-VERTROUWELIJK-
Second opinion Beoordeling e n toetsing v a n auditrapportages
ING
Datum 30 november 2011
Inhoudsopgave 1.
BING
3
2.
Aanleiding en doel van de opdracht
3
3.
Door BING verrichte werkzaamheden
4
4.
Toetsingskader
5.
Leeswijzer
6.
Quick scan rechtmatig gebruik van regelingen
6.1 6.2
Quick scan Werkzaamheden auditors
,.
j "~
-
Inhoudelijke beoordeling rechtmatig gebruik van regelingen Werkzaamheden auditors
7.1.1
Steekproef
7.1.2
Onderzoek best udeerde post en ^
7.2
Woonsituatie b u r g e m e e s t e r , ; ^
«v
Auditrapportage
7.2.3
Beoordeling Verhuiskosten
7.3.1
Auditrapportage
7.3.2
Bevindingen
rįļļt
7.3.3
Beoordeling
'
7.4
Pensionkosten
7.4.1
Auditrapportage'
7.4.2
Bevindingen
7.5.1
yWïïitrapportage
7.6 7.6.1
įm
:
^ *
;
^ ~
,
9. 10 .
t»*e
| 5
íjt; '
-*
ļ
1 14 15
,.
15 15
å
*" *
1
«
.™
19
jgjį
20
*
20
...^ .3*
Taxiritten
20
: ? ;
" į
*
21
,
22
, » -.
ę
21 jĝ
R e p r e s e n t a t i e e n attentie
8. 8.1 8.2
Samengeva t Quick scan Inhoudelijke beoordeling rechtmatig gebruik van regelingen t To slot
'
f-'
7.6.2
9.
8 9
m.
PP*
1 Overige declaraties/facturen 1
" h ]İ ;\
.m
Beoordeling
ī Ä
9
įŕÿ #
8
s*-.
įSiį
Kosterrwcon-werkverkeer
Beoordeling:
— '
ļŞļf
7.5
^ Bevinding
; ľ
8 ŵ
J İ
1
7.4.3
7.5.2
ţ
a
s v m r
6 ^
—
™
i
6
ï?
ŗ ;
»
-
.
6 |;.
-
4
' - 4 5
'
s ļ
7.3
7.5.3 ^
J
\..
y
:
Ľ
ţ g
Bevinding
' *
4
7.1
7.2.2
;
'*
7.
7.2.1
;
4
~—
23 25 25 25
ŵ
25
Bijlage: Toet singskader
Rapportage Gemeente Oosterhout
| 30 november 2011
Į 2
Vertrouwelijk Gemeente Oosterhout T.a.v. Postbus 10150 4900 G B O O S T E R H O U T
Amersfoort, 30 november 2011
Betreft: Rapportage second opinion
G e a c h t e heer O p uw verzoek hebben wij een second opinion verricht voor de gemeente Oosterhout, zoals is vastgelegd in d e opdrachtbevestiging d.d. 14 oktober 2 0 1 1 . Hierbij rapporteren wij o n z e bevindingen.
1.
BING
BING -
afgeleid van
Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten -
biedt
Nederlandse gemeenten
gespecialiseerde adviesexpertise, onderzoeksexpertise en een vraagbaakfunctie aan op het gebied van integriteit. Het bureau richt z i c h daarbij specifiek op gemeenten, wat borg staat voor specifieke branchekennis, verdieping van ervaringen en de mogelijkheid om duurzame relaties met de doelgroep te onderhouden. B I N G is een initiatief van de Vereniging van Nederlandse G e m e e n t e n ÍVNG).
2.
Aanleiding en doel van de opdracht
Recent is door een ambtelijke taakgroep een audit uitgevoerd onder de noemer 'rechtmatig gebruik van regelingen'. Dit onderzoek was opgenomen in het auditplan 2010. D e z e audit was specifiek gericht op processen en hierbinnen getroffen waarborgen rondom declaraties, uitkeringen, vergunningverlening, nevenfuncties en het betaatproces in zijn algemeenheid (het rapport 'Quick scan'). Naast het uitvoeren van d e audit, heeft een inhoudelijke toetsing plaatsgevonden op declaraties door middel van deelwaarnemingen en detailcontroles. Met betrekking tot het college zijn de declaraties beoordeeld zoals deze binnen het beheersproduct college zijn geboekt op verschillende kostensoorten. beoordeling' worden afwijkingen van regels en procedures weergegeven.
In
het
rapport
'Inhoudelijke
U hebt B I N G gevraagd o m : »
E e n review uit te voeren op de rapportage 'Quick scan rechtmatig gebruik van regelingen' en op basis van de daarin opgenomen gegevens e e n s e c o n d opinion te geven op d e conclusies en aanbevelingen;
»
E e n beoordeling uit te voeren op de geconstateerde afwijkingen
in de rapportage
'Inhoudelijke
beoordeling' en te adviseren omtrent de wijze waarop hiermee kan worden omgegaan en de wijze waarop besluitvorming kan plaatsvinden binnen de gemeente over de uitkomsten van de rapportages.
Baregü frtfegríreií BV Van Bseřzelaerlöon 34 3823 NS Ameisföũrì ĩ 033 2 0 4 300 F 033 24 74 301 info@bureQuiatepteīt.riI ww.baeūuînregrrlėīîJïí ļngesíhrevBn in bet handelsregister onder nummer 32104] 60
Door BING verrichte werkzaamheden
3.
Wij hebben met name de volgende werkzaamheden verricht: »
Kennisname en analyse van door u verstrekte documentatie met betrekking tot d e audit, waaronder bronmateriaal;
*
^
wm.
Kennisname en analyse van de relevante procedures en regelgeving, waarrrrmede d e conceptversies van de nieuwe gedragscodes zijn betrokken als referentiemateriaal;
*
Oriënterend gesprek met de betrokken auditor;
«
Het interviewen van de burgemeester (twee keer);
»
Het interviewen van de ambtelijk adviseur r e c h t s p o s i t i e ; ^
_
ì Ŵ
'
"
^
.J
r
»
Het interviewen van de budgetbeheeŗder representatie;
*
Het interviewen van de portefeuillehouder Onderwijs S C u l t u u j ÿ
""^
t
»
Het opvragen van informatie bij een beleidsmedewerkersĉollege voor A r b e i d s z a k e n / V N G ; ľ
»
Het analyseren van de bevindingen;
*
Het voorleggen van voor hen relevante bevindingen a a n betrokkenen (wederhoor).
4.
?rf,.
rijt
~ "
Toetsingskader e
A l s toetsingskader voor de second opinion-Lįis gebruik gemaakt van relevante wet- ĉņ, regelgeving en gemeentelijke codes. Fř^ ŗ». „^ , 3
Dit zijn: *
1
Gemeentewet;
m
—
f
ļ™
;
4.»
iľ
- SJ
*
Rechtspositiebesluit burgemeesters; r
a«
*
Regeling rechtspositie burgemeesters;
*
«
Regeling houdende w ļ t i g i n g j h van-jdie Regeling rechtspositie burgemeesters;
»
Vergoedingen Politieke Ambt|dragers;
*
Gedragscode vośř het college van Oosîerfļput.
Ä
„ ,
t
'
^ t;J
' "
^ v
#ļĪP
De relevante gedeelten v a s d e z e documenten zijnāls bijlage bij d e z e rapportagejiĝevoegĩl.
5.
Leeswijzer
^
In het hierna volgendş hoofdstutezal worden ingegaan op de 'Quick scan rechtmatig gebruik van èegelmgerí. Vervolgens zal de 'inhoudelijke beoordeĵļņg rechtmatig gebŘ j ik van regelingen' worden behandeld. Ten aanzien van beide interne rapportages, zal gem review worden gegeven van de werkzaamheden van de interne auditors en d e feitelijkheden die zij ín kaart tesÊben gebracht. Daarnaast zal bij de rąpjDprtage 'inhoudelijke beoordeling rechtmatig gebruik van regelingen' ook aandacht worden besteed a a n de beoordeling van de posten die door d e l ñ t e r n e auditors zijn uitgelicht.
6.
Quick scan rechtmatig gebruik van regelingen
6.1
Quick scan
De audit 'Quick s c a n rechtmatig gebruik van regelingen' betreft een z o g e n a a m d 213a-onderzoek, dat het doel heeft 'om inzicht te verkrijgen in de getroffen maatregelen dteţļpchţmatig gebruik van regelingen waarborgen bínnen de organisatie en het college'. Daarbíj heeft het onderzoek 'zich specifiek gericht op processen en hierbinnen getroffen waarborgen rondom declaraties^ uitkeringen, vergunningverlening, nevenfuncties en het betaalproces in zijn algemeenheid'. c Voor de second opinion heeft B I N G kennis genomen v a n het bronmateriaal dat door d e interne auditors (hierna: auditors) ter inzage ís gegeven. Relevant voor d e second opinion is de beantwoording van de vraag of het gestelde doel is bereikt en - in het verlengde daarvan - de gestelde onderzoeksvragen in de
Rapportage Gemeente Oosîerhout
į 30 november 2011
| 4
audit
op
eon
adequate
wijze
zijn
beantwoord.
Het
onderzoeksdoel is
hierboven
vermeld.
De
onderzoeksvragen die door d e auditors zijn gesteld, luiden a l s volgt: 'Algemeen: Zijn er gemeentebrede
kaders met betrekking
tot het rechtmatig
»
Wat geven de kaders aan en op welke gebieden
»
Zijn er voor het college afzonderlijke
*
Op welke wijze worden de kaders gecommuniceerd?
»
Hoe wordt intern gemonitord
voldoende
aanwezig
W rw
?"
regelgeving
»
Welke algemene
maatregelen
Welke specifieke
maatregelen
is van toepassing
er
uitkeringen,
vergunningverlening, B
tot het ĩechtmatig
sprake
bijzonderheden
op het
zijn er getroffen
gericht
s
gebruik van
^
proces?
van AÖ/IC zijn er getroffen binnen hettproces?
van regelingen? is
„
»»
Welke specifieke
*
i
met betrekking
regelingen? » -
:
~
;
™'
van de kaders/regels
waarborgen
:
opgesteld?
Daarnaast zijn voor vijf afzonderlijke onderwerpen zijnde^declaraties, nevenfuncties en het betaalproces de volgende vragen beantwoord» Zijn er binnen het proces
regeļmgen?
hebben deze^tìêtrekking?
kaders/regels
op naleving
gebruik van
op het waarborgen
?van liet
rechtmatig
gebruik
' van
reguliere
gerapporteerd?'
(sŕšřbijzonderde) p
*
a
interne
controle
„
ejp aan *
i
wie ^worden
eventuele
ít
"*-
T e n aanzien van d e werkwijze is in de irappojįage het volgende vermeldT 'De audit is uitgevoerd middels een quick scan:ďpor m^ewerker&įmn de afdeling BCA. Beantwoording de onderzoeksvragen heeft plaatsgevonden jaan de'hand van een documentenstudie, beoordeling procesbeschrijvingen en ^eert - aantaĵ^nteåŕiewsţWį,. ,), De bevindingen vanuit het onderzoek teruggekoppeld aan de personen die bij het onderzoek zijnjįştrokken.' ^
mn ^añ zijn
De auditrapportage"aevatvta^een inleidend hoofdstuk waarin onder andere doel en onderzoeksvragen zijn vermeld, een feitenrapportage (hoofdstuk 2) waacäij eeáŘ wordt ingegaan op^het gemeentebrede kader, w a a r n a de vijf afzonderlijke subjecten w o r d e n ^ b e h a n d e l d . Ā rapportage wordt afgesloten met e e n conclusiehoofdstulfe{hoofdstuk^wãar dezelfde onderverde|rig in ondėļ||erpen wordt gehanteerd. 6.2 Werkzaamheden auditors Z o a l s vermeld, heeft B I N G k e n n i s ^ g e n o r ^ n van het bronmateriaal, dat de input heeft gevormd voor d e ifconcept)auditrąpportage. V a n de gesprekken die door de auditors zijn gevoerd (overzicht in bijlage 1 v a n conceptrapportage), zijn verslagen gemaakt, d i e blijkens d e informatie uit de auditrapportage zíjn teruggekoppeld aan de geïnterviewden. Verder bevat het broríīfiateriaąjë de documenten/regelingen waarnaar în de feitenrapportage wordt verwezen. T e n aanzien van de bevindingen in de feitenrapportage en d e wijžë^waarop d e z e zijn geformuleerd, hebben wijgeen opmerkingen. De onderzoeksvragen die zijn gesteld zijn allen behandeld in de feitéflrapportage (hoofdstuk 2) en komen in hoofdlijnen terug in het conclusiehoofdstuk (hoofdstuk 3) van het quick scanrapport. Daarbij kan worden opgemerkt dat in het feitenrapport bij de vijf specifieke subjecten de separate vragen als subonderdeel zijn b e n o e m d ; dit is níet het geval bij d e 'gemeentebrede kaders' waar dėfantwoorden op de separate vragen in de tekst gezocht moeten worden. Opgemerkt moet worden dat in het conclusiehoofdstuk ook Ēgmbevsfingen zijn gegeven. D e z e aanbevelingen volgen naar d e mening van B I N G op e e n logische wijze uit d e bevindingen. E chter, over mogelijke aanbevelingen is in het inleidende hoofdstuk niet gesproken. Voor de zorgvuldigheid e n volledigheid is het g o e d dat het geven van eventuele aanbevelingen z o u worden vermeld in het inleidende hoofdstuk c.q. bij de doelstelling van de s c a n .
Rapportage Gemeente Oosterhouì
| 30 november 2011
Het geheel overziend is de quick s c a n , naar d e mening van B I N G , een zorgvuldig opgesteld document dat een adequaat handvat biedt voor de organisatie voor vervolgacties.
7.
Inhoudelijke beoordeling rechtmatig gebruik van regelingen :
De audit 'Inhoudelijke beoordeling rechtmatig gebruik"van regelingen', volgt op de quick scanffrhtrent de regelingen. Ten aanzien van het doel en de inhoud van d e z e audit, is în^de inleiding van d e rapportage vermeld:
^
'
:
1
.
'De audit rechtmatig gebruik van regelingen is gericht op de^lririchtmgÿvan prďSessen eą de daarin maatregelen ter voorkoming van onrechtmatig gebruik. Naast .deze audit heefí een inhoudelijke plaatsgevonden op declaraties door middel van deelwaamęjpļngew&n detailcontroles. De deelwaarnemingen en detailcontroles zijn uitgevoerd oī/er 2010 en het eerste řmlfjaaņ:2011, zowel de afdelingen/directie als het college in de selectie meegenomen. ^ De deelwaarnemingen de kostenpiaats
hebben betrekking
afdelingskosten
op de declaraties
zoals dezejşij
»
Reis- en verblijfkosten
«
Representatie
lokaal en mtęrlokaaF (43440
«
Overige goederen en diensten (4349,9)
en
ī
-
Met betrekking tot het college zijn de declaraties zijn geboekt op de kostensoorten: ~ ^ Reis- en verblijfkosten
-
Huren (43454)
»
Representatie
»
Verhuiskostenregeling
lokaal eminterięķaal
Hierbij zijn
en directie
onder
fr*
43441)
- en attentiekostens(43463)
«
alle afdelingen
zijn geboekt op de volgende kostensoorten:
getwffen toeīsĩng
ŝeoordegld,
^
^.
fS-
*''
zoals dezë'iS innen het beheersproduct
college
(43440 en 4344ľĘi'Ķ
"
'
-
'"
Ĩ J
. jį|
en attenties (43463)
J
A
^
(43470)
P
*
Vergoedingen
*
Overige goederen en diensten (43499) ~
woon- werkverkeer ambtļįéĩ.105ţįm ^
»
Doorberekeningen
^
»
Overige salariskosten
restaurant (46256 en 46257^
9
p.j
"
(41112)
ŵ
J
^
^
*tĩà
De resultaten uit bovenstaand deelwaarnemingen zijn tĥ^ĩonderiigg^nde rapportage weergegeven. De rapportage is opgesteld conform de uitgangspunten van de WOB (Wet**Openbaarheid Bestuur). Dit betekéĒďat degįęclaraties van directie, afdelingsmanagers en medewerkers oiet tot de individuele persoon moetenjsìc] kuŤWen worden herleid. j D e rapportage over het college wordt in overeeñstemmĘīĝ
3 met de uitgangspunten
van de WOB
zodat de deciaratiegegevens niet in de rapportage worden opgenomerwvoor zover de levenssfeer en/of het economische of financiële belang van het college in het geding komt' •- ,m
opgesteld persoonlijke
Zoals vermeld, zijn door de auditors zowel declaraties van de afdelingen/directie bestudeerd, alsmede declaraties van het college. Voor de s e c o n d opinion ten aanzien van d e z e auditrapportage is, op uw verzoek, ingezoomd op het bevindingengedeelte dat betrekking heeft op het college {hoofdstuk 3 in auditrapportage). ^ 7.1 Werkzaamheden auditors B I N G heeft kennis genomen van het bronmateriaal dat de auditors h e b b e n gebruikt voor de rapportage. Naast bestudering van de algemene kostenpiaats en (paragraaf 3.1 auqitrapp^rtage), hebben de auditors een detailcontrole uitgevoerd (paragraaf 3.2 auditrapportage). 7.1.1 Steekproef In de paragraaf 'detailcontrole' van de auditrapportage wordt in tabellen melding gemaakt van 65 bestudeerde posten (zie tabel 1). Naast d e z e posten zijn ook andere posten op detailniveau bestudeerd die
Rapportage Gemeente Oosterhout
30 november 2011
| 6
niet in tabellen zijn gevat. E e n voorbeeld hiervan zijn enkele posten bij het onderdeel 'overige goederen e n diensten' (paragraaf 3.2.6). In de rapportage is g e e n toelichting gegeven op de werkwijze ten aanzien van de k e u z e van beoordeelde posten. In de toelichting v a n de auditors is gesteld dat is gewerkt met e e n standaard steekproef, waarbij een selectie v a n alle posten îs genomen uit de postrepresentatiēţľlet cumulatief aantal posten/declaraties was volgens de auditors laag, hetgeen ertoe heeft geleld dat een relatief klein aantal posten is beoordeeld. In de rapportage valt te lezen dat een aanzienlijk deel v a n de beoordeelde posten betrekking heeft o p declaraties/kosten v a n de burgemeester. Dat het gros v a n d e posterpbetrekking heeft o p kosten/declaraties van de burgemeester, vloeit volgens de* auditors grotendeels voort uit de steekproef; relatief veel posten/declaraties binnen de steekproef betreffen posīen/decfãratiesŵn de burgemeester. a:. Waar de steekproef deels e e n verklaring biedt voor het grote aandeel van posten^yan de burgemeester, is er tevens e e n andere reden voor het feit dat er veel posten van de burgemeesģī zijn b ÿ i a n d e l d . Naast bevindingen uit d e steekproef, die logisch voortkomen uit d e scopeivan het onderzoek (deēlwaarnemingen en detailcontroles over 2 0 1 0 en het eeŗgte half jaar 2011), zijn er ook posten bestudeerd die hierbuiten vallen. Z o valt in de rapportage te lezeri"cTät ook wordt ingegaan op k o j j e n uit 2 0 0 9 A l s voorbeeld staat in paragraaf 3.2.1 (Reis en verblijfkosten lokaaĻen interlokaal) vermeld Wat 'de b e d r a g p i zijn berekend over v
de gehele periode mei 2009 septernjpeŗ 201 f . In een toelichting hierop is door de auditorsnet volgende gesteld. De b e | | | d i n g e n v a i r de oorspronkelijke steekproef, waarbij e e n aanzienlijk deel v a n deipośten voor rekening v a r y t e burgemeester kwam, zijn door de auditors teruggekoppeld aan de opdrachtgever (in c a s u : directeur Middelen S Dienstverlening). Daarbij waren er kosten die verband hielden met d ē ŵ o o n s i t u a t i j ř v a n de burgemeesterf hetgeen kosten waren die ogenschijnlijk sinds d e aanstelling van d e ^ u r ģ j m e e s t e r reeds gemaakt werden. O m inzichtelijk te maķeg wat de aard v a n deze kosten w a s , is ervoor gÜtozen ō m voor enkele p o s t e p h e t geheel aan kosten s i r p l de aanstelling van d e burgemeester in kĝart tel brengen.
„^
*
In de rapportage ontbreekt eentoelichtingeCiO;. onļļejbouwĩńg voor deze keuze. Het verdient aanbeveling om dit alsnog te doëfl
w
.
-
Tabel 1: overzicht aan bestudeerde Post
ïtaå
*
_
posten b/ijkenMabei/en
IB* in auditrapportage
Totaal aantal
m w r r
Reis en verblijfkosten lokaal (2010} *. R e i s e a verblijfkosten lokaaî(2011)
6 . "\ 1
ļ
W
GeePPopmerking
Opmerking
5
1
0
1
1
1 R e i s e n verblijfkosten Interlokaal | f p ( j )
15
1
Reis e n verblijfkosten interlokaal (2011)
12-
Representatie e n attenties (2010)
25
Representatie en attenties (2011)
6
3
3
65
35
30
W'
10 12į
5 0 20
In het begin v a n d e z e paragraaf werd ingegaan op het overzicht van bestudeerde posten (wel/niet opgenomen in e e n tabel). Opgemerkt moet worden dat bij enkele kostensoorten waar in tabelvorm e e n overzicht wordt gegeven v a n bestudeerde posten, wordt ingezoomd^op details die niet uit de tabellen kunnen worden afgeleid. Z o staat in de tabel over de reis en verblijfkosten 2011 (paragraaf 3.2.1) dat er é é n post is beoordeeld die behoort tot 'vergoedingen en declaraties dhr. [naam burgemeester].' Deze post betrof e e n rekening v a n ^ 204,61. Vervolgens is in de uitleg het volgende gesteld: 'de vergoedingen van de heer [naam burgemeester] hebben
ook in 2011 met name
betrekking
op de hotelovernachtingen
na
raadsvergaderingen (6 690,41).' D e z e opmerking impliceert dat op detailniveau is gekeken naar andere kosten die tot d e z e categorie kunnen worden g e s c h a a r d . Het verdient ^aanbeveling om hier een toelichting op te g e v e n , a a n g e z i e n dit de facto buiten de reikwijdte v a n de - in de inleiding v a n de rapportage verwoorde - opdracht viel.
