V435 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Notulen van de Algemene ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars Buizenwerf 1 t/m 277 (oneven nummers) en Oostmaaslaan 79 t/m 91 (oneven nummers) (‘Maaszicht’) te Rotterdam; gehouden op woensdag 2 mei 2007. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1.
Inschrijven: vaststelling van het aanwezige stemmenaantal. De voorzitter, de heer………, opent om 20.00 uur de vergadering en heet eenieder van harte welkom. De voorzitter stelt vast, dat 194 stemmen vertegenwoordigd zijn, voldoende voor het nemen van rechtsgeldige besluiten (A-quorum = 183 stemmen), echter onvoldoende stemmen om besluiten te kunnen nemen waar een verhoogd stemmenaantal voor vereist is (B-quorum = 244 stemmen).
2.
Opening. De voorzitter spreekt van een oncontroversiële agenda, waarbij vanavond besluiten bekrachtigd kunnen worden op grondslag van in het verleden gevoerde discussies en besluiten. De voorzitter heet de nieuwe bewoners van harte welkom en verwelkomt vervolgens de heer …., van JS de Jong Beheer b.v., de notuliste, mevrouw…….., alsook de heer ……….., die de huismeesterdiensten en de schoonmaak regelt. Naast de heer ……….zit de heer ……, de rayonleider van de firma Van Adrichem, die direct de huismeester aanstuurt.
3.
Behandeling van ingekomen stukken en mededelingen. De voorzitter heeft de volgende mededelingen, zoals eerder genoemd in de nieuwsbrief: - In deze vergadering wordt gesproken over de voortgang van de actiepunten van de Commissie van Beheer. - De afsluiting van het terrein. - Groot onderhoud; de heer ……. zal daar een nadere toelichting op geven. - Het tekort aan fietsenstallingcapaciteit, onder andere het gevolg van een jarenlange stalling van ongebruikte fietsen. Gekeken wordt of deze fietsen hier weg kunnen. De inventarisatie van de auto’s is hier net zo belangrijk. Er komt een afgesloten terrein en voor de entree worden pasjes verstrekt. - Wat betreft de administratie en financiën: de kascontrolecommissie heeft goedkeuring gegeven voor de jaarstukken 2006 met enige op- en aanmerkingen. - Voor wat betreft de overlast USP, hier is veel correspondentie en telefoonverkeer over gevoerd door de voorzitter, echter zonder enig resultaat. De voorzitter stopt met zijn persoonlijke acties over deze overlast en verzoekt de administrateur formele actie op dit punt te ondernemen. - Vanavond wordt gesproken over de procedure tegen de heer ………, het balkon van de heer ……. en de voorpui van mevrouw ….. - De voorzitter meldt de ontvangst van een brief van mevrouw ………. In deze brief maakt zij zich zorgen over het afsluiten van de parkeerplaatsen met een slagboom, aangezien deze slagboom schuin onder haar woning gepland is. De voorzitter verwijst voor de behandeling van deze brief naar agendapunt 7; bespreking onderhoudssituatie gebouw.
4.
Goedkeuring van de notulen d.d. 14 december 2006
1
De voorzitter neemt per pagina de notulen door. Pagina 2: Mevrouw ….. merkt op dat de politie autowrakken weghaalt en vraagt zich af of dit ook geldt voor fietswrakken op eigen terrein. De voorzitter zoekt dit uit. Pagina 5: De heer ……. wijst op de aanwezigheid van een notuliste en vraagt zich af of dit betekent dat de Vereniging binnen 14 dagen de notulen in haar bezit kan hebben. De heer ….. licht toe dat de notuliste weliswaar ongeveer vijf werkdagen nodig heeft om de notulen uit te werken, maar dat deze na ontvangst bij De Jong Beheer eerst worden bekeken, vervolgens naar de voorzitter in concept worden verstuurd, waarna wijzigingen worden verwerkt met toevoeging en aanpassing van de relevante stukken. De voorzitter stelt voor de notulen wel zo snel mogelijk op de website te plaatsen. Na discussie stelt de voorzitter vast dat de notulen uiterlijk vier weken na de vergadering inclusief de relevante stukken in het bezit zijn van de eigenaren. De heer Kamp geeft aan hiervoor zijn best te zullen doen. De notulen worden goedgekeurd en ongewijzigd vastgesteld. 5.
