056 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET LEVEREN VAN KASSA S EN BIJHOREND BEHEERSSYSTEEM

VLAAMSE OVERHEID Agentschap voor Facilitair Management afdeling Studie en Advies Boudewijnlaan 30 bus 60 1000 BRUSSEL BIJZONDER BESTEK 2011/AFM/OO/056 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET LEVEREN VAN KASSA’S EN BIJHOREND BEHEERSSYSTEEM

De opdracht is een opdracht voor aanneming van leveringen zoals bepaald in het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. CPV-code: 30142200 - Kasregisters De opening van de offerteformulieren zal plaatsvinden op 01/06/2011 om 10:00 uur (lokaal: 5E01), ten overstaan van de heer Gert Potoms, algemeen directeur of zijn afgevaardigde, Vlaamse overheid - Agentschap voor Facilitair Management – Afdeling Aanbestedingen en Juridische Ondersteuning, Boudewijngebouw – Boudewijnlaan 30 - bus 60 - 1000 Brussel. MOGELIJKHEID OM GEBRUIK TE MAKEN VAN E_TENDERING.

Nadere inlichtingen kunnen bekomen worden via onderstaand e-mail adres: [email protected] De inschrijver is ertoe gehouden zich ervan te vergewissen dat er in zijn bestek geen bladzijden ontbreken. Indien dit toch het geval is, kan hij zich wenden tot het hoger vermelde e-mailadres, om de ontbrekende bladzijden gratis over te maken.

1

INHOUDSTAFEL DEEL I: ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN .............................................................................. 4 1.

Aanbestedende overheid .......................................................................................... 4

2.

Afwijkingen van de bijlage “Algemene Aannemingsvoorwaarden”....................... 4

3.

Aard van de opdracht ................................................................................................ 4

4.

Van toepassing verklaarde documenten ................................................................. 5

5. Administratieve voorschriften in toepassing van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten ............................................................................................... 6 5.1. 5.2. 5.3.

Art. 14 - Opening der offertes ...................................................................................... 6 Art. 16 - Gunning ......................................................................................................... 6 Art. 18 - Eventuele niet-gunning van de opdracht ........................................................ 6

6. Administratieve voorschriften in toepassing van het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken ............................................................................... 6 6.1. Art. 43 en 43bis – Uitsluiting en Sociale Zekerheidsbijdragen...................................... 6 6.2. Art. 45 Kwalitatieve selectiecriteria – Technische bekwaamheid................................ 7 6.3. Art. 78 – Toegangsverbod ........................................................................................... 7 6.4. Art. 86 - Prijsbepaling .................................................................................................. 8 6.5. Art. 88 – Prijsonderzoek .............................................................................................. 8 6.6. Art. 89 - De offerte....................................................................................................... 8 6.7. Art. 90.......................................................................................................................... 8 6.7.1. Art. 90 § 2 - Bij de offerte te voegen documenten.................................................... 8 6.7.2. Art. 90 § 2 - Proefmodellen ...................................................................................... 9 6.7.3. Art. 90 § 3 – RSZ-attest ........................................................................................... 9 6.8. Art. 100 §2 - Prijsopgave ............................................................................................. 9 6.9. Art. 102 – Taalgebruik ................................................................................................. 9 6.10. Art. 103 - Eén offerte per opdracht .............................................................................. 9 6.11. Art. 104 - Indiening van de offerte. .............................................................................. 9 6.12. Art. 106 - Opening van de offertes............................................................................. 10 6.13. Art.115 - De gunning ................................................................................................. 11 6.14. Art. 116 - Geldigheidsduur van de offertes ................................................................ 13 7. Algemene administratieve voorschriften in toepassing van de bijlage “algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken bij het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken”................................ 13 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8.

Art. 1 – Omschrijving van de leiding en het toezicht op de uitvoering ........................ 13 Art. 5 – Borgtocht ...................................................................................................... 13 Art. 9§2 - Vrijgave van de borgtocht .......................................................................... 14 Art. 13 § 2 - Prijsherziening ....................................................................................... 14 Art. 15 § 2 - Betaling van de leveringen ..................................................................... 15 Art. 20 § 4 –Straffen .................................................................................................. 15 ART. 49 - Elementen die in de prijzen zijn begrepen ................................................. 16 ART. 52 - Uitvoering van de opdrachten.................................................................... 16

INHOUDSTAFEL

2

7.9. 7.10. 7.11. 7.12. 7.13. 7.14. 8.

ART. 55 § 1 - Plaats van levering .............................................................................. 16 ART. 55 § 2 – Leveringsformaliteiten......................................................................... 16 Art 61 Volledige voorlopige oplevering op de plaats van de levering ......................... 17 Art. 64 - Definitieve oplevering................................................................................... 17 ART. 66 - Middelen van optreden van het bestuur..................................................... 17 Onderhoudscontract .................................................................................................. 17 BEVOEGDHEID ........................................................................................................ 18

DEEL II: TECHNISCHE BEPALINGEN .................................................................................... 19 1.

Technische en kwalitatieve aspecten .................................................................... 20 1.1. 1.2.

2.

ESSENTIELE KENMERKEN ..................................................................................... 20 BEOORDELINGSPUNTEN ....................................................................................... 21 ALGEMENE VEREISTEN ......................................................................................... 21

DEEL III: OFFERTEFORMULIER............................................................................................. 22 DEEL IV A: INVENTARIS - BASISVOORSTEL........................................................................ 25 DEEL IV B: INVENTARIS – VARIANTE .................................................................................. 26 DEEL V A: INVULFICHES BASISVOORSTEL......................................................................... 27 DEEL V B: INVULFICHES VARIANTE.................................................................................... 30

INHOUDSTAFEL

3

DEEL I: ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1.AANBESTEDENDE OVERHEID 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Agentschap voor Facilitair Management. 2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: VLAAMSE OVERHEID Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Studie en Advies Boudewijnlaan 30 bus 60 – 1000 Brussel Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna. 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pandgegeven. 2.AFWIJKINGEN VAN DE BIJLAGE “ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN” Lijst van de bepalingen waarvan wordt afgeweken van de Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (bijlage van het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). - Art. 20 §4

- Straffen

3.AARD VAN DE OPDRACHT Algemene offerteaanvraag voor het leveren en gebruiksklaar installeren van kassa’s en een bijhorend beheerssysteem. De kassa’s worden aangekocht. De software kan aangeboden worden in licentiepakketten. De productspecificaties van de te leveren apparatuur worden in dit bestek nader omschreven onder DEEL II TECHNISCHE BEPALINGEN. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de meest voordelige offerte doet, zoals bepaald in punt 6.13. van dit bijzonder bestek.

ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

4

De opdracht uitgevoerd wordt d.m.v. deelbestellingen naargelang van de werkelijke behoeften, zonder verbintenis vanwege de aanbestedende dienst voor de af te nemen hoeveelheden; zowel voor wat betreft de kassa’s als de software(licenties). Dit leveringscontract wordt aangegaan voor een duur van 24 maanden en loopt vanaf de dag waarop de sluiting gebeurt. Gedurende de looptijd van het leveringscontract kunnen er kassa’s en licenties bijbesteld worden. De leverancier verbindt er zich toe gedurende deze periode de in zijn offerte opgegeven goederen te kunnen leveren. Er worden geen prijsherzieningen toegestaan voor de aankoopprijzen van kassa’s en licenties. Eventuele klachten dienaangaande zullen zonder meer verworpen worden. Enkel de maandelijkse bedragen voor het fullomniumonderhoudscontract worden geïndexeerd volgens punt 7.4. – Prijsherziening van de administratieve bepalingen van dit bestek. In het kader van de uitvoering deze opdracht wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige bestellingen. Bijkomend stelt de inschrijver een fullomniumonderhoudscontract voor van 60 maanden vanaf de levering van elke kassa. Dit fullomniumonderhoudscontract voldoet minimaal aan de bepalingen van punt 7.14 van de administratieve bepalingen van dit bestek. 4.VAN TOEPASSING VERKLAARDE DOCUMENTEN Voor zover er in dit bestek niet wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde documenten van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: a. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (Belgisch Staatsblad van 22 januari 1994), met inbegrip van latere wijzigingen; b. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en concessies voor openbare werken (Belgisch Staatsblad van 26 januari 1996), met inbegrip van latere wijzigingen; c. Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (Belgisch Staatsblad van 18 oktober 1996), met inbegrip van latere wijzigingen; d.

De bijlage AAV bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (Belgisch Staatsblad van 18 oktober 1996), met inbegrip van latere wijzigingen.

e. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (Belgisch Staatsblad van 15 februari 2007) voor zover in werking getreden; f.

Codex over het welzijn op het werk;

g. Het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI); h. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB);


5

i.

Onderhavig Bijzonder bestek nr. 2011/AFM/OO/056……………………………… .

De berichten en terechtwijzende berichten gepubliceerd in het 'Bulletin der Aanbestedingen' en/of in het 'Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen' in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. De onder a, b, c, d en e vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website van de Federale Overheidsdienst Kanselarij http://kanselarij.belgium.be/nl/coordinatie_en_juridische_zaken/overheidsopdrachten/ Of via de site van de afdeling Overheidsopdrachten van het departement Bestuurszaken van de Vlaamse Overheid http://www2.vlaanderen.be/overheidsopdrachten/wetgeving.htm 5.ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN DE WET VAN 24 DECEMBER 1993 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN SOMMIGE OPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN 5.1.Art. 14 - Opening der offertes Ingevolge art. 14 van de wet van 24 december 1993 geschiedt de opening der offertes in openbare zitting, zonder afkondiging van de prijzen. 5.2.Art. 16 - Gunning Ingeval van gunning wordt de opdracht gegund aan de inschrijver die de voordeligste regelmatige offerte indient, rekening houdend met de gunningscriteria die vermeld zijn in het bestek, of eventueel in de aankondiging van de opdracht. 5.3.Art. 18 - Eventuele niet-gunning van de opdracht De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen en deze eventueel op te nemen in een nieuwe opdracht die desnoods op een andere wijze zal worden gegund. 6.ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN HET KB VAN 8 JANUARI 1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN 6.1.Art. 43 en 43bis – Uitsluiting en Sociale Zekerheidsbijdragen Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 43. Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten tot de toegang ertoe, de leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: - Deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek - Omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek


6

-

Fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 Witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen ven geld en de financiering van terrorisme

Kan uitgesloten worden van deelneming aan de opdracht in welk stadium van de procedure ook, de leverancier: 1° die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2° die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3° die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4° die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; 5° die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 43bis; 6° die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7° die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. De aanbestedende overheid zal, voorafgaand aan elke beslissing over de gunning van de opdracht, de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord van de inschrijver wiens offerte als beste werd gerangschikt controleren. Indien zou blijken dat de persoonlijke toestand van deze inschrijver niet – meer – in overeenstemming is met de verklaring op erewoord, zal een gecorrigeerde rangschikking worden opgemaakt. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform artikel 46, §4. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van artikel 43bis, §2. 6.2.Art. 45 Kwalitatieve selectiecriteria – Technische bekwaamheid De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door: • Het voorleggen van een lijst van de voornaamste leveringen die hij gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Minstens twee van de vermelde opdrachten hebben betrekking op het leveren van minimaal 5 kassa’s aan éénzelfde klant. 6.3.Art. 78 – Toegangsverbod Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel.


7

6.4.Art. 86 - Prijsbepaling Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst. 6.5.Art. 88 – Prijsonderzoek Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. 6.6.Art. 89 - De offerte De offerte moet gebeuren in de Nederlandse taal en dient te geschieden op de bij het bestek behorende formulieren: - het offerteformulier (DEEL III); - de inventaris (DEEL IV); - de invulfiches (DEEL V); Deze documenten vormen de offerte. De offerte wordt in 2 exemplaren opgemaakt. Indien de inschrijver zijn offerte op andere documenten maakt dan op het voorziene formulieren moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform bij het bestek behorende model is door het aanbrengen van de volgende clausule: “Ik ondergetekende ... verklaar te hebben nagezien dat de hierbij vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen bij het (de) bestek behorende formulier(en) en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door aanbestedende dienst vastgestelde formulier moet als “niet geschreven” worden beschouwd.” 6.7.Art. 90 6.7.1.Art. 90 § 2 - Bij de offerte te voegen documenten Voor de beoordeling van de offerte moeten volgende bescheiden, stalen en attesten bij de offerte gevoegd worden: • De documenten gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectie • het CE-machinekeurmerk en het attest van overeenstemming voor de aangeboden machines • een volledige beschrijving van het doel en van de technische specificaties van elk onderdeel van de aangeboden configuratie • een voorstel van fullomniumonderhoudscontract • alle andere documenten gevraagd in het bestek. Alle documenten en nota’s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: “Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden” of dienen minstens te worden geïnventariseerd.


