9
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perkembangan Perpustakaan Salah satu strategi untuk pengembangan perpustakaan adalah melalui pengembangkan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (ICT base), hal ini sesuai dengan perkembangan dunia perpustakaan bahwa perkembangan mutakhir di bidang perpustakaan adalah perpustakaan digital. Wahono (2006) berpendapat bahwa perkembangan dunia perpustakaan dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog. Perkembangan mutakhir adalah perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Sementara itu Pendit et. al. (2007) berpendapat mengenai perkembangan perpustakaan berdasarkan keragaman sumberdaya informasinya sebagaimana tertera pada Tabel 1, bahwa teknologi cetak hanya cocok untul teks dan foto, teknologi analog hanya tepat untuk audio-visual, teknologi digital cocok untuk segala jenis persepsi manusia: teks, foto, suara, dan gambar hidup (multimedia). Tabel 1 Perkembangan Perpustakaan Menurut Keragaman Sumberdaya Informasi Perpustakaan Biasa Koleksinya sematamata bahan tercetak, berupa buku, jurnal, surat kabar, peta dan sebagainya. Teknologi cetak
Perpustakaan Multiple Media Koleksinya sama dengan perpustakaan biasa, ditambah media analog dan elektronik. Analog
Perpustakaan Hybrida Koleksinya sama dengan perpustakaan multiple media, ditambah bahan digital yang interaktif
Elektronik Analog
Digital
Perpustakaan Multimedia Digital Koleksinya semua digital, bersifat interaktif, dan dapat merupakan perpustakaan tanpa lokasi fisik (virtual) Multimedia Digital
Istilah perpustakaan digital itu sendiri digunakan sekitar tahun 1994 sebagaimana diuraikan Harter (1997) dalam Chisenga (2003), penggunaan istilah perpustakaan digital secara relatif dapat ditelusuri dalam tahun 1994 melalui pembentukan Digital Libraries Initiative (DLI) yang didanai bersama oleh National Science Foundation, Advanced Research Projects Agency dan National Aeronautics and Space Administration di Amerika. Menurut Rusbridge (1998) dalam Suryati (2009) apabila dikaji dalam sejarah penggunaan istilah
10
perpustakaan digital ini, ternyata ada perbedaan antara perpustakaan digital yang dikembangkan di Amerika Serikat dengan Inggris. Perbedaan terdapat dalam hal pendekatan yang diterapkan di dalam membangunnya. Pendekatan bergaya Amerika Serikat langsung memisahkan proyek perpustakaan digital dalam inisiatif tersendiri, yakni melalui Digital Library Initiatives (DLI). Sebaliknya, pendekatan bergaya Inggris mengembangkan perpustakaan digital secara bertahap (incremental change). Pentahapan ini diawali dari perpustakaan hibrida yang merupakan pengembangan dari konsep perpustakaan elektronik (eLib)
2.2 Pengertian Perpustakaan Digital Ada beberapa pengertian yang perlu diketahui dalam memahami konsep perpustakaan digital antara lain: sistem perpustakaan digital, definisi perpustakaan digital, tujuan perpustakaan digital dan kelebihan perpustakaan digital.
2.2.1
Sistem Perpustakaan Digital
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Depdikbud,1988), sistem adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas, susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, metode, dan sebagainya. Pengertian lain sistem adalah berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi (Tofik, 2012). Pengertian lainnya menurut Neuschel (2012) sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Esensinya sistem terdiri dari
komponen-komponen dalam sistem dan fungsi-fungsi
teknologi di dalamnya. Komponen-komponen tersebut mencakup: perangkat keras, perangkat lunak, prosedur-prosedur, perangkat manusia dan informasi, sedangkan fungsi-fungsi teknologi di dalamnya adalah: input, process, output, storage, communication. Adapun Subrata (2009) menyatakan sistem perpustakaan digital adalah penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan
11
dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, atau secara sederhana dapat dianalogikan sebagai tempat menyimpan koleksi perpustakaan yang sudah dalam bentuk digital.
2.2.2
Definisi Perpustakaan Digital
Ada banyak definisi perpustakaan digital berdasarkan pendapat para ahli, organisasi maupun lembaga, berikut beberapa definisi yang dirumuskan oleh para ahli, organisasi
maupun lembaga tersebut. Surachman (2010) berpendapat
bahwa: “Perpustakaan digital adalah organisasi yang melakukan kegiatan memilih, mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan koleksi digital dengan tujuan untuk melestarikan, menjaga, dan terutama mendistribusikan kepada pengguna sehingga pengguna secara mudah, tepat dan luas dapat mengakses ke dalam data dan sumber informasi digital tersebut, sehingga mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Selain itu organisasi juga membuat dan merancang jaringan dan kerjasama dengan memanfaatkan infrastruktur yang mendukung sehingga terjadi proses knowledge-sharing yang lebih baik, cepat, tepat, dan luas”. Santoso (2003) dalam Sutarsyah at.al. (2008) berpendapat perpustakaan digital adalah perpustakaan yang memiliki sejumlah sumber informasi dalam format digital yang dapat diakses melalui jaringan. Dengan kata lain bahwa sebuah
perpustakaan
menjadi
perpustakaan
digital
ketika
mayoritas
sumberdayanya ada dalam bentuk elektronik. Berdasarkan konsep teknologi informasi, maka konsep perpustakaan digital
mengarah ke kumpulan jasa
(collection of services) yang bersifat digital. Menurut Wahono (2006) perpustakan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dalam bentuk elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Sedangkan Witten dan Bainbridge (2003) berpendapat bahwa perpustakaan digital adalah suatu kumpulan informasi yang terorganisir, koleksi yang berfokus pada objek digital, termasuk teks, video, dan audio, bersama dengan metode untuk akses dan temu kembali informasi, dan metode untuk seleksi, organisasi, dan pemeliharaan koleksi.
12
Digital Library Federation (DLF,1998) di Amerika Serikat menyatakan bahwa perpustakaan digital
merupakan suatu organisasi yang menyediakan
sumber-sumber informasi, termasuk staf-staf ahli, untuk memilih, menyusun, menawarkan akses intelektual, menterjemahkan, mendistribusikan, memelihara integritas koleksi-koleksi dari pekerjaan-pekerjaan digital sehingga mereka tersedia secara cepat dan ekonomis untuk digunakan atau dimanfaatkan oleh komunitas tertentu atau kumpulan komunitas. International Conference of Digital Library (2004) dalam Purtini (2010), menyatakan bahwa konsep Perpustakaan digital adalah sebagai perpustakaan elektronik yang informasinya didapat, disimpan, dan diperoleh kembali melalui format digital. Perpustakaan digital merupakan kelompok workstations yang saling berkaitan dan terhubung dengan jaringan (networks) berkecepatan tinggi. Pustakawan menghadapi tantangan menyimpan,
memformat,
yang lebih besar dalam mendapat,
menelusur
atau
mendapatkan
kembali,
dan
mereproduksi informasi nonteks. Sistem informasi modern kini dapat menyajikan informasi secara elektronik dan memanipulasi secara otomatis dalam kecepatan tinggi. The Association of Research Libraries (ARL,1995) mendefinisikan perpustakaan digital sebagai berikut: a.
Perpustakaan digital bukanlah kesatuan tunggal.
b.
Perpustakaan digital memerlukan teknologi untuk dapat menghubungkan ke berbagai sumberdaya.
c.
Hubungan antara berbagai perpustakaan digital dan layanan informasi bagi pemakai bersifat transparan.
d.
Akses universal terhadap perpustakaan digital dan layanan informasi merupakan suatu tujuan.
e.
Koleksi-koleksi perpustakaan digital tidak terbatas pada wakil dokumen; koleksi meluas sampai artefak digital yang tidak dapat diwakili atau didistribusikan dalam format tercetak. Menurut Chisenga (2003) berdasarkan berbagai definisi dan sejumlah besar
literatur yang tersedia seseorang bisa mendapatkan indikasi fitur perpustakaan digital, yaitu antara lain:
13
a.
