TECHNICKÁ SPECIFIKACE – příloha č. 2 ZD
Předmětem veřejné zakázky je zajištění zpracování kompletní digitalizace archivu stavebního úřadu, konkrétně: •
•
Zhotovitel provede analýzu stávajícího stavu a návrh řešení v tomto rozsahu: o
detailní analýza současného stavu archivu, klasifikace dokumentů a z toho vyplývající návrh optimálního postupu digitalizace tohoto archivu
o
návrh systému ověření správnosti a úplnosti digitalizovaných dat .
Zhotovitel vypracuje metodické pokyny pro zpracování dokumentů určených k digitalizaci, tvorbu (ověření) technické dokumentace Před zahájením vlastní digitalizace v součinnosti se zaměstnanci objednatele zhotovitel vypracuje metodické pokyny ke zpracování dokumentů, technické dokumentace, které budou zaměřeny především na následující aspekty definovaných postupů práce a pravidel realizace:
•
o
Procesy zpracování (digitalizace a uložení) dokumentů
o
Předání dokumentů
o
Příprava dokumentů
o
Skenování dokumentů
o
Řízení kvality (QC)
o
Validace a archivace
o
Předání dat Objednateli
o
Procesy řešení specifických situací
o
Odbavení dokumentů s chybnými (neznámými) indexy
o
Řešení sporné identifikace typu dokumentů
o
Vyhledání a dodání originálu dokumentu (v rámci procesu zpracování)
o
Pravidla pro zpracování dokumentů, vč. eliminace duplicitně se vyskytujících dokumentů
o
Technická specifikace
Hromadné skenování dokumentů archivu stavebního odboru. Do předem vytvořeného programového řešení zajištění skenování obsahu jednotlivých spisů, které se skládají z dokumentů a výkresové dokumentace. K jednotlivým dokumentům a objektům řešení resp. výkresům zajistit indexaci - metadatové popisy popisy do předem definovaných struktur (definice struktur bude specifikována v první etapě procesu digitalizace). Digitalizace přírůstků dokumentů v rámci realizace hromadného skenování dokumentů archivu stavebního odboru vč. Indexace.
•
Dodávka HW a SW pro digitalizaci přírůstků silami Magistrátu města Opava po zpracování množství uvedeného v rozsahu plnění veřejné zakázky
•
Dodávka software a souvisejících služeb pro vytvoření úložiště stavební dokumentace v digitální podobě.
•
Dodávka monitorů, projektorů a interaktivních tabulí pro pracoviště Zadavatele
•
Dodávka datového úložiště
Rozsah plnění veřejné zakázky Jedná se o maximální počty, které je zhotovitel povinen digitalizovat: Počet dokumentů k indexaci: 3.500.000 Počet stran dokumentů do formátu A3: 6.000.000 Počet stran dokumentů nad formát A3 400 000 Počet stran projektové dokumentace: 600.000 bez ohledu na formát
Zadavatel očekává zajištění přípravy dokumentů na skenování (zejména pro indexaci a oddělení spojených dokumentůZhotovitelem služeb digitalizace archivu. Zadavatel definuje tyto základní indexy identifikace dokumentu v rámci digitálního archivu minimálně v tomto rozsahu : • • • • • • •
katastrální území, číslo parcely, popisné číslo, číslo jednací nebo spisová značka (vyplyne z analýzy),, název investora(přesná struktura zápisu vyplyne z analýzy), název ulice, číslo orientační,
Další rozšiřující indexy (případná upřesnění) budou doplněny na základě podrobné analýzy před zahájením samotné Digitalizace, předpokládaný počet indexů by neměl překročit 20. Pro zajištění dostupnosti dokumentů Zadavatele v elektronické i originální podobě, preferuje Zadavatel, že po transportu dokumentů na digitalizační linku Dodavatele umístěnou v prostorách Zadavatele budou tyto dokumenty následující pracovní den navráceny jak v papírové, tak v elektronické podobě. Tento postup může být optimalizován v souladu s navrženými procesy Dodavatele s tím, že Dodavatel navrhne postup zajištění dostupnosti dokumentů. Zadavatel definuje jako výchozí formát obrazů dokumentů Statické