1 van 21
INHOUDSOPGAVE WIJZIGINGEN T.O.V. VORIGE VERSIE
2
INLEIDING
3
1 VASTSTELLEN VAN DE ORGANISATORISCHE GRENS 1.1 Stap 1: Keuze startbedrijf 1.2 Stap 2: Bepaling van A aanbieders / leveranciers. 1.3 Conclusie bepaling boundaries
4 4 4 6
2 BEPALING VAN DE ENERGIESTROMEN
7
3 RAPPORTAGEPROCES 3.1 Verzamelen van de benodigde data 3.2 Validatie van de data 3.3 Documentatie van de onderliggende (bron)documenten 3.4 Opstellen van de CO2 emissie inventarisatie rapportage 3.4.1 Rapportageperiode / -cyclus 3.4.2 Verzendlijst
9 9 10 10 11 11 11
4 ANALYSE EN BEOORDELING
12
5 VASTSTELLEN VAN ENERGIEDOELSTELLINGEN EN REDUCTIEMAATREGELEN
13
6 MONITORING EN BIJSTELLING UITVOERING REDUCTIEMAATREGELEN
14
7 COMMUNICATIE
15
BIJLAGE I: Organigram BIJLAGE II: Uitreksel KvK René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. (30-09-2011) BIJLAGE III: Verzameloverzicht uit te voeren werkzaamheden
2 van 21
WIJZIGINGEN T.O.V. VORIGE VERSIE •
Er is een overzicht van wijzigingen t.o.v. vorige versie aan het handboek toegevoegd.
•
3.1. Verzamelen van benodigde data, t.a.v.: • propaanverbruik bij René Prinsen Spoorwegmaterialen, wordt door de financieel/administratief medewerkster RPS gedaan • elektriciteitsverbruik op de werf bij René Spoorwegmaterialen, wordt door de financieel/administratief medewerkster RPS gedaan.
•
De hoofdstukken 2, 3 en 4 zijn uitgebreid m.b.t. aspecten rondom de inventarsatie van scope 3 emissies.
•
N.a.v. bovengenoemde wijzigingen is Bijlage III aangepast.
3 van 21
INLEIDING Dit handboek geeft inzicht in de procedures en afspraken m.b.t. het verzamelen, valideren, rapporteren, analyseren/beoordelen en communiceren over CO2 emissies1 binnen voestalpine Railpro BV / René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V.. Deze gegevens worden verzameld om de realisatie van reductiedoelstellingen te monitoren en de effectiviteit van het beleid te bepalen. In eerste instantie Dit handboek begint allereerst met de organisatorische afbakening waarna een verdere uiteenzetting volgt over de identificatie van de energiestromen, de wijze waarop het rapportageproces m.b.t. het verzamelen van de benodigde data, de validatie en de wijze van rapportering is vormgegeven. In de daarop volgende hoofdstukken zullen de aspecten m.b.t. periodieke analyse en beoordelingen alsmede in-/externe communicatie over CO2 emissies en de reductie daarvan verder worden toegelicht.
1
In eerste instantie richt dit handboek zich op de scope 1 en 2 emissies zoals bedoeld in het handboek CO2-Prestatieladder . Daar waar mogelijk zal in de verschillende paragrafen separaat een toelichting gegeven worden op de van toepassing zijnde afspraken t.a.v. het verzamelen, valideren, rapporteren, analyseren/beoordelen en communiceren over scope 3 emissies.
4 van 21
1
VASTSTELLEN VAN DE ORGANISATORISCHE GRENS
Paragraaf 6.3 “Reglement”stelt als eis “De organisatorische grens dient zodanig gekozen te zijn dat er zich geen C-aanbieders2 onder de A-aanbieders3 bevinden”. Om aan deze eis te voldoen zijn twee methoden beschikbaar: de GHG-protocol methode en de zogenaamde laterale methode. Voor de bepaling van de organisatorische grenzen heeft voestalpine Railpro BV er voor gekozen om de laterale methode te gebruiken. Deze methode is ook beschreven in het handboek “CO2 prestatieladder versie 2.0”, 23 juni 2011. Met deze methode wordt in 2 stappen de boundaries bepaalt, welke in de volgende paragrafen is uitgewerkt.