Perpustakaan digital adalah organisasi dengan tujuan tertentu atau berbagai tujuan. Kebanyakan tujuan proyek perpustakaan digital ini adalah untuk menghasilkan, mengumpulkan, menyimpan, dan mengatur informasi dalam format digital, dan membuatnya tersedia untuk kelompok pengguna untuk pencarian, temu kembali dan pengolahan melalui jaringan komunikasi.
b.
Perpustakaan digital memiliki berbagai fungsi dan proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan objektif dari organisasi. Ini termasuk memilih sumber daya, koleksi, akses terhadap sumber daya, mendistribusikan sumber daya dan sebagainya.
Fungsi-fungsi
dan proses-proses ini dilakukan oleh
kombinasi sumber daya manusia dan sumber daya teknologi. c.
Perpustakaan digital terdiri koleksi digital. Perpustakaan digital menyimpan bahan dalam elektronik format. Ini termasuk pengganti dokumen seperti catatan bibliografi (metadata) dan indeks selain teks lengkap dokumen, file audio, video, dan gambar beberapa di antaranya tidak dapat diwakili atau didistribusikan dalam format cetak.
d.
Perpustakaan digital pasti melayani masyarakat. Perpustakaan digital melayani pengguna, dan kebutuhan informasi dari masyarakat atau masyarakat menentukan isi informasi dan layanan perpustakaan digital.
e.
Perpustakaan digital yang diakses oleh pengguna melalui antarmuka yang user-friendly.
2.2.3
Tujuan Perpustakaan Digital
Tujuan utama pengembangan perpustakaan digital menurut Pustaka Departemen Pertanian Republik Indonesia (Deptan, 2006) adalah bahwa pembangunan sistem perpustakaan digital bertujuan untuk: a.
Mempermudah dan mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval).
b.
Mempermudah proses pertukaran dan pengiriman informasi (information exchange) antar instansi yang membutuhkan informasi tersebut.
c.
Terkelolanya sistem informasi perpustakaan terutama data hasil penelitian melalui pemanfaatan database offline.
14
d.
Meningkatnya infomation sharing dengan lembaga dunia (misal: FAO, FFTC, AGLINET).
e.
Terkelolanya informasi di Pustaka Data Center.
f.
Terbangunnya database INDONESIANA dan information sharing lingkup litbang. Adapun menurut Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI, 2010),
tujuan pembangunan Perpustakaan Digital Nasional adalah: a.
Meningkatkan akses ke sumberdaya informasi tersedia dan layanan perpustakaan yang diselenggarakan oleh seluruh perpustakaan yang tergabung dalam jaringan (resource sharing).
b.
Mempromosikan pemahaman dan kesadaran antar budaya dalam lingkup nasional, menyediakan sumber belajar, mendorong ketersediaan bahan pustaka dan informasi yang mengandung nilai budaya setempat (local content)
c.
Melestarikan sumber informasi tentang Indonesia;
d.
Mendukung penelitian ilmiah melalui pemanfaatan akses Internet. Sedangkan tujuan perpustakaan digital menurut Association of Research
Libraries (ARL, 1995), adalah sebagai berikut: a.
Untuk
melancarkan
pengembangan
yang
sistematis
tentang:
cara
mengumpulkan, menyimpan, dan mengorganisasi informasi dan pengetahuan dalam format digital. b.
Untuk mengembangkan pengiriman informasi yang hemat dan efisien di semua sektor.
c.
Untuk mendorong upaya kerjasama yang sangat mempengaruhi investasi pada sumber-sumber penelitian dan jaringan komunikasi.
d.
Untuk
memperkuat
komunikasi
dan
kerjasama
dalam
penelitian,
perdagangan, pemerintah, dan lingkungan pendidikan. e.
Untuk mengadakan peran kepemimpinan internasional pada generasi berikutnya dan penyebaran pengetahuan ke dalam wilayah strategis yang penting.
f.
Untuk memperbesar kesempatan belajar sepanjang hayat.
15
2.2.4
Kelebihan Perpustakaan Digital.
Perpustakaan digital mempunyai banyak kelebihan dibandingkan dengan perpustakan konvensional sebagaimana diuraikan Subrata (2009) keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah pertama: long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bisa menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun. Kedua, akses yang mudah karena pengguna tidak perlu mencari di katalog dengan waktu yang lama. Ketiga, murah (cost efective), mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan membeli buku. Keempat, mencegah plagiat dan duplikasi. Perpustakaan digital lebih aman dengan penyimpanan koleksi perpustakaan dalam format PDF. Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital, karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet. Menurut Saleh (2010), kelebihan perpustakaan digital dibandingkan dengan perpustakaan konvensional antara lain: menghemat ruangan, akses ganda (multiple acces), tidak dibatasi ruang dan waktu, koleksi dapat berbentuk multimedia dan biaya murah.
2.3 Pengembangan Perpustakaan Digital Berbasis Web. Salah satu strategi untuk pengembangan perpustakaan adalah melalui pengembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (ICT base) salah satunya yaitu pengembangan perpustakaan digital berbasis web. Dalam pengembangan perpustakaan digital berbasis web banyak faktor yang mempengaruhinya,
antara lain dasar pengembangan perpustakaan digital,
komponen
pengembangan
utama
pengembangan
perpustakaan
digital
perpustakaan dan
elemen
digital, utama
metode
utama
pengembangan
perpustakaan digital.
2.3.1 Dasar Pengembangan Perpustakaan Digital Disamping didasari oleh pesatnya perkembangan sistem informasi berbasis TI, ledakan informasi, sikap dan perilaku masyarakat pengguna informasi dan dalam upaya peningkatan daya saing pelayanan jasa informasi pada perpustakaan serta dalam rangka pemberdayaan sumber daya pengetahuan yang dimiliki, ada
16
beberapa motif
lainnya yang mendasari pengembangan perpustakaan digital.
Purtini (2010) menyatakan bahwa motif-motif yang mendasari pengembangan perpustakaan digital adalah: a.
Pada perpustakaan konvensional, akses terhadap dokumen terbatas pada kedekatan fisik. Pengguna harus datang untuk mendapat dokumen yang diinginkan, atau melalui jasa pos. Untuk mengatasi keterbatasan ini perpustakaan digital diharap mampu untuk menyediakan akses cepat terhadap katalog dan bibliografi serta isi buku, jurnal, dan koleksi perpustakan lainnya secara lengkap.
b.
Melalui komponen manajemen database, penyimpanan teks, sistem telusur, dan tampilan dokumen elektronik, sistem perpustakaan digital diharapkan mampu mencari database koleksi yang mengandung karakter tertentu, baik sebagai kata maupun sebagai bagian kata. Di perpustakaan konvensional penelusuran seperti ini tidak mungkin dilakukan.
c.
Untuk menyederhanakan perawatan dan kontrol harian atas koleksi perpustakaan.
d.
Untuk mengurangi bahkan menghilangkan tugas-tugas staf tertentu, misalnya menaruh terbitan baru di rak, mengembalikan buku yang selesai dipinjam ke rak, dan lain-lain.
e.
Untuk mengurangi penggunaan ruangan yang semakin terbatas dan mahal.
2.3.2
Komponen Utama Pengembangan Perpustakaan digital
National Information Standards Organization
(NISO, 2007)
dalam
karyanya berjudul: A Framework of Guidance for Building Good Digital Collections menguraikan komponen-komponen utama yang diperlukan sebagai standar pengembangan perpustakaan digital. Ada empat jenis kriteria yang harus menjadi perhatian, yaitu: a.
Collection
(organized
groups
of
object),
dengan
prinsip-prinsip
pengembangannya sebagai berikut: a)
Diwujudkan berdasarkan pada kebijakan pengembangan koleksi yang jelas.
b)
Koleksi sebaiknya dideskripsikan.
c)
Dipelihara sepanjang waktu.
