2 mei 2003
CODE Voorschriften of betreffende
Gedrag Business op het werk Conduct De bedrijfsprincipes van Armstrong • De waardigheid en inherente rechten van de persoon in de omgang met mensen te respecteren. • Hoogstaande morele en ethische normen te handhaven en eerlijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en openhartigheid bij alle betrekkingen weer te geven. • Van de beginselen van goede smaak en algemene beleefdheid bij elk gedrag te getuigen, in woorden zowel als daden. • Op rechtvaardige wijze en met het juiste evenwicht de belangen van alle met het bedrijf verband houdende groepen te dienen: klanten, aandeelhouders, werknemers, leveranciers, medemensen in de gemeenschap, de overheid en het algemene publiek.
Inhoudsopgave Schrijven van Michael D. Lockhart ......................................................................1 Afdeling Bedrijfsnaleving.....................................................................................2 De rol van management en werknemers...............................................................2 Vragen...................................................................................................................2 Bij een overtreding................................................................................................3 Wat u moet doen bij vermeende overtredingen ....................................................3 Vertrouwelijkheid .................................................................................................3 Uw eigen fouten melden .......................................................................................3 Naleving van wetten en beleid..............................................................................4 Algemeen ..............................................................................................................4 Productveiligheid en -kwaliteit .............................................................................4 Naleving van de wetgeving voor het milieu .........................................................5 Concurrentie; Antitrust .........................................................................................5 Kwesties m.b.t. internationaal zakendoen.............................................................6 The Foreign Corrupt Practices Act (Vreemdelingenwet op Corrupte praktijken)6 Antiboycotwetten..................................................................................................6 Amerikaanse embargo’s........................................................................................7 Exportcontroles .....................................................................................................7 Arbeids- en werkgelegenheidswetgeving .............................................................7 Equal Employment Opportunity (Gelijke werkgelegenheidskansen)...................7 Seksuele intimidatie ..............................................................................................7 Veiligheid op de werkplek ....................................................................................8 Veiligheid en gezondheid .....................................................................................8 Tegenstrijdige belangen ........................................................................................8 Interne informatie - Effecten.................................................................................9 Valse verklaringen; Fraude ...................................................................................9 Onethische betalingen.........................................................................................10 Bevoegdheid delegeren.......................................................................................10 Diefstal of soortgelijke daden .............................................................................11 Aftappen en afluisteren .......................................................................................11 Politieke activiteiten............................................................................................11 Reclame...............................................................................................................11 Intellectuele eigendommen .................................................................................11 Naleving van copyrights .....................................................................................12 Bescherming van handelsmerken .......................................................................12 Bescherming van patenten ..................................................................................12 Documentenbeheer .............................................................................................12 Financiële documenten .......................................................................................12 Slotopmerking.....................................................................................................13
1
Aan alle werknemers: In het afgelopen jaar hebben de koppen in het nieuws te vaak verslag uitgebracht over mensen en bedrijven die hun zaken niet op de juiste manier voerden. Ik wil alle Armstrong werknemers doordringen van het grote belang onze Code na te leven en van de noodzakelijkheid om ons in alle zakenpraktijken ethisch te gedragen. We willen allemaal dat Armstrong een geweldig bedrijf is. Uitmuntendheid vereist het nemen van de juiste beslissingen onverwijld. Onze Code stelt ons in staat de ethische overwegingen te begrijpen die nodig zijn voor het nemen van de juiste beslissing. De Code laat ons ook weten waar we terecht kunnen als we informatie nodig hebben om een situatie volledig te kunnen begrijpen. De Armstrong werknemers leven al bijna 150 jaar in de geest van onze Code door een paar basisregels voor ethisch gedrag te volgen. Het neemt het werk van werknemerteams om een bedrijf groot te maken. Toch kan een onethische actie of het niet naleven van de Code door een enkele persoon het streven naar uitmuntendheid van een bedrijf ondermijnen. Ik raad u ten sterkste aan onze Code zorgvuldig door te lezen en uw begrip van deze principes te bevestigen. Laten we doorgaan zaken te doen op de juiste manier!
Michael D. Lockhart President-directeur en Chief Executive Officer
2
Deze Code of Business Conduct biedt een samenvatting van het bedrijfsbeleid voor het op een wettelijke en ethische wijze bedrijven van zaken. Ons fundamenteel beleid is dat alle door Armstrong en haar dochterondernemingen gevoerde zaken aan alle toepasselijke wetten en voorschriften, en aan hoogstaande ethische normen moeten voldoen. Het doel van de Code is: om onethisch of onwettelijk gedrag te voorkomen om dergelijk zich voordoend gedrag zo spoedig mogelijk aan het licht te brengen en een halt toe te roepen, en om die personen te disciplineren die de in de Code bevatte normen en het daarmee samenhangend beleid overtreden. Voor kwesties waarbij de Code normen vaststelt die de nauwgezette eisen van de wet te boven gaan, zijn overtredingen van de Code en de daarmee samenhangende disciplinaire acties door het bedrijf niet bedoeld om de basis voor claims door derden te vormen, zoals door overheidsinstanties of klanten. Het bedrijf neemt zich echter voor om op dergelijke voorvallen te reageren op een manier, die erop gericht zal zijn om het vertrouwen van klanten in onze producten en integriteit te opnieuw te verzekeren.
AFDELING BEDRIJFSNALEVING De General Counsel (Hoofdadvocaat) van het bedrijf is de Chief Compliance Officer (Hoofdfunctionaris Naleving). Deze functionaris legt verantwoording af aan de Audit Committee (Controlecommissie) van de Raad van Bestuur en het volledige Bestuur. De Audit Committee houdt toezicht op de algemene naleving van de wet en van deze gedragscode. De Director of Compliance (Directeur Naleving) maakt onderdeel uit van het kantoor van de General Counsel. U kunt de Director of Compliance via e-mail bereiken op “Director of Compliance” op het Armstrong-systeem, of via de kosteloze Ethiek-telefoonlijn van Armstrong op nummer 877 481 89 13. De Director of Compliance werkt samen met bedrijfsmanagers en -werknemers om tijdig en pragmatisch advies te geven over kwesties met betrekking tot naleving en het beheer te voeren over onderwijs, opleiding en nalevingscontroleprogramma’s. Deze directeur is ook betrokken bij het onderzoek van overtredingen van de Code.
