u met de gegeven antwoorden die gegevens krijgt die u wilt. Een schriftelijke enquête heeft ook nadelen. Het vraagt veel voorbereiding als het gaat om het opstellen, vermenigvuldigen en verspreiden van de vragenlijsten. Het is ongeschikt voor ingewikkelde vragen en er is geen controle op het invullen mogelijk. De ervaring leert dat vragenlijsten òf niet worden ingevuld òf onvolledig. Daarom is het van belang te bedenken hoe bewoners kunnen worden gestimuleerd om de vragen in te vullen en de lijsten in te leveren. De vragenlijsten persoonlijk afgeven en ophalen is een methode die werkt. Ook mensen ter plekke vragen de lijsten in te vullen blijkt goed te werken, mits de vragen gemakkelijk te beantwoorden zijn en het aantal vragen beperkt is. De vragenlijsten persoonlijk ophalen geeft u de gelegenheid mensen te helpen met het invullen van de vragenlijst als zij daar problemen mee hebben. Ter voorbereiding op een schriftelijke enquête kunt u zich de volgende vragen stellen: 1. Wat is het thema en doel van de enquête? 2. Wie worden ondervraagd? Het doel en de doelgroep van de enquête bepalen op welke manier de vragen worden gesteld en het soort vragen.

14.1. Soorten vragen Gesloten vragen Er zijn verschillende soorten gesloten vragen waarbij de antwoordmogelijkheden bij de vraag zijn gegeven. Dit vergemakkelijkt zowel het beantwoorden van de vragen als het verwerken ervan. Voorbeelden van gesloten vragen: Hoe aantrekkelijk vindt u Dongen als winkelstad?

0 erg aantrekkelijk 0 aantrekkelijk 0 onaantrekkelijk 0 erg onaantrekkelijk

Onze straat moet een 30 km zone worden.

0 ik ben het hier mee eens 0 ik ben het hiermee oneens Wat is uw leeftijd?

0 jonger dan 30 jaar 0 tussen de 30 en 60 jaar 0 ouder dan 60 jaar Wilt u dat de Jongeren ontmoetingsplaats (JOP) blijft staan?

0 ja 0 nee 0 geen mening

>>> ENQUETE


Soorten vragen

Open vragen Open vragen zijn vooral geschikt als het gaat om onderwerpen waar niet veel over bekend is of als het van belang is dat mensen hun ideeën geven. Een mondeling interview is dan ook aan te raden. Het grote probleem bij open vragen in een schriftelijke enquête is de verwerking van de antwoorden. Tip: Een open vraag aan het einde van een vragenlijst geeft bewoners de gelegenheid toch hun eigen ideeën kwijt te kunnen of te reageren op het doel van het onderzoek. Dit gebeurt dan in de vorm van ‘Ruimte voor suggesties’ of iets dergelijks.

Uiteraard is in een vragenlijst een combinatie van open en gesloten vragen mogelijk. <<<

14.2. Meningspeiling Een schriftelijke meningspeiling is een bijzondere vorm van schriftelijke enquête. Het gaat hierbij om het peilen van de mening van bewoners over een afgebakend onderwerp. Er wordt niet gevraagd naar achterliggende argumenten of toelichting, de mening zelf staat centraal. Het is een methode om er achter te komen hoeveel bewoners een bepaalde mening is toegedaan. Een meningspeiling is bij uitstek een methode om in een kort tijdsbestek af te nemen: aan de voordeur, op plaatsen in de wijk waar veel bewoners komen, tijdens wijkavonden of bijeenkomsten. Een ander voordeel is dat de verwerking weinig tijd vraagt en zonodig direct aansluitend aan de peiling kan plaatsvinden en bekend worden gemaakt. De Woonbondbrochure 'Naar een slagvaardige huurdersorganisatie' besteedt ook aandacht aan de schriftelijke enquête: Als u een uitgebreide enquête wilt houden is het een goed idee om de verhuurder, de gemeente of andere organisaties waarvoor de resultaten van belang zijn te betrekken bij uw onderzoek. Stel ze vooraf op de hoogte, leg ze de vragenlijst voor en vraag ze om commentaar. Dat heeft als voordeel dat ze de uitkomsten van de enquête serieus zullen nemen. Bovendien kunt u vragen of de verhuurder of gemeente (een deel van) de kosten van de enquête op zich wil nemen. Indien u over voldoende middelen beschikt kunt u overwegen de enquête en de rapportage uit te besteden aan een externe deskundige. De Woonbond heeft er bijvoorbeeld veel ervaring mee. [Bron: Naar een slagvaardige huurdersorganisatie, De Woonbond, 1e druk oktober 2001, blz. 51]

