2017 tentang Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen

PENGADILAN NEGERI SIDENRENG RAPPANG KELAS II Jl Jenderal Sudirman Nomor 169 Telpon : (0421) 90336-90696, Faximile : (0421) 90696 Email : [email protected] Website : www.pn-sidrap.go.id Sidenreng Rappang, 91611

NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-00/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH

Ketua PN Sidenreng Rappang

DAFTAR ISI

BAGIAN

JUDUL

HALAMAN

1.

Nomor : W22.U18/IK/KS-01/2017 tentang Instruksi

3 – 19

Kerja Pengendalian Dokumen 2.


20 – 22

Kerja Pengendalian Rekaman 3.


23 – 26

Kerja Perbaikan dan Pencegahan 4.


27 – 30

Kerja Perbaikan berkesinambungan 5.


31 – 51

Kerja Internal Audit 6.


52 – 55

Kerja Komunikasi Dengan Pengguna Pengadilan 7.


56 – 58

Kerja Pengambilan Sampling 8.


59 – 62

Kerja Survei Kepuasan Pengguna Pengadilan 9.


63 – 66

Kerja Survei Harian 10.


67 – 70

Kerja Analisis Persyaratan Pengguna Pengadilan

Halaman 1 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu


NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-00/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


DAFTAR ISI

11.


71 – 74

Kerja Pengendalian Pelayanan Yang Tidak Sesuai 12.


75 – 78

Kerja Penanganan Keluhan Pengguna Pengadilan 13.


79 – 82

Kerja Quality Management Representative 14.


83 – 86

Kerja Komunikasi Internal 15.


87 – 91

Kerja Rapat Tinjauan Manajemen


PENGADILAN NEGERI SIDENRENG RAPPANG KELAS II Jl Jenderal Sudirman Nomor 169, Telpon : (0421) 90336-90696, Faximile : (0421) 90696, Email : [email protected] Website : www.pn-sidrap.go.id Sidenreng Rappang, 91611

LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN

Disiapkan oleh

:

H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001

Diperiksa oleh

:

BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001

Disahkan oleh

:

BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-01/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Manual Mutu 2. Standar Operasional Prosedur 3. Instruksi Kerja 4. Buku Bukti Penerimaan Dokumen 5. Buku Bukti Penarikan Dokumen 6. Formulir Usulan Revisi 7. Historis Perubahan PERINGATAN Jika pengendalian dokumen tidak baik maka penelusuran dokumen sulit dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S-1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop 2. Printer 3. Scanner 4. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen ALUR PROSES 1. Penetapan Jenis Dokumen



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-01/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



Quality Management Representative menetapkan jenis dokumen terkendali, yang meliputi : a. Manual Mutu; b. Standar Operasional Prosedur; c. Instruksi Kerja; d. Dokumen Pendukung; e. Fomulir. 2. Pembuatan Dokumen Quality Management Representative menetapkan format pembuatan dokumen sebagai berikut : a. Manual Mutu : 1. BAB I

Pendahuluan;

2. BAB II

Pemetaan Proses Bisnis;

3. BAB III

Implementasi Kriteria;

4. BAB IV Standar Operasional Prosedur; 5. BAB V

Perencanaan Organisasi;

6. BAB VI Penutup. b. SOP terdiri dari : 1. Dasar Hukum; 2. Keterkaitan; 3. Peringatan; 4. Kualifikasi Pelaksana; 5. Peralatan/Perlengkapan; 6. Pencatatan/Pendataan. c. Instruksi Kerja terdiri dari : 1. Dasar Hukum; 2. Keterkaitan;



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-01/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



3. Peringatan; 4. Kualifikasi Pelaksana; 5. Peralatan/Perlengkapan; 6. Pencatatan/Pendataan; 7. Alur Proses. d. Dokumen Pendukung : 1. Daftar Induk Dokumen; 2. Daftar Master Dokumen Internal; 3. Daftar Serah Terima Dokumen; 4. Bukti Formulir. 3. Pemberian Identitas Dokumen a. Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : 1. Judul dokumen; 2. Nomor dokumen; 3. Tanggal pembuatan 4. Tanggal revisi; 5. Tanggal efektif; 6. Disahkan oleh; 7. Halaman. b. Penanggung jawab (disiapkan, diperiksa, disahkan) terdapat pada halaman depan dokumen. 4. Penomoran Dokumen Quality Management Representative memberi nomor dokumen yang terdiri dari 7 bagian, yaitu :



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-01/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



a. Bagian I terdiri dari 1 kode, yaitu kode wilayah dengan 5 digit yang terdiri dari huruf dan angka. Untuk kode wilayah Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang yaitu : W22.U18 W22 : adalah kode wilayah yang menunjukkan bahwa Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang berada di wilayah hukum Pengadilan Tinggi Sulawesi Selatan dan Barat; U18

: adalah kode untuk Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang.

b. Bagian II menunjukkan jenis dokumen : MM

: untuk Manual Mutu;

SOP : untuk Standar Operasional Prosedur; IK

: untuk Instruksi Kerja.

c. Bagian III menunjukkan bagian kode unit kerja dan nomor urut dokumen yang terdiri dari 1 - 4 huruf : 1. Kesekretariatan Tim Penjaminan Mutu ------------------------- : KS 2. Hakim -------------------------------------------------------------------- : H 3. Panitera ----------------------------------------------------------------- : P 4. Sekretaris --------------------------------------------------------------- : S 5. Kepaniteraan Muda Pidana ---------------------------------------- : KPID 6. Kepaniteraan Muda Perdata --------------------------------------- : KPER 7. Kepaniteraan Muda Hukum ---------------------------------------- : KHUK 8. Panitera Pengganti --------------------------------------------------- : PP 9. Jurusita/Jurusita Pengganti ---------------------------------------- : JS 10. Sub Bagian Umum dan Keuangan ------------------------------- : UK 11. Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana - : KOT 12. Sub Bagian Perencanaan, TI dan Pelaporan ------------------ : PTIP d. Bagian IV menunjukkan kode fomulir/data pendukung unit kerja dan nomor urut fomulir/data pendukung :



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-01/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



F

: Fomulir;

DP

: Data Pendukung.

e. Bagian V menunjukkan nomor urut fomulir /data pendukung yang terdiri dari 2 digit angka f. Bagian VI menunjukkan tahun pembuatan : Contoh penomoran dokumen: W22.U18/SOP/H-01/F-01/2016 W22

: menunjukkan kode wilayah Pengadilan Tinggi Sulawesi Selatan dan Barat;

U18

: menunjukkan kode Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang;

SOP

: menunjukkan jenis dokumen;

H

: menunjukkan kode dokumen;

01

: menunjukkan nomor urut dokumen;

F/DP

: menunjukkan kode Fomulir/Data Pendukung;

01

: menunjukkan nomor urut fomulir/Data Pendukung

2017

: menunjukkan tahun pembuatan.