textové a kombinované textové a obrazové dokumenty: a) černobílé, s předpokladem možnosti následného vytěžování textu textové dokumenty bez obrázků a složitěji strukturovaného textu: 300 DPI, B&W textové dokumenty, hodně malé písmo: 600 DPI, B&W smíšené dokumenty (text+obr.) a složitěji strukturované dokumenty (tabulky): 300 (400) DPI, stupně šedi b) barevné, s předpokladem možnosti následného vytěžování textu textové dokumenty bez obrázků a složitěji strukturovaného textu (tabulky): 300 DPI, 24 bitů textové dokumenty, hodně malé písmo: 600 DPI, 24 bitů smíšené dokumenty (text+obr.) a složitěji strukturované dokumenty (tabulky): 300 (400) DPI, 24 bitů Výstupní formát: výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů se použije formát PDF/A, ISO 19005 s vytěžitelnou textovou vrstvou. Statické obrazové dokumenty: a) černobílé: 300 (200) DPI, stupně šedi (rozlišení upravit podle kvality předlohy) b) barevné: 300 (200) DPI, 24 bit (rozlišení upravit podle kvality předlohy)
Výstupní formát: jako výstupní datové formáty statických obrazových dokumentů se použijí: a) formát PNG, ISO/IEC 15948 b) formát TIFF, revize 6 – nekomprimovaný nebo c) JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918 Výběr jednotlivého formátu bude zvolen podle vlastností předlohy. Zadavatel požaduje maximální chybovost kvality obrazu 0,5%.
Metadata: musí splňovat požadavky Národního standardu (publikovaný v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra s účinností od 11. července 2012 (VMV čá. 64/2012)) pro elektronické spisové služby (SIP balíček).
Metadata (indexy) identifikující pořízené dokumenty pro zavedení do systému oběhu dokumentů Zadavatel očekává ve formě xml datového výstupu. Pro přenos naskenovaných obrazů dokumentů a vytvořených metadat z digitalizační linky do digitálního archivu Zadavatele je preferována forma SFTP přenosu. Zadavatel očekává maximální chybovost kvality indexů 0,5%.
Dodávka HW a SW pro digitalizaci přírůstků dokumentů silami Magistrátu Opava po ukončení hromadného skenování Zadavatel bude vykonávat činnosti související s přípravou dokumentů k přírůstkovému skenování i skenování vlastními silami a od Dodavatele očekává dodání SW a HW prostředků (1x skener A3 a 1x skener viz návrh smlouvy článek III. odst. 2 smlouvy) nutných pro realizaci digitalizace vlastními silami Zadavatele po realizaci díla, včetně podpory při zřízení pracoviště a vyškolení personálu Zadavatele.
Věcné požadavky na Systém Celý Systém musí vyhovovat platné legislativě týkající se správy úředních dokumentů, která je stanovena příslušnými legislativními předpisy, především zákonem č. 499/2004 Sb. v platném znění.
Předmětem dodávky je systém, který splňuje: 1 Uživatelské požadavky na systém 1.1 úložiště dat • Datové úložiště, čistá kapacita 10TB • Garance neměnnosti uložených dat. • Funkcionalita CAS (Content-addressed storage) na hw úrovni • Garance jedinečnosti dat (jsou-li ukládána shodná data, pak jsou uložena pouze jednou). • Garance dlouhodobého uchování – nastavení politiky pro uchování dat pro různé typy dokumentů. • Garantovaná autentičnost a nepodvržitelnost obsahu archivu. • replikace dat na další (vzdálenou) lokalitu v případě potřeby (Disaster/Recovery). • Rozšiřitelnost diskové kapacity v řádech desítek TB. • Řízení přístupu k souborům. • Řízená archivace souborů. • podporuje vyhledávání souboru podle popisných metadat. • nezávislost na spisové službě. • volba úložiště souborů dokumentů mezi databází a souborovým systémem • samostatná úložiště souborů pro různé typy dokumentů
• •
navýšení kapacit úložiště souborů za provozu bez odstávky systému přístup do systému přes zabezpečené webové rozhraní
