Contents
I
Table of Contents Part I Werkwijze
3
1 Elektronische................................................................................................................................... refundverzoeken 3 2 Opzet programma ................................................................................................................................... 4 3 Regels
................................................................................................................................... 5
4 Vooraf te regelen ................................................................................................................................... 6
Part II Onderdeel algemeen
8
1 Bedrijfsgegevens ................................................................................................................................... 8 2 Bank- en NACE-gegevens ................................................................................................................................... 9 3 Gemachtigde................................................................................................................................... 10 4 Valutacodes ................................................................................................................................... internationaal 11 5 Landcodes buiten ................................................................................................................................... EU 14
Part III Onderdeel verzoeken
18
1 Periodebestand ................................................................................................................................... 18 2 Refundverzoek ................................................................................................................................... 18 3 Leveranciers................................................................................................................................... 20 4 Facturen
................................................................................................................................... 20
5 Valutacodes ................................................................................................................................... EU 22 6 Taalcodes
................................................................................................................................... 22
Part IV Bediening en menu's
22
1 Navigatie en ................................................................................................................................... bediening 22 2 Gegevens invullen ................................................................................................................................... 25 3 Schermresolutie ................................................................................................................................... instellen 26 4 Sneltoetsen ................................................................................................................................... 26 5 Systeemeisen ................................................................................................................................... 28 6 Menu Bestand ................................................................................................................................... 29 Nieuw bestand .......................................................................................................................................................... Openen en opslaan .......................................................................................................................................................... Bestandsbeheer .......................................................................................................................................................... Afdrukinstellingen/Opmaak .......................................................................................................................................................... en lettertypen Afdrukken .......................................................................................................................................................... Schermafdruk..........................................................................................................................................................
29 29 30 32 34 35
7 Menu Verzenden ................................................................................................................................... 35 Elektronisch verzenden .......................................................................................................................................................... Aanmaken verzendbestand .......................................................................................................................................................... Verzenden .......................................................................................................................................................... Ophalen retourberichten .......................................................................................................................................................... Verzendoverzicht ..........................................................................................................................................................
35 36 36 36 37
© 2010 Reed Business bv
I
II
Refund 8 Menu Instellingen ................................................................................................................................... 37 Kantoorgegevens .......................................................................................................................................................... Communicatie .......................................................................................................................................................... instellingen Afdrukinstellingen/Opmaak .......................................................................................................................................................... en lettertypen Voorkeuren ..........................................................................................................................................................
37 37 38 41
9 Menu Extra ................................................................................................................................... 43 Zoeken .......................................................................................................................................................... Rekenmachine .......................................................................................................................................................... Waarschuwingen .......................................................................................................................................................... Notitie ..........................................................................................................................................................
43 43 44 45
10 Menu Help ................................................................................................................................... 45 Website .......................................................................................................................................................... Online updatecheck .......................................................................................................................................................... RSS www.elsevierfiscaal.nl .......................................................................................................................................................... Service desk .......................................................................................................................................................... en klantenservice Leesmij ..........................................................................................................................................................
11 Afdrukken
................................................................................................................................... 47
Afdrukken .......................................................................................................................................................... Schermafdruk..........................................................................................................................................................
Index
45 45 45 46 47
47 48
0
© 2010 Reed Business bv
Werkwijze
1
Werkwijze
1.1
Elektronische refundverzoeken
3
Elsevier BTW Refund Programma 2010 is alleen beschikbaar voor kopers van Elsevier BTW Programma 2010 inclusief ICP-plus module. De EU heeft de procedure voor het terugvragen van BTW uit het buitenland vereenvoudigd. Ondernemers die nu nog in een ander EU-land BTW moeten terugvragen, moeten dat vanaf 1 januari 2010 bij de eigen Belastingdienst doen. Ze kunnen hun BTW in de nieuwe opzet terugvragen via een elektronische portalsite van de Belastingdienst of met behulp van programmatuur die door externe softwareontwikkelaars is vervaardigd. De Belastingdienst stuurt het verzoek door naar het betreffende EU-land. De beslissing om al dan niet teruggaaf te verlenen wordt wel door het EU-land van teruggaaf genomen. Deze kan de ondernemer ook vragen stellen. Voorwaarden Een onderneming/ondernemer kan BTW terugvragen uit een ander EU-land als deze aan de volgende voorwaarden voldoet: De onderneming is in Nederland gevestigd. In het EU-land waar de onderneming BTW terugvraagt hoeft deze geen aangifte omzetbelasting te doen. De onderneming moet in het EU-land BTW betalen over goederen, diensten of invoer. De onderneming gebruikt deze gekochte goederen en diensten voor belaste bedrijfsactiviteiten. Grensbedragen Doet u een verzoek na afloop over een heel kalenderjaar, danwel eindigend op 31 december? Dan moet het BTW-bedrag ten minste € 50 zijn. Doet u een verzoek tijdens een kalenderjaar, over een periode van minimaal 3 maanden? Dan moet het BTW-bedrag ten minste € 400 zijn. Aantal keren U kunt per land maximaal 5 keer per jaar een verzoek indienen. Een onderneming/ondernemer kan geen BTW terugvragen als deze: Geen ondernemer is voor de omzetbelasting; Uitsluitend vrijgestelde goederen en diensten levert; Ontheffing heeft van administratieve verplichtingen; Onder de landbouwregeling valt. Dien het verzoek tijdig in Doet u een verzoek over 2009? Dan zou uw verzoek normaliter uiterlijk op 30 september 2010 binnen moeten zijn. Eind september 2010 is echter besloten de termijn voor 2009 te verlengen met een half jaar : u kunt nu t/m 31 maart 2011 een Refundverzoek over 2009 indienen. Doet u een verzoek over (een deel van) 2010? Dan moet uw verzoek uiterlijk binnen zijn op 30 september 2011. Portal Elke lidstaat heeft hiervoor een portal ingericht, waarop een ondernemer voor een bepaalde periode en een bepaald land een verzoek kan indienen. De lokale overheid zorgt voor doorsturen van dit verzoek. De andere lidstaat handelt verder af. BTW die de ondernemer bijvoorbeeld betaalt over reizen, overnachtingen en taxikosten kan hij ook invullen op dit online formulier. Met een druk op de knop ligt het verzoek bij de buitenlandse belastingdienst. De status van zijn verzoek kan hij online bekijken. Aanlevering via PC Nederland biedt ook de mogelijkheid om het verzoek niet via de portal te doen, maar aan te leveren vanuit pcsoftware. De ondernemer moet nog steeds aangemeld zijn voor de bovengenoemde portal en zijn eventuele vertegenwoordiger eveneens. Bovendien moet deze vertegenwoordiger/gemachtigde door de ondernemer via de portal van de Belastingdienst gemachtigd zijn. Dit programma verzorgt een pc-vorm van elektronisch aanleveren van Refundverzoeken. Eisen De refundverzoeken voldoen aan algemene eisen die zijn vastgelegd in de Europese Council Directive 2008/9/ EC van 12 februari 2008. In deze Richtlijn wordt aan de verschillende lidstaten ruimte geboden om verschillende eisen te stellen aan de leveringen (Preferenties). De eisen die de landen stellen verschillen nogal en zijn bij het © 2010 Reed Business bv
4
Refund
verschijnen van dit programma nog niet voor alle landen bekend. Dit programma test en waarschuwt, maar laat ook veel keuzes aan u over. Gemachtigde De ondernemer/beheerder van de portal van de Belastingdienst kan ook een intermediair van buiten de onderneming opvoeren die namens de onderneming teruggaafverzoeken indient. Sommige landen staan dit alleen onder bepaalde voorwaarden toe. Zie verder Gemachtigde. Facturen Een lastige eis is het meezenden van facturen in een gescande vorm. De meeste landen eisen scans van facturen zodra het belastbare bedrag van de levering/dienst meer bedraagt dan € 1000 (bij brandstof € 250), waarbij het technische platform de beperking heeft dat de verzonden bestanden niet groter dan 5 Mb mogen zijn. Heeft u meer facturen dan daar in passen, dan kiest u zelf de facturen met de hoogste bedragen. Dit programma bevat geen scanprogrammatuur en verwacht dat u de benodigde facturen zelf scant en klaarzet. Bij verzending voegt u deze toe. Ons programma zipt facturen en verzoeken tezamen tot één zip-bestand dat kan worden verzonden. Als het land van teruggaaf een machtiging door de ondernemer vereist moet u deze ook inscannen en meesturen. Toegestane bestandsformaten zijn zip, jpeg, tiff en pdf. Geen Bapi-verzending Het verzenden is - met name vanwege de eis om gescande bijlage's toe te kunnen voegen - anders geregeld dan in onze aangifteprogramma's. Dit programma maakt gebruikt van verzending naar de OTP (inmiddels DigiPoort genoemd) en niet via BAPI (waarvan Elsevier Communicatie Module gebruik maakt), via andere certificaten en een andere postbus. Terminologie In het programma gebruiken we de woorden Refund/Verzoek en VAT/BTW door elkaar heen. Hier en daar tonen we engelse termen ivm de beschrijvingen in de technische specificaties. Termijnen De termijnen waarbinnen in de nieuwe regeling moet worden beslist op het verzoek om teruggaaf van BTW zijn strakker geformuleerd. Uitgangspunt is dat het EU-land aan wie het verzoek is gericht binnen vier maanden na de ontvangst daarvan een besluit neemt. In het geval dit EU-land nog aanvullende informatie wil verkrijgen van de ondernemer of van anderen kan die termijn worden verlengd tot maximaal acht maanden. Verder is voorzien in een snellere uitbetaling door buitenlandse belastingdiensten en moeten deze rente vergoeden als ze te laat zijn met de terugbetaling. Rol Belastingdienst De Belastingdienst beoordeelt de verzoeken globaal en stuurt ze door naar de lidstaten waarvoor ze bestemd zijn. De Nederlandse Belastingdienst is verantwoordelijk voor: · het tijdig doorgeven van de verzoeken aan de betreffende landen; · de bewaking van de kwaliteit van de verzoeken; · de controle op ondernemerschap van de indiener. Kijk voor meer informatie op http://www.belastingdienst.nl/eubtw2010/. Of bel de BelastingTelefoon: 0800 - 0543, bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur.
1.2
Opzet programma Per bedrijf een apart bestand Elsevier BTW Refund Programma slaat gegevens op in aparte bestanden (en niet in een database). Eén bestand bevat - Gegevens van één bedrijf - Gegevens van de bank van het bedrijf (of van de gemachtigde indien deze de teruggaaf ontvangt) - Eventueel de gegevens van een gemachtigde - Maximaal 30 verzoeken (bevat land- en periodegegevens en alle leveringen/diensten/bedragen over die periode voor dat land). Er is geen beperking aan het aantal bedrijven waarvoor u verzoeken kunt indienen.
© 2010 Reed Business bv
Werkwijze
5
Soms meerdere bestanden per bedrijf Als u voor een bedrijf meer dan 30 verzoeken wilt maken, maakt u een nieuw bestand voor dat bedrijf aan. Dit kan ook nodig zijn als u als gemachtigde optreedt met vestigingen in het buitenland, hetgeen voor sommige landen een vereiste is. Correcties Het is mogelijk om een verzoek nogmaals in te dienen wanneer er gegevens gecorrigeerd dienen te worden. Eventuele vergeten facturen mogen hierin niet worden opgenomen, die kunt u bij een volgend verzoek (bij voorkeur aan het eind van het jaar) meenemen. Op dit moment is het technisch niet mogelijk om via het RefundWin2010 programma een correctie in te dienen. Dit kunt u wel regelen in de portal van de Belastingdienst. We verwijzen u hiervoor naar de portal van de Belastingdienst. Wijziging percentage belaste activiteiten Een apart verzoek om het percentage van belaste activiteiten achteraf te corrigeren wordt niet door dit programma ondersteund. We verwijzen u hiervoor naar de portal van de Belastingdienst. Gescande onderdelen worden meegezonden Als u gaat verzenden krijgt u de gelegenheid om ingescande facturen en machtigingen in de verzending te laten opnemen. Elsevier BTW Refund Programma zorgt voor het comprimeren en samenvoegen in één standaard zipbestand. U moet wel zelf voor deze gescande documenten zorgen. Er is een totale limiet van 5MB voor het verzendbestand. Toegestane bestandsformaten zijn zip, jpeg, tiff en pdf. Landcodes zijn tweeletterig. Let op dat voor Refund toepassingen de landcodes uit twee letters bestaan (en niet zoals bij de IB uit drie).
1.3
Regels Zie voor een overzicht van de regels ook Elsevier BTW Almanak 2010 19.4 Termijnen Een verzoek moet minimaal 3 volle kalendermaanden bevatten, tenzij het de laatste twee maanden of de laatste maand is van dat jaar. Indien het verzoek de laatste twee kalendermaanden of de laatste kalendermaand bevat, dan moet de einddatum 31-12 zijn. De begindatum periode en einddatum periode moeten in het verzoek binnen 1 kalenderjaar vallen. Een verzoek mag maximaal één keer worden ingezonden. Een verzoek over een bepaald tijdvak moet uiterlijk 30 september na afloop van het jaar waarin het tijdvak van het verzoek is gelegen. Voorbeeld: een verzoek januari t/m maart 2010 moet uiterlijk 30 september 2011 worden ingediend; een verzoek over het jaar 2010 kan eveneens worden ingediend tot en met 30 september 2011. N.B. Voor verzoeken over 2009 is eind september 2010 de termijn verlengd naar eind maart 2011. U wordt verzocht geen verzoek in te sturen indien er in een tijdvak geen sprake is van transacties met andere lidstaten. Het verzoek kan niet worden gedaan over een tijdvak dat in de toekomst aanvangt. Het tijdvak waarover u corrigeert dient gelijk te zijn aan het tijdvak waarop het door u eerder ingediend verzoek betrekking heeft. U wordt verzocht het verzoek pas in te dienen nadat het tijdvak (in uw verzoek aangegeven) is verstreken. Een onderneming mag per land maximaal 5 verzoeken per jaar insturen. Technisch Een verzoek mag maximaal één keer worden ingezonden, tenzij tijdens het verzenden van deze en eventuele andere gelijktijdig verzonden verzoeken een fout optreedt of als er een foutbericht (afkeuring als verzoek) wordt ontvangen. Alleen in die gevallen mag een verzoek nog een keer worden aangeboden. Teruggaafdrempel over periode Artikel 17 van de Richtlijn geeft aan dat het terug te ontvangen bedrag over een periode van drie maanden minimaal € 400 euro moet zijn, of, indien per jaar teruggaaf wordt gevraagd € 50. Voor landen waar de Euro niet is ingevoerd gelden bedragen die afhangen van de Valuta van dat land. Zie Valutacodes voor de mogelijkheden. Article 17
© 2010 Reed Business bv
6
Refund
If the refund application relates to a refund period of less than one calendar year but not less than three months, the amount of VAT for which a refund is applied for may not be less than EUR 400 or the equivalent in national currency. If the refund application relates to a refund period of a calendar year or the remainder of a calendar year, the amount of VAT may not be less than EUR 50 or the equivalent in national currency. Subcodes Bij elke levering moet een code worden toegevoegd die de goederen in algemene categorieën omschrijft. Op grond van artikel 9 lid 2 van de Richtlijn staat het de landen vrij om nadere coderingen te vragen. Dit is in uitgebreide mate gebeurd, waarbij de meeste landen een zeer specifieke lijst van subcodes verstrekken.
