RIS141793_15-NOV-2006
3e Voortgangsrapportage dienst Inleiding De dienst OCW heeft een plan van aanpak verbetering kwaliteit jaarrekening opgesteld. Over de uitvoering van dit plan van aanpak is twee maal eerder via voortgangsrapportages gerapporteerd. De 1e rapportage was bedoeld om te bezien of de dienst met een betere uitgangspositie het traject van de jaarrekening 2005 zou ingaan. De 2e voortgangsrapportage heeft zich gericht op het proces van het daadwerkelijk totstandkomen van de rekening. In deze 3e voortgangsrapportage wordt ingegaan op de uitgangssituatie van de dienst aan de start van het rekeningproces 2006, de aandachtspunten uit de 2e voortgangsrapportage en tenslotte de belangrijkste bevindingen van de accountant over de jaarrekening 2005. Realisering plan van aanpak Proces jaarrekening 2006 De uitgangspositie voor de totstandkoming van de jaarrekening is weer verder verbeterd. Mede gelet op de opgedane ervaringen bij het jaarrekeningproces 2005 is OCW in 2006 in een eerder stadium gestart met voorbereidende werkzaamheden. Zo is in het 2e kwartaal van 2006 gestart met het verbeteren van het balansbeheer binnen OCW. Hiertoe zijn een aantal personele en organisatorische maatregelen genomen. Deze hebben ertoe geleid dat inmiddels periodiek de balansspecificaties worden geactualiseerd. Verder vindt een monitoring plaats op de kwaliteit en de volledigheid van deze specificaties. Hieruit kwam onder meer naar voren dat een deel van de specificaties als voldoende kan worden beschouwd, een deel als redelijk dat wil zeggen dat een beperkte verbetering voldoende is en een deel dat duidelijk verbetering behoeft. Met name deze laatste categorie behoeft de aandacht, opdat deze specificaties ten tijde van de jaarrekening voldoende zijn onderbouwd. Om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van deze specificaties toereikend kan worden geacht is inmiddels extra capaciteit aangetrokken. Een ander belangrijk aandachtspunt betrof de interne gemeentelijke afstemming van vorderingen en schulden. Bij het opstellen van de jaarrekening 2005 bleek dat OCW in een groot aantal gevallen geen overeenstemming kon bereiken over de hoogte van de onderlinge vorderingen en schulden met de andere gemeentelijke diensten. Om te voorkomen dat bij de jaarrekening 2006 dit wederom een punt van aandacht is heeft OCW inmiddels maatregelen getroffen. Medio 2006 is extra capaciteit ingezet die het proces van de afstemming heeft opgepakt. Dit heeft ertoe geleid dat inmiddels met alle diensten schriftelijke afstemming heeft plaatsgevonden en waarbij dient te worden opgemerkt dat slechts in een beperkt aantal gevallen er sprake was van een aantal (kleine) verschillen. Voorts vindt er in 2006 frequent overleg plaats tussen OCW en de GAD over de uitvoering van de aandachtspunten betreffende het verbetertraject kwaliteit jaarrekening. Dit is een belangrijke ontwikkeling, omdat op deze wijze in een vroeg stadium afstemming plaatsvindt tussen OCW en de GAD over de bereikte resultaten en de nog eventuele aandachtspunten.
Verder is eerder dan vorig jaar gestart met het opstellen van de planning van de activiteiten in het kader van de jaarrekening 2006. Omdat OCW een sectorenmodel kent zal per sector een startoverleg worden gehouden. Hiermee wordt de betrokkenheid van de sectoren bij het jaarrekeningproces nog verder aangescherpt. Tevens zal gedurende het rekeningproces per sector periodiek overleg zijn om zodoende tijdig te kunnen anticiperen op eventuele knelpunten met betrekking tot het proces. Voor de voortgangsbewaking van subsidieafwikkelingen zijn bewakingslijsten ontwikkeld. Eind november komt de 2e versie beschikbaar. Deze lijsten geeft het management van OCW inzicht in de voortgang van de subsidieafwikkeling. Met betrekking tot de subsidieafwikkeling oude jaren zijn behoorlijke slagen gemaakt. Hierop heeft echter nog geen accountantscontrole plaatsgevonden. Juist door het betere inzicht dat thans bestaat is het mogelijk de punten in beeld te brengen waar ook in de komende periode aan gewerkt zal worden, om tot een nog betere jaarrekening te komen. Het jaarrekeningproces 2006 is op dit moment al opgestart. Dit is weer eerder dan vorig jaar.
