*2014.07063*
Herinrichting administratieve systemen business case 71.... Busi ness c as e Busi ness c as e H erinrichting admi nistr atieve s ystemen
Auteur: Hans Hoeijmakers/Guido Uland Opdrachtgever: Gineke Anninga Rapportnummer: 2014.07063 Versie: 0.8
Inhoudsopgave 1 2 3
4
Inleiding ............................................................................................................................. 3 Doelenboom ...................................................................................................................... 3 Mogelijke opties ................................................................................................................ 5 3.1 Doe iets ..................................................................................................................... 5 3.2 Doe het minimale ...................................................................................................... 5 3.3 Doe niets ................................................................................................................... 7 Verwachte effecten ........................................................................................................... 8 4.1 Doe het minimale ...................................................................................................... 8 4.1.1 Positieve effecten 8 4.1.2
Negatieve effecten
8
4.2 Doe niets ................................................................................................................... 8 4.2.1 Positieve effecten 8 4.2.2 5
6
Negatieve effecten
8
Kansen & risico’s .............................................................................................................. 9 5.1 Kansen & risico’s optie ‘doe het minimale’ ................................................................ 9 5.1.1 Kansen 9 5.1.2
Risico’s
9
5.1.3
Voorkomen Risico’s
9
5.2 Kansen & risico’s optie ‘doe niets’ ............................................................................. 9 Uitgaven en inkomsten ................................................................................................... 10
Projectnaam
Herinrichting administratieve systemen
Projectnummer
Nader in te vullen
Datum
17 maart 2014
Versie / Status
0.8
Klant
Directie
Eigenaar
Gineke Anninga
Auteur
Hans Hoeijmakers/Guido Uland
Documentnummer
2014.07063
2
1 Inleiding Op 17 december 2013 heeft de secretaris-directeur zijn voornemen bekend gemaakt om de inrichting van de organisatie “te kantelen”. De organisatie wordt daarmee niet langer in afdelingen ingedeeld, maar op basis van programma’s in processen en projecten. Alle medewerkers zijn inmiddels toegewezen aan een project of een proces. De secretaris-directeur heeft de programmamanager bedrijfsvoering gevraagd om in beeld te brengen wat de consequenties van de kanteling zijn voor de administratieve systemen binnen het Waterschap. De systemen die in beschouwing worden genomen zijn PIMS, YouPP (IKB), Cognos, Fleetlogic, ArboConnect, Topdesk, MAVIM, GIS, CODA, BO, TIM, Corsa, I-writer, ICT-systemen. Het aanpassen van de systemen heeft ook gevolgen voor bepaalde bevoegdheden van medewerkers. Om die reden moeten ook de regels over mandaten en budgethouderschap aangepast worden. Uitgangspunt vormt het nog vast te stellen sturingsconcept, de business case Organisatieontwikkeling en het aanpassen van de administratieve systemen met terugwerkende kracht per 1 januari 2014 voor de HRM- en Financiële systemen. Voor de overige systemen is de gekozen ingangsdatum formeel niet belangrijk en kan de omzetting plaatsvinden op het moment van uitvoering van de verandering. Bij het ontbreken van een toereikend mandaat, of bij een gebrekkig mandaat rijst de vraag of de mandaatgever het gebruik van het mandaat toch nog kan bekrachtigen (dus achteraf). De secretarisdirecteur zou alle mandaten en daaruit voortkomende bevoegdheden waarvan sinds 1 januari 2014 gebruik is gemaakt onder de nieuwe benamingen van programmamanager, project – en procesmanager alsnog kunnen bekrachtigen met één besluit (relatie tussen oude en nieuwe benaming met bijbehorende bevoegdheid). Dit kan alleen zolang een derde/belanghebbende hierdoor niet wordt benadeeld. Het vertrouwensbeginsel beschermt degene die er op mocht vertrouwen dat sprake was van een geldig mandaat. Overigens is de jurisprudentie over een bekrachtiging niet eenduidig. Met het oog op rechtmatigheid van besluitvorming en het sluiten van rechtmatige overeenkomsten komt het verstandig voor om bedoeld bekrachtigingsbesluit te nemen.