5. Pemeriksaan Dokumen Setiap dokumen diperiksa oleh Quality Management Representative. 6. Pengesahan Dokumen Setiap dokumen harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Ketua Pengadilan Negeri dan dibubuhi stempel Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. 7. Penerbitan Dokumen a. Dokumen yang telah disahkan kemudian diberi stempel “ASLI” dengan tinta warna merah; b. Dokumen Asli didaftar di Buku Induk Dokumen berdasarkan bidang masingmasing; c. Dokumen Asli dikendalikan di Kesekretariatan Penjaminan Mutu.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-01/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



8. Distribusi dan Penerimaan Dokumen a. Dokumen

diperbanyak

dan

didistribusikan

oleh

Quality

Management

Representative kepada semua unit/bidang kerja dengan mengisi buku Bukti penerimaan dokumen. b. Salinan dokumen diberi stempel “TERKENDALI” dengan tinta warna ungu untuk menunjukkan dokumen tersebut terkendali. c. Salinan dokumen disimpan di bidang masing-masing. d. Jika dokumen terkendali dipinjam oleh instansi lain atau keluar dari Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang, maka dokumen terkendali harus difotocopy terlebih dahulu, kemudian diberi stempel “TIDAK TERKENDALI” dengan tinta warna ungu. 9. Revisi dan Penerbitan ulang Dokumen Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi; b. Identifikasi sebab revisi; c. Permintaan revisi disetujui oleh personil yang berwenang; d. Revisi dicatat dalam historis perubahan pada tiap dokumen; 10. Penerbitan Ulang Dokumen a. Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: 1. Telah mengalami revisi sebanyak 5 kali; 2. Terjadi perubahan sistem mutu; 3. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen; 4. SOP sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas. b. Apabila ada penerbitan ulang dokumen, maka dokumen lama yang bersangkutan ditarik.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-01/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



11. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen yang sudah tidak berlaku a. Quality Management Representative menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen; b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen; c. Dokumen

asli

dari

dokumen

yang

sudah

ditarik

diberi

stempel

“KADALUARSA” dengan tinta ungu, dan diberi tanggal bulan tahun kadaluarsa lalu disimpan di ruangan/lemari Penjaminan Mutu sebagai arsip; d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan di ruangan/lemari Penjaminan Mutu; e. Dokumen

yang

sudah

kadaluarsa

dan

disimpan

di

ruangan/lemari

Penjaminan Mutu bisa dimusnahkan apabila dokumen pengganti sudah mengalami revisi sebanyak 5 kali dan sudah distempel “KADALUARSA” dengan tinta ungu. 12. Peninjauan Ulang Dokumen Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-01/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN DAHULU

TGL MULAI SEKARANG

BERLAKU


Lampiran 1 : Personil Yang Berwenang Mengesahkan Dokumen

No

Jenis Dokumen

Disiapkan

Diperiksa

1

Manual Mutu

QMR/WQMR

QMR

2

Instruksi Kerja

WQMR

QMR

3

SOP

Unit Kerja

QMR

Unit Kerja

QMR

4

Dokumen Pendukung

Disahkan Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang


Lampiran 2 : Personil Yang Berwenang Menyetujui Revisi

JENIS DOKUMEN

MENYETUJUI

Manual Mutu

QMR

Standar Operasional Prosedur

QMR/ Koordinator Bidang

Fomulir/Dokumen Pendukung

QMR/ Koordinator Bidang


Lampiran 3 : Formulir Daftar Serah Terima Dokumen

SATKER

LOGO PENGADILAN

JUDUL NO

NOMOR

NAMA

YANG

YANG

TANGGAL

TANDA

DOKUMEN

DOKUMEN

MENYERAHKAN

MENERIMA

PENYERAHAN

TANGAN

1. 2. 3. 4. 5.


Lampiran 4 : Formulir Bukti Penerimaan Dokumen

SATKER

LOGO PENGADILAN

JUDUL NO

NOMOR DOKUMEN

NAMA DOKUMEN

1. 2. 3.


Lampiran 5 : Formulir Usulan Revisi

LOGO

SATKER

PENGADILAN JUDUL Identitas Dokumen yang akan di revisi : Nomor dokumen

Judul Dokumen

Terbitan

Revisi ke

Tanggal

Usulan Revisi : Halaman

Yang ada sekarang

Usulan perubahan

Alasan perubahan

Tanggal………………... Menyetujui

(

Yang mengajukan revisi

)

(

)


Lampiran 6 : Formulir Bukti Penarikan Dokumen

LOGO PENGADILAN

SATKER Lembar 1. Untuk Pemegang Dokumen JUDUL

Pada hari ini, Hari

:

Tanggal

:

Tempat

:

Telah dilaksanakan penarikan salinan dokumen

Judul:

No:

Manual Mutu Judul:

No:

SOP Jenis Dokumen

Judul:

No:

Intruksi Kerja Fomulir/Data

Judul

No:

Pendukung Dari Kepada Catatan Diserahkan oleh

(

Diterima oleh

)

(

)


Lampiran 7 : Formulir Bukti Penarikan Dokumen

LOGO PENGADILAN

SATKER Lembar 2. Untuk QMR JUDUL

Pada hari ini, Hari

:

Tanggal

:

Tempat

:

Telah dilaksanakan penarikan salinan dokumen

Judul:

No:

Manual Mutu Judul:

No:

SOP Jenis Dokumen

Judul:

No:

Intruksi Kerja Fomulir/Data

Judul

No:

Pendukung Dari Kepada Catatan Diserahkan oleh

(

Diterima oleh

)

(

)


Lampiran 8 : Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

LOGO SATKER

PENGADILAN

JUDUL Pada

hari

ini

tanggal……………………………,bertempat

di………………………………..,

oleh……………… ………………………………………. Telah dimusnahkan dokumen sebagai berikut: Judul Dokumen

Nomor Dokumen

Jumlah

Demikian berita acara pemusnahan dokumen dibuat. Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih ……………………..,…………………………….