8

6.7.2.Art. 90 § 2 - Proefmodellen Om tot de keuze van de leverancier te kunnen overgaan moet de aanbestedende dienst de mogelijkheid krijgen de aangeboden configuratie te testen, na afspraak met de inschrijver. Alvorens de opdracht te gunnen kan de aanbestedende dienst vragen een kassa en de bijhorende hard- en software op proef te plaatsen in één van haar locaties. Deze proefopstelling moet het mogelijk maken zowel de kassa’s als het beheerssysteem te beoordelen. Indien de aanbestedende dienst deze tests niet kan uitvoeren wordt deze offerte UITGESLOTEN van verdere beoordeling. De aanbestedende dienst kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele beschadigingen die de toestellen ingevolge het technisch nazicht oplopen. Op de proefopstelling wordt elk essentieel kenmerk vermeld in technische bepalingen afgetoetst aan het proeftoestel. Indien op basis van deze testen blijkt dat de offerte niet conform de essentiële bepalingen van het bestek is dan wordt deze offerte UITGESLOTEN van verdere beoordeling. 6.7.3.Art. 90 § 3 – RSZ-attest In toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver het RSZ-attest niet bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende dienst zal deze informatie zelf opvragen. De buitenlandse inschrijver dient wel een attest bij zijn offerte te voegen, overeenkomstig art. 43bis §2 van het KB van 8 januari 1996. 6.8.Art. 100 §2 - Prijsopgave De prijzen worden in het offerteformulier in euro opgegeven. Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de geboden prijzen in euro vereist is, mag de inschrijver die prijzen tot twee cijfers na de komma preciseren. Voor elke post van de inventaris moet een eenheidsprijs gegeven worden. De prijzen worden opgegeven exclusief BTW, de belasting op de toegevoerde waarde wordt afzonderlijk vermeld op het offerteformulier. 6.9.Art. 102 – Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. 6.10.Art. 103 - Eén offerte per opdracht Onafgezien van de eventuele variante mag per inschrijver slechts één offerte worden ingediend. 6.11.Art. 104 - Indiening van de offerte. De gunning van deze opdracht geschiedt bij wijze van openbare aanbesteding.


9

De opening v/d offertes gebeurt in openbare zitting op de datum en het uur vermeld op bladzijde 1 (titelblad). Voor het indienen van de offertes wordt het gebruik van elektronische middelen toegestaan. De offertes worden OFWEL elektronisch overgelegd via de e-tendering applicatie, OFWEL via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 81 quater, § 1 van het KB van 8 januari 1996 worden opgesteld. De offertes moeten worden opgemaakt in PDFformaat. Offertes die via elektronische middelen worden overgelegd: De offertes die via elektronische middelen worden overgelegd, moeten worden overgelegd via de etendering internetsite HTTPS://ETEN.PUBLICPROCUREMENT.BE die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater, § 1 van het KB van 8 januari 1996. Meer informatie kan worden bekomen op de website HTTP://WWW .PUBLICPROCUREMENT.BE of via de eprocurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 58. Opmerking: Om technisch en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat de offertes elektronisch worden ingediend. Offertes die niet via elektronische middelen worden overgelegd: De offerte die niet via elektronische middelen wordt overlegd dient bij verzending over de post, bij voorkeur aangetekend, in een definitief gesloten omslag, geschoven in een tweede omslag, verzonden te worden naar volgend adres: VLAAMSE OVERHEID Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Aanbestedingen & Juridische Ondersteuning Boudewijngebouw T.a.v. de heer Gert POTOMS, algemeen directeur Boudewijnlaan 30 bus 60 – 1000 BRUSSEL Zowel de binnen- als de buitenomslag dient het volgende te vermelden: Openbare aanbesteding Omschrijving werk : (zie blz. 1) Besteknummer (zie blz. 1) OPENINGSDATUM EN UUR (zie blz. 1) OMSLAG NIET OPENEN De omslag met de offerte moet definitief gesloten zijn, d.w.z. dat ze niet geopend kan worden zonder beschadiging van de omslag (vb. geen gebruik van zelfklevende omslagen die zonder beschadiging door iedereen geopend kunnen worden). De offerte die niet aangetekend over de post wordt verzonden noch via elektronische middelen wordt overlegd en eventueel wordt ingediend vóór de datum van de openingszitting, kan afgegeven worden bij de afdeling Aanbestedingen & Juridische Ondersteuning, toren 5C, Boudewijnlaan 30 te 1000 Brussel. Dit kan van maandag tot en met vrijdag van 9u30 tot 11u30. De offertes kunnen ook afgegeven worden op de openingszitting tot op het ogenblik dat de voorzitter de zitting voor geopend heeft verklaard. 6.12.Art. 106 - Opening van de offertes De opening van de offertes zal gebeuren op datum, uur en plaats vermeld op de eerste pagina van dit bijzonder bestek.


10

6.13.Art.115 - De gunning De inschrijvers mogen maximum 2 voorstellen indienen, nl. een basisvoorstel en één facultatieve variante die voldoen aan de technische kenmerken beschreven in deel II van het bestek. De documenten die betrekking hebben op het basisvoorstel vermelden het opschrift “basisvoorstel”. Voor de facultatieve variante dient een afzonderlijke inventaris en invulfiche ingevuld en bijgevoegd te worden. De documenten die betrekking hebben op de variante vermelden het opschrift “variante". Het aanbieden van meer dan één variante leidt tot de nietigheid van alle bijkomende variantes. De facultatieve variante kan zowel bestaan uit het aanbieden van andere kassa als een ander beheerssysteem. De facultatieve variante moet evenwel ook voldoen aan alle minimale eisen gesteld in dit bestek. In het kader van de offerteaanvraag wordt de keuze van de aanbestedende dienst bepaald door de offerte die het als de meest voordelige beschouwt, op grond van de hierna vermelde gunningcriteria. Daartoe sluit de aanbestedende dienst in de eerste plaats de onregelmatige biedingen of de biedingen betreffende leveringen die niet conform zijn met de minimale voorschriften opgelegd in het bijzonder bestek, nl. de essentiële kenmerken, uit. Voorstellen die hieraan niet voldoen worden UITGESLOTEN van verdere beoordeling. Onder de overblijvende biedingen duidt de aanbestedende dienst vervolgens de voordeligste aan rekening houdend met volgende gunningscriteria: CRITERIUM 1. PRIJS 50 % Het betreft de totale prijs berekend aan de hand van de prijzen zoals opgegeven in de inventaris, omvattende alle rechtstreekse en onrechtstreekse kosten: de aankoop van 15 kassa’s, de noodzakelijke licenties, software en de kosten van het voorgestelde fullomniumonderhoudscontract op 60 maanden. De punten voor dit criterium worden volgens de volgende formule berekend: Score = 50 punten – [{(totale prijs – laagste totale prijs)/laagste totale prijs} x 50 punten]. De totale prijs van de offerte wordt bepaald als volgt: Totale prijs = Totale aankoopkost + Totale onderhoudskost 2. FUNCTIONALITEITEN EN MOGELIJKHEDEN VAN DE AANGEBODEN OPLOSSING 30 % Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van de beschrijving van de aangeboden oplossing in de offerte en de proefopstelling. Na evaluatie van de conforme offertes wordt er een herberekening doorgevoerd waarbij het voorstel met de hoogste score vóór deze herberekening de maximale score voor dit criterium