17
b.
d)
Tersedia secara luas.
e)
Menghormati hak atas kekayaan intelektual.
f)
Memiliki mekanisme.
g)
Koleksi interoperable.
h)
Terintegrasi dengan alur kerja yang ada dalam institusi.
i)
Berkelanjutan sepanjang waktu.
Object (digital materials) prinsip-prinsip yang dapat dijadikan pedoman: a)
Eksis dalam format yang mendukung penggunaan yang diinginkan.
b)
Bisa dipelihara dimana obyek tidak akan menimbulkan rintangan dan dapat diakses setiap saat.
c)
Bermakna dan berguna di luar konteks lokal, mudah dipindahkan, bisa digunakan kembali, dan dapat dipertukarkan.
c.
d)
Ditandai dengan identifier yang tetap dan bersifat unik.
e)
Dapat diautentifikasi.
f)
Memiliki metadata berkaitan.
Metadata (information about objects and collection), prinsip-prinsip yang dapat digunakan: a)
Metadata sesuai dengan standar komunitas.
b)
Mendukung interoperability.
c)
Menggunakan authority control dan standar konten
d)
Mencakup tentang pernyataan tentang syarat- syarat penggunaan obyek digital.
e)
Mendukung pemeliharaan dan preservasi jangka panjang terhadap obyek dalam koleksi.
d.
Initiatives (programs or project to create and manage collections), prinsipprinsip yang dapat diterapkan: a)
Memiliki desain dasar dan komponen perencanaan.
b)
Memiliki staf yang sesuai dengan keahlian yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
c)
Mengikuti best practices untuk manajemen proyek.
d)
Memiliki komponen evaluasi.
e)
Memasarkan dan menyebarluaskan informasi tentang proses dan hasil proyek kepada pemangku kepentingan.
18
2.3.3
Metode Utama Pengembangan Perpustakaan digital
Cleveland (1998) dalam Occasional Paper 8 berjudul Digital Libraries: Definitions, Issues and Challenges yang diterbitkan International Federation of Library of Associations and Institutions (IFLA) menyatakan bahwa membangun koleksi digital dapat dilakukan dengan tiga metode utama yakni: a.
Digitization, merupakan proses konversi koleksi berbentuk cetak, analog atau media lain seperti buku, artikel jurnal, foto, lukisan, bentuk mikro ke dalam bentuk elektronik atau digital.
b.
Acquisition of original digital works, maksudnya adalah mengadakan baik melalui metode membeli atau berlangganan karya digital asli dari penerbit atau peneliti dalam bentuk misalnya jurnal elektronik (e-journal), buku elektronik (e-book) dan basis data online
seperti Ebsco, Proquest, dan
Science Direct. c.
Acces to external materials, maksudnya adalah perpustakaan harus mempunyai semacam jaringan ke sumber lain yang tidak tersedia secara lokal yang disediakan melalui website, koleksi perpustakaan lain atau serverserver milik penerbit-penerbit. Lebih jauh Cleveland (1998) menyatakan beberapa hal yang dapat menjadi
pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya adalah: a.
Kekuatan koleksi Kekuatan
koleksi
sebuah
perpustakaan
menjadi
pertimbangan
bagi
perpustakaan itu sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital. b.
Keunikan koleksi Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka, maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya koleksi-koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di tempat lain menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.
c.
Prioritas bagi komunitas penggguna Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari
19
universitas yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh mahasiswa melalui perpustakaan. d.
Kemampuan staf Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan staf dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitasi, hingga bagaimana melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi digital hasil digitasi. Hal ini perlu sebagai jaminan kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan tersebut.
2.3.4
Elemen Utama Perpustakaan Digital
Dalam Executive Summary Grand Design Perpustakaan Digital Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (Pustaka) Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Departemen Pertanian (2006) proses pelaksanaan pengembangan sistem perpustakaan digital berbasis web mencakup beberapa elemen utama yang harus menjadi perhatian. Elemen utama tersebut sangat menentukan keberhasilan pengembangan sistem perpustakaan digital berbasis web. Elemen utama tersebut terdiri atas (a) sarana media, (b) fungsi/jenis layanan (c) sistem pendukung dan (d) hubungan dengan instansi lain serta (e) elemen dasar dan (f) operasi pemeliharaan. Hubungan antar elemen utama pembentuk perpustakaan digital berbasis web tersebut dapat dilihat pada Gambar 1. Elemen
dasar
(basic
element)
sebagai
salah
satu
elemen
utama
pengembangan sistem perpustakaan digital berbasis web, terdiri dari: (a) Sumber daya manusia (SDM) yang kompeten, (b) koleksi yang lengkap dan berkualitas, (c) infrastruktur yang compatible, (d) standard operational procedure (SOP) yang lengkap, (e) anggaran yang cukup dan (f) manajemen yang modern.
20
Gambar 1 Diagram Model Perpustakaan Digital (Sumber: Executive Summary Grand Design Perpustakaan Digital PUSTAKA Litbang Deptan, 2006).
2.4 Elemen Dasar (basic elements) Perpustakaan Digital Sebagai salah satu elemen utama perpustakaan digital, elemen dasar berarti bagian dasar. Dalam kamus besar bahasa Indonesia (Depdikbud, 1988) disebutkan bahwa elemen dasar mengandung pengertian bagian yang penting atau yang dibutuhkan dari keseluruhan yang lebih besar. Elemen dasar perpustakaan digital berarti bagian terpenting yang paling dibutuhkan
dalam
pengembangan
perpustakaan
digital
berbasis
web.
Sebagaimana diuraikan diatas menurut perpustakaan model yang dikembangkan oleh perpustakaan digital Pustaka Bogor elemen dasar tersebut terdiri atas:
21
a.
SDM
b.
Koleksi
c.
Infrastruktur
d.
SOP
e.
Manajemen
f.
Anggaran
2.4.1
Sumber Daya Manusia (SDM)
Komponen pertama elemen dasar perpustakaan digital adalah SDM yang merupakan salah-satu elemen terpenting dalam pengembangan perpustakaan digital. Menurut Nawawi (2001) dalam Sudayat (2009) ada tiga pengertian SDM yaitu: a.
SDM adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan).
b.
SDM adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.
c.
SDM adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi bisnis, yang dapat mewujudkan menjadi potensi nyata (real) secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi. Optimalisasi pengembangan perpustakaan digital membutuhkan SDM
perpustakaan digital yang professional, yaitu SDM yang memiliki kompetensi dan keterampilan
mengelola
perpustakaan
digital.
Menurut
Maksum
dan
Darmawiredja (2007) pengelolaan Perpustakaan Model memerlukan SDM yang memiliki keahlian di bidang manajemen informasi dan dalam pengelolaan TIK. Jumlah tenaga perpustakaan yang dibutuhkan untuk satu perpustakaan model minimum empat orang, yang akan bertugas sebagai kepala, pelaksana teknis dan pelaksana layanan perpustakaan. Pendidikan formal yang diperlukan adalah bidang perpustakaan minimum D3 untuk tingkat terampil dan S1 untuk tingkat ahli. Untuk spesialisasi lain diperlukan pengalaman mengelola perpustakaan minimum lima tahun. Melalui program pelatihan SDM perpustakaan model harus memiliki kemampuan: a.
Membangun pangkalan data
22
b.
Mendigitasi dokumen
c.
Mengelola jaringan
d.
Memahami instalasi dan konfigurasi perangkat lunak
e.
Memahami sistem perangkat lunak
f.
Memahami perawatan perangkat keras
g.
Membangun dan mengelola Web
h.
Memahami multimedia Menurut Chisenga (2003) SDM yang tersedia untuk perpustakaan digital
harus memiliki syarat keterampilan yang memadai, terdiri dari: hardware specialists, network administrators, database administrators, programmers, content developers, information managers (librarians). Sedangkan menurut Achmad
(2006)
disamping
kompetensi
manajerial,
untuk
membangun
perpustakaan digital dibutuhkan keterampilan teknis kompetensi TI, yaitu: a.
