WOORD VOORAF TIPS ORGANISATOREN

WOORD VOORAF Bij een wijk-, buurt of straatfeest ligt de klemtoon op het bevorderen van de sociale en culturele samenhang tussen de buurtbewoners. Het is het ideale kader om met elkaar in contact te komen. Dit kan alle mogelijke vormen aannemen, van een BBQ over een gezamenlijke kaas- en wijnavond tot een eindejaarsreceptie met glühwein. Dit draaiboek wil buurten, wijken of straten niet in een keurslijf dwingen, alles moet spontaan tot stand komen. Deze handleiding wil eerder een houvast en stimulans zijn om eindelijk dat buurtfeest te organiseren, waarover je al zo lang dacht.

TIPS ORGANISATOREN Alleen is maar alleen. Stel daarom een werkgroep samen die zijn schouders onder de organisatie wil zetten. Dit creëert meteen ook een groter draagvlak voor het evenement. Breng, indien mogelijk, diversiteit in de werkgroep qua leeftijd, geslacht, interesses, beroep… Dit zal de creativiteit zeker ten goede komen. Maak tijdens de vergaderingen een verslag onder het motto “goede afspraken maken goede vrienden”. FEESTDATUM Het is aangeraden de exacte feestdatum vooraf te bepalen. Dit maakt overleg met anderen makkelijk en zo weet je ook of je voldoende medewerkers kan mobiliseren op de geplande datum. BEGIN OP TIJD Begin op tijd met de voorbereiding. Zo voorkom je dat je op het allerlaatste moment voor verrassingen staat. Eventuele problemen kan je op deze manier nog tijdig opvangen. Reserveer zo snel mogelijk de nodige materialen. Hou er bijvoorbeeld rekening mee dat het gemeentelijk materiaal niet meer beschikbaar kan zijn als je te laat begint. Start daarom minimaal een half jaar vooraf met het voorbereiden.

WERKPLANNING    

Maak tijdig een gedetailleerde werkplanning op met “wie doet wat wanneer”. Maak voor de dag zelf een uur-tot-uur-werkverdeling op. Zo verhinder je dat iemand continu aan het werk blijft. Kom een 2-tal weken voor het feest nog eens samen om de werkplanning te overlopen en bij te sturen waar nodig. Voor grotere feesten: stel iemand aan die de afwisseling van de ploegen kan regelen.

STEL VOORAF EEN BUDGET OP Voor jezelf en de medewerkers: Stel vooraf een raming op van de inkomsten en uitgaven. Het is de bedoeling om, althans bij de start, winst te maken en zo een reserve aan te leggen voor eventuele tegenslagen en/of materiaalkosten. Winst kan je altijd kwijt, maar als je verliezen uit eigen zak moet betalen, kan de vriendschap vlug omslaan. Voor de deelnemers: Zorg ervoor dat de kostprijs geen reden is om afwezig te blijven. Met een beetje creatief denkwerk kan je vast wel leuke (én goedkopere) alternatieven verzinnen. INFORMEER BIJ DE GEMEENTE Geef jouw activiteit digitaal door aan de gemeente. Op www.oostkamp.be vind je onder het digitaal loket het formulier “straat- of wijkfeest organiseren”. Volgende gegevens moeten ingevuld worden: dag en uur; locatie; voor welke straat/straten het feest georganiseerd wordt; het aantal uitgenodigde personen; of het nodig is om straat af te sluiten; indien een tent wordt geplaatst (afmetingen en plaatsbepaling); indien Sabam of Billijke vergoeding wordt aangevraagd; of er een fanfare gewenst is; welk materiaal je wil gebruiken. Mensen Spreken Mensen bezorgt de aanvraag aan het College van Burgemeester en Schepenen. De gemeente geeft logistieke steun onder de vorm van tafels (schraagtafels van ong. 10 personen), stoelen (plooistoelen) en nadars. De kosten (huur van het materiaal en het transport) worden door het project Mensen Spreken Mensen gedragen. Het is wel van belang het materiaal tijdig aan te vragen. Daarnaast biedt de gemeente ook gratis het Oostkamps bier Wittoen aan (hoeveelheid is afhankelijk van het aantal genodigden).

