FUNCTIEBESCHRIJVING DEEL 2: FUNCTIE
.
AFDELING: HUISHOUDELIJK EN TECHNISCH ONDERHOUD DIENST: HUISHOUDELIJK EN TECHNISCH ONDERHOUD FUNCTIEBENAMING: COORDINATOR HUISHOUDELIJKE EN TECHNISCH ONDERHOUD O.C.M.W. 1. Plaats in de organisatie De coördinator huishoudelijk en technisch onderhoud functioneert onder leiding van de secretaris en werkt nauw samen met de directeur woonzorgcentrum, de hoofdmaatschappelijk werk(st)er en de maatschappelijk werk(st)ers verantwoordelijk voor de poetsdienst, het naai en strijkatelier, de woon- en klusjesdienst. Hij/zij heeft tevens de directe leiding over het personeel tewerkgesteld in de dienst huishoudelijk en technisch onderhoud.
2. Functie -analyse 2.1. Doelstelling van de functie Deze functie heeft tot doel de technische en huishoudelijke activiteiten -met uitzondering van de keuken - binnen het woonzorgcentrum en de serviceflats, de poetsdienst aan huis, de woon en klusjesdienst en het naai en strijkatelier op een kwalitatieve manier te leiden en ondersteunen, zodat de dienstverlening vlot, correct en kwaliteitsvol verloopt. 2.2. Inhoud van de functie
- t.a.v. de dienst huishoudelijk en technisch onderhoud 1 Leiding over de diensten was en strijk, interieurverzorging, serviceflats, naai en strijk, technisch onderhoud en poetsdienst: - Verantwoordelijk voor de organisatie van deze diensten. - Zorgen voor een efficiënte inzet van personeel en middelen - Bewaken van de uitvoering (en de effecten) van de gegeven opdrachten aan het personeel - Organiseren en leiden van werkoverlegmomenten - Voeren van functionerings-en evaluatiegesprekken en individuele ondersteuning aan het personeel van de dienst door middel van informatie, advies, coaching, supervisie, … - Opmaken van uuroosters, vakantieregelingen - Detecteren van vormingsnoden - Organiseren en geven van bijscholing - Onthaal en introductie van nieuwe personeelsleden - Stimuleren van een collegiale sfeer tussen het personeel van de dienst - Instaan voor uniforme werkkledij voor het personeel resorterend onder de dienst huishoudelijk en technisch onderhoud 2. Zorg dragen voor een continue kwalitatieve werking van de dienst huishoudelijk en technisch onderhoud: - Instaan voor regelmatige kwaliteitscontroles - Onderzoek en opvolging van klachten met betrekking tot de werking van de dienst - Formuleren van voorstellen ter verbetering in samenwerking met de betrokken diensthoofden
1
- t.a.v. cliënten dienst huishoudelijk en technisch onderhoud -
-
Als aanspreekpunt fungeren voor de cliënten m.b.t. de dienst huishoudelijk en technisch onderhoud o.a. opvangen meningsverschillen en klachten De omstandigheden creëren waarbinnen cliënten op professionele manier onthaald en opgevangen worden. Rechtstreekse contacten met de cliënten om de voeling met het werkveld niet te verliezen Het opbouwen en onderhouden van een klantvriendelijke relatie met de cliënten ( o.a. begeleiden bij zoeken naar en helpen oplossen van kleine huishoudelijke problemen van de bewoners van de serviceflats en het wzc …) Instaan voor een tijdige opmaak van werkplanningen en facturatie Peilen naar de noden en behoeften van cliënten.
- t.a.v. collega’s van andere diensten binnen het O.C.M.W. - Verantwoordelijk voor het beheer van afvalstromen binnen de O.C.M.W. –campus, met nadruk op afvalpreventie - Bemiddelen en onderling op elkaar afstemmen van de werkzaamheden van de dienst huishoudelijk en technisch onderhoud met de werking van andere diensten - Correct en tijdig doorgeven van alle gegevens nodig voor de administratieve verwerking door andere diensten (secretariaat, financiële dienst, ontvangerij, wzc, serviceflats, thuisdiensten,…) - Participeren aan overleg binnen het O.C.M.W. - Toepassen van de procedures administratief handboek en kwaliteitszorg die betrekking hebben op de dienst
- t.a.v. externen -
Contacten met leveranciers m.b.t. aanschaf/onderhoud van gebruikte materialen en materieel
- t.a.v. O.C.M.W.-secretaris -
Regelmatig overleggen omtrent de werking van de dienst Mee uitdenken en realiseren van nieuwe initiatieven of optimaliseren van bestaande dienstverleningen met raakpunten aan de dienst Rapporteren van de geconstateerde noden en behoeften m.b.t. de dienst
- verruimende bepalingen -
Op verzoek van de secretaris en in het belang van de goede werking van het O.C.M.W., kan de coördinator ook belast worden met andere taken, zonder dat zijn/haar hoofdopdracht in het gedrang komt.
2.3. Aard van de functie 2.3.1.Verantwoordelijkheidsdomein -
-
2
De functiehouder is verantwoordelijk voor de coördinatie van de taken en opdrachten behorende tot de dienst huishoudelijk en technisch onderhoud en zorgt voor een kwalitatieve uitbouw en optimalisatie ervan. Staat in voor de leiding over en managen van de dienst.
