ALV 28-10-2008
Aanwezig: Yvonne van Silfhout (voorzitter, verenigingslid), Luuk Somers (wedstrijdsecretariaat, verenigingslid), Elly Bom (ledenadministratie, RM4), Remco Stevens (PR-commissie, H6) Jeroen de Joode (penningmeester, H7), Rob van Ooijen (algemeen bestuurslid, RM5), Gerwin van der Panne (aftredend penningmeester, H7), Kees Roos (RM1), Frans Hamelink (verenigingslid), Diede Labots (H1), Gert Vlaming (RM4), Sanne Boschman (D1), Anita Aartsen (verenigingslid), Ard Pronk (H1), Kristel Lammers (verenigingslid), Ingrid Schoots (D2), Fleur Remmerswaal (D4), Marjolein Remmerswaal (D5), Ton Opdam (H4), Nicolas Kamper (H3), Karen Zandbergen (D1, gedeeltelijk notulist), Annely van Overeem (D1), Erwin Wiersum (H7), Johannes van der Pol (gedeeltelijk, H7) en Leontien van Wely (gedeeltelijk, D5), Rokus van den Bout (verenigingslid). Met kennisgeving afwezig: Annet van de Ven, Wim van Blijswijk, Coen de Vos, Ingrid Stant, Alwin Zegers, Marcel Poetsema, Jet Mol, Nick van Silfhout en Diederik Weve. Alle overige leden zonder kennisgeving afwezig. 1
Opening Yvon van Silfhout opent de ALV om 20.00 uur in de kantine van sporthal Houtrust. Yvon van Silfhout heet iedereen van harte welkom.
1a
Vaststelling agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld
1b
Mededelingen Er zijn geen mededelingen
1c
Ingekomen stukken De kascommissie heeft een brief geschreven naar aanleiding van de kascontrole op de boeken van het seizoen 2007-2008. Deze wordt onder punt 4 besproken.
2
Goedkeuring verslag ALV d.d. 29 mei 2008 Het verslag van de ALV gehouden op 29 mei 2008 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd.
3
Jaarverslag 2007-2008 Yvon van Silfhout geeft aan dat het verslag grotendeels al aan de orde is geweest in de voorjaars ALV. Wijzigingen zullen toegelicht worden en dat gaat met name om de scheidsrechtersverplichtingen en de algemene zaken (wordt mondeling toegelicht). • Scheidsrechtersverplichtingen: Het is dit seizoen (wederom) moeilijk gebleken om in de benodigde scheidsrechters te voorzien. Enkele verenigingsleden (niet spelende leden) zorgen voor 65% van de scheidsrechterleveringsplicht van de hele vereniging. Dit kan niet zo doorgaan en in het jaarverslag zijn de cijfers weergegeven. Door middel van een vrijwilligersbalans (laat zien hoeveel een team doet aan hun scheidsrechtersverplichting) zal het bestuur de teams langsgaan en ze aanspreken op hun verantwoordelijkheid. • Algemene zaken: Door de drukte is het helaas niet gelukt een hoofdstuk op te nemen in het jaarverslag. Elly Bom licht e.e.a. mondeling toe. Zij geeft aan welke onderdelen er zijn en geeft aan dat de zaalinhuur en het materiaalbeheer vanaf volgend seizoen onder de TC gaat vallen. Verder is de activiteitencommissie nog niet opgestart, maar is het wel de ambitie van het bestuur het lopende seizoen dit op te starten, dit met hulp van de aan te stellen projectcoördinator. Ton Opdam complimenteert het bestuur met het uitstekende jaarverslag. Het jaarverslag 2007-2008
1/5
ALV 28-10-2008 wordt door de ALV goedgekeurd.
4
Financieel verslag 2007-2008
4a
Verslag kascommissie Verslag van de kascommissie is laat op de website gezet en Jeroen de Joode geeft de essentie van de brief weer. De kascommissie heeft de boeken, de balansen en w&v rekening gecontroleerd en is tevreden over de financiële vastlegging van het seizoen. De kascommissie heeft de volgende 2 aanbevelingen: 1. Beter afstemmen ledenadministratie en financiële administratie. Jeroen de Joode neemt dit ter harte. 2. Aanschaffen boekhoudprogramma. Jeroen de Joode zal dit in het komend jaar nagaan. De kascommissie stelt voor Jeroen de Joode decharge te verlenen.