1.4
Vooraf te regelen Ondernemer meldt zich aan voor portal De Belastingdienst richtte vanaf januari 2010 voor ondernemers een VRCA-portal in om verzoeken in te voeren en door te sturen naar het EU-land van teruggaaf. De ondernemer kan zich voor deze portal aanmelden via http://www.belastingdienst.nl/download/2358.html (invullen van een PDF-formulier, printen, ondertekenen en opsturen). Binnen vier weken zal het formulier zijn verwerkt en krijgt hij toegang. De volgende voorbereidende stappen zijn nodig voor de intermediair. 1. Aanmelding bij de VRCA-portal (1b. Machtiging door de ondernemer) 2. Aanvragen en installeren PKI-overheidscertificaat (P12) 3. Aanvragen van een aansluiting op Digipoort-FTP 1 Intermediair meldt zich aan voor portal Een intermediair die voor een ondernemer BTW wil terugvragen in een EU-land, moet zich op dezelfde manier aanmelden als ondernemer (ook al vraagt hij zelf geen BTW terug): http://www.belastingdienst.nl/ download/2358.html (invullen van een PDF-formulier, printen, ondertekenen en opsturen). De Belastingdienst heeft midden augustus 2010 via een persbericht op hun website gemeld dat deze aanvraag op dat moment 4 weken duurt! 1b Ondernemer machtigt intermediair Als de ondernemer niet zelf de refundverzoeken indient kan vervolgens de intermediair door de ondernemer worden gemachtigd om voor hem de Refund te regelen. Die machtiging vindt online plaats op de VRCA-portal. Zie ook http://www.belastingdienst.nl/reken/aanvraag_inlog_eubtw/aanvraag_inlog_eubtw.html. Deze machtigingsvoorziening is alleen bedoeld voor de Refund-regeling. Het is een opvallende oplossing voor een probleem dat op allerlei terreinen speelt. Door deze opzet kan een intermediair dus via een eenvoudige machtigingsregeling voor zijn klant BTW in het buitenland terugvragen. Voor sommige landen gelden bijzondere regels. Machtigingen op papier inscannen Machtiging per bedrijf op papier (in te scannen) als u teruggaaf wilt vragen uit Cyprus, Ierland, Luxemburg, Malta, Polen, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Zweden. Machtiging Bulgarije persoonlijk afgeven Voor Bulgarije moet u ook een brief opstellen maar deze mag u niet meesturen met uw verzoek. U moet de brief persoonlijk afgeven op het belastingkantoor. Het adres is: Territorial Revenue Directorate – Sofia Aksakov Street 21 BG-1000 Sofia Buitenlandse vestiging intermediair in bepaalde landen nodig Ook zijn er landen waar u niet alleen een machtiging nodig hebt, maar waar de intermediair ook gevestigd moet zijn in het land waar u BTW terugvraagt. Het gaat om: Hongarije, Italië, Litouwen Er gelden voor machtigingen soms bijzondere regels! 2. Aanvragen en installeren PKI-overheidscertificaat (P12) Vraag een PKI-overheidscertificaat (P12) aan bij een partij die hiertoe gerechtigd is (een certificaatverlener © 2010 Reed Business bv
Werkwijze
7
(CSP), bijv. DigiNotar www.diginotar.nl). Dit kan tot 15 werkdagen in beslag nemen. U kunt deze aanvraag tegelijkertijd met stap 1 doen. Installeer het certificaat (bij DigiNotar krijgt u een handleiding hoe dit te doen). De kosten van dit certificaat bij DigiNotar zijn: eerste jaar ca. € 350,- en vervolgens jaarlijks vanaf € 150,(afhankelijk van persoons- of bedrijfsgebonden certificaat). N.B. Het aanvragen en installeren van het PKI-overheidscertificaat gaat geheel buiten Reed Business b.v. om. Ook de kosten van dit certificaat zijn voor de gebruiker. Maak hierna een gezipte versie van het publieke deel van dit certificaat. Bijvoorbeeld in Internet Explorer : start Internet Explorer ga naar Extra(Tools) > Internet-opties...(Internet Options) > Inhoud(Content) > Certificaten...(Certificates) check of bij Beoogd doeleinde:
staat ga naar tabblad Persoonlijk Er staat nu een lijst met certificaten. Selecteer het gewenste PKIoverheid certificaat klik op Exporteren klik op Volgende> vink aan "Nee, de persoonlijke sleutel niet exporteren" klik op Volgende> selecteer de optie "DER Encoded Binary X.509 (.CER)" klik op Volgende> geef het bestand een duidelijk beschrijvende naam (en kies een later makkelijk terug te vinden map) klik op Volgende> U krijgt een overzicht van de opgegeven instellingen klik op Voltooien Er is nu een CER-bestand aangemaakt. Zip het hierboven aangemaakt CER-bestand. N.B. U kunt uw Bapi certificaat niet gebruiken. Er is voor DigiPoort verzending een ander ondertekeningscertificaat nodig dan via Bapi. Dit is een keuze van Logius, de overheidsorganisatie die de DigiPoort faciliteert. Er is gekozen voor een strenge beveiliging, die niet wordt ondersteund door het Bapi-certificaat. 3. Aanvragen van een aansluiting op Digipoort-FTP Vraag bij Logius aansluiting op Digipoort-FTP aan. Zie http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/digipoort/aansluiten/voor-bedrijven/aansluiten-op-ftp/ voor de procedure en het mailadres. Dit kan tot 5 werkdagen in beslag nemen. Voeg de gezipte versie van het publieke deel van uw certificaat (zie stap 2) toe aan de mail. Voeg vervolgens ook de overige documenten toe. U vraagt hiermee een gebruikersnaam en wachtwoord aan (deze moet u na ontvangst invoeren bij de Communicatie Instellingen). Deze gegevens heeft u nodig om vanuit Elsevier BTW Refund Programma 2010 een bericht naar de Belastingdienst te kunnen versturen. Elsevier BTW Refund Programma 2010 verzendt NIET via Elsevier Communicatie Module, maar separaat. U krijgt vervolgens van Logius het verzoek om twee bestanden (test.zip en test.zip.meta) via FTPs op de server te plaatsen. Hiervoor hebben wij een voorziening gemaakt die u terug kunt vinden onder menu Instellingen > Communicatie instellingen. Indien de test nog niet is uitgevoerd, of er een fout bij het testen is opgetreden, dan ziet u een knop . U kunt hierop klikken om de communicatietest uit te voeren. Let op! : dit proces kan 10 minuten in beslag nemen. Sluit het programma niet af, voordat u een melding heeft gekregen! Let op 2! Maakt u gebruik van een firewall? Er wordt verbinding gezocht met IP-adres 188.200.102.195; er wordt over verschillende - niet vantevoren © 2010 Reed Business bv
8
Refund
bekend welke - poorten gecommuniceerd. Uw systeembeheerder/netwerkbeheerder zal dan de poorten naar dit IP-adres moeten openen. Omdat er gebruik wordt gemaakt van wisselde poortnummers, kan dit niet door het openen van één enkele poort. Stel dit goed in, in uw firewall. De verzending via DigiPoort (voorheen de Overheids Transactie Poort genoemd) is nodig vanwege het meesturen van facturen (voor de meeste landen verplicht als de factuurbedragen boven bepaalde grenzen komen) en de limiet van de Bapi-poort van 2 MB. Overigens heeft ook de DigiPoort een vrij lage limiet (5 MB), zodat het regelmatig zal voorkomen dat niet alle facturen meegezonden kunnen worden. Let op! Alle andere stromen van verzending mogen nog gewoon via Bapi plaatsvinden. Toen wij in het voorjaar van 2009 door de Belastingdienst werden geïnformeerd over de mogelijkheid om vanuit professionele software Refundverzoeken te gaan verzenden, leek ons dit een mooie aanvulling van ons BTW Programma. Verzenden van XML-bestanden via Bapi naar de Belastingdienst was toen de meest voor de hand liggende keuze en dat is onze business. We konden toen niet vermoeden hoeveel haken en ogen dit proces zou hebben. Wellicht geldt dit ook voor de Belastingdienst en Logius.
2
Onderdeel algemeen
2.1
Bedrijfsgegevens In het scherm Algemeen/Bedrijfsgegevens vult u de gegevens in van het bedrijf waarvoor u het verzoek doet. Verplichte gegevens van dit scherm zijn Bedrijfsnaam aanvrager We laten twee regels invullen; deze worden, indien ingevuld, beiden verzonden (de maximale lengte bedrijfsnaam is 108 karakters). Het is in dit programma niet mogelijk diacritische tekens in te vullen zoals ë, é, Ä etc. Een geldig Nederlands BTW-nummer. Bij verzending wordt door de Nederlandse Belastingdienst gecontroleerd of er over de periode van teruggaaf BTW-plicht gold. Plaats Ook onderaan herhalen we dit veld. Landcode De landcode van twee letters waar de aanvrager gevestigd is. Mag uitsluitend een land zijn van de EU. Druk op Ctrl+L voor de officiele lijst. Een gemachtigde (in te vullen op het derde scherm van Algemeen) mag wel buiten de EU wonen. In de documentatie van de Belastingdienst komt NL niet voor, we nemen aan dat dit een fout is:
Tabel 1: Toegestane landcodes EU-landen Uitsluitend de volgende toegestane landcodes mogen worden opgevoerd: AT Oostenrijk BE Belgie BG Bulgarije CY Cyprus CZ Tsjechie DE Duitsland DK Denemarken EE Estland EL Griekenland
© 2010 Reed Business bv
Onderdeel algemeen
9
ES Spanje FI Finland FR Frankrijk GB Groot-Brittannie HU Hongarije IE Ierland IT Italie LT Litouwen LU Luxenburg LV Letland MT Malta PL Polen PT Portugal RO Roemenie SE Zweden SI Slovenie SK Slowakije
Uitzondering landcode gemachtigde Een gemachtigde mag ook buiten de EU-landen gevestigd of woonachtig zijn. In dat geval dient de ISO-3166 landcode tabel gehanteerd te worden. E-mailadres Het E-mailadres is het contactpunt voor de buitenlandse belastingdienst (tenzij een gemachtigde is aangewezen, hetgeen door de meeste landen wordt toegestaan; in dat geval is het e-mail adres van de gemachtigde van belang). Het e-mailadres moet maximaal één @ en ergens daarna minimaal één punt bevatten en geen spaties. De overige gegevens van dit scherm zijn niet verplicht. Bovendien zijn er geen formats afgesproken. In de gegevensspecificaties staat dat de postcode ( "van het adres van de aanvragen") een geldige Nederlandse postcode moet zijn, wat in tegenspraak lijkt met de mogelijkheid om een landcode in te vullen anders dan Nederland. We testen hem wel als hij is ingevuld en de landcode NL is. Het telefoonnummer is voor eigen gebruik en kan niet worden meeverzonden. Wordt het verzoek gedaan door gemachtigde? Sommige landen eisen het meesturen van een door de ondernemer getekende machtiging. Soms moet de gemachtigde een vestiging in het land van teruggaaf hebben. Zie de Help bij Gemachtigde.
2.2
Bank- en NACE-gegevens Bankgegevens De gegevens van dit scherm zijn verplicht. U kunt hier eventueel het rekeningnummer van een derde opgeven als u het geld op de rekening van iemand anders wilt laten storten. In sommige landen kunt u echter het geld niet op de rekening van een derde laten storten. Het gaat om de volgende landen: Bulgarije, Hongarije, Italië, Polen. Sommige landen willen dat u een machtiging overlegt voordat het geld op rekening van een derde wordt gestort. Het gaat om de volgende landen: België, Frankrijk, Griekenland, Ierland, Malta, Oostenrijk, Portugal, Roemenië, Slowakije en Spanje. De machtiging stuurt u mee met uw verzoek. IBAN-code Het Internationale Bank Account Number als kenmerk voor de betreffende rekening. De bank moet gevestigd zijn binnen de EU. Latin tekenset, zonder speciale tekens zoals spatie, punt etc. Compliant met EBS-2004. The International Bank Account Number has to be given here for the account into which the payment in question has been made. Depending on the transmission type this element is optional. Its structure is: Country code, 2 letters/Check digits, 2 digits/Basic Bank Account Number (BBAN), 10 to 30 alphanumeric characters BIC-code De Bank Identifier Code als kenmerk voor de desbetreffende bank waar de rekening is geopend. Latin tekenset, zonder speciale tekens zoals spatie, punt etc. Compliant met EBS-2004.
© 2010 Reed Business bv
10
Refund
De BIC code bestaat uit de volgende samenstelling; bank code, landcode, locatie code, branch code. De code is compliant met ISO9362. Valutacode bankrekening Moet voldoen aan ISO 4217. Dit zijn de valutacodes binnen de EU . Hier is het volgens de specificaties mogelijk een valutacode aan te geven buiten de EU. Landcode bankrekening Hier geven de gegevensspecificaties dat hier alleen landcodes binnen de EU zijn toegestaan. Er zijn geen voorwaarden gesteld aan de combinatie met IBAN-code of valutacode, hoewel dit toch wel voor de hand zou liggen. Dit geldt o.i. ook voor het geval de rekening van de gemachtigde is. NACE-gegevens Ook dit gegeven is door alle landen verplicht gesteld!! Het gaat hier om de Europese branchecode waarmee een economische activiteit wordt omschreven. Er kunnen meerdere (maximaal 3) NACE codes worden aangegeven in de aanvraag. We controleren hier niet op consistentie. U dient er minimaal één in te vullen. Het formaat is vier cijfers (eventueel met voorloopnul). De NACE-code wordt gevormd door de eerste vier cijfers van de SBI-code, hierdoor komen sommige NACE-codes dubbel voor. Voorbeeld 4637 Groothandel in koffie, thee, cacao en specerijen (geen ruwe) 4638 Groothandel in bakkerijgrondstoffen 4638 Gespecialiseerde groothandel in overige voedingsmiddelen n.e.g. Als bijlage is een overzicht van de te gebruiken NACE-codes toegevoegd. Zie ook http://ec.europa.eu/competition/mergers/cases/index/nace_all.html
2.3
Gemachtigde De ondernemer kan als beheerder op de Portal van de Belastingdienst ook een intermediair van buiten de onderneming opvoeren die namens de onderneming teruggaafverzoeken indient. Hiervoor dient de intermediair op de portal van de Belastingdienst als gemachtigde worden aangemerkt. We hebben er voor gekozen de gegevens van de gemachtigde op te slaan in het bestand van elk bedrijf. Deze gegevens worden dus niet gedeeld. Voor de Nederlandse ondernemer is de gemachtigde veelal ook in Nederland gevestigd. De gemachtigde kan echter ook in het buitenland gevestigd zijn. Machtiging soms nodig Sommige landen staan verzending door een gemachtigde alleen toe als u een machtiging meestuurt. Deze machtiging is een korte brief waarin de ondernemer de intermediair toestemming geeft om dit verzoek voor hem af te handelen. Op deze machtiging moeten de adresgegevens van ondernemer en gemachtigde staan en de ondernemer moet hem ondertekenen. U moet de machtiging schrijven in de officiële taal van het land waar u BTW terugvraagt of in het Engels. U moet een machtiging meesturen met uw verzoek als u BTW terugvraagt in de volgende landen: Cyprus, Ierland, Luxemburg, Malta, Polen, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Zweden. Voor Bulgarije moet u ook een brief opstellen maar deze mag u niet meesturen met uw verzoek. U moet de brief persoonlijk afgeven op het belastingkantoor. Het adres is: Territorial Revenue Directorate – Sofia Aksakov Street 21 BG-1000 Sofia Vestiging in land van teruggaaf soms nodig Ook zijn er landen waar u niet alleen een machtiging nodig hebt, maar waar de intermediair ook gevestigd moet zijn in het land waar u BTW terugvraagt. Het gaat om: Hongarije, Italië, Litouwen. Naam gemachtigde We laten twee regels invullen; deze worden, indien ingevuld, beiden verzonden (de maximale lengte bedrijfsnaam is 108 karakters). Het is in dit programma niet mogelijk diacritische tekens in te vullen zoals ë, é, Ä etc. © 2010 Reed Business bv
Onderdeel algemeen
11
E-mailadres Dit E-mailadres is het contactpunt voor de buitenlandse belastingdienst als een gemachtigde is aangewezen, hetgeen door de meeste landen wordt toegestaan. Het e-mailadres moet maximaal één @ en ergens daarna minimaal één punt bevatten en geen spaties. ID-gemachtigde Als de gemachtigde een particulier is, noteer dan het burgerservicenummer (BSN) van deze persoon. Is de gemachtigde gevestigd in het buitenland? Gebruik dan het buitenlandse VAT-nummer, het TIN-nummer of een ander identificatienummer. Het ID van de gemachtigde wordt middels een bepaald type aangeduid. De genoemde types zijn verplicht. Als bij ‘id type gemachtigde’ aangegeven ID = “other” (keuze anders), dan moet een omschrijving daarbij worden ingevuld. De omschrijving wordt in de taal opgesteld zoals aangegeven door het desbetreffend EU-land (preferentie taalkeuze). Omdat deze taalpreferentie per land verschilt vragen we u deze omschrijving indien nodig in te vullen bij elk verzoek dat u maakt. Zie het scherm Verzoeken/Refundverzoek. Plaats Onderaan herhalen we dit veld. Landcode De landcode waar de gemachtigde gevestigd is. Een gemachtigde mag ook buiten de EU-landen gevestigd of woonachtig zijn. In dat geval dient de ISO-3166 landcode tabel gehanteerd te worden. Druk op Ctrl+L voor een lijst. N.B. Deze lijst beperkt zich tot de EU-landen; tik zelf de juiste landcode in als de gemachtigde buiten de EU is gevestigd. De overige gegevens van dit scherm zijn niet verplicht. Bovendien zijn er geen formats afgesproken. In de gegevensspecificaties staat dat de postcode een geldige Nederlandse postcode moet zijn, wat in tegenspraak lijkt met de mogelijkheid om een landcode in te vullen anders dan Nederland.
