WHITEPAPER
De wereld achter verzuim
Invloed op verzuimkosten Als manager of directeur willen we de toekomst voorblijven. Veranderingen zijn aan de orde van de dag en we merken hoeveel energie het kan kosten om de factor mens te laten meebewegen. Gezond personeel is de basis voor succes. Apparatuur kun je kopen, instellen of vervangen en een moderne auto is tegenwoordig uitgerust met een start/stop-systeem en een cruise control. Maar bij onze medewerkers werkt dit toch even anders. Daar spelen naast omgevingsfactoren (privé, cultuur, middelen) ook persoonsfactoren mee als gedragsstijl, drijfveren en persoonlijkheidskenmerken, waardoor het ‘inregelen’ van gewenst gedrag niet altijd planmatig verloopt. Wij zijn bedreven in het optimaal inzetten van middelen én mensen. Soms hebben we daarbij behoefte aan specialistische ondersteuning, zoals begeleiding, bewaking, onafhankelijke oordeelsvorming of bemiddeling met specifieke, arbeidsgerichte of medische begeleiding. We kennen allemaal de verhalen van verzuimgevallen en de rol van arbodiensten en medici daarin. Ook zijn de berekeningen van de uiteindelijke verzuimkosten bijna altijd hoger dan gedacht. Onze ervaring is dat er veel valt te winnen met adequaat (intern) verzuimbeleid en meestal zijn dit zaken die eenvoudiger zijn dan vooraf gedacht.
VerzuimLand is een innovatieve dienstverlener door de combinatie van twee disciplines, te weten enerzijds de ‘bestaande verzuimexpertise’ en anderzijds ‘(individuele) performance development’. Verzuim is niet hetzelfde als ziekte alléén. Daarom is het belangrijk altijd een scherp oog te hebben voor de oorzaken van verzuim. Uitgangspunt van handelen is het Interactive Performance Development model van VIPD International. Hierdoor wordt individueel gedrag in verband gebracht met beleid, competenties en cultuuraspecten binnen de organisatie.
Deze White Paper geeft met behulp van business cases, inzicht in hetgeen binnen de eigen mogelijkheden ligt om verzuimkosten (sterk) te beïnvloeden.
Met een goed beeld van de oorzaak van verzuim biedt VerzuimLand vervolgens adequate oplossingen, die gericht zijn op concrete performanceverbetering en daardoor veelal uniek en trendsettend zijn.
Om de juiste acties te kunnen bepalen is het van belang eerst de oorzaken van te hoog verzuim te bekijken en oog te hebben voor de impact van veranderende wetgeving.
Martin de Jong VerzuimLand
De wereld achter verzuim
Pagina 2
April 2014
"Hell is full of good meanings, but heaven is full of good works". Samuel Johnson 1709 - 1784
Oorzaken van een hoger verzuim Welke achterliggende oorzaken zijn er te vinden als het gaat om te hoge verzuimkosten? De betrokkenen hebben hierin toch allen de beste bedoelingen? Het is goed om eens in kaart te brengen welk patroon vaak zichtbaar is in het gedrag van werknemers, werkgevers, (huis)artsen en arbodiensten. Om dit goed te doen wordt onderscheid gemaakt tussen: -
Algemene waarheden: Waarheden die algemeen geaccepteerd zijn en ook kunnen worden gecommuniceerd;
-
Individuele waarheden: Dit is de vertaling van ‘algemene waarheden’ naar individueel niveau. Deze individuele waarheden worden minder openlijk gecommuniceerd, maar bepalen wel individueel gedrag.
-
Netto gedrag: Hetgeen wat er per saldo gebeurt als gevolg van het individueel gedrag van de verschillende betrokkenen.
Algemene waarheden -
Bij medewerkers en werkgevers: ‘Als je iets mankeert dan ga je naar de (huis)arts, want dat is de kortste weg naar gezondheid.’
-
Bij medici: ‘Het medisch belang gaat boven het werkgeversbelang.’
-
Bij werkgevers: ‘Verzuimbegeleiding is afgedekt in het contract met de Arbodienst.’
-
Bij werkgevers: ‘Als er geen probleem is dan gaan we geen probleem maken.’ en ‘Als er niet wordt gepiept, dan is het goed.’
-
Bij arbodiensten: ‘Het volgen van de Poortwachter-procedure leidt tot een snelle reintegratie en voorkomt onnodige kosten voor de werkgever.’