Acties CVB sinds 14 december 2006 Nieuwsbrief De volgende op- en aanmerkingen zijn gemaakt: - Afsluiting van het terrein. De voorzitter licht toe dat het doel van deze afsluiting is het oneigenlijk gebruik van het terrein terug te dringen. De inventarisatie van de auto’s is nog niet afgerond; zeker is dat uit de uitslag zal blijken of er sprake is van een tekort aan capaciteit. Het enige dat met de afsluiting kan worden bereikt is het terugdringen van oneigenlijk gebruik van ons parkeerterrein. De heer ……. vindt dat de parkeerplaats niet echt veilig is, reden waarom hij niet meer op dit terrein parkeert. Hij vraagt zich daarbij af of deze maatregel ook bedoeld is voor de veiligheid. De voorzitter antwoordt dat eerder de bedoeling was een hek te plaatsen, helaas bleek dit echter veel te kostbaar te zijn. Hierop is besloten een slagboom te plaatsen, waarmee de veiligheid helaas niet wordt verhoogd. Camera toezicht heeft alleen maar zin in combinatie met directe doormelding naar een meldkamer. - Betalingsachterstand. Mevrouw ….. maakt zich vreselijk zorgen over de betalingsachterstand van een aantal eigenaren (met name de heer ………. en vraagt of de mogelijkheid bestaat om een huis via een veiling te verkopen. Mevrouw …… schetst de gang van zaken sinds de uitspraak van de rechter, najaar 2006. De Vereniging heeft het recht beslag te leggen op een pand. Zij geeft vervolgens daarbij de mogelijke vervolgstappen aan met de voor- en nadelen. Mevrouw ……… heeft de voorkeur dat deze zaken worden gevoerd door de advocaten en dat de Vereniging verder geen acties onderneemt gezien de complexiteit van deze zaak. De voorzitter sluit de discussie af met de opmerking dat de Vereniging het advies van mevrouw …… volgt. Mocht dat niet het gewenste resultaat opleveren dan zal de vergadering bij eerstvolgende gelegenheid nader besluit nemen. - Overlast USP. De voorzitter meldt dat hij geen acties meer onderneemt om de overlast van USP te stoppen. Ondanks vele mails, telefoontjes, aanspreken van mensen zijn deze pogingen tot op heden zonder enig resultaat gebleven. Reden waarom hij de hulp van de administrateur heeft ingeroepen. Vervolgens zet de heer …. uiteen welke acties hij hierop heeft ondernomen. Uit een recentelijk gesprek met mevrouw …… heeft zij toegezegd alles te doen om deze overlast terug te dringen. De oplossing om een aparte zijdeur te maken,
2
biedt geen optie want de verwachting is dat toch weer de ‘oude’ hangplek wordt opgezocht. Daarnaast is er ook sprake van een strook grond gelegen aan het water waar de mensen mogen staan zonder dat de Vereniging hier iets van kan zeggen. De heer …. bevestigt dat hier gesproken kan worden van overlast, omdat de bewoners eerst moeten vragen om doorgang te krijgen. De voorzitter benadrukt dat het probleem bij USP ligt. De ruimte is van de Vereniging en deze gaat er niet mee akkoord dat deze wordt vervuild door de vele medewerkers en deze wil dan ook geen verdere overlast meer. Het probleem ligt bij USP en niet bij de VvE. De overlast speelt zich af op gemeenschappelijk terrein en daar moet USP rekening mee houden. De Vereniging is het zat om dagelijks met de rotzooi die de medewerkers achterlaten te worden geconfronteerd. Indien er geen verbetering is, zal de commissie van beheer laten onderzoeken wat er verder afgedwongen kan worden en zal voor de volgende vergadering dit punt worden geagendeerd. 6.
