14/07/14
kris bostoen
E-‐mail? Telefoon of een gesprek ? • Complexe problemen • discussies
• OF • Slecht nieuws • Annula=e op het laatste moment • emo=e
OF
1
14/07/14
Dringend EN belangrijk ? • Vertrouw niet op e-‐mail alleen – SMS – Telefoon – …..
e-‐mail problematiek – CSD Loughborough University:
Het werk hervaCen na een onderbreking door een mailbericht vergt gemiddeld 64 seconden ... – Osterman Research:
68% van de bedienden volgen « doorlopend » hun mailberichten, terwijl nog eens 17% « meerdere keren per uur » hun berichten bekijken.. –
Gartner: E-mail overbelasting leidt tot
–
McGhee Consultants:
12% meerkost van de lonen. « basisregels voor goede praktijk » herleiden het volume aan mailberichten met 81% en verminderen het aantal inkomende berichten met 26%.
2
14/07/14
OUTLOOK afzender bestemmeling
09:00 11:00 13:00 16:00
Houd Outlook NOOIT de hele dag ac=ef
OUTLOOK
• Afzender? • afzender ?
• 5 W • – who – what – why – where – when
– Wie – Wat – Waarom – Waar – wanneer
ender
afz Terug naar 14/07/14 19:03
3
14/07/14
OUTLOOK
Afzender
(RE-‐) AcVe vereist (antwoorden, doen, opslaan, … )
Louter ter infrma:e : GEEN ac:e vereist Distribu:elijsten ( !!! spam)
1 onderwerp =1 bericht/ duidelijk/ kernwoorden/ aYorVngen (FYI AAUB ?)
1 bericht per onderwerp Gebruik opsommingstekens of nummering
OUTLOOK
• Afzender ? Forward ? • Voeg toe / leg uit waarom je het bericht doorstuurt
Doorgezonden voor nazicht van de bedragen
4
14/07/14
OUTLOOK Bestemmeling of afzender ?
E-‐mail goede gewoonte bij het ontvangen van berichten 1. Ga slechts enkele per dag na of je berichten ontvangen hebt 2. Schakel alle waarschuwingen voor de ontvangst van berichten uit 3. Antwoord binnen de 48 uur of laat de afzender weten wanneer hij je antwoord mag verwachten 4. Gebruik de op=e « out of office » als je langer dan 24 uur afwezig bent
5
14/07/14
OUTLOOK bestemmeling ? • Zet alle waarschuwingen uit • Outlook File OpVons Mail Message Arrival desktop alerts
OUTLOOK • bestemmeling ?
• 4 D bestemmeling ? – – – – • -‐ 2” : immediately • + 2” : calendar or ????
6
14/07/14
7
14/07/14
De problemaVek in het rangschikken en ordenen van berichten
• “geklasseerde” berichten terugvinden • de indeling en structuur • te veel archief !
8
14/07/14
Gulden regels
van Getting Things Done
•
Maak elke dag je “inbox” leeg –
(een gelezen bericht NOOIT terug in de “inbox” plaatsen noch “markeren als ongelezen’)
Gulden regels van Getting Things Done
• Breng de moed op om berichten die voor jou niet de minste toegevoegde waarde hebben ONMIDDELLIJK te verwijderen
9
14/07/14
Gulden Regels
van Getting Things Done • Maak elke dag je “inbox” leeg
(plaats een ongelezen bericht NOOIT terug in de “inbox”!)
• 2 Minuten
– Mogelijk in 2 minuten ?: Doe “het” meteen! – Zoniet, kies een bestemming
Back from Holiday crunch
10
14/07/14
Processing E-mail GTD Actieplan
PrakVsch 1.
Maak 4 nieuwe folders aan en nummer deze van 1 tot 4
rechter muisklik op je mailadres
[email protected]
•
11
14/07/14
PrakVsch 2. Breng de eigenschappen van de mappen 2 tot 4 in beeld en kies voor het totaal aantal berichten in deze mappen •
PrakVsch 3. Verplaats je berichten naar 1 van de 4 folders • • Op=es : CTRL + MAJ + V V (verplaatsen) / y (kopiëren) V
y
12
14/07/14
PrakVsch 4. Bekijk je mailberichten als conversa=es •
Per datum Par afzender Per onderwerp Per bestemmeling
PrakVsch 5. a) zoeken •
Rechter muisklik op een ontvangen bericht
13
14/07/14
Prak=sch 5. b) uitgebreid zoeken in ALLE berichten •
PrakVsch 5. c) Je kan desnoods ook UITGEBREIDER ZOEKEN •
14
14/07/14
PrakVsch 5. d) andere zoekhulpmiddelen • Zoekopdracht • • • • • • • • •
Zoek/Reset resultaten sluiten Zoeken in Alle e-‐mailitems Uitgebreide zoekopdracht Zoekmap aanmaken Huidige map Zoekopdracht in Submappen Alle Outlook-‐Items Specifieke zoektekst in een geopend item Specifieke tekst in een geopend item zoeken en vervangen
CTRL+E ESC CTRL+ALT+A CTRL+Shil+F CTRL+shil+P CTRL+ALT+K CTRL+ALT+Z CTRL+ALT+O F4
CTRL+H
PrakVsch 5.