DE ROL VAN MANAGEMENT EN WERKNEMERS “Naleving” en “ethiek” zijn niet alleen de aangelegenheid van management; zij zijn de verantwoordelijkheid van elke werknemer. Wij allen moeten actieve deelnemers zijn bij het bevorderen van het beleid van deze Code. Wij hebben allemaal rechtstreekse invloed op de goede naam van ons bedrijf, ongeacht of wij de producten van Armstrong ontwikkelen, vervaardigen, op de markt brengen, verkopen of inkopen, of met klanten of consumenten omgaan. De managers moeten onze bedrijfsprincipes en de Code begrijpen, en deze voor alle werknemers “tot werkelijkheid” maken. Zij moeten actief zijn bij hun steun voor de Code, en dit ook aan de werknemers doorgeven. Wij allen moeten de Code onderdeel van ons werkend leven maken. Alle werknemers zijn verplicht aan het onderzoek van mogelijke overtredingen mee te werken.
VRAGEN EN HET RAPPORTEREN VAN MOGELIJKE OVERTREDINGEN Als u vragen hebt over de Code of het daarmee in verband staande beleid of als u hulp nodig hebt met een wettelijke of ethische kwestie stuurt u een e-mailbericht aan de Director of Compliance op “Director of Compliance” op het Armstrong-systeem, of belt u 877 481 89 13. Werknemers worden aangemoedigd om hun vragen eerst te bespreken met, en mogelijke problemen eerst te rapporteren aan hun supervisors. Wij begrijpen echter dat het kan voorkomen dat dit bij bepaalde situaties niet de beste weg is. Als dat het geval is neemt u contact op met de Juridische afdeling. Wij streven ernaar om werknemers bij allerlei situaties een waardevolle gelegenheid te geven om vrijuit te kunnen spreken, vragen te stellen en mogelijke problemen te melden.
3
BIJ EEN OVERTREDING Wij hopen dat ernstige overtredingen van de Code zich nooit zullen voordoen. Door middel van communicatie en opleiding zullen wij proberen problemen te vermijden, in plaats van ons met de gevolgen ervan bezig te moeten houden. Nalaten de Code na te leven kan ernstige gevolgen voor zowel het bedrijf als de betrokken personen hebben. Naast de toegebrachte schade aan onze goede naam en het afbreuk doen aan handels- en consumentenbetrekkingen en zakelijke kansen, kan gedrag dat de Code overtreedt ook de wet overtreden. Dit kan gerechtelijke vervolging, gevangenschap en boetes tot gevolg hebben voor de betrokken persoon of personen. Wij zullen discipline opleggen voor overtredingen van de Code, die tot beëindiging van het dienstverband kan leiden, indien toepasselijk. Sommige overtredingen kunnen tot gevolg hebben dat wij persoonlijk wangedrag bij overheidsfunctionarissen aangeven, en schadeloosstelling van de verantwoordelijke werknemer eisen voor de geleden verliezen.
WAT U MOET DOEN BIJ VERMEENDE OVERTREDINGEN Als u weet of vermoedt dat de wet, voorschriften, deze Code of het daarmee samenhangende beleid van het bedrijf overtreden werd, moet u die informatie onmiddellijk melden. Neem contact op met uw supervisor, uw manager in Human Resources, de supervisor van uw supervisor, de Director of Compliance of met de Juridische afdeling. Supervisors die een melding van een mogelijke overtreding hebben gekregen moeten dit aan de Director of Compliance rapporteren. Als u denkt dat de persoon aan wie u een mogelijke overtreding hebt gemeld geen toepasselijke actie heeft ondernomen, neemt u contact op met de Director of Compliance of met de Juridische afdeling.
VERTROUWELIJKHEID Meldingen van mogelijke overtredingen worden vertrouwelijk behandeld, voorzover dit redelijkerwijze mogelijk is en onze wettelijke verplichtingen dit toelaten. Geen enkele persoon die een vermeende overtreding meldt zal aan represaillemaatregelen worden onderworpen, nadat de aanmelding ongegrond blijkt te zijn. Indien represaillemaatregelen tegen die werknemer worden genomen, zullen de daarvoor verantwoordelijke personen aan disciplinaire maatregelen worden onderworpen. Er wordt de voorkeur aan gegeven dat u zich bij aangifte van vermeende overtredingen identificeert, zodat de onderzoekers zich met u in verbinding kunnen stellen als zij meer informatie nodig mochten hebben. Voor elk geval zullen wij ons best doen om uw verzoek uw identiteit niet te onthullen respecteren. Wij doen dit om werknemers aan te moedigen om overtredingen te melden, maar wij kunnen vertrouwelijkheid niet garanderen omdat overheidsinstanties om uw identiteit kunnen verzoeken of het noodzakelijk kan zijn dat men u nodig heeft voor (een) gerechtelijke actie(s). Als u zich echter speciaal over vertrouwelijkheid bezorgd maakt, kunt u vermeende overtredingen melden door onze gratis Ethiek-telefoonlijn op nummer 877 481 89 13 te bellen. Bij meldingen naar dat nummer wordt het nummer van herkomst geblokkerd, en wij zullen niet proberen het te achterhalen.
UW EIGEN FOUTEN MELDEN Wij moedigen mensen ten sterkste aan om hun eigen fouten vrijwillig te melden. Een vrijwillige melding toont het type integriteit en karakter dat wij in ons bedrijf willen cultiveren. Als u bij een overtreding betrokken bent zal het feit dat u het rapporteerde, de mate van medewerking die u verleent, en of de overtreding bedoeld of onbedoeld was in aanmerking worden genomen wanneer en indien uit de overtreding voortvloeiende disciplinaire actie wordt genomen. Straf is onwaarschijnlijk voor een onbedoelde fout die te
4 goeder trouw gemaakt werd en vrijwillig en onmiddellijk werd gemeld, en het is mogelijk dat uw prompte melding helpt bij het voorkomen van ernstiger problemen.