11

(30 punten) krijgt. De scores van de andere offertes worden herberekend volgens volgende formule: Herberekende score offerte a = (score offerte a/ score beste offerte) x 30 punten


12

3. SERVICEVOORWAARDEN 20 % Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van de bepalingen van het voorgestelde fullomniumonderhoudscontract. Na evaluatie van de conforme offertes wordt er een herberekening doorgevoerd waarbij het voorstel met de hoogste score vóór deze herberekening de maximale score voor dit criterium (20 punten) krijgt. De scores van de andere offertes worden herberekend volgens volgende formule: Herberekende score offerte a = (score offerte a/ score beste offerte) x 20 punten 6.14.Art. 116 - Geldigheidsduur van de offertes De gestanddoening van de offertes bedraagt 120 kalenderdagen, ingaande op de dag na de opening van de offertes. 7.ALGEMENE ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN DE BIJLAGE “ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN VOOR DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN BIJ HET KB VAN 26 SEPTEMBER 1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN VAN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN” De inschrijvers worden nogmaals gewezen op het belang van de hier volgende bepalingen. Deze vormen de voorwaarden waarbinnen het contract wordt uitgevoerd. 7.1.Art. 1 – Omschrijving van de leiding en het toezicht op de uitvoering Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat uit: a. de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b. de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c. het nazicht van de facturen en schuldvorderingen; d. het opstellen van de processen-verbaal; e. de opleveringen; f. het instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. Voor deze opdracht treedt op als leidend ambtenaar: Vlaamse Overheid mevrouw Marleen Van Wingh, afdelingshoofd Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Regionale Dienstverlening Boudewijnlaan 30 bus 60 1000 BRUSSEL 7.2.Art. 5 – Borgtocht Er zal een borgtocht gevraagd worden a rata van 5 % van de aannemingssom (exclusief B.T.W.).


13

De inschrijver stelt de borgtocht op één van de wijzen vermeld in artikel 5 § 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden (bijlage bij KB van 26/09/1996). Het bewijs van borgstelling wordt geleverd door overlegging van het betreffende document, zoals bedoeld in boven vermeld artikel. Het bewijs van borgstelling dient binnen 30 kalenderdagen, na datum van de sluiting van de opdracht, in het bezit te zijn van het Bestuur op volgend adres: Vlaamse Overheid Agentschap voor Facilitair Management afdeling Interne Ondersteuning Boudewijnlaan 30 bus 60 1000 BRUSSEL De leverancier zelf dient er op toe te zien dat de aanbestedende dienst tijdig in het bezit is van het bewijs van borgstelling. Opmerking: De termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en voor de inhaalrustdagen bepaald bij een K.B. of in een algemeen bindend verklaarde Collectieve Arbeidsovereenkomst. Deze periodes moeten vermeld worden in het offerteformulier. 7.3.Art. 9§2 - Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt vrijgemaakt na het einde van de opdracht. De leverancier stuurt het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar: Vlaamse Overheid Agentschap voor Facilitair Management afdeling Interne Ondersteuning Boudewijnlaan 30 bus 60 1000 BRUSSEL 7.4.Art. 13 § 2 - Prijsherziening Behoudens voor de maandelijkse kost voor het fullomniumcontract worden er geen prijsherzieningen toegestaan. Voor de afgesloten fullomniumonderhoudscontracten kunnen elk jaar op 1 januari en voor de eerste keer op 1 januari 2012 de prijzen uit de offerte geactualiseerd worden. De prijsherziening geschiedt volgens de volgende algemene formule. p = P ( a s/S + b ) waarin aan de parameters volgende waarden worden toegekend : a = 0,80 b = 0,20 • •

P= basisprijs p = nieuwe prijs


14

• •

S = referteloon (EUR/u – landsgemiddelde, > 10 werknemers), vastgesteld voor de maand die de maand van de opening van de offerten voorafgaat. s = referteloon (EUR/u - landsgemiddelde, > 10 werknemers) geldig in de maand november voorafgaand aan de datum van de prijsherziening

De indexen kunnen geraadpleegd worden op www.agoria.be De leverancier richt zijn aanvraag tot prijsherziening ten laatste 15 kalenderdagen vóór de ingang van de prijsherziening aan de aanbestedende dienst. Bij elke vraag tot prijsherziening moet de leverancier de nodige bewijsstukken voorleggen die de prijsherziening staven. De datum van te factureren prestaties bepaalt de door de leverancier toe te passen prijzen.

7.5.Art. 15 § 2 - Betaling van de leveringen De leveringen worden uitgevoerd voor rekening van de begroting van de besteller. Elke volledige levering wordt vooreerst gekeurd. Pas na de goedkeuring van de levering (enkel indien de termijn van 30 kalenderdagen voor de goedkeuring van de levering is verstreken) dient de leverancier één gedateerde en ondertekende factuur met vermelding van het nummer van de bestelbon te sturen naar het adres en ter attentie van de opdrachtgever van de betreffende bestelling. Het facturatieadres wordt op de bestelbon vermeld. De betaling geschiedt binnen de 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd zo de aanbestedende overheid terzelfder tijd in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden. 7.6.Art. 20 § 4 –Straffen •

De enige straf wordt bepaald op 270 euro; de dagelijkse straf op 135 euro. Verder is van toepassing: Niet deelnemen aan overlegvergaderingen zonder melding van geldige reden: boete van 270 euro per vergadering; Het niet verzorgen van onderhoud en service binnen de termijnen voorzien in het afgesloten fullomniumonderhoudscontract: Boete van 50 euro per overschrijding van de termijn

Het totale bedrag van de boeten toegepast gedurende één jaar, wordt beperkt tot 10 % van de aannemingssom. •

De aanbestedende dienst is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: De inbreuk is gepleegd; Er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd.

De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld.


