GroupWise 5.2 használói jegyzet

GroupWise 5.2 használói jegyzet 32 bites verzió

Készítette: Borsodi Gábor, ABS Consulting Kft. (http://www.abs.hu) 1998-2001 Ez a dokumentáció szabadon felhasználható (nyomtatható, másolható) és terjeszthet , amennyiben a dokumentum készít je és a felsorolt adatai szerepelnek a másolaton!

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió)

1

BEVEZETÉS ............................................................................................................................ 1 1.1 1.2

2

LEVELEK KÜLDÉSE ............................................................................................................. 3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14

3

LEVELEK KÜLDÉSE ............................................................................................................... 3 MELLÉKLET FÁJLOK CSATOLÁSA ........................................................................................... 4 OBJEKTUMOK CSATOLÁSA .................................................................................................... 5 LEVÉL OLVASÁSA ................................................................................................................. 7 LEVÉL OLVASÁSA MEGTEKINT VEL ...................................................................................... 7 FÁJL MELLÉKLETEK MEGTEKINTÉSE ...................................................................................... 7 FÁJL MELLÉKLETEK MEGNYITÁSA ......................................................................................... 8 VÁLASZOLÁS LEVELEKRE ..................................................................................................... 8 LEVELEK TOVÁBBIRÁNYÍTÁSA .............................................................................................. 9 LEVELEK TÖRLÉSE ............................................................................................................... 9 ÜZENETEK VISSZAÁLLÍTÁSA.................................................................................................. 9 FÉLIG KÉSZ LEVELEK MENTÉSE.............................................................................................. 9 ÜZENET NYOMTATÁSA ....................................................................................................... 10 TÖBB ÜZENET KINYOMTATÁSA ........................................................................................... 11

SZEMÉLYES NAPTÁR......................................................................................................... 13 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

4

GROUPWISE INDÍTÁSA.......................................................................................................... 1 A F ABLAK ELEMEI ............................................................................................................. 1

SAJÁT NAPTÁR MEGJELENÍTÉSE ........................................................................................... 13 SAJÁT NAPTÁR KOMPONENSEK ............................................................................................ 13 SAJÁT TALÁLKOZÓ ÜTEMEZÉSE ........................................................................................... 14 HANGJELZÉS BEÁLLÍTÁSA TALÁLKOZÓKHOZ ........................................................................ 14 SAJÁT TENNIVALÓ LÉTREHOZÁSA........................................................................................ 15 SAJÁT FELJEGYZÉS LÉTREHOZÁSA ....................................................................................... 15 SZEMÉLYES TALÁLKOZÓK ÁTÜTEMEZÉSE............................................................................. 15 SZEMÉLYES TALÁLKOZÓK KINYOMTATÁSA .......................................................................... 16

CSOPORTOS NAPTÁR......................................................................................................... 17 TALÁLKOZÓK ÜTEMEZÉSE .............................................................................................................. 17 4.2 ID PONTKERESÉSEK ........................................................................................................... 18 4.3 TENNIVALÓ KIOSZTÁSA ...................................................................................................... 19 4.4 FELJEGYZÉSEK KÜLDÉSE..................................................................................................... 20 4.5 TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK, FELJEGYZÉSEK FIGYELÉSE ...................................................... 20 4.6 TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK, FELJEGYZÉSEK VISSZAVONÁSA ............................................... 21 4.7 TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK ÉS FELJEGYZÉSEK ELFOGADÁSA ............................................... 22

5

TELEFONÜZENETEK ......................................................................................................... 23 5.1

6

MAPPÁK HASZNÁLATA..................................................................................................... 24 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

7

TELEFONÜZENETEK KÜLDÉSE.............................................................................................. 23

MAPPA LÉTREHOZÁSA ........................................................................................................ 24 ÜZENETEK MAPPÁBA HELYEZÉSE ........................................................................................ 25 MAPPA TARTALMÁNAK MEGTEKINTÉSE ............................................................................... 25 MAPPA ÁTNEVEZÉSE........................................................................................................... 26 MAPPA ÁTHELYEZÉSE......................................................................................................... 27 MAPPA TÖRLÉSE ................................................................................................................ 27 MAPPA MEGOSZTÁSA, ÉS A MEGOSZTÁS ELFOGADÁSA .......................................................... 28

ÜZENETKÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK ................................................................................... 32 7.1 7.2

KÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK MEGVÁLTOZTATÁSA........................................................................ 32 TOVÁBBI BEÁLLÍTÁSOK MEGVÁLTOZTATÁSA ....................................................................... 34

8

ISMÉTL D

ESEMÉNYEK ÜTEMEZÉSE ....................................................................... 35

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 8.1 8.2 8.3 9

ISMÉTL ISMÉTL ISMÉTL

D TALÁLKOZÓ, TENNIVALÓ VAGY FELJEGYZÉS ÜTEMEZÉSE DÁTUM SZERINT ........... 35 D TALÁLKOZÓ, TENNIVALÓ VAGY FELJEGYZÉS ÜTEMEZÉSE KÉPLET ALAPJÁN .......... 36 D ESEMÉNYEK TÖRLÉSE ....................................................................................... 36

CÍMJEGYZÉK....................................................................................................................... 37 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11

10

A CÍMJEGYZÉK MEGNYITÁSA .............................................................................................. 37 CÍMJEGYZÉK KOMPONENSEK............................................................................................... 37 ÜZENETEK CÍMZÉSE............................................................................................................ 38 SZEMÉLYES CSOPORTOK LÉTREHOZÁSA ............................................................................... 39 SZEMÉLYES CSOPORTOK MÓDOSÍTÁSA................................................................................. 39 SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉK LÉTREHOZÁSA .............................................................................. 40 SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉK MEGOSZTÁSA ............................................................................... 40 SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉK FÁJLOK IMPORTÁLÁSA .................................................................. 41 SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉKEK TÖRLÉSE .................................................................................. 41 SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉK TESTRESZABÁSA ........................................................................... 42 CÍMJEGYZÉK RÖVIDÍTÉS LÉTREHOZÁSA ............................................................................... 42 KERESÉS ........................................................................................................................... 43

10.1 10.2 10.3 11

KERESÉS............................................................................................................................ 43 KERESÉS MENTÉSE ............................................................................................................. 45 KERESÉS MÓDOSÍTÁSA ....................................................................................................... 46 SZ RÉS .............................................................................................................................. 47

11.1 11.2 11.3 11.4 12

SZ SZ SZ SZ

R LÉTREHOZÁSA ......................................................................................................... 47 R KIKAPCSOLÁSA ........................................................................................................ 48 R MENTÉSE ................................................................................................................ 48 R MÓDOSÍTÁSA........................................................................................................... 48

SZABÁLYOK HASZNÁLATA ......................................................................................... 49 12.1 12.2 12.3 12.4

13

"SZABADSÁG" SZABÁLY LÉTREHOZÁSA ............................................................................... 49 ÜZENETEK AUTOMATIKUS MAPPÁBA HELYEZÉSE .................................................................. 51 SZABÁLYOK LETILTÁSA ...................................................................................................... 53 SZABÁLYOK MÓDOSÍTÁSA .................................................................................................. 54 LOMTÁR............................................................................................................................ 55

13.1 13.2 13.3 13.4 14

LOMTÁR MEGNYITÁSA........................................................................................................ 55 ÜZENET VISSZAÁLLÍTÁSA A LOMTÁRBÓL ............................................................................. 55 ÜZENETEK ÜRÍTÉSE A LOMTÁRBÓL ..................................................................................... 55 LOMTÁR ÜRÍTÉSE ............................................................................................................... 55 HELYETTESÍTÉS ............................................................................................................. 56

14.1 14.2 14.3 14.4 15

HELYETTESÍTÉSI HOZZÁFÉRÉS MEGADÁSA ........................................................................... 56 HASZNÁLÓ TÖRLÉSE A HELYETTESÍTEND K LISTÁJÁRÓL ...................................................... 58 MÁSOK POSTAFIÓKJÁNAK ÉS NAPTÁRÁNAK KEZELÉSE ......................................................... 58 TÖBB HASZNÁLÓ POSTAFIÓKJÁNAK KEZELÉSE EGYSZERRE.................................................... 58 DOKUMENTUM MENEDZSMENT ................................................................................ 59

15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 15.6 15.7 15.8 15.9 15.10 15.11

DOKUMENTUMTÁROLÁS A "KÖNYVTÁRAKBAN"................................................................... 59 RÉGI DOKUMENTUMOK IMPORTÁLÁSA A KÖNYVTÁRBA ........................................................ 59 ÚJ DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA A "KÖNYVTÁRBAN" ...................................................... 62 DOKUMENTUM MÓDOSÍTÁSA, ÚJ VÁLTOZATOK .................................................................... 64 VÁLTOZATOK LISTÁZÁSA, HIVATALOS VÁLTOZAT KIJELÖLÉSE .............................................. 65 DOKUMENTUMOK TÖRLÉSE A "KÖNYVTÁRBÓL" ................................................................... 66 DOKUMENTUM JELLEMZ INEK MEGNÉZÉSE ......................................................................... 67 DOKUMENTUMOK MEGOSZTÁSA MÁSOKKAL ........................................................................ 67 DOKUMENTUMOK KERESÉSE ............................................................................................... 69 DOKUMENTUMOK ÁLLAPOTÁNAK MEGNÉZÉSE - KI MIT CSINÁL .......................................... 69 DOKUMENTUMOK KIKÉRÉSE ............................................................................................ 70

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 15.12

DOKUMENTUMOK BEADÁSA ............................................................................................ 71

ÜZENETMEGJELENÍTÉSI LEHET SÉGEK ............................................................... 73

16 16.1

ÜZENET KINÉZETÉNEK MEGVÁLTOZTATÁSA......................................................................... 73

17

ÉRTESÍT

......................................................................................................................... 74

17.1 AZ ÉRTESÍT FUTTATÁSA ................................................................................................... 74 17.2 ÉRTESÍT BEÁLLÍTÁSAI ...................................................................................................... 74 17.2.1 Általános................................................................................................................... 74 17.2.2 Értesítés .................................................................................................................... 75 17.2.3 Emlékeztet k ............................................................................................................. 76 17.2.4 Állapot visszaküldése................................................................................................. 77 17.3 ÜZENETEK OLVASÁSA AZ ÉRTESÍT B L .............................................................................. 78 17.4 ÉRTESÍT KIKAPCSOLÁSA ................................................................................................... 78 18

ONLINE SÚGÓ .................................................................................................................. 79 18.1 18.2 18.3 18.4 18.5

19

SÚGÓ ELÉRÉSE - F1 GOMB .................................................................................................. 79 SÚGÓ ELÉRÉSE - GOMBSOR ................................................................................................. 79 SÚGÓ ELÉRÉSE - SÚGÓ MENÜ............................................................................................... 79 SÚGÓ ELÉRÉSE - SÚGÓ IKON ............................................................................................... 80 SÚGÓ ELÉRÉSE - GROUPWISE KALAUZ ................................................................................. 80 A GROUPWISE TESTRESZABÁSA ................................................................................ 82

19.1 ALAPÉRTELMEZÉS SZERINTI OPCIÓK ELÉRÉSE ...................................................................... 82 19.2 KÖRNYEZET MÓDOSÍTÁSA .................................................................................................. 83 19.2.1 Általános adatok ....................................................................................................... 83 19.2.2 Megjelenítés.............................................................................................................. 84 19.2.3 Fájlok helye .............................................................................................................. 84 19.2.4 Lomtalanítás ............................................................................................................. 85 19.2.5 Aláírás ...................................................................................................................... 85 19.3 ÜZENETKÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK ........................................................................................... 86 19.3.1 Levél, telefon............................................................................................................. 86 19.3.2 Találkozó .................................................................................................................. 87 19.3.3 Tennivaló .................................................................................................................. 88 19.3.4 Feljegyzés ................................................................................................................. 89 19.3.5 További beállítások ................................................................................................... 90 19.4 DOKUMENTUM OPCIÓK BEÁLLÍTÁSA .................................................................................... 91 19.4.1 Jellemz k megadása.................................................................................................. 91 19.4.2 Alapértelmezések....................................................................................................... 92 19.5 VÉDELMI BEÁLLÍTÁSOK ...................................................................................................... 93 19.5.1 Jelszó ........................................................................................................................ 93 19.5.2 Értesít ..................................................................................................................... 93 19.5.3 Helyettesítés hozzáférési listája ................................................................................. 94 19.6 DÁTUM ÉS ID OPCIÓK VÁLTOZTATÁSA ................................................................................ 96 19.6.1 Naptár....................................................................................................................... 96 19.6.2 Id pontkeresés .......................................................................................................... 97 19.6.3 Formátum.................................................................................................................. 97 20

A GOMBSOR TESTRESZABÁSA.................................................................................... 98 20.1 20.2

GOMBSOR MEGJELENÉSÉNEK MEGVÁLTOZTATÁSA ............................................................... 98 GOMBSOR TESTRESZABÁSA................................................................................................. 98


1 Bevezetés A GroupWise 5 a legújabb verziója a Novell cég elektronikus kommunikációs rendszerének, mely az egyik legjobb a világon. Nem csak egy elektronikus levelez program, hanem más funkcionalitással is rendelkezik, mint például személyes id menedzsment, találkozóütemezés, dokumentummenedzsment.

1.1 GroupWise indítása 1. Kattintson a Start menüben, a Programok mappában a GroupWise 5 mappában a GroupWise 5 programra vagy ha van rövidítés az asztalán kattintson duplán az ikonra. 2. A F ablak jelenik meg:

Menü sor Gombsor Mappa lista Üzenet lista

Státusz sor

1.2 A f ablak elemei Menü sor - az összes GroupWise-ban használható parancs innen elérhet . Egy menüre kattintva megjelennek a lehetséges menüpontok és azok parancsai. Azon menüpont mely mögött ... van párbeszédablakot jelenít meg, ahol további információt kell megadni. A szürke szín menüpontok az adott pillanatban nem elérhet funkciót jelölnek.

Gombsor - gyakran el forduló feladatok elvégzését, funkciók el hívását teszi lehet vé gyorsan (Pl.: Címjegyzék megnyitása, levél küldése, ...). Ha az egér kurzort néhány másodpercig “pihenteti” egy ikon felett, annak funkciója megjelenítésre kerül.

1

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Mappa lista - 7 alapértelmezés szerinti mappát tartalmaz, melyekben a fogadott és elküldött üzenetek találhatók: Postafiók - ide érkeznek be a tételek. Ha egy tételt még nem nyitott meg, egy csukott boríték ikon jelenik meg mellette. Küldemények - az elküldött tételek másolatai kerülnek ide. Itt lehet elküldött tételek állapotát megnézni, üzenetet újraküldeni vagy visszavonni. Naptár - a Találkozóit, Tennivalóit és Feljegyzéseit tartalmazza. Tennivalók - a Tennivalóit tartalmazza. A Tennivalók olyan tételek, melyeket egy adott határid ig teljesítenie kell. Folyamatban - el nem küldött üzenetek elküldésükig való tárolására szolgál. Lehet vé teszi egy üzenet szerkesztésének felfüggesztését és kés bbi id pontbeli folytatását. Irattár - a meg rzésre kerül tételeket lehet itt tárolni, további mappákat létrehozva. Lomtár - a korábban törölt elemeket tartalmazza. Ezek kés bb visszaállíthatók, amíg a lomtár ürítésére nem kerül. Üzenet lista - megjeleníti az adott mappában lev tételeket. A GroupWise 5 különböz ikonokat használ különböz tételtípusok és állapotok megjelenítésére: Felbontatlan levél Olvasott levél Levél melléklettel Meg nem nyitott találkozó Megnyitott találkozó Meg nem nyitott tennivaló Megnyitott tennivaló Meg nem nyitott feljegyzés Megnyitott feljegyzés Meg nem nyitott telefonüzenet Megnyitott telefonüzenet Státuszsor - megjeleníti az éppen kiválasztott és az összes tétel számát az adott mappában.