5
Naleving van WETTEN en BELEID ALGEMEEN De acties van het bedrijf en haar directeuren, functionarissen, werknemers, agenten, consulenten en andere vertegenwoordigers moeten in naleving zijn van de toepasselijke wetten, deze Code en ons beleid. Als er twijfel bestaat over de wettelijkheid van een voorgestelde activiteit moet advies van de Juridische afdeling worden ingewonnen. De volgende pagina’s bevatten samenvattingen van bepaalde wettelijke verplichtingen en het wettelijk beleid, die vooral voor ons bedrijf en onze reputatie van belang zijn. Nadere informatie over deze kwesties kan van onze Juridische afdeling of van de Director of Compliance worden verkregen. U kunt via deze bronnen toegang verkrijgen tot een meer gedetailleerde discussie over de verschillende wettelijke en beleidskwesties.
PRODUCTVEILIGHEID EN -KWALITEIT Armstrong heeft haar reputatie opgebouwd door producten van ongecompromitteerde kwaliteit te leveren. Onze filosofie “De klant moet vertrouwen hebben” is de fundering van onze cultuur. Wij zullen de behoeften van onze klanten alleen kunnen blijven dienen wanneer wij dit soort toewijding voor productveiligheid en -kwaliteit handhaven. Onze producten zijn over de hele wereld gebonden aan wetten die betrekking hebben op veiligheid en prestaties. Wij zullen ons aan die wetten houden en in sommige gevallen zelfs hogere Armstrong-normen stellen voor veiligheid, duurzaamheid, onderhoud of aanzien. Ons streven naar productveiligheid begint bij productontwerp en –vervaardiging, en strekt zich uit tot het gebruik van producten in huizen en handelsgebouwen. Het omvat: de grondstoffen die wij gebruiken het productontwerp onze productieprocessen installatieveiligheid brandgevaarlijkheid en toxiciteit na de installatie productprestatie gebruik van gerecycleerde materialen en herverwerkbaarheid. Alle producten moeten aan de toepasselijke veiligheids- en kwaliteitsnormen voldoen, ongeacht of ze door ons eigen bedrijf vervaardigd zijn of afkomstig zijn van derden, en zij moeten worden goedgekeurd via ons Ontwerpherzieningsproces voor productveiligheid. Elke zakelijke vestiging moet op de hoogte zijn van de normen in de rechtsgebieden waarnaar producten zullen worden verscheept. De juiste grondstoffen, van toepassing zijnde productieprocessen, kwaliteitscontroles en testspecificaties en -procedures moeten worden aangewend om de overeenstemming van producten met de toepasselijke voorschriften te verifiëren. Problemen met producten moeten aan de juiste productmanager worden gerapporteerd en in ernstige gevallen die op de gezondheid en veiligheid van invloed zijn, aan het hoofd van de bedrijfsvestiging en de Juridische
6
afdeling. De bedrijfsvestiging moet de noodzakelijke maatregelen nemen ter bescherming van de openbare gezondheid en veiligheid, en om de belangen van onze klanten en onze reputatie voor kwaliteit te waarborgen.
NALEVING VAN DE WETGEVING VOOR HET MILIEU Ons milieubeleid herkent dat het belangrijk is zorgvuldig te werk gaan bij de selectie, het gebruik en de conservering van energie en grondstoffen, vooral van natuurlijke bronnen, het verschaffen van milieuveiligheid op de werkplek en in gemeenschappen en het reduceren van risico's voor aarde, water en atmosfeer. Het bedrijf is toegewijd aan het uitoefenen van milieuzorg in onze omgang met klanten, werknemers, medemensen in de gemeenschap en de overheid bij het voldoen aan een verplichting aan toekomstige generaties. Overtredingen van de milieuwetten kunnen ernstig zijn voor Armstrong, onze werknemers en de gemeenschappen waarin we werken en wonen. Het bedrijf en individuele werknemers kunnen aansprakelijk zijn voor de kosten van het opruimen van de milieuverontreiniging maar ook voor belangrijke nadelige schade. Overtredingen van de milieuverontreinigingscontrole- en afvalmanagementvoorschrifen kunnen ons blootstellen aan enorm grote straffen en de verantwoordelijke werknemers kunnen boetes of gevangenisstraf krijgen. •
U moet zich bij uw activiteiten nauwgezet houden aan de toepasselijke milieuwetten en -voorschriften, aan het bedrijfsbeleid en -procedures en aan de vereisten voor alle milieuvergunningen.
•
Het is ten strengste verboden opzettelijk een milieucontrole of controleapparaat te veronachtzamen in overtreding van een vergunningsvoorwaarde of -voorschrift.
•
Het invullen van informatie, waarvan u weet dat die onjuist is, op een overheidsmilieuformulier, op een controlerapport, of in antwoord op een verzoek voor informatie van een overheidsinstantie is verboden. Het knoeien met of het verdunnen van monsters of het op ander manier verschaffen van valse informatie betreffende het monsteren, evenals het opzettelijk nalaten van het opvolgen van vergunningsvoorwaarden of toepasselijke protocols voor het verzamelen, monsteren, testen analyseren of optekenen van milieugegevens is verboden.
•
Als u merkt dat een werknemer een milieuwet, -voorschrift of -vergunning overtreedt, valse informatie of gegevens verschaft, of een milieucontrole of controleapparaat veronachtzaamt, moet u deze informatie onmiddelijk rapporteren aan uw supervisor, de supervisor van uw supervisor, of indien toepasselijk, aan de Directeur, Milieu, Gezondheid en Veiligheid, de Juridische afdeling of the Directeur Naleving.
