DP Den Haag ledenvergadering 16 september 2011 Datum: vrijdag 16 september 2011 Locatie: Culturalis Theater
Aanwezig: Caroline Wiedenhof, Jacqueline Meijer, Bernadette Stokvis, Paul Cornelissen, Sarah de Bruijn, Rosita Wouda, Karin Lucet, Erik Pals, Cees Debets, Hedwig Verhoeven, Oscar Wibaut, Kim van der Boon, Robert van Leer, Ronald Boogaard, Niels Veenhuijzen, Carien van den Hoek, Saskia Mees, Ruben Maes (voorzitter) en Elsbet Leenhouts (notulist). Afwezig: Mieke de Wit, Gerrit Dijkstra, Saskia Kriekhaus, Walter Ligthart, Hanna Boender, Willy Smits, Hendrik Wassenaar, Henk van der Meulen, Géke Roelink, Jeroen van de Wiel, Ruud van Diedenhoven.
1. OPENING DP dankt Kim van der Boon voor het beschikbaar stellen van Culturalis als vergaderlocatie. Ruben Maes geeft aan dat deze ledenvergadering erg praktisch zal zijn vanwege de huidige situatie en het feit dat iedereen zich nu vooral concentreert op de eigen instelling en het beleidsplan. Er zit een aantal onbekende gezichten aan tafel. Sarah de Bruijn is de tijdelijk vervangende zakelijk leider van Alba ipv. Daphne van Iperen, die met zwangerschapsverlof is gegaan. Vandaag is ook voor één keer artistiek leider Saskia Mees aangeschoven. Daarnaast zijn Robert van Leer, zakelijk directeur van het Nederlands Danstheater, en Ronald Boogaard er vandaag bij. Ronald is controller bij het Nationale Toneel en komt in plaats van Walter Ligthart.
2. MEDEDELINGEN/ POST -De volgende ledenvergadering is van 2 december verplaatst naar 16 december. Dit in verband met het inleveren van het beleidsplan op 15 december a.s. Elsbet Leenhouts heeft hier reeds een mail over gestuurd. -Rosita Wouda geeft een update over Wim van Stam: hij zal in oktober weer 1 à 2 dagen aan de slag gaan. Afhankelijk van hoe dat gaat zal hij meer gaan werken. -Afgelopen maandag heeft Anja Overhoff afscheid genomen van Den Haag Marketing. Elsbet zal namens DP een mooie bos bloemen sturen. -Paul Broekhoff begint inmiddels voorzichtig weer wat werkzaamheden te verrichten. Tot dusver is er intern een vervanger aangewezen door de gemeente, die vooral op het financiële vlak heeft ondersteund. Paul zal waarschijnlijk per januari weer geheel aan de slag gaan. A01 Elsbet stuurt namens DP een bos bloemen aan Anja Overhoff.