2.3.2. Specifieke moeilijkheidsgraad van de functie -
-
De functiehouder wordt geconfronteerd met o.a. een diversiteit aan taken, het zo efficiënt mogelijk trachten om te gaan met tijd en middelen, leiding aan medewerk(st)ers met uiteenlopende taakinhoud, flexibel kunnen inspelen op behoeften en noden, enz. Het opbouwen van een vertrouwensrelatie met medewerkers, cliënteel en bewoners
2.3.3. Voornaamste contacten in de functie De contacten van de functiehouder situeren zich op verschillende vlakken : met de cliënten van de dienst, met de medewerkers van de dienst, met de collega diensthoofden, met de medewerkers van het O.C.M.W., leveranciers, …. ) 2.4. Functieprofiel
Vakkennis:
-
Grondige kennis van organisatie- en personeelsmanagement Grondige vakkennis met betrekking tot schoonmaak, was, strijk en naaiwerk Goede kennis van toegepaste informatica in de jobcontext Basiskennis van de doelstellingen en de structuur van het O.C.M.W. .
Technische en administratieve vaardigheden:
-
Nauwkeurig, kernachtig en gestructureerd kunnen verslag uitbrengen , o.a. mondeling en schriftelijk vlot en correct kunnen communiceren Vlot gebruik van de pc en communicatiemedia Voldoende technische kennis van diverse toepassingstechnieken m.b.t. schoonmaak, was, strijk en naaiwerk met oog op aansturing van de dienst Kunnen berekenen wat nodig is aan materiaal en tijd voor schoonmaak, was- en strijkactiviteiten
-
-
Gebruik van uitrusting en/of materieel:
Weet op een professionele manier gebruik te maken van technisch onderhoudsmaterieel en –materiaal ter sturing en opleiding van de dienst Vaardig omgaan met pc en softwareprogramma’s
Probleemoplossing: Heeft het nodige inzicht om problemen inzake de dienstverlening van de schoonmaak, de dienst was- en strijk, naai- en strijkatelier en poetsdienst aan huis op te lossen of een oplossing te adviseren - Ondersteunt en adviseert de technisch coördinator bij probleemstellingen in de dienst technisch onderhoud
Systematiek in het werk: - Plant het schoonmaakwerk, de werkzaamheden van de dienst was en strijk, het naai en strijkatelier en poetsdienst aan huis en laat het op een systematische manier uitvoeren - Toezien op de door de technisch coördinator gehanteerde systematiek binnen de dienst technisch onderhoud
3
Persoonlijke en organisatorische vaardigheden -
-
Werkzaamheden zelfstandig kunnen plannen en organiseren Kunnen stellen van prioriteiten Probleemsituaties zelfstandig kunnen oplossen Verantwoordelijkheid dragen voor de kwaliteit van de huishoudelijke activiteiten, met uitzondering van de keuken op de O.C.M.W.- campus, de activiteiten van het naai en strijkatelier en deze van de poetsdienst aan huis Ondersteunt en adviseert de technisch coördinator bij de kwaliteitsbewaking en optimalisatie van de dienst technisch onderhoud Bereidheid om verworven vaardigheden voordurend te hanteren en verder te ontwikkelen Neemt initiatieven met het oog op het optimaliseren van de dienstverlening met een creatieve aanpak en een grote dosis doorzettingsvermogen Is qua professionele ontwikkeling vernieuwend en ontwikkelend ingesteld
Relationele en communicatieve vaardigheden -
Kunnen werken in teamverband Kunnen omgaan met positieve en negatieve feedback Heeft oog voor de tevredenheid van de gebruikers van O.C.M.W.-dienstverlening Heeft affiniteit met de leefwereld van ouderen en andere gebruikers van de dienstverleningen - Het beroepsgeheim respecteren en alle situaties van bewoners en gebruikers van de dienstverleningen te benaderen met tact, discretie, respect en verantwoordelijkheidszin - Kan goede samenwerkingsrelaties ontwikkelen met de cliënten Leidinggevende vaardigheden -
Kan een team van medewerkers coördineren, stimuleren en motiveren Structureren van taken binnen de dienst Hanteren van mogelijke conflicten en preventief optreden Crisissituaties kunnen managen
Attitudes - Heeft een professionele betrokkenheid tegenover cliënten en het O.C.M.W. - Ondersteunt en motiveert de personeelsleden die onder zijn of haar leiding staan - Stimuleert collegiale sfeer tussen de personeelsleden die onder zijn of haar leiding staan - Openheid t.a.v. cliënten, leidinggevenden, beleidsmensen, collega’s en medewerkers - Objectief zijn en kunnen relativeren - Bereidheid om eigen mogelijkheden en beperktheden te onderkennen en, indien nodig, spontaan advies te vragen of doorverwijzen wanneer een probleem de eigen competentie te boven gaat - Bereidheid tot supervisie en intervisie, permanente vorming, opvolgen van relevante vakliteratuur,… - Spontaan initiatief nemen met een creatieve aanpak en een grote dosis doorzettingsvermogen 4
- Het beroepsgeheim respecteren en tact, discretie, respect en verantwoordelijkheidszin aan de dag leggen waar noodzakelijk - Zin voor orde en stiptheid - Geduldig en stressbestendig zijn - Loyauteit t.a.v. het bestuur
3. Aanwervings- en benoemingsvoorwaarden Deze functie wordt begeven bij aanwerving: - Bij aanwerving: Houder zijn van een bachelordiploma, richting hotelbeheer of facilitair management of houder zijn van een diploma van bachelor in het onderwijs technisch technologische opvoeding – optie huishoudkunde. Beschikken over minimum vier jaar relevante ervaring in het leidinggeven en de organisatie van hoteldiensten of facilitaire diensten of beschikken over minimum vier jaar relevante ervaring in het vakgebied van technisch technologische opvoeding – optie huishoudkunde. Slagen in een niet-vergelijkend aanwervingsexamen. Houd(st)er zijn van een rijbewijs B.
4. Functiewaarderingsniveau -
Niveau : Weddenschaal :
B B4-B5
5. Specifieke beoordelingscriteria Eerste beoordelaar: Tweede beoordelaar:
5
O.C.M.W. -secretaris directeur wzc
