WORKING PAPER MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS MELALUI SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN SERTA PENENTUAN LOKASI GUDANG PT BINUMA WIDYA KARSA Danita Elsara, Joanne Elizabeth Fransz, Marcellina Tri Hariyati Binus University, Jurusan Sistem Informasi dan Teknik Industri, Fakultas Teknik Jl. KH Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480, (021) 53696969, Indonesia
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Ir. Andre Michael Ricky Wajong, M.B.A Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530, (021) 53696969, Indonesia
Ir. H. Soedi Widodo Imam Djajono, M.M Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530, (021) 53696969, Indonesia
ABSTRAK This study aims to determine the outcome of the assessment of Key Performance Indicator (KPI) on the performance of PT Binuma Widya Karsa, knowing the best warehouse location for PT Binuma Widya Karsa according to the Analytical Hierarchy Process (AHP), and knowing the design of information systems to increase productivity of employees of PT Binuma Widya Karsa. This research was conducted by the method of literature research and survey research (field) is conducted with the object of research, conduct interviews, observe the ongoing business processes, and borrowed documents to obtain data and information on the business processes that are running. Based on KPI measurement results, it can be seen the performance of PT Binuma Widya Karsa using a Balanced Scorecard approach. Based on the calculation method of AHP to determine the factor eigen values, it can be concluded that the location chosen is the area of Pondok Bambu. The design of information systems that can improve employee productivity for PT Binuma Widya Karsa form attendance information system design that integrates with employee payroll calculation system. Based on the analysis and the results it can be concluded that the human resources, the location of the business and information systems may affect the company's business development.(DJM) Keywords : Key Performance Indicator, Analytical Hierarchy Process, information system, attendance system, Balanced Scorecard
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil dari penilaian Key Performance Indicator (KPI) terhadap kinerja PT Binuma Widya Karsa, mengetahui lokasi gudang yang terbaik untuk PT Binuma Widya Karsa sesuai dengan metode Analytical Hierarchy Process (AHP), dan mengetahui rancangan sistem informasi yang mampu meningkatkan produktivitas karyawan PT Binuma Widya Karsa. Penelitian ini dilakukan dengan metode penelitian pustaka dan penelitian survey (lapangan) yang dilakukan dengan mendatangi objek penelitian, melakukan wawancara, mengamati proses bisnis yang sedang berjalan, dan meminjam dokumen untuk mendapatkan data-data dan informasi mengenai proses bisnis yang sedang berjalan. Berdasarkan hasil pengukuran KPI, dapat dilihat kinerja PT Binuma Widya Karsa dengan menggunakan pendekatan Balanced Scorecard. Berdasarkan hasil perhitungan metode AHP dengan menentukan nilai eigen factor, maka dapat disimpulkan bahwa lokasi yang dipilih adalah daerah Pondok Bambu. Rancangan sistem informasi yang mampu meningkatkan produktivitas karyawan bagi PT Binuma Widya Karsa berupa rancangan sistem informasi absensi yang terintegrasi dengan sistem perhitungan gaji karyawan. Berdasarkan analisis serta hasil yang dicapai tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sumber daya manusia, lokasi usaha serta sistem informasi dapat mempengaruhi perkembangan bisnis perusahaan.(DJM) Kata kunci : Key Performance Indicator, Analytical Hierarchy Process, sistem informasi, absensi, Balanced Scorecard
PENDAHULUAN Di era globalisasi saat ini, banyak perusahaan cenderung menggunakan teknologi berbasis informasi dalam menjalankan kegiatan proses bisnisnya. Perkembangan teknologi informasi yang terjadi membuat perusahaan harus menggali kompetensi yang dimilikinya secara lebih mendalam agar lebih meningkatkan kinerja perusahaan saat ini dibandingkan dengan keadaan perusahaan sebelumnya. Manajemen sumber daya manusia yang masih konvensional mempengaruhi motivasi serta produktivitas kerja karyawan yang terus menurun. Perlu suatu perencanaan yang matang untuk memperbaiki manajemen sumber daya manusia yang konvensional tersebut menjadi manajemen sumber daya manusia yang mengikuti perubahan trend saat ini dan perkembangan teknologi masa kini. Disamping itu ketepatan akan kebutuhan informasi sangatlah dibutuhkan oleh banyak kalangan, baik kalangan