3. NOTULEN LEDENVERGADERING 23 JUNI 2011 B1 De notulen van de ledenvergadering van 23 juni 2011 worden vastgesteld.
4. ACTUELE STAND VAN ZAKEN Tijdens de vorige ledenvergadering, hebben de leden aan kunnen geven wat de huidige stand van zaken was bij hun instelling en wat er speelde. Dit concept herhalen we deze vergadering nog een keer. Er is een aantal zaken dat speelt: De (raads)vergadering Commissie Samenleving Bernadette Stokvis en Kim van der Boon vertellen kort wat er tijdens de afgelopen vergadering van de Commissie Samenleving aan bod is gekomen. De wethouder van cultuur heeft gezegd dat ze de invulling van het financiële kader over zal laten aan de Adviescommissie. Daarnaast geeft ze aan dat er enerzijds strakkere keuzes moeten worden gemaakt, zoals blijkt uit het geschreven beleidskader, maar dat er anderzijds niet de conclusie kan worden getrokken dat de deur dicht moet voor degenen die niet worden genoemd in dat beleidskader. De raad wil graag het adviesrapport over cultuureducatie/ Deltaplan zien, dat ze mee willen nemen in het debat over cultuurparticipatie. De vraag is of dit op tijd af is voor 15 december? Er komt hier voor die datum nog een tweede vergadering over. Invloed DP op gemeenteraad/ woordvoerders cultuur Erik Pals stelt voor energie te steken in het meer informeren en activeren van de raadsleden. Dit zou kunnen door bijvoorbeeld een A4-tje te maken met de consequenties van het beleid en de bezuinigingen o.i.d. Uiteindelijk wordt besloten om het idee ‘adopteer een raadslid’ te gaan uitvoeren. Dit idee zal in een aparte mail worden toegelicht met alle namen, telefoonnummers e.d. A02 De desbetreffende DP leden nemen contact op met hun ‘geadopteerde raadslid’. Meer informatie volgt middels een mail via het secretariaat. Invloed DP op college Een aantal leden brengt in dat er meer samenwerking zou moeten plaatsvinden tussen de afdelingen op het stadshuis en de portefeuilles. Ruben constateert dat het college verdeeld is wat betreft de maatregelen voor kunst en cultuur. Door een betere samenwerking kunnen de wethouders elkaar activeren en wellicht sturen. Wij als DP zouden zelfs advies kunnen geven over die samenwerking en uitspraken moeten los kunnen krijgen van wethouders. Hiervoor kunnen we de punten uit het vijfpuntenplan halen. Het bestuur zal de wethouders benaderen. A03 Het bestuur zal met wethouders gaan spreken over een integrale aanpak betreffende kunst en cultuur.
Koppeling gemeentelijk met landelijk beleid Is er nog invloed uit te oefenen op het beleidskader door een koppeling te maken met het landelijk cultuurbeleid? De leden zijn het er over eens dat er bij ons een taak ligt om de gemeente te wijzen op de connectie met het landelijke beleid en de mogelijkheden daarvan. Het gezamenlijk optrekken van de gemeenten is een voorwaarde om nog invloed uit te kunnen oefenen op het Rijk. Cees geeft aan dat hierover spoedig een afspraak met Marja Molewijk moet worden gemaakt. Oscar oppert dat het goed zou zijn om vaker in informele groepjes te praten over de samenwerking om zo het proces wat inzichtelijker en geleidelijker te maken. Het blijkt dat politici en bestuurders verwachten dat het veld met ideeën komt, dat wij moeten aangeven waar de kansen liggen. Wij zouden dan ook gezamenlijk een verhaal kunnen uitdragen. Hedwig Verhoeven sluit zich aan bij het idee om bij de DP vergadering op de een of andere manier een terugkoppeling te organiseren van wat de leden hebben ondernomen betreffende de bezuinigingen, samenwerkingen e.a. Anders is een bovenstaande actie zoals Oscar die schetst te vrijblijvend. Niet alle leden zijn het hier mee eens. Caroline geeft aan dat je best met elkaar je strategie-ideeën kunt delen maar dan op basis van het vijfpuntenplan. Er is ook niet al te veel tijd om op korte termijn (voor 15 december) een dergelijke terugkoppeling te organiseren. Er wordt besloten dat iedere instelling zich nu op de eigen plannen focust tot 15 december en dat in de volgende ledenvergadering de lange termijn een punt van de agenda zal zijn. A04 Cees zal een afspraak maken met Marja Molewijk en dan zo mogelijk met bestuur DP gesprek voeren. A05 Het bestuur voegt het punt ‘lange termijn’ toe aan de agenda toe van de volgende ledenvergadering. 5. EVALUATIE HUF Hedwig Verhoeven heeft dit jaar vanuit de podia de voorbereidingen gedaan voor het HUF. Vanuit de Marketingkamer is er een link verstuurd waarmee een aantal evaluatievragen kan worden ingevuld, voornamelijk op uitvoerend niveau. De antwoorden hiervan worden nu nog verzameld dus de eigenlijke evaluatie zal de volgende vergadering aan bod komen. Hedwig oppert dat we deze evaluatie kunnen gebruiken in de communicatie met DOEN Evenementen om zo inzichtelijk aan ze te maken welke activiteiten er wel of niet geslaagd waren. Zo kunnen wij als DP sturend zijn voor nieuwe plannen en ideeën. De Marketingkamer is bedoeld als bundeling van deze sturing en het voorkomen van versnippering. Er staan nog steeds een aantal vragen open zoals de rol van DP als opdrachtverstrekker aan DOEN en het bedrag dat ermee gemoeid is vanuit de gemeente. Het is niet duidelijk hoe het zit met het contract dat de gemeente heeft met de uitvoerder van het HUF en de grootte van het budget. Het komt eigenlijk neer op twee vragen: Organisatorische vraag Wat willen we met het HUF? Welke rol speelt Doen en de marketingkamer hierbij?
