2009 Nederlands Huisartsen Genootschap

2,+4VEOXMNO;MN^IV

+BBSWFSTMBH+BBSQMBO &FOMFJESBBEWPPSEFPSHBOJTBUJF WBOEF[PSH

.EEVZIVWPEKNEEVTPER

6USFDIU KBOVBSJ

1

2Praktijkwijzer_Jaarverslag.indd 1

19-02-2009 17:40:07

© 2009 Nederlands Huisartsen Genootschap Deze uitgave bevat materiaal dat is ontwikkeld door het Nederlands Huisartsen Genootschap. De praktijkwijzer (PW) is bedoeld als een hulpmiddel voor de systematische verbetering van de praktijkvoering rond een bepaald onderwerp; het betreft vooral onderwerpen waarbij de praktijkondersteuner een rol gaat spelen in de huisartsenpraktijk. In huisartsenpraktijken en door de HBO-instellingen die praktijkondersteuners opleiden, kan deze uitgave vrijelijk worden gebruikt. Waar in deze uitgave ‘praktijkondersteuner’ staat, wordt ook de ‘praktijkverpleegkundige’ bedoeld. In geval anderen van deze uitgave gebruik willen maken of indien de uitgave voor andere doeleinden of in een ander verband wordt gebruikt, geldt het volgende: Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het NHG. 2


19-02-2009 17:40:07

Inhoudsopgave

Algemeen

5

Voorwoord

7

Inleiding

9

Het gebruik van de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan

11

Deel I

Motivering/Organisatorische aspecten

15

Hoofdstuk 1. Waarom een jaarverslag/jaarplan in de huisartsenpraktijk? 1.1 Wettelijke kader 1.2 Bijdrage aan het kwaliteitsbeleid 1.3 Intern of extern?

16 16 17 18

Hoofdstuk 2. Planning

19

Hoofdstuk 3. Distributie

26

3


19-02-2009 17:40:07

Inhoudsopgave

Deel II.

Het maken van een jaarverslag

Hoofdstuk 4. Onderdelen van het jaarverslag 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

De inleiding Over infrastructuur en organisatie Over het team Over de patiënten Over de werkbelasting Over het medisch handelen Over verslaglegging en voorlichting Over het kwaliteitsbeleid De samenvatting

35 36 36 37 38 39 41 44 47 47 49

Deel III. Het opstellen van een jaarplan

51

Hoofdstuk 5. Het verzamelen van onderwerpen

52

Hoofdstuk 6. Het kiezen van onderwerpen

54

Hoofdstuk 7. Het schrijven van een jaarplan

57

Deel IV.

Achtergrondinformatie

61

Hoofdstuk 8. Kwaliteitsindicatoren

62

Hoofdstuk 9. Kwaliteitscirkel

65

Hoofdstuk 10. Begrippen

70

Hoofdstuk 11. Data

74

4


19-02-2009 17:40:07

Algemeen

Voorwoord

7

Inleiding

9


11

5


19-02-2009 17:40:07

6


19-02-2009 17:40:07

Voorwoord

Een aantal huisartsenpraktijken en gezondheidscentra stellen elk jaar een jaarverslag samen. Dit jaarverslag wordt primair gebruikt voor de evaluatie van de praktijkvoering door de medewerkers van de praktijk en biedt uitstekende mogelijkheden om van jaar tot jaar plannen te maken om kleine en grote verbeteringen te bereiken; het verslag is ook voor anderen een goede manier om inzicht te krijgen in de werkwijze van een praktijk. Het maken van een jaarverslag werkt ‘verslavend’: als je er eenmaal aan begint, wil je de ontwikkelingen volgen. Het maken van een jaarverslag en een plan voor het komend jaar is tot nu toe geen gemeengoed, maar er zijn ontwikkelingen die ervoor zorgen dat daar verandering in komt. Zo vragen patiënten, overheid en financiers meer inzicht in het reilen en zeilen van de huisartsenpraktijk. Want hoewel de huisartsenzorg in Nederland waarschijnlijk tot de beste in de wereld behoort, is er sprake van een (te) grote variatie in kwaliteit. Er zijn praktijken die patiënten op een uitstekende manier volgens de ‘state of the art’ van dienst zijn, maar ook praktijken die de toets der kritiek niet kunnen doorstaan. Het NHG streeft ernaar de kwaliteit van het medisch handelen en de praktijkvoering te onderzoeken en waar nodig te bevorderen. Om dat te bereiken biedt het NHG de mogelijkheid om de praktijk te laten accrediteren: met behulp van het Visitatie Instrument Accreditering wordt de praktijk eens in de drie jaar doorgelicht.1 Verbeteringen worden vastgelegd in een jaarplan en jaarlijks wordt aan de hand van het jaarverslag de stand van zaken onder de loep genomen. De cirkel om kwaliteit te waarborgen en te verbeteren is rond, een cyclus is in gang gezet. Wat is de stand van zaken? Wat pakken we aan en hoe doen we dat? Wat zijn de resultaten? Hoe sturen we bij? Als handreiking bij het maken van een jaarverslag en het opstellen van plannen voor het komende jaar heeft het NHG deze PraktijkWijzer samengesteld. De PraktijkWijzer geeft u een indruk van de gegevens die u kunt verzamelen en van de referentiegegevens waartegen u die kunt afzetten. We verwachten dat reflectie op het eigen handelen zich in betere zorg zal vertalen. Ook de PraktijkWijzer zelf zal onderwerp van reflectie zijn en zeker evolueren naar een hoger, en vooral digitaal geavanceerder, niveau. De ontwikkelingen op het gebied van kwaliteitsindicatoren, huisartsinformatiesystemen, uitwisselbaarheid van gegevens, eenduidige omschrijving van data et cetera zijn nog in volle gang en beïnvloeden elkaar. We hopen dat het voor de huisarts met de hulp van de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan een stuk gemakkelijker wordt om een jaarverslag/jaarplan te maken. Als het aangeboden format door velen wordt gebruikt, ontstaat de mogelijkheid tot het onderling uitwisselen van gegevens. En het vergelijken van de eigen gegevens met die van anderen is niet alleen boeiend, maar is vast en zeker ook een krachtige kwaliteitsstimulans! Veel succes!

Kees in ’t Veld, huisarts Hoofd NHG-Afdeling Implementatie

1

Dit instrument is samengesteld in nauwe samenwerking met het Centre for Quality of Care Research (WOK)

7


19-02-2009 17:40:07

8


19-02-2009 17:40:07

Inleiding

De NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan is een deel uit een reeks. In alle PraktijkWijzers staat de organisatie van de zorg centraal. De eerste delen uit de serie zijn vooral gericht op praktijkondersteuners. Met de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan wordt primair de huisarts aangesproken. Het is de huisarts die verantwoordelijk is voor het hele proces dat leidt tot de productie van een jaarverslag/ jaarplan. Het is tenslotte zijn of haar bedrijf waarover wordt gerapporteerd. Dat neemt niet weg dat in het hele proces op weg naar een jaarverslag/jaarplan er ook taken zijn die door anderen dan de huisarts kunnen worden uitgevoerd. De NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan is een belangrijk instrument binnen het kwaliteitsbeleid van het NHG. Praktijkaccreditering zonder jaarverslag/jaarplan is niet denkbaar. Ten behoeve van het kwaliteitsbeleid is de NHG-Kwaliteitskoffer ontwikkeld. Daarin is ook de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan opgenomen. Op de website van het NHG leest u meer over zowel de praktijkaccreditering als de NHG-Kwaliteitskoffer. De indeling van de PraktijkWijzer is vertrouwd; een algemeen deel, een organisatorisch deel, twee inhoudelijke delen en een deel met achtergrondinformatie. Het NHG verwacht dat reflectie op het eigen handelen zich in betere zorg zal vertalen. Omdat een jaarverslag, en vooral ook een jaarplan daartoe aanzetten, is de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag / Jaarplan het logische gevolg van die visie. De NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan ondersteunt het produceren van een kwaltiteitsjaarverslag. Daarin is geen plaats voor een financieel economische rapportage en analyse. Toch is dat ook een belangrijk onderdeel van de huisartsgeneeskundige bedrijfsvoering. De LHV ontwikkelde daarvoor het Rekenmodel Ondernemingsplan. U vindt daarover op de LHV-site meer informatie. In de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan zijn bijdragen opgenomen van de volgende auteurs: Margriet Bouma, Piet Mout, Robinetta de Roode, Bas Spelberg, André Verheij en Hans Witmer. Redactie: Piet Mout. Eindredactie: Annelies Dirkse. Als externe referenten traden Willem Bavinck, Kathinka Dirken-Heukensfeldt Jansen en Jan de Haan op. Naamsvermelding als referent wil niet zeggen dat de betreffende referent de PraktijkWijzer op elk detail onderschrijft.

9


19-02-2009 17:40:07

10


19-02-2009 17:40:08


Inleiding De tweede druk van de NHG-Praktijk Wijzer Jaarverslag/Jaarplan is ten opzichte van de eerste druk geactualiseerd, niet herschreven. Dat betekent dat er op detailniveau aanpassingen zijn doorgevoerd die verband houden met veranderingen in de zorg en regelgeving sinds de vorige uitgave. De NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan maakt inmiddels deel uit van de NHG-Kwaliteitskoffer en is daarmee ook een hulpmiddel bij het verkrijgen van praktijkaccreditering. Enige kennis van Word en Excel zal u van pas komen bij het gebruik van de PraktijkWijzer. Aan het slot van dit hoofdstuk zijn een aantal instructies opgenomen over het gebruik van deze software. Eerst volgt echter de gebruiksaanwijzing voor de PraktijkWijzer zelf.

De doelstelling van de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan Met behulp van de PraktijkWijzer wordt u in staat gesteld een jaarverslag en ook een jaarplan te produceren waarmee u voldoet aan de eisen die worden gesteld door de KWZ (Kwaliteitswet zorginstellingen) en de praktijkaccreditering. In het jaarverslag beschrijft u de eigen praktijksituatie en -organisatie en de populatie voor wie u werkt; dit zijn teksten die heel praktijkspecifiek zijn en in de loop van de jaren maar weinig zullen veranderen. Ze hoeven dus maar één keer te worden gemaakt en kunnen, eventueel met minimale aanpassingen, worden hergebruikt in latere edities van het jaarverslag/jaarplan. Voor het maken van deze onderdelen van het jaarverslag vindt u aanwijzingen in de PraktijkWijzer, waar mogelijk ondersteund met voorbeeldteksten. De voorbeeldteksten staan op de cd-rom die onderdeel uitmaakt van de PraktijkWijzer. In het jaarverslag doet u ook verslag van de zorg die door de praktijk in het verslagjaar is geleverd. De inhoud van die verslagonderdelen zal jaarlijks wisselen. Ook daarvoor zijn voorbeeldteksten en vooral ook Excel-werkmappen op de cd-rom opgenomen. U verzamelt de gegevens, vult ze in en de (grafische) presentaties komen dan automatisch tot stand. Kritische beschouwing van de gegevens uit de jaarverslagen en eventueel de vergelijking ervan met gegevens uit andere bronnen zullen leiden tot het onderkennen van de sterke en zwakke kanten van uw praktijkvoering. Deel III in deze PraktijkWijzer over het jaarplan, helpt u met het opstellen van verbeteringsplannen. In het volgende jaarverslag kan worden geëvalueerd of de doelstellingen uit de verbeteringsplannen zijn gehaald. Daarmee is een kwaliteitsspiraal gevormd. Dit is een belangrijke doelstelling van de KWZ, het project praktijkaccreditering en de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan.

Indeling van de PraktijkWijzer De NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan vertoont voor wat betreft de indeling grote gelijkenis met andere PraktijkWijzers. Na een algemeen deel waarvan dit hoofdstuk deel uitmaakt, volgt een deel waarin eerst de motivering voor het maken van een jaarverslag/jaarplan wordt besproken en vervolgens de organisatorische aspecten aan de orde komen. Daarna volgen twee inhoudelijke delen: ‘Het maken van een jaarverslag’ (Deel II) en ‘Het opstellen van een jaarplan’ (Deel III).

11


19-02-2009 17:40:08

Het gebruik van de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan In Deel II ‘Het maken van een jaarverslag’ worden alle onderdelen waaruit het jaarverslag bestaat, één voor één behandeld: de ‘Inleiding’, de verschillende inhoudelijke hoofdstukken en de ‘Samenvatting’. Steeds wordt aangegeven met welk doel een onderdeel in het jaarverslag wordt opgenomen, en welke documenten op de cd ondersteuning bieden bij het schrijven. Bij ieder onderdeel van het jaarverslag behoren voorbeeldteksten die u, na aanpassing aan uw eigen situatie, van de cd kunt overnemen en opnemen in uw jaarverslag. Ook worden instructies gegeven voor het gebruik van de Excel-Werkmappen en –bladen op de cd. In Deel IV vindt u ondersteunende informatie in de hoofdstukken ‘Kwaliteitsindicatoren’ en ‘Kwaliteitscirkel’. In het hoofdstuk ‘Begrippen’ zijn alle belangrijke, in de PraktijkWijzer gebruikte begrippen alfabetisch geordend en nauwkeurig omschreven. Ten slotte zijn in het hoofdstuk ‘Data’ alle in de PraktijkWijzer genoemde data geordend, naar hoofdstuk en alfabetisch. Achter elk gegeven kan worden genoteerd wie in de praktijk verantwoordelijk is voor het verzamelen van dit type gegevens.

De cd Een intergraal onderdeel van de PraktijkWijzer is de cd. Daarop staan voorbeeldteksten voor ieder onderdeel van het jaarverslag. Al die voorbeeldteksten en –grafieken achter elkaar vormen het ‘Voorbeeldjaarverslag’. Het is heel nuttig dit document eerst eens rustig door te nemen voordat u verder gaat met het doornemen van de PraktijkWijzer en met activiteiten om een eigen jaarverslag/jaarplan samen te stellen. Delen uit de PraktijkWijzer die ook op de cd zijn opgenomen worden in de PraktijkWijzer aan het begin en het eind gemarkeerd met het volgende teken: . Soms wordt in de PraktijkWijzer verwezen naar een onderdeel dat wel op de cd is opgenomen maar niet in de PraktijkWijzer zelf; die verwijzing is dan ook met gemarkeerd. Op de cd vindt u drie mappen: • Voorbeeldjaarverslag Om u een indruk te geven hoe het eindproduct er uit zou kunnen zien staan hierin alle voorbeeldteksten en -grafieken voor het jaarverslag/jaarplan achter elkaar. De tekst van het voorbeeldjaarverslag kunt u eventueel gebruiken als de werkversie van uw eigen jaarverslag/jaarplan. De grafieken in het voorbeeldjaarverslag moet u dan vervangen door uw eigen grafieken. Het is echter handiger om de methode te volgen die in de volgende paragraaf wordt gesuggereerd. • Hoofdstukken JV In de map ‘Hoofdstukken JV’ vindt u aparte submappen voor alle onderdelen van het jaarverslag die in Deel II van deze PraktijkWijzer worden behandeld. Daarin staan een aantal bestanden die voor het samenstellen van het betreffende hoofdstuk van belang zijn. Het bestand dat met JV_begint bevat de voorbeeldtekst voor het hoofdstuk. Tevens bevat de map een aantal Word- en Excel-bestanden waarin u de eigen praktijkgegevens kunt invullen en bijhouden en later naar het jaarverslag kunt kopiëren. Door de voorbeeldteksten aan te passen en eigen teksten en gegevens toe te voegen stelt u uw eigen hoofdstuk samen. De delen tussen […] zijn praktijkspecifiek en moeten worden in- of aangevuld. Het is niet de bedoeling dat u alle onafgemaakte zinnen afrondt; overbodige tekst kan worden gewist. Om de grafieken aanschouwelijk te maken zijn cijfers gebruikt uit voorbeeldpraktijken. U kunt de voorbeeldteksten uit de JV-bestanden en de bijbehorende tabellen uit deze mappen als werkversie van uw jaarverslag gebruiken. De diverse praktijkmedewerkers kunnen de tekst in de hun toebedeelde map bewerken (zie Deel I hoofdstuk 2 ‘Planning’ in deze PraktijkWijzer). De eindredacteur voegt dan door middel van knippen en plakken alle hoofdstukken samen tot een compleet jaarverslag/jaarplan. De tekstbestanden, tabellen en invullijsten uit de submappen kunnen ook los van hun context gebruikt kunnen worden. Het kan voor verschillende praktijkmedewerkers namelijk handig zijn sommige tabellen of lijsten uitgeprint bij de hand te hebben. Bijvoorbeeld invullijsten waarin

12


19-02-2009 17:40:08

•

gegevens kunnen worden bijgehouden over scholing en instrumentijkingen of een lijst waarop de verschillende contactsoorten duidelijk worden omschreven. Hoofdstukken PW In de map ‘Hoofdstukken PW’ vindt u submappen behorende bij de hoofdstukken van deze PraktijkWijzer die geen onderdeel uitmaken van Deel II ‘Het maken van een jaarverslag’. Een submap draagt de naam van het bijbehorende hoofdstuk in de PraktijkWijzer. In deze submappen zitten alle documenten die in de tekst van de PraktijkWijzer met zijn gemarkeerd.

Word-bestanden De PraktijkWijzer en de voorbeeldteksten voor een jaarverslag en jaarplan maken gebruik van het tekstverwerkingsprogramma Word. Voor het maken van het verslag is basiskennis van dit programma voldoende. Gezien de zeer brede toepassing van Word wordt die basiskennis bekend verondersteld. Daarbij zal vooral van de knip- en plakfunctie gebruik moeten worden gemaakt om voorbeeldteksten en invullijsten van de cd naar het eigen jaarverslag over te brengen.

Excel-bestanden Met het gebruik van spreadsheetprogramma’s zullen veel minder huisartsen vertrouwd zijn. Op de cd vindt u een aantal invultabellen in Excelformaat (Microsoft Excel versie 2003). Ze dragen de naam van de hoofdstukken waarbij ze behoren, eventueel met een specifieke toevoeging. De basis van het programma is het werkblad dat uit vele cellen is opgebouwd. Die cellen kunnen numerieke gegevens bevatten, maar ook formules, verwijzingen naar andere cellen, of ook wel tekst. Het programma is in staat met de gegevens berekeningen uit te voeren en data grafisch te presenteren. In de PraktijkWijzer worden alleen basale functies gebruikt, maar toch zal enige kennis van het pakket het werken ermee vergemakkelijken. Een basiscursus voor degene die het jaarverslag gaat maken, is aan te raden. Hieronder volgt enige uitleg zodat ook zonder cursus met dit programma gewerkt kan worden. Als u een Excel-bestand opent ziet u onderaan het scherm tabbladen. Door het aanklikken van een tab opent u een werkblad. Als er meer tabbladen zijn dan er kunnen worden gepresenteerd op het scherm, kunt u door de tabbladen scrollen met de pijltjestoetsen links onder aan de bladzijde. Bekijk, voordat u aan de slag gaat, alle werkbladen van het bestand rustig zonder gegevens te wijzigen. Invoeren van gegevens gebeurt meestal op het eerste werkblad in een tabel; de cellen waarin gegevens moeten worden ingevuld, zijn geel of grijs gekleurd. Het invullen van de gele cellen is altijd van belang. In de grijze cellen vult u de gegevens in die in een eerste versie van het jaarverslag/jaarplan meestal nog niet beschikbaar zijn maar, na verloop van een aantal jaren in een latere versie wellicht wel. Met andere woorden: de grijze cellen zijn optioneel. Veel cellen zijn gevuld met de gegevens van voorbeeldpraktijken. Die zullen moeten worden overschreven met de gegevens uit uw eigen praktijk. De invultabellen zijn veelal voorgestructureerd voor drie samenwerkende praktijken. In sommige tabellen kunnen referentiegegevens worden ingevuld. Mogelijke bronnen daarvoor zijn de standaarden, het Landelijk Informatie Netwerk Huisartsenzorg (LINH), de beschikbare verzekeringsgegevens of gegevens uit buurpraktijken of vergelijkbare samenwerkingsverbanden. Ook zou u de tabellen kunnen vullen met het samenwerkingsgemiddelde of de cijfers van het vorige verslagjaar. Als u verslag wilt doen van minder dan drie praktijken of zonder presentatie van referentiegegevens, kunnen de betreffende gegevens op nul worden gezet. Fraaier is het om dan kolommen te verwijderen uit de brontabel. Als u de brongegevens van de grafieken niet aanpast, wordt de lay-out van de grafiek minder fraai, maar de presentatie van de gegevens blijft correct. Als u over meer praktijken afzonderlijk wilt rapporteren, moeten er aan de basistabel kolommen worden toegevoegd en zullen de brongegevens van de grafieken moeten worden aangepast. Enige vaardigheid met Excel strekt in die gevallen dus wel tot aanbeveling.