Individuele waarheden -
Bij de medewerker: ‘Je bent ziek of je bent niet ziek en als je ziek bent, dan kun je beter thuis blijven om te herstellen.’ | ‘Het is goed om te doen wat (huis)arts voorschrijft.’ | ‘Een persoonlijke of werksituatie gerelateerde probleemfactor speelt geen rol zolang die onbesproken blijft.’
-
Bij de (huis)arts: ‘We kijken naar wat er medisch aan de hand is’. | ‘Het effect van de behandeling (of de uitslag van het onderzoek) bepaalt de eerstvolgende actie.’ | ‘Wat de medewerker loslaat over ‘persoonlijke of werksituatie gerelateerde probleemfactoren’ is onderdeel van het medisch geheim.’
-
Bij de leidinggevende en de medewerker: ‘We hopen dat de behandeling leidt tot spoedig herstel’.
-
Bij de leidinggevende: ‘Ik vertrouw op de arbodienst voor de optimale begeleiding van het verzuim.’
De wereld achter verzuim
Pagina 3
April 2014
-
Bij de arboconsulent: ‘We volgen de Poortwachter-procedure en de computer helpt ons herinneren aan elke actie.’ | ‘We vertrouwen op het oordeel van de bedrijfsarts.’
Netto gedrag -
Bij medewerkers en leidinggevenden kunnen factoren die gerelateerd zijn aan potentieel verzuim lang onbesproken blijven, waardoor verzuimrisico’s toenemen.
-
Bij de medische behandeling wordt onvoldoende aandacht besteed aan factoren, die ten grondslag liggen aan het verzuim. De werkhervatting wacht meestal op het herstelproces of de eerstvolgende medische actie.
-
Medewerkers blijven vaak meer thuis dan strikt noodzakelijk, waardoor er vaak onnodige afstand ontstaat tot de werksituatie.
-
Het verantwoordelijkheidsgevoel voor doorpakken op achterliggende oorzaken van verzuim blijft hangen tussen werknemer, leidinggevende, (huis)artsen en arboconsulent.
Kortom, de gezondheidsklachten zijn te vaak een negatief gevolg van de werksituatie. Door hier geen rekening mee te houden kan de re-integratie (veel) langer duren dan nodig is, met alle financiële gevolgen van dien. Bovendien zorgt deze werkwijze ervoor dat er in een organisatie geen overtuiging ontstaat dat ‘persoonlijke- of werksituatiefactoren’ een heel directe invloed hebben op de hoogte van de uiteindelijke verzuimkosten.
De wereld achter verzuim
Wie heeft hier eigenlijk de regie? Op de binnendienst van een technisch dienstverlenende organisatie van 20 medewerkers is Nienke Niknaam de spin in het web. Op informele wijze zorgt zij al 26 jaar dat de dagelijkse gang van zaken ‘pico bello’ in orde is. Een half jaar geleden heeft de gepensioneerde eigenaar het nieuws aangekondigd. Hij heeft het bedrijf verkocht aan een groter concern. Nienke heeft het er moeilijk mee en met name met de nieuwe leidinggevenden. De spanningen lopen op en wanneer Nienke wordt aangesproken op haar openlijk, weerspannig en samenspannend gedrag reageert ze furieus in het bijzijn van vele collega’s. In de maand voordat de organisatie wil overschakelen op het centrale automatiseringssysteem van het moederbedrijf meldt Nienke zich ziek met spanningsklachten. Op een gegeven moment, maanden later, rapporteert de bedrijfsarts van de arbodienst: ‘Momenteel acht ik uw medewerker volledig arbeidsongeschikt. Betrokkene is uitgevallen door een psychische aandoening, die zij ontwikkelde na een voor de betrokkene psychisch zeer ingrijpende gebeurtenis op de werkvloer. Betrokkene heeft begeleiding en behandeling van een bedrijfsmaatschappelijk werker en een psycholoog. Ik heb beoordeeld of aangepast werk zou kunnen worden verricht; op dit moment zie ik hier geen mogelijkheden voor. Het is de betrokkene bekend dat zij een gesprek met de werkgever moet aangaan om de gerezen knelpunten te bespreken. Dit wil betrokkene ook, maar dan met iemand binnen de organisatie die zij in haar beleving kan vertrouwen. Voor betrokkene en het bedrijf is dat een weg met veel minder weerstand. Een vervolgcontact is gepland over vier weken.’ Steeds wanneer het geplande gesprek in het bijzijn van de bedrijfsarts aanstaande was, waren de spanningsklachten weer toegenomen en kon het gesprek geen doorgang vinden. Na een jaar is Nienke via de kantonrechtersformule naar huis gegaan met een bedrag boven de 100.000 euro. Vroegtijdige bemiddeling in het arbeidsconflict, onder begeleiding van de arbodienst, had dit proces aanzienlijk kunnen veranderen en/of versnellen.
