-1-
Mappák megosztása a GroupWise-ban Amennyiben a feladataink végzése szükségessé teszi, lehetővé tehetjük, hogy a GroupWise rendszerben tárolt személyes mappáinkat, az ott található tételeket jogosultságaik függvényében - mások is láthassák, tartalmukat módosíthassák, azaz hozzáférést biztosíthatunk hozzájuk, megoszthatjuk azokat más felhasználókkal. Ezt azt jelenti, hogy a megosztott mappáink tartalmát a fiókunkhoz történő közvetlen hozzáférés, oda történő bejelentkezés nélkül, mások is láthatják, módosíthatják. Azok tartalma megjelenik a felhatalmazott személyek postafiókjában. Létrehozhatunk eleve megosztott személyes mappákat, vagy megoszthatjuk a létező személyes mappáinkat. A „Megosztás” lapon kiválaszthatjuk, hogy kikkel kívánjuk megosztani azokat, és az egyes felhasználók milyen jogosultságokat kapnak. A kijelölt felhasználók a jogosultságaik mértékében tételeket tehetnek közzé a megosztott mappákban, áthelyezhetik, szerkeszthetik vagy törölhetik azokat. A jogosultságok bármikor módosíthatók, a hozzáférési engedély törölhető. A megosztás után az adott mappa ikonja változni fog a következők szerint: - , - . Az olyan rendszermappák, mint a Postafiók, a Kimenő tételek, a kapcsolatok, a Dokumentumok, a Tennivalók, a Folyamatban, az Irattár, kezelés és a Lomtár, nem oszthatók meg vagy megosztásuk - biztonsági ajánlott. Amennyiben más felhasználóknak hozzáférési jogosultságokat hozzájuk, akkor azt a „Helyettesítés” menüpontban tegyük.
Fő me nü
Naptár, a Napi a Levélszemétokokból - nem szükséges adni
A megosztást akkor célszerű alkalmazni, ha csoportmunkában oldjuk meg feladatainkat, és egyszerűsíteni akarjuk a személyes mappáinkhoz történő hozzáférést. A megosztott mappák tartalmának, tételeinek módosításai egyidejűleg jelennek meg a felhatalmazó és a felhatalmazott személyek fiókjaiban, ezért nem kell azokat e-mailben küldözgetni, azonnal láthatják a többiek a módosításainkat, és szükség szerint, jogosultságaik függvényében nemcsak olvashatják, hanem szerkeszthetik is azokat. Eszköz tár
P a n e l
Bete kintő
-2-
Figyelem! Széleskörű jogosultságokat adhatunk a megosztással. A felhatalmazott személy teljes mértékben sajátjaként kezelheti a megosztott mappáinkat, amelyekhez mi vele egyidejűleg, továbbra is hozzáférünk. Saját biztonságunk és az esetleges későbbi kellemetlenségek elkerülése érdekében, csak olyan személyeknek adjunk hozzáférést, akikben teljes mértékben megbízunk. A hozzáférési jogosultságok közül csak a szükséges minimumot adjuk meg. Ugyanis a mappák közös használata során nem, vagy csak hosszas utánjárással lehet megállapítani, hogy ki végezte az adott módosítást. Csak azonos, az egyetemi GroupWise rendszerben található felhasználókkal oszthatjuk meg mappáinkat. A megosztás beállítása, és a hozzáférési jogok megadása: 1. Először jelöljük meg egérrel azt a mappát, amelyet meg akarunk osztani, majd kattintsunk a főmenüben a Fájl/Megosztás menüpontra vagy az egér jobb billentyűre történt kattintás után megjelenő menüben a Megosztás menüpontra. 2. A megosztani kívánt mappa jellemzőit tartalmazó ablakban a Megosztás lapon jelölhetjük ki a felhatalmazott személyeket felhasználói nevük beírásával vagy a Címválasztóban a megszokott a levél írásban leírt módon. Kattintsunk a „Megosztva” választó gombra, majd a „Név” mezőbe írjuk be a felhatalmazni kívánt személy nevét, ha a teljes név látható, kattintsunk az „Új felhasználó” gombra. A ikonra kattintva a „Címválasztó” lapon a már a „Levélírás GroupWise-ban” (5. oldal) megismert módon választhatjuk a felhatalmazandó személyeket. Akár több személlyel is megoszthatjuk a mappáinkat. 3. A „Használók listája” mezőben látható, hogy kikkel (Név) osztottuk meg mappáinkat, a megosztás aktuális állapota (Állapot), és milyen jogokat adtunk (Hozzáférés). A mappa tulajdonosa a mappában megjelenő összes tétel felett rendelkezhet, olvashatja, szerkesztheti, törölheti azokat, függetlenül attól, hogy ki helyezte ott el. Kattintsunk az egyik felhasználóra és a „További hozzáférési jogok” mezőben jelöljük be (módosítsuk) az adni kívánt minimálisan szükséges jogokat. Alapértelmezésben a felhatalmazott személyek olvasási és hozzáadási jogokkal rendelkeznek. „Hozzáadás”: Tételeket adhat a megosztott mappákhoz, olvashatja a mappában megjelenő tételeket. Az általa hozzáadott tételeket szerkesztheti, törölheti. A mappa tulajdonosa vagy a mások által hozzáadott tételeket csak olvashatja. Ha a „Hozzáadás”-t nem jelöljük be, akkor csak olvashatja a mappában megjelenő tételeket, és nem helyezhet el oda újabbakat. „Szerkesztés”: Szerkesztheti a mappa tételeit és törölheti is az általa létrehozott tételeket, más személyek tételeit nem törölheti. „Törlés”: A mappában látható bármely tételt törölheti. Állapot jelzők jelentése: Tulajdonos: a mappa tulajdonosa. Függőben: a mappába betekintésre felhatalmazott személy még nem fogadta el a megosztást. Elfogadva: a mappába betekintésre felhatalmazott személy már elfogadta a megosztást. A
megosztott
mappa
ikonja
módosul:
-ról
-ra Figyelem: A megosztott mappát a felhatalmazott, a használó személyek nem oszthatják tovább!