13


19-02-2009 17:40:08

Het gebruik van de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan Als u gegevens heeft ingevuld, zult u zien dat op de werkbladen met ‘grafiek’ in de naam automatisch uw gegevens en de referentiegegevens grafisch worden gepresenteerd. Zowel de tabellen als de grafieken kunnen naar het jaarverslag worden gekopieerd. Grafieken verdienen in het jaarverslag de voorkeur, omdat ze gemakkelijker lezen. Tabellen kopiëren: 1. Klik met de linkermuisknop in cel A1. Selecteer de te kopiëren cellen als volgt: 2. Klik op de linkermuisknop en ga diagonaal naar de laatste te kopiëren cel, of: toets shift. Ga met de muis naar de laatst te kopiëren cel en klik met de linkermuisknop. 3. Klik met de rechtermuisknop en kies de optie ‘Kopiëren’. 4. Open het Word-document waarnaar gekopieerd moet worden. 5. Ga met de cursor op de gewenste positie staan. 6. Klik met de rechtermuisknop en kies de optie ‘Plakken’. Eventueel kunt u in Word de tabelpresentatie aanpassen aan uw wensen door de tabel in zijn geheel te selecteren, te klikken met de rechtermuisknop en dan één van de gepresenteerde opmaakopties te kiezen. Grafieken kopiëren 1. Klik met de linkermuisknop op het witte onderlegvel van het werkblad; in de hoeken van het werkblad verschijnen dan blokjes. 2. Klik met de linkermuisknop in de werkbalk boven aan de bladzijde op de optie ‘Bewerken’ 3. Kies dan de optie ‘Kopiëren’ door met de linkermuisknop te klikken; er verschijnt een stippellijn rond het gekopieerde gebied. 4. Open het Word-document waarnaar moet worden gekopieerd. 5. Klik met de rechtermuisknop en kies de optie ‘Plakken’. Het formaat aanpassen aan uw wensen kan door weer met de linkermuisknop te klikken op het onderlegvel; er verschijnt een kader met blokjes op de hoekpunten en halverwege de zijden. 6. Klik met de linkermuisknop op een hoekpunt en houd de knop ingedrukt; door te slepen kunt u de grootte van de grafiek geproportioneerd veranderen. Als u met de linkermuisknop op een blokje op één van de zijden klikt en de knop ingedrukt houdt, kunt u door te ‘slepen’ alleen de hoogte of breedte van de grafiek veranderen. Tot slot nog een optie waarvan het handig is het bestaan te kennen. Alle werkmappen zijn voorbereid op bescherming tegen onbedoelde wijzigingen. De optie moet alleen nog worden geactiveerd. Dat moet per werkblad worden gedaan. Kies daarvoor uit de werkbalk boven aan de bladzijde de optie ‘Extra’ en daarvan de optie ‘Beveiliging’; als dan nog een keuzemenuutje getoond wordt, klikt u op ‘OK’ zonder iets te wijzigen. Het effect van deze beveiliging is, dat alleen de invulvelden nog maar kunnen worden gemuteerd en alle andere cellen of de grafiek tegen veranderingen zijn beschermd. Daarmee raakt u dus nooit onderliggende formules of koppelingen naar andere werkbladen kwijt. Via dezelfde route maakt u de beveiliging weer ongedaan. Meer vaardigheden in Excel zijn niet nodig. Wel kunt u, als u over meer vaardigheden beschikt, een persoonlijk stempel op de inhoud en vormgeving van het jaarverslag/jaarplan zetten.

14


19-02-2009 17:40:08

Deel I. Motivering/Organisatorische aspecten

Hoofdstuk 1.

Waarom een jaarverslag/jaarplan in de huisartsenpraktijk?

16

1.1. Wettelijk kader 1.2. Bijdrage aan het kwaliteitsbeleid 1.3. Intern en/of extern

16 17 18

Hoofdstuk 2.

Planning

19

Hoofdstuk 3.

Distributie

26

15


19-02-2009 17:40:08

Deel I

Hoofdstuk 1. Waarom een jaarverslag/jaarplan in de huisartsenpraktijk?

Veel huisartsen zullen zich afvragen op grond waarvan het aan te raden of misschien zelfs noodzakelijk is een jaarverslag/jaarplan te produceren. Het antwoord op die vraag ligt enerzijds besloten in de wetgeving en anderzijds in het kwaliteitsdenken over de zorg. Beide aspecten worden hieronder in een aparte paragraaf behandeld. Eerst wordt gekeken naar de verplichtingen die de wetgever ons oplegt (1.1) en daarna naar de (kwaliteits)normen die we ons zelf stellen (1.2). Tenslotte kan een jaarverslag/jaarplan ook gebruikt worden bij de (re)presentatie van de praktijk. Ook daaraan wordt hier aandacht besteed (1.3).

1.1 Wettelijk kader De verplichting een jaarverslag/jaarplan uit te brengen vloeit voort uit de Kwaliteitswet zorginstellingen (KWZ). De werkingssfeer van de KWZ wordt bepaald door het begrip instelling. Instelling in de zin van de KWZ is ieder organisatorisch verband dat strekt tot de verlening van zorg. Van een organisatorisch verband is sprake wanneer in nevenschikking wordt samengewerkt door meer dan één beroepsbeoefenaar. De KWZ heeft dus een bredere werkingssfeer dan het begrip instelling op het eerste oog doet vermoeden en is óók van toepassing op kleinere samenwerkingsverbanden zoals groepspraktijken. Alleen solopraktijken (een huisarts met één praktijkassistente, één hidha, één praktijkverpleegkundige) en samenwerkingsverbanden die uitsluitend zijn gericht op gebruikmaking van dezelfde administratieve of huishoudelijke voorzieningen en niet op het gezamenlijk verlenen van zorg, vallen buiten de werkingssfeer van de KWZ. De verplichtingen uit de KWZ zijn gericht op zorgaanbieders en dat zijn, aldus de wettekst, natuurlijke of rechtspersonen (zoals stichtingen, verenigingen, maatschappen of BV’s) die een instelling in stand houden. Inhoudelijk legt de KWZ vier soorten verplichtingen op aan zorgaanbieders: • Zorgaanbieders moeten verantwoorde zorg aanbieden. • De organisatie van de werkzaamheden moet zodanig zijn dat deze kan leiden tot verantwoorde zorg; • Zorgaanbieders moeten de kwaliteit systematisch bewaken, beheersen en verbeteren. • Zorgaanbieders moeten verantwoording afleggen over het gevoerde kwaliteitsbeleid. Op grond van artikel 5 van de KWZ moet iedere zorgaanbieder jaarlijks vóór 1 juni openbaar verslag doen en verantwoording afleggen over het gevoerde kwaliteitsbeleid en van de kwaliteit van de zorg die hij in dat jaar heeft verleend. In het kwaliteitsjaarverslag geeft de zorgaanbieder onder meer aan: of en, zo ja, hoe hij patiënten bij zijn kwaliteitsbeleid heeft betrokken; de frequentie waarmee en de wijze waarop binnen de instelling kwaliteitsbeoordeling plaatsvond en het resultaat daarvan; welk gevolg hij heeft gegeven aan klachten en meldingen over de kwaliteit van de verleende zorg. Een kopie van het kwaliteitsjaarverslag wordt overgelegd aan: de minister van VWS; de regionale inspecteur;

16


19-02-2009 17:40:08

-

de organisatie die in de regio de belangen van patiënten in algemene zin behartigt, meestal het Regionale Patiënten/Consumenten Platform (RPCP). Samenvattend kan gezegd worden dat iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een instelling in stand houdt met meer dan één huisarts, praktijkassistente, hidha en/of praktijkverpleegkundige, bijvoorbeeld een gezondheidscentrum, een HOED of een Huisartsen Diensten Structuur (HDS), op grond van de KWZ verplicht is om een systematisch kwaliteitsbeleid te ontwikkelen en om een kwaliteitsjaarverslag uit te brengen, althans als binnen deze organisatorische verbanden sprake is van samenwerkingsafspraken over de zorgverlening.

1.2 Bijdrage aan het kwaliteitsbeleid Het jaarverslag en jaarplan als intern kwaliteitsinstrument Het NHG is van mening, dat elke praktijk door het maken van een jaarverslag en jaarplan een extra instrument in handen krijgt voor het verbeteren van de kwaliteit van de zorg en van de bedrijfsvoering. Belangrijke onderdelen van de geleverde en te leveren zorg worden in kaart gebracht, trends in de praktijk worden zichtbaar. De organisatie en de bedrijfsvoering worden systematisch in beeld gebracht. Door gebruik te maken van een gestandaardiseerd jaarverslag ontstaat de mogelijkheid tot vergelijking met andere praktijken (bijvoorbeeld die in de eigen hagro) en kan een praktijk eigen doelen en normen vaststellen voor het jaarplan. Elke medewerker weet dan waarnaar gestreefd wordt. Via tussentijdse evaluaties, met het verslag en het plan in de hand, kan bekeken worden waar de praktijk staat en of verbeteringen en doelen haalbaar zijn. Samengevat heeft het werken met een jaarverslag/jaarplan voor huisartsen en praktijkmedewerkers de volgende interne voordelen: • Het wordt mogelijk terug te blikken op de geleverde prestaties van het afgelopen jaar. • Het wordt mogelijk om te leren van de goede maar ook van de minder goede resultaten. • Het teamgevoel wordt versterkt. • Het verantwoordelijkheidsgevoel van iedere medewerker voor het zorgaanbod als geheel en voor het eigen aandeel daarin neemt toe. • De belasting en belastbaarheid van de praktijk worden zichtbaar. • Plannen voor de toekomst worden beter gestructureerd en realistischer. • Aanzetten tot kwaliteitsverbetering zijn een logische volgende stap. • Er ontstaat meer inzicht in het eigen handelen; • Er komt beter zicht op en controle over de taakdelegatie en de kwaliteit van de praktijk. De relatie met praktijkaccreditering Als kwaliteitsinstrument is het jaarverslag/jaarplan een belangrijk onderdeel geworden van de NHGpraktijkaccreditering. Elk jaar wordt daarbij de praktijk bezocht door een accrediteur om te toetsen of er sprake is van een duidelijk verbeteringsplan en van een jaarverslag over het afgelopen jaar. Eens per drie jaar wordt de praktijk volledig doorgelicht. De gegevens die worden verzameld voor het jaarverslag en jaarplan worden ook gebruikt bij de accreditering. Omgekeerd geldt dat de praktijk, door mee te doen met de praktijkaccreditering van het NHG, in staat is alle gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn voor jaarverslagen en jaarplannen (zie ook Deel IV hoofdstuk 8 ‘Kwaliteitsindicatoren’). Het jaarverslag en jaarplan als intern managementinstrument Het jaarplan kenmerkt zich door een duidelijk beschrijving van doelstellingen, methodes en randvoorwaarden. Door de inhoud van het jaarplan als norm te nemen voor de ontwikkeling van de onderneming wordt het met het jaarverslag van een jaar later ernaast duidelijk hoe de onderneming heeft gepresteerd. In principe kan je op dezelfde wijze ook elk kwartaal een tussenrapportage worden gemaakt. De zichtbare successen kunnen motiverend zijn voor alle betrokkenen. Interessanter zijn echter de minder goede resultaten. Ze kunnen veel zeggen over de organisatie, het management en de geleverde zorg. In elk geval vragen ze om een kritische analyse: wat is er de oorzaak van dat het doel niet is gehaald? Was het doel wel realistisch? Wat moet gedaan worden om het alsnog te realiseren? 17


19-02-2009 17:40:08

Deel I Voor ‘onderneming’ kan ook de ‘huisartsenpraktijk’ worden gelezen. Een praktijk is immers een normaal bedrijf. Het maken van een jaarverslag en een jaarplan zijn middelen om tot een goede bedrijfsvoering en patientenzorg te komen, ongeacht de praktijkvorm die wordt gehanteerd. Hun belang wordt groter naarmate meer praktijkmedewerkers en huisartsen betrokken zijn bij de zorg voor een grote groep patiënten. Het zorgen voor de samenhang tussen de activiteiten van de verschillende medewerkers is in dat geval een extra taak voor de praktijkhouder(s). Een jaarverslag en een jaarplan zijn daarbij goede hulpmiddelen. Kennis van en inzicht in de samenstelling van de praktijkpopulatie, de hoeveelheid verrichtingen en de geleverde (kwaliteit van de) zorg zijn minimale vereisten. Voor elke praktijk geldt nog steeds dat het bezit van kennis en inzicht sterk maakt. De uitdaging is om, vanuit het inzicht in de eigen sterke en zwakke kanten, een goede praktijkorganisatie en bedrijfsvoering op te zetten en kwalitatief goede zorg te leveren.

1.3 Intern en/of extern Een onderneming heeft vaak een jaarverslag en jaarplan in een interne en externe versie beschikbaar. De interne versie is meer gedetailleerd. Daar vind je de kritische kanttekeningen en analyses. De discussie over de inhoud van dit uitgebreide jaarverslag en jaarplan is ook een belangrijk evaluatiemoment voor de organisatie. Het jaarverslag en het jaarplan kunnen, elk afzonderlijk, verschillende doelen dienen. Bepalend voor de inhoud is of een intern dan wel het extern doel wordt beoogd. Intern kunnen jaarverslag en jaarplan, zoals eerder werd omschreven, dienen voor de kwaliteitsverbetering en het management van de praktijk. Extern kunnen ze dienen als antwoord op vragen over verantwoordelijkheid en transparantie of simpel weg als ‘visitekaartje van de praktijk’. Extern kunnen een jaarverslag/jaarplan ook een rol spelen bij de keuzes die worden gemaakt bij het afsluiten van contracten met verzekeraars. Aanpassingen van de praktijkvoering en de zorg zijn alleen mogelijk als je weet wat de zorgvraag, de opbrengst en de werkbelasting is. Intensieve diabeteszorg of zorg voor de oudere patiënt kan bijvoorbeeld alleen als er tijd en personeel beschikbaar is. Deze uiteenlopende doelstellingen zouden daarom kunnen leiden tot verschillende versies van het jaarverslag/jaarplan. Hoewel het van belang is een onderscheid te maken tussen een interne versie en een beknopte publieke versie, moet voorkomen worden dat praktijkmedewerkers elke keer opnieuw gegevens moeten verzamelen en die zij dan, in een andere vorm, aan steeds andere externe partijen moeten presenteren. Idealiter wordt per doelgroep een selectie gemaakt uit een basisset aan gegevens en teksten. Uiteindelijk bepalen huisartsen en praktijkmedewerkers zelf wat ze wel of niet laten zien, uitgezonderd de verplichtingen die de wetgever of een contract met de verzekeraar hen oplegt. Hieronder staan de voor- en nadelen van het externe gebruik van het jaarverslag/jaarplan nog even op een rij: Voordelen van het externe gebruik zijn: • Het is duidelijk wat de patiëntenzorg inhoudt. • Het is duidelijk waar de werkbelasting in de praktijk ligt. • Het is duidelijk welke menskracht en welke randvoorwaarden nodig zijn voor een goede praktijkvoering. • De praktijk toont een duidelijk profiel aan de patiënt en de verzekeraars. • Er is een goede basis voor de accreditering en certificering van de praktijk. Nadelen van het externe gebruik zijn: • Het maken en uitvoeren van een extern jaarverslag en jaarplan is arbeidsintensief. • Het zichtbaar zijn van de sterke en zwakke kanten van de praktijk maakt kwetsbaar. • Hierdoor kan kritiek worden uitgelokt. (Het kunnen omgaan met kritiek is een vaardigheid waar niet iedereen over beschikt maar die wel is aan te leren).

18


19-02-2009 17:40:08

Hoofdstuk 2. Planning

Inleiding Het besluit aan een jaarverslag/jaarplan te gaan werken is snel genomen. Het uitvoeren daarvan is een traject van enige jaren. In dit hoofdstuk wordt een stappenplan gepresenteerd. Uitgaande van de situatie dat er nog geen eerdere initiatieven zijn op dit gebied, groeit het jaarverslag/jaarplan binnen een tijdsbestek van drie jaar tot een volwaardig product. Als er al ervaring is, zullen onderdelen van de planning reeds zijn uitgevoerd en kan het traject sneller worden doorlopen.

De aanpak in jaar 0 Kenmerkend voor dit jaar is dat de voorbereidingen worden getroffen voor het maken van een jaarverslag/jaarplan. Doelen in Jaar 0 zijn: 1. Het nemen van basisbesluiten over het jaarverslag/jaarplan 2. Het op de juiste wijze instellen van het HIS 3. De ICPC-codering van chronische aandoeningen 4. Het informeren en motiveren van de praktijkmedewerkers 5. De verdeling van de taken 1. Het nemen van basisbesluiten over het jaarverslag/jaarplan Het jaar 0 is het jaar waarin besloten wordt met het jaarverslag/jaarplan te gaan werken. Hoewel die beslissing voor samenwerkende huisartsen al door anderen voor u is genomen (zie Deel I, hoofdstuk 1.1), bestaat er nog voldoende ruimte om er een eigen kleur aan te geven. De bedrijfsorganisatie moet worden afgestemd op het produceren van het jaarverslag/jaarplan. Voordat er praktijkbreed over het jaarverslag/jaarplan wordt gesproken, moeten er door de uiteindelijk verantwoordelijken een aantal afwegingen worden gemaakt en beslissingen worden genomen. Deze hebben invloed op de taken die er te verdelen vallen en op de wijze waarop gegevens worden geregistreerd. Basisbesluiten worden genomen over de volgende vragen: • Wat worden de doelstellingen van het jaarverslag/jaarplan? Zijn zij alleen bestemd voor intern gebruik ter bevordering van de kwaliteit? Als zij ook bestemd zijn voor extern gebruik, welke doelgroepen moeten dan worden bereikt? • Moet de rapportage per huisarts, per praktijk of per samenwerkingsverband worden opgesteld? Een beslissing hierover bepaalt in hoge mate de instelling van het HIS of, andersom, wordt bepaald door de instellingen en de mogelijkheden van het HIS. • Worden er financiële gegevens toegevoegd aan het verslag en tot op welk niveau? • Als u met praktijkondersteuning werkt, bent u verplicht hierover financieel te rapporteren. Deze of nog uitgebreidere gegevens zouden kunnen worden toegevoegd aan het jaarverslag. 2. Het op de juiste wijze instellen van het HIS Het is op voorhand niet zeker dat het HIS alle gegevens waarover u straks wilt gaan rapporteren, ook daadwerkelijk kan registreren, vastleggen en statistisch verwerken. Het zou erg jammer zijn daar pas achter te komen als u de gegevens voor het eerst wilt gaan verwerken. Het op de juiste wijze instellen

19


19-02-2009 17:40:08

Deel I van het HIS zal moeten gebeuren door de medewerker die zich op beheersniveau met het HIS bezighoudt. Hieronder volgt een opsomming van een aantal daarbij belangrijke zaken. Medewerkers Heeft iedere medewerker de mogelijkheid onder een eigen code in te loggen? Op welk niveau worden er gegevens samengevoegd voor statistische verwerking: per medewerker, per huisartsenpraktijk of per samenwerkingsverband? De samenvoeging van gegevens mag niet verder gaan dan het niveau waarop men besloten heeft te presenteren. Er is wat voor te zeggen gegevens gedetailleerder vast te leggen dan voor de rapportage nodig is. Achteraf samenvoegen is relatief eenvoudig. Achteraf uitsplitsen is niet mogelijk. Het kan interessant, handig of stimulerend zijn voor intern gebruik over gedetailleerde gegevens te beschikken. Contactsoorten Ga na of alle contactsoorten uit de begrippenlijst in Deel II het hoofdstuk 4.5, ‘Over de werkbelasting’ ook in de tabel van het HIS voorkomen. Met name de contactsoort ‘Administratief contact’ zal vaak ontbreken. Voer de ontbrekende contactsoorten in. Ga tenslotte na of de ingevoerde contactsoorten ook statistisch worden verwerkt zoals ze in de begrippenlijst worden omschreven. (Dus zowel het dubbele consult bij de huisarts als het advies van de praktijkassistente wordt als één contact gerekend). Dat zijn namelijk de omschrijvingen zoals die worden gebruikt door het LINH. Door u aan te sluiten bij deze systematiek wordt het straks mogelijk uw gegevens te vergelijken met de cijfers die het LINH ter beschikking stelt. Ook vergelijking met alle praktijken die op dezelfde wijze registreren, is dan mogelijk. Verrichtingenregistratie Vaak worden alleen declarabele contacten en verrichtingen geregistreerd, vastgelegd en voor statistische bewerkingen beschikbaar gehouden. Niet-declarabele verrichtingen worden soms niet geregistreerd. Als dat wel gebeurt, is de instelling van het HIS niet altijd zodanig dat de gegevens ook voor statistische doeleinden beschikbaar zijn. Voor het verkrijgen van gegevens over werkbelasting is dat echter van evident belang. Controleer dus of de contactregistratie van uw HIS is geactiveerd. 3. De ICPC-codering van chronische aandoeningen Het voordeel van ICPC-coderen is dat in het HIS snel kan worden gezocht naar en geselecteerd op een bepaalde aandoening. Het is aan te raden niet alleen bij de chronische aandoeningen gebruik te maken van een ICPC-code, maar alle contacten te koppelen aan een ICPC-code. Voor het jaarverslag/ jaarplan zijn vooral de chronische aandoeningen van belang. Niet alleen de huisartsen, maar ook de praktijkondersteuners en praktijkassistentes moeten in staat zijn om de mutaties die zij in het HIS invoeren, te koppelen aan een reeds ICPC-gecodeerd contact, een episode of een probleem, of om zelf een nieuw onderdeel aan te maken inclusief de daarbij behorende ICPC-code. Indien er in de praktijk nog niet met ICPC-codes wordt gewerkt, strekt het tot aanbeveling alle praktijkmedewerkers daarin te trainen (zie ook NHG-Richtlijn Adequate dossiervorming met het EMD). 4. Het informeren en motiveren van de praktijkmedewerkers Als de medewerkers weten waarom bepaalde zaken worden geregistreerd en waarvoor de gegevens worden gebruikt, zijn zij naar alle waarschijnlijkheid beter gemotiveerd om een deel van de werkzaamheden op zich te nemen, maar vooral ook om de nodigde zorgvuldigheid te betrachten bij de registratie van gegevens. 5. De verdeling van de taken Het belangrijkste moment na het nemen van de basisbeslissingen is het organiseren van een bijeenkomst met alle medewerkers. Het doel van die bijeenkomst is om aan alle medewerkers bekend te maken dat de beslissing is genomen met een jaarverslag/jaarplan te gaan werken en hun duidelijk maken wat daarvan de consequenties zijn. De taken moeten worden verdeeld. Daarmee wordt niet al20


19-02-2009 17:40:08

leen de werklast verdeeld maar, minstens even belangrijk, ook de betrokkenheid van de medewerkers bij het eindproduct vergroot. In het volgend hoofdstuk vindt u daarvoor een takenschema. Een agenda voor de startvergadering zou er als volgt uit kunnen zien: Agenda van de startvergadering over het maken van een jaarverslag/jaarplan 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Uitleg: a. Wat is een jaarverslag/jaarplan? b. Waarom werken aan een jaarverslag en met een jaarplan? c. Welke personen en instanties vormen de doelgroep voor ons jaarverslag/jaarplan? Planning Registratiediscipline Werken met ICPC-codes Werken met de statistiekmodule Taakverdeling Agenderen van voortgangsoverleg

Commentaar bij de agenda: Ad 1a-c: Huisartsen en/of het praktijkmanagement zullen op de agendavragen eerst zelf een antwoord moeten formuleren voordat de medewerkers daarover kunnen worden geïnformeerd en gemotiveerd. In de eerdere hoofdstukken van dit deel van deze NHG-Praktijkwijzer Jaarverslag/Jaarplan vindt u de argumenten voor dit agendadeel. Ad 2: Informeer de medewerkers over het traject om tot een jaarverslag/jaarplan te komen (het onderwerp van dit hoofdstuk). Ad 3: Voorwaarde voor de betrouwbaarheid van de gegevens is het eenduidig gebruik van belangrijke begrippen. Neem samen met de medewerkers de begrippenlijsten door in Deel IV, hoofdstuk 10, ‘Begrippen’. Kopieer deze lijsten of een deel ervan van de cd en voeg ze als bijlage toe aan de agenda. Iedereen die contacten, verrichtingen en patiëntenmutaties invoert in het HIS, moet over de begripsomschrijvingen kunnen beschikken. Ad 4: In ieder HIS is het mogelijk met ICPC-coderingen (International Classification of Primary Care) te werken. Bij het werken aan en met een jaarverslag/jaarplan zult u de voordelen daarvan ontdekken. Tal van zoek-, statistiek- en beheersfuncties worden er door mogelijk gemaakt of vergemakkelijkt. Codeer in ieder geval de chronische aandoeningen met een ICPC -code (zie Deel II, hoofdstuk 4.6, ‘Over het medisch handelen’). De medewerkers die in het systeem problemen, episodes en contacten aanmaken en nog niet vertrouwd zijn met de wijze waarop binnen het HIS een ICPC-code kan worden aangemaakt moeten daarover instructie krijgen. Zij zijn dan geautoriseerd om in het vervolg van jaar 0 in alle voorkomende gevallen een ICPC-code aan een patiëntenjournaal toe te voegen, zodat aan het begin van jaar 1 nagenoeg alle chronische aandoeningen volgens ICPC zijn gecodeerd. Ad 5: Als er een registratiediscipline bestaat en met ICPC-coderingen wordt gewerkt, is de statistiekmodule van het HIS een krachtig instrument om allerhande interessante en belangwekkende zaken over de patiënten en de inhoud van het werk te produceren. Als de medewerkers daarvan op de hoogte zijn en als tijdens de vergadering een aantal aardige voorbeelden kan worden getoond, weten zij ook waarom van hen registratiediscipline wordt verwacht en is de kans groter dat zij die ook zullen kunnen opbrengen.

