1. Beschrijving van de dienst Een Virtual Research Environment (VRE) is een online omgeving waarin wetenschappers kunnen samenwerken aan een onderzoeksproject. Door gebruik te maken van een VRE kunnen onderzoekers er voor zorgen dat alle documenten en onderzoeksdata die voor het onderzoek nodig zijn op een overzichtelijke manier beschikbaar komen voor alle teamleden, of voor vakgenoten aan andere universiteiten. De ingezamelde documenten kunnen vervolgens ook gezamenlijk worden bewerkt. Via tools zoals wiki’s, blogs, gedeelde kalenders en discussielijsten kan bovendien de on-line communicatie worden vergemakkelijkt. Een VRE is niet alleen een technisch platform. Onderzoekers die gebruik maken van een VRE worden hiernaast ook intensief begeleid door bibliotheekmedewerkers. 1.1. Produkt De VRE’s worden gerealiseerd op basis van SharePoint 2010 software. De basisfunctionaliteiten van SharePoint zijn uitgebreid met de modules die zijn ontwikkeld in het kader van het VRE Framework project,1 en met een aantal zelf ontwikkelde modules. Een VRE biedt in ieder geval de volgende functionaliteiten:
F1
User management
F1.1 Account registration: Wanneer er een nieuwe VRE wordt aangemaakt wordt de beheerder van de site in eerste instantie geregistreerd door een beheerder van het ISSC. F1.2 Add additional users: Beheerders kunnen vervolgens zelfstandig nieuwe leden toevoegen. Onderzoekers en studenten van de Universiteit Leiden kunnen direct worden toegevoegd. Voor teamleden buiten de UL moet eerst een account worden aangemaakt in het GMS. F1.3 Authorisation: De beheerder van de site kan zelfstandig de permissies van alle teamleden aanpassen.
F2
Document sharing
F2.1 Document sharing: Onderzoekers kunnen documenten uploaden naar de
1
http://research.microsoft.com/en-us/projects/vre/default.aspx
VRE. Binnen de VRE worden alle bestandsformaten op de lijst met preferred formats van DANS ondersteund.2 De VRE houdt bij welke gebruiker op welke datum het bestand heeft geüpload. F2.2 Version management: Wanneer er in een document bepaalde wijzigingen zijn doorgevoerd wordt er een nieuwe versie opgeslagen. De VRE houdt in dit geval ook een versienummer bij. Alle eerdere versies blijven ook volledig beschikbaar. F2.4 Batch upload. Gebruikers kunnen grote verzamelingen bestanden met één opdracht uploaden naar de VRE.
F3
Document organisation
F3.1 Organise documents with metadata: Gebruikers kunnen bestanden beschrijven volgens een metadata-schema dat flexibel kan worden aangepast. F3.2 Organise documents with folders: Verzamelingen van bestanden kunnen worden georganiseerd door mappen en submappen aan te maken. F3.3 Visualise documents on a timeline: Wanneer in de metadata van een Document Library individuele tijdstippen of reeksen van tijdstippen zijn vastgelegd kunnen deze documenten grafisch worden weergegeven op een interactieve tijdslijn. F3.4 Visualise documents on a map: Wanneer in de metadata van een Document Library geografische coordinaten zijn vastgelegd kunnen deze documenten grafisch worden weergegeven op een interactieve kaart.
F4
Subsites: Geautoriseerde gebruikers kunnen binnen de VRE subsites aanmaken. De subsite biedt exact dezelfde mogelijkheden als de hoofdsite.
F5
Access rights: Beheerders van de VRE hebben kunnen toegangsrechten instellen. Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen lees- en schrijfrechten. Toegangsrechten kunnen worden ingesteld op het niveau van documenten, van documentbibliotheken, subsites, of van de gehele VRE. Op ieder niveau is er informatie beschikbaar over welke gebruikers toegang hebben. De VRE kan eventueel ook deels of volledig openbaar worden gemaakt.
http://www.dans.knaw.nl/sites/default/files/file/EASY/DANS%20preferred%20 formats.pdf 2
F6
Search facilities
F6.1 Searching inside the VRE: De gehele inhoud van de VRE kan worden doorzocht, op basis van trefwoorden, gebruikersnaam of datum. Documenten kunnen full-tekst worden doorzocht.