•
Rapporteer onmiddelijk alle morserijen boven de Rapporteerbare hoeveelheid of uitstromingen die de toegestane hoeveelheid overschrijden in overeenstemming met de vastgestelde procedures van uw vestiging. Tenzij door de dringende omstandigheden alle mensen betrokken zijn bij het indammen van de uitstroming, hoort er binnen enkele minuten na het ontdekken van de uitstroming een rapport aan de juiste autoriteiten te worden gezonden. Als u niet zeker weet aan wie u moet rapporteren, rapporteer dan aan de vestigingsmanager, de Directeur, Milieu, Gezondheid en Veiligheid, of de Directeur Naleving.
CONCURRENTIE; ANTITRUST
7
Ons beleid omvat levendige maar eerlijke concurrentie en naleving van de toepasselijke antitrust- en concurrentiewetgeving. Deze wetten samenvatten is geen gemakkelijke taak, maar over het algemeen vereist de wetgeving in de Verenigde Staten dat er geen overeenkomsten of afspraken met onze concurrenten bestaan die prijzen, verkoopsvoorwaarden of -bepalingen beïnvloeden of de concurrentie op onredelijke wijze beperken. Antitrustwetten zijn op vele aspecten van zakelijk gedrag van toepassing. Voordat een actie wordt ondernomen moeten vragen over geoorloofd gedrag met de Juridische afdeling worden besproken. Er mogen geen besprekingen of andere contacten met concurrenten plaatsvinden met betrekking tot door Armstrong of onze concurrenten te berekenen prijzen, dan wel over de gebieden of markten waar producten zullen worden verkocht. Er moeten daarnaast geen overeenkomsten met concurrenten bestaan over de personen of bedrijven waaraan producten al dan niet zullen worden verkocht. Sommige wetten zijn ook van invloed op de prijsverschillen tussen klanten en de overeenkomstbepalingen met leveranciers. De overeenkomsten met klanten, leveranciers, distributeurs of detailhandelaars moeten vóór ondertekening altijd met de Juridische afdeling worden doorgenomen, evenals alle afspraken die resulteren in prijsverschillen voor klanten van concurrenten. Vergaderingen van handelsgenootschappen en andere industriebijeenkomsten worden gewoonlijk voor wettige doeleinden gehouden, maar brengen concurrenten samen die geneigd zijn om zaken van wederzijdse belangen te bespreken. Elke discussie of actie die verboden gedrag zou kunnen omvatten moet worden vermeden, ongeacht waar dit plaatsvindt. Uit informele discussies of enkel uit informatie-uitwisselingen tussen concurrenten kunnen overeenkomsten worden afgeleid, waaruit collusie zou kunnen kan ontstaan. Alle communicatie met een concurrent, ongeacht hoe onschuldig het er op dat moment uit kan zien, kan later aanleiding geven tot een antitrustonderzoek. Werknemers moeten alle betrekkingen met concurrenten, inclusief sociale activiteiten, zodanig uitvoeren alsof zij zich volledig in het openbaar bevonden.
KWESTIES M.B.T. INTERNATIONAAL ZAKENDOEN Werknemers moeten zich houden aan de wetten van de landen waar zij werken. Zelfs als het schijnt dat niet de hand wordt gehouden aan bepaalde wetten of overtredingen geen aanleiding geven tot terechtwijzing, zijn overtredingen niettemin verboden. Als u over bepaalde activiteiten vragen hebt, neemt u contact op met de Juridische afdeling. U moet eerst toestemming verkrijgen voordat u het risico van twijfelachtige acties neemt. Werknemers die verantwoordelijkheid hebben voor aangelegenheden waarop de volgende Amerikaanse wetten van invloed zijn, moeten ervan op de hoogte zijn hoe deze wetgeving van toepassing is. Vele andere landen hebben hun eigen wetten met betrekking tot deze aangelegenheden, waarvan sommige van de Amerikaanse wetgeving kunnen verschillen. Werknemers die verantwoordelijkheid hebben voor onze internationale bedrijfsvoering moeten met al deze wetten op de hoogte zijn en ze moeten weten hoe deze wetgeving op ons zakendoen van toepassing is. The Foreign Corrupt Practices Act (Vreemdelingenwet op Corrupte praktijken). Volgens deze wet en ons beleid mogen werknemers en bedrijfsvertegenwoordigers geen aanbiedingen en betalingen doen van steekpenningen, betalingen, offers of “geschenken” van waarde voor het verkrijgen of behouden van zaken. Via agenten gemaakte indirecte betalingen en gebruik van persoonlijke middelen voor dergelijke doeleinden is eveneens verboden. Over het algemeen ontmoedigt het bedrijf het geven van geschenken (zie “Onethische betalingen” hieronder).
8
Antiboycotwetten. Armstrong voert haar zaken volgens de Amerikaanse antiboycotwetten, die bedoeld zijn om coöperatie met ongesanctioneerde buitenlandse boycotten te voorkomen. Over het algemeen verbiedt de antiboycotwetgeving coöperatie met buitenlandse boycotten door middel van (i) weigering zaken met iemand anders te doen, (ii) het nemen van bepaalde discriminerende werkgelegenheidsacties, (iii) het verschaffen van informatie over het ras, de godsdienst, het geslacht of land van herkomst van ongeacht welke Amerikaanse onderdaan, (iv) het verschaffen van informatie over de band of zakelijke betrekkingen met een geboycot land, of over enige persoon waarvan gedacht wordt dat aan hem/haar beperkingen worden opgelegd om zaken te doen in de geboycotte landen, en (v) het gebruik van kredietbrieven die bepaalde boycotbepalingen bevatten. Werknemers moeten elk met een boycot in verband staand verzoek om coöperatie of informatie onmiddellijk melden. Amerikaanse embargo’s. Wij voeren onze zaken in overeenstemming met het Amerikaanse internationale handelsbeleid. Handelsbelemmeringen kunnen bijvoorbeeld van invloed zijn op landen zoals Noord-Korea, Cuba, Iran, Libië, Syrië, Soedan, Joegoslavië (Servië en Montenegro), Irak, Afghanistan, Birma (Myanmar), UNITA (Angola) en Sierra Leone. De lijst met embargolanden ondergaat van tijd tot tijd veranderingen. Neem contact op met de Juridische afdeling over dergelijke veranderingen. De opgelegde beperkingen verschillen; zij kunnen van invloed zijn op exporten, importen, reizen, valutatransacties, -activa en -rekeningen. Over het algemeen geldt dat wat niet rechtstreeks kan worden gedaan, ook niet kan worden gedaan door, of overeengekomen met derden. Elk contact met een embargoland moet vooraf door de Juridische afdeling worden beoordeeld. Exportcontroles. In overeenstemming met de Amerikaanse Export Administration Regulations (Exportadministratievoorschriften) vereist het exporteren van goederen, services en informatie uit de Verenigde Staten een uitvoervergunning van de Commerce Department (Amerikaans Ministerie van Handel) Met onze algemene uitvoervergunning zijn wij in staat de meeste van onze producten te verschepen. Voor sommige gevaarlijke chemicaliën en mogelijk gevaarlijke stoffen zijn speciale vergunningen vereist. Het is ook mogelijk dat er een speciale vergunning vereist is voor technisch informatie zoals productspecificaties, formuleringen en software.
