Workshop Best Value Projecten ´Selectie op de beste aanpak, vakmanschap en kwaliteit´ Bijeenkomst van Stadswerk, Nl-ingenieurs en Bouwend Nederland
Susan van Hes, 19 maart 2013
Inhoud presentatie: • Even voorstellen • Welke vragen leven er bij u mbt Best Value? • Best Value Projecten bij waterschap Noorderzijlvest • Oefening • Vragen
2
Even voorstellen: Susan van Hes • BVP-projectmanager bij waterschap Noorderzijlvest • Adviseur BVP bij Van Hes projectmanagement Opleiding:
Best Value congres USA 2012 en 2013 Universiteit chemische technologie MBA op milieugebied Gewerkt bij: ingenieursbureaus, stork en tebodin overheid, waterschap, provincie Functies: beleidsmedewerker, projectleider Hobby’s reizen, tuin, koken getrouwd, moeder van vier kinderen 3
Kengetallen BVP
4
Ontwikkeld door Dean Kashiwagi eind jaren 90. Sinds 2002 in Nederland 900 projecten op basis van BVP Met een totale inkoopwaarde van $ 4.4 miljard 98% van de gebruikers is tevreden BVP is veel meer dan alleen inkoop
Waar wordt BVP toegepast?
5
Waterschap Noorderzijlvest en Best Value Vijf Best Value projecten 3 werken, een ict en een facilitair project 2 werken in uitvoering, 1 werk in aanbesteding, ict en facilitair project in voorbereiding Via projectleiders binnen gekomen, steeds meer omarmd door management BVP Leeft binnen ons waterschap In eerste week oktober organiseert NZV een Best Value symposium waarbij Dr. Dean Kashiwagi spreker is
6
Vraag over Best Value?
7
Verschillen BVP- versus traditionele aanpak
8
BVP
Traditioneel
Leverancier weet meer dan klant : Expert
Klant schrijft voor : Expert
Korte uitvraag (hoog abstractieniveau)
Dikke bestekken met concrete voorschriften
Opdrachtnemer in de lead tijdens uitvoering
Opdrachtgever blijft in de lead tijdens de uitvoering
Sterke focus op goede voorbereiding door ON
Brandjes blussen tijdens de uitvoering (voorbereiding door OG)
Risico’s identificatie door ON minimaliseert meerwerk
Kwaliteit bestek bepaalt mede hoeveelheid meerwerk
Inschrijfprijs ≤ plafondbedrag
Inschrijfprijs : past het binnen de begroting ??
Filosofie BVP , wie steekt er boven het maaiveld uit?
9
Laat de expert zijn werk doen Dominante informatie Minimaliseer risico’s Luisteren, begrijpen en in lijn brengen
Best Value Procurement
10
Het Proces
Selectie Beoogde gunning
11
Verduidelijking Pre-Award
Management door minimaliseren van risico’s
Proces Insturen propositie door leveranciers
Het gunningsproces
Ranking van leveranciers obv
Voorbereiding
Prijs
Prijs
Risico- en kansendossier Scope
Risicodossier & Kansendossier
Fase 1 Beoordeling •RD & KD •Scope
Scope
Door beoordelingsteam opdrachtgever
Fase 2: Interviews
12
Interviews
pre award
Uitvoering
Voorbereiding -
13
Meten en vastleggen nul situatie Selecteren van geschikt project Formeren van projectgroep Zorgen voor goed begrip BVP door opleiding of begeleiding Nadenken over borging in organisatie Maken projectplan en planning Opleiden groep in BVP, gedurende gehele traject Formuleren van de uitvraag Bepalen plafond budget opdracht
Aandachtspunten voor opstellen uitvraag Omschrijf WAT je wilt hebben, Laat HOE weg, dat is aan de expert Laat minimum eisen weg
14
Wegingsfactoren 25% Prijs
75 % Performance
10% Scope document 30% RAVA Plan (risicodossier & kansendossier) 35% Interviews
15
Projectopdracht: bouw acht vispassages, bijdrage aan KRW-maatregelen
16
17
Waarom BVP? •Project lag stil, overgenomen van andere projectleider •Communicatie techniek- ecologie verliep stroef •Zelf erg gecharmeerd van de filosofie en methodiek BVP •NZV staat open voor uitproberen methodiek BVP •Meerdere oplossingen mogelijk voor deze opgaaf •Weten zelf de ultieme oplossing niet •Maximale ruimte voor innovatie markt
18
Hoofddoelstelling: Herstel van vismigratie op de volgende acht locaties 3 zeegemalen: Drie Delfzijlen, Spijksterpompen, Noordpolderzijl. 5 peilscheidingen: Warffumerverlaat, Keersluis Wachter, Mugtilstuw, Wortelpotstuw en Pomphuisstuw,