Kemampuan dalam penggunaan komputer (computer literacy)
b.
Kemampuan dalam menguasai basis data (database management)
c.
Kemampuan dalam penguasaan peralatan TI (tools and technology skills)
d.
Kemampuan dalam penguasaan jaringan (computer network) Adapun menurut Sulistyo-Basuki (2006)
ada tiga kompetensi yang
diperlukan pengembangan perpustakaan digital, yaitu kompetensi keilmuan, kompetensi bahasa dan kompetensi teknologi informasi (TIK). Kompetensi TIK mencakup kemampuan dalam: a.
Kompetensi dasar TIK
b.
Kompetensi olah kata (word processing)
c.
Kompetensi surat elektronik (e-mail)
d.
Kompetensi internet dan intranet
e.
Kompetensi grafik
f.
Kompetensi penyajian
g.
Kompetensi penerbitan
h.
Kompetensi manajemen proyek dan lembar elektronik (spreadsheet)
i.
Kompetensi pangkalan data
j.
Kompetensi pemeliharaan sistem (system maintenance)
k.
Kompetensi desain dan pengembangan aplikasi dalam lingkungan web
l.
Kompetensi analisis sistem dan pemrograman.
23
Selanjutnya menurut Ruldeviyani dan Sucahyo (2007) sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam pengelolaan perpustakaan digital adalah: a.
Database Administrator (DBA), yaitu mempunyai kemampuan dan tanggungjawab terhadap kelancaran basisdata, mekanisme backup agar data selalu aman dan recovery jika terjadi kerusakan data.
b.
Network Administrator yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab terhadap kelancaran operasional jaringan komputer.
c.
System Administrator yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab terhadap kelancaran sistem komputer dan pengaturan siapa saja yang berhak mengakses sistem.
d.
Web Master yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab terhadap kelancaran agar website beserta seluruh halaman yang ada didalamnya tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna.
e.
Web Designer/Content Developer yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab dalam merancang tampilan dan sekaligus mengatur isi website. Lebih jauh Australian National Training Authorithy (ANTA) dari Council of
Australian University Directors of Information Technology (CAUDIT, 2001), Pusat Penelitian Antar Universitas Bidang Mikroelektronika (PPAUME) dari Institut Teknologi Bandung (2000) dan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII, 2000) menyatakan kompetensi dasar standar (standard core competency) yang harus dimiliki semua kategori lapangan pekerjaan bidang teknologi informasi (TI), yaitu: a.
Kemampuan mengoperasikan perangkat keras (ANTA: ICAITU005B)
b.
Mengakses internet (ANTA: ICPMM63bA)
Sedangkan kompetensi per kategori pekerjaan adalah: a.
SDM pengelola komponen countainers yaitu sebagai: a) Network Administrator yang mempunyai tanggungjawab terhadap kelancaran operasional jaringan komputer, dengan kompetensi: -
Menghubungkan perangkat keras (ANTA: ICAITSO14B)
-
Administer dan melakukan konfigurasi sistem operasi yang mendukung network (ANTA: ICAITS120A)
24
-
Mencari sumber kesalahan di jaringan dan memperbaikinya (ANTA: ICAITS122A)
-
Mengelola network security (ANTA: ICAITS123A)
-
Monitor dan administer network security (ANTA: ICAITS124A)
-
Memahami routing.
b) System Administrator yaitu mempunyai tanggung jawab terhadap kelancaran sistem komputer dan pengaturan siapa saja yang berhak mengakses sistem serta kompetensi sesuai standar, dengan kompetensi: -
Menghubungkan perangkat keras (ANTA: ICAITSO14B)
-
Melakukan instalasi Microsoft Windows
-
Melakukan instalasi Linux, memasang dan mengkonfigurasi e-mail server, ftp server, web server
-
Memahami routing yaitu proses untuk memilih jalur yang harus dilalui oleh paket data.
c) Web Developer/Programer yaitu mempunyai tanggung jawab terhadap kelancaran agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna, dengan kompetensi: -
Membuat halaman web dengan multimedia (ANTA: ICAMM65DA)
-
Cammon Gateway Interface Programing.
b) SDM pengelola komponen contents yaitu: a) Database Administrator (DBA), yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab terhadap kelancaran basisdata, mekanisme backup agar data selalu aman dan recovery jika terjadi kerusakan data, dengan kompetensi : -
Memonitor dan administer sebuah database (ANTA: ICAITS125A)
b) Web Designer/Content Developer, yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab dalam merancang tampilan dan sekaligus mengatur isi website dengan konpetensi: -
Kemampuan menangkap digital image (ANTA: ICPMM21CA)
-
Membuat halaman web dengan multimedia (ANTA: ICPMM65DA)
25
Terakhir yang bisa dianggap sebagai salah satu yang paling utama dari kualitas SDM perpustakan digital berbasis web adalah memiliki sertifikat kompetensi SDM bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Sertifikat kompetensi TIK tersebut dapat dimiliki melalui Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) telekomunikasi, multimedia dan informatika (Telematika). LSP Telematika dibentuk oleh pemerintah yang harus dilaksanakan oleh komunitas Telematika dan bersifat independen serta professional. LSP bertugas menyelenggarakan standarisasi kompetensi kerja, menyiapkan materi uji serta mengakreditasi unit-unit tempat uji kompetensi dan menerbitkan Sertifikat Kompetensi TIK. Kegiatan kerjanya merujuk kepada Sertifikat ISO 17024. Materi uji kompetensi LSP Telematika disusun berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang disahkan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Penyusun SKKNI merupakan ahli telematika yang berasal dari Departemen Komunikasi dan Informatika, Departemen Pendidikan, Kementerian Ristek dan beberapa perusahaan TI di Indonesia (LSP Telematika, 2012)
2.4.2
Koleksi
Elemen dasar kedua perpustakaan digital adalah koleksi digital, Maksum dan Darmawiredja (2007) menyatakan koleksi perpustakaan diutamakan dalam format digital baik untuk offline maupun online, sedangkan koleksi tercetak lebih diutamakan buku-buku tentang formula (standar) dan rujukan. Menurut Hartinah (2009) obyek digital yang mengisi perpustakaan digital sangat bervariasi meliputi teks, grafik, gambar, audio-video, program-program komputer, sedangkan Makarim dan Prastyo (2007) menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan sumber daya digital (digital resources) adalah koleksi-koleksi digital yang dimiliki, antara lain; lagu-lagu berformat MP3, film yang diputar dengan VCD/DVD player, ringtone pada handphone, foto digital, e-mail dan dokumen softcopy suatu tulisan. Surachman (2008) menyatakan bahwa koleksi digital dapat dipahami sebagai koleksi informasi dalam bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat juga dalam koleksi cetak, yang dapat diakses secara luas menggunakan media komputer dan sejenisnya. Koleksi digital tersebut dapat berupa buku elektronik,
26
jurnal elektronik, database online atau statistik elektronik, sedangkan Pendit et.al. (2007) menyatakan secara garis besar ada empat sumberdaya informasi yaitu: a.
Bahan dan sumber full text, termasuk di sini jurnal elektronik, koleksi digital yang bersifat terbuka (open acces), buku elektronik, surat kabar elektronik, dan tesis serta disertasi digital.
b.
Sumber daya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya.
c.
Bahan-bahan multimedia digital.
d.
Aneka situs di internet
2.4.3
Infrastruktur
Sebagai elemen dasar ketiga infrastruktur mempunyai beberapa pengertian di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (Depdikbud, 1988) infrastruktur disebut prasarana, yaitu: segala yang merupakan penunjang terselenggaranya suatu proses. Pengertian infrastruktur sebenarnya mencakup sarana-sarana teknologis yang berwujud fisik seperti: jaringan kabel, perangkat keras, dan bangunanbangunan. Infrastruktur non fisik seperti struktur sosial budaya, cara kerja dan aspirasi masyarakat tempat infrastruktur itu berada, tersedia dari (PNRI, 2010). Ruldeviyani dan Sucahyo (2007) berpendapat bahwa dalam
pengembangan
perpustakaan digital perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komputer adalah sebagai elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital (lihat Gambar 2).