2


2 Levelek küldése Az elektronikus levelek hasonlítanak a “rendes” üzenetekre, van nekik feladójuk, címzettjük, témájuk és üzenetük, és lehet bel lük több másolatot készíteni. Ezeket fogjuk itt megnézni.

2.1 Levelek küldése 1. A f ablakban kattintson az ikonra vagy a Fájl menüben az Új -> Levél menüpontra. A Levél Címzett: párbeszédablak jelenik meg.

2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a levél témáját a Téma: mez be. 4. Írja be az üzenetet az Üzenet: mez be. 5. Kattintson az ikonra a levél elküldéséhez.

3


2.2 Melléklet fájlok csatolása Ha másnak küldünk levelet vagy dokumentumot, akkor azt általában nem úgy oldjuk meg, hogy a levélbe begépeljük az elküldeni kívánt fájl tartalmát, hanem a már meglev dokumentumot hozzácsatoljuk az elküldend levélhez, a levélbe pedig csak a hozzácsatolt dokumentummal kapcsolatos megjegyzéseinket írjuk: 1. A Levél: nézetb l kattintson az

ikonra. A Mellékletek: párbeszédablak jelenik meg:

2. Kattintson a Fájl választása gombra. 3. Kattintson a Hely: mez melletti lenyíló nyílra, a megfelel meghajtó, könyvtár és fájl kiválasztásához.

3. Ha kiválasztotta a csatolni kívánt fájlt, kattintson a Megnyitás gombra.

4

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 4. A Melléklet: mez ben egy, a fájlt reprezentáló ikon jelenik meg.

5. Kattintson az

ikonra a levél elküldéséhez.

2.3 Objektumok csatolása Nem csak fájlokat, hanem más jelleg objektumokat, például hangjelzéseket, képet, videót is mellékelhet egy levélhez: 1. A Levél Címzett: nézetben a Fájl menüb l válassza Mellékletek -> Mellékletek menüpontot. A Mellékletek párbeszédablak jelenik meg:

2. Kattintson az Objektum mellékletként gombra hogy képet vagy hangot csatoljon az üzenethez. Az objektum berakása ablak jelenik meg.

5


3. Válassza az Új létrehozása-t és egy objektumtípust, vagy a Létrehozás fájlból pontot és írja be a teljes elérési útvonalát egy már létez objektumnak, majd kattintson az OK gombra. 4. A Melléklet mez a mellékelt objektum nevét jeleníti meg. 5. A Bezárás gomb megnyomásával csatolja az objektumot az üzenethez. A Melléklet: mez ben egy, az objektumot reprezentáló ikon jelenik meg.

6


2.4 Levél olvasása 1. A postafiók mappát választva megjelennek a kapott üzeneteink a tétellista mez ben. 2. Kattintson duplán a megtekinteni kívánt üzenetre. Az üzenet kinyílik és elolvashatja mit írtak önnek..

2.5 Levél olvasása Megtekint vel 1. Kattintson az ikonra az Gombsoron. A Megtekint ablakban megnézheti az üzenetének tartalmát, anélkül, hogy megnyitná ket.

Els alkalommal mikor olyan levelet kap, amelyhez melléklet van hozzácsatolva, duplán kattintva a mellékletre a rendszer megkérdezi, hogy azt megnézni vagy megnyitni akarja. onnantól kezdve ez a beállítás lesz érvényben, de ez megváltoztatható (lásd Környezeti beállítások).

2.6 Fájl mellékletek megtekintése 1. A megnyitott üzenet melléklet ablakában kattintson duplán a mellékletre (ha a megtekintés az alapbeállítás) vagy kattintson a jobb egérgombbal a mellékletre és válassza a Melléklet megtekintése lehet séget. 2. A melléklet a néz ben jelenik meg, nem abban az alkalmazásban, amiben létrehozták. Ez a leggyorsabb módja a melléklet megtekintésének, de így néhány formázási információ nem biztos, hogy megjelenik, és módosítani sem tudja a mellékletet.

7


2.7 Fájl mellékletek megnyitása 1. A megnyitott üzenet melléklet ablakában kattintson duplán a mellékletre (ha a megnyitás az alapbeállítás) vagy kattintson a jobb egérgombbal a mellékletre és válassza a Melléklet megnyitása lehet séget. 2. A mellékletet létrehozó alkalmazás elindul, automatikusan beolvasva a mellékletet. Ezzel a módszerrel módosíthatja is az mellékletet és az összes megjelenítési beállítás érvényre jut.

2.8 Válaszolás levelekre 1. A nyitott levélen kattintson az ikonra. A Válasz párbeszédablak jelenik meg, két beállítás automatikus kiválasztása mellett: Válasz a feladónak és Feladótól kapott üzenet átvétele a válaszba:

2. Kattintson az OK gombra. Egy levél jön létre, melynek automatikusan címzettje az eredeti levél feladója, megjelenik egy Vá: el tag a témában, és az eredeti üzenet bemásolódik az Üzenet: részbe:

3. Írja be válaszát az Üzenet: mez be a villogó kurzornál, majd kattintson az ikonra. A válasz elküldésre kerül, az eredeti üzenet ott van a képerny jén. Törölje vagy tárolja el (bezárás), ahogy szeretné.

8

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Tipp: A "Válasz mindekinek"-et választva az összes személy megkapja a választ, akinek az eredeti levelet a feladója küldte.

2.9 Levelek továbbirányítása 1. A nyitott levélen kattintson az plusz az eredeti téma lesz:

ikonra. Egy új levélablak jelenik meg, a témája a Továbbítva:

2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be üzenetét az Üzenet: mez be. 4. Kattintson az ikonra. A továbbirányított levél elküldésre került, az eredeti üzenet ott van a képerny jén. Törölje vagy tárolja el (bezárás), ahogy szeretné.

2.10 Levelek törlése 1. Postafiókban jelölje ki a törölni kívánt leveleket, majd nyomja meg a Delete billenty t vagy húzza a leveleket a Lomtár ikonjára vagy megnyitott levél esetén kattintson az ikonra, illetve válassza a Szerkesztés menüb l a Törlés menüpontot.

2.11 Üzenetek visszaállítása 1. Válassza Lomtár mappát. Minden törölt üzenet megjelenik. 2. Válassza ki a helyreállítani kívánt üzenetet, majd jobb egérgombbal való kattintás után a visszaállítást. Az üzenet visszakerül az eredetileg azt tartalmazó mappába és elt nik a Lomtárból.

2.12 Félig kész levelek mentése 1. A még befejezetlen üzenet ablakában kattintson a Mégse gombra. A Mégse párbeszédablak jelenik meg, rákérdezve, hogy el akarja-e menteni a változásokat:

9


2. Válasszon Igen-t. A Mappák ablak jelenik meg, a szerint kiválasztva:

Folyamatban mappával alapértelmezés

3. Kattintson az OK gombra. A befejezetlen levél a kés bb be nem fejezi.

Folyamatban mappában tárolódik, amíg

2.13 Üzenet nyomtatása 1. A nyitott levél esetén kattintson az Gombsoron az ikonra vagy a tétellistában jobb egérgombbal a levélre kattintva, válassza a Nyomtatás menüpontot. A Nyomtatás párbeszédablak jelenik meg, a Nyomtatandó tételek közt a kijelölt levéllel:

10


2. Ha a mellékletet is ki a karja nyomtatni, a Shift billenty nyomva tartása mellett kattintson a mellékletre. Jelölje ki a Melléklet kinyomtatása a társított alkalmazásból dobozt, ha helyes formázással akarja kinyomtatni a mellékletet. 3. Kattintson a Nyomtatás gombra.

2.14 Több üzenet kinyomtatása 1. A tétellistáról válassza ki a kinyomtatni kívánt leveleket. 2. Kattintson a tétellistában jobb egérgombbal bármelyik kiválasztott levélre kattintva és válassza a Nyomtatás menüpontot. A Nyomtatás párbeszédablak jelenik meg, a Nyomtatandó tételek közt a kijelölt levelekkel:

11


3. Ha a mellékletet is ki a karja nyomtatni, a Shift billenty nyomva tartása mellett kattintson a mellékletre. Jelölje ki a Melléklet kinyomtatása a társított alkalmazásból dobozt, ha helyes formázással akarja kinyomtatni a mellékletet. 4. Kattintson a Nyomtatás gombra.

12


3 Személyes naptár A GroupWise egy nagyon hasznos id menedzsment tulajdonsággal rendelkezik, melynek neve Naptár. A Naptár személyes és csoportos találkozók, tennivalók és feljegyzések ütemezésére szolgál.

3.1 Saját naptár megjelenítése 1. Válassza ki a Naptár mappát. A GroupWise - Naptár jelenik meg. Ha csak a Találkozó panel jelenik meg, kattintson Feljegyzés és Tennivaló gombokra ezen panelek megjelenítéséhez:

3.2 Saját naptár komponensek Naptár gombsor - lehet vé teszi különböz naptárbeli tételek (Találkozók, Feljegyzések, Tennivalók) gyors megjelenítését, akár egyszerre, akár külön-külön. Lehet vé teszi továbbá egy adott napi naptárinformáció gyors elérését, és innen az egyszer visszatérést az aktuális naphoz. Találkozók panel - saját és csoportos találkozók megtekintése Feljegyzések panel - saját és csoportos feljegyzések megtekintése Tennivalók panel - saját és csoportos tennivalók megtekintése

13


3.3 Saját találkozó ütemezése 1. Kattintson a gombsor gombjának jobb oldalán található nyílra, majd válassza a Saját elõjegyzés parancsot, vagy kattintson duplán a Találkozók panelben egy konkrét id pontra. A Saját találkozó ablak jelenik meg:

2. Írja be a témát, a helyet (megadható) és az üzenetet (megadható). 3. Adja meg a kezd dátumot, a kezd id pontot és id tartamot. 4. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be. 5. Kattintson az ikonra a Találkozó kezd id pontjának és hosszának beállításához, ha nem jó az alapbeállítás. 6. Írja be a megfelel üzentet az Üzenet: mez be. 7. Kattintson az OK gombra. Tipp: A Találkozók panelben csak a Találkozók témája és helye jelenik meg, de ha a Megtekint t használja megjelenik az üzenet is.

3.4 Hangjelzés beállítása találkozókhoz 1. Kattintson a jobb egérgombbal arra a találkozóra, melyre a hangjelzést be akarja állítani. A feljöv menüb l válassza a Hangjelzés beállítása menüpontot. Az alábbi ablak jelenik meg:

2. Írja be mennyi órával és perccel korábban szeretne hangjelzést kapni, a maximum 99 óra 59 perc. Ezután a személyes találkozója mellett egy csörg óra ikon jelenik meg. A Hangjelzések beállítás után már nem távolíthatók el, csak a találkozó törlésével és újra létrehozásával. Tipp: A Hangjelzés megkapásához abban az id ben az Értesít nek futnia kell!

14


3.5 Saját tennivaló létrehozása 1. 2.

Kattintson a duplán a Tennivalók panelben. Az alábbi Saját tennivaló ablak jelenik meg:

2. Írja be a Témát, Prioritást (nagy, kis, 1A, stb.), a Kezd dátumot és a Határid t a megfelel mez be, valamint a megadni kívánt üzenetet a Üzenet mez be. 3. Kattintson az OK gombra.

3.6 Saját feljegyzés létrehozása 1. Kattintson a duplán a Feljegyzés panelben. Az alábbi Saját feljegyzés ablak jelenik meg:

2. Írja be a Témát, a Kezd dátumot a megfelel mez be, valamint a megadni kívánt üzenetet a Üzenet mez be. 3. Kattintson az OK gombra.

3.7 Személyes találkozók átütemezése 1. Kattintson a találkozóra és húzza át a megfelel id pontra.

15


3.8 Személyes találkozók kinyomtatása 1. Kattintson a Gombsoron lev Válassza a Naptárbeállításokat:

ikonra. A Naptár nyomtatása ablak jelenik meg, két címkével.

2. Válassza ki a naptár típusát, méretét, papírstílust, és lapelrendezést. A beállítások alapján egy minta jelenik meg a jobb oldali részben. 3. Írja be a kezd dátumot és kinyomtatni kívánt napok számát. 4. A naptárban bejegyzett saját elemek elrejtése doboz kiválasztásával a "Magánjelleg "-nek min sített találkozók, tennivalók, feljegyzések kihagyhatók a nyomtatásból. 5. Az üres címkénél még a következ módokon befolyásolhatja a nyomtatást: 6. Kiválaszthatja, hogy fennmaradó szöveg esetén a nyomtatás a következ lapon folytatódjon, vagy pedig levágásra kerüljön. 7. Ki lehet választani a nyomtatandó tartalmat (találkozók, tennivalók, feljegyzések), valamint a nyomtatandó információ mennyiségét. 8. A Nyomtatási kép gombra kattintva megtekinthetjük, hogy fog kinézni a nyomtatott anyag. 9. A Nyomtatás gombra kattintva lehet kinyomtatni az anyagot. A Bezárás gombra kattintva lehet visszatérni a naptár nézethez.

16


4 Csoportos naptár A GroupWise nem csak saját események ütemezését teszi lehet vé, hanem csoportos találkozót, tárgyalást szervezhet, küldhet másnak jegyzeteket, oszthatunk ki másnak feladatokat.

4.1 Találkozók ütemezése 1. Kattintson a F ablak gombsorában lev ikonra, vagy a Fájl menüb l válassza az Új -> Találkozó menüpontot. A Találkozó címzett ablak jelenik meg:

2. Kattintson az ikonra hogy kiválassza a címzetteket. Alapértelmezés szerint önmagunk is kiválasztásra kerülünk. Ne felejtsük el magunkat is meghívni a találkozóra, különben az nem jelenik meg a naptárunkban! 3. Írjuk be a dátumot a Kezd dátum: mez be vagy kattintsunk az ikonra a megjelenített l különböz dátum választására. Ha a találkozó rendszeresen ismétl dik, használjuk az Ismétl d lehet séget. (Lásd, Ismétl d naptár események). 4. Kattintson az ikonra a találkozó idejének és hosszának meghatározásához. 5. Írja be a találkozó témáját a Téma: mez be. 6. Írjon be egyéb információt az Üzenet: mez be. 7. Elküldéshez kattintson az ikonra.

Tipp: Csak a témabeli információ jelenik meg a naptárban. Megtekint használata esetén viszont megjelenik a tétel is.