Subdoelstellingen: • • • • •
19
Significante bijdrage aan vismigratie zoals vermeld in KRW en aalrichtlijn Voorkomen van uitspoeling van vissen bijvoorbeeld zoetwatervissen; De voorzieningen dienen onderhoudsarm, onderhoudsvriendelijk en duurzaam te zijn. Voorzieningen dienen te passen in de omgeving. Voorziening draagt bij aan natuur en milieu educatie en profilering van NZV op dit gebied
Opdracht omschrijving Ontwerpen en realiseren van vismigratie mogelijkheden van en naar zee en binnenwateren op genoemde locaties Onderhoud van de gerealiseerde voorzieningen gedurende 1 jaar na oplevering per locatie Aanvragen van alle benodigde vergunningen, ook voor eventuele werkzaamheden op het Wad. Voor de opdracht geldt een plafond bedrag van € 1.260.000 (exclusief BTW). Uiterlijk 1 december 2014 moeten alle voorzieningen zijn opgeleverd en operationeel zijn 20
Selectieproces Opleidingsbijeenkomst voor leveranciers, 2x Rondleiding voor leveranciers op locatie
21
Selectieproces •4 aanbieders •1 heel goed, 2 redelijk, 1 heel slecht •3 door naar interviewronde •Na interview steekt 1 boven het maaiveld uit
22
Beoordelingsmechanisme Eindscore per criterium
Prijs Form Proposal (1 page)
Contracting Contracting Officer Officer Aanbieding
Risico en kansendossier, Proposal Form Scope & planning (1 page)
23
Leden van het beoordelend comité
Gezamenlijke beoordeling documenten en interviews in cijfers Punten
A
Oranjewoud
C
D
Kwaliteits Waarde
Scope
15%
4
8
6
6
R&K
25%
4
9
6
6
Planning
5%
7
9
6
6
5,0
8,7
6,0
6,0
Gemiddeld Interviews
24
Ecoloog
10%
10
4
3
Uitvoerder
10%
6
6
4
Projectleider
10%
8
6
4
Resultaat tot nu toe Het aanbestedingstraject is zeer succesvol verlopen. De expert is gevonden. We hebben het optimale gekregen voor een heel redelijk bedrag. Ook is de uitvoerder vergeleken met traditionele inkoop methodieken door de nieuwe systematiek meer betrokken bij het project. Tevens staat door deze aanpak de vis centraal in plaats van de techniek. Opvallend is de mate van chemie in de opdrachtgevergroep en tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer in de pre-award periode. Zoals het er nu uitziet gaat er zonder meer/minder werk geleverd worden wat er is gevraagd.
25
Beoogde expert bleek expert tot nu toe
Probleem: RWZI Garmerwolde voldoet niet aan de lozingseis N≤10mg/l Projectopdracht: Bied een oplossing om de rwzi Garmerwolde uiterlijk te laten voldoen aan de lozingseis N≤10mg/l
26
Doelstelling: “Het verbeteren en/of uitbreiden van de RWZI Garmerwolde, zodanig dat de RWZI Garmerwolde aantoonbaar voldoet aan de eisen die zijn gesteld in de Wvo-vergunning, die in 2005 is verleend door het waterschap Hunze en Aa’s.”
Randvoorwaarden: • al het inkomende afvalwater verwerken (prognose 2015) • inbedrijfstelling uiterlijk 1 nov 2013 • behalen van de vergunningseisen 14 mnd na in bedrijfstelling van de RWZI • Geen oplossingen die energiefabriek/grondstoffenterugwinning in de weg staan • plafondbedrag €26 milj 27
Resultaat tot nu toe, RWZI Garmerwolde
6 inschrijvingen met wezenlijk verschillende oplossingen Dominante verschillen goed zichtbaar op basis van een paar A4-tjes Interviews ondersteunend en bevestigend Geen interne discussies meer over oplossingsrichtingen Omzeilt probleem van tunnelvisie Pre-Award was nog een lastige voor inschrijver (maar ook voor ons). Waar voor ons geld BVP aanpak leidde (onbedoeld) tot innovatie in projectaanpak en technologie
28
Oefening 1 Waterschap Noorderzijlvest is op zoek naar een cateraar voor eten & drinken op het hoofdkantoor en drinken op alle overige vestigingen. Formuleer in groepen: • de doelstelling • de randvoorwaarden
29
Oefening 1, doelstelling
Aanbestedende dienst wenst met het pakket Eten & Drinken een maximale klanttevredenheid te behalen en te behouden. Waarbij duurzaamheid een belangrijke rol speelt en de organisatie zo veel mogelijk wordt ontzorgd.
