10-12-12
Kwaliteitsvoorschrift
Verzuimvoorschrift
01-02-12
FUNCTIE DATUM
Smit & zoon
P&O V01 blz. 1 van 7
Opgesteld:
Goedgekeurd:
Geautoriseerd:
Senior HR Advisor
Operationeel Directeur
QESH manager
Wijzigingen tov de vorige versie: 1. Het adres van de arbodienst is verplaatst naar Protocol arbodeskundigen (PT – Ac01)
Doel Instrueren van werknemers in geval van ziekteverzuim. Toepassingsgebied De gehele organisatie. Definities Arbodienst:
De organisatie die Smit & Zoon ondersteunt met het beleid van veiligheid, gezondheid en welzijn en in het bijzonder met ziekteverzuimbegeleiding.
Arbo-arts:
Persoon die in dienst van de Arbodienst belast is met de Arbo-zorg en in het bijzonder de verzuimbegeleiding van zieke werknemers bij de opdrachtgever. De Arbo-arts heeft medisch gezien de bevoegdheid een medewerker arbeidsgeschikt dan wel arbeidsongeschikt te verklaren.
UWV:
Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen.
Verantwoordelijkheden n.v.t. Toepassing 1. ziekmelding 1e ziektedag: In geval van ziekte dient de werknemer zich persoonlijk telefonisch ziek te melden bij
10-12-12
Kwaliteitsvoorschrift
01-02-12
Smit & zoon
Verzuimvoorschrift
P&O V01 blz. 2 van 7
zijn direct leidinggevende of, als deze niet bereikbaar is, diens leidinggevende (= Manager of directie). In enkele gevallen geldt een andere vervangingsregeling. Deze moet schriftelijk aan de medewerkers van de betreffende afdeling(en) worden medegedeeld en kan alleen vervanging tussen Managers betreffen. Deze melding dient bij aanvang van de werktijd te gebeuren, als regel vóór 09.00 uur. Als de werknemer tijdens werktijd ziek naar huis vertrekt, meldt deze zich persoonlijk bij zijn direct leidinggevende. Bij de -
ziekmelding vermeldt de werknemer (voor zover mogelijk): de oorzaak van verzuim; de aard van de ziekte; de vermoedelijke duur van de ziekte; (verpleeg-)adres en telefoonnummer; bij ziekmelding vanuit vakantie dient verblijfplaats, telefoon en behandelend arts te worden opgegeven.
Bovenstaande gegevens zullen worden doorgegeven aan de afdeling Human Resources. Bij aanhoudend ziektebeeld: 3e ziektedag: werknemer dient wederom contact op te nemen met direct leidinggevende; 5e ziektedag: werknemer dient wederom contact op te nemen met direct leidinggevende. Bij langdurige ziekte maken direct leidinggevende en werknemer afspraken over de frequentie van contactmoment, bijvoorbeeld eens per week. 2. ziek door een (bedrijfs-)ongeval Indien de werknemer betrokken raakt bij een ongeluk waardoor hij/zij wegens ziekte het werk moet verzuimen, dan dient hij/zij zich op de gebruikelijke wijze zich ziek te melden bij zijn/haar direct leidinggevende. Hierbij vermeldt de werknemer dat het om een ongeval gaat. 3. zwanger en/of ziek Indien de werkneemster ziek is ten gevolge van zwangerschap wordt zij verzocht haar direct leidinggevende hiervan op de hoogte te stellen. Uiterlijk 16 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum is de werkneemster verplicht een zwangerschapsverklaring in te dienen bij de direct leidinggevende. Deze verklaring dient door haar verloskundige, huisarts of gynaecoloog te worden ingevuld en ondertekend. Daarna zal (in overleg) de begindatum van het zwangerschapsverlof worden vastgesteld. 4. ziekmelding vanuit het buitenland De werknemer dient zich bij arbeidsongeschiktheid in het buitenland onmiddellijk, doch uiterlijk na één dag van arbeidsongeschiktheid telefonisch te melden bij de direct leidinggevende. Tevens dient de werknemer de bevoegde instantie in het buitenland op de hoogte te stellen. Direct na thuiskomst is de werknemer verplicht een medische verklaring van een arts te overleggen, met daarin opgenomen: - aard van de ziekte; - verloop van de ziekte; - de ingestelde therapie; - een verklaring van medische ongeschiktheid tot reizen (indien van toepassing).