Rapportage Gemeente Oosierhouí
| 30 november 2011
j 7
Ten aanzien van de in de rapportage genoemde kosten, kan het volgende worden opgemerkt. BIN G heeft enkele facturen/declaraties onderzocht die onderdeel waren van de detailcontrole van d e auditors. D e z e komen overeen met de gegevens in d e rapportage, waarbij in de rapportage de kosten exclusief btw zijn benoemd. 7.1.2 Onderzoek best udeerde post en In de uitgevoerde detailcontrole ís ten aanzien van de beoordeelde posten inzichtelijk gemaakţjshoe deze procedureel zijn verwerkt. Daarbij is bijvoorbeeld opgemerkt of de parafering^op e e n juiste wijze is verlopen. Daarnaast zijn in sommige gevallen de kosten door de auditors*getoetst a a n de;? hand van wet- en regelgeving, waarbij de auditors hebben gewerkt met toetsing;'naar de letter en naar de g e e s ť v a n de wet'. Daar in enkele gevallen sprake w a s van e e n grijs gebied ízîe ookparagrafen hierna),.,hebben de auditors gekozen om hun bevindingen voor te hoúden aan de V N G . ^ Ä
a
Door de auditors is niet gesproken met de betrokken collegeleden over d e audĩţbevindìngen. H i e r o v e u s door de bestuurlijk opdrachtgever gesteld dat de auditors de opdracht hadden om" s e c düsféiten in kaart te brengen. Naar d e mening van BING is het lastig om posten te beschouwen zonder daarbij de J l n t e x t in ogenschouw te n e m e n . Uit een oogpunt v a n 'fair pjay ' had B I N G het ook zorgvuldig gevonden als dit 'hoor en wederhoor' wel had plaatsgevonden ten aanzien jŞïň posten waarover opmerkingen gemaakt worden. ir
Ten aanzien van de detailcontrole z a l ' i n de į ^ l g e n d e paragrafen worden ingegaan op d e behandeling daarvan door de auditors, waarbij een s e c o n d dpTnion op hun bevindingen wordt gegeven. 1
7.2 Woonsituatie burgemeester .-* ^ E e n deel van de kosten die door de auditors zijr^beoordeeld, h c f f l í direct verband met het gegeven datdfe burgemeester nog niet woonachtig is in de gemeente Oosterhout. N a zijn aanstelling als burgemeester (Ö.ď. 11 mei 2009) is hij verhuiisd v a f f i N i l v a r e s i e e k naar Tilburg en medio 2012 z a l hij verhuizen van Tilburg naar Oosterhout. Voordat verderop įn d e second, opinio^ de«separate kosten behandeld zullen worden die verband houden metide woonsituatie, zal i i ř ä e z e paragraaf allereerst wordeij ingegaan op de şlfhuisplicht van de burgemeester, hetgeen in d e auditrapportage a ^ j r e m i s s e heeft gefungeerd in de beoordeling v a n de kostenposten. », . \ „,ŵ „. ;: ť;
7.2.1 Auditrapportage .. iľ';-i,1 In de auditfiapportage is over delwoon^ituatM van de burgemeester, het volgende gesteld: '(...) Hierbij is duidelijk^,geworden dat dSjburgemeester conforrmde gemeentewet zo snel mogelijk doch piteritjk Jïinneď^een jaār moet verivwzen naar de nieuwe werkgemeente. de gemeenteraad is bevoegd òrgaanĩom de burgemeester een eenmalige ontheffingÊF verienen voor de verhuispücht. Deze ontheffing kent een maximale periode van 1 jaar, In verband met deze verhuispiicht kan.de burgemeester aanspraak maken op een aantal vergoedingen: .j *
Kosten
*
Pensionkosten
woon-werkverkeer o
o
(90 Â tot maximaal 50 A van de bezoldiging)
ļîlL
« Verhuiskosten Conform het rechtspositiebesluit burgemeesters is er geen maximale periode vastgelegd gedurende welke de burgemeester aanspraak kan maken op kosten woon-werkverkeer^en pensionkosten, in de geest van de gemeentewet zou hieraan een termijn van 1 jaar na aanstelling kutmèn worden gekoppeld. Deze termijn wordt in de wetgeving echter niet vastgelegd. Uit aanvullende informatie van de VNG is gebleken dat met ingang van 1 oktober 2011 nieuwe regelgeving van kracht wordt. De maximale periode voor alle genoemde kostenvergoedingen wordt dan vastgesteld op 2 jaar mede vanwege de huidige matige verkoopbaarheid van de woningen. Dit betekent dat de burgemeester met ingang van ,í oktober geen recht meer heeft op vergoeding van woon-werkverkeer, pensionkosten en mogelijke verhuiskosten aangezien de periode van 2 jaar is verstreken (aanstelling 11 mei 2009). Omtrent de periode van 11 mei 2010 tot 1 oktober 2011 bestaat geen eenduidige regelgeving. Conform de letter van de wet is er geen beperking om de in die periode gemaakte kosten te declareren, echter conform de geest van de wet en de recente aanvulling door de VNG kunnen hier wel vraagtekens bij worden geplaatst. Bij toepassing van de geest van de wet
Rapportage Gemeeníe Oosterhout
| 30 november 2011
| 8
(vanwege verplichte verhuizing binnen 1 jaar) moet worden afgevraagd pensionkosten
en reiskosten
(naast het genoemde ook paragraaf
of recht bestaat op vergoeding
vanaf mei 2010. In totaal gaat het daarbij om é" 2.279,15
bedrag in paragraaf
3.2.1) en C 1.513,35 aan vergoedingen
aan
van
pensionkosten
woon-werkverkeer
(zie
3.2.5)."
7.2.2 Bevinding S ra Voordat wordt ingegaan op het 'recht' op de vergoeding van specifieke kosten, z a l eerst de v p ì ü i s p l i c h t worden behandeld. De Gemeentewet schrijft over de verhuispiicht het volgende voor: "Artikel 71 1. De burgemeester
W heeft zijn werkelíjHe woonplaats
meer dan een gemeente,
in de gęmeente
in een van die gemeenten.
2. De raad kan voor ten hoogste woonplaats in de gemeente
een jaar
te hebben."
ontheffing
^
of, indien hij burgemeester
is Wan
'
věrlenen
van de verplichting
^
am de
werkelijke
™r-
Z o a l s in de auditrapportage terecht wordt opgemerkt, wordt in de Regeling rechtspositie burgemeesters geen maximale termijn van vergoeding voorgeschreven. De relatie t u i s e n artikel 71Gemeentewet en de praktijk in Oosterhout is in gesprekken met BlřîG behandeld. De burgemeester heeft hierover verklaard: "Bij wet is niet vastgelegd wat de ruimte is má het eerste jaar. Het eni^^lternatief įļĝţ rest is ontslag. Ik heb dit voorgehouden aars wie gerrmmteraad, die djrect aangaf dat dit n/eľŢh Rage'
eigenlijk was. In
september 2010 heb ik het jaargesprek gehadWMt de raad, diĘaangąģģat zij er geen problēem in zagen. Een maand later heb ik ook een gesprek gehad met dĘjį&dK die er op eenzeifde^manier in stond. Het was duidelijk dat ik een stuk grond had aangekocht en dat het eest kwestie van tijd zou zijn voordat ik ín Oosterhout zou wonen. In de tussentijd 'woon ikTin ĩĘlburg hetgeen prima bęreisbaar is. Dit alles beteĩ&ht dat er thans sprake is van intrinsieke toestemming door zowel de gemeenteraad als de CdK dať'de burgemeester niet woonachtigiis in Ooşterhout. F ormeel toestemmen intrinsiek wordt er mee ingestemd." ^ r;* -msm *
kan de gemeenteraad í—
De huidig portefeuillehouder Onderwijs en Cultuur heeftMerover a a n g e g e v e n F "(...) F eit is dat de burgemeester nqg niet in Oosterhout woonkat de gemeenteraad daar kennis van heeft (lees: impliciet goedķeurig
niet,
maar
g
dąar kosten aan verbonden aaĘgeeft)."
zijn en dat
De P&Oadviseur van het Coļįege (ambteļįįķ adviseur rechtspositie^, heeft over de woonsituatie gesteld: "{...) Het enige dat de -xaad had kunnen doen na het eerste jaar, was hem ontslaan.
Dat is niet
waardoor er feitelijk een gedoogsituatie is ontstaan waarin de gemeenteraad toestaat dat de nog niet in Oosterhout woont (thans in de wetenschap dat zijn huis wordt gebêÿwd)."
gebeurd,
burgemeester
7.2.3 Beoordeling ~ De Gemeentewet schrijft niet voor wat de mogelijkheden zijn voor deļŞerneenteraad n a een eerste jaar v a n ontheffing {artikel 71). Ten a a n z i e n van de discussie omtrent 'de g e U t of de letter van d e wet', stelt B I N G vast dat het bevoegd orgaan impliciet de woonsituatie van de burgemeester gedoogt, in afwachting van zijn aanstaande verhuizing naar Öosterhout. D e z e constatering staaj^ los van de beoordeling van d e afzonderlijke kostenposten, die hierna worden behandeld. | B 7.3 Verhuiskosten Door d e gemeente zijn kosten betaald voor d e opslag van inboedel vaWde burgemeester. N a zijn vertrek uit HiIvarenbeek (augustus 2009) heeft de burgemeester zijn inboedel opgeslagen bij een opslagbedrijf in B r e d a . De transport en opslagkosten hiervan zijn door het opslagbedrijf aan de gemeente gefactureerd en uitbetaald. Daarnaast heeft d e burgemeester een overeenkomst gesloten met de gemeente voor de huur van e e n gedeelte van de oude brandweerkazerne, alwaar hij spullen heeft opgeslagen. De hieraan verbonden kosten komen voor privérekening van de burgemeester.
Rapportage Gemeente Oosterhout
ļ 30 november 20Ī1
j
9
7.3.1 Auditrapportage
Ten aanzien van deze kosten hebben de auditors gesteld: '(...) Dit betreffen Volgens
de
de maandelij kse
kosten van circa ê 175 voor de inboedeiopslag
verhuiskostenvergoeding
artikel
3
'Regeling
rechtspositie
van de
bmgemeesters'
burgemeester. heeft
een
burgemeester recht op een vergoeding voor 'andere direct ļ ş | İ de verhuizĘgí voortvloeiende kosten, waaronder begrepen de kosten van inpakken en uitpakken van breekbare zaken tot maximaal ţĚ5ī445' (lid b). De inboedeiopslag
wordt beschouwd
in dit kader van dit lid b. Uit gesprekken
met P&O is gebleken
dat
nadere informatie bij de VNG is ingewonnenover de uitleg van dej įegeis ten aanzien van de vergoeding van de verhuiskosten. Uit de overlegde stukken blij kt dat twee maal aanspraak gemaakt kan Wórden op de betreffende vergoeding. De eerste maal als sprake is vaMiijdelijkei-Ĵĩuisvestìng van de burgemeester. De tweede maai ais definitief een woning wg/dt betrokken. Uit ons onderzoek
is niet gebleken
1
dat de burgemeester
expliciete
vanwege de
verhuispiicht W í
is vę/leend
door
de
gemeenteraad om niet te voldoen aan de verhuispiicht (1 jaar na aanstelling). * ~ W Daarnaast is tijdens het onderzoek niet gebleken dat er specifieke afspraken zijn vastgelegd
toestemţğUg
over
de
verschillende vergoedingen na aanstelling en na verloop van de eenjaąrstermijn. De burgemeester hewft na aanstelling in Oosterhout zijn woning in Hilvarenbeek verkocht en tijdelijke huisvestirĘigevonden in Tilburg. De inboedel is opgeslagen in Breda. Uit de,regelgeving en de nadere uitleg van Se VNG blijkt dat een burgemeester maximaal op 2 momenten aanspraak heeft op een verhuisvergoeding. Bij het betrekken van een definitieve huisvesting in de werkgemeente (artikel 31.1 Besluit recfóēpositie burgemeesters) betrekken van een tijdelijke huisvesting (artikel 31.3 Besluit įechtsposih'e burgemeesters^ De
en het tijdelijke
huisvesting moet aldus de VNG worden uitgelegd ais tijdelijke huisvestíģĝ in de werkgemeenĩe. Aangezien de burgemeester zich nog niet heeft gevestigd in de werkgemeente, zou naaide letter van de wet geen recht bestaan op vergoeding van dē verhuiskosten aangezien niet is voldaan. Dit zou betekenen dat dè^burgemee&r geen de totale kosten van Ŝ6.3Ĵ2,63. Hierbij is rekening-gehouden als volledig compensabeWbtw^ĩsţgeregīšīreerd en geclaimd bij Daarentegen kan op basis van de aanvulbsnde îįįļ&rmatimvan
aą^de voorwaarde van tijdelijke huisvesting reMÌt zou hebben gehad op vergoeding yak niet de doorWe gemeente betaalde btw dĩe het BCF . ţ de VNG en de wettelijke grondslag ook
worden afgevraagdįÊ naar de geest van deljket déřŘosten van transport en óplŝJag inboedel kuĘF en worden gezien als kosten verband houdende met de definitievęÿterhuizing naar Oosterhout. indien dit laatste het geval is dan zouden de^yolgęnde kosten kugmen worden vergoed (artikekS Reĝeüng rechtspositie burgemeesters):
pr
»
Transportkosten'van
*
AndereWrect
~ *
inboedel naar nieuwe woning
uit de verhuizing
voSrtvloēiende
: ;
. --.-^
kosten (mäkimaal
Hj..: ê 5.445)
* Kosten in verband met dubbele wóonlaįţen (4 máánden ŝ 272,27) **" Uit dei beoordeelde facturen blijkiS'ĵdat ŐW burgemeester kosten heeft gemaakt voor het transport van inboedel naar opslag in Breda en vervolgens voor opslag, van inboedel. Deze kosten moeten aldus de VNG alle worden aangemerkt als 'andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kçsten', waarbij een maximum geldt van C 5.445. Uit raadpleging van de administratie blijkt dat de factoĩen voor transport en opslag rechtstreeks, aan de gemeente Oosierhout in rekening-şijn gebracht. Ook deze facturen zijn door S&O/F A verwerkt en uitbetaald zonder periodieke toetsing door P&O aan regelgeving. Daarnaast is door rechtstreekse facturering aan de gemeente de btw onterecht alàįvolledig compensabel vastgelegd en geclaimd bíj het BCF . In totaal is een bedrag van ŝ 6.912,63 betaald aan transport, Toepassing van de geest van de wet (zie hiervoor) zou betekenen dat de burgemeester
opslag en btw. geen recht zou
hebben op het overschrijdende bedrag van ë 1.467,63. Indien de g^ğţt van de wet in deze wordt gevolgd, kan daarbij wel worden afgevraagd of naast de aanspraak op dezhwerhuiskostenregeiing ook recht blijft bestaan op vergoeding van reiskosten en pensionkosten. Verhuizing zou immers betekenen gebruik pension en geen kosten voor woon- werkverkeer gemaakt behoeven ,te yvorden. (...)
dat er geen
Ä
Tijdens
verschillende
gesprekken
binnen
de ambtelijke
organisatie
is naar
voren
burgemeester, naast de hiervoor genoemde opslag, ook gebruik maakt van de oude voor opslag van meubelen etc. Uit nader onderzoek is gebleken dat hier een overeenkomst tussen de afdeling S&O en de heer [naam burgemeester] en dat er maandelijks
gekomen
dat de
brandweerkazerne voor is gesloten
een bedrag wordt
betaald
van e 50.'
Rapportage Gemeente Oosierhout ļ 30 november 2011
j 10
7.3.2 Bevindingen De burgemeester heeft over het feit dat de gemeente de opslagkosten van zijn inboedel vergoedt, het volgende verklaard: "Ļ..)Toen ik eind juni 2009 mijn woning in Hilvarenbeek had verkocht, werd ik geconfronteerd met de vraag waar ik mijn spullen zou opslaan. Ik zou slechts een klein gedeelte van mijn spullen kunnen meenemen naar Tilburg, waardoor ik de rest zou moeten opslaan. Ik heff~hierover een gesprek gevoeįd met de toenmalig gemeentesecretaris, de heer [naam toenmalig gemeentesecretaris]. Hij vertelde mij dat hij ditzelfde 'probleem' had gehad. De gemeentesecretaris vertelde mij^dat ik de spullenĴn een opslagruimte zou kunnen bewaren, waarbij de kosten xļedekt zoudem worden uit de verhuiskosfenregelľng (regeling rechtspositie burgemeesters, artikel 3, onder b). Dit gold ōok voor-het inpakken en verhuizen vangļeze spullen (artikel 3, onder a). Aangezien er in Oosterhout geen verhuisbedrijf en geen opslagbedrijf wasŢheb :
ik besloten de spullen te stallen in Breda."
M ïa
|||
Uit onderliggende stukken is gebleken dat de facturen op basis waarvan d e auditors de totaalbedragen voor verhuiskosten hebben berekend, zowel transportkosten van de inboedel naar de opslagruimte in Breda, als opslagkosten bevatten. De transportkosten bedroegen C 1.449,14 (exclusief btw) en de opslagkosten C 4.367,78 (exclusief btw). Het totaalbedrag dat is uitgekeerd aan het opslagbedrijf ļ p s C 6.912,63. Uit d e auditrapportage valt af te lezen dat volgens de informatie van de V N G (september 2011) beide kosten (transport en opslagkosten) behorerţ.tīt artikel 3 lid b, hetgeen betekent áat zij gekoppeld zijn aan e e n ;
maximum bedrag.
' ^
*ì.-k
ķì^i
J:é
In artikel 3 van de Regeling rechtspositie burgermesters, waar.de V N G ? z i c h op baseerde, is ten aanzien van de verhuiskostenvergoeding, gesteld: |ffe *™ 'De verhuiskostenvergoeding, burgemeesters betreft:
bedoeid -..^
iñ ;
anīkW 31^eerste j
p..-
eŝ^derde ^ .
lid, van het -4"
Rechtspositiebesluit
a. het bedrag van ote transportkosten voor het vervòąr vamnboedeĵ naar de nieuwe woning; b. andere direct uiÉde verhuizing voortvloeiende kosten, waaronder begrepķn de kosten vaďhet in- en uitpakken van breekbare zaken tot een maximum vaŕįįŝ5.445; ,-| c. kosten in verband met*dubbete woonlasten toté&axirrīaal C 272,27per maanòWn gedurende een periode van ten hoogste vier maanden.' | I P Äļj Ten aanzien* van de termijn waarbirtnen deze kosten gemaakt kunnen worden, bood d e oude regeling rechtspositie burgemeesters g e e n duidelijkheid. De recente circulaire (Staatscourant nr. 20112000530735) biedt dRTduidelijkheid w e l . Blijkensįd& circĒfaire luidt artikel 3 van d e 'Regelingrechtspositie burgemeesters' thans: . ""' t . r
'Artikel 3 ~" JŴ. 1. De verhuiskostenvergoeding, bedoeld in artikel 31, eerste en derde lid, van het Rechtspositiebesluit burgemeesters, betreft het bedrag van: a. de kosten voor het transport van de bagage en de inboedeiwån de betrokkene en zijn gezinsleden naar de nieuwe woning, waaronder begrepen de kosten van het m~ en uitpakken van bagage en inboedel; b. andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten, waaronder begrepen de kosten van inrichting van de woning en tijdelijke opslag, tot een maximum van ŝ 5.8W, 46. 2. Kosten in verband met de aan- en verkoop van een woning en verbouwingskosten worden niet aangemerkt als kosten als bedoeld in het eerste lid. ļptįļ 3. Het recht op vergoeding, bedoeld in het eerste lid, vervalt -indien de verhuizing niet heeft plaatsgevonden binnen twee jaar na de dag waarop de benoeming als burgemeester in gaat' Ten aanzien van de inwerkingtreding v a n de regeling, stelt artikel V van d e circulaire: 'Deze regeling treedt in wertãng met ingang van 1 november
2011.'
Rapportage Gemeente Oosterhout
| 30 november 2Ũ11
ļ
11
In de artikelsgewijze toelichting op de circulaire is over de verhuiskosten het volgende gesteld: "(...) Ten tweede bestond
er in de praktijk
behoefte
aan een verdere uitwerking
van het begrip
'andere
direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten'. In het algemeen geldt dat de verhuiskosten in redelijkheid moeten zijn gemaakt, een relatie moeten hebben met de verhuizing en inzichteiijįqmoeten worden gemaakt. Het oordeel of de in het individuele geval gedeclareerde kostenşhor een verantwoordelijkheid van de gemeente." ~
vergoeding^'m aanmerking
komen, is
Door de auditors is contact gelegd met de V N G over d e v e r g o e d i n g e n de verhuiskosten. Door de V N G is de casus als volgt samengevat in het antwdbrd aan de a u d ļ ó j ë : j , , 'Burgemeester Burgemeester
is in mei
2009
benoemd
in gemeente
is in augustus 2010 om privéredenen
X. burgemeester
heeft bouwplannen
in gemeente^
verhwŜd naar gemeente Z. Burgemeester
ontheffing om langer dan 1 jaar buiten gemeente X te wonen. Burgemeester gemeente X. De burgemeester
woonde
in gemeente.X,
heeţ ook geen
heeft
Y.
geen
pied-a-terre4n
de realisatie gaat echTèr nog wel even
duren. Bij verhuizing verhuizing
in augustus 2010 van gemeentęjŕ'
van zijn inboedel
naar gemeente
vergoęįĻgekreģĩïn.
Bovendien
opslag. Naast deze kosten maakt de įįgįxļemeester worden voor 100X vergoed. Bovendien
gevallen
de gemeente
vergoed.
Daamaasřvntvangt
van ŝO,15JŲm de burgemeester
en wordt het ġēbruìk
en waĩmajįrin
van de
f 92,50 op basis van de lokale '
We toekomsWērgoed
de
m
W»; rechtmatig
voor
pensionkosten
fįī
P^ĨÍ
eefi reiskosĩįįįvergoeding
reiskostenregeling. Zijn deze vergoedingen
de kosten voor de de kosten
af en toe gebruik van een pension. Dęŗe
JSSÜ
krijgt de burgemeester
taxi in bijzondere
Z heeft burgemeester
vergoedt
¬
worgden?'
