GroupWise – Příručka zdatného uživatele
2.
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
Nové vlastnosti hlavního zobrazení schránky v GroupWise 8.0 Erno de Korte
GroupWise 8.0 přináší mnoho nových vlastností hlavního zobrazení schránky. Některé změny jsou velké, jiné malé, ale neméně důležité. V této a několika následujících kapitolách si většinu z nich ukážeme. Pojďme si hlavní zobrazení schránky projít od levého horního rohu k pravému spodnímu. ▪▪ Vytvoření nové složky je v GroupWise 8.0 ještě jednodušší. Stačí kliknout pravým tlačítkem na již existující složku, vybrat volbu „Nová složka“, zadat požadované jméno a stisknout klávesu Enter. Je to daleko jednodušší, než průvodce v předchozích verzích (viz kapitola 29). ▪▪ Tisk seznamu: funkce „Tisk seznamu“ vytiskne seznam položek z aktuálně vybrané složky. To je opravdu velké vylepšení, protože seznam se vytiskne přesně tak, jak je vidět na obrazovce, včetně všech sloupců, tedy i těch, které jste sami přidali. Tisk seznamu vyvoláte z hlavní nabídky „Soubor“ ► „Tisk“ nebo z kontextové nabídky po klepnutí pravým tlačítkem na druhý sloupec seznamu, jak je popsáno v kapitole 28. Poznámka: V některých případech může příprava seznamu pro tisk trvat trochu déle, obzvláště máte-li ve složce mnoho položek. Buďte trpěliví, seznam bude připraven za několik vteřin. ▪▪ Pravidlo pro dovolenou: další nová funkce, kterou najdete v hlavním menu: „Nástroje“ ► „Pravidlo pro dovolenou“, Více v kapitole 169. ▪▪ Hledání kontaktů: Nové tlačítko v panelu nástrojů, které vám umožní hledat kontakty napříč adresáři, patří mezi uživateli k velmi dobře přijímaným vylepšením. Více v kapitole 141. ▪▪ Hledat: tato funkce se podobá funkci „Filtr“ z GroupWise 7.0 (viz kapitola 12), ale umožňuje daleko více. Podrobnosti se dočtete v kapitolách 12, 37 a 38. ▪▪ Oblíbené položky, Seznam kalendářů, Seznam adresářů a Zjednodušený seznam složek – těmto tématům se bude věnovat kapitola 18. ▪▪ Možnost odeslat nastavení složky či panelu ve formátu XML je další velice dobře přijaté vylepšení. Nyní můžete vytvořit perfektní nastavení složky nebo panelu a poslat ho spolupracovníkům. Více v kapitole 32. ▪▪ Integrace s Teaming a RSS složky: dva nové typy položek v seznamu složek. Více v kapitole 44. ▪▪ Označení skupin – sbalování a rozbalování: označení skupiny bylo uvedeno již v GroupWise 7.0. GroupWise 8.0 umožňuje navíc skupiny sbalit a rozbalit pomocí ikon „+“ a „-“, které najdete před nadpisem každé skupiny. Více v kapitole 11. ▪▪ Přiřadit kategorii nebo zobrazit historii jedním kliknutím: kliknete-li v zobrazení obsahu složky na začátek jednotlivé položky v seznamu, objeví se menu, ve kterém lze položce přiřadit kategorii. Po poklepání na šipku vpravo od ikony položky, se zobrazí zpráva v historii diskuze. Více v kapitole 19. ▪▪ Ukládání zpráv v EML formátu: nyní lze uložit zprávy ve formátu EML. To může být velice praktické při integraci s jinou aplikací. Více v kapitole 87. 32
Přizpůsobte GroupWise svým potřebám
3.