17

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) A GroupWise-ban van egy nagyon hatékony eszköz, az úgynevezett Id pontkeresés. Sok id t takaríthat meg csoportos találkozók ütemezésekor, mert nem kell mindenkit külön felhívni id pont egyeztetésre. A GroupWise ezt lehet vé teszi egy gombnyomással. Automatikusan végigkeresi minden meghívott naptárát és megjeleníti az elérhet ségi információkat.

4.2 Id pontkeresések 1. Miután minden információt kitöltött a Találkozó címzett: ablakban, kattintson az ikonra. A Találkozó id pontjának kiválasztása párbeszédablak jelenik meg, 2 címkével. Alapértelmezés szerint az Egyéni ütemtervek címke jelenik meg, szürke helyeken (id ben) a használó nem elérhet , fehér amikor szabad:

2. Ha meg akarja nézni az együttes elérhet séget, kattintson az Igénybevehet id címkére. A Találkozó id pontjának kiválasztása párbeszédablak jelenik meg. Szürke helyeken (id ben) a használó nem elérhet , fehér amikor szabad:

18

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 3. Ha ütközés miatt meg kell változtatni az id pontot, húzza át máshova a kijelölt ablakot más id pontra, vagy válassza az Automatikus gombot, hogy a rendszer megkeresse az els alkalmas id pontot. 4. Kattintson az OK gombra a Találkozó id pontjának kiválasztása ablak bezárásához és kattintson az ikonra a találkozó elküldéséhez.

4.3 Tennivaló kiosztása ikonra, vagy a Fájl menüb l válassza az Új -> 1. Kattintson a F ablak gombsorában lev Tennivaló menüpontot. A Tennivaló Címzett: ablak jelenik meg:

2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be, vagy az ikonra kattintva válasszon másikat. A kezd id pont az aktuális dátumnál nem korábbi lehet. 4. Írja be a határidejét a Határid mez be, vagy kattintson az ikonra, hogy mást adjon meg.

5. Írja be a feladat témakörét a Téma mez be. 6. Adjon megfelel besorolást a feladatnak a Besorolás mez ben. 7. Részletesebb információt a tétel mez be írjon. 8. Elküldéshez kattintson az ikonra.

Tipp: Csak a téma információ jelenik meg a naptárban. Megtekint használata esetén viszont megjelenik a tétel is.

19


4.4 Feljegyzések küldése A Fájl menüben válassza az Új -> Feljegyzés menüpontot. A Feljegyzés Címzett: ablak jelenik meg:

2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be, vagy az ikonra kattintva válasszon másikat. A kezd id pont az aktuális dátumnál nem korábbi lehet. 4. Írja be a feladat témakörét a Téma mez be. 5. Részletesebb információt a tétel mez be írjon. 6. Elküldéshez kattintson az ikonra.

Tipp: Csak a téma információ jelenik meg a naptárban. Megtekint használata esetén viszont megjelenik a tétel is.

4.5 Találkozók, Tennivalók, Feljegyzések figyelése 1. Válassza a Küldemények mappát. Minden ön által küldött üzenet megjelenik itt. 2. Válasszon ki egy korábbi küldeményt a listából, és kattintson az ikonra vagy kattintson a jobb egérgombbal és válassza a Tulajdonságok menüpontot. Az alábbi Jellemz k ablak jelenik meg. Alapértelmezés szerint a tétel leszállításával, megnyitásával, elfogadásával, visszautasításával vagy befejezésével kapcsolatos információ jelenik meg.

Tipp: Bizonyos információk mint például címzettek száma, akik megnyitották, elfogadták, vagy elutasították a tételt közvetlenül megnézhet a Küldemények mappában a Tulajdonságok ablak nélkül.

20


4.6 Találkozók, Tennivalók, Feljegyzések visszavonása 1. Válassza a Küldemények mappát. Minden ön által küldött üzenet megjelenik itt:

2. Válassza ki a visszavonandó üzenetet, és nyomja meg a Delete billenty t. A Tétel törlése párbeszédablak jelenik meg:

3. Válassza az alábbi opciók valamelyikét: Saját postafiókból - a tétel csak a saját Küldemények mappából törl dik, a címzettek postafiókjában megmarad. Címzett postafiókjából - az összes címzett postafiókjából való eltávolítás, a saját Küldemények mappában megmarad. Minden postafiókból - mind a címzettek postafiókjából, mind a saját Küldemények mappából törl dik a tétel. 4. Kattintson az OK gombra. Az eredeti tétel visszavonásra kerül.

Tipp: Visszavonáskor értesítse a címzetteket, mert a visszavonásról nem kapnak értesítést. A tétel csak törl dik a naptárukból.

21


4.7 Találkozók, Tennivalók és Feljegyzések elfogadása 1. A Postafiók mappában vagy a naptárban kattintson duplán a megfelel tételre. Minden függ ben lev csoportos tétel d lt bet vel kerül megjelenítésre:

2. Kattintson az ikonra, hogy elfogadja és normálissá konvertálja vagy az elutasítsa az adott tételt. Ha elfogad vagy elutasít, megindokolhatja ezen tettét.

ikonra, hogy

Tipp: Miután elfogadott egy tételt, nem az Postafiók mappában, hanem a Naptárban jelenik meg. Ha visszautasítja sehol sem kerül megjelenítésre.

22


5 Telefonüzenetek A hagyományos cetliragasztás helyett a GroupWise lehet vé teszi telefonüzenetek meghagyását elektronikusan. Ugyanúgy mint normál levelek, telefonüzenetek is küldhet k.

5.1 Telefonüzenetek küldése 1. A Fájl menüb l válassza az Új -> Telefonüzenet almenüt, a Telefon címzett: ablak jelenik meg:

2. Kattintson az ikonra a címzett kiválasztásához. 3. Írja be a hívó fél nevét a Hívó mez be. 4. Írja be a hívó fél cégnevét a Cég mez be. 5. Írja be a hívó fél telefonszámát a Telefon mez be. 6. Kattintson a besorolás gombra, ha a normáltól eltér besorolást akar adni. 7. Kattintson a megfelel dobozokra a jellemz k beállításához. 8. Írja be az üzenetet az Üzenet: mez be. 9. Kattintson az ikonra az üzenet elküldéséhez.

23


6 Mappák használata Üzeneteit - ahogy a valós életben is - nem kell a postaládában tárolnia, hanem rendszerezheti ket, bef zheti, azaz mappákban tárolhatja azokat. A mappákat természetesen az Irattárban tarja. Az üzenetek kezelése a mappákban ugyanúgy történik mintha azok a Postafiókban lennének: megtekintés, törlés, stb ugyanúgy elvégezhet k rajtuk, csak a megjelenítési helyük más: nem a Postafiók, hanem valamelyik Irattáron belüli mappa.

6.1 Mappa létrehozása 1. Jelölje ki az Irattárat (vagy ha egy már létez mappában akar újabbat létrehozni, akkor az adott mappát), kattintson a jobb egérgombbal és válassza az “Új mappa” menüpontot, vagy válassza a Fájl menüb l az Új, majd Mappa… menüpontot, az alábbi Mappa létrehozása ablak jelenik meg:

2. A Mappa neve mez be írja be a létrehozandó mappa nevét (alapértelmezés szerint ez „Új mappa”). A Fel, Le, Jobbra, Balra gombokkal a létrehozandó új mappát a meglév struktúrában mozgassa arra a helyre ahova szeretné, majd kattintson a Tovább gombra. A következ ábra jelenik meg:

24


3. A Leírás részben a mappára jellemz egyedi megjegyzést írhat, (például, hogy milyen leveleket tárol itt). Ezt a mez t nem kötelez kitölteni. 4. A Befejezés gombra kattintva véglegesítheti az új mappa létrehozását, mely az ön által megadott helyen jön létre az irattárban.

6.2 Üzenetek mappába helyezése 1. Postafiókjában válassza ki az áthelyezni kívánt üzenetet: kattintson rá a bal egérgombbal, és az egérgomb folyamatos nyomva tartásával húzza át az üzenetet megfelel mappába.

6.3 Mappa tartalmának megtekintése 1a. Kattintson egyszer a baloldalon a mappára. Ekkor a jobboldalon megjelennek a mappában tárolt üzenetek, illetve a további “almappák”. 1b. Ha a mappára duplán kattint vagy a -ra kattintva a mappa el tt, a mappa kinyílik és a bal oldalon az “almappák” kerülnek felsorolásra. Ezt csak akkor teheti meg, ha a mappában van almappa. Ezt a rendszer a -szal jelöli a mappa el tt. Ha a mappában van almappa és megnyitásra került, a rendszer –szal jelöli.

25


6.4 Mappa átnevezése 1. Kattintson a bal egérgombbal egyszer a mappára. Várjon egy kicsit, majd kattintson még egyszer a mappára. Ekkor a mappa neve helyén egy egyszer kis szerkeszt ablak nyílik, ahol beírhatja a mappa új nevét.

26


6.5 Mappa áthelyezése Ha át kívánja szervezni mappastruktúráját, végezze el a következ ket: 1. Kattintson egyszer a bal egérgombbal az áthelyezni kívánt mappára. 2. A Szerkesztés menüb l válassza a Mappák… menüpontot, az alábbi Mappák ablak jelenik meg:

3. Az ablakban a FEL, LE, JOBBRA, BALRA gombokat használva, mozgathatja a mappáját. Ha már az önnek tetsz helyre vitte a mappát, akkor nyomja meg az OK gombot.

Figyelem: Ha már sok levél van egy mappában, akkor egy-egy mozgatási lépés sokáig is eltarthat! Legyen türelmes, várja ki míg a rendszer befejezi a mozgatást!

6.6 Mappa törlése 1. A jobb egérgombbal kattintson a mappára és a megjelen menüb l válassza a “Törlés” menüpontot, vagy a bal egérgombbal a mappára kattintva nyomja meg a Delete billenty t. A következ ablak jelenik meg:

27

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) A következ opciók közül választhat: - Csak a tartalom: ezt a pontot választva a mappában lev összes üzenet törlésre kerül, de a mappa önmaga nem. - Mappa és tartalma: ezt a pontot jelölve törli a mappában tárolt összes üzenet mellett a mappát is.

Figyelem: A törölt mappa nem kerül bele a Lomtárba, onnan nem tudja helyreállítani. Figyelem: Bár megteheti, ne törölje a rendszer által létrehozott Küldemények illetve Tennivalók mappát! Ha mégis törölné, hívja a rendszergazdát!

6.7 Mappa megosztása, és a megosztás elfogadása A mindennapi munkánk során egy mappát nem biztos, hogy egyedül használ, hanem lehet hogy többen tesznek bele különféle iratokat. A GroupWise-ban is van erre lehet ség a mappa megosztása révén:

1. Kattintson a jobb egérgombbal a megosztani kívánt mappára, majd válassza a Közös használat menüpontot. Az alábbi „Mappanév” jellemz i ablak jelenik meg:

2. A Közös lehet séget választva, a Felhasználó neve mez ben kijelölheti azokat akik számára elérhet vé szeretné tenni a mappát közös használatra. Ilyenkor a kijelölt személyek felkerülnek a használók listájára. Az Állapot mutatja, hogy a megosztásnak mi az aktuális állapota, az Elérés pedig a mappához való hozzáférés módját. Az alapértelmezés szerinti hozzáférési mód az Olvasás, Létrehozás, de lehet ség van további jogok megadására: Módosítás illetve Törlés. Ilyenkor nem csak megnézheti az adott mappa tartalmát, hanem meglév üzeneteket módosíthat és törölhet is.

28


3. Az OK gombra kattintva az Értesítés közös mappáról ablak jelenik meg:

Itt azt adhatja meg, hogy azoknak a személyeknek, akikkel közösen megoszt egy mappát (Résztvev k), milyen címmel (Téma) milyen tartalmú Üzenet kerüljön küldésre. Az OK gombra kattintva az üzenet elküldésre, a mappa megosztásra kerül, melyet a rendszer az ikonnal jelez a normál mappa ikon helyett. 4. Az, akivel osztottan szeretné használni az adott mappát ilyenkor értesítést kap az ön által az el bbiekben megadott üzenettel. Az üzenet el tt az alábbi ikon jelenik meg: .

29

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 5. Ha a kapott üzenetet megnyitja, az alábbi Közös mappa telepítése ablak jelenik meg:

6. Válassza a Tovább gombot:

30

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 7. Ebben az ablakban eldöntheti, hogy hova kívánja helyezni a saját mapparendszerén belül az új, közösen használt mappát, majd kattintson a Tovább gombra:

8. A Leírás részben, mint normál mappa esetén, saját magának szóló megjegyzést tehet. (Például: közös igazgatói körlevelek.) 9. A mástól kapott, osztottan használt mappa el tt az

31

ikon jelenik meg.


7 Üzenetküldési beállítások A GroupWise lehet vé teszi, hogy megváltoztassa az elküldött üzenetek alapbeállításait. Ezeket lehet globálisan is állítani, vagy üzenetr l-üzenetre, mint ezt most bemutatásra kerül. A beállítások két kategóriába sorolhatók: általános küldési beállítások és további küldési beállítások.

7.1 Küldési beállítások megváltoztatása 1. Az üzenet nézetben, kattintson a Gombsoron lev ikonra, vagy a Fájl menüb l válassza a Jellemz k menüpontot. A Levél és telefonhívás jellemz i párbeszédablak jelenik meg 2 címkével. Válassza a Küldési beállítások-at:

2. Válassza a kívánt beállítást az alábbiak közül: Visszajelzett állapotadatok Nincs - semmilyen információ nem kerül visszajelzésre Kézbesítve - az üzenet megérkezésének ténye kerül visszajelzésre Kézbesítve és olvasva - az üzenet megérkezésének és megnyitásának ténye kerül visszajelzésre Összes információ - visszajelzésre kerül sor, ha megérkezett az üzenet vagy megnyitották, törölték, vagy a lomtárból kiürítették Értesítés Ha olvasták

Nincs - nincs értesítés ha a címzett megnyitja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét

32

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Ha törölték

Nincs - nincs értesítés ha a címzett törli üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett törli üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett törli üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett törli üzenetét

Besorolás Sürg s - az üzenet sürg s besorolást kap és ikonja piros színnel jelenik meg Normál - az üzenet normál besorolást kap és ikonja fehér színnel jelenik meg Ráér - az üzenet ráér besorolást kap és ikonja szürke színnel jelenik meg

Válaszkérés Nincs - nem kér értesítést az üzenetre Amikor alkalmas - értesítést kér, amikor alkalmas. Az ikon jelenik meg az üzenet mellett és a következ szöveg kerül az üzenet elejére: “Értesítés kérve: amikor alkalmas”. Max x. nap múlva - bizonyos id szakon belül kér értesítést. Az ikon jelenik meg az üzenet mellett és a következ szöveg kerül az üzenet elejére: “Értesítés kérve: (dátum)-ig”.

