4 ANALISIS SISTEM 4.1 Kondisi Situasional Industri Kemasan Karton Industri kemasan karton merupakan jenis industri yang terfragmentasi dengan ciri-ciri antara lain terdapat banyak pesaing, tidak ada suatu perusahaan yang memiliki pangsa pasar yang sangat besar sehingga bisa mempengaruhi industri secara keseluruhan, dan perusahaan dengan skala besar maupun kecil dimiliki oleh perorangan. Industri dengan jenis seperti ini umumnya terdapat pada jenis usaha eceran, distribusi produk-produk pertanian, atau jenis usaha kreatif seperti kemasan karton. Pada industri kemasan karton terdapat banyak sekali variasi jenis produk, skala usaha dan variasi luasnya area fungsional yang dicakup oleh suatu perusahaan. Industri kemasan karton juga memiliki beberapa fungsi-fungsi produksi yang tumpang tindih dengan industri lain, seperti industri percetakan (grafika) dan industri yang memberikan jasa pemotongan (die cut). Berdasarkan beberapa karakteristik dan ciri-ciri di atas sulit bagi suatu perusahaan kemasan karton dapat secara mutlak dianggap mewakili industri kemasan karton secara keseluruhan. Banyaknya variasi produk dan cakupan fungsional yang terdapat pada industri kemasan karton membuat cakupan penelitian ini dibatasi pada suatu bentuk usaha kemasan karton yang paling banyak diproduksi dan dikonsumsi saat ini, yaitu karton lipat (folding carton), dan kardus (corrugated box). Industri kemasan karton yang memproduksi karton lipat dan kardus dapat dibedakan berdasarkan proses produksi yang dilakukan. Proses produksi pada industri ini secara garis besar terdiri dari dua tahapan, yaitu proses pembuatan karton gelombang(corrugating) dan proses konversi karton menjadi produk kemasan(converting). Pada industri karton lipat dan kardus skala besar biasanya terdapat kedua proses produksi di atas, sedangkan industri menengah dan industri kecil seringkali hanya melakukan proses converting. Produk industri ini berupa lembaran karton bergelombang (sheet) yang merupakan hasil dari proses corrugating, dan kemasan karton yang merupakan hasil dari proses converting. Pada Gambar 13 dapat dilihat tahapan proses produksi secara umum pada industri kemasan karton.
54
Gulungan karton (web)
Corrugating
Lembaran karton gelombang (sheet)
Printing
Lembaran karton yang sudah dicetak
Die Cutting
Lembaran karton yang sudah membentuk pola (desain struktur)
Finishing (Gluing/Stitching) untuk menghubungkan sisi-sisi kemasan
Produk kemasan (Corrugated box atau folding carton)
Gambar 13 Tahapan proses pembuatan kemasan karton.
Proses corrugating merupakan proses pengolahan bahan baku berupa kertas kraft dan kertas medium menjadi lembaran (sheet) karton bergelombang. Karton bergelombang ini memiliki cukup banyak variasi, tergantung jumlah lapisan dan jenis flute (gelombang yang terdapat pada sheet). Jenis flute akan menentukan ketebalan sheet yang dihasilkan. Jenis karton bergelombang yang
55
terdiri dari gabungan satu lapis kertas bergelombang dan satu lapis kertas kraft disebut single face.
