ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA UD. RAMA TEKNIK Evi Rohmawati, Mahsina, H.Ali Rasyidi Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya
[email protected] ABSTRAK Penelitian ini bertujuan ingin mengetahui, apakah perusahaan sudah menerapkan sistem informasi akuntansi dengan baik atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Hasil analisis dan analisis dalam penelitian ini adalah adanya perangkapan fungsi yang dilakukan oleh bagian gudang yang seharusnya dilakukan oleh dua bagian yang berbeda, tugas tersebut tanggung jawab dari bagian penerimaan barang. Kurangnya penggunaan formulir dan pendistribusian untuk setiap bagian yang terkait sebagai alat komunikasi dalam melakukan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang ini akan mengakibatkan kesalahan yang terjadi di dalam menerima informasi mengenai prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Tidak adanya quality control yang bertugas, sehingga mengakibatkan adanya kelalaian dalam menjaga kualitas barang yang akan dikirim ke pelanggan. Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi, prosedur penerimaan barang, prosedur pengeluaran barang. ABSTRACT This study aims to find whether the company has already implemented the accounting information system is well on the goods admission and expenditure procedures. The results of the analysis and the analysis in this study are that a double of functions performed by the warehouse that should be done by two different parts, the task is the responsibility of the goods admissions. The lack of use of the form and distribution of related parts as a communication tool in conducting the goods admission and expenditure procedures will result errors that occur in receiving information on goods admission and expenditure procedures. The absence of quality control on duty, resulting in their failure to maintain the quality of goods to be shipped to the customers. Keywords: Accounting Information Systems, goods admission and expenditure procedures, the expenditure procedures.
PENDAHULUAN Dalam perusahaan dagang, unsur yang paling aktif adalah prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Dimana persediaan dan permintaan konsumen merupakan data yang tidak pasti, karena jumlah permintaan dan penawaran pasar akan terus berubah. Hal itu terkadang menimbulkan perbedaan jumlah data. Maka dibutuhkan sistem 346
informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi, informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan (Bodnar dan Hopwood, 2006:3). Sistem informasi akuntansi yang baik dapat mewujudkan aktivitas penerimaan dan pengeluaran barang seimbang dan serasi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Sehingga perusahaan mempunyai jaminan untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Kebanyakan perusahaan ingin mencapai taraf efektivitas yang tinggi dalam kegiatan operasionalnya, karena dengan efektivitas yang tinggi diharapkan semua kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan dapat pula mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan sistem informasi menurut Hall (2009:18), yaitu setiap organisasi harus menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakainya. Oleh karena itu, tujuan informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Namun demikian menurut Hall terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem, yaitu: a.
Untuk
mendukung
fungsi
kepengurusan
(stewardship)
manajemen.
Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen
menerima
informasi
kepengurusan
dari
berbagai
laporan
pertanggungjawaban. b.
Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.
c.
Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personil operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efektif dan efisien.
Dengan adanya ketiga tujuan tersebut, maka dapat diharapkan segala tindakan yang dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan rencana dan kemungkinan adanya
347
penyelewengan wewenang dapat dicegah sekecil mungkin, sehingga perusahaan dapat menjalankan aktivitas perusahaan dengan sebaik-baiknya. Prosedur Penerimaan Barang Prosedur penerimaan barang merupakan prosedur sejak diterimanya semua barang yang dibeli perusahaan sampai dengan dibuatnya dokumen laporan penerimaan barang oleh bagian penerimaan barang. Prosedur Pengeluaran Barang Prosedur pengeluaran barang merupakan prosedur yang dimulai dari keluarnya barang oleh bagian gudang sesuai dengan surat perintah pengiriman yang kemudian barang-barang diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli. Prosedur Penerimaan Barang Menurut Mulyadi (2016 : 261-263) prosedur penerimaan barang dimulai dari: 1.
Bagian gudang membuat surat permintaan pembelian rangkap 2, lembar ke-1 untuk bagian pembelian dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
2.