masyarakat ataupun pihak-pihak yang terdapat didalam suatu lembaga atau organisasi. Sistem absensi yang masih konvensional pada perusahaan membuat karyawan dapat memanipulasi waktu kehadiran, sehingga pihak HRD sulit untuk mengolah data absensi yang berhubungan dengan perhitungan gaji. Dengan perancangan sistem informasi untuk absensi dan terhubung dengan sistem informasi penggajian maka diharapkan akan meningkatkan produktivitas karyawan. Kemudian untuk membantu evaluasi produktivitas karyawan, maka diterapkan metode Balanced Scorecard (BSC) dan diukur dengan menggunakan pengukuran berdasarkan Key Performance Indicator (KPI). Dengan adanya ketepatan akan kebutuhan informasi, suatu produktivitas akan lebih mudah diawasi dan dikembangkan. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah menentukan hasil dari penilian Key Performance Indicator (KPI) terhadap kinerja PT Binuma Widya Karsa, menentukan lokasi gudang yang terbaik untuk PT Binuma Widya Karsa dengan metode Analytical Hierarchy Process (AHP) dan menentukan sistem informasi yang mampu meningkatkan produktivitas karyawan PT Binuma Widya Karsa. Dari rumusan masalah tersebut, maka didapatkan tujuan penelitian yaitu mengetahui nilai kinerja atau produktivitas PT Binuma Widya Karsa untuk dapat dikembangkan ke depannya sehingga produktivitas karyawan dari tahun ke tahun diharapkan akan bertambah, mengetahui letak lokasi gudang yang terbaik untuk PT Binuma Widya Karsa yang diharapkan akan meningkatkan produktivitas karyawan dan menghasilkan biaya yang jauh lebih efisien bagi perusahaan dan merancang sistem informasi yang dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan dari hari ke hari.
METODE PENELITIAN
Untuk mencapai tujuan dari penelitian di dalam perusahaan, maka dibuatlah diagram alir metode penelitian. Diagram alir penelitian di PT Binuma Widya Karsa adalah sebagai berikut:
Dalam melakukan penelitian ini, hal pertama yang dilakukan adalah observasi lapangan dengan tujuan untuk menemukan masalah yang terjadi pada PT Binuma Widya Karsa. Setelah menemukan masalah yang terjadi, yaitu masalah terkait dengan produktivitas dan absensi karyawan, maka dilakukan proses selanjutnya yaitu proses identifikasi masalah. Dalam proses identifikasi masalah ini dijabarkan faktor-faktor yang menjadi penyebab masalah produktivitas dan absensi karyawan pada PT Binuma Widya Karsa. Dalam melakukan proses identifikasi masalah, dilakukan pula proses studi pustaka. Proses studi pustaka ini dilakukan untuk mengumpulkan teori-teori menurut pada ahli yang mendukung metode penelitian yang akan digunakan. Setelah melakukan identifikasi masalah, maka dibuatlah rumusan masalah dengan tujuan untuk membatasi penelitian dan data-data yang akan diambil, sehingga penelitian dapat lebih fokus. Selanjutnya adalah proses pengumpulan data, dalam proses ini data-data yang terkait dengan profile perusahaan, data karyawan, data absensi dan gaji karyawan dan data pemilihan lokasi gudang untuk PT Binuma Widya Karsa dikumpulkan. Setelah
proses pengumpulan data selesai, maka selanjutnya dilakukan proses pengolahan data. Dalam proses ini, data-data yang telah dikumpulkan selanjutnya diolah sesuai dengan metode yang telah dipilih dalam proses identifikasi masalah dan studi pustaka. Data yang terkait dengan profile perusahaan diolah dengan menggunakan metode Balanced Scorecard, data pemilihan lokasi gudang diolah dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process dan data absensi dan gaji karyawan digunakan untuk diinput di dalam sistem informasi absensi dan penggajian yang akan dirancang. Proses selanjutnya adalah proses pembahasan dan analisis hasil. Dari hasil pengolahan data dengan metode yang digunakan, hasil akhir yang didapatkan dianalisis dan dicari solusi yang tepat dari setiap masalah. Dan proses yang terakhir adalah proses simpulan dan saran, di dalam proses ini ditarik simpulan dari proses pembahasan dan analisis hasil. Setelah simpulan didapatkan maka selanjutnya dibuatlah saran yang diharapkan dapat mengembangkan PT Binuma Widya Karsa kedepannya.
HASIL DAN BAHASAN Balanced Scorecard (BSC) Perancangan Balanced Scorecard (BSC) PT Binuma Widya Karsa dilakukan dengan cara membuat pandangan dari empat perspektif yang berbeda. Keempat perspektif itu antara lain perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Kemudian dilakukan penentuan sasaran strategis yang ingin dicapai oleh PT Binuma Widya Karsa, ukuran hasilnya, inisiatif strategis serta penetapan target pada masing- masing sasaran strategis tersebut.