Jenis karton ini masih cukup fleksibel sehingga bisa
diproduksi dalam bentuk gulungan (web). Karton gelombang yang dilapisi kertas pada kedua sisinya disebut single wall. Disamping single wall terdapat double wall dan triple wall. Double wall terdiri dari dua lapisan gelombang dengan tiga lapis kertas, sedangkan triple wall terdiri dari tiga lapis gelombang dengan empat lapis kertas. Single wall hingga triple wall sudah berbentuk kertas yang kaku sehingga hanya diproduksi dalam bentuk lembaran (sheet). Ukuran lembaran yang dihasilkan pada mesin corrugating biasanya disesuaikan dengan ukuran kemasan yang akan dibuat. Ketiga proses selanjutnya, yaitu printing, die cutting dan gluing atau stitching merupakan proses converting, yaitu pembentukan sheet menjadi kemasan karton bergelombang (corrugated box) atau karton lipat (folding carton). Proses printing merupakan proses pencetakan gambar atau tulisan pada sheet sesuai dengan pesanan pelanggan. Teknologi dan proses printing yang terdapat pada industri kemasan karton terdiri dari beberapa macam. Empat jenis proses printing yang biasa digunakan pada industri kemasan karton adalah : letter press, gravure (rotogravure), flexography, dan lithography (offset printing). Mesin printing yang modern seperti flexo printing, disamping berfungsi sebagai alat pencetak gambar/tulisan, juga berfungsi untuk membetuk lekukan (creasing) pada sheet, memberi potongan slotter (jarak antar flap pada pada sheet), membentuk kupingan pada tepi sheet (sebagai area untuk melekatkan lem) dan memotong tepi sheet sesuai ukuran yang diminta pelanggan. Proses die cutting merupakan proses pemotongan sheet membentuk polapola tertentu yang tidak dapat dikerjakan pada dua tahap sebelumnya. Umumnya proses die cutting menggunakan pelat/pisau cetakan untuk membentuk sheet sesuai dengan yang diinginkan pelanggan. Proses gluing merupakan proses penyambungan tepi-tepi sheet untuk membentuk box dengan cara memberikan lem pada tepi-tepi sheet tersebut. Sedangkan proses stitching adalah proses penyambungan tepi-tepi sheet dengan menggunakan kawat (staples) yang dijepretkan pada tepi-tepi sheet. Prinsip kerja mesin stitching mirip dengan stapler (penjepret kertas).
56
Selain keempat proses utama yang telah diuraikan di atas, pada industri kemasan karton juga terdapat proses tambahan yang biasanya diberikan untuk meningkatkan tampilan (performance) kemasan karton yang dihasilkan. Proses tambahan ini antara lain berupa proses pengkilapan (varnishing), pemberian lapisan timah (foil stamping), dan pembuatan teks atau desain timbul/cekung (embossing/debossing). Variasi pada produk kemasan karton gelombang (kardus) dan karton lipat sangat banyak.Berdasarkan standar kemasan karton gelombang yang dikeluarkan oleh FEFCO (The European Federation of Corrugated Board Manufacturers) dan ESBO (The European Solid Board Organization) pada tahun 2007, terdapat 148 desain (bentuk) dasar dari kotak karton. Bentuk dasar ini bisa dikombinasi, atau mengalami variasi dalam berbagai kemungkinan yang sangat banyak.
4.2 Identifikasi Kebutuhan Proses produksi pada industri kemasan karton umumnya dilakukan berdasarkan pesanan pelanggan (make to order). Pada saat proses pemesanan, pelanggan bebas menentukan spesifikasi yang diinginkannya selama sesuai dengan kapasitas dan kemampuan perusahaan.
Spesifikasi produk yang
ditentukan oleh pelanggan pada saat pemesanan antara lain : desain produk, ukuran kemasan, jenis bahan baku, desain printing, warna printing, jenis kertas (sheet), jumlah pesanan, tanggal penyelesaian pesanan yang diinginkan, dan tujuan penggunaan kemasan. Pada kebanyakan industri kemasan karton, proses pemesanan pada perusahaan kemasan karton biasanya ditangani oleh bagian pemasaran (marketing). Bagian pemasaran memiliki tugas untuk berhubungan langsung dengan konsumen, mencari dan menerima pesanan (order). Data pesanan selanjutnya dikirimkan ke bagian desain produk untuk pesanan kemasan karton yang baru pertama kali dilakukan, dan ke bagian produksi untuk pesanan kemasan karton yang sudah berulang. Bagian desain produk membuat contoh/prototype kemasan karton yang akan dibuat dan mengkonsultasikannya dengan pelanggan hingga tercapai kesepakatan mengenai
57
desain dan spesifikasi produk. Setelah desain disepakati, pesanan dikirimkan ke bagian produksi. Bagian produksi kemudian menghitung serta merencanakan kebutuhan bahan baku, merencanakan jadwal produksi, mempersiapkan mesin-mesin serta peralatan yang akan digunakan dan melaksanakan proses produksi. Sementara itu bagian keuangan/administrasi berfungsi untuk menghitung seluruh kebutuhan sumberdaya (bahan baku, tenaga kerja, peralatan, tools), menghitung biaya produksi dan harga pesanan, serta menentukan/menyetujui cara pembayaran pesanan. Industri kemasan karton merupakan industri yang memiliki tingkat persaingan yang tinggi dan daya tawar konsumen yang tinggi terhadap perusahaan.