2 Doelenboom Navolgend is onder “resultaat/product” in kleur weergegeven binnen welk proces de eindverantwoording rust; HRM = blauw, Financiën = oranje, Besturing = geel, Communicatie = grijs, Facilitaire zaken = paars en Informatiemanagement = groen . Hoofddoel
Doel
Subdoel
Resultaat/product
Interne Structuren en Systemen op orde (rechtmatig, doelmatig, transparant en toegankelijk)
Herinrichting rechtmatigheid
Heringerichte bevoegdheidstructuur
Actuele legitieme bevoegdheden o.b.v. mandaat Actuele regeling budgethouderschap (DBbesluit) met leidraden en ambtsinstructies. Vastgestelde aangepaste begroting 2014 Geactualiseerde P&C cyclus
Heringerichte intern organisatorische structuren
Uitvoeren rechtspositionele verplichtingen
3
Herinrichting doelmatigheid en toegankelijkheid
Heringerichte financiële structuren
Heringerichte HR structuren
Heringerichte technische structuren informatievoorziening
Heringerichte HR rapportages Heringerichte Active Directory Heringerichte toegangsrechten G-schijf Geactualiseerde CMDB
Heringerichte functionele structuren informatievoorziening
Herinrichting e-mail groepen Herinrichting groepsstructuren in telefooncentrale Geactualiseerde administratie mobiele telefonie Geactualiseerde toegangsrechten generieke applicaties
Vergroten efficiency
Proces georiënteerde inrichting
Eenvoudige kostenverdeelstaat
Heldere, transparante communicatie
Clusteren informatie gebaseerd op organisatieonderdelen
Herinrichten dienstenpagina’s Intranet
Facilitaire zaken Dienstverlening en kennisniveau op orde
Nieuw vastgesteld rekeningschema Heringerichte kostenverdeelstaat inclusief nieuwe opzet Heringericht factuurafhandelingsproces Opschonen en daarna omboeken van verplichtingen van 2014 e.d. Communiceren wijzigingen met leveranciers Herinrichten boekingsschema en synchroniseren met TIM Heringericht BO AO- IC bewaking fin. systemen Heringerichte personeels- en salarisadministratie Heringerichte E-HRM processen (YouPP/IKB/PersoneelPlein) Geactualiseerd jaarrooster en verlofbudgetten in TIM
Dienstverlening Bedrijfsvoering aangepast op nieuwe organisatie en sturingsmodel Kennisniveau Programma-, Project, Procesmanagers en Teamleiders is op voldoende om de nieuwe rol goed uit te kunnen voeren
Interne verhuizing Aangepaste dienstverlening HRM
Inwerkprogramma Financiën Inwerkprogramma HRM
Dienstverleningsmodel HRM aangepast aan nieuwe organisatie en sturingsmodel Heringerichte HRM processen Cursus Financieel proces Cursus HRM mandaten, kaders, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Cursus HRM processen en procedures Cursus Arbo
4
3 Mogelijke opties 3.1
Doe iets
Voorgesteld wordt om het genomen besluit tot kanteling uit te voeren en hier geen meer omvattende verbeteringen in systemen en/of processen door te voeren op dit moment. De optie ‘Doe het minimale’ vergt van het proces bedrijfsvoering en de rest van de organisatie al een dusdanige capaciteit dat andere opties niet reëel zijn. In de overige hoofdstukken hebben we deze optie daarom weggelaten. Mogelijke toekomstige procesverbeteringen zullen als onderdeel van het organisatieontwikkelproject processen meegenomen kunnen worden. Als enige uitzondering op het voorgaande is in het totaaloverzicht van de kosten op genomen een optionele verbouwing van bergruimten tot vergaderkamers ad € 12.000. Deze verbouwing zou ook achterwege gelaten kunnen worden. De achterliggende gedachtegang is dat binnen afzienbare tijd de organisatie t.g.v het dijkversterkingsprogramma sterk groeit en extra vergaderruimten wenselijk zijn.
3.2
Doe het minimale
Alle opgesomde taken dienen te worden uitgevoerd. Bij het vaststellen van de kolom planning is rekening gehouden met:
De volgorde waarin deelproducten moeten worden opgeleverd. De benodigde inzet in uren binnen bedrijfsvoering. De beschikbare interne capaciteit.