Seznam složek – novinky v GroupWise 8.0 Erno de Korte
Seznam složek, který je v hlavním okně aplikace obvykle zobrazen vlevo, doznal několika změn, které by vám mohly pomoci zlepšit vaši produktivitu: ▪▪ Seznam oblíbených složek vám umožní vytvořit si seznam nejčastěji používaných složek, které lze do seznamu vložit přímo ze zjednodušeného či plného seznamu složek. To je užitečné, pokud například často přetahujete položky do seznamu složek. Oblíbené složky do seznamu přidáte, kliknete-li pravým tlačítkem na složku a zvolíte „Přidat k oblíbeným“, jak je vidět na obrázku dole. ▪▪ Seznam kalendářů: kliknete-li na složku hlavního kalendáře, objeví se hned pod oblastí oblíbených položek další oblast, obsahující seznam všech (pod-)kalendářů. ▪▪ Seznam adresářů: podobně jako u seznamu kalendářů se objeví nová oblast také v případě, když kliknete na složku kontaktů. ▪▪ Zjednodušený seznam složek: tato vlastnost vám umožní zobrazit všechny složky Organizátoru odděleně od úplného seznamu složek. To je velmi užitečné např. v případě, že chcete přesouvat položky mezi jednotlivými složkami. Tyto nové oblasti se vám mohou hodit, ale je také možné, že je budete chtít z nějakého důvodu skrýt. Jak toho dosáhnout: ▪▪ Klikněte pravým tlačítkem na jakoukoliv složku a vyberte „Vlastnosti“ ► „Zobrazení“. Objeví se dialog nastavení seznamu složek, jak je vidět na obrázku vpravo dole. Tip: Všimněte si velice užitečné volby „Zapamatovat možnosti seznamu složek“. ▪▪ Z hlavního menu vyberte „Zobrazit“ ► „Seznam složek“, zobrazí se nastavení seznamu složek. Tip: Toto menu obsahuje také funkci „Vybrat pořadí...“, která umožňuje změnit pořadí oblastí seznamů složek, kontaktů a kalendářů.
Přizpůsobte GroupWise svým potřebám
33
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
4
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
1.
Úvod od společnosti Novell
13
2.
O knize, čtenářích a autorech
15
3.
GroupWise – robustní nástroj pro byznys
21
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
Společná schránka pro celý tým Automatická registrace Mít vše hotovo – Procesování Mít vše hotovo – Zhodnocení Automatizované potvrzení doručení Katapult
22 23 24 25 26 27
4.
Přizpůsobte GroupWise svým potřebám
29
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Panely, navigační panel a barevná schémata Nové vlastnosti hlavního zobrazení schránky v GroupWise 8.0 Seznam složek – novinky v GroupWise 8.0 Záložka „Domov“ – více než nová titulní stránka Využití všech předností zobrazení Panely Webové stránky ve vašich Panelech RSS kanály ve vašich Panelech Více o nastavení panelů – sdílení, náhled a nepřečtené položky Dejme to vše dohromady na záložce „Domov“ Přepínání z tradičního zobrazení do zobrazení Panely (nebo zpět, pokud je třeba) Označení skupin pro získání lepšího přehledu Nová funkce „Hledat“ kombinuje filtr a vyhledávání Kliknutí je dobré, ale ještě lepší je pravým tlačítkem Opravdu trváte na stálém zobrazení všech složek? Jak přesunout položku do skryté složky Nezobrazujte seznam všech složek, stačí jen oblíbené Vylepšete si zobrazení schránky
30 32 33 34 35 37 38 39 40 41 41 42 43 44 45 46 47 48
4.
Jak vám složky mohou usnadnit život
49
18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.
Novinky v seznamu složek: Oblíbené + Kalendář + Seznam adresářů Klepněte pro přiřazení kategorie nebo zobrazení Znovuzrození Zběžného zobrazení Jak získat lepší přehled pomocí předvoleb Zběžného zobrazení Možnosti Složky úkolů (nebo Kontrolního seznamu) ve vaší schránce Více o Označení skupin – pro získání lepšího přehledu Přidání nebo skrytí sloupce v náhledu složky Souhrnné zobrazení: jiný pohled na vaši schránku Rychlý přehled získaný pomocí Náhledu zprávy
50 51 52 53 54 56 57 58 59 5
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52.