1.2 Uživatelská role a přístupová práva • založení uživatelů /skupin uživatelů (včetně hierarchie skupin) • integrace na systémy centrální správy uživatelů (např. IdM) • ověření uživatele při přihlášení do systému • nastavení práv uživatelů /skupin uživatelů • nastavení explicitních práv uživatelů /skupin uživatelů k vybraným datům objektů/dokumentů • Možnost nastavení uživatelských práv a uživatelských skupin
1.3 Vstup dat do systému • zadání a uložení dat objektů/dokumentů oprávněným uživatelem • nadefinování výběru popisných údajů pro zadávání nového / editaci stávajícího objektu/ dokumentu • hromadný import dat Dokumentů a metadatových popisů 1.4 Uložení a zZobrazení dat v systému • Jednoznačná identifikace uložených dokumentů (kdo jej vytvořil, datum vytvoření a další informace). Tyto identifikátory nesmí být modifikovatelné uživatelem. • rozšiřitelnost definovaných metadatových popisů • uložitelnost (mimo rozsah povinných identifikátorů) i dalších údajů • archivace digitalizovaných / skenovaných dokumentů bez omezení formátu a velikosti digitalizovaných a digitálních dokumentů • definování validace ukládaných údajů (formát dat, kontrola duplicity dat) • Nezávislost doby odezvy pro zobrazení vybraného uloženého dokumentu na aktuální kapacitě úložiště dat systému • nastavitelnost formátu zobrazovaných popisných údajů dokumentů • nadefinování zobrazených popisných údajů dokumentu • jednoduchý přechod mezi uloženými dokumenty pomocí nadefinovaných vazeb • zobrazení automatických náhledů digitálních souborů dokumentů 1.5 Vyhledávání dat v systému • vyhledávání dle popisných údajů objektů/dokumentů • zobrazení informace o celkovém počtu vyhledaných dokumentů • nadefinování standardního zobrazení seznamu vyhledaných dokumentů (výběr popisných vlastností, jejich setřídění ve výsledku vyhledávání, dle popisných vlastností - indexů) • modifikace standardního zobrazení seznamu vyhledaných dokumentů (modifikace seznamu zobrazovaných popisných údajů, změna setřídění dokumentů v seznamu) • postupné „listování“ detailu zobrazení dokumentu v seznamu vyhledaných dokumentů • tisk seznamu vyhledaných dokumentů • Vyhledávání dokumentů podle složených výrazů popisných vlastností (indexů) 1.6 Tisk dat • tisk jednotlivých naskenovaných dokumentů o jako obrázku (vlastního obrázku/vybraných stránek obrázku, obrázku včetně popisných dat,) o standardně ve webovém prohlížeči z asociovaných aplikací na klientské stanici uživatele s definovaným oprávněním. 1.7 Export dat ze systému • export pouze ve formě SIP balíčku definovaného dle NSESS pro uživatele s definovaným oprávněním. 1.8 Statistiky a sestavy • předdefinování sestav z dat objektů/dokumentů systému • generování sestav dle zadaných výběrových kritérií
• 2
tisk vygenerovaných sestav
Technické požadavky na Systém • Vícevrstvá architektura systému, přístup do systému přes webový prohlížeč; • Server: Windows server 2008 R2 a novější nebo obdobné, optimalizováno pro rozhraníMicrosoft Internet Explorer, Firefox, Google chrome; • Podpora databázového serveru Oracle; • Otevřené webové rozhraní s podporou integrace dat s jinými systémy, vč. popisu; • Podpora centralizované správy aplikace, podpora LDAP; • Spolupráce s periferiemi – skenery, tiskárny, čtečky čárového kódu.
2.1 Technické požadavky na doplňkový HW LCD monitory s úhlopříčkou 22“ – minimální parametry Obrazovka: Typ: TFT-LCD Úhlopříčka: 22" (56 cm) Rozlišení: 1680 x 1050 bodů Poměr stran: 16:10 Rozteč obrazových bodů: 0,282 x 0,282 mm Odezva: 2 ms (šedá-šedá) 2 Jas: 250 cd/m Kontrast: 1000:1 o o Pozorovací úhly: 176 / 170 Napájení: Napájení: Zabudované Rozhraní: 1 x VGA 1 x DVI
Součástí dodávky jsou napájecí kabel a oba typy propojovacích kabelů VGA a DVI.
