Inhoud Inleiding ............................................................................................................................................... 4 Deel A: Algemeen ................................................................................................................................ 5 Inleiding ............................................................................................................................................... 5 1 Nieuwbouw tot op heden.............................................................................................................. 5 2 De besluitvorming tot het vervanging van schoolgebouwen ........................................................ 6 3 De lokale overheid ......................................................................................................................... 7 3.1 OCW-Vastgoed .............................................................................................................. 8 3.1.1 Bekostiging van vervangende nieuwbouw ....................................................................... 8 3.1.2 Het meerjaren investeringsplan ...................................................................................... 9 3.1.3 De aanvraag bouwvoorbereiding .................................................................................... 9 3.1.4 De aanvraag voor het bouwbudget ............................................................................... 10 3.1.5 De uitvoeringsbeschikking ............................................................................................. 11 3.1.6 De rol van Vastgoed tijdens het bouwproces................................................................ 11 3.1.7 De eindafrekening ......................................................................................................... 12 3.2 OCW-Onderwijsbeleid ................................................................................................. 12 3.3 OCW-Welzijn ............................................................................................................... 12 3.4 De Centrale Vastgoedorganisatie van de gemeente (CVDH) ............................................ 13 3.5 De gemeentelijke Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) .................................................. 14 3.6 De brandweer regio Haaglanden ................................................................................... 14 4 De verdeling van taken binnen SCOH .......................................................................................... 15 4.1 De rolverdeling tussen school en Stafbureau……………………………………………………………………14 4.2 De taken van de huisvestingsmedewerker van het Stafbureau ....................................... 15 4.3 Taken en tijdbesteding van de school in het kort ........................................................... 16 4.4 De informatievoorziening voor team, mr en ouders ....................................................... 16 5 Het bouwbudget en stichtingskostenoverzicht ........................................................................... 17
1
Deel B: het ontwerp- en bouwproces ............................................................................................... 20 Inleiding ............................................................................................................................................. 20 6 Het Ontwerpproces ..................................................................................................................... 20 6.1 De start van het ontwerpproces……………………………………………………………………………………….19 6.2 De instelling van een bouwcommissie ................................................................................. 21 6.3 Het ruimtelijk functioneel programma van eisen ................................................................ 21 6.4 Het technisch programma van eisen .................................................................................... 22 6.5 De architectenkeuze ............................................................................................................. 23 6.6 Het eerste overleg met de architect..................................................................................... 24 6.7 Het voorlopig ontwerp ......................................................................................................... 25 6.8 Het definitief ontwerp .......................................................................................................... 25 6.8.1 De gymzaalinrichting ..................................................................................................... 26 6.9 De eventuele beginselaanvraag voor de WABO-vergunning ............................................... 27 6.10 De bouwvoorbereiding ....................................................................................................... 27 6.10.1 Het WABO-vergunningsgereed ontwerp..................................................................... 28 6.10.2 De aanvraag van de WABO-vergunningen .................................................................. 29 6.10.3 De aanbesteding van het werk .................................................................................... 30 6.10.4
Bouwvoorbereidingstekeningen ................................................................................ 30
6.10.5 Voorbereiding tot opdrachtgeving .............................................................................. 31 6.11 De verhuizing naar een tijdelijke locatie ............................................................................ 31 6.12 Eventuele sloop van het oude gebouw .............................................................................. 33 7 De nieuwbouw............................................................................................................................. 34 7.1 De opdrachtgevings- en overlegstructuur ............................................................................ 34 7.2 Het opstarten van de bouw door de aannemer ................................................................... 35 7.2.1 Het officiële startmoment ............................................................................................. 36 7.3 De Kunstopdracht ................................................................................................................. 36 7.4 De bouwfase ......................................................................................................................... 37 2
7.4.1 De aanvraag van (nuts)aansluitingen en leveringen ..................................................... 38 7.4.2 Het sluitplan en de beveiligingszones ........................................................................... 38 7.4.3 De brandveiligheid en het ontruimingsplan .................................................................. 39 7.4.4 Het ontwerp en de inrichting van het speelterrein ....................................................... 39 8 De oplevering en ingebruikneming ............................................................................................. 40 8.2 De eindoplevering ................................................................................................................ 40 8.3 De inhuizing ................................................................................................................ 41 8.4 De teruglevering van het tijdelijke schoolgebouw ............................................................... 41 8.5 Nazorg................................................................................................................................... 41 9 De planning van het proces ..................................................................................................... 42
3
Inleiding In deze notitie heeft een beschrijving plaats van processen en participanten welke een rol spelen bij de vervangende nieuwbouw van schoolgebouwen van de SCOH. Deze notitie bestaat uit twee delen. In het eerste algemene deel worden de betrokken partijen beschreven en het besluitvormingsproces. In dat deel komt ook een groot aantal van de van belang zijnde procedures aan de orde. In het tweede deel wordt het daadwerkelijke ontwerp- en nieuwbouwproces behandeld. Dit gebeurt zo veel als mogelijk chronologisch. Vanwege het feit dat deelprocessen soms parallel verlopen en het feit dat sommige deelprocessen meerdere keren voorkomen, moet de tijdsvolgorde soms worden verlaten. Bij de beschrijving van de deelprocessen wordt verder regelmatig terugverwezen naar het eerste algemene deel. Soms kan niet aan worden voorkomen dat aspecten meerdere keren aan de orde komen. Een groot deel van de voor gebruikers noodzakelijke informatie is in bijlagen opgenomen. Daarbij is getracht om zoveel als mogelijk te verwijzen naar websites. In een zevental gevallen is dat (nog) niet gelukt, vandaar dat die bijlagen zijn bijgevoegd bij deze notitie.
4
Deel A: Algemeen Inleiding In dit algemene deel ga ik in op een aantal aspecten ten aanzien van de de betrokken partijen en de besluitvorming van vervangende nieuwbouw van schoolgebouwen. In het eerste hoofdstuk wordt kort belicht wat er de laatste jaren op het gebied van vervangende nieuwbouw van schoolgebouwen heeft plaatsgehad. De besluitvorming zelf komt in het tweede hoofdstuk aan bod. Daarna volgt een stuk over de lokale overheid en de rollen die door verschillende onderdelen daarvan worden uitgevoerd. De belangrijkste rol daarbij is weggelegd voor de Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW), afdeling Vastgoed. In dat deel komt ook de administratieve relatie met OCW-Vastgoed aan de orde. In hoofdstuk 4 ga ik in op de taakverdeling binnen SCOH. In het laatste hoofdstuk komt tenslotte het bouwbudget en het bijbehorende stichtingskostenoverzicht aan de orde.
1 Nieuwbouw tot op heden De laatste jaren is er veel gebeurd op het gebied van vervangende nieuwbouw en vernieuwing van schoolgebouwen. Dat was ook wel nodig want, net zoals in bijna het hele land het geval was, waren veel gebouwen in Den Haag niet alleen technisch maar vooral ook onderwijskundig verouderd. Vooral in de 19e-eeuwse wijken en in de wederopbouwwijken, zoals Escamp, was dat het geval Sinds 1997, het jaar waarin de zorg voor onderwijshuisvesting en dus ook de bekostiging van o.a. vervangende nieuwbouw van schoolgebouwen wordt geregeld door de gemeente, zijn in totaal voor 23 schoolgebouwen voor het basisonderwijs van SCOH nieuwbouwplannen gehonoreerd. Van deze 23 zijn er tot en met 2012 dertien opgeleverd. Bij 10 gebouwen loopt het nieuwbouwproces, in verschillende stadia. Naast deze echte nieuwbouwscholen zijn 4 gebouwen van SCOH vernieuwd. Deze zijn grootschalig gerenoveerd, aangepast en zonodig uitgebreid tot het niveau van nieuwbouw. Ook de bouwbudgeten hebben in die gevallen op het niveau van nieuwbouw gelegen. Voor 9 SCOH gebouwen in het basisonderwijs geldt dat zij niet zijn aangepakt door de gemeente in het kader van vervangende nieuwbouw of vernieuwing. Van deze 9 zal de komende vijf jaar zeker voor één gebouw, maar mogelijk voor 2 gebouwen nog vervangende nieuwbouw worden gehonoreerd. Voor deze 9 gebouwen geldt overigens wel dat daar op andere wijze door de 5
gemeente en het schoolbestuur in is geïnvesteerd. Naast het normale onderhoud betreft dat onder meer aanpassingen in het kader van Onderwijskundige vernieuwing (2002-2009) en de investeringen ten behoeve van de Frisse Scholen (2011-2015). In het speciaal onderwijs is voor twee scholen vervangende nieuwbouw gerealiseerd. Daarnaast zijn twee gebouwen grootschalig aangepast. In Rijswijk en Zoetermeer geldt een iets andere procedure dan in Den Haag. Wel zijn daar ook de gebouwen in Rijswijk en Zoetermeer de gedurende de afgelopen jaren grootschalig gerenoveerd en aangepast. Voor de Prinsenhof geldt verder dat in Pijnacker in 2013 nieuwbouw is gerealiseerd.
2 De besluitvorming tot het vervanging van schoolgebouwen Bij de vervanging van schoolgebouwen is sprake is van een sterke interactie tussen schoolbestuur en gemeente. Zonder toestemming en geld van de gemeente kan een schoolbestuur geen nieuw gebouw realiseren, maar het uiteindelijke besluit tot vervanging van een schoolgebouw en de verantwoordelijkheid voor die vervanging ligt te allen tijde bij het schoolbestuur. Ten aanzien daarvan heeft SCOH als beleidsuitgangspunt dat gebouwen zoveel als mogelijk moeten worden vernieuwd. Liefst door middel van nieuwbouw, maar onder specifieke omstandigheden ook door vernieuwing. Dus door een aanpassing, grootschalige renovatie en eventuele uitbreiding. Dit komt bijvoorbeeld voor bij markante schoolgebouwen. Het besluit van SCOH tot vervangen of vernieuwen van gebouwen komt voort uit twee algemene uitgangspunten. Nieuwe gebouwen zijn gunstiger voor de exploitatie (technisch gezien en qua grootte) en er kan beter worden ingespeeld op nieuwe onderwijskundige inzichten. Dit laatste kan dan zowel door technische aanpassing van het gebouw aan die inzichten, als door middel van samenvoeging van verschillende gebruiksfuncties in het gebouw. Zoals de peuterspeelzaal en de buitenschoolse opvang. Het initiatief voor vervanging van schoolgebouwen komt vooral voort uit de Integrale Huisvestingsplannen (IHP’s) die sinds 1997 door de gemeente Den Haag, Dienst OCW per stadsdeel in overleg met de schoolbesturen zijn gemaakt. Deze IHP’s behandelen de spreiding, verdeling en vervanging van schoolgebouwen. Ongeveer 80% van de vernieuwing van schoolgebouwen in Den Haag gedurende de laatste 15 jaar is voortgekomen uit deze IHP’s. De overige 20% is voortgevloeid uit separaat overleg tussen schoolbesturen en Dienst OCW. Dat betreft gebouwen die tijdens de vaststelling van de IHP’s nog niet ter vervanging zijn opgevoerd. Door voortschrijdend inzicht en soms snel gewijzigde omstandigheden is in een aantal gevallen 6
alsnog gekozen voor vervanging. Aan hetgeen in een IHP is opgenomen kan geen recht worden ontleend. In dat verband kan worden gesteld dat het IHP een indicatief plan is, waarin globaal wordt aangegeven wanneer het gebouw zou kunnen worden vervangen. Er kan dan ook vrij eenvoudig met jaren worden geschoven, hetgene in de praktijk ook gebeurt. In bijlage 1 is een overzicht van een IHP opgenomen waarin de vervanging van schoolgebouwen wordt voorgesteld.