Goedkeuring jaarrekening 2006 inclusief goedkeuring voorstel resultaatbestemming. De heer …. licht toe dat op basis van het Meerjarenonderhoudsvoorstel van afgelopen jaar een begroting is opgesteld en geeft vervolgens per bijlage een toelichting op de jaarstukken. Bijlage A Te ontvangen bijdragen; een aantal eigenaren hebben een achterstand in de betaling. Een bedrag van € 33.000,- betreft twee eigenaren, t.w. de heer ………en een (inmiddels overleden) eigenaar waarvan het pand leeg en te koop staat. Onderhoudsreserves; tot op heden is weinig aan onderhoud besteed en zijn de reserveringen onderhoud opgelopen tot € 310.000,-. Bijlage A-1 In de loop van 2007 zal € 151.000,- worden toegevoegd aan de reservering. Aan het eind van 2007 staan de reserveringen op € 461.356,59 te besteden aan verschillende posten, zoals olietank en de liftinstallaties. Bijlage B Er is een aantal posten, zoals brandopstalverzekering en taxatiekosten, waar de begroting van 2006 is overschreden. Naar aanleiding van de taxatie bleek dat de herbouwwaarde van het gebouw veel te laag was, waarop de verzekerde som van de brandopstalverzekering is verhoogd. De kascontrolecommissie heeft deze posten gecontroleerd en gekeken of de bedragen correct en op de juiste wijze zijn verwerkt. Op de vraag van de heer …….. verduidelijkt de heer …. de posten ‘salaris huismeester’, ‘kosten huismeester’ en ‘huismeesterdiensten’ uit de begroting. Het salaris huismeester betreft de betaling van salariskosten aan de oude huismeester volgens het in 2007 aflopende arbeidscontract; de kosten huismeesterdiensten betreffen de diensten die de Vereniging nu inhuurt van de firma Van Adrichem.
3
Op de vraag waarop het bedrag van € 1.313,05 ‘diversen’ is gebaseerd, zal de heer …. in de notulen een verklaring geven welke kosten hierin zijn opgenomen. Dit betreft : - decl. dhr. ……. inz. Nieuwjaarsreceptie € 204,76 - VvE-Belang cursus 9+16/0306 € 97,50 - JSJ bespr. 13 +170306 inz. huism. € 238,00 - JSJ begeleiding.bij opn. offertes schoonm. € 59,50 - JSJ bespr. Rabo inz. financiering groot onderh. € 119,00 - decl. dhr. ………….pensioen huism./vergaderkst. € 469,29 - …….. taxatierapport € 125,00 Totaal: € 1.313,05 Decharge van de bestuurder. De vergadering verleent decharge aan de bestuurder voor het door hem gevoerde beheer in het boekjaar 2006. (Her)benoeming kascontrolecommissie. De heer …… en mevrouw ……… stellen zich wederom beschikbaar als kascontrolelid. Onder dankzegging worden zij door de vergadering herbenoemd als leden van de kascontrolecommissie voor 2007. De voorzitter bedankt de commissie voor de door haar verrichte controlewerkzaamheden over 2006 en doet alsnog een beroep aan de eigenaren om zich beschikbaar te stellen voor de commissie van beheer of kascontrolecommissie. 7.