10-12-12
Kwaliteitsvoorschrift
01-02-12
Smit & zoon
Verzuimvoorschrift
P&O V01 blz. 3 van 7
Na terugkomst dient de werknemer zich te wenden tot de Arbodienst om bovenstaande medische gegevens te overhandigen. 5. raadplegen huisarts Het is in het belang van de werknemer dat hij/zij zich binnen redelijke termijn onder behandeling van zijn/haar huisarts stelt en de voorschriften van deze arts opvolgt. Overigens is de mening van de huisarts ten aanzien van het al dan niet arbeidsgeschikt zijn, niet beslissend voor het recht op loondoorbetaling. Dit recht bestaat alleen indien de Arbo-arts van mening is dat de werknemer arbeidsongeschikt is. 6. thuisblijven Na ziekmelding dient de werknemer thuis te blijven tot herstel of bemoeienis door de Arbodienst. Tevens is het mogelijk dat de werknemer binnen twee dagen na ziekmelding een bezoek krijgt van de Arbo-medewerker (= werkzaam bij Arbodienst). Het is alleen toegestaan het (verpleeg) adres te verlaten voor een bezoek aan de huisarts, de specialist of de Arbo-arts, om het werk te hervatten, of na uitdrukkelijke toestemming van de direct leidinggevende. Indien werknemer van mening is dat hij/zij van deze plicht ontheven moet worden, dan kan de werknemer zijn/haar direct leidinggevende of eventueel de Arbo-arts toestemming vragen om op bepaalde tijdstippen het (verpleeg) adres te mogen verlaten. 7. bezoek mogelijk maken De Arbo-arts of Arbo-medewerker moeten de werknemer kunnen bereiken. Daartoe is het nodig dat de werknemer zowel telefonisch bereikbaar is, of deze de Arbodienst in de gelegenheid stelt om hem/haar in de woning of op het verpleegadres te bezoeken. De werknemer dient ervoor te zorgen dat wanneer de Arbo-medewerker hem/haar niet thuis treft, zij op dat adres kunnen vernemen waar de werknemer wel aanwezig is. 8. juiste adres Als de werknemer tijdens arbeidsongeschiktheid verhuist of tijdelijk elders verblijft of van verpleegadres verandert (bijvoorbeeld bij opname in of ontslag uit het ziekenhuis of een andere inrichting) behoort de werknemer dit binnen 24 uur aan de direct leidinggevende door te geven. 9. contact met Arbodienst Wanneer de Arbodienst de werknemer om informatie vraagt omtrent zijn/haar verzuim, dan dient de werknemer aan dit verzoek te voldoen. Indien de werknemer daar niet toe in staat is, bijvoorbeeld wegens opname in een ziekenhuis, dan dient hij/zij ervoor te zorgen dat iemand anders dat voor hem/haar kan doen. 10.spreekuur bezoeken De werknemer kan bij regelmatig kortdurend verzuim en bij verzuim dat langer dan twee weken duurt, een oproep verwachten van de Arbo-arts. Aan een oproep om te verschijnen op het spreekuur van de Arbodienst of de door de werkgever aangewezen specialist dient de werknemer gehoor te geven.