15

Deze afwijking van de AAV wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing mogelijk is van een recidiverende leverancier. 7.7.ART. 49 - Elementen die in de prijzen zijn begrepen De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat de voor deze opdracht op te geven prijzen moeten berekend worden exclusief B.T.W. Het percentage en het bedrag van de B.T.W. worden afzonderlijk vermeld. De opgegeven prijzen dienen te gelden tot einde contractduur en omvatten: 1. De prijs van in deel II beschreven goederen, hardware en software; 2. Het leveren en gebruiksklaar installeren van de kassa’s op de plaats aangeduid door de verantwoordelijken ter plaatse; 3. In samenwerking met het Bestuur het installeren van de software en het initiële opzetten van de gebruikersrollen op de apparatuur van het Bestuur. 4. Alle andere kosten verbonden aan de leveringen. Indien in de offerte hiertegen enig voorbehoud wordt gemaakt, heeft dit de NIETIGHEID van de volledige offerte tot gevolg. Fullomniumonderhoudscontract Alle onderhouds- en herstellingskosten met inbegrip van de levering van vervangstukken, de uurlonen, de verplaatsingskosten zijn inbegrepen in het voorgestelde fullomniumonderhoudscontract.

7.8.ART. 52 - Uitvoering van de opdrachten De besteller zal, naargelang van zijn behoeften, opdracht geven om de goederen, beschreven in DEEL II, te leveren. Voor elke levering van kassa’s is de maximum leveringstermijn vastgesteld op 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de bestelbon. Dit is een maximum toegelaten leveringstermijn. Opmerking : De leveringstermijn wordt geschorst voor de duur van de sluiting van de firma wegens jaarlijkse vakantie. Deze periode(s) kan/kunnen worden vermeld in de offerte. 7.9.ART. 55 § 1 - Plaats van levering De leveringen vinden plaats in de Vlaamse provinciehoofdplaatsen en in Brussel. Elke bestelbon zal het adres of de adressen vermelden waar de goederen geleverd moeten worden. 7.10.ART. 55 § 2 – Leveringsformaliteiten De leverancier spreekt de juiste leveringsdatum en leveringsuur op voorhand af met de op de bestelbon vermelde contactpersoon. De leverancier is verantwoordelijk voor de aflevering van de bestellingen op het juiste adres, bij de op de bestelbon aangegeven persoon. De besteller erkent enkel die leveringsnota's die, duidelijk leesbaar, gedateerd en afgetekend zijn door de in ontvangst nemende persoon. De gedateerde en ondertekende leveringsbon


16

betekent niet dat de besteller de levering aanvaard heeft. De aanvaarding blijkt slechts uit het proces-verbaal van oplevering. De persoon die de levering in ontvangst neemt, ontvangt bij de levering één exemplaar van de afgetekende leveringsbon. Daarnaast stuurt de leverancier, ten laatste 1 week na de levering, één exemplaar van de afgetekende leveringsnota naar de opdrachtgever van de bestelling. 7.11.Art 61 Volledige voorlopige oplevering op de plaats van de levering De leveringen zullen het voorwerp uitmaken van een voorlopige oplevering die zal plaatsvinden uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na de levering. De oplevering behelst zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve, technische en functionele controle. De resultaten van de voorlopige oplevering worden vastgesteld bij proces-verbaal. Indien de levering gebreken vertoont zal een PV van weigering worden opgemaakt. 7.12.Art. 64 - Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn. 7.13.ART. 66 - Middelen van optreden van het bestuur Ingeval van laattijdige levering zal het bestuur, zonder ingebrekestelling, door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn, een boete wegens laattijdige levering opleggen (Art. 66 van de Bijlage bij het K.B. van 26.09.1996), onverminderd de toepassing van de andere maatregelen voorzien in Art. 66 van de Bijlage bij het K.B. van 26.09.1996. Voor de berekening van eventuele boetes wordt de leveringstermijn, vermeld in de offerte van de inschrijver, in aanmerking genomen, indien deze korter is dan de maximum leveringstermijn vermeld onder punt 7.7.. van het bestek. 7.14.Onderhoudscontract De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van fullomniumonderhoudscontract. Het fullomniumonderhoudscontract voldoet minimaal aan de onderstaande voorwaarden. Betere voorwaarden worden positief beoordeeld in het criterium ‘servicevoorwaarden’. Minimale voorwaarden fullomniumonderhoudscontract: 1. Service kan op eenvoudige wijze via fax of via e-mail of web aangevraagd worden. Er zal één contactpunt voor de volledige apparatuur zijn. 2. De leverancier verbindt zich op aanvraag van het personeel van de DAB Catering alle werken uit te voeren aan hard- en software van: • • • • •

preventief en curatief onderhoud; herstellen van defecten; herstellen van schade; technisch op punt stellen; het leveren van wisselstukken;

3. Alle onderhouds- en herstellingskosten met inbegrip van de levering van vervangstukken, de uurlonen, de verplaatsingskosten zijn inbegrepen in het voorgestelde fullomniumonderhoudscontract.


17

4. Tijdens de collectieve sluitingsdagen voor jaarlijkse vakantie van de leverancier moeten dezelfde onderhoudsvoorwaarden gerespecteerd te worden. 5. Maximale termijnen voor contactname en interventies •

Er mag maximaal 2 uren verlopen tussen de aanvraag voor service en de eerste contactname van een gekwalificeerde technieker met het Bestuur.

•

Indien een interventie ter plaatse noodzakelijk en urgent is moet een technieker ter plaatse zijn maximum 4 uren na de eerste aanvraag van het Bestuur.

•

Indien een toestel niet hersteld kan worden binnen de werkdag van de oproep dan wordt voor de duur van de herstelling een reservetoestel geleverd dat minimaal dezelfde functionaliteiten biedt.

Het bestuur zal de apparatuur “als een goed huisvader” gebruiken. Het is de bedoeling dat de inschrijver de meest geschikte apparatuur voorstelt om de omschreven opdrachten te kunnen uitvoeren. 8.BEVOEGDHEID De rechtsgedingen naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht worden beslecht voor de Belgische hoven en rechtbanken.