Berdasarkan permintaan pembelian dari bagian gudang, bagian pembelian membuat surat order pembelian rangkap 7. Lembar 1 dan 2 untuk supplier, lembar 2 akan dikembalikan ke bagian pembelian sebagai pemberitahuan bahwa order sudah diterima dan pesanan akan dipenuhi dan akan diarsipkan urut abjad. Lembar 3 untuk bagian penerimaan barang, lembar 4 untuk bagian utang, lembar 5 untuk bagian gudang, lembar 6 dan 7 untuk arsip bagian pembelian urut nomor surat order pembelian.
3.
Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian dilakukan pemeriksaan, setelah semua dinilai sesuai dengan surat order pembelian maka bagian ini membuat laporan penerimaan barang rangkap 4. Lembar 1 untuk bagian pembelian, lembar 2 untuk bagian utang, lembar 3 untuk bagian gudang beserta barang, lembar 4 diarsipkan urut nomor di bagian penerimaan barang).
4.
Bagian gudang menerima tembusan laporan penerimaan barang lembar 3 dari bagian penerimaan barang bersama dengan barang. Memeriksa barang dan dicocokkan dengan laporan penerimaan barang dan menyimpan barang dalam rak-rak atau tempat penyimpanannya. Mencatat laporan penerimaan barang
348
dalam kartu stock barang. Mengarsipkan tembusan order pembelian dan laporan penerimaan barang urut abjad nama supplier. 5.
Bagian pembelian menerima faktur pembelian dari supplier, lalu bagian ini memeriksa faktur dengan mencocokkan pada surat order pembelian dan laporan penerimaan barang dari bagian gudang serta mencatat tanggal penerimaan pada SOP lembar 6 dan 7. Setelah itu menyerahkan faktur ke bagian utang.
Prosedur Pengeluaran Barang Menurut Mulyadi (2016 : 181-182) prosedur pengeluaran barang dimulai dari: 1.
Bagian order penjualan menerima order dari pelanggan.
2.
Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan bagian order penjualan membuat faktur dan surat order pengiriman rangkap 9. Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.
3.
Bagian kredit berdasarkan surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan melakukan pemeriksaan status kredit, memberikan otorisasi kredit, dan memgembalikan ke bagian order penjualan.
4.
Bagian gudang berdasarkan surat order pengiriman lembar ke-1, menyiapkan barang, merekap ke dalam kartu gudang, kemudian menyerahkan surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang ke bagian pengiriman.
5.
Bagian pengiriman menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta surat jalan lembar ke-2, 3, 4, 5 dari bagian order penjualan. Menempel Surat order pengiriman lembar ke-5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. Menyerahkan barang kepada pelanggan atau ekspedisi. Mengembalikan surat order pengiriman lembar 1, 2 ke bagian order penjualan dan lembar 3 diserahkan pada pelanggan atau ekspedisi. Surat order pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.
6.
Bagian order penjualan menerima surat order pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman dan menuliskan tanggal pada surat order pengiriman lembar 7. Mengirim surat order pengiriman lembar 1, 2 ke bagian penagihan.
349
METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah metode deskriptif kualitatif. Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas. Sedangkan penelitian kualitatif adalah penelitian yang data hasil penelitian lebih berkenaan dengan interpretasi terhadap data yang ditemukan di lapangan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa metode deskriptif kualitatif merupakan suatu metode yang menggunakan prosedur penelitian yang dilakukan dengan cara mengamati data-data yang ada dilapangan tanpa merubah kebenaran data tersebut, sehingga data tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Penelitian dengan menggunakan metode ini mempunyai beberapa tahap penelitian yaitu dengan mengumpulkan beberapa data yang kemudian data-data tersebut akan dianalisa oleh peneliti. Pengumpulan beberapa data tersebut dilakukan dengan beberapa cara yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Data primer, merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari sumbernya. Data primer diperoleh peneliti dengan cara wawancara dan pengamatan langsung dengan bagian
yang memiliki
wewenang atau
tanggungjawab mengenai prosedur dan sistem pada UD.Rama Teknik. b. Data sekunder, merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti secara tidak langsung. Data sekunder yang diperoleh peneliti berupa penjelasan-penjelasan mengenai prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang didapatkan dari literatur-literatur yang digunakan untuk membandingkan perbedaan dan persamaan yang ada.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 1. Analisis Fungsi dan Dokumen Yang Digunakan Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Kegiatan Umum Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Dalam kegiatan umum, prosedur penerimaan dan pengeluaran pada UD.Rama Teknik dimaksudkan untuk mengetahui informasi dalam setiap kegiatan penerimaan
350
dan pengeluaran yang ada didalam perusahaan tersebut. Sehingga semakin mempermudah dalam pengecekan atau meneliti data-data dalam proses penggajian yang ada didalam perusahaan. Fungsi Yang Terkait dalam Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang 1.