Mengetahui

(

)

Disaksikan oleh

…………………………

Dilaksanakan oleh

………………….

QMR



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN REKAMAN

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-02/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN REKAMAN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Buku Kendali Rekaman. PERINGATAN Jika rekaman atau penyimpanan dokumen tidak baik, maka penelusuran dokumen sulit dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S-1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dokumen pengendalian rekaman. ALUR PROSES 1. Identifikasi status rekaman. 2. Buat master list / daftar rekaman. 3. Rekaman disimpan pada komputer ruang Tim Document Control. 4. Rekaman tidak sah harus teridentifikasi / dipisahkan.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-02/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN REKAMAN

HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-03/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Formulir Identifikasi Ketidaksesuaian 2. Formulir Laporan Hasil Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 3. Formulir Tinjauan Ulang Tindakan Perbaikan dan Pencegahan PERINGATAN Jika perbaikan dan pencegahan yang dilakukan tidak sesuai maka penelusuran dokumen sulit dilakukan. KUALIFIKASI 1. Strata 1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1.

Komputer / Laptop.

2.

Printer

3.

Scanner.

4.

Alat Tulis Kantor (ATK).

PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan perbaikan/koreksi dan pencegahan pelayanan yang tidak sesuai. ALUR PROSES 1. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan di bidangnya masing-masing, termasuk keluhan para pengguna layanan Pengadilan dengan formulir identifikasi ketidaksesuaian.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-03/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



2. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian membuat rencana tindakan koreksi dan pencegahan menggunakan formulir rencana tindakan koreksi dan pencegahan dengan persetujuan Quality Management Representative. 3. Panitera

Muda

dan

Kepala

Sub

Bagian

dan

pegawai

unit/bidangnya

melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan. 4. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian mencatat hasil tindakan koreksi dan pencegahan dalam formulir laporan hasil tindakan koreksi dan pencegahan. 5. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian menginformasikan hasil tindakan koreksi dan pencegahan, dengan mengirim formulir asli laporan hasil tindakan koreksi dan pencegahan kepada Quality Management Representative. 6. Quality Management Representative mengadakan verifikasi atas tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilakukan: a. Apabila tidak efektif, Quality Management Representative, Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian

meninjau ulang tindakan koreksi dan pencegahan

menggunakan formulir tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan; b. Panitera Muda, Kepala Sub Bagian dan pegawai melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan berdasar tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan; c. Apabila efektif, Quality Management Representative menyetujui laporan hasil koreksi dan pencegahan. 7. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian menyimpan laporan hasil tindakan korektif dan pencegahan: a. Lembar asli disimpan koordinator bidang; b. Salinan disimpan di sekretariat.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-03/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


TGL MULAI SEKARANG

BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-04/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Manual Mutu 2. Sasaran Mutu 3. Hasil audit internal PERINGATAN Jika perbaikan berkesinambungan tidak dilakukan, maka permasalahan dan ketidaksesuaian akan susah diperbaiki/diatasi. KUALIFIKASI 1. Strata 1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan prosedur berkesinambungan dari perbaikan/koreksi. ALUR PROSES 1. Sosialisasi Manajemen Mutu kepada semua pegawai. 2. Identifikasi Masalah mutu. 3. Menganalisa masalah dan penyebab masalah. 4. Membuat rencana penyelesaian masalah dan rencana kegiatan.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-04/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



5. Implementasi rencana kegiatan. 6. Pengukuran hasil. 7. Standarisasi Hasil Pencapaian.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-04/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT

DASAR HUKUM 1. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 2. Panduan Audit Sistem Manajemen ISO 19011 : 2011 KETERKAITAN 1. Formulir Program Audit 2. Formulir Jadwal Pelaksanaan Audit 3. Formulir Surat Pemberitahuan Audit 4. Formulir Daftar Pertanyaan Audit 5. Formulir Daftar Hadir Audit 6. Formulir Laporan Ketidaksesuaian 7. Formulir Laporan Observasi/Saran 8. Formulir Rekapitulasi Laporan Ketidaksesuaian 9. Formulir Laporan Rekapitulasi Hasil Verifikasi Tindakan Perbaikan/ Pencegahan 10. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal PERINGATAN Jika audit internal internal tidak dilaksanakan, maka identifikasi dan permasalahan, perbaikan dan pencegahan tidak dapat dilakukan. PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer/Laptop 2. Printer/Scanner 3. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen PENANGGUNG JAWAB Ketua Tim Internal Audit.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



KRITERIA PENCAPAIAN Audit internal dilaksanakan dan dilakukan secara berkala. ISTILAH / DEFINISI 1. Audit adalah suatu proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi penerapan Sistem Manajemen Mutu Akreditasi. 2. Audit Internal adalah audit Sistem Manajemen Mutu Akreditasi yang dilakukan oleh personil (auditor) internal. 3. Auditor

adalah pegawai yang telah mengikuti Pelatihan Audit Internal dan

memiliki kompetensi untuk melakukan audit. 4. Ketua Tim Auditor adalah salah satu auditor senior yang ditunjuk untuk memimpin

dan

mengkoordinasikan

seluruh

anggota

tim

auditor

dalam

pelaksanaan audit internal. 5. Auditee adalah pegawai yang bertanggung jawab terhadap bagian yang diaudit. 6. Ketidaksesuaian (Non Conformity) adalah tidak dipenuhinya persyaratan Sistem Manajemen Mutu Akreditasi dan atau persyaratan lain yang berlaku. 7. Tindakan Perbaikan adalah suatu tindakan yang bertujuan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat audit atau di luar audit PIHAK TERKAIT 1. Ketua 2. Wakil 3. Document Control 4. Ketua Tim Auditor 5. Auditor 6. Auditee