Voortgang verbetertraject Rechtmatigheid subsidies Zoals eerder is aangegeven heeft OCW alle instellingen aangeschreven over de aanscherping van de uitvoering van de rechtmatigheid. Aangegeven is dat de afrekening 2005 een belangrijke graadmeter is. De afwikkeling van de subsidies 2005 is in volle gang. Voor de overdracht van taken van de voormalige afdeling Subsidieafwikkeling naar de sectoren zijn ronde tafelsessies gehouden onder voorzitterschap van de algemeen directeur. Daarnaast is een audit uitgevoerd per sector naar de wijze waarop de subsidietaken ter hand zijn genomen. Aan de hand van deze audit is een concrete actielijst opgesteld van verbeterpunten, welke aan de desbetreffende sectordirecteur is aangeboden. Bij vier van de vijf sectoren loopt het redelijk tot goed. Bij een van de sectoren, de sector Volksgezondheid en Zorg loopt het minder goed. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering binnen deze sector ligt bij de sectordirecteur. Met de sectordirecteur is een specifiek overleg gevoerd, waarin afspraken zijn gemaakt om tot verbetering van de situatie te komen. Daarbij is afgesproken begin 2007 een nieuwe audit uit te voeren om de verbeteringen te monitoren. Om de verbeteringen bij de sector Volksgezondheid en zorg te kunnen realiseren heeft het MT besloten om de afdeling beheer en ondersteuning van deze sector extra te versterken door nu reeds voor twee medewerkers die over ca twee jaar met de FPU gaan vervanging toe te staan. Op dit moment is de werving hiervan gestart. Voor de subsidiemedewerkers van OCW zijn informatiebijeenkomsten gehouden, waarbij gebruik is gemaakt van de expertise van de GAD.
Over het algemeen is het zo dat een belangrijk aantal instellingen gehoor heeft gegeven aan de gevraagde verbeteringen op het gebied van de rechtmatigheid. In de gevallen waar dit niet zo is, vindt overleg plaats met de desbetreffende instelling.
Kwaliteit administratie en jaarrekening Verbeteringen bij subsidies In de loop van dit jaar is een start gemaakt met de invoering van een workflowmanagementsysteem (WFM), gericht op het verbeteren van de voortgangsbewaking van de uitvoering van een subsidieprogramma. De sector Welzijn fungeert daarbij als pilot. Het WMF-systeem is naar tevredenheid getest. Recentelijk is met de implementatie begonnen. Vervolgens zal ook bij de andere sectoren zal een WFM worden ingevoerd. Bij de afdeling Processen is sinds kort een specifieke medewerker belast met de coördinatie van het (financiële) subsidieproces. De doelstelling van dit coördinatiepunt is om vanuit de middelenfunctie een op het subsidieproces gerichte ondersteuning te kunnen geven aan de sectoren. Voor de komende periode is van belang een verbetering van de administratieve inrichting gericht op het verbeteren van voortgangsoverzichten in EOS, waardoor de voortgangsbewaking WFM en EOS elkaar kunnen versterken. Daarnaast is een start gemaakt met het geven van een opleiding financiën voor niet financiële medewerkers voor subsidiemedewerkers. Verder heeft een verbetering plaatsgevonden op het gebied van de managementinformatie rond subsidies. Hierdoor kan het proces van de afrekening beter worden gemonitord. De inhaalslag van de afrekeningen van de periode van voor 2005 is ter hand genomen. In de jaarrekening 2006 zullen deze afrekeningen in belangrijke mate zijn afgerond, met een beperkte doorloop naar 2007. OCW zal er hard aan werken om vervolgens bij te blijven in het proces van de subsidieafwikkeling. Uiteraard kan er altijd sprake zijn van een bijzondere situatie, waardoor de afrekening van een instelling stagneert, zoals een bezwaarprocedure. Dit behoren echter uitzonderingen te zijn. Voor de subsidiemedewerkers wordt een cursus financiën voor niet financiële medewerkers gegeven. Hierin wordt op hoofdlijn inzicht gegeven in allerlei financiële aspecten waar een subsidie medewerker mee te maken kan krijgen. Voor de eerste groep medewerkers heeft deze cursus plaatsgevonden. De overige medewerkers krijgen binnenkort deze cursus. Voor de subsidiemedewerkers zal een model “lezen jaarstukken instellingen” worden opgezet. Vervolgonderzoek prestatie indicatoren De bronsystemen zijn via een audit als voldoende gekwalificeerd. De AO van de prestatiemeting is beschreven en wordt thans aan de accountant ter beoordeling voorgelegd. Van het vervolgonderzoek naar de betrouwbaarheid van de prestatie indicatoren wordt binnenkort een rapport verwacht. De nulpuntmeting zal in de komende periode plaats moeten vinden en ter beoordeling aan de accountant moeten worden voorgelegd.