2.4
Valutacodes internationaal Valutacode bankrekening Moet voldoen aan ISO 4217. Hier is het mogelijk een valutacode aan te geven buiten de EU. Valutacodes buiten de EU zijn alleen te gebruiken voor de bankrekening. The appropriate currency code from the ISO 4217 three-byte alpha version for the currency in which a monetary amount is expressed. Valid entries are: AED United Arab Emirates, Dirhams AFN Afghanistan, Afghanis ALL Albania, Leke AMD Armenia, Drams ANG Netherlands Antilles, Guilders AOA Angola, Kwanza ARS Argentina, Pesos AUD Australia, Dollars AWG Aruba, Guilders AZN Azerbaijan, Manats BAM Bosnia and Herzegovina, Convertible Marka BBD Barbados, Dollars BDT Bangladesh, Taka BGN Bulgaria, Leva BHD Bahrain, Dinars BIF Burundi, Francs BMD Bermuda, Dollars BND Brunei Darussalam, Dollars BOB Bolivia, Bolivianos BOV Bolivia, Mvdol BRL Brazil, Brazil Real
© 2010 Reed Business bv
12
Refund
BSD Bahamas, Dollars BTN Bhutan, Ngultrum BWP Botswana, Pulas BYR Belarus, Rubles BZD Belize, Dollars CAD Canada, Dollars CDF Congo/Kinshasa, Congolese Francs CHF Switzerland, Francs CLF Chile, Unidades de fomento CLP Chile, Pesos CNY China, Yuan Renminbi COP Colombia, Pesos COU Colombia, Unidad de Valor Real CRC Costa Rica, Colones CUC Cuba, Convertible Pesos CUP Cuba, Pesos CVE Cape Verde, Escudos CZK Czech Republic, Koruny DJF Djibouti, Francs DKK Denmark, Kroner DOP Dominican Republic, Pesos DZD Algeria, Algeria Dinars EEK Estonia, Krooni EGP Egypt, Pounds ERN Eritrea, Nakfa ETB Ethiopia, Birr EUR Euro Member Countries, Euro FJD Fiji, Dollars FKP Falkland Islands (Malvinas), Pounds GBP United Kingdom, Pounds GEL Georgia, Lari GHS Ghana, Cedis GIP Gibraltar, Pounds GMD Gambia, Dalasi GNF Guinea, Francs GTQ Guatemala, Quetzales GWP Guinea-Bissau Peso GYD Guyana, Dollars HKD Hong Kong, Dollars HNL Honduras, Lempiras HRK Croatia, Kuna HTG Haiti, Gourdes HUF Hungary, Forint IDR Indonesia, Rupiahs ILS Israel, New Shekels INR India, Rupees IQD Iraq, Dinars IRR Iran, Rials ISK Iceland, Kronur JMD Jamaica, Dollars JOD Jordan, Dinars JPY Japan, Yen KES Kenya, Shillings KGS Kyrgyzstan, Soms KHR Cambodia, Riels KMF Comoros, Francs KPW Korea (North), Won KRW Korea (South), Won KWD Kuwait, Dinars KYD Cayman Islands, Dollars KZT Kazakstan, Tenge LAK Laos, Kips LBP Lebanon, Pounds LKR Sri Lanka, Rupees © 2010 Reed Business bv
Onderdeel algemeen
LRD Liberia, Dollars LSL Lesotho, Maloti LTL Lithuania, Litai LVL Latvia, Lati LYD Libya, Dinars MAD Morocco, Dirhams MDL Moldova, Lei MGA Madagascar, Malagasy Ariary MKD Macedonia, Denars MMK Myanmar (Burma), Kyats MNT Mongolia, Tugriks MOP Macau, Patacas MRO Mauritania, Ouguiyas MTL Malta, Liri MUR Mauritius, Rupees MVR Maldives (Maldive Islands), Rufiyaa MWK Malawi, Kwachas MXN Mexico, Pesos MXV Mexico, Mexican Unidad de Inversion MYR Malaysia, Ringgits MZN Mozambique, Meticais NAD Namibia, Dollars NGN Nigeria, Nairas NIO Nicaragua, Gold Cordobas NOK Norway, Krone NPR Nepal, Nepal Rupees NZD New Zealand, Dollars OMR Oman, Rials PAB Panama, Balboa PEN Peru, Nuevos Soles PGK Papua New Guinea, Kina PHP Philippines, Pesos PKR Pakistan, Rupees PLN Poland, Zlotych PYG Paraguay, Guarani QAR Qatar, Rials RON Romania, New Lei RSD Serbian Dinar RUB Russia, Rubles RWF Rwanda, Rwanda Francs SAR Saudi Arabia, Riyals SBD Solomon Islands, Dollars SCR Seychelles, Rupees SDG Sudan, Dinars SEK Sweden, Kronor SGD Singapore, Dollars SHP Saint Helena, Pounds SLL Sierra Leone, Leones SOS Somalia, Shillings SRD Suriname, Dollar STD São Tome and Principe, Dobras SVC El Salvador, Colones SYP Syria, Pounds SZL Swaziland, Emalangeni THB Thailand, Baht TJS Tajikistan, Somoni TMT Turkmenistan, Manats TND Tunisia, Dinars TOP Tonga, Pa'anga TRY Turkey, Liras TTD Trinidad and Tobago, Dollars TWD Taiwan, New Dollars TZS Tanzania, Shillings UAH Ukraine, Hryvnia © 2010 Reed Business bv
13
14
Refund
UGX Uganda, Shillings USD United States of America, Dollars UYU Uruguay, Pesos UZS Uzbekistan, Sums VEF Venezuela, Bolivares VND Viet Nam, Dong VUV Vanuatu, Vatu WST Samoa, Tala XAF Communauté Financière Africaine BEAC, Francs XCD East Caribbean Dollars XOF Communauté Financière Africaine BCEAO, Francs XPD Palladium Ounces XPF Comptoirs Français du Pacifique Francs YER Yemen, Rials ZAR South Africa, Rand ZMK Zambia, Kwacha ZWL Zimbabwe, Zimbabwe Dollars
2.5
Landcodes buiten EU Deze lijst kan worden gebruikt indien er sprake is van import van buiten de EU naar een andere lidstaat. The appropriate country code from the ISO 3166 two-byte alpha version for the state in which the party concerned is a resident. Omit this only if no data is available. This list excludes Member States of the European Union. Valid entries are: - AF -- AFGHANISTAN - AX -- ÅLAND ISLANDS - AL -- ALBANIA - DZ -- ALGERIA - AS -- AMERICAN SAMOA - AD -- ANDORRA - AO -- ANGOLA - AI -- ANGUILLA - AQ -- ANTARCTICA - AG -- ANTIGUA AND BARBUDA - AR -- ARGENTINA - AM -- ARMENIA - AW -- ARUBA - AU -- AUSTRALIA - AT -- AUSTRIA - AZ -- AZERBAIJAN - BS -- BAHAMAS - BH -- BAHRAIN - BD -- BANGLADESH - BB -- BARBADOS - BY -- BELARUS - BE -- BELGIUM - BZ -- BELIZE - BJ -- BENIN - BM -- BERMUDA - BT -- BHUTAN - BO -- BOLIVIA - BA -- BOSNIA AND HERZEGOVINA - BW -- BOTSWANA - BV -- BOUVET ISLAND - BR -- BRAZIL - IO -- BRITISH INDIAN OCEAN TERRITORY - BN -- BRUNEI DARUSSALAM - BG -- BULGARIA - BF -- BURKINA FASO - BI -- BURUNDI
© 2010 Reed Business bv
Onderdeel algemeen
- KH -- CAMBODIA - CM -- CAMEROON - CA -- CANADA - CV -- CAPE VERDE - KY -- CAYMAN ISLANDS - CF -- CENTRAL AFRICAN REPUBLIC - TD -- CHAD - CL -- CHILE - CN -- CHINA - CX -- CHRISTMAS ISLAND - CC -- COCOS (KEELING) ISLANDS - CO -- COLOMBIA - KM -- COMOROS - CG -- CONGO - CD -- CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE - CK -- COOK ISLANDS - CR -- COSTA RICA - CI -- COTE D'IVOIRE - HR -- CROATIA - CU -- CUBA - CY -- CYPRUS - CZ -- CZECH REPUBLIC - DK -- DENMARK - DJ -- DJIBOUTI - DM -- DOMINICA - DO -- DOMINICAN REPUBLIC - EC -- ECUADOR - EG -- EGYPT - SV -- EL SALVADOR - GQ -- EQUATORIAL GUINEA - ER -- ERITREA - EE -- ESTONIA - ET -- ETHIOPIA - FK -- FALKLAND ISLANDS (MALVINAS) - FO -- FAROE ISLANDS - FJ -- FIJI - FI -- FINLAND - FR -- FRANCE - GF -- FRENCH GUIANA - PF -- FRENCH POLYNESIA - TF -- FRENCH SOUTHERN TERRITORIES - GA -- GABON - GM -- GAMBIA - GE -- GEORGIA - DE -- GERMANY - GH -- GHANA - GI -- GIBRALTAR - GR -- GREECE - GL -- GREENLAND - GD -- GRENADA - GP -- GUADELOUPE - GU -- GUAM - GT -- GUATEMALA - GG -- GUERNSEY - GN -- GUINEA - GW -- GUINEA-BISSAU - GY -- GUYANA - HT -- HAITI - HM -- HEARD ISLAND AND MCDONALD ISLANDS - VA -- HOLY SEE (VATICAN CITY STATE) - HN -- HONDURAS - HK -- HONG KONG - HU -- HUNGARY - IS -- ICELAND © 2010 Reed Business bv
15
16
Refund
- IN -- INDIA - ID -- INDONESIA - IR -- IRAN, ISLAMIC REPUBLIC OF - IQ -- IRAQ - IE -- IRELAND - IM -- ISLE OF MAN - IL -- ISRAEL - IT -- ITALY - JM -- JAMAICA - JP -- JAPAN - JE -JERSEY - JO -- JORDAN - KZ -- KAZAKHSTAN - KE -- KENYA - KI -- KIRIBATI - KP -- KOREA, DEMOCRATIC PEOPLE'S REPUBLIC OF - KR -- KOREA, REPUBLIC OF - KW -- KUWAIT - KG -- KYRGYZSTAN - LA -- LAO PEOPLE'S DEMOCRATIC REPUBLIC - LV -- LATVIA - LB -- LEBANON - LS -- LESOTHO - LR -- LIBERIA - LY -- LIBYAN ARAB JAMAHIRIYA - LI -- LIECHTENSTEIN - LT -- LITHUANIA - LU -- LUXEMBOURG - MO -- MACAO - MK -- MACEDONIA, THE FORMER YUGOSLAV REPUBLIC OF - MG -- MADAGASCAR - MW -- MALAWI - MY -- MALAYSIA - MV -- MALDIVES - ML -- MALI - MT -- MALTA - MH -- MARSHALL ISLANDS - MQ -- MARTINIQUE - MR -- MAURITANIA - MU -- MAURITIUS - YT -- MAYOTTE - MX -- MEXICO - FM -- MICRONESIA, FEDERATED STATES OF - MD -- MOLDOVA, REPUBLIC OF - MC -- MONACO - MN -- MONGOLIA - ME -- MONTENEGRO - MS -- MONTSERRAT - MA -- MOROCCO - MZ -- MOZAMBIQUE - MM -- MYANMAR - NA -- NAMIBIA - NR -- NAURU - NP -- NEPAL - NL -- NETHERLANDS - AN -- NETHERLANDS ANTILLES - NC -- NEW CALEDONIA - NZ -- NEW ZEALAND - NI -- NICARAGUA - NE -- NIGER - NG -- NIGERIA - NU -- NIUE - NF -- NORFOLK ISLAND - MP -- NORTHERN MARIANA ISLANDS © 2010 Reed Business bv
Onderdeel algemeen
- NO -- NORWAY - OM -- OMAN - PK -- PAKISTAN - PW -- PALAU - PS -- PALESTINIAN TERRITORY, OCCUPIED - PA -- PANAMA - PG -- PAPUA NEW GUINEA - PY -- PARAGUAY - PE -- PERU - PH -- PHILIPPINES - PN -- PITCAIRN - PL -- POLAND - PT -- PORTUGAL - PR -- PUERTO RICO - QA -- QATAR - RE -- REUNION - RO -- ROMANIA - RU -- RUSSIAN FEDERATION - RW -- RWANDA - BL -- SAINT BARTHÉLEMY - SH -- SAINT HELENA - KN -- SAINT KITTS AND NEVIS - LC -- SAINT LUCIA - MF -- SAINT MARTIN - PM -- SAINT PIERRE AND MIQUELON - VC -- SAINT VINCENT AND THE GRENADINES - WS -- SAMOA - SM -- SAN MARINO - ST -- SAO TOME AND PRINCIPE - SA -- SAUDI ARABIA - SN -- SENEGAL - RS -- SERBIA - SC -- SEYCHELLES - SL -- SIERRA LEONE - SG -- SINGAPORE - SK -- SLOVAKIA - SI -- SLOVENIA - SB -- SOLOMON ISLANDS - SO -- SOMALIA - ZA -- SOUTH AFRICA - GS -- SOUTH GEORGIA AND THE SOUTH SANDWICH ISLANDS - ES -- SPAIN - LK -- SRI LANKA - SD -- SUDAN - SR -- SURINAME - SJ -- SVALBARD AND JAN MAYEN - SZ -- SWAZILAND - SE -- SWEDEN - CH -- SWITZERLAND - SY -- SYRIAN ARAB REPUBLIC - TW -- TAIWAN, PROVINCE OF CHINA - TJ -- TAJIKISTAN - TZ -- TANZANIA, UNITED REPUBLIC OF - TH -- THAILAND - TL -- TIMOR-LESTE - TG -- TOGO - TK -- TOKELAU - TO -- TONGA - TT -- TRINIDAD AND TOBAGO - TN -- TUNISIA - TR -- TURKEY - TM -- TURKMENISTAN - TC -- TURKS AND CAICOS ISLANDS - TV -- TUVALU © 2010 Reed Business bv
17
18
Refund
- UG -- UGANDA - UA -- UKRAINE - AE -- UNITED ARAB EMIRATES - GB -- UNITED KINGDOM - US -- UNITED STATES - UM -- UNITED STATES MINOR OUTLYING ISLANDS - UY -- URUGUAY - UZ -- UZBEKISTAN - VU -- VANUATU - VE -- VENEZUELA, BOLIVARIAN REPUBLIC OF - VN -- VIET NAM - VG -- VIRGIN ISLANDS, BRITISH - VI -- VIRGIN ISLANDS, U.S. - WF -- WALLIS AND FUTUNA - EH -- WESTERN SAHARA - YE -- YEMEN - ZM -- ZAMBIA - ZW -- ZIMBABWE
3
Onderdeel verzoeken
3.1
Periodebestand In dit scherm kiest u de "periode" (combinatie van land en periode) die u wilt gaan bewerken. 1. Vul een nummer in (bij een nieuwe periode een nog niet gebruikt nummer) 2. Ga naar het volgende scherm om het Refund-land en de periode (begin en einde) in te vullen. Via het derde scherm kunt u vervolgens de lijst van leveringen en leveranciers invullen bij de gekozen periode. Het periodebestand hoort bij de huidige ondernemer. Als u voor deze ondernemer meer dan 30 verzoeken moet maken kan dat niet in één ondernemersbestand. U maakt voor de volgende verzoeken een apart ondernemersbestand aan (en geeft dit uiteraard een andere naam).