18

DEEL II: TECHNISCHE BEPALINGEN Context Het agentschap voor Facilitair Management (AFM) verstrekt facilitaire dienstverlening met het oog op het kwaliteitsvol, effectief, marktconform en zuinig uitbouwen en beheren van het patrimonium, ten einde de dienstverlening van de organisatie-entiteiten binnen de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid te ondersteunen. De DAB Catering (DABC), die deel uitmaakt van AFM, beheert 6 restaurants en 2 cafetaria’s in Brussel, Hasselt, Leuven en Antwerpen. Op korte termijn opent een nieuwe vestiging in Brugge. Het aanbod van de keukens bestaat uit warme en koude dagschotels, soep, dranken, desserten, groenteschotels, portie friet, broodjes, boterportie, … Momenteel heeft de DAB Catering 1 klanttype. De meeste artikelen worden verkocht als groepsartikel. Zo is er bijvoorbeeld voor alle desserten 1 prijs. De klanten betalen met cash, de Protonkaart, met maaltijdcheques en met een combinatie van de 3 betaalsystemen. Momenteel zijn er 13 kassa’s in de 8 uitbatingen in gebruik en er is 1 klanttype. De kassa’s zijn niet gekoppeld in een netwerk en voldoen niet langer aan de eisen en wensen gesteld door het AFM en de DABC. Het beheer van gegevens is niet flexibel en de rapporteringmogelijkheden zijn te beperkt om te voldoen aan de huidige eisen en verwachtingen. De mogelijkheden van uitbreiding in aantal kassa’s, in aantal uitbatingen, in aantal klanttypes en naar andere betaalsystemen moeten voorzien worden. Daarom wil het agentschap voor Facilitair Management nieuwe kassa’s en een bijhorende ITtoepassing in gebruik nemen die toelaat de financiële zijde van de keukens op een moderne manier te beheren. De toepassing zal centraal beheerd worden door de ICT van AFM. Lokaal is een eenvoudige bediening en een soepele afhandeling van de transactie vereist. In het kader van het klantgericht imago van AFM dient de verkoop in de restaurants en cafetaria’s snel afgehandeld te zijn en dienen er meerdere betalingsmogelijkheden voorzien te zijn. Daarnaast moet de toepassing een continue monitoring van de daginkomsten toelaten en uitgebreide en flexibele rapporteringmogelijkheden hebben. Het kassasysteem dient tevens een betrouwbaar controlemiddel te zijn. De kassiers moeten identificeerbaar zijn, een snelle wisseling moet mogelijk zijn, en uitgevoerde correcties moeten traceerbaar zijn. Hierbij worden volgende functionele vereisten naar voor geschoven: o o o o o o o o

Gebruiksvriendelijke toepassing Klantvriendelijke toepassing Nederlandstalige interface Meerdere simultane gebruikers (kassiers) Opvolgen van de dagelijkse verkopen Beheer van artikels en van verantwoordelijken Rapportering ten behoeve van de kostenberekening van de keukens (opsplitsing van inkomsten naar kostengroepen) Rapportering naar dagelijks beheer (keukens) en management (meerdere niveaus)

Daarbij moet de toepassing volgende volumes vlot kunnen verwerken: o Aantal passages per dag: 3.000 tot 30.000 per maand o Aantal verkochte dagschotels: 200 tot 10.000 per maand o Aantal mogelijke kassiers: ±150 o Aantal locaties: 9 o Aantal kassa’s: 15 TECHNISCHE BEPALINGEN

19

De installatie van software op apparatuur van de Vlaamse overheid gebeurt in overleg met de ICT-dienstenleverancier van de Vlaamse overheid. 1. TECHNISCHE EN KWALITATIEVE ASPECTEN Op de daartoe voorziene plaats in de invulfiches geeft de inschrijver een antwoord op de volgende vragen betreffende de kenmerken. In de technische fiche moet de inschrijver waar mogelijk met JA/NEEN antwoorden, eventueel aangevuld met een werkelijke waarde of relevante toelichting. Vermoedelijk zullen tijdens de looptijd van het contract 15 kassa’s besteld worden. Deze kassa’s worden geleverd en gebruiksklaar geïnstalleerd. De beheerssoftware wordt gebruiksklaar geïnstalleerd op apparatuur beschikbaar gesteld door het Bestuur. Het Bestuur voorziet voorafgaandelijk aan de levering de nodige electriciteits- en netwerkaansluitingen. 1.1.ESSENTIELE KENMERKEN Volgende criteria zijn ESSENTIËLE KENMERKEN. Voorstellen die hieraan niet voldoen worden UITGESLOTEN van verdere beoordeling. 1. Opstarten van een kassa vanuit de uit-stand duurt maximaal 5 minuten 2. Kassiers kunnen uniek geïdentificeerd worden aan de hand van een persoonlijke code of evenwaardig systeem 3. Er kunnen een beperkt aantal superusers toegang kijgen tot de kassa’s 4. Er is een onbeperkt aantal kassiers mogelijk per kassa 5. Er kunnen per type gebruiker schermen aangemaakt worden op de kassa 6. Registratie van aankopen gebeurt op de kassa via een aanraakscherm 7. De schermen van de kassa’s zijn waterdicht volgens IP65 (spatwaterdicht) 8. De kassa’s zijn bestand tegen reiniging met neutraal schoonmaakmiddel 9. Het startgeld kan gedetailleerd ingegeven worden 10. De kassa’s bezitten een losse geldlade met minimaal 9 muntbakken en minimaal 5 biljetlades 11. Als betaalmogelijkheden worden minimaal voorzien: cash, papieren maaltijdcheques, proton. De apparatuur nodig voor het betalen met digitale maaltijdcheques wordt kosteloos voorzien wanneer deze ingevoerd worden. 12. Afleveren van een ticket aan de klant via een thermische rolprinter 13. Correctiemogelijkheden aan het toestel. De correcties dienen evenwel geregisteerd te worden. 14. De kassa’s kunnen aangesloten worden op het netwerk via 10/100/1000 base-T Ethernet 15. Bij netwerkonderbreking kunnen de kassa’s verder gebruikt worden. Data wordt bijgehouden en achteraf getransfereerd. 16. Kluis- en banktransferts moeten geregistreerd kunnen worden (drawer IN/OUT) 17. Er kunnen rapporten gegenereerd worden over het dagelijks verbruik 18. Rapporten zijn eenvoudig aanpasbaar 19. Rapportering gebeurt via een rapporteringstool of via een datawarehouse 20. De rapporten kunnen geëxporteerd worden naar Excel, Access,… 21. De inhoud van de toetsen op de kassa’s kan centraal via het netwerk beheerd en aangepast worden 22. De software kan vanop standaard upgegraded worden 23. Er zijn minstens de volgende rollen mogelijk: kassier (verkoopsregistratie), keukenverantwoordelijke (beheer van kassa’s onder zijn/haar beheer), centrale administratie (gegevensbeheer), administrator (gebruikersbeheer, beheer van rollen en schermen) 24. De toepassing is in het Nederlands beschikbaar 25. Netwerkprotocol: TCP-IP TECHNISCHE BEPALINGEN

20

26. 27. 28.

De achterliggende database is SQL Server 2005 of 2008. Het beheer van de databank kan door de interne ICT van AFM opgenomen worden. Beheer en onderhoud van de toepassing op afstand kan via Remote Desktop gebeuren.

