ALV 27-10-2009
Aanwezig: Yvonne van Silfhout (voorzitter, verenigingslid), Luuk Somers (bestuurslid competitiezaken & arbitrage, verenigingslid), Elly Bom (bestuurslid algemene zaken & ledenadministratie, RM4), Jeroen de Joode (penningmeester, H7), Diede Labots (plv. secretaris, H1), Karen Zandbergen (secretaris, D12), Kees Roos (RM1), Frans Hamelink (verenigingslid), Gert Vlaming (RM4), Ard Pronk (H1), Fleur Remmerswaal (D4), Nicolas Kamper (H3), Rokus van den Bout (verenigingslid), Pauline Gispen (projectcoördinator), Mariolein Jonas-Broijl (D3), Maaike Schimmel (verenigingslid), Dana The (D2), Jeroen Veenstra (H1), Martine de Wit (D4), Violette Kamper (D2), Hester Goosensen (D2), Nick van Silfhout (H5), Jorien van Silfhout (MA1), Joost van Damme (H1), Mario de Kadt (H4), Ania Lubczynska (aankomend bestuurslid PR en communicatie, D3), Rosa Oliver Bertriam (aankomend penningmeester, verenigingslid) Met kennisgeving afwezig: Remco Stevens (H6), Rob van Ooijen (RM5), Vincent Kuiper (H3), Ingrid Schoots (D12), Hans Groen (H6), Johannes van der Pol (H7), Niels Noorlander (H6), Eugenie Kops (D5), Raymond Ridderhof (H7) Alle overige leden zonder kennisgeving afwezig. 1
Opening Yvon van Silfhout opent de ALV om 20.04 uur in de kantine van sporthal Houtrust. Ze heet iedereen van harte welkom.
1a
Vaststelling agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. Na agendapunt 5 lassen we een pauze in.
1b
Mededelingen Er zijn geen mededelingen
1c
Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken, anders dan de al geagendeerde brief van de kascommissie
2
Goedkeuring verslag ALV d.d. 26 mei 2009 Het verslag van de ALV gehouden op 26 mei 2009 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd.
3
Jaarverslag 2008-2009 Het concept verslag Algemene Zaken komt binnenkort op de website. Daar kan dan nog tot eind december per email op worden gereageerd. Over de andere onderwerpen zijn geen vragen of opmerkingen. Het jaarverslag 2008-2009 wordt door de ALV goedgekeurd.
4
Financieel verslag 2008-2009
4a
Behandeling verslag, winst&verliesrekening en balans Jeroen de Joode licht het verslag, de rekening en balans toe. De toelichting komt overeen met het gepubliceerde financiële jaarverslag. Nicolas Kamper vraagt of de teams die geen trainer hebben gehad, niet zelf in aanmerking komen voor de trainersvergoeding. Yvon van Silfhout antwoordt dat daar afspraken over kunnen worden gemaakt, maar dat dit niet vanzelfsprekend is. Het wordt nooit zomaar aan een team uitgekeerd. Alleen als bijvoorbeeld twee teamleden de verantwoordelijkheid nemen en de trainersverplichtingen op zich nemen, kunnen ze een tegemoetkoming krijgen. Op de ALV in mei werd het verzoek gedaan om vast te stellen wat een gezonde reserve is voor een vereniging als Kalinko. Jeroen de Joode licht toe waarom het bestuur heeft gekozen voor een
1/5
ALV 27-10-2009 streefreserve van 30 procent van een jaaromzet. De penningmeester en aankomend penningmeester hebben berekend dat dit ongeveer de verplichtingen zijn in het geval Kalinko onverhoopt om zou vallen. Dat gaat dan onder meer over zaalhuur die nog moet worden betaald en Nevobo-contributie die de vereniging al kwijt is. Op dit moment zit Kalinko op een reserve van ruim 45 procent van de jaaromzet. Het komende jaar kijkt het bestuur middels een meerjarenbegroting hoe de reserve het beste af kan worden gebouwd naar het streefpercentage. Ook worden de contributies onder de loep genomen door te kijken naar onderliggende kosten per groep. 4b
Verslag kascommissie en verkiezing nieuwe kascommissie Namens de kascommissie licht Jeroen Veenstra de brief toe die hij en Johannes van der Pol hebben geschreven. Ze hebben nog altijd een verschil geconstateerd tussen de boekhouding van de penningmeester en die van de ledenadministratie. Tot zijn vreugde is er wel een boekhoudpakket aangeschaft. De kascommissie heeft ook geconstateerd dat de balanspost debiteuren in juli flink was opgelopen, voornamelijk door de post contributie 08-09. Die post moet niet meer oplopen, vindt de kascommissie. Elly Bom vult aan dat van die laatste post inmiddels 6000 euro is geïnd, waarna nog 1000 openstaat. Jeroen de Joode zegt dat het verschil tussen de boekhouding van de penningmeester en de ledenadministratie slechts 213 euro bedraagt. Yvon van Silfhout bedankt de kascommissie. De kascommissie adviseert de penningmeester decharge te verlenen. De ALV stemt daarmee in. Jeroen Veenstra is bereidt om nog eens in de kascommissie zitting te nemen. Johannes van der Pol is niet aanwezig, maar zal hier ook voor benaderd worden. Na de vergadering toont Dana The zich ook nog bereid om toe te treden.