Resultaat/product
Deelproduct
Actule legitieme bevoegdheden o.b.v. mandaat
- mandaatbesluiten secretaris Mei/juni 2014 directeur aan programmamanagers mandaatbesluiten programmamanagers aan projecten procesmanagers - bekrachtigingsbesluit
40 uren
Actuele regeling budgethouderschap (DBbesluit) met leidraden en ambtsinstructies.
- DB-besluit Regeling April 2014 budgethouderschap programma's, processen en projecten; - Leidraden /ambtsinstructies
32 uren
Vastgestelde aangepaste begroting 2014
Juni 2014
36 uren
Heringerichte Voorjaarnota Heringerichte Jaarrekening Herziende managementrapportages
April 2014 November 2014 Augustus 2014
54,5 uren 40 uren 45 uren
Herziende rapportages bestuur Uitleg nieuwe opzet aan budgethouders
Augustus 2014 Augustus 2014
45 uren 45 uren
Aanpassen intern controleplan en intranet Functiebeschrijvingen c.q. – profielen nieuwe functies
Uiterlijk Juli 2014
45 uren
In uitvoering, grotendeels uitgevoerd Voor / parallel met mandaat- en budgethoudersregeling
15 uren
Geactualiseerde P&C cyclus
Uitvoeren rechtspositionele verplichtingen
Besluiten aanstelling medewerkers in nieuwe functie (o.a. Programmamanagers, Procesmanagers, (Team)leiders)
Planning
Inzet (pxq) Inzet (pxq) Interne Externe Uren uren
120 uren
16 uren
5
Brief aan alle overige medewerkers inzake nieuwe plek in organisatie en nieuwe leidinggevende (optioneel)
Na besluiten nieuwe leidinggevenden.
40 uren
Nieuw vastgesteld rekeningschema
April-mei 2014
56 uren
179 uren
Heringerichte kostenverdeelstaat inclusief nieuwe opzet Heringericht factuurafhandelingsproces
Mei/Juni 2014
92 uren
66 uren
34 uren intern
165 uren
Opschonen en daarna omboeken van verplichtingen van 2014 e.d. Communiceren wijzigingen met leveranciers
Heringerichte Proces(sen) eerst in Juni 2014 testomgeving Geactualiseerde Procedures Geactualiseerde werkinstructies Geactualiseerde budgethouderslijst
n.v.t. n.v.t. April 2014
2 uren
Heringerichte proces in productie Communicatie en uitleg budgethouders
Juli 2014 Juli/Augustus 2014
20 uren 25 uren
42 uren
Budgethouder programma’s en processen
Juli 2014
12 uren
60 uren
Brieven/e-mail versturen inzake coderingwijziging
Juli 2014
16 uren
Herinrichten boekingsschema en synchroniseren met TIM
Juli 2014
6 uren
100 uren
Heringericht BO AO- IC bewaking fin. systemen Heringerichte personeels- en salarisadministratie
Augustus 2014 mei-juli 2014
40 uren 24 uren
70 uren
Heringerichte organisatiestructuur
Juni/Juli
Heringerichte functie en formatiestructuur Heringerichte kostenplaatsstructuur Medewerkers geplaatst in nieuwe structuur Aangepaste declaratieformulieren
Juni/Juli
Heringerichte journaalpostkoppeling Heringericht Fleetlogic systeem Heringericht ArboConnect systeem
Juni/Juli
4 uren
Juni/Juli Juni/Juli
2 uren 8 uren
Juli/Augustus
24 uren
Heringerichte criteria en jaarroosters
Juli/Augustus
4 uren
Heringerichte verlofbudgetten Heringerichte HR rapportages
Juli/Augustus Juli/Augustus
4 uren 16 uren
Heringerichte Active Directory
Juni 2014
40 uren
Heringerichte toegangsrechten G-schijf
Juni 2014
24 uren
Mei 2014
24 uren
Heringerichte E-HRM processen (YouPP/IKB/PersoneelPlein) Geactualiseerd jaarrooster en verlofbudgetten in TIM
Geactualiseerde CMDB
Herinrichting e-mail groepen Herinrichting groepsstructuren in telefooncentrale Geactualiseerde administratie mobiele telefonie Geactualiseerde toegangsrechten generieke applicaties
PC’s en laptops, vaste telefoontoestellen, Mobiele telefoons Tablet’s
CORSA CODA BO TIM
4 uren
Juni/Juli Juni/Juli
4 uren
Mei/Juni
Juni 2014 Mei 2014
8 uren
Juni 2014
8 uren
Mei 2014 n.v.t. n.v.t. n.v.t.