21


19-02-2009 17:40:08

Deel I Ad 6: Voor dit agenda-item wordt verwezen naar de paragraaf ‘Verdeling van de taken’ in dit hoofdstuk. Ook het hoofdstuk ‘Data’ in deel IV kan hierbij van pas komen. Ad 7: In de startvergadering kunnen de taken worden verdeeld. Om iedereen maximaal betrokken te houden en erop toe te zien dat de taken ook daadwerkelijk worden uitgevoerd, is het zinvol in de loop van het jaar 0 nog een paar maal een voortgangsoverleg te plannen. Doe dat bijvoorbeeld na de eerste proefextractie ( zie voor uitleg de paragraaf ‘Toelichting bij de Takenlijst’) en in het laatste kwartaal voor het eerste echte registratiejaar. De actielijst kan dan nogmaals worden langsgelopen. Wat is de status van ieder item en wat zijn de moeilijkheden en belemmeringen die bij de uitvoer ervan worden ervaren? Ook na het initiële jaar zal het plannen van een voortgangsoverleg van pas komen. Verdeling van de taken In de onderstaande takenlijst staan de zaken waaraan gewerkt moet worden op een rij. In een aparte kolom kan worden aangegeven welke praktijkmedewerker voor welke taak de verantwoordelijkheid neemt. De deadline voor alle activiteiten is het einde van het kalenderjaar. Dan moeten de activiteiten zijn afgerond om de volgende stap te kunnen zetten. De taken 13 tot en met 15 zullen, afhankelijk van het soort HIS en de instellingen ervan, in veel gevallen ook automatisch kunnen worden verricht. Taak 16 en 18 zijn facultatief. Nascholingsgegevens (taak 17) zijn in ieder geval voor de huisartsen verplicht en ijktabellen (taak 19) zijn uit kwaliteitsoogpunt een vereiste.

Tabel. Takenlijst Nr

Taak

Zie jaarverslaghoofdstuk

1

Basistekst*: Praktijkhistorie

Inleiding

2

Basistekst: Visie op de zorg

Inleiding

3

Basistekst: Praktijkbeschrijving

Infrastructuur

4

Proefextractie* gegevens

Patiënten Werkbelasting Medisch handelen

5

Extractie gegevens

Patiënten Werkbelasting Medisch handelen

6

Tekst jaarverslag

Inleiding

7

Tekst jaarplan

Inleiding

8

Verantwoordelijke voor het voortgangsoverleg

Inleiding

9

Procesbegeleiding; van jaarverslag naar jaarplan

Inleiding

10

Secretariaat

Inleiding

11

Redactie/uitvoering

Inleiding

12

Druk

Inleiding

13

Aantal mutaties bijhouden

Patiënten

14

Grieptabel bijhouden

Medisch handelen

15

Cervixscreeningtabel bijhouden

Medisch handelen

Door

Afronden vóór

22


19-02-2009 17:40:08

Nr

Taak

Zie jaarverslaghoofdstuk

16

Verrichtingen bijhouden

Medisch handelen

17

(Na)scholingsgegevens van alle medewerkers bijhouden

Kwaliteit

18

Overlegtabel bijhouden

Kwaliteit

19

IJktabel bijhouden

Kwaliteit

Door

Afronden vóór

* zie Toelichting

Toelichting bij de Takenlijst Basisteksten Dit zijn tekstdelen van het jaarverslag/jaarplan die praktijkspecifiek zijn. Ze zijn bedoeld om de lezer van het jaarverslag/jaarplan de context te schilderen. Deze teksten worden, in nagenoeg ongewijzigde vorm, in elke jaargang opgenomen. Proefextractie Bij een proefextractie onderzoekt u of het mogelijk is de gewenste data in een bruikbare vorm uit het HIS te krijgen. Het ligt voor de hand dat degene met de meeste ervaring (en affiniteit) met gegevensverzameling de verantwoordelijkheid hiervoor op zich neemt. Door reeds in jaar 0, naast de meest terzake kundige, ook een minder ervarene aan te wijzen voor de dataverzameling, kan het aanleren van de taak reeds beginnen in de fase van de proefextracties en wordt het databeheer later minder afhankelijk van een en dezelfde persoon. Om teleurstellingen en veel nodeloos werk te voorkomen is het verstandig om voor aanvang van het jaar waarover voor het eerst inhoudelijk wordt gerapporteerd, te controleren of bij de gekozen instellingen van het HIS de gewenste gegevens ook daadwerkelijk op een bruikbare wijze aan het HIS kunnen worden onttrokken. Het gaat hier vooral om: leeftijdsclusters (zie Deel II hoofdstuk 4.4 ‘Over de patiënten’): de instelling van het HIS is volgens de LINH-clustering of zodanig dat leefstijlclusters op een gemakkelijke wijze te berekenen zijn; verzekeringsvorm (zie Deel II hoofdstuk 4.4, ‘Over de patiënten’); mutaties (zie Deel II hoofdstuk 4.4 ‘Over de patiënten’): in- en uitschrijvingen, overlijdens en geboortes in de praktijk : op een zodanige manier vastgelegd dat ze voor het jaarverslag/jaarplan bruikbaar zijn; verrichtingen (zie Deel II hoofdstuk 4.5 ‘Over de werkbelasting’); chronische aandoeningen (zie Deel II hoofdstuk 4.6 ‘Over het medisch handelen’); preventieve activiteiten (zie Deel II hoofdstuk 4.6 ‘Over het medisch handelen’); prescriptie (zie Deel II hoofdstuk 4.6 ‘Over het medisch handelen’). Als het HIS deze gegevens niet min of meer automatisch verschaft, is het verstandig de handelingen die voor een extractie nodig zijn te documenteren. De simpelste manier is om voor zover mogelijk te verwijzen naar de betreffende bladzijde van de gebruiksinstructies van het HIS, maar soms zal een zelfgemaakt checklistje daarvoor nodig zijn. Dat heeft een aantal voordelen: je hoeft maar eenmalig uit te zoeken hoe de procedure is; je bent er zeker van dat de procedure steeds op dezelfde wijze wordt uitgevoerd; de handelingen worden overdraagbaar aan minder ervaren medewerkers. 23


19-02-2009 17:40:09

Deel I Gebruik het moment van een proefextractie voor het plannen van een voortgangsoverleg. Zo’n eerste extractie levert zeker boeiende, leerzame en opvallende gegevens op. De overige taken In dit stadium is er nog weinig werk verbonden aan deze taken. Dat komt pas in het volgende jaar. Toch is het goed nu reeds de taken te verdelen. Dat vergroot de betrokkenheid. Verantwoordelijken kunnen vast anticiperen op komende taken en er kan zorggedragen worden voor een enigszins evenwichtige taakverdeling. In de takenlijst wordt verwezen naar het hoofdstuk ‘Inleiding’ van het jaarverslag. Dat is namelijk de plaats waar de verantwoordelijken voor deze taak worden genoemd (en bedankt).

De aanpak in jaar 1 Doelen in Jaar 1 zijn: 1. Het maken van een basisjaarverslag (eerste jaargang) 2. De betrouwbare registratie van gegevens 1. Het maken van een basisjaarverslag In de eerste jaargang van het jaarverslag/jaarplan worden de in het voorafgaande jaar (jaar 0) opgestelde basisteksten gepresenteerd, aangevuld met die gegevens over patiënten, werkbelasting en medisch handelen waarover in dit stadium betrouwbaar kan worden gerapporteerd. Met behulp van de meeste HIS-en zal het mogelijk zijn betrouwbare gegevens te produceren over geslacht, leeftijdsverdeling, verzekeringsvorm en, indien reeds met ICPC-codering wordt gewerkt, het aantal patiënten met diabetes mellitus type 2, Astma/COPD en hart- en vaatziekten. Via de griep- en cervixmodule zullen er ook al betrouwbare gegevens beschikbaar zijn over het voorgaande jaar. De KWZ schrijft voor dat het jaarverslag voor 1 juni wordt gepubliceerd (zie Deel I hoofdstuk 1.1). 2. De betrouwbare registratie van gegevens Betrouwbare werkbelastinggegevens zijn in hoge mate afhankelijk van de registratiediscipline van alle praktijkmedewerkers. Aangezien het één van de doelstellingen van jaar 1 is om te komen tot een eenduidige registratie van de verrichtingen, kan de rapportage daarover beter worden uitgesteld tot het volgende jaarverslag. Het is wel van belang om al dit jaar een aantal controlemomenten (via een voortgangsoverleg) in te bouwen in dit jaar teneinde er zeker van te zijn dat er correct wordt geregistreerd. Omdat het jaarverslag het instrument is om te komen tot een jaarplan, kan er in dit jaar nog geen sprake zijn van het opstellen van een jaarplan, of het zou moeten zijn dat het jaarplan van jaar 1 het opstellen van een jaarverslag is. Dat is op zichzelf al ambitieus genoeg.

De aanpak in jaar 2 Doelen in jaar 2 zijn: 1. Het maken van een jaarverslag met datapresentatie (tweede jaargang) 2. Het opstellen van het eerste jaarplan 3. Het uitvoeren van het eerste jaarplan 1. Het maken van een jaarverslag met datapresentatie In jaar 0 is het HIS zodanig ingesteld dat het in staat is die gegevens te leveren waar we behoefte aan hebben. In jaar 1 hebben we de het HIS gevoed met informatie en gecontroleerd of die gegevens ook daadwerkelijk op de juiste wijze worden opgeslagen en kunnen worden geëxtraheerd. Dat betekent dat we dit jaar ook echt met betrouwbare gegevens kunnen komen.

24


19-02-2009 17:40:09

Beschrijf gerust ook wat mee- en tegengevallen is in het eerste jaar van registreren, en bedenk dat het registreren alleen al de eerste kwaliteitsimpuls is. 2. Het opstellen van het eerste jaarplan Na het uitbrengen van het jaarverslag kunnen we de inhoud ervan gebruiken om te komen tot het opstellen van een jaarplan. Aanwijzingen over de wijze waarop dat gebeurt vindt u in deel III van deze NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan. Uit de systematiek van werken vloeit voort dat het jaarplan pas kan worden opgesteld als de gegevens voor het jaarverslag zijn uitgewerkt en er een conceptversie van het jaarverslag klaar is. 3. Het uitvoeren van het eerste jaarplan Het valt buiten het bestek van dit hoofdstuk om uitgebreid in te gaan op de wijze waarop een jaarplan kan worden uitgevoerd, maar het is evident dat het benoemen van aandachtsvelden en het formuleren van voornemens onvoldoende garantie bieden dat de kwaliteitsslag ook daadwerkelijk gemaakt wordt. Kwaliteitsverbetering behoeft voortdurend onderhoud. Het is een cyclisch proces. In het voortgangsoverleg, dat ook in deze fase belangrijk blijft, dienen ook de plannen uit het jaarplan aan de orde te worden gesteld. In Deel IV van deze NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan is een hoofdstuk opgenomen over de theorie en praktijk van de kwaliteitscirkel.

De aanpak in jaar 3 Doelen in jaar 3 zijn het uitbrengen van het derde jaarverslag met daarin: het derde jaarverslag het tweede jaarplan evaluatie van het eerste jaarplan (onderdeel van het jaarverslag) Het uitbrengen van het derde jaarverslag In feite is dit het eerste volwaardige jaarverslag/jaarplan omdat alle elementen hierin zijn opgenomen en daarmee de kwaliteitscirkel wordt gesloten: een rapportage, de daarop geënte plannen en voornemens, en ten slotte de kritische beschouwing van wat er van terecht is gekomen.

25


19-02-2009 17:40:09

Deel I

Hoofdstuk 3. Distributie

Inleiding Ook als het jaarverslag/jaarplan vooral voor intern gebruik wordt geproduceerd, zal het moeten worden toegestuurd aan een beperkt aantal externe relaties.(zie Deel I hoofdstuk 1.1 Wettelijk kader) Die instanties zijn: het ministerie van VWS; de regionale Inspectie voor de Gezondheidszorg; de regionale Patiënten Consumenten Platforms (RPCP’s). Eventueel kan men een jaarverslag/jaarplan ook nog toesturen aan de preferente zorgverzekeraars. Hieronder volgt een adressenlijst van de instanties.

Instanties en adressen •

Ministerie van VWS Directie Curatieve en Somatische Zorg Postbus 20350 2500 EJ Den Haag

•

De regionale Inspectie voor de Gezondheidszorg.

Werkgebied Centraal Locatie Den Haag (Hoofdinspectie) Postadres Postbus 16119 2500 BC Den Haag Tel.:070-3407911 Fax.: 070-3407834 E-mail: [email protected]

Bezoekadres Parnassusplein 5 2511 VX Den Haag

Locatie Utrecht (projecten- en vergadercentrum) Postadres Bezoekadres Postbus 2680 St. Jacobsstraat 16 3500 GR Utrecht 3511 BS Utrecht Tel.:030-2338787 Fax.: 030-2321912 E-mail: [email protected]

26


19-02-2009 17:40:09

Werkgebied Noordoost Locatie Zwolle (Overijssel, Groningen, Gelderland, Friesland, Drenthe) Postadres Bezoekadres Postbus 392 Zuiderzeelaan 53, 3e etage 8000 AJ Zwolle 8017 JV Zwolle Tel.:038-4671820 Fax.: 038-4671821 E-mail: [email protected] Werkgebied Noordwest Locatie Amsterdam (Utrecht, Noord-Holland, Flevoland) Postadres Bezoekadres Postbus 20584 Orly Plaza 141-151 1001 NN Amsterdam 1043 DV Amsterdam Tel.:020-5800100 Fax.: 020-5800150 E-mail: [email protected] Werkgebied Zuidoost Locatie Den Bosch (Limburg, Noord-Brabant) Postadres Bezoekadres Postbus 90137 Leeghwaterlaan 14 5200 MA Den Bosch 5223 BA Den Bosch Tel.:073-6207300 Fax.: 073-6207330 E-mail: [email protected] Werkgebied Zuidwest Locatie Rijswijk (Zuid-Holland, Zeeland) Postadres Bezoekadres Postbus 5837 Steenvoordelaan 370 2280 HV Rijswijk 2284 EH Rijswijk Tel.:070-3723100 Fax.: 070-3723110 E-mail: [email protected] •

De Regionale Patiënten Consumenten Platforms (RPCP’s)

Adressen per provincie Provincie Groningen RPCP Groningen Samenwerkende Patiënten- en Consumentenorganisaties Groningen Bezoekadres: Hoendiep 95, 9718 TE Groningen Postadres: Hoendiep 95, 9718 TE Groningen Tel.: 050-571 39 99, fax 050-577 32 95 E-mail RPCP: [email protected]; [email protected] Website: www.spc-groningen.nl

27


19-02-2009 17:40:09

Deel I Provincie Friesland PCP Fryslân Patiënten Consumenten Platform Fryslân Bezoekadres: Harlingertrekweg 53, 8913 HR Leeuwarden Postadres: Postbus 2575, 8901 AB Leeuwarden Tel.: 058-215 92 22, fax 058-213 71 20 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.patientenfriesland.nl Provincie Drenthe RPCP Drenthe Regionaal Patiënten Consumenten Platform Drenthe Bezoekadres: Industrieweg 22, 9403 AA Assen Postadres: Postbus 278, 9400 AG Assen Tel.: 0592-24 38 44, fax 0592-24 38 04 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp-drenthe.nl Provincie Overijssel PCPZ Patiënten Consumenten Platform Zwolle Bezoekadres: Menno van Coehoornsingel 16, 8011 XA Zwolle Postadres: Menno van Coehoornsingel 16, 8011 XA Zwolle Tel.: 038-426 20 00, fax 038-426 20 42 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.pcpz.nl -

PCPT Patiënten Consumenten Platform Twente Bezoekadres: Oude Postweg 57, 7557 DA Hengelo Postadres: Oude Postweg 57, 7557 DA Hengelo Tel.: 074-250 01 55, fax 074-242 75 67 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.pcpt.nl

Provincie Gelderland RPCF Stedendriehoek Regionale Patiënten Consumenten Federatie Stedendriehoek Bezoekadres: Arnhemseweg 34, 7331 BL Apeldoorn Postadres: Postbus 10356, 7301 GJ Apeldoorn Tel.: 055-541 56 18, fax 055-541 53 11 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.ppcf-gelderland.nl -

RPCF MG Regionale Patiënten Consumenten Federatie Midden-Gelderland Bezoekadres: IJsselburcht 4A, 6825 BP Arnhem Postadres: Postbus 5310, 6802 EH Arnhem Tel.: 026-384 28 22, fax 026-384 28 23 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.ppcf-gelderland.nl

28


19-02-2009 17:40:09

-

RPCF ZG Regionale Patiënten Consumenten Federatie Zuid-Gelderland Bezoekadres: 2e Oude Heselaan 386, 6542 VJ Nijmegen Postadres: Postbus 1153, 6501 BD Nijmegen Tel.: 024-373 11 32, fax 024-378 11 39 E-mail RPCP: [email protected]; [email protected] Website: www.ppcf-gelderland.nl

-

PPCF Gelderland Provinciale Patiënten Consumenten Platforms Gelderland Bezoekadres: IJsselburcht 4A, 6825 BP Arnhem Postadres: Postbus 5310, 6802 EH Arnhem Tel.: 026-384 28 22, fax 026-3842823 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.ppcf-gelderland.nl

Provincie Utrecht PP/CP Utrecht Provinciaal Patiënten Consumenten Platform Bezoekadres: Kaap Hoorndreef 38, 3563 AV Utrecht Postadres: Kaap Hoorndreef 38, 3563 AV Utrecht Tel.: 030-262 80 24, fax 030-261 70 63 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.ppcputrecht.nl Provincie Flevoland ZGB Flevoland Zorggebruikersbundeling Flevoland Bezoekadres: De Meent 6, 8224 BR Lelystad Postadres: De Meent 6, 8224 BR Lelystad Tel.: 0320-25 57 55, fax 0320-25 83 13 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.zgb-flevoland.nl Provincie Noord-Holland RPCP Gooi en Vechtstreek Regionaal Patiënten Consumenten Platform Gooi en Vechtstreek Bezoekadres: Huizerweg 54, 1402 AD Bussum Postadres: Postbus 1226, 1400 BE Bussum Tel.: 035-692 03 04, fax 035- 691 49 33 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp.nl/gooi -

RPCP NHN Regionaal Patiënten Consumenten Platform Noord-Holland Noord Bezoekadres: Pastoor Koopmanweg 20, 1784 NX Den Helder Postadres: Pastoor Koopmanweg 20, 1784 NX Den Helder Tel.: 0223-61 88 06, fax 0223-61 98 90 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp.nl/nhn

29


19-02-2009 17:40:09

Deel I -

RPCP Kennemerland Regionaal Patiënten Consumenten Platform Kennemerland Bezoekadres: Kruisweg 875A, 2132 CA Hoofddorp Postadres: Kruisweg 875A, 2132 CA Hoofddorp Tel.: 023-5622032, fax 023-5627126 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp.nl/kennemerland

-

APCP Amsterdams Patiënten Consumenten Platform Bezoekadres: Quellijnstraat 89, 1072 ZA Amsterdam Tel.: 020-577 79 77, fax 020-577 79 90 Postadres: Conradstraat 8A, 1018 NG Amsterdam Tel.: 020 5216377, fax 020-5216355 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.apcp.nl

-

RPCP Amstelland en de Meerlanden Regionaal Patiënten Consumenten Platform Amstelland en de Meerlanden Bezoekadres: Kruisweg 875A, 2132 CA Hoofddorp Postadres: Kruisweg 875A, 2132 CA Hoofddorp Tel.: 023-5622032, fax 023-5627126 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.pcpam.nl

-

RPCP-ZW Regionaal Patiënten Consumenten Platform Zaanstreek Waterland Bezoekadres: Westzijde 414, 1506 GM Zaandam Postadres: Westzijde 414, 1506 GM Zaandam Tel.: 075-612 01 31, fax 075-670 79 10 E-mail RPCP Zaandam: [email protected] E-mail RPCP Waterland: [email protected] ; [email protected] Website (geen)

-

NHPP2 Noord-Hollands Patiënten Platform Bezoekadres: Robert Kochlaan 330, 2035 BK Haarlem Postadres: Robert Kochlaan 330, 2035 BK Haarlem Tel.: 023-53 22 212, fax 023-5515586 E-mail RPCP: [email protected] Website (geen)

Provincie Zuid-Holland RPCP ZHN Regionaal Patiënten Consumenten Platform Zuid-Holland Noord Bezoekadres: Van der Valk Boumanweg 180A, 2352 JD Leiderdorp Postadres: Van der Valk Boumanweg 180A, 2352 JD Leiderdorp Tel.: 071-589 66 64, fax 071-589 66 24 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp-zhn.nl 2