Bespreking onderhoudssituatie gebouw. -
Meerjaren Onderhoudsplan. De voorzitter meldt dat de heer …………, vertegenwoordiger van Corner Vastgoed Management/CVM, beoogd directievoerder gepland groot onderhoud, - in tegenstelling tot de agenda - vanavond niet aanwezigheid is wegens zijn oproep als reservist. De heer ……. neemt voor vanavond zijn honneurs waar. De heer ……. start met een verwijzing naar de laatste vergadering waar drie offertes ter tafel lagen voor groot onderhoud voor een geschat bedrag van € 580.000,-. Spreker benadrukt dat hij zich er toen al van bewust was dat er open einden zaten in deze offertes. Aan het bestuur heeft hij vervolgens aangegeven dat hij absoluut geen bouwkundige is en dan ook geen oordeel kan geven over bouwkundige aspecten en nog minder in staat is of dergelijke werkzaamheden goed zijn uitgevoerd. Op basis daarvan heeft spreker gezamenlijk met de heer …….. gesprekken met CVM gevoerd en aangegeven dat zij een offerte willen waarin geen enkel open einde meer zit. De heer Van der Hoek van CVM heeft daarop toegezegd dat hij de offertes voor de Vereniging wil aanvragen op basis van een urencalculatie óf op basis van een percentage van de aanneemsom. In overleg met het bestuur is daarop afgesproken de zaak te splitsen in een voorbereidingsfase, aanbestedingsfase en een uitvoeringsfase waarvan de bedragen te overzien waren. De opdracht aan de heer ………… betrof aan de hand van een opgemaakt bestek offertes aan te vragen zonder open einden. Het resultaat van zijn werkzaamheden is neergelegd in een uitvoerig rapport, namelijk de Werkomschrijving Groot onderhoud. De conclusies uit deze voorbereidingsfase zijn dat een aantal bedrijven in een eerder stadium zijn geselecteerd om een offerte uit te brengen, namelijk: Rook Sicor te Vlaardingen; Imto Benelux te Rotterdam; Dry Works te Almere; V/D Meulen Schilderwerken te Barendrecht; Van der Plas en Kabouw te Rotterdam; Theo Kerssen B.V. te Vlaardingen.
4
•
Alleen Imto Benelux te Rotterdam voldeed aan de voorwaarden, maar was niet bereid om een open offerte en sluitende afspraken te maken voor eventueel meerwerk en viel daardoor af. Omdat geen van de andere bedrijven volledig voldeed aan de eisen op basis van het bestek, heeft CVM een nieuwe selectie gemaakt van aannemers die een aanbieding mochten maken op basis van het bestek, namelijk Aannemingssbedrijf Van der Ende B.V. te Bergambacht en V/D Meulen Schilderwerken te Barendrecht. Op basis van de uitgebrachte offertes heeft het bestuur geconcludeerd dat na de bouwvakvakantie gestart kan worden met het groot onderhoud. Omdat V/D Meulen niet een volledig open begroting durft te geven, adviseert CVM in zee te gaan met Van der Ende. De heer …….. is in eerste instantie geschrokken van de genoemde prijzen in de offerte, maar na verder contact met mevrouw …… kreeg hij weer meer vertrouwen in de plannen. Op basis van de uitgebrachte offerte zijn verschillende alternatieven uitgewerkt, namelijk: Alternatief 1, een volledige uitvoering voor een bedrag van € 673.000,-; Alternatief 2, uitvoering met licht esthetische gevolgen voor een bedrag van € 640.156,-; Alternatief 3, uitvoering met zwaar esthetische gevolgen, alle met geen invloed op de kwaliteit, voor een bedrag van € 601.319,-. In de genoemde bedragen zit het percentage (4-4,5%) voor de aanbestedingsfase en de begeleiding van de uitvoeringsfase door de heer ………… inbegrepen. In december is een overzicht gegeven van de financiële mogelijkheden van de Vereniging. Eind 2007 is een totaalbedrag van € 460.000,- gespaard. Van de bank ligt een toezegging voor een hypotheek op de huismeesterwoning. CVM adviseert in dit geval te kiezen voor alternatief 2, met een af te sluiten hypotheek van € 227.500,-. De heer ……. benadrukt zijn uitgangspunt dat het besluit binnen het budget blijft en concludeert dat er onmiddellijk