3.2
Refundverzoek Dit scherm gebruikt u om de algemene gegevens van het Refundverzoek in te vullen. Let op de verschillen per land. Op het vorige scherm kiest u eventueel een andere periode/ander land. Op het volgende scherm vult u de leveranties voor deze periode mbt betreffende land in. EU-land refundverzoek Kies het land (gebruik CTRL+L). De landen en afkortingen van de EU zijn: AT Oostenrijk; BE België; BG Bulgarije; CY Cyprus; CZ Tsjechië; DE Duitsland; DK Denemarken; EE Estland; EL Griekenland; ES Spanje; FI Finland; FR Frankrijk; GB Groot-Brittannië; HU Hongarije; IE Ierland; IT Italië; LT Litouwen; LU Luxenburg; LV Letland; MT Malta; PL Polen; PT Portugal; RO Roemenië; SE Zweden; SI Slovenië; SK Slowakije. Periode Voor het kiezen van de periode (begin- en einddatum) gelden de volgende regels: · Een verzoek moet minimaal 3 volle kalendermaanden bevatten, tenzij het de laatste twee maanden of de laatste maand is van dat jaar. · Indien het verzoek de laatste twee kalendermaanden of de laatste kalendermaand bevat, dan moet de einddatum 31-12 zijn. · De begindatum periode en einddatum periode in het verzoek moeten binnen 1 kalenderjaar vallen. · Een verzoek over een bepaalde tijdvak moet uiterlijk 30 september na afloop van het jaar waarin het tijdvak van het verzoek is gelegen. Voorbeeld: een verzoek januari t/m maart 2010 moet uiterlijk 30 september 2011 © 2010 Reed Business bv
Onderdeel verzoeken
19
worden ingediend; een verzoek over het jaar 2010 kan eveneens worden ingediend tot en met 30 september 2011. · Het verzoek kan niet worden gedaan over een tijdvak dat in de toekomst aanvangt. · U wordt verzocht het verzoek pas in te dienen nadat het tijdvak (in uw verzoek aangegeven) is verstreken. · Als het verzoek een correctie betreft, dient het tijdvak waarover u corrigeert gelijk te zijn aan het tijdvak waarop het door u eerder ingediend verzoek betrekking heeft. Taalpreferentie In enkele velden van het verzoek moet u (soms) een omschrijving geven in uw eigen woorden. Het land waar u BTW terugvraagt verzoekt u om dat in een van de opgegeven talen te doen. Deze voorkeuren zijn door de lidstaten aangegeven als preferentie. Zie tabel Taalcodes. Bulgaars en Grieks gelden niet vanwege technische beperkingen. De EU-landen kunnen tot drie taalpreferenties opgeven waarin gecommuniceerd kan worden (voor België geldt met vier een uitzondering). In dit scherm kiest u de taalpreferentie door het nummer van één van de (maximaal drie) talen in te vullen. Deze taal zal standaard worden klaargezet voor elke factuur. Het is mogelijk per factuur eventueel nog af te wijken. De taalpreferenties zijn tweeletterig (kleine letters), die we op deze manier ook presenteren. Omschrijving type ID gemachtigde Als er sprake is van een gemachtigde en op het scherm Algemeen/Gemachtigde is als ID-type anders ingevuld, dan moet u daarvan een omschrijving geven. Deze omschrijving wordt in de taal opgesteld zoals aangegeven door het desbetreffend EU-land (preferentie taalkeuze). Omdat deze taalpreferentie per land verschilt vragen we u deze omschrijving indien nodig in te vullen bij elk verzoek dat u maakt op het scherm Verzoeken/ Refundverzoek. Soms machtiging meesturen Als er sprake is van een gemachtigde is het voor een aantal landen nodig om een (gescande) machtiging mee te sturen. Als dit het geval is, dan wordt dit hier getoond. Verklaring goederen of diensten De verklaring van de ondernemer dat deze in de desbetreffende periode wel/geen goederen of diensten heeft geleverd, al dan niet vrijgesteld. De volgende mogelijkheden bestaan: - Geen: Geen goederen of diensten geleverd. - Verlegd: Alleen goederen of diensten geleverd waarover afnemer BTW moet betalen - Vrijgesteld: Alleen bepaalde vrijgestelde vervoersdiensten en daarmee samenhangende diensten heeft geleverd. Slechts één van de opties is mogelijk. Als geen van deze voorwaarden geldt, is geen teruggaaf mogelijk. Zie ook Elsevier BTW Almanak 2010 19.4.1 voorwaarde b. Zijn er deze periode bijzonderheden? Deze vraag maakt geen deel uit van het verzoek, maar zorgt ervoor dat bepaalde vragen op de invulschermen per leverancier al dan niet zichtbaar zijn. Als deze niet zichtbaar zijn maken we gebruik van standaardwaarden. U kunt de vragen altijd (tijdelijk) weer zichtbaar maken en afwijken van de standaardwaarden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een taalcode en het percentage belastbare activiteiten. Perc. belast <>100 % Als een onderneming niet 100% BTW-plichtig is, zal van de gefactureerde BTW slechts een gedeelte aftrekbaar zijn. Het is mogelijk om per factuur het afwijkingspercentage in te vullen. Als dat voor alle facturen hetzelfde is, is het handig om dit één keer in te vullen in dit invulveld en het vervolgens te gebruiken voor elke nieuwe leverancier/levering/factuur. Het blijft overigens mogelijk om per factuur een afwijkend percentage in te vullen. Als u het centrale percentage verandert heeft dat geen invloed op reeds ingevulde leveringsgegevens, alleen op nieuwe facturen. Valutacode De valutacode wordt gebruikt bij alle (drie) bedragen die in het verzoek per levering/factuur worden vermeld (belastbaar bedrag, belasting bedrag en aftrekbaar bedrag). De technische specificaties geven geen voorschriften dat deze dezelfde moeten zijn, maar artikel 8 lid 2, e en f van de Richtlijn luiden: (e) taxable amount and amount of VAT expressed in the currency of the Member State of refund; (f) the amount of deductible VAT calculated in accordance with Article 5 and the second paragraph of
Article 6 expressed in the currency of the Member State of refund; Eist subcodes goederen Bij elke levering moet een code worden toegevoegd die de goederen in algemene categorieën omschrijft. Op © 2010 Reed Business bv
20
Refund
grond van artikel 9 lid 2 van de Richtlijn staat het de landen vrij om nadere coderingen te vragen. Dit is in uitgebreide mate gebeurd, waarbij de meeste landen een zeer specifieke lijst van subcodes verstrekken. Zie verder de informatie bij het invulscherm per leverantie. Eist meezenden facturen Artikel 10 van de Richtlijn staat de landen toe om eisen te stellen aan het meesturen van facturen indien de factuur een belastbaar bedrag betreft van € 1000 of meer (of € 250 als het om brandstof gaat). Een aantal landen maakt gebruik van deze mogelijkheid: België, Cyprus, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Italië, Litouwen, Letland, Malta, Polen, Roemenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, het Verenigd Koninkrijk. Een complicerende factor is dat de technische systemen beperkt zijn, u kunt niet meer dan 5 MB meesturen. Op de invulschermen melden we of o.i. een factuur moet/mag worden meeverzonden. Zie ook Facturen meezenden.
3.3
Leveranciers Overzicht leveranciers en bedragen In dit scherm ziet u de leveranciers en bedragen over de huidige periode (kies op het scherm periode eventueel een andere periode) voor het betreffende land (zorg er altijd voor dat op het scherm Refundverzoek het land is ingevuld). In dit overzicht geeft de kolom Oke aan of een regel mee kan worden genomen. De volgende opties zijn mogelijk: · 'j': de regel is OK en wordt meegenomen in het refundverzoek · 'p': de plaats is niet ingevuld · 'l': de landcode van de leverancier ontbreekt · 'e': landcode van de leverancier is geen EU land · 'b': landcode is van een land binnen de EU, terwijl er is sprake van import buiten de EU · leeg: de regel is nog niet (volledig) ingevuld Een refundverzoek kan alleen verzonden worden als er minimaal 1 regel is met een aftrekbaar bedrag. Is het aftrekbaar bedrag onder het minimumbedrag (teruggaafdrempel) dan kan er wel worden verzonden, maar ziet u een waarschuwing. Teruggaafdrempel over periode Artikel 17 van de Richtlijn geeft aan dat het terug te ontvangen bedrag over een periode van minimaal drie maanden minimaal € 400 euro moet zijn, of, indien per jaar teruggaaf wordt gevraagd € 50. Voor landen waar de Euro niet is ingevoerd gelden bedragen die afhangen van de Valuta van dat land. Zie Valutacodes voor de toegestane valutas. Article 17 If the refund application relates to a refund period of less than one calendar year but not less than three months, the amount of VAT for which a refund is applied for may not be less than EUR 400 or the equivalent in national currency. If the refund application relates to a refund period of a calendar year or the remainder of a calendar year, the amount of VAT may not be less than EUR 50 or the equivalent in national currency.
3.4
Facturen Vul in dit scherm de factuurgegevens en de leveranciergegevens in van de leveranciers buiten Nederland. In geval u in een EU-land BTW terugvraagt die betrekking heeft op import van buiten de EU zijn vestigingsgegevens van buiten de EU mogelijk. Naam leverancier Vul minimaal één veld in (verplicht). VAT-gegevens (BTW-nummer) Landcode (Ctrl+L) en nummer van de leverancier in de EU (buiten Nederland!) zijn verplicht in te vullen, tenzij 1. het import van buiten de EU betreft, (aan te zetten als ook de keuze Specialiteiten op ja staat). 2. het gaat om een vereenvoudigde factuur zonder VAT-gegevens (taxikosten e.d.), ook aan te zetten achter Specialiteiten. We testen hier op de bekende formaten, maar houden verzending niet tegen als u geen bestaanbaar nummer intikt. De controle daarop is technisch niet verplicht. © 2010 Reed Business bv
Onderdeel verzoeken
21
Er is (nog) geen VIES controle op de hier aanwezige nummers. Duitsland Leveranciers in Duitsland hebben soms een Taxreferentie nummer ipv een VAT-nummer. Plaats en Land Bij de adresgegevens zijn plaats en land verplicht. Het gaat hier om een land binnen de EU, tenzij sprake is van import van buiten de EU. De overige adresgegevens zijn vrij. In het algemeen zal het land van vestiging van de gefactureerde omzet hetzelfde land zijn als het land waarvan u BTW terugvraagt. Factuurgegevens Factuurnummer en factuurdatum zijn verplicht (bij import van buiten de EU het documentnummer en de registratiedatum van de levering). Factuurbedrag Vul het totale factuurbedrag in ex BTW. Belastingbedrag Vul het totale in rekening gebrachte bedrag aan omzetbelasting in. Aftrekbaar bedrag Het aftrekbaar bedrag is gelijk aan het belastingbedrag, tenzij op dit bedrag een afwijkend percentage belaste bedrijfsactiviteiten van toepassing is. Dit afwijkend percentage kunt u invullen als u Specialiteiten aanzet. Het daar getoonde bedrag wordt standaard gevuld vanuit het scherm Refundverzoek. Het ligt voor de hand dat dit percentage constant is voor alle leveringen (en het bedrijf waarvoor u de verzoeken doet). Nochthans kan dit percentage per leverancier worden aangepast. Valutakwesties In het xml-bericht worden de drie te sturen bedragen voorzien van een valutacode. Dit suggereert dat voor elk bedrag een andere valutacode denkbaar is, maar artikel 8.2 e en f van de Richtlijn geeft aan dat dit steeds de valutacode van het land van teruggaaf moet zijn. Code goederen/diensten Dit is de code die behoort tot de soort levering (goederen of diensten), annex artikel 33d van de wet op de Omzetbelasting 1968. Het invullen van een van de codes 1 t/m 10 is verplicht. Omschrijving bij code 10 = anders Bij code 10 (anders) is het verplicht om ook een omschrijving in te vullen. Dit dient te geschieden in een van de talen die het refundland als standaard aanbiedt. Als de taal voor het invullen van deze omschrijving afwijkt van de door u gekozen taal die hoort bij deze periode/dit land (het scherm Refundverzoek) kunt u afwijken van die code als u Specialiteiten aanzet. Zie de taalcodes (die we in kleine letters vermelden). Subcodes nodig? Op grond van artikel 9 lid 2 van de Richtlijn staat het de landen vrij om nadere coderingen te vragen. Dit is in uitgebreide mate gebeurd, waarbij de meeste landen een zeer specifieke lijst van subcodes verstrekken. We laten op het scherm zien of er subcodes worden gevraagd. De te gebruiken subcodes zijn per land overigens verschillend. Zie de bijgaande documentatie. We testen hier verder niet op. Factuur nodig? Artikel 10 van de Richtlijn staat de landen toe om eisen te stellen aan het meesturen van facturen indien de factuur een belastbaar bedrag betreft van € 1000 of meer (of € 250 als het om brandstof gaat). Een aantal landen maakt gebruik van deze mogelijkheid. Een complicerende factor is dat de technische systemen beperkt zijn. We melden of o.i. een factuur moet/mag worden meeverzonden. Zie ook Facturen meezenden. Bij het aanmaken van het verzendbestand dienen de facturen gescand klaar te staan zodat ze kunnen worden toegevoegd aan het verzendbestand. Dienen er facturen meegestuurd te worden, dan wordt bij het aanmaken van het verzendbestand gevraagd een map aan te geven waar deze bestanden staan.