ķìķ
In het antwoord, dat d.d. ï f s e p l e m b e r 2011 dòor de V N G is geleverd, is ten aanzien vangerhuiskosten het volgende gesteld:
^ .
.
mm I!
. m.%
"'
I
„„ f ţ
'F
'De burgemeester heeft ten laste van de gemeentąğirecht op een verhuiskostenvergoeding bij zijn benoeming. Vanwege dewerpliohting om vanaf heĩ moment van aanvaarding i S n heF ambt de werkelijke woonplaats in de gemeente te hebben, is het niet altijd mogelijk direct al de definitieve woning te betrekken. Om die reden heefteen woning eh^vervoigens
burgeįįįester in dat geval ook rechtop een verhuiskostenregeling naar de tijdelijke naartoe definitieve woningMDe verhuiskosten betreffen in beide situaties: de
transportkosten van de inboedel en andere direct uit de verhuizįng voortvloeiende kosten. Het is aan te beveleĩ) in overleg met;de gemeenfļpíj een drietal verhuisondernemingen eejì offerte te vragen en daaruit een ke&ze te maken. Ďe factuur wordt door de] gemeente volledig vergoeď; Kosten voor opslag van de inboedel kunnen hieronder ook vallen. Wanneer een burgemeesterğĝąg woonlasten heeft van zijn verlaten woning, dan heeft hij gedurende vier maanden recht op een vergoeding varĩë 272,27 per maand. Voor de andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosteğį waaronder het in- en uitpakken van breekbare goederen, is het maximumbedrag e 5.445. Onder verhuiskosten vallen ook de kosten voor opslag van goederen indien er sprake is van tijdelijke huisvesting.' v-ŝ Naar aanleiding van het antwoord van de V N G zijn door de auditors aanvullende vragen gesteld, onder meer over de verhuiskosten. In het antwoord op d e z e aanvullende vragen is ten aanzien van verhuiskosten, het volgende m e e g e d e e l d :
a S
'
'(...) Kosten voor vervoer van inboedel naar opslag en opslagkosten ýāllenjmder direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten onder b. De nieuwe verhuiskostenregeling wordt óp dit punt helderder. Op basis van deze verheldering mag u ervan uitgaan dat dit ook onder de huidige regeling onder deze kosten valt. Het bedrag dat onder sub b (ê 5.445) staat is een maximaal bedrag. Zodra dit maximale bedrag is bereikt, kan er geen sprake meer zijn van vergoeding. De nieuwe regels gaan als het goed is per 1 oktober geiden. Hierbij ís geen sprake van terugwerkende
kracht. Er hoeft dus geen terugbetaling
plaats te vínden.'
Rapportage Gemeente Oosterhout
| 30 november 2011
ļ
12
D.d. 28 november 2011 heeft B I N G telefonisch overleg gevoerd met de senior beleidsmedewerker v a n het College voor Arbeidszaken van d e V N G . Met hem is hele c a s u s doorgesproken en ook verwezen naar d e eerdere correspondentie die door medewerkers van de gemeente met de V N G is gevoerd. De senior beleidsmedewerker berichtte ons "(...) dat de verhuizing van de inboedel van de burgemeester van Hilvarenbeek naar de opslagwimte van het verhuisbedrijf moet worden beschoxmd a/s transportkosten in de zín van artikel 3 lid 1 onder a. van de Regeling rechtspositřeįļurgemeesteĩswDe opslagkosten bij het verhuisbedrijf vallen onder artikel 3 lid 1 onder b. varf deze regeling en zijn derhalve aan het "gestelde maximum verbonden. Deze kosten dienen beschouwd te worden als . één verhuizing van de oude woonplaats naar de nieuwe woonplaats, meteen tussenstop bij de"opsiag. Omdat bij ingang van de nieuwe regeling per 1 november 2011 de termijn waarbinnen recĘįop vergoĝding bestaat is verlo/Mn, kunnen na deze datum geen kosten meer worden vergoed." ^ Ä I: J i m m
Gevraagd naar de eerdere correspondentie verklaarde de sèhioŵeJeidsmedewerker vervolgens schriftelijk: "Inderdaad is aan de auditors gemeld dat ook de transportkosten naar de opslag behdren tot de overige kosten. Het probleem kan zijn dat daardoor de financiële ruimte is verbruikt. We hebben hier natuurlijk te maken met een complexe en ook privacygevoelige zaak. (...) inmiddels is het dus 1 november geweest en heb ik enige nuancering in de interpretatie aangebracht. Ik kan mij dus voorstellenŞat de auditeurs een andere koers hebben gevaren." -. r' ĩm
Ten aanzien van de vergoeding van verhuiskosten is door de ambtehļföadviseur rechtspositie van d e gemeente tegenover B I N G aangegeven: .J ļ 'Ik heb over dit onderwerp contact gehad met de VNGąDeze situatie betrof eigenlijk een twee-traps-raket. De burgemeester is in eerste instantie veľhuisoŷÿì HįķarenbeeĘįļaar Tilburg, alwaar hij tijdelijk zou woņeg in afwachting op een huis in Oosterhout Dit huìs~wo'rďt4hans gebWwd en waņneer dat is opgeleverd zai hļį verhuizen van Tilburg naar Posţerhout Toen ļļe eerste verhuizingspeelde héb ik de VNG de vraag gesteld of de burgemeester recht ń a i ŵ p eén verĝoedinh voor zowel zijn eerste verhuizing,, ęls ook voor de verhuizing die later zpu volgen* Van de y ş ^ ĩ he|p#ŗ begfepen dat hij tweemaal aanspraak zou kunnen maken op verhuisňffsten.^ļervoigens heHÈz de ourgemeester gezegd daĻde opslagkostelf daaronder konden worden geschaard. Sindsdien is er blijkbaaj elkįgįpaand een rekening gestuurdmaar de gemeente voor deze opslagkosten, ze^ieb Ik kunnen lezen irí'de rapportages (...) # Ik heb laatst vernomen dat de burgemeester een afspraak zou hfìbben gemaakt met de voormalig gemeentesecretaris over ver/j&iąkosten. D^ze afspraak ' s Ä p í op scĥmt gezet. U vraagt mij wat ik ervan vind dat eeWďergelijke mogelŷke afspraak niet is vastgelegcTln zijn algemeenheid vind ik dat niet slim.' rĩ
Door de budgetbeheerder Representatie fiNver de vergoeding van de verhuiskosten, het volgende gesteld: r
?
E
to
ŕäŞS"
"(...) Of er de opslagkosten weet ik dat ik op enig moment een factuur heb ontvangen voor de inboedel. Ik wist niet of deze kosten voor rekening van de gemeente waren, waarna ik contact heb gezocht met (naar ik meen) denbeer [naam gemeentesecretaris] of de fteerįhaam ambtelijk adviseur rechtspositie]. Ik kreeg te verstaan dat deze kosten vergoed zouden worden. Later heb ik nog een keer contact gehad met de heer [naam gemeentesecretarisļ/cfe heer [naam ambtelijk adviseur rechtspositie], over de vraag hoe lang die kosten vergoed zouden worden. Hieruit volgende dat de burgemeester na zijn eerste jaar als burgemeester de gemeenteraad had geïnformeerd dat het 'nog even zou duren' voordat hij in Oosterhout zou wonen. Doordat de gemeenteraad dit accepteerde, heeft men in feite į impliciet akkoord gegeven aan de woonsituatie van de burgemeester, met de daaraan verbonden kosten." A a n g a a n d e de periode dat d e gemeente de kosten v a n d e opslagkostHi/venbuiskosten vergoedt, heeft d e burgemeester voorts verklaard: "(...) Dat ik vanaf 1 november jl. geen aanspraak meer maak op verhuiskosten, is mij duidelijk. Ik heb ook al tegen de afdeiing waar de factuur voor de opslagkosten binnen komt, aangegeven dat zij de volgende facturen moeten doorsturen naar mijzelf. Vanaf nu zal ik die kosten zelf betalen. U legt mij voor dat dít ook
Rapportage Gemeente Oosierhout
| 30 november 2011
|
13
geldt voor de toekomstige
verhuiskosten
wanneer ík mijn woning in Oosterhout zal betrekken.
Daar ben ik
mij ook van bewust." Ten aanzien v a n de opgeslagen goederen, heeft de burgemeester in het gesprek met BING aangegeven dat recentelijk (september 2011) de omvang v a n d e z e goederen is gesionkenj;{vąn 1,5 container naar 1 container). D e z e afname in omvang is terug te zien in het geff||äreerde b e d i l p d a t het opslagbedrijf in rekening heeft gebracht bij de gemeente, z o valt h e ľ ült het dossier van de auditors af te íeicpñ (kosten september 2011 liggen lager dan in voorafgaande maanden). Met deze^ herschikking zíjn volgens de burgemeester kosten gepaard gegaan dię.jiij zelf heeft betaaldĩ^Dit heeft de burgemeester vooraf ook kenbaar gemaakt aan de gemeentesecretaris, die dat tegenover B I N G heeft beaamd. I' In d e auditrapportage is melding gemaakt v a n gebruik v a j gemeentelijke opslagruimte d o o f de burgemeester. T e n aanzien van dit gebruik, is door de burgejneester opgemerkt dat de opslagruimte die hij in Breda h a d niet afdoende bleek om al zijn spullen op te"slaan. Hierop is iijfdecembex 2009 doorde burgemeester contact gelegd met de toenmalig portefeuillehouder Middelen. HIJ heeft hierover tegenover BING verklaard: ^ ?
"ik vroeg hem of er mogelijk een ruimte was die ik zou kunnen huren. īk heb daarbij zelf de voormalige BBkelder onder de oude brandweerkazerne voorgesteld. Dit was volgens hem mogelijk. Vanzelfsprekend heb ík aangegeven dat ik ervoor wilde betalen. Ik heb toen een bruikleenovereenkomst getekend, die ook ter sprake is geweest in het College. Per maanditoetaal ik C 50 voor de opslaġmdaar." í Door de burgemeester is de bruikleenovereenkomst aan B I N G o v e r g e l e g d . Het betreft een overeenkomst die is ingegaan d . d . 16 januari 2010 voor önbepaaldetojd, met dien verstande d i t zowel de gemeente als de gebruiker (in c a s u : burgemeeiter) ,dş o f ę ŵ e n k o m s t kar^beèindigen (opzeggingstermijn van eej^ maand). N a m e n s de gemeente is de overeenkl^sŵndertekeĪTcP door d e Ï afdelingsmanager Serviceieih Ondersteuning. ..^ ^ ļ aw . 7.3.3 Beoordeling |E: Verhuiskosten worden vergoed indien z f . aan enkele voorwaarden voldąën, zo valt te lezen in d e artikelsgewijze toelichting o p de circulaire. Naar de mening van BING voldoen de kosten die door het opslagbedrijf zijn gefactureerd aan de g e m e e n t e p a a n dè criteria zoals omscrSeven in d e artikelsgewijze toelichting. Getoetst a a n d e nieuwf^Regeling rechtspositie bűrğemeestsrs (inwerkingtreding 1 november 2011} is duidelijïţ Bat bij deìxÉŞhuiskosteigf-die gemaakt į ļ į į t , onderscfeid kan worden gemaakt tussen transportkosten (artikel 3.1a) ėrropslagkosten ( a r t i k e l Ş . l b ļ / Õ p basis van de geldende regeling kan worden gesteld dat de t r a n s p o r t k o s t e n ^ iet gekoppeld zijn aan e e n maximumbedrag (3.1a), iets dat wel geldt voor d e opslagkosten (3.1 b | Daarbij maet opgemerkt worden dat de-burgemeester aanspraak maakt o p e e n vergoeding voor transportkosten, in geval v a n VerhuizţnjĻnaar de nieuwe woning' (artikel 3.1a). Met d e nieuwe- woning wordt verstaan de woning m d e weTCgemeen^; Zoals hierboven beschreven, is in onderhavige c a s u s d e burgemeester nog niet verhuisd naar een woning in de werkgemeente. De verhuizing v a n de burgemeester vanuit Hilvarenbeek naar (uiteindelijk) zijn werkgemeente, kan echter naar de mening v a n B I N G gezien worden als eén verhuizing, waarbij in de verhuisbewegmg een tussenstop is gemaakt (opslag v a n inboedel in Breda). D e transportkosten die reeds zijn gemaakt m het kader v a n d e verhuizing naar - uiteindelijk ~ de werkgemeente, kunnen derhalve gekwalificeerd worden als kosten waarop aanspraak voor vergoeding bestaat, bezien vanuit artikel 3.1a. :
Voor de beoordeling v a n de - door het opslagbedrijf gefactureerde -'verhuiskosten, betekent dit dat er e e n knip dient te worden gemaakt in de totaalkosten die de auditors in hun rapportage benoemen. Het totaalbedrag a a n s e c opslagkosten moet worden getoetst aan hejļjňaximum bedrag dat artikel 3.1b voorschreef (C 5.445). De totale gefactureerde opslagkosten (augusrŴŻOOg - september 2011) bedragen blijkens het dossier van de interne auditors in totaal C 4.367,78 (exclusief btw) en blijven daarmee onder het in genoemd artikel 3.1b aangegeven maximum. Voor de transportkosten noemt de regeling geen maximumbedrag. Daarnaast kan geconcludeerd worden dat vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe 'Regeling rechtspositie burgemeesters' (d.d. 1 november 2011), de burgemeester geen aanspraak meer
Rapportage Gemeente Oosterhout
| 30 november 2011
ļ 14
kan maken op verhuiskosten (vanwege de in artikel 3.3 genoemde termijn). Toekomstige facturen v o o r opslag en/of vervoer moeten door de burgemeester zelf worden vergoed. Het College voor Arbeidszaken van de V N G bevestigt zonder voorbehoud de hierboven weergegeven beoordeling door B I N G .
v.,;^
Ten aanzien van de huur van de brandweerkazerne, is in de auditrapportage gesteld dat tijdens verschillende gesprekken' is gewezen op de gehuurde o p s l a g . De vraag kangesteld worden wat de waarde is van deze passage, daar eruit gelezen kan w o r d e n dat er iets achtergehouden is. D e overeenkomst zelf kent geen opmerkelijkheden. W e l kan worden gesteld datļļM overeenkomst op g e s p a n n e n Voet staat met artikel 8.1 van de Gedragscode voor het college van Oosterfiout va#fēbruari4PĪ02, dat stelt dat gebruilfivan gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleindgn niet is toegestaan. 1 7.4 Pensionkosten ^ Sinds juni 2009 overnacht de burgemeester n a gemeenteraadsvergaderingen standaardzin e e n hotel in Oosterhout. Deze kosten worden door d e j j e m e e n t e betaald. -~m ^ Sp 7.4.1 Auditrapportage Ten aanzien van de 'pensionkosten' is in de?;auditrapportage, bij de toelichting op de tabel posten Reis en verblijfkosten lokaal 2010. het volgende opgemerkt:
'beoordeelde
'De vergoedingen voor de heer [naam burgemeester] betreffen met name (ć 1.857,45) kosten van overnachtingen en gebruik bar na raadsvergaderingen.Deze kosten worden voor 100 Z vergoed. Volgens o
o
artikel 4 van de 'Regeling
rechtspositie
bmgemeestĘsì
zouden
de pensionkosten
o
voor maximaal
90 Á
vergoeding in aanmerking komen, g ^ -ss.; ^ Overigens wordt opgemerkt dat de facturen van heÊäStel rechtsTSÊeks bij de gemeente worden ingediĘįį en door S&O/F A worden betaald. Er ís in díe zin geenşprake van het achterMdeciareren van onkosten van een privépersoon, maar het befãļen vameen fäctuurvoor hotelovernachtingen. Er vindt daardoor binnen de f
H
4
afdeling S&O/P&O geen toetsing regelgeving. Daar jmmt nog bijfdat
plaats, op reëĘspositie en'^conseguenties op •fiŝcale en de betaalde btw vanwege de toegepäŝįe boekingsgangĩ-Ws
sociale volledig
compensabel wordt geregistreerd en geclaimd bij het B0F . Aangezien geen sprake is^an uitvoering van een overheidstaak is diĻ onrechtmatig. De beMalde^tw op^de factuur dient darì ook, conform de regelgeving, als onkostenvergoeding aan de burgemeestefike woeden gezien waarbij de maximale vergoeding van 90 Zo van de pĘĘįionkostenjpoet worden toegepast. OĵĚįasis van juiste toepassing van alle m
o
regeigeving zou de burgemeester geen reent hebben op ê 477,31 (zijnde 10X van de totale kosten inclusief btw). Naast de kosten voor^ovemachtingen worden ook de kosten van de*bar gedeclareerd. Afgevraagd wordt oì deze kosten naar M leüem/.an deĩwet wel tot de pensionkosten gerękend kunnen worden, indien dit niet pet geväľis, dart zouden kóãtēn van ovenįįachtingen kosten bar voor een totaalbedrag van ê 644,35 niet vooï vergoeding in aanmerking komen. De Êedrageff'zijn berekend over de gehele periode mei 2009 1
september 2011.'
7.4.2 Bevindingen Door de auditors zijn de kosten voor de hotelovernachtingen gekwalificeerd als pensionkosten. In d e regeling rechtspositie burgemeesters was over pensionkosten het volgende opgenomen: "Artikel 4. 1. De vergoeding Rechtspositiebesluit
voor
reis-
en
burgemeesters
pensionkosten,
bedoeid
iriįkartikel
31,
tweede
lid,
van
het
betreft:
a. per maand een bedrag van maximaal 90 procent van de gemaakte pensionkosten procent van de bezoldiging; b. voor reiskosten tussen woonplaats en de plaats van verblijf; 1. de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; 2. bij gebruik van een eigen personenauto, een bedrag van Ç0.15 per afgelegde
Rapportage Gemeente Oosierhout
tot ten hoogste
50
kilometer.
| 30 november 2011
ļ
15
2. Indien geen aanspraak wordt gemaakt op een vergoeding van pensionkosten, bedraagt de vergoeding
voor het reizen tussen de woonplaats en de gemeente: a. de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen personenauto, een bedrag van é 0,15 per afgelegde kilometer." In de gewijzigde regeling die sinds kort, namelijk vanaf 1 novļţfįber 2011 gejat is over pensionkosten gesteld: "" ""
"Aan artikel 4 worden na het tweede lid vierĵeden toegevoegd, luidende: eëa hotel oŭ een ander tijdelijk veŗbjjjf, waaronder mede de kosten voor elektriciteit, gas en waterborden begrepen en de kosten die in rekening worden gebracht voor overige diensten of zaken nieŖ ļ
3. Onder de pensionkosten worden verstaan de kosteńWoor
4. Er bestaat geen aanspraak op vergoeding van pensionkosten, als bedoeld in het eerste lid, onder a, ingeval er aanspraak kan worden gemaakt op de tegemoetkoming, bedoeld in artikel 3a, eerste lid. SffT
--
iiŕ"
5. Onder de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer, bedoeld in heiteerste en tweede lid,
worden verstaan de kosten van voorbeen ieder openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling met een auto, bus, trein, metro, trarrĥpf via een geleidesysteem voortbewogen voertuig dan wel met een veerpont of een veerboot. ^ „-,-įļ I | ; ,: 6. Het recht op vergoeding, bedoelden het eetēfe en tweede ŵd, vemált een jaar na de dag waarop de benoeming als burgemeester ingaat." ^ ^ ïSjįġ Ŝ
B
ĩl
If
In de toelichting op deze regeling is over dit artikel gesteld:
^
: JJ|
In artikel 4 van de Regeling rechtspositie^ çommjğsarisseot van jďe Koning, artikel 4^an de Regeling rechtspositiebesluitjåirgemeesters, artikeľMjįtan deWìegeling rechtspositie gedeputeerden enīįpfìkel1 van de Regeling rechtspositie^wethouders wordt de vergoęäjng voor reis- en pensionkosten verduidelijkt en verder uitgewerkt. - . t ^ » r
ď
T
Indien sprake is-van huur varteen tijdeļįjk verblijf (een.woning diįįįĮĝiet geschikt is voor permanente bewoning, zōals een vakantiewoning}) worden ook de kostéšvoor gas, water en elektriciteit gerekend tot de pensionkosten. Andere kosteņ, zoals die^van levensonderhoud, wassen en "strijken, parkeerplaats, locale heffingen etc, komen dus nieī voor^rgdĘĚng in aanmerking. f
Het recht op de pensionvergoeding vervalt een jaar narde dag waarop de benoeming van de politieke
ambtsdrager ingaat. Dit houdt verband met het voor deze functiorìärissenfğęldende woonplaatsvereiste. Opgemerkt zij dat een commissaris, die bij benoemingjiog niet beschikt over huisvesting in de betrokken provincieTzich, om te voldoen aan de woonpllcht op -ğŵnd van de Provinciewet, tijdelijk kan inschrijven op het adres van zijn tijdelijk verblijf. Anders dan bíj burgemeesters Ęēnt de Provinciewet namelijk niet de mogelijkheid om tijdelijk ontheffing te verlenen van de verplichting"te wonen in de provincie waar hij is benoemd. Voor wethouder en gedeputeerden, die een ontheffing van het woonplaatsvereiste hebben, geldt dat de pensionkostenvergoeding kan worden toegerekend zoals de oņţheffing is verleend. Verder wordt het begrip 'kosten voor openbaar vervoer' nader uitgewerkt. Hieronder worden verstaan de kosten van voor een ieder openstaand personenvervoer volgens eemdienstregeling met een auto, bus, trein, metro, tram of via een geleidesysteem voortbewogen voertuig, dämwel met een veerboot of veerpont. De kosten voor een (trein-)taxi vallen daarentegen buiten deze omschrijving. De definitie van openbaar vervoer is ontleend aan artikel 1, onderdeel h, van de Wet personenvervoer 2000, met toevoeging van de veerpont en de veerboot." Naast de informatie in de artikelsgewijze toelichting, is in de algemene toelichting op d e herziene regeling over pensionkosten het volgende gesteld:
Rapportage Gemeente Oosterhouî
| 30 november 2011
|
16
"Verder kwam uit de praktijk naar voren dat de formulering worden verduidelijkt.
