Den Haag Marketing - anders

Den Haag Marketing - anders Den Haag Marketing (DHM) wil - in samenwerking met publieke en private partijen - de stad Den Haag op een eenduidige en consistente manier op de kaart zetten om zo bezoekers te stimuleren in Den Haag te verblijven. De core business van DHM is dus om Den Haag onder de aandacht van potentiële bezoekers te brengen: 1. Voorafgaand aan een bezoek door marketingcampagnes en activiteiten gericht op het aantrekken van zakelijke- en toeristische bezoekers, en 2. Tijdens een bezoek door deze bezoekers zo te benaderen dat ze op basis van de verstrekte informatie verrast zijn door het brede, gevarieerde aanbod van Den Haag en haar gastvrijheid en meer bekijken en doen (lees:uitgeven) dan gepland. Om vervolgens nogmaals terug te komen of anderen adviseren een bezoek aan Den Haag te brengen. Om dit goed uit te kunnen voeren, vindt in 2011 een reorganisatie plaats. Aanleiding tot aanpassing van de organisatie heeft zowel een inhoudelijke als financiële achtergrond: 1. De wens van Raad van Toezicht, directie en medewerkers (en van de subsidiegever en stakeholders, verenigd in het College van Participanten) om de organisatie te kantelen van op segmenten en producten gerichte afdelingen naar eenheden met een integrale marketingopdracht. Deze kanteling vindt plaats in het verlengde van het organisatietraject Klantgericht & Transparant. Dit betekent een andere organisatie- en managementstructuur voor DHM. 2. Aanbevelingen van externe onderzoeken (in 2009 en 2010 door PWC, LAgroup en Leisure Result): versnippering van kleinere afdelingen terugdringen, externe oriëntatie versterken, kerntaak marketing centraal, focus op het realiseren van economische spin off, verzakelijken van de relatie met de gemeente, verder professionaliseren van de organisatie. Dit doorvoeren betekent een nadere aanscherping van Klantgericht en Transparant door de organisatie zo in te richten dat zij zich volledig concentreert op de kerntaak marketing, gericht op bezoekers. 3. Een aangekondigde korting op subsidie vanuit de gemeente in de komende jaren t.o.v. de basissubsidie van 2010, waarbij de verdeling over jaarschijven in de jaarbeschikkingen zullen worden vastgelegd: - voor 2011: -/- 300.000,- voor 2012: -/- 300.000,- voor 2013: -/- 700.000,- voor 2014: -/- 940.000,- (voorwaardelijk) Naast deze korting op de basissubsidie via Dienst Stedelijke Ontwikkeling moet rekening gehouden worden met het gegeven dat er veel minder extra activiteiten bekostigd zullen kunnen worden en met bezuiniging ook vanuit de eenheden Cultuur en Citymarketing. Als extra voorwaarde is door de gemeente gesteld dat: - de korting doorgevoerd moet worden met name op kosten voor eigen organisatie en overhead (en niet out of pocket kosten voor activiteiten) - er bij voorkeur een ratio tussen organisatiekosten: out-of-pocket budgetten moet ontstaan van 25%-75%

