V&T Consulting Bt
Az alábbi tanulmány röviden ismerteti az SAP R/3 rendszert, és vázlatosan bemutatja logisztikai moduljait. 1.1 Az SAP rendszerről általában Az 1972-ben megalapított SAP AG Európa legnagyobb független szoftverháza. Ez az eredmény azért különösen figyelemre méltó, mert a cég kezdettől fogva csak egyetlen terméket fejleszt. Ez a termék egy, a nagyvállalatok igényeire tervezett integrált ügyviteli és termelésirányítási programcsomag, mely képes arra, hogy változtatások nélkül, csupán a program paramétereinek megfelelő beállításával egy tetszőleges nagyvállalat teljes gazdálkodását a számviteltől a gyártósorok irányításáig magába integrálja. A rendszer első verziója, az SAP R/2 1979-ben jelent meg, és a hetvenes és nyolcvanas évek számítástechnikai lehetőségeihez alkalmazkodva még csak mainframe gépeken volt használható. Ez jelentősen behatárolta a felhasználók körét, hiszen a kicsi és közepes vállalatok számára a rendszer alkalmazása nem lett volna kifizetődő. Azonban a kilencvenes évek elejére az új, nagykapacitású és olcsó számítógépek megjelenésével az alkalmazás elérhetővé vált a kisebb vállalatok számára is. Ezt felismerve látott neki az SAP AG az R/2 rendszer nyitott architektúrájú, kliens-szerver rendszerű újraprogramozásának, és 2000 emberévnyi fejlesztési munkaidő után létrejött az SAP R/3 rendszer. Az R/3-mal 1992-ben jelent meg a vállalat, és ez a programcsomag váratlanul nagy sikert hozott. Két év múlva 4000 vállalatból álló ügyfélbázissal és évi 1.8 milliárd márka bevétellel az SAP AG lesz a világelső a vállalat irányítási szoftverek eladásában. A cég bevételi forrása nem csupán a termékeinek eladása, hanem a bevezetéssel kapcsolatos szaktanácsadás és oktatás is. Az SAP rendszer jelenlegi elterjedtségét mutatja, hogy a világ 30 országának vállalata használja a programcsomagjait. Európában csaknem minden második nagyvállalat, az USA-ban a tíz legnagyobb cég közül nyolc SAP felhasználó. A gyártó SAP AG pedig a világon a negyedik legnagyobb szoftvergyártó cég, kategóriájában az első. Az SAP AG a terméket folyamatosan fejleszti és bővíti, bevételeinek 20%-át forgatja vissza erre a célra évek óta. 1996-ban jelentek meg az R/3 3.1-es verziójával, mely egyrészt képes átfogó és biztonságos intranetes megoldásokat nyújtani a vállalatoknak, másrészt 130 interfész áll rendelkezésre a külső programok integrálására a rendszerbe. Az SAP rövidítés egyébként a német "Systeme, Anwendungen und Produkte" vagy az angol "Systems, Applications and Products" elnevezésből származtatható (Rendszerek, alkalmazások és termékek). Magyarországon az SAP AG a termékével 1989-ben jelent meg. Azóta a rendszer itthon is ugyanolyan sikernek örvend mint külföldön: több mint száz vállalat vezette be idáig, többek között olyan nagyvállalatok mint a GE Lighting Tungsram, a MOL, vagy a Hungária Biztosító. A Magyar Nemzeti Bank is ezt a rendszert használja, így elmondható, hogy az ország főkönyve is SAP-vel készül. Egyébként a kétszáz legnagyobb hazai cég közül nyolcvan SAP felhasználó.