14.3. Woonbondbrochure  De Woonbondbrochure Naar een slagvaardige huurdersorganisatie is te verkrijgen bij de Nederlandse Woonbond of op www.woonbond.nl online te bestellen. [Zie ook: Handige adressen – Landelijk – Bewonersorganisaties – de Woonbond] [Zie ook: Achtergrondinformatie - Voorbeeldmateriaal – Enquête: Vragenlijst, Voorbeeldmateriaal – Enquête : Meningspeiling]

ENQUETE


Meningspeiling Woonbondbrochure



15. SPREEKUUR Verschillende bewonersorganisaties houden een spreekuur voor bewoners met als doel bewoners op een laagdrempelige manier te bereiken en te informeren. De bewoner heeft een vraag of probleem en de medewerker geeft advies op maat.

15.1. Randvoorwaarde Het gesprek vindt onder vier ogen plaats, waardoor ook zaken besproken kunnen worden die gevoelig liggen. Het spreekuur kan gepland zijn op een vaste tijd in de week of na afspraak. De doelgroep moet op de hoogte zijn van het bestaan van het spreekuur en moet in staat zijn het te bezoeken. Daarnaast mag de plaats waar het spreekuur wordt gehouden geen drempel vormen om te komen. Een ruimte op neutraal terrein (niet bij iemand aan huis of op het kantoor van de woningbouwcorporatie) geniet de voorkeur, zoals buurten wijkcentra. Verder is het belangrijk dat degene die het spreekuur houdt over voldoende kennis beschikt om de bewoner te kunnen adviseren of op de hoogte is van instanties en organisaties die de cliënt verder kunnen helpen. Hierbij valt te denken aan kennis op het gebied van huurontwikkeling, servicekosten, achterstallig onderhoud en bouwkundige of technische ingrepen als ook het beschikken over informatie over regelen wetgeving op het gebied van de volkshuisvesting, woonruimteverdeling, huurrecht en inspraakprocedures. Telefonische spreekuren zijn vooral geschikt voor het geven van kort advies of het beantwoorden van concrete vragen. Ook internet is in deze gevallen een goed medium: via de e-mail kan ieder op eigen tijd en plaats vragen stellen dan wel beantwoorden.

15.2. Vaardigheden om een gesprek te voeren Luisteren Een goede gesprekspartner is iemand die met interesse luistert, zich in de spreker verplaatst en probeert de betekenis achter de woorden te zoeken. Goed luisteren betekent doorvragen Stimulerende vragen prikkelen de spreker en houden het gesprek op gang. Open vragen laten de spreker vrij in de keuze van het antwoord. open vragen: • En toen? • Wat denkt u van de jongerenoverlast? • Wat vindt u van het zwerfvuil rond uw woning? gesloten vragen: • Bent u toen weggegaan? • Hebt u last van uw buren? • Vindt u het geen troep op straat? Goed luisteren betekent de ander proberen te begrijpen

Door het gesprek samen te vatten laat de spreker merken dat hij de ander begrijpt. Het kan ook helpen om bepaalde punten te verduidelijken of om te controleren of de spreker goed begrepen is. >>> SPREEKUUR

15.1. 15.2.

Randvoorwaarde Vaardigheden om een gesprek te voeren


Lichaamstaal Ook lichaamstaal heeft grote invloed op het gesprek. Een luisterende houding stimuleert de spreker. Met gebaren, mimiek en oogcontact kan de luisteraar de spreker stimuleren te praten en zijn interesse tonen.

Een goede lichaamstaal betekent : • Rechtop zitten • De ander aankijken • Aandachtig luisteren

Reageren op emoties Emoties hebben een signaalfunctie: ze geven informatie over de behoeften van degene die ze uit. Iemand die boos is vraagt om verandering, iemand die bedroefd is vraagt om troost. Door emoties te onderdrukken verdwijnen ze niet. Het is van belang met emoties om te gaan en dat betekent emoties erkennen en er begrip voor hebben.

Erkennen : • ‘Ik begrijp dat u teleurgesteld bent.’ • Ik kan me voorstellen dat u zich zorgen maakt.’ in plaats van: • ‘Ik geloof toch echt dat u het een beetje overdrijft.’

Begrip: • ‘Ik realiseer me dat dit een klap voor u is.’ • ‘Dat zal niet meevallen in uw situatie.’ in plaats van: • ‘Onbegrijpelijk dat u daar zo over in zit.’

