SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT PENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP015/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN ELAUN BIASISWA PEGAWAI 1.0
TUJUAN Garis panduan ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembayaran elaun/biasiswa kepada pegawai Universiti yang diluluskan cuti belajar/cuti sabatikal/cuti sabatikal.
2.0
SKOP Merangkumi pembayaran elaun/biasiswa/bayaran-bayaran lain kepada pegawai Universiti yang bercuti belajar/cuti sabatikal di dalam dan di luar negara.
3.0
PROSEDUR TERPERINCI 3.1
Hantar Dokumen ke Pejabat Bendahari 3.1.1
3.2
Hantar dokumen dan maklumat berkaitan cuti belajar/cuti sabatikal kepada Pejabat Bendahari Zon/Seksyen Kewangan terlibat selepas mendapat kelulusan dari Lembaga Biasiswa Cuti Belajar.
Terima Dokumen 3.2.1
Terima dan cop tarikh terima pada muka hadapan dokumen yang diterima dari Pejabat Pendaftar seperti berikut:(a) Surat arahan bayaran elaun cuti belajar/cuti sabatikal/cuti sabatikal dari Pejabat Pendaftar; (b) Surat lanjutan tempoh cuti belajar/cuti sabatikal jika berkaitan; dan (c) Lain – lain dokumen yang berkaitan dengan cuti belajar/cuti sabatikal pegawai.
3.3
Semak Dokumen 3.3.1
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
Semak dokumen cuti belajar pegawai dan pastikan kadar-kadar
1 drp. 5
bayaran di dalam arahan bayaran daripada Pejabat Pendaftar adalah betul dengan merujuk kepada dokumen-dokumen berikut:(a) Garis Panduan Pembayaran Elaun LBCB yang dikeluarkan oleh JPA yang terkini; dan (b) Minit LBCB jika berkaitan.
3.4
3.3.2
Tandatangan ringkas pada surat arahan bayaran daripada Pejabat Pendaftar setelah semakan dibuat.
3.3.3
Sekiranya didapati dokumen yang diterima tidak lengkap atau tidak betul, hubungi Pejabat Pendaftar untuk maklumat tambahan atau tindakan pembetulan.
3.4.3
Bagi pemegang biasiswa baru, teruskan ke langkah 3.4. Bagi pemegang biasiswa sediada, teruskan ke langkah 3.5.
Pembukaan Fail Rekod Cuti Belajar/Cuti Sabatikal Pegawai (Bagi Pemegang Biasiswa Baru) 3.4.1
Kumpulkan semua dokumen yang telah diterima di proses 3.1 dan masukkan ke dalam satu fail individu untuk merekod semua urusan surat – menyurat dan bayaran kepada pemegang biasiswa berkenaan.
3.4.2
Lengkapkan Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR) berpandukan maklumat yang diterima di langkah 3.1.
3.4.3
Lekatkan Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR), arahan bayaran atau sebarang arahan perubahan bayaran pada kulit fail tersebut bagi tujuan berikut:-
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
(a)
Pemantauan ke atas bayaran kepada pegawai untuk memastikan bayaran dua kali tidak berlaku.
(b)
Bayaran biasiswa mengikut kelayakan dan dalam tempoh kelulusan bercuti belajar/cuti sabatikal.
(c)
Untuk memudahkan perkiraan tuntutan bayaran balik biasiswa daripada pemegang biasiswa/ pegawai berkenaan jika berlaku kes pecah kontrak dengan Universiti Putra
2 drp. 5
Malaysia. 3.4.4
3.5
Kemaskini Fail Sedia Ada 3.5.1
3.6
Teruskan ke langkah 3.6 untuk menentukan elaun-elaun yang hendak di bayar.
Failkan dokumen yang melibatkan pemegang biasiswa lama ke dalam fail rekod cuti belajar/cuti sabatikal sedia ada.
