UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA BAHAGIAN AKADEMIK SYARAT PERMOHONAN MENGHADIRI KONFERENSI/WOKSYOP LUAR NEGARA Bil 1.
Perkara Nama Jawatankuasa
2.
Urus Setia
3.
Kelayakan Pemohon
Jawatankuasa (JKW).
Garis Panduan Konferensi/Woksyop
Luar Negara
Bahagian Akademik, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran, Universiti Putra Malaysia. (a) Pemohon hendaklah terdiri daripada warganegara Malaysia atau penduduk bertaraf tetap. (b) Pegawai mestilah sedang berkhidmat dalam jawatan bertaraf tetap. (c) Pegawai kontrak boleh dipertimbangkan dengan syarat pegawai adalah penulis pertama dan penulis bersamanya adalah pegawai tetap.
4.
Syarat Permohonan
(a) Permohonan dikalangan pegawai akademik akan dipertimbangkan berdasarkan keutamaan kepada jawatan seperti berikut: i. ii. iii. iv.
Pensyarah/Pegawai Penyelidik/Pentadbir Pensyarah Kanan Profesor Madya Profesor
(b) Pegawai yang bercuti sabatikal atau cuti belajar semasa tarikh konferensi/woksyop tidak layak memohon. (c) Pegawai yang berkhidmat kurang dari lima (5) tahun layak memohon dan dipertimbangkan sekali dalam setahun bagaimanapun pegawai selain di atas dipertimbangkan sekali dalam dua (2) tahun. (d) Pembentang kertas kerja hanya secara lisan (oral presentation). Bagaimanapun, pensyarah baharu yang tempoh perkhidmatan kurang daripada lima (5) tahun boleh dipertimbangkan
untuk pembentangan poster/lisan. (e) Kertas kerja yang dibentangkan perlu berkaitan dengan bidang kepakaran pemohon. (f)
Keutamaan pertimbangan akan diberikan kepada pemohon yang menjadi penulis utama (first author) dalam kertas kerja yang akan dibentangkan.
(g) Permohonan dari pegawai bukan akademik dipertimbangkan berdasarkan kertas kerja yang akan dibentangkan dan hendaklah berkaitan dengan bidang tugas. 5.
Syarat Mengemukakan (a) Penerbitan
Pegawai yang baru berkhidmat (tidak lebih daripada dua (2) tahun) boleh dipertimbangkan setelah mempunyai sekurang-kurangnya satu (1) penerbitan dalam prosiding.
(b)
Pegawai yang baru berkhidmat (tidak lebih daripada tiga (3) tahun) boleh dipertimbangkan setelah mempunyai sekurang-kurangnya dua (2) penerbitan jurnal.
(c)
Pegawai berjawatan Pensyarah (selain daripada para (a) dan (b) di atas) atau Pensyarah Kanan mesti mempunyai sekurang-kurangnya mesti mempunyai sekurangnya tiga (3) penerbitan jurnal dalam tempoh tiga (3) tahun terakhir.
(d)
Pegawai berjawatan Profesor Madya mesti mempunyai sekurangnya enam (6) penerbitan jurnal dalam tempoh tiga (3) tahun terakhir.
(e)
Pegawai berjawatan Profesor mesti mempunyai sekurangnya sembilan (9) buah penerbitan jurnal dalam tempoh tiga (3) tahun terakhir.
(f)
Jurnal yang masih dalam proses penerbitan (acceptance/in press) perlu disertakan surat pengesahan yang jelas dari pihak penganjur/ penerbit.
(g)
Penerbitan jurnal atau buku yang disenaraikan perlu dilampirkan salinan muka hadapan jurnal atau buku berkenaan.
5.
Penerbitan Jurnal
Penerbitan selain daripada jurnal: (a)
Penerbitan buku ilmiah (akademik) atau bab dalam buku yang menjadi rujukan (peringkat pengajian tinggi) boleh dipertimbangkan. Perkiraan adalah berdasarkan sebuah (1) penerbitan buku bersamaan empat (4) buah jurnal, manakala satu (1) bab dalam buku bersamaan sebuah (1) jurnal.