Elévülés Nincs - az üzenet a címzett postaládájában marad törlésig Küldés után x nappal - x napig marad meg az üzenet a címzett postaládájában Automatikus törlés - ha a címzett törölte és kiürítette az üzenetet, a küld nél is automatikusan törl dik Címzettek értesítése - a címzettek értesítése

3. Kattintson az OK gombra a változások elmentéséhez és a levélnézetbe való visszatéréshez.

33


7.2 További beállítások megváltoztatása 1. Az üzenet nézetben, kattintson az Gombsoron lev ikonra, vagy a Fájl menüb l válassza a Jellemz k menüpontot. A Levél és telefonhívás jellemz i párbeszédablak jelenik meg 2 címkével. Válassza a További beállítások-at:

2. Válassza a kívánt beállítást az alábbiak közül: Tételre vonatkozó beállítások Küldött tétel létrehozása a nyomon követéshez - minden elküldött tételr l képz dik egy másolat a Küldemények mappában Téma elrejtése - az elküldött tétel témájának elrejtése, csak olvasáskor jelenik meg Kézbesítend x nap múlva - itt lehet megadni mennyi nappal kés bb szállítsa a rendszer a tételt. A dátum és id automatikusan megjelenik a Mikor: mez ben, a beírt napok számától függ en. Az ikonra kattintva meg lehet változtatni az elküldés dátumát és idejét.

Védelem Normál - nincs címke az üzeneten Védett - a “Védelem: védett” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Bizalmas - a “Védelem: Bizalmas” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Titkos - a “Védelem: titkos” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Szigorúan titkos - a “Védelem: Szigorúan titkos” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Csak betekintésre a “Védelem: Csak betekintésre” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra

Mellékletek konvertálása - a mellékleteket átjárón keresztül átalakítja; így néhány formázási beállítás elveszhet. Ha a melléklet nem kerül átalakításra, meg rzi eredeti formátumát, de olvasásához szükséges az eredeti alkalmazás, amivel létrehozták.

3. Kattintson az OK gombra a változások elmentéséhez és a levélnézetbe való visszatéréshez.

34


8 Ismétl d események ütemezése Ismétl d találkozók, tennivalók és feljegyzések az Ismétl d dátum beállítás használatával ütemezhet k. Ha például Ön felel a részleg heti értekezletének szervezéséért, készíthet egy, az egész évre el re ütemezett automatikus találkozót. A találkozóval együtt egész évre el re ütemezheti a konferenciatermet és a vetít t is. Az ismétl d dátumok eshetnek minden héten ugyanarra a napra (például hétf re), minden hónap ugyanazon napjára (például 15.-e és az adott hónap utolsó napja) vagy bármely más meghatározott dátumsorozat napjaira. Az Ismétl d dátum használatával szabálytalanul ismétl d események – például szabadságok – is ütemezhet k. Ismétl d dátumú tétel küldésekor a GroupWise másolatokat készít a tételr l, és a dátumokat ezekben a másolatokban helyezi el. Ha például az eseményhez öt dátumot rendel, a GroupWise öt másolatot készít a tételr l és minden dátumra ütemez egy másolatot. Ha a tételt elküldi a használóknak, öt kimen tételt fog látni a Postafiókban, a hozzájuk tartozó öt esedékességi dátummal. Ha ismétl d dátumú tételt kap, a Postafiókban öt bejöv tétel jelenik meg, különböz dátumokra ütemezve.

8.1 Ismétl d találkozó, tennivaló vagy feljegyzés ütemezése dátum szerint

1. Új ütemezett tétel készítésekor válassza a M veletek menü Ismétl d dátumkijelölés parancsát. 2. Válassza a Dátum lapot.

3. Kattintson az ütemezni kívánt napokra, majd az OK gombra.

35


8.2 Ismétl d találkozó, tennivaló vagy feljegyzés ütemezése képlet alapján

1. Az ütemezett találkozóban, tennivalóban vagy feljegyzésben válassza a M veletek menü Ismétl d dátumkijelölés parancsát. 2. Váltson át a Képlet panellapra:

3. Az Érvényességi tartomány csoportban határozza meg a kezdeti és befejezési id pontot. vagy Tartomány megadása helyett bizonyos számú megjelenés megadásához határozza meg a kezdeti dátumot, az -ig bezárólag lenyíló menüben válassza az alkalommal elemet, majd adja meg az esedékességek számát. 4. Írja be a képlet szövegét, majd kattintson az OK gombra.

8.3 Ismétl d események törlése

1. A Naptár mappában válassza ki az ismétl d dátumú tételt, és nyomja meg a Delete billenty t. A törlés az ismétl d találkozó ablak jelenik meg. Kattintson a Most gombra, ha csak azt a példányt, vagy kattintson a Mindig gombra, ha az összes példányt törölni szeretné.

36


9 Címjegyzék A címjegyzék az az eszköz, ahonnan amivel más használókról tudunk különböz információkat szerezni, mint például azonosítójukat, telefonszámukat, faxszámukat. Lehet külön saját címjegyzékünk azok számára, akikkel gyakran érintkezünk, de rendelkezésre áll egy rendszercímjegyzék, amely a levelez rendszerbeli használók adatait tartalmazza. A címjegyzéket általában a levelezésnél használjuk, de lehet külön programként is elindítani, hogy gyorsan megnézzünk valakir l valamilyen információt.

9.1 A címjegyzék megnyitása 1. A f ablakból kattintson a gombsoron az ikonra. 2. A címjegyzék a következ képpen fog kinézni:

9.2 Címjegyzék komponensek Novell GroupWise Címjegyzék: A rendszer központi címjegyzéke, az összes használó, nyilvános csoport és er forrás itt van felsorolva. Napi kapcsolatok: Azon használók találhatók itt, akikkel gyakran levelez, azok gyors kiválasztását teszi lehet vé. Egyéni címjegyzék: Saját címjegyzéke, amibe maga vehet fel neveket, címeket, egyéni információkat azokról a használókról, akikkel levelez. Az ikon jelzi a saját csoportjait. Keresés mez : lehet vé teszi használók, csoportok, szervezetek és er források címeinek keresését. Oszlop jelz : Itt adhatjuk meg milyen információ jelenjen meg vagy sem a címjegyzékben. Szintén itt lehet szabályozni, hogy milyen sorrendben jelenjenek meg az adatok. Címz.:, Más: és Titk.: dobozok: Itt adhatjuk meg, hogy kinek küldjük az üzenetet.

Tipp: Címz.: közvetlenül kapja az üzenetet; Más: az üzenetb l kap egy másolatot, de nem közvetlenül; Titk.: úgy kap másolatot, hogy a többiek nem tudnak róla

37

kapja


9.3 Üzenetek címzése 1. A Levél Címzett: nézetb l kattintson az ikonra, vagy a Eszközök menüb l válassza a Címjegyzék menüpontot. A címjegyzék 3 címkével fog megjelenni. Az összes rendszerbeli használó megjelenítéséhez kattintson a Novell GroupWise Címjegyzékre:

2. A gördít sor nyilait és a dobozt használhatja, hogy megtalálja a Címjegyzék-ben a keresett használót. A neve els néhány bet jének beírásával is a megfelel névre ugorhat. Attól függ en kell a vezeték vagy utónevének bet it beírni, hogy melyik mez szerint vannak a nevek sorba rendezve. 3. A névre kétszer kattintva az hozzáadódik a Címz.: ablakhoz. Ha problémás kétszer rákattintani, akkor jelölje ki a nevet és húzza át az adott nevet a Címz.: ablakba, vagy jelölje ki és kattintson a Címz.: gombra. 4. Ha a Más: vagy Titk.: mez khöz akarja a címzettet felvenni, el bb kattintson a megfelel mez re, különben a Címz.: mez be kerül a név. 5. Ha véletlenül rossz mez be rakta be a címzettet, akkor ismét kétszer rákattintva vagy kijelölve és a Törlés gombot megnyomva kiszedheti a címzettek listájáról. 6. Ha az összes címzettet kiválasztotta, kattintson az OK gombra, hogy visszatérjen az üzenet nézethez.

38


9.4 Személyes csoportok létrehozása 1. A Címjegyzékben az üzenetcímzésnél megismert módon válassza ki azokat a használókat kiket egy csoportba szeretne rakni. 2. Kattintson a Csoport mentése gombra. A Csoport mentése ablak fog megjelenni:

3. Írja be a csoportja nevét a Csoport neve mez be. 4. A Címjegyzék: gördül nyílra kattintva kiválaszthatja azt a címjegyzéket, ahova a csoportját menteni kívánja.

9.5 Személyes csoportok módosítása 1. A Címjegyzékben válassza ki a személyes csoportot. 2. A Szerkesztés menüb l válassza a Csoport szerkesztése menüpontot. A már meglév tagok megjelennek a Címz.: mez ben. 3. Vegyen fel új tagokat, vagy töröljön régieket, majd kattintson a Csoport mentése gombra. A Csoport mentése ablak fog megjelenni:

4. Az OK gombra kattintva frissítheti csoportját az új módosításokkal. 5. Az Becsuk gombbal zárhatja be a Címjegyzékét.

39


9.6 Személyes címjegyzék létrehozása 1. A Címjegyzékben a Fájl menüb l válassza az Új címjegyzék menüpontot. Az Új címjegyzék létrehozása párbeszédablak jelenik meg:

2. Írja be az új címjegyzék nevét az Létrehozandó címjegyzék mez be, majd kattintson az OK gombra. Az új címjegyzék címkéje hozzáadódik a már meglév Címjegyzékhez. 3. Kattintson a Hozzáadás gombra, válasszon a Személyt, Er forrást vagy Szervezetet. Töltse ki a szükséges mez ket, majd kattintson az OK gombra. Nincs korlátja az egyéni címjegyzékek számának.

9.7 Személyes címjegyzék megosztása 1. A Címjegyzékb l válassza ki a megosztásra szánt könyvet. A Fájl menüb l válassza az Exportálás menüpontot. Az Exportálás párbeszédablak jelenik meg: 2. Kattintson a Teljes címjegyzéket gombra, ha a teljes címjegyzéket kívánja megosztani. A Címjegyzék exportálása párbeszédablak jelenik meg:

3. Írjon be egy fájlnevet a Fájlnév: mez be. Az exportált címjegyzék fájl a .nab kiterjesztést kapja meg, ami a “Novell Address Book” (Novell Címjegyzék) rövidítése. 4. Kattintson a Helye: mez nyílára és válassza ki, hova kívánja menteni a fájlt. Ha nem hálózati meghajtóra menti (hanem az alapértelmezés szerinti C:\-re), akkor nem lesz képes megosztani másokkal a címjegyzékét. 5. Kattintson a Mentés gombra.

40


9.8 Személyes címjegyzék fájlok importálása 1. A Címjegyzékb l válassza ki azt a személyes címjegyzéket vagy hozzon létre újat, melybe az importálja a címjegyzéket. 2. A Fájl menüb l válassza az Importálás menüpontot. A Címjegyzék importálása dialógusablak jelenik meg:

3. Kattintson a Helye: mez nyilát és válassza ki a megfelel meghajtó bet jelet és mappát, amelyikben az importálandó címjegyzék fájl található. 4. Válassza ki a megfelel .nab kiterjesztés fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.

9.9 Személyes címjegyzékek törlése 1. A Címjegyzékb l a Fájl menüben válassza a Címjegyzék törlése menüpontot. A Címjegyzék törlése párbeszédablak kilistázza az összes személyes címjegyzéket:

2. Válassza ki a törölni kívánt címjegyzéket. 3. Kattintson az OK gombra. A törléshez meger sítést kér a rendszer:

4. Kattintson az Igen gombra, hogy törölje a címjegyzéket.

41


9.10 Személyes címjegyzék testreszabása 1. A Címjegyzékb l válassza ki azt a címjegyzéket amelyet testreszabni kíván. 2. Új információs oszlop hozzáadásához kattintson a jobb egérgombbal az oszlopjelöl re. Egy a felhasználható oszlopneveket tartalmazó menü jelenik meg:

3. Válassza ki a hozzáadandó oszlopnevet. A már megjelenített oszlopok kiszürkítve jelennek meg. 4. Egy oszlop eltávolításához, kattintson az oszlopjelz re és “húzza” máshova. 5. Az oszlopokat más sorrendbe is rendezheti egyszer kattintással és áthúzással.

Tipp: A különböz címjegyzékekhez különböz kinézetet választhat!

9.11 Címjegyzék rövidítés létrehozása 1. Az Intéz b l vagy a Sajátgépben keresse meg az addrbook.exe fájlt. A C:\Novell\GroupWise mappában kell lennie. 2. Kattintson a jobb egérgombbal az addrbook.exe fájlra, húzza az asztalra, és engedje fel az egérgombot. A megjelen menüb l válassza a Rövidítés létrehozása menüpontot. Egy rövidítési ikon fog megjelenni, mely a Címjegyzékre mutat: 3. Kattintson kétszer az ikonra, ha be akarja hívni a Címjegyzéket akkor ha a GroupWise nincs megnyitva.

42


10Keresés A GroupWise az ön leveleinek és dokumentumainak nem csak hatékony tárolóhelye, hanem a tárolt üzenetek és dokumentumok kapcsán további szolgáltatásokat nyújt. Az egyik “legnagyszer bb” tulajdonsága, hogy a rendszer tömöríti, titkosítja és indexeli a tárolt dokumentumokat; azaz nem csak kevesebb helyet foglalnak, mint eredeti formájukban, és illetéktelenek nem férhetnek hozzájuk, de ha csak keresni akarunk a dokumentumokban, az is egyszer en megoldható. Például ha csak arra emlékszik, hogy valamelyik dokumentumában szerepelt az „öntöttvas” szó, amit a múlt héten írt vagy kapott, akkor a rendszer el tudja keresni az összes ezeknek a feltételeknek megfelel dokumentumot.

10.1 Keresés 1. Kattintson a gombsoron az ikonra, vagy válassza az Eszközök menüb l a Keresés menüpontot, az alábbi Keresés ablak jelenik meg 2 címkével:

Keresend : ide írhatja be azt a kifejezést, amire keresni kíván. Ha az Irányított keresés… gombra kattintva a feljöv ablakban összetett kifejezéseket adhat meg, hogy mire szeretne keresni:

(Például: azokra a bejegyzésekre keres, amelyeknek feladója tartalmazza a Bakonyi nevet.) Csak a hivatalos dokumentumváltozat: ha dokumentumokban is keresni kíván, akkor csak a hivatalos változatnak megjelölt dokumentumban keressen. (Lásd dokumentumkezelés.)

43

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 2. A Keresés helye címkére kattintva az alábbihoz hasonló ablak jelenik meg:

Itt kijelölheti, hogy mely mappákban illetve dokumentumkönyvtárakban kíván keresni. A rendszer induláskor az összes mappát illetve elérhet dokumentumkönyvtárat kijelöli. A kijelölt mappák el tt az ikon jelenik meg, azon mappák/dokumentumkönyvtárak el tt, melyeket a keresésb l ki kíván hagyni ne legyen kipipálva a doboz: .

Figyelem: ha egy mappára úgy kattint (akár kijelöléskor, akár a kijelölés visszavonásakor), hogy az nincs nyitva azaz az ikon szerepel el tte, akkor a kijelölés (illetve visszavonás), az összes benne lév mappára igaz lesz. Ez érvényes akkor is ha magát a használó nevét választja ki a fenti ablakban.