Historie diskuze Tisk seznamu položek Tajemství skrytá za vytvářením Osobních složek Dejte jim osobitý vzhled – upřesnění nastavení složek Jak uložit nastavení zobrazení složky pro opakované použití Sdílejte své nastavení složek a panelů pomocí souboru XML Pokud potřebujete, můžete složky sdílet po celém světě! Správný způsob přijetí sdílené složky Sdílení podsložek nebude fungovat, ale... Sdílené složky – Nejlepší postupy Tři způsoby vyhledání položek – Srovnání výsledků hledání Tři způsoby vyhledání položek – Porovnání funkcí hledání Složky výsledků vyhledávání – rychlý přístup k vašim informacím Vytváření složek Výsledků hledání z předchozího hledání Přímé vytváření složky výsledků hledání Zůstaňte v obraze – využijte kanály RSS Přiřazení RSS kanálů do GroupWise pomocí vašeho oblíbeného prohlížeče Kombinace síly portálu Teaming se systémem GroupWise Používání složek IMAP pro přístup k externímu obsahu Využití složek NNTP pro získání přístupu k rozsáhlým zdrojům informací Jak vám systémové složky pomohou udržet pořádek Odeslané položky jsou opět, jako v GW 4.x, systémovou složkou Počítadlo položek k vašim službám Manuální nebo automatické třídění složek Přesouvání složek pomocí pravého tlačítka myši Řešení třetích stran pro vylepšení správy složek
60 61 62 64 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 80 81 83 85 87 88 89 90 91
5.
Bližší pohled na E-maily, schůzky a úkoly
93
53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68.
Nové možnosti položek v GroupWise 8.0 Další dvě pěkné vlastnosti: úprava pole Věc a Kategorie Výchozí akce v GroupWise Více výchozích akcí v GroupWise Změna formátu odpovědi Rozdíly mezi internímy a externímy e-maily Povolení sledování stavu zprávy a Zpětného upozornění Zobrazení stavu zprávy pomocí vlastností zprávy Povolení Zpětného upozornění interní zprávy Upozornění na odmítnutou schůzku Sledování stavu zprávy zaslané do externí schránky Výchozí nastavení pro sledování stavu Hledání nebo filtrování pošty z internetu Proměna položky pomocí volby „Změnit na...“ Rozdíly mezi zprávami v prostém textu a s HTML formátováním Klady a zápory zpráv s HTML formátováním
94 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 111
6
69. 70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88.
Tvorba a prohlížení zpráv v prostém textu Doporučené postupy při tvorbě zpráv s HTML formátováním Vkládání obrázků do zprávy s HTML formátováním Svět za GroupWise – zobrazení systémových příloh Jak prohlížet podrobné detaily poštovní zprávy Jak pracovat se šablonami – používání funkce „Znovu odeslat“ Jak pracovat se šablonami pošty – používání zobrazení GroupWise Směrování v GroupWise – jednoduché řízení průběhu práce Použití Kontroly pravopisu pro zlepšení zpráv Automatické opravy – další užitečný nástroj Automatické opravy – podrobnější pohled Automatická kontrola pravopisu při odesílání zprávy Použití okamžité kontroly pravopisu – Kontrola v průběhu psaní Rychlá změna jazykových verzí kontroly pravopisu Používejte svůj oblíbený editor, kontrolu pravopisu a prohlížeč Dočasné uložení zprávy při jejím vytváření S automatickým ukládáním se vám nic neztratí Přílohy – Upravená kopie ... Ukládání položek v TXT, RTF a EML nebo jako GWI odkaz Vytváření zpráv pomocí řešení třetích stran
112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 124 125 126 127 128 129 130 131 132
7.
Identifikujte se podpisem vašich zpráv
133
89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96. 97. 98.
Vytvořte si vlastní podpis a elektronickou vizitku Vytváření a správa vašich podpisů – Přehled Vytváření podpisu s HTML formátováním Vytvoření a uložení více podpisů Používání vlastnoručně vytvořených podpisů Přikládání elektronické vizitky (vCard) Příklad elektronické vizitky vygenerované z Adresáře GroupWise Jak vytvořit vlastní vizitku vCard Použití záznamu osobního adresáře jako vCard Řešení třetích stran pro přidávání podpisů a prohlášení
134 135 136 137 138 139 140 141 142 143
8.
Zorganizujte si život pomocí kalendáře
145
99. 100. 101. 102. 103. 104. 105. 106. 107.
Užitečné vlastnosti kalendáře – Celodenní akce a další Podkalendáře výrazně zvyšují přehlednost! Nové možnosti GroupWise 8.0 pro práci s událostmi Automatické přijímání skupinových událostí Sdílení složek kalendáře – působivá vlastnost! Zobrazit všechny podkalendáře v jednom agregovaném zobrazení Nový pohled na kalendář – zobrazení panelů Denní, týdenní, měsíční, roční zobrazení a další??? Nelíbí se vám zobrazení Měsíc? Tak rozšiřte týdenní!