(b)
Bagi penerbitan lain yang diambil kira berdasarkan nilai kesetaraan bagi menentukan jumlah penerbitan pemohon adalah seperti ketetapan semasa yang diguna pakai oleh Sistem SSM sepertimana berikut: Jenis Penerbitan 1 skor muzik 1 skrip 1 drama 1 konsert 1 penulisan polular 1 penerbitan dalam makalah akademik dan profesional 1 clasified report 1 polisi 1 kertas konferen (mak.6)
(c)
6.
Tanggungjawab Mengadakan Jaringan
= = =
1 1 0.33
Pegawai yang diluluskan menghadiri Konferensi/Bengkel adalah dikehendaki: (a)
Mengadakan jalinan kerjasama dengan pihak Institusi Pengajian Tinggi/organisasi luar negara tempat di mana konferensi/bengkel dijalankan.
(b)
Mengemukakan jadual tentatif jaringan yang akan diadakan semasa mengemukakan permohonan bantuan kewangan.
ii.
Tempoh
Jurnal Berwasit 1 1.5 1.5 1.5 0.25 0.5
Abstrak pendek yang diterbitkan dalan jurnal tidak boleh diambil kira dalam pengiraan jurnal.
i.
7.
= = = = = =
Nama pegawai yang akan ditemui dan universiti/institusi yang berkenaan.
Membawa brosur (promosi kit) mengenai UPM mengikut jumlah yang akan ditetapkan oleh Jawatankuasa dari semasa ke semasa. Tempoh menghadiri seminar yang diluluskan ialah
mengikut tarikh seminar dan ditambah satu hari perjalanan dan satu hari lawatan jaringan. Walau bagaimanapun tempoh pemberian bantuan kewangan dihadkan kepada maksimum tujuh (7) hari sahaja. 8.
Jenis dan Kadar Bantuan
(a) Bantuan kewangan menghadiri konferensi/bengkel antarabangsa di luar negara menggunakan vot peruntukan 13001. (b) Bantuan adalah meliputi tambang terbang/pengangkutan, elaun makan, penginapan/lojing dan yuran seminar;
kapal elaun
(c) Kadar bantuan tambang kapal terbang adalah tertakluk kepada tambang kelas ekonomi sahaja. (d) Pemberian bantuan kewangan kepada semua permohonan yang diluluskan adalah tertakluk kepada 100 peratus (%) bagi pegawai berkhidmat kurang dari lima (5) tahun, 90 peratus (%) bagi pegawai yang berkhidmat lebih dari lima (5) tahun bagaimanapun permohonan bagi jawatan profesor pemberian bantuan kewangan adalah terhad kepada maksimum 70 peratus (%) sahaja dengan syarat pegawai perlu melampirkan surat jemputan tawaran pembiayaan dari penganjur/penaja. (e) Bantuan bagi makan dan penginapan/lojing adalah mengikut kadar yang ditetapkan oleh Bendahari UPM (borang BEN/BYR/B012). Kadar elaun makan dan bayaran sewa hotel adalah seperti di Lampiran A. (f)
9.
Proses Permohonan/Kelulusan
Pegawai perlu menggunakan penerbangan yang disediakan oleh Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) kecuali MAS tidak menyediakan perkhidmatan penerbangan ke destinasi berkenaan. Permohonan tempahan tiket hendaklah dibuat melalui pegawai di zon kewangan Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing.
