L3lJRGER~IUliS'T'li1RVAN SCI-IIDI)I\Iv~
Aan de gemeenteraad van Schiedam
DATUM
UW KENMERK
ONS KENMERK
10UIT23435
11 november 20 10
W BNEF VAN
DOORKIESNUMMER
E-MAIL
010-2191 130
[email protected]
ONDERWERP
Voorstel verbouwing publieksruimten
Geachte dames, heren, Als toegezegd in eerste termijn, heb ik de ambtelijke organisatie opdracht gegeven de wettelijke vereisten inzake de (verbouwing van) de publieksruimten in het Stadskantoor nader voor u uiteen te zetten. Desbetreffende bijdrage treft u bij deze aan, voorzien van een overzicht van de begrote kosten. Hoogachtend, de busgemester van Schiedam,
W .M. Verver-Aartsen
gemeente Schiedam
DATUM
l l november 20 10 ONDERWERP
Wettelijlte vereisten ten grondslag aan de verbouwing van de ~ublieksruimtenStadserfcom~lex
Geachte leden van de Schiedamse gemeenteraad, In opdracht van de poitefeuillehouder, burgemeester Verver, is voor u hieronder uiteengezet wellte wettelijlte vereisten ten grondslag liggen aan het verbouwingsvoornemen en zijn de consequenties van niet verbouwen in ltaart gebracht. Oolt treft u een overzicht van de begrote kosten aan, onderverdeeld naar wettelijke veiplichting. De feiten De verbouwing van de publieksruimten zal een viertal lmelpunten en problemen oplossen: De huidige inrichting voldoet niet aan de wettelijlte noimen, zoals deze 1 beschreven zijn in de Paspoortwet, het Paspoortuitvoeringsregeling Nederland, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet Gemeentelijke Basisadministratie (GBA); 2 De werltplellten van medeweslters voldoen niet aan de Arbo-normen. In 2008 heeft de Arbo Unie een werltpleltanalyse opgesteld met vergaande aanbevelingen voor verbeteringen inzakte luchtltwaliteit, lichtlwaliteit, de geluidssterltte en de bacteriologische omstandigheden; De veiligheid van medewerlcers en het gebouw. De insichting is te weinig 3 agressie-deëscalerend en biedt medewerlters te weinig vluchtruimte. De bacltoffice is relatief eenvoudig door bezoelters te bereiken; Achterstallig onderhoud: de gebruiltssporen van 900.000 bezoelcers zijn 4 duidelijk zichtbaar. Oolt wordt hierbij benadrukt dat de publieltsruimten 1900m2beslaan, wat voor u wellicht de ltosten beter duidt.
De opdracht naar de architect is helder en zorgvuldig geweest: "los sober en functioneel bovengenoemde problemen op". Er is in het ontwerp dan ook nadruldtelijlt geen franje en opsmult meegenomen. Gepoogd is de ruimte zodanig in te richten dat op deugdelijke wijze aan onze wettelijlte verplichtingen inzake arbeidsomstandigheden,beveiliging en privacy ltan worden voldaan. Ook bij de begroting van het meubilair en de insichting is het uitgangspunt "spaarzaam, doch duurzaam" geweest. Goedltoper is immers niet duurzaam en binnen loite tijd weer versleten of ltapot. Er wordt dan oolt gekozen voor meubilair en inrichting aan de onderzijde van het middensegment. Beveiliging In de huidige situatie vindt de verwerlting van de nieuw binnen geltomen paspoorten, ID-ltaasten en rijbewijzen niet plaats op een voor onbevoegden onbereiltbare en afsluitbare plaats. Dit is wettelijk voorgeschreven (Pa~poo~tuitvoeringsregeling Nederland 200 1 = PUN 200 1). Daasnaast worden alle in de Stadswinkel aanwezige paspooiten, ID-ltaasten en rijbewijzen niet opgeslagen in een voor onbevoegden onbereiltbare en afsluitbare ruimte. Om ltwaadwillenden niet op ideeën te brengen wordt hier niet nader ingegaan op de manier waarop genoemde werltzaamheden momenteel plaatsvinden en waar de documenten zijn opgeslagen. Met de voorgenomen verbouwing van de publieke ruimten kunnen de genoemde weskzaamheden wel uitgevoerd worden volgens de wettelijlte verplichtingen. Ook de waardedocumenten kunnen worden bewaard conform de wettelijke vereisten. Indien de illusie bestaat dat de gemeente Schiedam hiermee weg ltan blijven ltomen totdat er echt iets gebeurt, dan wordt deze hierbij ontlcsacht: het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR), namens het Rijk verantwoordelijk voor het beheer van en het toezicht houden op de gemeenten bij het uitvoeren van hun talten met betreldcing tot de GBA en Reisdocumenten, is reeds op de hoogte van de huidige situatie binnen Schiedam en volgt onze gemeente derhalve met verhoogde belangstelling. Het Agentschap is geïnfosmeerd over onze voorgenomen verbouwingsplannen en wacht de definitieve berichtgeving hierover af. Later dit jaar zal de driejaarlijltse exteme audit plaatsvinden naar de beveiliging van de reisdocumenten. Drie jaar geleden was het oordeel vernietigend, onder andere ten aanzien van de fysieke beveiliging. Het eindoordeel van deze audit zal aan het BPR worden toegestuurd. Als men daarin leest dat de gemeente Schiedam nog altijd niet voldoet aan de wettelijlte vereisten en dat vandaag is besloten dit voorlopig oolt nog niet te gaan doen, is het niet ondenkbaar het BPR de Minister van Binnenlandse Zalten en I
Pagina 2 van 5
burgers van Schiedam die onze Stadswinkel bezoeken. Allereerst geldt dat door de documenten beter te beveiligen, de situatie voor alle aanwezigen ook verbetert. Omdat de kans op succes voor ktwaadwillenden geringer wordt, wordt ook de Itans op een poging tot diefstal Itleiner. Daarnaast biedt de verbouwde Stadswinkel ook direct een betere beveiliging aan medewerlters en burgers. Zo is in de nieuwe situatie de beveiliging, bij de receptie, sneller ter plaatse en heeft de bewaking constant zicht op de balies. Hiervan is nu dus geen spralte. Om dit te bereikten is een strikte scheiding tussen de front- en de bacltoffice, waar de administratieve afhandeling plaatsvindt en de waardepapieren ontvangen, ingeklaard en bewaard worden, absoluut noodzakelijk. Privacy In de eerste termijn, afgelopen dinsdagavond, is reeds de bescherming van de persoonlijlte levenssfeer die onze inwoners en ondernemers verdienen - en waar ze recht op hebben - aangestipt. In de Stadswinkel ltomen veel gevoelige en emotionele zalten aan de orde. Ondernemers Itomen infosmeren naar mogelijkheden voor vergunningen en financierings- en microlaedietmogelijldneden.Onze inwoners Itomen er aangifte doen van zalen in de persoonlijlte en relationele sfeer. De gemeente Schiedam is - wettelijk en moreel - verplicht deze mensen een veilige plelt te bieden waar deze zalen behandeld kunnen worden zonder dat alle andere bezoelters van de Stadswinkel hiervan getuige zijn. Met de toenemende aandacht voor privacybescherming, zowel wettelijk als politiek en maatschappelijk, voldoet de huidige situatie gewoonweg niet meer. Er zijn forse aanpassingen nodig om onze klanten een veilige plelt te bieden al hun vragen te stellen. De gemeente beheert een enorme hoeveelheid informatie over haar burgers. De wettelijk verplichte omvorming van de Stadswinkel naar het gemeentebrede fysielte ltlantcontactltanaal - waar ook de raad zich aan gecommitteerd heeft bij de vaststelling van het Masterplan Dienstverlening - zal niet alleen meer bezoelters aan de Stadswinkel teweeg brengen, ook wordt deze hoeveelheid informatie flink vergroot. Persoonsgegevens, gegevens over belastingaanslagen, WOZ-waarden en vergunningen in het licht van de Wabo; al deze gegevens zijn in de bacltoffice van de Stadswinkel in te zien. Dit brengt een grote verantwoordelijlheid met zich mee om deze gegevens goed te bewalten. De gemeente mag niet weglopen van de risico's die dit met zich mee brengt. Door de back- en frontoffice fysiek te scheiden wordt geborgd dat geen enkele onbevoegde zich meer toegang Itan verschaffen tot al deze gegevens. Het stadsbestuur heeft de wettelijlte plicht hiertoe zorg te dragen en worden hierop dan ook driejaarlijlts gecontroleerd. Ook op de bouwtechnische staat en de fysielte beveiliging van de gegevens! Achterstallig onderhoud Sinds de bouw van de Stadswinkel heeft er geenszins onderhoud plaatsgevonden. Het brede politiek bestuur in Schiedam heeft voor de openbare ruimte het motto "Schoon, heel en veilig" gekozen. Dit moet ook voor de publielte ruimte in het
