1 Richtlijnen en uitgangspunten

FAM geboden ondersteuning 3 juni 2015

Handleiding registratieschema geboden ondersteuning FAM

1 Richtlijnen en uitgangspunten De FAM-voorziening geeft maandelijks aan het VAPH door welke ondersteuning ze effectief aan haar cliënten heeft geboden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de FAM ondersteuningsfuncties, zodat er met deze gegevens ook simulaties kunnen worden uitgevoerd in kader van de verdere uitwerking van persoonsvolgende financiering (PVF) en outputindicatoren voor FAM. De voorziening bezorgt maandelijks een overzicht van haar FAM-gebruikers, met de geboden ondersteuning die ze in de voorafgaande maand van de FAM-voorziening hebben gekregen. In het registratieschema dat het VAPH heeft bezorgd, werden reeds een aantal gegevens van de huidige cliënten ingevuld, maar de voorziening dient deze maandelijks te actualiseren en aan te vullen. De FAM-voorziening vermeldt vanaf 2015 al haar FAM-gebruikers in het registratieschema. Het gaat zowel om mensen die in een reguliere plaats zaten of instromen, als personen met persoonsvolgende convenanten (PVC). Cliënten die gebruik maken van rechtstreeks-toegankelijke hulp (RTH) of convenanten noodsituatie worden niet opgenomen in dit excelbestand. De gegevens over een bepaalde maand dienen ten laatste op het einde van de maand volgend op de maand van de ondersteuning te worden doorgegeven aan het VAPH. Zo moet de FAM-voorziening bijvoorbeeld de gegevens van de volledige maand februari 2015 ten laatste op 31 maart 2015 aan het VAPH bezorgen. In afwachting van een geïntegreerde registratietool (webapplicatie) zal dit in 2015 via excelbestanden gebeuren. De FAM-voorziening dient het ingevulde registratieschema in via e-mail ([email protected]). De 2 kolommen m.b.t. B-, P- en N-waarden dient u NIET in tevullen.. Wij vragen dus enkel de kolommen m.b.t. de geboden ondersteuning in te vullen. Voor alle FAM-gebruikers dient er eveneens een begeleidingsovereenkomst in de cliëntregistratie (CR) te zijn aangemaakt en dient men de zorgregieprocedures te volgen. Geboden ondersteuning

1.1 Ondersteuningsfuncties FAM De ondersteuning die de FAM biedt wordt geformuleerd in termen van: 

Woonondersteuning (uitgedrukt in aantal nachten): ondersteuning die tot doel heeft de persoon met een handicap te ondersteunen bij het wonen. De geleverde uren ondersteuning zijn moeilijk tot niet individueel planbaar en/of toewijsbaar. De ondersteuning heeft per definitie voor een deel een niet-instrumenteel1 karakter en bestaat uit begeleiding en permanentie. Het betreft nachtopvang met inbegrip van de ochtend- en avonduren.

1

Onder instrumenteel verstaat men praktische hulp (bijvoorbeeld dingen aanreiken, verzorgende taken, ADL-assistentie, …). Psychosociale begeleiding is niet-instrumenteel van aard en hiervoor dient men over bijkomende (psycho-pedagigische) vaardigheden te beschikken.

1 van 5



Dagondersteuning: ondersteuning die gedurende de dag wordt geboden. De geleverde ondersteuning is moeilijk tot niet individueel planbaar en/of toewijsbaar. De ondersteuning heeft per definitie voor een deel een niet-instrumenteel karakter en bestaat uit begeleiding en permanentie. Deze ondersteuning wordt binnen FAM uitgedrukt in dagdelen (halve, hele of anderhalve dagen). Bijv. 5,3 kan niet ingevuld worden, wel bijv. 5,5.



Individuele ondersteuning kan bestaan uit individuele psychosociale begeleiding, individuele praktische hulp, globale individuele ondersteuning en oproepbare permanentie. • • • •

•

Individuele psychosociale begeleiding: één-op-één begeleiding die tot doel heeft de persoon met een handicap te ondersteunen in de dag of bij zijn wonen. Individuele praktische hulp: ondersteuning bij algemeen dagelijkse activiteiten van het leven (ADL) in een één-op-één relatie. Individueel praktische hulp is hoofdzakelijk instrumenteel van aard. Globale individuele ondersteuning: combinatie van individuele begeleiding en praktische hulp2. Oproepbare permanentie: beschikbaarheid van de begeleiding om na oproep binnen een bepaalde tijd niet-planbare één-op-één ondersteuning aan te bieden.