27
Gambar 2 Infrastruktur Ideal Perpustakaan Digital (Sumber:Modifikasi Infrstruktur Perpustakaan, Ruldeviyani dan Sucahyo, 2007)
2.4.3.1 Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras dalam sistem komputer adalah semua elemen fisik dalam komputer, seperti rangkaian terpadu (integrated circuit)
kabel dan terminal
(Downing dan Covington, 1990). Menurut Maksum dan Darmawiredja (2007) komponen perangkat keras berbasis TI yang diperlukan adalah:
28
a.
Komponen input, yaitu perangkat keras yang digunakan untuk data entri informasi (keyboard, mouse, scanner).
b.
Komponen output, adalah perangkat keras
yang diperlukan untuk
menampilkan data informasi melalui intranet dan internet (monitor, printer). c.
Komponen pengolah untuk melakukan pengolahan dan eksekusi intruksi (processor, motherboard).
d.
Komponen memori untuk menyimpan data dan intruksi dalam bentuk elektronik digital (harddisk). Perangkat keras lainnya yang diperlukan adalah perangkat untuk membangun
jaringan intranet dan internet, yaitu perangkat untuk akses katalog, akses online serta server. Lebih rinci Maksum (2009) mengatakan hardware minimal yang diperlukan untuk mengembangkan perpustakaan digital adalah: 4 unit PC, 1 unit server, 1 unit hub, 1 unit router, 1 unit printer, 1 unit UPS, kabel konektor, instalasi listrik, instalasi jaringan, 1 unit kamera digital. Dalam sebuah paket perpustakaan digital hardware yang dibutuhkan adalah PC dengan spesifikasi processor multicore processor minimal speed 2.2 GHz, memori 2 GB DDR2 SDRAM, hard drive 160 GB SATA-II 7200 RPM, networking ethernet 10/100/1000 Mbps dan monitor LCD 15 (Berkatindo Nusantara, 2010), selain itu saluran telepon dan modem (Pardosi, 2001), scanner (Suryandari,2007) dan komputer server. Menurut
pendapat Ruldeviyani dan Sucahyo (2007) untuk pencapaian
kinerja yang maksimum, sebuah perpustakaan digital bisa saja mempunyai beberapa server yang masing-masing mempunyai tugas pokok dan fungsi yang khusus sebagai berikut: a.
Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page dari para pengguna internet.
b.
Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan digital karena di sinilah keseluruhan koleksi disimpan;
c.
FTP server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas melalui jaringan komputer;
d.
Mail server, yaitu server yang melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan surat elektronik (e-mail);
29
e.
Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur antriannya, dan memprosesnya;
f.
Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari pemakai-pemakai yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk membatasi ke situs-situs yang tidak diperkenankan.
2.4.3.2 Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak dalam sistem komputer adalah merupakan kumpulan program yang akan memberitahu komputer apa yang harus dilakukan. Perangkat keras yang membentuk sistem komputer tidak berarti tanpa adanya instruksi yang memberitahukan apa yang harus dilakukannya (Downing dan Covington 1990). Demikian pula pendapat Maksum (2007) software mencakup sekumpulan aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, program aplikasi komputer, program pengembangan dan program sistem operasi (operating system). Menurut Ruldeviyani dan Sucahyo (2007) sebuah perpustakaan digital paling tidak memerlukan dua perangkat lunak utama yaitu
perangkat lunak untuk
penyimpanan koleksi dan perangkat lunak untuk pencarian koleksi. Untuk penyimpanan koleksi, dibutuhkan sebuah sistem manajemen basis data yang bisa mendukung proses penambahan, pengubahan, penghapusan termasuk juga pencarian koleksi secara cepat. Oracle, Microsoft SQL server, dan IBM DB2 adalah basis data yang bersifat proprietary dan MySQL dan postgreSQL adalah basis data yang bersifat open source. Manajemen basis data tersebut dalam sebuah perpustakaan digital dapat dijakankan dilingkungan sistem operasi windows yaitu sistem operasi komputer yang bersifat proprietary atau sistem operasi unix/linux yaitu
sistem operasi komputer
yang bersifat open source ataupun berbagai
variasinya atau sistem operasi lainnya Untuk pencarian koleksi umumnya melalui internet, yaitu menggunakan web browser dengan cara mengakses situs web yang menyediakan koleksi yang dibutuhkan. Web browser adalah software yang digunakan untuk menampilkan halaman-halaman website yang ada di internet. Web browser yang popular adalah internet explorer, netscape navigator dan mozilla firefox. Sedangkan aplikasi
30
interface yang popular antara lain Slims, GDL, Igloo dan Mysipisis. Sementara itu diantara bahasa pemrograman yang dapat digunakan untuk membangunnya mulai dari Java, Perl, python, ASP ataupun PHP. Perangkat lunak berikutnya adalah untuk web server, yaitu software yang memberikan layanan data yang berfungsi menerima permintaan HTTP dari klien yang dikenal dengan browser web dan mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk halaman-halaman web yang umumnya berbentuk dokumen HTML (World Friend, 2010). Salah satu web server yang paling banyak digunakan adalah web server Apache. Web server ini salah satunya dapat diperoleh dengan menginstal perangkat lunak XAMPP yaitu tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, MySQL dan PHP secara manual. XAMPP akan menginstallasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis (Julie, 2010) Fungsi Apache, MySQL dan PHP adalah: a.
Apache,
merupakan
aplikasi
web
server.
Tugas
utamanya
adalah
menghasilkan halaman web yang benar kepada user. b.
MySQL, merupakan database server. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database beserta isinya, termasuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.
c.
PHP, merupakan bahasa pemrograman web yaitu bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting yang memungkinkan membuat halaman web yang bersifat dinamis.
2.4.3.3 Jaringan Komputer (computer netware) Jaringan komputer merupakan gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Gabungan teknologi ini melahirkan pengolahan data yang dapat didistribusikan, mencakup pemakaian database, software aplikasi dan peralatan hardware secara bersamaan (Sopandi, 2008). Sedangkan Maksum dan Darmawiredja (2007) berpendapat bahwa jaringan (netware) merupakan unit telekomunikasi yang terdiri atas media, aliran data (data flow), topologi dan aturan, keamanan serta zona telekomunikasi yang diperlukan untuk mengakses informasi yang tersimpan dalam server untuk mempermudah dan mempercepat
31
para pengguna memperoleh informasi. Pola pengembangannya meliputi aktivitas input, proses dan output. Untuk memerlukan
mengoptimalkan jaringan
tujuan
komputer
tersebut (Gambar
suatu 3),
perpustakaan baik
jaringan
digital lokal
(LAN/intranet/ektranet), maupun jaringan global (internet) sebagaimana pendapat Pudjiono (2006), setelah memiliki koleksi digital, PC dan software maka diperlukan jaringan
intranet minimal 100 Mbps dan internet (layanan global)
minimal 128 Kbps. Selain dari itu kehadiran komputer personal (PC), Internet dan Word Wide Web (WWW) memungkinkan terciptanya perpustakaan digital (Ruldeviyani dan Sucahyo, 2007).
a.
LAN Jaringan wilayah lokal ( local area network atau biasa disingkat LAN) adalah jaringan komputer yang jaringannya hanya mencakup wilayah kecil; seperti jaringan komputer kampus, gedung, kantor, dalam rumah, sekolah atau yang lebih kecil. Saat ini, kebanyakan LAN berbasis pada teknologi IEEE 802.3 Ethernet menggunakan perangkat switch, yang mempunyai kecepatan transfer data 10, 100, atau 1000 Mbps. Selain teknologi Ethernet, saat ini teknologi 802.11b (atau biasa disebut Wi-fi) juga sering digunakan untuk membentuk LAN. Tempat-tempat yang menyediakan koneksi LAN dengan teknologi Wi-fi biasa disebut hotspot, (PSB-SMA, 2010]
b. Intranet dan Ekstranet Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP seperti internet, hanya saja digunakan dalam internal perpustakaan. Antar intranet dapat saling berkomunikasi dengan yang lainnya melalui sambungan internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh.