Financiële vraag Als er een concreet nieuw plan komt, welk financieel kader hangt daar dan aan? Ook met betrekking tot het gevraagde mandaat van de Marketingkamer om op eigen bevoegdheid uitvoerende werkzaamheden te verrichten. Erik zal met Marco Esser bellen over het gereserveerde budget van het HUF 2012. Hedwig oppert dat er van dit geld wellicht nog een publieksonderzoek kan worden gefinancierd. Hedwig zou graag meer een link willen zien tussen het festival en de marketeers. Het HUF zou meer terug moeten naar het marketingniveau en de Marketingkamer zou een mandaat moeten krijgen voor de uitvoerende zaken. Zowel DP als de Marketingkamer zullen nadenken over de inrichting van het opdrachtgeverschap. In januari 2012 wordt hiervoor een extra sessie gepland tussen DP en de Marketingkamer. Verzoek van Hedwig aan de instellingen is om voor het komende HUF (op 2 september 2012) alvast na te denken over de programmering en het te communiceren met de artiesten. Zo kan er een sterk en goed programma ontstaan. A06 Erik belt met Marco Esser over het budget van het HUF 2012. A07 Er wordt een extra sessie ingepland betreffende het opdrachtgeverschap van het HUF waarbij DP en de marketingkamer aanwezig zullen zijn.
6. FINANCIEN a. Stand van zaken De volgende vergadering zal Caroline met een jaarbegroting komen en een financieel overzicht. Bijna alle facturen van de DP ledenbijdrage 2011 zijn inmiddels voldaan.
7. SECRETARIEEL a. Stand van zaken Het bestuur zal de aankomende vergadering met het jaarplan van 2012 komen. De website dient binnenkort actiever gebruikt te gaan worden. Er zal regelmatig nieuws op de site worden geplaatst, evenals de notulen en andere documenten. Elsbet maakt voor eind september wachtwoorden aan voor de leden en een kleine handleiding. A08 Elsbet mailt de DP leden een wachtwoord voor de website en inloginstructie. 8. VIJFPUNTENPLAN (LANGE TERMIJN) Over de lange termijn zal in de volgende ledenvergadering collectief worden gesproken. We gaan het dan hebben over de aard van DP. Welke vormen of samenwerkingen voor de toekomst kan DP aannemen? 9. RELATIE MARKETINGKAMER Vanuit de marketingkamer heeft Erik gesproken met Anniek Beukers en Suzanne Verboeket. Zij hebben gesignaleerd dat het in de praktijk lastig blijkt om zaken uit te
voeren en geven de voorkeur aan het hebben van een mandaat hiervoor en een budget. Volgens Oscar is de Marketingkamer destijds opgericht met de reden om de leden zelf beslissingen te laten maken en zelfstandig te opereren. De leden vinden het een goed plan om ze het mandaat te geven maar Bernadette vraagt zich wel af hoe en of dit plan dan getoetst gaat worden op effectiviteit. Erik en Ruben stellen voor om af en toe iemand uit te nodigen van de Marketingkamer bij onze vergadering om een update te geven. Als voorwaarde dient er dan wel een concreet collectief plan te komen, geïnitieerd door de Marketingkamer. Erik koppelt dit terug aan hen en we zullen het de volgende ledenvergadering wederom bespreken. Budgettair gezien maken de leden van DP ieder jaar een bedrag over aan het Haags Uitburo. Wellicht is het een idee om dit bedrag om te vormen naar een budget waar de Marketingkamer mee aan de slag kan gaan? Er moet nog worden nagedacht over hoe dit praktisch aangepakt kan worden. Afspraak: Marketingkamer wordt uitgenodigd om een meer actieve rol te nemen. Daarbij staat de vergadering van DP welwillend tegenover de initiatieven en zal op basis van een begroting financiële middelen beschikbaar stellen. Een vertegenwoordiger van de Marketingkamer zal de plannen toelichten tijdens DP Vergaderingen.