RPCP Noord-Holland Noord, RPCP Kennemerland, APCP, RPCP Amstelland en de Meerlanden, RPCP Zaanstreek Waterland, RPCP Gooi en Vechtstreek

30


19-02-2009 17:40:09

-

RPCP Den Haag e.o. Regionaal Patiënten Consumenten Platform Den Haag en omstreken Bezoekadres: Laan van Meerdervoort 51, 2517 AE Den Haag Postadres: Laan van Meerdervoort 51, 2517 AE Den Haag Tel.: 070-392 49 39, fax 070-392 99 87 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp-dh.nl

-

RPCP-DWO Regionaal Patiënten Consumenten Platform Delft/Westland/Oostland Bezoekadres: Van Bleyswijckstraat 93E, 2613 RR Delft Postadres: Van Bleyswijckstraat 93E, 2613 RR Delft Tel.: 015-214 64 33, fax 015- 213 04 53 E-mail RPCP: [email protected]; [email protected] Website: www.rpcp-dwo.nl

-

RPCP Midden-Holland Regionaal Patiënten Consumenten Platform Midden-Holland Bezoekadres: Heuvellaan 3, 2803 DT Gouda Postadres: Postbus 3090, 2800 CD Gouda Tel.: 0182-51 27 77, fax 0182-52 42 14 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp-mh.nl

-

RPCP Rijnmond Regionaal Patiënten Consumenten Platform Rijnmond Bezoekadres: Zomerhofstraat 71, 3032 CK Rotterdam Postadres: Postbus 11, 3000 AA Rotterdam Tel.: 010-467 05 22, fax 010-467 29 07 E-mail RPCP : [email protected] Website: www.rpcprijnmond.nl

-

RPCP Dordrecht e.o. Regionaal Patiënten Consumenten Platform Dordrecht en omstreken Bezoekadres: M.H. Trompweg 235, 3317 NE Dordrecht Postadres: M.H. Trompweg 235, 3317 NE Dordrecht Tel.:l 078-617 32 35, fax 078-617 34 22 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcpdord.nl

-

RPCP Groep ZH3 Regionale Patiënten Consumenten Platform Groep Zuid-Holland Bezoekadres: Van der Valk Boumanweg 180A, 2352 JD Leiderdorp Postadres: Van der Valk Boumanweg 180A, 2352 JD Leiderdorp Tel.: 071-589 66 64, fax 071-589 66 24 E-mail RPCP groep ZHN: [email protected] Website: www.rpcpgroepzuidholland.nl

3

RPCP Den Haag e.o., RPCP Delft/Westland/Oostland, RPCP Rijnmond, RPCP Dordrecht e.o., RPCP Midden-Holland, RPCP Zuid-Holland Noord

31


19-02-2009 17:40:09

Deel I Provincie Zeeland Klaverblad Zeeland Stichting Het Klaverblad/Patiënten Consumenten Platform Zeeland4 Bezoekadres: Westwal 37, 4461 CM Goes Postadres: Postbus 2054, 4460 MB GOES Tel.: 0113-24 93 25, fax 0113-23 35 95 E-mail RPCP: [email protected]; [email protected] Website: www.klaverbladzeeland.nl Provincie Noord-Brabant RPCP WB Regionaal Patiënten Consumenten Platform West-Brabant Bezoekadres:Takkebijsters 15-A, 4817 BL Breda Postadres: Postbus 9326, 4801 LH Breda tel 076 522 33 43, fax 076 522 88 56 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp.org -

RPCP MB Regionaal Patiënten Consumenten Platform Midden-Brabant Bezoekadres: Lage Witsiebaan 2B, 5042 DA Tilburg Postadres: Lage Witsiebaan 2B, 5042 DA Tilburg Tel.: 013 594 21 70, fax 013-594 21 79 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp.org

-

RPCP NOB Regionaal Patiënten Consumenten Platform Noord-Oost Brabant Bezoekadres: Berlicumseweg 8, 5248 NT Rosmalen Postadres: Postbus 9326, 4801 LH Breda Tel. ; 073 612 33 55, fax 073 612 37 15 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp.org

-

RPCP ZOB Regionaal Patiënten Consumenten Platform Zuid-Oost Brabant Bezoekadres: Kronehoefstraat 21-29, 5612 HK Eindhoven Postadres: Postbus 9326, 4801 LH Breda Tel.: 040 212 56 78, fax 040 243 25 35 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.rpcp.org

-

PPCP Noord-Brabant5 Provinciaal Patiënten Consumenten Platform Noord-Brabant Brabants Ondersteuningsinstituut voor de zorg (BOZ) Bezoekadres: Willem II-straat 23, 5038 BA Tilburg Postadres: Willem II-straat 23, 5038 BA Tilburg Tel.: 013 53 52 625, fax 013-5353515 E-mail RPCP: [email protected] Website: (geen)

4 5

Bestaande uit POSO, FvO Zeeland, LOC Zeeland, RPCP Zeeland, WAO platform Zeeland, ZSG RPCP Midden-Brabant, Noord-Oost Brabant, West-Brabant en Zuid-Oost Brabant.

32


19-02-2009 17:40:09

Provincie Limburg Huis voor de zorg6 Vereniging van Patiënten Consumenten Organisaties in Limburg Bezoekadres: Mercator 1, 6135 KW Sittard Postadres: Postbus 527, 6130 AM Sittard Tel.: 046-420 81 59, fax 046-4208041 E-mail RPCP: [email protected] Website: www.huisvoordezorg.nl

6

Samenwerkingsverband van ANBO, Provinciaal Platform GGZ zorgvragers Limburg, IKG Limburg, KBO Limburg, LOC Limburg, FvO Limburg, PCOB, PCL, SOL.

33


19-02-2009 17:40:09

34


19-02-2009 17:40:09

Deel II. Het maken van een jaarverslag

Hoofdstuk 4.

Onderdelen van het jaarverslag

36

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

36 37 38 39 41 44 47 47 49

De inleiding Over infrastructuur en organisatie Over het team Over de patiënten Over de werkbelasting Over het medisch handelen Over verslaglegging en voorlichting Over het kwaliteitsbeleid De samenvatting

35


19-02-2009 17:40:09

Deel II

Hoofdstuk 4. Onderdelen van het jaarverslag

In dit hoofdstuk van de PraktijkWijzer worden alle onderdelen van het jaarverslag één voor één behandeld. Na uitleg over de ‘Inleiding’ van het jaarverslag volgen toelichtingen op de inhoudelijke hoofdstukken en op het onderdeel ‘Samenvatting’. Voorbeeldteksten Op de cd-rom zijn voorbeeldteksten opgenomen in de map ‘Hoofdstukken JV’. Deze kunnen worden overgenomen voor het maken van een eigen versie van het jaarverslag. De teksten zijn een voorzet, met andere woorden, zij willen u op weg helpen bij het maken van een jaarverslag voor de eigen praktijk. U kunt er ideeën uit opdoen en er desgewenst onderdelen uit ‘knippen’ en ‘plakken’. De delen tussen […] zijn praktijkspecifiek en moeten in het eigen jaarverslag in- of aangevuld worden. Het is niet de bedoeling dat u alle onafgemaakte zinnen afrondt. Overbodige tekst kan worden gewist.

4.1 De inleiding De ‘Inleiding’ van het jaarverslag is voor iedere praktijk uniek. Is dit onderdeel eenmaal geschreven, dan kan het jarenlang opnieuw worden gebruikt omdat de inhoud nauwelijks aan verandering onderhevig zal zijn. Onderwerpen die u in de ‘Inleiding’ aan de orde kunt stellen zijn: • Historie en profiel van de praktijk Hoe is de praktijk geworden tot wat zij nu is? Wetenswaardigheden over het tot stand komen en de geschiedenis van de praktijk kunnen hier worden opgenomen, evenals de specifieke karakteristieken die de praktijk nu heeft: de ligging op het platteland of in de grote stad; een groot of juist klein verzorgingsgebied; al dan niet grote afstand tot ziekenhuizen; verloskunde in de praktijk; apotheekhoudend of niet; een opmerkelijke vorm van huisvesting; bijzondere patiëntenkenmerken zoals veel of juist weinig allochtonen; dominante werkgevers of beroepen onder de patiënten; opvallende afwijkingen van het gemiddelde ten aanzien van opleiding, welvaartsniveau of arbeidsparticipatie, enzovoort. Wist u dat de gemeente en/of GGD gegevens over populatiekenmerken beheert? Als u aan kunt geven welke postcodes tot het praktijkgebied behoren, kunt u via deze instellingen een aantal demografische kenmerken van de praktijk te weten komen. • Visie Een specifieke visie op de zorg die geleverd wordt of bijzondere doelen die de praktijk zich heeft gesteld, kunnen hier aan de orde komen: een bijzonder zorgaanbod; het werken voor speciale doelgroepen in een specifieke regio; doelstellingen op organisatorisch, onderwijskundig of wetenschappelijk gebied. Niet in alle gevallen zal er een visie of missie zijn geformuleerd bij de stichting van de praktijk, of zijn ontwikkeld in de loop van het bestaan ervan. • Het afgelopen jaar Hoogte- en dieptepunten uit het verslagjaar worden kort en bondig onder elkaar gezet. • Totstandkoming van het jaarverslag/jaarplan In deze paragraaf kan worden aangegeven wie welke bijdrage heeft geleverd voor het totstandkomen van het jaarverslag/jaarplan. Het gedrukte jaarverslag/jaarplan is een schriftelijke verantwoording van de praktijk waaraan veel medewerkers hun bijdrage hebben geleverd. Denk daarbij niet alleen aan de auteur, maar ook aan degene die het gegevensbeheer in en

36


19-02-2009 17:40:10

•

data-extractie uit het HIS op zich heeft genomen, aan degene die het proces van jaarverslag tot jaarplan bewaakt, aan de medewerker die de secretariële werkzaamheden voor het verslag op zich heeft genomen, enzovoort. Het expliciet noemen van al deze personen eert wie ere toekomt, en zal hen motiveren in de toekomst hun bijdrage te blijven leveren. Doelstellingen van dit jaarverslag/jaarplan De doelstellingen voor het opstellen van een jaarverslag/jaarplan kunnen velerlei zijn. Intern gebruik ten behoeve van de organisatie van de praktijk en voor kwaliteitsdoeleinden zal de meest voorkomende doelstelling zijn. Verantwoording naar of informatie voor consumenten, contractpartners, het ministerie van VWS, de Inspectie voor de Gezondheidszorg en de gemeente zijn andere, even goede doelstellingen. De keuzes die men ten aanzien van de doelstelling en doelgroep maakt, beïnvloeden in hoge mate de inhoud van het jaarverslag/jaarplan. Het is verstandig zich dat in een vroeg stadium te realiseren, zodat daar bij de opstelling rekening mee gehouden kan worden.

4.2 Over infrastructuur en organisatie Inleiding In het hoofdstuk ‘Infrastructuur en organisatie’ in uw jaarverslag wordt de infrastructuur en de organisatie van de praktijk besproken. Dit hoofdstuk is voor iedere praktijk uniek, maar de inhoud ervan verandert per jaar niet of nauwelijks. Het kan dus tot de basisteksten van het jaarverslag worden gerekend. Op de cd is in de map ‘Hoofdstukken JV’ de integrale voorbeeldtekst voor dit hoofdstuk opgenomen in de submap “Infrastructuur’, inclusief de tabellen die deel uit maken van het hoofdstuk. De tabellen zijn ook nog eens los van de voorbeeldtekst opgenomen. De achtergrond daarvan is dat het handig kan zijn deze lijsten op papier te hebben, er mee aan de slag te gaan, en ze pas in te vullen in de digitale versie van het jaarverslag als alle gegevens verzameld zijn. Hoofdstukindeling Onderwerpen die u in het hoofdstuk over de infrastructuur en de organisatie van de praktijk aan de orde kunt stellen, zijn: • Locatie van de praktijk Wat voor een soort praktijk is het? Waar bevindt de praktijk zich? Zit u in een achterstandswijk of juist op stand? • Gebouw Beschrijf in deze paragraaf het gebouw, hoe het is gelegen en hoe zijn de bouwkundige voorzieningen zijn. Een foto en plattegrond van uw praktijk in het jaarverslag zijn daarbij natuurlijk heel illustratief. Het eenmalig in kaart brengen van het gebouw levert natuurlijk wat (meet)werk op, voor zover de maten niet uit tekeningen zijn te halen. Het hoeft gelukkig maar één keer en het is een voordeel dat de maten, als ze voor andere doeleinden nodig zijn, altijd gemakkelijk in het jaarverslag zijn terug te vinden. De tabel , ‘Indeling praktijkgebouw’ ( ), is voorgestructureerd voor twee spreek-, onderzoeken behandelkamers maar kan naar believen worden uitgebreid of ingekort. Men kan er voor kiezen het aantal kamers van een bepaald type op te geven en het totale oppervlak dat zij beslaan te vermelden. Denk bij de voorzieningen ten behoeve van de privacy bijvoorbeeld aan een wachtlijn bij de receptie, bouwkundige voorzieningen om geluidslekkages te voorkomen en muziek in de wachtkamer. Als er brand- en inbraakbeveiligingssystemen zijn aangelegd kunnen zij in deze paragraaf worden beschreven. (N.B: Veiligheidscertificering kan u bij de verzekeringspremie voordeel opleveren.) • Praktijkuitrusting ( ) In de tabel ‘Praktijkuitrusting’ kan eenvoudig aangevinkt worden of de praktijk over het betreffende uitrustingsstuk beschikt, hoeveel er van aanwezig zijn en om welk fabrikaat het gaat. Er is gekozen voor een relatief bescheiden lijst van grote en belangrijke uitrustingsstukken, ontleend aan de VIP. Kwaliteitsindicatoren die gebruikt zullen gaan worden in de praktijkaccreditering, zullen de lijst zeker gaan beïnvloeden. 37


19-02-2009 17:40:10

Deel II •

•

•

•

•

•

•

Samenwerkingsvorm huisartsen Hier beschrijft u hoe de praktijken die in het gebouw hun onderdak vinden, samenwerken en hoe die samenwerking in geval van vakantie, ziekte en dergelijke eventueel is ingebed in een grotere structuur. Opleidingen Vermeld in de tabel ‘Opleidingskenmerken’ ( ) of de praktijk participeert in de opleiding van artsen, huisartsen, praktijkassistentes en praktijkondersteuners, en met welke universiteiten en/ of hogescholen daarvoor een overeenkomst bestaat. Praktijkorganisatie, bereikbaarheid en beschikbaarheid In deze paragraaf geeft u aan hoe de praktijk is georganiseerd en hoe deze organisatie van invloed is op de bereikbaarheid van de praktijk en de beschikbaarheid van de zorg. Beoordeel dat vanuit het patiëntenperspectief. Uw beschikbaarheid houdt niet onmiddellijk in dat u ook voor de patiënten bereikbaar bent; niet-bereikbaar is dus ook niet-beschikbaar. En de telefonische bereikbaarheid en/of openstelling van de praktijk betekent niet onmiddellijk dat er ook adequate medische zorg beschikbaar is. De spreekuurorganisatie is in de tabel ‘Organisatie van het spreekuur’ en in de tabel ‘Soorten spreekuur’ weer te geven per praktijk. Op de cd-rom zijn deze samen terug te vinden in het bestand Tabel; Spreekuren ( ). Dat kan dus inhouden dat daaraan door meerdere artsen (bijvoorbeeld samen met een hidha) invulling wordt gegeven. Gedetailleerde informatie daarover wordt opgenomen in uw hoofdstuk “Team’(zie 4.3 ‘Over het team’). Onder bijzondere spreekuren kan bijvoorbeeld een categoraal spreekuur voor diabeten of een reizigersadviesspreekuur worden verstaan. De daaropvolgende tabel ‘Telefonische bereikbaarheid’ ( ) geeft inzicht in de telefonische bereikbaarheid van de praktijk. In de laatste kolom van die tabel kan worden aangegeven op welke tijden de betreffende functie zonder tussenkomst open is voor patiënten. Daarmee wordt bedoeld dat er gedurende de aangegeven uren op het betreffende nummer geen apparatuur staat aangesloten met een boodschap of instructies, maar dat de telefoon daadwerkelijk wordt opgenomen. Automatische doorschakeling (zonder dat de patiënt er iets voor hoeft te doen of er iets van merkt) geldt als drempelloos bereikbaar. Automatisering Leg hier alleen algemene informatie vast over de automatisering van de praktijk. In paragraaf ‘Verslaglegging en voorlichting’ kan meer in detail worden gerapporteerd. Overlegstructuur In het hoofdstuk ‘Kwaliteitsbeleid’ in uw jaarverslag rapporteert u over de overlegstructuur in de praktijk (zie 4.8 ‘Over het kwaliteitsbeleid’). In dit hoofdstuk over de infrastructuur en organisatie maakt u melding van het structureel overleg met anderen dan praktijkmedewerkers. (zie de tabel ‘Overlegstructuur’( ) Patiëntenparticipatie Hier is ruimte om te rapporteren over de activiteiten van een eventuele patiënten- of gebruikersraad. Leg uit hoe die is samengesteld en georganiseerd, wat de belangrijkste activiteiten zijn en wat er met adviezen is gedaan. Klachtenregeling Meld hier alleen het bestaan van een klachtenregeling. Inhoudelijke rapportage over eventuele klachten komt aan de orde in het hoofdstuk ‘Kwaliteitsbeleid’ (zie 4.8 ‘Over het kwaliteitsbeleid’).

4.3 Over het team Inleiding In het hoofdstuk ‘Team’ in uw jaarverslag wordt de personeelssamenstelling van de praktijk besproken. Stagiaires die in het kader van hun opleiding tot huisarts, praktijkondersteuner of praktijkassistente beroepswerkzaamheden in de praktijk uitvoeren, behoren niet tot het vaste personeelsbestand en behoren boventallig te zijn. Ze mogen dus niet worden meegeteld in de onderstaande tabel. 38


19-02-2009 17:40:10

Indien in de tabel het aantal medewerkers het aantal lege rijen overtreft, kan men eenvoudig een rij toevoegen door in de tabeloptie van Word bij de keuze ‘invoegen’ te kiezen voor ‘rijen boven’ of ‘rijen onder’. Begrippen Voor de omschrijving van de belangrijke begrippen uit dit hoofdstuk wordt verwezen naar het hoofdstuk 10 ‘Begrippen’ in deel IV van de PraktijkWijzer. Tabel; BIG-geregistreerde medewerkers In deze tabel kunt u de registratienummers van de medewerkers vermelden die ingeschreven zijn in het BIG-register en de geldigheidsduur van de inschrijving aangeven. In de tabel wordt geen onderscheid gemaakt voor praktijkondersteuners die zich vooral bezig houden met chronische ziektes zoals diabetes mellitus en de praktijkondersteuners die in worden gezet voor specifieke doelgroepen (GGZ, Ouderen). Dat onderscheid kunt u in de tekst van het jaarverslag natuurlijk wel aangeven. Tabel; team In deze tabel kunt u alle relevante gegevens van het de praktijkmedewerkers vermelden. Op een geprinte tabel kan door het inkleuren van de vakjes worden aangegeven of een medewerker ’s ochtends, ’s middags of de gehele dag werkt. Dat komt het overzicht ten goede. In de digitale versie van de tabel, die in het jaarverslag wordt opgenomen, kan dat aangegeven worden door in het betreffende vakje, afhankelijk van het dagdeel dat wordt gewerkt, een o, m, of d te typen. Geef met een * in de tabel aan welke medewerker eindverantwoordelijk is voor het personeelsbeleid en de functioneringsgesprekken. De fte’s kunnen per discipline worden opgeteld. Deze totalen leveren het praktijktotaal. Relevanter dan het totaal is het relateren van fte per functie aan het aantal patiënten. In de tabel is daarom nog de mogelijkheid opgenomen de totale functie-fte per 1000 patiënten in te vullen.