Forrás: Menedzsment Fórum www.mfor.hu
V&T Consulting Bt
Mégis minek köszönheti az R/3 páratlan sikerét? A rendszer néhány legfontosabb jellemzője mely erre választ adhat: Nemzetköziség. A világ minden jelentős országában megtalálható az SAP AG leányvállalata vagy helyi forgalmazója, mely gondoskodik a szaktanácsadásról, fordításról, illetve a termék fejlesztéséről és adaptálásáról a helyi igényekhez és törvényekhez. Az R/3 már több mint 30 nyelven elérhető. Rugalmasság. Az R/3 nem iparág-specifikus, bármely fajta vállalat tevékenységénél használható, bankoktól a kereskedelmi vállalatokon át a termelő vállalatokig, és képes ezen cégek minden területét irányítani. Nyitottság. Rendkívül nagyszámú hardverrel, operációs rendszerrel és külső alkalmazással kompatíbilis, az architektúra nemzetközi szabványokon alapul. Így az R/3 elszakad a gyártótól függő monokultúrától, és szabad utat nyit a gyártótól független nyílt rendszerek adatfeldolgozási lehetőségeinek kialakítására. Fejleszthetőség. Arra az esetre, ha a felhasználónak bármilyen speciális igénye van amely nem oldható meg az SAP moduljaival, a rendszer fejleszthető a saját negyedik generációs programnyelvével (ABAP). Ezenkívül több mint 130 interfész áll rendelkezésre a külső alkalmazásokkal való kapcsolatokhoz. Modularitás. A rendszer moduláris struktúrájának köszönhetően lehetséges a teljesen rugalmas, ügyfélspecifikus és az peremfeltételekhez alkalmazkodó bevezetés és használat. Integráció. Egy üzleti esemény lejátszódásakor az ezzel kapcsolatos minden információ a vállalati adatbázis minden érintett pontjára azonnal eljut. Megszűnik az adatbázis redundancia, a többszörös munkavégzés, lehetővé válik a folyamatok optimalizálása. 1.2 A rendszer logisztikai moduljai A logisztika fogalmát az SAP egészen széleskörű módon értelmezi: a logisztika az anyagi javak, és szolgáltatások mennyiség, érték, idő, kapacitás, költség, stb. szerinti követése. Tehát ide tartozik a rendszer minden folyamata, amely nem csak érték mozgáshoz kapcsolódik. Az SAP rendszer logisztikai moduljai: értékesítés és elosztás (SD), anyaggazdálkodás (MM), termelés tervezés és irányítás (PP). Ezek a modulok alkotják az R/3-as integrált logisztikai rendszerét, mely az összes készletgazdálkodási, termelési és értékesítési feladatot magában foglalja. 1.2.1 Az MM modul (Materials Management) Az MM anyaggazdálkodási modul intézi a beszerzés, az anyagbevételezés, a készletgazdálkodás és a számlaellenőrzés teljes folyamatát. Percrekész információt nyújt a készletekről és támogatja a leggazdaságosabb beszerzési forrás kiválasztását. Az SAP logisztikai oldalának jobb megismeréséhez érdemes részletesebben is megismerkedni az MM modul sokrétű szolgáltatásaival:
Forrás: Menedzsment Fórum www.mfor.hu
V&T Consulting Bt
Anyagszükséglet számítás (MRP). Az egyes anyagok szükséglet számítási eljárását üzem (gyár) lebontásban lehet meghatározni, de alternatívaként megadható egy táblázatban az anyagok egy csoportjára is. Meghatározható, hogy a szükségletszámítás a felhasználáson vagy a tervezett igényeken alapuljon-e. Ha az MRP felhasználás bázisú, akkor a számítás alapja az értékesítési terv vagy a már beérkezett megrendelések figyelembevételével történik oly módon, hogy a rendszer a kapcsolódó darabjegyzékek alapján valamennyi ezzel összefüggő igényt is kiszámolja. Az MRP beszerzési igényléseket hoz létre az anyagbeszerzés, illetve tervezett gyártási megrendeléseket a termelés tervezés számára. Ha bizonyos cikkek esetében egy gyár igényeit egy másik gyár, vagy egy központ látja el, az MRP futás áttárolási (transzfer) megrendeléseket hoz létre, amit a másik gyárra futtatott MRP számítás figyelembe vesz. Beszerzés. Az MRP a beszerzési igénylések segítségével további tevékenységeket kezdeményez a beszerzés területén is. A beszerzési szervezetek felépíthetők úgy is, hogy több gyárért legyenek felelősek, melyek akár különböző vállalatokhoz is tartozhatnak a vállalatcsoporton belül. Ha egy anyag esetében ütemezett szállításról történt megállapodás, akkor az MRP határidőkkel ellátott tételes bontású beszerzési igénylést jegyez be az ütemtervbe. A beszerzési igénylések alapján a rendszer automatikusan állít elő lehívásokat, ha keretszerződést kötöttünk, illetve létrehozza a megrendelést, ha a cikknek rögzített szállítója van. Ha nincs, akkor egy információs rendszer segíti a szállító kiválasztását. A rendszer részletes