Investeringen Gemeentebreed is geconstateerd dat er bij de planning van investeringen sprake is van planningsoptimisme. Sinds jaar en dag is jaarlijks sprake van een grote onderuitputting bij investeringen als gevolg van dit planningsoptimisme. De planning en control betreffende investeringen is aangescherpt. Aan de hand van gesprekken tussen control en de projectleiders van de diverse investeringsprojecten heeft een bijstelling plaatsgevonden van de planning van investeringsprojecten. Dit heeft geleid tot betere ramingen in de begroting 2007. De automatisering van het investeringsplan is vooralsnog via een nieuwe spreadsheet geregeld. Onderzocht wordt of EOS op dit punt een oplossing kan bieden.
Beschrijving AO in protos Recentelijk is een voortgangsrapportage in het MT besproken. Afgesproken is dat de voortgang van de procesbeschrijvingen periodiek wordt besproken in een overleg tussen de sectordirecteuren en de sectorcontroller. Begin 2007 zal weer een voortgangsrapportage aan het MT worden voorgelegd. Ultimo 2007 dienen de nodige verbeteringen te zijn afgerond.
Verbetering geldstromen (o.m. beheer reserves en voorzieningen) In juni 2006 is de werkwijze beschreven waarmee de control voor reserves en voorzieningen gewaarborgd wordt. Met deze werkwijze wordt op dit moment al gewerkt. Nu de concernrichtlijn over middelen van derden is vastgesteld kan deze werkwijze formeel door het MT worden vastgesteld. Een deel van de nieuwe werkwijze, te weten een kwartaal gewijze onttrekking van de middelen uit de reserves en voorzieningen wordt met ingang van 2007 ingevoerd. Misbruik en oneigenlijk gebruik Binnen de dienst wordt de volgende lijn gehanteerd. Signalen over een mogelijk misbruik of oneigenlijk gebruik van subsidiemiddelen worden aan de dienstcontroller gemeld. De dienstcontroller beziet welke maatregelen er genomen worden om duidelijkheid te krijgen. Dat kan een zelfstandig boekenonderzoek zijn door OCW, een scan van de GAD of in zware gevallen een onderzoek door een gespecialiseerd bureau. Indien noodzakelijk wordt het bureau Integriteit geïnformeerd. Een voorstel voor de vaststelling van dit dienstbeleid wordt binnenkort aan het MT voorgelegd. Subsidieadministratie EOS De rollen van de projectadministrateur en de kerngebruiker subsidies (EOS) zijn beschreven en gewaardeerd. Op dit moment wordt gewerkt met overzichten uit EOS, waarmee de voortgang van het subsidieproces beter kan worden bewaakt. Als gevolg van verbeteringen bij het proces aansluitingen zal direct bij de aanbieding van de jaarrekening ter controle de nodige aansluitingslijsten beschikbaar zijn.
Periodeafsluiting EOS Op dit moment worden op basis van de afsluiting van oktober de diverse aansluitingen in de administratie gecontroleerd, zoals balansaansluitingen, afstemmingen schulden en vorderingen, debiteuren/crediteuren, betaalverkeer en banken etc. Eventuele onregelmatigheden kunnen hierdoor voor de afsluiting van de rekening worden rechtgetrokken. Afrekening GSB III De jaarlijkse afrekening GSB III is ter hand genomen. Van drie sectoren zijn de gegevens overhandigd aan de GAD. Voor de sector Volksgezondheid en Zorg volgt spoedig een opgave. Inbedding plan van aanpak in de lijnorganisatie De dienst OCW is zich er van bewust dat het verbetertraject eigenlijk nooit af komt. Toch is het niet verstandig om te lang met een projectorganisatie te werken. Om die reden wordt de verbetering van de kwaliteit van de jaarrekening ingebed in de lijnorganisatie. Naast het Intersectoraal overleg (ISO) dat twee wekelijks wordt gehouden, vindt regelmatig met een sector specifiek overleg plaats over bijzondere onderwerpen. Zo is bijvoorbeeld de uitkomst van de audit op het subsidieproces besproken in een overleg met de sector Volksgezondheid en Zorg. De sectordirecteuren hebben via het sectormodel een prominentere rol gekregen. De accountant van de dienst heeft bij de bespreking van de managementletter in het MT van OCW aangegeven dat het komende accountantsrapport naar de sectoren zal worden ingedeeld, zodat helder wordt waar het binnen de lijn van OCW goed dan wel minder goed gaat. Dit komt de transparantie zeker ten goede.
Ten slotte OCW heeft in de periode na de vorige voortgangsnotitie weer de nodige verbeteringen afgerond c.q. in gang gezet (zie de bijlage). Ook de komende periode zal voort worden gegaan op de ingeslagen weg. Geleidelijk aan zal het zwaartepunt de komende weken verschuiven naar het opstellen van de jaarrekening. OCW heeft er alle vertrouwen in dat dit jaar weer verbeteringen worden gerealiseerd ten opzichte van 2005. Zoals te doen gebruikelijk hebben wij ook in de afgelopen periode belangrijke ondersteuning mogen ontvangen vanuit de GAD. OCW is de GAD hiervoor zeer erkentelijk.