"Wil niet" ligt op het kerkhof en "kan niet" ligt ernaast Afronden en afspraken maken Een zinvol gesprek eindigt met het maken van concrete afspraken. Dit is tevens de afronding van het gesprek. De bewoner wordt gevraagd of hij tevreden is met het gesprek en verder kan met het gegeven advies. Eventueel wordt een vervolgafspraak vastgelegd of is nazorg op een andere manier gewenst.

<<< SPREEKUUR

Vaardigheden om een gesprek te voeren 15.2. Handboek voor Participatie

16. JAARVERSLAG SCHRIJVEN Een vereniging of stichting is bij wet verplicht tot het geven van een verantwoording over de prestaties van het voorgaande jaar in de vorm van een jaarverslag. In zo‟n verslag wordt ook aandacht besteed aan de ontwikkelingen en veranderingen die zijn te verwachten in de komende periode. Een jaarverslag wordt steeds meer gezien als een PR-instrument. Organisaties besteden dan ook vaak veel aandacht aan de vormgeving. In een jaarverslag komen vaak de volgende onderwerpen aan de orde (dit is tevens te gebruiken als hoofdstukindeling voor het jaarverslag): 1. introductie op de organisatie Een inleidende tekst waarin de voorzitter van de organisatie een korte schets geeft van de organisatie met daarin opgenomen een samenvatting van de belangrijkste activiteiten van het afgelopen jaar en de huidige ontwikkelingen. 2. nieuwe initiatieven en ontwikkelingen Dit onderwerp geeft de lezer een beeld van de toekomst van de organisatie. Aan de hand van te verwachte ontwikkelingen geeft de organisatie aan hoe zij daar in de nabije toekomst mee om gaat en welke activiteiten daar uit voortkomen. Het betreft ontwikkelingen op verschillende niveaus: landelijk en lokaal, intern en extern. Bij dit onderwerp wordt het beleid van de organisatie uiteengezet. 3. activiteiten van de organisatie Hier gaat het om de activiteiten die de organisatie in het afgelopen jaar heeft uitgevoerd, opgezet of in weerwil van de plannen heeft moeten laten liggen. Sommige activiteiten vragen een toelichting, andere spreken voor zichzelf. Hierbij is het bepalend wie de lezer van het jaarverslag is. 4. samenstelling van het bestuur en besturing Aan de hand van de organisatiestructuur van de organisatie worden de namen van bestuurs- en commissieleden opgesomd. Belangrijke wisselingen in taken en leden komen aan de orde. Ook de werkwijze van het bestuur kan hierin naar voren komen. 5. financiële gang van zaken of financieel jaarverslag De financiële kant van de organisatie komt tot uiting in de wijze waarop financiële middelen worden verworven en aangewend. Een jaarrekening met toelichting geeft in cijfers de financiële situatie van de organisatie gedurende het afgelopen jaar aan. In het financieel jaarverslag wordt de begroting van het afgelopen jaar vergeleken met de werkelijke uitgaven en inkomsten en toegelicht. In de veelheid van werk dat gedaan moet worden, is het belangrijk regelmatig stil te staan bij de gang van zaken en het functioneren van het bestuur zelf. Zeker op het moment waarop het jaarverslag wordt geschreven. Besteed minimaal één keer per jaar een vergadering aan vragen als: • Hebben de acties en activiteiten succes? • Zijn de doelen duidelijk voor elk bestuurslid? • Is het duidelijk welke stappen gezet moeten worden om het doel te bereiken? • Hoe staat het met de motivatie? • Hoe is het contact met de achterban? Zijn de bewoners op de hoogte van de activiteiten van het bestuur en bent u op de hoogte van de wensen en klachten van de bewoners? • Hoe zit het met de sfeer en de onderlinge samenwerking? • Verlopen de vergaderingen prettig? Hoe functioneert het bestuur? • Is men tevreden over de verdeling en de uitvoering van de taken? • Voelt het bestuur zich deskundig genoeg? Is er behoefte aan ondersteuning, scholing of informatie? Zijn de kennis en informatie goed verspreid over de bestuursleden? [Zie ook: Activiteiten – Begroting opstellen]

JAARVERSLAG SCHRIJVEN


Jaarverslag schrijven

17. BEGROTING OPSTELLEN Een begroting is noodzakelijk om aan te geven hoe de organisatie om denkt te gaan met de financiële middelen die zij tot haar beschikking heeft. Dit is voorwaarde bij het werven van de middelen bij de verhuurder of subsidiegever. En het is noodzakelijk voor de leden of contributiebetalers. Zo krijgen zij inzicht in de wijze waarop de organisatie met haar geld omgaat. In de jaarrekening, onderdeel van het jaarverslag, legt de organisatie verantwoording af over de wijze waarop de middelen zijn aangewend. Met andere woorden: de begroting wordt dan vergeleken met de werkelijke uitgaven en inkomsten en toegelicht.

