Wings of Support
Meerjarenbeleidsplan 2014 – 2017 & Operationeel Plan 2014
december 2013, versie 2.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ____________________________________________________ 2 Inleiding __________________________________________________________ 3 Samenvatting _____________________________________________________ 4 Hoofdstuk I: Waar staat WoS nu ? ___________________________________ 5 Historie _________________________________________________________________________5 Missie __________________________________________________________________________5 Visie ___________________________________________________________________________5
Interne analyse ___________________________________________________________6 Algemeen _______________________________________________________________________6 Organogram _____________________________________________________________________6 Secretariaat, Financiën ____________________________________________________________7 Communicatie & Fondsenwerving ____________________________________________________7 Projecten _______________________________________________________________________9
Hoofdstuk II: Doelstellingen van WoS voor de periode 2012-2017 _________ 10 Hoofdstuk III: Operationeel plan 2014 _________________________________ 11 Bestuur, Secretariaat _____________________________________________________________11 Financiën ______________________________________________________________________12 Communicatie & Fondsenwerving ___________________________________________________13
Projecten
14
2
Inleiding Wings of Support is opgericht in 1998 en vierde in 2013 haar vijftienjarig bestaan. Wings of Support, kortweg WoS, wil medewerkers uit de Nederlandse luchtvaartbranche de mogelijkheid bieden om groepen kinderen in, met name, ontwikkelingslanden hulp te bieden. Om die hulp zo effectief mogelijk te maken, worden vooralsnog alleen projecten geselecteerd in de nabijheid van internationale bestemmingen van Nederlandse luchtvaartbedrijven. De nadruk ligt op projecten die niet door grote charity-organisaties bediend worden. De aanpak van WoS onderscheidt zich van andere goede doelenorganisaties doordat er uitsluitend met vrijwilligers gewerkt wordt. Mede door gebruik te maken van de faciliteiten van sponsors bereikt 96% van alle ingelegde financiële middelen de uiteindelijke doelgroep, namelijk groepen kinderen in ontwikkelingslanden. Vanaf de oprichting is WoS door de Belastingdienst aangemerkt als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling). Dit betekent dat, binnen geldende regels, sponsoring, donaties en overige giften voor de Nederlandse Belastingdienst aftrekbaar zijn. In 2009 verkreeg de stichting het CBF-Keurmerk. Eind 2013 telde Wings of Support 3100 donateurs. Per jaar lopen er ongeveer 70 projecten, waarmee ruim € 500.000 gemoeid is. Afgezien van de hulp aan groepen minder bedeelde kinderen geeft WoS een unieke meerwaarde aan de medewerkers van de luchtvaartbedrijven door de mogelijkheid om zelf “hands on” een bijdrage te leveren aan betere leefomstandigheden van kinderen, waarbij het resultaat direct zichtbaar is. Tot op dit moment worden de projecten gecoördineerd door personeelsleden van KLM en Martinair. Aangezien WoS zich profileert als de goede doelen organisatie van de Nederlandse luchtvaart liggen er ruim voldoende groeimogelijkheden. Dit plan is het vervolg op het meerjarenbeleidsplan van 2012 - 2016. Dit nieuwe meerjarenbeleidplan bestaat uit drie hoofdstukken, te weten: •
hoofdstuk I: Waar staat WoS nu?
•
hoofdstuk II: Doelstellingen van WoS voor de periode 2014 - 2017
•
hoofdstuk III: Operationeel Plan 2014
Schiphol-Oost, december 2013 Het bestuur
3
Samenvatting Beheerste groei is voor WoS een van de uitdagingen in haar verdere ontwikkeling. WoS zal dan, zonder haar unieke karakter van kleinschaligheid te verliezen, moeten opereren vanuit een professionele overkoepelende organisatie die grotere geldstromen aan kan. Beheerste groei dient wel hand in hand te gaan met de capaciteit van Projecten. Voor 2014 wordt een inkomstenstroom begroot van € 550.000. Indien deze groei vastgehouden kan worden, behoort een omzet € 625.000 in 2017 tot de mogelijkheden. Groei ontstaat door: •
Meer donateurs vanuit KLM en Martinair,
•
Additionele omzet vanuit luchtvaart-gerelateerde bedrijven die hun charity-budgetten willen koppelen aan WoS projecten,
•
Meer sponsors, die voor meerdere jaren aan WoS verbonden zijn.
