Collegevoorstel
Openbaar
Onderwerp
Digitalisering Openbare Bekendmakingen Programma / Programmanummer
BW-nummer
Facilitaire diensten / 1043, Dienstverlening en Burgerzaken / 1011
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Portefeuillehouder Collegevergadering no 47
Th. de Graaf Sinds juli 2009 biedt de Wet Elektronische Bekendmakingen (WEB) Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. decentrale overheden de mogelijkheid tot digitaal verstrekken van de BS50, Miranda Kiesling, Aanwezig: openbare bekendmakingen. Daarmee is de wettelijke publicatieplicht in 0650633723 Th. de Graaf Voorzitter dag- en huis-aan-huisbladen bijna geheel komen te vervallen. P. Depla, H. van Hooft sr., L. Kunst, Wethouders Datum ambtelijk voorstel Sindsdien zijn vele gemeenten overgegaan van publicatie in Scholten, huis-aan- H. 29 juni 2011 P. Lucassen, J. van der Meer huisbladen naar een digitale versie via internet. Daarbij wordt Registratienummer P. voorziening Eringa Gemeentesecretaris aangesloten op de landelijke op www.overheid.nl, waar 11.0014134 A. Kuilkunnen abonneren op de Communicatie burgers zich via een emailservice M. Sofovic Verslag bekendmakingen over vergunningen, ontheffingen en gemeentebladen. Gemeente Nijmegen wil deze landelijke ontwikkeling volgen door haar bekendmakingen in het vervolg digitaal beschikbaar te stellen en daar waar toegestaan niet langer meer van papieren publicatie gebruik te maken in het huis-aan-huisblad De Brug. Ter besluitvorming door het college
Paraaf
Aldus vastgesteld in de vergadering van:
1. De openbare bekendmakingen per 1 oktober volledig te digitaliseren en per 1 november af te zien van de papieren publicaties in huis-aan-huisblad De Brug, voor zover binnen de wettelijke kaders is toegestaan.
Datum
akkoord Programmadirecteur R. van Wuijtswinkel Programmamanager
2. Brief aan de raad over de digitalisering van openbare De voorzitter, bekendmakingen vast te stellen.
P. Kluver
De secretaris, Programmadirecteur M. Wetzels Programmamanager M. Geerlings
Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 11 juli 2011 Conform advies
Aanhouden Anders, nl.
nummer: 3.7
Paraaf
Datum
akkoord Bestuursagenda
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
1
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
Sinds juli 2009 biedt de Wet Elektronische Bekendmakingen (WEB) decentrale overheden de mogelijkheid tot digitaal verstrekken van de openbare bekendmakingen. Daarmee is de wettelijke publicatieplicht in dag- en huis-aan-huisbladen bijna geheel komen te vervallen. Sindsdien zijn vele gemeenten overgegaan van publicatie in huis-aan-huisbladen naar een digitale versie op internet. Daarbij wordt aangesloten op de landelijke voorziening op www.overheid.nl, waar burgers zich via een emailservice kunnen abonneren op de bekendmakingen over vergunningen en ontheffingen. Door invoering van de WABO is een aantal vergunningen niet meer ondergebracht bij de gemeente, maar bij de provincie. Die vergunningen worden niet meer door gemeente Nijmegen gepubliceerd. In de Brug staan dus alleen de bekendmakingen van vergunningen die door de gemeente worden behandeld. Dat neemt het risico met zich mee dat een burger op basis van de publicaties in de Brug denkt dat er in zijn omgeving geen vergunningen zijn afgegeven, terwijl dat wel het geval is maar het een provinciale vergunning betreft. Digitalisering van de publicaties voorkomen dit probleem, omdat via www.overheid.nl een volledig beeld gegeven wordt van alle bekendmakingen in Nijmegen. Dit biedt dus veel meer rechtszekerheid voor de burger dan de huidige vorm van publiceren in de Brug. 2
Juridische aspecten
Afdeling Juridische zaken van gemeente Nijmegen heeft grondig onderzoek verricht naar welke bekendmakingen nog wel verplicht moeten worden gepubliceerd in de Brug en welke alleen digitaal aangeboden mogen worden. 3
Doelstelling
Het volledig digitaal publiceren van de openbare bekendmakingen via Nijmegen.nl en Overheid.nl en daarmee af te zien van papieren publicatie in de Brug. 4
Argumenten