Dit betreft de begrippen
van enkele begrippen
"verhuiskosten',
'pensionkosten',
uit de regelingen
en 'openbaar
moesten
vervoer'."
Naar aanleiding van de vraag van de auditors omtrent de vergoedingen van de burgemeester, heeft een beleidsmedewerker College voor Arbeidszaken d.d. 29 september 2 0 1 1 , het volgende antwoord geconstrueerd: m-^ ŕ
"Pensionkosten Zolang ín de gemeente burgemeester
nog geen passende
doordeweeks
woning beschikbaar
verblijft in eenpension
en hetĘezin
is, kan er ook voor gekozen worden dat de in de* oude woning achterblijft.
Als
pension
wordt ook aangemerkt een hotel of een klein appartemen^tn daťĝeval heewde burgemeester aanspmak op een vergoeding van 90X van de (pension)kosten. De vergoeding is echter niet hoger dan 50X van de bezoldiging. Het is toegestaan om de genoemde onderkomen, zoals een appartement.
vergoeding "
ooh toe te passen
op de huur van een i rr ĀĴ
klein ^ K
(...) ....„ ^ Woonplaats en verhuizen jl Een burgemeester moet zich zo snel mogelijk na de aanvaarding van, het ambt vestigen in de geĩheente. De gemeenteraad kan hem voor ten hoogste een jaar na aanvang van de benoeming ontheffing verlenen van de verplichting om de werkelİjke woonplaats in de gemeente te hebben. Wanneer het niet mogelijk is r
Ě
heen en weer te reizen tussen de ŵeįkgemeente en de woongemeente ķąn de burgemeester pension of hotel verblijven. Ook is hetmogeíijk in plaats daarvan een kleirjįkbpartementīįįjķhuren. twee voorzieningen
kunnen ookj&ordēn
ingezet Sa afloop van bijvoorbeeļd
ook in een De eerste
een raadsvergadering
wanneer
het niet meer mogelijk is naar de woongemeente te gaan. Ook voor deze incidentele pensionkosten geldt dan dat maximaal 90 A van de pensionkosten tot maximaal 50 A van de bezoldiging vergoed mag worden," o
o
Gelet op het antwoord van de VNG, wekt hetlÿēen WrwonderinPdat de auditors de hotelkosten h e b N Į gekwalificeerd als pensionkosten. In hetjesp/ek met de burgemeester heeftļiij zelf over deze kosten het volgende gesteld: ' H? " ^ "In collegeverbancMW-hierovęr
in 2009 gespreken.
in"Oosterhout
duren raadsvergaderingen
in tie regel
vrij
lang. Mijn coilegegenoten hebben gezegd dat het onwenselijk was dat ik na raadsvergaderingen nog zou terugrijden naar Tilburg en-dat ík in een hotel zoölogen overnachten. Dit is Êesproken in het college, al denk ik niet dat dit ook op schrift staat. Dit staat volledig los van de regeling voor pensionkosten (artikel 4 regeling rechtspositie burgemeesters). U stelt mij de vraag o|äneí eenkmderwerp van discussie kan zijn dat een burgemeester overnacht iń' een hotel in zijn eigen woonplaats. Ik snap die vraag, maar dat is híer ook gelijk heppunt: Oosterhout is^nog) niet mijn.,woonplaats, dat is Tilburg. Die situatie wordt gedoogd' door de gemeenteraadmmmaakt het dat ik natgemeènteraadsvergaderingèn overnacht in een hotel in Oosterhout. C-) 1 ï De nieāwe circulaire is duidelijk over deze kosten: ze ^worden geschaard onder pensionkosten. Dit was echter voorheen - en dat staat ook opgenomen in de toelichting — niet duidelijk. Dat was ook de reden dat in de circulaire hier specifiek op wordt ingegaan. Toenjìet college mij goedkeuring gaf voor vergoeding van deze kosten, was het niet duidelijk dat dit mogelijk pensionkosten zouden zijn. U vraagt mij om een nadere uitweiding over deze toestemming, aangezien er geen formeel coliegēbesluit ís genomen. Ik weet dat deze kwestie aan de orde is gekomen in september/oktober 2009. Alle wethouders uit die periode kunnen zich dit ook herinneren. De portefeuillehouder Middelen van die periode heeft hier ook schriftelijk een verklaring over afgelegd. De hotelovernachting in de maand juli 2009 waar uman refereert betreft waarschijnlijk de overnachting na een nachtdienst met de politie die om half drie 's nacÊs eindigde."
De verklaring die door de voormalig portefeuillehouder Middelen is g ļ ļ ķ v e n ^ i s door hem d.d. 11 oktober 2011 per email aan de burgemeester verzonden. Deze verklaring iuidtľ^ 1
'(...) Wat
betreft
collegeverband
specifieke gedane,
vergoeding/faciliteiten (niet meer dan logische)
na
de
afspraak
raadsvergaderingen
herinner
dat de burgemeester
na de
Rapportage Gemeente Oosterhout
ik
me
de,
in
raadsvergaderingen
Į 30 november 2011
| 17
op kosten van de gemeente mag
in een iokaaí hotel mag blijven slapen en van zijn meer dan nodige
nachtmst
genieten.'
Gevraagd om een toelichting op zíjn verklaring heeft de voormalig portefeuillehouder Middelen verklaard: "(...) Ik kan míj herinneren dat er over onderhavig onderwerp is gespròWh, maar niet meer de omstandigheden waar u naar vraagt (samenstelling, wijze waaropŢmoment). Dat ik mij de afspraak herinner heeft waarschijnlijk vanzelfsprekendheid
te maken met ervan herinner"
het feit . -
dat
ikzelf,
als
voormalig
ąÿĩyi
De P&Oadviseur van het College heeft over deze kosten gesteld: ^
M
burgemeester, I
-^m
me
de
į?Ķ
É
"Voor mijn gevoel zijn deze kosten geen pensionkosten^ zWĘs bedoeld in de regeling rechtspositie burgemeesters (BING; artikel 4.1a). Pensionkosten hebben mijns inziens betrekking oplosten die een burgemeester maakt voor tijdelijke bewoning, voordat hij daadwerkelijk in zijn weWgemėerĩte komt wonen. Dan kan je denken aan een tijdelijk appartement, waar de burgemeester doordeweeks zit De kosten die gedeclareerd zijn, zijn kosten voor incidentele overnachtingen. Ik vermoed dat daareen andere voor is gebruikt of een afspraak voor is gemaakt Welke dat is, dat weet ik overigensţįilnìet"
regeling
De budgetbeheerder Representatie h ē f l t over deze kosten het volgende geştefd: "(...)
Wat
betreft
de
gemeenteraadsvergaderingen gemeente. Welke afspraak burgemeester is afgesproken
pensionkosten:
Wk*
weet
datĝ
de
burgemeester
na
«afloop
van
gebruik maakt van een hotelovernachting, die wordt betaald door de daaronder ligtŗ heb ik -rijpt scherp. Ik heb hefícĴee dat dit is door de met de voo^aiigļemeentesecretms (de heer ), maar ik kan dat niet m e /
zekerheid stellen. In de periode dat de heer [ ñ ī a m Mrgemeesterf'ŕwer aantgad als burgemeester toen de heer de gemeente verliet), wasjk zêlfziekį^ Ô
(en ģgjj;
In de periode n a h e t vertrek vaīi de voorrgajig gemeentesecretaris (juni 2009) en decaanstejļiņg van de huidig gemeenteseĉretariş^íjanuari 2010),ăŵas de directeur Middelen Ä Dİffstverlening aanwezig bij de collegevergaderingen, als waarnemend gemeentes^creţ|įís. De directeur Middelen Ä pienstverlening kan zich niet heugen d a t ^ dit bnderwerp (vergoeding hotetovernachtingeiļl^van^burgemeester na gemeenteraadsvergaderingen), în óď periode dat zij waamerñend gemeentesecretaris w a s , tijdens een collegevergadering aan de orcřťjíe gekomem.^ įļt foB De portefeuillehouder Ondťpwijs S Cultuur heeft over deze kosten en de behandeling daarvan in het college* het v o @ j p d e gesteld: ļļĮ * ,' s "Ik weet dat de raadsvergaderingen
burgemeester overnacht na der'raadsvergaderingen* in Oosterhout duren de in de regel vrij lang. U vraagt mij of over deze kosten een afspraak is gemaakt in het
college. Mee, dat is niet iets dat ik mij kan hennneren. Wellicht is het een van de posten die in het overzicht staat dat ik eerder benoemde. Ais het een post is die in dít oyerzicht staat, dan hebben wij daar goedkeuring voor gegeven." I Het overzicht waar de portefeuillehouder Onderwijs S Cultuur betreft een kostenmatrix die behoort bij het collegebesluit omtrent 'Vergoedingen Politieke Ambtsdragers' (besluit d.d. 5 oktober 2010). Blijkens die overzicht zijn 'hotelkosten' niet opgenomen als zijnde een kostenpost waar een afspraak over is gemaakt. Door de burgemeester is in reactie op de stellingname van de portefelpehouder Onderwijs S Cultuur, het volgende gesteld: "U legt mij voor dat u gesproken heeft met mevrouw [naam portefeuillehouder Onderwijs S Cultuur] die gesteld heeft dat zij zich dit niet kan herinneren. Bij mijn weten was zij erbij toen wij dit hebben besproken." In aanvulling hierop is door d e burgemeester verklaard:
Rapportage Gemeente Oosterhout
| 30 november 2011
| 18
"Eenieder had kennis van de situatie; zowel het college als de gemeenteraad. niet op aangeslagen.
Ook het huidig college is hier
Wanneer zij bij hun aantreden in april 2010 hier over hadden gezegd
zou kunnen', dan was het niet meer gebeurd. dat voor elke bon of declaratie
Maar er is nooit over gesproken.
(ook voor andere dan hotelovernachtingen)
'dat dit niet meer
Daarnaast
wil ik
ambtelijk is getekend;
van belang dit te vermelden omdat de audit daar niets over zegt."
opmerken ik vind het
;;.;ļ
Zoals in het begin v a n deze paragraaf is gesteld, ŕfiaakt d e burgemeester sinds juni 2009 ģpbruik v a n hotelovernachtingen in Oosterhout die worden vergoed door de g e m e e n t e l het interview met B I N G heeft de burgemeester aangegeven dat (de vergoeding van) hotelovernachtingen in september/oktober 2009 'aan de orde zijn gekomen'. Gelet op de discrepantie rĩļįšsen deze verklaring eri de daadwerkelijke overnachtingen, is de burgemeester voorgehouden dat er reeds dooPnem overnacht isgin juni 2009. rļjgļop heeft de burgemeester tegenover B I N G verklaard: "(...) Ik heb mijn agenda geraadpleegd, « *
3 juni
2009:
hotelovernachting
^p?
met het volgende resultaat: in verband
met verplichting
aanwezigheid,
vroeg op 4 juni 2009 bij.de verkiezingen
4 juni
idem
2009:
verkiezingsuitslagen
in verband
met mijn
ondertekenen)
vereiste
idem in verband meţŗaadsvārgadenng
»
18juni2009:
idem (idem)
»
27 juni 2009: hotelovernachting
»
14 juli 2009: idem in verband met reguliere raad.
SMt
j. .
in mrband
Hieruit valt af te leiden dat de besprefêng
voor het Europese aanwezigheids
vereiste
(proces\Mřbaien
(Perspectiefnota) t horeca nachtdienst betreffende
uur)
į
het mogen overnachten
èWdus niet in september
gehad zonder dat daar toestemming
politie totV3.00
í
ļ
in colïegeveşŞğpd
dat mijn geheugen
mijn
Parlement;
tot in de nacht
..
met meelopen
in juni 2009 heeft plaatsgevonden,
Mijn verontschuldigingen
Jot Iaat op die daggen
B
15 juni2009:
een hotelovernachting
į
~"
ų*Ê
*
van de gemeente
I
en oktober.
op kosten
Ik heb nimmer
voor ijįaīs gegeven.
mij in eerste instantie zo in de sŕibA heeft gelaten."
*íi
Ten aanzien van de overnachtingen door de burgemeester,Jieeft^BING contact geiegoVreet de V N G . A a n de beleidsmedewerker is voorgelegd op w é k e w i j J j Į ļ e auditors dá kosten hebben gekwalificeeļjď. Volgens de beleidsmedewerker is dekwálificatie v a f f d e kosten aļą pensionkosten correct; in d e nieuwďcircuiaire is helder omschreven wat er onderīpensionkosten wqišdt verslaan en dit valt d a a r ook o n d e É o
o
Bij pensionkosteogkan 90 7o van, de kosten worden gedeclareerd tot t e r į ļ l o g s t e 50 Zo v a n de bezoldiging. In onderhavige^casus zijn de ovCTnàchtingskqśīen vofledīg betaald door cfirgemeente. Door de onderzoekers van B I N G r l de vraag gesteld aan de beleidsmedewerker v a n de V N G of een^College v a n B & W een besluit kan nemen waajįjit volgt d a ţ j f è z e totale (gasten worden vergoed door de gemeente, in de wetenschap van hetgeen is v a s l p l e g d ín de r e g e l ^ g omFent pensionkosten. Door d e beleidsmedewerker is aangegeven ďat dit ĥiet mogelijk i s ; een dergelijk besluit zoè e e n onrechtmatig besluit zijn dat vernietigd z o u kunnen wordenľ
~
J f :
M
Naast de ^kosten van de overnachtingen, zijn d o o t ŵ t hotel ook de barbonnen gefactureerd aan de gemeente, zo ís door d e auditors opgemerkt. Dergelijke kosten^ zijn (onder andere gelet o p het collegebesluit Vergoeding Politieke Ambtsdragers) voor rekening var^de bestuurder zelf. In het gesprek met de burgemeester is hem voorgehouden dat er geen titel îs om deze kosten aan d e gemeente te laten doorberekenen. D e burgemeester heeft hierover gesteld dat dit inderdaad het geval líjkt, waarbij hij heeft opgemerkt dat ook van d e z e kosten zijn collega's kennis hadden. Ęh 7.4.3 Beoordeling Gesteld k a n worden dat d e bestuurders in Oosterhout (gemeenteraad e n college) kennis hebben van het feit dat de burgemeester n a gemeenteraadsvergaderingen gebruik maakt v a n e e n hotelovernachting in Oosterhout. Uit de huidige Regeling rechtspositie burgemeester; volgt duidelijk dat d e z e kosten gekwalificeerd moeten worden a l s pensionkosten. W a n n e e r dergelijke kosten worden gekwalificeerd als pensionkosten, is er g e e n ruimte voor het College v a n B & W om e e n besluit te nemen dat d e gemeente o
deze kosten volledig dekt (in plaats v a n 90 /.).
Rapportage Gemeente Oosterhout
| 30 november 2011
19
Gebleken is dat voor de vergoeding van kosten voor hotelovernachtingen geen formeel besluit is genomen door het college v a n B & W . Uit gesprekken en verklaringen met betrokkenen is aannemelijk dat in collegeverband is gesproken over vergoeding van deze kosten, waarna dít daadwerkelijk is geëffectueerd. B I N G heeft niet kunnen vaststellen op welk moment de bespreking in collegeverband heeft plaatsgevonden, doch de burgemeester is stellig dat d e z e ^ h e e f t plaatsgebonden vóór de eerste hotelovernachting. Door de burgemeester is daarbij opgemerkt d a y m e n de koštéñ niet als pensionkosten heeft gekwalificeerd, daar onduidelijk was wat er onder pensionkosten werd verstaan, een s t e l l i n g ^ e wordt onderschreven in d e toelichting van de circulaire, behorende bij d e «herziene Regeling rechtspositie burgemeesters. Beredeneerd vanuit deze lijn-is het indenkbaar daHmpliciet is besloteį o m deze kosten te vergoeden, mede gelet op het feit dat er klaarblijkelijk p i j e n heldere regeling was' waaruit bleek hoe fc
dergelijke kosten te vergoeden.
~
'"
*
;
.
^
Met de inwerkingtreding van de herziene Regeling rechtsŗĵösitie^burgemeesters ( ď d . 1 november 2011) is helder
dat
de
kosten tot
pensionkosten behoren. Het recht
op v e r g o e d i h f
is daarbij
sinds^e
į ! i
inwerkingtreding van de regeling verstreken (artikel 4.6).
Ten aanzien van de barkosten, concludéren wij dat deze kosten voor eigen rekening van de burgemeester hadden moeten k o m e n . Éfc ŕ
7.5 Kosten woon-werkverkeer - ^ Door de burgemeester zijn kilometerkosteñ gedeclareerd voor woonrwerkverkeer.tOeze kosten zijn onderzocht door de auditors.
ţ: W '
,
l i p *
^ Ą
--
7
7.5.1 Auditrapportage ĥ In de rapportage wordt melding g e m a a l d v a n e g ļ vaste maandelijkse vergoeding voor lokale ritten d i e j J e burgemeester ontvangt en e e n vergoeding v o o Ä e S o o n w e r k v é r k e e r vaņ,Tilburg naar Oosterhout. ļŞrí aanzien van de rechtmatigheid van deze vergoedingen, verwijzen de auditors naar de 'opmerkingen~in paragraaf 3.2.4 Verhuiskostenį||ĮeIingIrfîiit betreft de volgende p a s s a g e : J
'Conform het rechtspositiebesluit burgemeesters isWrgeen maximale periode vastgelegd gedurende welke de burgemeester aanspraaltkan^maken op kosten woon-werkverkeer en pensionkosten. Jn de geest van de gemeentewet zou hieraan een termijn van 1 jaag0a aamtelling kunnen wordęm gekoppeld. Deze termijn wordt ín de wetgeving echter niet vşstgelegd. Uit aanvullende Mormątiĝvan de VNG is gebleken dat met ingang van 1 oktober 2011 nieuwe regelgeving van kracht wordt. De rìįęĝmale periode voor alle genoemde kostenvergoedingen wordt dan vastgesteld op 2 jaatį medeVanwege de huidige matige verkoopbaarheid van woningen. Dit betekenLdat de burgemeester met ingang van 1 oktober geen recht meer heeft op vergoeding
vanmnon-werkverkeer^pęnsīēnkosten
en mogelijke verhuiskosten
aangezien
de periode van 2
įąar is verstreken (aanstelling 11 mei 2009). Ĝ/ntrent de periode van 11 mei 2010 tot 1 oktober 2011 bestaat geen eenduidige regelgeving. Conform de lettėTvan de wei is er geen beperking om de in die periode gemaakte kosten te declareren, echter conform de geest van de weten de recente aanvulling door de VNG^nnen hier wel vraagtekens bij worden geplaatst. Bij toepassing van de geest van de wet (vanwege verplichting verhuizing binnen 1 jaar) moēľworden afgevraagd of recht bestaat op vergoeding van pensionkosten en reiskosten vanaf vergoedingen woon-wen\verkeer.'
1 mei 2010.
