Verhouding OR en achterban De werknemers kiezen natuurlijk de OR. Het belang van een goed contact gaat echter veel verder. Je moet weten wat er leeft onder de collega’s. Hun zienswijze kennen als de directie wijzigingen in beleid wil doorvoeren. Hier zit een meerwaarde van de medezeggenschap in! Veel ondernemingsraden hebben een mager contact met de achterban, zo blijkt uit onderzoek. Doorgaans betekent dat slechter functioneren van de OR. En kan de OR moeilijk aan nieuwe OR-leden komen. Formele verplichtingen tussen OR en achterban De Wet op de Ondernemingsraden geeft op enkele punten houvast naast de verkiezingsprocedure
• •
“..in het belang van het goed functioneren van de onderneming in al haar doelstellingen verplicht om tbv het overleg met en de vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen een OR in te stellen ..” (artikel 2 WOR) “De ondernemer stelt de OR en de commissies van die raad in staat de in de onderneming werkzame personen te raadplegen en stelt deze personen in de gelegenheid hieraan hun medewerking te verlenen, een en ander voor zover dat redelijkerwijze noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van de raad en de commissies.”(artikel 17, lid 1 WOR)
Dit alles betekent overigens niet dat de OR formeel verplicht is bij een bepaalde kwestie om de betrokken collega’s te informeren. Als bond vinden wij het gewenst dat de achterban goed raadpleegt. Soms staat in de CAO een verplichting tot achterbanraadpleging. Dat hoort dan een bevoegdheid die vanuit de CAO aan het overleg op bedrijfsniveau is gegeven om een regeling voor het bedrijf nader af te spreken. Vormen van achterbanraadpleging De juiste vorm voor jouw bedrijf vinden: dat is de kunst. Bij een ‘hot item’ de mensen laten reageren, en hun meningen vervolgens vertalen naar een krachtig OR-standpunt. Gebruik daarvoor de onderstaande tips Tip 1. OR-bulletin Geef na iedere overlegvergadering (OV) binnen 1 dag een bulletin uit als OR van 1 A4tje (of via de E-mail). Daarin kun je de belangrijkste informatie, de toezeggingen of weigeringen meedelen. Het vaststellen van een ‘OV-verslag’ is doorgaans een te langdurig gebeuren voor een goed achterbancontact. Tip 2. Enquête: Prioriteiten OR, wensen collega's Laat de medewerkers zich uitspreken over de prioriteiten voor de OR. Een voorbeeldenquête zoals op de website downloaden, is daartoe te gebruiken. U kunt natuurlijk ook zelf een vragenlijst maken. Tip 3. Aanpassen contact bij het stadium van besluitvorming Elke fase heeft eigen eisen aan het contact met de collega’s. Laten we als voorbeeld een adviesaanvraag over een reorganisatie nemen. Bij de presentatie van het reorganisatieplan zijn de aandachtspunten:
• •
Publicatie naar de achterban Mogelijkheden zijn: publicatiebord, E-mail, een rondschrijven NB De directie kan beter zelf die boodschap brengen, verantwoordelijk tenslotte.
Als de OR een standpunt wil innemen:
• •
Publicatie naar de achterban Mogelijkheden zijn: publicatiebord, E-mail, een rondschrijven NB De directie kan beter zelf die boodschap brengen, verantwoordelijk tenslotte.
Bij het Overleg (OV):
• • •
Bekendmaken van de resultaten uit het overleg. Mensen blijven op de hoogte en maken zo de ontwikkeling in de discussie mee. Middelen zijn: Publicatiebord, E-mail, Intranet, gesprekken.
Ook bij de uiteindelijke besluitvorming willen mensen graag betrokken zijn, als het hen erg aangaat althans.