17.1. De kosten op een rij Hieronder vindt u een overzicht van mogelijke kosten van een bewonersorganisatie. Dit overzicht is bedoeld om intern binnen uw organisatie te gebruiken. Om te bespreken en te zien waar u al bij voorbaat op bezuinigde, of waar uw organisatie meer of minder activiteiten heeft. Om een keer een soort „maximale‟ begroting te maken voor uw eigen organisatie. Het is géén richtlijn voor een begroting om in te dienen bij de verhuurder. De externe begroting kunt u beter minder gedetailleerd maken, om te voorkomen dat u zich na afloop van het jaar over elke kleine uitgave moet verantwoorden. Het is zinvoller om met de verhuurder overeenstemming te bereiken over een bepaald bedrag dat u per jaar krijgt, op basis van een globale begroting. Alleen in gevallen waarin u een extra bijdrage nodig hebt, kunt u dan tot een specifieke verantwoording van dat onderdeel komen. Kosten voor het contact met de achterban/representativiteit • Maken en verspreiden van een folder met informatie over de bewonersorganisatie, in eerste instantie voor alle bewoners en vervolgens voor nieuwe bewoners. Kosten: vormgeving, drukken, kopiëren, verspreiden. • Maken en verspreiden nieuwsbrief, enkele malen per jaar, om de bewoners op de hoogte te houden van de activiteiten. Kosten: vormgeving, drukken, kopiëren, verspreiden. • Telefonische bereikbaarheid. Kosten: aansluiten telefoon, abonnement, antwoordapparaat, gesprekskosten voor terugbellen. • Schriftelijke bereikbaarheid. Kosten: eventueel een postbus. Tevens de kosten voor schriftelijke reactie: papier, enveloppen, postzegels; • Eventueel de mogelijkheid voor bezoek van bewoners aan de bewonersorganisatie, via een spreekuur of een vast kantoor. Kosten: huur, verwarming, verlichting, inrichting, consumpties, schoonmaken; • Organiseren van een jaarvergadering. Kosten: uitnodiging verspreiden, kopiëren vergaderstukken, zaalhuur, consumpties, eventuele spreker. • organiseren van themabijeenkomsten om bewoners te betrekken bij de standpuntbepaling. Kosten: uitnodiging verspreiden, kopiëren vergaderstukken, zaalhuur, consumpties, aardigheidje voor een eventuele spreker. • Houden van enquêtes en/of om een korte opiniepeiling. Kosten: opstellen vragenlijst, vormgeven, kopiëren, verspreiden, plus kosten voor weer inzamelen van de enquêtes, het verwerken en conclusies presenteren. • Bijhouden van de ledenadministratie. Kosten: computer plus software, printer. • Eventueel inhuren administratieve ondersteuning. • Inschrijving Kamer van Koophandel. • ………….. >>> BEGROTING OPSTELLEN


De kosten op een rij

Kosten voor het overleg en vergaderingen • Vergaderruimte: voor het intern overleg en voor het overleg met bijvoorbeeld de verhuurder. Kosten: zaalhuur, consumpties, bij een eigen ruimte ook verwarming, verlichting etc.. • Reiskosten • Bureaukosten: voor maken en verspreiden van stukken. (Gebruik van) computer en printer. • Eventueel E-mail, kopiëren, enveloppen, postzegels. • Telefoon: voor afstemming, tussentijds overleg en maken van afspraken. Kosten: abonnement, gesprekskosten. • Extern advies inwinnen om adviesaanvraag goed te kunnen beoordelen. • …………… Kosten voor scholing en deskundigheid • Deelname aan cursussen en studiedagen door bestuurs- en commissieleden. Kosten: cursusgeld. reis- en verblijfskosten. • Organiseren van cursus op maat voor de eigen bewonersorganisatie. Kosten: inhuren opleider/trainer, toezenden van informatiemateriaal, zaalhuur, consumpties. • Abonnementen op relevante tijdschriften. • Aanschafboeken en brochures als naslagwerk en informatiemateriaal. • Sprekers uitnodigen voor voorlichting aan de bewoners of aan de actieve leden van de bewonersorganisatie. Kosten: spreker, zaalhuur, uitnodiging verspreiden. • Extern adviseur inschakelen op specifieke onderwerpen en voor begeleiding ten behoeve van goed functioneren van de organisatie, bijvoorbeeld een administratie of beheerkantoor voor een vereniging van eigenaren. • Lidmaatschapsgelden van lokale, regionale en landelijke belangenorganisatie. • Zo nodig juridisch advies inwinnen bij een geschil. • ……. Startkosten (eenmalig) • Notariskosten voor oprichten van een rechtspersoon. <<<