4b
Goedkeuring financieel verslag Jeroen de Joode licht het financieel verslag, de w&v rekening en de balans toe. Het netto resultaat voor het seizoen 2007-2008 is 8.924,- euro positief. Voornaamste reden daarvoor is het te conservatief inschatten van het ledenaantal. Inkomsten naast contributie zijn er vanuit de Haagse SportTuin activiteiten. De post oninbare contributies is historisch laag waarbij de inzet van de ledenadminstrateur daarbij bepalend is geweest voor het succes. Er zijn reserveringen gemaakt voor shirts scheidsrechters en trainers. Bij de jeugd zijn er extra kosten i.v.m. de vervanging van de shirts voor de mini’s. De trainerskosten zijn lager omdat niet alle trainersposities opgevuld waren en bij de post cursussen is er een inhaalslag gemaakt. De Canada activiteit (Canadees dames volleybalteam dat bij ons te gast was) was onvoorzien (niet bekend bij het opstellen van de begroting) en is ook zo weggezet in de w&v rekening. Ton Opdam vraagt of de besparing in zaalinhuur eenmalig is of dat dit structureel zal zijn. Hij vraagt het bestuur om de werkwijze vast te leggen, zodat eventuele opvolgers hiervan kennis kunnen nemen. De wedstrijdsecretaris geeft aan dat door een netwerk van mensen dit ook in de komende jaren te verwachten zal zijn. Jeroen de Joode licht de balans toe. Het saldo is 40.956,- euro eigen vermogen, wat volgens Jeroen de Joode een gezond saldo is. Tevens wordt aangegeven dat Kalinko een betrouwbare bank heeft. Inmiddels zijn een aantal debiteuren en crediteuren van de balans (maar nog niet bij het sluiten van de boeken, dus niet gepresenteerd in deze balans). Op basis van de toelichting en de aanbeveling van de kascommissie keurt de ALV het financieel verslag 2007-2008 met daarbij de w&v rekening en de balans goed en verleent Jeroen de Joode decharge.
4c
Verkiezing kascommissie Yvon van Silfhout geeft aan dat Diederik Weve geen zitting meer zal nemen in de kascommissie. Johannes van der Pol meldt zich aan als vervanger. Het bestuur zal Coen de Vos en Jeroen Veenstra vragen nog een jaar in de commissie zitting te nemen. De ALV keurt de benoeming van Johannes van der Pol als lid van de kascommissie voor het seizoen 2008-2009 goed.
5
Bestuursverkiezing en afscheid bestuursleden Deze ALV nemen Gerwin van der Panne (secretaris) en Rob van Ooijen (algemeen bestuurslid)
2/5
ALV 28-10-2008 afscheid van het bestuur. Yvon van Silfhout dankt hen voor de inzet en hun bijdrage. Voor de functie van secretaris draagt het bestuur Karen Zandbergen voor. Zij heeft echter aangegeven deze taak niet alleen te willen vervullen mede vanwege haar werkzaamheden. Samen met Diede Labots zal ze de functie uitoefenen. Daarbij zal Diede benoemd worden als algemeen bestuurslid en als vervanger van Karen fungeren op het moment dat dit nodig is. Het bestuur heeft verder geen aanmeldingen voor deze vacature ontvangen. De ALV geeft hele bestuur decharge en gaat akkoord met beëindiging bestuursfuncties van Gerwin van der Panne en Rob van Ooijen en de aanstelling van Karen Zandbergen als secretaris en Diede Labots als algemeen bestuurslid. Yvon van Silfhout feliciteert hen met de aanstelling. Hier neemt Karen Zandbergen het notuleren over en neemt Diede Labots eveneens zitting achter de bestuurstafel. Yvon van Silfhout schorst de vergadering voor een pauze. Yvon van Silfhout heropent de vergadering 6
Beleid 2008-2009
6a