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



STANDAR MUTU 1. Prosedur Audit Mutu Internal mengatur tentang persiapan, pelaksanaan dan tindak lanjut hasil audit internal 2. Persiapan audit internal meliputi beberapa kegiatan sebagai berikut: a. Menyusun program audit Program audit berisi kriteria/standar audit, ruang lingkup audit dan tata waktu pelaksanaan audit setiap bagian selama periode tertentu. Audit Mutu Internal dilakukan sebanyak dua kali dalam satu tahun. Program audit disusun oleh Document Control, diperiksa oleh Wakil dan disahkan oleh Ketua. b. Menunjuk Tim Auditor Penunjukan dan penerbitan Surat Keputusan Tim Auditor dilakukan oleh Ketua atas usulan Wakil Ketua. c. Menyusun jadwal audit. Jadwal audit berisi tentang tata waktu pelaksanaan audit dalam satuan jam. Jadwal audit disusun oleh Ketua Tim Auditor dan disahkan oleh Wakil Ketua. d. Mendistribusikan surat pemberitahuan audit. Surat pemberitahuan audit disusun oleh Document Control dan disahkan oleh Wakil Ketua. Undangan Audit dilampiri dengan jadwal audit yang telah disahkan oleh Wakil Ketua, kemudian didistribusikan kepada seluruh bagian terkait. e. Menyusun daftar pertanyaan audit Daftar pertanyaan audit disusun oleh Tim Auditor sesuai dengan klausulklausul persyaratan Sistem Manajemen Mutu Akreditasi dan unit kerja yang akan diaudit. Daftar pertanyaan audit disahkan oleh Ketua Tim Auditor. 3. Pelaksanaan audit internal meliputi beberapa kegiatan sebagai berikut: a. Melakukan opening meeting (rapat pembukaan audit).



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



Opening meeting dihadiri oleh Tim Auditor dan Auditee. Agenda opening meeting sekurang-kurangnya adalah perkenalan tim auditor, tata cara audit, bagian-bagian yang diaudit dan jadwal audit. Opening meeting dipimpin oleh Ketua Tim Auditor. Seluruh peserta yang hadir dalam opening meeting harus menandatangani Daftar Hadir. b. Melakukan audit kecukupan dokumen Audit kecukupan dokumen dimaksudkan untuk mengetahui ketersediaan dokumen Sistem Manajemen Mutu dibandingkan dengan Standar Sistem Manajemen Mutu Akreditasi. c. Melakukan audit lapangan Audit lapangan dimaksudkan untuk mengetahui penerapan standar dan dokumen Sistem Manajemen Mutu Akreditasi. Pada saat melakukan audit lapangan Tim Auditor harus didampingi oleh masing-masing penangung jawab unit kerja yang sedang diaudit. d. Menyusun laporan hasil audit Laporan hasil audit disusun oleh Tim Auditor. Laporan hasil audit sekurangkurangnya berisi Laporan Ketidaksesuaian (Non Conformity Report) dan Laporan Observasi/Saran. e. Melakukan closing meeting (rapat penutupan audit) Closing meeting dimaksudkan untuk menyampaikan laporan hasil audit kepada auditee. Closing meeting dipimpin oleh Ketua Tim auditor. Auditee diberikan kesempatan untuk menyanggah hasil temuan tim audtor sebelum Laporan Ketidaksesuaian ditandatangani oleh auditor dan auditee. Setiap peserta yang hadir dalam closing meeting harus menandatangani daftar hadir. f. Auditor menyusun laporan pelaksanaan audit internal. g. Ketua Tim Auditor menyerahkan Laporan Hasil Audit kepada Wakil. h. Document Control mengarsip laporan hasil audit internal.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



4. Tindak lanjut hasil audit internal meliputi beberapa kegiatan sebagai berikut: a. Auditee melakukan analisa akar penyebab masalah terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan. b. Auditee menyusun program tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian dan observasi (saran) yang ditemukan. c. Auditee melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian dan observasi sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan. d. Auditor melakukan verifikasi hasil tindakan perbaikan yang telah dilakukan. Kemudian Auditor memberikan status (CLOSE atau OPEN) terhadap tindakan perbaikan tersebut. MEKANISME 1. Mekanisme Perencanaan Audit Internal No.

Bagian

1.

Mulai

2.

Document Control

Deskripsi Aktivitas

Menyusun Program Audit dengan mengisi Formulir Program Audit

3.

Wakil

Memeriksa Formulir Program Audit

4.

Ketua

Mengesahkan Program Audit.

5.

Wakil

Mengusulkan susunan/nama-nama Tim Auditor kepada Kepala

6.

Ketua

Menunjuk dan Menerbitkan SK Tim Auditor



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT 7.

Document Control

Mendistribusikan SK Penunjukan Tim Auditor kepada para seluruh Tim Auditor

8.

Ketua Tim Auditor

Menyusun jadwal audit dengan mengisi Formulir Jadwal Pelaksanaan Audit

9.

Wakil

Mengesahkan jadwal pelaksanaan audit.

10.

Document Control

Menyusun surat pemberitahuan audit dengan mengisi Formulir Surat Pemberitahuan Audit .

11.

Wakil

Mengesahkan surat pemberitahuan audit yang dilampiri dengan jadwal audit.

12.

Document Control

Mendistribusikan surat pemberitahuan audit kepada Bagian Terkait.

13.

Tim Auditor

Menyusun daftar pertanyaan audit dengan mengisi Formulir Daftar Pertanyaan Audit

14.

Ketua Tim Auditor

15.

Selesai

Mengesahkan daftar pertanyaan audit.

2. Mekanisme Pelaksanaan Audit Internal No.

Bagian

1.

Mulai

2.

Tim Auditor dan Auditee

Deskripsi Aktivitas

Melakukan opening meeting dan mengisi Formulir Daftar Hadir Audit.

3.

Tim Auditor

Melakukan audit kecukupan dokumen dengan berpedoman pada Daftar Pertanyaan Audit

4.

Auditee

Mendampingi auditor pada saat audit kecukupan dokumen

5.

Tim Auditor

Melakukan audit lapangan dengan berpedoman pada Daftar Pertanyaan Audit

6.

Auditee

Mendampingi auditor pada saat audit lapangan

7.

Tim Auditor

Menyusun laporan ketidaksesuaian dengan mengisi



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT Formulir Laporan Ketidaksesuaian.

7. 8.

Tim Auditor

Menyusun laporan observasi dengan mengisi Formulir Laporan Observasi/Saran.