3. Miután megadta a keresni kívánt kifejezést, és kiválasztotta a keresés helyét az OK gombra kattintva megjelenik a keresés eredménye, a GroupWise keresés ablak, azokkal az üzenetekkel amelyekre állt az ön által megadott feltétel:

44


10.2 Keresés mentése 1. A keresés csak addig lesz érvényes, amíg újabb tételre nem keres, vagy vissza nem tér a f ablakhoz. El fordulhat, hogy szüksége lehet arra, hogy a keresés eredményét eltárolja, hogy kés bb ne kelljen újra ugyanezen feltételek szerint rátalálnia a kívánt anyagokra. Ezt úgy teheti meg, hogy a fentebbi módon végrehajtott keresés után, a GroupWise keresés ablakban az ikonra kattint. Ekkor a Keresési eredménymappa létrehozása ablak jelenik meg:

A Mappa neve mez be írja be, hogy mi legyen az új mappa neve (alapértelmezés: Kereséséi eredménymappa), Fel, Le, Balra, Jobbra gombokkal pedig oda helyezi az irattárban a mappát, ahova szeretné.

2. A Tovább gombra kattintva a következ ablak jelenik meg:

45

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Itt az Új tételek megkeresése a mappa minden megnyitásakor mez kiválasztásával a keresést minden alkalommal, mikor az adott mappára kattint, a rendszer automatikusan újraindítja, így anélkül hogy újra be kellene írnia a feltételeket, és újrakerestetnie a tételeket, a rendszer ezt automatikusan megteszi ön helyett!

10.3 Keresés módosítása Ha a keresés feltételeit módosítani szeretné, akkor a GroupWise keresés ablakban kattintson az ikonra.

46


11Sz rés Egy mappában az egyszerre kb. 5000 tétel jeleníthet meg, de már jóval kevesebb számú tétel esetén is szükség lehet arra, hogy csak bizonyos üzeneteket jelenítsünk meg. Erre a feladatra lehet a sz rési funkciót használni.

11.1 Sz r létrehozása

1. Kattintson a GroupWise ablak jobb alsó sarkában lev ikonra és itt válassza a Sz rés menüpontot, vagy a Nézet menüb l válassza a Sz r ->Szerkesztés/Létrehozás menüpontot. A Sz rés ablak jelenik meg:

2. Az adott sz r ben különböz feltételeket adhat meg, hogy mi szerint sz rjön, és hogy a sz rések milyen kapcsolatban álljanak egymással. A fenti példában a sz r majd csak azokat az üzeneteket jeleníti meg, melyek a olyan feladótól jöttek, kinek a neve tartalmazza a „bakonyi” szót, például: Bakonyi_Tamás. 3. Az OK gombra kattintva már csak azok a tételek jelennek meg, melyek teljesítik a sz r ben megadott feltétel(eke)t:

Figyelem: a sz r mindegyik mappára vonatkozik!

47


11.2 Sz r kikapcsolása

Ha nincs szüksége a sz rés további alkalmazására, kattintson az törlése menüpontot.

ikonra és válassza a Sz rés

11.3 Sz r mentése

1. Nem kell minden egyes alkalommal újra létrehoznia a megfelel sz rési beállítást, hanem el is mentheti kés bbre, hogy bármikor alkalmazhassa. Ehhez a sz r létrehozásakor a Sz r menüpontból ki kell választania a Mentés menüpontot, melyre az alábbi ablak jelenik meg:

2. Itt a Fájlnév mez be a sz r azon nevét kell beírni, amilyen néven kés bb el akarja érni. A Leírás mez tartalmazza, hogy mit is csinál az adott sz r ; az Elhelyezés a menübe opció kiválasztásával pedig ha legközelebb akarunk sz r t alkalmazni, akkor ez a sz r automatikusan megjelenjen az

alkalmazható sz r k listájában, mikor az

ikonra kattint.

11.4 Sz r módosítása

Az aktuális sz r t módosíthatja, ha a Nézet menüb l a Sz r ->Szerkesztés/Létrehozás menüpontot választja.

48


12Szabályok használata Az üzeneteinek többségét anélkül tudja kezelni, hogy belépett volna a rendszerbe. Úgynevezett „Szabályok” használatával a GroupWise képes nagyon sokféle feladat automatizálására, például üzenetek mappákba mozgatására, automatikus válaszolásra, találkozók és tennivalók elfogadására, üzenetek továbbítására és törlésére. Az alábbiakban csak kett szabály kerül bemutatásra - egyik automatikus választ küld akkor, ha szabadságon van, a másik bizonyos üzeneteket automatikusan áthelyez egy adott mappába.

12.1 "Szabadság" szabály létrehozása 1. A f ablakból, válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg (önnél más Szabályok jelenhetnek meg):

Tipp: Minden korábban létrehozott szabály megjelenik a Szabálylista ablakban. A szabály melletti pipa a szabály érvényességét jelzi. 2. Kattintson az Létrehozás gombra. A Szabály létrehozása párbeszédablak jelenik meg:

49

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 3. Írja be a szabály nevét a Szabálynév: mez be. (Pl.: Szabadság) 4. Válassza ki a megfelel üzenettípust (Levél, Találkozó, Tennivaló, Feljegyzés vagy Telefonüzenet) a Tételtípusok alatt. 5. Kattintson az Új m velet gombra. A megjelen menüb l válassza a Válasz-t. 6. Az alábbi Válasz ablak jelenik meg. Pipálja ki a Feladótól kapott üzenet átvétele a válaszba szöveg el tti dobozt.

7. Kattintson az OK gombra. Az alábbi Válasz párbeszédablak jelenik meg.

8. Írjon be egy rövid üzenetet távollétével kapcsolatban az Üzenet: mez be. Írja bele szabadságának kezdetét és végét és a helyettesít jének elérhet ségi adatait. 9. Kattintson az OK gombra. A Szabály létrehozása párbeszédablak jelenik meg.

Tipp: További tevékenységek adhatók ehhez a szabályhoz, mint például a tétel automatikus továbbítása egy más használó számára. A továbbítás nem távolítja el automatikusan postafiókjából az üzenetet, csak átmásolja a címzettnek. 10. Kattintson a Mentés gombra, a szabály a Szabálylistába kerül és egy kipipált doboz jelenik meg mellette, jelezve, hogy a szabály engedélyezve van.:

11. Kattintson a Bezárás gombra. Tipp: Ne felejtse el kikapcsolni a szabály, ha visszatért a szabadságáról, különben az üzenetek továbbra is automatikusan megválaszolásra kerülnek, azt jelezve, hogy még mindig szabadságon van.

50


12.2 Üzenetek automatikus mappába helyezése 1. A F Ablakból, válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg:

2. Kattintson az Létrehozás gombra. A Szabály létrehozása párbeszédablak jelenik meg:

3. Írja be a szabály nevét a Szabálynév: mez be. (Pl.: Mariska) 4. Kattintson a Feltételek megadása gombra. Feltételek megadása párbeszédablak jelenik meg: 5. Válassza Feladó mez t. 6. Írja be "Mariska" nevét abba a dobozba, ahol a kurzor villog, majd kattintson az OK gombra:

51


7. A tételtípusok közül válassza a Levél típust. 8. Kattintson az Új m velet gombra, és válassza az Áthelyezés mappába pontot. A Tétel áthelyezése mappába párbeszédablak jelenik meg. 9. Válassza az Irattár mappát, abban egy megfelel almappát (pl.: Mariska levelei), a mellette lev doboz kipipálásával:

10. Kattintson az Áthelyezés gombra. 11. Kattintson a Mentés gombra, a szabály a Szabálylistába kerül és egy kipipált doboz jelenik meg mellette, jelezve, hogy a szabály engedélyezve van. 12. Kattintson a Bezárás gombra.

52


12.3 Szabályok letiltása Ha egy szabály alkalmazását id legesen fel szeretné függeszteni, nem szükséges a szabály törlése, elég azt letiltani:

1. A F Ablakból, válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg:

2. Válassza ki a tiltandó szabályt és kattintson a Letiltás gombra, vagy szedje ki az el tte lev dobozból a pipát.

3. Kattintson a Bezárás gombra.

53


12.4 Szabályok módosítása 1. A F Ablakból, válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg:

2. Válassza ki a tiltandó szabályt és kattintson a Szerkesztés gombra, a Szabály szerkesztése párbeszédablak jelenik meg:

3. Végezze el a kívánt módosításokat, majd kattintson a Mentés gombra, a szabály frissítéséhez. 4. Kattintson a Bezárás gombra.

54


13Lomtár Minden törölt üzenet a Lomtárba kerül, ahol addig marad, míg ürítésre nem kerül. Alapértelmezés szerint a Lomtár hetente kerül ürítésre, de bármikor kiürítheti lomtárában a kiválasztott üzeneteket. A Lomtárbeli üzenetek megtekinthet k és visszaállíthatóak kiürítésig. Kiürítés után véglegesen elvesztek az üzenetek.

13.1 Lomtár megnyitása 1. Válassza a

Lomtár mappát. Minden törölt üzenet megjelenik itt:

13.2 Üzenet visszaállítása a Lomtárból 1. A Lomtár mappában válassza ki a visszaállítani kívánt üzenetet. 2. Kattintson a jobb egérgombbal és válassza a Törlés helyreállítása menüpontot. Az üzenet abba a mappába kerül visszahelyezésre, ahonnan törölték és elt nik a Lomtárból.

13.3 Üzenetek ürítése a Lomtárból 1. A Lomtár mappában válassza ki a visszaállítani kívánt üzenetet. 2. Kattintson a jobb egérgombbal és válassza a Kijelölt tételek kitörlése menüpontot. Az üzeneteket a rendszer eltávolítja a Lomtárból és többé nem lesznek elérhet k.

13.4 Lomtár ürítése 1. A Szerkesztés menüb l válassza a Lomtár kiürítése menüpontot vagy a Lomtárban bármely üzenetre a jobb egérgombra kattintva, a felbukkanó menüb l válassza a Lomtár kiürítése menüpontot. Minden üzenet ürítésre kerül és nem lesznek elérhet k.

55


14Helyettesítés A Helyettesítés használatával más használók Postafiókját és Naptárát kezelheti. A helyettesítés során különféle m veleteket hajthat végre a másik használó helyett, például tételek olvasását, elfogadását vagy elvetését, a másik használó által megszabott megszorításokon belül. Két el zetes lépés szükséges ahhoz, hogy valakit helyettesítsen. El ször a használónak, akit helyettesíteni tervez, a Hozzáférési listájában jogokat kell adnia Önnek. Azután a saját Helyettesítend k listájára Önnek kell felvennie a használó nevét, hogy hozzáférhessen Postafiókjához és Naptárához. Ha ezek a lépések megtörténtek, és a másik használó Postafiókját vagy Naptárát kell kezelnie, kattintson a használó nevére a saját Helyettesítend k listájában.

14.1 Helyettesítési hozzáférés megadása 1. A F ablakból válassza az Eszközök menüt, ott a Beállítások menüpontot. A Beállítások ablak jelenik meg.

2. Kattintson a Védelem ikonra. A Védelmi beállítások ablak jelenik meg, 3 címkével. Válassza a Helyettesítés hozzáférési listája-t:

56

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 3. Kattintson az ikonra, majd dupla kattintással válassza ki a kívánt használót, hogy a Felhasználó neve: mez be kerüljön, ahonnan automatikusan továbbkerül a Hozzáférési listá-ba:

4. Adja meg a megfelel hozzáférési jogot a megfelel doboz kipipálásával: Levél/telefon: Olvasás - Olvashatja az Ön által kapott tételeket. Írás - Tételeket hozhat létre és küldhet az Ön nevében. Találkozó: Olvasás - Olvashatja az Ön személyes és csoportos találkozóit. Írás - Személyes és csoportos találkozót ütemezhet az Ön nevében. Feljegyzés: Olvasás - Olvashatja az Ön által kapott feljegyzéseket. Írás - Feljegyzéseket hozhat létre és küldhet az Ön nevében. Tennivaló: Olvasás - Olvashatja az Ön által kapott tennivalókat. Írás - Tennivalókat hozhat létre és küldhet az Ön nevében. Feliratkozás a nekem szóló hangjelzést kapók körébe - Ugyanazt a hangjelzést kapja, mint Ön. Megkapja a nekem szóló feljegyzéseket - Értesítést kap arról, hogy Önnek tételei érkeztek. Beállításokat / szabályokat / csoportokat módosíthat - Módosíthatja az Ön Postafiókjának beállításait. A helyettes szerkesztheti a beállításokat, többek között a más használóknak biztosított hozzáférést is. Ha a helyettesnek Postakezelési joga is van, szabályokat és saját csoportokat is módosíthat. Tételeket archiválhat - A helyettes saját archív mappájában tárolhatja és olvashatja az Ön tételeit. Ha a helyettesnek Archiválási jogokat adott, az általa archivált tételek az merevlemezén kerülhetnek tárolásra, és így Önnek nem lesz azokhoz hozzáférése. Magánjelleg tételeimet elolvashatja - Olvashatja az Ön magánjelleg vé nyilvánított tételeit. Ha a helyettesnek nem biztosít Személyes jogokat, a Postafiók magánjelleg vé nyilvánított tételei rejtve maradnak el le. 6. Kattintson az OK gombra, majd a Bezárás gombra.

57


14.2 Használó törlése a Helyettesítend k listájáról 1. A F ablakból válassza az Eszközök menüt, ott a Beállítások menüpontot. A Beállítások ablak jelenik meg.

2. Kattintson a Védelem ikonra. A Védelmi beállítások ablak jelenik meg, 3 címkével. Válassza a Helyettesítés hozzáférési listája-t: 3. Kattintson az eltávolítani kívánt névre, majd az Eltávolítás gombra. 4. Kattintson az OK gombra.

14.3 Mások Postafiókjának és Naptárának kezelése 1. A Helyettesítés lista megjelenítéséhez kattintson a bal alsó sarokban lev gombra. 2. Kattintson annak a személynek a nevére, akinek a Postafiókját el szeretné érni. Ilyenkor a GroupWise címsora a helyettesített használó nevét írja ki. Csak az engedélyezett m veleteket végezheti a postafiókban. 3. Ha befejezte a munkát a másik használó Postafiókjában, a saját Postafiókhoz történ visszatéréshez végezze el az el bbi lépéssorozatot, de most a saját nevét válassza.

14.4 Több használó postafiókjának kezelése egyszerre. 1. A f menüb l válassza az Ablak menüpont alatt az Új ablak menüpontot. 2. A megjelen ablakban ugyanúgy dolgozhat, mint eddig tette.

58


15Dokumentum menedzsment A dokumentum menedzsment célja, hogy egyfajta papírmentes irodát alakíthasson ki, azaz az összes eddigi tevékenységet, amit papír segítségével végez, azt immár elektronikus úton tegye meg, ahol lehetséges. Azaz ne kelljen mindenki számára külön nyomtatni/fénymásolni egy példányt egy dokumentumból; hosszú távon, biztonságosan lehessen tárolni egy dokumentumot; lehessen szabályozni a hozzáférést az egyes dokumentumokhoz, több változat esetén tudjuk, hogy mik vannak az egyes változatokban, és ezeket kés bb is el lehessen venni; egyszer en legyen elérhet az összes verziót, és ne kelljen több szekrényben, irattartóban keresni ket, stb.