Groepsbegeleiding: Psychosociale begeleiding waar meer dan één persoon aan deelneemt. Binnen een aantal diensten bestaat er reeds een aanbod om een begeleiding te bieden aan meerdere cliënten op hetzelfde moment. Binnen PVF is dit momenteel niet voorzien, maar om informatie te verzamelen over hoe frequent die gebeurt en wat de inhoud van deze begeleidingen is, wenst men dit binnen FAM apart te registreren.

1.2 Voorbeelden ter verduidelijking in termen van klassieke zorgvormen Hieronder geven we een aantal voorbeelden van hoe de ondersteuning binnen klassieke zorgvormen kan worden vertaald naar de FAM-ondersteuningsfuncties. Het is echter de bedoeling om de oude manier van werken te verlaten en nog meer vraaggestuurd en flexibel te werken. Het feit dat binnen FAM meer combinatiemogelijkheden zijn tussen verschillende functies komt hier ook aan tegemoet. De ondersteuningsfuncties dagondersteuning en woonondersteuning worden aangeboden in een collectieve setting. We denken hierbij aan: - personen die naar het dagcentrum komen en deel nemen aan de activiteiten die hier worden georganiseerd (dagondersteuning) - bewoners die voltijds in een tehuis verblijven (dag- en woonondersteuning) - personen die in een groepswoning leven waar begeleiding is van een dienst beschermd wonen (woonondersteuning eventueel aangevuld met individuele ondersteuning of dagondersteuning) - … Individuele ondersteuning heeft betrekking op personen die één-op-één begeleiding krijgen, buiten een collectieve setting. - gebruikers van een ADL-centrale, cf. zelfstandig wonen (Individuele praktische hulp3 en oproepbare nachtpermanentie) - psychosociale begeleiding door een dienst begeleid wonen (individuele psychosociale begeleiding) - persoonlijke assistenten (individuele ondersteuning4) - begeleid werken (individuele psychosociale begeleiding) - individuele begeleiding bij dagbesteding (individuele ondersteuning) - personen die vroeger gebruik maakten van begeleiding door een dienst beschermd wonen die niet in een groepswoning wonen, maar met hun gezin of alleen (individuele begeleiding) - …

2

Het is binnen individuele globale ondersteuning moeilijk om de tijd die wordt besteed aan praktische hulp te onderscheiden van de psychosociale begeleiding. 3 Binnen FAM kan er ook gecombineerd worden met psychosociale begeleiding. 4 Individuele ondersteuning kan bestaan uit individuele psychosociale begeleiding, individuele praktische hulp, globale individuele ondersteuning en oproepbare permanentie.

2 van 5

Specifiek voor FAM voorzieningen die zeer intensieve individuele, praktische ondersteuning aanbieden : deze ondersteuning dient nog steeds in de individuele ondersteuningsfuncties te worden geregistreerd. Maar, aangezien er een hoge intensiteit van deze ondersteuning wordt geboden, maakt dit de registratie een stuk minder vanzelfsprekend. Daarom is het mogelijk om, wat de praktische, individuele ondersteuning betreft, met een gemiddelde per cliënt op maandbasis te werken. Als de cliënt een tijdje afwezig is en geen ondersteuning van de FAM krijgt, is het wel belangrijk dat dit ook effect heeft op de informatie in de registratietool. Dit geldt uiteraard enkel voor het aanbod intensieve individuele, praktische ondersteuning (cfr. voorheen zelfstandig wonen). Voor eventueel ander aanbod dat werd geboden, volgt u gewoon de richtlijnen.