na de bouwvakvakantie aan de slag kan worden gegaan bij de achter- en zijgevels voor onder andere aanpak van houtrot en schilderwerk aan de binnenkant van de corridors. Na de toelichting van de heer ……. zijn de volgende vragen gesteld en/of conclusies getrokken: • Gevelelementen onderbouw zitten niet inbegrepen in alternatief 2. • Op basis van de Meerjarenbegroting, gemaakt aan de hand van de 0-meting zou er al in 2006 gestart moeten zijn. In feite wordt er nu al gesproken van een inhaalslag. Indien pas volgend jaar wordt begonnen, dan wijkt de vereniging af van de jaarplanning met het risico dat de kosten alleen hoger worden. • Tijdens de discussie over de toelichting van de heer ……. benadrukt de voorzitter dat de vergadering hierover al eerder besluiten heeft genomen. Alle informatie over de gevolgde procedure, keuze, offertes, financiering e.d. zijn voor iedereen inzichtelijk en op te vragen bij de voorzitter. Er is te lang niets aan de staat van het gebouw gedaan, verder uitstel van het meerjarenplan is gelet op de situatie niet meer mogelijk. De heer ……. voegt aan de discussie toe dat voor de renovatie keuzes gemaakt zijn op basis van de financiële mogelijkheden en daar waar nodig naar alternatieve, goedkopere oplossingen is gezocht. Optie 2 is hier veiliger; bij optie 1 loopt de Vereniging een financieel risico ingeval van (onvoorziene) calamiteiten. Het huidige Meerjarenplan geldt voor de eerstkomende 4 à 5 jaar. Wellicht dat hierna weer de prioriteiten voor de komende periode worden vastgesteld. De toelichting van de heer ……. staat op schrift en kan bij hem worden opgevraagd.
5
-
8.
Afsluiting terrein De heer …….. geeft een toelichting op de plaatsing van de slagboom. Voor de entree naar het parkeerterrein is een pasje voor de slagboom nodig. Voor de toekomst bestaat de mogelijkheid ditzelfde pasje te gebruiken voor de hoofdentree van het gebouw. Wel dient een eventuele aanpassing van deze entree nog in de begroting opgenomen te worden. Bij het uitrijden gaat de slagboom automatisch open. Voor de slagboom en de pasjes is een bedrag van € 12.000,- beschikbaar. Naast de slagboom is een ruimte van circa 1,5 meter vrijgehouden voor een betere toegang voor fietsers, wandelwagens e.d. Op de vraag van de heer ………. hoe hij het parkeerterrein kan uitrijden indien de slagboom door een technisch mankement niet open gaat, antwoordt de heer ……... dat in dit geval de slagboom handmatig te openen is. Ook kan er worden omgereden via de containerruimte. Voor de slagboom en toebehoren zal tevens een contract voor preventief onderhoud en snelle reparaties worden afgesloten. De heer ……. verwijst naar de eerdere discussie over gehele afsluiting van het terrein met een hek en stelt dat er nu kennelijk voor gekozen is om te investeren in het voorkomen van ‘grijs parkeren’. De heer …….. erkent dat eerder van dit idee is afgestapt om reden dat het plaatsen van een hek 6 à 7 keer zo duur is dan voorliggend voorstel. Geld dat er gewoonweg niet is. Met het plaatsen van een slagboom wordt in ieder geval voorkomen dat ‘anderen’ niet op het eigen parkeerterrein parkeren. Verder staat de heer …….. uitgebreid stil bij de ingekomen brief van mevrouw ………, waarin zij haar ongerustheid meldt over de gevolgen van een slagboom schuin onder haar raam. Mevrouw ……… voegt hieraan toe dat zij naar eenzelfde slagboom heeft gekeken die bij de VvE Landmark staat. Zij vindt dat deze een vrij harde tik maakt bij het sluiten. Het alternatief om een kortere slagboom te plaatsen zonder opvang, waardoor deze geluidoverlast is verholpen, stuit weer op andere praktische bezwaren. Op haar onrust over de overlast van uitlaatgassen heeft de heer …….. niet direct een oplossing voorhanden. Tot slot meldt de heer …….. dat ambulances en brandweer de slagboom zelf kunnen openen met een zogenaamde halve Eurosleutel.