9.

Tim Auditor

Membuat rekapitulasi laporan ketidaksesuaian dengan mengisi Formulir Rekapitulasi Laporan Ketidaksesuaian

10.

11.

Ketua Tim Auditor dan

Melakukan closing meeting (rapat penutupan audit) dan

Auditee

mengisi Formulir Daftar Hadir Audit

Tim Auditor

Menyusun laporan pelaksanaan audit internal dan mengisi Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal

12.

KetuaTim Auditor

Menyerahkan laporan pelaksanaan audit internal kepada Wakil

13.

Document Control

14.

Selesai

Mengarsip laporan pelaksanaan audit internal

3. Mekanisme Tindak Lanjut Audit Internal No.

Bagian

1.

Mulai

2.

Auditee

Deskripsi Aktivitas

Melakukan rapat koordinasi untuk membahas temuan hasil audit mutu internal.

3.

Auditee

Melakukan analisa akar penyebab masalah terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan. Kemudian menuangkannya dalam Formulir Laporan Ketidaksesuaian

4.

Auditee

Menyusun rencana/program tindakan perbaikan/pencegahan terhadap ketidaksesuaian dan observasi (saran) yang ditemukan. Kemudian menuangkannya dalam Formulir Laporan Ketidaksesuaian dan Formulir Laporan Observasi/Saran.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT 5.

Auditee

Melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian dan observasi sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.

6.

Auditor

Melakukan verifikasi hasil tindakan perbaikan/pencegahan yang telah dilakukan auditee. Kemudian Auditor memberikan status (CLOSE atau OPEN) terhadap tindakan perbaikan/pencegahan tersebut. Dan menuangkannya dalam Formulir Laporan Ketidaksesuaian

7.

Ketua Tim Auditor

Mengisi Formulir Laporan Rekapitulasi Hasil Verifikasi Tindakan Perbaikan/Pencegahan.

8.

Ketua Tim Auditor

Menyerahkan laporan hasil verifikasi tindakan perbaikan kepada Wakil

9.

Wakil

Menerima laporan hasil verifikasi tindakan perbaikan.

10.

Document Control

Mengarsip laporan hasil verifikasi tindakan perbaikan

11.

Selesai


Lampiran 1 : PROGRAM AUDIT Nama Institusi : Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang Tahun : 2017 No. 1. a. b. c.

2. a. b. c.

3. a. b. c.

Kegiatan / Bagian

1

2

3

4

5

Bulan 6 7

8

9

10

11

12

Audit Internal Perencanaan Audit Internal Pelaksanaan audit internal Tindakan perbaikan hasil audit internal Audit oleh Lembaga Sertifikasi ISO Perencanaan audit external Pelaksanaan audit external Tindakan perbaikan hasil audit external Audit oleh Mahkamah Agung Perencanaan audit oleh MA Pelaksanaan audit oleh MA Tindakan perbaikan hasil audit oleh MA

Bagian/Jabatan

: :

Disusun oleh : Ketua Tim Auditor

Disetujui oleh : Kepala

Tanda Tangan Nama Tanggal

:


Lampiran 2 : JADWAL PELAKSANAAN AUDIT Tanggal Audit

: ___________________

Tujuan Audit

:

Ruang Lingkup Audit :

Tim Audit

Hari/ Tanggal, Jam

:

Bagian atau Kegiatan yang diaudit

Bagian/Jabatan

Auditee

: :

Auditor


Keterangan



:


Lampiran 3 : SURAT PEMBERITAHUAN AUDIT

No. Lampiran Hal

: _____________________ : Jadwal Audit : Pemberitahuan Audit

Tanggal : _____________

Kepada Yth : __________________________

Dengan hormat Diberitahukan kepada seluruh Bagian/Unit Kerja di lingkungan ...... Manejemen Mutu ISO 9001:2015 akan dilaksanakan pada: Hari Tanggal Pukul Tempat :

bahwa Audit Internal Sistem

: : :

Mengingat pentingnya kegiatan tersebut harap Bapak/Ibu/Saudara mempersiapkan diri sebaik-baiknya. Terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Tim Auditor Internal


Lampiran 4 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT Bagian

:

Tanggal

:

Auditee

:

Standar/Acuan

:

Kecukupan Dokumen/Rekaman; Kepatuhan thd Peraturan/Standar; Kesesuaian & Konsistensi Implementasi

No.

Pertanyaan

1 2

Jelaskan tentang pekerjaan/tupoksi Anda ! Bagaimana Anda menjalankan SOP/peraturan dalam melaksanakan pekerjaan/tupoksi Anda ? Mengapa SOP/peraturan tersebut penting Anda lakukan ? Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan SOP/peraturan tersebut ? Kapan SOP/peraturan tersebut dilaksanakan ? Apa buktinya bahwa SOP/peraturan tersebut sudah Anda laksanakan ? Di mana Anda menyimpan/meletakkan dokumen/arsip yang merupakan bukti pelaksanaan SOP/peraturan tersebut ? Tunjukkan ! Apa saja kendala yang Anda hadapi dalam menjalankan SOP/peraturan tersebut ? Apa saja manfaat adanya SOP/peraturan tersebut ? Apa masukan/saran Anda untuk perbaikan SOP/peraturan tersebut ?

3 4 5 6 7

8 9 10

Bagian/Jabatan

: :

Disusun oleh : Anggota Tim Auditor

Status (YES/NO)

Disetujui oleh : Ketua Tim Auditor


:


Lampiran 5 : DAFTAR HADIR AUDIT INTERNAL Hari Tanggal Pukul Kegiatan NO

: : : :

1) OPENING MEETING ; 2) CLOSING MEETING NAMA PESERTA

Bagian/Jabatan

JABATAN

: :

Disiapkan oleh : Ketua Tim Auditor

TANDA TANGAN

Diketahui oleh : Kepala


:


Lampiran 6 : LAPORAN KETIDAKSESUAIAN

No. LKS / NCR

:

Bagian

:

Tanggal :

Dokumen Rujukan : Deskripsi Ketidaksesuaian : (diisi oleh auditor)

Kategori Ketidaksesuaian : MAYOR / MINOR Auditor

Auditee

(---------------TTD--------------) Akar penyebab ketidaksesuaian : (diisi oleh auditee)

(--------------TTD-------------)

Rencana Tindakan Korektif dan Pencegahan : (diisi oleh auditee)

Target diselesaian pd tanggal : …..………..