© 2010 Reed Business bv
22
3.5
Refund
Valutacodes EU De drie letterige ISO 4217 valutacode geldt als officiële valutacode voor de lidstaten. Dit zijn de volgende codes: BGN Leva Bulgarije CZK Koruny Tsjechië DKK Kroner Denemarken EEK Krooni Estland EUR Euro Euro GBP Pound Groot-Brittannië HUF Forint Hongarije LTL Litai Litouwen LVL Lati Letland PLN Zlotych Polen RON New Lei Roemenië SEK Kronor Zweden
3.6
Taalcodes De EU taalcode van de officiële talen van de Europese Unie (conform ISO 639 language code). Dit zijn de volgende codes: Bulgarian bg Czech cs Danish da German de Estonian et Greek el English en Spanish es French fr Irish ga Italian it Latvian lv Lithuanian lt Hungarian hu Maltese mt Dutch nl Polish pl Portuguese pt Romanian ro Slovak sk Slovene sl Finnish fi Swedish sv Turkish tr In een bericht wordt een taalcode meegestuurd. Vaak kunt u (bij Refundverzoek) een keuze maken. Er zijn slechts enkele velden in het bericht waar u een tekstuele verklaring moet geven, met name wanneer de factuur betrekking heeft op goederen of diensten die niet onder een van de standaardcodes 1 t/m 9 te rubriceren zijn.
4
Bediening en menu's
4.1
Navigatie en bediening Elsevier BTW Refund Programma bevat een aantal mogelijkheden om door het programma te bladeren, rubrieken te kiezen en gegevens in te vullen en te controleren. Tabs Inhoudsopgave © 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
23
Menu Werkbalk met icoontjes Gekleurde balk Knoppen Vorige en Volgende Hyperlinks Versienummer Manieren om een scherm te openen Zie ook: Gegevens invullen in Refund Sneltoetsen Waarschuwingenscherm Zoeken
Tabs De hoofdonderdelen van het programma kunt u via tabs bereiken:
· ·
Algemeen Verzoeken
Met Alt+PgDn gaat u naar de volgende tab en met Alt+PgUp naar de vorige tab. Inhoudsopgave Elk hoofdonderdeel bevat een uitklapbare inhoudsopgave. U kunt de inhoudsopgave zowel met de muis als met het toetsenbord bedienen. Om de inhoudsopgave met het toetsenbord te kunnen bedienen moet u (als de cursor in een invulscherm staat) op Alt+Enter drukken. Vervolgens kunt u met de pijltjestoetsen (Pijl omhoog, omlaag , naar rechts en naar links) door de schermen bladeren. Gebruik Pijl naar rechts en naar links om een onderwerp met een subniveau (er staat dan een plusje voor) uit en in te klappen. Icoontjes in inhoudsopgave De inhoudsopgave kan verschillende icoontjes bevatten, afhankelijk van de invoer op een scherm: Er zijn gegevens ingevuld op dit scherm
Let op! Dit icoontje wordt getoond als op een scherm iets is ingevuld (dit kan ook een ja/nee-vraag zijn). Het hoeft niet te betekenen dat een scherm volledig is ingevuld. Geconverteerd, maar nog niet bekeken (de rubriek is na conversie nog niet gecontroleerd) NIET VAN TOEPASSING IN DIT PROGRAMMA Ongebruikelijke situatie Waarschuwing Foutmelding (Nog) niet van toepassing/geblokkeerd In geval van een foutmelding, waarschuwing of melding van een ongebruikelijke situatie staat het icoontje ook op het scherm zelf. Als u hierop klikt, opent het waarschuwingenscherm. De melding(en) die van toepassing is (zijn), staan bovenaan.
© 2010 Reed Business bv
24
Refund
Menu In een menu wordt een lijst met opdrachten weergegeven. Naast sommige van deze opdrachten staat een afbeelding en/of een sneltoets. De meeste menu's bevinden zich op de menubalk (de werkbalk boven aan het scherm). Klik op een menunaam om de menuopties open te klappen.
Werkbalk met icoontjes Onder de menubalk staat een rij icoontjes waarmee u diverse functies kunt aanroepen.
(Afwijking mogelijk) en De knoppen Terug en Verder. De knoppen (of Alt+Pijl naar links) en (of Alt+Pijl naar rechts) bieden de mogelijkheid om te bladeren door pagina’s waar u eerder bent geweest (historie). Zie Nieuw bestand. Zie Openen en opslaan. Zie Bestandsbeheer. Opslaan van een bestand. Zie ook Openen en opslaan. Zie Afdrukken. Zie Waarschuwingenscherm. Overzicht bestand. Zie Rekenmachine. Zie Zoeken. Zie Notitie. (nog niet van toepassing) Dit icoon brengt u naar de homepage van Fiscaal Totaal. Zie RSS www.elsevierfiscaal.nl. Via dit icoon opent u de Help-informatie die bij het geselecteerde scherm hoort.
Gekleurde balk De groen gekleurde balk bestaat uit twee delen: in het linkerdeel staat de naam van het bedrijf weergegeven en in het rechterdeel het ‘kruimelpad’. Dit kruimelpad geeft informatie waar u bent in het programma. Zijn er meer dan drie niveaus, dan zijn de middelste niveaus klikbaar zodat u snel naar een hoofdrubriek kunt gaan.
Knoppen Vorige en Volgende
© 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
25
Onder aan het invulscherm staan de knoppen Vorige en Volgende waarmee u tussen de opeenvolgende invulschermen kunt bladeren. U kunt ook de toetsen PgUp en PgDn gebruiken. Met Ctrl+PgUp en Ctrl+PgDn gaat u naar de vorige c.q. volgende hoofdrubriek.
Hyperlinks Het programma bevat een aantal hyperlinks (oplichtend en onderstreept als u er met de muis overheen gaat). Deze hyperlinks zijn vooral handig tijdens het controleproces.
Versienummer In de titelbalk van het programma staat aangegeven met welk versienummer u werkt. Het versienummer staat ook aangegeven in menu Help > Info.
Manieren om een scherm te openen
· · · · · ·
4.2
Gebruik de inhoudsopgave links op het scherm. Gebruik de hyperlinks. Blader met PgUp/PgDn door de verschillende rubrieken. Blader met grote sprongen (Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn). Gebruik F3 (zoekfunctie) en tik (een deel van) de schermnaam in. Gebruik Alt+F1 (overzicht ingevulde gegevens) of Alt+F7 (overzicht jaarstukken) en klik op een link of kies met een letter.
Gegevens invullen Navigatie Invulvelden Keuzerondjes Aankruishokjes Gerelateerde onderwerpen
Navigatie Gegevens worden ingevuld in drie verschillende invoerelementen: invulvelden, keuzerondjes en aankruishokjes. U kunt tussen de verschillende invoerelementen navigeren met behulp van de pijltoetsen. U gaat naar een volgend invoerelement door op de Enter- of de Tabtoets te drukken. Invulvelden zijn actief voor invoer indien er een cursor in staat te knipperen; een groep keuzerondjes is actief als er een kader omheen staat en aankruishokjes zijn actief als de bijbehorende tekst een gestippeld kader heeft. Naar keuze kunt u het programma bedienen met de muis of met het toetsenbord. Zie ook Sneltoetsen.
Invulvelden Verreweg de meeste gegevens worden ingevoerd in invulvelden. Invulvelden kunnen uit één enkel veld bestaan maar ook gegroepeerd zijn in meerdere rijen en/of kolommen. Invoervelden worden gebruikt voor het invoeren van tekst, data, perioden en bedragen. In tekstvelden kunt u niet meer tekens invullen dan de lengte van het veld toelaat. Diakritische tekens, zoals ë, ô, á en ñ, zijn niet toegestaan. In datum- of periodevelden kunt u alleen cijfers en scheidingstekens invullen. Als u een foutieve datum of © 2010 Reed Business bv
26
Refund
periode invult, wordt u daar bij het verlaten van het invulveld op gewezen. Met Ctrl+D kunt u de datum van vandaag invullen, Ctrl+J geeft een periode van 1 jaar (01/01-31/12). Bij negatieve getallen tikt u eerst het minteken en dan het bedrag in. In bedragvelden kunt u geen letters invullen, alleen cijfers of het minteken. U kunt geen minteken invoeren indien negatieve getallen niet toegestaan zijn. Vul decimale bedragen in met een komma. In de verzending worden bedragen in het Engelse systeem (punten voor decimalen) vertaald. In bedragvelden kunt u de rekenmachine direct oproepen door na een bedrag een operator (min, plus, maal, deelteken) in te voeren. U kunt een ingevuld bedrag omzetten van gulden naar euro via Ctrl+E, omgekeerd van euro naar gulden gaat met Ctrl+F.
Keuzerondjes Als een groep keuzerondjes een kader heeft (en dus actief is voor invoer), kunt u het juiste keuzerondjes selecteren met pijltoetsen naar links en rechts. Ook kunt u met het toetsenbord de eerste letter van de keuze invoeren (bij bovenstaand voorbeeld J of N). Met Del of Backspace maakt u keuzerondjes leeg. U kunt natuurlijk ook met de muis op het rondje klikken.
Aankruishokjes Als de bij het aankruishokje behorende tekst een gestippeld kader heeft, kunt u dit aankruishokjes aan- en uitzetten met de spatiebalk. U kunt natuurlijk ook met de muis op het hokje klikken.
Gerelateerde onderwerpen Navigatie en bediening Systeemeisen Schermresolutie instellen
4.3
Schermresolutie instellen U kunt de beeldschermeigenschappen van uw computer als volgt aanpassen: 1. Kies menu Start > Instellingen > Configuratiescherm. 2. Dubbelklik op Beeldscherm en kies het tabblad Instellingen. 3. Kies een resolutie van minstens 800 bij 600. 4. Kies bij Kleuren voor ten minste 256 kleuren en bij voorkeur voor Ware kleuren. 5. RefundWin is minder geschikt voor grote lettertypen (120 dpi). Zorg er daarom voor dat de Tekengrootte op kleine lettertypen (96 dpi) staat. Daarvoor moet u eerst op de knop Geavanceerd klikken.
Let op! Kies een schermformaat dat door uw monitor en grafische kaart wordt ondersteund. Anders wordt het hele scherm onleesbaar en moet u de computer uit en weer aanzetten en in de 'veilige modus' het oude schermformaat weer terugzetten, daarna weer herstarten.
4.4
Sneltoetsen Voor het efficiënt en snel invoeren van gegevens is het handig als u het toetsenbord voortdurend kunt gebruiken en niet steeds hoeft terug te grijpen naar de muis (tijdens het controleren van een ingevulde bestand is het eerder andersom, het gebruik van hyperlinks en muis vereist dan minder concentratie). Met behulp van onderstaande knoppen kunt u uw efficiency in het gebruik van dit pakket vergroten. Verschil met Windows © 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
27
Navigatie Bewerken Functietoetsen
Verschil met Windows Een belangrijke afwijking zit in het gebruik van de Enter-toets. In RefundWin gaat u met de Enter-toets naar het volgende invulveld toe. In veel Windows-applicaties wordt de Enter-toets uitsluitend gebruikt om knoppen in te drukken (meestal de OK-knop). De pijltoetsen worden gebruikt om de cursor te verplaatsten. Ook dit blijkt niet in alle Windows-applicaties mogelijk.
Navigatie: Enter Pijl-omlaag Tab Pijl-omhoog Shift+Tab PgDn PgUp Ctrl+PgDn Ctrl+PgUp Alt+PgDn Alt+PgUp Esc Alt+Enter End Home Ctrl+End Ctrl+Home Alt+Pijl-links Alt+Pijl-rechts Alt+Tab
Naar het volgende invulveld; *de actieve toets (meestal de OK-knop!) indrukken Naar het volgende invulveld Naar het volgende invulveld Naar het vorige invulveld Naar het vorige invulveld Blader naar het volgende invulscherm Blader naar het vorige invulscherm Blader naar de volgende hoofdrubriek Blader naar de vorige hoofdrubriek Naar het volgende hoofdonderdeel Naar het vorige hoofdonderdeel Scherm sluiten Verplaats de cursor van invulscherm naar inhoudsopgave Verplaats de cursor naar einde woord of bedrag Verplaats de cursor naar het begin woord of bedrag Verplaats de cursor naar het laatste veld van een groep velden Verplaats de cursor naar het eerste veld van een groep velden Terug naar het vorige bezochte scherm Verder naar het volgende bezochte scherm Schakelen tussen applicaties
Bewerken Ctrl+C ** Ctrl+X ** Ctrl+V ** Ctrl+Z ** Ctrl+A Shift+Pijlomlaag Del Backspace Ctrl+J
Kopiëren Knippen Plakken Ongedaan maken Kopiëren/Wissen/Knippen meerdere velden Kopiëren/Wissen/Knippen meerdere velden Verwijdert teken rechts van de cursor Verwijdert teken links van de cursor Zet 0101-3112 in een periode-invulveld
Functietoetsen Ctrl+N Ctrl+O © 2010 Reed Business bv
Nieuw bestand maken Bestand openen
28
Refund
Ctrl+S Ctrl+P F1 Ctrl+F1 F2 F3
Bestand opslaan Afdrukken Help Lijst van onderwerpen in Help Bestandsbeheer Zoeken
F5 F7 F8
Rekenmachine (met euroconversie) Waarschuwingen Notitie
F10 F12 Shift+F1 Shift+F10 Alt+F4 Alt+F12 Ctrl+Shift+F1
Activeert menubalk. U kunt dan met behulp van de pijltjestoetsen het menu-item selecteren. Opslaan als Relevante onderwerpen in Almanak (nog niet van toepassing) Activeert lokaal menu (kan ook door op de rechtermuistoets te klikken) Afsluiten programma Schermafdruk Programma-info
* **
4.5
Deze toetsen worden ook in veel andere Windows-programma's gebruikt. Standaard Windows-toetsen.
Systeemeisen Minimale systeemeisen Aanbevolen scherminstellingen Minimale systeemeisen Uw pc moet minimaal aan de volgende eisen voldoen:
· ·
Windows 2000 of hoger. internet aansluiting
Let op! Het is onzeker of onze programma's nog onder Windows 98 en Windows ME kunnen draaien. Scherminstellingen Minimaal Een schermresolutie van 800 bij 600 pixels met 256 kleuren of meer.
Aanbevolen · Een schermresolutie van 1024 bij 768 pixels met 256 kleuren of meer. · Normale tekengrootte (kleine lettertypen, 96 dpi). Bij afwijkende scherminstellingen kunnen in sommige gevallen teksten of invulvelden geheel of gedeeltelijk verdwijnen. Zie ook Schermresolutie instellen.
Dit programma gebruikt voor Elektronische verzending geen BAPI, maar een eigen verzendsysteem.
© 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
4.6
Menu Bestand
4.6.1
Nieuw bestand
29
Bij het beginnen van een nieuwe bestand moet u deze een naam geven. Gebruik geen spaties, punten of andere scheidingstekens, met uitzondering van het liggende streepje (_, underscore geheten). Lange bestandsnamen Het programma ondersteunt het gebruik van lange bestandsnamen. Als uw netwerk geen lange namen ondersteunt, dan moet u de bestandsnaam niet langer dan 8 tekens maken. Overigens geeft dit allerlei problemen.
4.6.2
Openen en opslaan Bestand openen Bestand opslaan Problemen bij openen of opslaan
Bestand openen Klik op het icoon , druk op Ctrl+O of kies in het menu Bestand voor Openen. Een bestand dat met RefundWin is gemaakt bestaat soms uit meerdere bestanden. Voor de duidelijkheid ziet u alleen bestanden met extensie . R10a bij het openen vanuit het programma. U opent een bestand door het bestand te selecteren of door bij Bestandsnaam de juiste naam in te vullen en vervolgens op Openen te klikken. Via het menu Bestand kunt u eerder gemaakte bestanden ook direct heropenen, de laatst geopende bestanden (maximaal negen) staan onder de optie Afsluiten.