In totaal gaátķiet
daarbij om (...) C 1.513,35
aan
7.5.2 Bevinding ^ Door de burgemeester zijn declaraties ingediend voor reiskosten vypon-werkverkeer van/naar Tilburg Oosterhout. Zoals in paragraaf 7.2 is benoemd, is het een gegeven dat de burgemeester nog niet in zijn werkgemeente woonachtig is, waarbij de gemeenteraad impliciet dezejsituatiejjedoogt. In de oude Regeling rechtspositie burgemeesters was niet vaątgelegd voor welke periode een burgemeester aanspraak kon maken op een vergoeding van kosfen. De nieuwe regeling biedt die duidelijkheid wel. Artikel 5.3 van de herziene Regeling rechtspositie burgemeesters schrijft
het volgende
voor:
Rapportage Gemeenle Oosterhouì
| 30 november 2011
| 20
"De vergoeding, bedoeid in het eerste lid, wordt uitsluitend toegekend indien de woonplaats van de burgemeester is gelegen binnen de gemeente waarin hij is benoemd als burgemeester, met uitzondering van het eerste jaar voor zover de raad ontheffing heeft verleend van het vereiste van ingezetenschap, bedoeld in artikel 71, tweede lid, van de Gemeentewet" Door de ambtelijk adviseur rechtspositie is over de vergoeding van: woonwerkveřkeerkosten en de visie daarover van de auditors ~ het volgende gesteld. W" "Doordat de auditors van mening zijn dat dęjpurgemeester reeds faQosterhout had mbeten wonen, vinden zij dat hij geen aanspraak maakt op deze reiskosten. Ik vmŞ: dat onterecht. Doordat de gefMenteraad de situatie gedoogt, accepteert zij mijns inziens dat daar kosten mee-gepaard ^aan zoals deze kosten åēbor woon-werkverkeer." ĩ w ' " Naast een koppeling met de verplichting om binnen éé jaar verhuisd te zijn, is in Jíė, auditrapportage tevens door de auditors de vraag geponeerd of de burgemeester aangpjaak op vergoeding varf reiskosten {en pensionkosten) kan maken, indien hij reeds aanspraak op de verhuiskostenvergoeding heeft gemaakt. ÏP 7.5.3 Beoordeling De aan de burgemeester vergoede kosten voor woonwerkverkeer dienen te worden gekwalificeerd als kosten voor woonwerkverkeer op grond van artikel 5 van de Regeling rechtspositie burgemeesters, als uitvoeringsregeling van artikel 32.1 onder asvan het RechtsposiùebesluthòwgemeesterĘįįŘls antwoord op de vraag in de auditrapportage of?, d e burgemeester aanspraak op ľvergoedmg van reiskosten (en pensionkosten) kan maken, indien hij reeds aańspVaak op de verhuiskostenvergoeding heeft'gemaakt, kan gesteld worden dat hei Rechtspositiebesluit{noch de Regeling rechtspositie) eemdergehjke beperking kent. r
Wat betreft de termijn waarbinnen aanspraak fton worden gemaakt op e e ņ ^ e r g o e d i n g , kan het voigeñŕîļ worden opgemerkt. In d e l u d e regelmgjJie gold t o u t november 2011 w a l l e r g e e n limiet aan de termijn gesteld waarin men voor deže^vergeeãing tn aanmerking komt indien men niet binnen d e gemeente woonde waarin men was benoemd als burgemees In de nieuwe circulaire is wel een maximale termijn gesļğld voor deze vergoeding, indien de woonplaats van de burgemeester niet is* gelegen binnen de.gemeente waarin hij is b e n o e | ĥ d . D e z e termijn bedraagt één jaar n a d e dag waarop de benoeming aís burgemeester ingaaļpAangezien d e z e termijn reeds is verstreken, kan aTf burgemeester sinds cļe^inwerkingtredînĝţvan d e l S e r z i e n e regeling (d.d. 1 november 2011) geenlaanspraak meer maīten op d e z e vergoeding. ^ Naar d f mening.;.van S I N G is dep/ergeeŮing die de burgemeester heeft* ontvangen voor zijn woon werkverkeer rechtmatig, m e d e geīeí op de impliciete ^gedoogsituatie omtrent d e woonsituatie van de burgemeester. In het gesprek met de senior beleidsmedewerker v a n ^ e t C o l l e g e voor Arbeidszaken van de V N G dat B I N G d.d. 28 november 2011 voerde, is d e z e zienswijze b e v e s t i g d * * ^ Opgemerkt kan worden dat met het vervallen van d e z e vergoeding i n d e praktijk situaties kunnen ontstaan die tot d i s c u s s i e kunnen leiden. Als voorbeeld kan worden gesteld ò||Şsituatie dat d e burgemeester na een werkdag ín Oosterhout, een vergadering heeft in gemeente Y , waarna hij vanaf die locatie naar zijn huis in Tilburg rijdt zonder langs Oosterhout te rijden. De vraag is dan hoe d e z e kilometerkosteñ gekwalificeerd moeten worden. E e n plausibele handelwijze lijkt hier om d e z e kilometers als 'dienstreis' te bestempelen. Als immers een dienstreis wordt gemaakt, waarbij de woning van de burgemeester dichter bij de bestemming ligt dan d e gemeente Oosterhout, zullen ook navenant minder kilometers worden gedeclareerd. Het omgekeerde (meer kilometers) kan zich ook voordoen. Ter voorkomìJ|įvanjdişcussies hieromtrent, is het raadzaam o m hierover binnen d e gemeente afspraken te maken. ~™ 7.6 Overige declaraties/facturen Hierboven zijn enkele kostenposten genoemd die gelieerd zijn aan de woonsituatie van de burgemeester. Naast d e z e posten hebben de auditors in de auditrapportage nog enkele kosten uitgelicht. In deze paragraaf z a l worden ingegaan op deze kosten. T e n aanzien van facturen merkt B I N G voorafgaand op dat uit gesprekken met betrokkenen is gebleken dat bestuurders in het leeuwendeel van de gevallen na
Rapportage Gemeenle Oosterhout
30 november 2011
ļ
21
binnenkomst van een factuur bij de gemeente, niet tekenden voor een geleverde prestatie; een constatering die in andere bewoording ook door de auditors is gedaan in de auditrapportage. In de praktijk had dit tot gevolg dat voor bestuurders niet scherp w a s voor welke diensten op welk moment e e n bepaald bedrag werd gefactureerd. Het verdient aanbeveling dat dit in de toekomst standaard wel gebeurt. fi
7.6.1 Taxiritten j Bij de detailcontrole over reis en verblijfkosten interlokaal zijn enkele taxiritten benoemd. HieroBéTis in d e ř
auditrapportage gesteld: 'Eén taxirit betrof het vervoer van de heer įříaam burgemeesįerj
na een bezoek aan eėn resļĚũrant na een
raadsuitje. Volgens de notitie 'vergoedingen politieke ambls^irager&'avallenSe kosten die verbondegįgijn aan uitstapjes t.b.v. de uitoefening van het politieke ambt (inclusiĝf reis- en verblijfkosķn) echter ondWde vaste onkostenvergoedingen. Deze regeling was reeds vąsĝ/eslēĵd, op moment van gebruik van de taxi. Een andere taxirit betrof een diner van de burgemeester in Schiedam mãfĴĘ22 burgemeesters .van gemeenten met Marokkaanse risicojongeren, waarbij de taxi een aantal uur moest Slijveríwåchten (Ç 280).' #4 In de eerder aangehaalde nota 'Vergöëďmgen
politieke
ambtsdragers^
(vastgesteld door collegeJSTd. 5
oktober 2010), zijn ten aanzien van 'taxíkosten' de volgende p a s s a g e s relevant: 'Excursies
ţW
Şİ;
Kosten verbonden aan uitstapjes ten behoeve van de uitoefening vamhet politiek verblijfkosten). B.v. eigen kosten (zpapVrankjeĘŗgemaakttijdens een Raadsexcursie. Dienstauto 'Volgens verordening gemeente ingehuurde toegepast.'
;
rechtspositie
äĚbt
(incl. reisì
en
;
:
— 4;,;ii wethaudeĶjŖgeldļ dat hiervoor
auto met Óf zonder ċĥaufféũŃ . ^ .\ :-
gelezen
Dit kam-ñnaloog
moet
worden^ een door^ de
voor de burgemeester *
woràeh
v
;
In het gesprek met^de b u d g e t b e h e e r d e r ^ e p r e s J l i t a t i e M s deze nota behandeld. Gevraagd naar d e aanleiding voor dit.dïfcument heeft de budglpbeheeĩder gesteld: ft šF' :
Tot deze notitie, lag er^eigenlijk niets op schrift vasT waarmee Onduidelijk was wie bestuurders aansprak op declaraties, warneer
wij deciaratiekosìen konden toetsen. ^ p t e n niet declarabel waren. Om dit
goed te regelenTíś deze not^e^opgesteldmũaar kwam bi} dat er net ken nieuw college zat, waardoor een geschikt moment was voor een dergelijk document. (...)."
het
Blijkenī de notäţş waarbij in het Įpllegetìesluit js vastgesteld dat de gemaakte afspraken per 1 oktober 2010 ingegaan moeten kosten voor excursies} wordervbetaald uit de vastē onkostenvergoeding die d e bestuurder ontvangt. Kosten voor e e n dienstauto komen vblgens deynota 'ten laste van de
gemeente'.
Ten aanzien van d e in de auditrapportage uitgelichte^ kosten voor de taxiritten is door de burgemeester verklaard:
Ä
.'i i
"ln de rapportage wordt ingezoomd op twee posten. De eerste betreft de rekening voor een taxirit ten behoeve van een 'diner' in Schiedam. Dit betrof een zakelijke bijeenkomst van het Samenwerkingsverband Marokkaans-Nederlandse risicojongeren, waar Oosterhout deel van .uitmaakt. Ik meld dit specifiek om aan te geven dat het - anders dan de interne rapportage stelt - niet zomaar een bijeenkomst van een aantal burgemeesters betreft. Aangezien er ook bij werd gegeten en gedronken, is besloten om er een taxi voor te gebruiken. De tweede post betreft een taxirit na een raadsuitje. OokWaar waşjiuidelijk dat er wellicht een drankje genuttigd zou worden, waardoor is gezegd dat ik een taxi daarvoor zou kunnen gebruiken. U legt mij voor of een raadsuitje beschouwd kan worden als een zakelijke activiteiten. Jazeker, voor mij is dat duidelijk een zakelijke aangelegenheid. Het was overigens ook geen 'uitje', het was een raadsexcursie. Ik laat alleen taxiritten door de gemeente betalen, wanneer duidelijk is dat het zakelijke afspraken zijn. Wanneer een afspraak níet zakelijk is, komt het niet in mij op om dit te
declareren."
Rapportage Gemeente Oosterhout
\ 30 november 2011
| 22
Ten aanzien van de taxirit n a het raadsuitje/excursie, heeft de burgemeester voorts verklaard: "(...) Deze kosten zijn gemaakt voordat de nota is vastgesteld; op dat moment waren er nog geen heldere afspraken hierover. Ik heb deze rit beschouwd als een zakelijke rit (lees: dienstauto) waardoor ik de kosten heb gedeclareerd,
r
hetgeen ik ook in het vorige gesprek heb aangegeven."
jļļj ;
Blijkens het onderzoekdossier van d e auditors {post f m overzichFbestudeerde kostenposten), iāclě factuur van het taxibedrijf voor de taxirit van het raadsuitje d.d. 31 oktober 2010 bij^de gemeente ontvangen. Deze rit zou blijkens de factuur hebben plaatsgehad*d.d. 1 oktober 2010?™*
ą
Beoordeling Naar de mening van B I N G kan de taxirit voor de bijeenkomst in, S c h i e d a m worden gekwalificeerd alsřeen reis waarbij de burgemeester gebruik heeft gemaakt v a | " eenädienstauto. Dat deze kosten door d e gemeente zijn betaald, is derhalve te billijken. De duur van de taxirit c.q. de hooĝįe vaņįhet bedrag, doet daarbij niets af a a n d e kwalificatie.
^
De taxirit n a het raadsuitje valt onder dē vaste onkostenvergoeding varj de burgemeester, zo is binnen het s
College van B & W afgesproken {nota Vergoedingen Politieke Ambtsdragers). ImÉļe auditrapportage is gesteld dat de taxirit plaatsvond, nadat déFhota w a s vastgesteld. De betreffende nota is weliswaar vastgesteld d.d. 5 oktober 2010, m f e ĩ ī stelt .uitdrukkelijk dat deze in werking treedt rņet terugwerkende kracht tot 1 oktober 2 0 1 0 .
^
t ļ l
Ä
7.6.2 Representatie en attentie Bij d e kostensoort 'representatie en attenties* hebben dl|audiîors de volgende kostenpost behandeld: 'Op deze kostensoort
is ook een factuur geboekt vaníeen restaurant
î en
C&ÎV ŵWfctt«fUUU' ^
burgemeester.Jn de notitie Vergoedingen dat voor functionele lunches/diners buiten het gemeentehuis de aanwezigheid van minimaal één externe ręįatielģįğ
(é 84,(įļį
voor een etentje tussen [sic]
Politieke Ambtsdragers, bijlage c, is opgenomen geldt dat er in ieder geval sprake moet zijn van į
In de nota waar d e a u d i t o r s ^ a a r verwijzen is inderdaad LOpgenomen:
^
'Functionele consumpties en iunchës fen diners buitenshuis :, Het is functioneeláīs er in overwegende mate een gemeenteļįk belang,mee gediend is. Hierbij geldt verder dat alle cohtacten met alleen ambtenaren binnen het gemeentehuis kunnen worden afgehandeld al dan niet met gebruik varķįunch. Voor functioneleįtunches/diĥers buiten het gemeentehuis geldt dat er in iāder geval sprake moei zijrŵan
de aanwezigheid
Lunches met ambtenaren buitenshuis Contacten kunnen ai dan niet met lunch afgehandeld
van minimaaléén
r worden binnen het
externe
relatie.
genñêentehuis'
Daarbij staat in de nota ook d e volgende kostenpost genoemd, die hierop betrekking kan hebben. Blijkens de nota zijn dit kosten die ten laste komen van de gemeente: Werklunches-
en diners buitenshuis
Factuur komt rechtstreeks
georganiseerd
naar het gemeentehuis'
vanuit het
iļ|į bestuurssecretariaat ^
Blijkens het dossier v a n d e auditors heeft dit diner plaatsgevonden d.d. 3 maart 2 0 1 1 . O p dat moment was de nota Vergoedingen Politieke Ambtsdragers reeds enige maanden y f f i g e s t e l d . In het eerste gesprek met de burgemeester is over d e z e kosten het volgende door hem gesteld: "Wanneer ik een werkdiner declareer, schrijf ik altijd op de bon met wie ik gegeten heb. Het moet duidelijk zijn dat er een gemeentelijk belang is, anders worden kosten niet gedeclareerd. In de rapportage wordt
Rapportage Gemeente Oosterhout
| 30 november 2011
j 23
ambtenaar gewezen
op een werkdiner
van mij met de ,
v
. Dat was duidelijk
een zakelijk
college hadden we besloten dat het waardevol was wanneer ik met de
A
werkdiner;
's avonds zou
binnen
het
afspreken."
ambtavaar Voor de second opinion heeft B I N G een gesprek gevoerd met de portefeuillehouder Onderwijs S Cultuur. O p de vraag of zij zelf is aangesproken over haar declaraties, heeft zij verklaard:s|p "Ik ben één keer door de gemeentesecretaris aangesproken op een declaratie. Ik hadţpen gedeclareerd die ik met een ambtenaar had genuttigd. Het leek mij waardevol om met die ambtenaar gaan eten buiten het gemeentehuis;
het hąğ^voor mij een zakeüjk^karakter.
De secretaris
lunch wat te
heeft mij toen
gewezen op het overzicht, waaruit viel afíĩe lezen dat vopĘ externĝ lunches, ook een externe aanwezig moeten zijn (afspraken met sec ambtenaren kunnen binnen gérhēentehśiŝ plaatsvinden). Ik hebiĘdat geaccepteerd, waarna ik de rekening zelf. heb betaald." ^p In het tweede gesprek met de burgemeester is hem voorgehouden dat zijn" collegabestuurder i s aangesproken op een dinerbon, waarbij het karakter van dit diner vergelijkbaar washaan het diner waarvoor hijzelf een bon heeft gedeclareerd. G e v r a a g d naar een reactie, heeft de burgemeester gesteld: "Ik weet niet anders dan dat ik goedkeuring had van de gemeentesecretaris, mefiŵie ik deze declaratie toentertijd ook heb besproken. De gemeentesecretaris heeft op de betreffende dinerbon een verklaring ter zake genoteerd. Op basis van die vęŗjĝaring is de rekening voldaan. HeLverschil met de dinerbon van de betreffende
wethouder
is dat daarover geensovereenstemming
diner met deĩs^Pel. Echteŗ^zoaiŝ u mij vįįōīlegt, bepaling níet vergoed mogen worden. Oan is dát zo."
is bereiktķèn
had deze declaratie ** « ĥ
m
over de boñ betreffende naar de letter vsįn onze
het eigen
ľ
In het gesprek met de ambtelijk budge|į|yp eerder Representatie, is de goedkeuring door ^dę gemeentesecretaris voor d e z e dtnerkosfèn a a n bod^gekomen. GeVraagd ļ g j î r d e procedure omtrent ļ j | ţ paraferen van declaratîeS|Van bestuurders, heeft zij tegenover BIN.Ģ verklaardr J
"Ik check de facturen/declaratiesivan bijvooġtëeldeen taxiríŕbij de kabinetsrriedewerkerbTde secretaresse. Als ik weet voor welke gelegenheid, op wëmmomènt, welke kosten zijn ģejnaakt, bepaal ik 87 de kosten worden vergoed. Bij twijfel ga ik naar de gemeentesecretaris. U vraagt mij of het de aļįjelopen anderhalf jaar is voorgekomen dat ikmet een declaratie naaide gemeentesecretaris beri^egaan. Ja, dat is gebeurd. Een voorbeeld was een rekening voor een lunch c.q. diner, gšnuttigdįdeor de burgemeester en de a m b t Ik was van^mening dat, geletbp de beleidsnota 'Vergoedingen Politieke Ambtsdragers', deze kosten vvui eigen rekening waren. In dit geval vaą de burgemeester, ik heb dat voorgelegd aan de gemeentesecretaris.
tîlŰUUĨ*
De slotsom is dat deze rekening is betaald door de gemeente. Er wérd door de gemeentesecretaris geweżēn op eeğmrtiket In de notaidat 'lunches georganiseerd door het bestgurssecretariaať, declarabele kosten ģvaren (en dus niet behorelī tot de eigen onkostenvergoeding). In mijn optiek zijn er manieren hoe je dat artikel kan interpreteren, en dit is er inderdaad ęéh van." ^,
meerdere
Door de gemeentesecretaris is hierover gesteld: "De letterlijke tekst is inderdaad dat lunches georganiseerd door hm,bestuurssecretariaat declarabel zijn. Dat was hier gebeurdjfįģeb daar ook naar verwezen. Het College heeft de burgemeester nadrukkelijk verzocht om met de y ^^éjaens een diner in gesprek te gaan over een aantal zaken. Bovenstaande afwegende maakte dat ik ervoor gekozen heb in dit geval de kostemsoor rekening van de gemeente te laten zijn" Uit gesprekken met zowel de burgemeester als de p o r t e f e u i l l e h o u d e r ^ het beeld naar voren gekomen dat d e bestuurders geen zicht hebben op de declaraties van hun collega^collegeleden. Wanneer er mogelijk discussie is over e e n declaratie, d a n wordt door de gemeentesecretaris het gesprek gevoerd met de betrokken bestuurder. Dit blijft bij de overige collegeleden buiten b e e l d . j
Beoordeling Met het collegebesluit Vergoedingen Politieke Ambtsdragers heeft het college in oktober 2010 vastgesteld
Rapportage Gemeente Oosterhout
[ 30 november 2011
24
welke kosten door de gemeente worden vergoed c.q. tot de onkostenvergoeding van e e n bestuurder behoren. Naar de mening v a n B I N G moet het diner van de burgemeester met d e ^ ^ ^ S W r č l e n beoordeeld analoog aan een lunch met ambtenaren buitenshuis en heeft het niet het karakter van 'functionele consumptie buitenshuis'. Derhalve hadden de kosten die gepaard gingen met het diner voor eigen rekening v a n de burgemeester moeten komen. Gebleken is dat de burgemeester v o j ^ į d e vergoeding van de dinerkosten door de gemeente goedkeuring heeft gekregen van ^ ^ e m e e n i e s e c T e f ä r i s . Daarbij is g e w e z e n op e e n andere passage uít de nota Vergoedingen^ Politieke Ambtsdragers (werklunchesļBn diners buitenshuis georganiseerd vanuit het bestuurssecretaríaat). B I N G i s ^ v a n mening dat de eerder aangehaalde artikelen in dezelfde nota dermate concreet zijn, dať deze interpretatie g | e n stand houdt. De ŕ
p a s s a g e met betrekking tot werklunches eri diners georgam@erd door het besluursseēretariāāt, moet naar de mening van B I N G worden gezien als een uitvoerinĝśregelingT die n i e t i n de J|laats komt v a r r ^ i e :
normstelling dat voor functionele lunches/diners buiten het gemeentehuis geldt dat er iā ieder geval sprake moet zijn van de aanwezigheid van minimaal één externe reīätieīèlí
8.
Samengevat
8.1 Quick scan * Het geheel overziend is de quick scąp^naar de mening van B I N G , een zorgvuldig opgesteld document dat een adequaat handvat biedt voor de organisatie voor vervolgacties.
11
M m 8.2 Inhoudelijke beoordeling rechtmatig gebruik van regelingen O p grond van de door ons uitgevoerde, second opinion zijn de vSlgendejpŵsten door de gemeente vergoed, die uit de onkostenvergoeding van de burgemeester c.qţ;ļãïvé door hem hadden^moeten worden betaald: » de kosten van consumpties bij gelegenheid jglaļì h ç ^ o v e r n a c į ļ į p g e n ; ŕ
« *
tŴL&fe
de kosten voor het diner met de C V r \ í ) t " * de kosten van de taxiriţpa de e x c u r s i e metjde gemeenteraad.
,»
K
De overige kosten die door d e gemeente zijn, v e r ļ ļ ļ d , korríen naār mening van BING^vďor vergoeding in aanmerking, waarbij wordt aangetekend dāt:de w p e v a n besluitvorming ertflastlegging van de "afspraken die a a n de vergoedingen ten grondslag liggen t e k o r t z i j n ^ s c h o t e n . ^,
9.
Tot Slot
••į/
j»-
Wij vertrouwen erop hiermede a a n de opdracht te hebben voldaans O n s rapport mag uitsluitend aangewend worden ten d i e l j t e van de doelsteļţįņg van h e r o n d e r z o e k . Het Is niet toegestaan dit rapport of delen l a a r u i t i.— a a n te wenden voor a r t U r e doeleinden en zonder onze schriftelijke toestemming verder te verspreiden o f t e openbaren. * .,M Hoogachtend,
Dr. E . W . Kolthoff Directeur
Rapportage Gemeente Oosierhout
| 30 november 2011
ļ
25
Rapportage inhoudelijke beoordeling Rechtmatig gebruik van regelingen
Status: Definitief Datum: 6 oktober 2011
Inhoudsopgave 1 2
Inleiding Directie en afdelingen 2.1 Reis en verblijfkosten 2.1.1 Cijferanalyse 2.1.2 Detailcontrole lokale en interlokale reis en verblijfkosten 2.2 Representatie- en attentiekosten 2.2.1 Cijferanalyse 2.2.2 Detailcontrole 2010 en 2011 2.3 Overige goederen en diensten 2.3.1 Cijferanalyse 2.3.2 Detailcontrole 2010 en 2011 3 Burgemeester en wethouders 3.1 C ij feranaly se 3.2 Detailcontrole 3.2.1 Reis en verblijfkosten lokaal en interlokaal 3.2.2 Huren 3.2.3 Representatie en attenties 3.2.4 Verhuiskostenregeling 3.2.5 Vergoedingen woon- werkverkeer ambt 3.2.6 Overige goederen en diensten 3.2.7 Doorberekeningen restaurant 3.2.8 Overige salariskosten Bijlage
2 3 4 4 6 7 7 8 10 10 11 12 12 15 15 16 17 18 20 20 21 22
Totaaloverzicht verloop feiten, rechten, vergoedingen
Definitief, 6 oktober 2011
1
1 Inleiding De audit rechtmatig gebruik van regelingen is gericht pp de inrichting van processen en de daarin getroffen maatregelen ter voorkoming van onrechtmatig gebruik. Naast deze audit heeft een inhoudelijke toetsing plaatsgevonden op declaraties door middel van deelwaarnemingen en detailcontroles. De deelwaarnemingen en detailcontroles zijn uitgevoerd over 2010 en het eerste halfjaar 2011. Hierbij zijn zowel de afdelingen I directie als het college in de selectie meegenomen. De deelwaarnemingen hebben betrekking op de declaraties zoals deze bij alle afdelingen en directie onder de kostenpiaats afdelingskosten zijn geboekt op de volgende kostensoorten: » Reis en verblijfkosten lokaal en interlokaal (43440 en 43441) » Representatie en aītentiekosten (43463) » Overige goederen en diensten (43499) Met betrekking tot het college zijn de declaraties beoordeeld, zoals deze binnen het beheersproduct college zijn geboekt op de kostensoorten: » Reis en verblijfkosten lokaal en interlokaal (43440 en 4344Î) » Huren (43454) » Representatie en attenties (43463) « Verhuiskostenregeĩing (43470) » Vergoedingen woon werkverkeer ambt (41105) « Overige goederen en diensten (43499) » Doorberekeningen restaurant (46256 en 46257) » Overige salariskosten (41112) De resultaten uit bovenstaande deelwaarnemingen zijn in onderliggende rapportage weergegeven. De rapportage is opgesteld conform de uitgangspunten van de WOB (Wet Openbaarheid Bestuur). Dit betekent dat de declaraties van directie, afdelingsmanagers en medewerkers niet tot de individuele persoon moeten kunnen worden herleid. De rapportage over het college wordt in overeenstemming met de uitgangspunten van de WOB opgesteld zodat de declaratiegegevens niet in de rapportage worden opgenomen voor zover de persoonlijke levenssfeer en/of het economische of financiële belang van het college in het geding komt.
