FINANCE
&
CONTROL
Financial accounting en verslaggevingsrecht
Bete re inte r pretatie van rappor tagegege ven s
XBRL OP WEG NAAR BREDE INVOERING Ondernemingen houden een administratie bij om te kunnen voldoen aan de interne en externe informatiebehoeften. Het snel en betrouwbaar kunnen uitwisselen van die informatie is daarbij cruciaal. Of het nu gaat om het plaatsen en bevestigen van een order, het regelen van een transport om goederen af te leveren of het uitwisselen van financiële informatie, zoals ten aanzien van de jaarrekening, belastingaangiften en statistische gegevens. XBRL is een open standaard voor het samenstellen en elektronisch uitwisselen van gegevens via het internet. Door het toepassen van XBRL kunnen verschillende rapportages worden opgeleverd naar inhoud, wijze en vorm op basis van dezelfde primaire gegevens. D OO R R.M. K I E F T
D
e huidige geautomatiseerde informatiesystemen blijken de informatiebehoeften onvoldoende te ondersteunen. Daarom is gezocht naar technologische oplossingen om meer informatie, met een hogere frequentie, van een hogere kwaliteit en eerder in de tijd beschikbaar te krijgen. In het bijzonder werd gezocht naar een technische standaard die het mogelijk maakt om gegevens in zodanige vorm en slechts eenmaal, bij de bron van die informatie, in te voeren met de mogelijkheid om deze elektronisch uit te wisselen, zodat deze direct elektronisch door de ontvangende partij kan worden verwerkt. Dit zou de efficiency en betrouwbaarheid van de informatievoorziening verhogen en door de transparantie van de techniek waardevolle externe rapportages opleveren die aansluiten op de wensen van de gebruikers en door verschillende externe partijen te gebruiken zijn. Het verzenden van documenten in elektronische vorm in pdfof HTML-formaat heeft binnen het bedrijfsleven al een grote vlucht genomen en heeft bewezen aanzienlijke voordelen op te leveren voor zowel de gegevensverstrekkende als de gegevensontvangende partij ten opzichte van traditioneel berichtenverkeer. De voordelen van elektronisch berichtenverkeer zijn het grootst waar het de primaire procesgang betreft, maar ook de relatie met derde partijen is als gevolg van nieuwe
digitale mogelijkheden aan veranderingen onderhevig. De voordelen van deze technieken zijn evident. De kosten van het aanleveren van gegevens zijn verlaagd, de snelheid daarvan verhoogd en de kans op fouten is kleiner geworden. De introductie van wereldwijde accounting- en auditingstandaarden, zoals IFRS, heeft de toename van elektronische berichtenuitwisseling ondersteund en tot standaardisatie van rapportages geleid, waardoor consolidatie van bedrijfsgegevens, maar ook complete bedrijfsvergelijkingen, doelmatiger kunnen worden uitgevoerd. Werking van XBRL Onder coördinatie van The American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) is een standaardtaal ontwikkeld die het elektronische berichtenverkeer tussen verschillende ondernemingen heeft vereenvoudigd: XBRL (eXtensible Business Reporting Language). XBRL is een nieuwe gemeenschappelijke digitale taal waarmee computers volgens een uniforme, open rapportagestandaard (‘taxonomie’) op basis van die definities financiële rapportages (instance documents) informatie kunnen uitwisselen. Door middel van een stylesheet kunnen gegevens uit een instance document, gecombineerd met hun beschrijving uit
APRIL 2008
|
23
FINANCE
&