1.3 Combinaties van ondersteuningsfuncties Een gebruiker kan op maandbasis in principe alle ondersteuningsfuncties met elkaar combineren. Een aantal combinaties zijn echter niet logisch op dezelfde dag. Binnen een collectieve setting zijn er ogenblikken waarop een begeleider specifiek ondersteuning biedt aan één persoon. Dit wordt echter niet bijkomend als individuele ondersteuning gerekend, omdat dit reeds inbegrepen is in de woon- en of dagondersteuning. Als voor een cliënt op woonondersteuning werd geregistreerd, kan men die dag maximaal één dag dagondersteuning registreren, aangezien de avondondersteuning is inbegrepen in woonondersteuning. Het is dus niet mogelijk om op die dag 1,5 dag dagondersteuning te registreren. Voorbeelden van mogelijke combinaties: - Wie 24u/24u in een tehuis niet-werkenden verblijft, maakt gebruik van woonondersteuning en dagondersteuning. o Als men 7dagen op 7 gebruik maakt van dag- en woonondersteuning kan er geen individuele begeleiding of groepsbegeleiding worden geregistreerd. o Als men in het weekend naar huis gaat en er vanuit de FAM-voorziening begeleiding wordt geboden om de context te ondersteunen, kan in het weekend wel een individuele psychosociale begeleiding worden geregistreerd. - Indien men 4 dagen per week gebruik maakt van de atelierwerking van een dagcentrum en één dag begeleid gaat werken, wordt er hiervoor 4 dagen dagondersteuning en eventueel een psychosociale begeleiding geregistreerd. Een begeleiding wordt echter enkel geregistreerd als de begeleider effectief een begeleiding geeft aan de cliënt of in functie van de cliënt, bijvoorbeeld besprekingen op de werkpost. Dit kan evengoed op andere dagen dan de dagen waarop de cliënt aan begeleid werken doet. Het zijn dus zeker niet telkens de prestaties van de cliënt als begeleid werker die tellen. Ook algemene prospectie/jobfinding kan niet meetellen als individuele psychosociale begeleiding zelfs niet als nadien een cliënt overgaat naar begeleid werken. Indien evenwel in functie van een specifieke cliënt die begeleid werken gaat beginnen er bijvoorbeeld een gesprek plaats vindt op de werkpost met of zonder de cliënt erbij, kan vanaf dan de 1ste begeleiding meetellen als er ook een correcte begeleidingsovereenkomst dan al lopende is. - Een cliënt in een groepswoning kan naast woonondersteuning (collectief) ook individuele ondersteuning krijgen tijdens de dag, maar de psychosociale begeleiding die hij krijgt in het kader van wonen wordt geregistreerd als woonondersteuning en voor wonen kan men op die dag geen individuele ondersteuning registreren. …

2 Stappen bij het doorgeven van de geboden ondersteuning 2.1 Invullen van het registratieschema -

Per gebruiker is er één rij voorzien in het rekenblad. In kolommen A, B, C zijn de identificatiegegevens van de gebruiker opgeladen vanuit de Cliëntenregistratie (CR). Let wel, bij het opladen van gegevens werd gerapporteerd op afdelingsniveau, waardoor het mogelijk is dat cliënten die gebruik maakten van verschillende zorgvormen meermaals voorkomen in de lijst. De FAM-voorziening geeft per cliënt echter één lijn per gebruiker door