3 De lokale overheid De lokale overheid heeft via een aantal verschillende diensten en afdelingen bemoeienis met de de totstandkoming van nieuwe schoolgebouwen. De eerste is de reeds hiervoor genoemd zorg voor onderwijshuisvesting. In dat kader treedt de Dienst OCW-Vastgoed vooral op als beleidsinstantie en subsidieverstrekker. De bevoegdheden en bemoeienis van OCW-Vastgoed bij nieuwbouw is aanzienlijk en de relatie met schoolbesturen wordt gekenmerkt door regels en procedures met een aanzienlijke wederzijdse administratieve werklast. Het is overigens wel de bedoeling dat deze werklast de komende jaren gaat afnemen. De tweede rol die wordt behandeld is die van OCW-Onderwijsbeleid. Deze afdeling zorgt in het kader van nieuwbouw voor de realisatie van ruimte voor voorschool peuterspeelzalen. Als derde is er OCW-Welzijn. Dit onderdeel van de gemeente is onder andere verantwoordelijk voor de huisvesting van onder andere club- en buurthuiswerk en Sportverenigingen en treedt dienaangaande regelmatig bij nieuwbouw van scholen op als subsidieverstrekker voor de realisatie van extra ruimten ten behoeve van Welzijnsactiviteiten. Voor tijdelijke huisvesting van scholen, maar ook voor de huisvesting van Kindercentra in schoolgebouwenhebben de schoolbesturen verder te maken met de Centrale Vastgoedafdeling van de gemeente Den Haag (CVDH). Vervolgens is er de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO), welke gaat over het bouwen in Den Haag. Bij deze dienst moeten onder andere de verschillende vergunningen om een school te mogen bouwen worden aangevraagd. Een minder vergaande maar evengoed belangrijke rol bij de totstandkoming van bouwwerken wordt gespeeld door de brandweer Haaglanden, die in diverse stadia van het bouwproces toetst of het bouwwerk brandveilig is. De voornoemde rollen van de lokale overheid worden in het hierna volgend kort behandeld. In 7
incidentele gevallen moet overleg plaatshebben met andere onderdelen van de lokale overheid die niet verder worden behandeld. Dat betreft bijvoorbeeld het Hoogheemraadschap Delfland, de Omgevingsdienst Haaglanden (i.v.m. milieuzaken) en de dienst Stadsbeheer van de gemeente. Voor de goede orde moet worden medegedeeld dat iedere dienst binnen de gemeente zijn eigen procedures, regels en verantwoording heeft. Dat heeft voor de nieuwbouw van scholen als gevolg dat er nauwelijks invloed kan worden uitgeoefend door een dienst bij een andere dienst. Zo kan OCW-Vastgoed bijvoorbeeld geen enkele druk uitoefenen bij DSO voor afgifte van een bouwvergunning, of bij de brandweer ten aanzien van de ingebruikname van een gebouw.
3.1 OCW-Vastgoed Hoewel het bestuur geheel verantwoordelijk is voor de realisatie van een nieuw schoolgebouw, is er te allen tijde steeds een grote rol voor OCW-Vastgoed. Deze verschillende rollen en de procedures die daaruit voortvloeien worden in het hiernavolgende besproken. De volgorde hierbij is zo veel als mogelijke chronologisch, gerelateerd aan de nieuwbouw van een school.
3.1.1 Bekostiging van vervangende nieuwbouw Sinds 1997 wordt de vervanging van schoolgebouwen bekostigd door de gemeente Den Haag. Tot die tijd werd (vervangende) nieuwbouw bekostigd door het Ministerie van OC&W. Binnen de gemeente Den Haag is de dienst OCW, afdeling Vastgoed Onderwijshuisvesting de uitvoerende instantie. Naast vervangende nieuwbouw worden ook uitbreidingen, specifieke aanpassingen en (nu nog) het buitenonderhoud van schoolgebouwen door de gemeente bekostigd. Vanaf 2015 valt het de bekostiging van het buitenonderhoud niet meer onder verantwoordelijkheid van de gemeente. De budgeten gaan dan rechtstreeks van het rijk naar het schoolbestuur. De aanvragen voor alle budgeten zijn gebonden aan strakke procedures. Deze procedures zijn vastgelegd in de “Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Den Haag”1. In de Verordening is onder andere vastgelegd dat voor het eind van januari van een bepaald jaar budget moet worden aangevraagd voor het jaar daarop. In het geval van vervangende nieuwbouw moeten dan volledige nieuwbouwplannen, begrotingen en planningen worden meegestuurd. Het plan is dan ook al zo goed als gereed. De procedure voor deze aanvraagis beschreven in paragraaf 3.1.4.
1
http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/'s-Gravenhage/11162/11162_4.html
8
3.1.2
Het meerjaren investeringsplan
Schoolgebouwen waarover tussen besturen en OCW overeenstemming is bereikt voor vernieuwing worden door OCW opgenomen op het meerjaren investeringsplan. Dit plan wordt ieder jaar vastgesteld door b&w, samen met het programma waarop alle gemeentelijke investeringen voor het volgende jaar zijn opgenomen. Dit meerjaren plan heeft een horizon van 4 jaar. Het plan dat dit jaar wordt vastgesteld loopt dan ook van 2015 tot 2018. Voor de scholen die de eerste jaren van het overzicht zijn genoemd geldt dat de voorbereiding voor uitvoering meestal redelijk ver is gevorderd. Dit wordt veroorzaakt door de voorbereidingstijd voor de vernieuwing van een schoolgebouw. In de regel moet voor de bouwvoorbereiding, vanaf de start van het ontwerp tot de daadwerkelijke start van de bouwwerkzaamheden, namelijk minimaal drie jaar de tijd worden genomen. Door verschillende redenen kan deze periode uitlopen tot een tijdvak van meer dan 5 jaar. Redenen daarvoor zijn vooral het (niet op tijd) beschikbaar komen van de bouwlocatie, of van een locatie voor de tijdelijke huisvesting van de school én procedures die door belanghebbenden (buren ed.) zijn aangespannen. Een voorbeeld van een meerjaren investeringsplan is plan dat is vastgesteld in 2012 met een horizon van 2014 tot en met 20172. Het plan voor 2015 – 2018 wordt in het najaar van 2013 vastgesteld. Voor alle in dit overzicht genoemde gebouwen van SCOH op één na geldt dat de bouwvoorbereiding is gestart. Voor de vervangende nieuwbouw van De Mozaïek geldt dat het proces nog moet worden opgestart Naar verwachting zal dat eind 2014 het geval kunnen zijn.
3.1.3
De aanvraag bouwvoorbereiding
Op zijn vroegst twee jaar voor het jaar dat de vernieuwing van een schoolgebouw is opgenomen op het meerjarenprogramma kan een aanvraag worden ingediend bij OCW voor een budget voor bouwvoorbereiding. Dit budget is bedoeld ter dekking van de kosten om een plan te maken op een niveau waarmee enerzijds de WABO-vergunningen (onder andere de voormalige bouwvergunning) kan worden aangevraagd en waarmee anderzijds bij de gemeente budget kan worden aangevraagd voor de daadwerkelijke bouw. Het niveau tot waarop het plan moet worden uitgewerkt ligt iets hoger dan het niveau van 2
http://www.denhaag.nl/home/bewoners/gemeente/document/Vaststelling-bekostigingsplafond-Programmaonderwijshuisvesting-2013-Overzicht-2013-en-Programma-bouwvoorbereiding-2013-1.htm
9
een definitief ontwerp. In deel B “Het Ontwerp- en Bouwproces”kom ik terug op de verschillende ontwerpen. Voor deze aanvraag behoeft slechts één aanvraagformulier te worden ingestuurd; namelijk het formulier “Bouwkundige opname”. In feite is de aanvraag daarmee een pro forma aanvraag want zonder aanvraag wordt geen budget toegekend. Ook deze aanvraag moet conform de Verordening uiterlijk 31 januari voorafgaande aan het jaar van toekenning van het budget worden ingediend. De activiteiten die moeten worden gedekt vanuit het budget voor bouwvoorbereiding betreffen vooral kosten voor de architect. Daarnaast worden ook andere adviseurs uit dit budget betaald, zoals in ieder geval de constructeur, de installatie-adviseur en de bouwfysisch adviseur. Het bedrag dat normaliter wordt toegekend voor bouwvoorbereiding ligt, afhankelijk van de grootte van het gebouw, tussen de € 150.000,00 en € 200.000,00.
3.1.4
De aanvraag voor het bouwbudget
Voor de aanvraag van het daadwerkelijke bouwbudget moet opnieuw een aanvraag worden ingediend bij OCW-Vastgoed en wel in januari van het jaar voordat er met nieuwbouw kan en mag worden begonnen. Bij de aanvraag voor het bouwbudget moeten de volgende stukken worden ingestuurd: - Het bouwplan op het niveau van een definitief ontwerp; - De totale stichtingskostenraming; - De planning. De stichtingskostenraming bevat een overzicht van alle opbrengsten en van alle kosten die nodig zijn voor de gehele realisatie van het nieuwe schoolgebouw. Naast de kosten van de bouw zelf, zijn in deze raming de kosten van alle adviseurs opgenomen, maar ook bijvoorbeeld de kosten voor de eindschoonmaak en nutsaansluitingen. Zie hiervoor ook hoofdstuk 5. Het bedrag dat wordt toegekend voor de totale stichting van een nieuw schoolgebouw kan worden vastgesteld aan de hand van de Verordening. In bijlage 2 is dit onderdeel van de Verordening opgenomen, inclusief een rekenvoorbeeld.
10
3.1.5
De uitvoeringsbeschikking
Met de toekenning van het bouwbudget, is dat budget nog niet “beschikt” voor het daadwerkelijke bouwen. Dat is pas het geval na toekenning van de Uitvoeringsbeschikking door OCW-Vastgoed. Deze moet worden aangevraagd nadat de WABO (bouw)vergunning is verkregen en het werk is aanbesteed. Bij deze aanvraag moet worden meegestuurd: - de bouwvergunning; - tekeningen van het volledige bouwplan; - de inschrijfbegroting van de aannemer; - de aanbestedingsstukken; - een planning van het werk; - aanvraag bevoorschotting; - financiele verantwoording van de gemaakte kosten. De aanvraag van de uitvoeringsbeschikking kan ieder moment van het jaar worden ingediend. Met de totale afhandeling van de beschikking is ca. 2 maanden gemoeid. Daarna kan opdracht worden gegeven aan de aannemer. OCW-Vastgoed toets het plan bij deze aanvraag wederom volledig. Ook wordt steeds getoetst of de aanbestedingsprocedure conform de richtlijnen is uitgevoerd. Daarnaast heeft op dit moment ook nog een toets plaats op het leerlingaantal van de school, op basis van de laatste teldatum. Bij sterke afwijkingen van het leerlingaantal kan de beschikking en dus ook het budget worden aangepast. Tot nu toe is dat dat overigens vooral positief geweest voor de scholen van SCOH.
3.1.6
De rol van Vastgoed tijdens het bouwproces
Tijdens het bouwproces is er een beperkte rol voor OCW-Vastgoed. Er is dan vooral contact met OCW-Vastgoed in verband met mogelijke afwijkingen van het plan zoals dat is beschikt. Afwijkingen van het plan kunnen enerzijds ontstaan door tegenvallers; tijdens de sloop bijvoorbeeld door de onvoorziene aanwezigheid van asbest, of tijdens de bouw door bijvoorbeeld aanvullende eisen van de brandweer. Daarnaast kunnen afwijkingen ontstaan door gewijzigde inzichten (wensen) ten aanzien van de uitvoering van het bouwplan. Voor alle substantiële afwijkingen van het bouwplan tijdens de bouw moet in principe vooraf toestemming worden verkregen van OCW-Vastgoed. Vanwege de voortgang van het 11
bouwproces is dat niet altijd mogelijk. In dat geval moet de afwijking in ieder geval achteraf worden gemeld. Tijdens het bouwproces kunnen verder declaraties bij OCW-Vastgoed worden ingediend en kunnen voorschotten worden gevraagd.