ARBEIDS- EN WERKGELEGENHEIDSWETGEVING Equal Employment Opportunity (Gelijke werkgelegenheidskansen). Wij zetten ons in voor gelijke werkgelegenheidskansen. In de Verenigde Staten wordt dit beleid toegepast zonder enige ongeoorloofde classificatie in aanmerking te nemen. Wij respecteren alle mensen, ongeacht hun ras, huidskleur, godsdienst, geslacht, land van herkomst, nationaliteit, leeftijd, handicap of veteranenstatus. Alle werknemers moeten elke actie vermijden die erop gericht is om het volgende te veroorzaken of het veroorzaakt: onwettige werkgelegenheidsdiscriminatie voor alle aspecten van iemand's dienstverband, inclusief beslissingen in verband met de indienstneming, plaatsing, overplaatsing, demotie, promotie, aanwerving, training, reclame, compensatie, dienstverbandbeëindiging of gebruik van de secundaire arbeidsvoorwaarden of voorzieningen voor de werknemer. Wij gedogen geen op dit type discriminatie gebaseerde intimidatie van of door onze werknemers. Seksuele intimidatie. Seksuele intimidatie is één type van discriminatie op het werk. Wij steunen het recht van onze werknemers om in een omgeving te werken waar geen seksuele intimidatie heerst. Dit kan omvatten: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of allerlei ander mondeling of fysiek gedrag of waarneembare omstandigheid van seksuele aard die als gevolg heeft op onredelijke wijze de werkprestaties van een werknemer te belemmeren, of die een intimiderende, dreigende of onaangename werkomgeving creëert. Als u van mening bent het slachtoffer te zijn van seksuele intimidatie moet u contact opnemen met uw supervisor, uw manager
9
in Human Resources, de supervisor van uw supervisor of met de manager van Werkgelegenheidspraktijken. Alle aantijgingen van intimidatie zullen op een zo vertrouwelijk mogelijke manier worden onderzocht, en er zullen toepasselijke acties tot verbetering en disciplinaire acties worden genomen.
VEILIGHEID OP DE WERKPLEK Veiligheid en gezondheid. Wij zetten ons ervoor in om gevaren uit de werkplek te verwijderen, om werkgevers een veilige en gezonde werkomgeving te verschaffen en alle daarop van toepassing zijnde beroepsmatige veiligheids- en gezondheidswetten en normen na te komen. Van werknemers wordt vereist dat zij zich aan al deze wetten en het daarmee samenhangende bedrijfsbeleid houden. Werknemers moeten tevens alle nadelige gezondheids- of onveilige condities, gevaren, gebroken apparatuur of machines en ongevallen op de juiste wijze melden.
TEGENSTRIJDIGE BELANGEN Elke werknemer van Armstrong heeft een primaire zakelijke verantwoordelijkheid tegenover het bedrijf en moet elke activiteit vermijden die het vervullen van die verantwoordelijkheid belemmert, of doet voorkomen deze te belemmeren. Een tegenstrijdig belang is elk belang en elke verhouding of activiteit die in strijd is met de beste belangen van het bedrijf, of die de objectiviteit van iemand zou kunnen beïnvloeden bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden voor het bedrijf. Een persoon kan dit type tegenstrijdig belang hebben wanneer hij of zij in feite onjuist wordt beïnvloedt, maar ook wanneer een situatie tot onjuiste invloed aanleiding geeft. Een tegenstrijdig belang kan zelfs de meest consciëntieuze persoon onbewust beïnvloeden, en de aanwezigheid van een dergelijk belang alleen al kan tot gevolg hebben dat de juistheid van de handelingen van de werknemer in twijfel wordt getrokken. Mogelijk tegenstrijdige belangen omvatten, maar zijn niet beperkt tot: •
In dienst zijn als directeur, functionaris, werknemer, partner, consulent of agent van een bedrijf dat een huidige of mogelijke leverancier, klant, concurrent of andere zakelijke partner van het bedrijf is;
•
Aandelen of andere belangen bezitten in een onderneming zoals hierboven beschreven, of andere investeringen doen zoals het verhandelen van door het bedrijf gebruikte handelsartikelen (behalve wanneer de aandelen of belangen algemeen beschikbaar zijn voor het publiek en het oordeel, de werkprestatie of loyaliteit van de werknemer niet nadelig wordt beïnvloed);
•
Het is een inbreuk op het beleid om van een hierboven beschreven leverancier of van een andere onderneming geschenken, speciale betaling, korting, lening tegen speciale rente of ander(e) voordeel/voordelen (die over het algemeen niet voor het publiek beschikbaar zijn) te ontvangen. Ook wordt het als een inbreuk beschouwd om een geschenk aan te nemen met een waarde die de onder ons beleid toegestane waarde m.b.t. geschenken overschrijdt.