Sasaran strategi Keuangan 1. Peningkatan laba perusahaan
Tabel 1 Matriks BSC PT Binuma Widya Karsa Hasil Pemicu kerja
Inisiatif strategi
1. Peningkatan keuntungan
1. Meningkatkan kegiatan promosi produk
2. Efisiensi biaya operasional
2. Penyesuaian biaya operasional
Pelanggan 1. Kepuasan pelanggan
1. Nilai kepuasan pelanggan
2. Loyalitas pelanggan 2. Loyalitas pelanggan
Proses Bisnis Internal 1. Absensi karyawan 2. Memelihara ketepatan waktu pengiriman
1. Proses bisnis lancar 2. Laporan status pengiriman
1. Peningkatan penjualan 2. Pelaksanaan kegiatan operasional secara efektif dan efisien
2. Penetapan kebutuhan perusahaan
1. Meningkatkan pelayanan yang diberikan sesuai kebutuhan pelanggan
1. Meningkatkan dan memberikan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan
2. Jumlah pelanggan aktif minimal selama 5 tahun
2. Menjalin hubungan kerjasama dan komunikasi dengan baik.
1. Cara absensi yang menggunakan sistem dan pelatihan untuk menggunakan sistem tersebut
1. Meningkatkan kedisiplinan karyawan
2. Kecepatan dan ketepatan penanganan pengiriman Pertumbuhan dan Pembelajaran
2. Penanganan pengiriman secara professional sesuai ketentuan yang berlaku
1. Peningkatan kualitas SDM
1. Jumlah karyawan terampil
2. Loyalitas Karyawan
2. Loyalitas karyawan
1. Peningkatan kualitas karyawan setelah mengikuti pelatihan
1. Memberikan pelatihan kepada karyawan dalam satu tahun
2. Komunikasi yang baik dengan karyawan
2. Memberikan insentif dan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi
Tahap selanjutnya adalah penetapan target. Penetapan target pada masing perspektif, diharapkan dapat dijadikan acuan oleh perusahaan untuk berusaha sebaik mungkin mencapai target yang telah ditentukan demi tercapainya visi dan misi perusahaan. Maka dibuatlah tabel penetapan target sesuai dengan sasaran strategis pada setiap perspektif pandangan yang akan dicapai oleh PT Binuma Widya Karsa sebagai berikut ini:
Tabel 2 Penetapan Target Target Sasaran
Sasaran Strategis
Keuangan 1. Peningkatan laba perusahaan 2. Efisiensi biaya operasional Pelanggan 1. Peningkatkan kepuasan pelanggan 2. Mempertahankan loyalitas pelanggan Proses Bisnis Internal 1. Penurunan ketidak-hadiran karyawan 2. Memelihara ketepatan waktu pengiriman Pertumbuhan dan Pembelajaran 1. Peningkatan kualitas SDM 2. Loyalitas karyawan
1. 7 milyar 2. 400 juta 1. Skor 5 2. 95 % dari total pelanggan 1. Tidak hadir tanpa pemberitahuan 0.01 % per tahun 2. Total ketepatan 97 % per tahun 1. Pelatihan kepada 10 karyawan 2. 95% karyawan loyal terhadap perusahaan
Tahap selanjutnya adalah pembobotan setiap perspektif Balanced Scorecard. Masing-masing perspektif memiliki bobot yang sama penting yaitu 25%. Hal ini dikarenakan setiap perspektif memiliki hubungan yang saling mempengaruhi antar perspektif yang lain, sehingga manajemen memutuskan bobot masing-masing perspektif sama besar. Dalam perhitungan bobot Balanced Scorecard ini menggunakan metode Paired Comparison. Metode Paired Comparison digunakan untuk menentukan bobot setiap indikator pada keempat perspektif BSC berdasarkan tingkat kepentingan atau pengaruhnya terhadap perusahaan. Penentuan bobot dilakukan dengan mengajukan identifikasi terhadap pihak manajemen atau ahli. Berikut adalah penentuan bobot setiap perspektif:
Perspektif BSC Keuangan
Pelanggan
Proses bisnis internal
Tabel 3 Pembobotan Perspektif Balanced Scorecard Bobot Sasaran Strategi Bobot 1. Peningkatan laba 25% 17 % perusahaan 2. Efisiensi biaya operasional 8% 25%
25%
1. Peningkatkan kepuasan pelanggan 2. Mempertahankan loyalitas pelanggan 1. Penurunan persentase tidak hadir tanpa pemberitahuan 2. Memelihara ketepatan waktu pengiriman
12.5 % 12.5 % 12.5 % 12.5 %
Pertumbuhan pembelajaran
25%
dan
1. Peningkatan kualitas SDM
17%
2. Loyalitas karyawan
8%
Setelah perhitungan bobot dari setiap perspektif, maka selanjutnya adalah perhitungan nilai Key Performance Indicator (KPI).