(a) Mengisi BORANG AKD/KW BR01 dan kemukakan untuk kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Menghadiri Konferensi/Woksyop Luar Negara selewat-lewatnya dua (2) bulan sebelum tarikh seminar. Permohonan selepas seminar tidak akan dipertimbangkan. (b) Pegawai yang belum menerima surat penerimaan
(acceptance letter) dari pihak penganjur dalam tempoh di atas boleh mengemukakan permohonan tanpa melampirkan surat berkenaan. Permohonan pegawai berkenaan sekiranya diluluskan dianggap sebagai kelulusan secara bersyarat yang mana pegawai perlu mengemukakan salinan surat penerimaan sebelum tarikh konferensi/woksyop berkenaan kepada Jawatankuasa. (c) Pegawai perlu memohon kebenaran daripada Naib Canselor untuk ke luar negara setelah menerima surat tawaran dengan mengisi permohonan atas talian Sistem Permohonan Ke Luar Negara (SPLN) di http://www.spln.upm.edu.my. (d) Surat tawaran dikeluarkan oleh Urus Setia kepada semua pemohon yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa. Surat ini memaklumkan kelulusan bantuan kewangan dan bilangan hari untuk menghadiri konferensi/woksyop. (e) Kelulusan juga tertakluk kepada Perintah Am dan kebenaran yang dikeluarkan oleh pihak Kementerian Dalam Negeri dan Kementerian Luar Negeri dari semasa ke semasa. 10.
Bilangan Penyertaan
Jawatankuasa berhak menghadkan bilangan penyertaan pegawai UPM untuk menghadiri sesuatu seminar dan keutamaan diberikan untuk penyertaan ke seminar bertaraf ‘World Congress’. Had bilangan penyertaan yang ditetapkan pada masa kini ialah sebanyak tiga (3) penyertaan bagi setiap seminar. ‘World Congress’ bermakna seminar yang dianjurkan oleh badan-badan profesional yang diadakan secara berkala sekurang-kurangnya 2-5 tahun sekali.
11.
Proses Tuntutan Perjalanan/Pendahuluan
(a) Borang Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan pada atau sebelum 10 hari bulan pada bulan berikutnya ke Pejabat Bendahari atau Pejabat Zon Kewangan di peringkat fakulti. (b) Borang Pendahuluan hendaklah dikemukakan dua (2) minggu sebelum perjalanan menghadiri seminar ke luar negara dan dikemukakan ke Pejabat Bendahari atau Pejabat Zon Kewangan peringkat fakulti. (c) Semua borang tuntutan perjalanan dan pendahuluan
hendaklah dikemukakan bersama-sama surat kelulusan Naib Canselor, surat kelulusan Bahagian Akademik UPM dan lain-lain dokumen sokongan. (d) Semua borang tuntutan perjalanan yang dibuat sehingga bulan November hendaklah dikemukakan pada tahun semasa. 12.
Laporan Menghadiri Konferensi/Bengkel
(a) Pegawai hendaklah mengemukakan laporan menghadiri konferensi/woksyop di luar negara dengan menggunakan Borang AKD/KW BR02 serta kertas kerja yang lengkap (extended abstract) dalam bentuk ‘soft copy’ kepada Urus Setia JKW untuk rekod Urus Setia dan simpanan Perpustakaan UPM selewat-lewatnya sebulan dari tarikh konferensi/woksyop. (b) pegawai dikehendaki membentangkan kertas kerja seminar yang dihadiri kepada masyarakat kampus selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh seminar. Seminar hendaklah dikelolakan oleh fakulti masingmasing. (c) Pegawai yang gagal mengemukakan laporan pada tempoh yang ditetapkan akan menyebabkan permohonan pegawai pada masa hadapan tidak dipertimbangkan sekurang-kurangnya satu (1) pusingan seminar. Permohonan seterusnya akan dipertimbangkan setelah pegawai mengesahkan kertas kerja yang dibentangkan telah diterbitkan dalam jurnal.
13.
Penulisan/Penerbitan Jurnal
Pegawai yang telah menghadiri konferensi/woksyop dikehendaki untuk menghantar (submit) kertas kerja yang telah dibentangkan dalam tempoh selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas tarikh konferensi/woksyop dan seterusnya diterbitkan dalam jurnal (full article journal) selewat-lewatnya satu (1) tahun.
14.
Tarikh Kuatkuasa
Syarat-syarat dan peraturan ini hendaklah berkuatkuasa serta merta.
JKW 2009/syarat BARU SKW 2009/ri. 26 Mac 2009