•
Alle andere aanzienlijke directe of indirecte persoonlijke belangen in een transactie die met het bedrijf verband houden;
•
Het onthullen of persoonlijk gebruik van vertrouwelijke of eigendomsinformatie van het bedrijf; en
10 •
zich een zakelijke kans voor persoonlijke bevoordeling toe-eigenen waarin het bedrijf geïnteresseerd zou kunnen zijn, zonder deze kans eerst ter beschikking van het bedrijf te stellen.
Werknemers moeten hun persoonlijke en werksituaties bekijken en alle mogelijke tegenstrijdige belangen met hun supervisor bespreken, die zouden kunnen ontstaan als gevolg van hun eigen activiteiten of die van hun familieleden. Als u vragen hebt over een mogelijk tegenstrijdig belang, neemt u contact op met de Director of Compliance of de Juridische afdeling.
INTERNE INFORMATIE - EFFECTEN Werknemers en consulenten mogen geen niet-openbare, wezenlijke informatie over Armstrong, of over onze zakelijke partners die wij in de loop van het voeren van zaken hebben aangeworven, gebruiken of doorgeven. Handelen in effecten van Armstrong of effecten van andere bedrijven mag niet plaatsvinden als dit gebaseerd is op dergelijke niet-openbare, wezenlijke informatie. Onder geen enkele voorwaarde mag interne informatie opzettelijk dan wel onopzettelijk aan buitenstaanders worden onthuld, ongeacht of dit tijdens kantooruren, tijdens gesprekken na de kantooruren of op internet plaatsvindt. Alle eigendoms- en vertrouwelijke informatie moet worden beschermd, en binnen bevoegde kringen in het bedrijf worden gehouden. Alleen de afdeling Public Relations of andere door het hoofd van de afdeling Financiën geautoriseerde personen mogen belangrijke ondernemingsinformatie aan het publiek vrijgeven, of op informatieverzoeken reageren van de media, de financiële gemeenschap, investeerders en anderen. Verwijs alle dergelijke verzoeken om informatie over nieuws betreffende de onderneming of met bedrijfswinsten in verband staand nieuws naar de gespecificeerde functionarissen of naar uw supervisor. Wezenlijke informatie is alle informatie die een investeerder als belangrijk aan zou kunnen beschouwen voor het nemen van een beslissing om effecten te kopen, te verkopen of te houden. Voorbeelden zijn o.a.: financiële resultaten of verwachtingen, wijzigingen in de dividenden, mogelijke overnames, afsplitsingen of gemeenschappelijke ondernemingen, belangrijke ontdekkingen of productontwikkelingen en informatie over belangrijke ontwikkelingen in rechtszaken. Informatie wordt als niet-openbaar beschouwd, tenzij het op voldoende wijze werd bekendgemaakt en voor het publiek beschikbaar is. Voorbeelden van voldoende bekendmaking omvatten publieke deponering bij de toezichthoudende instanties en de uitgifte van perscommuniqués. Normale product- en reclame-informatie kan met de industrie- en handelspers worden gedeeld, maar belangrijk nieuws over producten zoals een doorbraakproduct of een aanzienlijke terugname van producten mag alleen door de toepasselijke ondernemingsbronnen worden bekendgemaakt. Zoals hierboven aangegeven is dit beleid ook van toepassing op feitelijke, niet-openbare informatie die u verneemt over onze distributeurs, detailhandelaars, leveranciers of overnamedoelen. Als u van dergelijke informatie over een van deze partijen op de hoogte wordt gesteld mag u dit niet buiten geautoriseerde bedrijfskringen onthullen of, gebaseerd op die informatie, in effecten van dat bedrijf handelen totdat de informatie openbaar gemaakt is. Als u een vraag hebt of dit eigendomsinformatie dan wel wezenlijke of niet-openbare informatie is, neemt u contact op met de Juridische afdeling.
VALSE VERKLARINGEN; FRAUDE Het is een inbreuk op ons beleid en mogelijk een strafrechtelijke daad om doelbewust en moedwillig een mondelinge of schriftelijke valse verklaring af te leggen of te doen afleggen tegen een overheidsfunctionaris. Het is
11
ook onjuist om een essentieel feit te verbergen waarom in een overheidsrapport, aanvrage of inlichtingenverzoek wordt verzocht. U kunt ook in moeilijkheden raken, zelfs als u de valse verklaring niet zelf aflegt of feiten verbergt. U kunt bijvoorbeeld geen onjuiste informatie aan een werknemer verschaffen terwijl u weet, of onder omstandigheden die het aannemelijk maken dat die informatie aan de overheid zal worden verstrekt. Dit type verbodsbepalingen omvat alle communicatie met alle landelijke, provinciale, plaatselijke of buitenlandse overheidsinstanties. Als u hierover vragen hebt, neem u contact op met de Juridische afdeling. Elk plan om klanten, leveranciers of het bedrijf zelf geld, eigendommen of oprechte diensten afhandig te maken is eveneens verboden. Transacties moeten op de juiste wijze worden gedocumenteerd, en het creëren van onware of misleidende documentatie of het rapporteren van onware, misleidende of niet-bestaande transacties is verboden.
ONETHISCHE BETALINGEN Het is aan geen werknemer, agent of consulent toegestaan om elke vorm van omkoperij, onwettige korting, ongepast geschenk of smeergeld, direct of indirect aan te bieden, te geven, te verzoeken, of aan te moedigen. Het beleid van Armstrong beperkt ten strengste het geven van geschenken. Persoonlijke middelen of bronnen mogen niet worden gebruikt om iets te doen dat in alle andere opzichten verboden is. Alle betalingen en ontvangsten moeten nauwkeurig in onze documentatie en administratie worden geboekt. Om verboden te zijn is het met betrekking tot overheidsfunctionarissen en andere klanten niet noodzakelijk dat een geschenk wordt gegeven of betaling wordt gemaakt met het voornemen om die persoon te beïnvloeden. Nadere informatie staat hierboven beschreven in de sectie onder de titel “Kwesties m.b.t. internationaal zakendoen”.