10 uren
4 uren
24 uren
6
PIMS I-writer PersoneelPlein (YouPP) Cognos GIS MAVIM TopDesk Fleetlogic Communicatie en uitleg budgethouders Eenvoudige kostenverdeelstaat Herinrichten dienstenpagina’s Intranet
Interne verhuizing
Dienstverleningsmodel HRM aangepast aan nieuwe organisatie en sturingsmodel Heringerichte HRM processen Cursus Financieel proces Cursus HRM mandaten, kaders, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Cursus HRM processen en procedures Cursus Arbo Totalen
3.3
Onderdeel project PZW (sharepoint) Bijwerken organisatiegids, koppelen aan active directory (AD) - Nieuw meubilair - Extra Archiefkosten - Inzet ICT verplaatsen computers - Inzet verhuizers Optioneel verbouwing bergruimte
n.v.t. Mei 2014 n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Mei 2014 Mei 2014 juni 2014
4 uren 8 uren 8 uren
mei 2014
16 uren
8 uren
n.v.t. n.v.t.
April 2014 Maart 2014
250 uren
nog te besluiten, kosten voorlopige inschatting April/Mei
32 uren
April/Mei
24 uren
Mei 2014
24 uren
April/Mei/Juni
30 uren
April/Mei/Juni
60 uren
April/Mei/Juni
8 uren 1.014
942
Doe niets
De keuze om de organisatie te kantelen is gemaakt. Dit project betreft het doorvoeren van deze keuze in de administratieve systemen van het Waterschap. Niets doen (zeker in de tijd) is geen realistische optie.
7
4
Verwachte effecten
4.1
Doe het minimale
4.1.1
Positieve effecten
4.1.2
4.2 4.2.1
De kanteling van de organisatie is geformaliseerd en vastgelegd in de verschillende systemen. Rollen zijn duidelijk en men kan werken volgens de rollen.
Negatieve effecten Lopende verbeterprocessen binnen financiën en HRM worden vertraagd.
Doe niets Positieve effecten
Niet aanwezig. 4.2.2
Negatieve effecten
Niets doen is geen optie, omdat het effect is dat de afgesproken kanteling niet zichtbaar wordt gemaakt in de administratieve systemen en medewerkers hierdoor gedwongen zijn om in de oude structuur te blijven werken. Daarnaast worden programmanagers, procesmanagers en projectmanagers niet van de juiste bevoegdheden, verantwoordelijkheden voorzien. Hun functioneren wordt niet gefaciliteerd.
8
5 Kansen & risico’s Hieronder zijn de kansen en risico’s van de business case benoemd.
Kansen & risico’s optie ‘doe het minimale’
5.1 5.1.1
5.1.2
Kansen Opgeschoonde Active Directory Opgeschoonde en juist ingerichte administratieve systemen Procesgericht en projectgericht werken conform nieuwe structuur. Risico’s
1. Bij fouten inrichting Active Directory geen toegangsrechten of teveel rechten. 2. Hogere werkdruk leidt mogelijk tot uitval. 3. Verkeerde inrichting bij verwerking facturen in nieuwe organisatieomgeving. 4. Niet op tijd de juiste rapportages beschikbaar. 5. Ruimte binnen agenda’s van overige medewerkers WPM (niet zijnde bedrijfsvoering) 6. Onvolledige opsomming van de te nemen maatregelen om te komen tot gewijzigde situatie. 7. Geen definitieve duidelijkheid omtrent status organisatiekanteling en sturingsconcept.
5.1.3 Voorkomen Risico’s 1. Volledigheid en juistheid Active Directory eerst toetsen voor vrijgeven aan gebruiker. 2. A. Zoveel mogelijk werkzaamheden plannen in loze ruimte in tijdsbesteding of uitbesteden. B. Monitoren medewerker op werkzaamheden. 3. Testen en na overzetten productie de belangrijkste stappen nog een keer herhalen. 4. In projectplanning rekening houden met beschikbaarheid rapportage binnen de P&C cyclus. 5. Besluit om voorrang te geven aan gesprekken/uitwerking met medewerkers bedrijfsvoering. 6. Tijdens implementatie middelen opnemen om onvoorziene zaken wel te kunnen uitvoeren, is in voorliggende business case meegenomen. 7. Kans dat zaken opnieuw moeten proberen uit te sluiten door duidelijke en snelle besluitvorming op deze twee punten.