Let op! Het is mogelijk om de naam van een bestand te wijzigen door met de rechtermuistoets op het bestand te klikken. Doe dit niet! U wijzigt dan alleen de naam van het aangewezen bestand, maar een bestand bestaat soms uit meerdere bestanden. Als u bestandsnamen wilt wijzigen, ga dan naar Bestandsbeheer, selecteer het te wijzigen bestand en klik op Naam wijzigen. Deze functie verandert de naam van alle bijbehorende bestanden. Zoeken in Geef hier het opslaggebied aan waar u wilt zoeken. Knop Bovenliggende map Via de knop gaat u naar het opslaggebied waar het huidige opslaggebied zich in bevindt. Menu Beeld Met de opdrachten in het menu Beeld kunt u de manier wijzigen waarop bestanden worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld kiest voor Lijst worden alleen de bestandsnamen getoond, kiest u voor Details, dan ziet u ook de bestandsgrootte, wijzigingsdatum enz. Bij deze laatste weergave is het ook mogelijk te sorteren op kolom. Knop Nieuwe Map Met de knop kunt u in het huidige opslaggebied een nieuw opslaggebied creëren.
© 2010 Reed Business bv
30
Refund
Bestand opslaan U slaat een bestand op via het icoon , via Ctrl+S of via het menu Bestand > Opslaan. Heeft het bestand nog geen naam (naamloos), dan wordt u gevraagd die te geven. Let op dat het bestand in het juiste opslaggebied wordt opgeslagen. Bestandstype Het bestandstype kunt u niet wijzigen.
Problemen bij openen of opslaan Als er zich problemen voordoen bij het openen of opslaan van een bestand, controleer dan de volgende punten: · Zijn alle bestanden op de schijf aanwezig (bijv. na kopiëren) ? · Is het bestand beschrijfbaar, ook bij het inlezen van een bestand ('Alleen lezen'-attribuut) en zijn er bij een netwerk genoeg schijfrechten? · Is de juiste extensie '.R10a' gebruikt? Als u deze controles heeft uitgevoerd en de bestand kan door het programma niet meer worden gelezen, dan is uw refundbestand beschadigd en moet u dit opnieuw maken.
Let op! Bij back-up op cd: bij het kopiëren vanaf een (back-up)cd-rom blijft het 'Alleen lezen'-attribuut gehandhaafd. Dit attribuut moet u zelf eerst afzetten voordat u deze bestanden weer kunt gebruiken.
4.6.3
Bestandsbeheer U kunt bestandsbeheer starten via F2, het icoon of via menu Bestand > Bestandsbeheer. Na het opstarten van bestandsbeheer krijgt u een overzicht van alle bestanden die zich in het huidige opslaggebied bevinden. Wijzigen opslaggebied Zoek opslaggebied Sorteren Selecteren Uitschakelen bestand Kopiëren van bestanden Verwijderen bestanden Naam wijzigen Print bestandslijst
Wijzigen opslaggebied Linksboven in het scherm kunt u het opslaggebied wijzigen.
Zoek opslaggebied U kunt opslaggebieden zoeken via de knop Zoek opslaggebied. Geef de schijf aan waar de bestanden staan. Klik vervolgens op Start zoeken. Selecteer in de lijst van gevonden opslaggebieden het gewenste opslaggebied en klik op Kies opslaggebied.
Sorteren Klik op de kopbalk boven de kolom waarop u wilt sorteren. Een tweede keer klikken geeft de omgekeerde volgorde.
© 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
31
Selecteren U kunt meerdere bestanden selecteren door op Shift+Pijl-omlaag (of Shift+de muisaanwijzer) te drukken. U kunt alles selecteren door op Ctrl+A te drukken. Uitgeschakelde bestanden (gegrijsd) , alleen lezen-bestanden (cursief) en bestanden die door iemand anders worden gebruikt (onderstreept) zijn geen onderdeel van de selectie.
Uitschakelen bestand Bij het selecteren van meerdere of alle bestanden kan het voorkomen dat er enkele bestanden tussen staan die u juist niet wilt hebben. Door bestanden 'uit te schakelen' zorgt u ervoor dat een bestand niet in de selectie wordt opgenomen. Selecteer een of meerdere uit te schakelen bestanden en klik op de knop Uitschakelen bestand. De bestandsnaam wordt grijs en in de kolom Status verschijnt de term 'Uitgeschakeld'. Er gebeurt verder niets met het bestand zelf. Het bestand kan weer worden ingeschakeld door het uitgeschakelde bestand te selecteren en nogmaals op de knop Uitschakelen bestand te klikken.
Tip Als u een paar verspreid staande bestanden wilt selecteren, dan kunt u ook eerst alles uitschakelen. Druk op Ctrl+A en klik dan op de knop Uitschakelen bestand. Schakel dan de bestanden die u wilt hebben weer in.
Let op 1 Bij het wijzigen van het opslaggebied worden alle bestanden weer ingeschakeld. Let op 2 Bestanden die alleen-lezen zijn of door iemand anders worden gebruikt zijn altijd uitgeschakeld. Alleenlezenbestanden zijn cursief, bestanden die door iemand anders worden gebruikt zijn onderstreept. Sorteren op uitgeschakelde bestanden Door te klikken op de kopbalk van de laatste kolom (Status) kunt u de uitgeschakelde bestanden bij elkaar zetten.
Kopiëren van bestanden 1. Kies eerst het opslaggebied waar de te kopiëren bestanden staan. Selecteer daartoe linksboven in het scherm de juiste schijf en vervolgens het juiste opslaggebied. 2. Selecteer de te kopiëren bestanden met Shift + pijltoets. Door op Ctrl+A te drukken kunt u alle bestanden selecteren. Eventuele bestanden die u niet wilt kopiëren moet u eerst uitschakelen. 3. Klik nu op de knop Kopiëren bestanden of druk op Ctrl+C. Wilt u bestanden verplaatsen, druk dan op Ctrl +X. 4. Er verschijnt een dialoogvenster. Kies het opslaggebied waar de bestanden naar toe moeten worden gekopieerd. 5. Klik op de knop Ok. De geselecteerde bestanden (met uitzondering van de uitgeschakelde bestanden) worden gekopieerd.
Tip De rootdirectory kan maar een beperkt aantal bestanden bevatten. Aangezien een bestand uit meerdere bestanden kan bestaan loopt dit snel vol. Als u naar een diskette kopieert is het aan te bevelen hierop eerst een directory aan te maken en de bestanden naar die directory te kopiëren. U kunt dan veel meer bestanden op een schijfje kwijt.
© 2010 Reed Business bv
32
Refund
Verwijderen van bestanden Selecteer de te verwijderen bestanden en klik op Verwijder bestanden. Nadat u het verwijderen heeft bevestigd worden de bestanden verwijderd.
Let op! Als u bestanden verwijdert zijn ze echt weg. U hoeft niet meer in de Prullenbak van de Verkenner te kijken, alleen met speciale software kunt u de bestanden misschien nog redden.
Naam wijzigen Als u de bestandenaam van een bestand wilt wijzigen, selecteert u de bestand en klikt u op Naam wijzigen. Vul de nieuwe naam in en klik op OK.
Print bestandslijst Hiermee kunt u een lijst van alle bestanden afdrukken die zich in het huidige opslaggebied bevinden.
4.6.4
Afdrukinstellingen/Opmaak en lettertypen Via menu Bestand > Afdrukinstellingen (of via menu Instellingen > Afdrukinstellingen of de knop afdrukinstellingen in het afdrukscherm) kunt u het uiterlijk en de vormgeving van de af te drukken onderdelen zelf bepalen. Dit is een standaardafdrukinstellingenmenu, waarvan een aantal opties niet van toepassing zijn voor dit programma. Lettertype Linkermarge Bovenmarge en ondermarge Valutateken Nulbedragen afdrukken Kantoornaam en Kopje boven rapport Tekst 'NIHIL' afdrukken Lijnen Lijnen onder totalen Raster op bestandbiljet Standaardtekst Kopjes Kop hoofdonderdelen De papierafmetingen van de printer gebruiken Als dit is aangevinkt, zal het programma de printereigenschappen opvragen en hiermee rekening houden bij het maken van een afdruk. Anders gebruikt RefundWin standaardwaarden voor de papierafmetingen. In veel gevallen zullen deze standaardwaarden overeen komen met de printereigenschappen waardoor het aan of uitzetten van dit vinkje weinig effect zal hebben. U verwijdert dit vinkje als uw standaardprinter geen goede printereigenschappen kan teruggeven. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn als u "afdrukt" naar een Pdf-bestand of naar een fax. U plaatst dit vinkje als u bijvoorbeeld op een afwijkend papierformaat afdrukt.
Lettertype Selecteer het lettertype (font) dat u wilt gebruiken om af te drukken. U moet een duidelijk leesbaar lettertype kiezen, geen handschrift-imitatie of iets dergelijks. Kiest u een lettertype dat in Windows aanwezig is (een TrueType-font zoals Arial, Garamond, Times New Roman), dan komt het voorbeeld op het scherm (klik op de knop voorbeeld op scherm) goed overeen met wat er afgedrukt wordt. Bij een lettertype dat alleen bij de printer © 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
33
bekend is kan het voorbeeld op scherm sterk afwijken van wat er wordt afgedrukt op papier.
Linkermarge Hier bepaalt u met hoeveel spaties linkermarge u wilt afdrukken. Een te grote linkermarge en/of een te groot lettertype kan leiden tot het wegvallen van karakters aan de rechterzijde.
Bovenmarge en ondermarge Vul het aantal regels in dat de printer bij elke bladzijde bovenaan en onderaan leeg moet laten (bijv. in verband met afdrukken op uw eigen papier). De effectieve ruimte op het papier wordt door het programma berekend uit het gebruikte standaardlettertype. Er wordt een ondermarge van minimaal drie regels aangehouden. Kiest u voor de koppen een beduidend groter lettertype dan het standaardlettertype, neem dan een ruimere ondermarge.
Valutateken Als u kiest voor 'letter' of 'symbool' wordt bij de juiste valuta voor elk geldbedrag het euroteken afgedrukt (behalve bij het afdrukken van bestandgegevens), anders worden de bedragen zonder euroteken afgedrukt. Bij keuze voor 'letter' gebruikt het programma de letter E, bij keuze voor 'symbool' het officiële valutasymbool €. Die moet dan wel op uw computer aanwezig zijn. (nog niet van toepassing in dit programma) Punten in bedragen Bij het afdrukken van bedragen hanteert het programma enkele regels voor de duidelijkheid. Bij grote bedragen wordt een punt afgedrukt bij de duizend- en miljoentallen. Als het bedrag zo groot is (of de afdrukruimte zo beperkt) dat de bedragen met punten te breed zouden worden, vervalt eerst het valuatateken, vervolgens de punt bij de miljoenen en daarna de punt bij de duizendtallen.
Nulbedragen afdrukken Als u het hokje Druk nul af aanvinkt, drukt RefundWIn nulbedragen af, anders niet. (nog niet van toepassing in dit programma).
Kantoornaam en Kopje boven rapport en jaarrekening
Wordt in dit programma niet gebruikt. Tekst 'NIHIL' afdrukken Als u dit hokje aanvinkt wordt op veel plaatsen in plaats van het getal nul het woord NIHIL afgedrukt.
Lijnen Op sommige plaatsen (bijv. voorblad van het bestand) worden lijnen getrokken. U kunt kiezen uit Geen (lijnen weglaten), Dun (dunne lijn) of Vet (dikke lijn).
Lijnen onder totalen In de bijlage en het rapport worden totaalbedragen benadrukt door er een streep onder te zetten. U kunt kiezen
© 2010 Reed Business bv
34
Refund
voor Geen (lijnen weglaten), Dun (twee dunne lijnen), of Vet (een dikke lijn).
Rasterafdruk U kunt kiezen uit een licht raster, normaal raster (standaardinstelling), een donker raster of geen raster. (nog niet van toepassing in dit programma)
Standaardtekst Aanbevolen wordt een grootte tussen de 9 en 12 punten, afhankelijk van het gekozen lettertype. Voor het afdrukken van de bestandgegevens kunt u eventueel een 6-punts lettertype kiezen.
Kopjes Kies hier de opmaak van de kopvragen.
Kop hoofdonderdelen U kunt kiezen of u de tussenkopjes in hoofdletters (Kapitaal) wilt laten afdrukken en de tussenkopjes rechts of links wilt laten uitlijnen. Zie ook: Afdrukken
4.6.5
Afdrukken Om het scherm Afdrukken te openen kunt u op het icoon het menu Bestand > Afdrukken kiezen.
klikken, de toetscombinatie Ctrl+P gebruiken of
Afdrukopties Voorbeeld op scherm Voordat u gaat printen, is het handig om te zien hoe een onderdeel afgedrukt gaat worden. Gebruik daarvoor de knop voorbeeld op scherm. U kunt zo beoordelen of de gekozen opmaak en lettertypen aan de verwachtingen voldoen. Het getoonde komt goed overeen met wat u krijgt als u via start printen afdrukt. Het afdrukken via de tekstverwerker gebruikt een andere techniek, waardoor het resultaat iets afwijkt.
Let op! Bij een lettertype dat alleen bij de printer bekend is kan het voorbeeld sterk afwijken van wat er op papier wordt afgedrukt. Start printen De aangevinkte onderdelen worden afgedrukt op de ingestelde printer. Afdruk naar editor Als u op de knop Afdruk naar editor klikt, worden de aangevinkte onderdelen in de tekstverwerker aangemaakt. U kunt de resultaten indien gewenst verder bewerken. Bij het opslaan van de bestanden krijgt u een waarschuwing als u eerder aangemaakte bestanden wilt overschrijven. Gebruikt u een andere tekstverwerker (bijv. Word, zie ook Voorkeuren), dan moeten de bestanden op schijf worden aangemaakt. Bestaat het aan te maken bestand al, dan wordt gevraagd of het bestand moet worden © 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
35
overschreven. Afdruk naar bestand Via de knop Afdruk naar bestand worden de aangevinkte onderdelen als RTF-bestand weggeschreven naar de harde schijf. Deze teksten kunnen later in de editor of een andere tekstverwerker worden ingelezen. In RTF blijven de meeste (maar niet alle) opmaakelementen behouden.
Instellingen
Printerinstellingen Via de knop printerinstellingen kunt u aangeven op welke printer u gaat printen, het papierformaat, de oriëntatie etc. Het scherm dat verschijnt is afhankelijk van de printer(s) en de printerdriver die u heeft geïnstalleerd en is gemaakt door uw printerfabrikant! Zorg ervoor dat uw printersoftware goed is geïnstalleerd. Afdrukinstellingen Via de knop afdrukinstellingen kunt u in hoge mate het uiterlijk en de vormgeving van de af te drukken bestanden zelf bepalen. Zie Afdrukinstellingen/Opmaak en lettertypen. Niet van toepassing bij het afdrukken van de brieven. Vinkjes verwijderen Klikt u op de knop vinkjes verwijderen, dan worden alle eerder aangebrachte vinkjes verwijderd.
Overige afdruk- en bewerkmogelijkheden Tekstverwerker Hiermee start u de tekstverwerker op, waarmee u een eerder met afdruk naar bestand gemaakt onderdeel kunt bewerken.
4.6.6
Schermafdruk U maakt een schermafdruk via Alt+F12 of via het menu Bestand > Schermafdruk. In sommige schermen kunt u alleen maar Alt+F12 gebruiken. Wilt u de schermafdruk niet op de standaardprinter afdrukken, selecteer dan eerst een andere printer via menu Bestand > Printerinstellingen.
4.7
Menu Verzenden
4.7.1
Elektronisch verzenden Waarschuwingen Als er foutmeldingen ( ) op het scherm staan, is het niet mogelijk de verzendbestanden aan te maken. Zie Waarschuwingen voor de betekenis van de symbolen. Klik op de waarschuwing om naar het scherm waar de waarschuwing betrekking op heeft te springen. (als u daar al bent is de waarschuwing zwart). U kunt de lijst met waarschuwingen afdrukken.