adatokat tárol a cikk összes korábbi szállítójáról, és statisztikai adatokkal támogatja az egyes szállítók kiértékelését. A megrendelés pillanatában ismert szállítási költségek a beszerzési megrendelés részeként tárolódnak. Anyagbevételezés. Az anyagok bevételezése a beszerzési megrendelésre hivatkozva történik, a rendszer figyelemmel tudja kísérni az összes korábbi részszállítást, ellenőrizni tudja a rendelésben engedélyezett túl- vagy alulszállítás túllépését. A rendszer automatikusan rögzíti a bevételezést a megrendelésben, és a raktári készlet mennyiségi adatainak frissítésén túl elvégzi a tétel főkönyvi könyvelését is. A tervezett szállítási költség a készlet érkezésekor mennyiségi alapon osztódik fel. Számlaellenőrzés. Az automatikus számlaellenőrzés nagyban csökkenti a manuális munkát. A rendszer a megrendelésekre hivatkozva, automatikusan hozza létre a várt számlát, melyet mennyiségben és értékben összevet a beérkezett számlával. Az anyagbeszerzés és a bevételezés integrációjának köszönhetően az összes szükséges információ jelen van a rendszerben, és az alapbizonylatok teljes terjedelmükben néhány gombnyomással előhívhatóak. Készletnyilvántartás. A mennyiségi készletnyilvántartás valamennyi raktárra kiterjed. A rendszer támogatja az összes létező készletmozgást szállításra, költséghelyre, gyártásra, és az áttárolásra gyárak között, illetve gyáron belül. A leltározás megszervezhető folyamatos vagy fordulónapos alapon. Számos speciális készlet (pl. bérfeldolgozásnál, konszignációs készlet, stb.) is nyilvántartható. Raktározási rendszer. A raktározási rendszer képes a különböző típusú (automatizált, blokk, véletlen elérésű, stb.) raktárak vegyes használatának támogatására, fix Forrás: Menedzsment Fórum www.mfor.hu
V&T Consulting Bt
raktárhelyek kezelésére, a tárolóhelyről, a tárolóhelyre és a tárolóhelyek közötti ki-, be-, és áttárolásra. A bizonylatok és címkék (ideértve a vonalkódot is) előállíthatóak a különböző szinteken, a bevételezéstől a kivételezésig. A raktározási rendszernek saját leltározási eljárása van, mely biztosítja, hogy minden tárolóhely egy évben legalább egyszer leltározásra kerüljön. Megfelelő eszközök szolgálnak a különböző méretű raklapok, speciális készletek és a veszélyes áruk kezelésére is. A raktárgazdálkodási komponenst egy olyan alrendszerként is ki lehet építeni, amely a fontosabb funkciókat a központi adatbázist kezelő szerver üzemzavara esetén is el tud látni. Az SAP R/3 rendszer bevezetése Természetesen egy olyan szintű vállalkozásnál, mint az R/3 rendszer bevezetése egy vállalatnál, nem alkalmazható sablon, hiszen a bevezetési projektet mindig az aktuális környezethez, előfeltételekhez, felhasználói igényekhez, stb. kell igazítani. Négy alapvető fázist azonban mindig fel lehet fedezni a bevezetési projektek során, melyekben a párhuzamosan végzett tevékenységek további szinteket alkotnak. Hogy mégis legyen az olvasónak valamilyen elképzelése a bevezetés mikéntjéről, a következőkben látható a négy alapvető fázis leírása, ahol a szinteket és azok párhuzamos tevékenységeit egy teljesen általánosított SAP bevezetés tevékenységei adják, a Dynasoft ajánlásai alapján. 1. Fázis: helyzetfelmérés, koncepcionális tervezés. Célja egyrészt a vállalati folyamatok felmérése, pontos megismerése, másrészt a bevezetés előkészítése. 1. Szint: a felhasználói igények elemzése, a projektmunka megszervezése, a projektteam felépítése, a projekt során követett szabványok meghatározása. 2. Szint: a bevezetési projekt határidő tervének előállítása, a rendszer installálása, a projektteam tagjainak tanfolyami beosztása és oktatása, az SAP funkciók begyakoroltatása a projektteam tagjaival. 3. Szint: vállalati funkciók, folyamatok és illetékesség felmérése, interfészek (a külső alkalmazások és az SAP kommunikációját lehetővé tevő kapcsolatok) megtervezése,
Forrás: Menedzsment Fórum www.mfor.hu
V&T Consulting Bt