Kondisi ini mau tidak mau mendorong perusahaan untuk lebih
berorientasi kepada pelanggan dalam memasarkan dan memproduksi produknya. Olvera (2009) menyatakan bahwa pada industri yang berorientasi/fokus terhadap pelanggan (customer-driven market) dan berproduksi berdasarkan pesanan, sangat diperlukan kemampuan perusahaan menterjemahkan pesanan menjadi rencana produksi, dan rencana produksi menjadi produk jadi secara efisien dan cepat. Kondisi ini memerlukan aliran informasi yang tanpa hambatan, tepat sasaran (berarti) dan mempunyai kualitas tinggi. Industri kemasan karton memiliki kedua ciri di atas, sehingga industri ini sangat memerlukan sistem informasi dan sistem pengambilan keputusan yang dapat menjadi solusi bagi masalah-masalah di atas. Di samping itu, perusahaan dengan sistem pemasaran berorientasi pelanggan
(customer-focused
marketing)
harus
mampu
mengidentifikasi
kebutuhan pelanggan dan memenuhi apa yang menjadi kebutuhan pelanggan tersebut (Bowersox et al, 2002). Beberapa hal yang menjadi kebutuhan konsumen sehubungan dengan proses pemesanan pada industri kemasan karton ini adalah : 1) mendapatkan kemudahan untuk mengakses informasi mengenai variasi desain dan bentuk produk yang pernah diproduksi oleh perusahaan, 2) memperoleh jaminan bahwa produk yang akan diterima sesuai dengan desain
dan bentuk yang telah disepakati, 3)
memperoleh informasi dan kepastian bahwa produk yang akan diterima sesuai dengan jumlah yang telah disepakati, 4) mendapatkan informasi dan kepastian
58
mengenai waktu penyelesaian produk dan bahwa produk akan diterima pada waktu yang telah disepakati pada saat pemesanan, 5) memperoleh informasi mengenai harga pesanan yang sesuai dengan kualitas produk yang mereka inginkan, 6) memiliki akses informasi dan komunikasi ke perusahaan untuk merevisi pesanan dengan mudah, 7) memperoleh kemudahan apabila ingin melakukan pengulangan pesanan (repeat order), dan 8) mendapatkan informasi produk dan melakukan proses pemesanan tanpa harus datang dan berhadapan langsung dengan produsen kapan saja mereka inginkan. Sementara itu pihak perusahaan sebagai pihak kedua yang berkepentingan dengan model sistem pemesanan ini memiliki kebutuhan sebagai berikut : 1) memiliki kemampuan untuk menginformasikan secara akurat apa yang menjadi kebutuhan konsumen, yaitu kemampuan untuk meproduksi pesanan sesuai desain, bentuk dan jumlah yang diinginkan konsumen, 2) mampu menginformasikan waktu penyelesaian pesanan dalam waktu singkat dengan lebih akurat, 3) bisa memberikan penawaran harga yang akurat kepada konsumen dan mengurangi kemungkinan kerugian di pihak perusahaan, 4) model mampu menterjemahkan desain yang diinginkan pelanggan menjadi kebutuhan bahan baku dan proses produksi dengan cepat sehingga dapat mempersingkat waktu penyelesaian pesanan, 5) memiliki fleksibilitas apabila ingin merubah spesifikasi produk, merevisi rencana produksi dan penawaran harga tanpa harus mencetak katalog atau brosur baru, dan 6) keputusan mengenai pesanan dengan cepat dapat diterima dan ditindak lanjut oleh semua bagian dalam perusahaan tanpa perlu harus berkomunikasi langsung.