Auditee

: (---------TTD---------)

Verifikasi Hasil Tindakan Perbaikan/Pencegahan : (diisi oleh auditor)

Status

: CLOSE / OPEN

Tanggal : ----------------------

Auditor

: (--------------TTD-------------)


Lampiran 7 : LAPORAN OBSERVASI/SARAN Periode/Bulan : Tujuan Audit : Ruang Lingkup : No. OBS

Bagian

Uraian Observasi/Saran *)

Rencana Tindakan Perbaikan / Tindakan Pencegahan **)

Keterangan: *) Diisi oleh Auditor; **) Diisi oleh Auditee

Bagian/Jabatan

: :


Disetujui oleh : Wakil Manajemen


:


Lampiran 8 : REKAPITULASI LAPORAN KETIDAKSESUAIAN Periode/Bulan : Tujuan Audit : Ruang Lingkup : No.

Bagian

Uraian Ketidaksesuaian

Bagian/Jabatan

: :


Status (Mayor / Minor)

Disetujui oleh : Wakil Manajemen


:


Lampiran 9 : LAPORAN VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN HASIL AUDIT

PERIODE/BULAN AUDIT : _______________

No.

No. NCR

No. OBS

Bagian

Tindakan Perbaikan

Bagian/Jabatan Tanda Tangan Nama Tanggal

: :

Tgl. Target Selesai

Tgl. Verifikasi


Auditor

Status OPEN/ CLOSE

Ketera ngan


:


Lampiran 10 : LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL Laporan Pelaksanaan Audit Internal Di …… 1. Periode audit

: Tahun 201

2. Tujuan audit

: Mengevaluasi kesesuaian implementasi ISO 9001:2015

3. Tanggal audit

: ….

4. Tim Auditor a. Ketua tim b. Sekretaris c. Anggota

: : …. :… : 1) … 2) …. 3) …. 4) …. 5) ….

5. Bidang yang diaudit: a. Kepala pengadilan b. Bagian … c. Bagian … d. Bagian…. e. …dst. 6. Hasil audit a. Kelebihan (hal-hal positif ) : - … - … - … - …. b. Ketidaksesuaian (LKS/NCR): - … - … - … - … c. Observasi (saran) : - … - … - … 7. Kesimpulan Pelaksanaan ISO 9001:2015 di …… telah berjalan dengan baik dan perlu terus ditingkatkan. Namun demikian, masih perlu dilakukan beberapa perbaikan, terutama mengenai……..


8. Lampiran a. Program audit b. Undangan audit c. Jadwal audit d. Daftar hadir audit e. Daftar pertanyaan audit f. Laporan ketidaksesuaian g. Laporan observasi h. Rekapitulasi laporan ketidaksesuaian i. Laporan verifikasi tindakan perbaikan



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-05/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

NO DAHULU

SEKARANG

BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-06/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Hasil Analisis Komunikasi Dengan Pengguna Layanan Pengadilan dan Rencana Tindak lanjut PERINGATAN Jika komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan tidak baik, maka pengambilan data dan survei sulit dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S-1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop 2. Printer 3. Scanner 4. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES a. Tim survei menentukan metode yang akan dipakai untuk komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan (temu langsung dengan pengguna layanan Pengadilan). b. Tim survei melaksanakan komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan. c. Tim survei mengumpulkan dan mencatat hasil komunikasi.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-06/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



d. Tim survei melakukan analisis hasil komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan. e. Tim survei melaporkan hasil analisis komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan kepada Quality Management Representative. f. Quality Management Representative dan Tim Survei melaporkan hasil kepada Ketua Pengadilan Negeri. g. Ketua Pengadilan Negeri, Quality Management Representative, Tim Survei menyusun Rencana Tindak Lanjut Komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-06/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENGAMBILAN SAMPLING

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-07/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PENGAMBILAN SAMPLING

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Register Kunjungan Pengguna layanan Pengadilan PERINGATAN Jika Instruksi Kerja Sampling ini tidak dilakukan dengan benar, maka pengambilan sample/data menjadi tidak valid dan tidak relevan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Strata 1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop 2. Printer 3. Scanner 4. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES 1. Tim survei menggunakan metode pengambilan sampel secara acak sederhana (random sampling) dalam kurun waktu 6 bulan untuk dianalisis setiap 6 bulan. 2. Tim survei menghitung jumlah sampel yang akan disurvei dengan rumus Jumlah sampel = (9+1) x 10 = 100 (jumlah item pertanyaan/pernyataan+1)x10 sampel minimal) 3. Tim survei mendokumentasikan hasil perhitungan



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-07/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PENGAMBILAN SAMPLING

HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA SURVEI KEPUASAN PENGGUNA PENGADILAN

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-08/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA SURVEI KEPUASAN PENGGUNA PENGADILAN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Manual Mutu 2. Quesioner Survei Kepuasan Pengguna Layanan Pengadilan 3. Instruksi Kerja Sampling 4. Laporan Hasil Survei PERINGATAN Jika survei kepuasan pengguna layanan Pengadilan tidak dilakukan, maka tidak ada data dari pengguna layanan yang digunakan untuk peningkatan pelayanan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner 4. Questioner / angket 5. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES 1. Tim survei menentukan metode survei yaitu dengan mengisi questioner. Questioner berisi pertanyaan tertutup dan terbuka. Besarnya sample ditentukan berdasarkan rumus, metode pengambilan sample dengan cara acak. Analisis