• • •
Mensen hebben recht te weten welke afspraken er uiteindelijk gemaakt zijn; het gaat hen aan. Je kunt ook reactie op concept-afspraken vragen. Draagvlak creëer je door discussie. Hoeveel ruimte is er nog, daar moet je wel duidelijk in zijn. Denk aan een bijeenkomst of een E-mailgroep
Tip 4. Steun van de achterban Dat is onontbeerlijk als het overleg te weinig oplevert of als de OR een gedurfde stap moet zetten. Je moet er niet op rekenen dat die steun er vanzelf is. Betrek de collega’s ook in de periode ervoor. Steun ontstaat door onderlinge discussie van de medewerkers. Dat moet je als OR organiseren. Praktisch is dan om een standpunt voor te stellen en daar de discussie op te focussen, dan maak je het scherper. Aan de hand van zo’n voorlopig standpunt kun je dan een discussie starten via een handtekeningen actie, een Emaildiscussie of in kleinere bijeenkomsten. Tip 5. Gebruik E-mail en Intranet Veel bedrijven hebben tegenwoordig de beschikking over een netwerk. In productiebedrijven worden soms voorzieningen gecreëerd waarbij die medewerkers ook kunnen inloggen. Als OR kun je dan veel medewerkers bereiken over E-mail. Ook wordt dan wel succes geboekt om bij een actueel thema aan medewerkers een mening of ervaring te vragen; twee richtingen dus. Als ook intranet technisch mogelijk is, is een eigen pagina voor de OR natuurlijk te wensen. Slim is liefhebbers in te schakelen, die de OR kunnen helpen. Het voortdurend actueel houden van zo’n site is namelijk de belangrijkste inspanning. Tip 6. Contactpersonen / telefoonkring Een meer klassiek middel. Binnen een groter bedrijf kun je ‘woordvoerders’ vragen van de
collega’s te melden bij de OR, en zelf de belangrijkste zaken uit de OV- of OR-vergadering door te geven. Als veel mensen mobiel zijn, wordt de telefoonkring wel. Tip 7. Geheimhouding Dit kan dodelijk zijn voor de relatie met de achterban. In sommige bedrijven wil de directie er eerst met de OR ‘uit zijn’, voordat iets naar de medewerkers gecommuniceerd wordt. Natuurlijk gonst het dan al lang door het bedrijf, en worden OR-leden aangesproken. Het lukt de OR dan niet om de eigen rol geloofwaardig uit te leggen. En het belangrijkste is natuurlijk dat de meningen en ervaringen van de collega’s niet meegenomen zijn in het overleg met de directie. Weiger daarom geheimhouding! Het is alleen te accepteren als het om concurrentiegevoelige (cijfermatige) informatie. Of voor een heel korte tijd als een nieuwe benoeming in de organisatie gecommuniceerd moet worden. Tip 8. Commissie Communicatie / Communicatieplan Het kan natuurlijk een kwestie van tijd en aandacht zijn van de OR. Een team van 2 of 3 mensen kan als commissie geïnstalleerd worden om dit beter te ontwikkelen. Zij kunnen deze tips in daden omzetten. Hoe bereik je de juiste mensen, en dat liefst snel en op een wijze dat het daadwerkelijk gelezen of gehoord wordt! En de OR ook feedback krijgt. Als de afgesproken acties, middelen en personen vastlegt ontstaat vanzelf een Communicatieplan. Belangrijk is en blijft dat één of twee mensen als ‘waakhond’ optreden zodat de goede bedoelingen niet vergeten worden in de hectiek van een intensief overleg. Tip 9. Standpunt OR vooraf Een OR vindt het vaak wel ‘veilig’ om in de Overlegvergadering een probleem als een vraag aan de orde te stellen: “Vindt u ook niet dat ….”. Een regelrechte valkuil. De OR die serieus genomen wil worden, formuleert zelf een standpunt. Je baseert dat ook op ervaringen en meningen van de medewerkers die de kwestie aangaat. Logisch is dan ook dit OR-standpunt aan de collega’s te melden. Deze handelswijze is essentieel om bij de directie een gelijkwaardige overlegpartij te zijn. Ook de collega’s weten wat ze aan de OR hebben. De OR moet proberen om ‘stevig’ op te treden om herkenbaar te zijn in het bedrijf. Tip 10. Werkgroepen of ‘projectteams’ Als een thema regelrecht de belangen raakt, is het slim de betrokken te laten meedenken. Daarvoor moet wel helder het doel formuleren en wanneer de klus klaar moet zijn. Dat kun je dan als een wervingsadvertentie in je bedrijf bekendmaken. De ervaring leert dat mensen dan veel vaker bereid zijn zich ergens voor in te zetten. Aan het eind van zo’n project bedank je die mensen (publiekelijk) hartelijk voor hun bijdrage. Je moet niet de verwachting hebben dat die mensen een blijvende bijdrage aan het OR-werk zullen leveren. Tip 11. Afdelingsoverleg Veel bedrijven kennen een vaste structuur met afdelingsoverleg. Je kunt als OR-leden proberen aan te haken daarbij. Vooral handig bij onderwerpen die in afdeling verder hun beslag krijgen, zoals Arbo, verandering van organisatie, werktijd. Het betekent overigens niet dat je er telkens bij met zitten, maar alleen als dat nodig is. Dat laatste kan dan ook op verzoek van de medewerkers op zo’n afdeling zijn.