Berikut fungsi-fungsi terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan barang pada UD.Rama Teknik adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima. b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan surat order pembelian kepada supplier yang dipilih. c. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian dan menginput data ke dalam komputer. 2.
Berikut fungsi-fungsi terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran barang pada UD.Rama Teknik adalah sebagai berikut:
a. Fungsi order penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan. b. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman. c. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat jalan yang diterima dari fungsi order penjualan. Dokumen Yang Digunakan dalam Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Dokumen-dokumen
yang
digunakan
dalam
prosedur
pengeluaran pada UD.Rama Teknik adalah sebagai berikut:
351
penerimaan
dan
1.
Surat order pembelian Surat order pembelian merupakan formulir yang digunakan untuk memesan barang kepada supplier dan informasi didalamnya berisi Tanggal, No.surat order pembelian, Kepada (supplier), Alamat, No, Nama Barang, Satuan, Kuantitas, Harga dan Jumlah. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian dan dibuat 2 rangkap, lembar ke-1 diserahkan kepada supplier sebagai bukti pemesanan barang dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip bagian pembelian.
2.
Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang sekaligus merangkap sebagai bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari supplier telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian. Informasi didalamnya berisi Tanggal, No, Nama Barang, Kuantitas, Keterangan dan Tanda Tangan yang menerima.
3.
Kartu Stock Gudang Dokumen ini digunakan untuk mengetahui barang masuk, barang keluar dan saldo barang. kolom tanggal, Nomer dokumen, Diterima dari / Keluar ke, Kuantitas Masuk, Kuantitas Keluar dan Sisa.
4.
Faktur Penjualan Dokumen yang digunakan untuk lembar bukti tagihan atau bukti transaksi kepada pelanggan. Informasi didalamnya berisi No.Faktur Penjualan, Tanggal, Nama Pelanggan, No, Nama Barang, Kuantitas, Harga, Jumlah, Tanda Tangan.
5.
Surat Jalan Dokumen yang digunakan sebagai surat pengantar terhadap barang yang telah dicantumkan di dalamnya. Surat ini dibuat dan ditujukan untuk penerima atau pembeli barang tersebut, informasi didalamnya berisi No.Surat Jalan, Tanggal, Nama Pelanggan, No, Nama Barang, Kuantitas, Colly, Tanda Tangan.
2. Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Sistem dan prosedur penerimaan barang pada UD.Rama Teknik terdapat bagianbagian yang mempunyai tugas yang berbeda-beda. Bagian-bagian tersebut merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan, karena bagian-bagian tersebut saling terkait
352
hubungannya. Pada UD.Rama Teknik di dalamnya terdapat beberapa kegiatan dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Bagan Alir (Flowchart) Penerimaan Barang UD.Rama Teknik Agar lebih jelas peneliti akan menggambarkan bagan alir (flowchart) tentang penerimaan barang. Penjelasan bagan alir (flowchart) penerimaan barang UD.Rama Teknik : 1.
Saat persediaan barang digudang menunjukkan batas minimal, maka bagian gudang melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
2.
Berdasarkan permintaan pembelian dari bagian gudang, bagian pembelian membuat surat order pembelian rangkap 2. Lembar ke-1 diserahkan kepada supplier sebagai bukti pemesanan barang dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip bagian pembelian.
3. Barang dari supplier diterima oleh bagian gudang sekaligus merangkap sebagai bagian penerimaan, kemudian dilakukan pemeriksaan, setelah semua dinilai sesuai maka bagian ini membuat laporan penerimaan barang rangkap 2. Lembar ke-1 untuk bagian pembelian dan lembar ke-2 untuk arsip gudang. Lalu mencatatnya pada kartu stock barang. 4.