Pagina 4
April 2014
Hoger verzuim x Veranderende wetgeving = Nog hogere Verzuimkosten Ziekteverzuim is duur. Veranderende wetgeving maakt ziekteverzuim duurder. Als ondernemer zijn we ons vaak onvoldoende bewust van het effect van de veranderde wetgeving. Nog even een kort overzicht van belangrijkste veranderingen: Jaar
Wet
Verandering voor de werkgever
1994
Wet terugdringing ziekteverzuim
Verantwoordelijkheid voor de eerste 2 tot 6 weken loondoorbetaling, afhankelijk van de grootte van de organisatie.
1996
Wet uitbreiding loondoorbetaling bij ziekte (WULBZ)
Verantwoordelijkheid voor het 1e jaar loondoorbetaling.
2002
Wet verbetering Poortwachter
Verantwoordelijkheid voor een adequaat re-integratieproces.
2004
Aanpassing WULBZ
Verantwoordelijkheid voor de eerste 2 jaar loondoorbetaling. Bovendien een derde jaar loondoorbetalings-sanctie bij een inadequaat re-integratieproces.
2005
Van WAO naar WIA
Keuringseisen worden strenger. De verplichte aansluiting bij een gecertificeerde Arbodienst vervalt. Daarmee de vrijheid om zelf de verzuimbegeleiding te organiseren.
De 2 jaar-loondoorbetalings-verplichting is uiteraard inmiddels goed bekend. Steeds bekender is ook de loondoorbetalings-sanctie in de situatie dat de re-integratie niet succesvol is geweest én de Poortwachter-procedure niet strikt is gevolgd. Wat organisaties zich echter nog vaak onvoldoende realiseren, is het gevolg van een verhoogde WGA premie. De looptijd hiervan is namelijk afhankelijk van de uiteindelijke reintegratie van uw zieke werknemer, maximaal 10 jaar! Dat betekent dat u 12 jaar verantwoordelijk bent voor de inzetbaarheid van uw werknemer, ook al is deze na verloop van tijd niet meer bij u in dienst. Dit kan ertoe leiden dat uw verzuimkosten veel hoger uitpakken dan oorspronkelijk gedacht.
WGA-Premieverhoging voor mogelijk 10 jaar Bloemenhandel FICTSIA heeft een omzet van € 2 miljoen en 20 medewerkers. Met een gemiddeld bruto salaris van € 35.000 is de totale loonsom € 700.000,-. Iedereen was kerngezond tot de 50 jarige Keesje Korenbloem 2 jaar geleden forse rugklachten kreeg. Ze bleek volledig ongeschikt voor eigen werk en helaas bleken ook administratieve werkzaamheden niet passend. Daarom is er een traject ingezet van externe re-integratie. Na 2 jaar is Keesje toch in de WIA terecht gekomen, omdat sollicitaties naar andere passende vacatures niet succesvol zijn. De verzuimkosten tot dit moment: € 91.000, bestaande uit: - Loondoorbetaling 1e jaar € 35.000 - Loondoorbetaling 2e jaar (70%) € 21.000 - 2 jaar Vervangingskosten (>50% bruto loon) >€ 35.000 Na deze periode is de UWV gerechtigd de gedifferentieerde WGA premie te verhogen van 0,56% naar 1,65% over de totale loonsom. Deze verhoging geldt zolang Keesje een WIA-uitkering ontvangt, voor de duur van maximaal 10 jaar. Deze extra WGA premie bedraagt in dit geval bij een loonsomgroei van 5% per jaar in totaal: (1+1,0510)/2 * (1,65%-0,56%)x€700.000x10jaar= €103.399. Totale verzuimkosten Keesje (in 10 jaar): >€ 194.399!