Verzenden 1. Om het bestand te verzenden kiest u menu Verzenden > Aanmaken verzendbestand 2. Het scherm Aanmaken verzendbestanden/Waarschuwingen verschijnt. Als er foutmeldingen op het scherm staan, is het niet mogelijk het bestand te verzenden. Staan er geen foutmeldingen (meer) op het scherm, dan kunt u wel verzenden. Bepaal echter zelf of u het bestand wilt gaan verzenden als er nog © 2010 Reed Business bv
36
Refund
3. 4. 5. 6. 6.
4.7.2
waarschuwingen op het scherm staan. Via hyperlinks springt u naar het scherm waar de waarschuwing of foutmelding betrekking op heeft. Voeg de juiste bijlagen toe Bepaal of u een verzendverslag wilt aanmaken en kies de overige instellingen. Klik op de knop Verzendbestanden aanmaken. U kunt het bestand verzenden naar de Belastingdienst. U kunt het bestand verzenden naar de Belastingdienst.
Aanmaken verzendbestand Aanmaken verzendbestand Door middel van deze knop maakt u voor de geselecteerde regel een verzendbestand aan. Als er geen fouten zijn geconstateerd kunt u evt. (factuur)bijlagen toevoegen. U kiest een opslaggebied. Alle daarin aanwezige (*.zip, *.jpeg, *.tiff en *.pdf)-bestanden in dat opslaggebied worden vervolgens als bijlage in het verzendbestand opgenomen. Zet geen andere type bestanden in dat opslaggebied neer, want dan mislukt mogelijk het aanmaken van de zip-bijlage! Ook als er teveel bestanden staan, waardoor de bijlage te groot wordt voor verzending, kan het aanmaken van de zip-bijlage mislukken. De bestanden in dat opslaggebied blijven bestaan. Als u ditzelfde opslaggebied gebruikt voor al uw Refundverzoeken, moet u deze bijlagen zelf verwijderen voordat u een volgend Refundverzoek doet. Wij raden dus aan om voor elk Refundverzoek een apart bijlagenopslaggebied aan te maken. U krijgt aan het eind de mogelijkheid het aangemaakte verzendbestand direct in te sturen. Als u dat niet doet, kunt u op een later door u gewenst tijdstip via menu Verzenden > Verzenden verzendbestanden insturen.
4.7.3
Verzenden Verzenden Het scherm "Te verzenden verzoeken" verschijnt. Hierin staat een overzicht van de verzoeken welke door u zijn aangemaakt, maar nog niet zijn ingestuurd naar de Belastingdienst. U kunt één of meer Refundverzoeken selecteren om te versturen. Bij gebruik van de Shift-toets wordt er een aantal opeenvolgende regels geselecteerd.Bij het gebruik van de Ctrltoets kunt u bestanden selecteren die niet per sé opeenvolgend hoeven te zijn.
4.7.4
Ophalen retourberichten Ophalen retourberichten Als u hierop klikt, wordt de postbus behorende bij uw aansluiting bij de Digipoort leeggehaald. In deze postbus staan berichten die gegevens bevatten over de status van de verzending van uw verzoeken naar de Belastingdienst. De berichten hebben alleen betrekking over het transport van de gegevens naar de Belastingdienst. Eventuele toe- en afwijzingen, alsmede verzoeken om meer gegevens worden via andere kanalen gedaan. Als alle gegevens uit de postbus zijn gehaald en verwerkt, wordt het scherm "Verzendoverzicht " getoond. Treden er fouten op, dan kan het zijn dat de communicatie-instellingen nog niet juist zijn ingevoerd. Is de Logius test dan wel goed uitgevoerd? Het is ons gebleken dat bij falende communicatie en opnieuw insturen met gewijzigde instellingen er enige minuten tusen de verschillende instuurpogingen moet zitten, omdat de Digipoort de nieuwe instellingen pas na
© 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
37
enige tijd toelaat.
4.7.5
Verzendoverzicht Verzendoverzicht Het scherm Verzendoverzicht verschijnt. U ziet hier een lijst van zowel de verzonden verzoeken als de niet verzonden verzoeken. Het scherm is opgebouwd uit de volgende kolommen: Onderneming
: de naam van de onderneming waarvoor het verzoek is gemaakt
Land / Periode refundverzoek
: De twee-letterige ISO-code van het land gevolgd door de periode van het
Bestandsnaam verzoek
: de naam van het bestand
Status
: Mogelijke statussen zijn: Niet -verzonden Verzonden Digipoort: OK Digipoort: error Belastingdienst: acknowledgement Belastingdienst: error
Bij een acknowledgement van de Belastingdienst is het bericht correct door de Belastingdienst ontvangen. Is een fout (error) opgetreden, dan zult u het bericht opnieuw moeten insturen. Als de Digipoort OK geeft moet u wachten op terugkoppeling van de Belastingdienst. Datum/tijd
: Van de ontvangst van het bericht bij Digipoort of de Belastingdienst
Code
: Indien bericht door Belastingdienst is afgekeurd (status is dan error)
Omschrijving
: van een eventueel opgetreden fout (status is dan error)
U kunt een afdruk van dit overzicht maken door op de knop Afdrukken te klikken.
4.8
Menu Instellingen
4.8.1
Kantoorgegevens Kies in menu Instellingen voor Kantoorgegevens. In dit onderdeel kunt u uw kantoorgegevens invullen voor afdruk op de verslagen, deze worden niet verzonden. Zie Gemachtigde voor het meesturen van gegevens van een gemachtigde. Opslaggebied kantoorgegevens De kantoorgegevens worden bij een standaardinstallatie opgeslagen in ..\Elsevier\2010\Kantoor. U kunt deze directory wijzigen via menu Instellingen > Opslaggebieden.
4.8.2
Communicatie instellingen Via menu Instellingen > Communicatie instellingen... kunt u de gegevens invullen die gebruikt worden voor de communicatie met de Digipoort. Zie Vooraf te regelen om welke gegevens het gaat.
© 2010 Reed Business bv
38
Refund
Er verschijnt het scherm Refund Communicatie Instellingen:
Hierop vindt u de volgende onderdelen. Gebruikersnaam - dit is de gebruikersnaam die u van Logius heeft gekregen (in stap 3 van Vooraf te regelen). Wachtwoord - dit is het wachtwoord behorende bij de gebruikersnaam en ook deze heeft u van Logius gekregen (in stap 3 van Vooraf te regelen). In stap 2 van Vooraf te regelen heeft u de certificaatgegevens verkregen. Een drietal gegevens moet u hier invullen. Tenaamstelling certificaat - Dit is de naam zoals deze in het PKIoverheid certificaat vermeld wordt. Indien u Internet Explorer gebruikt kunt u dit vinden onder Tools > Internet Options > Content > Certificates. Vervolgens selecteert u het certificaat en klikt op Weergeven. De gewenste gegevens vindt u nu achter het kopje Verleend aan: op het tabblad Algemeen, of op tabblad Details bij onderdeel Onderwerp. Certificaat wachtwoord - dit is het wachtwoord behorende bij het PKIoverheid certificaat en heeft u gekregen van de leverancier van het certificaat.Lokatie certificaat - dit is de plaats op de schijf waar het bestand met het PKIoverheid certificaat staat (dit is een bestand met de extensie .p12) N.B. Het certificaat komt NIET van Logius, maar van een certificaatverlener (CSP), bijv. DigiNotar.
Ook vindt u op dit scherm de knop Logius Test. Hiermee kunt u de gevraagde test met Logius (betreffende de bestanden test.zip en test.zip.meta) uitvoeren. Deze knop is alleen zichtbaar indien u de communicatietest nog niet heeft uitgevoerd. Deze test MOET uitgevoerd worden voordat u begint met het insturen van refundverzoeken naar de Digipoort/Belastingdienst. Het is ons gebleken dat bij falende communicatie en opnieuw insturen met gewijzigde instellingen er enige minuten tusen de verschillende instuurpogingen moet zitten, omdat de Digipoort de nieuwe instellingen pas na enige tijd toelaat. Voer de test uit voordat u gaat communiceren met de Belastingdienst. Deze test kan 10 minuten duren, dus breek het programma niet af. U krijgt een melding over het resultaat van de test. N.B. Gebruikt u een firewall? Stel die firewall goed in. Er wordt over wisselende poorten gecommuniceerd met IP-adres 188.200.102.195.
4.8.3
Afdrukinstellingen/Opmaak en lettertypen Via menu Bestand > Afdrukinstellingen (of via menu Instellingen > Afdrukinstellingen of de knop afdrukinstellingen in het afdrukscherm) kunt u het uiterlijk en de vormgeving van de af te drukken onderdelen zelf bepalen. Dit is een standaardafdrukinstellingenmenu, waarvan een aantal opties niet van toepassing zijn voor dit programma. Lettertype Linkermarge Bovenmarge en ondermarge Valutateken © 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
39
Nulbedragen afdrukken Kantoornaam en Kopje boven rapport Tekst 'NIHIL' afdrukken Lijnen Lijnen onder totalen Raster op bestandbiljet Standaardtekst Kopjes Kop hoofdonderdelen De papierafmetingen van de printer gebruiken Als dit is aangevinkt, zal het programma de printereigenschappen opvragen en hiermee rekening houden bij het maken van een afdruk. Anders gebruikt RefundWin standaardwaarden voor de papierafmetingen. In veel gevallen zullen deze standaardwaarden overeen komen met de printereigenschappen waardoor het aan of uitzetten van dit vinkje weinig effect zal hebben. U verwijdert dit vinkje als uw standaardprinter geen goede printereigenschappen kan teruggeven. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn als u "afdrukt" naar een Pdf-bestand of naar een fax. U plaatst dit vinkje als u bijvoorbeeld op een afwijkend papierformaat afdrukt.
Lettertype Selecteer het lettertype (font) dat u wilt gebruiken om af te drukken. U moet een duidelijk leesbaar lettertype kiezen, geen handschrift-imitatie of iets dergelijks. Kiest u een lettertype dat in Windows aanwezig is (een TrueType-font zoals Arial, Garamond, Times New Roman), dan komt het voorbeeld op het scherm (klik op de knop voorbeeld op scherm) goed overeen met wat er afgedrukt wordt. Bij een lettertype dat alleen bij de printer bekend is kan het voorbeeld op scherm sterk afwijken van wat er wordt afgedrukt op papier.
Linkermarge Hier bepaalt u met hoeveel spaties linkermarge u wilt afdrukken. Een te grote linkermarge en/of een te groot lettertype kan leiden tot het wegvallen van karakters aan de rechterzijde.
Bovenmarge en ondermarge Vul het aantal regels in dat de printer bij elke bladzijde bovenaan en onderaan leeg moet laten (bijv. in verband met afdrukken op uw eigen papier). De effectieve ruimte op het papier wordt door het programma berekend uit het gebruikte standaardlettertype. Er wordt een ondermarge van minimaal drie regels aangehouden. Kiest u voor de koppen een beduidend groter lettertype dan het standaardlettertype, neem dan een ruimere ondermarge.
Valutateken Als u kiest voor 'letter' of 'symbool' wordt bij de juiste valuta voor elk geldbedrag het euroteken afgedrukt (behalve bij het afdrukken van bestandgegevens), anders worden de bedragen zonder euroteken afgedrukt. Bij keuze voor 'letter' gebruikt het programma de letter E, bij keuze voor 'symbool' het officiële valutasymbool €. Die moet dan wel op uw computer aanwezig zijn. (nog niet van toepassing in dit programma) Punten in bedragen Bij het afdrukken van bedragen hanteert het programma enkele regels voor de duidelijkheid. Bij grote bedragen wordt een punt afgedrukt bij de duizend- en miljoentallen. Als het bedrag zo groot is (of de afdrukruimte zo beperkt) dat de bedragen met punten te breed zouden worden, vervalt eerst het valuatateken, vervolgens de punt bij de miljoenen en daarna de punt bij de duizendtallen.
© 2010 Reed Business bv
40
Refund
Nulbedragen afdrukken Als u het hokje Druk nul af aanvinkt, drukt RefundWIn nulbedragen af, anders niet. (nog niet van toepassing in dit programma).
Kantoornaam en Kopje boven rapport en jaarrekening
Wordt in dit programma niet gebruikt. Tekst 'NIHIL' afdrukken Als u dit hokje aanvinkt wordt op veel plaatsen in plaats van het getal nul het woord NIHIL afgedrukt.
Lijnen Op sommige plaatsen (bijv. voorblad van het bestand) worden lijnen getrokken. U kunt kiezen uit Geen (lijnen weglaten), Dun (dunne lijn) of Vet (dikke lijn).
Lijnen onder totalen In de bijlage en het rapport worden totaalbedragen benadrukt door er een streep onder te zetten. U kunt kiezen voor Geen (lijnen weglaten), Dun (twee dunne lijnen), of Vet (een dikke lijn).
Rasterafdruk U kunt kiezen uit een licht raster, normaal raster (standaardinstelling), een donker raster of geen raster. (nog niet van toepassing in dit programma)
Standaardtekst Aanbevolen wordt een grootte tussen de 9 en 12 punten, afhankelijk van het gekozen lettertype. Voor het afdrukken van de bestandgegevens kunt u eventueel een 6-punts lettertype kiezen.
Kopjes Kies hier de opmaak van de kopvragen.
Kop hoofdonderdelen U kunt kiezen of u de tussenkopjes in hoofdletters (Kapitaal) wilt laten afdrukken en de tussenkopjes rechts of links wilt laten uitlijnen. Zie ook: Afdrukken
© 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
4.8.4
41
Voorkeuren Automatisch opslaan Selecteer inhoud veld bij binnenkomst RSS productservice bij opstarten Kleur Bedragen weergeven zonder €-teken Externe tekstverwerker gebruiken Afdrukken Tekengrootte Lettertype Hints laten zien Standaardwaarden
Automatisch opslaan Als u de optie Automatisch opslaan aanvinkt, wordt de bestand elke 5 minuten opgeslagen (zonder dat u de vraagt krijgt of er moet worden opgeslagen). Selecteer inhoud veld bij binnenkomst Als deze optie is aangevinkt wordt ieder invulveld in zijn geheel geselecteerd als de cursor in het invulveld komt (via de pijltjes-toetsen, de tabtoets of door een muisklik). Op deze manier kunt u gegevens snel kopiëren, plakken of verwijderen.
RSS Productservice bij opstarten Hiermee kunt u aangeven of en hoe u bij elke keer opstarten het programma de RSS Productservice nieuwsberichten wilt zien. Bij Geen berichten zet u deze service uit. Kiest u voor Alleen berichten voor dit programma, dan worden alleen nieuwsberichten getoond die te maken hebben met dit programma. Bij installatie wordt de optie op Alleen berichten voor dit programma gezet. N.B. De RSS Productservice via menu Help toont altijd alle nog aanwezige nieuwsberichten.
Kleur U kunt uit verschillende kleurcombinaties kiezen als achtergrondkleur van het programma. Bij de keuze voor Systeem krijgt u de Windows-systeemkleuren. Bij sommige instellingen van de Windows-kleuren kunnen teksten onleesbaar worden.
Bedragen weergeven zonder €-teken Op de invulschermen en in de invulvelden wordt het officiële euroteken (€) getoond. Als uw systeem niet beschikt over het eurosymbool, kunt u de optie Bedragen weergeven zonder €-teken aanvinken. Dan wordt geen euroteken getoond. Dit geldt niet voor dit programma.