Wij zijn van mening dat de dienstverlening naar de burger op deze manier sterk wordt verbeterd. Gemeente Nijmegen wil door de digitalisering haar inwoners nog duidelijker en beter informeren over de plannen in ieders omgeving en de mogelijkheid geven daarop te reageren. Op deze wijze sluiten we aan op de gangbare manier van publiceren van dergelijke informatie. Bijkomend voordeel is de archieffunctie die hiermee wordt gecreëerd. Zo is eenvoudig terug te zoeken in eerder verschenen publicaties. De digitale bekendmakingen kunnen altijd in de Stadswinkel worden bekeken op de computer door de burger die geen beschikking heeft over internet. Verder zijn de volgende argumenten van belang: - Het internet gebruik in Nijmegen is hoog (schatting bureau Statistiek 86-94%) en zal alleen maar groeien in de toekomst. - Volgens de laatste gegevens wordt de gemeentepagina in de Brug door 49% iedere keer of regelmatig gelezen (onderzoek bij volwassen Nijmegenaren). - Deze nieuwe vorm van publiceren past bij de wens van de burger om steeds meer informatie digitaal te ontvangen. - Het bereik wordt vergroot door voldoende publiciteit te geven in de Brug waar men de informatie kan vinden. - De Brug bereikt niet iedereen door de bekende brievenbusstickers (ja/nee stickers). - De bezorging van de Brug laat soms te wensen over. - De bekendmakingen worden tevens als ''open data'' aangeboden wat mogelijk maakt dat de burger deze informatie kan ontsluiten op digitale burgerinitiatieven zoals hun eigen wijkwebsites.
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
- Het bereik wordt vergroot door het bieden van een e-mail attendering of abonnement. - Als extra service zal de lezer via de Brug wekelijks worden geattendeerd op de nieuwe openbare bekendmakingen op de website. Zo kan men in een oogopslag zien wat er in de eigen wijk speelt of gaat spelen. Het voordeel van deze service is dat de burger niet alleen wekelijks wordt geattendeerd op nieuwe bekendmakingen maar dat men zelf ook kan aangeven welke soort bekendmakingen hij wil ontvangen en voor welke postcodegebieden. Als voorbeeld geven we graag het Digitaal bouwarchief, een Nijmeegs project. Daarbij is in 2005 de keuze gemaakt om de bouwdossiers niet meer op papier in te laten zien, maar alleen nog maar digitaal. Burgers zonder computer kunnen sindsdien in de Stadswinkel het digitaal bouwarchief inzien. Indien nodig zelfs met begeleiding van een medewerker van het Open Huis. Het besluit om deze informatie alleen nog maar digitaal en niet meer op papier beschikbaar te stellen, heeft zelfs toen al in 2005 niet tot klachten geleid van burgers. Integendeel, het feit dat de gedigitaliseerde informatie vanaf dat moment altijd, overal en volledig beschikbaar was gekomen heeft juist tot heel veel positieve en enthousiaste reacties geleid. Ook heeft deze digitalisering ertoe geleid dat burgers geattendeerd werden op het bestaan van een gemeentelijk bouwarchief. Veel burgers waren daarvan niet op de hoogte. Digitalisering leidt tot bredere bekendheid van informatie, en daarnaast tot betere toegankelijkheid van die informatie. Inmiddels zijn we 6 jaar verder en is het computergebruik door de maatschappij enorm uitgebreid. Verwijzingen naar meer informatie op websites (bv NOS-journaal), internetbankieren, online reizen boeken etc zijn inmiddels gemeengoed geworden. Het digitaal bekendmaken van overheidsinformatie past geheel in die ontwikkeling. 5
Financiën
De digitalisering van de openbare bekendmakingen biedt niet alleen een betere service naar de burger maar levert daarnaast ook substantiële besparingsmogelijkheden in de advertentiekosten van de Brug van € 100.000 per jaar. Hiervan is reeds € 50.000 ingezet bij de perspectiefnota 2012. De overige € 50.000 zullen de de directies inzetten ter invulling van hun reeds opgelegde taakstelling. 6
Communicatie
Zowel intern naar de belanghebbende afdelingen als extern naar de burgers zal veel aandacht worden besteed aan communicatie. Intern zullen collega’s geïnformeerd worden en door middel van workshops geïnstrueerd worden m.b.t. het digitaal verwerken van de bekendmakingen. Na positief besluit van het college zal volgende overgangsperiode gehanteerd worden m.b.t. communicatie om de burger te laten wennen aan de nieuwe werkwijze:
Juli / oktober 1 oktober Hele maand oktober
Vanaf 1 november
Wekelijkse vermelding in de Brug van voornemen te stoppen met papieren publicatie en overgang naar digitale publicatie Digitale publicatie start - Zowel digitale en papieren publicatie in de Brug - Wekelijkse vermelding dat per 1 november m.b.t. overgang naar volledig digitale publicatie - Geen papieren publicatie meer in de Brug - Wekelijkse verwijzing in de Brug naar websites m.b.t. openbare bekendmakingen.