e) Vps voor zoekopdrachten
• Zet je een zoekvraag tussen aanhalingstekens, dan zoek ja waar exact dezelfde woordcombina=e voorkomt. • Door gebruik te maken van het minteken (-‐) kun je bepaalde woorden in je zoekbewerking uitsluiten. • De Vlde-‐operator (~) voor een woord geel de zoekresultaten weer, in combina=e met de synoniemen van het zoekwoord. Stel: je wilt iets weten over ‘computers’ en je typt ~computer, dan zoek je ook op woorden met dezelfde betekenis, zoals ‘pc’, ‘laptop’ en ‘hardware’. • Met een asterisk (*) ter vervanging van onbekende woorden kan je uitgereid zoeken. • Om te zoeken op zoekterm A of op zoekterm B, gebruik je de operator ‘OR’ (in hoofdleCers) tussen de zoektermen (met spa=e).
15
14/07/14
E-‐mail GTD acVeplan
Gulden regels de Gesng Things Done
Maak elke dag je “inbox” leeg – (een gelezen bericht NOOIT terug in de “inbox” plaatsen noch “markeren als ongelezen’) • 2 Minuten • Kan het in 2 minuten: Onmiddellijke acVe! • Zoniet kies je een bestemming •
• Wekelijks onderhoud
– Overloop je agenda, “deze week”, “later” en “wacht op iemand anders” – Overloop je =jdsbesteding in je agenda (waarom niet elke vrijdagvoormiddag ?)
16
14/07/14
PrakVsch Overloop je agenda, « deze week », « later » en « wachten op iemand anders »
Voorwaardelijke opmaak (condi:onal formaQng)
PrakVsch Menu Beeld (View), in de groep weergave instellingen (View settings) à voorwaardelijke opmaak (conditional formatting) Ø Ø Ø Ø Ø
Om een bestaande regel te verwijderen, kies de regel en klik “verwijderen” Om een bestaande regel tijdelijk inactief te maken vink je de regel af Om een bestaande regel te wijzigen klik je op “voorwaarde” Om een bestaande regel te wijzigen inzake tekstopmaak (kleur, lettertype, …) klik je op “lettertype” Om een nieuwe regel aan te maken klik je op “toevoegen”. Geef de regel een naam in het naamvak, klik op “lettertype” en bepaal vervolgens de “voorwaarde”.
17
14/07/14
Tips •
Verplaats een mailbericht – – –
-‐-‐> kalender -‐-‐> taken -‐-‐> contactpersonen
•
Snelle stappen
•
Snelonderdelen
• • •
m CTRL + shil + M -‐-‐> nieuw mailbericht CTRL + shil + A -‐-‐> Agenda a www.microsol.com/france/accessibilite/solu=ons/produits-‐microsol/assistance-‐raccourcis-‐clavier.aspx
Tips
18
14/07/14
Sjablonen in Outlook • Maak in Outlook een map aan voor je sjablonen, Lrechter muisklik op je mailadresà new folder (vb. »mijn sjablonen") • Maak het bericht aan in Outlook (een onderwerp lijkt mij onontbeerlijk, maar mailadres(sen) voor bestemmeling(en) kan je eventueel vrij laten. Maak desgewenst de tekst op (leCertype, kleur, opsomming, …) : Sla het sjabloon op je bureaublad op als "outlook template » : File à save as à outlook template (extensie .ol) • Sluit het bericht in Outlook (je hoel het niet op te slaan in Outlook J) • Verklein het Outlook venster • Verplaats het sjabloon van je bureaublad (desktop) naar de map die je voor je sjablonen hebt gemaakt in Outlook • Als je nu het sjabloon dubbelklikt kan je het gebruiken zoals je wil.
kris bostoen
19
14/07/14
Lync • Français – hCp://office.microsol.com/fr-‐be/communicator-‐ help/video-‐wat-‐is-‐microsol-‐lync-‐2010-‐ VA102056728.aspx
• Nederlands – hCp://office.microsol.com/Nl-‐be/communicator-‐ help/video-‐wat-‐is-‐microsol-‐lync-‐2010-‐ VA102056728.aspx
Dit is een automa=sch antwoord. Bezorgd om mijn eigen gezondheid en het welzijn van mijn gezin beperk ik mij om nog slechts éénmaal per week mailberichten te beantwoorden, en wel op woensdag. Er is dus een kans dat je volgende woensdag een mailbericht van me ontvangt. Bedankt voor je mailbericht, en geniet inmiddels van de heerlijke rozengeur in je tuin !.
20