17.2. De inkomsten op een rij

Naast kosten heeft een bewonersorganisatie ook inkomsten die opgenomen worden in de begroting. Mogelijke inkomsten zijn: • contributie van de leden • subsidie van gemeente • bijdrage van de verhuurder of huiseigenaar • bijdrage vanuit bijzondere projecten als buurtbudgetten ed. • sponsorgelden • bijdrage van fondsen [Zie ook: Activiteiten – Financiële middelen Vergoedingen HBV Dongen- verwerven en Handige adressen – Landelijk - Fondsen]

BEGROTING OPSTELLEN


De inkomsten op een rij

17.3. Begroting Zet eerst aan de hand van bovenstaand uitgebreid overzicht voor u zelf eens op een rij welke uitgaven u verwacht en welke wensen u hebt. Dit doet u aan de hand van het activiteitenplan of werkplan waarin de activiteiten zijn opgenomen van de komende periode. U maakt een globale begroting per type uitgave (voor de representativiteit, voor het overleg, voor de deskundigheid). Vervolgens gaat u in overleg met de verhuurder. Overleg en vergadering Voor een huurdersorganisatie geldt dat alle kosten ten behoeve van het overleg moeten worden vergoed, aldus de Overlegwet. Zorgt u ervoor dat zoveel mogelijk zaken hier ondergebracht worden. Bijvoorbeeld de kosten voor (het gebruik van) een computer en printer. Die heeft u natuurlijk nodig om de nieuwsbrief voor de huurders te maken, maar ook om het overleg voor te bereiden en adviezen op papier te zetten. Dat geldt ook voor de vergaderruimte. U heeft een ruimte nodig voor overleg. Als u die ruimte ook gebruikt voor een inloopspreekuur is dat meegenomen. Het is echter wel zo dat er voor alleen 2 x per maand vergaderen natuurlijk niet een hele maand een zaaltje gehuurd kan worden. Dat is alleen rendabel als er ook andere activiteiten in die ruimte plaatsvinden, zoals een spreekuur, het voeren van de ledenadministratie, het houden van bijeenkomsten voor huurders, enz. De verhuurder kan overigens ook bijdragen in de kosten door faciliteiten beschikbaar te stellen, zoals het gebruik van een ruimte en van de kopieermachine. In redelijkheid zult u hierover tot afspraken moeten komen. Scholing en deskundigheid Ook de kosten voor scholing worden volgens de wet vergoed. De kosten die in deze paragraaf zijn opgenomen voor deskundigheid en scholing zijn alle van belangvoor een goed overleg met de verhuurder, waarbij de huurdersorganisatie een goede kwalitatieve inbreng heeft. Zorg ervoor dat er voldoende ruimte is in uw budget, zodat u niet voor elk uur extern advies een aparte aanvraag bij de verhuurder in hoeft te dienen. Houd er rekening mee dat de bestuursleden van uw organisatie in elk geval jaarlijks op cursus kunnen gaan, maar neem ook de ruimte om regelmatig een cursus te organiseren voor al uw actieve leden. Dat is een goede manier om meer mensen bij uw werk te betrekken. Achterban Voor de kosten die u besteedt aan het contact met de achterban kunt u rekenen op een bijdrage van ten minste 50 % van de verhuurder. In de wet staat het organiseren van een jaarvergadering er niet expliciet bij vermeld. Maar het lijkt vrij duidelijk dat dit dé plek bij uitstek is om uw huurders op de hoogte te stellen van de lopende activiteiten en om met hen in debat te gaan over een actueel thema. De jaarvergadering kan dus zeker ook onder deze kosten opgenomen worden. Naast de centrale huurdersorganisatie zijn er bij de meeste woningcorporaties ook bewonerscommissies in de verschillende complexen en buurten actief. Ook voor hen zullen er afspraken gemaakt moeten worden over de financiering. De hoogte van de bijdrage zal in veel gevallen afhankelijk zijn van de omvang van hun werkgebied en het aantal woningen dat zij vertegenwoordigen. Het is redelijk om een minimumbedrag per commissie af te spreken, omdat bepaalde kosten door elke commissie gemaakt worden. HBV Dongen hanteert op basis van een verdeelsleutel de jaarlijkse vergoedingen.