Collegevoorstel
Vervolgvel
3
7
Uitvoering en evaluatie
Een projectgroep bestaande uit ICT, communicatie en beleidsafdelingen realiseert het project digitalisering van de openbare bekendmakingen. Hierbij worden inhoudelijk deskundigen veelvuldig geraadpleegd zoals applicatiebeheerders van betrokken afdelingen, juridisch deskundigen, betrokken afdelingen en finance & control. Het project streeft naar realisatie van digitalisering van de bekendmakingen op 1 oktober 2011. Een half jaar na oplevering zal het project worden geëvalueerd.
Bijlage: Brief aan de Raad
Directie Stadsbedrijven Servicebedrijf Communicatie
Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47
Telefoon
14024
Telefax
(024) 329 23 78
E-mail
[email protected]
Aan de Gemeenteraad van Nijmegen
Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum Verslag 11 juli 2011
Postadres Postbus 9105
Th. de Graaf 6500 HG Nijmegen P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic BS50\11.0014135 Miranda Kiesling
Onderwerp
Datum uw brief
Digitalisering Openbare Bekendmakingen
Doorkiesnummer
(024) 3292080
Geachte leden van de Raad, Aldus vastgesteld in de vergadering van: Sinds juli 2009 biedt de Wet Elektronische Bekendmakingen (WEB) decentrale overheden de mogelijkheid tot digitaal verstrekken van de openbare bekendmakingen. Daarmee is de wettelijke publicatieplicht in dag- en huis-aan-huisbladen bijna geheel komen te vervallen. Sindsdien zijn vele gemeenten overgegaan van publicatie in huis-aan-huisbladen naar een digitale versie via internet. Daarbij wordt aangesloten op de landelijke voorziening op www.overheid.nl waar burgers De voorzitter, De secretaris, zich via een emailservice kunnen abonneren op de bekendmakingen over vergunningen, ontheffingen en gemeentebladen. Door invoering van de WABO is een aantal vergunningen niet meer ondergebracht bij de gemeente, maar bij de provincie. Die vergunningen worden niet meer door gemeente Nijmegen gepubliceerd. In de Brug staan dus alleen de bekendmakingen van vergunningen die door de gemeente worden behandeld. Dat neemt het risico met zich mee dat een burger op basis van de publicaties in de Brug denkt dat er in zijn omgeving geen vergunningen zijn afgegeven, terwijl dat wel het geval is maar het een provinciale vergunning betreft. Digitalisering van de publicaties voorkomen dit probleem, omdat via www.overheid.nl een volledig beeld gegeven wordt van alle bekendmakingen in Nijmegen. Dit biedt dus veel meer rechtszekerheid voor de burger dan de huidige vorm van publiceren in de Brug. Gemeente Nijmegen wil deze landelijke ontwikkeling volgen door haar bekendmakingen in het vervolg digitaal beschikbaar te stellen en daar waar toegestaan niet langer meer van papieren publicatie gebruik te maken in het huis-aan-huisblad De Brug. Argumenten Wij zijn van mening dat de dienstverlening naar de burger op deze manier sterk wordt verbeterd. Gemeente Nijmegen wil door de digitalisering haar inwoners nog duidelijker en beter informeren over de plannen in ieders omgeving en de mogelijkheid geven daarop te reageren. Op deze wijze sluiten we aan op de gangbare manier van publiceren van dergelijke informatie. Bijkomend voordeel is de archieffunctie die hiermee wordt gecreëerd. Zo is eenvoudig terug te zoeken in eerder verschenen publicaties. De digitale bekendmakingen kunnen altijd in de Stadswinkel worden bekeken op de computer door de burger die geen beschikking heeft over internet.