1.1
Stap 1: Keuze startbedrijf
Als startbedrijf wordt uitgegaan van voestalpine Railpro BV. voestalpine Railpro BV maakt onderdeel uit van de divisie “Metal Engineering” van voestalpine Group (zie Bijlage I). In termen van Operational control approach, zoals genoemd in het GHG protocol pag 18, heeft voestalpine Railpro BV de volledige bevoegdheid om beleid te introduceren en te implementeren binnen René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. (René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. is een 100% dochter van voestalpine Railpro BV – Zie Bijlage II . Uitreksel KvK René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V.). Aangezien René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V zowel diensten als materialen levert aan voestalpine Railpro BV, dient zij gezien te worden als C-leverancier.
1.2
Stap 2: Bepaling van A aanbieders / leveranciers.
Binnen deze stap van de laterale benadering zijn alle leveranciers van voestalpine Railpro BV (inkoopomzet 2011) gerangschikt naar inkoopomzet op afnemende volgorde. René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. is als C-leveranciers rood gemarkeerd.
2
Een C-aanbieder (concernaanbieder) is een aanbieder die een zeggenschapsrelatie heeft (financiële en of operationele controle) binnen hetzelfde concern als de ontvanger van de aanbieding. Of anders gezegd aanbieder en ontvanger zijn beide geheel of gedeeltelijk lid (in termen van zeggenschap, control, eigendom et cetera) van het zelfde concern 3
Een A-aanbieder is een aanbieder die behoort tot de grootste aanbieders van het bedrijf die samen verantwoordelijk zijn voor tenminste 80% van de inkoopomzet.
5 van 21
Vervolgens is bepaald welke leveranciers zorgdragen voor 80% van de totale inkoopomzet
6 van 21
1.3
Conclusie bepaling boundaries
Aangezien René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. zich als C–aanbieder bevindt tussen de A–aanbieders van voestalpine Railpro BV, dient René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. conform stap 4, Bijlage B: “Organisatie grens”, opgenomen te worden in de “Organizational boundary” van voestalpine Railpro BV. voestalpine Railpro BV heeft besloten om ongeacht de hoogte van de inkoopomzet van René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. in de nabije jaren, René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. steeds onderdeel te laten uitmaken van de “Organizational boundary” van voestalpine Railpro BV. Jaarlijks zal vooraf aan het opstellen van een CO2 inventarisatie voor het nieuwe kalenderjaar, de stafmedewerker KAM verifiëren of de “Organizational boundary” van voestalpine Railpro BV moet worden aangepast. Opmerking: Om inzicht te behouden in de CO2 emissie van René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V., voestalpine Railpro BV als ook in de gezamenlijke CO2 emissie uitstoot van beide bedrijven en om begripsverwarring te voorkomen, zullen drie afzonderlijke CO2 inventarisatierapportages worden opgesteld onder respectievelijk de volgende namen: • René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. • voestalpine Railpro BV • voestalpine Railpro BV / René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V.
7 van 21
2
BEPALING VAN DE ENERGIESTROMEN
De CO2 emissies van energiestromen zijn overeenkomstig het GHG protocol onder te verdelen in scope 1, 2 of 3: • Scope 1: Het betreft hier directe CO2 emissies die door activiteiten van de eigen organisatie direct worden veroorzaakt, zoals emissies door o.a. eigen gas- en brandstofverbruik. •
Scope 2: Het betreft hier indirecte CO2 emissies die ontstaan door de opwekking van elektriciteit die door de eigen organisatie wordt gebruikt. (Deze emissies ontstaan bij de centrales die deze elektriciteit leveren.) Overeenkomstig het standpunt van SKAO (Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen), wordt “Business air travel” en “Personal cars for business travel” ook tot scope 2 gerekend.