de taxonomie, worden omgevormd tot een ondubbelzinnige rapportage, die kan worden gepresenteerd of voor verdere verwerking kan worden opgenomen in een databank. Hiervoor zijn in een stylesheet een beschrijving van de presentatie en conversieregels van de gegevens opgenomen. De ontvanger van de rapportage, die weet welke informatie is gebruikt, hoeft de rapportage dus niet te interpreteren, maar kan de verwerking automatisch laten verlopen (zie ook figuur 1). XBRL legt technisch vast hoe een externe rapportage moet worden opgebouwd en maakt daardoor elektronische uitwisseling en directe verwerking van gegevens mogelijk. Daardoor vereenvoudigt XBRL het opstellen, publiceren, uitwisselen, verzamelen, consolideren, analyseren en bewerken van financiële informatie, waaronder zowel informatie uit de jaarrekening als de onderliggende informatie, die in de jaarrekening zit opgesloten. XBRL heeft in korte tijd een breed draagvlak gecreëerd en de huidige versie is volwassen genoeg voor grootschalig gebruik in relevante toepassingen. De taal stimuleert als het ware harmonisatie van begrippen en rapportagestelsels en die praktijk wordt ook in richtlijnen en best practices beschreven. Nederlandse Taxonomie Project Een belangrijke voorwaarde voor het op brede schaal kunnen toepassen van XBRL is overeenstemming over de toe te passen taxonomie. Eén uniforme taxonomie is nodig om
CONTROL
interpretatieverschillen en misverstanden bij de uitwisseling van gegevens zo veel mogelijk te voorkomen. Dergelijke omvangrijke inhoudelijke harmonisatieprocessen zijn vaak langetermijnprojecten. Om dat te realiseren is een actieve rol van de overheid noodzakelijk. In Nederland hebben de ministeries van Justitie en Financiën gezamenlijk daarvoor in het voorjaar van 2004 het Nederlandse Taxonomie Project in het leven geroepen, met als voornaamste doelstelling om de administratieve lasten als gevolg van de wettelijk verplichte verantwoordingsrapportages door het bedrijfsleven aan de overheid te reduceren. De overheid en het bedrijfsleven hebben de wederzijdse bereidheid om XBRL te gaan gebruiken vastgelegd in een convenant. In het convenant wordt de samenwerking tussen de overheid en het bedrijfsleven bekrachtigd om door het gebruik van de Nederlandse taxonomie besparingen te realiseren in het domein van de jaarverslaggeving, belastingaangiften en de economische statistieken. Doordat zij zich aan dit convenant hebben gecommitteerd, hebben zij zich verplicht de door hen gerealiseerde efficiencyvoordelen en kostenvoordelen, die met behulp van het gebruik van XBRL worden gerealiseerd, geschat op € 350 miljoen, door te geven aan het bedrijfsleven. De verwachte lastenverlichting voor het bedrijfsleven zou kunnen worden gerealiseerd door: ~ gemakkelijker, sneller en tegen lagere kosten verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van (financiële) gegevens aan verschillende gebruikersgroepen; ~ hogere kwaliteit en betrouwbaarheid doordat door integratie in de bedrijfsprocessen gegevens niet langer dubbel hoeven te worden ingevoerd of omgerekend; ~ voorkomen van misverstanden en daardoor het besparen van tijd én geld door eenduidigheid in begrippen en meer transparantie van gegevens; ~ eenvoudiger en beter (her)gebruik en analyse van gegevens; ~ eventueel afschaffen van papieren rapportages.
XBRL
Medio oktober 2006 is versie 1.0 van de Nederlandse taxonomie beschikbaar gekomen. Door de ontwikkeling van een infrastructuur voor de elektronische uitwisseling van informatie in XBRL-formaat is het met ingang van 2007 mogelijk om jaarrekeningen, belastingaangiftes en statistiekopgaven op basis van XBRL elektronisch aan de overheid aan te leveren. Op 27 november 2007 is versie 2.0 van de Nederlandse taxonomie beschikbaar gesteld. Met deze versie is het mogelijk om financiële verantwoordingsinformatie op te stellen, conform de geldende wet- en regelgeving per 1 januari 2008, zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 BW, IFRS en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving. De Nederlandse taxonomie versie 2.0 is online beschikbaar via www.nltaxonomie.nl.