5
Bestuursverkiezing en afscheid bestuursleden Yvon van Silfhout bedankt Jeroen de Joode voor zijn werk als penningmeester waar hij twee jaar lang heel intensief mee bezig is geweest. Het was een flink cijfermatig project waar Jeroen zich vrij perfectionistisch op heeft gestort, waardoor hij altijd het volle vertrouwen van het bestuur heeft gehad. Yvon introduceert Rosa Oliver Bertriam die de plek van Jeroen in zal nemen. Zij is moeder van een mini, heeft altijd al op toernooitjes geholpen en tot onze vreugde op de vacature penningmeester gereageerd. De vergadering stemt in met de benoeming van Rosa als penningmeester. Yvon bedankt Elly Bom die haar werk als bestuurslid Algemene Zaken en ledenadministratie neerlegt. Zij kwam jaren geleden binnen als moeder van een van de jeugdleden, zelf ook een volleyballer. Na het eerste jaar ledenadministratie werd ze ook bestuurslid algemene zaken. In totaal is het een erg groot takenpakket geworden. Ze heeft behoorlijk wat jaren in het bestuur meegedraaid, daar zijn we dankbaar voor. De ALV verleent Elly decharge. Maaike Schimmel neemt de ledenadministratie over. Zij zal niet in het bestuur plaatsnemen en haar activiteiten afstemming met de nieuwe penningmeester, Rosa. Luuk Somers bedankt Yvon van Silfhout, die haar functie als bestuurslid en voorzitter neerlegt. Luuk vertelt dat Yvon altijd langs kwam om van alles en nog wat te regelen. Hij bedankt haar namens de vereniging hartelijk voor alle inzet. Voor een aantal taken, en zeker als vraagbaak en klankbord, blijft Yvon beschikbaar. De ALV verleent Yvon decharge. De vergadering stemt in dat Luuk voorzitter a.i. wordt. We blijven op zoek naar een permanente voorzitter. Arie Mol, voorzitter van de regio mid-west van de Nevobo neemt het woord. Hij zegt dat het goed te horen is dat het zo goed loopt binnen de vereniging. Volgens hem kijken andere verenigingen met bewondering naar het beleidsplan tot 2012. Ook vertelt Arie over het ophouden van de regio
2/5
ALV 27-10-2009 mid-west per 1 juni 2010 Dan wordt dan regio west gevormd welke grofweg bestaat uit de driehoek Texel – Hoek van Holland - Veenendaal. Het regiobestuur zal dan meer de vorm krijgen van een denktank. Arie vertelt dat er vanuit de vereniging een aanvraag is geweest voor een oorkonde, voor het vele werk en de toewijding waarmee Yvon van Silfhout zich heeft ingezet voor Kalinko. Het opzetten van de mini-afdeling en het zo lang, zo actief meedraaien heeft de Nevobo er niet alleen toe doen besluiten om die aanvraag te honoreren. De Nevobo kent Yvon ook nog een de één na hoogste onderscheiding toe, de zilveren bronsspeld. Die speldt Arie op bij Yvon. Daarna kondigt Luuk een pauze aan. Na de pauze treedt Ania Lubczynska onder applaus van de vergadering, toe tot het bestuur als bestuurslid PR en communicatie. 6
Begroting 2009-2010 Jeroen Veenstra vraagt waarom er is gekozen om de contributieinkomsten af te stemmen op de vorige begroting + 1 procent groei. Luuk Somers zegt dat dat de verwachte ledengroei is, enigszins conservatief geschat. Jeroen V. vraagt wat de stand van zaken is met de Kalinkoppen. Elly Bom werkt hieraan ondersteund door Diede Labots. Dana The vraagt zich af of de Kalinkoppen online kunnen. Rokus van den Bout zegt dat dit niet kan wegens de wet op privacy. Pauline Gispen vraagt zich af waarom het bedrag van toernooien omlaag gaat, terwijl er nu een activiteitencommissie is opgestaan die naar verwachting meer gaat organiseren. Luuk belooft dat het bestuur daar nog naar kijkt. Jeroen V. vraagt zich af wat er onder kernactiviteiten beach valt. Luuk zegt dat dit afhangt van de op te zetten beachcommissie. Vorig jaar was het een toernooi en een beachladder. Als er nieuwe activiteiten komen vanuit leden zullen we moeten beoordelen wat er onder verantwoordelijkheid van de vereniging kan vallen. Yvon van Silfhout wijst er in dit verband op dat er ideeën zijn om het zaalseizoen over te laten lopen in strandtrainingen. De begroting wordt aangenomen, met de aantekening dat het bestuur nog zal kijken naar het bedrag dat naar toernooien gaat.