Vaststelling van de begroting 2007. De heer …. geeft een toelichting op de begroting voor 2007. - De kosten voor de voorbereidingsfase zitten in de begroting, de aanbestedingsfase en het begeleiden van het groot onderhoud is in het totaalbedrag voor de renovatie opgenomen. - Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan met de plannen voor de opbouw voor een bedrag van € 151.000,-. Zo is gestart met het sparen van een bedrag voor € 7.000,- voor de gevels. Daarnaast zijn een aantal reserveringen binnen het vastgestelde bedrag aangepast. Zo is voor de renovatie balkons en entree nog uitgegaan van een reservering van € 10.000,- ongewijzigd ten opzichte 2006; voor de beveiliging van het terrein is het sparen verminderd van € 10.000,- naar € 2.000,- om reden dat hier niet meer kosten voor de komende jaren worden verwacht. - Aan de liftinstallaties worden binnenkort werkzaamheden verricht. De heer …. verwijst hiervoor naar de eerder aangekondigde wijzigingen in de Arbo-wet. De hierin aangescherpte regels zijn onder te verdelen in vier categorieën; categorie 1 en 2 moeten binnen 36 maanden uitgevoerd zijn. Er is inmiddels opdracht gegeven aan de firma Kone voor circa € 10.000,- voor het aanpassen van de bouwkundige punten volgens genoemde Arbo-wet. Voor de volgende vergadering zullen de werkzaamheden als gevolg van de categorieën 3 en 4 worden geagendeerd. Er ligt hiervoor al een offerte van de firma Kone en er zullen nog meerdere offertes worden aangevraagd. Dit onderhoud is voorzien in het Meerjaren onderhoudsprogramma.
6
-
-
-
Koudwaterhydrofoor – de heer …. meldt dat de hydrofoor, bouwjaar 1991, aan vervanging toe is. De firma’s Duyvelaar en Grundfoss hebben een offerte voor vervanging uitgebracht. De firma Grundfoss biedt een keuze tussen een hydrofoor met een geregelde drukopbouw met expansievaten en voor een opstelling zonder expansievaten. Het voordeel van de laatste optie is dat er geen onderhoud nodig is aan de expansievaten en er geen kans bestaat op legionella in het systeem. Wel zal een hydrofoorinstallatie zonder expansievaten meer moeten draaien om de druk op het gewenste peil te houden. De kosten liggen tussen de € 6.000,- en € 8.000,- en de aanschaf zal voor de volgende vergadering worden geagendeerd. Dit onderhoud is voorzien in het Meerjaren onderhoudsprogramma. De heer …. voegt aan de uitleg van de heer ……., betreffende de renovatieplannen, toe dat hij voor de uitvoering van deze plannen nog contact zal hebben met de heer ………… om waar mogelijk te kunnen sturen op de wijze van aanpak, aangaande de totale kosten. De heer …. licht toe dat in de begroting, op basis van een eerder vastgestelde Meerjarenonderhoudsbegroting, het besluit tot het verdubbelen van de reserveopbouw van € 75.000,- naar € 151.000,- voor de komende 10 jaar is verwerkt. In de begroting, betreffende de vaste kosten, zitten dit jaar de stijgende onderdelen, zoals: taxatie van de woningen en huismeesterdiensten. Voor het verwerken van deze extra kosten is voorzien in een eenmalige verhoging van de begroting ad € 20.000,- Indien men geen verhoging van de maandelijkse bijdragen ten opzichte van 2006 wenst kunnen deze kosten in mindering worden gebracht van de reserves. Deze laatste oplossing heeft niet de voorkeur van de heer Kamp, want dit zou betekenen dat op de reserveringen wordt ingeteerd en de beoogde onderhoudsdoelstellingen voor de komende 10 jaar niet worden gehaald. Na de toelichting van de heer …. ontstaat een discussie over de verhoging van de bijdragen. Omdat (potentiële) kopers vaak kijken naar de hoogte van de bijdragen, zouden deze op voorhand kunnen afhaken. Kopers kunnen meer informatie halen uit onder andere de notulen, waarin zij kunnen lezen dat er sprake is van een Meerjarenopbouw waarvoor de Vereniging in 2005 heeft besloten de eerstkomende 10 jaar de reserveringen van € 