1.2.BEOORDELINGSPUNTEN Bijkomend worden volgende punten beoordeeld: • De gebruiksvriendelijkheid van de kassa’s: opstartsnelheid, bedieningsgemak, verwerkingssnelheid • De rapporteringsmogelijkheden die standaard voorzien zijn of die kunnen aangemaakt worden • De mogelijkheden om schermen flexibel aan te passen • De eenvoud in beheer van de kassa’s en de toepassing • De voorgestelde onderhoudsbepalingen • De mogelijkheden van de beheerstoepassing 2.ALGEMENE VEREISTEN De voorgestelde kassa’s moeten CE-gekeurd zijn en voldoen aan de technische productspecificaties die hierna vermeld worden. De conformiteit met de opgegeven EN-normen moet blijken uit : - een EG-verklaring van overeenstemming (conformiteitsattest) die bij de offerte zijn gevoegd. Voor elk onderdeel wordt bij de offerte eveneens technische documentatie gevoegd. Gezien en goedgekeurd Brussel,

Peter Bockstaele Wnd. Afdelingshoofd

TECHNISCHE BEPALINGEN

21

INGEVULD BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN

DEEL III: OFFERTEFORMULIER VLAAMSE OVERHEID AGENTSCHAP VOOR FACILITAIR MANAGEMENT afdeling Facilitaire Diensten BETREFT: ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET LEVEREN VAN KASSA’S EN BIJHOREND BEHEERSSYSTEEM - BESTEK NR: 2011/AFM/OO/056 A. IDENTITEIT VAN DE INSCHRIJVER: De ondergetekende (naam en voornaam)

:

Hoedanigheid of beroep

:

Nationaliteit

:

Woonplaats (volledig adres)

:

ofwel (1) De vennootschap : (firmanaam of benaming) Vorm

:

Maatschappelijke zetel (volledig adres)

:

Vertegenwoordigd door ondergetekende(n)

:

Hoedanigheid

:

Telefoonnummer

:

Faxnummer

:

B.T.W.-nr.

:

Ondernemingsnummer.

:

Aantal werknemers in dienst :

(1)

Doorhalen wat niet van toepassing is

OFFERTEFORMULIER – INGEVULD TERUG TE STUREN

22


verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek beschreven opdracht met betrekking tot levering en installatie van een kassasysteem, tegen de in de inventaris vermelde bedragen en voor het totale offertebedrag van: In letters:

In cijfers: en drukt of drukken deze bedragen, en alle andere in de offerte vermelde prijzen, uit in euro B. De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving - op de postrekening/bankrekening nr. :.................................................................. van de volgende financiële instelling:................................................................... geopend op naam van :..................................................................... C. Voor de buitenlandse aannemers: Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de in Art. 43bis §2 van het KB van 8 januari 1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de hier inschrijvende vennootschap, inwinnen bij andere instellingen. D. Bij deze offerte zijn gevoegd: • De documenten gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectie • De documenten die de handtekeningbevoegdheid van de persoon die de offerte ondertekent staven. • het CE-machinekeurmerk en het attest van overeenstemming voor de aangeboden machines • een volledige beschrijving van het doel en van de technische specificaties van elk onderdeel van de aangeboden configuratie • het voorgestelde fullomniumonderhoudscontract • alle andere documenten gevraagd in het bestek.; E. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht kunnen beïnvloeden, moeten door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof gebruikt wordt.


23


F. De data van de sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakantie in de onderneming gedurende de looptijd van de overeenkomst. .................................................................................................................................................. De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door: ...................................................................................................................................................... Hun volmacht blijkt uit: a) De akte in bijlage b) Bijlage aan het Belgisch Staatsblad nr. ............. van..................... c) De volmacht neergelegd op ............................... bij ................................. te .............................................................................. Gegeven te ...................................... , op ................................ 2011 . De inschrijver(s) (HANDTEKENING!!)

Vak bestemd voor de administratie: GOEDGEKEURD:


24


DEEL IV A: INVENTARIS - BASISVOORSTEL Merk en model kassa’s Beheerssysteem Aantal (vermoedelijke hoeveelheden)

Bedragen Exclusief BTW

15 kassa’s

Aankoopkost + installatiekost kassa’s

Eénmalige kost

Kost per maand

Subtotaal = som van de eenmalige kost + maandelijkse kosten X 60

… EUR/kassa … EUR

Fullomnium Onderhoudskost per kassa Licentiekosten

60 maanden X 15 kassa’s 30 licenties

… EUR/ kassa

... EUR/maand per kassa … EUR

… EUR/ licentie

…. EUR/maand per licentie … EUR TOTAAL = som der subtotalen

… EUR

De hierboven vermelde prijzen bevatten alles, behalve BTW aanslagvoet:

%

De ondergetekende(n) (naam en voornaam)

:............................................................................................ :............................................................................................

Handelend in naam van: De vennootschap (firmanaam of benaming)

:.....................................................................................

INVENTARIS –INGEVULD TERUG TE STUREN

25


DEEL IV B: INVENTARIS – VARIANTE Merk en model kassa’s Beheerssysteem Aantal (vermoedelijke hoeveelheden)

Bedragen Exclusief BTW

15 kassa’s

Aankoopkost + installatiekost kassa’s

Eénmalige kost

Kost per maand

Subtotaal = som van de eenmalige kost + maandelijkse kosten X 60

… EUR/kassa … EUR

Fullomnium Onderhoudskost per kassa Licentiekosten

60 maanden X 15 kassa’s 30 licenties

… EUR/ kassa

... EUR/maand per kassa … EUR

… EUR/ licentie

…. EUR/maand per licentie … EUR TOTAAL = som der subtotalen

… EUR

De hierboven vermelde prijzen bevatten alles, behalve BTW aanslagvoet:

%

De ondergetekende(n) (naam en voornaam)

:............................................................................................ :............................................................................................

Handelend in naam van: De vennootschap (firmanaam of benaming)

:.....................................................................................

INVENTARIS –INGEVULD TERUG TE STUREN

26

DEEL V A: INVULFICHES BASISVOORSTEL Volgende criteria zijn ESSENTIËLE KENMERKEN. In deze invulfiche antwoordt de inschrijver met JA/NEEN, waar mogelijk aangevuld met een verduidelijking of omschrijving. ESSENTIELE KENMERKEN

JA/NEEN

OMSCHRIJVING

1. Opstarten van een kassa vanuit de uit-stand duurt maximaal 5 minuten 2. Kassiers kunnen uniek geïdentificeerd worden aan de hand van een persoonlijke code of evenwaardig systeem 3. Er kunnen een beperkt aantal superusers toegang kijgen tot de kassa’s 4. Er is een onbeperkt aantal kassiers mogelijk per kassa 5. Er kunnen per type gebruiker schermen aangemaakt worden op de kassa 6. Registratie van aankopen gebeurt op de kassa via een aanraakscherm 7. De schermen van de kassa’s zijn waterdicht volgens IP65 (spatwaterdicht) 8. De kassa’s zijn bestand tegen reiniging met neutraal schoonmaakmiddel 9. Het startgeld kan gedetailleerd ingegeven worden 10. De kassa’s bezitten een losse geldlade met minimaal 9 muntbakken en minimaal 5 biljetlades 11. Als betaalmogelijkheden worden minimaal voorzien: cash, papieren maaltijdcheques, proton. De apparatuur nodig voor het betalen met digitale maaltijdcheques wordt kosteloos voorzien wanneer deze ingevoerd worden. 12. Afleveren van een ticket aan de klant via een thermische rolprinter 13. Correctiemogelijkheden aan het toestel. De correcties dienen evenwel INVULFICHES –INGEVULD TERUG TE STUREN