Definitief, 6 oktober 2011
2
2 Directie en afdelingen Voorafgaand aan de rapportage over de kostensoorten moet worden vermeld dat de managers sturen en verantwoorden op het totaal aan personeelsbudgetten zoals dat binnen het PBS (personeelbudgetteringsysteem) wordt vastgesteld. Overschrijdingen op kostensoorten binnen het PBS mogen conform de gemaakte afspraken worden gecompenseerd met onderaitputtingen op andere kostensoorten. De budgetten van de verschillende kostensoorten binnen het PBS worden middels een bepaalde verdeelsleutel verdeeld over de verschillende afdelingen. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de werkelijke kosten van voorgaande jaren en specifieke situaties bij een afdeling (bijvoorbeeld veel medewerkers in de buitendienst, hetgeen zorgt voor relatief hogere reis- en verblijfkosten lokaal). Uiteindelijk wordt het totale beschikbare budget van alle betreffende kostensoorten binnen het PBS vergeleken met de totale werkelijkheid; er wordt dus niet gekeken naar afzonderlijke onder- en overschrijdingen op individuele kostensoorten.
Definitief, 6 oktober 2011
3
2.1 Reis en
verblijfkosten
2.1.1 Cijferanalyse Reis en verblijfkosten worden geboekt op kostensoort 43440 (lokaal) en 43441 (interlokaal). Omdat beide kostensoorten hetzelfde karakter hebben is de analyse gericht op de jaarlijkse uitgaven per afdeling van beide kostensoorten samen. 43440 Reis en verblijfkosten lokaal, peildatum 24-6-2011
İ500S Algemene afdelingskosten
|A01 Service en Ondersteuning |A02 Brandweer A03 Stedelņke ontwikkeling A04 Directie A041 Direcöe algemeen A042 Directie Projectmanagementbureau
4.095.4&
3.874,68.
1.227,45;
517,431
76,781
14,80i 309,50 6.997,70 290,40*
6.534,36
48,20
3.552,91,
330,981
A044 Directie Veiligheid iA05 Veiligheid Vergunning e n Handhaving
3.815,75
3.360,08
iA06 Publieksdiensten
1.750,61
2.944,79
562,03
684,76
IA071 RBW Beleid en Programmering IA072 RBW Realisatie A073 RBŴ Afvalverwijdering A074 RBW BOR
8.502,83 ™ ™ 9 S ^ 4 6 1.075,45
593,11
8.922,95
9.313,62
4.531,30
2.377,62
4.120,69
1.551,41 175,38
19,55
A092 Cultuur en Welzijn
885,92
653,74
A093 Theater D e Bussel
441,41
13,70
AIO Werk Inkomen en Zorg
650,06
386,14
28,00
24,10
A l l Raadsgrīŕne
6^479768
750,40
A08 Bestuur Controle en Advies A091 Sport
"45Í27
A 1 2 1 I S C Procesondersteuning
42,58
A122 ISC Publiekszaken
150,59
A123 ISC Voorzieningen ļ Inkomen
11,10
A124 ISC Vergunning f Handhaving
2.364,47 40.443,66
43.438,98
21.229,68
(*) De reis en verblijfkosten komen vanaf 2010 voor rekening van de regionale brandweer (**) De kosten van A 0 4 Directie worden vanaf 2010 meer gedetailleerd geboekt (A041, A044) (***) De afdelingen A05 Veiligheid vergunningen en Handhaving, A06 Publieksdiensten en AIO Werk Inkomen en Zorg zijn vanaf 2011 samengevoegd in de afdeling ISC {121 tem 124)
De kosten van de directie betreffen de vaste maandelijkse vergoedingen (6 181,51 per maand per directeur) voor lokale reis en verblijfkosten. De overige kosten bij de afdelingen hebben met name betrelddng op individueel ingediende declaraties van de medewerkers betreffende reis en verblijfkosten binnen de gemeente Oosterhout.
Definitief, 6 oktober 2011
4
43441 Reis en verblijfkosten interlokaal, peildatum 24-6-2011 AfriMing
Ri\.hs.ibe
isatīe.
alisati
.5008 Algemene afdelingskosten
l A O l Service en Ondersteuning IA02 Brandweer 1A03 Stedelijke ontwikkeling 04 Direcbe
9.473,15 22Í47 5.741,48 6.663,31
4.989,11 í
AŌ41 Directie algemeen 042 Directie Projectmanagementbureau
8.826,811 4.058,94| 97141*'" (*)| 8.109*81 "4353,10
300,00
734,09|
A044 Directie Veiligheid 4.297,381
5.462,49
A06 Publieksdiensten
2.16Õ,30ã
1.056*42!
A071 RBW Beleid e n Programmering
71, 635*89
A 0 5 Veiligheid Vergunning en Handhaving
A07 RBW Algemeen
2.Ĩ65,76,
112,11 1.484,61
1.703,70'
812,79
|A072 R B W Realisatie
4.180,99
1.842,84
373,73
SA073 RBWAfvalveiwįjdering
1.068,43
890,081 2.978,681 4.23^5ļ^~p'6T,6Ò 5*!290,4oļ 2.916,64
A074 R B W BOK A08 Bestuur Controle e n Advies A091 Sport A092 Cultuur e n Welzijn A093 Theater De Bussel AIO w e r k Inkomen e n Zorg A l l Raadsgriffie
ï.iTù" 10.125,42
872,93' * '™" ^gģ
718*52 4.327,82
1
5.198,8*3 '
2.420,81
1.172,76
10.900,41
13.765,89
1.405,70
608,28
3^023,17 107,75 321,01
A121 ISC Procesondersteuning
2.367,93
ÃĨ22 ÌŜ^ubĩietoakeñ 1.327,07
A123 ISC Voorzieningen ļ Inkomen ĩ
932,92
64.856,931
29.623,02
A124 ISC Vergunning ļ Handhaving 66.756,04
(*) De reis en verblijfkosten komen vanaf 2010 voor rekening van de regionale brandweer (**) De kosten van A 0 4 Directie worden vanaf 2010 meer gedetailleerd geboekt (A041, A044) (***) De afdelingen A05 Veiligheid vergunningen e n Handhaving, A06 Publieksdiensten en AIO Werk Inkomen en Zorg zíjn vanaf 2011 samengevoegd in d e afdeling ISC (121 t e m 124)
De geboekte kosten betreffen de verschillende declaraties voor gemaakte reis en verblijfkosten buiten de gemeente Oosterhout. De reis en verblijfkosten kunnen betrekking hebben op opleidings en ontwikkelingsactiviteiten, bijwonen van c.q. het deelnemen aan congressen, symposia, beurzen, stages, workshops, seminars, studiedagen of vergelijkbare bijeenkomsten.
Definitief, 6 oktober 2011
2.1.2 Detailcontrole lokale en interlokale reis en verblijfkosten Afgezien van de vaste onkostenvergoeding van de directie betreffen de geboekte kosten met name de door de individuele medewerkers ingediende declaraties voor reis en verblijfkosten. Deze kilometervergoedingen zijn of worden bij de jaarlijkse interne controle op de personele lasten gecontroleerd. De afgelopen jaren zijn er bij de controle van deze reisdeclaraties weinig onrechtmatigheden geconstateerd bij de inhoudelijke controle op de reisdeclaraties. Alleen de ondertekening van de declaraties is niet in alle gevallen juist, daar coördinatoren regelmatig de declaraties ondertekenen voor akkoord. Volgens de (onder)mandaatregeling is ondertekening echter voorbehouden aan college, directie, afdelingsmanagers en unitleiders. Naast de reguliere reisdeclaraties (via salarisbetalingen) is ook een beperkt aantal facturen via S&O/FA ten laste van het budget gebracht. Hiervan is bij PD, B C A en griffie niet of nauwelijks sprake. Bij de overige afdelingen zijn in dit kader in totaal 18 facturen beoordeeld over de jaren 2010 en 2011.
A01 S&O
,St A04 Directie
246,76 Ba
tra
lil
ĩ*ĵfè
107.08
1
1 L
1 m
A06 PI) i
A08 BCA A0 AIO WIZ
BB
ľ
127,15
1
I
riin
i
ÍS
A12 JSC
m
260,49 1
ľotaal
IS
G. 1.742,18
13
De 18 geselecteerde facturen hadden betrekking op reiskosten (6560,55), kosten taxi (6183,22), lunch/diner (6 565,35) en overnachtingen in verband met studie/bezoek congres (6433,06). Bij de beoordeling van de facturen is geconstateerd dat in 3 gevallen (totaalbedrag 6 63,50) een tweede handtekening, voor akkoord levering ontbrak. Bij 1 van deze facturen (6 29,40 voor een lunch) was tevens sprake van accordering van een eigen ingediende factuur waarbij ook onduidelijk was met wie en met welke reden de lunch was genuttigd. Bij 2 andere facturen (totaalbedrag 6 343,30) was eveneens onduidelijk met wie en met welke reden de lunch was genuttigd. Het verdient dan ook aanbeveling om de reden en de deelnemers aan lunch/diner duidelijk vast te leggen. De geplaatste opmerkingen betroffen alle gecontroleerde facturen uit 2010. Bij de facturen over 2011 zijn geen opmerkingen geplaatst. Volledigheidshalve wordt wel gemeld dat bij de controle is vastgesteld dat 2 facturen betreffende een werklunch (631,40) en een taxirit (6 107,08) zijn uitbetaald met de afspraak dat dit in de toekomst niet meer voor vergoeding in aanmerking komt.
Definitief, 6 oktober 2011
6
2.2 Representatie-
en
attentiekosten
2.2.1 Cijferanalyse 43463 Representatie- en attentiekosten, peildatum 24-6-2011 F "í
y^lļļCĮto'ļ
W.' I I I İ . . İ ü ^ * ^ " M Ū ' ľ » l l ' İ İ
15008 Algemene afdelingskosten
A01 Service en Ondersteuning
5.303,73
A02 Brandweer A03 Stedelijke ontwikkeling 1A04 Directie
10.403,42
388,711
4.281,60
314,13
14,151
2.92070^1"" 18.979,72|
A041 Directie algemeen
248**94
8.571,42
A042 Directie Projectmanagementbureau
829,48ţ
3.955^55
2.331,56)
2.029,90
A044 Directie Veiligheid A05 Veiligheid Vergunning en Handhaving A06 Publieksdiensten A07 RBW Algemeen
282,47
4.446,32|
3.804,64
11.2447831
8.072İŌB
A071 RBW Beleid en Programmenng A072 RBW Rea isatie
209,43 205,81]
509,18;
812,13
A073 RBW Afvalverwijdering
3.245,681'"
A074RBWBOR
L982,93f"™'^jT3,47
A08 Bestuur Controle en Advies
492,431
56X33
56,225
2.153,48
181,23
3.383,44
562,70
A091 Sport A092 Cultuur en Welzijn
3.631,41,
A093 Theater De Bussel AIO Werk Inkomen en Zorg
194,20
13.253,331
A l l Raadsgrifñe
10.89Ó7Ē9
233,99
132,671
A121 ISC Algemeen
1.393,391
A121 ISC Procesondersteuning
41,97
A122 ISCPubliekszaken
155,96
A123 ISC Voorzieningen Į Inkomen 56,08
A124 ISC Vergunning f Handhaving 69.667,711
61.492,43
4.07539
Deze kosten komen vanaf 2010 voor rekening van de regionale brandweer (**) De kosten van A04 Directie worden vanaf 2010 meer gedetailleerd geboekt (A041, A044) (***) De afdelingen A05 Veiligheid vergunningen en Handhaving, A06 Publieksdiensten en AIO Werk Inkomen en 2org zijn vanaf 2011 samengevoegd "m de afdeling ISC (121 tem 124)
Om een indruk te krijgen van het soort uitgaven op het grootboek Representatie en attentiekosten zijn hierna de belangrijkste uitgaven in 2010 opgesomd: uitgaven voor afdelingsactiviteiten 2010 (S&O 6 7.500, StO 6 3.700, PD B 2.000, R B W B 5.700, B C A 6 2.000, WIZ B 5.000) de kerstborrel (directie é 7.000) borrels/ lunch I diners (S&O B 750, Directie B 1.350, W H B 1.500, RBW B 2.300, SCW 6 2.100, WIZ B 3.000) trainingsdag P M B 6 3.400 sponsoring (PD 6 700, SCW 6 400). externe vergadering/bijeenkomsten Den Brink (RBW B 1.300) laptop (RBW B 700) overige kleine (veŗjaardagsįattenties/bloemen. Bij verschillende afdelingen worden kleinere attenties verstrekt aan medewerkers vanwege extra werkzaamheden of goede prestaties. Dit gebeurt veelal in de vorm van cadeaubonnen, toegangskaarten theater, ijsbonnen of iets dergelijks. P&O wordt hierbij vaak niet betrokken
Definitief, 6 oktober 2011
7
ondanks de mogelijke consequenties voor loonbelasting en sociale premies. In het kader van de implementatie van de werkkostenregeling ís het extra van belang om hier aandacht aan te besteden. Daarnaast wordt geconstateerd dat lunches en diners niet consequent geboekt worden, daar deze op zowel reis- en verblijfkosten (zie paragraaf 2.1) als op representatie- en attentiekosten worden geboekt. Duidelijk onderscheid en richtlijnen voor de boekingen ontbreken.
2.2.2 Detailcontrole 2010 en 2011 Op basis van de uitgevoerde cijferanalyse zijn verschillende facturen geselecteerd die betrekking hadden op uitgaven voor lunches/diners, bloemen/attenties en andere uitgaven. In totaal zijn 37 facturen beoordeeld over de jaren 2010 en 2011.
beoordeel I.UlMlťll
A01 S&O A03 SlO A04 Directie A
'
iiļiiiiťľKìiiĽeii.
Omiiiírkji
C 76,24
e 380,83 ñ e 1.288,31 e
PD
e 100,00
AOS BCA
e, 80,70
AIO WIZ
A12 JSC Totnal
liu-himi
6 162,64 37
C 5.734,30
De 37 geselecteerde facturen hadden betrekking op lunch/diner (6 2.643,82) kleine versnaperingen ten behoeve van het personeel (6 530,03), bloemen (6 145,21), sponsoring (6 1.165,^ en diverse kleine attenties/overige uitgaven (6 1.250,24). Bij de beoordeling van de facturen is geconstateerd dat in 12 gevallen (totaalbedrag 6 1.564,08) een tweede handtekening, voor akkoord levering ontbrak. Bij 9 van deze facturen (6 685,65 voor lunch/diner) was tevens sprake van accordering van een eigen ingediende factuur, waarbij ook onduidelijk was met wie en met welke reden de lunch was genuttigd. Een andere factuur betreffende een werklunch (625,85) is wel uitbetaald waarbij de afspraak is gemaakt dat dit in de toekomst niet meer voor vergoeding in aanmerking komt. Bij 5 andere facturen (totaalbedrag 6 1.731,60) was eveneens onduidelijk met wie en met welke reden de lunch was genuttigd. Het verdient dan ook aanbeveling om de reden en de deelnemers aan lunch/diner duidelijk vast te leggen. Bij de onderzochte facturen is tevens een aantal facturen aangetroffen die betrekking hadden op versnaperingen en kleine attenties ten behoeve van het personeel vanwege verrichte prestaties of bijzondere gebeurtenissen. Het betreft o.a. aankoop van ijsbonnen (PD), een dinerbon (BCA), theaterkaarten (SCW), oliebollen (ISC), worstenbrood/appelflappen ( W H , StO, RBW, ISC) , bloemen (ISC) en kado/verjaardagskado/jubileum (PD, Griffie). In de meeste gevallen is niet vastgelegd voor wie de versnaperingen/attenties zijn aangeschaft en de reden waarvoor dit is gedaan. Daarnaast zijn deze verschillende aankopen verricht buiten de
Definitief, 6 oktober 2011
8
salarisadministratie om waardoor geen rekening is gehouden met eventuele loonbelasting en sociale premies. Bij de beoordeelde facturen zijn twee facturen aangetroffen onder de noemer sponsoring. Een factuur van 6 430 van SCW in verband met de actie Samenloop voor Hoop (ontbijtkosten en consumptiebonnen) en een factuur van 6 735 van PD in verband met Sponsoring Z O N 2010 (aanschaf 15 toegangskaarten voor activiteit Junior Kamer). Ook is deze laatste factuur niet via de salarisadministratie verwerkt en uitsluitend getekend door de budgethouder. Ten slotte is bij de beoordeelde facturen een factuur voor RBW aangetroffen voor de aanschaf van een laptop voor de toezichthouders. Deze factuur (6 731) is onterecht ten laste van het budget van grootboek 43463 Representatie- en attentiekosten geboekt. De hiervoor geplaatste opmerkingen hebben met name betrekking op de gecontroleerde facturen uit 2010. De facturen over 2011 leiden in mindere mate tot opmerkingen. Hierbij wordt overigens wel de kanttekening gezet dat ook de realisatie over 2011, per 24 juni 2011, aanzienlijk lager is dan realisatie over 2010 (6 4.075,39 ten opzichte van 6 61.492,43).
Definitief, 6 oktober 2011
9
2.3 Overige goederen en diensten 2.3.1 Cijferanalyse 43499 Overige goederen en diensten, peildatum 24-6-2011
5008 Algemene afdelingskosten lAOl Service en Ondersteuning
19.950,12*
2.291,85
1.993,19
826,30
104,60
6.615,04
47.102,77
3.537,13
334,85
198,95
1396,
lÃ^BTāndweer [A03 Stedelijke ontwikkeling
İ.09Í581
įţ-BWļrafl-iEdninW"-"- - ii mm»ļiimmm -
sAM Directie
26.223,58
İA041 Directie algemeen 1Ā042 Directie Projectmanagementbureau
U043Tongrëssen 2oTjaa7steid
942,00'
A044 Direcbe Veiligheid
10.092,45
A05 Veiligheid Vergunning en Handhaving
30,05
4.406,97.
23.381,11
A06 Pub ieksdiensten
814,17
3.466,16
IAÛ7 RBW Algemeen
436,55
137,75
A071 RBW Beleid en Programmering
295,25|
A072 RBW Rea isatìe
227,50
152,90
28,21ļ|
NlwWUlUWMtiįl
İA073 RBW Afvalverwijdering IA074 RBW BOR
Ē
739,861 ~ '
332,95 - 478,801
3.387,86
62,00
626,13
278,10
A08 Bestuur Controle en Advies A09 SCW Algemeen 1A09Í Sport
1.3206Ö 360,00
473,10 4.322,54
39,99
A092 Cultuur en Welzijn
257,32
A093 Theater De Bussel
20.439,30
150,25
83,50
. 12.922,26
AIO Werk Inkomen en Zorg
3.069,84 60,10
A l l Raadsgriffie A12 ISC Algemeen
3.941,82
A121 ISC Procesondersteuning A122 ISC Publiekszaken 5.132,75
A123 ISC Voorzieningen ļ Inkomen
2.093,42!
A124 ISC Vergunning ļ Handhaving 102.682,93
95325,09
18.585,44j
(*) Deze kosten komen vanaf 2010 voor rekening van de regionale brandweer (**) De kosten van A04 Directie worden vanaf 2010 meer gedetailleerd geboekt (A041, A044) (***) De afdelingen A05 Veiligheid vergunningen en Handhaving, A06 Publieksdiensten en AIO Werk Inkomen en Zorg zijn vanaf 2011 samengevoegd in de afdeling ISC (121 tem 124}
Op kostenpiaats 5008, grootboek 43449 Overige goederen en diensten worden de overige afdelingskosten geboekt die ten laste van het PBS komen. Om een indruk te krijgen van het soort uitgaven op het grootboek Overige goederen en diensten zijn hierna de belangrijkste uitgaven in 2010 opgesomd: uitgaven voor afdehngsactřviteiten, bijeenkomsten, lunches 2010 (S&O e 400, sto e 700, B C A e 300, s c w e 500) uitgaven voor automatiseringsapparatuur e.d. (S&O 6 1.600, StO 6 100) externe onderzoeken, ondersteuning/begeleiding, managementbij eenkomsten (Directie 6 46.000, W H 6 8.000, SCW B 500) WWgelden ( W H B 14.000, SCW B 2.500) Afscheid medewerker (PD B 1.400) externe vergadering/bijeenkomsten ( W H 6 1.000, PD B 1.700).
Definitief, 6 oktober 2011
10
Ook hier wordt geconstateerd dat kosten van lunches en diners niet consequent geboekt worden. Zowel op reis en verblijfkosten (zie paragraaf 2.1), representatie en attentiekosten (zie paragraaf 2.2) als overige goederen en diensten worden de betreffende kosten geboekt. Duidelijk onderscheid en richtlijnen voor de boekingen ontbreken.