Figuur 1 Uniformiteit in gegevensuitwisseling op basis van XBRL
24
|
APRIL 2008
FINANCE
&
Toepassing in de praktijk Bij de meeste in Nederland bekende XBRL-projecten is gekozen voor een kleinschalige aanpak. Door een kleinschalige aanpak komen de voordelen en mogelijkheden van XBRL het snelst aan het licht. Ook de eventuele problemen op technisch en organisatorisch gebied kunnen dan het makkelijkst in kaart worden gebracht. Projecten zullen in het begin klein zijn, maar schaalbaarheid is noodzakelijk. Vanuit een bottom-up aanpak kan het XBRL-project groeien naar een brede invoering en kunnen de mogelijkheden ten volste worden benut. Randvoorwaarde voor een succesvol XBRL-project is, dat in een vroeg stadium kennis wordt ingebracht. Het is daarbij belangrijk om voor ogen te houden, dat uiteindelijk wordt gestreefd naar een generiek systeem, waarmee meerdere ge-
De overheid en het bedrijfsleven hebben de wederzijdse bereidheid om XBRL te gaan gebruiken vastgelegd in een convenant bruikers hun voordeel kunnen doen. Het is daarom essentieel dat niet alleen technische kennis, maar ook branchespecifieke kennis en algemeen economische kennis beschikbaar is. Vorig jaar zijn de eerste successen behaald. De Kamer van Koophandel heeft op 2 januari 2007 de eerste jaarrekening in XBRL in ontvangst genomen. Het Centraal Bureau voor de Statistiek werkt vanaf begin 2007 met XBRL-formulieren. Ook de Belastingdienst verwerkt met ingang van 2007 via XBRL ingeleverde formulieren voor de vennootschapsbelasting en de inkomstenbelasting. Omdat de voordelen bij een grootschalig gebruik van XBRL voor zowel de overheid als het bedrijfsleven groot zijn, wordt verwacht dat de aanvankelijke successen zullen worden uitgebouwd en dat XBRL binnen afzienbare tijd de standaardtaal wordt waarin financiële gegevens op een efficiëntere manier zullen worden uitgewisseld. Omdat de dwang ontbreekt, gaat dat misschien wel minder snel dan sommigen willen. Hoe meer organisaties uiteindelijk in staat zijn door middel van XBRL te communiceren, des te hoger de daaruit voortkomende efficiency- en kostenvoordelen worden. Harmonisatie Door het ontwikkelen en hanteren van een uniforme taxonomie vindt tevens een harmonisatieslag plaats, die ertoe zal leiden dat alle partijen dezelfde begrippen hanteren. Hierdoor zal het aantal gegevens dat ondernemingen aan de overheid
CONTROL
moeten verstrekken afnemen en wordt het hergebruik van gegevens (straight through reporting) eenvoudiger. De eerste resultaten voor wat betreft straight through reporting zijn al gerealiseerd. Het Centraal Bureau voor de Statistiek heeft aangegeven meer gebruik te maken van de gegevens die de Belastingdienst al ontvangt. Ook dit leidt tot vermindering van de administratieve lasten voor het bedrijfsleven. De eerste resultaten laten zien, dat door het toepassen van XBRL aanzienlijke voordelen kunnen worden gerealiseerd. Toch bestaat er grote aarzeling om XBRL als functioneel te beschouwen en geven de samenwerkende organisaties geen concreet advies aan hun achterban over het wel of niet meedoen. Zolang de standaarden nog niet definitief zijn vrezen organisaties dat hun cliënten, die niet op het toepassen van XBRL zitten te wachten, steeds weer moeten converteren naar nieuwe standaarden en een additionele investering in software moeten doen. Een onderzoek dat eind 2007 werd uitgevoerd heeft uitgewezen dat er daarnaast onvoldoende naamsbekendheid bestaat over het Nederlandse Taxonomie Project. De meeste bedrijven zijn zich daardoor niet bewust van de enorme kostenbesparingen die XBRL kan opleveren. Daardoor maken nog te weinig bedrijven gebruik van de mogelijkheid rapportages in XBRL-formaat aan te leveren. Voor 83 procent van de bedrijven geldt dat er geen duidelijke toekomstvisie is op XBRL en 72 procent geeft aan dat er nog geen sprake is van maatregelen om XBRL in hun organisatie te verankeren. In een reactie daarop heeft het Nederlandse Taxonomie Project laten weten zich de