De komende tijd zal het bestuur de basis van de organisatie verder versterken. Het invullen van bestaande vacatures heeft hoge prioriteit, evenals het begeleiden, opleiden en coachen van nieuwe medewerkers. Op deze manier hoopt het bestuur medewerkers voor langere tijd aan zich te binden. Daarbij zal het Secretariaat het proces rondom de donateursadministratie stroomlijnen, Financiën zal zich bezighouden met het verder in kaart brengen en beperken van risico’s en Communicatie en Projecten zullen nauw samenwerken om de medewerkerstevredenheid op gewenst niveau te krijgen en de werkdruk te verminderen. Projecten zet in op zo goed mogelijk helpen in plaats van zo veel mogelijk helpen. Het bestuur propageert tegelijkertijd een verdere invulling van de in 2012 geïntroduceerde WoSscan. Dit is een logisch gevolg van het steeds meer prioriteit geven aan duurzaamheid bij de invulling van de doelstellingen. Dit alles wordt vertaald in de volgende financiële doelstellingen: Jaar
Totaal inkomsten
Totaal donaties
Totaal Sponsoring
2014 2015
€ 550.000 € 575.000
€ 410.000 € 425.000
€ 140.000 € 150.000
2016
€ 600.000
€ 440.000
€ 160.000
2017
€ 625.000
€ 455.000
€ 170.000
Dit betekent dat WoS, na een pas op de plaats in 2014, de komende jaren verder gaat met een beheerste groei. Tegelijkertijd zal WoS intern verdere stappen nemen om deze groei professioneel aan te kunnen.
4
Hoofdstuk I: Waar staat Wings of Support nu ? Historie • WoS is opgericht op 6 november 1998 met als doel medewerkers uit de luchtvaartbranche de mogelijkheid te bieden om minder bedeelde kinderen op KLMen Martinair bestemmingen te helpen. •
Getracht wordt om groepen kinderen te helpen aan onderdak, onderwijs en medische zorg.
•
In de loop der jaren is het budget gegroeid naar meer dan € 500.000 per jaar.
•
WoS heeft vanaf de oprichting altijd gewerkt zonder kantoor. Sinds 2009 werken alle afdelingen van Wings of Support met het door Salesforce beschikbaar gestelde gelijknamige systeem (www.salesforce.com). Dit systeem is onmisbaar voor een organisatie van de grootte van WoS en is in feite een virtueel kantoor.
•
WoS is een volwassen organisatie, die haar bestaansrecht in de Nederlandse luchtvaartwereld bewezen heeft.
•
WoS heeft een duidelijke missie en visie.
•
Sinds 2009 heeft WoS het CBF-Keurmerk (www.cbf.nl)
•
WoS is een door ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) erkende stichting (www.anbi.nl).
Missie Wings of Support steunt groepen kinderen op bestemmingen van Nederlandse luchtvaartmaatschappijen door middel van het geven van financiële steun en indien mogelijk, praktische hulp ten behoeve van onderwijs, onderdak en medische verzorging. Wings of Support verleent rechtstreekse, kleinschalige hulp aan groepen kinderen vanuit een duurzaamheidgedachte.