146 147 149 150 151 152 153 154 155 7
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
108. 109. 110. 111. 112. 113. 114. 115.
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
116. 117. 118. 119. 120. 121. 122. 123. 124. 125. 126. 127. 128. 129. 130. 131. 132. 133.
Méně šedi – více barev a funkcí ve vašem kalendáři 156 Zcela jiné zobrazení vašeho kalendáře 157 Zobrazte váš kalendář jako text nebo grafiku 158 Časové intervaly v zobrazení kalendáře 159 Zobrazení čísel týdnů a další užitečné možnosti Kalendáře 160 Zobrazování dalších časových zón v kalendáři 161 Označit jako soukromé – pro skutečně soukromé události 162 Získejte lepší kontrolu nad vaším časem – používejte funkci „Zobrazit událost jako obsazeno“ 163 Importování ics souborů nebo souborů s událostmi do vašeho kalendáře 164 Změna existující skupinové události pomocí funkce znovu odeslat 165 Změny počtu účastníků v existující události 166 Individuální nastavení a přidávání příloh k událostem 167 Hledání doby zaneprázdnění – náhled do života druhých 168 Další pohled na kalendáře více uživatelů 170 Kompletní přístup k více kalendářům přes „Zástupce“ (Proxy) 171 Odebírání obsahu z kalendářů vystavených na internetu 172 Publikování vlastního kalendáře na internet 173 Přístup k vašemu kalendáři vystavenému na internetu 174 Hledání doby zaneprázdnění napříč internetem 175 Potřebujete vícenásobné schůzky? – Zopakujte je! 176 Opakované události – podle příkladu 177 Opakované události – podle vzorce 178 Opakované události - jednoduše! 181 Opakované události – jedna propojená s ostatními – výhrady 182 Tisk kalendáře 183 Další rozšíření kalendáře pomocí nástrojů třetích stran 186
9.
Jak se vyrovnat s přívalem práce? Organizujte si ji.
134. 135. 136. 137. 138. 139.
Organizace práce v GroupWise 8 – Kontrolní seznam = Seznam úkolů Zakládání a vkládání položek do Seznamu úkolů Třídění položek v seznamu úkolů Termín a stav položek seznamu úkolů Uzavírání a skrývání položek v Seznamu úkolů Podpoložky - využijte seznam úkolů naplno
10. Zůstaňte v kontaktu – správa vašich kontaktů 140. 141. 142. 143. 144. 145. 8
Nové možnosti správy kontaktů v GroupWise 8.0 Vyhledejte vaše kontakty Výběr adresy – první styčný bod Kontakty – víc než jen jednoduchý Adresář Kontakty – Ukazují dlouhou historii Starý typ Adresáře – Stále je dobrý!
189 190 191 192 193 194 195
197 198 199 200 202 203 204
146. 147. 148. 149. 150. 151. 152. 153. 154. 155. 156. 157. 158. 159. 160. 161. 162.
Automatické dokončování jmen – Jaké požehnání! Časté kontakty – požehnání nebo prokletí? Vytváření a správa distribučních seznamů Panely kontaktů – Udělejte z nich součást zobrazení Domov Efektivní používání složek kontaktů – rychlá navigace a další Prozkoumání nového zobrazení „Karty adres“ – Poznámky & Historie Podrobnosti kontaktů – Jméno, e-mailová adresa & telefonní čísla Podrobnosti kontaktů – Kancelář & Osobní – Narozeniny & Internet Podrobnosti kontaktů – Více poštovních adres Podrobnosti kontaktů – Upřesnění a uživatelsky definovaná pole Uložit a zavřít kontakt – Uložit jako vizitku – Odeslat kontakt Práce s vašimi kontakty – Zkopírovat & Vložit Import a Export – podpora pro soubory NAB a VCF Import a export kontaktů ve formátu CSV Tisk štítků s kontakty a seznamy Doporučené způsoby používání Adresáře Řešení třetích stran vylepšující Adresář