5.2
Kansen & risico’s optie ‘doe niets’
Geen realistische optie. Wordt niet uitgewerkt.
9
6 Uitgaven en inkomsten Hieronder zijn de maximale uitgaven weergegeven van de ombouw van de administratie. In de externe advieskosten e.d. zit een foutmarge van 15%, dit betekent dat onvoorziene uitgaven hierin zijn opgenomen. Bij de inzet van externe uren is gerekend met een gemiddeld tarief van € 75,- incl. btw per uur. De inzet aan externe uren is gebaseerd op zoveel mogelijk uitbesteden om de verstoring van het reguliere proces tot een minimum te beperken. Bij deze opzet is gekozen om met terugwerkende kracht per 1 januari 2014 de wijziging in te voeren. De manier waarop de wijziging wordt uitgevoerd wordt nader uitgewerkt in het projectplan. Naast uren zitten er in de raming van de uitgaven ook kosten voor functiebeschrijvingen, verhuizingen, toetsing accountant, juridische ondersteuning en software aanpassingen. De interne uren zijn niet op geld gezet. Wel leidden deze mogelijk tot andere keuzes in het reguliere takenpakket van de betreffende medewerkers. Resultaat/product Actuele legitieme bevoegdheden o.b.v. mandaat Actuele regeling budgethouderschap (DB-besluit) met leidraden en ambtsinstructies. Vastgestelde aangepaste begroting 2014 Geactualiseerde P&C cyclus Uitvoeren rechtspositionele verplichtingen
Inzet (pxq) Interne Uren 40 uren 32 uren
Inzet (pxq) Raming inkomsten Externe uren en uitgaven 120 uren € 12.000
36 uren 274,5 uren 71 uren
€ €
2.000 45.000
Nieuw vastgesteld rekeningschema Heringerichte kostenverdeelstaat inclusief nieuwe opzet Heringericht factuurafhandelingsproces Opschonen en daarna omboeken van verplichtingen van 2014 e.d. Communiceren wijzigingen met leveranciers Herinrichten boekingsschema en synchroniseren met TIM Heringericht BO AO- IC bewaking fin. systemen Heringerichte personeels- en salarisadministratie Heringerichte E-HRM processen (YouPP/IKB/PersoneelPlein) Geactualiseerd jaarrooster en verlofbudgetten in TIM Heringerichte HR rapportages Heringerichte Active Directory Heringerichte toegangsrechten G-schijf Geactualiseerde CMDB Herinrichting e-mail groepen Herinrichting groepsstructuren in telefooncentrale Geactualiseerde administratie mobiele telefonie Geactualiseerde toegangsrechten generieke applicaties
56 uren 92 uren
179 uren 66 uren
€ €
16.450 6.300
81 uren 12 uren
207 uren 60 uren
€ €
11.550 8.000
6 uren
16 uren 100 uren
€ €
800 18.000
40 uren 24 uren 24 uren 24 uren
70 uren
€
9.500
51 uren
€
5.100
8 uren 16 uren
40 uren
€
4.000
40 uren 24 uren 24 uren 24 uren
€ € € €
3.000 1.800 1.800 1.800
8 uren
€
1.000
Eenvoudige kostenverdeelstaat Herinrichten dienstenpagina’s Intranet Interne verhuizing Dienstverleningsmodel HRM aangepast aan nieuwe organisatie en sturingsmodel Heringerichte HRM processen Cursus Financieel proces Cursus HRM mandaten, kaders, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Cursus HRM processen en procedures Cursus Arbo Totalen
16 uren n.v.t.
8 uren 8 uren 46 uren
n.v.t n.v.t € 34.700
32 uren 24 uren 24 uren 30 uren
€
2.000
60 uren 8 uren 1.014
1.029
€ 184.800
Inzet is het ombouwen van de administratieve systemen naar de nieuwe organisatiestructuur. Doe je dit niet, dan gaat de organisatiewijziging niet leven en wordt de organisatie niet door de administratieve systemen ondersteund.