5
Interne analyse Algemeen WoS heeft tijdens de eerste jaren van haar bestaan de nadruk gelegd op het genereren van inkomsten door de werving van donateurs en sponsors. De impact van het unieke product van WoS was boven verwachting. De organisatie groeide mee op basis van ad-hoc invulling. Vanaf 2003 is de pioniersfase overgegaan in een fase waarbij de interne organisatie meer prioriteit gekregen heeft ten opzichte van verdere groei van inkomsten. In 2009 werd het Salesforce systeem geïntroduceerd, waarmee in feite een virtueel kantoor werd gecreëerd. Begin 2009 is het organogram van Wings of Support gewijzigd. Belangrijkste verandering was de aanstelling van een Raad van Toezicht en een Audit Commissie. In 2008 werd het eerste meerjarenbeleidsplan gepresenteerd, alsmede een operationeel jaarplan. Het bestuur bestaat uit vijf leden en drie plaatsvervangers. Daarnaast zijn er 80 vaste, gemotiveerde, medewerkers, die op de route en/of thuis veel tijd aan WoS besteden. Van alle medewerkers wordt een grote mate van zelfstandigheid, zelfredzaamheid en een proactieve houding verwacht. Op de website is informatie te vinden hoe men medewerker kan worden. Tevens worden er geregeld vacatures geplaatst. Het invullen van deze vacatures heeft hoge prioriteit, evenals het voor langere tijd aan WoS binden van huidige en toekomstige medewerkers. Verder kan WoS beschikken over enkele honderden vrijwilligers die zich op ad-hoc basis inzetten. Projectcoördinatoren worden eerst opgeleid voordat zij als zelfstandig projectcoördinator aan de slag gaan. Om de betrokkenheid van medewerkers bij de WoS-organisatie zo hoog te houden worden geregeld vergaderingen en bijeenkomsten gehouden. Het bestuur organiseert ieder jaar een sociale activiteit voor de medewerkers.
Actuele organogram (Noot: in principe kent elk bestuurslid een plaatsvervanger)
http://www.wingsofsupport.org/site/over-ons/organisatie/organogram/
6
Secretariaat Het Secretariaat houdt zich bezig met alle werkzaamheden rondom vergaderingen van het bestuur en de Raad van Toezicht. Tevens onderhoudt het Secretariaat contacten met Kamer van Koophandel en CBF. De donateursadministratie is verantwoordelijk voor een bijgewerkte donateurslijst en de daaruit voortvloeiende activiteiten als bedankbrieven, notariële aktes e.d.. De afdeling P&O, functionerend als centraal orgaan v.w.b. personele kwesties, vacatures, opleidingen e.d., valt tevens onder het Secretariaat.
Financiën WoS is een stichting die geen eigen bezit nastreeft, anders dan de nodige reserves die nodig zijn om de werkzaamheden te kunnen verrichten (continuïteitsreserve, bestemmingsreserve en een overige reserve). De balans en winst- en verliesrekening voldoen aan de eisen en richtlijnen van het CBF. De financiële planning is zodanig opgezet dat er begroot wordt op een nulresultaat. Indien het jaar ervoor een positief resultaat heeft, dat wordt dit resultaat meegenomen naar het volgende jaar met als doel: besteden aan projecten. De planning is ook zodanig opgesteld dat een jaarbegroting gebaseerd wordt op de inkomsten van de donateurs, die ongeveer 70% van de jaarinkomsten bedragen. Deze wordt gelijkelijk verdeeld over de eerste drie kwartalen van een jaar. Het vierde en laatste kwartaal wordt in eerste instantie bescheiden begroot op basis van de reeds op voorhand bekende sponsorbijdragen. Afhankelijk van de daadwerkelijke sponsorinkomsten worden in het vierde kwartaal al dan niet additionele projecten aangenomen. Indien het voorafgaande jaar een positief resultaat heeft laten zien, wordt dit resultaat in principe doorgeschoven naar en besteed in het lopende jaar. Door deze werkwijze te combineren met de voorschriften van het CBF-Keurmerk ontstaat er een planning- en controllingsysteem dat maximale bewaking biedt tegen onverwachte begrotingsoverschrijdingen. Circa 96% van de inkomsten wordt aangewend voor de uitvoering van projecten.