10. OP BEZOEK BIJ… Cees en Erik hebben het voortouw genomen in het vormgeven van ‘Op bezoek bij’. Paul Cornelissen zal na 15 december het eerste bezoek organiseren bij Theater Dakota. De exacte datum zal nog volgen. Het idee is dat Paul het volgende lid aanwijst die het bezoek dan regelt. A09 Paul organiseert de eerste ‘Op bezoek bij’ na 15 december a.s. 11. W.V.T.T.K. -Caroline heeft de vraag gekregen van Herma Roos van het Koorenhuis wie er het aanspreekpunt zal worden voor het Educatieoverleg vanuit de werkgroep Jeugd en Jongeren. Willy Smits is nu de huidige voorzitter van de werkgroep. Kim biedt aan om als het nieuwe aanspreekpunt te fungeren. De leden zijn benieuwd naar eventuele ontwikkelingen van de werkgroep. Karin Lucet geeft aan dat er niets meer gebeurd is sinds de zomer. Wel hebben ze meer enquêtes verzameld van de jongeren die ze hebben ingevuld. De uiteindelijke conclusie zal worden rondgestuurd via het secretariaat. -Den Haag Culturele Hoofdstad 2018 zal Symposium 7 officieel gaan organiseren, met als mogelijk thema het begrip ’stad zonder muren’. Op 13 oktober a.s. zal de oude redactieraad met hen in gesprek gaan. Het symposium zal waarschijnlijk op 20 december worden gehouden. Meer info volgt. -De volgende ledenvergadering zal plaatsvinden op 16 december bij Korzo.
12. RONDVRAAG -Hedwig heeft een vraag aan de podia waarvan de gemeente eigenaar van het pand is. Zij zou graag willen horen hoe bepaalde situaties worden aangepakt als het gaat om de verantwoordelijkheid van huurder of verhuurder. -Tevens vraagt zij zich af hoe er destijds is omgegaan met het wegvallen van de sponsoring van het OV door HTM bij de kaartverkoop. Ruben vertelt dat er een brief is uitgegaan naar HTM en er met de wethouder is gesproken. Conclusie is dat er gewoon geen geld is en actie voeren geen zin had. Iedere instelling kan naar eigen gelang en voorkeur nog iets ondernemen naar de bezoekers maar dit zal niet op collectieve basis plaatsvinden. 13. SLUITING
***
BESLUITEN D.D. 16 SEPTEMBER 2011 B1 De notulen van de ledenvergadering van 23 juni 2011 worden vastgesteld.
ACTIEPUNTEN D.D. 16 SEPTEMBER 2011 A01 Elsbet stuurt namens DP een bos bloemen aan Anja Overhoff. A02 De desbetreffende DP leden nemen contact op met hun ‘geadopteerde raadslid’. Meer informatie volgt middels een mail via het secretariaat. A03 Het bestuur zal met wethouders gaan spreken over een integrale aanpak betreffende kunst en cultuur. A04 Cees zal een afspraak maken met Marja Molewijk en dan zo mogelijk met bestuur DP gesprek voeren. A05 Het bestuur voegt het punt ‘lange termijn’ toe aan de agenda toe van de volgende ledenvergadering. A06 Erik belt met Marco Esser over het budget van het HUF 2012. A07 Er wordt een extra sessie ingepland betreffende het opdrachtgeverschap van het HUF waarbij DP en de marketingkamer aanwezig zullen zijn. A08 Elsbet mailt de DP leden een wachtwoord voor de website en inloginstructie. A09 Paul organiseert de eerste ‘Op bezoek bij’ na 15 december a.s.