BEGROTING OPSTELLEN


Begroting

17.4. Verantwoording en controle Een vereniging of stichting heeft zich te houden aan de regels in het Burgerlijk Wetboek over de financiële verantwoording en verslaglegging. De organisaties zijn verplicht een boekhouding te voeren, waarbij de jaarstukken, de jaarrekening en het jaarverslag binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar zijn opgemaakt en ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering worden voorgelegd. Een kascommissie controleert deze jaarstukken. Het is belangrijk op te merken dat de kascommissie geen verlengstuk is van het bestuur. Zij staat ten dienste van de algemene ledenvergadering en werkt in diens opdracht. Het bestuur of de penningmeester is verplicht alle informatie die de commissie vraagt, ter beschikking te stellen. In grote organisaties kan statutair bepaald zijn dat de controle wordt uitgevoerd door een accountant. Controle op de juistheid van de stukken moet altijd mogelijk zijn. Daarvoor dienen de balans en het overzicht van de inkomsten en uitgaven tenminste tien jaar te worden bewaard. Afhankelijk van de organisatievorm is het mogelijk dat er voorwaarden zijn gesteld aan het beheren van het archief. Dit kan juridische consequenties hebben en daarom is het aan te bevelen bijvoorbeeld een notaris te raadplegen.

17.5. Woonbondbrochure  Meer informatie over begrotingen vindt u in de Woonbondbrochure ‘Boter bij de vis’. [Zie ook: Handige adressen – Landelijk – Bewonersorganisaties – de Nederlandse Woonbond]

BEGROTING OPSTELLEN


Verantwoording en controle Woonbondbrochure 

18. FINANCIËLE MIDDELEN VERWERVEN De Woonbondbrochure Een bewonersorganisatie oprichten, hoe doe je dat? besteedt aandacht aan de financiële middelen die een bewonersorganisatie nodig heeft om te kunnen functioneren. Denk bijvoorbeeld aan het kopiëren van notulen, het verzenden van brieven, het maken van een bewonersblad en het inhuren van deskundige ondersteuning. Er zijn verschillende manieren om aan geld te komen. De twee belangrijkste inkomstenbronnen zijn contributies en bijdragen van de verhuurder. Sinds de komst van de Overlegwet zijn verhuurders (ook in de particuliere sector) namelijk verplicht hun huurdersorganisaties financieel te steunen. Het is aan te bevelen eigen inkomsten te verwerven. Als bewoners meebetalen aan de bewonersorganisatie is de kans groter dat ze zich erbij betrokken voelen. Ze betalen er namelijk voor. Een tweede voordeel is dat instanties als de gemeente en de woningcorporatie dan welwillender zijn een financiële bijdrage te geven. De bewonersorganisatie heeft immers zelf al moeite gedaan. Contributie Als er een vereniging is opgericht, int u jaarlijks contributie van de leden. De hoogte verschilt per vereniging en ligt doorgaans tussen de 5 en 12 euro per jaar. Ook als er geen sprake is van een vereniging kunt u de bewoners om een bijdrage vragen. U kunt het geld persoonlijk bij de mensen ophalen. Dit heeft als voordeel dat u de leden ten minste één keer per jaar persoonlijk spreekt. Het innen van de contributie kan natuurlijk ook gebeuren door middel van acceptgiro‟s. Soms maken huurdersorganisaties de afspraak met de verhuurder dat deze de bijdrage gelijk int met de maandelijkse huur, en deze vervolgens doorgeeft aan de huurdersorganisatie. Subsidie van de gemeente Een andere weg om aan inkomsten te komen is via de gemeente. De ervaring in de laatste jaren leert dat de meeste gemeenten wel bereid zijn subsidies te verstrekken ten behoeve van concrete projecten maar geen structurele bijdrage willen leveren voor het in stand houden van een bewonersorganisatie. Het uitgeven van een nieuwsbrief zou daar in dat geval dan niet onder vallen, het organiseren van een straatveegactie wel. U kunt als bestuur van de bewonersorganisatie altijd eens gaan praten met een verantwoordelijke ambtenaar of wethouder over het subsidiebeleid, zodat u weet in welke gevallen u een beroep kunt doen op subsidies. Het zal in het geval van projecten altijd van belang zijn om de aanvraag vooraf in te dienen en niet pas als de activiteit al is uitgevoerd. [Zie ook: Handige adressen – HBV Dongen – Gemeente Dongen; Handige adressen Belangenbehartiging bewonersorganisaties]