Tabel 4 Penentuan Key Performance Indicator Key Performance Indicator (KPI)
Realisasi 2013
Target 2014
Pencapaian Target (a:b)
Bobot (c)
Skor ((a:b)X c)
Perspektif Keuangan Peningkatan pendapatan Penyesuaian biaya operasional
6 milyar
7 milyar
85,71428571
17%
14,57143%
300 juta
400 juta
75
8%
6% 20,57143%
Perspektif pelanggan Nilai kepuasan pelanggan
80%
90%
88,88888889
12,50%
11,11111%
Loyalitas pelanggan
80%
95%
84,21052632
12,50%
10,52632% 21,63743%
Perspektif Proses Bisnis Internal Absensi karyawan Laporan pengiriman barang
0,009%
0,01%
90
12,50%
11,25%
80%
97%
82
12,50%
10,31% 21,56%
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran Jumlah karyawan 6 orang 10 orang terampil Loyalitas karyawan
80%
95%
60
17%
10,2%
84,21052632
8%
6,736842% 16,93684%
Total Score BSC
80,7057%
Berdasarkan hasil pengukuran diatas, dapat kita lihat kinerja PT Binuma Widya Karsa dengan menggunakan pendekatan Balanced Scorecard. Perspektif keuangan memberikan kontribusi skor sebesar 20,6%, yang berasal dari KPI peningkatan pendapatan sebesar 14,6%. KPI penurunan biaya operasional berhasil mendapatkan pencapaian target sebesar 75%, artinya memberikan kontribusi sebesar 6% dari skor kontribusi perspektif keuangan. Hal ini dikarenakan perusahaan mampu menekan biaya operasionalnya hingga 300 juta. Dari skor tersebut perspektif keuangan dinilai telah berhasil dalam mencapai target perspektif keuangan. Perspektif pelanggan memberikan kontribusi skor sebesar 21,63%. KPI nilai kepuasan pelanggan memberikan kontribusi skor sebesar 11,1% dengan pencapaian target sebesar 88,9%. Angka ini diperoleh dari hasil survey kepuasan pelanggan yang memiliki rataan skor 3. KPI loyalitas pelanggan memberikan kontribusi skor sebesar 10,52% dari pencapaian target sebesar 84,2%. Angka ini di peroleh dari jumlah pelanggan yang loyal mencapai 70%. Perspektif proses bisnis internal memberikan kontribusi skor sebesar 21,56%, yang berasal dari pencapaian target KPI tidak hadir tanpa pemberitahuan sebesar 11,25% dengan pencapaian target sebesar 90%. Angka ini didapat dari penurunan jumlah laporan pengiriman barang yang diterima oleh perusahaan. KPI laporan status pengiriman barang memberikan kontribusi sebesar 10,31% dari
pencapaian target 82%. Pada perspektif proses bisnis internal ini, perusahaan dinilai telah berhasil memenuhi target yang telah ditetapkan pihak manajemen. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran memberikan kontribusi skor sebesar 16,93%. KPI jumlah karyawan terampil yang memberikan kontribusi skor sebesar 10,2% dari pencapaian target sebesar 60%. KPI nilai loyalitas karyawan memberikan kontribusi skor sebesar 6,7% dari pencapaian target sebesar 84%. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran memberikan kontribusi skor paling kecil dari seluruh perspektif. Jumlah karyawan terampil belum memenuhi target. Selain itu nilai kepuasan karyawan dinilai masih rendah, dalam hal ini perusahaan dinilai kurang mampu dalam memberikan kepuasan kerja dan motivasi kepada karyawan untuk dapat bekerja lebih baik.