3.1.7
De eindafrekening
Binnen drie jaar nadat de uitvoering door OCW-Vastgoed is beschikt moet het budget worden afgerekend. Bij de eindafrekening moeten worden meegestuurd: - Alle facturen betreffende het werk en de bijbehorende bankafschriften; - Tekeningen van het werk zoals het is uitgevoerd (revisietekeningen); - Een architectenverklaring met daarin opgenomen oppervlaktes van alle relevanteruimtes in het schoolgebouw; - het gereedmeldingsformulier t.b.v. de gemeentelijke basisregistratie.
3.2
OCW-Onderwijsbeleid
Indien een schoolgebouw wordt vervangen wordt ook te allen tijde een nieuwe voorziening gebouwd voor de voorschool-peuterspeelzaal. Daarvoor kan budget worden aangevraagd bij OCW-Onderwijsbeleid. De aanvraagprocedure is conform de procedure die geldt voor onderwijshuisvesting. De technische aspecten van de realisatie worden ook getoetst door OCW-Vastgoed. De subsidie per lokaal is ongeveer gelijk is aan die van één onderwijsgroep. Per voorschool-peuterspeelzaallokaal kunnen steeds twee voorscholen worden gehuisvest. De afdeling Onderwijsbeleid heeft een eigen subsidieverordening.
3.3
OCW-Welzijn
Binnen de dienst OCW is er nog een afdeling die vaak van belang is bij de realisatie van nieuwe schoolgebouwen en dat is de afdeling Welzijn. Deze afdeling gaat onder andere over Sport en over Club en Buurthuiswerk. Vanuit deze twee beleidsvelden treedt de afdeling regelmatig op als subsidieverstrekker voor de realisatie van extra ruimten ten behoeve van Welzijn, in of nabij een schoolgebouw. De verstrekking van subsidies via OCW-Welzijn voltrekt zich op dit moment via drie verschillende kanalen. 1. Via OCW-Vastgoed wordt subsidie verstrekt voor de realisatie van ruimte voor
12
Multifunctionele Accommodaties (MFA’s) in schoolgebouwen3. De te realiseren ruimte is bedoeld voor de huisvesting, via verhuur door de school, van een groot scala aan welzijnsactiviteiten, welke anders voor een belangrijk deel zouden moeten worden ondergebracht bij het Buurt- en Clubhuiswerk. Via de MFA’s moet een groot deel van de ruimtebehoefte van het “Buurthuis van de Toekomst” worden gerealiseerd. Deze regeling geldt op zich voor alle scholen in Den Haag. Bij nieuwbouw van SCOH-scholen wordt sinds twee jaar standaard ruimte voor MFA’s meegenomen. Tot nu toe overigens alleen voor de huisvesting van BSO en peuterspeelzalen, niet zijnde voorschool peuterspeelzalen. 2. OCW-Welzijn treedt op dit moment voor een aantal gevallen ook nog op als subsidieverstrekker voor de huisvesting van Kindercentra (dagopvang en eventueel BSO). Indien gewenst en mogelijk worden nieuwe scholen zo breed als mogelijk gebouwd. In het geval sprake is van nieuwe ruimte voor dagopvang, dan treedt de gemeente Den Haag tot nu toe veelal op als huisvester. In dat geval wordt de subsidie verstrekt door OCW-Welzijn, maar gaat het eigendom naar de CVDH. In alle gevallen treedt SCOH wel op als bouwheer. 3. In van toepassing zijnde gevallen wordt bij nieuwe scholen ruimte voor sport gerealiseerd ten laste van budget van OCW-Welzijn; bijvoorbeeld een nieuw clubhuis voor een sportvereniging. OCW-Welzijn geeft verstrekt verder ook incidenteel subsidie aan scholen voor de realisatie van sportvoorzieningen. Een voorbeeld hiervan is een sportdak op een schoolgebouw. Voorwaarde voor het verstrekken van subsidie is dan meestal wel dat deze voorzieningen ook moeten kunnen worden gebruikt door de buurt.
3.4
De Centrale Vastgoedorganisatie van de gemeente (CVDH)
Tot 2012 vielen alle gebouwen binnen de dienst OCW onder het eigendom van de dienst zelf. De meeste schoolgebouwen behoorden daar niet toe. Die zijn namelijk eigendom van de schoolbesturen zelf. Vooral voor tijdelijke huisvesting kwam het voor dat er gebouwen in gebruik worden genomen die wel van OCW waren. Daarnaast was OCW ook huisbaas voor veel kindercentra in Den Haag. Sinds 2012 zijn alle gebouwen van de gemeente Den Haag weer ondergebracht bij één dienst; de CVDH. Voor het tijdelijk gebruik van schoolgebouwen en voor de realisatie van dagopvang in een nieuw schoolgebouw, moet SCOH aldus zaken doen met deze dienst. Zoals hiervoor is 3
http://www.denhaag.nl/home/bewoners/gemeente/document/Beleidskader-subsidieregeling-multifunctioneelgebruik-schoolgebouwen.htm
13
gezegd treedt SCOH op als bouwheer in het geval een kindercentrum van de gemeente in een nieuw SCOH-gebouw wordt gerealiseerd.
3.5
De gemeentelijke Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO)
Deze dienst is op vooral op twee manieren betrokken bij de totstandkoming van nieuwe schoolgebouwen. Bij aanvang van het ontwerp wordt via DSO aangegeven welke bestemmingsplanvoorwaarden gelden en worden door de Stedenbouwkundige van DSO stedenbouwkundige randvoorwaarden meegegeven. Dat betreft bijvoorbeeld de plaats van de voorgevel, of de gewenste locatie van een hoofdentree. Bij eventueel noodzakelijke wijzigingen van het bestemmingsplan wordt dat ook als eerste overlegd met Stedenbouw. De aanvraag van de WABO- vergunningen moet eveneens bij DSO worden ingediend. De inspecteur van DSO toetst dan aan het Bouwbesluit en de Bouwverordening. De WABO-vergunningen zijn bij de bouw van een nieuwe school meestal de volgende: -
de bouwvergunning;
-
de sloopvergunning;
-
vergunning verwijdering asbest;
-
de kapvergunning;
-
de gebruiksvergunning.
Daarnaast handelt de Welstandscommissie onder administratief beheer van DSO. Tijdens het gehele bouwproces wordt steeksproefgewijs toezicht gehouden door DSO op uitvoering conform de afgegeven bouwvergunning. Bij oplevering van de bouw moet ook aan DSO worden opgeleverd. Hoewel de nieuwbouw van scholen geheel wordt gesubsidieerd door de gemeente, worden schoolbesturen hetzelfde behandeld als particulieren die vergunningen aanvragen. Zo moet het schoolbestuur ook gewoon leges betalen voor de aanvraag van de WABO-vergunningen. Gezien dit uitgangspunt zijn er ook geen verbindingen tussen OCW en DSO (of andere diensten) die processen kunnen beïnvloeden.
3.6 De brandweer regio Haaglanden Bij de verlening van twee vergunningen speelt de brandweer een rol. Dat zijn de bouwvergunning en de gebruiksvergunning. Beide worden door de brandweer getoetst in 14
verband met de brandveiligheid. Bij de oplevering test de brandweer met steekproeven of het gebouw en vooral de installaties voldoen. Voor verschillende functies in een schoolgebouw (school, peuterspeelzaal, BSO ed.) moeten veelal verschillende gebruiksvergunningen worden aangevraagd.
4 De verdeling van taken binnen SCOH 4.1 De rolverdeling tussen school en Stafbureau In de gemeente Den Haag is het bestuur belast met de bouw, onderhoud en exploitatie van schoolgebouwen. Dat houdt voor de nieuwbouw van scholen in dat het schoolbestuur optreedt als bouwheer en dat alle taken, verantwoordelijkheden én (financiële) risico’s bij het bestuur liggen. Binnen SCOH heeft de school een belangrijke taak. In principe ontwerpt de school samen met de architect het nieuwe gebouw. De school kan alle ideeën, wensen ed. in overleg met de architect en andere adviseurs in het nieuwe gebouw inbrengen. Uiteraard moeten de wensen en ideeën passen binnen een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste randvoorwaarden zijn: -
wet en regelgeving, waaronder de Verordening van de gemeente Den Haag;
-
stedenbouwkundige en bestemmingsplantechnische;-
-
financiële;
-
bouwkundige en installatietechnische die SCOH aan het gebouw stelt.
De huisvestingsmedewerker van het Stafbureau treedt namens het bestuur op als opdrachtgever voor de aannemer, architect en alle adviseurs. Daarnaast is er voor hem een belangrijke rol weggelegd als bewaker van de randvoorwaarden. Uiteraard treedt hij ook op als adviseur en ondersteuner van de school gedurende het ontwerp- en bouwproces.
4.2
De taken van de huisvestingsmedewerker van het Stafbureau
Binnen het nieuwbouwproces voert de Stafmedewerker Huisvesting een aantal diverse taken uit. Het gehele bouwproces overziende treedt hij zowel op als bouwprojectmanager als opdrachtgever; van adviseurs en aannemers. In Bijlage 3 is een overzicht opgenomen van de taken die door het bouwprojectmanagement worden uitgevoerd. Alle genoemde taken worden in meer of mindere mate door de
15
huisvestingsmedewerker van het Stafbureau uitgevoerd. Uitgezonderd de laatst genoemde taken van directievoering en toezicht. Deze worden extern belegd.
4.3
Taken en tijdbesteding van de school in het kort
Voor de school is er globaal gezien sprake van drie fases in het nieuwbouwproces. De voorbereidende fase, de ontwerpfase en uitvoeringsfase. De voorbereidingsfase start met het overleg tussen directeur en de medewerker van het Stafbureau. In deze fase moet vervolgens nog het ruimtelijk functioneel programma van eisen worden geschreven (zie 6.3) en wordt de architect gekozen (6.5). Het programma van eisen kan meestal in een aantal sessies van een paar uur worden afgerond. Voor de keuze van de architect kan worden volstaan met twee dagdelen. Tijdens de ontwerpfase wordt de meeste tijd besteed door de school. In de ontwerpfase moet de school rekening houden met ca. 10 overleggen van 1,5 tot 2 uur met de architect. Daarnaast moet er vanzelfsprekend terugkoppeling plaatshebben met het team, de medezeggenschapsraad en ouders én hebben separate overleggen plaats met het Stafbureau en derden. Zoals bijvoorbeeld de leverancier van het gymmeubilair. In de bouwfase wordt het tijdbeslag voor de school aanvankelijk weer minder. Tijdens de eerste maanden van de bouw zal ongeveer 1 keer per twee maanden een gebruikersoverleg plaatshebben van 1 tot 2 uur. Bij dit overleg schuift ook de aannemer aan. Lopende de bouw moet de school zelf wel meer tijd steken in zaken als de binneninrichtting en de aanschaf van nieuwe IT-apparatuur. In de laatste maanden van de bouw wordt het aantal uren dat de school aan de nieuwbouw moet besteden veel groter. In dit stadium moeten vooral veel zaken door de school worden geregeld voor de inrichting en de inhuizing. Naast de opdracht voor ICT en meubilair betreft dat bijvoorbeeld de inrichting van de keukens en het schoolterrein, maar ook bijvoorbeeld het toegangsplan. Verder komen er in dit stadium ook steeds meer vragen vanuit de aannemer ten aanzien van de inrichting van het gebouw. In deze fase moet ook de (terug)verhuizing worden geregeld door de school.