Pagina 3 van 5
Stadskantoor gelden. Na jaren van intensief gebruik met 83.000 bezoelters per jaar en in totaal 900.000 bezoelters en gebruilters, zijn de kosten voor alleen al het wegwerlten van al het achterstallig onderhoud opgelopen tot €710.000. Arbeidsomstandigheden. De bijna 50 medewerlters die werlczaam zijn in de Stadswinkel zijn buitengewoon loyaal en staan onze klanten met een glimlach te woord. Tot op heden hebben zij slechts de ltoninklijlte weg bewandeld als het gaat om het bespreekbaar maken van de slechte omstandigheden waaronder zij hun werk uitvoeren. Via het management en bij het medewerlterstevredenheidsonderzoek (MTO) hebben zij op constructieve wijze aandacht gevraagd voor het feit dat zij kampen met fysielte en gezondheidsltlachten die zij (aantoonbaar) direct herleiden naar de arbeidsomstandigheden in de winkel. Hier is uiteraard zorgvuldig naar gekeken. Diverse rapportages van de ARBO-adviesdienst, ook naar aanleiding van îysielte klachten van individuele medewerlters, onderschsijven de slechte omstandigheden zoals te weinig licht, slechte insichting van baliewerltpleldten, geluidsoverlast, etc. Wij hebben een extern bedrijf (Maritox) onderzoek laten doen naar de lclimatologische omstandigheden. Een citaat uit de eindrapportage: "Er is sprake van duidelijke klachten over prikkende en vermoeide ogen. Met name de slijmvliezen hebben het te verdznen. Langer voortdznen van de huidige situatie van het binnenmilieu en blootstelling aan verontreinigde stoffen zal het welbevinden van mensen en de gezondheid in hun dagelijkse werkomgeving nadelig beïnvloeden. De arbeidsomstandigheden van de medewerkers en het effect op hun welzijn komt hier in het geding. Er is sprake van een reële probleemsituatie". Sindsdien worden extra periodielte schoonmaaldtosten gemaakt om de situatie kunstmatig onder controle te houden. Dit is echter vene van voldoende. Waarom investeren, alles gaat toch digitaal? In de eerste teimijn is gesproken over de verdere digitalisering van het producten- en dienstenaanbod die de gemeente zich ten doel stelt. Deze zouden de noodzaak tot verbouwing verminderen. Allereerst wijzigt digitalisering niets aan de wettelijk vereiste aanpassingen waarvoor we nu gesteld staan. Ook zal de omvoiming van de Stadswinkel tot het fysieke ltlantltanaal van de gehele overheid tot gevolg hebben dat er meer medewerlters in desbetreffende ruimte zullen werken. Ook voor hen zullen de arbonoimen gelden. Wat betreft de werkelijke stand van zalten betreffende digitalisering, kunnen we u het volgende beeld schetsen: Over 20 10 werd maandelijks in de Stadswinkel zelf een omzet gehaald van gemiddeld € 165.500,- bruto per maand (hierover vinden nog afdrachten plaats aan het Rijk). De omzet van het digitale loket bedroeg gemiddeld € 300,- per maand. Ondanks de inzet van dit college op digitaliseren, wordt niet verwacht dat het digitale ltanaal in de overzienbare toeltomst het fysielte ltanaal zal vervangen. Zelter
Pagina 4van 5
niet gezien het feit dat mensen nog altijd verplicht zijn in persoon hun reisdocumenten en rijbewijzen op te halen. Begrotingsneutraal De gemeenteraad van Schiedam wordt gevraagd aldtoord te gaan met het voteren van een benodigd laediet, daar dit een raadsbevoegdheid is. De raad wordt echter niet gevraagd binnen de voorliggende begroting extra middelen vrij te malten voor deze verbouwing. De deldting van het laediet is gevonden binnen de eigen begroting van de afdeling Frontoffice. Daarmee is deze verbouwing begrotingsneutraal.
Opbouw krediet verbouwing Stadswinkel
Overige wettelijke normen
Structurele liapitaallasten: € 206.000,- per jaar voor het gehele plan, te dekken uit overschot legesinkomsten.
Pagina 5 van 5