De wereld achter verzuim
Pagina 5
April 2014
Verzuimrendement: eenvoudige acties om verzuimkosten te verminderen De ervaring leert dat (een combinatie van) de volgende acties vaak tot interessante wendingen in het verzuimverloop kunnen leiden. -
Aandacht besteden aan (herstellende) medewerkers en met name ook aan (potentiële) oorzaken van (toekomstig) verzuim, zoals ‘persoonlijke of werksituatiefactoren’. Aandacht besteden aan leidinggevenden. Wat gaat hierin goed en wat kan er beter?
-
Een goede bedrijfsarts inschakelen om gerichte informatie te krijgen over benutbare mogelijkheden, gedurende verzuim.
-
Om de afstand tot de werksituatie zo klein mogelijk te houden, samen met de medewerker minimaal de verwachte verzuimduur vaststellen, of liever nog een opbouwschema afspreken (b.v. voor geleidelijke werkhervatting met eventuele alternatieve werkzaamheden), met als ondergrens: ‘geregeld te komen voor alleen de koffiepauze’.
-
Het overwegen van arbeidsgerichte medische begeleiding, om het herstelproces te bevorderen. De verzuimverzekeraar vragen bij te dragen in de kosten hiervan.
-
Het juridisch laten beoordelen van uw probleemdossiers, in hoeverre er een ander verzuimschade-resultaat kan worden gerealiseerd.
-
Een nuchtere blik naar de toekomst; bij een onveranderde werksituatie is het niet te verwachten dat iemand met werkgerelateerde klachten (een versleten knie of RSI klachten), een afnemend verzuimpatroon zal laten zien. Iemands talenten kunnen wellicht op een andere manier evengoed ontsloten worden. Ommekeer in de verzuimaanpak bij TAXI REISIGER Krijn Komfort is chauffeur bij TAXI REISIGER en kampt al jaren met rugklachten. Twee maanden geleden is hij volledig uitgevallen. Met pijnstillers en rust komt hij de eerste 4 weken door. Via de huisarts meldt de specialist dat herstel op natuurlijke wijze moet komen. Maar de ondersteunende fysiotherapie heeft juist een toename van klachten tot gevolg. Langdurige uitval dreigt. De aanbevolen eenvoudige acties leiden tot een ommekeer in de verzuimaanpak: (1) Krijn komt elke dag om half elf een ‘bakkie doen’ in de ochtendpauze. (2) De arbeidsgerichte bewegingstherapeut stelt een trainingsprogramma vast, in combinatie met een uren-opbouwschema, waarmee Krijn met 8 weken weer full-time aan de slag is. De kern daarvan is (a) gedoseerde belasting, gecombineerd met bewuste rustmomenten; (b) een andere zithouding achter het stuur en een eenvoudige aanpassing aan de bestuurdersstoel; (c) specifieke spieroefeningen; (d) bij het rusten een extra hoofdkussen onder de knieën om de stand van de rug te verbeteren. (3) De kosten van dit programma bedragen €1000 en worden voor 50% vergoed door de verzuimverzekeraar. (4) Tijdens een spreekuur wordt er dieper ingegaan op de situatie van Krijn. Hij is in zijn vrije tijd een echte ‘aanpakker’ en besteedt veel tijd aan zijn hobby als dierenliefhebber. Tevens meldt hij dat dit werk niet zijn eindbestemming is, maar dat ‘er toch brood op de plank’ moet komen. Het beeld wordt bevestigd dat hij met zijn persoonlijke eigenschappen inderdaad eigenlijk ‘geknipt’ is om een eigen dierenasiel te beginnen. (5) De directeur van TAXI REISIGER bespreekt de ‘Lessons Learned’ met de leidinggevenden, namelijk: Evalueer regelmatig met iemand hoe het eigenlijk de afgelopen tijd gaat. Wat gaat goed en wat kan beter? Probeer oorzaken voor verzuim bespreekbaar te maken. Neem vaker de tijd voor iemands persoonlijke interesses. Besteed aandacht aan de werkhouding van de chauffeurs en wees alert op mogelijkheden om iemand in het werkritme te houden.