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-08/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



hasil survei dilakukan dengan cara statistik deskriptif. 2. Tim survei membuat instrument berupa questioner dengan pertanyaan tertutup (pilihan ganda) dan terbuka (esay) mengenai penilaian pengguna layanan Pengadilan terhadap kualitas pelayanan Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang dan harapan pengguna layanan Pengadilan mengenai kualitas pelayanan yang diinginkan. 3. Tim survei, memperbanyak questioner, menentukan jadwal pelaksaan survei, menentukan pegawai survei. 4. Tim survei melakukan survei sesuai jadwal. Survei dilakukan kepada pengguna layanan Pengadilan yang berkunjung ke Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang dengan didampingi oleh petugas survei. 5. Pengguna layanan Pengadilan diminta mengisi questioner, bila ada pertanyaan quesioner yang kurang jelas bisa ditanyakan kepada petugas survei. Pengguna layanan Pengadilan yang tidak bisa membaca dibantu oleh petugas survei. 6. Petugas survei mengecek pengisian questioner apabila belum lengkap meminta sample untuk melengkapi. 7. Quesioner yang telah diisi dikumpulkan oleh pegawai diserahkan kepada Ketua Tim Survei, apabila sudah terkumpul semua sample kemudian dilakukan analisis. 8. Tim Survei menganalisis questioner yang sudah terisi dengan deskriptik analitik dengan menggambarkan prosentase dari masing-masing jawaban tertutup, sedang untuk pertanyaan terbuka dilakukan coding. 9. Tim Survei menyajikan hasil analisis dalam bentuk deskriptif. Hasil analisis diserahkan kepada Management Representative untuk ditindak lanjuti.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-08/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA SURVEI HARIAN

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-09/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA SURVEI HARIAN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Formulir Tabulasi hasil Survei Harian 2. Formulir Rekapitulasi Survei harian pada setiap bulan. 3. Hasil Grafik Survei Harian pada setiap bulan. PERINGATAN Jika survei harian tidak dilakukan maka tidak diketahui data kepuasan pengguna layanan pengadilan pada setiap harinya. KUALIFIKASI PENGGUNA 1. (S1) 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Angket survei harian 2. Komputer / Laptop. 3. Printer 4. Scanner. 5. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan survei harian kepuasan pengguna layanan pengadilan secara berkesinambungan pada setiap harinya. ALUR PROSES 1. Tim survei menyebarkan angket survei harian dengan pilihan jawaban PUAS atau TIDAK PUAS pada setiap bidang pada Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-09/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



2. Pegawai Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang/petugas mempersilahkan pengguna layanan Pengadilan untuk mengisi form survei tersebut dengan pilihan yang bertuliskan PUAS apabila pengguna layanan Pengadilan merasa puas, atau yang bertuliskan TIDAK PUAS apabila pengguna layanan Pengadilan merasa tidak puas terhadap pelayanan yang diberikan oleh Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. 3. Tim survei mentabulasi hasil survei harian dari tiap bidang setiap akhir bulan. 4. Tim Survei merekap hasil tabulasi setiap akhir bulan. 5. Tim survei membuatkan grafik dari hasil tabulasi untuk setiap bidang. 6. Hasil grafik diserahkan kepada Quality Management Representative untuk didistribusikan kepada tiap bagian. 7. Quality Management Representative bersama koordinator bidang mengevaluasi hasil survei bulanan.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-09/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA ANALISIS TERHADAP PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN

Disiapkan oleh

:

H. ABD. RASYID FATAH, S.SOS NIP 19600823 198503 1 001

Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-10/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA ANALISIS TERHADAP PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Hasil Survei Analisis Persyaratan Pengguna layanan Pengadilan 2. Hasil Analisis Persyaratan Pengguna layanan Pengadilan PERINGATAN Jika analisis ini tidak berjalan baik maka survei dan pengambilan sample tidak maksimal. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES 1. Tim Survei melakukan pengambilan data pada pengguna layanan Pengadilan. 2. Tim Survei mengolah data yang berhubungan dengan persyaratan pengguna layanan

Pengadilan,

dan

melakukan

coding

dengan

mengelompokkan

persyaratan yang sama/mempunyai kemiripan. 3. Quality Management Representative menerima hasil analisis dari Tim Survei.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-10/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



4. Quality Management Representative, Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian terkait menganalisis persyaratan pengguna layanan Pengadilan yang akan dilaksanakan dengan hal-hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain : a. Mendesak atau tidak; b. Banyaknya jumlah permintaan; c. Kemungkinan direalisasi; d. Perundang-undangan yang berlaku. 5. Quality Management Representative menyerahkan hasil analisis persyaratan pengguna layanan Pengadilan kepada Ketua Pengadilan Negeri untuk disetujui 6. Quality Management Representative mendistribusikan hasil analisis persyaratan pengguna layanan Pengadilan : a. Satu lembar untuk disimpan Quality Management Representative; b. Satu lembar diserahkan kepada Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian terkait untuk disimpan dan dilaksanakan; c. Satu lembar untuk Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-10/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-11/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN SOP seluruh bidang pada Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. PERINGATAN Jika pengendalian pelayanan dokumen tidak sesuai dokumen maka penelusuran dokumen sulit dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S1 2. SMA PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan pelayanan dokumen yang tidak sesuai. ALUR PROSES 1. Pegawai mencatat hasil/tanda yang terjadi akibat pelayanan yang tidak diharapkan. 2. Pegawai melakukan penanganan terhadap akibat yang tidak diharapkan dari pengguna layanan pengadilan, sesuai dengan Standar Operasional Prosedur. 3. Pegawai melaporkan akibat-akibat itu kepada Panitera Muda/Kepala Sub Bagian sesuai bidang masing-masing.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-11/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



4. Panitera Muda/Kepala Sub Bagian sesuai bidang masing-masing melaporkan akibat-akibat / masalah itu untuk dibahas dalam pertemuan komunikasi internal dengan melibatkan semua bidang yang terkait dalam Tim Penjaminan Mutu dan Quality Management Representative. 5. Apabila diperlukan, pegawai melakukan tindak lanjut terhadap pengguna layanan Pengadilan yang mengalami akibat tersebut. 6. Susun rencana tindak lanjut. 7. Panitera Muda/Kepala Sub Bagian mendokumentasikan semua catatan.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-11/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI

HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-12/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Buku Keluhan Pengguna Layanan Pengadilan PERINGATAN Jika penanganan terhadap keluhan pengguna layanan pengadilan tidak dilakukan, maka perbaikan dan peningkatan pelayanan publik tidak akan tercapai. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S - 1 2. SMA PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer/Laptop 2. Printer/Scanner 3. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan keluhan pengguna layanan di Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. ALUR PROSES 1. Quality Management Representative memperoleh keluhan pengguna layanan dari buku bantu Keluhan Pengguna Layanan Pengadilan. 2. Quality Management Representative menganalisis dengan mengelompokkan keluhan berdasar bidang beserta saran dan permasalahannya. 3. Quality Management Representative melaporkan hasil analisis terhadap keluhan pengguna layanan Pengadilan kepada Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-12/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