F7
Information sharing and Project Management
F7.1 Shared bookmarks: Gebruikers kunnen gezamenlijk een lijst met relevante websites onderhouden. De ingezamelde websites kunnen ook worden geannoteerd. F7.2 Shared contact lists: Gebruikers kunnen gezamenlijk gegevens van contactpersonen vastleggen en onderhouden. Aan de personen in deze lijst kunnen ook mails worden verstuurd. F7.3 Shared calendar: Gebruikers kunnen een gedeelde kalender onderhouden waarin gebeurtenissen die voor het team als geheel van belang zijn kunnen worden vastgelegd. Deze gedeelde kalender kan worden gesynchroniseerd met individuele kalenders in MS Outlook. F7.4 Task lists: Gebruikers kunnen een lijst bijhouden met activiteiten die door specifieke teamleden moeten worden uitgevoerd. F7.5 News and announcements: Gebruikers kunnen nieuwsberichten aanmaken en delen met andere teamleden.
F8
Asynchronous communication
F8.1 Discussion board: Onderzoekers kunnen vragen stellen aan andere teamleden via een discussieforum. Teamleden kunnen antwoorden op deze vragen. De gehele discussie wordt gearchiveerd. F8.2 Weblog, Wiki: Onderzoekers kunnen een weblog onderhouden of kunnen gezamenlijk aan teksten werken via een Wiki.
F9
Public website
F9.1
Public website: De VRE kan deels of volledig worden ingericht als publiekswebsite.
F9.2
New URL for public website: De publiekswebsite kan onder een andere URL worden gepubliceerd.
F9.3. Congreswebsite: Een subsite van de VRE kan worden ingericht als congreswebsite. Deze sub-omgeving kan ook worden gebruikt tijdens de voorbereidingen voor het congres (inzamelen papers, schrijven van teksten voor de congreswebsite, registratie van bezoekers).
F10
Migration to external repositories
F10.2 Data repositories: Bestanden die in de VRE zijn ingezameld of geproduceerd kunnen worden gemigreerd naar het data-archief van DANS.
F11
Alerts: Gebruikers kunnen via e-mail op de hoogte worden gehouden van alle activiteiten binnen de VRE.
F12
Reference management
F12.1 De titels die zijn ingezameld via de reference management systemen Zotero of Mendeley kunnen ook zichtbaar worden gemaakt in de VRE.
1.2. Diensten De dienstverlening op het gebied van VRE’s bestaat niet alleen uit het beschikbaar stellen van een technisch system. Binnen de UBL en het ISSC is er ook voor gezorgd dat alle gebruikers van de VRE’s op een adequate manier kunnen worden ondersteund. Op de eerste plaats bieden binnen de UBL de vakreferenten en functioneel beheerders ondersteuning bij de implementatie en bij het gebruik van VRE’s. Alle onderzoeksteams krijgen een vakreferent toegewezen op basis van het vakgebied. De vakreferent probeert vragen zo spoedig mogelijk te beantwoorden, eventueel in samenwerking met de fucntioneel beheerder of met de helpdesk van het ISSC. Naast ondersteuning bij algemene vragen rond het gebruik van de VRE kunnen bibliotheekmedewerkers ook de volgende, meer specifieke, diensten leveren.
Nr.
Service
S1
Instruction sessions: Bibliotheekmedewerkers kunnen een informatiebijeenkomst organiseren waarin de verschillende functionaliteiten van de VRE kunnen worden gedemonstreerd.
S2
Bespoke development: Wanneer onderzoekers behoefte hebben aan functionaliteiten die niet standaard door de VREtechnologie worden geleverd, kan binnen de UBL worden onderzocht of deze nieuwe mogelijkheden kunnen worden ontwikkeld.
S3
Advice on subject headings: Wanneer onderzoekers hun materialen systematisch willen beschrijven aan de hand van trefwoorden kunnen vakreferenten hierbij adviseren. In bepaalde gevallen kunnen zij wijzen op bestaande thesauri en classificatiesystemen.
S4
Advice on Copyright: Wanneer onderzoekers vragen hebben over copyright-kwesties of over het publiceren in open access, kunnen zij contact opnemen met een vakreferent. De vakreferent wint bij het beantwoorden van de vragen mogelijk advies in bij het Auteursrechten Informatiepunt.
S5
Advice on Research Data Management: Onderzoekers die gebruik maken van een VRE kunnen actief worden ondersteund bij het beheer van onderzoeksdata. Data Librarians kunnen adviseren bij het opstellen van een data management plan, bij het beschrijven van data en bij het selecteren van data voor een data-archief.
S5
Guest registration: Op verzoek van onderzoekers kunnen bibliotheekmedewerkers externe gebruikers registreren in het GMS