Communicatie & Fondsenwerving Inventarisatie van communicatie- en fondsenwervingsactiviteiten: •
Fondsenwerving (donateurs, eenmalige donaties en sponsors)
•
Interne communicatie (o.a. email, Forum, Salesforce, social media)
•
Externe communicatie (o.a. kwartaalblad WoSwijs, website, social media, contacten met projecten via Projectcoördinatoren))
•
Branding (o.a. huisstijl, logo)
•
Acties, door WoS geïnitieerd en/of door derden
7
De communicatie-strategie is gericht op het informeren via de website, het uitgeven van een eigen magazine “WoSwijs” en een aantal publicaties die tot stand komen met behulp van de KLM en Martinair. Daarnaast wordt een aantal activiteiten verricht, zoals presentaties. WoSwijs publiceert hoofdzakelijk verhalen over projecten en projectbezoeken. Wat opvalt is dat de bekendheid van WoS buiten KLM en Martinair gering is. Het vergroten van de bekendheid buiten beide maatschappijen heeft geen hoge prioriteit; het bestuur kiest voor “wereldberoemd binnen de KLM Groep”. Inventarisatie van donateurs-activiteiten: •
Presentaties bij nieuw aangenomen personeel
•
(Permanente) WoS-stand in bemanningencentrum op Schiphol
•
Individuele acties van WoS-medewerkers (school, sportvereniging)
•
Donateurswerfactie binnen afdelingen van KLM en Martinair
Een bijzondere vorm van communicatie betreft de directe communicatie van donateurs en sponsors met kinderen bij bezoeken aan projecten en tijdens het jaarlijkse door WoS georganiseerde Bushcamp in Kenia.
Sponsoring Geregeld komt het voor dat sponsors zich spontaan melden bij het bestuur. Vaak is het eerste contact gelegd door een medewerker of vrijwilliger. Teneinde een sponsor voor meerdere jaren aan WoS te binden gaan sponsorcoördinatoren actief op zoek naar mogelijke sponsors. In eerste instantie benaderen zij luchtvaartgerelateerde bedrijven, maar het staat hen vrij “de markt op te gaan”. Ervaring leert dat sponsors en grote eenmalige donateurs een andere aanpak verlangen dan donateurs. Een sponsor kiest er veelal voor om een specifiek project te sponsoren en wil graag op de hoogte worden gehouden van de vorderingen. Belangrijk is dat er per sponsor een vast aanspreekpunt is vanuit Wings of Support die contact onderhoudt met de sponsor. Als er goed contact is en een duidelijke terugkoppeling, is de kans groot dat ze sponsor blijven. Een goede relatie is essentieel voor een duurzame en succesvolle samenwerking. Dit laatste is ook het uitgangspunt bij het follow-up traject vanuit de sponsoring.
8
Projecten Projecten worden aangedragen door projectcoördinatoren, donateurs, lokale projectpartners en via de website. Alle nieuwe projecten worden eerst gescreend op een aantal criteria die te maken hebben met de doelstelling van WoS. Projecten worden daarna beoordeeld door een projectcoördinator die ter plaatse gaat kijken waar behoefte aan is en dit kan dan leiden tot een concrete projectaanvraag. Er wordt niet gekeken naar spreiding over de wereld, wel bevinden alle projecten zich op dit moment op KLM- en Martinair bestemmingen, aangezien er momenteel alleen medewerkers van deze maatschappijen actief zijn. Projecten blijken het meest succesvol als de lokale projectleiding goed communiceert. WoS is daarmee, naast fysieke bezoeken, veelal afhankelijk van e-mail. WoS erkent dat communicatie van essentieel belang is en zal al het mogelijk doen om goed contact te blijven houden. Onder lopende kosten projecten verstaan we een project waar WoS langer dan een jaar terugkerende kosten, zoals bijvoorbeeld het salaris van een leraar, operationele kosten van een mobiele school, sportlessen of trainingen van begeleiders betaalt. Een lopende kosten project wordt pas opgestart nadat er eerst een succesvol afgerond regulier project heeft plaatsgevonden.
9
Hoofdstuk II: Doelstellingen van WoS voor de periode 2014-2017 (Doelstellingen staan in willekeurige volgorde, gedurende 2014 zullen enkele doelstellingen prioriteit krijgen)
1.
Steun blijven bieden aan groepen kinderen in ontwikkelingslanden. WoS wil de kwaliteit van leven en het toekomstperspectief van groepen kinderen in ontwikkelingslanden verbeteren. Daarbij streeft WoS naar duurzaamheid.
2.
Meten van de effectiviteit van de projecten van WoS om daarmee een betere feedback te kunnen geven aan donateurs en sponsors. Hiertoe is de WoSscan ontwikkeld die sinds 2012 in steeds meer projecten gebruikt wordt.