11. Zástupce – získejte přístup k více... 163. 164. 165. 166.
Nastavení povolení přístupu přes zástupce pro ostatní Doporučené způsoby nastavení přístupu pro zástupce Skupinový kalendář – použitelný díky právům zástupců Nástroje třetích stran vám pomohou z funkce Zástupce dostat maximum
12. Pravidla: Nechejte GroupWise pracovat za vás 167. 168. 169. 170. 171. 172. 173. 174. 175. 176. 177.
Předcházení zacyklení pravidel Ultimativní pravidlo Dovolená nebo Mimo kancelář Jedete pryč? Použijte pravidlo pro dovolenou! Automatické přijímání událostí Rozlišení interních zpráv a zpráv z internetu v pravidlech Přesouvání dokončených úkolů pomocí pravidel Automatické oznámení doručení Kombinace akce přesunutí do složky se sdílenými složkami Předávání dál a delegování Používání pravidel pro automatické přiřazování kategorií Řešení třetích stran pro vylepšení vlastností pravidel
13. Systém správy dokumentů 178. 179. 180. 181. 182.
Bezpečnost správy dokumentů Práce se složkami SSD v GroupWise Změna vlastností složek Výchozí knihovna & Vytvořeno Vytváření dokumentů v GroupWise Vytvoření dokumentu pomocí aplikace a jeho následné uložení do SSD
206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 219 221 223 224 225
227 228 229 230 231
233 234 235 238 239 241 242 243 245 246 247 248
249 251 252 253 254 256 9
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
183. 184. 185. 186. 187. 188. 189. 190. 191. 192. 193. 194. 195. 196. 197. 198. 199. 200. 201.
„Uložit jako“ – další možnosti Vlastnosti dokumentu nebo Profil dokumentu Profil dokumentu – Vlastnosti dokumentu Profil dokumentu – Verze, Sdílení a Změnový protokol Prohlížení a změna stavu dokumentu Vytváření dalších verzí dokumentu Vytváření nových verzí dokumentu Používání seznamu verzí spojeného s vašimi dokumenty Kontrola přístupu k dokumentům – Co kdo vidí? Sdílení dokumentů s ostatními ve vaší společnosti Výchozí nastavení sdílení dokumentů Vyhledávání dokumentů v GroupWise Odhlašování dokumentů Přihlašování dokumentů Import dokumentů do knihovny GroupWise Odesílání dokumentů uložených v SSD Správa skupin dokumentů – Kopírování a Přesouvání Správa skupin dokumentů – Změna vlastností Správa skupin dokumentů – Změna sdílení
14. Správa velikosti schránky a archivace 202. 203. 204. 205. 206. 207. 208. 209. 210. 211. 212. 213. 214. 215.
Rozdíl mezi smazáním a vyčištěním Manipulace s limitem velikosti schránky Používání informací o velikosti schránky Překročení hraničního limitu velikosti schránky Webové rozhraní GroupWise a omezení velikosti schránky Omezení velikosti příloh Ruční mazání nebo vyčištění smazaných zpráv Archivace zpráv – je to skutečně váš osobní poštovní úřad Přístup do archivu GroupWise pro prohlížení nebo obnovení dat Automatická archivace nebo mazání zpráv GWCheck opraví i archiv! Oddělení příloh od zpráv může šetřit prostor Doporučené způsoby archivace Nástroje třetích stran pro rozšíření a vylepšení možností archivace
15. Závěrem – Ceníme si vaší odezvy! 216. Nápověda, O aplikaci GroupWise, Školení a výukové programy
16. Rozdíly mezi Groupwise a MS Outlook 217. Tipy pro přechod z Outlook na Groupwise 218. Výhody Groupwise oproti Outlook / Exchange
10
GroupWise – Příručka zdatného uživatele
257 259 260 261 262 263 264 265 266 268 269 270 272 274 276 278 279 282 283
A.
Vyhlídková cesta prostředím GroupWise
313
A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 A.7 A.8
Strukturalizace nestrukturovaného světa – podívejte se do zrcadla GroupWise 314 Co uvidíte po otevření schránky GroupWise? 315 Představuje se uživatelská databáze 316 Získání obsahu z databáze zpráv 317 Adresář přetečení brání ztrátě cenného prostoru 318 Komunikace s vnějším světem 319 Kombinací všeho vznikne jeden dokonalý systém GroupWise 320 Minulost, současnost a budoucnost GroupWise 321
B.
Seznam témat
323
C
Klávesové zkratky
329
D
Ikony objevující se u položek
333
285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299
303 304
305 306 309
11