32
Gambar 3 Diagram Model Jaringan Perpustakan (sumber: Perpustakaan Model Pustaka Bogor)
Jika sebuah perpustakaan
mengekspos
sebagian dari internal
jaringannya ke komunitas di luar, hal ini disebut ekstranet. Perpustakaan dapat melakukan pemblokiran akses ke intranet melalui router dan pengaturan akses ke intranet dengan meletakan firewall (Purbo, 2010).
33
c.
Internet Internet (Interconnected Network) merupakan jaringan global yang menghubungkan komputer yang satu dengan lainnya diseluruh dunia (oleh alat pengatur lalu lintas data, yang dinamakan routers) meskipun beda sistem operasi dan mesin. Dengan Internet, komputer dapat saling terhubung untuk berkomunikasi, berbagi dan memperoleh informasi. Internet sebenarnya adalah suatu sistem global jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar internet protokol (TCP/IP) (Wijaya, 2012) Menurut
Ruldeviyani
dan
Sucahyo
(2007)
sesuai
dengan
kepanjangannya, Internet terdiri dari sekumpulan jaringan komputer milik perusahaan, institusi, lembaga pemerintah, ataupun penyedia jasa masingmasing jaringan komputer yang terhubung dan dikelola secara independen. Dengan adanya internet memungkinkan data digital di satu tempat bisa diakses dengan mudah dan cepat dari tempat lain.
d. World Wide Web (WWW) WWW atau sering disebut sebagai web adalah dokumen-dokumen internet yang disimpan di server-server yang terdapat diseluruh dunia. Dokumen web tersebut dibuat dengan menggunakan format hypertext dan hypermadia, yaitu Hypertext Markup Languange (HTML). HTML mempunyai kemampuan untuk menghubungkan (link) sebuah dokumen dengan dokumen yang lain. Halamanhalaman web yang dibuat menggunakan HTML digunakan untuk menyimpan informasi. Informasi yang disajikan dalam bentuk grafis (dalam format GIF, JPG, PNG), suara (dalam format AU, WAV), dan objek multimedia lainnya (seperti MIDI, Shockwave, Quicktime Movie, 3D World). Web dapat diakses oleh perangkat lunak web client yang disebut browser. Browser dapat membaca halaman-halaman web
yang
tersimpan dalam web server
atau
sering
tersimpan dalam web server atau yang disebut URL (Sugiono, 2009)
2.4.4 Standard Operation Procedure (SOP) Elemen dasar ke empat adalah SOP, yang diperlukan diberbagai bidang kegiatan termasuk kegiatan pengembangan perpustakaan digital. SOP diperlukan
34
agar proses operasional kegiatan berlangsung secara teratur. Proses yang sudah berlangsung teratur dapat tetap berjalan walaupun orang yang bertanggung jawab pada proses tersebut tidak hadir, karena perannya dapat digantikan orang lain. SOP merupakan suatu rangkaian instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin yang terdapat pada suatu bidang kegiatan. Menurut Mustafa dan Yulia (2005) SOP atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan istilah prosedur baku mutu adalah suatu panduan tertulis dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk menjamin standar mutu hasil pekerjaan. Sedangkan Aries dan Saleh, (2004) mendefinisikan SOP sebagai dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. Dengan adanya SOP,
maka standar
mutu
layanan yang akan
dihasilkan oleh suatu pekerjaan dapat diukur sebelumnya. Demikian juga mutu layanan yang diharapkan diberikan kepada pengguna dapat ditentukan. Selanjutnya dengan SOP akan mudah melaksanakan pekerjaan, karena ada pedoman yang diikuti dan kontrol terhadap pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah. Perpustakaan digital yang koleksinya berformat digital tersimpan dalam suatu komputer server harus dapat diakses dengan komputer secara cepat dan mudah melalui jaringan komputer. Oleh karena itu maka SOP sangat diperlukan untuk menjalankan operasional sebuah perpustakaan digital agar memberikan manfaat lebih bagi pengguna dan yang menjalankan tugas-tugas sebagai pustakawan.
Dalam grand design perpustakaan
digital Pustaka Litbangtan,
pembuatan SOP terdiri dari: a) SOP untuk digitalisasi bahan perpustakaan b) SOP untuk penanganan dokumen digital c) SOP untuk sistem layanan perpustakaan digital d) SOP untuk pemeliharaan jaringan e) SOP untuk pemeliharaan web Biasanya SOP disusun berbentuk modul-modul, setiap kegiatan dibuat SOP yang berdiri sendiri atau ada keterkaitan dengan modul lainnya. Modul kegiatan perpustakaan terdiri dari nomor kode modul, judul modul, cakupan, tujuan, standar yang digunakan, tahapan kegiatan, alur kerja dalam bentuk diagram, serta
35
formulir-formulir yang mungkin digunakan dan biaya atau keterangan lain yang diperlukan terkait langsung dengan isi modul tersebut (Mustafa dan Yulia, 2005). Contoh SOP yang diperlukan dalam pengembangan perpustakaan digital antara lain SOP digitalisasi bahan perpustakaan dan penanganan dokumen digital (Lampiran 1 s.d 2)
2.4.5
Manajemen
Elemen dasar kelima adalah manajemen yang secara umum adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner dalam Daryono, 2008). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidak baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan. Berdasarkan Standard National Information Standards Organisation (NISO, 2007) pengembangan koleksi digital sebaiknya berpedoman pada kriteria four core types of entities sebagaimana diuraikan dalam komponen utama pengembangan perpustakaan digital tersebut diatas, yaitu: a.
Collection (organized groups of object)
b.
Object (digital materials)
c.
Metadata (information about objects and collections)
d.
Initiatives (program or projects to create and manage collection) Adapun manajemen perpustakaan digital menurut Arif (2003) adalah
penerapan teknologi informasi (TI) sebagai
sarana untuk menyimpan,
mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Manajemen pengembangan perpustakaan digital tersebut antara lain melalui proses digitization sebagaimana menurut Suryandari (2007) manajemen perpustakaan di era digital salah satunya dibatasi pada proses digitalisasi. Selanjutnya menurut Cleveland (1998) dari IFLA sebagaimana diuraikan diatas, selain proses digitization membangun koleksi digital dapat dilakukan dengan metoda lainnya yaitu Acquisition of original digital works dan Acces to
36
external materials. Proses digitalisasi (digitization ) menurut Suryandari (2007) adalah proses yang mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses tersebut (Gambar 4) dibedakan menjadi tiga kegiatan utama, yaitu: a.
Scanning, yaitu proses memindai dokumen dari bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan adalah berkas PDF. Salah satu alat yang dapat digunakan adalah canon IR2200.
b.
Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya, dengan software adobe acrobat, termasuk proses OCR (Optical Character Recognition). Proses OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks.
c.
Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya tulis dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dibagian akhir diagram pada Gambar 4 terdapat dua server, yaitu : sebuah
server yang terhubung ke intranet dan server yang terhubung ke intranet, server pertama berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang dapat diakses oleh seluruh pengguna di dalam Local Area Network (LAN). Sedangkan server yang kedua adalah yang terhubung ke internet, berisi metadata dan abstrak karya akhir tersebut. Sedangkan
menurut
Rufaidah
(2007) pengolahan
mencakup
proses
digitalisasi, pembuatan metadata dan uploading. Pembuatan metadata untuk keperluan penelusuran berbasis web dan uploading adalah memindahkan data atau dokumen ke server web untuk akses dokumen digital melalui jaringan internet, sedangkan penyimpanan dokumen digital di server lokal untuk akses di perpustakaan setempat atau penyimpanan di CD-ROM. Proses terakhir pendistribusian dokumen yaitu proses penyebarluasan hasil penyimpanan dokumen
ke masyarakat pengguna sesuai bentuk penyimpanannya. Proses
lainnya adalah konversi dilakukan jika dokumen sudah dalam bentuk softcopy untuk menyamakan format dan mengatur penamaan file.