Externe tekstverwerker gebruiken Vink deze optie aan als u uw eigen tekstverwerker (bijv. Microsoft Word) wilt gebruiken in plaats van de meegeleverde RTF-editor. Deze tekstverwerker moet in staat zijn om RTF-bestanden kunnen bewerken.
Let op! Bij deze optie is het noodzakelijk dat RTF-bestanden verbonden zijn met uw tekstverwerker. Microsoft Word
© 2010 Reed Business bv
42
Refund
doet dit automatisch bij installatie. Is dit nog niet het geval, maak dan via de knop afdruk naar bestand in het afdrukscherm een RTF-bestand aan. Open de Verkenner, zoek dit bestand en dubbelklik erop. Windows vraagt nu naar het programma waarmee dit bestand geopend moet worden. Vink het hokje aan dat Windows altijd deze applicatie moet gebruiken. Is er een verkeerd programma verbonden met de RTF-bestanden, open dan de Verkenner en kies in het menu Extra voor Mapopties. Klik op het tabblad Bestandstypen. Zoek in het veld 'Geregistreerde bestandtypen' het RTF-type (Rich Text Format) op en klik op Verwijderen. Klik op Ja en maak nu een nieuwe verbinding aan zoals hierboven is beschreven.
Let op! Deze optie is niet getest bij andere tekstverwerkers dan Microsoft Word97. Er kan dus geen garantie worden gegeven dat het voor andere programma's ook goed werkt.
Tekengrootte U kunt desgewenst de schermverhoudingen (tekengrootte op het scherm e.d.) aanpassen.
Let op! Dit kan vreemde effecten tot gevolg hebben (bijv. dat velden niet meer op het scherm passen).
Lettertype U kunt desgewenst het lettertype dat op het scherm wordt getoond aanpassen. Standaard wordt het lettertype Arial gebruikt.
Afdrukken Normaal Bij deze optie wordt de afdruk grafisch naar de printer gezonden. Dit is de fraaiste manier van afdrukken. Via tekstverwerker afdrukken Hierbij wordt eerst een RTF-bestand aangemaakt dat vervolgens via de RTF-tekstverwerker of uw eigen tekstverwerker wordt afgedrukt. Als u vaak bestanden in de tekstverwerker bewerkt kunt u deze optie overwegen zodat er meer eenheid in de afdrukken komt. Er zijn kleine verschillen tussen het direct afdrukken en via de RTF-tekstverwerker. Direct afdrukken levert het fraaiste resultaat op, met name bij het zetten van lijnen en optelstrepen. Als kale ASCII-tekst Deze optie is bedoeld voor noodgevallen. Alle opmaakkenmerken (vet, schuinschrift, onderstrepingen, rasters etc) zijn weggelaten.
Let op! Brieven worden altijd via de tekstverwerker afgedrukt. De instelling hier heeft hierop geen invloed.
Hints laten zien Een hint is een verklarende tekst bij een knop in het programma of bij een onderwerp in de inhoudsopgave. Als u de muisaanwijzer op een knop of op een onderwerp in de inhoudsopgave laat rusten, verschijnt de hint in een kader. U kunt de hints aan- en uitzetten. Ook kunt u instellen na hoeveel milliseconden een hint getoond moet worden.
© 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
43
Standaardwaarden Via de knop Standaardwaarden maakt u de door uzelf aangepaste instellingen ongedaan en worden de oorspronkelijke instellingen teruggezet.
4.9
Menu Extra
4.9.1
Zoeken Zoeken in inhoudsopgave U kunt zoeken in de inhoudsopgave. Klik daarvoor op de verrekijker , druk op F3 of kies de optie Zoeken in het menu Extra. Vervolgens vult u in het veld 'Zoeken naar' de tekst of de code in waarnaar u op zoek bent (dit kan ook een deel van een woord zijn). Een lijst verschijnt met onderwerpen waarin het (deel van het) woord of code voorkomt. Selecteer het gewenste onderwerp en druk op Enter of klik op OK.
4.9.2
Rekenmachine RefundWin heeft een ingebouwde rekenmachine die te benaderen is via F5, het icoon rekenmachine optie Rekenmachine in het menu Extra.
of de
Deze rekenmachine kan optimaal samenwerken met de invulvelden van het programma. U kunt de uitkomst via de knop Plak direct in het veld kopiëren waaruit u de rekenmachine heeft gestart. Wilt u het antwoord niet kopiëren dan kunt u de rekenmachine verlaten via Alt+F4 of door op Esc te drukken. Kopieer bij voorkeur geen teksten of getallen uit een ander programma in de invulvelden, dit kan in enkele gevallen tot problemen leiden. Twee rekenmethoden Knop C Knop CE Knop BS Knop > € Knop > ƒ Knop Plak Afronden
Twee rekenmethoden De rekenmachine kent, net als de rekenmachine in Windows, twee rekenmethoden: Simpele berekening Hierbij wordt iedere keer na het invoeren van een getal de operator (plus, min, enz.) uitgevoerd en het tussentotaal bepaald (bijv. 3 + 4 * 2 = 7 * 2 = 14). Wetenschappelijke methode Hierbij wordt eerst vermenigvuldigd of gedeeld en daarna pas opgeteld en/of afgetrokken (bijv. 3 + 4 * 2 = 3 + 8 = 11). Er kan ook gebruik worden gemaakt van het geheugen om een tussentotaal op te slaan. · MC = Geheugen leegmaken · MS = Bewaar de uitkomst in het geheugen (oude inhoud wordt vervangen) · M+ = Tel de uitkomst op bij het getal in het geheugen · MR = Plaats de inhoud van het geheugen op het scherm
© 2010 Reed Business bv
44
Refund
Knop C Hiermee zet u de rekenmachine terug op 0.
Knop CE Hiermee wist u de ingevoerde bewerking (+, x, -, /).
Knop BS Hiermee wist u het laatst ingevoerde cijfer (backspace).
Knop > € Hiermee kunt u een bedrag in guldens omrekenen naar euro's.
Knop > ƒ Hiermee kunt u een bedrag in euro's omrekenen naar guldens.
Knop Plak Hiermee plakt u het bedrag van de rekenmachine in het veld waar de cursor stond toen u de rekenmachine startte. Stond de cursor niet in een invulveld, dan gebeurt er niets.
Afronden Tussen de knoppen Plak en = staan twee knoppen waarmee u getallen met cijfers achter de komma naar boven
4.9.3
of naar beneden
kunt afronden.
Waarschuwingen Het waarschuwingenscherm geeft eventuele waarschuwingen en meldingen van ongebruikelijke situaties
, foutmeldingen
, informatieve meldingen
. Bijvoorbeeld:
Via hyperlinks springt u naar het scherm waar de waarschuwing of foutmelding betrekking op heeft. De melding (en) die van toepassing is (zijn) voor het scherm waaruit u het waarschuwingscherm heeft geopend, staan bovenaan. Als er foutmeldingen ( ) op het scherm staan, is het niet mogelijk het bestand te verzenden. Staan er geen foutmeldingen (meer) op het scherm, dan kunt u wel verzenden. Bepaal echter zelf of u het bestand wilt gaan verzenden als er nog waarschuwingen op het scherm staan. U kunt het waarschuwingenscherm openen via F7, het icoon
of via menu Extra > Waarschuwingen.
© 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
4.9.4
45
Notitie Het is mogelijk om aan een invulscherm een eigen aantekening toe te voegen die per klant wordt bewaard. U kunt hiervoor de menuoptie Extra > Notitie kiezen, op F8 drukken of op het gele notitie-icoontje klikken. Vul in het venster dat verschijnt de gewenste tekst in. U sluit het venster door op de knop x te klikken rechtsboven in het venster. De notitie wordt nu automatisch opgeslagen en er verschijnt een geel notitieblaadje in het scherm: . Aantekening openen Om de aantekening te openen, gaat u naar het desbetreffende invulscherm en klikt u op het notitieblaadje
.
Aantekening verwijderen U kunt een notitie verwijderen door het te openen en de tekst te verwijderen. Vervolgens sluit u het venster zoals hierboven is beschreven. Afdrukken notities De notities hebben een aparte afdrukfunctie.
4.10
Menu Help
4.10.1 Website Voor informatie over onze financiële en fiscale producten, eventuele updates van onze software, veelgestelde vragen enz. kunt u terecht op onze website www.elsevierfiscaal.nl (in het onderdeel Productservice).
Let op! Om artikelen op onze website te kunnen lezen waar een afbeelding van een sleutel bij staat, moet u ingelogd zijn. Heeft u nog geen inlogaccount (d.w.z. gebruikersnaam en wachtwoord), dan kunt u zich gratis registreren via onze website.
Tip Bekijk regelmatig of u de laatste versie heeft via de online updatecheck in het menu Help of maak gebruik van onze RSS-feed. Zo blijft u op de hoogte van updates en ander belangrijk nieuws.
4.10.2 Online updatecheck Om snel te achterhalen of er een nieuwe update van dit programma beschikbaar is, kunt u gebruikmaken van de online updatecheck. U vindt dit onderdeel in het menu Help. Als u op de knop Online updatecheck klikt, zal uw browser opstarten. Na het totstandkomen van de verbinding wordt er gecontroleerd of de versie die u heeft overeenkomt met de versie die op onze website staat (daar staat altijd de meest recente versie). De volgende situaties zijn mogelijk:
· ·
Als er een meer recente versie is, zal dat worden gemeld. U kunt de update vervolgens downloaden. U moet hiervoor wel eerst inloggen. Heeft u nog geen inlogaccount (d.w.z. gebruikersnaam en wachtwoord), dan kunt u zich gratis registreren via onze website. U blijkt over de meest recente versie te beschikken. U hoeft dan verder niets te doen.
4.10.3 RSS www.elsevierfiscaal.nl Via menu Help > RSS Belastingadvies of het icoontje krijgt u een overzicht van de actuele fiscale nieuwsberichten op onze website. Hiervoor is een verbinding met internet nodig. Via menu Help > RSS Productservice krijgt u een overzicht van de actuele serviceberichten (updatenieuws e. d.) op onze website. Hiervoor is een verbinding met internet nodig. Deze service wordt ook automatisch uitgevoerd als RefundWin opstart. Als er dan nieuwe berichten aanwezig zijn worden deze getoond. Uiteraard kunt u voor controle van het de meest recente versie van uw programma
© 2010 Reed Business bv
46
Refund
nog steeds de online updatecheck uitvoeren. U kunt het automatisch uitvoeren van de RSS Productservice bij opstarten configureren onder Instellingen >
Voorkeuren.
4.10.4 Service desk en klantenservice Heeft u vragen, kijk dan eerst op onze website, raadpleeg de versie-informatie in de Leesmij (menu Help) en/of check of u de laatste versie heeft via de optie Online updatecheck in menu Help. Technische service desk Klantenservice
Technische service desk Vragen en opmerkingen kunt u voorleggen aan onze technische service desk. Vermeld a.u.b.:
· · · ·
Om welk programma het gaat. (i.c. BTW Refund Programma 2010) Met welke versie van dat programma u werkt (het versienummer staat onder meer in de titelbalk en in het menu Help > Info) Onder welk besturingssysteem het programma draait (Windows 7/Vista/XP/2000) Een duidelijke omschrijving van uw probleem of uw vraag.
Als u via menu Help > Service desk e-mailen een e-mail verstuurt naar onze service desk, hoeft u de eerste drie punten niet zelf in te typen. E-mail [email protected] vermeld in uw e-mail a.u.b. altijd uw telefoonnummer Telefoon 0314 – 358 356 (lokaal tarief). De service desk is op werkdagen geopend van 9.00 tot 17.00 uur. Postadres Reed Business Technische service desk (afdeling Elsevier BTW Refund Programma) Antwoordnummer 2045 7000 SJ Doetinchem
Klantenservice Voor verkoopinformatie en bestellingen of bij eventuele klachten kunt u contact opnemen met onze klantenservice. Telefoon: 0314 – 358 358 Fax: 0314 – 358 161 E-mail: [email protected] Postadres: Reed Business Afdeling Klantenservice Postbus 808 7000 AV Doetinchem
© 2010 Reed Business bv
Bediening en menu's
47
4.10.5 Leesmij Op de uitgeleverde cd en bij elke update die u van onze website kunt downloaden wordt het bestand Leesmij.txt toegevoegd. Dit bestand geeft de laatste wijzigingen aan, vult de handleiding en de Help aan en geeft u tips voor het gebruik. Lees dit bestand dat bij installatie van het programma of van een update verschijnt steeds even door. De Leesmij is ook opgenomen in menu Help > Leesmij.
4.11
Afdrukken
4.11.1 Afdrukken Om het scherm Afdrukken te openen kunt u op het icoon het menu Bestand > Afdrukken kiezen.
klikken, de toetscombinatie Ctrl+P gebruiken of
Afdrukopties Voorbeeld op scherm Voordat u gaat printen, is het handig om te zien hoe een onderdeel afgedrukt gaat worden. Gebruik daarvoor de knop voorbeeld op scherm. U kunt zo beoordelen of de gekozen opmaak en lettertypen aan de verwachtingen voldoen. Het getoonde komt goed overeen met wat u krijgt als u via start printen afdrukt. Het afdrukken via de tekstverwerker gebruikt een andere techniek, waardoor het resultaat iets afwijkt.
Let op! Bij een lettertype dat alleen bij de printer bekend is kan het voorbeeld sterk afwijken van wat er op papier wordt afgedrukt. Start printen De aangevinkte onderdelen worden afgedrukt op de ingestelde printer. Afdruk naar editor Als u op de knop Afdruk naar editor klikt, worden de aangevinkte onderdelen in de tekstverwerker aangemaakt. U kunt de resultaten indien gewenst verder bewerken. Bij het opslaan van de bestanden krijgt u een waarschuwing als u eerder aangemaakte bestanden wilt overschrijven. Gebruikt u een andere tekstverwerker (bijv. Word, zie ook Voorkeuren), dan moeten de bestanden op schijf worden aangemaakt. Bestaat het aan te maken bestand al, dan wordt gevraagd of het bestand moet worden overschreven. Afdruk naar bestand Via de knop Afdruk naar bestand worden de aangevinkte onderdelen als RTF-bestand weggeschreven naar de harde schijf. Deze teksten kunnen later in de editor of een andere tekstverwerker worden ingelezen. In RTF blijven de meeste (maar niet alle) opmaakelementen behouden.
Instellingen
Printerinstellingen Via de knop printerinstellingen kunt u aangeven op welke printer u gaat printen, het papierformaat, de oriëntatie etc. Het scherm dat verschijnt is afhankelijk van de printer(s) en de printerdriver die u heeft geïnstalleerd en is gemaakt door uw printerfabrikant! Zorg ervoor dat uw printersoftware goed is geïnstalleerd. Afdrukinstellingen Via de knop afdrukinstellingen kunt u in hoge mate het uiterlijk en de vormgeving van de af te drukken
© 2010 Reed Business bv
48
Refund
bestanden zelf bepalen. Zie Afdrukinstellingen/Opmaak en lettertypen. Niet van toepassing bij het afdrukken van de brieven. Vinkjes verwijderen Klikt u op de knop vinkjes verwijderen, dan worden alle eerder aangebrachte vinkjes verwijderd.
Overige afdruk- en bewerkmogelijkheden Tekstverwerker Hiermee start u de tekstverwerker op, waarmee u een eerder met afdruk naar bestand gemaakt onderdeel kunt bewerken.
4.11.2 Schermafdruk U maakt een schermafdruk via Alt+F12 of via het menu Bestand > Schermafdruk. In sommige schermen kunt u alleen maar Alt+F12 gebruiken. Wilt u de schermafdruk niet op de standaardprinter afdrukken, selecteer dan eerst een andere printer via menu Bestand > Printerinstellingen.
© 2010 Reed Business bv