4.4 Over de patiënten Inleiding In het hoofdstuk ‘Patiënten’ in uw jaarverslag worden de demografische gegevens van uw praktijk beschreven. In de wijze van vastleggen wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij keuzes die het LINH daarvoor heeft gemaakt. Het aantal patiënten en een aantal van hun belangrijkste kenmerken worden op een gemakkelijk inzichtelijke, aansprekende wijze gepresenteerd. Dus weinig cijfers en zoveel mogelijk grafieken. Het zijn voor iedere huisarts interessante gegevens, niet in de laatste plaats omdat ze de basis vormen voor economische- en werkbelastinganalyses. In dat opzicht kan het ook van belang zijn een beschrijving te geven van de etnische opbouw van de praktijk. Daarover kunnen geen statistisch harde uitspraken worden gedaan omdat dit soort gegevens niet wordt vastgelegd in het HIS. De gemeente en de GGD zijn vaak wel in staat daarover informatie te verstrekken als u de postcodeverdeling van uw praktijk kent. De onderwerpen die aan de orde komen, zijn: het patiëntenaantal (en de trend naar groei- of inkrimping) de patiëntenverdeling naar: • leeftijd • geslacht • Zorgverzekeraar de in- en uitstroom, verdeeld over de volgende in- of uitschrijfreden: • mutaties (patiënten komend van of vertrekkend naar een andere huisarts) • geboorte en overlijden

39


19-02-2009 17:40:10

Deel II Van de mutaties zou nog kunnen worden aangegeven of verhuizen de reden van de overschrijving was. Voor de geboortes zou kunnen worden opgegeven of deze thuis, poliklinisch of in het ziekenhuis plaatsvonden. Voor de overleden patiënten zouden eveneens de locatie van overlijden en de doodsoorzaak kunnen worden aangegeven. In de NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan is een dergelijke nuancering nog niet aangebracht. Samenwerkingsverbanden kunnen hun gegevens gecombineerd presenteren. Als men inzicht wil geven in de afzonderlijke praktijken, moet voor iedere praktijk een set gegevens worden aangemaakt en opgeslagen onder de praktijknaam. Enige kennis van Excel zal helpen bij het produceren van het hoofdstuk. Het invullen van de cijfertabellen in het Excel-werkblad ‘Patiënten’ resulteert automatisch in een aantal grafieken.Het hoofdstuk ‘Patiënten’ in uw jaarverslag is compleet als u de voorbeeldtekst overneemt en de grafieken uit de spreadsheet kopieert naar het jaarverslag. Voor u en de lezers wordt uw verslag echter een stuk interessanter als u uw eigen cijfers vergelijkt met die van het LINH en voorziet van een verklarende tekst. Begrippen Lees voordat u met dit hoofdstuk aan de slag gaat de omschrijving van de volgende begrippen na in hoofdstuk 10 ‘Begrippen’ in deel IV van de PraktijkWijzer: Leeftijdscluster, Mutatie, Mutatiepercentage, Geboorte, Sterfte. Als u de omschrijvingen aanhoudt bij de verwerking van uw eigen gegevens, ontstaat de mogelijkheid uw eigen cijfers te vergelijken met die van andere praktijken en de LINHkengetallen. Tabellen met betrekking tot patiënten Op de cd vindt u een Excel-bestand met een aantal werkbladen, die te openen zijn door op het tabblad onder aan het scherm te klikken. Als in een samenwerkingsverband over de praktijken afzonderlijk wordt gerapporteerd, moet er voor iedere praktijk een aparte bestand worden aangemaakt. Dat kan eenvoudig door het bestand op de cd-rom een aantal keer, onder een andere naam, op uw computer op te slaan. Het gaat om de volgende werkbladen: Werkblad ‘Geslacht’ ( ) De leeftijdsclusters zijn overgenomen van het LINH. Het is aan te raden deze aan te houden. Daardoor ontstaat de mogelijkheid uw gegevens te vergelijken met die van het LINH. Per leeftijdscluster worden het aantal mannen en vrouwen vermeld en het aandeel van het leeftijdscluster in de totale praktijkpopulatie. De tabel is gevuld met de cijfers van een voorbeeldpraktijk. Die moet u vervangen door uw eigen gegevens. Dat zijn de cellen die in de tabel geel zijn gekleurd. Op basis van de door u ingevulde gegevens rekent Excel de rest van de gegevens uit. Elk huisartsinformatiesysteem heeft een mogelijkheid een leeftijdsverdeling van de ingeschreven patiënten te produceren. Het kan nodig zijn een aantal leeftijdsclusters bij elkaar op te tellen om tot de LINH-indeling te geraken. Als u de gegevens heeft ingevuld wordt er in het werkblad ‘Grafiek: Geslacht en leeftijd’ een kolomtabel met uw gegevens gegenereerd. In het werkblad ‘Grafiek: Leeftijden’ gebeurt hetzelfde, maar daarin is geen differentiatie aangebracht tussen mannen en vrouwen. U kunt één van beide kopiëren naar uw jaarverslag. Werkblad ‘Verzekering’( ) Op dezelfde wijze worden in dit werkblad de gegevens ingevoerd met betrekking tot de zorgverzekeraar van de patiënten in uw praktijk. In het Werkblad ‘Grafiek: Verzekering’ wordt op basis van deze gegevens een taartdiagram gegenereerd dat naar het jaarverslag kan worden gekopieerd. Zorgverzekeraars met heel weinig patiënten in uw praktijk kunnen het best worden opgeteld en in de rij Overig worden genoteerd. Het taartdiagram wordt mooier als de rijen waarin geen patiëntenaantallen staan uit de tabel worden verwijderd.

40


19-02-2009 17:40:10

-

Werkblad ‘Mutaties’( ) Hierin worden de gegevens opgeslagen over de patiëntenmobiliteit, aangevuld met de geboorteen overlijdenscijfers. Het getal in de kolom ‘Nieuw totaal’ is gekopieerd uit één van de eerder ingevulde tabellen. Het wordt gebruikt om het mobiliteitspercentage te berekenen. Groei of krimp van de praktijk is te vinden in de kolom ‘Saldo verslagjaar’. De verandering in de praktijkgrootte is een belangrijk economisch gegeven. Het mobiliteitspercentage is een belangrijk gegeven voor de (administratieve) arbeidsbelasting van de praktijk. Als de in- en uitstroom elkaar ongeveer in evenwicht houden, zal de praktijkomvang nauwelijks wijzigen, maar als ze beide hoog zijn, levert dat een aanzienlijke hoeveelheid meerwerk op ten opzichte van een praktijk waarin deze getallen laag zijn. Desgewenst kan een deel of de gehele tabel naar het jaarverslag worden gekopieerd.

4.5 Over de werkbelasting Inleiding In het hoofdstuk ‘Werkbelasting’ in het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de parameters die gerelateerd zijn aan de hoeveelheid en de soort geleverde zorg. De begrippenlijst uit dit hoofdstuk is tot stand gekomen in samenspraak met het Landelijk Informatie Netwerk Huisartsenzorg (LINH). De achterliggende gedachte bij het gebruik van juist deze lijst is dat de huisarts zijn eigen cijfers kan vergelijken met die van de openbare bestanden van het LINH. Bij die vergelijking is wel enige voorzichtigheid geboden: ieder HIS is anders en bovendien zijn de HIS’en niet statisch. Ook de registratieroutines van huisartsen verschillen. Aan het LINH nemen ongeveer 80 huisartsenpraktijken deel, die verspreid zijn over heel Nederland en gebruik maken van één van de zes meest gebruikte HIS’en. Het is vrijwel uitgesloten dat uw cijfers volmaakt overeenstemmen met die van het LINH, omdat de gemiddelde praktijk en het gemiddelde HIS uiteraard niet bestaan. Administratieve contacten onderscheidt het LINH niet. Voor uw praktijk verdient het aanbeveling om de administratieve contacten apart zichtbaar te maken. Het doet recht aan een groot aantal handelingen die in de praktijk worden verricht ten behoeve van de patiëntenzorg en het brengt een belangrijk deel van de werkbelasting van de assistenten in beeld. Het zichtbaar maken van deze belasting kan ook van belang zijn in de contractonderhandelingen met de zorgverzekeraars. Ondanks technische verschillen in de berekeningswijze kunnen de uitkomsten van uw praktijk waarschijnlijk redelijk vergeleken worden met die van het LINH waar het consulten, visites en (in iets mindere mate) telefonische contacten betreft. Als u registreert volgens de in de onderstaande lijst gehanteerde omschrijvingen, heeft u de redelijke zekerheid dat het getal voor de contactfrequentie in uw praktijk op vergelijkbare wijze tot stand is gekomen als de LINH-gegevens.

41


19-02-2009 17:40:10

Deel II Lijst Contactsoorten Begrip (CTG-code)

Omschrijving

Opmerkingen

Administratief contact

Het niet-declarabel openen én muteren van het patiëntendossier door een willekeurige praktijkmedewerker (bijvoorbeeld voor het inschrijven van specialistenbrieven, labuitslagen of andere gegevens)

Het LINH registreert administratieve contacten niet (meer). Ze geven een indicatie van de administratieve belasting van met name de praktijkassistente.

Consult (12000)

Een face to face contact tussen de patiënt en de huisarts of praktijkassistente.

Het gaat hier dus niet alleen om gedeclareerde contacten met de huisarts, maar ook om contacten tussen de patiënt en de praktijkassistente. Een aantal geprotocolleerde medische handelingen kunnen door de praktijkassistente declarabel worden uitgevoerd. Waarneemcontacten tellen niet.

Dubbel consult (12001)

Een face to face contact tussen de patiënt en de huisarts dat langer dan 20 min. duurt.

Visite (12002)

Een bezoek van de huisarts aan de patiënt thuis

Dubbele visite (12003)

Een bezoek van de huisarts aan de patiënt thuis dat langer duurt dan 20 min.

Telefonisch consult (12004)

Een telefonisch contact van of over een patiënt met een praktijkmedewerker waarin een hulpvraag aan de orde is geweest.

Het telefonisch consult kan alleen gedeclareerd/geregistreerd worden als het dient ter vervanging van een spreekuurcontact. De duur van het contact doet niet ter zake.

(Herhalings-) recept (12005)

Aanvraag voor een recept op een andere wijze tot stand gekomen dan via een consult of visite.

Aanvragen via directe telefoonverbinding, receptenlijn, internet of het afgeven van oude verpakkingen tellen dus allemaal mee. Ongeacht het aantal receptregels. Aanvragen in de waarneming tellen niet mee.

Vaccinatie (12006)

Het toedienen van een vaccin door huisarts of praktijkassistente.

Vaccins kunnen worden toegediend in het kader van het rijksvaccinatieprogramma, op medische indicatie (bijvoorbeeld na splenectomie) op verzoek van de patiënt (bijvoorbeeld HPV) of in het kader van een advies aan reizigers.

Zie consult

42


19-02-2009 17:40:10

Begrip (CTG-code)

Omschrijving

Opmerkingen

e-mailconsult (12007)

Een e-mailconsult van, of onder verantwoordelijkheid van de huisarts met een patiënt waarin een hulpvraag aan de orde is geweest.

Het e-mailconsult kan alleen gedeclareerd/geregistreerd worden als het dient ter vervanging van een spreekuurcontact.

Consult POH-S (12100)

Een face to face contact tussen de patiënt en de POH-Somatiek.

Dubbel consult POH-S (12101)

Een face to face contact tussen de patiënt en de POH-S dat langer dan 20 min. duurt.

Visite POH-S (12102)

Een bezoek van de POH-S aan de patiënt thuis.

Dubbele visite POH-S (12103)

Een bezoek van de POH-S aan de patiënt thuis dat langer duurt dan 20 min.

Telefonisch consult POH-S (12104)

Een telefonisch contact van of over een patiënt met een POH-S waarin een hulpvraag aan de orde is geweest.

Zie telefonisch consult

Herhalingsrecept POH-S (12105)

Aanvraag voor een recept op een andere wijze tot stand gekomen dan via een consult of visite

Zie herhalingsrecept

VaccinatiePOH-S (12106)

Het toedienen van een vaccin door POH-S

Zie vaccinatie

Consult POHGGZ (12110)

Een face to face contact tussen de patiënt en de POH-GGZ.

Dubbel consult POH-GGZ (12111)

Een face to face contact tussen de patiënt en de POH-GGZ dat langer dan 20 min. duurt.

Wordt nog niet geregistreerd door LINH. Te verwachten is dat dit wel zal gaan gebeuren zodra de POH-GGZ landelijk zal worden ingevoerd. Daarop vooruitlopend kan men er voor kiezen de contacten nu reeds de registreren. Anders moeten de contacten van POH-S en POH-GGZ gezamenlijk worden verwerkt.

Visite POH-GGZ Een bezoek van de POH-GGZ aan de (12112) patiënt thuis

Bestand ‘Werkbelasting’ Op de cd vindt u het Excel-bestand ‘Werkbelasting’ ( ) met een aantal werkbladen: Werkblad ‘Werkdagen’ ( ) Door de gegevens op dit tabblad aan te passen aan het betreffende verslagjaar en uw praktijk worden in de kolom ‘per werkdag’ van het werkblad ‘Contacten’ de juiste gegevens geproduceerd. -

Werkblad ‘Contacten’( ) Hier kunt u de gegevens van de voorbeeldpraktijk vervangen door die van uw eigen praktijk of samenwerkingsverband (de gekleurde cellen). Gebruik zo mogelijk de eerder genoemde definities om vergelijking met LINH-gegevens mogelijk te maken. De bron van alle cijfers is het HIS. De meeste systemen bevatten de mogelijkheid deze cijfers te produceren op voorwaarde dat het HIS juist is ingesteld. 43


19-02-2009 17:40:10

Deel II Het invoeren van administratieve contacten zal voor veel praktijken nieuw zijn. Het HIS zal daarvoor ingesteld moeten worden en de praktijkmedewerkers (vooral de praktijkassistentes) zullen moeten worden geïnstrueerd hoe ermee om te gaan. Een ander aandachtspunt is dat de contactregistratie niet altijd ingeschakeld staat voor contacten die niet behoeven te worden gedeclareerd. Controleer het systeem hierop in het jaar 0 (zie Deel I hoofdstuk 2 ‘Planning’ in de PraktijkWijzer) en maak in datzelfde jaar met alle praktijkmedewerkers afspraken hoe de contactcodes in uw HIS zullen worden gebruikt. Met andere woorden, neem met alle medewerkers de begrippenlijst door. Hieronder wordt in hoofdstuk 4.6 ‘Over het medisch handelen’ het begrip ‘verrichting’ geïntroduceerd. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen laboratorium-, diagnostische, therapeutische en preventieve verrichtingen. Het bijhouden van dit soort handelingen levert voor een praktijk interessante cijfers op. Het LINH registreert contacten niet zo genuanceerd. Als het bij een verrichting tot een boeking komt, registreert het LINH dat als een consult. Na het vervangen van de cijfers van de voorbeeldpraktijk door die van uzelf, verschijnt in de volgende kolommen informatie over de werkbelasting. De kolom ‘per werkdag’ zal cijfers laten zien die het dichtst bij de gevoelsbelasting liggen. De contactfrequentie per 1000 is het getal dat door de VIP en de VIA wordt gehanteerd. Deze instrumenten sluiten daarin aan bij internationale standaarden. Het LINH hanteert de contactfrequentie per patiënt. Het LINH telt ook contacten waarvan de contactsoort niet bekend is. Dit zijn de keren dat het dossier van een patiënt is geopend zonder dat op dezelfde dag ook een consult, visite of telefonisch contact heeft plaatsgevonden of een recept is uitgeschreven. Dat getal zal een redelijke overeenkomst vertonen met de administratieve contacten. -

Werkblad ‘Grafiek: contactfrequentie’ ( ) In een kolom worden de verschillende contactsoorten gestapeld waardoor de totale kolomlengte de contactfrequentie per patiënt per jaar weergeeft. Het is mogelijk de contacten van de praktijkondersteuner apart te registeren en te presenteren. Men kan de grafiek het gemakkelijkst naar het jaarverslag kopiëren via de kopieeroptie in de menubalk bovenaan. Contacten in het kader van een M&I-verrichting kunnen in een aparte tabel worden geregistreerd.

4.6 Over het medisch handelen Inleiding In het vorige hoofdstuk in uw jaarverslag, ‘Werkbelasting’, werden gegevens gepresenteerd over de aard van het handelen van de medewerkers in de huisartsenpraktijk. In het hoofdstuk ‘Medisch handelen’ in het jaarverslag, dat nu aan de orde is, gaat het meer over de inhoud van dat handelen. Beide soorten gegevens worden gerekend tot de procesindicatoren waarover u in deel IV hoofdstuk 8 ‘Kwaliteitsindicatoren’ in de PraktijkWijzer meer kunt lezen. U kunt voor een basale of voor een uitgebreide presentatie kiezen in uw jaarverslag. Voor beide vindt u Excel-bestanden op de cd. Strikt genomen gaat het in de basisversie van de rapportage nog vooral om een aantal epidemiologische gegevens die in latere edities van het jaarverslag/jaarplan de basis zullen vormen voor gegevens over het medisch handelen zelf. Uitkomstindicatoren die iets zeggen over het resultaat van het medisch handelen, zijn veel lastiger te verkrijgen en worden in dit hoofdstuk niet gevraagd. Wel worden er een aantal suggesties gedaan voor het vastleggen van kwantitatieve gegevens over uitgevoerd onderzoek. Die kunnen worden gebruikt als materiaal voor het opstellen van een jaarplan. Alle Excel-bestanden worden hier weer in aparte paragrafen besproken. Begrippen Een eenduidige interpretatie van de begrippen zal de onderlinge vergelijkbaarheid van jaarverslagen bevorderen. Voor het hoofdstuk ‘Medisch handelen’ zijn van belang: (Aanvraag) herhalingsrecept, Doelgroep (en indicatiegroep) griepvaccinatie, Doelgroep Cervixscreening, Indicatiegroep cervixs44


19-02-2009 17:40:10

creening, Non-responder, Oproep, Verrichting. Lees de omschrijvingen van die begrippen er op na in het hoofdstuk ‘Begrippen’ in deel IV, voordat u met dit jaarverslaghoofdstuk aan de slag gaat. De Excel-bestanden; algemeen Ieder bestand begint met een werkblad met een gegevenstabel waarin de gekleurde cellen moeten worden ingevuld. De gele cellen zijn bestemd voor de basisversie van het jaarverslag, de grijs gekleurde cellen zijn facultatieve invulvelden, te gebruiken bij de latere versies van het jaarverslag. De cellen die voor u worden uitgerekend, zijn ongekleurd. Nadeel bij de meeste grijze invulcellen is dat de getallen daarvoor niet op een eenvoudige wijze uit het HIS zijn op te vragen. Vaak komt dat door dat het gegeven niet in het HIS wordt geregistreerd, of wel wordt vastgelegd maar niet zodanig dat het er ook op een gemakkelijke manier weer uit te halen is. Wil men erover rapporteren, dan zal men over een zekere vaardigheid in het gebruik van de statistiekmodule van het HIS moeten beschikken en/of turflijsten moeten aanleggen. Het wordt aan uw eigen oordeel overgelaten of u daartoe wilt overgaan. Dit is de reden dat de meeste invulcellen in het bestand ‘Medisch handelen’ grijs zijn. Vóór bijhouden pleiten de interessante gegevens die over de praktijk naar voren komen en het feit dat bij de toekomstige praktijkaccreditering een groot aantal van dit soort gegevens van belang is. De bestanden zijn voorgestructureerd voor drie praktijken (plus soms een referentiekolom). Wil men verslag doen van minder praktijken of over praktijken gezamenlijk rapporteren, dan kunnen de gegevens van de derde praktijk en eventueel ook van de tweede praktijk op nul worden gesteld. Fraaier is het de betreffende praktijken uit de tabel te verwijderen. Als men de brongegevens van de grafieken niet verandert, wordt de lay-out van de grafiek minder fraai, maar de presentatie van de gegevens blijft correct. Als men over meer dan drie praktijken afzonderlijk wil rapporteren moeten er aan de basistabel kolommen worden toegevoegd en zullen de brongegevens van de grafieken moeten worden aangepast. Het bestand ‘Medisch handelen; basis’ Het bestand ‘Medisch handelen; basis’ biedt de mogelijkheid een beperkt aantal gegevens in te voeren, op basis waarvan men toch tot een jaarverslag/jaarplan kan komen. In de tabel van het werkblad ‘Medisch handelen’ kunt u het totaalaantal patiënten per praktijk invullen en het aantal patiënten met bepaalde chronische aandoeningen (DM, Astma, COPD en HVZ). Automatisch wordt uitgerekend wat dan het vóórkomen is per 1000 patiënten. Het invullen van de tabellen resulteert automatisch in een aantal grafieken op andere werkbladen. Grafieken kunnen naar het jaarverslag/jaarplan worden gekopieerd. Op het Werkblad ‘Grafiek; Chronische Aandoeningen Absoluut’ ( ) worden de absolute aantallen patiënten met een bepaalde aandoening in de verschillende praktijken gepresenteerd. Het geeft een indicatie van de werkdruk die een bepaalde aandoening in een praktijk oplevert. Op het Werkblad ‘Grafiek; Prevalentie Chronische Aandoeningen’ ( ) wordt het vóórkomen per 1000 patiënten in de verschillende praktijken vergeleken met de getallen die de NHG-Standaarden ervoor opgeven. Het bestand ‘Medisch handelen’ Als u al enige ervaring heeft met het verzamelen van gegevens of al eerder een jaarverslag/jaarplan heeft uitgebracht, kan de behoefte ontstaan om meer gegevens vast te leggen. Dat kan in het bestand ‘Medisch handelen’( ) . Omdat dit bestand is bedoeld voor degenen met meer ervaring, zijn de meeste invulvelden grijs. Op het Werkblad ‘Verrichtingen’ ( ) kunt u vastleggen hoe vaak een bepaalde verrichting in de praktijk werd uitgevoerd en wie degene is die deze handeling meestal uitvoert. Als u meer verrichtingen wil registreren zult u de tabel moeten uitbreiden. Voor een compactere rapportage in het jaarverslag/ jaarplan is onder deze tabel nog een kleine tabel opgenomen die de saldo’s per verrichtingensoort

45


19-02-2009 17:40:10

Deel II weergeeft. Een van beide kunt u kopiëren naar het jaarverslag. Op het Werkblad ‘Diabetes’ ( ) kan niet alleen het aantal patiënten met diabetes mellitus worden ingevoerd, maar ook hoe vaak binnen de betreffende selectie een voor de kwaliteit van diabeteszorg relevant onderzoek werd verricht. Ook kunt u aangeven hoe groot het aantal insulineafhankelijke diabeten binnen uw populatie is, hoeveel daarvan u zelf behandelt en hoeveel u het afgelopen jaar ingesteld heeft op insuline. In de tabel zijn procesindicatoren weergegeven en (nog) geen uitkomstindicatoren. Het Werkblad ‘Astma/COPD’ ( ) geeft de mogelijkheid een aantal relevante cijfers met betrekking tot de zorg voor deze diagnosegroep vast te leggen. De keuze voor bepaalde items is wederom ingegeven door de kwaliteitsindicatoren. Er zijn drie werkbladen over hart- en vaatziekten. In hun opzet sluiten ze aan bij de kwaliteitsindicatoren. Het Werkblad ‘HVZ; prevalentie hoog risico’( ) brengt de at risk populatie van de praktijk in beeld. Het gaat daarbij om mensen die reeds een incident hebben doorgemaakt waardoor zij in de hoogrisicogroep vallen of mensen met een onderkende aandoening die het risico van hart- en vaatziekten verhoogt. Het Werkblad ‘HVZ; controle risicofactoren’( ) geeft de mogelijkheid te noteren hoeveel patiënten met een onderkend hoog risico gecontroleerd zijn op comorbiditeit die het risico nog eens sterk verhoogt. Het aantal hoogrisicopatiënten HVZ wordt automatisch gekopieerd van het vorige werkblad. Op basis van dit getal worden de percentages automatisch uitgerekend. Het Werkblad ‘HVZ; preventie’ ( ) laat het aantal patiënten zien waarbij een maatregel is genomen met bewezen effect ten aanzien van de preventie van cardiovasculaire aandoeningen. De percentages laten de fractie zien van het totaalaantal patiënten met het onderkende risico bij wie de preventieve maatregel daadwerkelijk is genomen. Het Werkblad ‘Verwijzingen’ ( ) geeft informatie over het aantal medische en paramedische verwijzingen in absolute zin. Er wordt uitgerekend wat dat inhoudt per 1000 patiënten. In het Werkblad ‘Receptuur’ ( ) laat u de hoeveelheid nieuwe en herhalingsrecepten (per 1000 patiënten) per praktijk zien, alsmede het aantal recepten in interessante indicatiegebieden zoals antibiotica en maagmiddelen. De fractie smalspectrumantibiotica van het totale volume aan antibiotica en de fractie protonpompremmers van het totaal aan maagmiddelen zijn gekozen als kwaliteitsindicatoren. Ook is er de mogelijkheid de top10 aan in de praktijk voorgeschreven medicijnen te laten zien. Daarbij gaat het om indicatiegebieden en het absolute aantal geproduceerde recepten (nieuwe en herhalingsrecepten). Onder de invultabel staan de voor het betreffende werkblad relevante ICPC-codes en ATC-codes opgesomd. Bestand ‘Griepvaccinaties’ In deze en het volgende bestand wordt over de primaire preventie in de praktijk gerapporteerd. In de tabel kunt u de gegevens invoeren in de gele cellen ( ). Er wordt dan een aantal berekeningen uitgevoerd. Interessant zijn de grafieken die op basis daarvan op andere werkbladen worden geproduceerd. Deze geven grafisch inzicht in de oproepen en de mate waarin daar gehoor aan wordt gegeven. Voor wat betreft de beschermingsgraad wordt daarin gedifferentieerd naar leeftijd onder en boven de 60 jaar. De non-responders hebben wel een indicatie voor een griepvaccinatie maar hebben ofwel aan deze oproep geen gevolg gegeven of al in eerdere instantie aangegeven geen prijs te stellen op een oproep. Voor het jaarverslag/jaarplan zijn grafieken geschikter dan tabellen. Bestand ‘Cervix-uitstrijkjes’ Voordat u de gele cellen van het Werkblad ‘Cervixscreening’ ( ) invult, moet u goed bedenken wat er onder de verschillende begrippen wordt verstaan. Tot de doelgroep voor cervixscreening behoren alle vrouwen in een bepaalde leeftijdscategorie. Het doelcohort is dat deel van de doelgroep dat in het betreffende jaar voor oproep in aanmerking komt. Dat cohort moet echter nog gecorrigeerd worden 46


19-02-2009 17:40:11

voor de condities waaronder de indicatie voor screening (tijdelijk) komt te vervallen. Het aantal non-responders wordt uitgerekend aan de hand van het aantal indicaties in het doelcohort, het daadwerkelijk aantal verstuurde oproepen en het aantal gemaakte uitstrijkjes. Op basis van deze gegevens worden er op de andere werkbladen weer grafieken geproduceerd die naar het jaarverslag kunnen worden gekopieerd.

