RAAD VA DE EUROPESE UIE
Brussel, 10 juni 2009 (25.08) (OR. en)
B PU
10791/09
LIMITE
LI
Interinstitutioneel dossier: 2009/0009 (CS)
C
FISC 84
OTA van: aan: Betreft:
het aantredende Zweedse voorzitterschap de Groep belastingvraagstukken - indirecte belasting (btw) Voorstel voor een richtlijn van de Raad tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde wat de factureringsregels betreft
Electronische facturering Met deze nota wordt beoogd beknopte informatie en discussiemateriaal aan te reiken voor een nadere gedachtenwisseling onder de delegaties over de door de Commissie voorgestelde schrapping van artikel 233 betreffende de methoden om elektronische facturen te verzenden.
Elektronische facturering is milieuvriendelijker dan het zenden van papieren facturen. De facturen bereiken hun bestemming zonder fysiek te hoeven worden vervoerd; bij een zuiver elektronisch systeem hoeft er zelfs geen papier aan te pas te komen. Elektronisch factureren is ook een voordelige manier om de informatiestromen tussen ondernemingen in goede banen te leiden. De belastingdiensten beschikken over betere controlemogelijkheden dankzij e-auditing. Maar hoe veelbelovend ook, elektronisch factureren heeft binnen de EU een minder hoge vlucht genomen dan verhoopt. Dit komt deels doordat er een veelheid aan standaarden in omloop is, die elektronisch factureren voor ondernemingen soms duur en ingewikkeld maakt, en ook doordat de voorschriften van de btw-richtlijn alleen specifieke methodes toestaan om de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen te waarborgen (elektronische handtekening of EDI).
10791/09
las/LAS/sv DG G I
Conseil UE
1
LIMITE L
I.
Wat onder elektronische factuur en elektronische facturering te verstaan?
Een factuur kan op twee manieren worden gegenereerd, op papier zonder elektronische hulpmiddelen, of met de computer, langs elektronische weg. Een met de computer gegenereerde factuur bestaat in een gegevensbestand waarvan de inhoud, hetzij op papier afgedrukt onder omslag, hetzij langs elektronische weg, naar de afnemer wordt verzonden. Het wetgevingsvoorstel over facturering zou volgens het voorzitterschap zo geformuleerd moeten zijn dat de nadruk op het verzenden [en ontvangen] van facturen langs elektronische weg komt te liggen. Een factuur met de computer genereren, is louter een moderne variant van de klassieke wijze van factuuropstelling. Facturen scannen (waarbij een onderneming de inhoud van een op papier ontvangen factuur omzet in elektronische informatie die intern met het oog op goedkeuring en betaling kan worden gecirculeerd om uiteindelijk in elektronische vorm te worden opgeslagen) zou niet als elektronische facturering in de zin van de factureringsrichtlijn te beschouwen zijn, omdat de factuur niet langs elektronische weg tussen leverancier en afnemer wordt verzonden.
De delegaties wordt verzocht zich over dit eerste punt uit te spreken.
II.
Verschillende methodes om facturen langs elektronische weg te verzenden of ter beschikking te stellen
Voor het verzenden en ontvangen van facturen langs elektronische weg zijn verschillende technische oplossingen in gebruik. In artikel 217 wordt een zeer brede definitie van "langs elektronische weg verzenden" gehanteerd. Een in Excel-formaat gegenereerde en vervolgens op papier afgedrukte factuur zou bij voorbeeld onder omslag of per fax kunnen worden verzonden. Verzending per fax zou als elektronische facturering kunnen worden omschreven, aangezien het "document" met het faxtoestel elektronisch wordt verzonden. Een Word-document kan ook als pdf-bestand worden verpakt ("Portable Document Format", a.h.w. een afbeelding van het document zelf) en als attachment per e-mail worden verzonden, wat ook als elektronische facturering
10791/09
las/LAS/sv DG G I
2
LIMITE L
aangemerkt zou kunnen worden. Tussen facturering op papier en elektronische facturering valt geen duidelijke grens te trekken. Het verzenden van een factuur per fax of als pdf-bestand in een e-mail heeft weinig uit te staan met andere geavanceerde systemen voor elektronische facturering. Geavanceerde systemen voor elektronische facturering zijn geïntegreerde systemen voor gegevensuitwisseling betreffende diverse handelingen tussen ondernemingen. Daarin is de factuur slechts een van de belangrijke documenten in het "purchase to pay"-proces en het controletraject ("audit trail") van een handeling. Andere belangrijke documenten zijn bestelbonnen, contracten, vervoersdocumenten, leveringsbonnen en betalingsadviezen, allemaal documenten die door de belastingdienst voor controledoeleinden kunnen worden benut. In de huidige bewoordingen van de btw-richtlijn vallen al deze vormen van elektronische facturering onder de bepalingen dienaangaande (artikelen 233-236). Dit betekent dat het volgens de in sommige lidstaten gehanteerde systemen niet toegestaan is een factuur als pdf-bestand in een e-mail te verzenden tenzij de factuur digitaal is ondertekend.