3.
Verbeteren van de relatie met sponsors cq. nieuwe sponsors aantrekken WoS kent een groot aantal sponsors. Het is waarschijnlijk dat deze partijen bereid zijn tot het doen van nieuwe bijdragen als de relatie met WoS goed blijft. WoS dient daartoe de sponsor, gedifferentieerd, regelmatig op de hoogte te houden.
4.
Samenwerking met andere partijen WoS heeft met verschillende andere organisaties een vruchtbare samenwerking. Deze samenwerking zal worden gecontinueerd en, daar waar mogelijk, geïntensiveerd. In eerste instantie geldt dat voor organisaties die onder de paraplu van Aircares vallen.
5a. Verbeteren van de organisatiestructuur, mede met het oog op groei De “vijver” waaruit WoS haar medewerkers kan selecteren is groot, maar het blijft lastig medewerkers voor langere tijd aan zich te binden.
5b. Verhogen van de medewerkerstevredenheid Het werken voor WoS moet met een goed gevoel gepaard gaan; de medewerkers moeten hun werk met plezier kunnen blijven doen.
5c. Verlagen van de werkdruk De medewerkers moeten geen gevoel van stress ervaren bij hun werk voor WoS.
6.
Herdefiniëren “goodies’ “Goodies” staat in principe ten dienste van projecten: daar waar goodies bij een project van WoS gevraagd worden, wordt specifiek geleverd.
7.
Studie in het kader van Integraal Risico Het in kaart brengen van mogelijke risico’s die WoS kunnen treffen en het terugbrengen daarvan.
10
Hoofdstuk III: Operationeel Plan 2014 Dit plan omvat de jaarplannen van de diverse commissies inclusief het bestuur. Ze beschrijven de plannen welke zijn gemaakt om dichter bij de doelstellingen te komen zoals beschreven in hoofdstuk II. Het Operationeel Plan voor het volgende jaar wordt ieder jaar in december aan het beleidsplan toegevoegd.
Bestuur Verder verbeteren van de organisatiestructuur met het oog op beheerste groei Van alle commissies dienen in 2014 de Handboeken, daar waar nodig, te worden aangevuld. Daarnaast is het zaak om te kijken naar de personele bezetting en zorg te dragen voor voldoende back-up, zowel binnen het bestuur als binnen de verschillende commissies. Aanvragen Verklaring omtrent Gedrag (VOG) In het kader van het beleidsvoornemen van WoS t.a.v. het voorkomen van seksueel misbruik van minderjarigen onderzoekt het bestuur in 2014 de aanvraag van een (gratis) VOG voor medewerkers en groepen vrijwilligers. Veiligheid voor kinderen is noodzakelijk en komt op de eerste plaats in de omgang met volwassenen.Zij verkeren veelal in een afhankelijkheidsrelatie ten opzichte van hen. Recente gebeurtenissen hebben het gebrek aan die veiligheid en de gevolgen daarvan maar weer eens aangetoond. Omdat WoS de veiligheid voor kinderen primair vindt bij al haar aktiviteiten met kinderen, is het bestuur er toe over gegaan om de procedure te starten voor het verkrijgen van een VOG (= Verklaring Omtrent Gedrag) voor een ieder binnen de organisatie. Deze verklaring kan -indien voldaan wordt aan bepaalde voorwaarden- zonder kosten worden verkregen. Naast de ' Code of Conduct' die WoS al hanteert voor al haar medewerkers, meent het bestuur de volgende stap te moeten zetten naar een professionele en eigentijdse organisatie ook op het gebied van de veiligheid en geborgenheid in de omgang met de aan haar toevertrouwde kinderen. Het bestuur hoopt dat zij, na goedkeuring door de betreffende instantie in 2014 kan beginnen met de implementatie van de VOG's, te beginnen met de medewerkers en vrijwilligers van het in 2014 te houden 'Bushcamp' in Kenia. In vervolg daarop gaan de VOG's 'uitgerold worden' over alle medewerkers en vrijwilligers die zowel direct als indirect met kinderen te maken hebben binnen onze stichting. Eerste stappen op weg naar Integraal Risico Het bestuur zal een begin maken met het in kaart brengen van alle risico’s die kunnen voorkomen binnen en buiten WoS en die effect hebben op het opereren van WoS. Vervolgens zal het bestuur risico-verlagende maatregelen voorstellen. Verder aanpassen van de werkdruk Het bestuur zal over de hele linie nagaan waar de werkdruk verlaagd kan worden. Dit kan langs personele weg en langs de weg van vereenvoudiging door automatisering. Doel blijft
11
dat medewerkers en vrijwilligers het werk met plezier kunnen blijven doen. Om een beter beeld te krijgen van wat er leeft zullen de bestuursleden een-op-een gesprekken met de medewerkers voeren. Ook is het plan om in 2014 een enquête met (open) vragen op dit gebied uit te doen gaan.