Analytical Hierarchy Process (AHP) Analytical Hierarchy Process (AHP) digunakan untuk menentukan lokasi gudang yang terbaik bagi PT Binuma Widya Karsa. Metode Analytical Hierarchy Process (AHP) dipilih karena metode ini memiliki sistem yang lebih mudah dipahami dan digunakan karena menggunakan perhitungan matematika yang sederhana serta memiliki hasil yang lebih konsisten. Selain itu data yang diberikan oleh perusahaan lebih mudah untuk diteliti dan diukur dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP). Terdapat 3 lokasi dengan masing-masing kelebihannya. Lokasi tersebut antara lain:
Lokasi Tanjung Priok, Jakarta Utara (Lokasi A) Gedung Maya Indah, Senen, Jakarta Pusat (Lokasi B) Pondok Bambu, Jakarta Timur (Lokasi C)
Luas Bangunan 450 m2
Tabel 5 Tabel Perbandingan Lokasi Harga Sewa/Tahun Keterangan Rp 200.000.000,-
240 m2
Rp 120.000.000,-
300 m2
Rp 150.000.000,-
Dekat dengan bandara dan pelabuhan, dekat dengan supplier, sarana air dan listrik tersedia dengan baik, kondisi tanah datar. Berada di lantai 4 gedung kantor, dekat dengan terminal, berada disekitar gedung perkantoran, sarana air dan listrik tersedia dengan baik. Dekat dengan jalan raya, berada di perbatasan Jakarta-Bekasi, lokasi ini dekat dengan rumah sebagian besar karyawan, lokasi ini dekat dengan beberapa perusahaan yang merupakan pelanggan tetap PT Binuma Widya Karsa, sarana air dan listrik tersedia dengan baik, kondisi tanah datar.
Langkah awal dalam menentukan lokasi yang terbaik adalah menentukan matriks awal dari setiap lokasi menurut kriteria yang telah ditentukan (Harga Sewa, Transportasi, Infrastruktur). Keterangan: A : Daerah Tanjung Priok B : Gedung Maya Indah C : Daerah Pondok Bambu
Harga Sewa A B C Total
Tabel 6 Tabel Matriks Awal Harga Sewa A B 1 1/5 5 1 6 1/2 12 17/10
C 1/6 2 1 19/6
Tabel 7 Tabel Matriks Awal Transportasi A B Transportasi A 1 1/5 B 5 1 C 9 4 Total 15 26/5 Tabel 8 Tabel Matriks Awal Infrastruktur A B Infrastruktur A 1 3 B 1/3 1 C 2 3
Total
10/3
7
C 1/9 1/4 1 49/36
C 1/2 1/3 1
11/6
Tabel 4.9 Tabel Matriks Awal Antar Kriteria Harga Sewa Transportasi Infrastruktur Harga Sewa 1 2 3 Transportasi 1/2 1 2 Infrastruktur 1/3 1/2 1 Total 11/6 7/2 6
Setelah menemukan nilai matriks awal dari masing-masing kriteria, maka selanjutnya adalah menentukan matriks normalisasi dari masing-masing kriteria berdasarkan pada nilai yang didapatkan di dalam matriks awal. Untuk menemukan matriks normalisasi, maka nilai pada setiap kolom di dalam matriks awal dibagi dengan jumlah nilai dari kolom tersebut. Dalam menghitung matriks normalisasi, dihitung pula nilai row average dari setiap baris dibagi dengan jumlah alternatif yang diperhitungkan. Dalam penelitian ini alternatif yang diperhitungkan berjumlah 3 (tiga), sehingga untuk menghitung nilai row average, maka jumlah setiap baris dalam matriks dibagi 3. Setelah mengetahui nilai dari matriks normalisasi, maka selanjutnya adalah menentukan nilai Weight Sum Average (WSV). Nilai WSV didapatkan dari nilai matriks awal yang dikalikan dengan nilai Row Average. Setelah mendapatkan nilai Weight Sum Average (WSV), maka selanjutnya adalah menentukan nilai dari Consistency Vector (CV). Nilai Consistency Vector adalah nilai Weight Sum Average (WSV) dibagi dengan nilai Row Average (RA). Setelah mengetahui nilai Consistency Vector (CV) dari setiap kriteria, maka selanjutnya adalah mencari nilai λ. Nilai λ menunjukkan nilai rata-rata dari Consistency Vector (CV), dengan nilai n dalam penelitian ini berjumlah 3. Untuk menghitung nilai CV digunakan rumus sebagai berikut:
Setelah menemukan nilai λ, maka selanjutnya adalah mencari nilai Consistency Index (CI). Untuk menghitung nilai CI digunakna rumus sebagai berikut:
Setelah menentukan nilai CI, maka selanjutnya adalah menentukan nilai Consistency Ratio (CR). Untuk menentukan nilai Consistency Ratio diperlukan nilai Random Index (RI). Dalam kasus ini, karena nilai n = 3 maka nilai dari Random Index (RI) adalah 0.58. Rumus yang digunakan untuk menghitung nilai CR adalah sebagai berikut:
Untuk dapat menentukan lokasi yang terbaik, selanjutnya dihitung nilai eigen factor. Untuk dapat menentukan nilai eigen factor diperlukan data row average tiap kriteria. Berikut adalah perhitungan nilai eigen factor dari penelitian ini:
Harga Sewa
Transportasi
Infrastruktur
Setelah menemukan hasil dari nilai eigen factor maka dipilihlah lokasi C. Dipilih lokasi C (Pondok Bambu) karena data yang tersedia menunjukkan bahwa lokasi Pondok Bambu memiliki beberapa kelebihan yaitu letak yang lebih strategis, karena berada di perbatasan dengan daerah Bekasi, dimana daerah Bekasi dekat dengan lokasi tempat tinggal para karyawan. Selain itu beberapa perusahaan yang merupakan pelanggan PT Binuma Widya Karsa berada di daerah Bekasi, sehingga lebih memudahkan pengiriman pesanan ke pelanggan. Di samping itu, setelah melakukan analisis perhitungan dan hasilnya menunjukkan bahwa lokasi Pondok Bambu memiliki nilai row average yang lebih besar pada beberapa kriteria (transportasi dan infrastruktur) sehingga didapatkan nilai eigen factor yang lebih besar dan membuat lokasi ini terpilih sebagai lokasi yang paling strategis dibandingkan dengan lokasi yang lain.