Verenigingsbeleidsplan Elly Bom vertelt kort over de totstandkoming van het beleidsplan. Samen met Rob van Ooijen maakte zij een begin met het op papier zetten wat we als vereniging willen zijn. Zij kregen daarvoor de nodige input van Fleur Remmerswaal en Maarten Walter, middels een ledenenquête, een verslag en een klankbordvergadering. Conclusie: We willen een gezellige club zijn, zoals dat in Lindoduin ook altijd zo was. Probleem: De vereniging is ontzettend gegroeid en het kader is kleiner geworden. Het bestuur heeft veel uitvoerende taken op zich genomen en daarmee nauwelijks tijd om zaken over te dragen en mensen te enthousiasmeren. Uit die dilemma’s en de input van de leden is het conceptbeleidsplan gekomen. Dat is in mei op de ALV uitgebreid besproken. Daarop zijn Gert Vlaming, Diede Labots, Elly Bom en Rob van Ooijen in een werkgroep verder gegaan. Activiteitenplan Elly Bom vat het activiteitenplan dat daaruit voortkwam en op de Kalinko-website te vinden is, samen en geeft toelichting. Ze vertelt over de projectcoördinator die Kalinko voor twintig uur in de week (op kosten van NOC/NSF en op voordracht van de Nevobo) aan kan stellen om de wensen een zetje te geven. De coördinator zal zich onder meer bezighouden met het ontwikkelen van vrijwilligersbeleid, het organiseren van (na)schoolse activiteiten in samenwerking met de gemeente, het aanzetten tot oprichting van een activiteitencommissie en het uitzoeken wat er bij Kalinko mogelijk aangaande beachvolleybal. Ton Opdam vraagt of we het risico lopen dat de vereniging zwaar op de projectcoördinator gaat leunen en of hij of zij in dienst van de vereniging zal komen. Elly Bom benadrukt dat de coördinator voor drie jaar wordt aangesteld en het juist de bedoeling is dat diegene zich terugverdient. Bijvoorbeeld door goede banden met sponsors op te bouwen. Hij of zij komt via een bureau in dienst. Kalinko zal geen formele werkgever-werknemer relatie aangaan met de projectcoördinator en loop daarmee geen werkgeversrisico’s. Yvon van Silfhout voegt toe dat de coördinator bewust niet op kerntaken van de vereniging wordt gezet. Sanne Boschman denkt dat de kans groot is dat zo iemand binnen de drie jaar iets anders gaat doen. Elly Bom zegt dat we desondanks door willen gaan. In andere steden en bij andere verenigingen loopt het al goed. Ton Opdam vraagt of hij of zij in dienst van de vereniging is. De vereniging zorgt wel voor aansturing, maar de financiële afwikkeling gaat via een extern bureau.
6b
De ALV gaat akkoord met het voorgelegde beleidsplan en het daarbij horende activiteitenplan 6c
TC beleidsplan Yvon van Silfhout (en TC-voorzitter a.i.) vertelt dat er nog geen TC-beleidsplan is. Dit in verband
3/5
ALV 28-10-2008 met drukte en omdat er nog steeds alleen een voorzitter a.i. is. Rob van Ooijen en Esther Brands schrijven op basis van enquêtes en kennis van oude TC-leden en oude beleidsplannen een eerste concept dat met alle TC-leden zal worden besproken voor uiteindelijke goedkeuring in mei. Er zijn gelukkig vijf nieuwe TC-leden bij: Violet Kamper (H1 en 2), Nicolas Kamper (H5, 6 en 7), Leontien van Wely (TC voorzitter jeugd en TC Kaderlid MC2en C3) en Kristel lammers (TC kaderlid M1,M2, en MC1) en Sanne Boschman (D8 en 9). Kees Roos merkt op dat andere verenigingen steeds vroeger gaan scouten bij jeugdleden die met moeite van Kalinko zijn opgeleid. Yvon van Silfhout antwoordt dat ze in gesprek is met een kandidaat voor talentbegeleider die zal kijken hoe het scouten loopt, het gaat met de jeugd en dat in beeld zou brengen. Rokus van den Bout vraagt of het iemand van de vereniging is. Het is een ouder van twee kinderen die zelf deelnemen aan Nevobo- en Rayontrainingen. Ton Opdam vraagt zich af hoe we ervoor zorgen dat het TC-beleidsplan binnen het algemene beleidsplan past. Yvon van Silfhout zegt dat de schrijvers zich op dat plan zullen baseren en vraagt meteen wie er in de klankbordgroep wil. Daarop komt geen reactie. 6d