4.7 Over verslaglegging en voorlichting Inleiding In het hoofdstuk ‘Verslaglegging en voorlichting’ in uw jaarverslag kunt u de verslaglegging en de voorlichting in uw praktijk bespreken. In het hoofdstuk ‘Infrastructuur en organisatie’ heeft u in uw jaarverslag beschreven met welk systeem u werkt. Hier rapporteert u wat u ermee doet. Daarnaast maakt u in dit hoofdstuk duidelijk hoe u met informatie voor de patiënt omgaat. Onder Verslaglegging vermeldt u de automatiseringsgraad en van welke elektronische communicatiemiddelen u gebruikmaakt. Voorbeelden daarvan zijn het aanvragen van herhalingsreceptuur via internet of e-consult, hoewel het laatste nog maar weinig wordt toegepast. Vele huisartsen hebben wel een eigen site met informatie over de praktijk. Onder Voorlichting vermeldt u allerhande zaken die met het geven van voorlichting aan patiënten te maken hebben. Kortom, dit is een hoofdstuk dat door de snel veranderende mogelijkheden waarschijnlijk heel dynamisch is. Verslaglegging Een belangrijk onderdeel van dit hoofdstuk is de Tabel;HIS/ICT ( ) die de automatiseringsgraad van de praktijk in beeld brengt. De laatste kolom in de invullijst geeft een aardig inzicht in de wijze waarop in de praktijk de ontwikkelingen zijn gevolgd en waar de laatste jaren op automatiseringsgebied de meeste energie in is gaan zitten. Deze paragraaf is ook bedoeld om verslag te doen van bijzondere projecten op het gebied van automatisering. Tevens kan hier worden gerapporteerd over een aantal items die in de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) van belang zijn, zoals de toegang tot de patiëntgegevens en de manier waarop met een (afgelegd) dossier wordt omgegaan. Maak duidelijk hoe u oude gegevens opslaat, hoe u selecteert voor vernietiging en hoe daadwerkelijk gegevens worden vernietigd. Voorlichting Ook de kern van dit hoofdstuk is weer een invullijst, die ook op de cd is opgenomen (Tabel;Voorlichting ). Door het simpel aankruisen van items wordt een redelijk beeld van de voorlichtingsactiviteiten verkregen. Praktijkspecifieke activiteiten kunnen in vrije tekst worden toegevoegd.

4.8 Over het kwaliteitsbeleid Inleiding In het hoofdstuk ‘kwaliteitsbeleid’ in uw jaarverslag worden al die aspecten besproken die met het kwaliteitsbeleid van de praktijk te maken hebben. Hierbij gaat het om die activiteiten die plaatsvonden om de kwaliteit van de geleverde diensten in stand te houden en te verbeteren. Het verbeteren van de kwaliteit van het werk is iets wat elke professionele organisatie wil. Kwaliteitsbeleid krijgt ook maatschappelijk steeds meer aandacht. Daarom is het onderdeel kwaliteit een onderdeel van het jaarverslag dat in de toekomst steeds belangrijker zal worden. Hiertoe behoort ook de evaluatie van het jaarplan van het afgelopen jaar. Wat waren de doelen in dat plan? Zijn deze ook gerealiseerd? Moeten ze misschien worden bijgesteld? Met andere woorden: functioneert er een kwaliteitscirkel in de praktijk en hoe ziet die eruit? De tabellen die in dit hoofdstuk worden gebruikt, kunt u ook terugvinden op de cd. U kunt de tabellen 47


19-02-2009 17:40:11

Deel II vanaf de cd bewerken en daarna kopiëren naar het jaarverslag. In Deel IV hoofdstuk 9 ‘Kwaliteitscirkel’ in de PraktijkWijzer is een apart hoofdstuk gewijd aan de theorie en praktijk van de kwaliteitscirkel. Visitatie en praktijkaccreditatie Met visitatie zijn veel huisartsen al vertrouwd. Praktijkaccreditatie is een nieuwe vorm van kwaliteitsdenken en -handelen die in de naaste toekomst een steeds belangrijker rol zal gaan spelen. Belangrijk onderdeel van de praktijkaccreditatie is juist de kritische reflectie op verzamelde praktijkgegevens, het op basis daarvan opstellen van een verbeteringsplan en de jaarlijks terugkerende evaluatie daarvan. Met andere woorden, het opstellen van een jaarverslag/jaarplan is een belangrijk instrument bij de praktijkaccreditatie. Als de praktijk is gevisiteerd of geaccrediteerd, wordt de datum daarvan in het jaarverslag vermeld. RI&E De Arbo-wet verplicht iedere werkgever een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uit te voeren en actueel te houden. Werkgevers met minder dan 25 medewerkers kunnen deze verplichte toetsing van de RI&E achterwege laten. Zij dienen dan wel gebruik te maken van een speciaal voor de huisartsenbranche ontwikkelde RI&E. Die stelt het aanstellen van een preventiemedewerker verplicht. De LHV heeft de taken van de preventiemedewerker beschreven. Op de website van de LHV is via het pad Ledenservice/Producten/RI&E’ meer informatie te vinden die u nodig heeft voor het uitvoeren van de beperkte toets. Indien de (verplichte) RI&E ‘Huisartsenpraktijken’is uitgevoerd, kan dat hier worden vermeld. Scholing De registratie van beroepen die volgens de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG) bescherming genieten, is onder andere afhankelijk van het nakomen van een nascholingsverplichting. Praktijkassistentes vallen (nog) niet onder de BIG-wetgeving, maar in het kader van het kwaliteitsbeleid verdient het aanbeveling de assistentes te (laten) nascholen. De gevolgde nascholing kan gedurende het jaar per medewerker worden bijgehouden in de op de cd opgenomen bestand ‘Scholing’ ( ), met werkbladen voor huisartsen, praktijkondersteuners, praktijkassistenten en overigen. Nummers kunnen in de werkmap door namen worden vervangen. Er is zowel plaats voor de registratie van praktijkartsen als van huisartsen in dienst (van huisartsen). Voor huisartsen wordt geaccrediteerde nascholing sinds 2008 in GAIA bijgehouden (www.pe-online. org). Het bestand biedt de mogelijkheid een schaduwboekhouding voor de gevolgde nascholing bij te houden en de niet geaccrediteerde uren te registreren. Voor het jaarverslag kunnen de totalen uit het bestand ‘Scholing’ ( ) naar de invullijst ‘Scholing’ ( ) worden gekopieerd. Eventueel kan als bijlage van het jaarverslag het totale bestand ‘Scholing’ worden opgenomen. Overleg In dit hoofdstuk in uw jaarverslag rapporteert u ook hoe het overleg binnen de praktijk is georganiseerd, welke belangrijke zaken daarbij aan de orde zijn geweest en welke consequenties er aan het overleg zijn verbonden. Dat kan in de tabel: ‘Structureel intern overleg’( ). In het hoofdstuk ‘Infrastructuur en Organisatie’ in uw jaarverslag heeft u verslag gedaan van de overlegstructuur met zorgpartners buiten de praktijk. In dit hoofdstuk over het kwaliteitsbeleid kunt u de inhoud en resultaten van dit overleg vastleggen in de tabel: ‘Extern overleg’( ) . Zijn er transmurale projecten waarin u participeert? Klachtenregeling en gebruikersinbreng In het hoofdstuk ‘Infrastructuur en organisatie’ heeft u in uw jaarverslag aangegeven of de praktijk participeert in een klachtenregeling en, zo ja, hoe die functioneert. In dit hoofdstuk kunt u inhoudelijk 48


19-02-2009 17:40:11

verslag doen van de klachten van patiënten. Is er in het verslagjaar gebruik van gemaakt de klachtenregeling? Hadden de ingediende klachten nog consequenties? Gelukkig leidt kritiek van een patiënt maar zelden tot een klacht en wordt onvrede op een andere manier geventileerd. Dit soort reacties van mildere aard, soms als idee geformuleerd, kunnen een grote stimulans vormen om de eigen organisatiestructuur en het functioneren van medewerkers kritisch te analyseren. Zelfreflectie op basis van kleine fouten, misverstanden en incidenten kan een aanzet zijn om bepaalde zaken in de praktijk aan te pakken en te veranderen. Ten slotte is er misschien een geformaliseerd patiëntenoverleg in de vorm van een gebruikers- of patientenraad, die ideeën en adviezen ter verbetering heeft aangedragen. Maak melding van wat ermee is gedaan. Overigens Het ijken van het instrumentarium (tabel: ‘Instrumentariumijking’ ( ) en het controleren van de installaties, materialen en de medicijnen die op voorraad en in de visitetas worden bewaard, behoren tot het kwaliteitsbeleid. Ten slotte wordt er melding gemaakt van eventuele andere zaken die de kwaliteit en het kwaliteitsdenken in de praktijk betreffen.

4.9 De samenvatting In de ‘Samenvatting’ worden, voor de haastige lezer die snel inzicht in het jaarverslag wil krijgen, de belangrijkste zaken uit de voorgaande hoofdstukken onder elkaar gezet. Beperk u tot hoogte- en dieptepunten en belangrijke, zo mogelijk puntig geformuleerde conclusies. Daarmee prikkelt u de lezer om bepaalde delen van het jaarverslag na te slaan en uitgebreider van de inhoud kennis te nemen. Omdat dit onderdeel praktijkspecifiek is en zelfs sterk persoonlijk kan worden gekleurd, zijn hiervoor geen voorbeeldteksten opgenomen in het voorbeeldjaarverslag op de cd. Men kan er voor kiezen het jaarverslag te beginnen met de samenvatting.

49


19-02-2009 17:40:11

50


19-02-2009 17:40:11

Deel III Het opstellen van een jaarplan

Hoofdstuk 5.

Het verzamelen van onderwerpen

52

Hoofdstuk 6.

Het kiezen van onderwerpen

54

Hoofdstuk 7.

Het schrijven van een jaarplan

57

51


19-02-2009 17:40:11

Deel III

Hoofdstuk 5. Het verzamelen van onderwerpen

Inleiding Als het jaarverslag is geschreven, is het een logische volgende stap om conclusies te trekken en op grond daarvan plannen te maken voor het volgende jaar. Daarom is het nodig om onderwerpen te verzamelen die het uitgangspunt kunnen zijn van een jaarplan. Het is daarbij van belang om de cijfers uit het jaarverslag nog eens kritisch te bekijken. In dit hoofdstuk worden tips en adviezen gegeven over de wijze waarop u hiermee kunt omgaan, zodat u een wensenlijstje kunt opstellen met onderwerpen voor een verbeteringsplan. In het volgende hoofdstuk wordt vervolgens beschreven hoe u in dit lijstje een goede prioritering kunt aanbrengen. Daarna kan worden overgegaan tot het schrijven van het jaarplan.

Kijk nog eens kritisch naar het jaarverslag Om te beginnen is het goed om nog eens kritisch naar de resultaten van het jaarverslag te kijken. Vergelijk de resultaten waar mogelijk met die van andere praktijken en landelijke gegevens. Stel u zelf hierbij de volgende vragen: Wat valt u op? • Waar bent u tevreden over? • Welke resultaten pakten anders uit dan u verwacht had? • Waarin wijken de cijfers af van de referentiewaarde of het gemiddelde? Heeft u hier een verklaring voor? • Heeft u een verklaring voor de resultaten waarover u tevreden bent? • Heeft u een verklaring voor de tegenvallende resultaten? • Waar zouden eventuele verschillen met de referentiewaarden mee te maken kunnen hebben? Welke resultaten ziet u als knelpunten? • Wilt u daar verandering in brengen? • Zo ja; zijn ze te veranderen? Wat zou u eraan kunnen doen? • Wat zou u willen bereiken met een eventueel verbeteringsplan? • Wat is er voor nodig om dat te bereiken?

52


19-02-2009 17:40:11

Inventarisatie van onderwerpen Voor het inventariseren van de verschillende onderwerpen die voor verbetering in aanmerking zouden kunnen komen, kunt u gebruikmaken van onderstaande tabel. Als u de tijd neemt alle kolommen in te vullen, komen uiteindelijk in de laatste kolom suggesties te staan voor het maken van een verbeterplan. Eén of meerdere van deze plannen zouden het jaarplan voor het volgende jaar kunnen vormen. In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een keuze kunt maken tussen de verschillende onderwerpen.

Tabel; Inventarisatie van onderwerpen voor een jaarplan Hoofdstukken

Wat valt op?

Infrastructuur en organisatie

-

Team

-

Patiënten

-

Werkbelasting

-

Medisch handelen

-

Informatie

-

Verklaring?

Knelpunt?

Mogelijke oplossing

Kwaliteit

53


19-02-2009 17:40:11

Deel III

Hoofdstuk 6. Het kiezen van onderwerpen

Inleiding Zoals in het vorige hoofdstuk al is beschreven zijn er veel onderwerpen waarvoor verbeteringsplannen gemaakt zouden kunnen worden. Voor het maken van een jaarplan is het belangrijk om hieruit een selectie te maken. Dat is nog niet altijd zo gemakkelijk. In de praktijk blijven veel verbeteringsplannen steken in de fase van het verzamelen van goede ideeën en komt het niet tot de daadwerkelijke uitvoering ervan. Vaak heeft dit te maken met het maken van een verkeerde keuze uit de verschillende onderwerpen die voor opname in een jaarplan in aanmerking komen. In dit hoofdstuk komen een aantal factoren aan de orde die van belang zijn bij het maken van een keuze. Gebruik die informatie bij het schiften van de onderwerpen en begin dan eens met de top drie.

Alle begin is moeilijk Think big; start small

You win the Tour de France not by planning for years the first bicycleride, but by constantly making small improvements.

Als u begint met het maken van een jaarplan, begin dan niet met de meest ingewikkelde onderwerpen. Kies een simpel, overzichtelijk en haalbaar onderwerp. Doe je eerste ervaring op met een onderwerp dat bijna zeker tot succes zal leiden. Een klein maar degelijk succes motiveert, een grote teleurstelling demotiveert en kan het einde betekenen van al het planmatig werken aan verbeteringen.

Draagvlak Een breed draagvlak voor de plannen is een voorwaarde voor succes. Een onderwerp dat bij iedereen leeft, hoort alleen daarom al hoog op de prioriteitenlijst te komen. Maar draagvlak kun je ook creëren door alle medewerkers te betrekken bij het kiezen van onderwerpen en het uitwerken van plannen. Dat verhoogt de motivatie om met het jaarplan aan de slag te gaan en verkleint de kans op hakken in het zand.

Kosten en baten Alle verbeteringsplannen kosten in het begin niet alleen veel tijd en moeite, maar ook geld. Er moet worden geïnvesteerd in materiaal, apparatuur of personeel. Dat is niet zo erg, als het ook maar wat oplevert. De cost gaet voor de baet uit. Die baet kan direct financieel gewin zijn als gevolg van meer betaalde verrichtingen of van bezuinigingen op uitgaven, maar batig is ook efficiënter werken of tijdbesparing. Niet-materiële baten, zoals met plezier je werk doen, kunnen minstens zo belangrijk zijn. In een team van tevreden medewerkers is de stemming beter, worden minder fouten gemaakt, wordt van eventuele fouten meer geleerd en zijn toekomstige veranderingen gemakkelijker door te voeren. Dat komt ook de patiënten ten goede. Het is dus van belang om bij het maken van een keuze in de meest brede zin te kijken naar de kosten en de baten van het verbeteringsplan.

54


19-02-2009 17:40:11

Haalbaarheid van de doelen Hoewel het heel logisch lijkt op de haalbaarheid te letten, wordt dit bij het kiezen van de onderwerpen nogal eens over het hoofd gezien. Plannen worden beoordeeld op hun doelen, maar er wordt niet gekeken of dat doel ook in de eigen situatie haalbaar is binnen de gestelde termijn. Een praktisch hulpmiddel hierbij is het formuleren van doelen volgens de SMART-criteria (zie kader).

Het formuleren van doelen volgens de SMART-criteria: Specifiek:

Het doel moet exact omschreven zijn en toepasbaar in de eigen praktijksituatie.

Meetbaar:

Het doel moet meetbaar zijn, zodat het resultaat zichtbaar gemaakt kan worden (zie ook Deel IV hoofdstuk 8 ‘Kwaliteitsindicatoren’ in deze PraktijkWijzer).

Appelerend:

Het doel moet iedereen aanspreken; het moet niet alleen aanvaardbaar zijn voor iedereen, maar ook mensen prikkelen om ermee aan de slag te gaan.

Relevant:

Het doel moet relevant zijn voor de eigen praktijksituatie; aangezien er grote verschillen tussen praktijken zijn, zullen niet alle plannen voor iedere praktijk even relevant zijn.

Tijdgebonden:

Het doel moet haalbaar zijn binnen een bepaalde tijd; in het geval van een jaarplan in ieder geval binnen een jaar.

Het samen maken van een keuze Om ideeën te verzamelen kan een brainstormsessie worden belegd. Daarin worden, zonder dat er beperkingen worden opgelegd, ideeën verzameld bij alle medewerkers van de praktijk. Om uit die ideeën een keus te maken is een prioriteitenzitting een heel geschikt middel. Daarbij wordt een keus uit alle ideeën gemaakt aan de hand van de hierboven gegeven criteria. Alle praktijkmedewerkers wordt gevraagd aan de hand van de inventarisatie uit het vorige hoofdstuk een persoonlijk voorkeurslijstje te maken. Hierbij kan iedereen zich de volgende vragen stellen: • Welk doel dient het? Voor uzelf, voor de patiënt? • Hoe belangrijk is dit voor u of voor de patiënt? • Is het haalbaar en goed af te bakenen? • Is er enthousiasme om ermee aan de slag te gaan? De volgende invullijst staat op de cd en kan voor iedere praktijkmedewerker worden afgedrukt.

55


19-02-2009 17:40:11

Deel III Invullijst; Keuzeonderwerpen jaarplan RangOrde

Onderwerp

Doel

Belang

Haalbaar

Plezier

Nieuwe rangorde

Het is nu zaak om, vanuit deze persoonlijke voorkeurslijstjes te komen tot een gemeenschappelijke lijst. Om een brede betrokkenheid te garanderen moet de onderwerpkeuze gemeenschappelijk worden gemaakt. Alle deelnemers beargumenteren en verdedigen daartoe hun eerste keus in een paar minuten spreektijd. Als iedereen de argumenten van de anderen gehoord heeft bepaalt ieder voor zich opnieuw de rangorde van de onderwerpen. Daarna wordt een eventuele nieuwe eerste keus verdedigd. Zodoende ontstaat er consensus over een definitieve, gemeenschappelijke rangorde van onderwerpen. Het onderwerp dat bovenaan het lijstje staat, wordt het onderwerp voor een verbeteringsplan. Eventueel wordt er ook nog een verbeterplan gemaakt voor een ander onderwerp dat hoog op de lijst is gekomen. Overtuig u er van dat de uiteindelijke keus niet alléén wordt ingegeven door het enthousiasme van één van de opiniemakers uit de groep. Het enthousiasme van één van u kan en mag uiteraard motiverend en inspirerend zijn, maar het werk zal voor een belangrijk deel door iedereen moeten worden gedaan. In het volgende hoofdstuk komt aan de orde hoe een jaarplan moet worden opgezet.

Ten slotte Lees in deel IV nog eens hoofdstuk 9 ’De kwaliteitscirkel’.

56


19-02-2009 17:40:11

Hoofdstuk 7. Het schrijven van een jaarplan

Inleiding In dit hoofdstuk worden algemene adviezen gegeven over hoe u een jaarplan zou moeten opzetten en implementeren. Een jaarplan bestaat uit één of meerdere plannen ter verbetering van de kwaliteit van de zorg in de huisartsenpraktijk. Het maken van een selectie van de onderwerpen die voor een verbeteringsplan in aanmerking komen, is in voorgaande hoofdstukken behandeld. Voor het implementeren van de plannen zijn diverse methoden beschreven. De meeste methoden komen neer op het werken met een cirkel, of liever nog spiraal, van elkaar opvolgende acties. ‘De kwaliteitscirkel’ . zoals omschreven door Grol e.a. vind u op de cd. Hoofdstuk 9 geeft een korte theoretische beschrijving van de kwaliteitscirkel. Voor de overzichtelijkheid vereenvoudigen we in dit hoofdstuk deze kwaliteitscirkel tot de volgende vijf stappen: kiezen van het onderwerp; analyse maken van de situatie; plannen maken; plannen uitvoeren; evalueren.