Interaktivní tabule Aktivní interaktivní tabule, poměr 4: 3, aktivní plocha - 157,5x 118cm, USB, tabule bude zavěšená na zdi Dataprojektor blízká projekce, světelný tok 2.500 ANSI lm, XGA - 1024x 768 pixelů, 1750: 1, 1x HDMI vstup, 2x VGA vstup, držák pro uchycení projektoru Přípojné místo do stolu/ nebo na zeď HDMI, VGA, Kompozit video, Audio 3,5mm jack, Audio cinch L/R- vše by bylo usazeno ve 2-rámečku GYRA, včetně kabeláže propojující interaktivní tabuli a dataprojektor
Další požadavky zadavatele Dodaný systém musí odpovídat aktuálně platné legislativě, a to po celou dobu jeho užívání. V rámci realizace díla zhotovitel dodrží veškeré požadavky na bezpečnost informací dle ISO 27000 a implementace procesů a způsobu práce s dokumenty dle normy ISO 15 489, tak aby bylo možno plně garantovat dlouhodobé uchování digitálních dat. Pokud budou digitalizovány dokumenty, které již mají záznam a metadata ve spisové službě, pak bude tento dokument digitalizován, opatřen požadovanými metadaty a bude předán do stávající spisové služby. Ve
stávající spisové službě budou sloučena všechna metadata tohoto dokumentu a tento dokument bude předán do dlouhodobého úložiště ve formě SIP balíčku, který bude obsahovat zdigitalizovaný dokument, metadata a elektronické soubory existující již ve stávající spisové službě konvertované do archivních formátů dle národního standardu ESS. Úprava stávající spisové služby tedy spočívá v: - zajištění potřebných konverzních nástrojů, - zajištění vazby na digitalizační pracoviště, - zajištění spárování digitalizovaných dokumentů a existujících záznamů dle ČJ nebo SpZn.
Integrační platforma GINIS Systém musí být integrován a spolupracovat se stávající spisovou službou Zadavatele Gordic GINIS přes jedno z uvedených rozhraní. Základní komponenty integrační platformy GINIS XML rozhraní systému GINIS - rozhraní založené na zpracování a distribuci dat ve formátu XML. Jedná se o otevřenou aplikační platformu, která je interně využívána všemi webovými službami, komponentami datového rozhraní INT a dalšími aplikacemi systému. Webové služby rozhraní XRG - kategorizovaná sada webových metod umožňujících integrovaným aplikacím ustavit vzájemnou komunikaci probíhající v reálném čase metodou dotaz-odpověď. Jednotlivé metody jsou cíleně orientovány na poskytování služeb pro externí systémy tak, aby toto rozhraní bylo slučitelné s koncepty SOA. Datově orientované rozhraní INT - je určeno pro datovou komunikaci s externími systémy přes import a export asynchronně zpracovávaných datových dávek. Tento způsob integrace je primárně vhodný pro velmi velké objemy přenášených dat. Nástroje pro komunikaci se specializovanými rozhraními třetích stran - jedná se o řešení pro přístup k obecně vyhlášeným nebo dlouhodobě provozovaným systémům. Namátkou lze zmínit podporu obousměrné komunikace s portálem veřejné správy nebo implementaci rozhraní pro elektronickou komunikaci s různými komerčními bankami. Portál pro sdílení a řízenou distribuci technologických a provozních informací - sjednocuje informace o různých integračních projektech a aplikacích do jediného webového zdroje. Plní rovněž funkci komunitního portálu pro osoby zainteresované na realizaci konkrétního integračního řešení. Centrální řízení přístupů a zabezpečení systému - realizováno pomocí aplikace Autorizační služba pro GINIS, která se jako služba operačního systému instaluje přímo na aplikační server. Její primární funkcí je zabezpečení centrální správy profilů pro přístup do systému a optimalizace vyhodnocení předané sady uživatelských oprávnění za pomoci vstupenek. Aktivní integrace na základě vzniku systémových událostí - doplňuje možnost jednotlivých komponent integrační platformy GINIS vystupovat v roli aktivního členu v rámci daného integračního řešení a nahrazovat tak významnou část funkcionality integračního brokeru v situacích, kdy není nasazen.