Bagian pembelian menerima faktur pembelian dari supplier, lalu bagian ini memeriksa faktur dengan mencocokkan pada surat order pembelian dan laporan penerimaan barang dari bagian gudang. Setelah itu diserahkan ke bagian akuntansi beserta laporan penerimaan barang.
5.
Bagian akuntansi menerima faktur dan laporan penerimaan barang lalu memeriksanya kembali, mencatat transaksi tersebut dan menginput ke komputer.
Bagan alir (flowchart) pengeluaran barang UD.Rama Teknik: 1.
Bagian order penjualan menerima order dari pelanggan.
2.
Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan bagian order penjualan membuat Faktur rangkap 3 yang didistribusikan pada lembar ke-1 untuk bagian akuntansi, lembar ke-2 untuk bagian order penjualan, lembar ke-3 untuk pelanggan dan membut Surat Jalan rangkap 5 yang didistribusikan pada lembar ke-1 untuk bagian akuntansi, lembar ke-2 untuk bagian order penjualan, lembar
353
ke-3 untuk pelanggan, lembar ke-4 untuk arsip bagian pengiriman dan lembar ke-5 untuk bagian gudang. 3.
Bagian gudang menyiapkan barang serta melakukan pencatatan pada kartu stock barang dan menyerahkan barang beserta surat jalan lembar ke-3 dan lembar ke4.
4.
Bagian pengiriman menerima faktur dari bagian order penjualan dan surat jalan lembar ke-3 dan lembar ke-4 beserta barang dari bagian gudang.
SIMPULAN Berdasarkan evaluasi dan hasil analisis yang telah dikemukakan pada bab empat, maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Adanya perangkapan tugas dari bagian gudang, dimana bagian gudang menerima barang datang yang seharusnya dilakukan oleh dua bagian yang berbeda, tugas tersebut tanggung jawab dari bagian penerimaan barang. 2. Bagian gudang tidak membuat surat permintaan pembelian, sehingga tidak ada bukti permintaan barang untuk bagian pembelian. 3. Surat order pembelian hanya dibuat rangkap 2, sehingga setiap bagian tidak mempunyai arsip. 4. Surat order pembelian tidak dikirim ke bagian akuntansi, sehingga bagian akuntansi tidak dapat memeriksa kebenaran barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian. 5. Surat jalan pengiriman hanya dibuat rangkap 5, sehingga tidak ada surat jalan pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. 6. Surat jalan pengiriman seharusnya diperiksa terlebih dahulu status kreditnya oleh bagian akuntansi. 7. Tidak adanya bagian quality control yang bertugas, sehingga mengakibatkan adanya kelalaian dalam menjaga kualitas barang yang akan dikirim ke pelanggan.
SARAN Untuk memperbaiki prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada UD.Rama Teknik, maka berikut ini peneliti akan memberikan saran-saran sebagai bahan pertimbangan sehingga masalah-masalah yang dihadapi dapat diatasi. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut:
354
1. Memisahkan antara bagian gudang dengan membuat bagian penerimaan barang agar mempermudah tugas masing-masing bagian. 2. Bagian gudang membuat surat permintaan pembelian rangkap 2, sehingga ada bukti permintaan barang untuk bagian pembelian. 3. Bagian pembelian membuat surat order pembelian rangkap 7, sehingga setiap bagian mempunyai arsip. 4. Mengirim surat order pembelian ke bagian akuntansi, sehingga bagian akuntansi dapat memeriksa kebenaran barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian. 5. Bagian order penjualan membuat surat jalan pengiriman rangkap 7, sehingga ada surat jalan pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. 6. Bagian akuntansi harus melakukan pemeriksaan status kredit pelanggan, agar dapat mengetahui apakah pelanggan tersebut layak atau tidak mendapatkan otorisasi kredit. 7. Membuat bagian quality control agar dapat mengawasi dan mengetahui kualitas barang yang akan dikirim ke pelanggan sudah bagus atau tidak, rusak atau tidak rusak, agar pelanggan selalu merasa puas.
DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H. dan William S. Hopwood 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Salemba empat, Jakarta. Hall, James A. 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Empat, Salemba Empat, Jakarta
355