Beter één vrijwilliger in de hand dan tien in de lucht

>>> FINANCIELE MIDDELEN VERWERVEN 18.0. Handboek voor Participatie

Financiële middelen verwerven

Financiële bijdrage van de verhuurder Een zeer belangrijke inkomstenbron voor huurdersorganisaties is een financiële bijdrage van de verhuurder. Op grond van de Overlegwet zijn verhuurders met meer dan 50 woningen verplicht een financiële bijdrage te leveren aan huurdersorganisaties die voldoen aan de eisen van de Overlegwet. Over de financiële bijdrage zegt de Overlegwet het volgende (weergave van artikel 7 in „begrijpelijk Nederlands‟): “De verhuurder vergoedt aan de huurdersorganisatie de kosten die rechtstreeks samenhangen met en redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken die te maken hebben met het uitoefenen van het informatie- en adviesrecht. Onder deze kosten worden mede de kosten van scholingsactiviteiten begrepen. De verhuurder vergoedt ten minste 50% van de kosten die de huurdersorganisatie maakt om de huurders op de hoogte te houden van haar activiteiten en om hen te betrekken bij haar standpuntbepaling. Het gaat dan om de kosten die hier rechtstreeks uit voortvloeien. Vergoeding van bovenstaande kosten vindt plaats binnen vier weken nadat de verhuurder van de huurdersorganisatie een voldoende gespecificeerde rekening heeft ontvangen. De verhuurder is slechts verplicht tot betaling van de kosten van maximaal 15 maanden voorafgaand aan het indienen van de rekening. De verhuurder is slechts verplicht tot betaling van bovenstaande kosten als de huurdersorganisatie een begroting van deze kosten heeft ingediend vóór het kalenderjaar waarin die kosten gemaakt zijn.”

Hoe gaat u hiermee aan de slag? Allereerst zal er een bepaalde mate van overeenstemming moeten zijn wat u als huurdersorganisatie nodig heeft om uw werk goed te kunnen doen. In de praktijk blijkt dat best lastig te zijn. Als houvast heeft de Woonbond een landelijke richtlijn ontwikkeld, waarmee u zou kunnen werken. Deze richtlijn is uitgewerkt in de voorbeeldsamenwerkingsovereenkomst die de Woonbond heeft opgesteld (de voor- beeldovereenkomst is opgenomen in de brochure die de Woonbond over de Overlegwet heeft uitgegeven). Let wel, dit is een richtlijn, geen regel. De begroting kan in de praktijk soms nog heel wat discussie met de verhuurder opleveren. HBV Dongen hanteert een aantal richtlijnen. Wij verwijzen hierbij naar de tegemoetkoming in de kosten van bewonersorganisaties op complexniveau: [Zie ook: Tegemoetkoming in de onkosten van HBV Dongen aan bewonersorganisaties op complexniveau]

Andere bronnen van financiële middelen zijn sponsoren en fondsen. [Zie ook: Handige adressen – Landelijk – Fondsen] De brochure 'Een bewonersorganisatie oprichten, hoe doe je dat?' is te verkrijgen bij de Nederlandse Woonbond of op www.woonbond.nl online te bestellen.

<<<

FINANCIELE MIDDELEN VERWERVEN 18.0. Handboek voor Participatie

Financiële middelen verwerven

19. DESKUNDIGHEID INHUREN De activiteiten van bewonersorganisaties zijn Stichting Richting en daarmee de taken van de bestuurs- en commissieleden. Deze actieve bewoners zijn niet per definitie deskundig op de vele terreinen waar de organisatie zich mee bezig houdt. Hoewel kwaliteit, ervaring en deskundigheid criteria kunnen zijn bij het werven van bestuursleden, is advies en ondersteuning vaak noodzakelijk om als volwaardig gesprekspartner op te kunnen treden in overlegsituaties en de organisatie naar behoren te laten draaien. Het inhuren van deskundigheid is dan een optie.