75.000,- naar € 151.000,- per jaar te verhogen. De heer …. begrijpt de discussie, maar wijst erop dat een besluit om bv. een eenmalige extra bijdrage vast te stellen nu niet mogelijk is wegens het ontbreken van een zogenaamd B-quorum. De discussie spitst zich verder toe op de bezorgdheid nu het erop lijkt dat er zwijgzaam wordt ingestemd met een verhoging van de bijdragen met de dreiging dat er sprake is van een permanent verhoogde bijdrage. Dat hier sprake is van een bijdrage voor achterstallig onderhoud en wat de oorspronkelijke servicekosten waren, is nergens in de notulen terug te lezen. Vanuit de vergadering ligt een voorstel om een financieringsplan uit te werken voor het vastgestelde Meerjarenonderhoud. Dit als verduidelijking voor nieuwe bewoners die de historie niet kennen en wat tot een enorme verwarring kan leiden. In een dergelijk plan kan onderscheid worden gemaakt tussen periodieke of tijdelijke bijdragen. De heer …. benadrukt dat weliswaar in 2005 de basis voor de verdubbeling van de opbouw van reserves voor de komende 15 is vastgelegd, maar dat de Vereniging ieder jaar opnieuw kan stemmen voor een verlaging van de bijdragen, waarbij de vaste posten wel gehandhaafd moeten blijven. Dit kan leiden tot de situatie dat de eerder vastgestelde, benodigde reserveringen van in totaal circa 2,4 miljoen in 2020 (conform Meerjaren plan) niet gehaald worden, waardoor het nodige onderhoud pas later plaatsvindt. De voorzitter vat de discussie samen dat de vergadering de verhoging van de bijdragen ziet als een toegenomen permanente bijdrage. Op de vraag van mevrouw ….. of de administrateur in de overzichten onderscheid kan maken tussen de servicekosten en extra bijdragen meerjarenbegroting, verwijst de heer …. naar overzicht C. In de verdeling bijlage C is te lezen hoeveel maandelijks per woning betaald moet worden aan onderhoudsposten. Met name rubriek 1, waar de reserveringen staan vermeld, kan aan de hand van het stemmenaandeel worden uitgerekend hoeveel
7
een eigenaar per onderdeel bijdraagt. Op het verzoek uit de vergadering om de overzichten verder uit te splitsen, antwoordt de heer …. dat dit met het huidige programma niet mogelijk is. Hij benadrukt dat in de jaarrekening alle benodigde informatie te vinden is en ieder voor zichzelf een berekening kan maken hoe groot zijn/haar onderdeel aan de extra en vaste bijdragen is. De voorzitter stelt dat de vergadering vorig jaar heeft ingestemd met het Meerjaren onderhoudsprogramma en dat iedereen nu pas begrijpt wat een dergelijk besluit inhoudt voor de bijdragen. Het verzoek is dan ook om het beter, inzichtelijker te verwoorden, zodat eenieder weet hoe hoog de vaste bijdragen en de extra bijdragen voor het groot onderhoud zijn met een vermelding van de eindigheid en wat hierna gebeurt. Hij wijst daarbij op de consequentie dat indien de vergadering vanavond besluit niet in te stemmen met de begroting, er geen zicht meer is om de door de heer ……. toegelichte plannen nog dit jaar uit te voeren. De vergadering vindt dit niet aantrekkelijk, want dit zou betekenen dat de lang verwachte renovaties hierdoor weer worden uitgesteld en dat alle voorbereidingen voor niets zijn geweest. De heer …. voegt hieraan toe dat dit jaar de onverwachte stijging van vaste prijzen extremer is geweest dan voorgaande jaren, waardoor de begroting met € 20.000,- hoger is uit gevallen. Zijn verwachting is dat dit volgend jaar minder zal zijn. De voorzitter rondt de discussie af met de toezegging dat de administrateur bij de notulen een rekenvoorbeeld uitwerkt aan de hand van één stem. Iedere eigenaar kan met behulp van dit voorbeeld en het aantal stemmen de eigen bijdragen uitrekenen en uitsplitsen. (Voor de duidelijkheid willen wij nog vermelden dat waar in deze passage over “extra” bijdragen wordt gesproken de verhoging van de opbouw reserves bedoeld wordt.) 9.