1

Hoewel de kosten voor personeel in 2011 al lager zijn als gevolg van vertrokken en niet-vervangen medewerkers is deze verlaging van de personeelskosten nog niet voldoende om de voorziene korting in te vullen. De reorganisatie moet dus leiden tot minder personeelskosten; ook al om de out-of-pocket voor de toeristische marketing op peil te houden. Dat kan door de formatie terug te dringen (van 65fte op 1-1-2010 naar 45fte op 1-1-2012). Den Haag Marketing - anders DHM wordt de actieve verbinder van marketing inzet van alle partners in de stad. Een succesvolle promotie en positionering van Den Haag is gebaseerd op drie pijlers: - gemeentelijk beleidskader (de citymarketingvisie) - gezamenlijke strategie en aanpak - intensieve samenwerking met partners Kerntaak van DHM is dan het vergroten van economische spin off van de Haagse toeristische infrastructuur met effectieve marketing die grotere bezoekersaantallen oplevert. De marketingplannen en –activiteiten maken gebruik van het aanbod van partners, iconen en de (zakelijke en recreatieve) toeristische infrastructuur van de stad. Deze positionering vraagt van DHM een andere werkwijze en organisatie. Doelstellingen voor c.q. effecten waar de reorganisatie toe moet leiden zijn daarom: - Deskundigheid bundelen, versnippering in deeltaken en afdelingen verminderen. Daarmee vergroten van kwaliteit, slagkracht, efficiëntie en effectiviteit. Zorgen voor flexibiliteit in organisatie en aanpak. - Zorgen voor voldoende aansluiting op de partners in de stad om samen met hen effectieve en aanspreekbare activiteiten te ontplooien waarmee het aantal bezoekers c.q. hun bestedingen (relatief) stijgen. - Zorgen dat partners bereid zijn (en blijven) bij te dragen uit eigen middelen (naast publieke gelden) t.b.v. marketingactiviteiten - Een marketingorganisatie zijn, dus daarmee marketing als kern en basis voor organisatie en werkprocessen nemen. Minder zelf uitvoeren en meer uitbesteden. Activiteiten uitvoeren die spin off opleveren: die bezoekersaantallen verhogen en daarmee de werkgelegenheid in de sector. - Herkenbare aanspreekpunten voor doelgroepen, deelgebieden en partners in de stad verzorgen. Relatiemanagement versterken. - Eenvoudiger organisatie met korte lijnen, minder afdelingen en minder managers. Perspectief voor medewerkers – partners - stakeholders De organisatorische verandering betekent inzetten op de samenwerking en effectiviteit. DHM wil partners terzijde staan als dé marketingorganisatie met strategische advisering, marketingplannen en account management. En DHM wil spin off realiseren zodat marketingeuro’s goed besteed zijn. DHM wil een invloedrijke organisatie zijn die als spin in het web zowel naar gemeente als partners een cruciale adviserende rol kan innemen. Door de werkwijze van DHM zullen de inspanningen en budgetten van afzonderlijke partijen op een constructieve, innovatieve en creatieve manier gebundeld worden en goede resultaten opleveren.

2

DHM is daarmee voor senior medewerkers een plek waar met veel eigen inbreng en intensieve samenwerking met andere senior professionals aansprekende en zichtbare resultaten gehaald kunnen worden en voor jonge professionals een hele intensieve en verrijkende leeromgeving. DHM biedt nadrukkelijk ruimte voor stagiairs om het vak in de praktijk te leren. Organisatieontwerp Den Haag Marketing – anders Marketing van de stad door marketingactiviteiten samen met partners uit te voeren is kerntaak van DHM. Basis voor organisatie en werkprocessen wordt het integrale marketingproces: 1. Geen specifieke afdelingen gericht op bepaalde segmenten of sectoren (cultuur, toerisme) maar integrale marketing van de stad: uitgaan van de pijlers, de doelgroepen en de partners van de stad. Deze bepalen de marketingstrategie. 2. Partners committeren zich inhoudelijk en financieel aan marketingactiviteiten. Dit vraagt intensief relatiebeheer (vast te leggen in partnerplannen). 3. Marketingplannen leiden tot economische spin off en bezoekersaantallen. Het vraagt om een zorgvuldige en efficiënte inzet van middelen uit de marketing mix en het (doen) uitvoeren door middel van een selectieve inzet van middelen uit de marketingmix. 4. Verwerven van private bijdragen van partners, gekoppeld aan investeringen door de gemeente (in de juiste verhouding) 5. Meten en evalueren van effecten worden ingezet om effectiviteit, rendement en bijsturing te bepalen. Naast de kerntaak zijn er twee servicetaken die op verzoek en in overleg met de gemeente worden uitgevoerd: - de afdeling Topsport. Er is een duidelijke link naar de generieke marketing van de stad, maar ook meer servicegerichte onderdelen naar topsporters en verenigingen. Het lijkt mogelijk deze afdeling op termijn onder te brengen in de te ontwikkelen Zuiderpark-campus. Daarom wordt de afdeling vooralsnog als onderdeel van DHM gehandhaafd en zodanig gepositioneerd dat de afdeling op termijn makkelijk elders onder te brengen is of is te verzelfstandigen. - De ondersteuning van de gemeentelijke Evenementenprocedure c.q. de Adviescommissie Evenementen. Naast de meer marketinggerichte taken rondom evenementen (die onderdeel vormen van de kerntaak van DHM) wordt DHM gevraagd de advisering m.b.t. de evenementenprocedure en de ondersteuning van de Adviescommissie in te vullen. Hoewel dit laatste gezien wordt als gemeentelijke taak kan het in de combinatie van werkzaamheden ook bij DHM uitgevoerd worden. DHM nieuwe stijl vraagt kwalitatieve versterking van organisatie en flexibiliteit van de medewerkers in hun functie, taakopvatting en werkwijze. Tegelijkertijd kan DHM niet breed extern werven en zijn directie, pz en management overtuigd van groeimogelijkheden van veel medewerkers. Opleidings- en coachingplannen maken daarom deel uit van het transitieplan. Door het kantelen van de organisatie en het verminderen van eenheden wordt het aantal managers duidelijk verminderd. In 2007 waren er nog drie directeuren. In 2010 waren er 6 managers van eenheden (exclusief leidinggevenden in de staf en de leidinggevende voor Topsport), in de nieuwe opzet zal dit daalt dit naar 2. DHM-oud kenmerkte zich door veel eilandjes. Sinds 2007 is er hard aan gewerkt om dit te doorbreken. DHM-anders wil dat voor eens en voor altijd uitsluiten. Uitgangspunt is een werkwijze die waarborgt dat eenheden elkaar nodig hebben om eigen en DHM-doelstellingen te realiseren. Het beeld is een