BELANGRIJK: Om voor de steun van de gemeente in aanmerking te komen, moet het feest openstaan voor alle inwoners van de straat of voor een duidelijk afgebakend deel van de straat, bijv. van huisnummer X tot huisnummer Y. Als er selectief wordt uitgenodigd, wordt het feest als privaat beschouwd en kan er geen steun verleend worden. UITNODIGING Kondig je feest ruimschoots van te voren aan. Iedereen heeft het tegenwoordig druk en het zou jammer zijn als een aantal mensen niet kunnen komen omdat ze op die datum al andere verplichtingen hebben. Een straat- of wijkfeest is natuurlijk pas echt helemaal geslaagd als de hele straat/wijk ook aanwezig is. Nodig dus iedereen in de buurt uit, ook die buren die weinig contact hebben met de rest van de wijk. Zorg ervoor dat niemand zich buitengesloten voelt. Dit is niet goed voor de sfeer in je buurt. De uitnodigingen persoonlijk rondbrengen (met hulp van het feestcomité natuurlijk) levert de beste respons op. Belangrijk is ook dat nieuwe buren het best leuk vinden om persoonlijk uitgenodigd te worden voor het feest, zelfs al wonen ze er op de dag van het feest nog maar een halve dag. Het is voor hen een perfecte gelegenheid om jullie en hun buren te leren kennen. En als ze niet kunnen komen, dan zullen ze in elk geval het gebaar waarderen! Stel een duidelijk programma voor en vraag ook om in te schrijven of te verontschuldigen zodat je weet hoeveel mensen je echt kunt verwachten. Hou voor de duidelijkheid een lijst bij van de reacties. Eventueel kan je via een modern medium, namelijk een website op het internet, je organisatie kenbaar maken. Op deze feestsite kan je bijvoorbeeld informatie kwijt over het feestcomité, over de feestlocatie en/of jullie verlanglijstje. WAT ETEN EN DRINKEN WE?     

Babbel met koffie, gebak en een fris pintje Of barbecue Of een kaas- en wijnavond Of nieuwjaarsreceptie met glühwein en hapjes ……

Voor de drank kan je natuurlijk zelf zorgen maar het is moeilijk om vooraf hoeveelheden correct in te schatten (hangt dikwijls ook af van het weer – warm, koud, nat…). Daarom kan de samenwerking met een drankencentrale nuttig zijn. Je betaalt iets meer dan in een discount maar na het feest kan je de overschotten laten terugnemen en betaal je enkel de verbruikte dranken. De gemeente biedt gratis het Oostkamps bier Wittoen aan (zie “informeer bij de gemeente”).

MATERIAAL Stel vooraf een volledige lijst op van al de benodigdheden en duid aan wie voor dit materiaal kan zorgen (taakverdeling). Informeer ook eens bij andere organisaties of je daar materiaal kan huren, ontlenen. Een greep uit zaken die je nodig kan hebben:  Eén of meerdere tenten  Verlichting, verwarming  Tafels en stoelen (eventueel via de gemeente)  Borden en bestek  Glazen, bekers,..  Eten en drinken  Barbecuetoestellen  Een uitwijklocatie bij slecht weer  Vuilbakken – sorteren!  Een WC (mobiel) SUBSIDIES EN SPONSORING   

Vlaanderen feest (afhankelijk van de periode waarin je organiseert). http://11daagsevlaanderen.net/ Gemeente (via Mensen Spreken Mensen). [email protected] onder de vorm van logistieke steun (zie hierboven “informeer bij de gemeente”) Privé personen of firma’s…