37
Gambar 4 Alur Kerja Digitalisasi (Sumber: Modifikasi Alur Kerja Digitalisasi Suryandari,2007)
2.4.6
Anggaran
Elemen dasar keenam adalah anggaran, yaitu rencana penjatahan sumber daya yang dinyatakan dengan angka, biasanya dalam satuan uang (Depdikbud, 1988). Secara garis besar anggaran yang diperlukan dalam pengembangan perpustakaan digital terbagi dua yaitu anggaran untuk investasi awal dan
38
operasional. Besarnya anggaran yang diperlukan tergantung faktor-faktor pendukung perpustakaan digital yang tersedia dalam sebuah perpustakaan. Siregar (1999) menyatakan bahwa penyediaan layanan digital memerlukan pendanaan baik untuk investasi awal maupun operasionalnya. Dana investasi digunakan untuk perangkat keras dan lunak, dana operasional antara lain digunakan untuk proses digitalisasi. Besarnya biaya yang diperlukan tergantung pada berbagai faktor diantaranya infrastruktur dan prasarana yang tersedia, jumlah terminal layanan akses yang akan disediakan, jenis server yang akan digunakan dan tenaga pengembang yang tersedia. Sementara itu Suryandari (2007) berdasarkan hasil pengalaman lapangan membedakan struktur pembiayaan proses digitalisasi pada jumlah anggaran yang tersedia menjadi perpustakaan besar, menengah dan kecil, dengan rincian sebagai berikut: a.
Perpustakaan besar memiliki dana sekitar Rp 57.000.000 (lima puluh tujuh juta rupiah) untuk investasi awal, yaitu biaya peralatan dan jasa yang sifatnya tidak rutin dan Rp 4.500.000 (empat juta lima ratus ribu rupiah) untuk biaya operasional proses digitalisasi 400 tesis per bulan (total 1.600 tesis/4 bulan).
b.
Perpustakaan menengah memiliki dana sekitar Rp 30.000.000 (tiga puluh juta rupiah) untuk investasi awal, yaitu biaya peralatan dan jasa yang sifatnya tidak rutin dan Rp 3.000.000 (tiga juta lima ratus ribu rupiah) untuk biaya operasional proses digitalisasi 400 tesis per bulan (total 1.600 tesis/4 bulan).
c.
Perpustakaan kecil memiliki dana sekitar Rp 11.000.000 (sebelas juta rupiah) untuk investasi awal, yaitu biaya peralatan dan jasa yang sifatnya tidak rutin dan Rp 400.000 (empat ratus ribu rupiah) per bulan untuk biaya operasional proses digitalisasi (400 tesis/4 bulan). Struktur pembiayaan digitalisasi tersebut dibedakan menjadi dua, yaitu biaya
rutin (bulanan) dan biaya investasi (tidak rutin, dikeluarkan hanya satu kali pada saat proyek akan dimulai). Rincian anggaran dapat dilihat pada Lampiran 3 sampai 11. Sementara itu di Pustaka Bogor selain anggaran pembiayaan investasi dan operasional proses digitization anggaran terbesar lainnya adalah anggaran operasional acquisition of original digital work yaitu pengadaan karya digital asli (born digital).
39
Berdasarkan uraian anggaran investasi dan operasional, struktur pembiayaan proses digitalisasi di atas dan acquisition of original digital work di Pustaka Bogor serta penelusuran harga pada literatur online diperlukan anggaran pengembangan perpustakaan digital berbasis web sebagai tercantum dalam Lampiran 12. Pada lampiran tersebut untuk tahun pertama dibutuhkan anggaran standar biaya investasi sebesar Rp 123.309.000,- dan biaya opersional Rp 495.666.311,- Total anggaran yang dibutuhkan untuk tahun pertama sebesar Rp 618.975.311,Struktur pembiayaan pengembangan perpustakaan digital tersebut masih sangat kecil apabila dibandingkan dengan struktur pembiayaan pengembangan perpustakaan digital di perpustakaan perguruan tinggi di negara maju. Sebagai contoh struktur pembiayaan pengembangan perpustakaan digital di dalam Proposal for a University of Tennessee Digital Library Center tahun 2001, yang merencanakan anggaran sebesar $ 471.008 atau sama dengan Rp 4.710.080.000 (kurs Rp 10.000 per 1 USD) pada tahun pertama, dengan rincian anggaran pada Lampiran 13.
2.5 Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (Pustaka) Bogor Pustaka Bogor adalah pengelola perpustakaan digital dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian berbasis TI serta sebagai Pusat Deposit Publikasi (Kepmentan no.433/Kpts/HM.160/9/2003) di lingkup Kementerian Pertanian Republik Indonesia. Pengembangannya Perpustakaan Digital Pustaka berpedoman pada grand design pengembangan perpustakaan digital Pustaka Bogor sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, dan sejak tahun 2007 perpustakaan Pustaka Bogor bertugas sebagai koordinator pengembangan sistem perpustakaan digital di 66 unit kerja lingkup Balitbangtan (Lampiran 14). Tujuan utama pengembangannya antara lain adalah mempermudah dan mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval) dan proses pertukaran serta pengiriman informasi (information exchange). Sedangkan fungsinya antara lain mengelola sumber daya perpustakaan dan pengembangan
40
aplikasi teknologi informasi serta pengelolaan sarana instrumentasi teknologi informasi dan bahan pustaka. Dalam grand design
pengembangan perpustakaan digital Pustaka Bogor
tersebut digambarkan bahwa dalam pengembangannya diperlukan satu kesatuan dukungan dari lima elemen utamanya, yaitu sarana media, fungsi atau jenis layanan, sistem pendukung, hubungan dengan lembaga lain, dan elemen dasar serta operasional pemeliharaan.
Elemen utama yang pertama adalah sarana
media. Salah satu sarana media peyebarluasan informasi Pustaka Bogor adalah internet, dimana akses ke pangkalan data perpustakaan menjadi menjadi tidak terbatas, baik oleh
ruang maupun waktu. Menurut Maksum (2010) saat ini
seluruh perpustakaan unit kerja penelitian yang tersebar diseluruh provinsi sudah mendapatkan akses informasi yang tersedia dalam server Pustaka melalui jaringan internet (online). Sebaliknya seluruh perpustakaan unit kerja penelitian telah melakukan upload data OPAC, PDF, DOC, PPT, ke Pustaka. Elemen utama kedua adalah fungsi atau jenis layanan. Salah satu fungsi atau jenis layanan perpustakaan digital Pustaka Bogor adalah layanan Online Public Acces Catalog (OPAC). Layanan penelusuran informasi dalam format digital tersebut sudah dapat dilakukan dengan cepat dan pengguna dapat lebih mudah memperoleh layanan salinan (copy) informasi yang dibutuhkan, baik berupa hasil cetak (print out) maupun salinan (download). Dalam grand design layananlayanan tersebut merupakan sebagian dari vertical service dari fungsi atau jenis layanan perpustakaan digital yang merupakan ujung tombak layanan perpustakaan digital Pustaka Bogor. Kelancaran layanan-layanan tersebut diperkuat dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Maksum, Buldansyah dan Prawati (2008) antara lain terhadap aksesibilitas informasi dan efektivitas layanan informasi digital di perpustakaan Pustaka Bogor. Aksesibilitas (hal dapat dijadikan akses) informasi terhadap sumber informasi digital baik sumber offline maupun online menunjukan tingkat aksesibilitas yang tinggi. Efektivitas layanan informasi digital berdasarkan ketersediaan fasilitas akses informasi online dan offline dan berdasarkan kepuasan pengguna terhadap kecepatan akes online dan offline menunjukan tingkat yang efektif.