De wereld achter verzuim
Pagina 6
April 2014
Optimale ‘Eigen regie’
Cafetaria model
Regelmatig klinkt tegenwoordig de
Een bedrijf van 2200 medewerkers heeft het verzuimbeleid in eigen regie. Het verzuimpercentage is stijgende en de directie vindt dat ‘het’ niet lekker loopt. Uit analyse blijkt dat er niet resultaatgericht wordt gestuurd en dat er te weinig wordt geëvalueerd. Er wordt getwijfeld aan de competenties van leidinggevenden en verzuimmedewerkers. Ook wordt een externe dossiercontrole ingezet waaruit blijkt dat er in het verleden financiële kansen zijn gemist. Er zat bijvoorbeeld een auto-ongeval in, veroorzaakt door een derde, waarvan kosten niet zijn geclaimd. Ook was er verzuim waar, zonder medeweten van de werkgever, feitelijk de vangnetregeling bij het UWV van toepassing is. Na enkele maanden volgt er toekenning van de claim zonder een opgelegde sanctie. Er is immers geen sprake van verwijtbaarheid.
term ‘eigen regiemodel’. Wat is er nieuw? Eigen regie op zich is niet nieuw. Altijd is de directe regie van de leidinggevende van cruciaal belang voor het verzuimresultaat. Daarnaast is er uiteindelijk altijd de eindverantwoordelijkheid van de werkgever voor uitbesteed verzuimbeleid. Wat wel nieuw is, is dat er meer mogelijkheden ontstaan om vorm en inhoud te geven aan de grens tussen zelf doen en uitbesteden. Het optimum ligt voor iedere organisatie anders, afhankelijk van huidige competenties, kosten, risico’s en andere afhankelijkheden. Wanneer dit organisatie-optimum is gevonden is het van belang heldere afspraken te maken over wat de Werkgever doet en welke rol de Arbodienst hierin speelt.
De directie kiest voor een mixmodel in het verzuimbeleid. Er volgt een maatwerk opleidingstraject voor de interne verzuimmedewerker en het verantwoordelijk management. Borging vindt plaats door coaching en periodieke externe dossiercontroles. Gaandeweg wordt er een netwerk van specialisten (bedrijfsarts, psycholoog, fysiotherapie, etc.) opgebouwd, waarbij men snel kwalitatieve interventies kan inzetten. Dit optimale mix-model draagt inmiddels de naam: Cafetariamodel.
Focus op gedrag Verzuim heeft, zoals gesteld, vaak te maken met ‘persoonlijke- of werksituatie-factoren’. Uniek bij VerzuimLand is de focus op gedrag. Gedrag is één van de meest bepalende factoren voor succes in uw organisatie en wordt gedefinieerd als de waarneembare interactie tussen een persoon en zijn of haar omgeving. Het bepaalt in belangrijke mate de manier waarop mensen op elkaar reageren en met elkaar communiceren. Vaak is de mens zich maar beperkt bewust van de invloed van gedrag. Wanneer men de verschillende vormen van gedrag weet te herkennen en daarop in kan spelen, dan kan in veel situaties de voortgang van de communicatie worden bepaald en de situatie positief worden beïnvloed. Het bespreken van de (soms confronterende) situatie, afgestemd op het gedrag van de betrokkenen, helpt oorzaken boven tafel te krijgen om daarmee structurele oplossingen duurzaam te kunnen invoeren.
De wereld achter verzuim
Pagina 7
April 2014
Conclusie Zoals genoemd zien we te vaak dat het verantwoordelijkheidsgevoel voor de verzuimende medewerker vervaagt, door de goedbedoelde inbreng van de verschillende betrokkenen. Ook schrikken we vaak van de totale verzuimkosten. Naast de toch al pittige vervangingskosten zijn de loonkosten, door veranderende wetgeving en sanctiebeleid, steeds meer voor rekening van de werkgever gekomen. En wanneer de medewerker daadwerkelijk in de WIA terecht komt, dan volgt daarbovenop nog de bestraffing met een verhoogde WGA premie. Het is noodzakelijk goede afspraken te maken tussen werkgever, artsen, arbodienst en gespecialiseerde derden om goed vorm te geven aan de verantwoordelijkheid van de werkgever voor een goede verzuimbegeleiding. Niet elke medewerker is hetzelfde; door af te stemmen op de gedragsstijl van de betrokkenen kunnen (soms confronterende) situaties makkelijker bespreekbaar worden gemaakt. Door zoveel mogelijk de achterliggende oorzaken bespreekbaar te maken, kunnen structurele oplossingen duurzaam worden ingevoerd, hetgeen vaak een onverwacht positief verschil maakt in de uiteindelijke verzuimkosten.
Verzuimland Lübeckstraat 1 7575 EE Oldenzaal
[email protected] www.verzuimland.nl @verzuimland 0541-571058
De wereld achter verzuim
Pagina 8
April 2014
adres mail web twitter tel.
