ZELFROOSTEREN IN DE ZORG
VERGROTEN VAN DE WERKNEMERSBETROKKENHEID BETROKKENHEID BIJ DE ROOSTERPLANNING
RAYMOND FOKKENS MBA
Zelfroosteren in de zorg
© Raymond Fokkens, 2014 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur. No parts of this document may be reproduced in any form, by print, photo photo-print, microfilm or any other means without written permission from the author. www.zelfroosteren.eu
© Raymond Fokkens, 2014
Pagina - 1 -
Zelfroosteren in de zorg
INHOUDSOPGAVE 1. 1.1 1.2
ZELFROOSTEREN, WAT IS DAT ................................................................ ....................................................... 4 Zelfroosteren als planningssystematiek ................................................................ ................................... 4 Plannen ................................................................................................ ................................ ................................................... 4
1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5
1.3
Zelfroosteren als strategische keuze ................................................................ ....................................... 6
1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4
1.4
Repeterend rooster er ................................................................................................ .......................................... 5 Voorkeurrooster ................................................................................................ ................................ ............................................... 5 Inteken rooster ................................................................................................ ................................ ................................................. 6 Matching ................................................................................................ ................................ .......................................................... 6 Zelfroosteren ................................................................................................ ................................ .................................................... 6 Vakantieregeling ................................................................................................ ................................ .............................................. 6 Planningsreglement ................................................................................................ ......................................... 7 Wettelijke bepalingen................................................................................................ bepalingen ....................................... 7 Waardering en flexibiliteit ................................................................................................ ................................ 7
Zelfroosteren, hoe doe je dat? ................................................................ ................................................. 8
1.4.1 Voorbeeld processtappen ................................................................................................ ................................ 8 1.4.1.1 Een nieuwe maand plannen ................................................................ ........................................................ 9 1.4.1.1 Nachtdiensten ................................................................................................ ................................ .............................................. 9 1.4.1.1 Intekenen ................................................................................................ ................................ ..................................................... 9 1.4.1.1 Controleren ................................................................................................ ................................ ................................................ 10 1.4.1.2 Bijstellen ................................................................................................ ................................ .................................................... 10 1.4.1.3 Omloop ................................................................................................ ................................ ...................................................... 10 1.4.1.4 Vaststellen ................................................................................................ ................................ ................................................. 10 1.4.1.5 Actualiseren ................................................................................................ ................................ ............................................... 11 1.4.1.6 Definitief maken ................................................................................................ ................................ ............................................. 11 1.4.1.7 Verwerken ................................................................................................ ................................ .................................................. 11 1.4.2 Procesaanpassingen ................................................................................................ ..................................... 11 1.4.3 Automatiseren of niet? ................................................................................................ ................................... 12 1.4.4 Andere actiepunten................................................................................................ actiepunten ........................................ 13
1.5 2. 2.1 2.2 3. 3.1 3.2
Flexibiliteit ................................................................................................ ................................ ..............................................13 CULTUUR ................................................................................................ ................................ ....................................................14 Cultuuronderzoek ................................................................................................ ................................ ...................................14 Weerstand nd overwinnen ........................................................................................... ...........................15 STRATEGIE OF STRATEGO ............................................................................................ ............................16 “Do it your self” ................................................................................................ ................................ .......................................16 Waardering ................................................................................................ ................................ ............................................16
3.1.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4
3.3
Ontwikkelingsgroei ................................................................................................ ................................ .................................21
3.3.1 3.3.2
3.4
Persoonlijke groei ................................................................................................ .......................................... 21 Ontwikkeling van de organisatie ................................................................ .................................................... 22
Wijzigingen in de planning ................................................................ ......................................................22
3.4.1 3.4.2 3.4.3
3.5 3.6
Kernkwaliteiten zoeken ................................................................................................ .................................. 17 Niet flexibel ................................................................................................ ................................ .................................................... 19 Wel flexibel ................................................................................................ ................................ .................................................... 20 Afrekenen ................................................................................................ ................................ ...................................................... 20
Ruilen ................................................................................................ ................................ ............................................................. 23 Verzuim ................................................................................................ ................................ .......................................................... 23 Verlof ................................................................................................ ................................ ............................................................. 23
Medezeggenschap ................................................................................................ ................................ .................................24 E-HRM ................................................................................................ ................................ ...................................................25
3.6.1
Globale ontwikkelingen lingen ................................................................................................ .................................. 25
© Raymond Fokkens, 2014
Pagina - 2 -
Zelfroosteren in de zorg
4.