10-12-12
Kwaliteitsvoorschrift
01-02-12
Smit & zoon
Verzuimvoorschrift
P&O V01 blz. 4 van 7
Als de werknemer een geldige reden tot verhindering heeft (bijvoorbeeld ziekenhuisopname of werkhervatting op de spreekuurdag), dient de werknemer dit onmiddellijk aan de werkgever en de Arbodienst mede te delen. In geval van werkhervatting is het niet uitgesloten dat de werknemer alsnog op het spreekuur van de Arbo-arts dient te verschijnen. Hiertoe dient de werknemer in alle gevallen te overleggen met de direct leidinggevende. 11. medisch onderzoek De werknemer is gehouden mee te werken aan een medisch onderzoek door of in opdracht van de Arbo-arts van de Arbodienst. 12. activiteiten gericht op werkhervatting De werknemer dient mee te werken aan activiteiten gericht op herstel en een zo spoedig mogelijke (verantwoorde) werkhervatting. Voorbeelden van dit soort activiteiten zijn arbeidstherapie, scholing, gedeeltelijke werkhervatting en werkaanpassing. 13.genezing niet belemmeren Als de werknemer zich tijdens arbeidsongeschiktheid zodanig gedraagt dat daardoor genezing wordt belemmerd, kan de werkgever de loondoorbetaling weigeren, dit ter beoordeling van de Arbo-arts van de Arbodienst. 14.verrichten van werkzaamheden De werknemer dient tijdens arbeidsongeschiktheid geen arbeid te verrichten, behalve voor zover het werkzaamheden betreft, welke de werknemer door of namens de werkgever worden aangeboden. Als de werknemer de aangeboden (vervangende) werkzaamheden, welke het genezingsproces niet nadelig beïnvloeden, niet verricht, is de werkgever gerechtigd de loondoorbetaling te weigeren. De aangeboden vervangende werkzaamheden worden in overleg met de Arbo-arts van de Arbodienst vastgesteld. 15. vakantie opnemen tijdens ziekteverzuim Indien de werknemer tijdens zijn/haar arbeidsongeschiktheid op vakantie gaat, zullen de op te nemen uren als regel worden ingehouden op de verlofrechten. Vakantierechten opnemen geschiedt op de gebruikelijke wijze. Indien de vakantie reeds aangevraagd was voordat de arbeidsongeschiktheid optrad, dient de werknemer zijn direct leidinggevende hier nogmaals toestemming voor te vragen. De direct leidinggevende baseert zich voor die toestemming op het advies van de Arbodienst. 16.consult Arbo-arts De werknemer staat vrij om zelfstandig contact op te nemen met de Arbodienst over gezondheid en werk. Dit betekent dat de werknemer op eigen initiatief contact kan opnemen met de Arbodienst voor het maken van een afspraak met de Arbo-arts. De werknemer kan ook een consult aanvragen wanneer hij/zij niet ziek is. 17. hervatten bij herstel Zodra de werknemer in staat is de werkzaamheden te hervatten, zal hij/zij dit moeten
10-12-12
Kwaliteitsvoorschrift
01-02-12
Smit & zoon
Verzuimvoorschrift
P&O V01 blz. 5 van 7
doen. De werknemer hoeft geen opdracht daartoe af te wachten. Wel dient de werknemer zijn direct leidinggevende (of diens leidinggevende) te melden wanneer het werk hervat zal worden. Bij gedeeltelijke werkhervatting is overleg met de Arbo-arts gewenst. 18.hersteldverklaring De Arbo-arts geeft een hersteldverklaring af wanneer deze de medewerker arbeidsgeschikt acht. Indien de werknemer alsnog niet in staat is om op de afgesproken dag zijn/haar werk te hervatten, dan dient de direct leidinggevende te worden ingelicht evenals de Arbodienst. 19.re-integratie Wanneer het er naar uitziet dat het ziekteverzuim langdurig gaat worden (langer dan 6 weken) zal de Arbodienst een advies geven over de mogelijkheden tot herstel en reintegratie. Dit advies wordt afgegeven in de 6e week van ziekte, middels de zogenaamde Probleemanalyse. Op basis hiervan maakt de werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak voor herstel en re-integratie. In dit plan van aanpak worden de gemaakt afspraken en procedures met betrekking tot het komen van een zo spoedig mogelijk herstel en re-integratie vastgelegd. Het plan van aanpak zal door beide partijen voor akkoord moeten worden ondertekend. Vervolgens wordt het plan van aanpak iedere zes weken geëvalueerd met de direct leidinggevende en eventueel de Human Resources Advisor. Deze evaluatie wordt vastgelegd in een verslag dat onderdeel is van het verzuimdossier. Werknemer en werkgever hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid in het komen tot herstel en re-integratie van de betreffende werknemer. Indien een van beide hieraan niet of te weinig mee werkt zal dit sancties tot gevolg hebben. De re-integratie kan ook bij een andere organisatie dan bij de werkgever plaatsvinden. Indien de werknemer niet of onvoldoende aan het herstel of re-integratie mee werkt kan dit tot inhouding van het loon leiden. Mocht dit onvoldoende leiden tot medewerking aan het herstel of re-integratie dan kan ontslag aangevraagd worden. Het niet of te weinig mee werken kan ook leiden tot een lagere uitkering of – in het ergste geval – helemaal geen uitkering. Werkgever legt een re-integratiedossier aan waarin alle door de werkgever en werknemer afgesproken activiteiten gericht op het herstel en de re-integratie objectief en zorgvuldig zijn opgenomen. Na 42 weken ziekte wordt het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) geïnformeerd over de ziekte. Omstreeks de 50e week ziekte wordt de 1e jaarsevaluatie ingevuld. Er wordt dan getoetst of de re-integratie conform het plan van aanpak verloopt of dat andere inspanningen nodig zijn. Wanneer re-integratie in de eigen functie niet lukt, moet het zogenaamde 2e spoor (externe reintegratie) worden opgestart. De werkgever of werknemer kunnen een ‘second opinion’ aanvragen bij het UWV als een van beide partijen vindt dat de andere partij niet genoeg inspanningen verricht bij het komen tot re-integratie. Het bovenstaande houdt in dat het meewerken aan herstel en re-integratie niet vrijblijvend is, beide partijen zijn verplicht de genoemde spelregels te volgen. Bij het niet
10-12-12
Kwaliteitsvoorschrift
01-02-12
Smit & zoon
Verzuimvoorschrift
P&O V01 blz. 6 van 7
voldoen hieraan kunnen de eerder genoemde sancties toegepast worden. Wanneer de werknemer niet binnen 104 weken volledig re-integreert en een WIAuitkering aanvraagt, beoordeelt het UWV op basis van het re-integratiedossier of er voldoende is gedaan om de werknemer weer te re-integreren. Als een van beide partijen, naar de mening van het UWV, onvoldoende actie heeft ondernomen om de re-integratie tot een succes te maken heeft dit de uitvoering van de eerder genoemde sancties tot gevolg. 20.second opinion Als een werknemer een beslissing van de Arbodienst niet begrijpt of het er niet mee eens is, moet dit terstond aan de werkgever en Arbodienst worden gemeld. Handhaaft de Arbo-arts de beslissing, dan kan de werknemer een ‘second opinion’ (deskundigenoordeel) aanvragen bij de uitvoeringsinstelling (UWV). De Arbo-arts zal aangeven hoe en waar de werknemer de uitvoeringsinstelling kan bereiken. De kosten van een second opinion kunnen in rekening worden gebracht bij degene die om dit tweede oordeel vraagt. 21. klachten Indien de werknemer niet tevreden is over de wijze waarop door de medewerkers van de Arbodienst is gehandeld, dan kan de werknemer een brief schrijven aan de directeur van de Arbodienst. Klachten over het medisch handelen van de Arbo-arts zullen vertrouwelijk worden behandeld. De werknemer dient in deze brief kort en bondig zijn bezwaren te melden. 22.privacy Met inachtneming van wat onder het medisch beroepsgeheim valt, geeft de Arbodienst relevante informatie door aan de werkgever. Hieronder zijn begrepen de gegevens die ertoe hebben geleid dat beoordeling en begeleiding niet mogelijk zijn geweest door toedoen van de betrokken werknemer. Ook kan in bepaalde situaties de Arbo-arts het wenselijk achten om bepaalde informatie wel aan de werkgever te verstrekken, bijvoorbeeld om medische beperkingen aan te geven ten behoeve van werkaanpassing. Indien dit het geval is zal de medewerker eerst om toestemming worden gevraagd. Privacybescherming is geregeld in het privacyreglement van de Arbodienst. 23.sancties Indien de Arbodienst een overtreding van bovengenoemde controlevoorschriften constateert, wordt de werkgever hierover geïnformeerd. Deze is gerechtigd om in geval van overtreding van de bepalingen in dit protocol sancties tegen de werknemer te treffen. Beroep tegen een opgelegde sanctie staat open bij de burgerlijke rechter. Verwijzing n.v.t.
10-12-12
Kwaliteitsvoorschrift
01-02-12 Verificatie n.v.t. Registratie / Archivering n.v.t. Bijlagen n.v.t.
Smit & zoon
Verzuimvoorschrift
P&O V01 blz. 7 van 7