•
Scope 3: Het betreft hier indirecte CO2 emissies die het gevolg zijn van de activiteiten van de eigen organisatie, maar voortkomen uit bronnen die geen eigendom, noch beheerd worden door de eigen organisatie.
In onderstaand figuur zijn de verschillende energiestromen schematisch weergegeven.
8 van 21
Op basis van bovenstaand scopediagram zijn de energiestromen waarover voestalpine Railpro BV / René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. rapporteert, geïdentificeerd en uiteengezet in onderstaande tabel. Ieder kwartaal worden deze energiestromen vastgesteld op basis van de inventarisatie van het energieverbruik. Scope 1 CO2 bron
Brandstofverbruik bedrijfsmiddelen (incl. leaseauto’s) Gasverbruik Lekverliezen airco’s 4
Energiedrager
• • • • • •
Diesel Benzine LPG Aardgas Propaan koudemiddel
Meeteenheid
liters liters liters Nm3 kilogrammen kilogrammen
Scope 2 CO2 bron
Elektriciteitsverbruik Zakelijke kilometers werknemers (privéauto) Vliegreizen
Energiedrager
Meeteenheid
•
Reisafstand
kWh kilometers
•
Reisafstand
Reizigerkilometers
Scope 3 Voor certificering volgens de CO2- Prestatieladder, niveau 4, is het noodzakelijk om de meest materiële scope 3 emissies in kaart te brengen, conform de Corporate Value Chain (scope 3) Accounting and Reporting Standard. Het gaat hier niet om gedetailleerde analyses van scope 3 emissies. Doel is om op basis van een grove berekening , te komen tot een rangorde van de meest materiële scope 3 emissiebronnen die tezamen de grootste (70-80%) bijdrage leveren leveren aan de totale scope 3 emissies van in dit geval voestalpine Railpro BV / René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V.. In principe worden hierbij alle up- en downstream emissies voor de volgende voorgeschreven categorieën in kaart gebracht: Upstream 1 Gekochte goederen en services; 2 Kapitaalgoederen; 3 Brandstof en energie gerelateerde activiteiten; 4 Transport en distributie; 5 Gegenereerd afval; 6 Zakentransport; 7 Woon-werkverkeer; 8 Geleasde assets; Downstream 9 Transport en distributie 10 Verwerken van verkochte producten 11 Gebruik van verkochte producten 12 End-of life behandeling van verkochte producten 13 Geleasde assets 14 Franchise 15 Investeringen 4
Koudemiddelen maken deel uit van de greenhouse gases maar zijn zelf geen CO2 en worden derhalve omgerekend naar CO2 –equivalenten. (CO2e)
9 van 21
3
RAPPORTAGEPROCES
Het rapportageproces5 bestaat uit de volgende stappen: • Verzamelen van de benodigde data • Validatie van de data • Documentatie van de onderliggende documenten • Opstellen van de rapportage m.b.t. de CO2 inventarisatie en de verzending ervan naar de relevante functionarissen binnen de onderneming In de onderstaande paragrafen wordt iedere stap uit dit rapportageproces verder toegelicht.
3.1
Verzamelen van de benodigde data
In onderstaand overzicht is zowel voor voestalpine Railpro BV als voor René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. aangegeven wie verantwoordelijk is voor het verzamelen en aanleveren van de verschillende data.