4. Quality Management Representative berdiskusi dengan Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang, para Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian yang terkait untuk menindaklanjuti keluhan pengguna layanan Pengadilan setiap bulan. 5. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian terkait melakukan rencana tindak lanjut sesuai dengan keluhan pengguna layanan Pengadilan.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-12/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA QUALITY MANAGEMENT REPRESENTATIVE

Disiapkan oleh

:

H. ABD. RASYID FATAH, S.SOS NIP 19600823 198503 1 001

Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-13/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA QUALITY MANAGEMENT REPRESENTATIVE

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Manual Mutu Pengadilan Negeri Kuala Sidenreng Rappang tahun 2017 PERINGATAN Jika Instruksi Kerja Quality Management Representative (QMR) tidak dilakukan dengan baik, maka manajemen mutu tidak akan berjalan dengan baik. KUALIFIKASI PENGGUNA 1. S-1 2. SMA PERALATAN PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner 4. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan Instruksi Kerja Quality Management Representative. ALUR PROSES 1. Quality Management Representative ditunjuk oleh Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang berdasarkan Keputusan Sidenreng Rappang. 2. Quality Management Representative mengkoordinasikan kegiatan internal audit dan survei kepuasan pengguna layanan pengadilan. 3. Melaksanakan komunikasi internal dengan bukti berupa daftar hadir rapat, agenda dan notulen rapat.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-13/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



4. Melaksanakan rapat tinjauan manajemen dengan bukti berupa daftar hadir rapat, agenda dan notulen rapat. 5. Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan upaya-upaya perbaikan kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu/Top Manager. 6. Meningkatkan kesadaran terhadap persyaratan pengguna layanan pengadilan. 7. Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. 8. Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh pegawai.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-13/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI INTERNAL

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-14/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI INTERNAL

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Seluruh unit/bagian Kepaniteraan dan Kesekretariatan di Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang PERINGATAN Jika komunikasi internal tidak baik, maka bisa terjadi salah informasi atau kesalahpahaman yang dapat mengganggu kinerja. KUALIFIKASI PENGGUNA 1. S-1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES 1. Komunikasi internal Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang a. Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang mengadakan rapat setiap bulan sekali dihadiri oleh semua Hakim, Pegawai dan Pramubakti/Honorer serta pertemuan yang bersifat insidentil apabila diperlukan. b. Semua semua Hakim, Pegawai dan Pramubakti/Honorer yang hadir mengisi daftar hadir.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-14/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



c. Sekretaris atau pegawai lain mencatat notulensi hasil pertemuan. 2. Komunikasi internal Panitera Muda/Kepala Sub Bagian a. Panitera Muda/Kepala Sub Bagian mengadakan komunikasi internal setiap 2 (dua) minggu sekali dihadiri oleh semua pegawai Kepaniteraan/Sub Bagian tersebut dan pertemuan tambahan apabila diperlukan. b. Semua pegawai yang hadir mengisi daftar hadir. c. Panitera Muda/Kepala Sub Bagian menunjuk salah satu pegawai/staf sebagai petugas pencatat notulensi hasil pertemuan. d. Petugas yang ditunjuk mencatat notulensi hasil pertemuan.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-14/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI INTERNAL

HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU



LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Disiapkan oleh

:


Diperiksa oleh

:


Disahkan oleh

:




NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-15/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH


INSTRUKSI KERJA RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Surat Undangan Rapat Tinjauan Manajemen 2. Notulen Hasil Rapat Tinjauan Manajemen 3. Daftar Hadir Peserta PERINGATAN Jika Rapat Tinjauan Manajemen tidak dilaksanakan, maka sistem manajemen mutu tidak berjalan secara efektif. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S2- Hukum 2. S1- Komputer 3. D3 4. SMA PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer/Laptop 2. Printer/Scanner 3. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. PROSES 1. Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan 6 (enam) bulan sekali. 2. Sebelum pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen, Sekretaris menentukan masalah yang akan dibahas.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-15/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



3. Sekretaris menentukan peserta Rapat Tinjauan Manajemen berdasar masalah yang akan dibahas. 4. Sekretaris membuat undangan rapat dan mengedarkannya kepada seluruh peserta rapat. 5. Input informasi yang diperlukan sebagai bahan Rapat Tinjauan Manajemen meliputi : a. Status tindakan perbaikan dari Rapat Tinjauan Manajemen sebelumnya; b. Perubahan kondisi eksternal dan internal yang relevan dengan pelaksanaan sistem menajemen mutu; c. Informasi tentang kinerja dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu; d. Kucukupan sumberdaya yang diperlukan; e. Efektivitas tindakan untuk mengatasi risiko dan memanfaatkan peluang; f. Peluang untuk melakukan tindakan perbaikan. 6. Agenda Rapat Tinjauan Manajemen berkaitan dengan : a. Hasil-hasil Audit (eksternal dan internal); b. Umpan balik pelanggan; c. Sasaran mutu; d. Hasil analisis kinerja proses; e. Hasil analisis produk/jasa; f. Status tindakan koreksi dan pencegahan; g. Hasil tindaklanjut Rapat Tinjauan Manajemen terdahulu; h. Saran/usulan perbaikan dari berbagai pihak; i. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. 7. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen berkaitan dengan tindakan: a. Peningkatan sistem manajemen mutu dan prosesnya; b. Peningkatan produk terkait kebutuhan pelanggan;



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-15/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



c. Sumber daya yang diperlukan. 8. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dicatat dalam notulensi atau berita acara yang ditandatangani oleh pimpinan rapat. 9. Sekretaris menyimpan dokumen notulensi Rapat Tinjauan Manajemen yang asli. 10. Sekretaris menggandakan notulensi rapat, kemudian mendistribusikannya kepada pihak yang terkait. 11. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dipakai acuan untuk melakukan tindakan perbaikan.



NOMOR DOKUMEN

W22.U18/IK/KS-15/2017

TANGGAL PEMBUATAN

20 Januari 2017

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

1 Februari 2017

DISAHKAN OLEH



HISTORIS PERUBAHAN

NO


SEKARANG

TGL MULAI BERLAKU


2017 tentang Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen

Recommend Documents