Secretariaat Aanmeldingsprocedure voor donateurs stroomlijnen Een donateur moet momenteel noodgedwongen meerdere stappen nemen om zich als donateur aan te melden. Met name de voor de automatische incasso benodigde handtekening en de voor de akte in te vullen formulieren, maken dat veel donateurs afhaken. NB: in 2014 heeft de Belastingdienst de eisen voor aktes vereenvoudigd; e.e.a. kan nu via internet. Meer aandacht besteden aan grotere donateurs Donateurs van de stichting die bijv. meer dan € 15 per maand doneren, of een substantieel eenmalig bedrag geven, verdienen meer aandacht. Te denken valt aan een jaarlijkse kerstkaart, maar ook een persoonlijk mailtje/schrijven in de loop van het kalenderjaar.
Financiën Risico-analyse Financiën zal verder gaan met het onderzoek naar interne risico’s. In vervolg daarop zal zij met aanbevelingen komen om deze risico’s te minimaliseren. KPI’s In 2013 is een aanvang gemaakt met het opzetten van KPI’s (Kritieke Prestaties Indicatoren). In samenspraak met de Projectencommissie en de Auditcommissie zal dit project in 2014 worden geëffectueerd. Deze KPI’s zijn ondersteunend aan het beleid (bijvoorbeeld uitgaven per land, per organisatie, per projectcoördinator) SEPA Per 1 februari 2014 dient WoS gereed te zijn voor integrale invoering van SEPA. Dit project zal samen met het Secretariaat (donateursadministratie) en de Communicatie- & Fondsenwervingscommissie uitgevoerd worden.
12
Communicatie & Fondsenwerving Interne communicatie Aandacht voor emails aan de vrijwilligers, emails van de voorzitter en van vanuit Communicatie & Fondsenwerving aan de medewerkers en het aantrekkelijk maken van een forum op Salesforce. Hiermee wordt de betrokkenheid van de medewerkers bij het besturen van de Stichting vergroot. Externe communicatie Aandacht voor WoSwijs als hardcopy-medium. Website heeft in 2014 prioriteit qua toegankelijkheid en het brengen van meer nieuws rondom WoS in het algemeen en de projecten in het bijzonder. In 2014 zal tevens een eerste aanzet worden gegeven aan de mogelijke inzet van social media (SM). De commissie heeft als eerste insteek om informatie te verstrekken via SM en zal met een discussiestuk komen. Donateurswerving In samenspraak met de sponsorcoördinatoren zal een donateurswerfopzet voor 2015 gemaakt worden. Meer nadruk zal komen te liggen op naamsbekendheid en werfacties binnen andere afdelingen dan uitsluitend Vliegdienst en Inflight Services. Presentaties bij landelijke service-clubs, scholen en bedrijven, KLM-afdelingen en (bijvoorbeeld) nieuw aan te nemen KLM-cabinepersoneel gaan in 2014 door. Sponsoring Aard, inhoud en consistentie van de huidige sponsors worden in 2014 in kaart gebracht, evenals alle bijkomende afspraken als publiciteit, gebruik logo etc.. In nauwe samenwerking met de overige commissies zal Sponsoring overgaan tot het contact maken en houden met toekomstige sponsors. Hierbij is de financiële situatie van dat moment in relatie tot de begroting leidend. Branding Gekeken wordt naar een modernisering van het huidige WoS-logo, het toepassen van een allesomvattende huisstijl en het op peil brengen van promotiemateriaal. Acties Gedacht wordt aan een Nieuwjaarsborrel, een social event voor medewerkers, e.d.. Het spreekt vanzelf dat het bovenstaande slechts gerealiseerd kan worden als binnen korte tijd de openstaande vacatures zijn ingevuld. Dit heeft hoge prioriteit.