Fase 1. Wat pakt u aan? Dit werd al in de vorige hoofdstukken besproken

Fase 2. Hoe is de stand van zaken? Alvorens tot verandering te komen is het goed om eerst te omschrijven hoe het op dit moment gedaan wordt. Dat wordt ook wel de nulmeting genoemd. Vanuit deze uitgangsituatie kan een concreet verbeteringsplan geformuleerd worden en kan bij de evaluatie van een plan gekeken worden of de doelen gehaald zijn. Aan de hand van de analyse van de huidige situatie kan ook bekeken worden welke specifieke onderdelen men zou willen veranderen.

Fase 3. Hoe pakt u het aan? 3.1 Doelen formuleren Allereerst moeten er duidelijke en concrete doelen omschreven worden. Deze doelen zouden het liefst in meetbare getallen uitgedrukt moeten worden. Enkele voorbeelden worden genoemd in het volgende kader.

Voorbeelden van doelen: • • •

Aan het eind van het volgende jaar worden 80% van de hypertensiecontroles verricht door de praktijkondersteuner. Aan het eind van het volgende jaar is het benzodiazepinegebruik in mijn praktijk met 10% gereduceerd. Aan het eind van het volgende jaar wordt 90% van alle reizigersadviezen door de praktijkassistente gegeven.

57


19-02-2009 17:40:11

Deel III 3.2 Inventariseren van bevorderende en belemmerende factoren De tweede stap in de fase van plannen maken is om te inventariseren welke factoren het bereiken van de doelen zouden kunnen bevorderen (positive reinforcement). Daarnaast moet er gekeken worden naar welke problemen er te verwachten zijn. De ‘beren op de weg’. Probeer zo nauwgezet mogelijk en met alle betrokkenen te inventariseren welke knelpunten en belemmeringen er zouden kunnen zijn. Deze belemmeringen kunnen liggen op inhoudelijk terrein (kennis, vaardigheden en attitude), maar ook op het terrein van de praktijkvoering (middelen, organisatie en samenwerking). Deze probleemanalyse maakt het mogelijk rekening te houden met obstakels onderweg en eventueel de doelen tijdig al wat bij te stellen. In de volgende tabel worden tips gegeven voor de analyse van eventuele problemen.

Probleemanalyse • • • •

Waar ligt het probleem? (patiënt, praktijkorganisatie, praktijkmedewerkers, elders) Op welk terrein ligt het probleem? (inhoud, uitvoering) Welke urgentie heeft de aanpak van het probleem? Wat zijn mogelijke, haalbare oplossingen?

3.3 Stappenplan In dit plan wordt gedetailleerd weergegeven hoe en op welke manier de gestelde doelen bereikt zouden moeten worden. Er moet in staan wie wat doet en vooral vóór welk tijdstip. Tevens moet duidelijk het punt van evaluatie vastliggen.

Fase 4. Plannen uitvoeren Dit is de fase waarin de plannen uitgevoerd worden. Het kan zinvol zijn om per plan een hoofdverantwoordelijke aan te wijzen die tussentijds in de gaten houdt of alles nog wel volgens de planning verloopt. Deze persoon kan waar nodig stimulerend en enthousiasmerend optreden. Om het proces goed in kaart te brengen en in beeld te houden, kunnen er binnen een plan een aantal taken worden onderkend. Voor elk van die taken kan in een takenschema een verantwoordelijke persoon en een streefdatum worden opgenomen.

Fase 5. Wat is het resultaat? Op het geplande evaluatiemoment wordt gekeken of de gestelde doelen ook echt gehaald zijn. Zijn de doelen gehaald dan is het van belang dit vast te leggen en ze later in het jaarverslag terug te laten komen. Daarnaast is het van belang om aandacht te besteden aan het onderhoud van de verandering: als een doel gehaald is, wil dat nog niet zeggen dat dit zo blijft. Dus ook de continuering naar de toekomst moet in de gaten gehouden worden. Als bij de (tussentijdse) evaluatie blijkt dat de doelen niet gehaald zijn, moet er naar gekeken worden hoe dat komt. Waren de doelen wel haalbaar of moeten ze bijgesteld worden? Is de tijd te kort geweest? Zo ja, hoeveel tijd is er nog nodig? Is de motivatie wel voldoende of moet daar nog aan gewerkt worden? Zijn er problemen gerezen die we vooraf niet gezien hebben? Zo ja, hoe pakken we die aan? Uiteindelijk kan deze analyse resulteren in het opnieuw ingaan van de eerste fase, zodat de cirkel rond is. Om recht te doen aan de verbeteringen die in de eerste rondgang zijn bereikt, zou het dus eigenlijk beter zijn te spreken van een kwaliteitsspiraal.

58


19-02-2009 17:40:12

Evaluatie Doelen gehaald?

→ aandacht voor continuïteit → verslaglegging voor jaarverslag

Doelen niet gehaald?

→ doelen bijstellen? → tijdpad bijstellen? → draagvlak vergroten? → knelpunten oplossen?

Op de cd is een bestand met de naam ‘Plan van aanpak JP’ ( ). Het is een schema waarin fase 3.3, 4 en 5 zijn samengevoegd op een A4’tje.

Ten slotte Lees in deel IV nog eens hoofdstuk 9 ’De kwaliteitscirkel’.

59


19-02-2009 17:40:12

60


19-02-2009 17:40:12

Deel IV Achtergrondinformatie

Hoofdstuk 8.

Kwaliteitsindicatoren

62

Hoofdstuk 9.

Kwaliteitscirkel

65


70

Hoofdstuk 11. Data

74

61


19-02-2009 17:40:12

Deel IV

Hoofdstuk 8. Kwaliteitsindicatoren

Inleiding Indicatoren zijn niet meer weg te denken uit het kwaliteitsbeleid in de gezondheidszorg. Huisartsen gebruikten indicatoren tot nu toe vooral voor de interne kwaliteitscontrole van hun bedrijfsvoering. Maar nu vragen ook praktijkmedewerkers, patiënten, verzekeraars en de inspectie om de toepassing van indicatoren. Men hoopt zo inzicht te krijgen in de resultaten van de geleverde zorg. Het gemeenschappelijk doel van al deze partijen is inzicht te krijgen in het zorgverleningproces in de huisartsenpraktijk en waar nodig en mogelijk het stimuleren van verbeteringen daarin.

Wat zijn kwaliteitsindicatoren? De ‘kwaliteitsindicatoren’ waarvan men gebruik maakt, kunnen worden omschreven als ‘meetbare elementen van het handelen waarvoor bewijs of waarover consensus bestaat dat ze gebruikt kunnen worden om de kwaliteit van zorg en veranderingen daarin te meten’. Door indicatoren te gebruiken krijgt men zicht op die gebieden van het handelen waar mogelijk problemen zijn en die verder bekeken zouden kunnen worden. De indicatoren die men gaat gebruiken, moeten aan bepaalde eisen voldoen. Ze moeten relevant zijn, betrouwbaar, haalbaar, valide, reproduceerbaar, uitvoerbaar, acceptabel en gevoelig voor verandering. Kwaliteitsindicatoren worden op een systematische manier ontwikkeld. In richtlijnen zoals de NHGStandaarden, of in protocollen wordt gezocht naar meetbare elementen die aan de bovenstaande omschrijving voldoen. Met behulp van consensusprocedures probeert men vervolgens kwaliteitsindicatoren te formuleren. Daarbij worden panels van experts geraadpleegd en worden de indicatoren getoetst in panels met toekomstige gebruikers. Inmiddels zijn al een ruim aantal indicatoren beschikbaar. Het aantal zal zeker nog toenemen. Zoek voor een actueel overzicht op de NHG-site (www.nhg. org) en op de site van NHG-Praktijkaccreditering (www.praktijkaccreditering.nl)

Welke soorten indicatoren zijn er? Er wordt onderscheid gemaakt tussen procesindicatoren, die zich richten op het zorgproces, en uitkomstindicatoren, die zich richten op de uitkomsten van het zorgproces. Een voorbeeld van een procesindicator is het percentage patiënten met diabetes bij wie het afgelopen jaar het HbA1c is bepaald; een voorbeeld van een uitkomstindicator is het percentage patiënten met diabetes met een HbA1c <7%. Als men de gegevens wil vergelijken met die van andere praktijken, is het voor een goede interpretatie van de uitkomsten soms noodzakelijk om ook achtergrondkenmerken van de praktijk te verzamelen. Daarom zijn er ook structuurindicatoren ontwikkeld. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk te corrigeren voor de leeftijdsopbouw van de patiëntenpopulatie.

Op welke gebieden zijn er indicatoren gekozen voor de huisartsenpraktijk? In het kader van de NHG-accreditering van huisartsenpraktijken en het Visitatie Instrument Accreditering (VIA) dat daarbij wordt gebruikt, is gekozen voor indicatoren op drie gebieden, te weten: de praktijkorganisatie en –voering; het medisch handelen; de mening van patiënten. 62


19-02-2009 17:40:12

In deze PraktijkWijzer komen indicatoren van de eerste twee soorten aan de orde. Deze zijn ontwikkeld op basis van het vroegere Visitatie Instrument Praktijkvoering (VIP). Op het gebied van het medisch handelen heeft het NHG ervoor gekozen te starten met het analyseren van de zorg voor patiënten met chronische ziekten: diabetes mellitus, astma en COPD, en het cardiovasculair risicomanagement bij patiënten met (een grote kans op) hart- en vaatziekten. Daarmee is de keus gemaakt voor veelvoorkomende morbiditeitspatronen in de huisartsenpraktijk. Hierdoor raakt de huisarts op de hoogte van de lacunes en knelpunten in de zorg voor patiënten met één van deze chronische ziekten, zodat daarop met verbeteringsplannen kan worden aangesloten. Daarnaast worden gegevens verzameld over griepvaccinatie, cervixscreening en over het voorschrijven van bepaalde geneesmiddelen (antibiotica en maagmiddelen). Een praktijk die de zorg rond chronisch zieken al op orde heeft of jonge praktijken waar weinig patiënten met een chronische ziekte staan ingeschreven, kunnen zich met de verbeteringsplannen richten op lacunes en knelpunten op een van deze terreinen.

Met welk doel verzamelen we indicatoren? Indicatoren kunnen worden ingezet om de zorg en de organisatie van de zorg meetbaar en de kwaliteit van de zorg zichtbaar te maken. Daarmee heeft men de instrumenten in handen om de zorgkwaliteit te beïnvloeden. Over de geleverde zorg en het continue proces om daar verbeteringen in aan te brengen kan men met behulp van indicatoren ook gemakkelijk en betrouwbaar aan derden rapporteren. Bij een brede toepassing van indicatoren is via benchmarking ook de eigen positie in het veld te bepalen. Verbeteringstrajecten De eerste stap voor het opstellen van een verbeteringstraject bestaat eruit inzicht te krijgen in de stand van zaken; men kan dan een weloverwogen keuze maken voor het starten van een verbeteringstraject. Indicatoren die men gebruikt voor een inventarisatie, kan men later benutten voor de evaluatie van het verbeteringstraject. Door onderdelen van de zorg met behulp van indicatoren continu te registreren, kan men inzicht krijgen in de behaalde resultaten en systematisch werken aan kwaliteitsverbetering van de zorg. Als men de set indicatoren overneemt die bij de praktijkaccreditering wordt toepast, hoeft men niet zelf een keuze te maken welke indicatoren men wil gaan hanteren. Wil men zelf een (extra) set indicatoren kiezen, dan zijn de volgende overwegingen in het algemeen van belang. Wat zijn relevante aandachtsgebieden? Hoe betrouwbaar zijn de indicatoren? Hoe haalbaar is het meten ervan? Hoe zijn indicatoren te interpreteren? Is de zorg die door een indicator weerspiegeld wordt, te verbeteren? Dit laatste is uit het oogpunt van de kwaliteitsverbetering natuurlijk belangrijk. Wanneer verbeteringen in de eigen praktijk het doel zijn, zijn veranderingen in de tijd een goede maat. Echter, men kan de resultaten ook afzetten tegen die van andere praktijken, bijvoorbeeld tegen lokale, regionale of landelijke gemiddelden van vergelijkbare praktijken. Ook kan men de behaalde resultaten afzetten tegen de norm die door de beroepsgroep is vastgesteld, bijvoorbeeld een referentiewaarde uit een NHG-Standaard. Een voorbeeld hiervan is het percentage patiënten met hypertensie dat een bloeddruk heeft < 140/90 mmHg. Idealiter benadert dat de 100 procent, als hoogbejaarden, terminale patiënten en patiënten met ernstige comorbiditeit buiten beschouwing worden gelaten. Verantwoording Bij externe doelen legt men verantwoording af aan derden. Daarbij maakt men gebruik van normen die bijvoorbeeld zijn gebaseerd op de NHG-Standaarden, of van de eerder genoemde gemiddelden. Dit laatste geldt bijvoorbeeld wanneer het gaat om de tevredenheid van patiënten. Een gemiddelde geeft ook een indruk van de haalbaarheid van de inhoudelijke norm. Als in het eerder genoemde voorbeeld blijkt dat in de gemiddelde praktijk 50 procent van de hypertensiepatiënten een bloeddruk heeft <140/90 mmHg, kan men toch redelijk tevreden zijn als in de eigen praktijk 70 procent 63


19-02-2009 17:40:12

Deel IV van de patiënten dit resultaat heeft behaald. Afwijkingen van het gemiddelde kunnen overigens ook veroorzaakt worden door een andere manier van registreren of door een afwijkende patiëntenpopulatie. Soms maakt men gebruik van benchmarking waarbij men de (goede) prestatie van een enkele groepsgenoot tot norm verheft.

Voordelen van het gebruik van indicatoren Voor de huisarts en praktijkmedewerkers kan het met behulp van indicatoren in kaart brengen van de geleverde zorg aantonen hoe hun praktijk zich verhoudt tot die van anderen. Het kan het begin zijn van een effectieve aanpak van verdere verbetering, wat het werkplezier kan verhogen. Daarnaast kan het een manier zijn om aan anderen duidelijk te maken waar de huisartsgeneeskunde voor staat, waardoor de praktijk erkenning krijgt voor het feit dat men werk op hoog niveau aflevert. De gegevens die verzameld worden in het kader van verbeteringstrajecten, kunnen ook worden gebruikt voor het jaarverslag en jaarplan. De gegevens zijn ook bruikbaar voor andere partijen, zoals verzekeraars en de inspectie.

Potentiële nadelen Indicatoren hebben niet alleen voordelen. Het registreren en verzamelen kost tijd en energie. Door het gebruik van indicatoren kan er een sterke nadruk komen te liggen op zorg die gemeten kan worden waardoor het risico ontstaat dat andere onderdelen van de zorg als minder belangrijk worden gezien. Ook kan men door onvoldoende of slecht te registreren foutieve conclusies trekken. Het is dus van belang alert te blijven vooraf, tijdens en bij de interpretatie van de gegevens en de zorg in zijn totaliteit te blijven beschouwen. Indicatoren worden gebruikt voor praktijkaccreditatie en het jaarverslag/jaarplan. Dit zijn documenten die over het algemeen ook bedoeld zijn voor externe partijen. De transparantie die de praktijk daarmee betracht, betekent ook het accepteren van een zekere mate van kwetsbaarheid.

Conclusie Indicatoren zijn belangrijke hulpmiddelen bij het zicht krijgen op tal van aspecten van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de geleverde zorg in de huisartsenpraktijk. Als zodanig zijn ze heel waardevol bij het beheersen en verbeteren van die processen. Als indicatoren na goede voorlichting en informatie over doel en gebruik ervan juist worden toegepast, bieden zij huisartsen de mogelijkheid aan alle betrokkenen te laten zien dat ze trots kunnen zijn op de medische zorg die ze verlenen en dat er op een systematische manier wordt gewerkt aan verbetering van die zorg.

64


19-02-2009 17:40:12

Hoofdstuk 9. Kwaliteitscirkel

Inleiding Het onderwerp kwaliteit (waartoe bijvoorbeeld kwaliteitsborging, kwaliteitsverbetering en kwaliteitsprojecten behoren) staat de laatste jaren sterk in de belangstelling in de gezondheidszorg en zeker ook in de huisartsgeneeskunde. Om er een definitie of goede omschrijving van te geven is nog niet zo eenvoudig. Met de definitie van Harteloh (1991) komen we echter een heel eind in de goede richting: Kwaliteit van zorg is een optimale verhouding tussen de zorg en de verwachtingen die betrokkenen van die zorg hebben.

Kwaliteitsbevordering Kwaliteitsbevordering kan als volgt worden omschreven: Een complex van activiteiten gericht op het verbeteren van de kwaliteit van zorg. Deze activiteiten betreffen: het definiëren van het gewenste niveau van kwaliteit, in de vorm van expliciete kwaliteitseisen, standaarden of richtlijnen; het nemen van stappen om de kwaliteit te verbeteren (kwaliteitsverbetering); het scheppen van de voorwaarden om de beoogde kwaliteit te realiseren (kwaliteitsmanagement); het beoordelen of de beoogde kwaliteit is gerealiseerd (kwaliteitstoetsing); Het nemen van maatregelen om de verbeteringen vast te houden (kwaliteitsborging). Belangrijk hierbij is dat deze activiteiten systematisch, goed gepland en continu plaatsvinden. Kwaliteitsbevordering is meer dan hard werken en goede patiëntenzorg leveren. De meeste huisartsen doen dit al. Wat anders is aan kwaliteitsbevordering is de structurele aanpak van het streven naar verbetering. Bij systematische kwaliteitsbevordering in de huisartspraktijk ligt de nadruk op de volgende aspecten: • Alle participanten in het zorgproces worden betrokken bij kwaliteitsbeleid. • Het wordt vormgegeven in een continue (repeterend) proces, geïntegreerd in de normale bedrijfsvoering. • Er moeten richtlijnen van goede zorg zijn/worden geformuleerd. • Er moeten ijkpunten van zorg zijn/worden gekozen, waaronder patiëntensatisfactie. • De activiteiten richten zich nadrukkelijk ook op externe partners in de zorg. • De gegevens worden op een gesystematiseerde wijze verzameld. • Uiteindelijk moeten de activiteiten doelmatig en efficiënt zijn.

Kwaliteitscontrole versus continue kwaliteitsverbetering In het denken over kwaliteitsbevordering kunnen twee structureel verschillende benaderingen worden onderscheiden: kwaliteitscontrole en kwaliteitsverbetering. Bij kwaliteitscontrole worden kwaliteitsnormen voor het eindproduct vastgelegd. Het eindproduct wordt getoetst aan deze normen (inspectie/controle). Als de tolerantie in de norm wordt overschreden, wordt het product verwijderd (de rotte appels) Als die norm te vaak wordt overschreden, wordt uiteraard gekeken wie of wat daar verantwoordelijk voor is. In het industriële productieproces is dit 65


19-02-2009 17:40:12

Deel IV een veelvoorkomende procedure. Vertaald naar de zorg zou het kunnen betekenen dat medewerkers op hun disfunctioneren worden gewezen en eventueel worden ontslagen. Bij kwaliteitsverbetering ligt de nadruk veel meer op het stimuleren van de verbetering. Bij een foutanalyse wordt niet naar de schuldige gezocht maar naar de oorzaak, zodat het productie(zorg) proces kan worden aangepast (every defect is a treasure).