STEREN ................................................................ VAN START MET ZELFROOSTEREN ....................................................26 4.1 Interactieve planning vraagt organisatie ................................................................ .................................27
4.1.1 4.1.2
4.2
Rol planner ................................................................................................ ................................ .............................................29
4.2.1 4.2.2
4.3 4.4
Projectcommunicatie ................................................................................................ ..................................... 28 Standaard communicatie bij zelfroosteren ................................................................ .................................... 28 Nieuwe taken en verantwoordelijkheden ................................................................ ....................................... 29 Inrichten nieuwe functie ................................................................................................ ................................. 29
Stakeholders van de planning ................................................................ ................................................29 Problemen oplossen............................................................................................... ...............................30
4.4.1 4.4.2 4.4.3
Team oplossingen ................................................................................................ ......................................... 30 Escalatie pad ................................................................................................ ................................ ................................................. 30 Meedoen of niet meedoen, meekunnen of niet meekunnen ................................ ......................................... 31
© Raymond Fokkens, 2014
Pagina - 3 -
Zelfroosteren in de zorg
1.
Zelfroosteren, wat is dat
“Zelfroosteren” steren” is een begrip dat niet in de Dikke Van Dale voorkomt. De vvraag is dus of het eigenlijk wel bestaat! Een eenduidige definitie kan daarom dan ook niet worden gegeven. Er worden aan het zelfroosteren verschillende betekenissen gegeven. Het is echter duidelijk dat het in dit kader niets te maken heeft met het zelf roosteren van stukken vlees op de BBQ…..hoewel?! Bij het roosteren op een en BBQ is sprake van onwillig vlees dat het lot lijdzaam moet ondergaan. Bij het zelfroosteren in de zorg is juist het tegenovergestelde aan de orde. Hierbij gaat het namelijk over het vergroten van de invloed van de medewerkers op het roosteren, het opstellen van het werkrooster. De vorm waarin het wordt toegepast en uitgevoerd kan wel in verschillende varianten voorkomen. Deze syllabus geeft een toelichting op het zelfroosteren als planningssystematiek.
1.1 Zelfroosteren als planningssystematiek planningssyste Een werk- of dienstrooster kan op verschillende manieren worden opgesteld opgesteld. Een speciaal voor deze taak aangewezen planner kan eenzijdig het rooster samenstellen en publiceren, een team kan gezamenlijk een planning opstellen en delen, een apparaat kan op basis van wensen en rekenregels de “meest optimale” planning uitrekenen, een centrale planningsafdeling kan voor diverse teams de roosters maken en het personeel zo optimaal mogelijk verdelen over de afdelingen….. De organisatie bepaalt op welke wijze de inzet van het personeel wordt gepland en heeft (in de meeste gevallen) de spelregels hierover in reglementen vastgelegd.
1.2 Plannen De werkgevers- en werknemersorganisaties in de zorg maken veel reclame voor het plannen volgens het principe van zelfroosteren. Maar wat verstaan we hier eigenlijk onder? Zelfroosteren is een type planning waarbij de invloed van de medewerker op het werkrooster maximaal is. Dit vraagt om een heel nieuwe planningswerkwijze van de organisatie. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden komen anders te liggen, terwijl de medewerkers hier wel toe moeten worden toegerust. De mate waarin medewerkers betrokken n worden bij de planning kan variëren. Dit kan binnen één organisatie zelfs verschillend zijn, omdat niet elke afdeling gebaat is bij het zelfroosteren. Er zijn veel factoren die het zelfroosteren tot een succes zullen maken, maar daarmee ook veel factoren die het kunnen laten falen! Zelfroosteren vraagt om een gedegen aanpak. De nevenstaande afbeelding laat zien wat de invloed van werkgever en werknemer doet met de tevredenheid van de werknemers. Naar mate de werknemer meer invloed op de werkplanning heeft en de invloed van de werkgever minder directief is, neemt de tevredenheid van de werknemer toe.
© Raymond Fokkens, 2014
Pagina - 4 -