4.4
De informatievoorziening voor team, mr en ouders
De directie van de school is belast met de algemene informatievoorziening ten behoeve van het team, medezeggenschapsraad, ouders en uiteraard de leerlingen. Echter, op een aantal momenten verzorgt de SCOH een informatiebijeenkomst. Dat is in ieder 16
geval op het moment dat het definitief ontwerp gereed is. Dan wordt het ontwerp gepresenteerd aan team en mr. De voorlichting aan de mr op dat moment is ook bedoeld als voorbereiding ten behoeve van de officiële adviesaanvraag aan de mr, zoals dit in het mrreglement is vastgelegd. De officiële adviesaanvraag aan de mr volgt daarna, voordat het ontwerp bouwvergunningsgereed wordt gemaakt. Op het moment dat het plan bouwvergunningsgereed is, wordt vervolgens een informatiebijeenkomst gehouden voor de buurt. Uiteraard zijn op die bijeenkomst ook ouders en andere belangstellenden welkom. Op verzoek van de directie van de school kunnen ten behoeve van het team ook tussentijdse informatiebijeenkomsten worden georganiseerd voor het team en mr. Gezien de (beperkte) opdrachten aan de architect is het aantal voorlichtingsbijeenkomsten waarbij de architect aanwezig moet zijn beperkt tot in totaal drie. In gevallen waarin vooraf bekend is dat bouwen om bestemmingsplantechnische redenen moeizaam is, wordt in een vroegtijdig stadium de buurt uitgenodigd voor een planpresentatie. Dit om zoveel als mogelijk te voorkomen dat bezwaren tegen nieuwbouw wordt aangetekend.
5 Het bouwbudget en stichtingskostenoverzicht Zoals in 3.1.4 reeds is besproken moet er bij de aanvraag van het bouwbudget een zogenaamd Stichtingskostenoverzicht worden meegestuurd. Dit overzicht bevat enerzijds alle kosten die noodzakelijk zijn voor de realisatie van het nieuwe schoolgebouw. Anderzijds bevat het alle inkomsten die kunnen worden verwacht. Een belangrijk doel van het overzicht is om kostenoverschrijdingen te kunnen signaleren; in alle stadia van het proces. De inkomstenkant wordt grotendeels bepaald door het bouwbudget dat de gemeente beschikbaar stelt ten behoeve van de nieuwbouw van de school en de gymzaal. Het te realiseren oppervlak van een schoolgebouw en het daarbij behorende budget liggen vast in de Verordening van de gemeente Den Haag. Basis voor de berekening van het budget is het over 15 jaar gepronotiseerde genormeerde aantal groepen voor de huisvesting, zoals dat ieder jaar na de teldatum wordt vastgesteld. Dat aantal kan dus afwijken van het aantal groepen dat de school daadwerkelijk heeft samengesteld. Bovendien wordt geen rekening gehouden met speciale groepen zoals neveninstromers. Naast deze subsidie zijn er de al besproken subsidie voor de voorschool-peuterspeelzaal ,de MFA en de incidentele subsidies voor bijvoorbeeld sportvoorzieningen bij scholen. Globaal gezien wordt
17
voor de peuterspeelzaal en voor één ruimte MFA evenveel budget beschikbaar gesteld als voor de realisatie van een extra groepsruimte voor het onderwijs. Sinds 2012 stelt de gemeente Den Haag ook geld beschikbaar voor de realisatie van een “Frisse School”. Deze subsidie is bedoeld om een beter leefklimaat in scholen te kunnen realiseren. De beleiduitgangspunten van de gemeente richten zich hierbij op het ventilatiesysteem en het klimaat. Uitgangspunt hierbij is het Programma van Eisen Frisse Scholen Klasse B van het Agentschap NL4. Indien een nieuw schoolgebouw voldoet aan de genoemde eisen, dan kan 10% extra budget voor het onderwijsgedeelte (dus niet voor de gymzaal) van het gebouw worden gekregen. Deze subsidie geldt ook voor de MFA-ruimte. In bijna alle gevallen wordt ook budget vanuit SCOH bijgedragen. Van de school en/of het bestuur. Bijdragen van de school kunnen noodzakelijk zijn indien door de school elementen gewenst zijn die of niet kunnen , of niet mogen worden bekostigd vanuit het door de gemeente ter beschikking gestelde budget. Het eerste is het geval indien het budget ontoereikend is om alle bouwkundige wensen van de school te kunnen realiseren. In de meeste gevallen gaat het dan om “luxere” elementen die niet noodzakelijk zijn voor de realisatie van een goed schoolgebouw. In het tweede geval gaat het om elementen die niet door de gemeente worden bekostigd. Dat betreft bijvoorbeeld ingebouwd vast meubilair. De gemeente Den Haag stelt zich op het standpunt dat dit moet worden betaald uit het meubilair budget. Voor wat betreft nieuw aan te schaffen (gym)meubilair geldt in ieder geval dat dit uit eigen budget moet worden betaald. In de bouw en dus ook in het stichtingskostenoverzicht wordt geen rekening gehouden met deze investering. In het geval dat nieuw meubilair wordt aangeschaft, wat vaak het geval is, ondersteunt de SCOH de school uiteraard wel bij het maken van investeringsoverzichten.
4
Zie www.agentschapnl.nl/onderwerpen/duurzaam-ondernemen/gebouwen/frisse-scholen/programma-van-eisen
18
In het kostendeel van het stichtingskostenoverzicht worden alle uitgaven opgenomen die worden verwacht. Behalve de kosten van de bouw zelf en die van de architect betreft dat hoofdzakelijk kosten voor: - de overige adviseurs - bouwleges - aansluitkosten voor nutsleveringen - eindschoonmaak - directievoering - bouwtoezicht Het stichtingskostenoverzicht wordt reeds in het stadium van de bouwvoorbereiding opgesteld. In het begin bevat het vooral ramingen. Op dat moment zijn meestal alleen de ontwerpkosten van de architect bekend. Gedurende het ontwerp- én bouwproces wordt het overzicht steeds verfijnder. Na oplevering van het bouwwerk wordt het gebruikt voor de eindfarekening met de gemeente. In bijlage 4 is een voorbeeld opgenomen van een stichtingskostenoverzicht.
19
Deel B: het ontwerp- en bouwproces Inleiding In dit deel wordt het daadwerkelijke ontwerp- en nieuwbouwproces behandeld. Dit gebeurt zo veel als mogelijk chronologisch. Vanwege het feit dat deelprocessen soms parallel verlopen en het feit dat sommige deelprocessen meerdere keren voorkomen, moet de tijdsvolgorde soms worden verlaten. Bij de beschrijving van de deelprocessen wordt verder regelmatig terug verwezen naar het hiervoor beschreven Algemene deel. Dit algemene deel is opgedeeld in vier delen. Het eerste is het ontwerpproces, waarin de school samen met de te kiezen architect het nieuwe school gebouw vorm geeft. Daarna volgt het deel van de bouwvoorbereiding. In deze fase moeten vrij veel verschillende (procedurele) stappen worden gezet die vaak nogal wat tijd kosten. Ook de eventuele verhuizing van de school naar een tijdelijke locatie hoort daarbij. Het derde deel betreft de bouw zelf. Tijdens deze fase heeft de school minder directe bemoeienis met de bouw. Wel moeten tijdens de bouw een aantal voorbereidingen worden getroffen voor de inhuizing in het nieuwe gebouw. Het vierde deel betreft de oplevering van het gebouw en de daarop volgende inhuizing; een voor de school intensieve fase. Als laatste is een globale planning opgenomen van het totale nieuwbouwproces, vanaf de start van het ontwerpproces tot en met de inhuizing in het nieuwe gebouw.
6 Het Ontwerpproces 6.1 De start van het ontwerpproces Voor de school start het daadwerkelijke nieuwbouwproces met het overleg tussen schooldirectie en de huisvestingsmedewerker van het Stafbureau, ten behoeve van de voorbereiding van het ontwerpproces. In dit overleg worden de volgende punten behandeld: -
de rolverdeling en verantwoordelijkheden van school én stafbureau;
-
een globale beschrijving van de taken en te verwachten tijdsbelasting die in de
verschillende fases door de school moeten worden uitgevoerd, inclusief een beschrijving en hoe die taken het beste kunnen worden verdeeld; -
de rol van OCW-Vastgoed;
-
een globale planning van het totale proces, vanaf de start van de ontwerpfase tot en met
oplevering van het gebouw; 20
-
de omvang van het totale gebouw (voor de school en eventuele andere partners);
-
eventuele stedenbouwkundige en/of bestemmingsplantechnische beperkingen;
-
de eventuele tijdelijke locatie tijdens de bouwwerkzaamheden;
-
de keuze van de architect;
-
de terugkoppeling naar team, mr en ouders;
-
het door de school te schrijven programma van eisen voor het nieuwe gebouw. Bij dit overleg wordt daarnaast een afspraak gemaakt voor een voorlichting van het team. Bij deze voorlichting komen alle voornoemde punten aan de orde.
6.2 De instelling van een bouwcommissie De eerste taak die de school zelf moet uitvoeren is het samenstellen van een “bouwcommissie”. Dat is een afvaardiging van de school van twee tot maximaal 5 personen. Deze commissie bestaat alleen uit personeelsleden van de school. Naast de directeur zit vaak de adjunct en de coördinator IT in deze commissie. Op ad hoc basis schuiven bijvoorbeeld de gymdocent of onderbouwdocenten aan. Het is de taak van de directie van de school om de overige personeelsleden op de hoogte te houden van de voortgang.
6.3 Het ruimtelijk functioneel programma van eisen Het ruimtelijk ontwerp (de indeling en grootte van ruimten) van het nieuwe schoolgebouw wordt, binnen voornoemde randvoorwaarden, gebaseerd op de eisen en wensen van de school. Deze eisen en wensen moeten worden vastgelegd in een document; het zogenaamde ruimtelijk en functioneel programma van eisen. Dit programma moet door de school worden geschreven voordat de architect wordt aangetrokken. In dit programma wordt vastgelegd: -
De onderwijskundige visie van de school welke ten grondslag ligt aan het gebruik van ruimten. Hiermee wordt het gebruik van het gebouw voor een groot deel bepaald;
-
Het aantal verschillende ruimtes;-
-
De grootte van die ruimtes;
-
De ligging van die ruimtes ten opzichte van bijvoorbeeld de entrees, maar ook ten opzichte van elkaar;
-
De ligging van het speelterrein en het gebruik daarvan;
-
De voorkeur voor het gebruik van bepaalde bouwmaterialen. 21
Als input voor het schrijven van dit programma krijgt de school het nog in ontwikkeling zijnde “Kwaliteitskader Huisvesting” (bijlage 5 werkversie). In dit recent vastgelegde kader zijn basisprestaties voor onderwijsvoorzieningen opgenomen. De hoofdstukken B en C van dit kader geven aandachtsvelden waaraan een schoolgebouw ruimtelijk en functioneel aan moet voldoen. Verder krijgt de school een aantal voorbeeld programma’s. Zie daarvoor bijlage 6. En uiteraard verleent de stafmedewerker van SCOH ondersteuning bij het schrijven van het programma van eisen. Het programma van eisen kan het best kort en krachtig zijn. Er moet worden voorkomen dat het volstaat met gemeenplaatsen, zoals de opname van zaken die iedere school wil (mooie lichte ruimten) en bouwtechnische- of Arbo-eisen die elders binnen regelgeving vastliggen. Na aanstelling van de architect wordt het programma met hem/haar doorgesproken. Naar aanleiding daarvan kunnen aanvullingen en/of wijzigingen plaatshebben. Dat kan zelfs nog als er door de architect wordt getekend. Juist door dat tekenen kunnen inzichten veranderen. Wat dat betreft is het programma van eisen een dynamisch document. Op het moment dat duidelijk is hoe het gebouw vorm gaat krijgen, wordt het programma echter wel officieel vastgesteld. Het moge duidelijk zijn dat het niet de bedoeling is dat er continu kan worden gewijzigd. Dat is noch voor het proces en de financiën, noch voor de relatie met uitvoerden partijen bevorderlijk. Wijzigingen van het plan zijn na vaststelling van het programma op zich nog wel mogelijk. Dat kan dan echter wel inhouden dat financiële of ruimtelijke compensatie moet worden gezocht voor die wijziging.