3

“ estafette”-organisatie: samen het traject aflopen, elk met een eigen taak en verantwoordelijkheid. Zorgen dat het stokje op het juiste moment wordt doorgegeven (en niet op de grond valt). Dat vergt een goede teambalans en samenwerking langs de volgende afspraken: -

Het managementteam bestaat uit de directie plus managers van 2 kerntaakafdelingen. Stafleden (financiën, pz) draaien mee met hun onderwerpen en deskundigheid. De twee kernafdelingen hebben elk een eigen taak en verantwoordelijkheid en schakelen voor andere competenties en deskundigheden op het juiste moment andere afdelingen in. In elk proces wordt expliciet gemaakt welke competenties/deskundigheden nodig zijn en dat wordt vervolgens bewaakt in het MT. Activiteiten worden waar nodig door multidisciplinaire teams voorbereid en uitgevoerd. Teams worden door MT benoemd. Besluitvorming over plannen, teams en wijzigingen vindt altijd plaats in het MT.

Door deze werkwijze gaan eenheden actief samenwerken vanuit de verschillende expertises van medewerkers. Ook de samenwerkingscultuur van DHM, die de laatste jaren al sterk is verbeterd, wordt verder versterkt. Samenvattend zien we de volgende organisatorische uitgangspunten: - Focus op de kerntaak marketing; nadruk op het opstellen en (doen) uitvoeren van marketingstrategie ten behoeve van het maximaliseren van economische spin off voor de stad en partners van Den Haag en de marketingcyclus als basis voor taken en werkprocessen. - Kiezen voor een procesorganisatie, waarin kernafdelingen elkaar nodig hebben om de totale dienstverlening te realiseren. Stoppen met versplinteren van expertise in veel verschillende eenheden en afdelingen. - Vereenvoudigen van de structuur; korte lijnen en minder management.