41
Fungsi atau jenis layanan perpustakaan Pustaka Bogor sudah didukung elemen utama ketiga, yaitu sistem layanan umum (common services) berupa sistem jaringan, database, sistem keamanan data dan pelatihan. Untuk pangkalan data Pustaka melanggan dari penerbit luar negeri yang sudah siap saji. Pangkalan data tersebut disajikan pada Tabel 2:
Tabel 2 Pangkalan Data Elektronik Bidang Pertanian Dan Bidang Terkait Yang Dimiliki Digital Perpustakaan Pustaka Bogor No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Nama pangkalan data ProQuest Science Direct TEEAL AGRICOLA AGRIS CARIS Tropag & Rural CAB Abstract Crops Protection Compendium Indonesiana Warintek Teknologi Tepat Guna Publikasi Badan LitbangPertanian Kumpulan Berita Surat Kabar CD-interaktif
Akses Online Online Offline Offline Offline Offline Offline Offline Offline Offline Offline Online Online Offline Offline
Jenis informasi Artikel lengkap Artikel lengkap Artikel lengkap Bibliografis Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Artikel lengkap Artikel lengkap Artikel lengkap Artikel lengkap Artikel lengkap Audio visual
Elemen utama keempat adalah hubungan dengan lembaga lain untuk berbagai tujuan antara lain untuk meningkatakan information sharing. Untuk keempat elemen utama tersebut telah didukung elemen utama kelima, yaitu elemen dasar (basic elements) yang mencakup SDM yang handal, koleksi yang lengkap dan bermutu, infrastruktur yang mendukung, SOP yang mendukung, dan manajemen yang modern serta anggaran yang cukup. Elemen utama yang terakhir adalah operasi pemeliharaan (maintenance operation). Perpustakaan digital Pustaka Bogor menjadikan pemeliharaan keseluruhan sistem perpustakaan digital menjadi elemen penting untuk bisa menarik pemustaka dan memanfaatkannya tidak hanya sebagai tempat informasi umum, tetapi juga untuk mendukung kinerjanya. Berdasarkan dukungan kelima elemen utama perpustakaan digital tersebut dan mangacu kepada laporan akhir tahun, akses pemustaka terhadap dokumen
42
online yang terdapat pada database Perpustakaan Digital Pustaka Bogor dalam kurun waktu 2007 sampai dengan 2011 menunjukan jumlah yang tinggi sebagaimana tercantum dalam Tabel 3:
Tabel 3 Jumlah Dokumen Online Yang Diakses Di Pepustakaan Digital Pustaka Bogor Dari Tahun 2007 sampai dengan 2011 Jumlah Judul Dokumen Yang Diakses Per Tahun (Judul):
Jenis Dokumen Database Online
2007
2008
2009
2010
2011
6.895
26.433
80.846
77.600
69.803
Sumber: Kusmayadi E. Manjur S., 2008; Kusmayadi E. Manjur S., 2009; Kusmayadi E., Maksum, 2010; Rufaidah VW., Widaningsih, 2011.
Jumlah tersebut adalah kondisi yang selalu melampaui capaian target yang ditentukan tiap tahun selama kurun waktu lima tahun, sebagaimana terlihat dalam Tabel 4:
Tabel 4 Pencapaian Target Jumlah Dokumen Online Yang Diakses Di Pepustakaan Digital Pustaka Bogor Tahun 2007 sampai dengan 2011 Target Akses Dokumen Online Per Tahun : Jenis Dokumen
Database Online
2007
2008
2009
2010
2011
Target
Capaian
%
Target
Capaian
%
Target
Capaian
%
Target
Capaian
%
Target
Capaian
%
4.500
6.895
155,22
4.500
26.433
587,40
4.500
80.846
673,72
50.000
77.600
155,20
55.000
69.830
126,91
Sumber: Kusmayadi E. Manjur S., 2008; Kusmayadi E. Manjur S., 2009; Kusmayadi E., Maksum, 2010; Rufaidah VW., Widaningsih, 2011.
Kondisi tersebut menunjukan bahwa dengan dukungan elemen utama yang salah satunya adalah elemen dasar (basic element) pengembangan sistem perpustakaan digital berbasis web di Pustaka Bogor sudah berjalan sesuai standar pengelolaan sistem perpustakaan digital berbasis web.
2.6 Studi Kelayakan Dalam systems development life cycle (SDLC) O’Brien (2002) berpendapat bahwa langkah pertama dalam proses pengembangan sistem adalah tahap
43
investigasi sistem yang membutuhkan sebuah kajian awal yang disebut studi kelayakan (Gambar 5). Studi kelayakan tersebut merupakan kajian awal yang menyelidiki kebutuhan
informasi dari perspektif pengguna dan
menentukan
kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan proyek yang diajukan. Selanjutnya Lucas (2000) menyatakan
bahwa studi kelayakan menyajikan
beberapa alternatif potensial dan mengevaluasinya secara teknis, ekonomi, dan ukuran-ukuran operasional. Sedangkan Laudon dan Laudon (1996) berpendapat bahwa studi kelayakan dilakukan untuk menentukan solusi apakah yang mungkin atau terjangkau, memberi batasan dan sumber daya organisasi.
Investigation/Planning
Feasibility study
Analysis
Functional Requirement
Design
System Specification
Implementation
System Operational
Maintenance
Improved System
SDLC
ACTIVITIES
PRODUCT
Gambar 5. System Development Life Cycle ( O’Brien, 2002)
Kamus Bahasa Indonesia (1988)
menjelaskan bahwa kata studi berarti
penelitian atau penyelidikan ilmiah sedangkan kelayakan berarti perihal yang dapat (pantas, patut) dilaksanakan. Sedangkan
Setiawan dalam Ensiklopedi
Nasional Indonesia (2004) menjelaskan frasa studi kelayakan adalah analisis untuk mengambil keputusan
tentang kelayakan suatu rencana investasi.
Selanjutnya Kamus Komputer dan Teknologi Informasi (2007) menjelaskan frasa studi kelayakan tersebut merupakan studi yang digunakan apakah proyek yang direncanakan layak untuk diteruskan atau tidak. Salah satu elemen utama pengembangan perpustakaan digital sebagaimana telah diuraikan di atas adalah elemen dasar yang menjadi salah satu elemen
44
yang perlu dianalisis kelayakannya. Elemen dasar yang dianalisis dalam studi kelayakan ini terdiri dari: kelayakan sumber daya manusia, kelayakan koleksi digital, kelayakan infrastruktur, kelayakan standard operational procedure (SOP), kelayakan manajemen dan kelayakan anggaran. Hal tersebut sesuai dengan
pendapat Purbo (1999) dalam Maksum dan
Darmawiredja (2007) bahwa untuk membangun sebuah perpustakaan digital diperlukan infrastruktur, SDM yang memadai dan mandiri, muatan
lokal,
jaringan kerja dan pemanfatan sumber daya secara bersama serta merujuk kepada elemen dasar dalam diagram model pengembangan perpustakaan digital. Untuk melakukan studi kelayakan
dibutuhkan
informasi untuk menilai
kondisi faktual elemen-elemen dasar tersebut sehingga dapat dibuat rekomendasi elemen dasar perpustakaan digital yang paling ideal. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi dalam tahap pengembangan sistem tersebut sebagaimana disebutkan oleh O’Brien (2002) antara lain: a.
Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer.
b.
Kuisioner kepada pengguna akhir (end users) dalam organisasi.
c.
Pengamatan pribadi, videotaping atau
melibatkan diri dalam aktivitas
pengguna akhir. d.
Menguji dokumen, laporan panduan prosedur dan dokumentasi lain.
e.
Pengembangan, simulasi dan pengamatan model dalam suatu aktivitas.