BEVOEGDHEID DELEGEREN Bevoegdheid namens het bedrijf moet uitsluitend worden gedelegeerd aan personen en vertegenwoordigers buiten het bedrijf die integriteit bezitten. Delegeer geen aanzienlijke zakelijke of financiële bevoegdheid aan mensen waarvan u weet of vermoedt, gebaseerd op objectieve criteria (zoals eerdere voorvallen of bedreigingen) dat zij in de loop van hun werk de wet zouden kunnen overtreden. Uw beslissing kan gebaseerd zijn op achtergrondcontroles, informatie in personeelsdossiers, accountantsresultaten en klant-/leverancierenquêtes. Dit vereist zorgvuldige beoordeling aan de kant van de managers. Het levert een aantal gevoelige kwesties op, inclusief de privacy van de werknemer en het risico van belastering. •
Tenzij dit door de juiste bevoegdheid werd goedgekeurd, mag niemand in dienst worden genomen of in dienst worden gehouden van wie bekend is dat hij/zij voor een strafrechtelijke daad werd veroordeeld, die met zijn/haar toekomstig verantwoordelijkheidsgebied verband houdt.
•
Er moeten toepasselijke achtergrondcontroles en ander redelijk onderzoek over de status van elke mogelijke werknemer, agent of consulent worden uitgevoerd.
•
Van tijd tot tijd moeten de volmachtverleningen van aanzienlijke discretionaire bevoegdheden worden herzien (inclusief de toepasselijke controles).
12 •
Als een werknemer, agent of consulent van een strafbaar feit wordt beschuldigd moet contact met de Juridische afdeling worden opgenomen om de betreffende persoon uit de verantwoordelijkheid voor samenhangende bedrijfsvoering te verwijderen, en het dienstverband van deze persoon te beëindigen indien hij of zij vervolgens wordt veroordeeld.
DIEFSTAL OF SOORTGELIJKE DADEN Diefstal, fraude, verduistering of het onrechtmatig toe-eigenen van enig eigendom, inclusief dat van het bedrijf, is verboden, ongeacht of de daad al dan niet strafrechtelijke vervolging tot gevolg heeft. Dit omvat ongeautoriseerd gebruik van onze activa, inclusief eigendomsinformatie, handelsgeheimen en computer- en communicatiesystemen.
AFTAPPEN EN AFLUISTEREN Ons beleid is volledige naleving van alle wetten die aftappen, afluisteren en andere vormen van elektronische surveillance regelen. Zonder de uitdrukkelijke goedkeuring van de Juridische afdeling is het aan geen enkele werknemer toegestaan om enig type apparaat te gebruiken om de inhoud van over bedrading gevoerde, mondelinge of elektronische communicatie af te luisteren.
POLITIEKE ACTIVITEITEN Wij moeten ons aan alle wetgeving voor campagnefinanciering en verkiezingen houden. U mag geen bedrijfsmiddelen, -activa (inclusief telefoons, kopieermachines of computers), -services of -voorzieningen namens een politieke partij of kandidaat gebruiken. Er worden uitsluitend beperkte uitzonderingen gemaakt onder door de Juridische afdeling goedgekeurde voorwaarden voor bepaalde soorten geldinzamelingen en politieke activiteiten met het leidinggevende kader van het bedrijf. Wij compenseren of vergoeden geen enkele werknemer of elke andere persoon, in welke vorm ook, voor een politieke bijdrage die zij maken of van plan zijn te maken. Amerikaanse wetten verbieden ook de betaling van honoraria aan Amerikaanse openbare functionarissen.
RECLAME Reclame en het labelen van producten worden door de wet geregeld. Over het algemeen verbiedt de wet onware, misleidende of bedrieglijke reclame en onjuiste etiketten. Alle in onze reclame gemaakte stellingen over onze producten of services moeten waarheidsgetrouw zijn en op een redelijke basis berusten. Eerlijke en nauwkeurige reclame is niet alleen belangrijk voor naleving van de wet, maar tevens om de goodwill en reputatie van het bedrijf in stand te houden. Alle in onze reclame gedane stellingen moeten vóór publicatie worden gesubstantieerd. Het labelen van onze producten moet ook aan de wetten met betrekking tot reclame en de praktijken voor labelen voldoen. Het is ons beleid om onze producten en services in overeenstemming met de wet te labelen en te adverteren. Het is geen enkele werknemer toegestaan om reclamematerialen of labels voor onze producten of services te creëren, goed te keuren of te verspreiden die onwaar, misleidend of bedrieglijk zijn of die objectieve beweringen bevatten die niet kunnen worden gesubstantieerd. Nalaten hieraan te voldoen kan zowel civiele als strafrechtelijke boetes tot gevolg hebben.