Werken met de kwaliteitscyclus De kwaliteitscyclus bestaat uit een aantal stappen. In de kwaliteitscyclus zoals die door Grol e.a. is beschreven zijn dit tien stappen:

Voor de overzichtelijkheid vereenvoudigen we nu deze kwaliteitscyclus en voegen een aantal stappen bij elkaar. We onderscheiden vervolgens vijf stappen: Stap 1. Wat pakt u aan? Stap 2. Hoe is de stand van zaken? Stap 3. Hoe pakt u het aan? Stap 4. Plannen uitvoeren Stap 5. Wat is het resultaat? Stap 1. Wat pakt u aan? Uitgaande van de kwaliteitscyclus stelt u zich eerst de vraag welk (deel)probleem u op de agenda wilt zetten. Wat pakt u aan? Wat is uw onderwerp? Wat wilt u bereiken? Wat is uw doel? Tal van aspecten uit de zorg kunnen in aanmerking komen voor kwaliteitsbewaking en kwaliteitsverbetering. Maar niet alles is even relevant en de beschikbare tijd is beperkt. U ontkomt er niet aan om prioriteiten te stellen. Een andere belangrijke vraag op dit moment is: zijn er richtlijnen of afspraken waaraan u houvast heeft bij het opstellen van een kwaliteitsplan? Aan welke richtlijnen zijn de gestelde doelen gerelateerd? Wanneer is er sprake van goede kwaliteit van zorg? Zijn er elders in het land al goede ervaringen opgedaan met een bepaalde aanpak? 1. Inventarisatie van mogelijke onderwerpen Om praktische en haalbare onderwerpen ter verbetering van de patiëntenzorg te bedenken, kunt u gebruik maken van een brainstormsessie. De bedoeling van een brainstormsessie is om, zonder discussie, alle ideeën naar voren te laten komen. 66


19-02-2009 17:40:12

Enkele grondregels bij het brainstormen; • Stel een duidelijke startvraag. (Geschikt is een vraag in de trant van ‘Wat kunnen we gaan aanpakken om de zorg te verbeteren?’. Uitgangspunten kunnen bijvoorbeeld gesignaleerde problemen zijn of onzekerheden over de beste gang van zaken in de hagro of in de praktijk. Centraal staat wat er misschien beter kan. Lever nog geen eigen oplossingen). • Elk idee is goed: lever geen kritiek op de geopperde ideeën. • Interpreteer niet: schrijf de ideeën op in de woorden van de inbrenger. • Schrijf elk idee op. • Het is toegestaan om te ‘passen’ als iemand geen nieuwe ideeën meer heeft. • Houd het tempo er in: neem maximaal 15 minuten. Het brainstormen kan gestructureerd (iedereen schrijft voor zichzelf alle ideeën op; om de beurt noemt iedereen een idee van deze individuele lijst, gelijksoortige ideeën worden pas in een later stadium gegroepeerd tot één idee) of minder gestructureerd. De gestructureerde vorm heeft als voordeel dat iedereen deelneemt, maar er zit ook iets gedwongens aan. Het voordeel van de minder gestructureerde vorm is de goede en ontspannen sfeer. Het risico bestaat dat alleen de meest mondige mensen aan het woord komen. 2. Methodes om tot een onderwerpskeuze te komen Er zijn vele methoden te bedenken. • De meest bekende methode is stemmen. Hierbij wordt bij meerderheid van stemmen gekozen. • Een andere methode richt zich op het vaststellen van prioriteiten. Bij deze methode is er t.o.v. het stemmen een extra stap ingevoegd, namelijk een discussieronde waarin de waardering voor elk onderwerp aan de orde komt. Het voordeel ten opzichte van stemmen is, dat de kans groter is dat iedereen gemotiveerd achter het onderwerp staat. • Een andere methode is het gebruik maken van een checklist met criteria. Mogelijke criteria vindt u terug bij de aandachtspunt 3 en 4 van deze paragraaf. • Andere mogelijkheden zijn: het inschakelen van deskundigen, loting, het overdragen van de keuze aan afgevaardigden of het maken van een consensusprocedure. 3. Welk onderwerp is relevant om voor kwaliteitsverbetering in aanmerking te komen? Een onderwerp is relevant als de oplossing van het probleem kosten- en inspanningseffectief is. Dat is het geval als het probleem: - zich vaak voordoet; - ernstig of omvangrijk is; - u zelf de mogelijkheid heeft om het op te lossen. En bij de oplossing van het probleem is het van belang dat: - het eventuele offer aan meerwerk opweegt tegen de kwaliteitsverbetering; - de financiële lasten ervan beheersbaar zijn. 4. Wat is daarbij nog meer van belang? De veranderingen moeten meetbaar zijn ofwel u moet indicatoren vinden die in een maat of getal zijn uit te drukken. Enkele valkuilen bij het selecteren van een onderwerp Mogelijke valkuilen: • Kwaliteitsbevordering is met name gericht op het oplossen van praktische problemen in het dagelijkse werk en is dus niet bedoeld voor het beantwoorden van vragen met betrekking tot wetenschappelijk onderzoek. Bij deze laatste vragen speelt vaak een gebrek aan kennis een rol en om deze vragen op te lossen moet aan bepaalde methodologische eisen worden voldaan. Bij de beantwoording van praktische problemen gaat het niet om een gebrek aan 67


19-02-2009 17:40:12

Deel IV

•

•

•

•

kennis; men weet vaak wat er zou moeten verbeteren en soms ook hoe dit zou moeten. Het is dus belangrijk de vragen naar kwaliteitsverbetering niet te verwarren met vragen naar wetenschappelijk onderzoek. Ook is het van belang dat bij het selecteren van een onderwerp voor kwaliteitsverbetering geen verkapte persoonlijke problemen worden ingebracht. Dit gevaar ligt op de loer als u kritiek heeft op de handelwijze van een collega en dit aan de hand van een incident aan de orde wilt stellen als onderwerp voor kwaliteitsverbetering. Een belangrijke valkuil is het kiezen van een te groot en te omvangrijk onderwerp. De kansen op aansprekende en enthousiastmerende resultaten nemen toe naarmate het onderwerp kleiner en nauwkeuriger afgebakend is. Doet men dit niet, dan loopt men de kans zich te vertillen aan een onoverzichtelijk groot project. Het kan zijn dat het onderwerp te vaag is; dat het onvoldoende concreet en afgebakend is. De kans bestaat dat men hierdoor niet tot resultaten komt of dat iedereen een andere richting blijkt op te gaan. Soms kan het vóórkomen dat bij voorbaat eigenlijk al vaststaat dat er weinig met de conclusies gedaan zal worden. Bijvoorbeeld als meerdere mensen uit een groep vinden dat verbeteringen niet goed zijn uit te voeren.

Stap 2. Hoe is de stand van zaken? In de tweede stap van de kwaliteitscyclus gaat u na welke zorg op dit moment wordt verleend (de ‘practice performance’). Komt de werkelijk verleende zorg overeen met de richtlijnen? U zult hierover dus gegevens dienen te verzamelen. Aan de hand van welk gegeven (een zogeheten ‘indicator’) bent u het best in staat om de stand van zaken af te meten? Hoe verzamelt u gegevens om de stand van zaken te beoordelen? Inventariseer in deze fase ook de knelpunten en belemmeringen die daadwerkelijke verandering in de weg staan. Waarom doen u of de anderen niet datgene wat de richtlijn adviseert? Belemmeringen die de implementatie van een richtlijn in de weg staan, kunnen op velerlei gebied liggen: onvoldoende voorzieningen, onvoldoende tijd, collega’s die niet willen meewerken, te grote investeringen, onvoldoende kennis, onvoldoende vaardigheden, patiënten die andere eisen hebben, emotionele bezwaren, enzovoort. Stap 3. Hoe pakt u het aan? Nu gaat u een plan maken om uw doelstellingen te realiseren. Houdt rekening met de struikelblokken en belemmeringen bij de invoering van een dergelijk ‘verbeteringsplan’. Hoe kunt u de eerder geïnventariseerde belemmeringen uit de weg ruimen zodat de doelstelling gerealiseerd kan worden? In deze stap werkt u de voorgenomen plannen concreet uit: wat wil ik veranderen? Wie spelen daarbij een rol? Wanneer moet het klaar zijn? Hoe ga ik dat aanpakken? Voor het daadwerkelijk aanbrengen van verbeteringen moet een effectieve strategie worden gevolgd. Bij het uitwerken van een dergelijke strategie is het belangrijk om de volgende principes in acht te nemen: • Formuleer haalbare doelen. • Richt de strategie op de belangrijkste knelpunten. • Pas een combinatie van methoden toe. Vaak spelen verschillende soorten knelpunten een rol, of ervaren verschillende mensen uiteenlopende knelpunten. • Probeer niet alles ineens te veranderen, maar voer veranderingen stap voor stap door. Beschrijf deze stappen. • Zorg dat het resultaat van de verandering zichtbaar is, ook als het beoogd eindresultaat nog niet is bereikt. Dit verhoogt de motivatie van betrokkenen. • Zorg dat het doel en de methoden van veranderen voor alle betrokkenen duidelijk en acceptabel zijn.

68


19-02-2009 17:40:12

Stap 4. Plannen uitvoeren Dit is de fase waarin de plannen uitgevoerd worden. Het kan zinvol zijn om per plan een hoofdverantwoordelijke aan te wijzen die tussentijds in de gaten houdt of alles nog wel volgens de planning verloopt. Deze persoon kan waar nodig stimulerend en enthousiasmerend optreden. Om het proces goed in kaart te brengen en in beeld te houden kunnen er binnen een plan een aantal taken worden onderkend. Voor elk van die taken kan in een takenschema een verantwoordelijke persoon en een streefdatum worden opgenomen. Stap 5. Wat is het resultaat? De laatste stap in de kwaliteitscyclus is de evaluatie: de meting of de beoogde veranderingen inderdaad hebben plaatsgevonden. U kunt hiervoor weer gegevens verzamelen door gebruik te maken van dezelfde ‘indicator’ die u heeft gebruikt om de stand van zaken te meten. Als uw doelen gehaald zijn, kunt het kwaliteitsbevorderingsproces op een ander onderwerp toepassen. Zo nee, dan kunt u besluiten het plan of de doelen bij te stellen. Ga dan terug in de kwaliteitscyclus en tracht opnieuw te analyseren welke knelpunten er nog resten. Waarom gaat het niet vanzelf? Mensen hebben uiteenlopende belangen bij het in stand houden van de status quo en zullen zich verweren tegen veranderingen. Expliciet maar vaak ook impliciet, met tal van moeilijk te ontzenuwen, oneigenlijke argumenten. Anders geformuleerd: er bestaat een evenwichtssituatie waarin u wat wilt wijzigen. Volgens de wetten van de fysica hebben systemen de neiging dat evenwicht te handhaven. Als u naar een nieuw evenwicht wilt, zult u eerst energie moeten toevoegen om de oude evenwichtstoestand te kunnen verlaten. Weerstanden tegen veranderingen in het zorgproces hebben iets te maken met de mensen die ze moeten gaan uitvoeren of met knelpunten in of van de omgeving. In het algemeen willen mensen iets veranderen als zij: - onvrede hebben met de bestaande situatie; - verbetering van de bestaande situatie mogelijk achten; - de ‘kosten’ (tijd, geld, enzovoort) van de verandering acceptabel vinden. Men is meer gemotiveerd om te veranderen naarmate de onvrede groter is, er meer duidelijkheid bestaat over de nieuwe situatie, als de eerste stappen en de gevolgen van de verandering beter te overzien zijn en de kosten (psychologisch en financieel) lager zijn. Knelpunten in of van de omgeving kunnen zijn: - praktische factoren, zoals gebrek aan tijd of (financiële) middelen, (bouw)technische voorzieningen, apparatuur in de breedste zin, zoals diagnostische apparatuur, computer, telefoon, fax, (openbaar) vervoer, enzovoort; - organisatorische problemen, zoals het inpassen in bestaande werkschema’s; - opvattingen en gedragingen van anderen. Bij alle verandering zal een zekere weerstand worden ondervonden. Het is belangrijk om deze weerstanden te onderzoeken. Neem daarom voldoende tijd voor een verandering. Inzicht in de weerstanden kan een belangrijke bijdrage leveren aan de keuze van een effectieve strategie voor het realiseren van verandering. Meestal is het verstandig om kleine stapjes tegelijk te nemen. Resultaten worden dan sneller zichtbaar. Die kunnen worden teruggekoppeld naar de participanten. Dat werkt motiverend en slecht de weerstanden.

69


19-02-2009 17:40:13

Deel IV


Begrip

Omschrijving

Opmerkingen

Administratief contact

Het niet-declarabel openen en muteren van het patiëntendossier door een willekeurige praktijkmedewerker (bijvoorbeeld voor het inschrijven van specialistenbrieven, labuitslagen of andere gegevens).

Het LINH registreert administratieve contacten niet (meer). Ze geven een indicatie van de administratieve belasting van met name de praktijkassistente.

Administratief personeel

Personeel dat administratieve of vergelijkbare werkzaamheden verricht en waarmee de praktijk een arbeidsovereenkomst heeft gesloten.

Consult

Een face to face contact tussen de patiënt en één van de medische praktijkmedewerkers.

Doelgroep cervixscreening;

Alle vrouwen in een bepaalde leeftijdscategorie.

Doelgroep griepvaccinatie; (en indicatiegroep)

Allen aan wie op grond van een leeftijdcriterium of aandoening het advies gegeven wordt zich tegen influenza te laten vaccineren.

Fulltime-equivalent (fte)

1 fte staat voor een volledige arbeidsplaats van een voor de betreffende sector gebruikelijke urenbelasting per week.

Ieder dagdeel dat een zelfstandig huisarts in of voor de praktijk actief is wordt met 0,1 fte gewaardeerd tot een maximum van 1 fte. Voor huisartsen in dienstverband wordt uitgegaan van de aanstellingsovereenkomst zonder rekening te houden met overuren. Diensturen en de eventuele compensatie daarvan worden voor alle huisartsen buiten beschouwing gelaten.

Geboorte

Een door geboorte aan de praktijk toegevoegd persoon.

Plaats van geboorte is niet van belang.

Het gaat hier dus niet alleen om contacten met de huisarts, maar ook om contacten tussen de patiënt en de praktijkassistente of praktijkondersteuner. De duur van het contact doet niet terzake. Korte consulten worden niet half en langdurige consulten worden niet dubbel geteld. Waarneemcontacten tellen niet.

70


19-02-2009 17:40:13

Begrip

Omschrijving

Opmerkingen

(Herhalings)recept

Aanvraag voor een recept op een andere wijze tot stand gekomen dan via een consult of visite.

Aanvragen via directe telefoonverbinding, receptenlijn, internet of het afgeven van oude verpakkingen tellen dus allemaal mee. Aanvragen in de waarneming tellen niet mee.

Huisarts in dienst (hidha)

Een huisarts die een arbeidsovereenkomst is aangegaan met een andere huisarts.

Huishoudelijk personeel

Personeel dat huishoudelijke werkzaamheden verricht en waarmee de praktijk een arbeidsovereenkomst heeft gesloten.

Daartoe wordt dus niet personeel gerekend van een schoonmaakbedrijf waarmee de praktijk een contract heeft afgesloten of de werkster die op uurbasis wordt betaald.

Indicatiegroep cervixscreening;

Doelgroep cervixscreening, voor de volgende items gecorrigeerd: - totale uterusextirpatie - graviditeit - borstvoeding - controle door de gynaecoloog - recent uitstrijkje

Voor het jaarverslag is de oproepcohort 1/5 van de totale groep die een indicatie heeft voor een cervix-uitstrijkje omdat iedere vrouw eenmaal per vijf jaar wordt opgeroepen. Niet uitgesloten voor de screening zijn vrouwen met een supracervicale uterusextirpatie.

Leeftijdscluster

In dit hoofdstuk worden de leeftijdsclusters gebruikt waarin het LINH rapporteert.

Cluster 0-4 betekent: alle kinderen in de praktijk van de geboorte tot aan de 5e verjaardag; Cluster 5-14: vanaf de 5e verjaardag tot aan de dag voor de 15e verjaardag enzovoort.

LINH

Landelijk Informatie Netwerk Huisartsenzorg www.linh.nl.

Het LINH is een netwerk van ongeveer 80 huisartsenpraktijken. Deze praktijken registreren dag in dag uit de voorkomende gezondheidsproblemen en het huisartsgeneeskundig handelen: aantal en soort contacten, verwijzingen en medicijnvoorschriften met de bijbehorende diagnose. Het LINH wordt gefinancierd door het ministerie van VWS en heeft een stuurgroep waarin de LHV, het NHG, het NIVEL en de WOK zijn vertegenwoordigd.

Mutatie

Een in- of uitschrijving.

Geboorte en overlijden resulteren uiteraard ook in mutaties, maar deze worden apart geteld.

Mutatiepercentage

Het aantal in- en uitschrijvingen als percentage van het totaalaantal ingeschreven patiënten

Bij een gelijkblijvende praktijkomvang kunnen er toch een groot aantal mutaties hebben plaatsgevonden. Voor de werkbelasting dus een belangrijk cijfer.

71


19-02-2009 17:40:13

Deel IV

Begrip

Omschrijving

Opmerkingen

Nevenberoep

Een beroep dat men naast het hoofdberoep uitoefent.

De werkzaamheden zijn in arbeidsrechtelijke zin evenwaardig aan de werkzaamheden van het hoofdberoep.

Nevenfunctie

Een al dan niet bezoldigde functie die men meestal uit hoofde van het beroep uitoefent.

De werkzaamheden geschieden tijdens of na reguliere werktijden, maar zijn in principe ondergeschikt aan de eigenlijke beroepswerkzaamheden.

NIVEL

Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg www.nivel.nl.

Het NIVEL heeft een aantal grote projecten en dataverzamelingen waarvan het LINH er één is.

Non-responder

Iemand die aangeeft geen prijs te stellen op de oproep of aan een oproep geen gevolg geeft, ook niet na (eenmalige) herinnering.

Bij de griepvaccinatie kan men na afsluiten van de campagne het aantal non-responders tellen. Alvorens een vrouw bij de cervixscreening wordt geboekt als een non-responder moet men een termijn stellen aan het geen gevolg geven aan zowel de oproep, als aan de herhalingsoproep.

Oproep

Een persoonlijke, schriftelijk ondersteunde uitnodiging voor een onderzoek.

Een mondelinge of telefonische oproep telt dus alleen als deze gevolgd wordt door het uitreiken of toesturen van een schriftelijke herinnering.

Overig personeel

Overige werknemers.

Criterium is het hebben gesloten van een arbeidsovereenkomst.

Praktijkarts

Een huisarts op wiens naam patiënten zijn ingeschreven of die deel uit maakt van een samenwerkings-verband op welke naam patiënten kunnen worden ingeschreven.

Praktijkassistente

Medewerker die met succes de opleiding tot praktijkassistente heeft afgerond.

Indien er medewerkers op de loonlijst staan van de praktijk die de opleiding (nog) niet hebben voltooid, moeten ze worden ingedeeld bij het administratieve personeel.

Praktijkmanager

Een medewerker die belast is met de organisatorische en bedrijfsmatige aspecten van de huisartsenpraktijk.

Het gaat hierbij om een functionaris die in dienst is bij de huisartsen. De huisartsen kunnen de lasten van een dergelijke aanstelling delen met andere huisartsen. In dat geval wordt in de tabel aangegeven voor welk deel van een volledig betrekking de huisarts de financiële verantwoordelijkheid draagt. Een huisarts die zich inzet op managementgebied in eigen en andermans praktijk en daar financieel of anderszins voor wordt gecompenseerd, kan ook aangemerkt worden als praktijkmanager.

72


19-02-2009 17:40:13

Begrip

Omschrijving

Opmerkingen

Praktijkondersteuner (POH, PV, )*

Een praktijkmedewerker die met succes een van de volgende opleidingen heeft afgerond: - HBOV met specialisatie of aanvullende opleiding praktijkondersteuning huisartsen - erkende beroepsopleiding tot praktijkondersteuner huisartsen

In deze PraktijkWijzer wordt met de term POH(-S) dus zowel de praktijkverpleegkundige als de gediplomeerde praktijkondersteuner bedoeld.

POH-GGZ

Een HBO-V met specialisatie psychiatrische verpleegkundige.

Sterfte

Een door overlijden uit de praktijk uitgeschreven persoon.

Oorzaak en plaats van overlijden zijn niet van belang.

Telefonisch contact

Een telefonisch contact van of over een patiënt met een praktijkmedewerker, waarin een hulpvraag aan de orde is geweest.

Duur van het contact doet niet terzake.

Verrichting

Een contact waarin een medische handeling of ingreep plaatsvindt bij de patiënt of bij een specimen van de patiënt. Uitvoering geschiedt vaak buiten het normale kader van een spreekuurcontact om (zie voor een opsomming de werkmap ‘Werkbelasting’, Tabblad ‘M&I. uit het gelijknamige hoofdstuk 4.5).

Men kan een onderscheid maken tussen laboratorium-, diagnostische, therapeutische en preventieve verrichtingen. Ze worden niet noodzakelijkerwijs door een arts uitgevoerd. Een verrichting wordt voor de statistiek geteld als een consult. Het LINH onderscheidt dit soort contacten niet.

Visite

Een bezoek van een medische praktijkmedewerker aan de patiënt thuis.

Zie onder Consult.

* Praktijkondersteuner Huisartsen (POH), Praktijkverpleegkundige (PV). De discussie rond en de ervaringen met physisian assistants en nurse practitioners in de eerste lijn bevinden zich nog in een beginstadium. Deze medewerkers worden niet gerekend tot de reguliere praktijkondersteuners.

73


19-02-2009 17:40:13

Deel IV

Hoofdstuk 11. Data

Inleiding Hieronder vindt u een opsomming van de meeste data die bij het schrijven van een jaarverslag van belang zouden kunnen zijn. De bedoeling van dit hoofdstuk is dat het verzamelen en het onderhouden van de gegevens verdeeld worden over een aantal praktijkmedewerkers en niet op de schouders komen van slechts één persoon. Door bij aanvang (jaar 0) de taken te verdelen heeft iedereen voldoende tijd voor de taak en kan een hoop werk verdeeld worden over het jaar. Over lang niet alle data zal in de eerste versies van het jaarverslag worden gerapporteerd. Maak bij aanvang dus ook een keus welke data het komende jaar zullen worden verzameld. In de tweede kolom is aangegeven voor welk hoofdstuk de data van belang zijn. De tabel is eerst naar hoofdstuk en dan naar item gesorteerd.

Item

Hoofdstuk

Praktijkruimtes: - inventarisatie - oppervlaktes

II-4.2

Praktijkuitrusting

II-4.2

Wet BIG:

II-4.3

- registratienummers - geldigheid tot …

Werktijden praktijkmedewerkers

II-4.3

Geboorte

II-4.4

Patiënten: - aantal - leeftijdsverdeling - geslachtsverdeling - zorgverzekeraar

II-4.4

Patiëntenmutaties

II-4.4

Sterfte

II-4.4

Patiëntencontacten; verdeling naar contactsoort

II-4.5

Werkdagen per jaar

II-4.5

Angina Pectoris; aandeel antistolling

II-4.6

Antibioticavoorschriften; aandeel smalspectrum

II-4.6

Astma (aantal)

II-4.6

Astmadiagnose met spirometrie/PEF*

II-4.6

Verantwoordelijke voor het verzamelen en up-to-date houden van de gegevens

* Bepaling van de peak expiratory flow (PEF) of piekstroommeting

74


19-02-2009 17:40:13

Item

Hoofdstuk

Cervixscreening: - totale doelgroep - doelgroep verslagjaar - geen indicatie in doelgroep - oproepen - uitstrijkjes

II-4.6

Cervixuitstrijkjes buiten screeningsprogamma om

II-4.6

COPD: - diagnose met spirometrie - spirometrie in verslagjaar

II-4.6

Diabetes mellitus

II-4.6

Diabetes Mellitus; controles van: - Hb1Ac - tensie - cholesterolgehalte - creatininegehalte - voeten - fundus

II-4.6

Diureticavoorschriften

II-4.6

Griepvaccinaties: - indicaties <65 jaar - indicaties >65 jaar - vaccinaties <65 jaar - vaccinaties >65 jaar

II-4.6

Hoogrisicopatiënten HVZ

II-4.6

HVZ

II-4.6

Hypercholesterolemie; aandeel met statinerecept

II-4.6

Hypertensie

II-4.6

Maagmiddelenvoorschriften; aandeel protonpompremmers

II-4.6

PAV; aandeel met antistolling

II-4.6

Rokers: - met Astma - met COPD - met DM - met HVZ - met stopadvies

II-4.6


75


19-02-2009 17:40:13

Deel IV

Item

Hoofdstuk

Verrichtingen ten behoeve van: - laboratorium - diagnostisch - behandeling - preventie: - griepvaccinatie - cervixscreening - reizigersadvisering

II-4.6

Verwijzingen naar: - medisch specialisten - paramedici

II-4.6

IJkinggegevens instrumentarium

II-4.8

Scholing praktijkmedewerkers: - uren - onderwerpen

II-4.8


76


19-02-2009 17:40:13

2009 Nederlands Huisartsen Genootschap

Recommend Documents