13
Projecten Twee hoofddoelen: het welzijn van de medewerkers en zo goed mogelijk helpen in plaats van zo veel mogelijk Het welzijn van de medewerkers verbeteren Een aantal opties om de werkdruk te verlagen en daarmee het plezier te vergroten zitten met name in het werkproces. Ook in 2014 zal er hard gewerkt worden aan Salesforce om bepaalde processen van informatie-aanlevering efficiënter te maken. Het invoeren van P&O is een belangrijk middel gebleken om de tevredenheid in de gaten te houden en te vergroten. P&O zal in 2014 een enquête houden binnen de groep medewerkers om o.a. de tevredenheid in kaart te brengen. In 2014 zal WoS wederom klusreizen organiseren, waarbij medewerkers, vrijwilligers, donateurs en sponsors de handen uit de mouwen kunnen steken teneinde een WoS-project hands-on te kunnen helpen met bouwen, verbouwen, renoveren, verven etc.. Zo goed mogelijk helpen in plaats van zo veel mogelijk WoS wil in 2014 starten met het voor langere periodes intensiever samenwerken met een lager aantal organisaties; kwaliteit boven kwantiteit. In plaats van aandacht te verdelen over tientallen locaties per bestemming wil het bestuur het aantal locaties terugbrengen naar 3 à 4 per bestemming. Het totaal aantal locaties zal derhalve ongeveer 40 tot 50 bedragen. Verder is er plaats voor 10 à 15 nieuwe projecten per jaar, aangedragen door donateurs en/of medewerkers. Het terugbrengen van het aantal projecten per jaar leidt automatisch tot een afname van de hoeveelheid projecten die een projectcoördinator moet inlezen. Dit leidt tot een afname van de werkdruk. Door afname van de werkdruk is er meer ruimte en aandacht mogelijk voor elke afzonderlijke aanvraag. Dit maakt het mogelijk om beter te werken met de WoSscan: de tool die ontwikkeld is voor zowel projectcoördinatoren als de organisatie met wie wordt samengewerkt om aandachtpunten te lokaliseren en voortgang te beoordelen. Budgettair zal deze werkwijze ook kunnen leiden tot ruimte voor een of meerdere grote aanvragen. Met behulp van scholing (“WoS Academy”) en coaching wil het bestuur bewerkstelligen dat huidige en nieuwe medewerkers zich goed opgeleid kunnen gaan inzetten en dat meer ervaren medewerkers, indien zij dat aangeven, kunnen doorgroeien naar grotere projecten.
Goodies Goodies is de afdeling binnen Projecten die het mogelijk maakt om via crewbagage zaken als speelgoed, kleding, baby-artikelen etc. mee te geven met crewleden naar bestemmingen waar WoS projecten heeft.
14
In het kader van Safety en Security rondom het gebruik van crewbagage zal in 2014 de studie naar volledige compliance zijn afgerond. Hiertoe zullen binnen WoS procedures aangescherpt en gepubliceerd dienen te worden. Om wildgroei te voorkomen WoS zal Goodies vanaf 2014 in principe “on demand” leveren. Als er vanuit projecten van WoS vraag naar specifieke artikelen is zal Goodies kijken of aan het verzoek kan worden voldaan. Vrijwilligers en medewerkers van WoS zullen vervolgens, indien aan het verzoek kan worden voldaan, de gevraagde artikelen in hun crewbagage meenemen en afgeven bij de desbetreffende projecten van WoS. De nieuw voorgestelde werkwijze zal in 2014 in samenspraak met de medewerkers van Goodies verder vorm krijgen en in procedures worden vastgelegd.
O0O0O0O0O
15