Emissiebron
voestalpine Railpro BV
Aardgasverbruik Propaanverbruik
• stafmedewerker KAM • stafmedewerker KAM
Brandstofverbruik bedrijfsmiddelen
• administratief medewerker (productie & technische dienst) t.a.v. dieselleveringen t.b.v. eigen pomp • administratief medewerker (productie & technische dienst) t.a.v. dieselleveringen uit eigen pomp aan derden. • personeelsfunctionaris t.a.v. brandstofaankopen middels tankpas (MTC) • teamleider productie & techniek t.a.v. het in gebruik nemen van / buiten gebruikstellen van koelinstallaties / airco’s • stafmedewerker KAM
Lekgassen airco’s
Elektriciteitsverbruik
5
René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. • operationeel directeur • financieel/administratief medewerkster RPS • operationeel directeur t.a.v. brandstofverbruik eigen pomp • stafmedewerker KAM (voestalpine Railpro) t.a.v. brandstofaankopen middels tankpas (DKV – Texaco) • personeelsfunctionaris (voestalpine Railpro) t.a.v. brandstofaankopen middels tankpas (MTC) • operationeel directeur t.a.v. het in gebruik nemen van / buiten gebruikstellen van koelinstallaties / airco’s • operationeel directeur • financieel/administratief medewerkster RPS t.a.v. elektriciteitsverbruiken op de werf
Het betreft hier het rapportageproces op bedrijfsniveau t.a.v. scope 1 en 2 emissies. Het rapportageproces m.b.t. projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel is verkregen is hier niet in meegenomen.
10 van 21
Emissiebron Brandstofverbruik zakelijke autokilometers
Zakelijke vliegreizen
voestalpine Railpro BV • personeelsfunctionaris t.a.v. gedeclareerde zakelijke privéautokilometers • directie secretaresse
René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. • operationeel directeur t.a.v. gedeclareerde zakelijke privéautokilometers • directie secretaresse (voestalpine Railpro)
T.a.v. de inventarisatie van scope 3 emissies verzamelt de energiemanager alle relevante gegevens die nodig zijn om een dominantieanalyse te kunnen maken. Hiervoor is door de energiemanager een Excel-bestand ontwikkeld wat als leidraad en uitgangspunt gebruikt kan worden voor het opstellen van toekomstige dominantieanalyses
3.2
Validatie van de data
De verzamelaar van de data is verantwoordelijk voor de controle op de juistheid van de verzamelde data. Daarnaast voert de stafmedewerker KAM daar waar mogelijk nog een finale controle uit op de juistheid van de verkregen informatie alvorens deze te verwerken in de uiteindelijke rapportage(s). T.a.v. scope 3 emissies stemt de energiemanager daar waar nodig zijn gegevens af met relevante afdelingen binnen de organisatie om daarmee zeker te stellen dat de door hem gebruikte gegevens juist zijn. Om de totale CO2 emissies te berekenen, aan de hand van de verzamelde data, worden conversie-/emissiefactoren per emissiedrager gebruikt. Deze conversie/emissiefactoren zijn afkomstig van o.a. SKAO6 en zijn terug te vinden in de diverse rekenmodellen m.b.t. de CO2 inventarisatie van voestalpine Railpro BV / René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. Gelijktijdig met het vaststellen van de energiestromen worden bijbehorende conversie-/emissiefactoren door de stafmedewerker KAM gecheckt en waar nodig geactualiseerd.
3.3
Documentatie van de onderliggende (bron)documenten
De afzonderlijke data-verzamelaars zijn verantwoordelijk dat van alle opgegeven data ,de van toepassing zijnde brondocumentatie voorhanden is. Deze documentatie kan bijvoorbeeld bestaan uit o.a.: • Facturen7 • Meterstanden (foto’s) • Afleverbonnen 6
Het Connektprogramma Lean and Green, de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen (beheerder CO2-Prestatieladder) en stichting Stimular actualiseerden hun CO2-emissiefactorenlijst en hebben er één lijst van gemaakt. Dankzij deze nieuwe lijst kunnen bedrijven en organisaties hun CO2-emissie berekenen voor alle facetten van hun bedrijfsvoering met eenduidige emissiegegevens. Hiermee geven de organisaties een voorzet voor een Nederlandse standaard lijst van emissiefactoren
7
Aangezien we willen voorkomen dat er voor de bewijsvoering onnodig kopieën worden gemaakt van in dit geval facturen, wordt gebruik gemaakt van de facturen zoals die worden gearchiveerd binnen de financiële administratie. Het is daarom de verantwoordelijkheid van de teamleider financiële administratie dat deze facturen indien nodig voorhanden zijn.