Sistem Informasi Absensi dan Penggajian Analisis kebutuhan sistem digunakan untuk mengembangkan dan mendesain sistem informasi yang akan digunakan untuk mendukung peningkatan kinerja karyawan dari PT Binuma Widya Karsa, dari segi absensi dan penggajian karyawan. Dengan adanya sistem absensi dan penggajian karyawan ini, maka diharapkan absensi manual dapat dihilangkan dan sistem penggajian karyawan menjadi lebih mudah dan teliti. Untuk membantu dalam menganalisis kebutuhan sistem informasi digunakanlah diagram-diagram UML. Diagram-diagram UML yang digunakan adalah actvity diagram untuk menggambarkan proses absensi dan penggajian di dalam PT Binuma Widya Karsa. Selanjutnya adalah event table yang digunakan untuk mengetahui gambaran dari penggunaan sistem oleh aktor-aktor atau divisi yang terlibat dalam sistem absensi dan penggajian pada PT Binuma Widya Karsa, termasuk di dalamnya hal-hal yang memicu event tersebut (trigger), sumber event tersebut (source), use case, hasil yang dicapai dari event tersebut (response) dan divisi atau bagian yang akan dituju (destination). Selanjutnya adalah use case diagram dan use case description yang digunakan untuk menjelaskan dan menggambarkan interaksi antara actor dengan sistem informasi absensi dan penggajian. Setelah mendefinisikan use case maka dibuatkan domain class diagram. Domain class diagram ini digunakan untuk menggambarkan kelas-kelas atau objek-objek yang terdapat di dalam sistem absensi dan penggajian pada PT Binuma Widya Karsa. Setelah mengambarkan domain class diagram maka dibuatlah statechart diagram yang digunakan untuk menggambarkan perubahan status dari suatu objek atau suatu kelas yang ada di dalam sistem. Setelah mendefinisikan statechart diagram, maka selanjutnya digambarkan mengenai system sequence diagram. System sequence diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi aktor dengan sistem, dimana dijelaskan input apa yang dilakukan aktor terhadap sistem dan output yang dikeluarkan oleh sistem. Setelah menggambarkan seluruh diagram UML yang dibutuhkan untuk menganalisis proses absensi dan penggajian yang sedang berjalan, maka selanjutkan digambarkan diagram UML yang berhubungan dengan rancangan sistem informasi. Dalam sistem informasi ini dibuat beberapa form-form yang penting. Form-form ini dipegang oleh divisi yang berbeda-beda. Berikut adalah form-form yang tersedia di dalam aplikasi absensi dan penggajian PT Binuma Widya Karsa: 1. Form Absensi Karyawan Form absensi digunakan agar karyawan dapat melakukan proses absensi. 2. Form Login Admin Di dalam form login admin, admin akan memasukkan username atau kode karyawan dan password, dimana setelah admin memasukkan username dan password, admin dapat melakukan tugas-tugasnya yaitu memasukkan data karyawan, menghitung jumlah absensi karyawan dan menghitung gaji serta mencetak slip gaji karyawan. 3. Form Data Karyawan
Form data karyawan ini dimaksudkan agar karyawan bagian HRD dapat memasukkan biodata dari karyawan dan menyimpannya di dalam sistem, sehingga lebih rapi dan memudahkan bagian HRD jika membutuhkan informasi tentang karyawan tersebut. 4. Form Data Absensi Form data absensi digunakan agar bagian HRD dapat mengetahui jumlah absensi karyawan dalam sebulan, sehingga memudahkan dalam proses perhitungan gaji karyawan dan proses pembuatan laporan absensi. 