Tentukan Bayaran Elaun-Elaun Yang Hendak Di Bayar 3.6.1
Keluarkan Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM (yang masih aktif) melalui Sistem Cuti Belajar Pegawai, rujuk Manual Penyediaan Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM Melalui Sistem Cuti Belajar Pegawai UPM (M022).
3.6.2
Tentukan bayaran elaun-elaun yang hendak di bayar berpandukan maklumat yang sedia ada pada Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR) dan arahan-arahan bayaran dari Pejabat Pendaftar.
3.6.3
Semua bayaran bagi elaun-elaun berikut hendaklah dibayar dalam tempoh tiga (3) bulan sekali mengikut jadual dibawah :(a) (b) (c) (d)
Elaun Sara Hidup Elaun Bantuan Sewa Rumah Elaun Keluarga Lain-lain elaun bulanan yang diarahkan oleh Pejabat Pendaftar
Bank Deraf atau Cek Di Pos dan Arahan Bayaran ke Bank dikeluarkan sebelum
Untuk elaun/biasiswa bagi bulan
15 hb Disember
Jan - Mac
15 hb Mac
April - Jun
15 hb Jun
Julai - September
15 hb September
Oktober - Disember
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
3 drp. 5
3.7
Semak Sama Ada Biasiswa Dalam Negara Atau Luar Negara 3.7.1
3.8
Semak sama ada biasiswa luar negara atau dalam negara. Jika biasiswa luar negara, teruskan ke langkah 3.8 dan jika melibatkan bayaran dalam negara teruskan ke langkah 3.9.
Pembayaran Elaun/Biasiswa Di luar Negara 3.8.1
Penyediaan Bayaran Biasiswa Pegawai di luar negara hendaklah dibuat berpandukan Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.5.3.
3.8.2
Hantar Bank Deraf menggunakan format berikut dan failkan (1) satu salinan dokumen tersebut ke dalam Fail Individu Cuti Belajar/Cuti Sabatikal :(a) Bagi penghantaran elaun-elaun sertakan Daftar Format Pengakuan Penerimaan Biasiswa Pegawai (Bank Deraf) (SOK/KEW/DF023/BYR); dan (b) Bagi penghantaran yuran pengajian dan lain-lain yuran kepada universiti berkaitan sertakan Daftar Format Payment Advice (OPR/BEN/DF032/BYR).
3.9
3.10
3.8.3
Bagi baucar bayaran biasiswa pegawai, cetak baucar atas Baucar Pembayaran (BEN/BYR/DF01).
3.8.4
Teruskan ke langkah 3.10 untuk tindakan kemaskini rekod Fail Cuti Belajar/Cuti Sabatikal.
Pembayaran Elaun/Biasiswa di Dalam Negara 3.9.1
Bagi bayaran biasiswa kepada pegawai di dalam negeri pembayaran harus dibuat melalui cek, rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.5 hingga para 3.8.
3.9.2
Bagi baucar bayaran biasiswa pegawai, cetak baucar atas Baucar Pembayaran (BEN/BYR/DF01).
Kemaskini Rekod Fail Pegawai Cuti Belajar / Cuti Sabatikal 3.10.1
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
Simpan salinan baucar ke dalam fail cuti belajar/cuti sabatikal pegawai berkenaan untuk tujuan rekod kecuali bagi bayaran melalui OSPOS. Baucar bayaran melalui OSPOS akan disimpan
4 drp. 5
3.10.2
didalam Fail Bayaran Melalui OSPOS. Lengkapkan ruang rekod bayaran pada Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR) dengan butirbutir elaun yang dibayar di langkah 3.8 dan langkah 3.9.
3.10.3
Tandatangan ringkas di Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai (OPR/BEN/DF031/BYR).
3.10.4
Catit tarikh bayaran pada Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM dengan maklumat tarikh bayaran seperti berikut:(a) Tarikh Surat Arahan Bayaran melalui OSPOS ke Bank (b) Tarikh Bank Deraf (c) Tarikh Cek
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
5 drp. 5