11 van 21
•
3.4
Boekingsgegevens m.b.t. vliegreizen
Opstellen van de CO2 emissie inventarisatie rapportage
De stafmedewerker KAM stelt, onder verantwoordelijkheid van de financieel directeur, de CO2 emissie inventarisatie-rapportage op voor zowel: • voestalpine Railpro BV • René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. • voestalpine Railpro BV / René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. T.a.v. scope 3 emissies stelt de energiemanager de rapportage (dominantieanalyse) op waarin de meest materiële scope 3 emissies in kaart zijn gebracht.
3.4.1 Rapportageperiode / -cyclus Ten behoeve van de monitoring van en sturing op de reductiedoelstellingen worden de CO2 emissies van voestalpine Railpro BV / René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. vier keer per jaar in kaart gebracht. Na afloop van ieder kwartaal wordt een CO2 emissie inventarisatie uitgevoerd over het afgelopen kwartaal en de daar voorliggende kwartalen van het betreffende kalenderjaar. T.a.v. scope 3 emissies wordt éénmaal per jaar de dominantieanalyse uitgevoerd/geactualiseerd.
3.4.2 Verzendlijst De afzonderlijke CO2 emissie inventarisatie rapportages worden verstuurd naar: • De energiemanager, voor verdere analyse en beoordeling (zie hoofdstuk 4) • De afdeling Communicatie, voor verdere verspreiding overeenkomstig het opgestelde communicatieplan (zie hoofdstuk 7) De t.b.v. de inventarisatie van scope 3 emissies opgestelde dominantieanalyse, wordt jaarlijks door de energiemanager voorgelegd aan de directie in het kader van de bepaling, welke emissies in scope 3, voor de hand liggen om een reductieaanpak voor te ontwikkelen.
12 van 21
4
ANALYSE EN BEOORDELING
Op basis van de CO2 emissie inventarisatie rapportage voert de energiemanager een analyse uit, inhoudende: • Maken van een vergelijking tussen de nieuwe CO2 inventarisatie en de CO2 inventarisatie over dezelfde periode van het referentiejaar • Het verder analyseren in het geval zich significante afwijkingen voordoen. • Nagaan in hoeverre doelstellingen al dan niet gerealiseerd gaan worden • Adviseren over mogelijk te nemen (reductie)maatregelen in het geval doelstellingen dreigen niet gehaald te worden. Rapportage m.b.t. deze analyse wordt door de energiemanager aan de directie voorgelegd. De directie neemt het uiteindelijke besluit welke (reductie)maatregelen er genomen gaan worden. Deze maatregelen worden opgenomen in het CO2 reductieplan”. Op basis van de door de energiemanager opgestelde dominantieanalyse bepaalt de directie in overleg met de energiemanager of en voor welke scope 3 emissies een reductieaanpak zal worden ontwikkeld en wat de CO2-reductiedoelstellingen hiervoor zouden moeten zijn.
13 van 21
5
VASTSTELLEN VAN ENERGIEDOELSTELLINGEN EN REDUCTIEMAATREGELEN
Jaarlijks worden door de directie doelstellingen geformuleerd m.b.t. • Energiereductie, en/of • CO2 emissie reductie Op basis van deze doelstellingen worden door de energiemanager reductiemaatregelen voorgesteld en voorgelegd aan de directie. De directie neemt het uiteindelijke besluit welke (reductie)maatregelen er genomen gaan worden. Deze te nemen maatregelen worden opgenomen in het CO2 reductieplan.