6.4 Het technisch programma van eisen De school moet voor het functioneren van de school ook een technisch programma van eisen maken. Dit programma bevat enerzijds alle eisen en wensen voor de te gebruiken materialen. Anderzijds bevat het de basis voor het ontwerp van installaties en dan met name voor het ontwerp van de elektrische installatie. Uiteraard heeft de school belang bij de totstandkoming van alle installatie-onderdelen. Echter vooral bij het ontwerp van de elektrische installatie is een significante inbreng van de school noodzakelijk. In die inbreng betreft het dan met name de infrastructuur voor het IT-netwerk. Voor dit netwerk moet door de school per ruimte worden aangegeven hoe de opstelling is en hoeveel aansluitpunten er moeten zijn. In het algemeen gebeurt dat door het tekenen van opstellingen in plattegronden. Overigens gaat
22
SCOH dienaangaande op dit moment niet meer alleen uit van bekabelde aansluitpunten. Een deel van de ruimten wordt met WIFI uitgerust en alle andere ruimten worden voorbereid op WIFI. De eisen voor alle andere installatie-onderdelen liggen vast in het Technisch Programma van Eisen van SCOH5 en in het programma van eisen voor de Frisse Scholen6. In het eerder genoemde Kwaliteitskader Huisvesting ( hoofdstuk D) worden vergelijkbare eisen gesteld. In overleg met de school kunnen op het Technisch Programma van Eisen van SCOH op onderdelen variaties plaatshebben. Bijvoorbeeld ten aanzien van vloerverwarming, het aantal warmwaterpunten en de wijze waarop toegang wordt verkregen tot de school. Het technische programma van eisen van de school hoeft zeker niet direct te worden geschreven. Dat kan gebeuren als het ontwerpen reeds is opgestart. Als er meer inzicht is in het ontwerp, dan wordt ook het beeld van de aan te brengen installatie helderder. Uiteraard kan het geen kwaad om direct vanaf het begin bij het maken van het ruimtelijk functioneel programma ook aspecten mee te nemen van het technische programma.
6.5
De architectenkeuze
Parallel aan het schrijven van het ruimtelijk functioneel programma van eisen kan de Architectenselectie worden opgestart. Deze selectie moet voldoen aan de richtlijnen voor aanbesteding, zoals ze zijn vastgelegd in de Huisvestingsverordening van de Gemeente Den Haag. Deze richtlijnen schrijven voor dat de opdrachten met een bedrag groter dan ca. € 200.000,00 Europees moeten worden aanbesteed. Dat vereist een redelijk lange en zware procedure. De opdrachten aan architecten voor het maken van ontwerpen van schoolgebouwen van SCOH voor het basisonderwijs liggen (op dit moment) te allen tijde onder de grens van openbare aanbesteding. In dat geval mag meervoudig –onderhands worden aanbesteed. Dat houdt in dat een selectie mag worden gehouden met een beperkt aantal architectenbureaus. Bij SCOH is deze richtlijn als volgt uitgewerkt: - de school krijgt via het stafbureau een longlist met daarop de namen van 5 tot 7 architectenbureaus. Deze bureaus zijn allen gekwalificeerd om een nieuw gebouw te ontwerpen voor de betreffende school. Per nieuw te bouwen school worden er verschillende bureaus op de longlist opgenomen; 5 6
Bijlage 7; Het technisch programma van eisen van SCOH; april 2010 www.agentschapnl.nl/onderwerpen/duurzaam-ondernemen/gebouwen/frisse-scholen/programma-van-eisen
23
- de school brengt het aantal bureaus op de longlist terug tot een shortlist met drie bureaus. Dat gebeurt op basis van bestaande informatie; te verkrijgen via internet, of aan te vragen bij de architecten zelf. Binnen de school kan die selectie gebeuren door de bouwcommissie. Het staat de school echter vrij om ook andere personeelsleden te laten meekiezen; - de drie bureaus op de shortlist houden een presentatie op de school voor de selectiecommissie. Die commissie bestaat uit de bouwcommissie van de school, vertegenwoordigers van andere gebruikers, de stafmedewerker van SCOH en zo mogelijk de betrokken Stedenbouwkundige van DSO. De presentatie betreft enerzijds de werkervaring van de architect en anderzijds de visie van het bureau op de nieuwbouwopdracht. Voor deze visie wordt een verkorte versie van het programma van eisen aan de architect gestuurd. Aan de verschillende bureaus worden beargumenteerde cijfers gegeven van 1 tot en met 10 - aan de drie bureaus wordt vervolgens een offerte gevraagd op basis van de Algemene Voorwaarden zoals die staan beschreven in De Nieuwe Regeling (DNR) voor opdrachten aan architecten en adviseurs. Aan de verschillende offertes wordt aan de hand van de hoogte een cijfer toegekend. - het cijfer voor de presentatie en die van de selectie worden gewogen en gesommeerd. Aan het bureau met het hoogste cijfer wordt vervolgens de opdracht gegund. In bijlage 8 is een voorbeeld opgenomen van de procedure voor de selectie van de architect. In uitzonderingsgevallen behoeft vorenstaande procedure niet te worden gevolgd en kan, in overleg met OCW-Vastgoed, direct opdracht worden gegeven aan één bureau. Deze uitzonderingsgevallen betreffen bijvoorbeeld een zeer specifieke locatie en/of door de gemeente gewenste spoed. De offerte van de architect wordt in dit geval getoetst door OCWVastgoed.
6.6
Het eerste overleg met de architect
Na de opdrachtverlening aan de architect start het overleg ten behoeve van het ontwerp. In het eerste overleg komt een aantal specifieke zaken aan de orde. Allereerst wordt, indien gewenst, gezamenlijk met de architect ter oriëntatie een aantal nieuwe schoolgebouwen bezocht. Dit kunnen gebouwen zijn van de architect zelf, maar ook van andere bureaus. Vervolgens wordt het ruimtelijk functioneel programma van eisen met de architect besproken 24
en heeft een toets plaats van de eerder door de architect gepresenteerde visie van dat PvE. Daarbij komen tevens de eventuele stedenbouwkundige beperkingen aan de orde. Indien deze van toepassing zijn, dan wordt aan de architect verzocht om contact op te nemen met de Stedenbouw. De architect verwerkt de eisen en wensen van Stedenbouw in het ontwerp. Belangrijk bij de toets van het PvE is verder dat de architect een ontwerp maakt dat niet groter is dan het normatieve oppervlak, zoals dat wordt bekostigd door OCW-Vastgoed. Tijdens dit eerste overleg komt daarnaast ieder geval nog de planning en de aanstelling van de overige adviseurs aan de orde.
6.7
Het voorlopig ontwerp
Het eerste ontwerp dat door de architect wordt gemaakt is het voorlopig ontwerp. Hierbij wordt het ruimtelijk programma van eisen van de school in overleg met de school vertaald in plattegronden. Vooral dit ontwerp ontstaat vanuit een interactief proces tussen de betrokken partijen. Als gevolg van dit karakter kan tot de conclusie worden gekomen dat het ruimtelijk functioneel programma van eisen op onderdelen anders moet worden uitgevoerd dan eerder was vastgelegd. Het voorlopig ontwerp kan in de regel binnen een beperkt aantal overlegsessies én dus binnen een beperkt aantal maanden worden afgerond. Eén en ander is echter afhankelijk van de complexiteit van de locatie en/of de ontwerpopdracht.
6.8 Het definitief ontwerp Nadat het voorlopig ontwerp is afgerond, start de architect met het definitieve ontwerp (DO). De basis daarvoor is het voorlopig ontwerp. Bij dit ontwerp worden echter ook de constructeur en de installatieadviseur betrokken. De adviezen van hen kunnen leiden tot bijstellingen van het ontwerp. Meestal zijn die beperkt. Bijstellingen kunnen het gevolg zijn van bijvoorbeeld de keuze van de draagconstructie, waardoor wanden op een andere plaats moeten komen te staan. Verandering van ruimten kan ook plaatshebben door noodzakelijke leidingschachten en kanalen ten behoeve van installaties. In dit verband legt vooral de luchtbehandelingsinstallaties een steeds groter beslag op ruimte en die installatie kan ook de oorzaak zijn van meer substantiëlere wijzigingen in het ontwerp. In dit stadium heeft ook een verfijning van het ontwerp plaats door de architect in overleg met de school. Ook deze verfijning kan nog leiden tot wijzigingen in het plan. Het definitief ontwerp vereist in de regel 3 tot 5 overlegsessies. Qua doorlooptijd is de 25
afronding van dit ontwerp gericht op de aanvraagtermijn bij OCW-Vastgoed. Voor de aanvraag voor het bouwbudget moet immers het DO worden meegestuurd. Gezien het feit dat de aanvraag eind januari wordt ingediend, moet het DO daarom uiterlijk medio januari worden afgerond. Uiteraard wordt het gehele ontwerpproces reeds bij aanvang zo veel als mogelijk afgestemd op indiening van het DO. De doorlooptijd voor realisatie van het DO beloopt in de meeste gevallen dan ook drie tot zes maanden. Zoals hiervoor beschreven wordt het DO ook gebruikt ten behoeve van de officiële informatie en adviesaanvraag van de medezeggenschapsraad.
6.8.1
De gymzaalinrichting
Voor de totstandkoming van het definitief ontwerp van de gymzaal is het van belang te weten welke inrichting wordt aangeschaft. In het algemeen worden losse gymtoestellen vanuit de oudbouw meegenomen. Vaste onderdelen als wandrekken, ringen- en touwenstellen én baskets moeten in de regel nieuw worden aangeschaft. Sowieso moeten nieuwe grondpotten voor de toestellen worden aangebracht. Voor de inrichting van de gymzaal neemt de school contact op met een leverancier van gymtoestellen. Met deze leverancier wordt een voorstel gemaakt, inclusief offerte en plattegronden, voor de nieuwe inrichting. Dit voorstel wordt vervolgens besproken in het ontwerpoverleg. Indien noodzakelijk past de architect het ontwerp van de gymzaal aan aan het ontwerp van de leverancier. Uiteraard kunnen dat slechts beperkte aanpassingen zijn. Bijvoorbeeld een raam dat moet worden verschoven, of een aanpassing van de grootte van de gymzaalberging. Ook de constructeur houdt met zijn ontwerp rekening met de gymzaalinrichting. Voor hem zijn de consequenties groter. Hij moet bijvoorbeeld rekening houden met de vloerpotten en met de draagconstructie van het dak van de gymzaal, ten behoeve van de ophanging van de touwen en ringen. Overigens is de gymzaalinrichting wel aan richttlijnen gebonden. Zowel vanuit de huisvestingsverordening, als vanuit het schoolbestuur zelf. Zo zijn er vastliggende maten voor de verschillende ruimten en moet de indeling dusdanig zijn dat avondverhuur mogelijk is. Ten behoeve van de avondverhuur wordt rekening gehouden met een gescheiden toegang voor de avondverhuur. Bij de start van de bouw moet de school definitief opdracht geven aan de leverancier van de
26
gymtoestellen. Op dat moment maakt hij zijn tekeningen definitief ten behoeve van de aannemer. De kosten van de aanschaf en het aanbrengen van de gymtoestellen worden door de school bekostigd, conform de aanschaf van schoolmeubilair. Gezien het bedrag dat noodzakelijk is voor die aanschaf, moet voor de daadwerkelijke aanschaf overleg plaatshebben met de controller van SCOH. Overigens wordt bij nieuwbouw ook vaak nieuw materiaal aangeschaft voor het speellokaal. Die aanschaf wordt ook in het ontwerpteam doorgesproken.
