37
ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNALPADA PT. BAHTERA INDOAMPLAS CABANG SURABAYA Yulianti La Ambo, L. Tri Lestari, Mahsina Progam Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya
[email protected]
ABSTRAK Sistem informasi akuntansi pada penjualan akan menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan agar tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah menganalisis system informasi akuntansi penjualan dengan pendekatan metode kualitatif yang deskriptif. Hasil penelitian diperoleh bahwa ditemukan kelemahan sistem informasi akuntansi yang digunakan oleh PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya. Di mana terjadi penumpukan tugas yang terdapat pada fungsi pengiriman dan fungsi penagihan, dan juga tidak adanya bagian kredit yang mengotorisasi faktur penjualan. Sehingga disarankan untuk melakukan perekrutan pegawai yang berkualitas sehingga tidak terjadi kekurangan pegawai dan menambahkan fungsi kredit didalam struktur organisasi perusahaan. Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Efektivitas Pengendalian Internal. ABSTRACT Accounting information systems sales will explain how it should be procedures in conducting sales activities that attempts to manipulate the sale can be avoided. In this study, the method used to analyze the accounting information system sales with qualitative descriptive method approach. The results showed that the discovered weaknesses accounting information system used by PT. Bahtera Indoamplas Surabaya Branch. Where there is accumulation of tasks contained in the function of the delivery and billing functions, and also the absence of the credit department that authorized the sales invoice. So it is advisable to ent recruitment of qualified personnel so that there is no shortage of employees and add credit function within the organizational structure of the company. Keywords: Accounting Information Systems, Sales, Effectiveness of Internal Control PENDAHULUAN
Sistem
informasi
akuntansi
adalah
sistem
yang
kegiatannya
mengumpulkan, menyajikan dan memproses semua data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan (Romney & Steinbart, 2009:28). Penelitian ini secara empiris mengevaluasi perbedaan pelaksanaan dan pemisahan fungsi sistem informasi akuntansi penjualan antara perusahaan dengan sistem informasi akuntansi penjualan. Sistem informasi akuntansi pada penjualan
38
akan menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan agar tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Penjualan (Mulyadi, 2008:192) merupakan sasaran akhir kegiatan pemasaran, karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah terima barang, maupun perjanjian cara pembayaranyang disepakati oleh kedua belah pihak, sehingga tercapai titik kepuasan. Prosedur meliputi suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang, (Mulyadi,2008:5). Tujuan suatu perusahaan pada umumnya adalah memperoleh laba sebanyak-banyaknya. Salah satu cara memperoleh laba adalah dengan cara melakukan penjualan secara efektif dan efisien, karena hasil penjualan merupakan sumber penerimaan perusahaan yang utama. Hasil penerimaan ini selanjutnya akan digunakan untuk membiayai aktivitas operasionalnya. Dengan demikian sudah tentu perusahaan membutuhkan adanya suatu informasi atas penjualan baik penjualan tunai mapun penjualan secara kredit. Penjualan tunai merupakan penjualan yang transaksinya dilakukan secara tunai, perusahaan lebih dimudahkan dalam penjualan tunai ini karena perusahaan akan segera menerima kas. Sedangkan penjualan kredit lebih banyak dipilih oleh para pembeli karena pembayaran untuk pembelian barang dapat ditunda, selain pembeli perusahaan juga mendapat keuntungan dari adanya penjualan kredit ini karena perusahaan akan mendapatkan pendapatan lebih besar dibandingkan dengan penjualan secara tunai. Transaksi penjualan kredit akan menimbulkan piutang bagi perusahaan. Perusahaan dagang yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan barang dagangan, maka antara fungsi penjualan dan fungsi akuntansi harus tercipta suatu hubungan yang saling mendukung untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan melalui catatan akuntansi. Dari hasil inilah akan menerima kas sebagai sumber utama pendanaan modal kerja perusahaan. Agar seluruh penjualan dapat dicatat secara wajar, maka diperlukan sistem akuntansi penjualan baik penjualan secara tunai maupun secara
kredit, sehingga perusahaan sedapat
mungkin terhindar dari penyelewengan dari kesimpangsiuran operasinya. Namun, suatu perusahaan yang telah berjalan tidak boleh hanya memonitor kegiatan dan hasilnya. Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk memajukan atau meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya. Manajemen harus selalu melihat, meneliti, menganalisa dan
39
mengambil keputusan atas laporan-laporan yang telah dibuat. Laporan-laporan tersebut meringkas kejadian yang paling terakhir terjadi dan kondisi perusahaan. Disamping laporan berfungsi untuk mengendalikan dan mengarahkan, laporan juga mempunyai arti untuk menilai apakah kebijakan perusahaan yang telah ditentukan itu dijalankan dengan benar, apakah kondisi keuangannya sehat, kegiatan penjualan menguntungkan dan hubungan antar bagian atau departemen berlangsung harmonis. Dengan pemeriksaan yang terus berkesinambungan dan dianalisa laporan dan catatan-catatan dari mana laporan tersebut didapat, manajemen dapat meletakkan kepercayaannya atas pengambilan keputusan untuk perusahaan. Pemeriksaan terus-menerus dan analisa laporan dan catatan-catatan sering disebut Sistem Pengendalian Intern (SPI). Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan yang bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong pemenuhan manajemen (Mulyadi,2008:163). Penelitian ini secara empiris akan mengevaluasi tentang fungsi, pemisahan fungsi dan dokumen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan serta karyawan yang berkompeten antara perusahaan dengan ketentuan untuk menjaga kekayaan perusahaan. Sistem pengendalian intern akan menghasilkan laporan yang dikehendaki manajemen. Sistem ini akan mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan
dan
ketidak-efisienan;
meningkatkan
ketelitian
dan
dapat
dipercayainya data akuntansi; mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan serta meningkatkan efisiensi. Sistem pengendalian intern tersebut akan memberi delegasi atau wewenang dan memberi tanggung jawab untuk fungsi pembelian, penjualan, produksi dan akuntansi. Objek penelitian dalam meyusun skripsi ini adalah PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan abrasive coating. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh PT.Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya adalah sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan belum dilaksanakan secara tepat dan fungsional. Hal ini disebabkan karena adanya penumpukan fungsi tugas bagian penjualan dan bagian kredit yang mengakibatkan resiko tidak tertagihnya piutang dalam jumlah besar serta mengakibatkan penyalahgunaan fungsi tugas dalam menjual dengan cara pemberian kredit atau pinjaman kredit kepada pelanggan. Dengan demikian, perusahaan ini sangat memerlukan suatu sistem informasi yang dapat
40
mengamankan asetnya serta mampu melakukan kegiatan pengawasan terhadap aktivitas penjualan untuk meningkatkan efektivitas pengendalian internal perusahaan. Berdasarkan latar belakang masalah di atas, jelaslah bahwa sistem informasi akuntansi penjualan sangatlah penting bagi perusahaan sebagai usaha untuk mengurangi kecurangan-kecurangan yang merugikan perusahaan. Dengan alasan ini penulis tertarik untuk mengadakan penulisan dalam bentuk skripsi dengan judul : “Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan untuk Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Internal pada PT.Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya”. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana
analisis
penerapan sistem informasi akuntansi penjualan untuk meningkatkan efektivitas pengendalian internal pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya. Sistem Informasi Akuntansi Jogianto, (2005:17), ”Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen)”. Menurut Hall, (2007:6), “Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien, meningkatkan kualitas, efisiensi, kemampuan dalam pengambilan keputusan,dan meningkatkan sharing knowledge”. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang memproses data menjadi informasi dengan cara mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, dan menganalisa sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan pihak dalam maupun pihak luar.
Manfaat Sistem Informasi Akuntansi Gondodiyoto, (2007:124), “SIA memiliki tujuan atau manfaat sebagai berikut : 1. Untuk melakukan pencatatan (recording) transaksi dengan biaya klerikal seminimal mungkin dan menyediakan informasi bagi pihak intern untuk pengelolaan kegiatan usaha serta para pihak terkait (Stock holder or stake holder).
41
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. 3. Untuk menerapkan (implementasi) sistem pengendalian intern, memperbaiki kinerja dan tingkat keandalan (reliability). Informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban (akuntabilitas). 4. Menjaga atau meningkatkan perlindungan kekayaan perusahaan”. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Suatu perusahaan dikatakan baik dan sehat apabila memiliki suatu sistem yaitu pengendalian internal untuk menghindari kesalahan serta kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan yang menjalankan sistem. Mulyadi (2008:163), menyebutkan bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Pengendalian Internal Romney dan Steinbart, (2009:229) menyatakan bahwa, ”Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisai, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”. Sedangkan menurut Agoes, (2008:79), “Pengendalian Internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personal lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaaian tiga golongan tujuan, seeprti keandalan laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”.
Efektivitas Handoko, (2000) menjelaskan bahwa “Efektivitas merupakan hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi, program atau kegiatan. Efektivitas berfokus pada outcome (hasil), program, atau kegiatan yang dinilai efektif apabila output yang dihasilkan dapat memenuhi tujuan yang diharapkan”. Menurut Arens et. al., (2010:496) menjelaskan bahwa “Efektivitas adalah menunjuk keppencapaian tujuan, sedangkan efisiensi mengacu ke sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan itu”.
42
METODE PENELITIAN Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif, dalam menjelaskan tentang masalah terkait penerapan sistem informasi akuntansi penjualan untuk meningkatkan efektivitas pengendalian internal pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya saat ini. Sugiyono (2013:14) mendefinisikan metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, pengambilan sampel sumber data dilakukan secara purposive dan snowbaal, teknik pengumpulan dengan trianggulasi (gabungan), analisi data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi. Penelitian ini dibatasi pada masalah yang berkaitan dengan penerapan sistem
informasi
akuntansi
penjualan
untuk
meningkatkan
efektivitas
pengendalian internal pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya pada tahun 2016. Akan melakukan penelitian terhadap aktivitas sistem informasi akuntansi penjualan berupa dokumen-dokumen yang terkait pada perusahaan PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya , Rukan PCI , Sidoarjo – Jawa Timur.