14 van 21
6
MONITORING EN BIJSTELLING UITVOERING REDUCTIEMAATREGELEN
Minimaal eens per halfjaar wordt in een overleg tussen: de directie, de energiemanager en uitvoeringsverantwoordelijke van de afzonderlijke reductiemaatregelen de uitvoering en realisatie van de verschillende reductiemaatregelen gemonitord. Indien nodig worden in dit overleg aanvullende afspraken gemaakt t.a.v. uitvoering en inhoud van het CO2 reductieplan.
15 van 21
7
COMMUNICATIE
In het kader van de CO2-prestatieladder is door de afdeling Communicatie een speciaal hierop gericht communicatieplan ontwikkeld. Dit plan fungeert als leidraad voor de structurele interne én externe communicatie over het energiebeleid en de hieraan gerelateerde reductiedoelstellingen. Het geeft een overzicht van / inzicht in: • De verschillende in- en externe doelgroepen • De verschillende communicatiedoelstellingen, waarbij onderscheid gemaakt wordt in algemene en gespecificeerde communicatiedoelstellingen • Verantwoordelijkheden m.b.t. communicatie • Op welke wijze structureel gecommuniceerd wordt en welke middelen hiervoor worden ingezet.
16 van 21
•
BIJLAGE I: Organigram
17 van 21
BIJLAGE II: Uitreksel KvK René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. (30-09-2011)
18 van 21
BIJLAGE III: Verzameloverzicht uit te voeren werkzaamheden Omschrijving werkzaamheden • Verifiëren of Organizational boundary moet worden aangepast. • Verzamelen data voor CO2 emissie berekening
• Valideren van de verzamelde data
• Beoordelen of conversie-/ emissiefactoren moeten worden aangepast • Documentatie van onderliggende brondocumenten
• Opstellen CO2 emissie inventarisatie rapportage • Opstellen dominantieanalyse t.b.v. scope 3 emissies • Interne verzending CO2 emissie inventarisatie rapportage • Uitvoeren analyse en beoordeling
• Vaststellen energiedoelstellingen en reductiemaatregelen • Opstellen en bijwerken CO2 reductieplan • Monitoren uitvoering
Uit te voeren door: • stafmedewerker KAM
Frequentie 1 x jaar
• stafmedewerker KAM • adm. medew, productie / technische dienst • personeelsfunctionaris • teamleider productie / technische dienst • directiesecretaresse • operationeel directeur RPS • financieel/administratief medewerkster RPS • energiemanager (t.a.v. scope 3 emissies) • stafmedewerker KAM • adm. medew, productie / technische dienst • personeelsfunctionaris • teamleider productie / technische dienst • directiesecretaresse • operationeel directeur RPS • financieel/administratief medewerkster RPS • energiemanager (t.a.v. scope 3 emissies) • stafmedewerker KAM • energiemanager (t.a.v. scope 3 emissies) • stafmedewerker KAM • adm. medew, productie / technische dienst • personeelsfunctionaris • teamleider productie / technische dienst • directiesecretaresse • operationeel directeur RPS • financieel/administratief medewerkster RPS • stafmedewerker KAM
1 x kwartaal
1 x kwartaal
• energiemanager
1 x jaar
• stafmedewerker KAM
1 x kwartaal
• energiemanager • energiemanager + directie (t.a.v. dominantieanalyse) • directie
min. 2 x jaar 1 x jaar min. 2 x jaar
• energiemanager
min. 2 x jaar
• directie
min. 2 x jaar
1 x jaar 1 x kwartaal
1 x jaar 1 x kwartaal 1 x jaar 1 x kwartaal
19 van 21
Omschrijving werkzaamheden reductiemaatregelen • Verzorgen interne / externe communicatie
Uit te voeren door: • energiemanager • uitvoeringsverantwoordelijken • Afdeling Communicatie
Frequentie
Zie communicatieplan