6.9 De eventuele beginselaanvraag voor de WABO-vergunning Soms ontkomt de opdrachtgever er niet aan dat een ontwerp wordt gemaakt dat niet voldoet aan het bestemmingsplan. Soms is er ook twijfel over de visie van de Welstandscommissie ten aanzien van het ontwerp. In die gevallen wordt een zogenaamde Beginselaanvraag voor de WABO-vergunning ingediend. Bij deze aanvraag toets de gemeente alleen aan het bestemmingsplan en heeft Welstandsbehandeling plaats, waarbij de architect met de Welstandscommissie van gedachte kan wisselen. Het ontwerp wordt bij die aanvraag derhalve niet inhoudelijk getoetst. In het geval een wijziging van het Bestemmingsplan noodzakelijk is, wordt de betreffende procedure nog niet in werking gesteld bij de gemeente. Dat gebeurt pas op het moment dat de WABO-aanvraag wordt ingediend. De benodigde proceduretijd is dan in de regel drie tot zes maanden. Afhankelijk van eventuele zienswijzen en bezwaren kan deze termijn oplopen. Door een Beginselaanvraag wordt al met al geen tijd gewonnen in het proces. Wel kan worden geanticipeerd op extra doorlooptijd.
6.10
De bouwvoorbereiding
Na de ontwerpfase volgt de fase voor de bouwvoorbereiding. In deze fase worden alle tekeningen klaargemaakt voor de daadwerkelijke bouw; voor de aanbesteding van het werk en voor de bouwvergunning. In deze fase zijn vooral de architect, de adviseurs en SCOH aan zet. Het aantal overleggen met de school is in deze fase beperkt en betreft vooral de (elektrische) installaties. Hoewel er echt sprake is van een nieuwe fase, is het in de praktijk zo dat onderdelen van deze fase reeds (kunnen) zijn opgestart in de ontwerpfase. 27
6.10.1
Het WABO-vergunningsgereed ontwerp
De eerste stap in de bouwvoorbereiding is het gereed maken van het ontwerp ten behoeve van de aanvraag van de WABO-vergunningen bij de gemeente. Daartoe werkt de architect het plan geheel bouwkundig uit, rekening houdende met alle aspecten van de constructie en de installaties. Die uitwerking gebeurt door middel van verfijnde plattegronden, aanzichten en doorsnedes en door middel van details. Daarnaast werken alle adviseurs hun adviezen uit. Dat betreft in ieder geval: - De constructeur; - De installatieadviseur; - De bouwfysische adviseur (voor o.a. akoestiek en warmtehuishouding); - De sloopadviseur. Vanwege het (steeds zwaarder wordende) belang van het installatieadvies en het sloopadvies ga ik hierna daarop apart in.
Het installatieadvies De installatieadviseur maakt adviezen voor de volgende installatie-onderdelen: - de centraleverwarmingsinstallatie; - de luchtbehandelingsinstallatie; - de elektrische installatie (elektra en data/telefonie): - de beveiligingsinstallatie (toegangscontrole en brandmeld); - de liftinstallatie: - de sanitaire installatie (water en riool). Het belang en de omvang van de installaties is de laatste jaren sterk toegenomen. Uiteraard heeft de school, zoals eerder gezegd, belang bij de totstandkoming van alle installatie-onderdelen. Echter vooral bij het ontwerp van de elektrische installatie is een significante inbreng van de school noodzakelijk. Voor alle andere installatie-onderdelen liggen de eisen min of meer vast in wet- en regelgeving én in het Technisch Programma van Eisen van SCOH. In overleg met de school kunnen op onderdelen variaties plaatshebben. Bijvoorbeeld ten aanzien van vloerverwarming, het aantal warmwaterpunten en de wijze waarop toegang wordt verkregen tot de school. 28
Het sloopadvies Ten behoeve van de sloop van het gebouw wordt een aparte sloopadviseur aangetrokken. In verband met de voorbereiding van de sloop laat hij een aantal adviezen uitbrengen. Deze zijn in de meeste gevallen: -
De asbestinventarisatie;
-
Bodemonderzoek (incl. de eventuele aanwezigheid van olietanks);
-
Kabels en leidingen inventarisatie;
-
Flora en faunaonderzoek;
-
Archeologisch onderzoek.
Mede aan deze hand van deze stukken wordt een sloopbestek gemaakt voor de aanbesteding van de sloop en wordt een sloopveiligheidsplan gemaakt. De sloopadviseur is verder als toezichthouder betrokken bij de daadwerkelijke sloop van het oude gebouw.
6.10.2
De aanvraag van de WABO-vergunningen
Zoals eerder gezegd gaat het bij de aanvraag van de WABO-vergunningen niet alleen om de bouwvergunning, maar ook om in ieder geval de sloopvergunning en de gebruiksvergunning. Voor de indiening moet het plan geheel zijn uitgewerkt; met plattegronden, aanzichten, doorsneden, details en berekeningen. Dat geldt dan zowel voor het bouwkundige deel als de installaties. Op zich kunnen de constructieve tekeningen en berekeningen later worden aangeleverd. In de praktijk gebeurt dat vaak ook direct met de aanvraag van de bouwvergunning. Indien er geen bestemmingsplan behoeft te worden gewijzigd, wordt de WABO-vergunning voor de bouw, sloop en bomenkap binnen een termijn van 8 tot 13 weken afgegeven. Bij wijziging van het bestemmingsplan kan die termijn, zonder bezwaren van omwonenden, oplopen tot 6 maanden. Bij bezwaar en eventueel beroep kan die termijn fors oplopen. Na afgifte van de WABO-vergunningen zijn die pas na 6 weken onherroepelijk. Binnen die 6 weken kan worden gebouwd, maar dat is met het oog op bezwaren niet verstandig. Op zich is die 6 weken termijn dat geen probleem, gezien het feit dat deze termijn parallel loopt aan de aanbesteding van het werk.
29
6.10.3
De aanbesteding van het werk
De aanbestedingsregels voor het werk zijn vastgelegd in de Verordening van de gemeente Den Haag. Dit betekent dat werken met een waarde van meer dan € 200.000,00 exclusief BTW openbaar moeten worden aanbesteed. Voor werken daaronder geldt dat meervoudig onderhands mag worden aanbesteed. In dat geval moeten aan minimaal drie aannemers prijzen worden gevraagd. Dat geldt bijvoorbeeld op dit moment voor de sloop van gebouwen. De openbare aanbestedingsprocedure is vergelijkbaar met de Europese; zowel administratief als qua tijdsbeslag. Het verschil zit vooral in de verplichte publicatiewijze. De procedure is als volgt:
- publicatie op de aanbestedingskalenders; - eerste selectieronde op basis van o.a. ervaring en financiele-kengetallen; - tweede selectie op basis van inschrijving met een beperkt aantal deelprijzen; - derde en definitieve selectie op basis van het definitieve bestek en tekeningen. Tussen deze ronden zit tijd om de stukken intern in orde te maken. Bovendien moet tijd gereserveerd voor eventuele bezwaren van inschrijvende aannemers. Dat betreft de zogenaamde Alcatel-termijnen. Op dit moment wordt per werk door 25 tot 30 aannemers bij SCOH ingeschreven. In bijna alle gevallen wordt de tweede ronde bereikt. In deze tweede selectieronde wordt het aantal aannemers teruggebracht naar 5. Deze laatste 5 krijgen alle besteksstukken en -tekeningen en moeten op basis daarvan een prijs afgeven. De selectie in deze laatste ronde heeft plaats op basis van de laagste prijs. In totaal duurt de aanbesteding van het werk ca. 6 maanden. In bijlage 9 is een planning opgenomen van een aanbesteding.
6.10.4
Bouwvoorbereidingstekeningen
Parallel aan het eerste deel van de aanbestedingsprocedure wordt het ontwerp geheel uitgewerkt, zodat een aannemer er aan kan rekenen en uiteindelijk mee aan de slag kan gaan. Deze stukken moeten klaar zijn op het moment dat de laatste selectieronde start. In de bouwvoorbereidingsfase heeft in de regel nog afstemming plaats met de directie van de school. Aanpassingen van het plan gescheiden in de regel door verfijningen of door voortschrijdend inzicht van de school, SCOH of architect. 30
6.10.5
Voorbereiding tot opdrachtgeving
Hoewel er aan het eind van de aanbestedingsfase een prijs ligt van een aannemer, kan er nog geen opdracht worden verleend aan de aannemer. Daartoe moeten eerst de volgende stappen worden gezet:
- prijsonderhandelingen met de aannemer; deze zijn noodzakelijk bij eventuele bezuinigingen, maar kunnen ook voortvloeien uit alternatieve aanbiedingen van de aannemer. Voor de prijsonderhandeling worden 4 tot 6 weken uitgetrokken. Indien verregaande aanpassingen nodig zijn in verband met bezuinigingen, dan kan deze termijn uitlopen tot enkele maanden. Zodra er overeenstemming is met de aannemer wordt door hem een definitieve aanbieding gedaan; - met deze aanbieding en de afgegeven bouwvergunning wordt de Uitvoeringsbeschikking aangevraagd bij OCW-Vastgoed. De totale afhandelingstermijn van deze aanvraag bedraagt ca. 8 weken; - na afgifte van de Uitvoeringsbeschikking kan opdracht worden gegeven aan de aannemer; - De aannemer heeft, afhankelijk van het bouwsysteem, drie tot 4 maanden de tijd nodig voor zijn bouwvoorbereiding voordat hij daadwerkelijk kan beginnen. Indien sprake is van sloop van het eigen gebouw, dan kunnen die sloopwerkzaamheden reeds enkele weken na opdrachtgeving aanvangen. De voorbereiding van de nieuwbouwaannemer loopt dan parallel met de sloop, die 3 tot 4 maanden duurt.
6.11 De verhuizing naar een tijdelijke locatie Indien de nieuwbouw ter plaatse van het bestaande gebouw wordt gerealiseerd, hetgeen meestal zo is, dan moet de school tijdelijk in een ander gebouw worden gehuisvest. In overleg met OCW-Vastgoed geldt dat tevens voor de peuterspeelzaal en de eventuele BSO die in een schoolgebouw is gevestigd. OCW-Vastgoed heeft in de stad een aantal gebouwen die daarvoor kan worden gebruikt. Vaak liggen die op loopafstand van een school, maar soms moet er van bussen gebruik worden gemaakt. De gemeente bekostigt bussen indien de loopafstand over de openbare weg meer is dan 1,5 kilometer. Vanwege het feit dat van de verschillende bouwprojecten in Den Haag nooit exact kan worden bepaald wanneer ze aanvangen en er dus andere gegadigden kunnen zijn voor bepaalde 31
gebouwen, legt OCW-Vastgoed zich nooit voor de lange termijn vast. In de regel is wel ongeveer een half jaar voor de start van de bouw bekend waar de tijdelijke locatie komt. Scholen kunnen in principe worden uitgeplaatst naar 3 verschillende tijdelijke locaties. Vaak volstaat echter één locatie. Soms zijn het er twee. Het hebben van meerdere locaties heeft uiteraard nadelen voor de organisatie in de school en voor de ouders. OCW-Vastgoed verleent, vanwege de hoge kosten, nauwelijks medewerking verlenen aan de plaatsing van een noodgebouw. Noodlokalen worden slechts geplaatst als die door meerdere scholen achterelkaar kunnen worden gebruikt, of als beperkte aanvulling bij een bestaand tijdelijk schoolgebouw. Indien noodzakelijk en na toestemming van OCW-Vastgoed kan in het tijdelijke schoolgebouw technisch onderhoud plaatshebben, of kunnen aanpassingen worden gepleegd. Ten behoeve daarvan heeft een schouw plaats met de school. Eventuele werkzaamheden worden in overleg met de school uitgevoerd. De gemeente vergoedt geen aanpassingen aan het IT-netwerk. Bij SCOH moet dat door de school zelf worden geregeld. In bijna alle tijdelijke schoolgebouwen is tegenwoordig echter een redelijk netwerk aanwezig. De school regelt, organiseert en betaalt (deels) zelf de verhuizing, inclusief het in- en uitpakken. Voor de daadwerkelijke verhuizing moeten daarvoor prijzen worden opgevraagd bij drie verhuisbedrijven. De gemeente vergoedt een normbedrag per groep. In het algemeen is deze vergoeding onvoldoende om de gehele verhuizing te betalen. De meeste scholen plannen de verhuizing in een vakantie. Op roostervrije dagen wordt dan in – en uitgepakt. Noodzakelijk busvervoer wordt door SCOH aanbesteed bij drie busondernemingen. Bij opdrachtgeving heeft overleg plaats met de school, over onder andere de gewenste breng- en haaltijden en de opstaplocaties. Bij dit alles staat steeds de veiligheid voorop.