MUZIEK SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING Ben je van plan achtergrondmuziek te laten spelen, zorg dan dat je in regel bent met SABAM en de Billijke Vergoeding. Iedere organisator moet zelf instaan voor de administratieve en financiële regeling. De gemeente Oostkamp komt tussen met een financiële ondersteuning van maximum 50 euro per kalenderjaar en per organisator. De organisatoren sturen hiervoor de facturen van Sabam en de Billijke vergoeding op naar het College van Burgemeester en Schepenen, Kapellestraat 19 in Oostkamp. In bijlage een tweetal voorbeelden met tarieven van SABAM. Meer informatie over de billijke vergoeding, die naast SABAM moet betaald worden, vind je op volgend adres: http://www.ikgebruikmuziek.be/ EEN HARMONIE/FANFARE OP JE STRAAT- OF WIJKFEEST? HET KAN! Sinds maart 2007 is er de mogelijkheid om een Oostkampse harmonie/fanfare op je straatfeest te laten spelen. Dit idee is gelanceerd tijdens het jaarlijks overleg tussen de gemeente en de lokale muziekverenigingen. Enerzijds kan een muzikaal intermezzo door een fanfare/harmonie een extra cachet geven aan een straatfeest en anderzijds biedt het de mogelijkheid aan de harmonieën om zich te profileren. Daarom steunt het College van Burgemeester en Schepen en de werkgroep Mensen spreken Mensen dit idee. Wat biedt de gemeente? Jaarlijks betaalt de gemeente tien optochten van fanfares/harmonieën voor een straat- of wijkfeest. De eerste tien aanvragen krijgen gratis een optreden van een Oostkampse harmonie. De aanvragen, volgend op deze tien, worden het jaar erop voorzien. Er moet minimum twee jaar tussen zijn vooraleer een wijk- of straatfeest voor een tweede keer gratis een lokale harmonie kan aanvragen. De toekenning van welke fanfare voor welk feest, gebeurt door de gemeente. De opdrachten worden zo verdeeld dat elke harmonie er jaarlijks ongeveer evenveel krijgt. Wat moet je doen? Bij de aanvraag voor het organiseren van je straatfeest vermeld je dat je geïnteresseerd bent in een muziekvereniging. Na het optreden bied je de muzikanten een consumptie aan. De gemeente betaalt dit terug aan de organisatoren. De lokale fanfares/ harmonieën: - d' Echte Sloebers Oostkamp - Koninklijke Fanfare Sint-Cecilia Ruddervoorde - Koninklijke Fanfare Sint-Cecilia Steenbrugge - Koninklijke Harmonie De Eendracht Oostkamp - Koninklijke Harmonie Deugd Baart Vreugd Waardamme - Koninklijke Harmonie Vrij en Blij Oostkamp TOELATING VRAGEN OM ELEKTRONISCH VERSTERKTE MUZIEK TE SPELEN (= WETGEVING OP DE NIET-INGEDEELDE MUZIEKACTIVITEITEN - Besluit Vlaamse regering 12.01.1999) Met niet ingedeelde muziekactiviteiten wordt bedoeld : muziekactiviteiten in open lucht of in een inrichting waarvoor geen milieuvergunning vereist is (d.w.z. waar minder dan 12 dansactiviteiten per jaar/2 per maand doorgaan) ter gelegenheid van kermissen, carnavals, muziekfestivals, fuiven en andere bijzondere feesten en activiteiten. Deze muziekactiviteiten dienen ten laatste 21 dagen voor de activiteit gemeld te worden aan het College van Burgemeester en Schepenen. Het College kan de toelating verlenen of weigeren of voorwaarden en/of geluidsnormen opleggen. Een niet vooraf gemelde muziekactiviteit kan zonder verhaal ter plaatse stopgezet worden. Op www.oostkamp.be onder het e-loket vind je het formulier “afwijking geluid” waarmee je de toelating kan aanvragen. Meer informatie: gemeente Oostkamp, dienst Milieu, 050 83 31 22.