komende maanden intensief bezig te zullen houden met communicatie richting gebruikers. Hierin zal zij uitleggen dat de ondernemer en zijn accountant nog slechts een druk op de knop verwijderd zijn van het eenvoudig voldoen aan de administratieve verplichtingen. Ook de verwachte vermindering van de administratieve lasten op basis van straight through reporting is nog niet gerealiseerd. Daarnaast zit vooral bij het MKB lang niet alle informatie die de overheid wenst (of eist) in de computers. Het is dan ook veel efficiënter en makkelijker om af en toe een formulier in te vullen, dan alle gegevens eerst in de computer in te voeren. De Britse financiële toezichthouder Financial Service Authority heeft daarom in november 2006 vanwege de te verwachten kosten besloten XBRL toch maar niet in te voeren. In de Verenigde Staten zijn er nog maar zestig bedrijven die XBRL gebruiken. Maar daar wordt binnen afzienbare tijd een belangrijke impuls verwacht door het verplicht aanleveren van financiële rapportages in XBRL. De Securities and Exchange Commission (SEC) komt waarschijnlijk in april 2008 met een voorstel daartoe en zou dan in het najaar een definitief besluit kunnen nemen. De vorig jaar voltooide XBRLtaxonomie voor US GAAP wacht nog op goedkeuring. In afwachting van de Verenigde Staten is China het eerste land
APRIL 2008
|
25
FINANCE
&
ter wereld waar beursgenoteerde ondernemingen verplicht zijn om financiële gegevens in XBRL-formaat aan te leveren. Daarnaast mag niet worden voorbijgegaan aan de risico’s, die gepaard gaan met gegevens die in elektronische vorm beschikbaar worden gesteld. Risico’s ten aanzien van de identificatie van de informatieverstrekkende partij, de integriteit van de gegevens en de authenticiteit van de gegevens. Verwacht wordt dat dit ook van invloed is op de betrokkenheid van financiële intermediairs, zoals administrateurs, accountants en fiscalisten. Zij zullen zich dienen te beraden hoe zij zekerheid kunnen verstrekken over gegevens en jaarrekeningen in elektronische vorm, ook al omdat de gegevensinhoud (opgenomen in instance documents) is losgekoppeld van de presentatievorm (stylesheets). XBRL-Global Ledger In het voorafgaande heb ik vooral aandacht besteed aan het toepassen van XBRL bij het uitwisselen van financiële en businessrapportages. Dit wordt XBRL Financial Reporting (XBRL FR) genoemd. Hierbij worden de gegevens op het moment van rapporteren omgezet naar XBRL-formaat. Het is echter ook mogelijk de gegevens al bij de primaire vastlegging te voorzien van een label. Deze vorm van ‘tagging’ van gegevens wordt beschreven in XBRL General Ledger. Door middel van de tag is het gegevenselement dan herkenbaar in het proces van gegevensverwerking en rapportering, zowel intern als extern.
CONTROL
Ieder land ontwikkelt zijn eigen XBRL General Ledger. Nieuw is XBRL-Global Ledger. Dat moet een wereldwijde standaard worden die over de lokale XBRL General Ledger kan worden gelegd. Het gebruik van XBRL-Global Ledger leidt tot standaardisering van financiële data wereldwijd. Daardoor kunnen bestanden met financiële data in verschillende applicaties van verschillende leveranciers wereldwijd met elkaar communiceren. Wereldwijde standaarden zoals IFRS leidden tot het gebruik van één uniform rekeningschema en effenen het pad om te komen tot het gebruik van XBRL-Global Ledger. In figuur 2 is het uitwisselingsproces op basis van XBRL schematisch weergegeven. Het ontwikkelen van eigen taxonomieën In een taxonomie ligt de basis voor de kwaliteit van rapportages, de analyses en daarmee de beslissingen die op basis van de door middel van XBRL beschikbaar gestelde gegevens worden gemaakt. Het is dan ook niet verwonderlijk dat vooral grote ondernemingen geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden ten aanzien van het ontwikkelen van eigen taxonomieën om zodoende nieuw te vervaardigen rapportages nog beter op de interne informatiebehoeften te kunnen afstemmen. Uit efficiency- en kostenoverwegingen wordt bij het ontwikkelen van nieuwe taxonomieën zo veel mogelijk gebruikgemaakt van officiële bestaande taxonomieën, zoals die voor IFRS. Taxonomieën zijn technisch gezien zelfstandige bestanden, maar – zoals het eerste woord in eXtensible Business