4.3 Formulasi Masalah Dalam memproses pesanan yang masuk seringkali terdapat situasi dan kondisi yang membutuhkan pengambilan keputusan yang tepat oleh pihak perusahaan. Beberapa di antara keputusan yang perlu diambil antara lain : 1) bagaimana dengan cepat dapat memutuskan desain produk yang dapat memuaskan keinginan konsumen, 2) bagaimana menentukan waktu penyelesaian pesanan, apakah jumlah yang dipesan bisa diproduksi, dan 3) berapa harga yang sesuai untuk pesanan konsumen. Jawaban atau keputusan yang tidak tepat untuk
59
kondisi-kondisi di atas dapat menyebabkan permasalahan di kemudian hari seperti desain produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan pelanggan, waktu pemenuhan pesanan yang terlambat, jumlah pesanan yang dikirimkan tidak sesuai, komplain terhadap kualitas produk, dan lebih jauh konsumen beralih kepada perusahaan lain. Dalam situasi persaingan industri yang ketat, semua permasalahan di atas harus diselesaikan dengan cepat dan tepat agar tidak terjadi komplain dan kekecewaan dari konsumen yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Pada sebagian besar industri kemasan karton, seringkali yang menjadi penyebab terjadinya permasalahan-permasalahan di atas adalah : 1) tidak adanya komunikasi atau pertukaran informasi yang terintegrasi antar bagian dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pesanan, 2)
tahapan proses
penerimaan pesanan dan perencanaan produksi yang kompleks sehingga sulit untuk melakukan rencana produksi serta estimasi harga yang akurat, dan 3) ketiadaan sistem yang mampu untuk merespon perubahan-perubahan yang berkaitan dengan data dan permintaan pelanggan dengan cepat.
4.3 Identifikasi dan Dekomposisi Sistem Berdasarkan kondisi situasional industri kemasan karton, hasil identifikasi kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan dengan sistem penerimaan pesanan dan formulasi masalah, maka dilakukan identifikasi dan dekomposisi sistem. Identifikasi dan dekomposisi sistem dibuat dengan menggunakan diagram fungsi yang menggambarkan fungsi-fungsi yang terlibat dalam proses penerimaan pesanan pada suatu perusahaan kemasan karton (Gambar 14). Diagram Fungsi (Function Block Diagram/FBD) merupakan salah satu alat
untuk
mendekomposisi
sistem
pada
pendekatan
Object-Oriented
Manufacturing Systems Analysis and Definitions (HOOMA) (Wu, 1992). Pada Gambar 13 dapat dilihat fungsi-fungsi yang merupakan bagian dari sistem penerimaan pesanan, yaitu : 1) fungsi desain produk dan identifikasi kebutuhan bahan baku, 2) fungsi evaluasi pesanan yang terdiri dari sub fungsi evaluasi kemampuan produksi dan subfungsi penentuan waktu penyelesaian pesanan, dan 3) fungsi kalkulasi biaya dan harga pesanan.
60
Industri kemasan karton
Customer
Pemesanan produk
Desain produk dan identifikasi kebutuhan bahan baku
Penawaran & informasi produk
Sistem Penerimaan Pesanan
Kalkulasi biaya & harga pesanan
Evaluasi pesanan
Evaluasi Kemampuan Produksi
Gambar 14
Penentuan Waktu Penyelesaian Pesanan
Diagram fungsi sistem penerimaan pesanan pada perusahaan kemasan karton.
Lebih jauh dilakukan identifikasi sistem dengan menggunakan diagram keterkaitan antar subsistem (Subsystem Relationship Diagram/SRD). Diagram keterkaitan antar subsistem pada Gambar 15 memperlihatkan secara lebih jelas bagaimana aliran data dan informasi di seluruh sistem dan bagaimana keterkaitan sistem ini dengan beberapa bagian yang ada pada perusahaan.
Standar produk dan bahan baku
Spesifikasi produk Data pemesan
Customer Waktu penyelesaian pesanan
Proses Penentuan desain dan kebutuhan bahan baku utama
Bagian Desain Produk
Jenis & ukuran sheet Jumlah sheet
Desain struktur & grafis
Jenis & Spesifikasi mesin
Desain produk, Kode produk, Kode pesanan
Evaluasi Kemampuan Proses Produksi Desain produk Status penerimaan/ penolakan pesanan Waktu penyelesaian pesanan Harga pesanan
Status penerimaan atau penolakan pesanan
Sistem Penunjang Keputusan Proses Penerimaan Pesanan
Waktu penyelesaian pesanan
Bagian Produksi
Status pesanan
Mesin & urutan proses
Waktu proses
Kecepatan mesin
Penentuan waktu penyelesaian pesanan
Jam kerja di tiap proses
Mesin terpilih & Waktu keputusan penyelesaian subkontrak pesanan
Biaya dan harga pesanan Biayabiaya
Kalkulasi harga pesanan
Bagian Keuangan
Gambar 15 Diagram keterkaitan antar subsistem pada sistem penerimaan pesanan industri kemasan karton.