-3-
Viszont, a megosztott mappa tételeit a felhatalmazott személyek, a használók szabadon tovább küldhetik, ezért biztonsági okokból alaposan meg kell fontolnunk, hogy kivel, milyen mappákat osztunk meg és milyen jogosultságokat adunk. 4. Az 3. lépés ismétlésével jogokat adhatunk a „Használók listája” mezőben szereplő valamennyi felhasználónak, módosíthatjuk a megadott jogokat. 5. Egy felhasználó „Hozzáférési listából” való törléséhez válasszuk ki a felhasználót, majd kattintsunk az „Eltávolítás” gombra. A felhatalmazott személy önmaga is törölheti a saját mappa listájából a megosztott mappát, ezzel szüntetve meg a megosztást, ilyenkor a mappa tartalma nem törlődik, mivel nem a tulajdonos törölte. Viszont a tulajdonosnak ugyanúgy az „Eltávolítás” gombbal törölnie kell a „Használók listájából” a felhatalmazott személyt. 6. Az OK gombra kattintással véglegesíthetjük a választást, a jogok megadását vagy a felhatalmazott használók törlését. Mappa megosztásának képernyői: (Teszt Elek megosztja a „Közös Ügyek – Teszt Elek” mappát Bemu Tatoval) - Felhatalmazott személy(ek) kijelölése, jogosultságok megadása:
-4-
- A GroupWise értesítést generál a felhatalmazott személyeknek a megosztott, közös mappa használatáról a „Tárgy” és az „Üzenet” mezők tartalma szabadon módosítható:
- A közös mappa hozzáférési jogainak módosításáról is üzenetet generál a GroupWise az érintett személyeknek, amelyben a „Tárgy” és az „Üzenet” mezők tartalma szabadon módosítható:
-5-
A megosztás elfogadása: - A felhatalmazott személynél megjelenik a GroupWise által generált üzenet a megosztásról, amelyet a „Tovább” billentyűre kattintva fogadhatunk el. Az üzenetben olvasható a megosztást kezdeményező személy neve, üzenete, a megosztott mappa megnevezése és a kiosztott jogosultságok:
- A „Tovább” billentyűre történt kattintás után módosíthatjuk a megosztott mappa nevét (a módosított név csak a mi fiókunkban lesz látható) és a kurzor-vezérlő billentyűk (Fel, Le, Jobbra, Balra) használatával helyezhetjük el a fiók mappa struktúrájában. A „Befejezés” gombra kattintva fejezzük be az elfogadást:
A megosztott mappa ikonja megjelenik a listánkban:
- A közös mappa hozzáférési jogainak módosításáról, törléséről küldött üzenettel nincs semmi teendője az érintett személyeknek. Törléskor a megosztott mappa eltűnik az érintett személy mappa listájából.
-6-
Megosztások kezelése az internetről (GroupWise WebAccess) Szabadságunk, távollétünk idején az internet felől érhetjük el a GroupWise fiókunkat (lásd a „Belépés a GroupWise levelező rendszerbe az Internet felől”dokumentumot) és a mappák megosztását az alábbiak szerint végezhetjük: A felhatalmazott személy(ek) kiválasztása, és a hozzáférési jogok megadása: 1. Az egér jobb billentyűvel a GroupWise WebAccess főoldalán a megosztani kívánt mappára kattintunk és a „Mappa megosztása” vagy az „Eszköztárban” a „Mappák” menüpontot, majd a „Mappa megosztása” lapot választjuk. Eszköztár
2. A megjelenő ablakban vagy beírjuk a „Név” mezőbe a megbízni kívánt személy nevét vagy (a már e dokumentumban fentebb leírt) „Címválasztó”-ban választjuk ki, és megjelöljük a minimálisan szükséges jogosultságokat.
-7-
3. A „Mentés” gombra történő kattintással fejezzük be a kijelölést. A 2. lépést annyiszor ismételjük, amennyi személlyel szeretnénk megosztani a mappát. A későbbiekben ezen a lapon módosíthatjuk a megbízott személyek jogosultságait, illetve a név előtt látható „x”-re történő kattintással távolíthatjuk el a listáról az adott személyt. 4. A „Bezárás” gombra kattintva fejezhetjük be a kijelölés folyamatát. A GroupWise egy automatikus üzenetben értesíti a megbízott személyeket a megosztásról. A Web Access felületen a GroupWise által generált - a mappa megosztásáról, a hozzáférés módosításáról vagy törléséről szóló - üzenetek tartalmát nem módosíthatjuk. Megosztás elfogadása a GroupWise WebAccess felületén: A megosztást elfogadhatjuk az értesítő megnyitása, illetve az értesítőre az egér jobb billentyűvel történt kattintás után megjelenő legördülő menüben a „Mappa elfogadása” ikonra kattintással, menüpont választásával.
Következhet a megosztott mappa elhelyezése a fiókunk mappa listájában: A megosztott mappa alapértelmezésben az „Irattárban” kerül elhelyezésre. A választógombok egyikére kattintva megjelölhetjük a megosztott mappa helyét a fiókunk mappa listájában, amelyet a „Mappa hozzáadása” gomb leütésével fejezhetünk be.
-8-
A továbbiakban a megosztott mappák kezelése a windows kliens és az internetes WebAccess GroupWise programban megegyezik.