19.1. Soorten deskundigheid Een bewonersorganisatie kan deskundigheid inhuren voor informatie, ondersteuning, advies of scholing. Hierbij kunt u denken aan: Inhoudsdeskundigen: Deskundigen die u op inhoudelijke thema‟s adviseren zoals huurbeleid, volkshuisvesting en leefbaarheid. Als bewonersorganisatie kunt u een beroep doen op inhoudsdeskundigen ter voorbereiding op een overleg met bijvoorbeeld de verhuurder of gemeente. U kunt een inhoudsdeskundige ook uitnodigen als spreker op een ledenvergadering. Administratieve ondersteuning: Verschillende bureaus zijn gespecialiseerd in het bieden van administratieve ondersteuning en boekhoudkundig advies. Er zijn huurdersverenigingen die deze ondersteuning direct van de verhuurder ontvangen. Verenigingen van Eigenaren geven de administratie en het beheer van hun complex vaak in handen van gespecialiseerde makelaars of beheerkantoren. Vormgeving en drukwerk: In het contact met de achterban is communicatie cruciaal. Het inzetten van communicatiemiddelen vraagt om deskundigheden die niet iedereen in huis heeft. Vormgevers, internetspecialisten en drukkers kunnen de nieuwsbrief of website net die uitstraling geven die u wenselijk vindt. Juridisch advies: Niet alleen bij juridische procedures maar ook om juridische procedures te voorkomen kan het inschakelen van een juridisch adviseur u helpen. Procesbegeleiding: Naast inhoudelijke zaken bent u als bewonersorganisatie bezig met het communiceren met de verschillende partijen en uw achterban, neemt u besluiten en kiest u strategieën. Ook bij deze processen kunnen begeleiding door en advies van een deskundige buitenstaander een belangrijke bijdrage leveren aan uw organisatie en de activiteiten. Scholing en training: Training en cursussen helpen u als bestuurs- of commissieleden uw deskundigheid te vergroten. Bovendien maakt het uw werk voor de bewonersorganisatie interessanter en is het een stimulans om daarmee verder te gaan.

DESKUNDIGHEID INHUREN


Soorten deskundigheid

19.2. Stappen bij het inhuren van deskundigheid Voor het inhuren van deskundigheid kunt u de volgende stappen doorlopen: 1. Formuleer uw behoefte aan deskundigheid. • Wat heeft u nodig? • Waarom heeft u dit nodig? • Wanneer is het nodig? • Waar heeft u het nodig? • Hoe wilt u het krijgen? • Tegen welke voorwaarden? 2. Oriënteer u op de mogelijkheden. HBV Dongen en Stichting Richting zijn organisaties waar u in Dongen terecht kunt voor deskundig advies, scholing en ondersteuning op het gebied van volkshuisvesting en procesbegeleiding. Via de Gouden Gids vindt u administratie- en beheerkantoren, vormgevers en drukkers. 3. Vraag zo mogelijk naar ervaringen van andere bewonersorganisaties. 4. Formuleer uw programma van eisen zowel voor wat betreft uw deskundigheidsbehoefte als de deskundige. Hierbij is het van belang om duidelijk uw vraag of opdracht te formuleren. Hoe duidelijker uw vraag, hoe duidelijker het aanbod. Het is zeker gebruikelijk om in een gesprek uw vraag toe te lichten en af te checken hoe de deskundige hierop reageert. Ten slotte is deskundigheid alleen vaak niet voldoende. Het is ook van belang dat een werkbare relatie ontstaat. Uit de visie en ervaringen van een deskundige kunt u vaak al een indruk krijgen van de wijze van samenwerking. 5. Selecteer twee of drie deskundigen of adviesbureaus en vraag offertes aan. 6. Vergelijk de offertes en maak een keuze. Het financiële plaatje is uiteraard van belang maar zeker niet het enige doorslaggevende criterium. Toets de offertes aan uw programma van eisen. 7. Afspraken met de opdrachtnemer. Voordat u een contract tekent is een gesprek over de nadere invulling van het werk aan de hand van de offerte noodzakelijk. Dan maakt u ook afspraken over overleg, tijdsplanning en betaling.

Houd moed, er komen betere tijden (alleen weten we niet wanneer) Onderdelen van een goede offerte • achtergrond en context van de opdracht • formulering van de opdracht • uitgangspunten van de opdrachtnemer of visie op de opdracht • doelstelling van het advies, de cursus of begeleiding • resultaten of eindproducten • opzet of fasering en werkwijze • rol en taken betrokken partijen • communicatie met de opdrachtgever en doelgroepen, inclusief voortgangsoverleg en afronding • organisatorische aspecten • tijdsplanning • uren en kosten overzicht • curriculum vitae van deskundigen of de organisatie

DESKUNDIGHEID INHUREN

Stappen bij het inhuren van deskundigheid 19.2. Handboek voor Participatie

4. COMMUNICEREN MET DE ACHTERBAN 4.1. De achterban 4.2. Communicatieplan 4.3. Speciale aandacht voor vrouwen, jongeren, ouderen en allochtonen

Recommend Documents