(Eventuele) vaststelling van extra bijdragen. Er worden geen extra bijdragen vastgesteld.
10. (Her)vaststelling
van het Huishoudelijk reglement.
Het Huishoudelijk reglement wordt ongewijzigd hervastgesteld. 11. (Her)vaststelling
van de incassoprocedure.
Het Huishoudelijk reglement wordt ongewijzigd hervastgesteld. 12. (Her)verkiezing
leden Commissie van Beheer.
Mevrouw …… en mevrouw ……… stellen zich niet opnieuw verkiesbaar als commissielid. De voorzitter dankt beiden hartelijk voor de inspanningen voor de VvE en toont begrip voor het feit dat drukke werkzaamheden soms moeilijk te verenigen zijn met CVB-werk. Ondanks de oproep en uitleg van de werkzaamheden door de voorzitter stelt vooralsnog niemand zich beschikbaar als commissielid. Vooralsnog blijven de voorzitter en mevrouw ….over als leden van de Commissie van Beheer. Wel wordt er nogmaals aangegeven om over deelname aan deze commissie te willen nadenken. De heren ……. en …….. en mevrouw ….. blijven beschikbaar voor het verrichten van facilitaire ondersteuning. 13. Rondvraag.
-
Op het verzoek om minder te stoken in de openbare ruimte zal de voorzitter nagaan of de verwarming aanslaat bij een temperatuur van 5 graden of lager. Op de vraag van mevrouw ….. wat er gebeurt met garages die gebruikt worden als
8
-
-
-
-
bedrijfsruimte, benadrukt de voorzitter dat dit niet is toegestaan en hij vraagt of de administrateur hierop verdere actie kan nemen. Het blijkt dat USP een airco heeft geïnstalleerd met de buitenunit uitkomend in de algemene garage. Het gevolg is dat bij het betreden van deze garage men tegen een ‘muur van warme lucht’ aanloopt. De heer …. bevestigt dat USP de airco wel heeft aangevraagd, maar zal uitzoeken of het uitblazen van deze warme lucht aangepast kan worden zodat men hiervan geen overlast ondervindt. De heer ……. heeft gelezen dat er te weinig vuilniscontainers zouden zijn. Hij herkent dit niet, de vijf aanwezige containers zijn voldoende en hij zou graag zien dat er geen 11 vuilniszakken naast de containers worden gezet zoals onlangs het geval was, maar in één van de drie andere, op dat moment halfvolle, containers. Op genoemd moment stond ook nog een lege container met de opening gedraaid naar de muur. De heer …….. vraagt aandacht in de Nieuwsbrief voor zijn verzoek om geen brandende sigarettenpeuken vanaf het balkon naar beneden te gooien. De voorzitter neemt hiervoor actie. Op de constatering dat ’s zomers de verwarming niet uitgaat, is voorlopig de conclusie dat niet alle stijgleidingen ’s zomers dicht staan. De voorzitter zoekt dit verder uit.
14. Sluiting.
Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om 23.30 uur de vergadering en dankt de aanwezigen voor hun komst en deelname aan de discussies.
De volgende vergadering wordt, onder voorbehoud, vastgesteld in december 2007. Rotterdam, 10 mei 2007
Besluitenlijst Uitzoeken fietswrakken Overlast USP Garages gebruikt als bedrijfsruimte Airco uitgang USP in binnengarage Rekenvoorbeeld VVE bijdragen opbouw Aanbesteden groot onderhoud Minder stoken in openbare ruimten Aanbesteden slagboom Melding in volgende nieuwsbrief ivm peuken over balkon Opvolging Juridische zaken (…….) Achterstand betalingen Capaciteit fietsenstalling
CVB Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur CVB Administrateur CVB CVB Administrateur CVB
9