De geavanceerde systemen voor elektronische facturering worden behalve voor het versturen van de factuur naar de afnemer nog voor andere doeleinden gebruikt. De factuurinformatie kan rechtstreeks in het financiële systeem van de ontvanger worden ingevoerd met het oog op goedkeuring en betaling. Hierdoor kan de ontvanger op diverse posten besparen (handelingen worden sneller verwerkt, betalingen verlopen sneller, kortingen vallen hoger en scanningskosten vallen lager uit). Elektronische facturering is dus in het belang van zowel de ontvanger als de verzender (de leverancier).
In de geavanceerde vormen van elektronische facturering zijn er tal van standaarden in omloop. Een gemeenschappelijke EU-standaard (of universele standaard) ontbreekt vooralsnog. Sommige standaarden behelzen dat de factuur rechtstreeks tussen de factureerder en de ontvanger van de factuur wordt verzonden (bilaterale oplossingen of "point to point"-verbindingen) terwijl bij andere voor de uitwisseling van de facturen een externe dienst wordt ingeschakeld (oplossingen met gebruikmaking van een tussenpersoon of een "hub"-model).
10791/09
las/LAS/sv DG G I
3
LIMITE L
"Point to point" A - verkoper
B - koper
"Hub"-model A - verkoper
Factuuruitwisseling (door bv. een bank aangeboden dienst)
B - koper
De "point to point"-oplossing gaat gepaard met, bij voorbeeld, EDI en factureringsportalen/web-EDI. In het "hub"-model biedt een tussenpersoon als dienstverlening het sturen en in verschillende formats converteren van elektronische facturen aan. Eén handeling kan langs verscheidene "hubs" verlopen.
Zijn de delegaties het ermee eens dat de verschillende vormen van het verzenden van facturen langs elektronische weg die hierboven worden beschreven, onder de vigerende btw-richtlijn vallen?
III. In de vigerende situatie aan het licht gekomen problemen Doordat er verschillende standaarden voor elektronisch factureren in omloop zijn, moet er geïnvesteerd worden in specifieke technische oplossingen voor de gegevensuitwisseling tussen ondernemingen. Dit alleen al vormt een last voor het bedrijfsleven en belemmert het gebruik van e-facturering. Daarnaast vormt de verplichting tot digitale ondertekening in sommige lidstaten een extra belemmering voor het gebruik van e-facturering, waardoor ondernemingen, en in het bijzonder ondernemingen die handel voeren met ondernemingen in andere lidstaten, voor extra kosten komen te staan. Ook al is de software voor digitale ondertekening in de lidstaat waar de verplichting geldt niet duur in de aanschaf, dan nog brengt die verplichting voor een elders gevestigde onderneming niet te verwaarlozen kosten en complicaties met zich mee.
10791/09
las/LAS/sv DG G I
4
LIMITE L
IV.
Door het voorzitterschap bepleite verdere gang van zaken
Het voorzitterschap geeft in overweging om artikel 233 te behouden maar anders, namelijk technologisch neutraal, te formuleren. De tekst dient zo te worden geformuleerd dat er voor het verzenden van facturen langs elektronische weg geen specifieke techniek voor het waarborgen van de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen wordt vermeld. Het bewijs dat dit criterium wordt nageleefd, moet worden geleverd door de bij de handeling betrokken partijen (verkoper, koper en eventuele als "hub" fungerende tussenpersonen). Onder "inhoud van de factuur" moet de bij de btw-richtlijn voorgeschreven inhoud worden verstaan. Het komt erop neer dat het verloren gaan van informatie bij het converteren van een elektronische factuur in een andere format toelaatbaar is, voor zover het geen uit hoofde van de btw-richtlijn voorgeschreven informatie betreft. Dit lost een probleem op dat momenteel rijst voor tussenpersonen die werkzaam zijn voor uitreikers en ontvangers van elektronische facturen waar deze uiteenlopende formats voor het verzenden, respectievelijk in ontvangst nemen van facturen hanteren. De informatie die verloren gaat, dient geen btw-doeleinden.
De in overweging gegeven tekst biedt de mogelijkheid om methodes die thans in de lidstaten worden gebruikt, zoals elektronische handtekeningen en EDI, ook in de toekomst te blijven benutten. De gangbare methodes kunnen door de partijen die er gebruik van maken, worden aangemerkt als aanvaardbaar voor het waarborgen van de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur. Aldus kunnen de investeringen die wellicht zijn gedaan om nationale standaarden voor een veilige overdracht van informatie langs elektronische weg te bewerkstelligen, toch hun nut bewijzen.
De delegaties wordt verzocht zich uit te spreken over de gegeven toelichting en over de hierna gepresenteerde ontwerp-wetgevingstekst.
____________________
10791/09
las/LAS/sv DG G I
5
LIMITE L
BIJLAGE "Artikel 233
[...] Elektronisch verzonden of ter beschikking gestelde facturen worden door de lidstaten aanvaard, mits de uitreiker en de ontvanger van de factuur, in het systeem dat zij hanteren, de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur in alle fasen van het proces kunnen waarborgen […]. Onder "integriteit van de inhoud" wordt verstaan de bij deze richtlijn voorgeschreven inhoud.
[...]"
____________________
10791/09 BIJLAGE
las/LAS/sv DG G I
6
LIMITE L