15.1 Dokumentumtárolás a "Könyvtárakban" A dokumentumok a GroupWise-ban ugyanolyan tételek, mint az eddig már megszokott üzenetek: levelek, találkozók, stb. Ha a rendszer megfelel en fel van készítve, akkor a dokumentumokat ugyanúgy kezelheti, mint a többi üzenetet: egyszer en kett t kattintva az adott dokumentumra, mely a GroupWise mappájában van, az adott dokumentumhoz tartozó alkalmazás elindul, mellyel megcsinálja a kívánt változtatásokat a dokumentumban, majd elmenti ezeket. Itt több lehet sége is fennáll: felülírhatja a régi példányt (mint eddig tette általában), de új változatot is létrehozhat, és megadhatja, hogy ezentúl az legyen a hivatalos verzió. Így visszakövethet vé teheti a dokumentum élete során végzett változásokat. Például megtartva korábbi törléseket, ha szükséges egyszer en „visszavarázsolhatja” a kivágott részeket a korábbi változatokból (például másolás beillesztéses módszerrel, vagy akár a régi változatot újraszerkesztve készítheti el az új hivatalos változatot), és nem kell újra begépelnie. Egy dokumentumból több változat létezhet, de mindig van egy hivatalos változat. A hivatalos változat fontos, mert erre lehet például keresni a már megszokott keresés funkció segítségével, az egyéb változatokra nem. A GroupWise a dokumentumokat ún. Könyvtárakban tárolja. (Ezentúl a GroupWise Könyvtárakat nagy K-val kezdem, a hagyományos értelemben vett, fájlrendszerbeli könyvtárakat, kis k-val.) Gondolhat a GroupWise Könyvtárakra úgy mint a Szabó Ervin könyvtárra. Ön is több Könyvtárban tárolhat anyagokat, ez a rendszergazdától és az általa kialakított filozófiától/rendszert l függ en, mint ahogy a könyvek is több Szabó Ervin könyvtár kerületi fiókban lehetnek. Mindent be lehet rakni a könyvtárakba, de nem mindenki láthat mindent: a GroupWise a Könyvtárakban lev dokumentumokat titkosítva, tömörítve tárolja, majd indexeli is ket. Ez biztosítja, hogy illetéktelen ne férhessen hozzá az egyes dokumentumokhoz, hatékonyabb a helykihasználás, de ami az ön szempontjából talán a legfontosabb, hogy így ha egy dokumentumának csak néhány szavára emlékszik, akkor is megtalálhatja a keresés funkció segítségével, ha már régen elfeledte, hogy hova is mentette el. Ez utóbbi funkció sokkal egyszer bben használhatóvá teszi mint a hagyományos könyvtárat, hiszen ott csak a könyv címe és szerz je volt nyilvántartva, de a tartalma nem! Továbbá ott a könyveknek volt valami azonosítójuk, mely alapján a könyvtáros egyszer en megtalálhatta: ABC.123.4. Ez az azonosító itt is megvan (minden dokumentumnak van egy saját azonosítója, mely egy szám), de keresni nem ez alapján kell! Egy dokumentum egyszerre csak egy személy által nyitható és módosítható – mint ahogy egy könyvtárban is csak egy személy olvashatja egyszerre ugyanazt a példányt. A GroupWise-ban azonban a megjelenítési joggal rendelkez személyek megtekinthetik akkor is, ha azt már megnyitották. Ha kikéri a dokumentumot a könyvtárból, akkor zárolják addig, amíg Ön azt be nem adja. Ez megakadályozza, hogy mások módosítsák a dokumentumot, a kikérés ideje alatt. A megjelenítési joggal rendelkez k azonban betekintést nyerhetnek.

15.2 Régi dokumentumok importálása a Könyvtárba A dokumentummenedzsment alapjainak tisztázása után el kerül a kérdés, hogy ez mind szép és jó, de mit lehet kezdeni a már meglév dokumentumokkal? Egyszer a megoldás, azokat importálni kell a Könyvtárba: 1. A GroupWise-ban válassza a Fájl menüb l a Dokumentumimportálása menüpontot, az alábbi ablak jelenik meg:

59


2. Az Importálandó fájlok mez be válogassa be a Hozzáadás gomb segítségével az importálandó fájlokat, majd kattintson a Tovább gombra. Az alábbi ablak jelenik meg:

60

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 3. A Dokumentumhivatkozások mappája mez ben válassza ki azt a mappát, ahova az importálandó dokumentumot el kívánja helyezni. Kattintson ismét a Tovább gombra. Az alábbi ablak jelenik meg:

4. Most kattintson a Befejezés gombra. A gombra kattintás után a GroupWise importálja a kijelölt dokumentumokat, és folyamatosan jelzi az importálás állapotát:

61

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Az el bbi a módszerrel néhány dokumentumot lehet importálni, de több száz vagy ezer dokumentum importálása kényelmetlen lehet. Ez is egyszer en megoldható: 1. A Windows Intéz ben a dokumentumokat tartalmazó mappára kattintva a bal egérgombbal, az egérgomb folyamatos nyomva tartása mellett húzza át a mappát a GroupWise postafiókba. (Drag-anddrop v. megfogás-áthúzás.)

15.3 Új dokumentumok létrehozása a "Könyvtárban" 1. A Fájl menüb l válassza az Új->Dokumentum menüpontot, az alábbi ablak jelenik meg:

2. Válassza ki, hogy mi legyen az új dokumentum létrehozásának módja: - alkalmazás kiválasztásával, megadhatja melyik alkalmazást indítsa el a dokumentum létrehozásához - GroupWise sablon választásával már létez sablont választhat (pl.: jelentéssablon) az új dokumentum alapjául - de egy már létez fájlt is felhasználhat az új dokumentum alapjául a Fájl választása ponttal 3. Válassza ki, hogy melyik GroupWise "könyvtárba" tárolja el a dokumentumot, majd kattintson az OK gombra. A következ ablak jelenik meg:

4. Írja be a dokumentum témáját. Az itt megadott témával fog megjelenni a dokumentum a GroupWise-ban. Ha nem most adja meg, akkor kés bb – például mentéskor - is megadhatja. 5. Ha a Dokumentum megnyitása most dobozba pipát tesz, akkor az adott dokumentumtípushoz tartozó alkalmazás elindul, hogy szerkeszthesse dokumentumát. Ha nem pipálja ki, akkor a dokumentum a Folyamatban mappába kerül. Az OK gomb megnyomásával elindul az alkalmazás és szerkesztheti a dokumentumot. 6. Új dokumentum módosítása után mentéskor két lehet ség áll fent a mentésre: vagy az alkalmazással menti le és ilyenkor a dokumentum hagyományos módon a fájlrendszerbe kerül

62

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) elhelyezésre, vagy válassza a Mentés új dokumentumként pontot, és ekkor a dokumentum a GroupWise-ban kerül mentésre:

A dokumentum mentés után önálló tételként jelenik meg a GroupWise-ban, látható, hogy a dokumentum el tt azon alkalmazás ikonja szerepel amivel létrehoztuk a dokumentumot:

63


15.4 Dokumentum módosítása, új változatok Ha egy dokumentumot módosítani akar, egyszer en kattintson rá kett t, elindul a hozzátartozó alkalmazás, és ha befejezte akkor lementve felülírja a régi példányt. A GroupWise-ban, mint korábban említettem, lehet ség van ún. verziózásra, több változat használatára. Miel tt részletezném, hogy kell új változatot létrehozni, tisztázzuk a változat fajtákat: Hivatalos - Az a változat, amelyet a használó hivatalosnak jelöl meg. Hivatalos változat kijelölésekor lehet ség van arra, hogy ehhez a használók számára a dokumentum más változataitól eltér jogokat rendeljen. Megteheti például, hogy az alkalmazottak kézikönyvének hivatalos változatához minden használó számára megtekintési jogot rendeljen, míg saját magának jogot adhat a kézikönyv összes egyéb változatának megtekintéséhez és szerkesztéséhez. Ha nem írja el a dokumentum hivatalos változatát, akkor az aktuális változat lesz a hivatalos. A Tétellistában a dokumentum hivatalos változatát a dokumentumhivatkozás mellett megjelen csillag jelzi. Aktuális – A dokumentum legutolsó változata. Egyéni változat – A dokumentumnak az a változata, amelyre a változatszámával közvetlenül lehet hivatkozni. A Tétellistában ezt a változatot a dokumentumhivatkozás mellett megjelen számjegy szimbóluma (#) jelzi.

Új változat létrehozása: 1. A jobb egérgombbal kattintson arra a dokumentumra, melyb l az új változatot létre akarja hozni, majd válassza az Új változat menüpontot. Az alábbi ablak jelenik meg:

A Változat leírása mez be megadhatja az annak a változatnak a leírását. (Például, hogy mit módosított.) Az OK gomb megnyomása után az alkalmazással módosíthatja az új változatot, melybe egyébként minden adat beíródik, ami az eredetijére jellemz volt.

Adott változatról információ szerzése: 1. Kattintson a dokumentumra a jobb egérgombbal, majd válassza a Jellemz k menüpontot. A megjelen ablakban válassza a Változat címkét. A változat száma az a szám ami a verzió szó mögött áll (a példában 2. (A dokumentum állapota Hozzáférhet , ami majd megváltozik, ha kikéri (lásd kés bb) a dokumentumot.):

64


15.5 Változatok listázása, hivatalos változat kijelölése 1.

Ha listázni akarja az adott dokumentum összes változatát, kattintson jobb egérgombbal az adott dokumentumra és válassza a Változatlista menüpontot:

2. Hivatalos változat kijelöléséhez válassza ebben az ablakban a M veletek menüb l a Hivatalos változat menüpontot. A hivatalos változat mellett egy csillag jelenik meg.

65


15.6 Dokumentumok törlése a "könyvtárból" Egy dokumentumot, ha törölni akar, akkor erre több lehet sége is van: - Dokumentum eltávolítása a mappából – a dokumentumot törli az ön mappájából - Kijelölt változat törlése a könyvtárból – a dokumentum adott verzióját törli a könyvtárból (tehát más mappájából is) - Összes változat törlése a könyvtárból – a dokumentum összes verzióját törli a könyvtárból

1.

Kattintson a jobb egérgombbal a dokumentumra, és válassza a menüb l a Törlés menüpontot. A következ ablak jelenik meg:

2. Válassza ki a törlés módját, majd kattintson az OK gombra.

66


15.7 Dokumentum jellemz inek megnézése 1. Kattintson a dokumentumra a jobb egérgombbal. A következ ablak jön el :

Ebben az ablakban megnézheti/megváltoztathatja a dokumentum témáját, típusát, új szerz t adhat neki. A hivatalos változat mez a hivatalos változat azonosítóját adja meg, az aktuális változat mez pedig, azt hogy melyik a legfrissebb változat. Az hogy ez a változat melyik változat úgy nézheti meg, hogy a Változat címkére kattint:

15.8 Dokumentumok megosztása másokkal Mikor létrehoz, importál egy dokumentumot (de akár kés bb is), meghatározhatja, hogy mások (mely személyek illetve csoportok) milyen módon férhessenek hozzá. Mikor létrehoz egy új dokumentumot, ön lesz a tulajdonosa, bármit megcsinálhat a dokumentummal. A dokumentumtól függ en különböz módon oszthatja meg a használatát. Például egy adott dokumentumon, melyen egy társával együtt dolgoznak,

1. Válassza ki a megosztani kívánt dokumentumot, és kattintson rá a jobb egérgombbal. Válassza a Közös használat menüpontot. Az alábbi ablak jelenik meg:

67


2. Alapértelmezésben a megosztási listán 2 alapcsoport jelenik meg: <Általános felhasználói hozzáférés>, aki semmit nem tud csinálni a dokumentummal és aki mindent megtehet a dokumentummal. Az el bbi az összes GroupWise használót jelenti, akinek van hozzáférése a "könyvtárhoz", az utóbbi a dokumentum létrehozóját illetve kés bbi tulajdonosát jelenti. Ha a Nem közös pontot választja a dokumentum létrehozásakor (illetve kés bb sem módosítjuk ezt a tulajdonságot), akkor mások nem érhetik el a dokumentumot. Ha a Közös pontot választja, akkor engedélyezi és szabályozza a hozzáférést. Aki nincs benne a Használók listájában nem fér hozzá a dokumentumhoz. A dokumentumhoz a következ hozzáférési szinteket lehet megadni: • Megtekintés – ezzel a joggal az adott személy megnézheti a dokumentumot • Szerkesztés – ezzel a joggal az adott személy módosíthatja a dokumentumot • Törlés – ezzel a joggal az adott személy törölheti a dokumentumot • Megosztás – ezzel a joggal az adott személy közös használatúvá teheti a dokumentumot: beteheti osztottan használt mappába, illetve elküldheti másnak referenciaként • Védelem módosítása – ezzel a joggal az adott személy meghatározhatja, hogy mások miként férhetnek hozzá közös használatkor. Az így megadott jogok, az összes változatra vonatkoznak.

Lehet változatonként is szabályozni a hozzáférést, a Változatok védelme kattintva.

68


15.9 Dokumentumok keresése Dokumentumok keresése ugyanúgy történik, mint az egyéb GroupWise üzenetek keresése. Lásd a Keresés fejezetben.

15.10 Dokumentumok állapotának megnézése - ki mit csinál Az egyes dokumentumok esetén azt is nyomon lehet követni, hogy ki mit csinált az adott dokumentummal: például meg lehet nézni, hogy egy másik személy megnyitotta-e azt, vagy sem; így nem tudja letagadni, hogy megnézte-e az adott dokumentumot: 1. Kattintson a dokumentumra a jobb egérgombbal, majd a fels címkesorból válassza a Tevékenységnaplót:

A Kijelölt változat mutatása pont az adott változattal kapcsolatban végzett tevékenységeket mutatja, a Összes változat mutatása az összes változattal kapcsolatban végzett tevékenységeket mutatja.

69


15.11 Dokumentumok kikérése Ha egy dokumentumot otthon akar szerkeszteni és nem akarja, hogy más ez id alatt szerkesztésre hozzáférhessen, akkor a dokumentumot „ki kell kérnie”:

1. Kattintson a bal egérgombbal egyszer a dokumentumra, majd a M veletek menüb l válassza a Kikérés menüpontot:

Ha kikéri a dokumentumot a könyvtárból, akkor zárolják addig, amíg Ön azt be nem adja. Ez megakadályozza, hogy mások módosítsák a dokumentumot, a kikérés ideje alatt. A megjelenítési joggal rendelkez k azonban betekintést nyerhetnek. Adja meg a dokumentum fájlnevét a Kikérési fájlnév mez be, vagy jegyezze le az alapértelmezett számozott fájlnevet. Ha másolatot készít a dokumentumról, adja meg az elérési útvonalat ahhoz a helyhez, ahol tárolni akarja a kikért dokumentumot.

2. Kattintson a Kikérés gombra. A kikért dokumentumot senki sem módosíthatja mindaddig, amíg az Ön kikérése van érvényben. Bárki megjelenítheti azonban, ha rendelkezik megjelenítési joggal. 3. Elkészült a m velettel. Kattintson a Bezárás vagy Menü gombra.