7 7a
Voorstellen 2009-2010 Voorstel wijziging contributiereglement Ard Pronk heeft problemen met het grote verschil tussen leden die wel en niet per automatische incasso betalen. Hij heeft in het jaarverslag 2008 gekeken en zag dat slechts 45 leden niet op tijd hebben betaald, terwijl 2/3 automatische incasso gebruikt. Leden die te laat betalen krijgen een boete, dat levert aardig wat op voor de vereniging. Hij vindt dat je leden niet kunt dwingen tot een automatische incasso. Door het verschil 18 euro te maken, doe je dat feitelijk wel. Elly Bom zegt dat het bestuur een discussie heeft gevoerd over het verplicht stellen van automatische incasso. Reden is dat er weliswaar minder mensen dan eerder niet op tijd betalen, maar dat een deel dat nog steeds doet. Dat levert onevenredig veel werk op voor de vrijwilligers. De ledenadministratie moet vaak meerdere malen achter de wanbetalers aan en de bedragen die mensen zelf overmaken kloppen niet altijd, wat ook weer extra werk oplevert. Ard werpt tegen dat de vereniging er 1000 euro extra voor binnen sleept. Bedrijven mogen volgens hem ook niet zomaar 18 euro vragen aan mensen die niet met automatische incasso willen betalen. Luukt Somers werpt op dat we geen bedrijf zijn, maar met vrijwilligers werken. Het extra werk voor de ledenadministratie wordt juist door die mensen veroorzaakt die niet op tijd betalen. Elly vraagt Ard of hij andere ideeën heeft om dat extra werk op te lossen. Daar heeft niemand in de vergadering een pasklaar antwoord op. Karen Zandbergen vult nog aan dat het bestuur een belangenafweging heeft gemaakt tussen de belangen van leden die liever niet per automatische incasso betalen en die van de vrijwilligers die door de mogelijkheid om zelf te betalen, elk jaar weer geconfronteerd wordt met mensen die niet of niet het juiste bedrag op tijd betalen. Luuk zegt dat de vorige kortingsmaatregel – bij op tijd betalen – bedoeld was om te voorkomen de automatische incasso verplicht te stellen. Echter, er blijken steeds leden over te zijn die niet op tijd
3/5
ALV 27-10-2009 betalen.
7b
Er wordt gestemd over het voorstel. Vijf mensen zijn tegen. Ongeveer drie keer zoveel leden zijn voor. De rest onthoudt zich van stemming. Het voorstel wordt derhalve aangenomen. Trainersvergoeding betaald parkeren Gaslaan Het bestuur stelt voor om trainers die op meer dan 7,5 kilometer van de Gaslaan af wonen de parkeerprijs te vergoeden. Dat gaat om de trainingstijd met een kwartier en voor en er na. Rokus van den Bout vraagt zich af of een kwartier na de training niet te weinig is. Als ze nog iets willen na drinken, zijn ze meer kwijt. Hij stelt voor om er drie kwartier van te maken. Luuk Somers zegt dat trainers vergoeding krijgen voor de training, niet voor het drinken erna. Kees Roos vraagt zich af of het niet mogelijk was om parkeerkaarten te kopen. Elly Bom zegt dat zelfs de beheerders die niet krijgen. Jeroen Veenstra vraagt zich af wat het gaat kosten en of dat al begroot is. Jeroen de Joode zegt dat het om ongeveer 90 euro per trainer gaat, en het 2 of 3 trainers zijn. Dat is nog niet begroot. Het voorstel wordt aangenomen.
7c
Vervoersregeling evenementen Luuk Somers vertelt dat de afgelopen jaren af en toe op stel en sprong vervoer werd georganiseerd voor een wedstrijd. Het bestuur heeft een richtlijn gemaakt waar leden in voorkomende gevallen gebruik van kunnen maken, waarbij de leden het vervoer moeten organiseren en de vereniging bij voldoende animo de helft betaalt. Nicolas Kamper constateert dat vervoer naar de bekerfinale van dames 4 vorig jaar niet door ging, omdat er te weinig mensen waren. Waarom zouden we het niet nog aantrekkelijker maken? Luuk zegt dat de bus bij de finale nationale gesloten club jeugd-kampioenschappen wel vol zat. Diede Labots vult aan dat het ook veel te maken heeft met de PR, niet met het feit dat leden de helft moeten betalen. Het voorstel wordt aangenomen.