Evaluatie vriendenteams De TC en het bestuur hebben naar aanleiding van ervaringen in het afgelopen jaar twee nieuwe punten geformuleerd bovenop de eerdere afspraken. Yvon van Silfhout licht de punten toe, die binnenkort letterlijk op de site te vinden zullen zijn. Een vriendenteam dat minder dan zeven personen over heeft van de oorspronkelijke samenstelling, is geen vriendenteam meer. Dit om te voorkomen dat het karakter van vriendenteam verdwijnt, doordat het team mensen gaan werven die (nog) geen vrienden zijn. Dan komt het erop neer dat het team een eigen selectie kan maken. Sanne Boschman vindt dat dit ook zeven oorspronkelijke leden moeten zijn die niet geblesseerd of zwanger zijn, maar echt spelen. Yvon van Silfhout merkt op dat zij wel contributie moeten betalen. Dat moet voldoende garantie zijn tegen nep-inschrijvingen om het team op de been te houden. Johannes van der Pol vraagt of de vereniging er niet bij wint, als een team mensen van buiten binnen kan halen die anders niet bij de club zouden komen. Yvon van Silfhout zegt dat dit voor de vijfde klasse minder een probleem is dan in de eerste. Zeker als de leden qua speelsterkte eigenlijk niet in die klasse thuishoren. Dan ontneem je de vereniging potentiële nieuwe leden. Ton Opdam zegt dat in elk team enig verloop is. Moet je dan de hele historie terug gaan, als er na negen jaar iemand omvalt van ouderdom? Hij stelt voor om de intentie voor te leggen dat het de vereniging niet blokkeert en het bestuur het recht heeft om in te grijpen. Sanne Boschman merkt op dat het idee van een vriendenteam is dat je in lengte van jaren met elkaar door wilt spelen. Kristel Lammers concludeert dat de ALV akkoord is met de strekking van het artikel, maar het bestuur iets toe moet voegen zodat langlopende teams met een beetje verloop niet hoeven te worden opgeheven. Het bestuur gaat aan de slag met de formulering om het later nog eens voor te leggen aan de leden. Het tweede voorstel voor een toe te voegen punt gaat over klassebehoud. Nu mag een vriendenteam altijd minimaal de 2e klasse behouden als het dat zelf heeft behaald. Het bestuur wil een uitzondering maken als daardoor doorstroming wordt voorkomen omdat er niet nog een team is met hetzelfde niveau, maar er wel geschikte spelers voor zijn. Er ontstaat discussie tussen Johannes van der Pol, Sanne Boschman, Nicolas Kamper en bestuursleden over de vraag of de vereniging wel zo hard moet zijn. Alleen Sanne Boschman is tegen. Zij vindt het niet eerlijk dat een team dat zelfstandig een positie heeft behaald, plaats moet maken voor andere leden. Het bestuur meent dat dit in het belang van de vereniging als geheel is, onder meer omdat jeugdleden naar geschikte niveaus door moeten kunnen stromen. Het vriendenteam maakt immers ook gebruik van de faciliteiten en is deel van de vereniging maar doet niet mee met de selectie(trainingen). Sanne Boschman ziet het meer als twee naast elkaar bestaande delen van de vereniging. Het voorstel wordt, met de door het bestuur toegezegde wijziging, aangenomen. Ton Opdam doet nog het volgens hemzelf kansloze verzoek om mensen onder de dertig te verbieden een vriendenteam te beginnen. Zij moeten gewoon lekker ballen en voor het hoogst
4/5
ALV 28-10-2008 mogelijke gaan. Voorstel wordt niet aangenomen.