4. Ha ilyenkor nézi meg a dokumentum verziójellemz it, akkor láthatja, hogy az állapota „Kikérve (Kikér személy)”-re változott:

70


15.12 Dokumentumok beadása Ha egy dokumentumot kikért, addig nem módosíthatja más, míg be nem adja: 1. Kattintson a bal egérgombbal egyszer a dokumentumra, majd a M veletek menüb l válassza a Beadás menüpontot:

71


4 lehet ség közül választhat: • Dokumentum beadása és áthelyezése: Visszahelyezi a kikért dokumentumot a Könyvtárba és törli a kikért dokumentumot a lemezr l vagy könyvtárból, ahova ki volt téve. • Dokumentum beadása és másolása: Visszahelyezi a kikért dokumentumot a Könyvtárba és meg rzi a kikért dokumentumot a lemezen vagy könyvtárban, ahova ki volt téve. • Csak beadás: Visszahelyezi a kikért dokumentumot a Könyvtárba, de a Könyvtárbeli másolatot akkor sem frissíti fel, ha módosítások lettek végrehajtva a kikért dokumentumon. Ezt az eljárást akkor kell alkalmazni, ha anélkül kért ki dokumentumot a Könyvtárból, hogy azt másolta vagy mozgatta volna. • Frissítés beadás nélkül: A kikért dokumentumon végrehajtott bármiféle módosításokat visszamásolja a Könyvtárban lév dokumentumra, anélkül, hogy beadná a dokumentumot a Könyvtárba. 2. Ha mozgatja, másolja, vagy frissíti a fájlt, kattintson a Beadás mint gombra, majd válassza ki a legördül listából a dokumentum kívánt beadási módját. • Kikért változat: A GroupWise felülírja a Könyvtárban lév dokumentumot a módosított dokumentummal, amelyet bead. Új verziót nem hoz létre. • Új változat: A kikért dokumentumot a dokumentum új verziójaként adja be a Könyvtárba. Az eredeti dokumentum nem változik meg. • Új dokumentum: A kikért dokumentumot egy új névvel rendelkez új dokumentumként adja be a Könyvtárba. Az eredeti dokumentum a Könyvtárban nem változik meg. Adja meg a kikért dokumentum fájlnevét és elérési útvonalát. 3. Kattintson a Beadás gombra. Elkészült a m velettel. Kattintson a Bezárás vagy a Menü gombra.

72


16Üzenetmegjelenítési lehet ségek A GroupWise-ban lehet ség van a küldend üzenetekben lev szöveg formátumának megváltoztatására. Például növelhet a font mérete, a szöveg színe, a szedés fajtája (d lt, félkövér). Ez lehet vé teszi az üzenetnek egyéni megjelenítés megadását. A címzettek ugyanúgy, ugyanazokkal a beállításokkal fogják látni, mint ahogy feladta.

16.1 Üzenet kinézetének megváltoztatása Az üzenet nézetben válassza ki a formázni kívánt szöveget. Kattintson az eszközsoron található gombra vagy az Szerkesztés menüb l válassza a Bet típus menüpontot. A Bet típus párbeszédablak jelenik meg:

2. Válassza ki a kívánt opciót a párbeszédablakból (pl.: Bet típus, Méret, Szín, ...). A Minta területen egy el zetes kinézet kerül megjelenítésre. 3. Kattintson a OK gombra.

Tipp: Az üzenet témájának bet típusát vagy méretét nem tudja megváltoztatni, de lehet d lt, félkövér vagy aláhúzott, ahogy azt szeretné.

73


17Értesít A GroupWise-ban szabályozni lehet, hogy kapjon-e értesítést ha új üzenetet kap, ha elküldött üzeneteit megnyitják, találkozója kezd dik, stb... vagy sem. Kaphat hangjelzést, egy párbeszédablak bukkanhat fel vagy alkalmazás indulhat automatikusan.

17.1 Az Értesít futtatása 1. A Start menüb l válassza a Programok csoportból, GroupWise 5 alól a GroupWise Értesít programot. Ha Értesít fut az ikon jelenik meg a Windows 95 tálca jobb oldalán.

Tipp: Ha az Értesít t a Windows 95 indulásakor automatikusan indítani akarja, másolja be a programot az Indítópult mappába. Az Indítópult mappa a c:\windows\Start Menü\Programok\Indítópult könyvtárban van.

17.2 Értesít beállításai 1. Az Értesít futásakor kattintson a jobb egérgombbal az ikonra a Windows 95 tálcán, és válassza a Beállítások menüpontot. A Beállítások párbeszédablak 4 címkével jelenik meg:

17.2.1 Általános

Posta ellen rzése x percenként - itt lehet beállítani milyen gyakran nézze az értesít , hogy új üzenet érkezett-e Értesít panel megjelenítése x másodpercig - itt lehet beállítani milyen hosszan jelenjen meg az Értesít ablaka Alapértelmezések - a megváltoztatott beállítások visszaállítása az eredeti értékre

74


17.2.2 Értesítés

Beállítások - itt lehet megadni, mire legyenek érvényesek az itt beállított értékek (levél, találkozó, feladat, feljegyzés) vagy Azonos beálltások minden típushoz Sürg s üzenetek Panel kijelzése - magas prioritású (piros) üzenet érkezése esetén az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - magas prioritású (piros) üzenet érkezése esetén hangjelzés játszása Program indítása - magas prioritású (piros) üzenet érkezése esetén az itt megadott alkalmazás induljon el

Normál üzenetek Panel kijelzése - normál prioritású (fehér) üzenet érkezése esetén az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - normál prioritású (fehér) üzenet érkezése esetén hangjelzés játszása Program indítása - normál prioritású (fehér) üzenet érkezése esetén az itt megadott alkalmazás induljon el

Ráér üzenetek Panel kijelzése - alacsony prioritású (szürke) üzenet érkezése esetén az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - alacsony prioritású (szürke) üzenet érkezése esetén hangjelzés játszása Program indítása - alacsony prioritású (szürke) üzenet érkezése esetén az itt megadott alkalmazás induljon el

75


17.2.3 Emlékeztet k

Az emlékeztet beállításai Panel kijelzése - figyelmeztetés érkezése esetén az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - figyelmeztetés érkezése esetén hangjelzés játszása Program indítása - figyelmeztetés érkezése esetén az itt megadott alkalmazás induljon el

Tipp: Ha személyes vagy csoportos találkozókhoz állít be figyelmeztetést, az Értesít nek futnia kell, hogy a figyelmeztetés megérkezzen.

76


17.2.4 Állapot visszaküldése

Beállítások - itt lehet megadni, mire legyenek érvényesek az itt beállított értékek (levél, találkozó, feladat, feljegyzés) vagy Azonos beálltások minden típushoz

Megnyitáskor Panel kijelzése - ha a címzett megnyitotta üzenetünket, az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - ha a címzett megnyitotta üzenetünket, hangjelzés játszása Program indítása - ha a címzett megnyitotta üzenetünket, az itt megadott alkalmazás induljon el

Elfogadáskor Panel kijelzése - ha a címzett elfogad egy feladatot vagy találkozót, az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - ha a címzett elfogad egy feladatot vagy találkozót, hangjelzés játszása Program indítása - ha a címzett elfogad egy feladatot vagy találkozót, az itt megadott alkalmazás induljon el

Teljesítéskor Panel kijelzése - ha a címzett befejez egy feladatot, az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - ha a címzett befejez egy feladatot, hangjelzés játszása Program indítása - ha a címzett befejez egy feladatot, az itt megadott alkalmazás induljon el

Törléskor Panel kijelzése - ha a címzett töröl egy üzenetünket, az Értesít párbeszédablakja ugrik el Hangjelzés - ha a címzett töröl egy üzenetünket, hangjelzés játszása Program indítása - ha a címzett töröl egy üzenetünket, az itt megadott alkalmazás induljon el

77


17.3 Üzenetek olvasása az Értesít b l 1. Az Értesít bejöv üzenetek párbeszédablakban kattintson az Olvasása ikonra:

2. Ha nem most akarja elolvasni, válassza az Bezárás gombot. Kés bb is elérheti jobb egérgombbal való kattintással az ikonra a Windows 95 tálcáján, Üzenet olvasása-t választva. A fehér boríték ikon addig kerül kijelzésre, amíg van olvasatlan üzenete.

17.4 Értesít kikapcsolása 1. Kattintson a jobb egérgombbal az ikonra a Windows 95 tálcáján és válassza a Kilépés menüpontot. Ezután többé nem kap értesítést.

78


18Online súgó El bb vagy utóbb mindenki segítségre szorul. A GroupWise-ban számos lehet ség van, billenty nyomás, egérkattintás, az egér “nyugtatása” az eszközsoron, menü, beépített oktatók állnak rendelkezésre.

18.1 Súgó elérése - F1 gomb 1. Nyomja meg az F1 gombot bármikor, el ugrik a súgó. A Súgó témák: GroupWise súgó párbeszédablak jelenik meg, 3 címke mutatja a választási lehet ségeket.

2, A következ kategóriák közül választhat: Tartalom - minden egyes témakört felsorol kategorizálva Index - témák abc sorrendbe rendezve Keresés - szóra vagy kifejezésre keresés

18.2 Súgó elérése - Gombsor 1. Pozícionálja az egeret az eszközsor bármely gombja fölé és várjon 1 vagy 2 másodpercet. Egy kis ablak jelenik meg amely az adott gomb funkcióját írja ki.

18.3 Súgó elérése - súgó menü 1. Bármely ablakban A Súgó menüb l válassza a Súgótémák menüpontot. A Súgó témák: GroupWise súgó párbeszédablak jelenik meg 3 címkével. (Lehet ségek: lásd F1 gomb nyomásánál.)

79


18.4 Súgó elérése - Súgó ikon 1. Bármely párbeszédablakban az ikonra kattintva egy kérd jel jelenik meg az egérkurzor mellett. 2. Kattintson arra a részre amir l Súgót kér. Egy az alábbi példa szerinti információs ablak jelenik meg az adott részr l szóló tudnivalóval.

18.5 Súgó elérése - GroupWise kalauz 1. A Súgó menüb l válassza a Kalauz menüpontot. A GroupWise Kalauz párbeszédablak jelenik meg 6 címkével:

80

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 2. Válasszon egy címkét. A megnézhet témák zöld aláhúzott szövegként jelennek meg:

3. Kattintson egy aláhúzott zöld témára. Az adott téma információs panelje jelenik meg:

4. Az alábbi ikonokra kattintva a következ ket teheti meg: a következ oldalra ugrik az el z oldalra ugrik visszatér a f képerny re

81


19A GroupWise testreszabása A GroupWise lehet vé teszi, hogy az ön saját magára jellemz , egyéni környezetet alakítson ki. A program néhány alapértelmezés szerinti beállítással kerül az ön “asztalára”. Néhány beállítás ezek közül egyedileg állítható, néhány általánosan. Most az általános beállításokat nézzük meg.

19.1 Alapértelmezés szerinti opciók elérése 1. A f képerny r l az Eszközök menüb l válassza a Beállítások menüpontot, melyre az alábbi párbeszédablak jelenik meg:

2. Kett t kattintva a következ lehet ségek közül választhat:

Környezet - az általános kinézettel kapcsolatos beállítások Küldés - az elküldend üzenettel kapcsolatos beállítások

Dokumentum - alapértelmezés szerinti dokumentumkönyvtár megadása, és tulajdonságok beállítása Védelem - a postafiókjával kapcsolatos biztonsági beállítások Dátum és Id - a naptárbeli megjelenítést befolyásoló beállítások

82


19.2 Környezet módosítása 1. A Beállítások párbeszédablakból kattintson duplán az ikonra. A Munkakörnyezet párbeszédablakban 5 címke jelenik meg. Az 5 címke az alábbi beállítási lehet ségeket teszi elérhet vé:

19.2.1 Általános adatok

Kezel felület nyelve - a GroupWise felület nyelvének beállítása Megjelenítési beállítások Továbbolvasás elfogadás, elutasítás vagy törlés után - a következ üzenet megjelenítése, ha elfogadta, elutasította vagy törölte az aktuális üzenetet Új nézet megnyitása küldés után - új üzenetküld ablakot nyit meg, miután elküldte az aktuális üzenetet Frissítési id köz - itt lehet beállítani, milyen gyakran ellen rizze a GroupWise, hogy érkezett-e új üzenet. Minimum 1perc, maximum 60 perc 59 másodperc. Alapértelmezett m velet: Küldemények: Üzenet megnyitása - megnyit egy üzenetet a Küldemények mappából Jellemz k mutatása - Tulajdonságok ablak megnyitása a Küldemények mappából Mellékletek: Melléklet megnézése - a néz kébe olvassa be a hozzácsatolt állományt, ha kett t kattint rá Melléklet megnyitása - a hozzárendelt alkalmazással nyitja meg az adott melléklett, ha duplán kattint rá

83


19.2.2 Megjelenítés

Tételtípus Levél - alapértelmezés szerinti nézet kiválasztása levélküldéshez Telefon - alapértelmezés szerinti nézet kiválasztása telefonüzenet küldéshez Feljegyzés - alapértelmezés szerinti nézet kiválasztása feljegyzés küldéséhez Találkozó - alapértelmezés szerinti nézet kiválasztása találkozó létrehozásakor Tennivaló - alapértelmezés szerinti nézet kiválasztása tennivaló létrehozásakor Naptár - alapértelmezés szerinti nézet kiválasztása naptár megtekintésekor Csoport - alapértelmezés szerinti nézet kiválasztása csoportos elemek megtekintéséhez Saját - alapértelmezés szerinti nézet kiválasztása személyes ütemezések megtekintésekor

Olvasáshoz alapmegjelenítés használata - a bejöv elemek alapértelmezés szerinti nézetének megválasztása.

19.2.3 Fájlok helye

Archiválási könyvtár - a könyvtár ahova menti a GroupWise az archiválásra kerül üzeneteket Egyedi megjelenítések - a testre szabott nézetek mentési könyvtára Mentés, kikérés - itt lehet megadni, melyik könyvtárba kerüljenek mentésre az .mlm fájlok vagy a kikérés dokumentumok

84


19.2.4 Lomtalanítás

Levél és telefon Törlés és archiválás kérésre- az üzenetek addig maradnak a postafiókjában amíg le nem törli ket Automatikus törlés x nap után - postafiókjából automatikusan törli a megnyitott, x napnál régebbi üzeneteket Automatikus archiválás x nap után - postafiókjából automatikusan archiválja a megnyitott, x napnál régebbi üzeneteket Találkozó, tennivaló és feljegyzés Törlés és archiválás kérésre - az üzenetek addig maradnak a postafiókjában amíg le nem törli ket Automatikus törlés x nap után - postafiókjából automatikusan törli a megnyitott, x napnál régebbi üzeneteket Automatikus archiválás x nap után - postafiókjából automatikusan archiválja a megnyitott, x napnál régebbi üzeneteket Lomtár ürítése Kérésre - a törölt üzenetek addig maradnak a Lomtárban amíg le nem törli ket Automatikus x nap után - a lomtárból automatikusan üríti az x napnál régebbi törölt üzeneteket

19.2.5 Aláírás

Mindig legyen aláírás- az aláírás ablakban megadott üzenetet rakja minden üzenet végére Figyelmeztetés aláírás el tt - a GroupWise minden esetben rákérdez, hogy rakjon-e aláírást az üzenet végére Kikapcsolva - nincs aláírás az üzenet végén

85


19.3 Üzenetküldési beállítások ikonra. Az Küldési beállítások 1. A Beállítások párbeszédablakból kattintson kett t az párbeszédablakban 5 címke jelenik meg. A következ ket állíthatja be ezekb l:

19.3.1 Levél, telefon

Visszajelzett állapotadatok Nincs - semmilyen információ nem kerül visszajelzésre Kézbesítve - az üzenet megérkezésének ténye kerül visszajelzésre Kézbesítve és olvasva - az üzenet megérkezésének és megnyitásának ténye kerül visszajelzésre Összes információ - visszajelzésre kerül sor, ha megérkezett az üzenet vagy megnyitották, törölték, vagy a lomtárból kiürítették

Értesítés Ha olvasták

Ha törölték

Nincs - nincs értesítés ha a címzett megnyitja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Nincs - nincs értesítés ha a címzett törli üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett törli üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett törli üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett törli üzenetét


86

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Válaszkérés Nincs - nem kér értesítést az üzenetre Amikor alkalmas - értesítést kér, amikor alkalmas. Az ikon jelenik meg az üzenet mellett és a következ szöveg kerül az üzenet elejére: “Értesítés kérve: amikor alkalmas”. Max x. nap múlva - bizonyos id szakon belül kér értesítést. Az ikon jelenik meg az üzenet mellett és a következ szöveg kerül az üzenet elejére: “Értesítés kérve: (dátum)-ig”.