8 8a
Beleid 2009-2010, tweede ronde TC beleidsplan Er zijn geen vragen over het licht aangepast TC beleidsplan. Dat wordt aangenomen.
8b
Zaaldienstplan Luuk Somers vertelt dat de taken van de zaaldienstcoördinator moeilijk zijn te vervullen. Zoals al in de ALV van mei besproken, zullen veel van die taken en verantwoordelijkheden naar de zaaldienst teams worden verschoven. De ALV stemt hiermee in.
8c
Vriendenteambeleid Luuk Somers zegt dat veel andere verenigingen jaloers zijn dat wij een vriendenteambeleid hebben. Jeroen Veenstra vraagt wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oude beleid. Luuk: Eerder mochten vriendenteams hun promotie tot de 2e klasse altijd zelf houden. We hebben ontdekt dat dit de doorstroming kan blokkeren, bijvoorbeeld door een team dat nu de enige plek in de 4e klasse inneemt. Daarom staat er nu in het beleid dat als vanuit de TC de wens komt om een vriendenteam op een ander niveau te plaatsen, ze daar het gesprek met het team over aangaan, waarbij het belang van de doorstroming voorop staat. Yvon van Silfhout vult aan dat Dames 7 nu bestaat uit 12 spelers omdat spelers die er uit zouden vallen, dan van de 3e naar de 5e klasse zouden moeten gaan, daar het 4e klasse team een vriendenteam is. Fleur Remmerswaal vraagt of ze niet omhoog kunnen. Dat is volgens Yvon niet het geval. Ze horen in de 3e klasse, niet in de 5e, maar de 2e klasse is voor deze speelsters nu te hoog gegrepen. Nicolas vraagt hoe ver de teams dan zullen zakken. Yvon antwoordt dat dat in principe om 1 klasse gaat, maar dat moet elke keer op zich worden bekeken. Luuk vult aan dat .
4/5
ALV 27-10-2009
Dana The vraagt zich nog af wat de status is van Dames 12, de mastercompetitie. Yvon van Silfhout zegt dat ze 30+ moeten zijn en minimaal promotieklasse gespeeld. Het is een open team, waar de TC over oordeelt wie er wel en niet in kan.
9
De ALV stemt in met het beleid. Rondvraag Kees Roos stelt dat de openingstijden van de kantine onregelmatig zijn en wil weten hoe dat zit. Luuk Somers zegt dat er een overeenkomst is met de gemeente waarin staat dat als we de zaal huren, de kantine open is. Maar er is ook een persoonlijke afweging van de beheerder. Yvon van Silfhout stelt voor een inventarisatie te maken en het hier met de gemeente over te hebben. Dana The zegt dat er op donderdag 2 of 3 teams zijn die wat drinken. Jolanda heeft de teams gevraagd of ze open moet zijn voor hen, daarop hebben de teams gezegd dat ze zolang het korfbalseizoen nog niet is begonnen (grofweg de eerste zes weken) wel bij de squashbaan wat gaan drinken. Anders moet de kantine uren open zijn voor een paar tientjes omzet. Kees zegt dat hij dat commercieel wel begrijpt, maar dat verenigingsgevoel ook belangrijk is. Luuk stelt voor om er over in gesprek te gaan met Jolanda. Kees vraagt zich af hoe het met de prijzenkast staat. Diede Labots zegt dat iemand van de activiteitencommissie daar mee bezig is. Volgens Pauline Gispen is hij al gaan vragen naar de voorwaarden. Rokus van den Bout wil weten wie er in de commissie zitten. Diede zegt dat ze vorige week voor het eerst bijeen zijn gekomen en de namen binnenkort allemaal op de site komen. Pauline vult nog aan dat de commissie op 28 november een feest organiseert. Luuk Somers vertelt dat het bestuur Annet van de Ven als lid van verdienste wil benoemen. Nicolas Kamper vraagt zich af wat dat inhoudt. Luuk zegt dat het vooral gaat om erkentelijkheid voor haar jarenlange vrijwilligersinzet voorde vereniging. Yvon van Silfhout vertelt dat Annet nog een lang weg te gaan heeft, dat ze recentelijk weer in het ziekenhuis heeft gelegen en dat kaartjes van teams nog altijd erg worden gewaardeerd. Haar adres is bij Yvon op te vragen, of via
[email protected]
10
Sluiting Luuk dankt iedereen voor zijn komst en sluit de vergadering rond 22 uur.
5/5