32
De school organiseert bij de verhuizing verder de verplaatsing van: -
telefoonlijnen;
-
CAI.
SCOH draagt zorg voor: -
aan en afmelden van gas-, elektra- en wateraansluitingen;
-
opzegging/verplaatsing van alle onderhoudscontracten.
Nadat de school is verhuisd moet het pand bezemschoon door de school worden achtergelaten.
6.12 Eventuele sloop van het oude gebouw Als de nieuwe school op de bestaande locatie wordt gebouwd moet eerst worden gesloopt. Het streven is erop gericht dat dit zo spoedig als mogelijk na de verhuizing plaatsheeft. Als eerste actie worden door SCOH bruikbare onderdelen uit het gebouw gehaald. Dat betreft bijvoorbeeld de inbraakinstallatie of de poederblussers. Voordat wordt gesloopt moeten vaak eerst nog aanvullende onderzoeken plaatshebben voor eventuele bodemvervuiling en de aanwezigheid van asbest. De reden dat deze onderzoeken pas kunnen plaatshebben als het gebouw leeg is, wordt veroorzaakt door het feit dat deze onderzoeken destructief plaatshebben. Er moet eerst iets worden gesloopt voordat het onderzoek kan plaatshebben. Hierbij moet vooral worden gedacht aan bodemonderzoek onder de vloer van de school, of een asbestinvenatrisatie in de spouwmuur achter kozijnen. Nadat deze onderzoeken hebben plaatsgehad wordt het pand overgedragen aan de sloper. De sloper moet vervolgens eerst al het (bekende) aanwezige asbest saneren. Die sanering geschiedt verplicht onder toezicht van een “Deskundig Toezichthouder Asbestsanering”. Het kan voorkomen dat tijdens de sloop asbest wordt ontdekt dat niet eerder in kaart was gebracht. In dat geval wordt de sloop direct stilgelegd, wordt een nieuw asbestonderzoek uitgevoerd en wordt vervolgens weer gesaneerd. Pas daarna kan de sloop weer doorgaan. Eventuele vervuiling in de grond (olietanks) wordt pas gesaneerd op het moment dat die grond goed bereikbaar is. Meestal is dat pas het geval als het gehele gebouw weg is. In de regel duurt de totale sloop van een schoolgebouw ca. 3 tot 4 maanden. Vooral door tegenvallers met de asbestsanering kan die termijn uitlopen.
33
7 De nieuwbouw De daadwerkelijke nieuwbouw kan voor wat betreft de betrokkenheid van de school in een drietal fases worden verdeeld. In het hiernavolgende wordt per fase aangegeven welke activiteiten i n het algemeen plaatshebbben en welke werkzaamheden dan door de gebruikers moeten worden uitgevoerd. Eerst ga ik echter in op de verantwoordelijkheidsverdeling bij het bouwproces.
7.1 De opdrachtgevings- en overlegstructuur Ten behoeve van aansturing en controle van de aannemer wordt door SCOH een directievoerder en een toezichthouder aangesteld. De directievoerder is gemandateerd voor de dagelijkse aansturing van de aannemer en voor de wederzijdse informatievoorziening. De toezichthouder controleert het werk in overleg met de directievoerder. Daartoe is die toezichthouder gemiddeld 16 tot 20 uur per week op het werk. Om ruis (en meerwerk) te voorkomen gaat alle informatie-uitwisseling in principe via de directievoerder. Als de aannemer vragen heeft aan de opdrachtgever (of andersom), verloopt dat via de directievoerder. Vragen van de aannnemer aan de school gaan via de directievoerder naar de opdrachtgever, die ze vervolgens doorzet naar de gebruikers. En vice versa. Grote afwijkingen (meerwerk) van het bouwplan en het bestek worden door de directievoerder steeds voorgelegd aan de opdrachtgever van SCOH. In de regel gebeurt dat in vierweekelijkse bouwvergaderingen. Spoedeisende afwijkingen worden uiteraard tussentijds aan de opdrachtgever voorgelegd. Wel worden die afwijkingen dan tijdens de bouwvergaderingen officieel vastgelegd. De aannemer organiseert in de regel een tweewekelijks werkoverleg met zijn (grotere) onderaannemers ter afstemming van de werkzaamheden. Tijdens dit werkoverleg schuift ook de toezichthouder aan. Ten behoeve van de informatievoorziening voor gebruikers worden gebruikersoverleggen georganiseerd. Deze overleggen worden bijgewoond door vertegenwoordigers van de verschillende gebruikers, de opdrachtgever, de directievoerder en/of toezichthouder, de architect, de aannemer en eventuele onderaannemers. Tijdens deze overleggen worden de gebruikers op de hoogte gebracht van de stand van zaken en worden met hen punten besproken die op dat moment van belang zijn. Dit betreft dan ook afwijkingen van het 34
ontwerp. Vaak zijn het echter verduidelijkingsvragen, of punten die in overleg met de gebruikers tijdens de bouw moeten worden uitontwikkeld, zoals de IT-infrastructuur, of het buitenterrein. Het soort te bespreken punten en de hoeveelheid tijd die tijdens de bouw daaraan moet worden besteed verschilt per nieuwbouw. In de loop van de bouw heeft daarbij een verschuiving plaats van aandachtsvelden. In het begin is dat vooral de IT-infrastructuur, tijdens de bouw verschuift dat naar de inrichtingselementen en de inrichting van het terrein. Verder worden buiten de gebruikersoverleggen vragen gesteld aan de gebruikers. Deze vragen volgen dezelfde route via de directievoerder en opdrachtgever. Vastlegging van afspraken gebeurt hierbij per e-mail.
7.2 Het opstarten van de bouw door de aannemer De voornoemde bouwvoorbereiding van de aannemer heeft in hoofdzaak betrekking op twee onderdelen. Hij moet materialen inkopen, zoals heipalen en vloerplaten, en hij moet een belangrijk deel van het ontwerp verder laten uitwerken, zodat het technisch door hem kan worden uitgevoerd. Dat uitwerken (engineeren) gebeurt in de regel door onderaannemers. Belangrijke partijen hierbij, die ook nog eens redelijk wat tijd nodig hebben, zijn de onderaannemers voor de werktuigbouwkundige installatie (warmte en ventilatie) en die voor de elektra. Vooral het selecteren van de onderaannemers en het engineeren zorgt ervoor dat de aannemer drie tot vier maanden nodig heeft voor zijn bouwvoorbereiding. Het geheel opnieuw uitwerken van de installaties heeft als voordeel dat er met een andere nieuwe blik naar het onwerp wordt gekeken. Voor een aantal bouwonderdelen kan dat zelfs betekenen dat de aannemer alternatieve (vaak goedkopere) oplossingen aandraagt. Voor één onderdeel van de bouw heeft er zelfs nieuw overleg plaats met de opdrachtgever en de gebruikers. Dat betreft de elektrische installattie en dan vooral de IT-infrastructuur. Voor dit onderdeel van de bouw wordt een apart gebruikersoverleg gepland waarbij ook de onderaannemer voor de elektra aanschuift. Tijdens dit overleg worden verduidelikingsvragen gesteld en worden vaak alternatieven aangedragen. Door de snelle ontwikkelingen in de IT is er soms sprake van substantiele wijzigingen.
35
Dit gebruikersoverleg heeft meestal net voor de start van de bouw plaats. Dit overleg wordt daarom ook gebruikt voor kenningsmaking tussen partijen. In dit overleg wordt ook vaak het officiele startmoment besproken.
7.2.1
Het officiële startmoment
De school organiseert in overleg met de aannemer een officieel startmoment. In veel gevallen is dit een “eerste paal’. Afhankelijk van het tijdstip waarop de handeling kan plaatshebben, kan dat echter ook een andere activiteit betreffen, zoals een eerste vloerplaat. Zowel de SCOH als de gemeente stellen het zeer op prijs dat deze eerste handeling wordt verricht door door de wethouder van Onderwijs. Zodra bekend is in welk tijdvak de bouw officieel kan starten, moet de school daartoe een afspraak maken met de secretaresse van de wethouder en moet een door de school in te vullen draaiboek worden aangeleverd bij de wethouder. In overleg met de aanemer en zonodig met ondersteiuning van de medewerker van het Stafbureau bepaalt de school vervolgens hoe de eerste handeling vorm wordt gegeven. Aandachtspunt daarbij is in ieder geval de veilligheid van de kinderen en eventuele ouders op de bouwplaats.
7.3 De Kunstopdracht Rond de start van de bouw wordt gestart met de kunstopdracht. De gemeente Den haag stelt 0,64% vanhet bouwbudget beschikbaar voor deze kunstopdracht bij de school. De kunstopdrcaht wordt verplicht begeleid door Stroom /HCBK. Voor deze begeleiding rekent Stroom/HCBK 10% van het kunstbudget. Gemiddeld zijn er bedragen van rond de € 20.000,00 beschikbaar voor de kunstopdracht. In een eerste overleg met de school legt Stroom/HCBK uit wat de bedoeling is van de kunstopdracht en welke mogelijkheden er zijn. Deze introductie wordt bijgewoond door de opdrachtgever. Vervolgens doet de school een aantal suggesties voor een mogelijk kunstwerk aan Stroom. Aan de hand van die suggesties doet Stroom een voorstel voor een aantal (3-5) kunstenaars. Deze houden een presentatie op school voor de Kunstcommissie. Deze commisie kiest de kunstenaar die de opdracht mag gaan uitvoeren. Het ontwerp wordt daarna in overleg tussen kunstenaar en school tot stand gebracht. 36
Zodra het ontwerp voor de kunstopdracht gereed is, wordt deze door de kunstenaar op school gepresenteerd. Bij deze presentatie zijn de opdrachtgever en de architect weer aanwezig. Bij bouwkundige ingrepen in het gebouw moet eerder overleg plaatshebben met de opdrachtgever en de architect. Na goedkeuring van het ontwerp wordt het kunstwerk in uitvoering genomen en geplaatst. In de regel is dat een aantal maanden na oplevering van het nieuwe schoolgebouw. Bij uitzonderlijke kunstuitingen (te beoordelen door Stroom/HCBK), kan soms extra subsidie worden geregeld door Stroom/HCBK. Tegenwoordig is dat echter eerder uitzondering dan regel.