27

geregisteerd te worden. 14. De kassa’s kunnen aangesloten worden op het netwerk via 10/100/1000 base-T Ethernet 15. Bij netwerkonderbreking kunnen de kassa’s verder gebruikt worden. Data wordt bijgehouden en achteraf getransfereerd. 16. Kluis- en banktransferts moeten geregistreerd kunnen worden (drawer IN/OUT) 17. Er kunnen rapporten gegenereerd worden over het dagelijks verbruik 18. Rapporten zijn eenvoudig aanpasbaar 19. Rapportering gebeurt via een rapporteringstool of via een datawarehouse 20. De rapporten kunnen geëxporteerd worden naar Excel, Access,… 21. De inhoud van de toetsen op de kassa’s kan centraal via het netwerk beheerd en aangepast worden 22. De software kan vanop standaard upgegraded worden 23. Er zijn minstens de volgende rollen mogelijk: kassier (verkoopsregistratie), keukenverantwoordelijke (beheer van kassa’s onder zijn/haar beheer), centrale administratie (gegevensbeheer), administrator (gebruikersbeheer, beheer van rollen en schermen) 24. De toepassing is in het Nederlands beschikbaar 25. Netwerkprotocol: TCP-IP 26. De achterliggende database is SQL Server 2005 of 2008. 27. Het beheer van de databank kan door de interne ICT van AFM opgenomen worden. 28. Beheer en onderhoud van de toepassing op afstand kan via Remote Desktop gebeuren.

INVULFICHES –INGEVULD TERUG TE STUREN

28

Volgende punten zijn beoordelingspunten: BESCHRIJVING De gebruiksvriendelijkheid van de kassa’s: opstartsnelheid, bedieningsgemak, verwerkingssnelheid De rapporteringsmogelijkheden die standaard voorzien zijn of die kunnen aangemaakt worden De mogelijkheden om schermen flexibel aan te passen De eenvoud in beheer van de kassa’s en de toepassing De voorgestelde onderhoudsbepalingen De mogelijkheden van de beheerstoepassing

Gegeven te ...................................... , op ................................ 2011 . De inschrijver(s) (HANDTEKENING!!)


29

DEEL V B: INVULFICHES VARIANTE Volgende criteria zijn ESSENTIËLE KENMERKEN. In deze invulfiche antwoordt de inschrijver met JA/NEEN, waar mogelijk aangevuld met een verduidelijking of omschrijving. ESSENTIELE KENMERKEN

JA/NEEN

OMSCHRIJVING

1. Opstarten van een kassa vanuit de uit-stand duurt maximaal 5 minuten 2. Kassiers kunnen uniek geïdentificeerd worden aan de hand van een persoonlijke code of evenwaardig systeem 3. Er kunnen een beperkt aantal superusers toegang kijgen tot de kassa’s 4. Er is een onbeperkt aantal kassiers mogelijk per kassa 5. Er kunnen per type gebruiker schermen aangemaakt worden op de kassa 6. Registratie van aankopen gebeurt op de kassa via een aanraakscherm 7. De schermen van de kassa’s zijn waterdicht volgens IP65 (spatwaterdicht) 8. De kassa’s zijn bestand tegen reiniging met neutraal schoonmaakmiddel 9. Het startgeld kan gedetailleerd ingegeven worden 10. De kassa’s bezitten een losse geldlade met minimaal 9 muntbakken en minimaal 5 biljetlades 11. Als betaalmogelijkheden worden minimaal voorzien: cash, papieren maaltijdcheques, proton. De apparatuur nodig voor het betalen met digitale maaltijdcheques wordt kosteloos voorzien wanneer deze ingevoerd worden. 12. Afleveren van een ticket aan de klant via een thermische rolprinter 13. Correctiemogelijkheden aan het toestel. De correcties dienen evenwel INVULFICHES –INGEVULD TERUG TE STUREN

30

geregisteerd te worden. 14. De kassa’s kunnen aangesloten worden op het netwerk via 10/100/1000 base-T Ethernet 15. Bij netwerkonderbreking kunnen de kassa’s verder gebruikt worden. Data wordt bijgehouden en achteraf getransfereerd. 16. Kluis- en banktransferts moeten geregistreerd kunnen worden (drawer IN/OUT) 17. Er kunnen rapporten gegenereerd worden over het dagelijks verbruik 18. Rapporten zijn eenvoudig aanpasbaar 19. Rapportering gebeurt via een rapporteringstool of via een datawarehouse 20. De rapporten kunnen geëxporteerd worden naar Excel, Access,… 21. De inhoud van de toetsen op de kassa’s kan centraal via het netwerk beheerd en aangepast worden 22. De software kan vanop standaard upgegraded worden 23. Er zijn minstens de volgende rollen mogelijk: kassier (verkoopsregistratie), keukenverantwoordelijke (beheer van kassa’s onder zijn/haar beheer), centrale administratie (gegevensbeheer), administrator (gebruikersbeheer, beheer van rollen en schermen) 24. De toepassing is in het Nederlands beschikbaar 25. Netwerkprotocol: TCP-IP 26. De achterliggende database is SQL Server 2005 of 2008. 27. Het beheer van de databank kan door de interne ICT van AFM opgenomen worden. 28. Beheer en onderhoud van de toepassing op afstand kan via Remote Desktop gebeuren.


31

Volgende punten zijn beoordelingspunten: BESCHRIJVING De gebruiksvriendelijkheid van de kassa’s: opstartsnelheid, bedieningsgemak, verwerkingssnelheid De rapporteringsmogelijkheden die standaard voorzien zijn of die kunnen aangemaakt worden De mogelijkheden om schermen flexibel aan te passen De eenvoud in beheer van de kassa’s en de toepassing De voorgestelde onderhoudsbepalingen De mogelijkheden van de beheerstoepassing Gegeven te ...................................... , op ................................ 2011 . De inschrijver(s) (HANDTEKENING!!)


32

056 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET LEVEREN VAN KASSA S EN BIJHOREND BEHEERSSYSTEEM

Recommend Documents