Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
DE OPDRACHTBRIEF DONALD VANDENBERGHE Partner Flamée & Partners cvba www.fenp.be
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 1) Algemeen kader 2) Wettelijk kader 3) Doel van de opdrachtbrief
4) Voordelen van de opdrachtbrief 5) IAB standaard modelbrieven 6) Overtuigen van de klant 7) Q & A 8) Besluit
1
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 1) Algemeen kader: globalisatie - Evoluties in een mondiaal wijzigende omgeving op gebied van informatica, communicatie, personeel, administratie,… - Toenemende eisen op het vlak van kwaliteit en deskundigheid;
- Toenemende eisen op het vlak van wettelijke verplichtingen;
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 1) Algemeen kader: globalisatie - Toenemende eisen betreffende transparantie en informatie-
uitwisseling met de verschillende « stakeholders », corporate governance, maatschappelijk verantwoord ondernemen,… - Professionele organisatie van uw kantoor; - Professionnele relatie met uw klant;
2
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 2) Wettelijk kader - Aanbeveling door de Raad van het IAB dd. 08/06/1998. - Goedkeuring van de algemene voorwaarden door de Raad van het IAB op 02/03/2009 en 07/02/2011. - Het gebruik van de opdrachtbrief betreft een aanbeveling: de algemene voorwaarden aanvullen met een aantal bijzondere voorwaarden in het belang van de beroepsbeoefenaar en de klant.
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 3) Doel van de opdrachtbrief - De professionele relatie tussen de accountant en/of belastingconsulent en de cliënt formaliseren; - Het gepersonaliseerd benaderen van de klant; - Het definiëren van het voorwerp van de opdracht, met wederzijdse
rechten en plichten; - Het vastleggen van een transparante wijze van samenwerken;
3
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 3) Doel van de opdrachtbrief - De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar beperken door de aangeboden diensten expliciet te vermelden ; - Het uitdrukken van professionalisme van het kantoor; - Beperking van de burgerlijke beroepsaansprakelijkheid; - Het meedelen van de erelonen;
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke afspraken over de diensten, omschrijving van de diensten waartoe de accountant en/of belastingconsulent zich verbindt of zich niet verbindt; - Duidelijke prijszetting m.b.t. de afgesproken prestaties; - Duidelijke vervaldag van de facturen en betaalwijze;
4
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke begrenzing van de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar tot een bepaald bedrag; - Duidelijkheid betreffende het einde van de samenwerking en de daaraan verbonden modaliteiten; - Duidelijke identificatie van de klant, cfr. het klantacceptatiebeleid;
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke en kosteloze IAB arbitrageprocedure mogelijk; - Duidelijke structuur voor de (veeleisende) cliënt die een professionele bediening wenst;
5
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 5) Model van opdrachtbrief - Een gepersonaliseerde versie is aan te bevelen; - Definiëring van de opdrachten; •
Recurrente opdrachten
•
Niet - recurrente opdrachten
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 5) Model van opdrachtbrief - Verplichtingen van de beroepsbeoefenaar; - Verplichtingen van de opdrachtgever; - Vermelding van de diensten die niet van toepassing zijn; - Facturatie: algemene verkoopsvoorwaarden op de achterzijde van de opdrachtbrief;
6
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 5) Model van opdrachtbrief - Het Instituut stelt twee 2 standaardmodellen voor facturatie ter beschikking: • facturatie van de erelonen in regie;
•
facturatie van de diensten op basis van een forfait.
- Het doorrekenen van de bijkomende kosten; - De plaats van uitvoering van de opdracht;
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 5) Model van opdrachtbrief - Plaats van bewaring van de stukken; - Einde van de overeenkomst; •
door de klant
•
door de beroepsbeoefenaar
- Diversen;
7
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 6) Overtuigen van de klant - Startdatum vastleggen voor de implementatie;
- Interne communicatie met de medewerkers betreffende het doel van de brief;
- Toelichting tijdens een persoonlijk contact met de klant;
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 6) Overtuigen van de klant - Het juiste momentum, met empathie maar volhardend;
- De klant is reeds vertrouwd met dergelijke vraagstelling n.a.v. het aanscherpen van de antiwitwaswetgeving in de banksector;
- Een jaarlijkse gewoonte?
8
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 6) Overtuigen van de klant - Duidelijk communiceren met alle bestaande en nieuwe klanten; - De win-win uitleggen voor beide partijen o.b.v. objectieve argumenten, een transparante wijze van werken; - De argumentatie voldoende voorbereiden, het gesprek
sturen; - Een opportuniteit om aansprakelijkheden te beperken;
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 7) Questions & Answers
Uw vragen ?
9
Workshop De opdrachtbrief
06/10/2014
WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF 8) Besluit - Het minimaliseren van bepaalde operationele risico’s; - Het onder controle houden van informatie via procedures; - Deze brief in een bredere context plaatsen; - De kwaliteit van de dienstverlening voortdurend verbeteren; - Deze avond kan u uw opdrachtbrief klaar hebben!
VOORTDUREND EXCELLEREN!
Met dank aan onze partners
10