1
Verder zijn de volgende argumenten van belang: - Het internet gebruik in Nijmegen is hoog (schatting bureau Statistiek 86-94%) en zal alleen maar groeien in de toekomst. - Volgens de laatste gegevens wordt de gemeentepagina in de Brug door 49% iedere keer of regelmatig gelezen (onderzoek bij volwassen Nijmegenaren). - Deze nieuwe vorm van publiceren past bij de wens van de burger om steeds meer informatie digitaal te ontvangen. - Het bereik wordt vergroot door voldoende publiciteit te geven in de Brug waar men de informatie kan vinden. - De Brug bereikt niet iedereen door de bekende brievenbusstickers (ja/nee stickers). - De bezorging van de Brug laat soms te wensen over. - De bekendmakingen worden tevens als ''open data'' aangeboden wat mogelijk maakt dat de burger deze informatie kan ontsluiten op digitale burgerinitiatieven zoals hun eigen wijkwebsites. - Het bereik wordt vergroot door het bieden van een e-mail attendering of abonnement. - Als extra service zal de lezer via de Brug wekelijks worden geattendeerd op de nieuwe openbare bekendmakingen op de website. Zo kan men in een oogopslag zien wat er in de eigen wijk speelt of gaat spelen. Het voordeel van deze service is dat de burger niet alleen wekelijks wordt geattendeerd op nieuwe bekendmakingen maar dat men zelf ook kan aangeven welke soort bekendmakingen hij wil ontvangen en voor welke postcodegebieden. Als voorbeeld geven we graag het Digitaal bouwarchief, een Nijmeegs project. Daarbij is in 2005 de keuze gemaakt om de bouwdossiers niet meer op papier in te laten zien, maar alleen nog maar digitaal. Burgers zonder computer kunnen sindsdien in de Stadswinkel het digitaal bouwarchief inzien. Indien nodig zelfs met begeleiding van een medewerker van het Open Huis. Het besluit om deze informatie alleen nog maar digitaal en niet meer op papier beschikbaar te stellen, heeft zelfs toen al in 2005 niet tot klachten geleid van burgers. Integendeel, het feit dat de gedigitaliseerde informatie vanaf dat moment altijd, overal en volledig beschikbaar was gekomen heeft juist tot heel veel positieve en enthousiaste reacties geleid. Ook heeft deze digitalisering ertoe geleid dat burgers geattendeerd werden op het bestaan van een gemeentelijk bouwarchief. Veel burgers waren daarvan niet op de hoogte. Digitalisering leidt tot bredere bekendheid van informatie, en daarnaast tot betere toegankelijkheid van die informatie. Inmiddels zijn we 6 jaar verder en is het computergebruik door de maatschappij enorm uitgebreid. Verwijzingen naar meer informatie op websites (bv NOS-journaal), internetbankieren, online reizen boeken etc zijn inmiddels gemeengoed geworden. Het digitaal bekendmaken van overheidsinformatie past geheel in die ontwikkeling. Substantiële besparingsmogelijkheden De digitalisering van de openbare bekendmakingen biedt niet alleen een betere service naar de burger maar levert daarnaast ook substantiële besparingsmogelijkheden in de advertentiekosten van de Brug van € 100.000 per jaar. Hiervan is reeds € 50.000 ingezet bij de perspectiefnota 2012. De overige € 50.000 zullen de de directies inzetten ter invulling van hun reeds opgelegde taakstelling.
Communicatie Naar de burgers zal veel aandacht worden besteed aan communicatie. Daarbij zal een acceptabele overgangsperiode gehanteerd worden om de burger te laten wennen aan de nieuwe werkwijze:
Juli / oktober 1 oktober Hele maand oktober
Vanaf 1 november
Wekelijkse vermelding in de Brug van voornemen te stoppen met papieren publicatie en overgang naar digitale publicatie Digitale publicatie start - Zowel digitale en papieren publicatie in de Brug - Wekelijkse vermelding dat per 1 november m.b.t. overgang naar volledig digitale publicatie - Geen papieren publicatie meer in de Brug - Wekelijkse verwijzing in de Brug naar websites m.b.t. openbare bekendmakingen.
Besluit Op basis van deze ontwikkelingen, de substantiële besparingsmogelijkheden en bovenstaande argumenten hebben wij besloten over te gaan van papieren publicatie in Huis-aan-Huisblad de Brug naar volledig digitale publicatie via Nijmegen.nl en Overheid.nl.
Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen,
De Burgemeester,
De Gemeentesecretaris,
mr. Th.C. de Graaf
drs. B. van der Ploeg