Tip 12. Integriteit protocol OR Medewerkers hebben geen helder beeld van de handelswijze van een OR. Wat ze er van kunnen verwachten. In grote bedrijven en zeker bij internationale concerns zien wij dat de directie zelf een “Mission Statement” of een “Integriteitsverklaring” afgeven. Hiermee wordt diverse instanties en personen gecommuniceerd wat ze mogen verwachten. De OR zou dat ook kunnen doen. Laat zien wat je belangrijk vindt, en hoe je daarin wilt handelen. Het betekent natuurlijk wel dat ze je er aan kunnen houden! Wij geven u een voorbeeld hoe dat eruit kan zien. De keuzes achter de teksten moet je natuurlijk zelf maken.
Voorbeeld OR Integriteit Protocol Medezeggenschap van de medewerkers is wezenlijk voor de belangenbehartiging van de medewerkers en het goed functioneren van de onderneming. De OR heeft daarin een spilfunctie. Met dit Protocol wil de OR dat alle belanghebbenden een duidelijk beeld hebben van de visie en taakopvatting van de OR. Op basis van dit protocol kunnen belanghebbenden vanuit de juiste verwachtingen de OR aanspreken. Overleg Vanuit een zelfstandige positiebepaling wil de OR een goed en constructief overleg voeren met de directie en daarbij tot afspraken komen. De onderwerpen beslaan zowel het functioneren als het sociaal beleid van het bedrijf. De OR verlangt dat zijn zelfstandige positie en formele bevoegdheden zoals vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden, de CAO en andere wetgeving tenminste worden gerespecteerd. Ter wille van het democratisch gehalte streeft de OR naar ruim voldoende kandidaten bij de verkiezingen. Vertegenwoordiging van belangrijke groepen in de OR heeft de voorkeur. Waar groepen medewerkers dat gewenst achten, laat de OR het directe overleg aan die groep medewerkers zelf over. De verhoudingen met de leiding moet van voldoende kwaliteit zijn. De OR bewaakt het bredere belang en zorgt zonodig voor de nodige faciliteiten van deze ‘directe medezeggenschap’. Relatie achterban Prioriteiten van de OR sluiten aan bij die van de medewerkers. Resultaten van ORvergaderingen en het overleg met de directie zullen doorgaans binnen 1 week bekend worden gemaakt. De OR is goed bereikbaar voor vragen en wensen van medewerkers. Af en toe zal de OR zelf onderzoek verrichten naar de verlangens of knelpunten die de medewerkers ervaren en hierop zijn activiteiten baseren. Voordat belangrijke, definitieve besluitvorming plaatsvindt, zal de OR de betrokken medewerkers raadplegen. Geheimhouding De OR zal geheimhouding tot een minimum beperken vanuit het besef dat contact met de medewerkers voor de eigen positiebepaling en geloofwaardigheid essentieel zijn. Slechts korte periodes (minder dan 1 week) van geheimhouding zijn denkbaar. Voor concurrentiegevoelige informatie zijn andere afspraken denkbaar. Aan voortrajecten van belangrijke organisatiewijzigingen wel deelnemen en daartoe in die periode vertrouwelijkheid accepteren. Bij definitieve, officiële besluitvorming zal de OR de open communicatie handhaven. Relatie met anderen De zal zelfstandig relatie onderhouden met Arbo-dienst en Reïntegratiebedrijf en andere organisaties op het terrein van arbeidsomstandigheden en verzuim ter wille van de belangrijke taakstelling van de OR op dit gebied. De OR heeft deze taak gedelegeerd aan de VGWM-commissie (Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu). De OR pleegt afstemming met relevante vakbonden indien belangrijke wijzigingen in arbeidsvoorwaarden of werkgelegenheid aan de orde zijn. Dit geldt vooral wanneer de CAOtoepassing in het geding is.