4

In schema:

Raad van Toezicht Directie

Ondernemingsraad

Stafdiensten (FZ, PZ)

Marketing

College van Participanten

Afdeling Topsport

Distributie

Fig. Organogram DHM- anders

Organisatie- en procesbeschrijving DHM neemt de integrale marketingcyclus als basis voor organisatie en het primaire proces:

5

1. Strategie & doelstellingen formuleren (onderzoek) 6. Evalueren t.b.v. nieuw cyclus

2. tactische activiteiten invullen en partners commiteren

integrale marketing cyclus Activiteiten DHM 3.operationeel 5. Distributie via

specifieke kanalen

uitwerken

4. Activiteiten (doen) uitvoeren; bijsturen

Fig: schematische weergave marketingcyclus Annex aan dit primair proces zijn staf en secundaire processen (hier niet afgebeeld). Toelichting: 1.

DHM formuleert de marketingstrategie voor Den Haag op basis van: a. Gemeentelijk telijk beleid op het gebied van zakelijk en recreatief toerisme en citymarketing b. Gesprekken met en doelstellingen van stakeholders, partners c. Eigen deskundigheid van DHM en beschikbaar onderzoek naar kansrijke doelgroepen, segmenten en trends

2.

De marketingstrategie / jaarplannen worden en voorgesteld en overeengekomen met partners, die zich inhoudelijk, organisatorisch en financieel willen committeren. Samen met die partners worden doelstellingen en activiteiten benoemd waarmee de doelstellingen worden gehaald. geh

3.

Op basis van de gekozen strategie wordt het jaarplan uitgewerkt in operationele afspraken participatie, campagnes, activiteiten, activiteit producten en diensten die voor en met partners worden uitgevoerd. Afspraken worden vastgelegd in partnerplannen.

4.

Feitelijke e uitvoering van de activiteiten. Van belang is hier vooral de samenwerking met de partners, het realiseren en meten van de overeengekomen resultaten en efficiënte en effectieve uitvoering.

5.

Via eigen kanalen van de eenheid Distributie of via specifieke kkanalen analen worden de doelgroepen van verschillende marketingactiviteiten bewerkt.

6

6.

De feed back van partners en evaluatieresultaten worden benut in bijsturing van activiteiten en de nieuwe plancyclus.

Accountmanagement: Met DHM-anders zet Den Haag Marketing stevig in op accountmanagement met de stakeholders om zodoende te komen tot een gezamenlijke marketinginzet. Voor dat doel zijn ook contactpersonen aangewezen, zodat de verschillende sectoren waarvoor Den Haag Marketing werkt weten wie hun contactpersoon is. Vanzelfsprekend hebben verschillende medewerkers van Den Haag Marketing op dagelijkse basis contact met medewerkers van Haagse bedrijven in de toeristische sector, maar door het benoemen van contactpersonen weten de besturen van stichtingen en directies van organisaties en bedrijven wie hun eerste aanspreekpunt is. Contactpersonen: Marketingstichtingen deelgebieden: Scheveningen: Nicole Janssen-Van Vonderen Haagse Binnenstad: Nicole Janssen-Van Vonderen Kijkduin: Nicole Janssen-Van Vonderen Hotels en congreslocaties: Congreslocaties: David Bodor 3/4/5-sterrenhotels: David Bodor Residentiehotels: Maaike van Wijngaarden Attracties: Nicole Janssen-Van Vonderen Musea, podia, en festivals:

7

Musea: Mariëtte de Wijs Podia: Maurice Haak Festivals: Niki Vermeer Evenementen: Over subsidieprocedure: Ralf van Peeren Over realisatie en marketing: Maarten van Gool Horeca: Maarten van Gool Zakelijke markt sales: Jan Elbers Topsportverenigingen: Renske van der Vegt Topsporters en trainingscentra: Edgar Vermaas VVV Nederland/regionale VVV’s: Hans Doets NBTC, ZHBT, NUB: Anja Overhoff

8

NOC/NSF: Nienke Nijenhuis Gemeente Den Haag: B&W: Anja Overhoff DSO Economie: Marco Esser DSO Citymarketing: Nicole Janssen-Van Vonderen Cultuur: Mariëtte de Wijs Sport: Nienke Nijenhuis

9

Telefoonnummer

Directie

E-mailadressen

directeur

Anja Overhoff

070-3618812

[email protected]

adjunct directeur

Marco Esser

070-3618812

[email protected]

manager marketing

Mariëtte de Wijs

070-3618845/06-55376864

[email protected]