TEKNIK ANALISIS DATA Analisis data dilakukan dengan cara mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari lapangan dengan mengorganisasikannya ke dalam pola, memilih hal-hal yang penting dan akan dipelajari, dan membuat kesimpulan yang mudah dipahami baik bagi diri sendiri maupun orang lain (Sugiyono, 2013:349). Berikut ini adalah teknik anallisis data yang digunakan dalam penelitian : 1. Identifikasi data yang berhubungan dengan sistem dan prosedur penjualan kredit. 2. Menganalisa sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya. 3. Mengevaluasi kelemahan sistem dan prosedur penjualan yang diterapkan pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya. 4. Memberikan usulan/ rekomendasi sistem informasi akuntansi penjualan kredit sebagai solusi atas kelemahan sistem yang sudah diterapkan pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya. 5. Kesimpulan dan saran.
43
HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem informasi akuntansi penjulan pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya masih belum terlaksana secara maksimal. Terutama dari sumber daya manusia yang terbatas jumlah maupun pendidikannya. Salah satunya yaitu perlengkapan fungsi yang dilakukan karena terbatasnya dana perusahaan untuk menambah karyawan. Tidak semua sumber daya manusia di perusahaan ahli dalam alat-alat teknologi contohnya seperti komputer. Bedasarkan hasil penelitian tersebut terdapat kelemahan dari sistem penjualan kredit PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya yaitu : 1. Adanya fungsi ganda yang terdapat pada fungsi pengiriman dan fungsi penagihan, hal ini dikarenakan kurangnya sumber daya manusia pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya. Sehingga kedua fungsi ini tidak berjalan maksimal dan fungsi ganda/rangkap tugas ini juga bisa saja melakukan penyelewengan baik dalam pengiriman maupun penerimaan pembayaran piutang pelanggan. 2. Tidak adanya bagian kredit yang mengotorisasi faktur penjualan. Sehingga penjualan kredit tidak ada yang memonitor dan mengotorisasi fungsi kredit yang mengakibatkan piutang tak tertagih sangat tinggi.
SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai analisis penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dalam menunjang efektivitas pengendalian internal perusahaan pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya, diperoleh simpulan sebagai berikut: 1. Tidak adanya fungsi kredit di dalam struktur organisasi perusahaan PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya untuk mengotorisasi status kredit pelanggan. Sehingga solusi yang dapat dilakukan yaitu dengan penambahan fungsi kredit yang berfungsi memeriksa status dan mengotorisasi kredit. 2. Pengiriman yang dilakukan oleh fungsi pengiriman dirasa tepat waktu dan
tidak ada bermasalah oleh pihak manajemen, namun juga melakukan penagihan yang dapat dikatakan rangkap tugas. Sehingga dapat diusulkan solusi sistem penjulan kredit pada PT. Bahtera Indoamplas Cabang Surabaya harus terdapat pemisahan fungsi yang jelas yakni fungsi penjualan, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi finance/akuntansi, fungsi piutang dan fungsi kredit.
44
SARAN Berdasarkan permasalahan-permasalahan penjualan kredit yang ditemukan pada tahap monitoring, penulis mencoba memberikan beberapa saran sebagai berikut : 1. Melakukan perekrutan pegawai yang berkualitas sehingga tidak terjadi kekurangan pegawai dan setiap fungsi dijalankan minimal satu orang pegawai sehingga tidak ada lagi fungsi ganda atau rangkap tugas. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan konsentrasi dan tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan setiap fungsi yang ada sehingga pekerjaan yang menjadi tugas wajib setiap fungsi dapat dilakukan dengan tepat untuk mendapatkan hasil yang lebih maksimal. 2. Ditambahkan fungsi kredit didalam struktur organisasi perusahaan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum ke fungsi penjualan memperoleh otorisasi dari fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrisno, 2008, Auditing Sistem Informasi dan Pendekatan COBIT, Edisi Revisi, Mitra Wacana Media, Jakarta. Arens, Alvin A, Randal J. Elder, Mark S.Beasly, 2010, Auditing and Assuramce Service: An Integrated Approach, Edisi 13, Pearson, Prentice Hall Inc. Hall, James A., 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Handoko, T.Han, 2000, Manajemen Perusahaan & Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua, Cetakan Keempat Belas, BPFE, Yogyakarta. Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Informasi, Andi. Juju, Dominikus, Yogyakarta. Mulyadi, 2008,Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Cetakan keempat, Jakarta. Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart, 2009, Accounting Information Sistem, Salemba Empat, Jakarta. Gondodiyoto, Sanyoto, 2007, Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT. Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta. Sugiyono, 2013, Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Ketujuh belas, Alfa Beta, Bandung.