ONTSPANNING Zorg voor een programma waar iedere aanwezige zich in kan terugvinden.  Volkspelen, petanque tornooi… al of niet met competitief element. In dit laatste geval zorg je voor enkel prijzen voor de winnaars  Springkasteel  Grime  Fotozoektocht binnen de wijk  Knutselatelier voor kinderen  Voorleessessies  Sportwedstrijden. Opgepast: enkel op recreatieve basis en deelname op eigen risico  Vrij podium voor kinderen

WIE KOMT ER?    

Vooraf inschrijven is de boodschap. Zet je uiterste datum zo kort mogelijk bij het feest. Betaling bij inschrijving. Werk met bonnetjes voor bvb de BBQ. Zorg voor een kleine marge van producten want er zijn altijd “late roepingen” die de dag zelf nog willen inschrijven.

MAAK GESCHIEDENIS Foto's en filmopnames bieden een blijvende herinnering aan het feest. Regel daarom een fotograaf en/of filmer. Bij een volgende gelegenheid kan je dan de foto’s tonen/projecteren. Je kan de foto’s ook op bvb Picasa zetten zodat de deelnemers achteraf nog even kunnen nagenieten. VEILIGHEID       

Hou het veilig bij de barbecue. Scherm de barbecues af voor kinderhandjes, zorg voor water voor brandwonden/brand,.. Zorg bij het opstellen van tenten, vuurkorven, BBQ voor een vlotte doorgang voor de hulpdiensten. Beveilig je materiaal tegen diefstal/vandalisme. Breng de politie op de hoogte dat je een feest organiseert ([email protected]) en dat er materiaal buiten blijft staan. Spreek misschien met enkele vrijwilligers af om ’s nachts te overnachten op de plaats zelf (bvb in een tent). Beperk lawaai en burenhinder en spreek eventueel vooraf met de omwonenden die niet komen. Maak een lijstje op met de belangrijkste telefoonnummers in geval van nood (verzekeringsagent, brandweer, politie, …).

VERZEKERINGEN  

Vrijwilligersverzekering van de provincie West Vlaanderen. Gratis verzekering voor de vrijwilligers die meehelpen bij de organisatie van het feest. Je vindt alle info op de website van de provincie WestVlaanderen (www.west-vlaanderen.be) door in de zoekfunctie “vrijwilligersverzekering” in te tikken. Sluit een verzekering ‘Burgerlijke Aansprakelijkheid” af voor de duur van de organisatie, de meeste verzekeringsmakelaars kunnen een dergelijke polis aanbieden.

OPRUIMEN Na het feest willen jullie natuurlijk wel dat de buurt er weer netjes bij ligt. Maak met de medewerkers vooraf een planning op voor het opruimen en schoonmaken. Schakel eventueel de hulp van de buurtkinderen in. NA HET FEEST Hou zo spoedig mogelijk na het feest een evaluatievergadering waarop iedere medewerker de positieve en negatieve zaken kan melden. De “geleerde lessen” zeker goed documenteren voor de volgende organisatie. AFREKENING Als alle facturen betaald zijn, kan een financiële eindbalans opgemaakt worden. Geef alle medewerkers een overzicht van dit resultaat. Deze laatste bijeenkomst kan een start voor een volgend feest zijn. Maak je er een jaarlijkse gewoonte van? Of hou je het op tweejaarlijks, of ….?

CONCLUSIE Zeker doen    

Zoveel mogelijk buren erbij betrekken zodat het echt jullie feest wordt. Informeren naar nodige vergunningen en subsidies. Degelijke planning opmaken, zowel voor de dag zelf als voor de voorbereiding en opruiming nadien, en de evaluatie achteraf. Alle medewerkers correct briefen over wat van hen verwacht wordt. Geniet zelf van jullie feest en heb aandacht voor de overige deelnemers.

Zeker niet doen    

Alles alleen proberen te regelen. Alleen de mensen uitnodigen die je aardig vindt. Er geen “onderonsje” met je eigen werkgroep van maken. De troep na afloop niet opruimen.

VEEL SUCCES !