Nicole Janssen-Van Vonderen

070-3618822

[email protected]

strategisch marketeer consumenten markt strategisch marketeer zakelijke markt

David Bodor

070-3618852/06-12459823

[email protected]

medewerker CRM beheer en ontwikkeling

Arja Kalhorn

070-3618803

[email protected]

medewerker business research

Mireille Zijm

070-3618836

[email protected]

medewerker sales & partneracquisitie

vacature

medewerker marketing & sales consumenten I

Niki Vermeer

070-3618816/06-55376846

[email protected]

medewerker marketing & sales consumenten II medewerker marketing & sales zakelijk I

Maaike van Wijngaarden 070-3618890/06-52473486 070-3618813/06-55376850 Bart Klaver

medewerker marketing & sales zakelijk II

vacature

medewerker evenementen (3 dagen)

Maarten van Gool

070-3618823/06-21891360

[email protected]

projectcoördinator

Dennis Hoencamp

070-3618881

[email protected]

medewerker evenementensubsidie en onderzoek

Ralf van Peeren

070-3618833/06-53789271

[email protected]

coördinator communicatie

Mirjam Ruijters

070-3618877/06-54747450

[email protected]

medewerker communicatie & PR

Mieke Smid

070-3618804/06-12435043

[email protected]

medewerker communicatie en contentbeheer

Rob Hogeslag

070-3618874

[email protected]

medewerker marketing inkoop & huisstijl

Arjan de Jager

070-3618841

[email protected]

Marketing

[email protected] [email protected]

10

marketeer sales & online marketing

Maurice Haak

070-3618871

[email protected]

website & internet coördinator

Mijke Braam

070-3618818

[email protected]

manager distributie

Hans Doets

070-3618811/06-55376845

[email protected]

senior medewerker VVV

Lucia Visser

070-3618844/06-26052694

[email protected]


Wil de Jong


Trude Rutten

070-3618861/06-10232576

[email protected]


Marije 't Hart

070-3618840/06-55376849

[email protected]

medior medewerker VVV

Anja Somer


Claudia Becks

070-3618864

[email protected]


Martine Oosterveen

070-3618864

[email protected]


Melody Shirt

[email protected]


Marietta Manders

[email protected]


Tamar de Koning


Jordy de Bruin


Brenda van Oldenmark

junior medewerker VVV

Mylene de Bruijne


Carola Schwabl


Julie Spoor

marketeer distributie & sales

Jan Elbers

070-3618832/06-53789272

[email protected]

medewerker administratie & bonnen

Frieda Notebaart

070-3618825

[email protected]

medewerker administratie UITpas

Monique Sciarone

070-3618870

[email protected]

controller

Robbert van der Zalm

070-3618830

[email protected]

salarisadministrateur

Marcel Vlak

070-3618835

[email protected]

financieel administrateur

Kees Reeuwijk

070-3618807

[email protected]

Distributie

[email protected]

070-3618826


070-3618864


070-3618888


Services

11

medewerker P&O en facilitaire zaken

Wendy Lupker

070-3618815

[email protected]

medewerker facilitaire zaken

Harry Bourquin

070-3618800/06-22848333

[email protected]

medewerker inkoop & administratie

Ingrid Schoenmaker

070-3618873/06-20753244

[email protected]

directiesecretaresse

Josee Pieters-Moers

070-3618812

[email protected]

manager topsport

Nienke Nijenhuis

070-3618884/06-55376847

[email protected]

medewerker evenementen (2 dagen)

Maarten van Gool

070-3618823/06-21891360

[email protected]

coördinator topsport en topsporters

Edgar Vermaas

070-3618846/06-23440924

[email protected]

coördinator topsportcommunicatie – en evenementen

vacature

medewerker topsportverenigingen

Renske vd Vegt

070-3618880

[email protected]

medewerker administratie topsport

Sandra Buytelaar

070-3618817

[email protected]

Topsport

12

Den Haag Marketing - anders

Recommend Documents