3 van 5

-

-

-

-

aan het VAPH. Opgelet: enkel voor gebruikers die in dezelfde maand naast de reguliere ondersteuning, ook ondersteuning kregen via persoonsvolgend convenant (PVC) mag de ondersteuning via PVC niet bij geteld worden op dezelfde lijn als de reguliere ondersteuning en dient hiervoor in een extra lijn ingevoerd te worden. Opmerking : met convenant wordt enkel convenant meerderjarigen bedoeld. Enkel de ondersteuning i.k.v.convenant meerderjarigen mag geregistreerd worden in het registratieschema FAM, er mag geen ondersteuning i.k.v. convenant minderjarigen geregistreerd worden in het registratieschema FAM. Als een gebruiker geen ondersteuning heeft gekregen van de FAM-voorziening, maar de begeleidingsovereenkomst blijft doorlopen, neemt u de rij en gegevens van deze persoon over in het maandoverzicht, maar de geboden ondersteuning zal die maand leeg blijven. In kolom D dient u NIETS in te vullen. In kolom E vult u uitgedrukt in hoeveel nachten er woonondersteuning wordt geboden door de FAM. In kolom F dient u NIETS in te vullen. In kolom G geeft u het aantal dagen in waarop dagondersteuning wordt geboden. Een voor- of namiddag is een halve dag. Indien men ook ‘s avonds dagondersteuning biedt, kan men hiervoor ook een halve dag registreren. Let wel, als er die dag ook woonondersteuning werd geregistreerd, kan men die dag maximaal één dag dagondersteuning registreren. In kolom H geeft u het aantal uren individuele psychosociale begeleiding weer. Het gaat zowel om begeleidingen i.f.v. ondersteuning in de dag als bij wonen. Een begeleiding betreft een rechtstreeks cliëntcontact van minimum 1 kwartier. U telt voor de betrokken maand de effectieve duur van alle begeleidingen samen en het totaal wordt afgerond naar beneden tot op het kwartier. Een uur wordt aangegeven met 1. De kwartieren met 0,25. Bijgevolg zal een begeleiding van een uur en 50 minuten worden ingegeven als 1,75. In kolom I vult u het aantal uren individuele praktische hulp in die door de FAM wordt geboden. Het totaal wordt afgerond naar beneden tot op het kwartier. In kolom J geeft u het aantal uren globale individuele ondersteuning in die door de FAM wordt geboden. Het totaal wordt afgerond naar beneden tot op het kwartier. Indien nodig geeft u in kolom K aan dat er oproepbare permanentie geboden is door ‘Ja’ in te vullen. Zo niet, vult u ‘Neen’ in. In kolom L vult u het aantal (psychosociale) groepsbegeleidingen in die door de FAM aan de cliënt worden geboden. Het totaal wordt afgerond naar beneden tot op het kwartier. Er wordt met de groepsgrootte geen rekening gehouden. In kolom M geeft u met ‘ja’ of ‘nee’ aan of de gebruiker voltijds residentieel verblijft i.f.v. de Vlaamse Zorgverzekering. In de vertaling in de nieuwe functie-termen wordt dit echter anders gedefinieerd: voltijds residentieel gebruik wordt gelijkgesteld met minstens 4 nachten woonondersteuning per week. Dit betreft het theoretische aanbod dat de cliënt doorgaans krijgt volgens zijn getekende dienstverleningsovereenkomst. Voor elke cliënt die volgens zijn dienstverleningsovereenkomst normaal gezien (minstens) 4 nachten per week woonondersteuning krijgt, dient u steeds ‘ja’ in te vullen, ook in een maand waar hij niet effectief elke week (minstens) 4 nachten woonondersteuning kreeg. Opgelet: dit geldt niet voor die personen die zelf instaan voor eigen woon- en leefkosten. In kolom P vindt u het erkenningsnummer van de afdeling. Het erkenningsnummer is reeds ingevuld voor de cliënten die u reeds in CR registreerde. Voorbeeld: het FAM-bestand 027 heeft enerzijds cliënten in 027001 (’t Zwart Goor) en anderzijds in 027002 (Zevenbergen).

2.2 Aanpassen en versturen van het registratieschema 2.2.1

Aanpassen en versturen van het bestand voor januari 2015

U voegt de eventueel nog ontbrekende cliënten toe en vult daarna voor alle cliënten de nodige gegevens in en slaat het bestand op. Als naam behoudt u de naam, en dit is meestal ‘3 cijfers van het erkenningsnummer van de FAM_ 01012015’ (bijv. het bestand voor januari 2015 voor FAM-voorziening met erkenningsnummer 004 noemt ‘004_01012015’). Dit ingevulde bestand voor januari 2015 e-mailt u als bijlage naar [email protected] met als onderwerp van de e-mail ‘Registratieschema FAM en de naam van het bestand’ (bijv. de e-mail met het bestand voor januari 2015 voor FAM 004 heeft als onderwerp ‘Registratieschema FAM 004_01012015’).

4 van 5

2.2.2

Aanmaken en versturen van bestanden voor de volgende maanden

Om het bestand voor februari 2015 aan te maken, volgt u de volgende stappen: 1. U neemt het bestand dat u voor januari 2015 indiende. 2. U slaat dit bestand opnieuw op voor februari 2015 onder dezelfde naam, maar u vervangt in de bestandsnaam ‘01012015’ door ‘01022015’. 3. U vult voor alle FAM-cliënten die in de loop van februari 2015 werden ondersteund door de FAM de geboden ondersteuning in. Indien nodig, voegt u ontbrekende nieuwe cliënten toe en/of verwijdert u cliënten die definitief werden uitgeschreven. Cliënten die in februari tijdelijk geen ondersteuning ontvingen, maar waarvoor de begeleidingsovereenkomst niet werd beëindigd, laat u in het bestand staan, maar u vult voor hen geen ondersteuning in. Besteed voor deze cliënten wel de nodige aandacht aan kolom M (Vlaamse Zorgverzekering/ zorgkas). 4. U slaat dit bestand nogmaals op en e-mailt het bestand als bijlage naar [email protected]. Verander ook het onderwerp van de e-mail, conform de bestandsnaam van het registratieschema. Deze methode herhaalt u elke maand o.b.v. het ingediende bestand voor de maand voordien. Indien u hierbij onduidelijkheden of problemen ervaart, neemt u contact op met het VAPH (helpdesk cliëntenadministratie: 02/225 86 05 of [email protected]).

5 van 5