a rendszer-infrastruktúra megtervezése (hardver, operációs rendszer, hálózat, környezet, stb.) 4. Szint: a koncepció minőségi ellenőrzése. Az első fázis végeredménye a koncepció és a projektterv Az SAP R/3 rendszer bevezetése Természetesen egy olyan szintű vállalkozásnál, mint az R/3 rendszer bevezetése egy vállalatnál, nem alkalmazható sablon, hiszen a bevezetési projektet mindig az aktuális környezethez, előfeltételekhez, felhasználói igényekhez, stb. kell igazítani. Négy alapvető fázist azonban mindig fel lehet fedezni a bevezetési projektek során, melyekben a párhuzamosan végzett tevékenységek további szinteket alkotnak. Hogy mégis legyen az olvasónak valamilyen elképzelése a bevezetés mikéntjéről, a következőkben látható a négy alapvető fázis leírása, ahol a szinteket és azok párhuzamos tevékenységeit egy teljesen általánosított SAP bevezetés tevékenységei adják, a Dynasoft ajánlásai alapján. 1. Fázis: helyzetfelmérés, koncepcionális tervezés. Célja egyrészt a vállalati folyamatok felmérése, pontos megismerése, másrészt a bevezetés előkészítése. 1. Szint: a felhasználói igények elemzése, a projektmunka megszervezése, a projektteam felépítése, a projekt során követett szabványok meghatározása. 2. Szint: a bevezetési projekt határidő tervének előállítása, a rendszer installálása, a projektteam tagjainak tanfolyami beosztása és oktatása, az SAP funkciók begyakoroltatása a projektteam tagjaival. 3. Szint: vállalati funkciók, folyamatok és illetékesség felmérése, interfészek (a külső alkalmazások és az SAP kommunikációját lehetővé tevő kapcsolatok) megtervezése, a rendszer-infrastruktúra megtervezése (hardver, operációs rendszer, hálózat, környezet, stb.) 4. Szint: a koncepció minőségi ellenőrzése. Az első fázis végeredménye a koncepció és a projektterv Forrás: Menedzsment Fórum www.mfor.hu
V&T Consulting Bt
2. Fázis: Részletes tervezés és megvalósítás. Célja az első fázisban megismert rendszer funkcióinak és folyamatainak leképezése az SAP modulokra, funkciókra és folyamatokra. 1. Szint: szervezeti struktúra modell előállítása, az SAP alapadatok, adatbázisok meghatározása, megtervezése, az SAP folyamatok modelljének előállítása, a periodikusan ismétlődő folyamatok modelljének elkészítése, interfészek megvalósítása. 2. Szint: nyomtatványok, dokumentumok megtervezése, beszámolók megtervezése, az egyes felhasználók jogosultságainak meghatározása. 3. Szint:a prototípus minőségi ellenőrzése. A második fázis végeredménye a dokumentált prototípus. 3. Fázis: a produktív rendszer előkészítése. Célja az előző fázisban megtervezett prototípus rendszer gyakorlati megvalósítása. 1. Szint: a produktív üzem megtervezése, 2. Szint: a rendszer-infrastruktúra felállítása a produktív rendszerhez, a rendszeradminisztráció megszervezése, a reorganizáció és archiválás meghatározása, a felhasználók oktatása. 3. Szint: integrációteszt végrehajtása, rendszerterhelés elemzése, adatbázisok feltöltése a produktív rendszerben, adatkarbantartás, manuális bevitel. Forrás: Menedzsment Fórum www.mfor.hu
V&T Consulting Bt
4. Szint: a produktív rendszer minőségi ellenőrzése. A harmadik fázis végeredménye a kész produktív rendszer. 4. Fázis: a produktív rendszer beindítása. Cél a futó rendszer megfigyelése, a még szükséges kisebb javítások elvégzése. technikai műveletek optimalizálása, szervezési műveletek optimalizálása. 2. Fázis: Részletes tervezés és megvalósítás. Célja az első fázisban megismert rendszer funkcióinak és folyamatainak leképezése az SAP modulokra, funkciókra és folyamatokra. 1. Szint: szervezeti struktúra modell előállítása, az SAP alapadatok, adatbázisok meghatározása, megtervezése, az SAP folyamatok modelljének előállítása, a periodikusan ismétlődő folyamatok modelljének elkészítése, interfészek megvalósítása. 2. Szint: nyomtatványok, dokumentumok megtervezése, beszámolók megtervezése, az egyes felhasználók jogosultságainak meghatározása. 3. Szint:a prototípus minőségi ellenőrzése. A második fázis végeredménye a dokumentált prototípus. 3. Fázis: a produktív rendszer előkészítése. Célja az előző fázisban megtervezett prototípus rendszer gyakorlati megvalósítása. 1. Szint: a produktív üzem megtervezése, 2. Szint: a rendszer-infrastruktúra felállítása a produktív rendszerhez, a rendszeradminisztráció megszervezése, a reorganizáció és archiválás meghatározása,
Forrás: Menedzsment Fórum www.mfor.hu
V&T Consulting Bt
a felhasználók oktatása. 3. Szint: integrációteszt végrehajtása, rendszerterhelés elemzése, adatbázisok feltöltése a produktív rendszerben, adatkarbantartás, manuális bevitel. 4. Szint: a produktív rendszer minőségi ellenőrzése. A harmadik fázis végeredménye a kész produktív rendszer. 4. Fázis: a produktív rendszer beindítása. Cél a futó rendszer megfigyelése, a még szükséges kisebb javítások elvégzése. technikai műveletek optimalizálása, szervezési műveletek optimalizálása.
Forrás: Menedzsment Fórum www.mfor.hu