5. Form Data Gaji Form data gaji digunakan agar bagian HRD dapat melakukan perhitungan gaji karyawan dan dapat mencetak slip gaji karyawan, sehingga memudahkan bagian keuangan untuk mendistribusikan gaji untuk karyawan. Untuk diagram-diagram UML yang dibutuhkan untuk mendukung rancangan dari sistem absensi dan penggajian ini adalah first-cut class diagram yang merupakan diagram yang dikembangkan dari domain class diagram. Di dalam first-cut class diagram garis tingkat relasi antar kelas diganti menjadi sebuah panah, dimana panah ini menggambarkan navigation visibility. Navigation visibility adalah sebuah tanda penunjuk relasi kebutuhan atribut antar kelas. Selanjutnya adalah Data-access sequence diagram digambarkan untuk mengetahui alur atau proses suatu use case dari awal user menekan tombol form yang tersedia di dalam sistem sampai data tersebut diakses dari dalam database dan disimpan kembali di dalam database. Selanjutnya adalah update design class diagram merupakan suatu diagram yang dikembangkan dari first-cut class diagram. Dimana di dalam update design class diagram, setiap kelas sudah dilengkapi dengan tipe data dari masing-masing atribut dan juga method-method yang terkait dengan kelas tersebut di dalam sistem. Selanjutnya adalah packaged diagram digunakan untuk mengetahui dan mengelompokkan setiap form yang ada di dalam sistem, setiap kelas dan setiap database dari setiap kelas yang ada. Di dalam packaged diagram, form dan kelas-kelas dibagi ke dalam tiga buah kelompok garis besar, yaitu view layer, domain layer, dan data access layer.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan analisis dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Hasil dari penilaian Key Performance Indicator (KPI) adalah 80,7057%. Berdasarkan hasil pengukuran KPI ini, dapat dilihat kinerja PT Binuma Widya Karsa dengan menggunakan pendekatan Balanced Scorecard, yaitu: a. Perspektif keuangan memberikan kontribusi skor sebesar 20,6%, yang berasal dari KPI peningkatan pendapatan sebesar 14,6%. KPI penurunan biaya operasional berhasil mendapatkan pencapaian target sebesar 75%, artinya memberikan kontribusi sebesar 6% dari skor kontribusi perspektif keuangan. Hal ini dikarenakan perusahaan mampu menekan biaya operasional hingga 300 juta. Dari skor tersebut perspektif keuangan dinilai telah berhasil dalam mencapai target perspektif keuangan. b. Perspektif pelanggan memberikan kontribusi skor sebesar 21,63%. KPI nilai kepuasan pelanggan memberikan kontribusi skor sebesar 11,1% dengan pencapaian target sebesar 88,9%. Angka ini diperoleh dari hasil survey kepuasan pelanggan yang memiliki rataan skor 3. KPI loyalitas pelanggan memberikan kontribusi skor sebesar 10,52% dari pencapaian target sebesar 84,2%. Angka ini di peroleh dari jumlah pelanggan yang loyal mencapai 70%. c. Perspektif proses bisnis internal memberikan kontribusi skor sebesar 21,56%, yang berasal dari pencapaian target KPI absensi karyawan sebesar 11,25% dengan pencapaian target sebesar 90%. KPI laporan status pengiriman barang memberikan kontribusi sebesar 10,31% dari pencapaian target 82%. Pada perspektif proses bisnis internal ini, perusahaan dinilai telah berhasil memenuhi target yang telah ditetapkan pihak manajemen. d. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran memberikan kontribusi skor sebesar 16,93%. KPI jumlah karyawan terampil yang memberikan kontribusi skor sebesar 10,2% dari pencapaian target sebesar 60%. KPI nilai loyalitas karyawan memberikan kontribusi skor sebesar 6,7% dari pencapaian target sebesar 84%. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran memberikan kontribusi skor paling kecil dari seluruh perspektif. Jumlah karyawan terampil belum memenuhi target. Selain itu nilai kepuasan karyawan dinilai masih rendah, dalam hal ini perusahaan dinilai kurang mampu dalam memberikan kepuasan kerja dan motivasi kepada karyawan untuk dapat bekerja lebih baik.