6e
Begroting 2008-2009 Jeroen de Joode licht de begroting toe. De contributie is gelijk gebleven. Drie reserveringen zijn, na besluiten op de ALV van mei, van plek verschoven. Die van shirts voor scheidsrechters valt nu onder het wedstrijdsecretariaat. Die van shirts voor trainers onder leden en die voor Kalinkoppen naar de ledenadministratie. De reservering voor de club van vijftig wordt aangewend voor een prijzenkast en een muziekinstallatie. De reservering komt onder vereniging. De zaalhuur is duizend euro duurder omdat er extra training is voor talenten. Yvon van Silfhout voegt toe dat vorig jaar de instroom op zaterdagochtend groot was. Daarom kijken ze nu of er een groep aparte training kan krijgen van 12 tot 16 jaar die de vergrijzing tegen houdt. Ze weet al wel een trainer, nog geen tijdstip. Jeroen de Joode zegt dat de vereniging zich, gezien de reserve, geen buil zal vallen aan het negatieve eindsaldo. Ton Opdam vraagt zich af of al het trainersgeld wel wordt uitgegeven, omdat dat vorig jaar minder was. Yvon van Silfhout wijst er op dat er nu veel trainers zijn en de vergoedingen iets omhoog zijn gegaan. Johannes van der Pol vraagt of er al meevallers in de zaalhuur zijn ingecalculeerd. Jeroen de Joode zegt van niet. Yvon van Silfhout legt uit dat we een donderdagavond extra huren, waardoor de totale huur hoger is dan vorig jaar. Luuk Somers zegt dat hij hoopt weer een besparing binnen te kunnen halen door slim indelen. De ALV gaat akkoord met de begroting. Overig (niet op de agenda) Yvon van Silfhout wijst op vacatures. Bij de TC is een tekort bij de top dames en een aantal jeugdteams. Voor materiaalbeheerder zijn twee kandidaten. Voor volgend jaar het voorzitterschap. Die vacature komt binnenkort op de site, zodat een nieuwe kandidaat alvast een tijdje mee kan lopen. Ook een enkel bestuurslid denkt aan opstappen. Yvon van Silfhout bedankt verschillende leden met een wijntje, bloemetje en/of cadeautje voor de tijd en energie die ze de afgelopen jaren in de vereniging hebben gestopt. Alwin Zegers, Ingrid Stant, Ingrid Schoots, Alexandra Sweers, Rokus van den Bout en Frans Hamelink worden voor hun diverse inspanningen hartelijk dankgezegd. Ton Opdam bedankt Yvonne van Silfhout, op initiatief van de overige bestuursleden en namens de vereniging, voor al het werk dat ze als voorzitter én daarnaast heeft verricht met een cadeaubon.
7
Rondvraag Annely van Overeem meldt zich aan om zich bezig te houden met de beachladder. Haar aanmelding wordt enthousiast begroet. Ton Opdam vraagt zich af of de, volgens hem mooie jaarverslagen en enquêtes breder kunnen worden verspreid. Hierop komen verschillende ideeën uit de zaal. Yvon van Silfhout zegt toe een aantal exemplaren in te binden en in de kantine te leggen. Over de overige voorstellen (iedereen mailen, samenvatting maken, powerpointpresentatie, nieuwe wist-je-datjes invoeren, een prikbord ophangen, minisurrufs in de kantine leggen) zullen door het bestuur en de PR-commissie worden bekeken. Ton Opdam spreekt zijn waardering uit voor het feit dat het vaderweekend dit jaar niet samenvalt met het jeugdkamp. Afgesproken actiepunten: - Bestuur gaat langs teams met vrijwilligersbalans, onder meer omdat veel taken niet worden vervuld en meer spelende teams scheidsrechters moeten leveren - Jeroen de Joode maakt er werk van om ledenadministratie en financiële administratie beter
5/5
ALV 28-10-2008
8
op elkaar af te stemmen Jeroen de Joode gaat over tot aanschaf geschikt boekhoudprogramma Bestuur legt werkwijze zaalhuur vast Bestuur vraagt Coen de Vos en Jeroen Veenstra nog een jaar lid te willen zijn van de kascommissie Bestuur neemt projectcoördinator aan Rob van Ooijen en Esther Brands schrijven TC-beleidsplan Bestuur past regels voor vriendenteams aan Annely van Overeem voegt zich bij de beachcommissie die vorig seizoen al actief was
Sluiting Yvon van Silfhout dankt iedereen voor zijn komst en sluit de vergadering om 22.10 uur.
6/5