30
Oefening 1, Randvoorwaarden 1 Betaalbaar en gezond basisassortiment; Er dient een basisassortiment beschikbaar te zijn, dit assortiment moet betaalbaar en gezond zijn. In de Bijlage 8 is een overzicht te vinden van het gewenste basisassortiment. Tevens is aangegeven wat de huidige prijzen van dit basisassortiment zijn. 2 Overname medewerker; Conform de contractcatering branche van toepassing zijnde CAO worden medewerkers door Inschrijver overgenomen. Aanbestedende dienst heeft hierbij de eis dat tenminste één medewerker door de Inschrijver wordt overgenomen en tevens wordt ingezet tot aan de pensioen gerechtigde leeftijd van deze persoon. Het betreft hier de medewerker die drie dagen in de week verantwoordelijk is voor de directieservice. Deze medewerker zal per 30 april 2015 met pensioen gaan. 31
Oefening 2 Beoordeel de volgende twee inschrijving: A. We hebben een groot marktaandeel, waardoor wij goedkoop kunnen inkopen. Onze klanten zijn zeer tevreden over onze dienstverlening. We werken met onze eigen mensen in de catering, omdat die door ons zijn getraind en opgeleid. B. Eat local, cook global is ons bedrijfsmotto. Dit betekent dat wij met lokale producten werken en dit bereiden met als inspiratie de wereldkeuken. De recepten voor onze warme maaltijden worden opgesteld en gekookt door een chef kok die in een 5-sterren restaurant heeft gewerkt. Als bedrijf hebben wij de afgelopen twee jaar de lokale MVO prijs gewonnen 32
Dominante informatie: Brengt consensus Maakt dat er geen besluiten genomen hoeven worden Minimaliseert de tijd voor beslissingvorming Zorgt ervoor dat zelfs ‘de blinde‘ het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is Metrics!
33
Dominante informatie: Welk van de vier zou u kopen als u cocao puffs wilt hebben?
34
A
B
C
D
500 gr
500 gr
500 gr
500 gr
3,75
3,99
3,85
3,70
Dominante informatie: Welk van de vier zou u kopen als u cocao puffs wilt hebben?
35
A
B
C
D
500 gr
500 gr
500 gr
500 gr
1,49
3,99
2,50
1,99
Oefening 2 Beoordeel de volgende twee inschrijving: A. We hebben een groot marktaandeel, waardoor wij goedkoop kunnen inkopen. Onze klanten zijn zeer tevreden over onze dienstverlening. We werken met onze eigen mensen in de catering, omdat die door ons zijn getraind en opgeleid. B. Eat local, cook global is ons bedrijfsmotto. Dit betekent dat wij met lokale producten werken en dit bereiden met als inspiratie de wereldkeuken. De recepten voor onze warme maaltijden worden opgesteld en gekookt door een chef kok die in een 5-sterren restaurant heeft gewerkt. Als bedrijf hebben wij de afgelopen twee jaar de lokale MVO prijs gewonnen 36
Vraag over Best Value?
37
Evaluatie met markt, tips voor opdrachtgever 1. Geen drempel inbouwen voor interviews, hele EMVI 2. Pas de niet-openbare aanbestedingsprocedure toe
3. Pas de vragen aan op de te interviewen sleutelfunctionaris 4. Stel te interviewen op hun gemak 5. Geef concrete informatie over de data van de interviews. 6. Start de aanbesteding pas als de documenten gereed zijn. 7. Verstrek alle relevante informatie. Bij twijfel of de informatie relevant is, toch verstrekken aan gegadigden. 8. Indien gedurende het proces informatie wordt verstrekt graag de reden van toevoeging aangeven. 9. Neem een leeswijzer op in aanbestedingsdossier.
38
10.Maak duidelijk dat het niet mogelijk is ‘iemand te trainen op inhoudelijke kant van het interview’, maar dat het wel zinvol is iemand voor te bereiden op het interview.
Evaluatie met markt, tips voor inschrijvers 1. Bereid de sleutelfunctionarissen voor op het interview
2. Betrek sleutelfunctionarissen in het hele aanbestedingsproces, zodat zij volledig op de hoogte zijn. 3. Laat collega’s met BVP ervaring collegiale toets vanuit kennis van BVP uitvoeren 4. Doorgrond de opdrachtgever: heeft de opdrachtgever ervaring met BVP, wie doet de beoordeling. 5. Huur een tekstschrijver in om het scopedocument op te stellen (aan de hand van je eigen input) 39
Evaluatie met markt, als ‘top’ ervaren 1. De door de opdrachtgever genomen tijd om geïnteresseerden te informeren over BVP en over het project 2. De door de opdrachtgever georganiseerde rondleiding langs de objecten 3. Inzet van een BVP deskundige aan de zijde van de opdrachtgever 4. Nieuwe manieren van aanbesteden toepassen om de beste partij voor de opgave te selecteren. Dus niet meer gunnen op laagste prijs, maar op kwaliteit 5. De inzet van de markt om serieus aan de slag te gaan met BVP 40
Mijn ervaring met BVP Mensen maken het project Grootste uitdaging is om iedereen goed in zijn of haar rol te houden, management overtuigen voordelen aanpak Kost meer voorbereidingstijd, wel nodig Ambitie, betrokkenheid opdrachtnemer Niet tegenover elkaar staan maar krachten bundelen, intern en extern Laat expert het werk doen Heel leuk werken!
41
Meer weten over Best Value?
Eerste Nederlandse Best Value Congres 28 en 29 mei 2013 in Delft Dean Kashiwagi als spreker Bijdragen van Nl- ingenieurs, Waterschap Noorderzijlvest, Scenter en vele anderen http://www.aanmelder.nl/bvp/part_program
42
43
Susan van Hes
[email protected] 06-20616382 http://www.linkedin.com/profile/view?id=17569 4288&trk=tab_pro