7.4
De bouwfase
In het begin van de bouwfase worden door de aannemer nog geen zaken gerealiseerd waarvoor overleg nodig is met gebruikers. Naast de realisatie van onder andere de fundering en de begane grondvloer richt de aannemer zich op dit moment vooral op zijn verdere inkoop en op het organisatieproces. Zodra de aannemer zijn aandacht gaat richten op de inrichting van de school (het afbouwpakket) wordt meer inbreng van de school verwacht. Aandachtspunten daarbij zijn met name: - de uiteindelijke opstelling en invulling van de diverse keukens; inclusief te leveren apparatuur. - de inbouw van eventuele vaste kasten. - de belijning van de gymzaal. - de aanvraag voor de nutsleveringen (zie hierna). - het sluitplan en de indeling van alarmzones (zie ook hierna). Tijdens de bouw kan er nog steeds sprake zijn van wijzigingen van het oorspronkelijke plan. Ook op verzoek van de school. Het moge duidelijk zijn dat dit slechst beperkte wijzigingen kunnen zijn. In de loop van de bouw wordt de mogelijkheid om te wijzigen ook steeds kleiner. Zo kan er in het begin van de bouw vaak nog een wand worden verschoven, of kunnen armaturen worden gewijzigd. In een later stadium is bijvoorbeeld de verplaatsing van een deur nog wel mogelijk, terwijl het op het eind van de bouw het aanbrengen van een extra dataoutlet vaak al lastig is en daardoor relatief veel geld kost.
37
7.4.1
De aanvraag van (nuts)aansluitingen en leveringen
Ruim op tijd voor de oplevering van de nieuwbouw moeten de diverse (nuts)aansluitingen en leveringen worden aangevraagd. Dit pakket valt uiteen in drie soorten aanvragen. 1 De aannemer draagt zorg voor de aanvraag van de aansluitingen voor gas, licht en water. De aansluitingen voor telefonie en/of CAI kunnen zonder specifieke aanvraag door de aannemer worden gerealiseerd. 2A Zodra deze aansluitingen zijn gerealiseerd wordt voor een EAN-code afgegeven, waarmee door het Servicebureau van SCOH de de levering van gas, licht en water wordt aangevraagd. 2B Gelijktijdig daarmee wordt door het Servicebureau de plaatsing van meters aangevraagd. 3 De school zorgt parallel daaraan voor de aanvraag voor de verplaatsing van de aansluitingen voor telefonie en/of CAI7.
7.4.2
Het sluitplan en de beveiligingszones
Voor het sluitplan wordt gebruik gemaakt van zogenaamde gecertificeerde sleutels. Daarbij kunnen slechts sleutels worden bijgemaakt indien bij de bestelling het bijbehorende certificaat kenbaar wordt gemaakt. Binnen het gecertificeerde systeem kunnen verschillende niveaus worden aangebracht, waarmee aan verschillende groepen gebruikers verschillende rechten kunnen worden gegeven. Met de (generela) hoofsleutel kunnen in dat geval alle deuren worden geopend. Deze sleutel is vaak alleen in het bezit van de directie van de school, SCOH en de beveiliging. SCOH adviseert om zo min als mogelijk niveau’s aan te brengen. In de regel zijn vier niveaus voldoende. Dat zijn dan: - de generale hoofdsleutel. - de sleutel voor het personeel van de school (toegangsdeur en geoorloofde binnendeuren). - de sleutel voor het avondgebruik van de gymzaal. - de sleutel voor andere gebruikers zoals de kinderopvang. Door middel van het gebruik van elektrische sloten op buitendeuren, die kunnen worden geopend met tags, zijn variaties mogelijk op het sluitplan. Variaties zijn ook mogelijk door middel van het gebruik van niet gecertificeerde (en dus goedkopere) sleutels op binnendeuren. 7
Voor de diverse installaties moeten, naast de normale telefoonlijnen, minimaal twee telefoonlijnen aanwezig zijn. Dat betreft de lift en gebouwbeheersysteem/beveiligingscentrale. Deze lijnen mogen ook via het IT-netwerk.
38
Ook voor de indeling in beveiligingszone’s in verband met inbraak adviseert SCOH om zo min mogelijk zone’s te nemen. In de regel zijn er tegenwoordig drie zone’s: - de school. - de gymzaal (i.v.m. avondgebruik) - de kinderopvang.
De peuterspeelzaal beschikt in het algemeen over dezelfde sleutel als de school en opereert bovendien in dezelde zone. De zone’s worden voor oplevering van het gebouw geprogrammeerd in overleg met de gebruikers en de opdrachtgever.
7.4.3
De brandveiligheid en het ontruimingsplan
Bij de aanvraag van de diverse WABO-vergunningen wordt door de opdrachtgever ook de Gebruiksvergunning aangevraagd. Een Bouwvergunning alleen is namelijk onvoldoende om een schoolgebouw te mogen gebruiken. In deze gebruiksvergunning is er uiteraard veel aandacht voor de brandveiligheid. Deze vergunning vereist daarom ook dat er een ontruimingsplan in de school aanwezig is, inclusief de daarvoor noodzakelijke ontruimingsplattegronden. Dit ontruimingsplan moet door de school worden gemaakt en de school moet ook zelf opdracht geven voor het laten maken van de ontruimingsplattegronden.
7.4.4
Het ontwerp en de inrichting van het speelterrein
Eerder is aangegeven dat de school tegen het eind van het bouwproces meer tijd moet gaan steken in de realisatie van het speelterrein. In het ontwerp van de architect waarmee wordt aanbesteed en de WABO-vergunning wordt aangevraagd wordt slechts rekening gehouden met een basale inrichting van het terrein; met de bestrating, hekken, groen én met een globale plaatsing van één speeltoestel of zandbak. Gedurende de bouw wordt het speelterrein in overleg met de school en de architect verder ontworpen en ingericht. De reden hiervoor is dat pas goed zicht kan zijn op de grootte van het plein en situering van toestellen als dat plein bijna klaar is. Vanuit het bouwbudget kan slechts één speeltoestel met ondergrond worden geplaatst.8 De school moet zelf zorgdragen voor aanschaf en plaatsing van de overige gewenste toestellen. 8
OCW-Vastgoed is niet bereid meer dan 1 toestel te vergoeden met een prijs van maximaal € 10.000,-
39
Die plaatsing kan gebeuren door de aannemer, of na oplevering van het gebouw (en het terrein) door een derde. Bijvoorbeeld de leverancier van de toestellen of een hovenier. In dit geval d zorgt de aannemer voor afronding van het gehele terrein, waarna de derde kan afronden.
8 De oplevering en ingebruikneming 8.1 Uitleg van installaties Voordat de eindoplevering van de school plaats heeft wordt de bediening en storingsherkenning van de installaties aan de gebruikers aan de school uitgelegd. Dat betreft in ieder geval de: - de centrale verwarmingsinstallatie: - het ventilatiesysteem; - de verlichtingsinstallatie; - het beveiligings (inbraak)-systeem: - de brandmeldcentrale: - de zonweringinstallatie - de lift.
Tegenwoordig is sprake van gecertificeerde systemen die niet meer aan externe partijen, zoals de Brandweer of DSO behoeven te worden opgeleverd. Wel nemen deze partijen vaak steekproeven. De bedieningspanelen van alle voornoemde installaties worden zoveel als mogelijk op één centrale plek in een ruimte nabij de hoofdentree gerealiseerd. In het algemeen is dat de ruimte van de concierge, of de administratie.
8.2 De eindoplevering De eindoplevering van het gebouw bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel is de officiele schouw van het gehele gebouw met de aannemer, directievoerder, toezichthouder, de adviseur voor de installaties, de opdrcahtgever en de school. Bij deze officiele en laatste schouw worden alle onvolkomenheden aan het gebouw aangetekend in een proces verbaal. In principe moet deze laatste schouw een formaliteit zijn omdat eerder een opleveronde is gemaakt door de aannemer en de toezichthouder. En daarvoor is door de aannemer een interne oplevering georganiseerd. 40
Het tweede onderdeel is de officiele overdracht van het gebouw aan SCOH. Na de schouw worden de overdrachtsdocumenten getekend en worden aan de opdrachtgever de diverse garanties overhandigd. Bovendien worden de sleutels aan de gebruikers en de opdrachtgever overhandigd. Vanaf het moment van overdracht aan SCOH is het nieuwe gebouw door de gemeente verzekerd.
8.3 De inhuizing Pas nadat het gebouw is overgedragen naar SCOH kan worden ingehuisd. De inhuizing bestaat voor de school grofweg uit vier onderdelen: 1. Het aanbrengen en aansluiten van de IT-appatuur; 2. Het plaatsen, ophangen ed. van kleine bouwkundige zaken zoals planken, ophangstrips ed. (prikborden worden in de bouw meegenomen); 3. Het terugverhuizen van meubilair en de eventuele levering en plaatsing van nieuw meubilair; 4. De schoonmaak voor ingebruikneming (de aannemer levert bouwschoon op, wat onvoldoende is voor gebruik door de school).
8.4 De teruglevering van het tijdelijke schoolgebouw Indien een tijdelijk gebouw van de gemeente is gebruikt, dan moet dat zo snel als mogelijk worden terug geleverd aan de gemeente. De school kan na ingebruikname van het nieuwe gebouw nog ca. twee weken gebruik maken van het tijdelijke gebouw. Daarna moet het leeg en bezemschoon worden opgeleverd aan SCOH. SCOH draagt daarna zorg voor oplevering van het gebouw aan de gemeente.
8.5 Nazorg Nadat het gebouw is opgeleverd zal toch blijken dat toch nog een aantal punten door de aannemer moet worden afgerond. Dat kunnen punten zijn die: - ondanks de oplevering toch nog niet goed zijn afgerond; - omstreeks de oplevering als extra opdracht aan de aannemer zijn opgedragen; - na de oplevering zijn ontdekt of ontstaan en die aan de aannemer zijn toe te rekenen. In het algemeen kunnen deze punten binnen enkele weken na de oplevering worden afgerond. Het zal nooit gebeuren dat alle gebreken bij de oplevering worden ontdekt. Ook na ingebruikname zal dat het geval zijn. Voor alle gebouwonderdelen geeft de aannemer daarom 41
garanties. Globaal gezien wordt besteksmatig voor bouwkundige onderdelen een garantie gegeven van een jaar en voor installaties een half jaar. Ook als een gebrek na deze periodes de aannemer valt aan te rekenen is hij verantwoordelijk. Voor belangrijke onderdelen die jaarlijks onderhoud behoeven worden verder onderhoudscontracten afgesloten. Tenslotte wordt in de onderhoudsbegroting van SCOH in het eerste jaar na oplevering een bedrag gerserveerd voor eventueel extra uit te voeren werkzaamheden.
9 De planning van het proces Voor het geheel van het hiervoor beschreven proces, vanaf start van de ontwerpfase tot en met de oplevering van een nieuw schoolgebouw moet een periode worden uitgetrokken van minimaal 4,5 jaar. Globaal gezien betreft dat achtereenvolgens de volgende activiteiten en tijdsduur:
Voorbereidingsfase Ontwerpfase tot en met definitief ontwerp
4 maanden 12 maanden
Voorbereiding aanvraag WABO-vergunning en aanbesteding
6 maanden
Aanvraag bouwvergunning
3 maanden
Openbare aanbesteding
7 maanden
aanvraag Uitvoeringsbeschikking
3 maanden
Bouwvoorbereiding aannemer
3 maanden
Eventuele sloop
4 maanden
Bouw Inhuizen
13 maanden 1 maand
Een beperkt deel van deze activiteiten kan deels parallel worden uitgevoerd. Dat betreft de aanvraag van de bouwvergunning en de openbare aanbesteding. In het geval van sloop van een gebouw kan die deels samenvallen met de bouwvoorbereiding van de aannemer. Gedurende het ontwerpproces worden aparte en gedetailleerdere planningen aangeleevrd door SCOH. Tijdens het bouwproces gebeurt dit door de aannemer.
42