INTELLECTUELE EIGENDOMMEN
13
Er zijn diverse wetten die het gebruik regelen van materiaal of informatie die een handelsmerk, patent of copyright betreffen of die als handelsgeheim kunnen worden beschouwd. Wij bezitten de rechten voor vele handelsmerken, patenten, copyrights en handelsgeheimen die essentieel voor ons succes zijn. Om onze rechten te beschermen moet elk gebruik door werknemers in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetten en ons beleid. Bepaalde hier bedoelde aangelegenheden staan hieronder beschreven. Voor nadere informatie betreffende alle aspecten van intellectuele eigendomsvereisten neemt u contact op met de Juridische afdeling. Naleving van copyrights. Materialen op papier of geschreven materialen zoals boeken, artikelen, tijdschriften, tekeningen, computer software, foto’s en reclames worden door copyrightwetten beschermd. Het is een overtreding van de wet en van ons beleid om ongeautoriseerde kopieën van dit soort materialen te maken. Overtredingen daarvan kunnen zowel het bedrijf als de werknemer aan aanzienlijke boetes blootstellen. De copyrightwetgeving en ons beleid verbieden ook het onwettig kopiëren van computersoftware; de copyrightwet staat het kopiëren van materiaal met auteursrechten onder beperkte omstandigheden echter toe. Bescherming van handelsmerken. Een handelsmerk is een woord, symbool, naam, motto of een combinatie daarvan dat wordt gebruikt om een product, productenreeks of services te identificeren, en om deze van de producten en services van andere bedrijven te onderscheiden. Wij gebruiken een aantal handelsmerken die door het publiek worden herkend en uitermate waardevol zijn. Alle werknemers moeten onze handelsmerken volgens onze Policy on Approvals, Use and Protection of Trademarks (“Beleid betreffende Goedkeuring, gebruik en bescherming van handelsmerken”) gebruiken, om te verzekeren dat onze handelsmerken worden beschermd. Werknemers moeten nieuwe handelsmerken via de Juridische afdeling laten goedkeuren en deze afdeling op de hoogte stellen van elk ongeautoriseerd gebruik van onze handelsmerken. Bescherming van patenten. Het is het beleid van ons bedrijf om de geldige patenten van onze concurrenten en anderen te respecteren. Het is geen werknemer toegestaan om opzettelijk de gepatenteerde technologie van anderen te schenden.
DOCUMENTENBEHEER Beheer door u en uw werkgroep van zakelijke documenten, zowel op papier als elektronisch, moet worden uitgevoerd volgens ons documentenbeheerbeleid. Het is ons beleid om de bewaring, opslag op lange termijn en vernietiging van zakelijke documenten te beheren volgens de wettelijke, belastings-, accountantscontrole-, bedrijfsvoering- en historische vereisten. Als u vragen hebt met betrekking tot documentenbeheer raadpleegt u de Interne accountantscontrole, de afdeling Belastingen of de Juridische afdeling. Financiële documenten. Financiële en zakelijke documenten van het bedrijf moeten nauwgezet worden opgemaakt en op de juiste manier worden bewaard. Administratie moet zodanig worden gevoerd, documenten zodanig worden opgemaakt en rekeningen zodanig worden bijgehouden zodat zij alle transacties en de beschikking van activa op nauwgezette en redelijke wijze vertegenwoordigen. Alle transacties moeten volgens het toepasselijke gezag worden uitgevoerd. Binnen ons normale systeem van verantwoording moeten de boeken, documenten en rekeningen op nauwgezette en redelijke wijze alle transacties en andere activiteiten weerspiegelen, die aan specifieke wettelijke voorschriften voor administratievoering voldoen. Zoals noodzakelijk of van toepassing is moeten alle transacties worden gedocumenteerd om de voorbereiding van financiële overzichten in overeenstemming met algemeen aanvaarde administratieve principes en
14
andere van toepassing zijnde regels mogelijk te maken, en om te verzekeren dat wij verantwoording afleggen voor al onze activa en activiteiten. Onder geen enkele voorwaarde mogen er niet-gedocumenteerde fondsen of activa aanwezig zijn, ongeacht de voorgenomen doeleinden. Het is niet toegestaan doelbewust in onze administratie en documentatie onjuiste of onnauwkeurige boekingen te maken. Namens het bedrijf mogen geen betalingen worden goedgekeurd of gemaakt met het voornemen, de wetenschap of het bewustzijn dat een gedeelte van de betaling zal worden gebruikt voor een ander doel dan wat in de documenten die de betaling staven vermeld staat. Alle ontvangstbewijzen en uitgaven moeten volledig en nauwgezet in onze administratie en documenten worden beschreven, en moeten worden gestaafd door de juiste documentatie die het doel ervan beschrijft.
Slotopmerking Hartelijk dank dat u deze Code hebt doorgenomen. Deze Code beschermt zowel ons allen, als het bedrijf. Wij willen allemaal werken voor een bedrijf waarop wij trots kunnen zijn. Armstrong is zo’n bedrijf: laten we het zo houden.
Maak alleen een kopie van deze Ontvangstbevestigingspagina, vul hem in en retourneer hem aan de Director of Compliance, Armstrong, P. O. Box 3001, Lancaster, PA 17604-3001.
WERKNEMER/CONSULENT
ONTVANGSTBEVESTIGING Code of Business Conduct van Armstrong LET OP: Het is mogelijk dat u van tijd tot tijd wordt verzocht om een Ontvangstbevestiging te ondertekenen. Bewaar uw exemplaar van de Code op een veilige plaats om later te raadplegen. (Op geen enkele wijze vertegenwoordigt deze Code een arbeidscontract, consulentovereenkomst, verzekering van voortgezet dienstverband of van enig ander dienstverband anders dan naar goeddunken van een van beide, of beide partijen.)
AAN: VAN:
De Director of Compliance (Directeur Naleving) _____________________________ (Blokletters a.u.b.)
______________________________________ (Afdeling)
•
Ik bevestig dat ik de Code of Business Conduct (Voorschriften betreffende Gedrag op het werk) (de “Code”) van Armstrong heb ontvangen, gelezen en begrepen. Ik heb advies ontvangen over de punten waarover ik vragen had.
•
I bevestig dat de Code vormt geeft aan, en verwijst naar beleid en procedures, en dat ik deze moet volgen.
•
Ik bevestig dat naleving van de Code een vereiste van mijn dienstverband (of indien van toepassing, van mijn consulentovereenkomst) bij Armstrong en/of haar dochterondernemingen is.
•
Ik bevestig dat ik mijn taken in naleving van de Code en het bedrijfsbeleid kan uitvoeren.
•
Ik bevestig dat het mijn plicht is om feitelijke of vermeende overtredingen van de Code te melden aan mijn supervisor of andere bedrijfsfunctionarissen zoals in de Code gespecificeerd staat, en aan onderzoeken mee te werken.
•
Behalve zoals hieronder beschreven staat ben ik mij niet bewust van enige overtreding of vermeende overtreding van de Code of van het bedrijfsbeleid.
___________________ Datum
____________________________________ Handtekening