2.3.2 Detailcontrole 2010 en 2011 Op basis van de uitgevoerde cijferanalyse zijn verschillende facturen geselecteerd voor nader onderzoek. In totaal zijn 20 facturen beoordeeld over de jaren 2010 en 2011. MiíTluiii
A01. S&O
-„ " * A04 Directie ^05-tom r A06 PU
.mi
1
e 1.433,16
2
6 3.809,63
, å
n
u
Sm 2
6 695,00 1
AOS BCA AIO WIZ lAllíïrìļŕfîl^,,;; AĪ2 ISC
3
e 278J0 6 9.619,83
4
6 4.750,23
20
6 21.756,06
f?
Totaal
De 20 geselecteerde facturen hadden betrekking op wwgelden (6 4.431,25) vergaderkosten (6 671,60), diensten van derden (6 13.346, 84), aanschaf van apparatuur (6 2.392,61), lunches (6 615,85) en diverse uitgaven (6 297,92). Bij de beoordeling van de facturen is geconstateerd dat in 4 gevallen (totaalbedrag 6 737,85) een tweede handtekening, voor akkoord levering ontbrak (3 R B W en 1 BCA). Bij 1 van deze facturen (6 37,75 voor een diner) was tevens sprake van accordering van een eigen ingediende factuur. Bij de drie andere facturen (totaalbedrag 6 700,10) ontbrak een goede onderbouwing voor de aankoop c.q. lunch. Dit was eveneens het geval voor een factuur van 6 42,83 voor inburgering/kwartiennaken (WIZ). Van 2 beoordeelde facturen betreffende kosten van een onderzoek naar telefonische bereikbaarheid (6 8.303) en de kosten voor aanschaf van ergonomische hulpmiddelen (6 1.274) is de toegepaste boekingswijze niet geheel juist. Onderzoek naar telefonische bereikbaarheid had direct ten laste van het product dienstverlening geboekt moeten worden. De kosten voor ergonomische hulpmiddelen hadden ten laste van het budget arbo (S&O/P&O) geboekt moeten worden. De geplaatste opmerkingen betroffen gecontroleerde facturen uit zowel 2010 als 2011.
Definitief, 6 oktober 2011
11
3 Burgemeester en wethouders 3.1
Cijferanalyse
Beheersproduct 00102 College, peildatum 24-6-2011 \ RealisatiëSDOSiį Realisatie 20fi
Realisaties
j-i c ?bļāi JKplts 6001014 College Z AC 0010202 College 141100 Salarissen en soaale lasten Ì41105 Vergoeding woonwerkverkeer ambt Ĵ41112 Overige salariskosten ş43435 Leasekosten |43440 Reis en verblŗifkosten lokaal 143441 Reis en verblijfkosten interlokaal
445.423,33 3326,60 29.376,00
249.073,66 2.5ĪÏİīľ" 29.555,04
36,38 2.497,20
2.768,65
1.105,14
12.349,06
13.853,28
6.000,87
21.740,521
4.736,00
143444 Adviezen van derden -43446 Consumptief eten en drmken compensabel J43454'Huren
1.15ÎĴ94 50,00
211,75
14.817,70
8.449,00
8.165,33
2.383İ44
115,19
78,00
|43461 Onderhoud en reparatie apparatuur ļ prog Į43~46rOpleidíngen 143463 Representatie en attenties 43464 AbonnementenA^kliteraüiur/contnbuties
2.131,94
í?314,68
2.222;26
-1778,82 ĩlt9Ĩ,34
rt3466 Telecommunicate 43470 Verhuiskostenvergoeding 43499 Ovenge goederen en diensten
1.162,20 14.982,72
32.415,94
873,75 199,20
"46221 Uren Service en Ondersteuning N46290 Verrekening kostenplaateen |83499 Ovenge goederen en diensten IToteãl
159.416,47
362.867,43
167,00^ 709.10649
S
970.868,57
286.596,59
iKplts 6001003 Representatie /.AC 0010203 Externe Representatie 143004 Personeel van derden
1.692,601
143436 Schoonmaakkosten Į43440.Reis enverblijfkosten lokaal
86,46 1.206,50
[43441 Reisen .verblijfkosten interlokaal 143446 Consumptief eten en drinken compensabel 1*43454 Huren '
,"
43455 Doorberekeningen extern 43463 Representatie en attenties 43499 Ovenge goederen en diensten
525,23 1.628,40
46221 Uren Service en Ondersteuning
125207,09
34.960,00 6.384,62
Doorberekeningen restaurant kvh
43499 Ovenge goederen en diensten
4.896,89
17.963,59
ĩmōõ
63.756,00 1.791*55!
304,20
21.804,661
8.847^28
13.Ō1Ī26
3.645,8
-23,58!
86255 Doorberekeningen intern 43436 Schoonmaakkosten
29.176,4
750,00
46256. Doorberekeningen restaurant comp
83455 Doorberekeningen extern
2.450,72
23,58 14.071,52;
442^Śűbsld1es '46255 Doorberekeningen intern
3.33734
-70,00ļi 139,50
1
1
1.237,40
\
148,58'į
į
TŐtããT
184.835,03
153.386,80
20.936,66
Totaal BH00102 college
893.941,221
1.124.255,371
307.533,251
Totaal BL003 College
De kosten van het college worden op de kostenplaatsen '6001014 College' en '6001003 Representatie' geboekt. Bij de beoordeling van de hierop voorkomende kostensoorten is gebleken dat niet voor alle kostensoorten budgetten zijn opgevoerd en dat er niet consequent wordt geboekt. Dit leidt er toe dat geen eenvoudig totaalbeeld gegeven kan worden van de
Definitief, 6 oktober 2011
12
verschillende kostensoorten. Tevens bemoeilijkt dit de vergelijking van de cijfers tussen verschillende jaren. In de uitgebreidere analyses per kostensoort zijn beide kostenplaatsen samen genomen. Doordat de werkelijke boekingen van de kosten voor externe representatie, op aangeven van S&O/FA, over de verschillende grootboeken plaatsvindt, ontbreekt het totaalbeeld van de kosten van een activiteit. In overweging wordt gegeven de inrichting van de administratie kritisch te bekijken en de afzonderlijke kostenplaatsen op te heffen teneinde het budgetbeheer te optimaliseren. Daarnaast is het aan te bevelen de doorberekeningen maandelijks door te laten voeren om een goed beeld te krijgen van de actuele stand van zaken van de budgetrealisatie. Bij de (herinrichting van de administratie moet tevens aandacht worden besteed aan de registratie van vergoedingen en verstrekkingen in het kader van de werkkostenregeīing. In het vastgestelde interne controleplan 'rechtmatig gebruik van regelingen' zijn de volgende kostensoorten ter beoordeling opgenomen: » Reis en verblijfkosten lokaal en interlokaal (43440 en 43441) « Huren (43454) » Representatie en attenties (43463) » Verhuiskostemegeling (43470) « Vergoedingen woon werkverkeer ambt (41105) « Overige goederen en diensten (43499) « Doorberekeriingen restaurant (46256 en 46257) « Overige salariskosten (41112) Op basis van de hiervoor gepresenteerde realisatiecijfers van de beoordeelde kostensoorten constateren we dat er in 2011 in verhouding minder wordt uitgegeven dan in 2010. Het lijkt er op dat meer kostenbewust wordt omgegaan met verschillende activiteiten naar aanleiding van de nota Representatiebeleid en voorstellen tot versobering (december 2010). Daarnaast is mogelijk het declaratiegedrag gewijzigd naar aanleiding van de nota 'vergoedingen politieke ambtsdragers' (20 september 2010 vastgesteld). Daarbij moet wel worden vermeld dat in 2010 extra kosten zijn gemaakt als gevolg van het nieuwe college en afscheid oude college waardoor beide jaren niet direct vergelijkbaar zijn. Bij de niet verder in detail beoordeelde kostensoorten zijn bij de globale cijferanalyse de volgende zaken geconstateerd: * Personeel van derden betreft kosten van inhuur personeel voor afscheidsreceptie wethouders Adviezen van derden Betreft in 2010 de begeïeidingskosten van een outplacement en loopbaanbegeleidingsbureau van een voormalig wethouder (ca. C 20.000) en de onderzoekskosten van een integriteitsbureau ten behoeve van installatie van het nieuwe college (ê 2.000). In 2011 betreft het kosten voor de collegetweedaagse (6 4.700). » Consumptief eten en drinken compensabel Betreft in 201 ljsosten van diverse lunches, borrels en diners. Opvallende posten zijn lunch college met secretariaat (ruim 6 200), lunch met college Breda (6 600), diner met RWB (ê 500), consumpties hotelverblijf college (6 350), externe lunches burgemeester ê 200, facturen drankjes burgemeester bij overnachtingen na de raadsvergadering. 9
Definitief, 6 oktober 2011
13
»
«
»
« *
Opleidingen Betreft in 2010 o.a. kosten deelname V N G congres (6 4.400), intake trainingstraject wethouder onderwijs 8c cultuur (6 2.600) en deelname excursies I congressen verschillende collegeleden (6 1.500). In 2011 betreft dit de kosten voor de collegetweedaagse (6 3.800), zie ook kostensoort adviezen van derden. Daarnaast ook training van wethouder maatschappelijke ontwikkeling (6 3.300) en deelname aan V N G congres (6 1.000). Abonnementen I vakliteratuur en contributies In 2010 betreft dit o.a. abonnementen op De Stem (ê 500) en contributies van burgemeester (6 500). In 2011 omvat deze post een aantal contributies en abonnementen, waaronder lidmaatschap van wethouder onderwijs 8c cultuur bij wethoudersvereniging van C 150. Telecommunicatie Dit betreft het totaal aan maandelijkse inhoudingen (6 55,30 per maand) op de onkostenvergoedingen van de wethouders met betrekking tot de mobiele telefoon, conform de nota 'vergoedingen politieke ambtsdragers'. Uren service en ondersteuning In 2010 betreft dit de doorberekening van de werkelijke uren Service en ondersteuning. Verrekening kostenplaatsen In2010betreft dit de kosten van pensioenen gewezen bestuurders adÊ 122.000 en politieke ambtsdragers ad 6 241.000.
Voor de nader te beoordelen kostensoorten is een uitgebreidere analyse opgesteld, waarbij tevens Ís vermeld welke deelwaarnemingen zijn uitgevoerd en welke bevindingen dit heeft opgeleverd.
Definitief, 6 oktober 2011
14
3.2
Detailcontrole
3.2.1 Reis en verblijfkosten lokaal en interlokaal In de paragraaf hiervoor is het totaal inzichtelijk gemaakt van alle door het college gemaakte kosten. In navolging hierop worden in de paragraaf 3.2.1. de verantwoorde reis en verblijfkosten lokaal en interlokaal over 2010 en 2011 (geboekt tem peildatum 2462011) uiteengezet. Daarbij wordt nader ingegaan op de beoordeelde posten en de daarbij te plaatsen opmerkingen. Beoordeelde posten - ï : 2010
Totaal
^Vergoedingen en declaraties burgemeester
Aantal
C 2.000
Vergoedingen en declaraties weöi onderwijs S. cultuur
Bedrag
Geen opmerkingen
Opmerkingen
3
Ê 134,56
2
1
1
Ē8,67
1
0
1
Vergoedingen en declaraties voormalig wethouder
É 133
1
« 39,25
Vergoedingen en declaraties weth stedeBįke ontwikkeling
í 132
1
C 132,00
l
0
Lokale taxiritten
6 501
0
é0,0D
0
0
5 -.
1
:
Totaal Reis en verblijfkosten lokaaj
e 2.785
6 ,
Ĉ 314,48.
Tabel Beoordeelde posten Reis en verblijfkosten lokaal 2010
De vergoedingen voor de burgemeester betreffen met name (ĉ 1.857,45) kosten van overnachtingen en gebruik bar na raadsvergaderingen. Deze kosten worden voor 100Zo vergoed. Volgens artikel 4 van de 'Regeling rechtspositie burgemeesters' zouden de penisonkosten voor maximaal 90*^ vergoeding in aanmerking komen. Overigens wordt opgemerkt dat de facturen van het hotel rechtstreeks bij de gemeente worden ingediend en door S&O/FA worden betaald. Er is in die zin geen sprake van het achteraf declareren van onkosten van een privé persoon maar het betalen van een factuur voor hotelovernachtingen. Er vindt daardoor binnen de afdeling S&O/P&O geen toetsing plaats op rechtspositie en consequenties op fiscale en sociale regelgeving. Daar komt nog bij dat de betaalde btw vanwege de toegepaste boekingsgang als volledig compensabel wordt geregistreerd en geclaimd bij het BCF. Aangezien geen sprake Ís van uitvoering van een overheidstaak is dit onrechtmatig. De betaalde btw op de factuur dient dan ook, conform de regelgeving, als onkostenvergoeding aan de burgemeester te worden gezien waarbij de maximale vergoeding van 907o van pensionkosten moet worden toegepast. Op basis van juiste toepassing van alle regelgeving zou de burgemeester geen recht hebben op Ç 477,31 (zijnde ÌOVo van de totale kosten inclusief BTW). Naast de kosten voor overnachtingen worden ook de kosten van de bar gedeclareerd. Afgevraagd wordt of deze kosten naar de letter van de wet wel tot de pensionkosten gerekend kunnen worden. Indien dit niet het geval is dan zouden kosten van overnachting en kosten bar voor een totaalbedrag van ë 644,35 niet voor vergoeding in aanmerking komen. De bedragen zijn berekend over de gehele periode mei 2009 september 2011. De beoordeelde declaraties van de collegeleden betreffen alle, lunches en diners en zijn akkoord. 0
0
-
",7ŕ^^
;
vírį-
2011
Beoordeelde posten
-f-
:
'
Vergoedingen en declaraties burgemeester Lokale tawntten Totaal Reis en vèrbliĵnċōsten lokaal (24-6-2011)
Totaal
ą,
Aantal
744
"~T361 e 1.105
*™~"
-
Geen-T opmerkingen
ļ
Bedrag -
lļ
É 204,61
0
To,òõ"
"~Õ
C 204,61
0
5F 1.
Opmerkingen 1
Tabel Beoordeelde posten Reis en verblijfkosten lokaal 2011
De vergoedingen van de burgemeester hebben ook in 2011 met name betrekking op de hotelovernachtingen na raadsvergaderingen(ĉ 690,41), waarvoor dezelfde opmerking geldt als hiervoor geplaatst bij de vergoedingen 2010. De ingediende declaraties betreffen een lunch, restaurant en narbonnen bij overnachtingen.
Definitief, 6 oktober 2011
15
Beoordeelde posten 2010
Totaal
ŝ Hotelovernachtingen college
ē 3.860
iInterlokale taxiritten
« 1.925
ļ Vergoedingen en dec la ra bes burgemeester
6 3.279 6 469
Vergoedingen en declaraties weth middelen
Ē592
Vergoedingen en declaraties weth onderwijs 81 cuttuur
^Vergoedingen en declaraties weth maafeċnappelrjke ontwikkeling
\ Aantal 1
1
0
6 1.925,00
3
5
2
6 973,84
2
0
0
«0,00
0
6 0,00
0
6 359 ŕ ~ " ~ l
6 88,06
1
0
j(ì4fľ7z66
2
0
r
2
Vergoedingen en declaraties voormalig wethouder Vergoedingen en declaraties voormalig wethouder
Opmerkingen
6 150,00
Vergoedingen en decläratìes weth stedelijke ontwikkeling Vergoedingen en declaraties voormalig wethouder
Geen opmerkingen
j - Bedrag
6 641
0
6 1.459
0
6 0,00
6 379
1
Ē 191,66
15
Ê 3.816,22
Totaal Reis en verblijfkosten interlokaal
0
^ĈO^OOj
Tabel Beoordeelde posten Reis en verblijfkosten interlokaal 2010
0
0
r
-
5"
0
1
0
io
' ~3.
5
Bíj drie facturen met betrekking tot taxiritten ís geen onderbouwing aanwezig, waarvoor en voor wie de ritten bestemd waren. Eén taxirit betrof het vervoer van de burgemeester na een bezoek aan een restaurant na een raadsuitje. Volgens de notitie 'vergoedingen politieke ambtsdragers' vallen de kosten die verbonden zijn aan uitstapjes tb.v. de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis en verblijfkosten) echter onder de vaste onkostenvergoedingen. Deze regeling was reeds vastgesteld, op moment van gebruik van de taxi. Een andere taxirit betrof een diner van de burgemeester in Schiedam met 22 burgemeesters van gemeenten met Marokkaanse risicojongeren, waarbij de taxi een aantal uur moest blijven wachten (6 280). Onder de overige taxikosten vallen ondermeer taxiritten naar restaurants, uitjes op uitnodiging, carnavalsritten etc. Een deel van de facturen is uitsluitend zichtbaar voor akkoord getekend door de budgetbeheerder, dus geen second opinion. De overige beoordeelde posten (declaraties) zijn akkoord en leveren geen opmerkingen op.
-
-ĴT-
,Hotelovernachbngen college
- .
". . -.
2011
.
'
-- .
. .
Beoordeelde posten: Totaal
: L
Interlokale taxiritten
Aantal.;
Bedrag
Geen opmerkingen
Opmerkingen
6 1.987 '""""«İÏİ
2
6 818,00
2
0
61.591
5
6 1.591,00'
5
0
Vergoedingen en declaraties weth maatschappelijke ontwikkeling
6 439
1
6 119,88
1
0
Vergoedingen en declaraties weth middelen
6 536
2
6 536,00
2
0
Vergoedingen en declaraties weth onderwijs 8t cultuur
6 149
1
e 13,20
1
0
1
Vergoedingen en declaraties burgemeester
Vergoedingen en declaraties weth stedelijke ontwikkeling / į
Totaal Reisenverblijfkosten interlokaal (24-6-2011)
ľ
6 480
1
6 233,84
Ê 6.000
12
Ç 3.311,92;
0 - ': 0
Tabel Beoordeelde posten Reis en verblijfkosten interlokaal 2011
De post Hotelovernachtingen betreft de hotelovernachtingen van het gehele college. De beoordeelde taxiritten zijn alle goed onderbouwd en akkoord. Ook bij de ingediende declaraties zijn geen opmerkingen te plaatsen.
3.2.2 Huren In paragraaf 3.1. is het totaal inzichtelijk gemaakt van alle door het college gemaakte kosten. In navolging hierop wordt nu Ín detail ingegaan op de verantwoorde kosten voor huur over 2010 en 2011 (geboekt tem peildatum 2462011).
Definitief, 6 oktober 2011
16
1
[43454 Huren (College) ?43454 Huren (E xterne representatie)
. ™ . .
^
.
Jaar
ļ
Begroting
Toĩöļr
ļ
* 'õ^ōōļ"' "
2011
o)ōō 2.450,72
" ~ "~O,D"OŢ~ "~ ""5,00
ļ T o t a a l Huren
211,75 3.337,54
~'S.549^29
0,00
' 20*11(24-6-2011):™
Geboekt
o,oof"
20101 143454 Huren (College) f43454 Huren (E xterne representatie)
ļ
0,00,
2010
2.450,721 6.0Ôo7ûï
Tabel Verantwoorde kosten Huur 2010 en 2011
In 2010 hebben de kosten met name betrekking op huur van materialen voor de afscheidsreceptie van de wethouders en de dodenherdenking. De in 2011 verantwoorde kosten betreffen de huur van materialen t.b.v. carnaval en dodenherdenking (6 2.400). De verantwoorde posten passen bínnen de kaders voor Externe representatie zoals deze in december 2010 hernieuwd zijn vastgesteld en later (voor wat betreft carnaval) zijn aangepast.
3.2.3 Representatie en attenties In paragraaf 3.1. is het totaal inzichtelijk gemaakt van alle door het college gemaakte kosten. In navolging hierop worden in de paragraaf 3.2.3. de verantwoorde kosten voor representatie en attenties over 2010 en 2011 (geboekt tem peildatum 2462011) uiteengezet. Daarbij wordt nader ingegaan op de beoordeelde posten en de daarbij te plaatsen opmerkingen. -Beoordeelde posten į í ^ • • ř'ir ~--y Bloemen en kransen
-
:
20io
"
Totaal Ç 6.100 ê 1.300
ĮBorrels
Aantal
Bedrag
- Geen ' - opmerkingen
4
6 294,79
1
Ē 161,75 Y^————-ļ
Opmerkingen 4
Ē50Û
řCamaval •Ondersďieidingen Sponsoring
Ē 2.900 É 2.900
Huwelijken
Ě 3.500
Ereboek
C 4.600
Diner Jubileum burgemeester
e
1.600
1
É 1.591,80
Externe lunches en diners
6 4.400
I7
Ê 1.551,30
Aftčheid en wisseling college
Ê 1.9Õ0J
I
C 730,00
1
Ē 210,00 -\ Ê 4.539,64
Diverse kosten '. Totaal Representatie en attenties
é 1.900 6 31.600
25
1
3 1
14 1
ļ
V
-
5
.1
2
0
,
1
Tabel Beoordeelde posten Representatie en attenties 2010
Van geen enkele beoordeelde factuur afkomstig van een bloemenzaak is te achterhalen ter gelegenheid waarvan de boeketten zijn besteld. In maart 2010 heeft een tapasdīner plaatsgevonden ter gelegenheid van het 12,5 jarig jubileum van de burgemeester. In januari 2011 is de uitgereikte cadeaubon vanwege het 12,5 jarig jubileum verzilverd (etentje met gezin ê 300). De facturen zijn door S&O/FA uitbetaald waardoor geen rekening is gehouden met eventuele consequenties voor loonbelasting en/of sociale premies en btw. De in 2010 uitgekeerde jubileumgratifìcatie is verzorgd door P&O rekening houdend met de fiscale consequenties. De facturen met betrekking tot lunches/ diners etc zijn in de meeste gevallen uitsluitend door de budgetbeheerder getekend voor akkoord, dus zonder tweede handtekening van de gemeentesecretaris. ĩn de 'regeling politieke ambtsdragers' staat vermeld dat declaratieformulieren ook aan de gemeentesecretaris worden voorgelegd ter ondertekening voor akkoord. Bij niet akkoord treedt de gemeentesecretaris in overleg met de declarant over de facturen. Tevens is in veel gevallen niet bekend met wie en ter gelegenheid waarvan de etentjes hebben plaatsgevonden. In 2010 hebben verschillende etentjes plaatsgevonden met collega's. De post van 6210 onder diverse kosten heeft beUekking op 12 kaartjes voor de revue, waarbij niet duidelijk is aangegeven dat deze bestemd zijn voor het college en partners.