XBRL Taxonomieën Aandeelhouders
NL GAAP US GAAP
Analisten
IFRS
Financiële instellingen
Informatiesystemen
XBRL instance documenten
Rapportage software
KvK’s
Overheid
Jaarrekening / rapportages
Figuur 2 Uitwisselingsproces op basis van XBRL
26
|
APRIL 2008
Toezichthouders
FINANCE
&
Reporting Language (XBRL) suggereert – de standaard voorziet in de ontwikkeling van (gedeeltelijk) eigen taxonomieën bovenop bestaande taxonomieën. Bestaande definities worden dus gehandhaafd en uitgebreid met specifieke gegevens. In het gebruik refereren ze aan andere taxonomieën die dan ook bereikbaar moeten zijn. Het maken van zo’n uitbreiding op een of meerdere bestaande taxonomieën wordt extension taxonomy genoemd. Een extension taxonomy kan het gebruik van die onderliggende taxonomieën ook beperken. Voor wat betreft het juiste gereedschap om taxonomieën te creëren, geldt dat de XBRL specificaties aangeeft met welke syntaxis een taxonomie moet worden opgebouwd. Het gebruik van een taxonomy builder, speciale software voor het maken van taxonomieën, garandeert dat aan die specificatie wordt voldaan. Een taxonomy builder vangt daarmee een groot deel van de complexiteit van het ontwikkelen van een extension taxonomy af. Het blijft echter mogelijk om op verschillende manieren een taxonomie op te bouwen. Om zo veel mogelijk dezelfde en vergelijkbare taxonomieën te krijgen is een set van afspraken opgesteld. Deze afspraken zijn gebundeld in de Financial Reporting Taxonomy Architecture (FRTA) en geven aan wat de best practice is. De FRTA bevat een groot aantal min of meer vanzelfsprekende regels.
CONTROL
Conclusies XBRL is een rapportagetaal om financiële gegevens uit te wisselen via het internet. XBRL-bestanden zijn direct en automatisch leesbaar voor softwareapplicaties. Het gebruik van XBRL maakt het koppelen van informatiesystemen makkelijker, wat het proces van rapporteren en uitwisselen van informatie ook binnen een onderneming sneller, goedkoper en betrouwbaarder maakt. Het vergemakkelijkt de interpretatie en analyse van informatie, wat de uitwisseling van informatie tussen ondernemingen onderling en met hun accountant, de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel, het Centraal Bureau voor de Statistiek en banken gemakkelijker, sneller en daardoor goedkoper maakt. Daarnaast wordt de transparantie, vergelijkbaarheid en betrouwbaarheid van rapportages verhoogd, want er is geen twijfel meer over de interpretatie van gegevens. Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft (BACK) B.V., te Hoofddorp. Hij is als consultant werkzaam op het gebied van administratieve organisatie, interne controle en financieel management voor uiteenlopende bedrijven en instellingen.
Operatie
Zorg
in Control?
De rol van de zorgcontroller is vaak omvang rijk: adviseur van de Raad van Bestuur, specialist financiële regelgeving, ontwerper van governance codes, samensteller van managementrapportages en toetsingsfunctionaris. Het is niet vreemd dat het gemiddelde verloop onder ziekenhuiscontrollers ongeveer 25% is, met als gevolg een onafgebroken zoektocht naar vervanging. Ook wij constateren een toenemende vraag naar controllers in de gezondheidszorg.
Opbouwen, implementeren en borgen... Wij dagen commerciële controllers uit om aan de slag te gaan in de gezondheidszorg. Samen met ervaren professionals uit het vak wordt kennis opgebouwd, bij opdrachtgevers geïmplementeerd en geborgd. Een tijdelijk probleem wordt omgezet in een permanente oplossing. Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Bel ons op (055) 368 15 40 en maak een afspraak met één van onze partners. www.isagroup.nl
Financial Accounting | Management Accounting | Projectmanagement | Interim Management