Elévülés Nincs - az üzenet a címzett postaládájában marad törlésig Küldés után x nappal - x napig marad meg az üzenet a címzett postaládájában

Automatikus törlés - ha a címzett törölte és kiürítette az üzenetet, a küld nél is automatikusan törl dik Címzettek értesítése - a címzettek értesítése

19.3.2 Találkozó

Visszajelzett állapotadatok Nincs - semmilyen információ nem kerül értesítésre Kézbesítve- az üzenet megérkezésének ténye kerül értesítésre Kézbesítve és olvasva - az üzenet megérkezésének és megnyitásának ténye kerül értesítésre Összes információ - értesítésre kerül sor, ha megérkezett az üzenetet vagy megnyitották, törölték, vagy a lomtárból kiürítették


Ha törölték

Nincs - nincs értesítés ha a címzett megnyitja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Nincs - nincs értesítés ha a címzett visszautasítja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett visszautasítja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett visszautasítja üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett visszautasítja üzenetét

87

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Ha elfogadták

Nincs - nincs értesítés ha a címzett elfogadja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett elfogadja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett elfogadja üzenetét Értesítés plusz levél- értesítést és levelet kap ha a címzett elfogadja üzenetét


Címzettek értesítése - a címzettek értesítése

19.3.3 Tennivaló

Visszajelzett állapotadatok Nincs - semmilyen információ nem kerül értesítésre Kézbesítve - a tennivaló megérkezésének ténye kerül értesítésre Kézbesítve és olvasva - a tennivaló megérkezésének és megnyitásának ténye kerül értesítésre Összes információ - értesítésre kerül sor, ha megérkezett a tennivaló vagy megnyitották, törölték, vagy a lomtárból kiürítették


Ha törölték

Ha elfogadták

Nincs - nincs értesítés ha a címzett megnyitja tennivalóját Válaszlevél - levelet kap ha a címzett megnyitja tennivalóját Értesítés - értesítést kap ha a címzett megnyitja tennivalóját Értesítés plusz levél- értesítést és levelet kap ha a címzett megnyitja tennivalóját Nincs - nincs értesítés ha a címzett visszautasítja tennivalóját Válaszlevél - levelet kap ha a címzett visszautasítja tennivalóját Értesítés - értesítést kap ha a címzett visszautasítja tennivalóját Értesítés plusz levél- értesítést és levelet kap ha a címzett visszautasítja tennivalóját Nincs - nincs értesítés ha a címzett elfogadja tennivalóját Válaszlevél - levelet kap ha a címzett elfogadja tennivalóját Értesítés - értesítést kap ha a címzett elfogadja tennivalóját Értesítés plusz levél- értesítést és levelet kap ha a címzett elfogadja tennivalóját

88

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Ha kész

Nincs - nincs értesítés ha a címzett befejezte tennivalóját Válaszlevél - levelet kap ha a címzett befejezte tennivalóját Értesítés - értesítést kap ha a címzett befejezte tennivalóját Értesítés plusz levél- értesítést és levelet kap ha a címzett befejezte tennivalóját


Esedékesség dátumának megjelenítése Tennivalók ütemezésekor vagy olvasásakor a határid megjelenésének beállítása. Id tartam (tartomány) - A teljesítési határid ig hátralev id t jeleníti meg nap/óra/perc-ben. Határid (záró id pont) - A teljesítési határid t jeleníti meg.

Címzett értesítése - a címzettek értesítése

19.3.4 Feljegyzés

Visszajelzett állapotadatok Nincs - semmilyen információ nem kerül értesítésre Kézbesítve - az üzenet megérkezésének ténye kerül értesítésre Kézbesítve és olvasva - az üzenet megérkezésének és megnyitásának ténye kerül értesítésre Összes információ - értesítésre kerül sor, ha megérkezett az üzenet vagy megnyitották, törölték, vagy a lomtárból kiürítették


Ha törölték

Nincs - nincs értesítés ha a címzett megnyitja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés plusz levél- értesítést és levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Nincs - nincs értesítés ha a címzett visszautasítja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett visszautasítja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett visszautasítja üzenetét Értesítés plusz levél- értesítést és levelet kap ha a címzett visszautasítja üzenetét

89

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Besorolás Sürg s - az üzenet sürg s besorolást kap és ikonja piros színnel jelenik meg Normál - az üzenet normál besorolást kap és ikonja fehér színnel jelenik meg Ráér - az üzenet ráér besorolást kap és ikonja szürke színnel jelenik meg

Címzettek értesítése - a címzettek értesítése

19.3.5 További beállítások

Tételre vonatkozó beállítások Küldött tétel létrehozása a nyomon követéshez - minden elküldött tételr l képz dik egy másolat a Küldemények mappában Téma elrejtése - az elküldött tétel témájának elrejtése, csak olvasáskor jelenik meg Kézbesítend x nap múlva - itt lehet megadni mennyi nappal kés bb szállítsa a rendszer a tételt. A dátum és id automatikusan megjelenik a Mikor: mez ben, a beírt napok számától függ en. Az x ikonra kattintva meg lehet változtatni az elküldés dátumát és idejét.

Védelem Normál - nincs címke az üzeneten Védett - a “Védelem: védett” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Bizalmas - a “Védelem: Bizalmas” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Titkos - a “Védelem: titkos” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Szigorúan titkos - a “Védelem: Szigorúan titkos” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Csak betekintésre - a “Védelem: Csak betekintésre” szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra

Mellékletek konvertálása - a mellékleteket átjárón keresztül átalakítja; így néhány formázási beállítás elveszhet. Ha a melléklet nem kerül átalakításra, meg rzi eredeti formátumát, de olvasásához szükséges az eredeti alkalmazás, amivel létrehozták.

90


19.4 Dokumentum opciók beállítása 1. A Beállítások párbeszédablakban kattintson duplán az ikonra. Az alábbi Dokumentum beállítások párbeszédablak jelenik meg. Minden olyan dokumentumkönyvtár megjelenik a Dokumentumkönyvtárak alatt, amihez van hozzáférése. A rendszeradminisztrátor határozza meg mihez lehet hozzáférése.

Más alkalmazásokkal együttm ködés engedélyezése - itt lehet beállítani, hogy az alkalmazások integrálódjanak-e a GroupWise-zal A Jellemz k gombra kattintva jelenik meg a Könyvtárbeállítás jellemz i párbeszédablak, 2 címkével.

19.4.1 Jellemz k megadása

Itt lehet megadni a dokumentumok kapcsán kitöltend mez ket. A már kitöltend mez k a Kijelölt mez k, a még berakható mez k a Használható mez k dobozban vannak felsorolva. A két doboz közötti átrakás a Hozzáadás és Eltávolítás gombokkal történik meg. (A *-gal megjelölt mez k kötelez en megadandóak.)

91

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Mez magasság - a mez k kitöltend sorainak alapértelmezés szerinti száma Mez helyzete - itt lehet állítani a mez k sorrendjét

Ki lehet választani az alapértelmezés szerinti adatlap típust, melyet a dokumentumok kapcsán alapértelmezés szerint használhat: Gyors forma - csak Dokumentumtéma vagy Változatleírás mez Teljes adatlap - minden adat

19.4.2 Alapértelmezések

Téma - a dokumentumok alapértelmezés szerinti témája Dokumentumtípus - a dokumentumok alapértelmezés szerinti típusa. Az lehetséges dokumentumtípusok közül a Kikeresés ablakban választhatunk:

Szerz - itt lehet megadni az alapértelmezés szerinti szerz t

92

ikonra kattintva a


19.5 Védelmi beállítások 1. A Beállítások párbeszédablakban kattintson duplán az ikonra. A Védelmi beállítások párbeszédablak és benne 3 címke jelenik meg. Ezeken a következ ket lehet beállítani:

19.5.1 Jelszó Új jelszó - Itt lehetséges a GroupWise-beli maximum 32 karakteres, kis/nagybet érzékeny jelszó megadására. Új jelszó meger sítése - meger sítésképpen másodszor is be kell írni a jelszót Az NDS-hez nem szükséges jelszó - ha saját NetWare-beli account-ján lép be, ne kelljen GroupWise jelszót megadni a postaládájának megnézéséhez

19.5.2 Értesít

Felhasználó neve - az értesítési listába itt lehet beválasztani a használókat Értesítési lista - itt lehet megadni mely használóktól kapjunk értesítést ha új üzenete/figyelmeztetésre érkezett

93

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Értesítés beállításai: Feliratkozás a hangjelzést kapók körébe - minden alkalommal figyelmeztetést kapunk ha a megjelölt használó figyelmeztetést kap. Az Értesít nek futnia kell ezen opció használatához. Feliratkozás az értesítend k közé - minden alkalommal értesítést kapunk ha a megjelölt használó üzenetet kap. Az Értesít nek futnia kell ezen opció használatához.

19.5.3 Helyettesítés hozzáférési listája

Felhasználó neve - a hozzáférési listába itt lehet beválasztani a használókat Hozzáférési lista - az itt felsoroltak férhetnek hozzá a megadott jogokkal a postaládánkhoz

94

GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Hozzáférési jogok: Levél/telefon Olvasás - a helyettesít használó olvashatja a leveleket/telefonüzeneteket Írás - a helyettesít használó létrehozhat és küldhet levelet/telefonüzenetet a nevünkben

Találkozó [x] Olvasás - a helyettesít használó megnézheti személyes és csoportos találkozóinkat [x] Írás - a helyettesít használó személyes és csoporttalálkozókat ütemezhet nevünkben

Feljegyzések [x] Olvasás - a helyettesít használó elolvashatja feljegyzéseinket [x] Írás - a helyettesít használó létrehozhat és küldhet feljegyzést a nevünkben

Tennivalók [x] Olvasás - a helyettesít használó elolvashatja tennivalóinkat [x] Írás - a helyettesít használó létrehozhat és küldhet tennivalót a nevünkben Megkapja a nekem szóló hangjelzéseket - a helyettesít használó megkaphatja figyelmeztetéseinket. Ehhez fel kell iratkozniuk az Értesít Biztonsági beállításoknál Megkapja a nekem szóló feljegyzéseket - a helyettesít használó kaphat értesítést ha üzenetünk jött. Ehhez fel kell iratkozniuk az Értesít Biztonsági beállításoknál Beállításokat / szabályokat / csoportokat módosíthat - a helyettesít használó módosíthatja levelezési beállításainkat, szabályainkat, személyes csoportjainkat Tételeket archiválhat - a helyettesít használó eltárolhatja és olvashatja a saját archiválási könyvtárába a mi üzeneteinket, ezáltal az számunkra elérhetetlenné válik Magánjelleg tételeimet elolvashatja - a helyettesít használó elolvashatja “magán”-nak titulált üzeneteinket

95


19.6 Dátum és id opciók változtatása 1. A Beállítások párbeszédablakban kattintson duplán az ikonra. A Dátum/id beállítások párbeszédablak és benne 3 címke jelenik meg. Ezeken a következ ket lehet beállítani:

19.6.1 Naptár

Megjelenítés - itt lehet kiválasztani, hogy melyik legyen a hét els napja Id közök megjelenítése - id közöket jelenít meg a naptárban. Ha nincs kiválasztva csak a kezd és befejez id pont kerül ábrázolásra. Nap kezdete - itt lehet megadni a naptárban megjelen nap kezdési id pontot Id köz hossza - itt lehet megadni a beosztás finomságát, milyen felbontással jelenjenek meg a találkozók Esemény idejének megjelenítése Id tartam - a találkozó id tartamát jelenik meg a naptárban Záró dátum és záró id pont - a találkozó záró dátuma és id pontja jelenik meg a naptárban Találkozó hosszának alapértéke - itt lehet megadni a találkozók alapértelmezés szerinti hosszát Hangjelzés a találkozó el tt Hangjelzés-beállítás elfogadáskor - minden találkozóhoz egy hangjelzést rendel hozzá, és küld ha az Értesít fut.

96


19.6.2 Id pontkeresés

Találkozó id tartama - itt lehet megadni a találkozók alapértelmezés szerinti hosszát óra/percben. Átnézend id pontok és napok Átnézend id k - itt lehet megadni hogy egy adott napon belül mikor történjen keresés Átnézend napok - itt lehet megadni mely napokon keressen a Foglaltsági keresés

19.6.3 Formátum

A Dátum/id beállítások-nál lehet megadni, hogy a GroupWise milyen formátumban jelenítse meg a dátumot/id t.

97


20A gombsor testreszabása A Gombsor testreszabható, oly módon, hogy az ön által gyakran használt funkciók egy kattintással elérhet ek legyenek. Az ikonok átrendezhet ek, s t különböz gombsor rendelhet különböz nézetekhez.

20.1 Gombsor megjelenésének megváltoztatása 1. Kattintson bárhova a Gombsoron a jobb egérgombbal és válassza a Tulajdonságok menüpontot. A Gombsor tulajdonságok párbeszédablak jelenik meg 2 címkével, válassza a Megjelenítés-t: 2. Válassza a kívánt opciót: Grafika - csak az ikon jelenik meg az gombsoron Grafika és szöveg - ikon és szöveg jelenik meg az gombsoron Megjelenítés Csak egy sorban. Lehet, hogy nem minden gomb jeleníthet meg. Több sorban, ha szükséges. Az összes gomb megjelenik.

20.2 Gombsor testreszabása 1. Kattintson bárhova a gombsoron a jobb egérgombbal, és Tulajdonságokban válassza a Testreszabás menüpontot. Válasszon a Kategóriák listából. Az adott kategóriában elérhet összes ikon megjelenik a vezérlés ablakban. 3. Egy ikonra kattintva megjelenik a vele kapcsolatos leírás a Leírás ablakban. 4. Kattintson duplán a megjeleníteni kívánt ikonra vagy egyszer en húzza rá a gombsorra. 5. Kattintson az OK gombra.

Tipp: Már fent lev ikonok áthelyezhet k amíg az Gombsor Tulajdonságok párbeszédablak nyitva van.

98

GroupWise 5.2 használói jegyzet

Recommend Documents