Definitief, 6 oktober 2011
17
2011
. Totaal ..
Bloemen en kransen
'- Beoordeelde posten - i t;-~ G een -:. Aantal :-.;ļ;- Bedrag opmerkingen - Opmerkingen 2 II Ē 1.837,251 1 1
6500 I lOnderschadingen
ëľÕÖI
Ê 687,25 |
•Huwelgken
Ĉ3Ũ0 eioo
«309,33 .
íExteme lunches en diners
ë 84,69
äSpoiĩpnjs ļ
í 300 ļ
1
TotaalRepresentatie en attenties (24-6-2011)?
CS.OOoļ
', 6
Diverse kosten
\ ï 226,42 1 | C 3.144,94 |
f 3
l
1
* 3
ļ
Tabel Beoordeelde posten Representatie en attenties 2011
Bij één factuur roet betrekking tot de levering van bloemen is geen tweede handtekening aangetroffen. Tevens is niet in alle gevallen te achterhalen voor wie en met welke reden de bloemen besteld zijn. De factuur voor 12 toegangskaarten voor het parkfeest ís op deze kostensoort geboekt, waarbij niet duidelijk is aangegeven dat deze bestemd zijn voor het college en partners. Op deze kostensoort Ís ook een factuur geboekt van een restaurant (6 84,69) voor een etentje tussen een ambtenaar en de burgemeester. In de notitie Vergoedingen Politieke Ambtsdragers, bijlage c, is opgenomen dat voor functionele lunches i diners buiten het gemeentehuis geldt dat er in ieder geval sprake moet zijn van de aanwezigheid van minimaal één exteme relatie.
3.2.4 Verhuiskostenregeling In paragraaf 3.1. is het totaal inzichtelijk gemaakt van alle door het college gemaakte kosten. In navolging hierop wordt nu in detail ingegaan op de verantwoorde kosten voor verhuiskostenregeling over 2010 en 2011 (geboekt tem peildatum 2462011). ļ 43470 verhuřskostenregefíng
(College)
43470 verhuEkostenregeting
(College), realisatie t e m
Jaar 2010
24-6-2011
\
2011
Begroting j o,ooj 0,001 '
Geboekt 1.891,34j 873,751
Tabel Verantwoorde kosten Verhuiskostenregeling 2010 en 2011
Dit betreft de maandelijkse kosten van círca C 175 voor de inboedelopslag van de burgemeester. Volgens de verhuiskostenvergoeding art 3 'Regeling rechtspositie burgemeesters' heeft een burgemeester recht op een vergoeding voor "andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten, waaronder begrepen de kosten van inpakken en uitpakken van breekbare zaken tot maximaal 6 5.445' (lid b). De inboedelopslag wordt beschouwd in het kader van dit lid b. Uit gesprekken met P&O is gebleken dat nadere informatie bij de V N G is ingewonnen over de uitleg van de regels ten aanzien van de vergoeding van de verhuiskosten. Uit de overlegde stukken blijkt dat twee maal aanspraak gemaakt kan worden op de betreffende vergoeding. De eerste maal als sprake is van tijdelijke huisvesting vanwege de verhuispiicht van de burgemeester. De tweede maal als definitief een woning wordt betrokken. Op basis van de specifieke situatie van de burgemeester met tijdelijke huisvesting in een andere woonplaats is in het kader van dit onderzoek nadere informatie ingewonnen bij de V N G over de toepassing van de regelgeving. Hierbij is duidelijk geworden dat de burgemeester conform de gemeentewet zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen een jaar moet verhuizen naar de nieuwe werkgemeente. De gemeenteraad is bevoegd orgaan om de burgemeester een eenmalige ontheffing te verlenen voor de verhuispiicht. Deze ontheffing kent een maximale periode van 1 jaar. In verband met deze verhuispiicht kan de burgemeester aanspraak maken op een aantal vergoedingen: kosten woonwerkverkeer pensionkosten (90*70 tot maximaal 50Zo van de bezoldiging) verhuiskosten Conform het rechtspositiebesluit burgemeesters is er geen maximale periode vastgelegd gedurende welke de burgemeester aanspraak kan maken op kosten woonwerkverkeer en 0
Definitief, 6 oktober 2011
18
pensionkosten. In de geest van de gemeentewet zou hieraan een termijn van 1 jaar na aanstelling kunnen worden gekoppeld. Deze termijn wordt in de wetgeving echter niet vastgelegd. Uit aanvullende informatie van de V N G is gebleken dat met ingang van 1 oktober 2011 nieuwe regelgeving van kracht wordt. De maximale periode voor alle genoemde kostenvergoedingen wordt dan vastgesteld op 2 jaar mede vanwege de huidige matige verkoopbaarheid van de woningen. Dit betekent dat de burgemeester met ingang van 1 oktober geen recht meer heeft op vergoeding van woon-werkverkeer, pensionkosten en mogelijke verhuiskosten aangezien de periode van 2 jaar Ís verstreken (aanstelling 11 mei 2009). Omtrent de periode van 11 mei 2010 tot 1 oktober 2011 bestaat geen eenduidige regelgeving. Conform de letter van de wet is er geen beperking om de in die periode gemaakte kosten te declareren, echter conform de geest van de wet en de recente aanvulling door de V N G kunnen hier wei vraagtekens bij worden geplaatst. Bij toepassing van de geest van de wet (vanwege verplichte verhuizing binnen 1 jaar) moet worden afgevraagd of recht bestaat op vergoeding van pensionkosten en reiskosten vanaf mei 2010. In totaal gaat het daarbij om 6 2.279,15 aan pensionkosten (naast het genoemde bedrag in paragraaf 3.2.1) en ë 1.513,35 aan vergoedingen woon-werkverkeer (zie ook paragraaf 3.2.5). Uit ons onderzoek is niet gebleken dat de burgemeester expliciete toestemming is verleend door de gemeenteraad om niet te voldoen aan de verhuispiicht (1 jaar na aanstelling). Daarnaast is tijdens het onderzoek niet gebleken dat er specifieke afspraken zijn vastgelegd over de verschillende vergoedingen na aanstelling en na verloop van de één jaars termijn. De burgemeester heeft na aanstelling in Oosterĥout zijn woning in Hilvarenbeek verkocht en tijdelijke huisvesting gevonden in Tilburg. De inboedel is opgeslagen in Breda. Uit de regelgeving en de nadere uitleg van de V N G blijkt dat een burgemeester maximaal op 2 momenten aanspraak heeft op een verhuisvergoeding. Bij het betrekken van een definitieve huisvesting in de werkgemeente (art 31.1 Besluit rechtspositie burgemeesters) en het betrekken van een tijdelijke huisvesting (art 31.3 Besluit rechtspositie burgemeesters). De tijdelijke huisvesting moet aldus de V N G worden uitgelegd als tijdelijke huisvesting in de werkgemeente. Aangezien de burgemeester zich nog niet heeft gevestigd in de werkgemeente zou naar de letter van de wet geen recht bestaan op vergoeding van de verhuiskosten aangezien aan de voorwaarde van tijdelijke huisvesting niet is voldaan. Dit zou betekenen dat de burgemeester geen recht zou hebben gehad op vergoeding van de totale kosten van 6 6.912,63. Hierbij is rekening gehouden met de door de gemeente betaalde btw die als volledig compensabele btw is geregistreerd en geclaimd bij het BCF. Daarentegen kan op basis van de aanvullende informatie van de V N G en de wettelijke grondslag ook worden afgevraagd of naar de geest van de wet de kosten van transport en opslag inboedel kunnen worden gezien als kosten verband houdende met de definitieve verhuizing naar Oosterhout. Indien dit laatste het geval is dan zouden de volgende kosten kunnen worden vergoed (artikel 3 regeling rechtspositie burgemeesters): transportkosten van inboedel naar nieuwe woning andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten (maximaal 6 5.445) kosten in verband met dubbele woonlasten (4 maanden 6 272,27) Uit de beoordeelde facturen blijkt dat de burgemeester kosten heeft gemaakt voor het transport van inboedel naar opslag in Breda en vervolgens voor opslag van inboedel. Deze kosten moeten aldus de V N G alle worden aangemerkt als "andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten" waarbij een maximum geldt van ë 5.445. Uit raadpleging van de administratie blijkt dat de facturen voor transport en opslag rechtstreeks aan de gemeente Oosterhout in rekening zijn gebracht. Ook deze facturen zijn door S&O/FA verwerkt en uitbetaald zonder periodieke toetsing door P&O aan regelgeving. Daarnaast is door rechtstreekse facturering aan de gemeente de btw onterecht als volledig compensabel vastgelegd en geclaimd bij het BCF. In totaal is een bedrag van 6 6.912,63 betaald aan transport, opslag en btw. Toepassing van de geest van de wet (zie hiervoor) zou betekenen dat de burgemeester geen recht zou hebben op het overschrijdende bedrag van ĉ 1.467,63. Indien de geest van de wet in deze wordt gevolgd kan daarbij wel worden afgevraagd of naast de
Definitief, 6 oktober 2011
19
aanspraak op deze verhuiskostenvergoeding ook recht blijft bestaan op vergoeding van reiskosten en pensionkosten. Verhuizing zou immers betekenen dat geen gebruik pension en geen kosten voor woon werkverkeer gemaakt behoeven te worden. In de periode september 2009 april 2010 gaat het om een bedrag van ťü 1.097,93, aan pensionkosten en een bedrag van 6 720,75 aan reiskosten woon werkverkeer. Dit betreft de kosten bovenop de hiervoor al gemelde kosten. Zoals aī eerder gemeld wordt conform informatie van de V N G de regeling van de verhuiskostenvergoeding per 1 oktober 2011 aangepast waarbij een maximale termijn van twee jaar wordt vastgesteld. Omdat de burgemeester de termijn van 2 jaar heeft overschreden (aanstelling op 11 mei 2009) bestaat er na 1 oktober 2011 geen recht meer op vergoeding van verhuiskosten naar tijdelijke of definitieve huisvesting in Oosterhout. Tijdens verschillende gesprekken binnen de ambtelijke organisatie is naar voren gekomen dat de burgemeester, naast de hiervoor genoemde gehuurde opslag, ook gebruik maakt van de oude brandweerkazerne voor opslag van meubelen etc. Uit nader onderzoek is gebleken dat hier een overeenkomst voor is gesloten tussen de afdeling S&O en de burgemeester en dat er maandelijks een bedrag wordt betaald van 6 50. Van de maandelijkse facturen voor de externe opslag is er één factuur (6 171,94 maand 2010) geselecteerd, waarbij uitsluitend de budgetbeheerder heeft getekend voor akkoord. Er is geen tweede handtekening (second opinion) aangetroffen. Zoals eerder aangegeven zijn de facturen direct gericht aan de gemeente in plaats van de burgemeester. De facturen zijn vervolgens door S&O/FA verwerkt en betaald waarbij de B T W als volledig compensabel is vastgelegd en geclaimd bij het BCF. De consequenties van deze interne handelswijze zijn hiervoor geschetst.
3.2.5 Vergoedingen woon- werkverkeer ambt In paragraaf 3.1. is het totaal inzichtelijk gemaakt van alle door het college gemaakte kosten. In navolging hierop wordt nu in detail ingegaan op de verantwoorde kosten voor woon werkverkeer ambt over 2010 en 2011 (geboekt tem peildatum 2462011). ľ 141105 Vergoedingen woon werkverkeer ambt (College) 141105 Vergoedingen woon werkverkeer ambt (College), realisatie tem 2462011
|
Jaar
į
Begroting
Geboekt
t
2010.
0,00
2.511,89
|
2011 ļ
0,00
1.162,20
Tabel Verantwoorde kosten Verhuiskostenregeling 2010 en 2011
Op deze kostensoort wordt de vaste maandelijkse vergoeding voor lokale ritten (6 92,50) voor de burgemeester geboekt. Deze vergoeding ís conform wettelijke regeling vastgelegd in de regeling rechtpositie burgemeesters. Daarnaast worden op deze kostensoort de vergoedingen van het woon werkverkeer van Tilburg naar Oosterhout van de burgemeester geboekt ad 6 0,15 per kilometer. In totaal is op deze wijze in 2010 ruim ê 1.400 betaald en in 2011 (tot en met 24/6) ruim e 600. Over 2010 en 2011 is een aantal declaraties bekeken voor een totaalbedrag van 6 172,50 (2010) respectievelijk 6 607,20 (2011), welke alle inhoudelijk akkoord zijn bevonden. Omtrent de rechtmatigheid van deze vergoedingen wordt echter verwezen naar de opmerkingen in paragraaf 3.2.4. Verhuiskostenregeling.
3.2.6 Overige goederen en diensten In paragraaf 3.1. is het totaal inzichtelijk gemaakt van alle door het college gemaakte kosten. In navolging hierop wordt nu in detail ingegaan op de verantwoorde kosten voor overige goederen en diensten over 2010 en 2011 (geboekt tem peildatum 2462011).
Definitief, 6 oktober 2011
20
Jaar 43499 Overige goederen en diensten (College) Į43499 Overige goederen en diensten (Externe representatie) ţ~ī~~
" x "
7
"
"'
r
" ' " V ~'
i
Begroting
I
2010|
ļ
20101
~™2oTÕT '
H34TOOverige goederen en diensten (College)
I
(43499 Overige goederen en diensten (Externe representatie)
É
™
|
0,00| 52.074,001 52.074~O0' 3
' ïoTlj^^^ ^^ 2^ÏÏ|
v 2 p l l (tot en m è t 2 4 - 6 2 0 1 1 ) j ľ
G eboekt 19.568,10) 17.963,59' T7.531,69í 199,20
52.074,00
ïsoľõo
52.074,00
379,20)
Tabel Verantwoorde kosten Overige goederen en diensten 2010 en 2011
De belangrijkste uitgaven in 2010 betretTen de kosten van de voorbereidingen van de collegetweedaagse (6 12.000), het afscheidsfeest van de brandweer (6 12.000), bureau integriteit (ê 2.100) en de Galangroep (6 3.500). Daarnaast zijn facturen geboekt voor de afscheidsreceptie wethouders (6 2.000), de kosten van opening van carnaval (6 1.700) en een donatie sportprijs 2009 (6 900). Ook is een factuur (6 1.500) van de barbecue na de vorming van het nieuwe college verantwoord. Zoals al eerder aangegeven (paragraaf 3.1) blijkt dat verschillende kosten van een activiteit op andere kostensoorten worden geboekt waardoor de totale kosten van de betreffende activiteit niet eenvoudig kunnen worden vastgesteld. De in 2011 geboekte posten betreffen met name het busvervoer tb.v. rondrit college.(6 200) en de kosten van carnaval 6 150. Er is met betrekking tot deze kostensoort één post beoordeeld voor een bedrag van 6 239 in 2010 voor carnaval. Deze is akkoord. Verder zijn twee facturen 2010 (totaal bedrag 6 11.755) met betrekking tot de collegetweedaagse beoordeeld, waarbij opgemerkt moet worden dat uitsluitend de budgetbeheerder heeft getekend voor akkoord met vermelding dat gemeentesecretaris akkoord is. Deze heeft echter níet digitaal akkoord gegeven (second opinion). Verder zijn twee facturen 2010 totaal bedrag (11.680,07) met betrekking tot het feest van de brandweer beoordeeld en akkoord bevonden. Dit geldt ook voor één beoordeelde factuur 2010 van 6759,25 in het kader van het afscheid van de wethouders.
3.2.7 Doorberekeningen restaurant m paragraaf 3.1. is het totaal inzichtelijk gemaakt van alle door het college gemaakte kosten. In navolging hierop wordt nu in detail ingegaan op de verantwoorde kosten als gevolg van doorberekeningen restaurant over 2010 en 2011 (geboekt tem peildatum 2462011). 1 1
46256 Doorberekeningen restaurant comp (Externe representatie) 46256 Doorberekeningen restaurant kvh (College)
j "™
Jaar , 2010 2ŌĪŌ
2010 146256 Doorberekeningen restaurant comp (Externe representatie) [46256 Doorberekeningen restaurant kvh (College) 2 0 1 1 (tot en m e t 2 4 - 6 - 2 0 1 1 ) ;
Begroting
|
0,00| 0,001 0,00[
2011 "20ÎĪÏ
Geboekt
f
21.804,66 13.011,26 34.815,92 &847İ28
251
0,00;
3.645,88 12.493,16
Tabel Verantwoorde Doorberekeningen restaurant 2010 en 2011
De doorberekeningen van het restaurant in 2010 hebben ondermeer betrekking op: de huldiging van de vierdaagse lopers 6 1.400 genootschap van bestuurders 6 350 veteranendag 6 2.000 abrahamdag 62.700 carnaval 6 4.900 installatie nieuwe wethouders 6 3.000 ontvangsten van gedecoreerden ad ĉ 4.000
Definitief, 6 oktober 2011
21
nieuwjaarsbijeenkomst van 6 6.700 Collegelunches 6 900 drankjes bestuursvleugel 6 1.800 diverse doorberekeningen kosten bloemen/maaìtijden/overleggen van burgemeester en wethouders 6 2.500 Daarnaast zijn vanuit facility verschillende attenties zoals kaneellikeuren etc. geleverd en doorberekend aan het college (ë 1.800).
De doorberekeningen van het restaurant in 2011 (tot en met 24 juni 2011) omvatten onder andere: de meuwj aarsbij eenkomst 6 7.000 bijeenkomsten in de raadszaal ë 1.200 sleuteloverdracht carnaval C 1.800 lunch OCS met burgemeester 6 900 borrels na de raad 6 500 wekelijkse B & W lunch ê 500 Diverse lunches burgemeester en wethouders 6 900 Diverse maaltijden burgemeester 6 100 Er zijn geen afzonderlijke posten gecontroleerd. De reserveringsformulieren worden bij facility bewaard. Doordat de formulieren echter niet worden geordend vergt het achteraf opzoeken van stukken veel tijd. Middels bovenstaande opsomming is een beeld gekregen van het soort posten die zijn doorbelast.
3.2.8 Overige salariskosten In paragraaf 3.1. is het totaal inzichtelijk gemaakt van alle door het college gemaakte kosten. In navolging hierop wordt nu in detail ingegaan op de verantwoorde overige salariskosten over 2010 en 2011 (geboekt tem peildatum 2462011). -
'
41112 Overige salariskosten (College) 4İ112 Overige salariskosten (College), realisatie tem 2462011
?,
Jaar
ļ
Begroting, J
G eboekt
2010İ
0,00)
29.555,041
J ~
201ÌĨ
0,00| ~ "14.982,72
Tabel Verantwoorde Overige salariskosten 2010 en 2011
Als overige salariskosten worden de vaste maandelijkse orikostenvergoedingen van de wethouders geboekt. Per maand ontvangt iedere wethouder ongeveer 6 625 conform Rechtspositiebesluit Wethouders. De vaste maandelijkse onkostenvergoeding (ambtstoelage) van de burgemeester (6 724) wordt geboekt op de kostensoort Salarissen en Sociale lasten.
Definitief, 6 oktober 2011
ļ
1
22
Conform de Notitie vergoeding Politieke ambtsdragers zoals deze op 5 oktober 2010 is vastgesteld wordt de betreffende vergoeding verstrekt ter dekking van de volgende onkosten: Component Representatie Vakliteratuur Contributies, lidmaatschappen Telefoonkosten Bureaukosten, porti Zakelijke gifìen Bijdrage aan fřactiekosten Ontvangsten Excursies
Wethouder onkostenvergoeding 0
26 A 5Vo 16^0
Burgemeester onkostenvergoeding o
407o 4A Ì3 A 0
0
97o 4Vo
n.v.t.
lOVo
Ì3 A
WA WA 3A
n.v.t.
û
9
0
47o 0
0
25 /., VA 100 7o o
Niet in alle gevallen is even duidelijk welke gemaakte kosten onder de onkostenvergoeding vallen. Voorbeeld hiervan is het bezoeken van georganiseerde activiteiten en de kosten voor externe lunches en diners. In de nota 'Vergoedingen politieke ambtsdragers' staat onder de kosten van representatie vermeld dat hier ook de kosten bedoeld worden voor representatie van de partner voor het bijwonen van georganiseerde activiteiten. Deze zouden uít de onkostenvergoeding betaald moeten worden. Daarentegen is in de collegevergadering van 13 december 2010 besloten (nota representatiebeleid en voorstellen tot versobering) dat een budget van 6 1.250 wordt vrij gemaakt voor gezamenlijke collegeactiviteiten. Dit budget is gereserveerd voor een paar activiteiten per jaar die het college gezamenlijk en mogelijk ook met partner bezoekt. Afhankelijk van de soort activiteit zijn de kosten dus voor rekening van de gemeente c.q. voor de wethouder/burgemeester. Hierdoor kan verwarring ontstaan. Een ander voorbeeld zijn de externe lunches en diners díe in de nota 'vergoedingen politieke ambtsdragers' zowel onder de bestuurskosten (ten laste van de gemeente) worden genoemd als onder de onkostenvergoeding. Kosten voor lunches en diners mogen ten laste van de gemeente worden gebracht als er Ín overwegende mate een gemeentelijk belang mee Ís gediend. Contacten met alleen ambtenaren moeten binnen het stadhuis plaatsvinden. Voor lunches en diners buiten het gemeentehuis geldt dat er in ieder geval sprake moet zijn van de aanwezigheid van minimaal één externe relatie. In dezelfde notitie wordt vermeld dat onder de onkostenvergoedingen, onderdeel representatie staat dat hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties betaald moeten worden uit de vergoedingen. Uit een beoordeling van de facturen blijkt dat achteraf niet in alle gevallen is te achterhalen wie heeft deelgenomen aan diner/lunch en wat de reden was van het restaurantbezoek. Hierdoor is moeilijk vast te stellen of de kosten ten laste van de gemeente kunnen worden gebracht of uit de onkostenvergoeding moeten worden betaald. Hierbij kunnen discussies ontstaan.
Definitief, 6 oktober 2011
23
Definitief, 6 oktober 2011