2. Dari perhitungan dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP) ini maka didapatkan hasil lokasi gudang yang terbaik untuk PT Binuma Widya Karsa berada di daerah Pondok Bambu, Jakarta Timur. Berdasarkan hasil perhitungan metode AHP dengan menentukan nilai eigen factor, maka dapat disimpulkan bahwa lokasi yang dipilih adalah daerah Pondok Bambu, karena daerah tersebut memiliki nilai eigen factor yang lebih besar dibandingkan dengan daerah lainnya, yaitu sebesar 0,4915. 3. Rancangan sistem informasi yang mampu meningkatkan produktivitas karyawan bagi PT Binuma Widya Karsa berupa rancangan sistem informasi absensi yang terintegrasi dengan sistem perhitungan gaji karyawan. Perancangan sistem informasi ini dapat membantu masalah absensi yang merupakan salah satu masalah yang menyebabkan produktivitas karyawan PT Binuma Widya Karsa menjadi menurun. Hal ini disebabkan karena banyak karyawan yang melakukan kecurangan dengan menitipkan absen kepada karyawan yang lain, karena sistem absensi yang masih menggunakan sistem manual. Selain itu sistem manual juga dapat rentan terhadap redudansi data. Keamanan data juga sangat rentan, karena data yang masih berupa kertas-kertas dapat hilang saat terjadi bencana seperti bencana banjir atau kebakaran. Maka dibuatlah suatu perancangan sistem informasi sesuai dengan data-data yang telah dikumpulkan, yaitu data karyawan, data absensi dan data gaji karyawan. Dari data-data ini dibuatlah diagram-diagram UML yang dapat membantu dalam proses perancangan sistem informasi. Dari hasil percobaan implementasi sistem, didapatkan hasil bahwa penerapan sistem ini meningkatkan tingkat kedatangan karyawan menjadi lebih tepat waktu, jumlah ketidakhadiran karyawan menurun, tingkat kecurangan absensi karyawan menurun, pembuatan laporan kepada pimpinan menjadi lebih rapi sehingga dapat membantu pimpinan dalam melakukan tahap perencanaan (planning) untuk penerapan aplikasi masa depan dan dapat mempermudah pimpinan untuk mengambil keputusan (decision making) yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan adanya rancangan perubahan struktur organisasi perusahaan, dikarenakan ada pengurangan karyawan.
Saran Adapun saran-saran terkait dengan masalah dan untuk mengembangkan perusahaan, antara lain sebagai berikut: 1. Sistem absensi diharapkan dapat diimplementasikan dan dioperasikan di dalam perusahaan, sehingga tingkat absensi dan produktivitas karyawan perusahaan semakin meningkat. 2. Sistem absensi dapat diintegrasikan dengan sistem penjualan agar proses bisnis perusahaan dapat dijalankan dengan maksimal, sehingga dapat meningkatkan laba perusahaan. 3. Diadakan pelatihan bagi karyawan, agar karyawan dapat memaksimalkan penggunaaan sistem informasi yang akan diimplementasikan. 4. Manager menggunakan penilaian Key Performance Indicator (KPI) untuk mengevaluasi produktivitas karyawan tiap bulan, sehingga perusahaan dapat mengetahui karyawan yang produktif dan berprestasi secara lebih mendetail. 5. Perusahaan membuat dan melaksanakan sanksi yang tegas bagi karyawan yang tidak produktif dan denda keterlambatan lebih dipertegas kembali. 6. Perusahaan membuat dan memberikan penghargaan bagi karyawan yang produktif. 7. Menyediakan alat untuk keselamatan kerja khususnya di gudang. Alat tersebut dapat berupa tabung pemadam kebakaran, sarung tangan dan masker khusus staf gudang dan staf ekspedisi barang.
REFERENSI
Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. Bloomington: Author House. Integrated Industrial Engineering Laboratory. (2013). Practicum Module Facility Layout and Design. Jakarta: Binus University. Ishizaka, A., & Labib, A. (2009). Analytic Hierarchy Process and Expert Choice: Benefits and Limitations. ORInsight , 201-220. Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (2007). Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System . Harvard Business Review , 4.
Mulyono, Sri. (2004). Riset Operasi. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Niven, P. R. (2006). Balanced Scorecard Step-By-Step : Maximizing Performances and Maintaining Results. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. Rachmawati, I. K. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Penerbit Andi. Rangkuti, F. (2011). SWOT Balanced Scorecard: Teknik Menyusun Strategi Korporat yang Efektif plus Cara Mengelola Kinerja dan Risiko. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2005). Object Oriented Analysis and Design. Canada: Course Technology Cengage Learning. Sunyoto, D. D. (2013). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: CAPS (Center for Academic Publishing Service).
RIWAYAT HIDUP 1. Danita Elsara lahir di Jakarta, pada 8 November 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2014. Penulis aktif Komisi Pemuda Remaja GKO Cibitung sebagai ketua. 2. Joanne Elizabeth Fransz lahir di Jakarta, pada 22 November 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2014. 3. Marcellina Tri Hariyati lahir di Jakarta, pada 2 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2014. Penulis aktif di organisasi OMK St. Servasius sebagai anggota dan di organisasi OMK St. Laurentius sebagai sekretaris.
